BÀI GIẢNG

Võ Thị Mai Hà
Khoa QTKD – ĐHKT Huế

1
 Chương 2

Tổ chức đàm phán kinh doanh

2
QUY TRÌNH TỔ CHỨC

Giai đoạn tiền Lập kế hoạch

đàm phán và chuẩn bị

Giai đoạn Tham gia

đàm phán đàm phán

Giai đoạn hậu

đàm phán Ký kết hợp đồng

3
LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ

4
FAILING TO PREPARE IS
PREPARING TO FAIL

THẤT BẠI TRONG CHUẨN BỊ

LÀ
CHUẨN BỊ SẼ THẤT BẠI

5
 LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ

1.Thu thâp thông tin

2.Tự đánh giá mình và đối phương

3.Đưa ra giả thiết

4.Xây dựng các mục tiêu

5.Chuẩn bị nhân sự
6.Địa điểm và thời gian
7.Chuẩn bị chiến lược

6
1. THU NHẬP THÔNG TIN

Thu thập thông tin về thị trường

Luật pháp và tập quán buôn bán
Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường
Các loại thuế và chi phí
Các nhân tố chính trị và xã hội
Các điều kiện về khí hậu, thời tiết

7
1. THU NHẬP THÔNG TIN (TT)
Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh

Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ,

nhà đất… cần được tìm hiểu đầy đủ những thông
tin về nó, chẳng hạn:
Công dụng và đặc tính.
Xu hướng biến động cung cầu, giá cả.
Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng.

8
1. THU NHẬP THÔNG TIN (TT)
Thu thập thông tin đối tác
Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng
(vd: Thực lực của họ về tài chính, ảnh hưởng, uy
tín, lịch sử công ty, CSVC trang thiết bị, số lượng,
chất lượng sản phẩm…. )
Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai
là người có quyền quyết định
Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên
kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép
Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ
định dạng đối tác

9
1. THU NHẬP THÔNG TIN (TT)

Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh

Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để
có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh.
Cơ sở để tự đánh giá mình và đối phương (tt phần
sau)

10
2. TỰ ĐÁNH GIÁ MÌNH VÀ ĐỐI PHƯƠNG
Phân tích SWOT (tự đánh giá mình)
Tìm hiểu kế hoạch trò chơi của đối phương
So sánh mục tiêu của ta và đối phương
Tìm hiểu các mục tiêu giấu kín
Tìm hiểu quyền hạn của đối phương

Chuẩn bị đề xuất giải pháp

11
2. TỰ ĐÁNH GIÁ MÌNH VÀ ĐỐI PHƯƠNG (TT)

Chuẩn bị đề xuất giải pháp

Một số khái niệm

BATNA (Roger Fisher và William Ury)
Giá chấp nhận
ZOPA
Tạo ra giá trị thông qua trao đổi

12
 BATNA

Giải pháp thay thế cho đàm phán?

Điểm nhỏ nhất cho 1 cuộc đàm

phán?
BATNA
(Best alternative to a
negotiated agreement)
Một bên đàm phán có thể linh động
ở mức nào? Sẵn sàng thoả hiệp
mức nào?
Giải pháp thay thế tốt nhất
cho một thoả thuận được
thương lượng

13
BATNA

BATNA
Hành động được ưu tiên nhất
khi không đạt được thoả thuận

Hãy luôn biết trước BATNA của bạn

trước khi tham gia bất kỳ cuộc đàm phán nào!!!

14
TÌNH HUỐNG :

Công nhân Sơn đưa đơn kiện giám đốc vì anh bị

tai nạn lao động gãy tay. GĐ đã dàn xếp bồi
thường 20 triệu để khỏi ra toà nhưng anh Sơn
muốn nhiều hơn. Anh nói “ Tôi biết mình đúng và
có thể nhận được nhiều hơn nếu kiện ra toà” ?
Nhưng phương án thay thế này đạt được đến
mức độ nào anh không biết được.
Bạn nhận xét gì về cách giải quyết của anh Sơn?

15
 ZOPA

Phạm vi có thế nhất trí

$150 $170

ZOPA

Giá tối thiếu của Giá tối đa của

người bán người mua

16
3. ĐƯA RA GIẢ THIẾT
Lý giải số liệu và dữ liệu đã có

 Có thể được tiến hành với sự tham gia của người khác để nhà
đàm phán cùng chia sẻ với họ những giả thiết và nhận thức

 Cần phải phân biệt giữa giả thiết và nhận định, đánh giá trong
khi đưa giả thiết.

