Kanban

1. Khái niệm Kanban:

Kanban dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin”. Còn đúng chính
xác thuật ngữ chuyên môn kinh tế thì phải là “Phương pháp quản lý Kanban ”
(Kanban method ). Đây là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi
Toyota. Nơi có phương thức quản lý xí nghiệp thông minh, tạo đòn bẩy phát
triển kinh tế của Nhật bản và là tiêu chuẩn quản lý của các tập đoàn sản xuất lớn
của Nhật hiện tại. Phương thức quản lý ở Toyota bao gồm 1 phần rất quan trọng
là “Phương thức quản lý KANBAN”.

Nguồn gốc của Kanban

Ban đầu, nó hình thành như một hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất tinh
gọn, bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS). Vào cuối những năm 1940,
Toyota đã đưa sản xuất “đúng lúc” vào sản xuất của mình. Cách tiếp cận đại
diện cho một hệ thống kéo. Điều này có nghĩa là sản xuất dựa trên nhu cầu của
khách hàng chứ không phải là thông lệ đẩy tiêu chuẩn để sản xuất hàng hóa và
đẩy chúng ra thị trường.

Hệ thống sản xuất độc đáo của họ đã đặt nền móng cho sản xuất Tinh gọn
hay đơn giản là Lean. Mục đích cốt lõi của nó là giảm thiểu các hoạt động lãng
phí mà không làm giảm năng suất. Mục tiêu chính là tạo ra nhiều giá trị hơn cho
khách hàng mà không phát sinh thêm chi phí.

Phương pháp Kanban

Vào đầu thế kỷ 21, các công ty chủ chốt trong ngành công nghiệp phần mềm
nhanh chóng nhận ra cách Kanban có thể thay đổi tích cực cách thức cung cấp
sản phẩm và dịch vụ.

Với sự tập trung ngày càng cao vào hiệu quả và bằng cách khai thác những
tiến bộ trong công nghệ máy tính, Kanban đã rời khỏi lĩnh vực công nghiệp ô tô
và được áp dụng thành công vào các lĩnh vực thương mại phức tạp khác như
CNTT, phát triển phần mềm, R&D và những lĩnh vực khác.

Thật vậy, những gì chúng ta công nhận là Phương pháp Kanban đã xuất hiện
vào đầu năm 2007. Đó là kết quả của nhiều năm thử nghiệm, kinh nghiệm và nỗ
lực chung của những nhân vật hàng đầu trong cộng đồng Lean và Agile, chẳng
hạn như David Anderson, Dan Vacanti, Darren Davis, Corey Ladas, Dominica
DeGrandis, Rick Garber và những người khác.
 Bạn có thể bắt đầu xây dựng hệ thống Kanban của mình bằng cách thiết lập
bảng Kanban đơn giản nhất với ba cột cơ bản – “Đã yêu cầu”, “Đang tiến hành”
và “Hoàn thành”. Khi được xây dựng, quản lý và hoạt động chính xác, nó sẽ
đóng vai trò như một kho lưu trữ thông tin thời gian thực, làm nổi bật các nút
thắt cổ chai trong hệ thống và bất kỳ điều gì khác có thể làm gián đoạn các hoạt
động trơn tru.

2. Nguyên tắc Kanban:

Nguyên tắc quản lý

Kết hợp với các quy trình đã được thiết lập theo cách không gián đoạn, theo
đuổi những thay đổi mang tính tiến hóa và cải tiến liên tục.

Nguyên tắc 1: Bắt đầu với những gì bạn làm ngay bây giờ

Kanban cung cấp sự linh hoạt để sử dụng phương pháp này trên các quy
trình công việc, hệ thống và quy trình hiện có mà không làm gián đoạn những gì
đã có.

Phương pháp thừa nhận rằng các quy trình, vai trò, trách nhiệm và chức
danh hiện có có giá trị và nhìn chung, đáng được bảo tồn. Đương nhiên, nó sẽ
làm nổi bật các vấn đề cần được giải quyết và giúp đánh giá và lập kế hoạch
thay đổi để việc thực hiện chúng không gây gián đoạn nhất có thể.

