http://exclusive-pm.ru/files/625/wbs.

pdf

Tạo Cấu trúc Phân tích Công việc

Bởi Kim Colenso, Hiệu trưởng Quản lý Hệ thống Quản lý Artemis

Cơ cấu Phân tích Công việc (WBS) là nền tảng cho việc lập kế hoạch và kiểm soát dự
án. Nó là điểm kết nối cho công việc và ước tính chi phí, thông tin lịch trình, nỗ lực
làm việc thực tế / chi phí chi phí và trách nhiệm giải trình. Nó phải tồn tại trước khi
người quản lý dự án có thể lập kế hoạch cho các khía cạnh liên quan và quan trọng
này của dự án, và tất cả chúng phải được lập kế hoạch trước khi người quản lý dự án
có thể đo lường tiến độ và phương sai so với kế hoạch. Để thực hiện chức năng quan
trọng này, cốt lõi của WBS là một hệ thống phân cấp các sản phẩm hoặc kết quả hữu
hình. Bài viết này mô tả một cách tiếp cận đã được chứng minh để tạo và triển khai
một WBS.

Trước khi bắt đầu, chúng ta hãy thiết lập một số điều khoản để tạo điều kiện giao tiếp
trong bài viết này 1

• Giai đoạn - Giai đoạn là một thành phần chính trong vòng đời dự án. Khi tạo WBS
dựa trên quy trình, Giai đoạn là cấp cao nhất trong WBS. Khi tạo WBS dựa trên sản
phẩm có thể phân phối, thuật ngữ này có thể không phù hợp. Đối với mục đích của
các ví dụ, Giai đoạn là ở Cấp độ 1.

• Hoạt động - Cấp độ thấp nhất trong WBS. Các hoạt động là nơi các sản phẩm được
giao cho một cá nhân. Cá nhân sẽ thực hiện một quy trình làm việc để tạo ra sản phẩm
có thể phân phối. Do đó, Hoạt động là sự kết hợp giữa có thể phân phối và quá trình.
Đối với mục đích của các ví dụ, Hoạt động ở Cấp độ 3.

• Mục nhập WBS - Một thuật ngữ chung cho bất kỳ cấp độ nào trong WBS, nhưng
luôn đại diện cho một có thể phân phối. Các Mục nhập WBS được phân tách thành
các Mục nhập WBS khác, và ở mức thấp nhất, được phân tách thành Hoạt động. Đối
với mục đích của các ví dụ, Mục nhập WBS (ở Cấp độ 2) sẽ nằm dưới Giai đoạn và
cao hơn các Hoạt động ở Cấp độ 3. Trong thực tế, có thể có nhiều cấp độ Nhập cảnh
WBS nếu cần.

WBS As Hierarchy

Trước khi xem xét cách xây dựng một WBS, thông thường bạn nên tạo ra một mô
hình tinh thần cho những gì chúng ta sẽ xây dựng. Mô hình tinh thần mà tôi đã sử
dụng nhiều lần trong quá khứ là Phác thảo. Nếu bạn quay trở lại thời còn đi học (và
nếu bạn cũng già như tôi, đó có thể là một thách thức), bạn sẽ nhớ rằng giáo viên của
bạn luôn muốn bạn lập dàn ý như bước đầu tiên khi viết báo cáo. . Đề cương có một
số đặc điểm và quy tắc rất cụ thể, và nếu bạn không tuân theo chúng, giáo viên sẽ áp
dụng 'kỷ luật sửa chữa', và bạn sẽ thực hiện những thay đổi cần thiết. Chà, Cấu trúc
Phân tích Công việc có nhiều điểm chung với dàn ý.

Dàn bài

Dàn ý bắt đầu bằng một chủ đề. Đó là chủ đề mà phần còn lại của tác phẩm sẽ mô tả.
Đường viền là một cấu trúc cây, và ở cấp độ cao nhất của nó, các phần được đánh số
bằng chữ số La Mã. Trong mỗi tiêu đề Số La Mã, có các tiêu đề phụ có chữ in hoa.
Trong mỗi tiêu đề phụ viết hoa, có các tiêu đề phụ được xác định bằng số Ả Rập.

Các quy tắc cho dàn ý như sau:

• Ở cấp độ nào, nếu bạn có một mục nhập ở cấp độ đó, thì bạn phải có hai hoặc nhiều
hơn, nếu không thì cấp độ đó là vô nghĩa.

• Ở bất kỳ cấp độ nào, nội dung của các mục nhập cấp thấp hơn về mặt khái niệm
tương đương với mục nhập cấp cao hơn mà chúng là một phần của nó.