 Giả thiết: những nhận định cụ thể về những hành vi cụ thể

nhằm làm rõ những động cơ nằm sau những hành vi đó và
để hiểu vì sao những sự kiện nhất định nào đó xảy ra

 Nhận định đánh giá: những nhận định bao quát, thấu suốt với
hàm ý như một định lý về một con người, nó mang tính bất
biến (thường không tốt cho quá trình đàm phán)

17
4. XÂY DỰNG CÁC MỤC TIÊU ĐÀM PHÁN
Xây dựng mục tiêu nhằm:
Quyết định các thoả hiệp, các nhượng bộ trong
quá trình đàm phán
Ngăn chặn ký kết những thoả thuận bất cẩn, gây
thiệt hại.
Tránh những luống cuống trong đàm phán
Tiết kiệm thời gian đàm phán
Tạo lợi thế trong quá trình đàm phán

18
4. XÂY DỰNG CÁC MỤC TIÊU ĐÀM PHÁN (TT)
Doanh nghiệp có thể lựa chọn:
 Một mục tiêu cao nhất: kết quả có thể đạt được tốt nhất
 Một mục tiêu thấp nhất: kết quả thấp nhất, vẫn có thể
chấp nhận được
 Mục tiêu trọng tâm: cái mà bạn thật sự mong muốn
được giải quyết

(Cần có hiểu biết về các khái niệm: BATNA, ZOPA...)

19
4. XÂY DỰNG CÁC MỤC TIÊU ĐÀM PHÁN (TT)
Xây dựng các mục tiêu đàm phán cần xem xét
các chủ đề sau:
Lên giá đích
Xác định phạm vi đàm phán (ZOPA)
Quyết định những nhượng bộ
Nếu có thể, quyết định cái ta phải “thả ra”

20
4. XÂY DỰNG CÁC MỤC TIÊU ĐÀM PHÁN (TT)
Xây dựng các mục tiêu đàm phán cần xem xét
các chủ đề sau:
Nêu khuôn khổ hạn chế về thời gian
Định vị các tác động ảnh hưởng từ bên ngoài
Nhận biết những động thái của tác giả
Tính đến giải pháp tháo gỡ
Quyết định các giải pháp thay thế nếu đàm phán
không thành công (BATNA)

21
5. CHUẨN BỊ NHÂN SỰ
Thành viên trong đoàn đàm phán
 Trưởng đoàn
 Chuyên viên pháp lý
 Chuyên viên kỹ thuật
 Chuyên viên thương mại
 Phiên dịch (nếu cần)

Tự đánh giá để biết chuyên môn và tính cách cá nhân của

từng người có lợi hay bất lợi cho đàm phán

22
5. CHUẨN BỊ NHÂN SỰ (TT)
Các tiêu chí tuyển chọn nhân sự
Tiêu chí chuyên môn
kiến thức và kĩ năng chuyên môn về luật, kế toán
và văn bản
chuyên gia đàm phán
Tiêu chí tính cách
đàm phán một quá trình hướng vào con người
ứng xử nhạy bén, khôn khéo, tránh định kiến cá
nhân, ít có khả năng phát hiện, khai thác lợi thế
trong quá trình đàm phán

23
5. CHUẨN BỊ NHÂN SỰ (TT)
Các tiêu chí tuyển chọn nhân sự
 Tiêu chí tổ chức
 kế hoạch cho một phiên đàm phán chứ không phải cho một
cuộc tập họp quần chúng các phe phái
 Tiêu chí chiến lược
 phái đoàn nhỏ
 phái đoàn lớn
 Tiêu chí chỉ tiêu

24
5. CHUẨN BỊ NHÂN SỰ (TT)
Những tiêu chí để chọn trưởng đoàn
Khả năng ra quyết định đúng đắn trong điều kiện
căng thẳng
Khả năng thâu góp các quan điểm dàn trải thành
một tập hợp
Khí chất nền nã
Tính năng động để đối phó kịp thời với tình hình
Có tài làm cho người khác tin tưởng vào mình
Có tài phân biệt thật, giả

25
 5. CHUẨN BỊ NHÂN SỰ (TT)
Tiêuchuẩn của chuyên gia thương
lượng
Khả năng thực hiện nhiệm vu Thế nào là
người đàm phán
Tính quả quyết giỏi???