Nguyên tắc 2: Chấp nhận theo đuổi thay đổi gia tăng, tiến hóa

Phương pháp Kanban được thiết kế để đáp ứng sức đề kháng tối thiểu. Nó
khuyến khích các thay đổi nhỏ liên tục gia tăng và tiến hóa đối với quy trình
hiện tại bằng cách triển khai các hình thức cộng tác và phản hồi. Nói chung,
những thay đổi sâu rộng không được khuyến khích vì chúng thường gặp phải sự
kháng cự do sợ hãi hoặc không chắc chắn.

Nguyên tắc 3: Khuyến khích hành vi lãnh đạo ở mọi cấp độ

Lãnh đạo ở tất cả các cấp xuất phát từ những hiểu biết hàng ngày của mọi
người và hành động để cải thiện cách làm việc của họ. Không quan trọng như
bạn có thể nghĩ, mỗi quan sát được chia sẻ sẽ thúc đẩy một tư duy cải tiến liên
tục (Kaizen) để đạt được hiệu suất tối ưu ở cấp độ nhóm / phòng ban / công ty.
Đây không thể là một hoạt động cấp quản lý.

Nguyên tắc cung cấp dịch vụ

 Kanban hướng tới việc phát triển cách tiếp cận theo định hướng dịch vụ. Nó
đòi hỏi bạn phải hiểu sâu sắc nhu cầu của khách hàng, tạo ra một mạng lưới
dịch vụ nơi mọi người tự tổ chức xung quanh công việc và đảm bảo rằng hệ
thống của bạn liên tục phát triển.

Nguyên tắc 1: Tập trung vào nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng

Mang lại giá trị cho khách hàng phải là trọng tâm của mỗi tổ chức. Việc
hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của khách hàng mang lại sự chú ý đến chất lượng
của các dịch vụ được cung cấp và giá trị mà nó tạo ra.

Nguyên tắc 2: Quản lý công việc

Quản lý công việc trong mạng lưới dịch vụ của bạn đảm bảo rằng bạn trao
quyền cho mọi người khả năng tự tổ chức xung quanh công việc. Điều này cho
phép bạn tập trung vào các kết quả mong muốn mà không bị “nhiễu” do quản lý
vi mô những người cung cấp dịch vụ tạo ra.

Nguyên tắc 3: Thường xuyên rà soát Mạng lưới Dịch vụ

Sau khi được phát triển, cách tiếp cận theo định hướng dịch vụ yêu cầu đánh
giá liên tục để thúc đẩy văn hóa dịch vụ khách hàng. Thông qua việc sử dụng
các đánh giá thường xuyên về mạng lưới dịch vụ và đánh giá các chính sách
công việc được áp dụng, Kanban khuyến khích việc cải thiện các kết quả được
giao.

3. Thực hành Kanban:

Khi đặt mục tiêu triển khai phương pháp Kanban, mọi tổ chức phải cẩn thận
với các bước thực hành. Sáu thực hành cốt lõi cần phải có để thực hiện thành
công. Mặc dù nắm vững những điều này là rất quan trọng, nhưng đó là một quá
trình phát triển – gần 40% tất cả các tổ chức thừa nhận rằng cách họ sử dụng các
phương pháp Kanban vẫn đang phát triển. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn và hiểu
sáu cách thực hành của Kanban là gì.

• Hình dung quy trình làm việc

• Hạn chế công việc đang thực hiện
• Quản lý luồng
• Đưa ra các chính sách quy trình rõ ràng
• Triển khai các vòng phản hồi
• Cải thiện cộng tác

1. Hình dung Quy trình làm việc

Để hình dung quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng với
các thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một bước trong quy trình làm việc
của bạn. Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một hạng mục công việc. Bản thân bảng
Kanban đại diện cho trạng thái thực tế của quy trình làm việc của bạn với tất cả
các rủi ro và thông số kỹ thuật của nó.

