17.

TÉTEL

Titkári feladatok

Ismertesse a titkár és a titkárság helyét, szerepét a szervezeti hierarchiában! Sorolja fel a titkári munkakör
alapvető követelményeit (kompetenciáit) – különös tekintettel a munkáltató elvárásaira és az etikai kódex
javaslataira! Mutassa be a titkári munkakör legfontosabb teendőit! Fejtse ki, milyen lehetőségei vannak a
titkárnak kompetenciái fejlesztésére!
A tételhez felhasználható segédeszközök: álláshirdetés titkári munkakörre; a titkári munkakör etikai kódexe

Kulcsszavak, fogalmak:
- a titkár és titkárság helye és szerepe a szervezeti hierarchiában: menedzsmenttámogatás, döntés-
előkészítés, napi operatív feladatok, összekötő és szűrő szerep, koordináló funkció, szervezés stb.
- a titkári munkakör alapvető követelményei (kompetenciái): a szakmai ismeretek (tudás, tapasztalat),
képességek, készségek, magatartás, attitűd, személyiségjegyek, munkakultúra stb. terén;
- a titkári munkakör legfontosabb teendői: leíró-tevékenység (dokumentumok előállítása, szerkesztése,
továbbítása), adat- és dokumentumkezelés, munka- és időszervezési teendők, kapcsolatteremtés, -ápolás,
vendéglátás, -fogadás, programszervezés, pályázati és projektfeladatok, humánerőforrás-gazdálkodás
teendői, nyilvántartások vezetése, irodai gazdálkodás, idegennyelvi feladatok stb.

A titkárság helye, szerepe a szervezeti hierarchiában

A titkárság a szervezeten belül rendkívül fontos feladatot tölt be. Van, aki azt mondja, hogy ha a
vezető az ész, a dolgozók a karok és a lábak, a titkárság a szív, ami működteti a keringést: ügyviteli,
adminisztratív feladata van, továbbá utasításokat továbbít, információt gyűjt, adatvédelmi és adatbázis
kezelést is ellát, sok esetben koordinációt és monitoring ellenőrzést, továbbá belső és külső kommunikációt
is rábíznak a titkárságra.

A titkárság a vezető munkáját segítő szervezeti egység. A titkár a vezető legközvetlenebb munkatársa, tehát
bizalmi munkatárs. A vele szemben támasztott követelmények szakmai, ügyintézési, kapcsolattartási,
pszichológiai jellegűek, amit alig lehet egy formális munkaköri leírásban megfogalmazni.

A titkárság az alábbi feladatokat látja el:

- menedzsmenttámogatás,
- döntés-előkészítés,
- napi operatív feladatok,
- összekötő és szűrő szerep,
- koordináló funkció,
- szervezés

azaz: leíró tevékenység, adat- és információkeresés, -feldolgozás, kapcsolattartás, kommunikáció (szóban,

írásban, magyar és idegen nyelven), szervezési teendők, ügyintézés, irat- és dokumentumkezelés, adat- és
információvédelem, eszközkezelés, marketing- és PR-tevékenység, prezentációkészítés stb.. Ezekre a
feladatokra az irodai titkár képes. )

A titkári munkakör alapvető követelményei:

Az irodai titkár számítógép-kezelési és szövegszerkesztési, gépírási, titkári, gazdasági, jogi, vállalkozási,

kommunikációs és protokollismeretek, valamint idegennyelvtudás birtokában hivatalokban,
intézményekben, hazai és külföldi érdekeltségű szervezeteknél (gazdálkodó egységeknél) ügyintézői és
titkári feladatokat lát el. Szakmai tevékenységével közvetlenül támogatja a munkahelyi vezetés/vezető
döntéshozó, irányító munkáját.

Képes:
- számítógépes adatbeviteli feladatokat végezni gyorsan és hatékonyan (gépírással).
- Külső és belső kapcsolatteremtő, kapcsolattartást szolgáló iratokat, leveleket, egyéb dokumentumokat
készíteni, szerkeszteni, sokszorosítani.
- Gazdálkodási, vállalkozási alapfeladatokhoz kapcsolódóan levelezést folytatni.
- Táblázat- és adatbázis-kezelési feladatokat végezni, kimutatásokat készíteni.
- Iratkezelési feladatokat végezni (hagyományosan és elektronikus dokumentumkezelő rendszerben).
- Számítógépes ügyviteli programokat alkalmazni.
- Vezetni és kezelni a szervezet munkaerő-gazdálkodásával kapcsolatos nyilvántartásait, iratait.
- Ellátni a feladatkörébe tartozó irodai készletgazdálkodási, reprezentációs feladatokat.
- Ellátni a házipénztár kezeléséhez kapcsolódó feladatokat.
- Ügyviteli munkafolyamatokat szervezni és irányítani.
- Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközöket, berendezéseket kezelni, használni.
- Feladatkörében önállóan PR tevékenységet végezni.
- Kapcsolatot tartani munkatársakkal, ügyfelekkel, partnerekkel, külső szervezetekkel magyar és egy idegen
nyelven.
- Ügyintézői feladatokat ellátni magyar és egy idegen nyelven.
- Projektfeladatokban részt venni.
- Nyilvántartásokat vezetni
- Leíró feladatokat végezni magyar és egy idegen nyelven.
- Jegyzőkönyvet vezetni, jelentéseket, statisztikákat készíteni, gyorsírással rövid jegyzeteket készíteni.
- Szervezeten belüli és kívüli rendezvényeket, programokat szervezni magyar és egy idegen nyelven.

A titkári munkakör bizalmi állás, betöltőjétől elvárható az átlagosnál tudatosabb etikai magatartás. Az alábbi
etikai kódex röviden összefoglalja azokat a szakmai erkölcsi követelményeket és erényeket, amelyek e
munkához nélkülözhetetlenek.

Etikai kódex:
1. A titkár köteles főnöke szakmai irányításával ellátni feladatait.
2. A szakmai irányítás nem jelenti azt, hogy feladja önállóságát, ellenkezőleg: a szakmai kompetencia és a
munkaköri feladatok alapján az adott keretek között autonóm módon szervezi tevékenységét.
3. Ismereteit rendszeresen bővíti.
4. A titkár/titkárnő lojális főnöke és cége iránt.
5. Nem engedi meg olyan helyzet kialakítását, amelynek kapcsán egy harmadik fél kárt okozhatna cégének,
ill. főnökének. Ajándékot csak a hivatali etikett szabályai szerint fogad el.
6. A titkár/titkárnő a vállalat imázsának egyik legfőbb képviselője. Ennek megfelelően kell viselkednie,
öltözködnie.
7. A titkár/titkárnő információkkal dolgozik, azokat bizalmasan kezeli.
8. Különösen ügyel a kommunikáció szabályainak gondos betartására.
9. Munkájában a tárgyszerűség vezeti. Ha valamilyen információ továbbítására felkérik, azt kommentár
nélkül, csak adatszerűen, tételesen közli. Nem fecseg, nem ad ki bizalmas információt.
10. A titkári/titkárnői munka lényege a pontosság.
11. Saját munkáját tervszerű időbeosztással végzi. Munkaidő-beosztásában alkalmazkodik cége és főnöke
elvárásához.
12. A titkár/titkárnő a vállalat javait, eszközeit és saját munkaidejét magáncélokra nem használhatja fel.

Ügyintézővel szembeni követelmények:

- pontosság, megbízhatóság
- találékonyság, kreativitás
- titoktartás, diszkréció
- önállóság, hatáskör