Habilidades Sociais

2º Integración Social
Curso 2019/2020

UD3 REUNIÓNS: ORGANIZACIÓN E

XESTIÓN

Profesora: Concha Fernández

1. Reunións: organización e xestión
1.1 A reunión como forma de traballo en grupo

1.1.1 Definición e utilidade

Algúns autores entenden que a reunión é un medio de comunicación eficaz xa que
posibilita “a análise de problemas e solucións mediante intercambios verbais de ideas e
experiencias por un grupo de persoas reunidas en réxime de traballo". Dito doutro xeito,
unha técnica de reflexión en común sobre un problema dado con vistas a establecer unha
acción de solución.
Un xeito máis sinxelo é definir reunión como un instrumento de comunicación no que un
grupo de persoas pretende tratar un asunto que lles é común conforme a un obxectivo
preestablecido. Por exemplo, imaxina unha reunión do alumnado do ciclo de TSIS (grupo)
para falar do reparto de centros (asunto común) para a realización das prácticas (obxectivo
de todas as que queren obter o título).
As reunións son útiles xa que:

Son un acceso á información rápido (o/a educador/a proporciona información
rapidamente a un grupo grande de persoas).

Se favorece a expresión de opinións, ideas, sentimentos,... (todas opinan sobre as
preferencias para a elección de centro).

Permite aclarar dúbidas (sobre o horario, número de días que teñen que asistir ós
centros,...).

Permite atopar solucións achegando posturas (ex: se moitas queren realizar as
prácticas nun centro de menores, e só hai convenio cunha institución deste estilo).

Promove maior interacción, comunicación e confianza entre os membros do grupo (é
un modo de que se coñeza o alumnado de todos os cursos).

Posibilita a adquisición de compromisos e implicación cos acordos tomados (ex:
visitar o posible centro de prácticas para ver se lles gustaría ir alí a facelas ou non, e
presentarse)

1.1.2 Vantaxes e inconvenientes das reunións

As reunións configúranse como unha técnica fundamental para o traballo dos equipos, se
ben é certo que existen certas vantaxes e inconvientes que detallamos no seguinte cadro.

2
 Vantaxes e inconvenientes da reunión como técnica de traballo en grupo

Vantaxes Inconvenientes

Fomenta a participación e o traballo en equipo, xa que no seu
desenvolvemento tóamnse decisións e os compromisos repárténse
entre os participantes.

As decisións son grupais.

Son instrumentos de motivación.

Oportunidade de intercambio de información.

Mellóranse as relacións interpersoais.

Compártense obxectivos e créanse sinerxias.

Poténciase a comunicación tanto formal como informal.

Se acoden moitas persoas, as decisións resultan difíciles e consome moito tempo.

Se os asistentes descoñecen detalles da mesma, as decisións poden resultar
ineficaces.

Se hai pouco tempo, as decisións poden ser superficiais.

A responsabilidade individual queda diluída.

Ás veces acéptase o que desexa o coordinador da reunión.

Ás veces xorden discusións que fan que se perda eficacia.

Algúns participantes non interveñen.

Poden aparecer críticas pouco constructivas e problemas de comunicación, así
como conflitos interpersoais.

1.1.3 Os elementos da reunión

En calquera reunión teñen que estar presentes os seguintes elementos que destacamos:
– Moderador/a.
– Tema a tratar e obxectivos a acadar.
– Asistentes.
– Aspectos loxísticos relacionados: contorno, ambiente, axenda de traballo,…

Moderador. É a persoa que anima e coordina a reunión. Este rol
Tema a tratar e obxectivos a acadar. ter claros os asuntos que
leva implícito: queremos tratar e establecer unha prioridade. Para isto temos
– Planificar. que ter en conta a cuestión tempo, os aspectos loxísticos, así
– Facilitar. como os asistentes.
– Clarificar.
– Controlar ou moderar.
– Dinamizar.
– Avaliar

Asistentes. Evidentemente, é fundamental que os asistentes teñan relación co tema que se quere tratar. O número ideal de asistentes
segundo estudios realizados sería entre 7 e 10 membros.

Aspectos loxísticos. Antes de comezar a reunión teremos en conta:

– Data proposta, tendo certa flexibilidade.
– Lugar de celebración.
– Hora de inicio e fin.
– Orde do día.
– Material necesario: documentos, material de apoio, medios audiovisuais,…
– Ambiente físico: agradable e que minimice as distracións e evite xerarquías.

Imaxinade que organizades unha reunión para falar de como ides organizar unha actividade.
Tedes que decidir unha data, un sitio para desenvolvela, fixar a hora (unha que sexa boa para

3
que poidan asistir o maior número posible de persoas), fixar unha orde do día (temas a tratar),
e ver que necesitaredes (ex: un proxector).
Vós, que seredes o/as moderadores/as, tedes que planificar a reunión, fixando os obxectivos a
acadar, clarificando o procedemento a seguir, moderar os turnos de palabra ante as dúbidas,
facilitar a todos o acceso á información (ex: cunha folliña explicativa, etc.).