Điều đầu tiên và quan trọng nhất đối với bạn là hiểu những gì cần thiết để
đưa một mặt hàng từ yêu cầu thành sản phẩm có thể giao hàng. Nhận biết được
cách thức công việc diễn ra trong hệ thống của bạn sẽ đưa bạn đến con đường
cải tiến liên tục bằng cách thực hiện những thay đổi cần thiết và được quan sát
kỹ lưỡng.

Khi bạn bắt đầu làm việc với mục X, bạn kéo mục đó từ cột “Việc cần làm”
và khi hoàn thành, bạn chuyển mục đó sang “Hoàn thành”. Bằng cách này, bạn
có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện các điểm nghẽn. Đương nhiên, bảng
Kanban của bạn có thể có cách nhìn khác vì nó phụ thuộc vào nhu cầu và quy
trình cụ thể của bạn.

2. Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP)

 Một trong những chức năng chính của Kanban là đảm bảo một số lượng
mục đang hoạt động có thể quản lý đang được tiến hành tại một thời điểm bất
kỳ. Nếu không có giới hạn công việc đang thực hiện, bạn không làm Kanban.
Việc chuyển trọng tâm của nhóm giữa chừng thường sẽ gây hại cho quá trình và
đa nhiệm là một con đường chắc chắn để tạo ra sự lãng phí và kém hiệu quả.

Giới hạn WIP có nghĩa là triển khai một hệ thống kéo trên các bộ phận hoặc
toàn bộ quy trình làm việc. Đặt các mục tối đa cho mỗi giai đoạn đảm bảo rằng
thẻ chỉ được “kéo” sang bước tiếp theo khi có dung lượng khả dụng. Những
ràng buộc như vậy sẽ nhanh chóng làm sáng tỏ các khu vực có vấn đề trong quy
trình của bạn để bạn có thể xác định và giải quyết chúng.

3. Quản lý luồng

Quản lý dòng chảy là quản lý công việc chứ không phải quản lý con người.
Theo dòng chảy, chúng tôi muốn nói đến sự di chuyển của các hạng mục công
việc trong quá trình sản xuất với một tốc độ có thể dự đoán được và bền vững.

Một trong những mục tiêu chính khi triển khai hệ thống Kanban là tạo ra
một dòng chảy thông suốt, lành mạnh. Thay vì quản lý những người vi mô và cố
gắng khiến họ bận rộn mọi lúc, bạn nên tập trung vào việc quản lý các quy trình
làm việc và hiểu cách hoàn thành công việc đó nhanh hơn thông qua hệ thống.
Điều này có nghĩa là hệ thống Kanban của bạn đang tạo ra giá trị nhanh hơn.

4. Làm cho Chính sách Quy trình rõ ràng

 Bạn không thể cải thiện điều gì đó mà bạn không hiểu. Đây là lý do tại sao
quy trình của bạn nên được xác định rõ ràng, xuất bản và xã hội hóa. Mọi người
sẽ không liên kết và tham gia vào điều gì đó mà họ không tin là sẽ hữu ích.

Khi mọi người đều quen thuộc với mục tiêu chung, họ sẽ có thể làm việc và
đưa ra quyết định có tác động tích cực. Các chính sách công việc thưa thớt, dễ
thấy, xác định rõ và có thể thay đổi (nếu / khi cần thiết) có sức mạnh thúc đẩy
khả năng tự tổ chức của mọi người.

5. Vòng lặp phản hồi

 Đối với các nhóm và công ty muốn nhanh nhẹn hơn, việc thực hiện các
vòng lặp phản hồi là một bước bắt buộc. Họ đảm bảo rằng các tổ chức đang
phản ứng đầy đủ với những thay đổi tiềm ẩn và cho phép chuyển giao kiến thức
giữa các bên liên quan.

Kanban đề xuất việc sử dụng cadences (vòng phản hồi) ở cấp độ nhóm cũng
như cadences hướng dịch vụ.