WBS

Giống như phác thảo, WBS cũng là một cấu trúc cây phân cấp. Ở cấp độ cao nhất là
dự án. Dự án không phải là một phần của WBS, giống như chủ đề không phải là một
phần của đề cương. Bên trong dự án là một cấu trúc phân cấp xác định nội dung của
dự án, giống như dàn ý xác định nội dung của chủ đề. Do đó, các tuyên bố chung sau
đây là hợp lệ:

• Mặc dù nội dung WBS không phải tổng hợp về mặt khái niệm như đề cương, nhưng
đây là một ý tưởng rất hay vì nó cung cấp cho người quản lý dự án khả năng xác nhận
WBS trước khi cam kết ngày hoàn thành.

• Bất kỳ mục nhập WBS nào, khi được phân rã thành các thành phần, nên có hai hoặc
nhiều thành phần được xác định, nếu không, bản thân việc phân rã là vô nghĩa.

• Đối với bất kỳ mục nhập WBS nào được phân tách thành các thành phần: nội dung
của các mục nhập cấp thấp hơn phải tương đương về mặt khái niệm với mục nhập cấp
cao hơn mà chúng là một phần của nó. Nói cách khác, mục nhập cấp cao hơn phải là
một mục có thể phân phối và các mục nhập cấp thấp hơn phải là các thành phần của
có thể phân phối đó.
Giống như đề cương, khi không thực hiện đúng sẽ có biện pháp sửa chữa được áp
dụng, chỉ là bạn sẽ không phải ở lại sau giờ học. Trong tất cả các khả năng, dự án sẽ bị
trễ, vượt quá ngân sách và không đạt được kỳ vọng…

Tạo Cơ cấu Phân tích Công việc

WBS có thể được cấu trúc theo một trong hai cách. Cách tiếp cận đầu tiên cấu trúc
WBS chủ yếu từ góc độ phân phối, trong đó các mục nhập cấp cao nhất (Cấp 1) đại
diện cho các sản phẩm phân phối chính mà dự án cam kết tạo ra. Cách tiếp cận thứ hai
là từ quan điểm vòng đời, trong đó các mục nhập cấp cao nhất trong WBS tương ứng
với các giai đoạn chính của vòng đời.

Các bước để tạo cấu trúc dựa trên khả năng phân phối:

1. Lấy các sản phẩm đã cam kết từ điều lệ dự án, tuyên bố công việc hoặc tài liệu khái
niệm dự án khác. Danh sách các sản phẩm phân phối này trở thành các mục nhập Cấp
1 (cấp cao nhất) của bạn trong WBS. Tất cả các Mục nhập WBS tương ứng trực tiếp
với các sản phẩm phân phối phải được đặt tên là phân phối danh từ hoặc phân phối
tính từ / danh từ. Ví dụ bao gồm "Đặc điểm kỹ thuật" hoặc "Đặc điểm kỹ thuật thiết
kế".

2. Lấy từng mục nhập cấp cao nhất này và phân tách chúng thành các phần thành phần
của chúng (mỗi mục trở thành Mục nhập WBS). Mỗi thành phần phải khác biệt về mặt
logic, vì mọi người nhìn thấy WBS cần phải hiểu kết quả có thể phân phối hoặc kết
quả sẽ là gì từ mỗi Mục nhập WBS.

Điều khác biệt về mặt logic có nghĩa là việc phân tích cấp cao hơn có thể phân phối
cho các thành phần cấp thấp hơn của nó phải có ý nghĩa. Mỗi thành phần cấp thấp
hơn phải được phân biệt là duy nhất và chúng phải được nhận biết như một phần của
cấp cao hơn có thể phân phối.

Tiếp tục phân rã cho đến khi bạn đạt đến mức độ chi tiết thích hợp.

Tuyên bố cuối cùng rất mơ hồ này có chủ ý như vậy, vì mức độ chi tiết trong WBS
phải dựa trên mức độ phức tạp của dự án, mức độ rủi ro trong dự án và mức độ kiểm
soát mà người quản lý dự án cần lập kế hoạch và quản lý dự án. Tuy nhiên, một
hướng dẫn chung trong nhiều tổ chức CNTT là mỗi mục nhập cấp thấp nhất trong
WBS nên được giao cho một cá nhân duy nhất và cá nhân đó phải có thể hoàn thành
nó trong 1 đến 10 ngày làm việc. Mức phân hủy thấp nhất này là mức Hoạt động. Các
hoạt động nên được đặt tên là phân phối động từ / tính từ / danh từ hoạt động. Các ví
dụ bao gồm “Tạo Đặc tả Thiết kế” hoặc “Cập nhật Đặc tả Thiết kế”. Bằng cách thêm
động từ chủ động, bạn truyền đạt tốt hơn cho thành viên nhóm được chỉ định không
chỉ kết quả (người có thể phân phối) mà bạn còn truyền đạt loại quy trình mà người
được giao sẽ thực hiện (tạo hoặc cập nhật). Lưu ý: Bạn không bao giờ nên sử dụng
các thuật ngữ như "thực hiện", vì chúng không truyền đạt những gì được mong đợi.