1.2 Tipoloxía de reunións

Existen múltiples clasificacións en función do criterio que escollamos.

1.2.1 Segundo o número de membros

Grupo pequeno (3-7): ideais para tomar decisións, participación e implicación (reunión
dos educadores das aulas de educación infantil dunha escola).

Grupo mediano (8-20): para informar, consultar, formar, debatir,…sobre todo cando
perseguimos formación de actitudes e opinión. Neste grupo é difícil a toma de decisión
(ex: reunión do/a docente de habilidades sociais con parte das alumnas para falar sobre
posibles cambios nas clases).

Gran grupo (20-40): para informar, poñer en común ou dar a coñecer. É moi relevante a
función do moderador/a. (ex: reunión de educadores cos pais e nais da aula de 0-1).

Asamblea (+ de 40): finalidade informativa xa que cun número tan grande resulta máis
difícil a toma de decisións. No en tanto, a asamblea en determinados contextos é unha
técnica de grupo que leva implícito un xeito de tomar decisións participativo e
democrático, como pode ser a propia asamblea que se fai na escola infantil cos
nenos/as.Un exemplo máis corriente sería a reunión dos educadores/as con todos os
proxenitores de todos os nenos da escola infantil

1.2.2 Segundo o obxecto ou finalidade

Reunións informativas: Reunións consultivas: a

difundir información e Reunións formativas: o finalidade é recabar
resolver dúbidas. obxectivo é a formación das
información.
persoas que constitúen o
grupo.

Reunións para chegar a un

acordo: similar á anterior só que Reunións para tomar decisións: neste Reunións para xerar
neste caso as partes convocadas tipo de reunión é fundamental o ideas creativas: sobre
atópanse en desacordo e é coordinador/a, propoñendo alternativas, todo métodos e solución
necesario chegar a un consenso. recollendo puntos de vista, solucionando
orixinais a unha
O moderador/a desenvolve un conflitos,…
situación.
papel mediador, árbitro, facilitador.

Reunións mixtas:
con distintas finalidades.

Vexamos un exemplo de cada unha das reunións anteriores:

Reunión informativa: cos novos usuarios cando se incorporen para falar sobre a
organización da vosa entidade.

4

Reunións formativas: unha reunión con usuarios na que lles ensinamos habilidades
sociais.

Reunión consultiva: xuntamos ós usuarios/usuarias ó final dunha actividade para
preguntarlles se lles gustou ou non, se queren repetila,...

Reunións para xerar ideas creativas: O grupo de traballadores/as dunha entidade
reúnese para falar de que actividades ofertar o vindeiro mes para traballar un tema
concreto cun custe cero.

Reunións para chegar a un acordo: Unha reunión nun centro de menores para que @s
educadores/as se poñan de acordo en como proceder ante a negativa dun neno a ver
ós proxenitores, xa que uns cren que o neno debe seguir vendoos, e outros opinan
que o neno debe entrar nun proceso de adopción.

Reunións para tomar decisións: Imaxinade que queredes facer un “acto de fin de
ciclo”, e quedades para decidir datas, como se fará, etc., coa coordinación do voso
titor/a.

1.3 Etapas de desenvolvemento dunha reunión

As etapas ou fases para o desenvolvemento dunha reunión serían:
a) Planificación
b) Inicio
c) Desenvolvemento
d) Peche ou conclusión

1.3.1 A planificación
A planificación é unha etapa previa ao desenvolvemento da reunión e soe implicar:

A determinación dos obxectivos: é dicir, para que queremos facer a reunión, que
asuntos queremos tratar. Ex: nunha asociación imos organizar unha campaña de
recollida de roupa para donalos en Nadal, aínda que non sabemos a que entidade.

Asistentes: determinar a que persoas imos convocar e preparar a reunión conforme
ás características dos mesmos/as. Seguindo co exemplo, a campaña de recollida de
xoguetes, queremos que asistan todos os membros.

Aspectos loxísticos: faremos unha previsión do espazo, materiais e medios que
precisamos para levar a cabo a reunión. É moi importante neste apartado a
convocatoria que normalmente faise en formato papel ou electrónico e soe incluir:
quen convoca, data e hora, orde do día e sinatura (ou carimbo da entidade
convocante). Seguindo co exemplo, teríamos que buscar un espazo no que poder
reunir a todos os membros, con sillas, notas informativas nas que aclarásemos as
condicións (ex: roupa en bo estado), e redactar a convocatoria, que poderíamos dar
na seguinte xuntanza da asociación.
Un dos aspectos loxísticos máis relevantes que convén coidar é a convocatoria da
reunión. Para realizala debemos escoller un medio, preferentemente escrito (carta, e-
mail,....), sempre debemos ter en conta que as persoas convocadas, han de ter noticia da
celebración da reunión con suficiente antelación (15 días ou 1 semana), isto asegura a
asistencia, do contrario sempre nos daría tempo a pospoñer a reunión para unha data máis