Một ví dụ về nhịp độ cấp nhóm là Cuộc họp Kanban Nhóm hàng ngày để
theo dõi trạng thái và quy trình làm việc. Nó giúp xác định năng lực hiện có và
tiềm năng để tăng tốc độ giao hàng. Nó diễn ra trước bảng Kanban, và mọi
thành viên nói với những người khác những gì họ đã làm ngày hôm trước và
những gì họ sẽ làm ngày hôm nay.

Các quy trình định hướng dịch vụ trong Kanban, chẳng hạn như hoạt động,
cung cấp dịch vụ và các cuộc họp rủi ro, nhằm mục đích đồng bộ hóa và cải
thiện việc cung cấp dịch vụ của bạn. Đầu ra của những đánh giá này, chẳng hạn
như hiểu điều gì đang cản trở việc cung cấp dịch vụ hiệu quả, sẽ đóng vai trò là
đầu vào ra quyết định để cải tiến liên tục mạng lưới dịch vụ của bạn.

Mặc dù các cuộc họp tập trung và thường xuyên với ít người tham dự hơn
đã được chứng minh là một phương pháp tốt, nhưng thời lượng lý tưởng của các
cuộc họp Kanban cụ thể phụ thuộc vào bối cảnh, quy mô nhóm và chủ đề của
bạn.

6. Cải thiện tính hợp tác (Sử dụng Mô hình & Phương pháp Khoa học)

Cách để đạt được sự cải tiến liên tục và thay đổi bền vững trong một tổ
chức là thông qua hợp tác thực hiện các thay đổi dựa trên các phương pháp,
phản hồi và số liệu đã được khoa học chứng minh.

Nuôi dưỡng một nền văn hóa tổ chức nơi mọi giả thuyết được chứng minh
là có kết quả tích cực hoặc tiêu cực là rất quan trọng để phát triển tư duy tập
trung vào việc cải tiến thông qua thay đổi tiến hóa.
 4. Lợi ích của Kanban

6 lợi ích hàng đầu của Kanban

 Tăng khả năng hiển thị của Luồng 

Ý tưởng cơ bản của Kanban là trực quan mọi thành phần của công việc.
Bằng cách này, bảng Kanban biến thành một trung tâm thông tin trung tâm và
mọi người đều ở chung một chỗ. 

Tất cả các nhiệm vụ đều hiển thị và chúng không bao giờ bị mất, điều này
mang lại sự minh bạch cho toàn bộ quá trình làm việc. Mọi thành viên trong
nhóm đều có thể cập nhật nhanh tình trạng của mọi dự án hoặc nhiệm vụ.

 Cải thiện tốc độ chuyển giao

Kanban cung cấp nhiều cách để người quản lý dự án giám sát chặt chẽ và
đưa ra các phân tích thông tin về việc phân bổ công việc. 

Với một cái nhìn rõ ràng về các hạng mục công việc được hoàn thành trong
một khoảng thời gian nhất định, các giai đoạn mà nhiệm vụ dành thời gian dài
nhất, tắc nghẽn sẽ dễ dàng xác định. 

Các nhóm được phép giải quyết những thách thức này để cải thiện quy trình
làm việc và cuối cùng là tỷ lệ phân phối của họ.

 Sự phù hợp giữa Mục tiêu kinh doanh và việc thực hiện

Đề cao tính minh bạch, khuyến khích phản hồi và các cuộc họp đánh giá
thường xuyên, các phương pháp Kanban cho phép điều chỉnh các mục tiêu
chiến lược của công ty với công việc hàng ngày của các nhóm.

Sự liên kết này giữa phương hướng kinh doanh và việc thực hiện giúp nâng
cao tính linh hoạt của một tổ chức. Nó cho phép các nhóm thích ứng với việc
thay đổi các ưu tiên và tổ chức lại do sự thay đổi của thị trường hoặc yêu cầu
của khách hàng.

