BÀI TẬP TÌNH HUỐNG 1 NHÓM 3

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

Họ và tên MSSV Ghi chú

Nguyễn Đức Huy 20126122 100%

Lê Bình Minh 20126147 100%

Đỗ Thị Cẩm Giang 20126105 100%

Nguyễn Thị Ngọc Quý 20126173 100%

Hồ Mạnh Tuấn 20126211 100%

Cao Phúc Hậu 20126112 100%

Lý Trọng Nhân 20126163 100%

Nguyễn Minh Lợi 20126034 100%

Tình huống:
CÔNG TY HOÀNG ĐẠO
Ông Trung là Giám đốc công ty TNHH Hoàng Đạo được gần 3 năm. Lúc mới thành
lập công ty chỉ có chín nhân viên, đên nay công ty có tất cả gần ba trăm nhân viên, các
chi nhánh rải khắp nơi trong cả nước. Lúc đầu ông Trung tự mình thực hiện mọi công việc
liên quan đến việc tuyển chọn nhân viên, trả lương và bổ nhiệm nhân viên. Do công việc
ngày càng nhiều và phức tạp, ông Trung đā giao dần trách nhiệm tuyển nhân viên mới cho
Giám đốc các chi nhánh của công ty. Mặc dù công ty đang hoạt động có hiệu quả, nhưng
gần đây qua kiểm tra ông Trung nhận thấy trong công ty có nhiều vấn đề chưa ổn, cần giải
quyết. Một số Giám đốc các chi nhánh tỏ ra thiếu thận trọng khi tuyển nhân viên. Nhiều
nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ hoặc thiếu kinh nghiệm, yếu kém trong trong thực
hiện công việc. Tại nhiều phòng ban, cơ sở, cửa hàng của công ty, kỷ luật lao động lỏng
lẻo, một số nhân viên được phân quá ít công việc trong khi nhiều nhân viên khác lại phải
làm việc quá tải. Nhiều nhân viên có năng lực tốt không được cất nhắc phù hợp. Ở một
vài chi nhánh, tiền lương được trả không công bằng và có sự khác biệt lớn giữa các chi
nhánh khác nhau trong công ty. Một số nhân viên cảm thấy bất mãn về chế độ tiền lương
và các chính sách kích thích, động viên trong công ty.
Ông Trung cảm nhận được sự cần thiết phải có một chuyên gia về lĩnh vực quản trị
nguồn nhân lực. Tuy nhiên ông vẫn còn băn khoăn không biết có cần một phòng Nhân lực
không và các Giám đốc chi nhánh của công ty sẽ phản ứng như thế nào đối với Trưởng
phòng mới này? Trưởng phòng sẽ có những trách nhiệm cụ thể như thế nào? Làm thế nào
để công việc không bị chồng chéo và phối hợp có hiệu quả hoạt động của các Giám đốc
chi nhánh với hoạt động của bộ phận chuyên trách về quản trị nguồn nhân lực của công
ty?

1/ Theo anh (chị) công ty Hoàng Đạo có cần thành lập một phòng Nhân lực không?
Tại sao?
Trả lời
Công ty Hoàng Đạo cần thành lập ngay một phòng Nhân lực để phối hợp với Giám đốc
các chi nhánh, các phòng ban khác trong công ty để quản trị có hiệu quả nguồn nhân lực,
khắc phục những vấn đề mà công ty đang gặp phải. Việc thành lập một phòng Nhân lực có
thể được giải thích ngắn gọn rằng, công ty Hoàng Đạo hiện đang gặp nhiều vấn đề liên
quan đến chất lượng nhân viên, năng suất làm việc, kỷ luật nơi làm việc, có sự bất mãn
trong nội bộ nhân viên… Cụ thể:
• Việc tuyển chọn nhân sự cho thấy sự kém hiệu quả khi tuyển chọn những nhân viên
chưa được đào tạo đầy đủ, yếu kém => chưa có bộ phận có chuyên môn trong việc
tuyển chọn, các ứng viên không đủ năng lực có thể qua mặt người tuyển chọn (các
Giám đốc chi nhánh).
• Kỷ luật lao động lỏng lẻo => chưa có sự thống nhất trong quy định công ty và chưa
có bộ phận giám sát, kiểm tra.
• Công việc được phân chia không hợp lý, gây quá tải cho một số nhân viên trong khi
một số khác lại được giao quá ít việc => chưa có sự hoạch định hợp lý trong việc sử
dụng nhân sự
 • Các vấn đề liên quan đến tiền lương gây bất mãn cho nhân viên => chưa thiết lập
được đồng nhất, hợp lý và hiệu quả các chính sách dành cho nhân viên (trong đó có
chính sách về lương).
Những vấn đề này xuất phát từ việc ông Trung (Giám đốc công ty) đã giao việc tuyển
chọn và quản lý nhân viên cho các Giám đốc chi nhánh thực hiện, những người vốn không
đủ kinh nghiệm, khả năng và nghiệp vụ chuyên môn trong việc quản trị nhân lực.
Một Phòng Nhân lực được thành lập sẽ giải quyết các vấn đề mà công ty đang gặp phải
bằng các chức năng của mình, bao gồm:
• Thiết lập các chính sách về nhân lực
• Thực hiện các chức năng quản trị nhân lực (Thu hút, đào tạo và phát triển, duy trì
nguồn nhân lực)
• Tư vấn, hướng dẫn các cấp quản lý về các kỹ năng quản trị nhân lực.
• Kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện chính sách, thủ tục liên quan đến nhân lực
Từ đó có thể thấy, việc thành lập một Phòng Nhân lực chính là công việc cấp thiết, có
ý nghĩa quan trọng đối với sự vận hành của công ty, thay đổi các hoạt động trong công ty
trở nên chuyên nghiệp, hiệu quả, tránh những tổn thất nghiêm trọng có thể xảy đến với
công ty từ vấn đề nhân sự.