5
 propicia. Nesta convocatoria debe quedar clara a data, hora e lugar da celebración, do
contrario só creariamos confusión.
O mesmo acontece co tema ou obxectivo da reunión que debemos comunicar ós/ás
asistentes, o que nos reportará máis eficacia á hora de tomar decisións, posto que os/as
participantes tiveron a oportunidade de preparar a reunión, así como a achega de propostas.
Todo isto conséguese a través dunha orde do día que ten que incluír os seguintes
elementos:
– Lectura e aprobación se procede da acta do día anterior
– Avaliación das actividades desenvolvidas ata ese momento
– Rogos e preguntas
É importante xuntar documentación sobre o estado do tema a tratar, sobre todo se a
última reunión se celebrou hai tempo. Deste xeito acadaremos que o grupo estea informado
da situación e poida ter unha visión retrospectiva.

1.3.2 O inicio
Recoméndase adicar a esta fase uns 10 minutos. É unha fase fundamental xa que estrutura o
posterior desenvolvemento da reunión. Recoméndase:
– Comezar a reunión con puntualidade.
– Recalcar obxectivos ou finalidade.
– Clarificar os puntos da orde do día.
– Propoñer no seu caso a técnica ou estratexia a empregar.
– Xerar un clima agradable e distendido (presentación, acollidas,…). A acollida
fai referencia a dar a benvida aos participantes na reunión, saudando
individualmente a cada participante. Sempre é axeitado presentar tamén ás
persoas que veñen por primeira vez.
Seguindo co exemplo, sempre teríamos en conta o obxectivo da reunión, mentres non chega
todo o mundo podemos conversar sobre temas xerais (proximidade do Nadal, campañas
previas de recollida que fixeron,…).

1.3.3 O desenvolvemento
Na fase de desenvolvemento trátase de conducir a reunión para acadar os obxectivos
propostos. É fundamental a actuación do moderador/a nas seguintes tarefas:

Estimular a participación dos asistentes: respecto polas opinións, ambiente de
confianza, cooperación, etc.

Estruturar a sesión de traballo e manter a reunión cara ao obxectivo suxerido:
trátase de non perder o fío do tema. É importante facer de cando en vez síntese e
clasificación de ideas de xeito que non perdamos o fío da reunión.

Controlar os tempos dedicados a cada punto da orde do día: buscar un ritmo, que
non sexa nin moi lento nin moi rápido.

Regular as intervencións dos asistentes: evitar monopolización das intervencións,
turnos, orde nas intervencións, etc.

6

Resolver conflitos que poidan xurdir: restarlle emocionalidade e centrarse nos
argumentos.

Intervir cando o grupo se bloquee: resaltar os puntos de acordo, subliñar nos que
existe desacordo, etc.
Seguindo co exemplo, poderíamos acordar a que entidade debemos donar a roupa?
xoguetes? A unha ou a máis dunha? Que tipo de roupa? Quen colabora na recollida e
entrega da roupa? Quen participa noutras tarefas?.

1.3.4 Fase de peche ou conclusión

Nesta fase o moderador fará unha síntese dos aspectos da reunión tratados, formulando os
acordos acadados. É importante promover o compromiso dos integrantes coas decisións
tomadas e facilitar a análise do vivido resaltando o que se fixo ben e promovendo a
avaliación do grupo. Por último agradecerase a asistencia e finalizarase a reunión con
puntualidade.
Neste caso recapitulamos todo o falado, e volvemos a sinalar o acordado: a que entidades
se enviará a roupa, posibles tarefas de cada un, día límite de recollida, etc.

1.4 Rexistro da información e avaliación de

resultados
O proceso de realización dunha reunión require tamén que utilicemos sistemas de rexistro
da información útiles que posibiliten poder acceder a eles en calquera momento. Desde a
preparación previa da reunión ata despois da mesma, imos a utilizar diversas técnicas e
instrumentos que acompañarán as distintas etapas que describimos anteriormente. Mostramos
a continuación algúns exemplos:
Modelo de convocatoria dunha reunión

CONVOCATORIA DE REUNIÓN
Convoca:
Persoas convocadas:
Lugar: Data da reunión: Hora:

ORDE DO DÍA:
1- Lectura e aprobación da acta anterior se procede.
2- Temas a tratar
3- Rogos e Preguntas

Data da convocatoria
Sinatura e carimbo

Asignación de tarefas acordadas

Tarefas Responsable/s Prazo Observacións

7
Despois da reunión temos que facer unha serie de tarefas que dea conta de todo o que sucedeu
durante a súa celebración. Teremos que:
– Anotar de xeito ordenado os acordos tomados a través da acta.
– Remitir copia da acta aos asistentes.
– Identificar aos reponsables e asegurar o compromiso a cumprir os acordos.
– Remitir a documentación necesaria derivada do falado na reunión.
– Remitir e lembrar os prazos de execución comprometidos.
– Informar dos resultados que se van obtendo.
– Arquivar a acta.
– Avaliar a reunión