 Cải thiện khả năng dự đoán

Khi bạn tạo một bảng Kanban và bắt đầu tích lũy các hạng mục công việc
trên đó, bạn sẽ có thể hiểu sâu về quy trình của mình với các số liệu về quy
trình.
 Phân tích thời gian nhiệm vụ dành cho quy trình làm việc của bạn (thời gian
chu kỳ) sẽ cho phép bạn cải thiện dự đoán về lượng công việc bạn có thể giao
trong tương lai. 

Hiểu được tính nhất quán của tốc độ phân phối sẽ giúp dự báo của bạn chính
xác hơn và các quyết định của bạn dựa trên dữ liệu lịch sử.

 Cải thiện khả năng quản lý quy mô và sự phụ thuộc

Thực hành Kanban để trực quan hóa cũng được áp dụng khi lập sơ đồ và
quản lý các phần phụ thuộc. 

Bắt đầu với những gì bạn làm bây giờ có nghĩa là trực quan các sự phụ
thuộc hiện tại và quản lý luồng giữa chúng. Quản lý sự phụ thuộc cung cấp cả
thông tin chi tiết về trạng thái hiện tại của quy trình làm việc và các ý tưởng để
cải tiến. 

Mặt khác, nó cũng tạo ra sự minh bạch hoàn toàn cho việc quản lý chiến
lược đối với quy trình làm việc và các liên kết hiện có giữa các nhóm.

 Tăng sự hài lòng của khách hàng

Nguồn gốc của phương pháp Kanban – hệ thống kéo mà nó dựa trên ngụ ý
rằng công việc được thực hiện khi có nhu cầu. Nói cách khác, Kanban điều
hướng bạn giảm thiểu lãng phí bằng cách chỉ làm việc với những nhiệm vụ cần
thiết hiện tại. Hơn nữa, bằng cách áp dụng các kỹ thuật trực quan hóa và đưa ra
các giới hạn công việc đang tiến hành cho quy trình, bạn sẽ đảm bảo rằng kết
quả cuối cùng được điều chỉnh phù hợp với mong đợi của khách hàng.

5. Các loại thẻ Kanban

1. Thẻ Kanban vật lý (Physical Kanban Card)

Thẻ Kanban vật lý thường có dạng các ghi chú dính trên một bức tường
hoặc bảng được chuyển vào các cột khác nhau khi công việc được tiến hành qua
các bước.

2. Thẻ Kanban kỹ thuật số (Digital Kanban Card)

Thẻ kanban vật lý rất thuận lợi để cầm và di chuyển, nhưng điều gì sẽ xảy ra
nếu các thành viên trong nhóm của bạn không làm việc trong cùng một phòng?
May mắn thay, có rất nhiều công cụ phần mềm giúp bạn dễ dàng thiết lập thẻ
Kanban kỹ thuật số.
 Ngoài việc cho phép các nhóm từ xa cộng tác, thẻ Kanban kỹ thuật số có
một vài ưu điểm so với thẻ vật lý. Thẻ Kanban kỹ thuật số có khả năng tùy biến
cao. Ví dụ: bạn có thể hiển thị hoặc ấn các trường thông tin đã chọn trên thẻ và
thêm nội dung như nhận xét, tệp đính kèm hoặc liên kết đến các thẻ khác. Hầu
hết phần mềm Kanban có thể được thiết lập để gửi thông báo qua Email khi thẻ
được thiết lập lại, được chuyển sang một giai đoạn khác trong quy trình làm
việc hoặc trải qua một số thay đổi khác.

Các công cụ phần mềm cũng giúp các nhóm hiểu rõ hơn về mức độ hiệu quả
mà họ đang đạt dược. Các công cụ như Jira Software theo dõi các chỉ số quan
trọng mà nhóm Kanban có thể sử dụng để cải thiện quy trình của họ. Có thể
phân tích thời gian dẫn, WIP và Sơ đồ luồng tích lũy chỉ với một hoặc hai cú
nhấp chuột là một lợi thế rất lớn.

Các thông tin trên thẻ Kanban:

Thẻ Kanban cũng giống như các loại thẻ khác, có hai mặt.

