CHƯƠNG 5

ĐÀM PHÁN MUA HÀNG

 Nội dung

1. Khái niệm đàm phán

2. Chuẩn bị đàm phán
3. Thực hiện đàm phán
4. Ký kết hợp đồng
5. Đánh giá quá trình đàm phán
1. Khái niệm đàm phán

➢ Đàm phán là quá trình mà một bên cùng với một

bên khác mở cuộc họp để thống nhất về một việc
nào đó.
➢ Nói cách khác, đàm phán là:
▪ Quá trình thiết lập các điều kiện hợp tác giữa hai bên.
▪ Quá trình tái thiết lập các điều kiện hợp tác.
▪ Quá trình ảnh hưởng lẫn nhau.
1. Khái niệm đàm phán

➢ Đàm phán là quá trình đi tìm lợi ích chung giữa 2

bên.

Yêu Yêu
cầu Lợi ích cầu
công chung công
ty A ty B
1. Khái niệm đàm phán

➢ Nếu hai bên không tìm được lợi ích chung hoặc cả
hai bên đều không có điểm bất đồng thì không cần
thực hiện đàm phán
 1. Khái niệm đàm phán

Yêu cầu Yêu cầu Hai bên không có

bên A bên B lợi ích chung

Yêu cầu
Hai bên không có
bên A
điểm bất đồng
và B
1. Khái niệm đàm phán

➢ Có 3 hình thức đàm phán:

▪ Đàm phán mềm: người đàm phán có chủ trương
tránh xung đột, và nhượng bộ các yêu cầu của
đối phương nhằm mục đích xây dựng và duy trì
mối quan hệ.
▪ Đàm phán cứng (Win-lose): người đám phán có
chủ trương lấn áp đối phương, và buộc đối phải
đồng ý với các yêu cầu của họ.
1. Khái niệm đàm phán

➢ Có 3 hình thức đàm phán:

▪ Đàm phán kiểu nguyên tắc (principled
negotiation): còn gọi là đàm phán win-win.
✓ Hai bên tập trung vào lợi ích của đôi bên, và
đưa ra các phương án thay thế khác nhau
(BATNA) nhằm đạt được kết quả đôi bên
cùng có lợi của cuộc đàm phán.
1. Khái niệm đàm phán

➢ Quy trình đàm phán bao gồm 4 bước:

Chuẩn bị Thực hiện Ký kết hợp

đàm phán đàm phán đồng

Đánh giá quá

trình đàm phán
1. Khái niệm đàm phán

➢ Quá trình đàm phán yêu cầu nguyên tắc 20/80: 80%
chuẩn bị, 20% đàm phán.
➢ Chuẩn bị cho đàm phán càng đầy đủ thì càng giành
được thế chủ động, từ đó hình thành lợi thế đàm
phán, tiến tới đạt được nhiều lợi ích hơn.
2. Chuẩn bị đàm phán

➢ Chuẩn bị đàm phán cần thực hiện các công việc

sau:
▪ Xác định mục tiêu đàm phán
▪ Phân tích thị trường.
▪ Phân tích nhà cung cấp
▪ Xác định các phương án thay thế tốt nhất
▪ Tổ chức đội ngũ đàm phán
 2.1. Xác định mục tiêu đàm phán:

➢ Các nhà quản lý cần xác định mục định mục tiêu
đàm phán dựa trên mục tiêu chung của doanh
nghiệp.
➢ Mục tiêu đàm phán là cơ sở để xác định lý do
hình thành nên cuộc đàm phán; để xác định các
hạng mục cùng mức độ ưu tiên để đàm phán; và
để đánh giá mức độ hoàn thành của cuộc đàm
phán.
 2.1. Xác định mục tiêu đàm phán:

➢ Mục tiêu của buổi đàm phán cần cụ thể, có thời

gian hoàn thành cụ thể, có thể đo lường được và
có thể thực hiện được.
▪ Ví dụ: Đàm phán về giá, thời gian giao hàng,
thời gian thanh toán cho hợp đồng mua nguyện
vật liệu mới nhằm giảm tổng chi phí sản xuất,
tiến đến gia tăng 3% lợi nhuận cho doanh
nghiệp.
 2.1. Xác định mục tiêu đàm phán:

➢ Các mục tiêu đàm phán có thể bao gồm: Giá, số

lượng mua, chất lượng, thời hạn bảo hành, thời
giao giao hàng, chi phí giao hàng, điều kiện thanh
toán, thời hạn thanh toán, thời hạn hợp đồng
.v.v…
➢ Các mục tiêu đàm phán cần được gắn trọng số để
đánh giá mực độ quan trọng của từng tiêu chí và
mức độ ảnh hưởng khi thay đổi của từng tiêu chí.
 2.1. Xác định mục tiêu đàm phán:

➢ Ví dụ:
Số Thời gian Thời gian
Mục tiêu Giá Chất lượng giao thanh
đám phán lượng mua hang toán
Trọng số 45% 25% 15% 10% 5%
Ưu tiên 1 2 3 4 5
 2.2. Phân tích thị trường:

➢ Việc phân tích thị trường bao gồm cả phân tích

thị trường của nhà cung cấp và doanh nghiệp
mua hàng. Các hoạt động phân tích bao gồm:
▪ Phân tích quy mô của thị trường: số lượng và
giá trị hàng hóa được giao dịch.
▪ Phân tích cấu trúc chi phí: chi phí để tạo nên
nguyên vật liệu, bộ phận, và thành phẩm
2.2. Phân tích thị trường:

▪ Phân tích xu hướng thị trường:

✓ Tăng hay giảm nhu cầu mua sắm
✓ Tốc độ tăng hay giảm
✓ Các yếu tố ảnh hưởng đến xu hướng thị
trường. VD tăng thu nhập của NTD, khủng
hoảng kinh tế, dịch bệnh, sản phẩm mới,
thay đổi công nghệ v.v…
2.2. Phân tích thị trường:

▪ Mức độ cạnh tranh: phân tích mức độ cạnh

tranh ở cả thị trường tiêu thụ và thị trường
cung cấp nguyên vật liệu, bao gồm các yếu tố:
✓ Số lượng đối thủ cạnh tranh.
✓ Mức độ độc quyền.
 2.3. Phân tích nhà cung cấp
➢ Phân tích nhà cung cấp giúp cho doanh nghiệp
mua hàng chuẩn bị các đối sách nhằm ứng phó
trước các diễn biến thực tế của cuộc đàm phán
➢ Việc phân tích tình hình nhà cung cấp bao gồm các
hoạt động:
1. Phân tích mục tiêu đàm phán của nhà cung cấp
2. Phân tích SWOT của nhà cung cấp
 2.3. Phân tích nhà cung cấp

1. Phân tích mục tiêu đàm phán của nhà cung cấp:
➢ Việc phân tích mục tiêu đàm phán của đối tác là
cực kỳ hữu ích và quan trọng.
➢ Cần cố gắng xác định được mục tiêu đàm phán
của họ từ việc phân tích các yêu cầu của họ về
cuộc đàm phán, phân tích thông tin của thị trường,
phân tích các báo cáo kinh doanh hàng năm của
họ, đặt mình vào vị trí đối tác, tham khảo ý kiến
của những người hiểu biết về đối tác…
 2.3. Phân tích nhà cung cấp

1. Phân tích mục tiêu đàm phán của nhà cung cấp:
➢ Các mục tiêu của nhà cung cấp có thể bao gồm:
Giá, chất lượng, số lượng bán, thời gian giao hàng,
chi phí giao hàng, thời hạn bảo hành, điều kiện
thanh toán, thời hạn thanh toán, thời hạn hợp đồng
.v.v…
➢ Xác định mục tiêu đàm phán là vấn đề quan trọng
nhất của giai đoạn chuẩn bị đàm phán
 2.3. Phân tích nhà cung cấp

1. Phân tích mục tiêu đàm phán của nhà cung cấp:
➢ Các mục tiêu đàm phán của nhà cung cấp cũng cần
được gắn trọng số tương tự như các mục tiêu đàm
phán của doanh nghiệp mua hàng.
➢ Ví dụ:
Số Thời Chất Thời
Mục tiêu lượng Giá gian lượng gian
bán thanh giao
toán hàng
Trọng số 45% 25% 15% 10% 5%
Ưu tiên 1 2 3 4 5
 2.3. Phân tích nhà cung cấp