Un instrumento básico no que se recolle a información é a acta da reunión. Recoméndase

neste caso que a acta sexa curta, precisa e indicativa, é dicir, que sinale claramente os acordos
acadados e os compromisos adquiridos.
Modelo de acta de reunión
Data: Hora: Lugar: Duración real:

Persoas asistentes: Persoas ausentes:

Asuntos tratados:

Acordos acadados:

Compromisos adquiridos:

Data, lugar e hora da próxima reunión: Sinatura:

Avaliación de resultados

A avaliación dos resultados dunha reunión pode realizarse mediante dúas técnicas
fundamentais. Poderíamos utilizar un cuestionario preguntándolle a cada un dos participantes
da reunión os aspectos máis relevantes da mesma. Tamén poderíamos utilizar a observación
na que o propio moderador da reunión ou un observador, pensemos por exemplo nun
secretario, vai anotando metódicamente todo o que vai sucedendo, tanto no relativo aos
contidos da reunión como no relativo á estrutura, á comunicación que se da na reunión, aos
conflitos que xorden, etc.

Algúns criterios que podemos tomar como referencia para determinar se unha reunión foi
eficaz ou ineficaz serían os seguintes:

8
 Reunións eficaces

Atmósfera libre de tensións.

Alta participación en discusións relacionadas co tema.

Comprensión e aceptación de obxectivos e tarefas.

Mantense escoita activa e respéctanse turnos.

Hai desacordos que se procuran resolver buscando puntos en común. Se
aplaza o asunto senón hai conciliación de posturas para estudalo
detidamente.

Toma de decisións por consenso.

Críticas constructivas.

Expresión deshinibida de ideas.

Coñecemento pleno das decisións de todas as actividades.
Os instrumentos para realizar a avaliación dos resultados dunha reunión poden ser variados.
Aquí deixamos unha guía de autorreflexión de Eva Cantavella que pode axudar nesta tarefa.
GUIA DE AUTORREFLEXIÓN PARA AVALIAR UNHA REUNIÓN
1.Obxectivo ou finalidade da reunión
– Tiña eu clara a diferenza entre tema/obxectivo da reunión?.
– A xente comprendeuno?.
– Tiven que reconducir en moitas ocasións?.
– A xente molestouse con esas reconducións?.
– Deixáronse claras algunhas "normas"?.
– Que podería mellorarse?.
2. Participantes
– O número era correcto?.
– Responderon ou confirmaron os convocados?.
– Era mellorable a lista de participantes?.
3.Preparación da reunión
– Convocouse a tempo?.
– Solicitouse confirmación? Que pasou cos "crave"?.
– Foi adecuada a miña preparación de materiais?.
– Os participantes preparáranse?.
– Os medios estiveron dispoñibles a tempo?.
– Que podería mellorarse?.
– Faltáronme datos ou información que podería terme sido útil.
4.Calidade da discusión
– Discutíronse axeitadamente os temas?.
– Foi adecuada a participación do grupo?.
– Algún participante distorsionou a reunión?.
– Concedeuse tempo abondo para a discusión?.
– Podería terse mellorado o xeito de conducir a reunión?.
Reunións ineficaces

Atmósfera de aburrimento, hai conversas cruzadas e desinterese pola
tarefa.

O grupo apártase do tema.

Non se hai obxectivos comúns, cada un loita por causas particulares.

Non se escoitan uns a outros, pérdese o fío da discusión.

Non se expresan ideas.

Os desacordos resólvense por votacións.

Críticas destructivas.

As decisións son caóticas: ninguén sabe quen vai facer que cousa.
5.Toma de decisións
– Tomáronse decisións durante a reunión?.
– Contribuíron a conseguir o obxectivo?.
– Concedeuse o tempo necesario?.
– Proporcionouse a información axeitada para tomar decisións?.
– Introduciuse ben esta fase?.
6. Labores
– Asignáronse?.
– Contribúen ao alcance do obxectivo?.
– Entenderon os participantes que se espera que fagan?
– Implantouse un sistema de control?.
– Era mellorable a asignación de labores?.
7.Medios auxiliares e recursos audiovisuais
– Reforzaron os temas expostos?.
– Serviron para algo máis que para "distraer"?.
– Estiveron dispoñibles no momento oportuno?.
8.Tempo
– Comezou á hora prevista?.
– Presentáronse puntualmente os participantes?.
– Rematou á hora prevista?.
– Era adecuado o horario previsto?.
– Era mellorable a estruturación do tempo?.
9
Outro instrumento que podemos utilizar é unha pequena escala que pasaríamos ao final da
reunión ás persoas participantes.

Avaliación dos participantes

Avalíe a reunión de hoxe nunha escala do 1 ao 5, onde 1 é “Necesita mellorar” e 5 é “Está ben”.