2/ Mối quan hệ giữa Trưởng phòng Nhân lực và các trưởng phòng ban khác trong
việc thực hiện các hoạt động chức năng quản trị nguồn nhân lực thể hiện như thế
nào?
Trả lời
Đầu tiên phải làm rõ, công việc quản trị nguồn nhân lực không chỉ là công việc của
chỉ phòng Nhân lực, mà đó là công việc đòi hỏi sự phối hợp của tất cả các cấp quản lý từ
Ban Lãnh đạo công ty đến Giám đốc từng chi nhánh, từ trưởng các phòng ban đến các cấp
quản lý thấp nhất như tổ trưởng, quản lý phân xưởng… Phòng Nhân sự sẽ đảm nhận vai
trò trợ giúp cho cả nhân viên lẫn Ban Lãnh đạo trong việc thực hiện có hiệu quả các chính
sách về nhân lực. Phòng Nhân lực có trách nhiệm cung cấp những giải pháp nhân lực để
các hoạt động trong công ty đồng nhất, hiệu quả, kết nối các phòng ban trong công ty cùng
hoạt động vì mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Khi thành lập một Phòng Nhân lực ngoài việc cần có thời gian tuyển chọn nhân sự
có khả năng, chi phí để thành lập, quản lý và duy trì hoạt động thì còn có thể vấp phải
những vấn đề phát sinh như dễ gặp phải sự phản ứng từ Giám đốc các chi nhánh, công việc
chồng chéo giữa với các phòng ban cũ, các mối quan hệ giữa các Trưởng phòng ban cũ,
mới trong công ty,… Vì vậy cần phải làm rõ vị trí, cách thức hoạt động của Phòng Nhân
lực, yêu cầu Trưởng phòng Nhân lực và các trưởng phòng ban khác tôn trọng và hoạt động
có hiệu quả với nhau.
Phòng Nhân lực phải là một HR Business Partner với từng cấp quản lý và các trưởng
phòng chuyên môn trong công ty, hỗ trợ, tư vấn, hướng dẫn các kỹ năng về quản trị nguồn
nhân lực, phối hợp cùng với nhau hướng đến các mục tiêu chung của công ty. Cụ thể, mối
quan hệ giữa phòng Nhân lực và các phòng ban khác trong công ty sẽ được thể hiện qua
các công việc:
• Tuyển dụng: Giám đốc từng chi nhánh hay trưởng các phòng ban chính là người
trực tiếp thực hiện các công việc nên sẽ hiểu rõ về nhu cầu nhân sự của bộ phận
mình quản lý, tuy nhiên họ lại thiếu hoặc chưa được đào tạo chuyên sâu về các kỹ
năng nhân sự nên việc tự tuyển chọn sẽ không hiệu quả, vì thế cần phải có sự tham
gia của phòng Nhân lực. Phòng Nhân lực có nhiệm vụ tổng hợp nhu cầu nhân sự từ
các bộ phận, tiến hành thông báo, thực hiện các chiến dịch tuyển dụng, sàng lọc các
hồ sơ tiềm năng. Bằng các công tác nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vực quản trị
nhân lực, phòng nhân sự sẽ đưa ra được danh sách các ứng viên phù hợp với yêu
cầu từ các bộ phận. Khi ở các vòng tuyển dụng cuối có thể mời các các bộ quản lý
bộ phận cùng phỏng vấn các ứng viên để kiểm tra lại các kỹ năng đã thực sự phù
hợp hay chưa, đảm bảo chất lượng đầu vào của nguồn nhân lực.
• Hoạch định sử dụng nguồn nhân lực: Thu thập thông tin từ các báo cáo của các
chi nhánh, từ đó biết được nhu cầu và thực tế nhân sự để tiến hành phân bổ nhân lực
hợp lý giữa các chi nhánh. Trực tiếp hướng dẫn các chi nhánh trong việc sắp xếp
công việc cho từng nhân viên dựa trên những cơ sở quản trị và yêu cầu thực tiễn từ
các chi nhánh. Dự báo nhu cầu nhân sự để phù hợp với mục đích chiến lược của
công ty, đưa ra các tham mưu, quyết định phù hợp quyền hạn về vấn đề nhân sự (bổ
sung, cắt giảm, phân bổ lại).
• Đào tạo và phát triển: tư vấn, hướng dẫn các kỹ năng quản trị nhân lực cho các
cấp quản lý, đào tạo chuyên sâu cho những cá nhân đứng đầu các bộ phận. Hỗ trợ,
đề xuất các bộ phận trong việc đưa ra các kế hoạch phát triển năng lực cho nhân
viên, tạo môi trường làm việc hiệu quả, nơi mà nhân viên được phát huy tối đa năng