Am hiểu kiến thức xã hội

Khả năng diễn đạt bằng lời
Có năng lực phán đoán, phân tích
Tạo lòng tin với đối phương

26
6. ĐỊA ĐIỂM VÀ THỜI GIAN ĐÀM PHÁN
Địa điểm đàm phán
Gần gũi,
 Đàm phán chủ trường: quen
được tiến hành tại văn thuộc???

phòng của mình

 Đàm phán khách trường:
tiến hành tại cơ sở của
khách hàng
 Đàm phán ở địa điểm trung
lập Thay đổi môi
trường???

27
6. ĐỊA ĐIỂM VÀ THỜI GIAN ĐÀM PHÁN (TT)
Thời gian đàm phán
Lưu ý:
 Cần có thời gian để giải lao.
 Thời gian trống cho phép trưởng đoàn và chuyên gia
có ý kiến tham mưu, hay trưởng đoàn hai bên tham
khảo ý kiến của nhau.
 Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi
(bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ).
 Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời
gian và nhiệt độ, thời tiết.

28
7. CHUẨN BỊ CHIẾN LƯỢC

Tư duy chiến lược

Lựa chọn phong cách đàm phán/kiểu
đàm phán
Thái độ đàm phán
Biện pháp chiến lược

29
7. CHUẨN BỊ CHIẾN LƯỢC (TT)
Chuẩn bị tư duy chiến lược
 Tư duy chiến lược (stragetic thinking) với tư duy
ứng biến (incremental thinking)
 Mỗi phương thức tư duy đều hay, tuỳ từng nơi,
từng lúc, từng thời điểm phù hợp
 Tư duy chiến lược giúp tìm ra những giải pháp lớn
cho một vấn đề đàm phán một cách hợp lý, tư duy
ứng biến có thể là mảnh đất màu mè để từ đó nảy
ra những phát hiện độc đáo

30
 CHUẨN BỊ CHIẾN LƯỢC

Lựa chọn phong cách đàm phán/kiểu đàm phán

 5 phong cách: cạnh tranh, hợp tác, thoả hiệp, né tránh, chấp
nhận
 Kiểu đàm phán mềm, cứng, đàm phán nguyên tắc
(chi tiết ở Chương 1)

Chiến lược nào được sử dụng khi nào thì phù hợp?

31
7. CHUẨN BỊ CHIẾN LƯỢC (TT)
Lựa chọn thái độ đàm phán
 Thái độ đơn giản và thẳng tuột (Simple and Direct)
 Hiểu biết nhiều về đối phương
 Đàm phán đang bế tắc
 Sức ép thời gian không cho phép kéo dài đàm phán
 Thái độ thúc bách và chèn ép (Press and Push)
 Ta ở thế mạnh hơn
 Phía bên kia cần kết thúc nhanh
 Muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán
 Thái độ hững hờ và xa lánh (Cool and Aloof)
 Phía bên kia mạnh hơn
 Phía ta đang chịu sức ép thời gian
 Phía ta có giải pháp thay thế 32
7. CHUẨN BỊ CHIẾN LƯỢC (TT)
Chuẩn bị biện pháp chiến lược (chiến thuật)
 Kiên nhẫn
 Nín nhịn
 Mặt lạnh
 Bộc lộ thái độ chia sẻ
 Chuyển hướng đột ngột
 Làm động tác giả
 Bỏ bàn đàm phán
 Biến thành chuyện đã rồi
 Biện pháp nhặt nhạnh
 Khoanh vùng giới hạn
 Chống thù địch
(Xem thêm các kỹ thuật đàm phán, chương 3)

33
CHUẨN BỊ MỘT KẾ HOẠCH TỐT ĐỂ BẠN TRỞ THÀNH
NGƯỜI ĐÁM PHÁN CHUYÊN NGHIỆP!

BẢNG CHUẨN BỊ

Lên chương trình đàm phán

(agenda)

34
THAM GIA ĐÀM PHÁN

35
 THAM GIA ĐÀM PHÁN

4.Ra quyết định-kết thúc ĐP

3.Thương lượng

2.Tạo sự hiểu biết

1.Mở đầu đàm phán

36
GIAI ĐOẠN TIẾP XÚC:
MỞ ĐẦU ĐÀM PHÁN & TẠO SỰ HIỂU BIẾT

Tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ cởi mở,

thân thiện bằng ngôn ngữ nói và phi ngôn ngữ
 Dành chút thời gian để trao đổi những chủ đề tự
do, bên ngoài…
Tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm
phán
=>Nắm được ý đồ của đối tác sẽ thuận lợi khi
ta đàm phán các điều khoản cụ thể.