Ritmo da reunión 1 2 3 4 5

Participación dos membros 1 2 3 4 5

Propósito claro da reunión 1 2 3 4 5

Seguimos as regras básicas 1 2 3 4 5

Estivemos centrados no tema 1 2 3 4 5

Fomos corteses e educados 1 2 3 4 5

O lugar foi axeitado 1 2 3 4 5

Os materiais repostaron ás necesidades 1 2 3 4 5

Foi produtiva 1 2 3 4 5

Ideas para mellorar:

Modelo de escala de avaliación dos participantes a unha reunión

2. Estratexias para conducir unha

reunión
2.1 Os participantes da reunión
Cando se convoca unha reunión é fundamental ter en conta os participantes na mesma. Polo
xeral os participantes nunha reunión serán persoas que poden facer unha contribución
interesante ao que esteamos tratando xa que teñen un coñecemento profundo do tema, ou
forman parte do colectivo ao que lle afectan directamente as decisións que se van tomar ou
ben, son os que teñen que levar a cabo as accións que se determinen na reunión.
A elección dos participantes nunha reunión vai vir determinada polos obxectivos da reunión.
Neste sentido convén que á reunión acodan as persoas que estean directamente implicadas no
tema que se quere tratar.
Por iso, á hora de elixir os participantes nunha reunión deberíamos ter en conta algunhas
cuestións:

A reunión funcionará mellor cando o grupo sexa máis “homoxéneo”, é dicir, que teñan
unha idade, nivel cultural, “estatus” social ou profesional, etc., semellante. Pero isto
non sempre é posible, os participantes poden ser “heteroxéneos” polo que teremmos
que facilitar a comunicación: achegando informacións previas claras e precisas,
utilizando linguaxes sinxelas e sen tecnicismos, estimulando a participación, etc.

Asegurar o compromiso a participar en toda a reunión desde o principio ao final e en
todas as convocatorias previstas. Crear un clima de relación interpersoal e

10
 coñecemento mutuo entre os participantes favorece a cohesión grupal e o compromiso.
Son moi importantes os descansos, as pausas, os tempos libres despois da reunión, nos
que os participantes teñen a posibilidade de interactuar e coñecerse.

Elixir as persoas axeitadas para a reunión é fundamental para evitar o cansanzo e a
inoperancia da reunións.

2.1.1 O roles que xorden na reunión: colaboración e boicot

Segundo a súa natureza podemos falar de roles formais e informais:

Roles formais: son aqueles que forman parte da organización da reunión, planificados
e asumidos por todos os participantes. Serían por exemplo os roles de moderador/a,
coordinador/a ou secretario/a entre outros. Na gran maioría das reunións estes roles
son asumidos pola mesma persoa, aínda que nalgunhas podemos ver varias persoas.
ROLES FORMAIS

MODERADOR/A A súa función fundamental e xestionar a participación e responsabilizarse dos turnos de palabra. Este rol
pode ser rotatorio

COORDINADOR/A É quen convoca e dirixe a reunión. Ten que achegar contido a unha reunión, dinamizar, facer participar,
controlar e xestionar paso a paso a reunión

SECRETARIO/A Encárgase de tomar nota de todo o que vai pasando na reunión: acordos, accións, datas, puntos de vista dos
asistentes, etc.. este rol tamén pode ser rotatorio

Roles informais: soen ser espontáneos e non asignados por ninguén, fan referencia a
comportamentos que mostran os asistentes á reunión que mostran certa regularidade.
Os roles informais desenvólvenos calquera participante da reunión e poden actuar de
xeito positivo favorecendo o desenvolvemento da reunión ou pola contra, dificultando
o transcurso da mesma.
Dentro destes roles informais, habitualmente establécese unha segunda
clasificación en roles facilitadores ou colaboradores e roles boicoteadores ou
negativos. O estudo e coñecemento destes roles xa foi estudado en unidades anteriores,
e xa vimos como poden influir no comportamento do grupo. En todo caso convén
lembrar que no desenvolvemento dunha reunión, imos a aproveitar os roles
colaboradores para potenciar a produtividade da reunión e tentaremos articular
estratexias para que os roles menos colaboradores se integren na dinámica da reunión.

Os roles colaboradores axudan ao grupo a iniciar o traballo, reúnen ideas
necesarias para levalo a cabo, buscan información, manteñen ao grupo centrado
no tema e coordinan todo o proceso. Dentro dos roles colaboradores imos atopar
tamén aqueles que axudan na cohesión do grupo e aqueles que están máis
centrados na tarefa.

11
 ROLES COLABORADORES OU FACILITADORES

Roles
Iniciar: son aquelas persoas que inician o tema e serven para comezar o traballo en grupo. Soen facer
centrados na intervencións do tipo: “como comezamo?” ou “e se comezamos?”.
tarefa
Propoñer ideas: fai referencia a aquelas persoas que fan propostas e suxestións sobre procementos ou
estratexias para levar a cabo as ideas que van xurdindo.

Ofrecer e pedir información: céntranse sobre todo en proporcionar información, e ademais, saben como
transmitila ao resto do grupo.

Dar e pedir opinións: ten a capacidade de poñer en palabras o que cada quen opina sobre un tema e tamén a
habilidade de solicitar a explicación dos distintos puntos de vista.

Sintetizar: consegue sintetizar no momento oportuno as información e opinións que se fan na reunión de forma
que axuda a clarificar o tema.