lực của mình cũng như hài lòng về việc phát triển bản thân thông qua quá trình làm
việc, đào tạo.
• Kiểm tra đánh giá hoạt động của nhân viên và sử dụng nhân lực: thường xuyên
đánh giá hoạt động của từng chi nhánh, yêu cầu báo cáo về thực tế chất lượng làm
việc của nhân viên theo hướng dẫn từ phòng Nhân sự. Sớm phát hiện ra các vấn đề
của nhân viên và đề xuất hoặc chỉ định cách giải quyết cho từng trường hợp một
cách kịp thời, hạn chế các hậu quả không đáng có.
• Thực hiện chính sách duy trì nguồn nhân lực (các chính sách lương thưởng,
phúc lợi cho nhân viên): có các hướng dẫn về chấm công, đánh giá hiệu suất làm
việc để quyết định mức lương thưởng hợp lý, xứng đáng cho nhân viên, tránh tình
trạng bất mãn trong lao động vì mức thù lao không phù hợp bởi các đánh giá chủ
quan, thiếu chính xác từ các chi nhánh. Yêu cầu triển khai và kiểm tra các vấn đề
phúc lợi cho nhân viên theo đúng quy định của Nhà nước và các chính sách có lợi
khác cho nhân viên dựa trên thực tế năng suất lao động, hướng dẫn từ phòng nhân
sự và ý kiến đánh giá của từng chi nhánh, tạo cho nhân viên sự gắn bó với công ty
cũng như sự hài lòng trong làm việc.
• Thực hiện kỷ luật trong công ty: thông báo, tập huấn cho nhân viên về quy định
trong công ty, phối hợp với các trưởng phòng ban trong việc giám sát, thực hiện các
quy định. Đảm bảo hạn chế các vi phạm cũng như xử lý bằng các hình thức kỷ luật
khi nhân viên vi phạm
3/ Nếu ở cương vị của ông Trung, anh (chị) sẽ làm gì để giải quyết những khó khăn
hiện nay của công ty TNHH Hoàng Đạo?
Trả lời
Đầu tiên, với cương vị là Giám đốc công ty, tôi sẽ tổ chức cuộc họp với sự có mặt
của tất cả các Giám đốc chi nhánh, các trưởng phòng ban và các cấp quản lý. Cuộc họp
nhằm mục đích thông báo tình hình công ty, lắng nghe ý kiến từ của từng khu vực từ đó
đưa ra các nguyên nhân cụ thể dẫn đến tình hình hiện tại của công ty. Từ đó đề xuất
quyết định thành lập một phòng Nhân lực cho công ty để giải quyết các thực trạng hiện
có.
Sau khi ra quyết định thành lập phòng Nhân lực, yêu cầu phòng này tiến hành lần
lượt các công việc sau đây nhằm đưa công ty thoát khỏi nguy cơ đối diện với các vấn đề
lớn hơn về con người:
• Tiến hành thu thập báo cáo và ý kiến từ các chi nhánh, sàng lọc nhân viên theo
yêu cầu đặc thù của từng khu vực cũng như dựa trên mục tiêu của công ty. Sa thải
những nhân viên không đạt yêu cầu, kỷ luật những nhân viên vi phạm, đào tạo
những nhân viên có tiềm năng phát triển hoặc còn thiếu sót so với yêu cầu công
việc (thiếu kinh nghiệm, kỹ năng cần được nâng cấp, cần bổ sung kiến thức,…).
• Phân bổ lại vị trí nhân viên phù hợp với nhu cầu công việc cũng như khả năng
của nhân viên. Mở các cuộc tuyển dụng, tuyển mộ chuyên nghiệp hơn, đảm bảo
đầu vào của nguồn nhân lực.
• Xây dựng chính sách sử dụng nhân viên cho từng chi nhánh dựa trên báo cáo
thực tế làm việc và quy định chung của công ty. Các chính sách về lương thưởng
cũng cần có sự đánh giá từ phòng Nhân lực xem đã thực sự hợp lý và tạo nên
hiệu quả hay chưa.
• Có các chương trình khuyến khích, khen thưởng đối với những nhân viên có năng
suất, thực hiện tốt chính sách của công ty.
• Đào tạo chuyên sâu về quản trị nhân lực cho các vị trí “chủ chốt” của công ty.
• Triển khai quy định của công ty đến từng nhân viên và kiểm tra, giám sát hoạt
động, có các biện pháp kỷ luật kịp thời.
• Có kế hoạch hoạch định nhân lực phù hợp với chiến lược và mục tiêu của công
ty.