3. Khi tất cả các phân phối đã cam kết đã được phân tách đến mức chi tiết thích hợp
(trở thành Hoạt động), hãy kiểm tra từng Mục nhập và Hoạt động của WBS để xem
liệu có những phân phối bắt buộc chưa có trong WBS nhưng sẽ cần thiết để tạo ra một
thứ đã có nằm trong WBS. Ví dụ, bạn có thể có một phân phối được xác định cho một
thành phần phần mềm (hệ thống, hệ thống con hoặc chức năng). Tuy nhiên, để cung
cấp điều này vào môi trường sản xuất, bạn cũng có thể cần các tài liệu phân phối trước
đó như kết quả thử nghiệm, mã đã biên dịch, tài liệu thiết kế và tài liệu yêu cầu. Các
phân phối trước này, mặc dù chúng chưa được cam kết, vẫn phải được tạo và do đó
phải nằm trong WBS. Lấy tất cả các sản phẩm phân phối cần thiết này và phân rã
chúng đến mức độ chi tiết thích hợp, giống như cách bạn đã làm đối với các sản phẩm
đã cam kết.

4. Phân cấp hệ thống phân cấp ở mức độ có thể. Ở giai đoạn phát triển này, WBS có
thể có một số Hoạt động ở cấp độ hai, một số hoạt động ở cấp độ ba, v.v. Xem liệu hệ
thống phân cấp có thể được sửa đổi để số lượng các cấp mà Hoạt động rơi vào được
giảm xuống một phạm vi ngắn hay không.

Một cách để làm điều này là kiểm tra số lượng Hoạt động trong một Mục nhập WBS.
Nếu số lượng ít hơn ba đến năm, hãy xem liệu các Hoạt động này có thể được hợp
nhất với các Hoạt động của Mục nhập WBS khác hay không. Nếu số lượng nhiều hơn
10, hãy xem liệu Mục nhập WBS có thể được chia thành hai thành phần riêng biệt một
cách hợp lý, mỗi thành phần có Hoạt động thích hợp của nó hay không. Ý tưởng
chung là cố gắng để mỗi Mục nhập WBS được phân tách thành Hoạt động có khoảng
7 cộng hoặc trừ 2 (5 đến 9) Hoạt động.

Làm điều này cho mọi Mục nhập WBS, cố gắng để mỗi mục nhập trong WBS phân rã
thành 5 đến 9 mục nhập cấp thấp hơn. Điều này nên được coi là một điều tốt đẹp để
có, và không phải là một yêu cầu. Bạn không bao giờ nên thực hiện những thay đổi
này nếu việc hợp nhất hoặc chia tách Mục nhập WBS không hợp lý.

• Khi đánh giá xem có nên hợp nhất hai Mục WBS hay không, câu hỏi cần đặt ra là
“hai mục này có thực sự là một phần của một mục có thể phân phối được không và có
thể phân phối đó khác biệt với tất cả các mục khác không?” Nếu câu trả lời là có, thì
bạn nên kết hợp chúng, ngược lại thì không.

• Khi đánh giá xem có nên chia một Mục nhập WBS có quá nhiều thành phần hay
không, câu hỏi cần đặt ra là “Liệu mục nhập WBS có thể phân phối này có hai hoặc
nhiều thành phần chính hay không và các mục phân phối cấp thấp hơn đã được xác
định có thể được kết hợp thành những thành phần cấp cao hơn được đề xuất này
không? ” Nếu câu trả lời là có, thì bạn có thể tách Mục nhập WBS. Nếu câu trả lời là
không, thì hãy để nguyên như vậy.

5. Khi bạn nghĩ rằng bạn đã có một WBS hoàn chỉnh, hãy xác thực nó bằng cách tiếp
cận từ dưới lên. Quá trình xác thực từ dưới lên hoạt động như sau:

• Đối với mỗi Mục nhập WBS được phân tách thành Hoạt động, hãy tự hỏi bản thân
câu hỏi: “Nếu tôi có tất cả các sản phẩm được phân phối từ mỗi Hoạt động này, thì
Mục nhập WBS của tôi có thể hoàn thành không?” Nếu câu trả lời là có, hãy chuyển
sang Mục nhập WBS tiếp theo. Nếu câu trả lời là không, hãy thêm các Hoạt động còn
thiếu.