Controlar o tempo: soe centrarse en que se asigne o tempo preciso para poder desenvolver as tarefas
encomendadas, de forma que o grupo sexa máis efectivo.

Rexistrar: toma nota das decisións, acordos e conclusións do grupo e deste xeito actúa como recordatorio do
traballo levado a cabo. A miúdo este rol coincide co rol formal de secretario/a.

Avaliar: cuestiona construtivamente os temas que se están discutindo poñendo enriba da mesa aqueles
elementos que non se están considerando e que poden axudar na efectividade das decisións que se toman.

Centrar o tema: axuda a que o grupo non se desvíe do tema cando se dispersa ou se queda enzurullado en
aspectos non esenciais.

Coordinar: ten especial habilidade para integrar distintas ideas e propostas dos membros do grupo.

Roles
Animar: son intervención dirixidas a estimular a participación e as achegas dos membros do grupo, a explicitar a
centrados na aceptación de cada un e a reforzar as diferentes propostas xerando un clima favorable á participación.
cohesión
Conciliar: buscan facer compatibles diferentes posicións a cerca dun tema e propoñer solucións aceptables por
todos.

Facilitar a comunicación: dando a palabra e propoñendo escoitar aos que non interviñeron, “por que non
escoitamos o que pensan os que aínda non falaron?”.

Transixir: é a capacidade de admitir erros propios e aceptar os erros dos demais.

Seguir pasivamente: soen intervirpouco pero están atentos e aceptan as propostas de outros compoñentes.

Diminuír a tensión: cando hai momentos de tensión soen intervir para axudar a ver o problema desde un punto
de vista máis amplo ou desvían momentaneamente o tema con humor.

Propoñer normas: soen poñer especial énfase en establecer as normas necesarias para o bo funcionamento do
grupo, axudan a definilas con precisión e lémbranas cando poden ser relevantes para os obxectivos da reunión.

Os roles boicoteadores ou negativos comportan frecuentemente consecuencias

para a cohesión do grupo xa que interfiren ou paralizan, supón improdutividade
dalgúns membros, improcedentes e buscan frecuentemente unha chamada de
atención que pode ser agresiva ou competitiva. Poden ser indicativos de
disfucionalidades dentro do grupo, do xeito de enfocar o traballo ou na
satisfacción de necesidades persoais.

ROLES BOICOTEADORES OU NEGATIVOS

O charlatán/a Sempre ten opinión sobre calquera tema. Toma a miúdo a palabra e é difícil que a solte. Non lle gusta que lle leven a
contraria. Como fala tanto dificulta a participación dos demais e resulta difícil controlalo

O silencioso/a Permanece sempre calado. Resulta difícil saber que opina sobre un tema, se é que non ten nada novo que dicir ou non
lle interesa o tema. Vai ser preciso motivalo por medio de preguntas directas ou rondas de intervención, ou outro tipo
de estratexias para favorecer a súa participación

O/A que non Soe intervir para cuestionar o que se está a falar, sinlar obxeccións, contradicir o exposto, criticar outras intervencións,
está dacordo etc. Ás veces pode achegar novas perspectivas, pero frecuentemente dificulta chegar a conclusións e a toma de
con nada decisións

O/A que non Manifesta opinións que non teñen que ver co que se está falando. Vai á reunión e non se centra no que se discute. Hai
escoita que evitar que disperse a atención e convidalo a que se centre no tema

O/A que non se Non entende as ideas que achegan os outros ou enténdeas nun sentido totalmente diferente ao resto. Fala de
entera cuestións que non teñen relación co sentido do que se fala ou recupera vellas cuestión xa resoltas. Hai que ter
pacencia e axudarlle na comprensión, aclarando conceptos ou apoiándoa con algún documento,etc.

O/A que non Interrompe as exposicións dos demais, contradicindo o mudando o tema cara outros que lle parecen máis relevantes.É
deixa acabar preciso evitar as intrerrupcións sistemáticas e fuxir da dispersión cara un debate ordenado

12
 O/A que Soe facer comentarios privados coa persoa/s que ten ao seu carón sobre as cuestións que se tratan sen atender ao
conversa aparte diálogo. Para controlalo pode pedírselle que diga en voz alta o que está comentando ou que solicite turno de palabra
con outros
participantes

O/A que quere O seu interese é destacar no grupo. Trata de influir nos demais mostrando seguridade no xeito de falar, contundente ou
destacar intimidatorio, insistente. A miúdo competirá co moderador/a ou coordinador/a da reunión, discutindo constantemente os
seus criterios, tratando de impoñer os propios. Neste caso é importante buscar a súa colaboración no canto de
enfrontarse a el

O/A simpático/a Busca sobre todo ser aceptado polo grupo e “caer ben”. Intervén con bromas, imitacións e interrupcións en momentos
impertinentes. Utiliza o eloxio, pequenas atencións, cortesía e amabilidade,etc. A miúdo prefire “deformar” as súas
opinións para non entrar en conflito con outras persoas. Pode ser de proveito para favorecer un clima distendido,
positivo e de comunicación, sempre que isto non evite abordar os temas con profundidade