1. Phân tích mục tiêu đàm phán của nhà cung cấp:
➢ So sánh mức độ ưu tiên của các mục tiêu của
doanh nghiệp mua hàng và nhà cung cấp để xác
định khả năng thành công của cuộc đàm phán.
Số Thời Thời
Mục tiêu Giá Chất lượng gian gian
lượng giao thanh
hang toán
DN Mua 1 2 3 4 5
NCC 2 4 1 5 3
 2.3. Phân tích nhà cung cấp

1. Phân tích mục tiêu đàm phán của nhà cung cấp:
➢ Nếu mức độ ưu tiên của các mục tiêu của 2 bên
càng giống nhau thì khả năng thành công của
cuộc đàm phán càng thấp và ngược lại.
 2.3. Phân tích nhà cung cấp

1. Phân tích mục tiêu đàm phán của nhà cung cấp:
➢ Ví dụ: Đánh giá khả năng thành công của cuộc
đàm phán trong 3 trường hợp sau:
Trường hợp 1:
Thời Thời Số
Giá Chất gian gian lượng
Mục tiêu lượng giao thanh
hàng toán
Mức độ ưu tiên
DN Mua 1 2 3 4 5
NCC 3 4 5 2 1
 2.3. Phân tích nhà cung cấp

1. Phân tích mục tiêu đàm phán của nhà cung cấp:
➢ Ví dụ: Đánh giá khả năng thành công của cuộc
đàm phán trong 3 trường hợp sau:
Trường hợp 2:
Thời Chất Số Thời
Giá gian giao lượng lượng gian
Mục tiêu hàng thanh
toán
Mức độ ưu tiên
DN Mua 1 2 3 4 5
NCC 1 2 5 4 3
 2.3. Phân tích nhà cung cấp

1. Phân tích mục tiêu đàm phán của nhà cung cấp:
➢ Ví dụ: Đánh giá khả năng thành công của cuộc
đàm phán trong 3 trường hợp sau:
Trường hợp 3:
Thời Thời Số
Mục tiêu Giá Chất gian gian lượng
lượng giao thanh
hàng toán
Mức độ ưu tiên
DN Mua 1 2 3 4 5
NCC 1 2 3 4 5
 2.3. Phân tích nhà cung cấp

2. Phân tích SWOT

➢ Phân tích thực lực của nhà cung cấp về điểm
mạnh, điểm yếu, cơ hội, nguy cơ.
▪ Điểm mạnh: là tất cả những yếu tố thuận
lợi từ bên trong tạo ra khả năng đạt được
mục tiêu của đối tác, tận dụng được mọi cơ
hội và tránh được các nguy cơ.
2.3. Phân tích nhà cung cấp

2. Phân tích SWOT

▪ Điểm yếu: Là tất cả những yếu tố hạn chế
bên trong khiến đối tác gặp khó khăn trong
việc tiến đến mục tiêu cũng như việc tận
dụng được cơ hội và tránh được những
nguy cơ.
2.3. Phân tích nhà cung cấp

2. Phân tích SWOT

▪ Cơ hội: là tất cả những gì xảy ra bên ngoài
có tác động thuận lợi đến việc thực hiện
mục tiêu của đối tác.
▪ Nguy cơ: là tất cả những gì xảy ra từ bên
ngoài có thể gây ra những tác động không
thuận lợi cho đối tác.
 2.4. Xác định các phương án thay thế
tốt nhất

➢ Phương án thay thế tốt nhất (BATNA – Best

alternatives to negotiated agreement)
➢ Doanh nghiệp cần xác định các phương án dựa
trên các mục tiêu đàm phán đã xác định ở trên.
➢ Càng nhiều phương án được chuẩn bị thì doanh
nghiệp càng chủ động trong việc đàm phán,
cũng như tỷ lệ thành công càng cao.
 2.4. Xác định các phương án thay thế
tốt nhất