Mặt trước của thẻ Kanban là những gì bạn thấy khi nhìn vào bảng Kanban.
Mặt trước bao gồm những thông tin quan trọng nhất liên quan đến nhiệm vụ,
bao gồm:

• Tiêu đề / Định danh: Mỗi thẻ có một tên cụ thể. Đôi khi chúng cũng có một số
để giúp tăng sự nhận dạng.

• Chủ sở hữu / Người quản lý tác vụ: Đây là người chịu trách nhiệm cho nhiệm
vụ.

• Ngày đến hạn: Đây là hạn chót / ngày kết thúc của nhiệm vụ.

• Mô tả nhiệm vụ: Đây là một lời giải thích ngắn gọn về những gì chính xác cần
phải làm.

• Loại công việc: Cho biết nhiệm vụ đang phát triển một tính năng, nghiên cứu
câu hỏi, xử lý lỗi, v.v. Loại công việc thường được biểu thị bằng màu sắc để
giúp tiết kiệm thời gian.

• Ước tính về thời gian hoặc độ phức tạp: Mỗi nhiệm vụ thường cũng bao gồm
một ước tính về thời gian sẽ hoàn thành.
Mặt sau của thẻ Kanban hoặc chi tiết thẻ trong các công cụ Kanban thường
chứa nhiều thông tin chi tiết hơn về nhiệm vụ, mặc dù thông tin thoạt nhìn
không quá quan trọng. Loại thông tin này bao gồm:

• Phạm vi dự án.

• Liên kết hoặc tệp đính kèm: Thường có trong thẻ Kanban kỹ thuật số, chúng
được sử dụng để cung cấp thêm thông tin liên quan đến nhiệm vụ.

• Bình luận: Hữu ích cho các thành viên trong nhóm chia sẻ suy nghĩ, phản hồi
hoặc các ghi chú khác liên quan đến nhiệm vụ, quy trình hoặc dự án tổng thể.

• Nhiệm vụ con.

• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Mục đích của thẻ Kanban:

Thẻ Kanban nhanh chóng phát triển thành một tạo tác trực quan để theo dõi
một hạng mục công việc khi nó được triển khai trong quy trình làm việc. Về cốt
lõi, thẻ Kanban khuyến khích tinh thần đồng đội bằng cách giúp các thành viên
trong nhóm giao tiếp và chia sẻ thông tin một cách trực quan.

Thẻ Kanban cho phép các nhóm:

Xem nhanh các chi tiết quan trọng về các hạng mục công việc:

Mỗi thẻ Kanban thường có mô tả ngắn gọn về một hạng mục công việc,
cùng với người thực hiện, ngày đến hạn hoàn thành và trạng thái của nó. Thẻ có
thể bao gồm thông tin khác, chẳng hạn như con trỏ đến tài liệu nguồn hoặc danh
sách các vấn đề cản trở tiến trình.

Xử lý việc giao hàng một cách trơn tru và hiệu quả:

Thẻ Kanban khuyến khích các nhóm thiết lập kỳ vọng rõ ràng và nhất quán
cho từng khu vực chức năng. Khi cần chuyển một hạng mục công việc từ trạng
thái này sang trạng thái tiếp theo — ví dụ, từ giai đoạn lập kế hoạch đến thực
hiện — các thẻ này làm rõ ai nắm quyền sở hữu và các bước tiếp theo là gì.

Nâng cao hiệu quả:

Thẻ Kanban giúp bạn dễ dàng theo dõi thời gian thực hiện. Đó là thời gian
cần thiết để một hạng mục công việc đi từ đầu đến cuối. Thẻ Kanban, cùng với
bảng Kanban, có thể giúp các nhóm xác định các nút thắt trong quy trình làm
việc của họ, để từ đó hợp lý hóa quy trình. Hầu hết các nhóm làm việc để giảm
thời gian chờ đợi của họ, có nghĩa là hoàn thành công việc nhanh hơn.