O/A que se Considera que as súas argumentación non se tivo en conta e insiste, unha e outra vez, nas mesmas ideas e propostas.
repite Hai que facerlle ver que as súas ideas son coñecidas e que pode facer novas achegas

O/A práctico/a Ten interese pola concreción, a precisión e a exactitude. Non lle gusta perder tempo, andar na póla,etc. A súa
intervención pode axudar a centrar o tema, tomar decisións,etc.Pero ás veces pode provocar tensión no ambiente

O/A que se É como se non estivese, ao mellor non ven ou marcha con antes de rematar. Le o xornal, consulta axenda, dorme.
aburre Teremos que facer porque se incorpore á reunión se é necesaria a súa participación

O/A que se Soe perder a compostura ante determinadas cuestións ou aspectos formais e expresarse con violencia. Resulta
altera fundamental que o moderador/a non lle “entre a trapo” evitando alusións pouco respetuosas e insultantes e, ao mesmo
tempo, non se tolerará que se levante a voz, se berre ou se crispe o ambiente

No caso dos roles informais convén sinalar que non se soen dar en estado puro, senón que fan
referencia a actitudes que se manifestan frecuentemente en distintas persoas. Moitas veces
existen circunstancias persoais que inflúen nas actitudes dos participantes nunha reunión que
non teñen porqué ser definitorias da súa personalidade.

2.2 A/o coordinador/a e/ou moderador/a de

reunións
No ámbito que no que traballamos, a miúdo estes dous roles que anteriormente definíamos
como formais danse habitualmente xuntos. A persoa que coordina a reunión tamén soe facer
frecuentemente o papel de moderación, é dicir, de regular as intervención e estimular a
participación na reunión. Convén polo tanto facer unha análise da persoa que modera unha
reunión e das estratexias que ten que articular para levala a cabo con éxito.

2.2.1 Os cometidos do/a coordinador/a da reunión

Nunha reunión teríamos dous tipos de tarefas fundamentais a desenvolver polo coordinador/a
da reunión. Dunha parte, estarían todas as tarefas encamiñadas a procurar a participación dos
asistentes á reunión e doutra parte, todas as tarefas adicadas centrarnos no traballo da reunión.

Coordinación da participación:
– Asegurarse de que todos e todas interveñen.
– Procurar que os asistentes sintan a reunión como propia.
– Solicitar a opinión dos asistentes.
– Evitar desviacións do tema.
– Non discutir opinións, senón resaltar ideas e resumir conclusións.
– Prestar atención a todos os participantes por igual.
– Establecer límites en base ao respecto de todos os participantes.

13

Coordinación do traballo:
– Non perder de vista o obxectivo da reunión.
– Prestar atención aos pasos de análise do problema e da formulación de
alternativas.
– Evitar as solucións inapropiadas e superficiais.
– Aclarar aspectos que non se comprenden.
– Evitar que se salte duns temas a outros sen solucionar o que se estea tratando.
– Utilizar a síntese para saber en que fase se atopa a solución.
– Procurar que se fagan achegas efectivas, concretas e documentadas.
– Rematar a reunión realizando conclusións do tratado.

2.2.2 As funcións do/a coordinador/a

Para poder desenvolver estes cometidos, o coordinador/a realiza no transcurso da reunión
unha serie de funcións necesarias para a boa marcha da mesma. Asume uns roles que van
axudar a dinamizar a actividade do grupo durante a reunión e que facilitará que dita reunión
sexa realmente produtiva. Podemos sintetizar en catro grandes funcións:

Clarificar: vai a explicar os puntos que poideran crear dúbidas ou confusión. Ten que
asegurarse de que coñece o tema e que está en disposición de asegurar que todos os
participantes parten dos mesmos presupostos e utilizan o mesmo “código”, é dicir,
sabemos de que estamos falando, compartimos significados comúns.

Regular: fai referencia a situar o marco no que nos imos mover na reunión. O
coordinador/a ten que conseguir que as normas queden explícitas e consensuadas, de
xeito que todos os participantes saiban o procedemento da reunión. Estas normas
poden facer referencia ao sistema de pedir a palabra, os tempos de intervención, etc.

Relacionar: neste caso trátase de crear un clima de confianza que permita unir ideas,
poñer en común, restacar puntos en común de ideas diverxentes, resumir,…Tamén
está moi relacionado con relaxar, con ser unha persoa empática. Saber cando os
participanes están moi cansados ou tensos e é preciso unha pausa. As pausas son moi
importantes para a eficacia dunha reunión.

Motivar: refírese a dinamizar ao grupo. É unha tarefa que debe estar presente desde o
comezo da reunión. Trátase de procurar que o grupo teña desexos por realizar a tarefa,
que queira facela.