37
GIAI ĐOẠN TIẾP XÚC:
MỞ ĐẦU ĐÀM PHÁN & TẠO SỰ HIỂU BIẾT
Tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ cởi mở,
thân thiện bằng ngôn ngữ nói và phi ngôn ngữ
 Dành chút thời gian để trao đổi những chủ đề tự
do, bên ngòai…
Tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm
phán
=>Nắm được ý đồ của đối tác sẽ thuận lợi khi
ta đàm phán các điều khỏan cụ thể.

38
GIAI ĐOẠN THƯƠNG LƯỢNG
 Bàn bạc những nội dung cụ thể như :
 Sản phẩm
 Yêu cầu kỹ thuật (VD: Bột cá - độ đạm, độ ẩm, muối, tạp
chất…Bao bì – lọai giấy, in mấy màu., kẹp hay dán…)
 Giá cả
 Thời gian giao hàng (VD: Quần áo mùa hè giao mùa
đông…?)
 Điều kiện thanh toán…
 Dùng kỹ năng đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, thuyết phục, giải
quyết bế tắc… (xem chi tiết ở chương 3)

39
GIAI ĐOẠN THƯƠNG LƯỢNG
 So sách mục tiêu cả ta và của đối tác
 Nếu yêu cầu của 2 bên không khác biệt nhiều thì mỗi bên
cần phải điều chỉnh chút ít để đạt được thỏa thuận
 Nếu yêu cầu của đối tác có thể chấp nhận được, của ta còn
cao =>ta nên chủ động nhuợng bộ
 Nếu yêu cầu của đối tác có những điểm không hợp lí so với
yêu cầu của ta =>ta phải thuyết phục họ
 Nếu cả 2 bên cho rằng yêu cầu của mình hợp lý, nhưng vẫn
còn khác biệt, không bên nào nhượng bộ bên nào thì đàm
phán có thể bế tắc. Cần phải tìm cách tháo gỡ bế tắc.

40
GIAI ĐOẠN KẾT THÚC: RA QUYẾT ĐỊNH

 Kết thúc đàm phán (đạt/không đạt thoả thuận?)

 Tóm tắt nội dung thoả thuận
 Hoàn tất thoả thuận (tiến tới ký kết hợp đồng)

41
HẬU ĐÀM PHÁN

42
 HẬU ĐÀM PHÁN
 Soạn thảo hợp đồng
 Kiểm tra lại hợp đồng
 Ký kết hợp đồng
 Rút kinh nghiệm

43
ĐÁNH GIÁ SỰ THÀNH CÔNG CỦA ĐÀM PHÁN
CĂN CỨ VÀO :

 Tiêu chuẩn mục tiêu : Có đạt được mục tiêu như dự

định không ?
 Tiêu chuẩn giá thành : Có đạt được chi phí thấp nhất
không ? (lợi nhuận, nhân lực, vật lực, tài lực, trí tuệ,
thời gian…)
 Tiêu chuẩn quan hệ : mối quan hệ giữa 2 bên có tốt
đẹp, lâu dài hay không ?

44
RÚT KINH NGHIỆM
 Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau:
Ta có hài lòng với kết quả của cuộc đàm phán
không?
Ai là người đàm phán có hiệu quả nhất?
Ai đã nhường nhịn nhất? Tại sao?
Những chiến lược và những hành động nào hữu
hiệu cho đàm phán nhất?
Những hành động nào đã cản trở cuộc đàm phán?
Ta đã tin cậy phía bên kia chưa? Điều gì ảnh
hưởng đến cảm nhận này nhất?
Thời gian đã được sử dụng như thế nào? Liệu có
thể sử dụng nó tốt hơn không?

45
RÚT KINH NGHIỆM (TT)
 Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau:
 Các bên đã lắng nghe lẫn nhau như thế nào? Ai đã nói nhiều
nhất?
 Những giải pháp sáng tạo có được đề nghị không? Điều gì
xảy ra với chúng?
 Ta đã hiểu thấu đáo những vấn đề ẩn giấu và những vấn đề
có liên quan đến bên kia không? Phía bên kia liệu có hiểu ta
không?
 Sự chuẩn bị của ta có thích đáng không? Nó ảnh hưởng đến
đàm phán như thế nào?
 Những lý lẽ nào, mạnh nhất được phía bên kia nêu ra. Họ
tiếp thu ý kiến và lý lẽ của ta như thế nào?
 Những điểm cơ bản nào mà ta học được từ cuộc đàm phán
này? Ta sẽ làm gì khác trong lần đàm phán tới?.......

46