• Sau khi đánh giá xong các Mục nhập và Hoạt động WBS cấp thấp nhất, hãy kiểm tra
các Mục nhập WBS cấp cao hơn tiếp theo. Tiếp tục với ví dụ ba cấp của chúng tôi, đối
với mỗi Giai đoạn, hãy hỏi: “Nếu tôi có các sản phẩm được phân phối từ Mục nhập
WBS là một phần của Giai đoạn này, liệu Giai đoạn có thể phân phối có hoàn thành
không?” Nếu câu trả lời là có, hãy chuyển sang câu tiếp theo, nếu câu trả lời không
hơn là thêm vào các Mục WBS bị thiếu hoặc quay lại bước 4 và cân bằng lại hệ thống
phân cấp hoặc cả hai.

Lưu ý: Việc xác nhận tính hoàn chỉnh của WBS nếu cực kỳ quan trọng, vì lý do chính
khiến các dự án bị trễ và vượt quá ngân sách là phạm vi dự kiến ban đầu của dự án
chưa hoàn thành và có một lượng lớn công việc ngoài kế hoạch phải được thực hiện.
Vì công việc không có kế hoạch này không nằm trong kế hoạch ban đầu và nó tiêu tốn
các nguồn lực đã được lên kế hoạch ban đầu cho công việc của dự án khác, nên tiến
độ chắc chắn bị trượt.

6. Khi bạn đã hoàn thành xác nhận từ dưới lên của mình, bây giờ thích hợp để đánh
giá lại toàn bộ WBS lần cuối bằng cách so sánh các phân phối WBS hiện được xác
định với các mục tiêu đã xác định ban đầu cho dự án. Hãy tự hỏi bản thân câu hỏi,
"Nếu tôi có tất cả những thứ này, liệu tôi có đạt được các mục tiêu đã định cho dự án
không?" Nếu câu trả lời là có, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo. Nếu câu trả lời
là không, bạn vẫn còn rất nhiều việc phải làm.

Các bước để tạo cấu trúc dựa trên vòng đời:

1. Lấy từng Giai đoạn chính từ vòng đời và sử dụng chúng làm mục nhập cấp cao nhất
trong WBS (Cấp 1).

2. Lấy các sản phẩm đã cam kết (như trong phương pháp phân phối) và sử dụng chúng
để tạo Mục nhập WBS cấp độ tiếp theo (Cấp độ 2) trong các Giai đoạn. Đặt các sản
phẩm đã cam kết này trong Giai đoạn nơi chúng sẽ được tạo.
3. Phân hủy phần còn lại của WBS giống như trong phương pháp phân phối.

Mẫu Cả phương pháp tiếp cận dựa trên sản phẩm và vòng đời đều có thể tận dụng lợi
thế của việc sử dụng cấu trúc WBS tiêu chuẩn và các mẫu dự án tiêu chuẩn. Tiết kiệm
thời gian đáng kể cho người quản lý dự án khi anh ta hoặc cô ta không phải dành thời
gian để phát triển WBS từ đầu, chưa kể đến tất cả các thông tin lập kế hoạch bổ sung
được đính kèm vào WBS như ước tính, phụ thuộc và phân bổ nguồn lực chung .

Hoàn thành Cấu trúc Phân chia Công việc

Khi hệ thống phân cấp phân phối đã được thiết lập, chi tiết và xác thực, đã đến lúc
chuyển sang các bước cuối cùng để hoàn thành WBS của bạn. Đầu tiên là bù đắp cho
sự không chắc chắn tồn tại trong dự án của bạn. Điều này thường được gọi là Lập kế
hoạch Rủi ro. Kỹ thuật yêu thích của tôi để bù đắp cho sự không chắc chắn trong
WBS như sau. Lập kế hoạch dự phòng

1. Lấy những sự kiện rủi ro có ảnh hưởng về lịch trình hoặc chi phí từ điều lệ dự án,
tuyên bố công việc, kế hoạch quản lý rủi ro hoặc bất cứ nơi nào bạn có ghi chép các
sự kiện rủi ro và tạo ra một hoạt động dự phòng được đặt tên cho sự kiện rủi ro.