Ví dụ:
Tiêu chí Phương án A Phương án B Phương án C

Đơn giá 55.500 57.000 58.500

Số lượng mua 1.500 1.250 1.000

Thời gian giao 4 ngày 4 ngày 4 ngày

hang
Thời gian 20 ngày 25 ngày 30 ngày
thanh toán
 2.4. Xác định các phương án thay thế
tốt nhất

➢ Các phương án sẽ được trình bày trong cuộc

đàm phán và mức độ yêu cầu của các phương
án sẽ được giảm dần.
➢ Các phương án đưa ra phải phù hợp với tình
hình thực tế của thị trường cũng như khả năng
của nhà cung cấp.
➢ Các phương án sẽ có thay đổi khi doanh nghiệp
bước vào quá trình đàm phán thực tế.
 2.4. Xác định các phương án thay thế
tốt nhất

➢ Việc xác định các phương án thay thế cũng là

cơ sở để xác định giới hạn của cuộc đàm phán.
▪ Nếu doanh nghiệp không đạt được phương
án có yêu cầu thấp nhất thì cuộc đàm phán
sẽ không thể thành công.
2.5. Tổ chức đội ngũ đàm phán
➢ Các thành viên của đoàn đàm phán cần phải
được chọn lựa kỹ lưỡng.
➢ Nên chọn những người am hiểu công việc, biết
cách đàm phán, và có tinh thần đồng đội.
➢ Các thành viên cần được phân công công việc rõ
ràng.
➢ Mỗi người phụ trách những mảng công việc khác
nhau nhưng phải biết hỗ trợ nhau, và kết hợp ăn
ý với nhau.
2.5. Tổ chức đội ngũ đàm phán
➢ Đoàn đàm phán cần bàn bạc, chuẩn bị tập dượt
để xử trí các tình huống có thể xảy ra.
➢ Tuyệt đối tránh để lộ sự bất đồng, mâu thuẫn
giữa các thành viên.
➢ Trưởng đoàn đàm phán là người có quyền đưa
ra những ý kiến quyết định cuối cùng, và chịu
trách nhiệm cho những quyết định này.
➢ Tất cả thành viên phải tuân thủ các quyết định
của trưởng đoàn.
 3. Thực hiện đàm phán

➢ Sau khi chuẩn bị đàm phán ổn thỏa, doanh

nghiệp mua hang có thế tiến hành đàm phán với
nhà cung cấp.
➢ Quá trình thực hiện đàm phán bao gồm 4 giai
đoạn:

Giai đoạn Giai đoạn Giai đoạn Giai đoạn

giới thiệu xung đột tổng hợp quyết định
3.1. Giai đoạn giới thiệu

➢ Đây là giai đoạn hai bên làm quen nhằm xây

dựng sự tin tưởng lẫn nhau, và cũng là nền tảng
cho giai đoạn 2.
➢ Cố gắng xây dựng mối quan hệ tốt ngay từ phút
đầu gặp mặt bằng việc tạo ra bầu không khí tích
cực, vui vẻ, và ấm áp.
➢ Chú ý tác phong chuyên nghiệp thông qua cử
chỉ, lời nói, hành động, và thái độ.
3.2. Giai đoạn xung đột

➢ Hai bên tiến hành đưa ra từng phương án đã

được chuẩn bị trước.
➢ Hai bên sẽ thăm dò tình hình của đối phương
như thái độ, phản ứng, cử chỉ, hành vi.
➢ Giai đoạn này sẽ ảnh hưởng đến bầu không khí
của cuộc đàm phán, mà có thể dẫn đến căng
thẳng khi các điều kiện đưa ra không phù hợp.
▪ Do đó cần phải chắc chắn các điều kiện đưa
ra là hợp lý.
3.2. Giai đoạn xung đột

▪ Quan trọng nhất là phải kiểm soát cảm

xúc.
➢ Mỗi bên phải xác định được mức độ ưu tiên của
các mục tiêu đàm phán của đối phương.
➢ Ngoài ra, hai bên cũng phải nhận thức rõ được
những yêu cầu phát sinh (nếu có) cùng với mức
độ quan trọng của nó.
3.3. Giai đoạn tổng hợp

➢ Ở giai đoạn này, hai bên sẽ bắt đầu xác định các
phạm vi chung cho việc đàm phán (ZOPA – zone
of possible agreement)
➢ ZOPA là phạm vi đàm phán mà hai bên sẽ đạt
được thỏa thuận chung.
▪ ZOPA là phần giao giữa các phạm vi của các
phương án thay thế tốt nhất (BATNA) của hai
bên.
 3.3. Giai đoạn tổng hợp

Đường
giới hạn
ZOPA
Phương đàm
Phương Phương phán của
án B án C
án A bên A
Các phương án của bên mua

Các p/án của bên bán

Đường giới hạn Phương Phương
của đàm phán án B án A
của bên B
3.4. Giai đoạn quyết định

➢ Thống nhất với các điều khoản giao dịch cuối

cùng cũng như xác nhận lời hứa của hai bên.
➢ Tổng kết rõ ràng thỏa thuận, đảm bảo rằng hai
bên đều hiểu rõ về thỏa thuận/lời hứa.
➢ Ngay lập tức soạn biên bản dự thảo thỏa thuận
hoặc biên bản ghi nhớ (MOU) có chữ ký của hai
bên. Biên bản này là cơ sở để ký kết hợp đồng
sau này.
4. Ký kết hợp đồng

➢ Sau khi đã thỏa thuận xong mọi điều khoản, hai

bên có thể tiến hành soạn thảo hợp đồng.
➢ Từ ngữ phải rõ nghĩa, thống nhất về thuật ngữ,
và hạn chế viết tắt (phải giải rõ nghĩa nếu có).
➢ Những điều khoản trong hợp đồng cần phải quy
định đầy đủ, cụ thể, chi tiết như đã được thống
nhất trong biên bản ghi nhớ trước đó.
4. Ký kết hợp đồng

➢ Hợp đồng phải có đầy đủ các điều khoản quy

định các nội dung bao gồm:
▪ Quyền và nghĩa vụ của hai bên
▪ Các yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng của
nguyên vật liệu, bộ phận
▪ Phương thức và tiến độ thanh toán
▪ Vi phạm và xử lý vi phạm
▪ Sự kiện bất khả kháng.
4. Ký kết hợp đồng

▪ Thời hạn của hợp đồng

➢ Hợp đồng được in thành hai bản.
➢ Hai bên tiến hành kiểm tra lại nội dung đàm phán
một cách kỹ lưỡng, và sau đó ký kết hợp đồng.
5. Đánh giá quá trình đàm phán

➢ Hoạt động đánh giá quá trình đàm phán có thể

bao gồm:
▪ Đánh giá kết quả so với mục tiêu đề ra.
▪ Đánh giá mức độ hài lòng của quá trình đàm
phán.
▪ Đánh giá mức độ hiệu quả của các thành
viên.
▪ Đánh giá khâu chuẩn bị xem có gì thiếu sót.
5. Đánh giá quá trình đàm phán

➢ Hoạt động đánh giá quá trình đàm phán có thể

bao gồm:
▪ Đánh giá những hoạt động gây ảnh hưởng
xấu hoặc cản trở quá trình đàm phán
➢ Rút kinh nghiệm cho các hoạt động chưa thực
hiện tốt.
➢ Đề ra các giải pháp để cải thiện những vấn đề
tồn đọng, và để tránh lập lại trong tương lai.
5. Đánh giá quá trình đàm phán

➢ Quá trình đàm phán được xem là thành công khi:

▪ Đạt được mục tiêu đã đặt ra.
▪ Thỏa mãn được lợi ích của các bên
▪ Xây dựng, duy trì mối quan hệ giữa các bên
▪ Kết quả đạt được là lựa chọn tốt nhất trong số
nhiều lựa chọn mà doanh nghiêp đã tham
khảo.
▪ Các bên xem kết quả và quy trình là công bằng
theo các tiêu chí mục đích đã đề ra.
5. Đánh giá quá trình đàm phán

➢ Quá trình đàm phán được xem là thành công khi:

▪ Những cam kết được hoạch định tốt, đầy đủ
và có khả năng thực hiện được.
▪ Thông qua giao tiếp hiệu quả, các bên hiểu
nhau và biết rõ những gì họ đã thỏa thuận.