2. Kiểm tra WBS, và xác định Hoạt động hoặc Hoạt động nào sẽ bị ảnh hưởng bởi sự
kiện rủi ro này, nếu nó xảy ra. Nếu chỉ có một Hoạt động sẽ bị ảnh hưởng, hãy chèn
hoạt động dự phòng ngay sau Hoạt động bị ảnh hưởng vào WBS. Nếu có nhiều hơn
một, hãy chèn hoạt động dự phòng ngay sau Hoạt động bị ảnh hưởng mà bạn cho rằng
sẽ được lên lịch trước.

3. Sử dụng tác động và xác suất của sự kiện rủi ro đã được lập thành văn bản, tính
toán thời gian của Hoạt động dự phòng. Ví dụ: nếu sự kiện rủi ro có tác động ước tính
là bốn tuần và xác suất ước tính là 25%, thì thời hạn dự kiến cho Hoạt động dự phòng
sẽ là 1 tuần. (25% x 4 tuần

1 tuần).

4. Khi bạn xác định mạng lưới phụ thuộc của mình, bạn sẽ muốn tạo liên kết phụ
thuộc kết thúc - bắt đầu từ mỗi Hoạt động bị ảnh hưởng đến Hoạt động dự phòng thích
hợp. Kế thừa bình thường của Hoạt động bị ảnh hưởng phải được xác định là kế thừa
của Hoạt động dự phòng. Khi lên lịch, bạn sẽ kết hợp một yếu tố bù đắp cho sự không
chắc chắn về lịch trình trong dự án của mình.

5. Đối với việc bù đắp cho sự không chắc chắn về chi phí, điều đó thậm chí còn dễ
dàng hơn. Chỉ định cho mỗi Hoạt động dự phòng loại tài nguyên phản ánh chi phí tác
động và số tiền ước tính. Ví dụ: nếu tác động của sự kiện rủi ro là 100.000 đô la, nếu
nó xảy ra và khả năng xảy ra là 40%, thì bạn sẽ chỉ định nguồn ngân sách cho hoạt
động dự phòng và lập kế hoạch cho giá trị là 40.000 đô la. (40% x $ 100.000

$ 40.000).

Các mốc quan trọng Bước cuối cùng để hoàn thành WBS của bạn là bao gồm các mốc
quan trọng. Các sự kiện quan trọng là các sự kiện chính xảy ra trong suốt quá trình của
dự án và phải có các đặc điểm sau:

• Chúng là một thời điểm và do đó không có thời hạn. Trong hầu hết các phần mềm
quản lý dự án, bạn xác định một mốc quan trọng bằng cách đặt thời lượng của một
Hoạt động thành 0.

• Các mốc quan trọng đại diện cho các điểm tiến bộ chính trong dự án, và sẽ cung cấp
một phương tiện giao tiếp cấp cao. Do đó, chúng phải đại diện cho các sự kiện có tầm
quan trọng đáng kể đối với các bên liên quan của dự án. Ví dụ: nếu điều lệ dự án hoặc
tuyên bố công việc bao gồm các công việc đã cam kết mà các bên liên quan cảm thấy
là quan trọng đối với sự thành công của dự án, thì mỗi công việc đã cam kết này phải
có một cột mốc thể hiện sự hoàn thành của nó.

• Các sự kiện quan trọng nên được đặt tên là các sự kiện thì quá khứ. Ví dụ: “Đã hoàn
thành kiểm tra chấp nhận”. Điều này thể hiện hai sự thật: giai đoạn vòng đời hoặc giai
đoạn chính có thể phân phối và sự thật rằng nó đã được hoàn thành. Các mốc quan
trọng cũng có thể thể hiện sự bắt đầu của một quá trình, như trong “Đã bắt đầu kiểm
tra chấp nhận”, nhưng các mốc hoàn thành phải luôn được đưa vào WBS trong khi các
mốc bắt đầu là tùy chọn.

Kết luận

Quá trình tạo Cơ cấu phân chia công việc này là một chính, nhưng không phải là duy
nhất, lập kế hoạch có thể phân phối được mà người quản lý dự án cần phải hoàn thành
khi lập kế hoạch dự án. Đúng là bạn không thể hoàn thành việc lập kế hoạch dự án của
mình mà không có WBS, nhưng không đúng rằng WBS là kế hoạch duy nhất mà bạn
phải làm. Sau khi hoàn thành WBS, bạn phải phát triển một mạng lưới phụ thuộc, ước
tính thời lượng Hoạt động, thu thập và chỉ định tài nguyên, tính toán và tinh chỉnh lịch
trình cũng như vạch ra kế hoạch. Nhiều bước trong số này có thể được thực hiện song
song, nhưng hoàn toàn đúng là bạn không thể hoàn thành mạng lưới phụ thuộc, ước
tính, phân công công việc hoặc lịch trình cho đến khi WBS hoàn tất.