2.2.3 Actitudes do coordinador/a das reunións

Unha reunión requiere que a persoa que a coordine ou modere mostre aceptación a todos os
membros do grupo. A aceptación significa poñerse na posición de facilitar a comunicación e
a participación dos membros do grupo procuarndo un clima de respecto e intercambio
constructivo de opinións. Destacamos algunhas das actitudes máis relevantes do
coordinador/a de reunións:

Escoita activa: é fundamental practicar a escoita activa, deixar rematar á persoa que
fala e non interpretando de antemán o que quere dicir. Admitir a discrepancia e
diferenzas de pareceres e respectando as ideas ou crenzas dos demais.

14

Diálogo: trátase de procurar que os membros do grupo se estimulen entre si en lugar
de entrar nunha competición por ver quen ten razón. Entender as distintas posturas e
poñer en valor as distintas achegas na medida en que poden ser complementarias.

Cohesión de grupo: refírese á dimensión emocional. Un grupo será máis efectivo e
eficaz se existe sentimento de pertenza. O coordinador/a incluirase no grupo cando
haxa que falar de logros ou dificultades e reforzará os lazos que nos unen lembrando
os obxectivos comúns que perseguimos.

Asertividade: utilizar unha linguaxe constructiva que favoreza a expresión de
distintos puntos de vista e se centre nos argumentos que saen na reunión. Coidando a
nosa linguaxe verbal e non verbal e evitando entrar en descalificacións ou renunciar a
non dicir o que pensamos para non molestar.

Apertura: non prexulgar ás persoas e estar en disposición de sorprendernos polas
intervencións que se dan na reunión. Sería como unha especie de “profecía
autocumplidora” positiva, que pasa por crer en que cada unha das persoas que está na
reunión vai dar o mellor de si mesmo/a e transmitilo, facerlle saber que as súas
achegas son necesarias e útiles.

2.2.4 Erros comúns do coordinador/a

2. Mostra
superioridade cara
os participantes:
bloquea ao grupo.
3.Insuficiencia
ou abuso de
1. Falta de adaptación
autoridade.
ao grupo no seu
conxunto: por madurez, 4. Exceso de
estilo persoal, perda de participación: non
conexión co grupo, … escoita aos
participantes.

5.Imposición
de ideas
propias.

15
Imaxinade un moderador que de repente comezase a falarvos coma se forades nenos
pequenos, e cun estilo moi autoritario, sen ter en conta que sodes adultos/as (1), e que cada
vez que opinasedes algo, dixese que non controlades tanto o tema coma el para opinar (2), e
que diga que a súa reflexión sobre un tema é a correcta, e tedes que estudiala queirades ou non
(3, 5). Como está tan convencido de que el ten razón e os demais non, non deixa falar ó resto
de persoas (4), e ó final pasa de ser unha conversa de grupo a un monólogo do “moderador”.
Algunha vez atopachedes a un “moderador” así? Como acabou a reunión?

2.3 Técnicas de moderación de reunións

Podemos falar de múltiples técnicas de moderación dunha reunión. Moitas delas foron
tratadas nas unidades anteriores, así que neste caso, imos facer unha mención específica a
aquelas que son de maior utilidade no marco das reunións.

2.3.1 Técnicas de motivación para a participación no

desenvolvemento dunha reunión
Motivar para a participación significa detectar as ideas, necesidades, emocións ou estados
físicos que leven aos participantes nunha reunión a acción, unha acción que incite ao grupo a
“querer facer” en lugar de “ter que facer”. Isto vai supoñer para o moderador/a da reunión,
estar moi atento/a ás necesidades das persoas durante o transcurso da reunión: ás súas
necesidades de expresarse, de dicir o que sinten, que achegar ideas, etc., en definitiva telos en
conta na medida en que a súa achega pode axudar na toma de decisións ou na resolución de
problemas.
A importancia de motivar para a participación nunha reunión radica en que:
– As persoas disfruten co traballo en equipo.
– Facilítase un ambiente de traballo no que os participantes poden dar a súa opinión e
polo tanto sentir que se conta con elas.
– Permite coñecer distintos puntos de vista sobre os temas que se traten.
– Favorérecese o compromiso coas decisión tomadas na medida en que se sinten
partícipes das mesmas.
– As persoas que participan asumen máis responsabilidades na medida en que sinten
apoio polo resto do grupo.
– Facilítase o diálogo entre os asistentes e deste xeito tamén a xeración de ideas.

Por esta razón, a intervención do moderador para estimular a participación convértese nunha
das funcións máis relevantes no transcurso da reunión. Coidar o espazo no que se realiza a
reunión, programar “pausas-café” se a reunión é longa, estar dispoñible para cada membro do
grupo, buscar a cercanía cos asistentes ou utilizar o sentido do humor para distender nalgúns
momentos, son en si mesmo condicións que axudan a motivar para a participación.

16
Ademais o moderador pode utilizar unha serie de estratexias para motivar á participación:

Estratexias para motivar á participación

Reformulación: reflexo, resumo ou nova formulación. Ex. …(resumo)”se non entendín mal…”

Re-estimulación::animar a participación para que non se coverta nun monólogo do moderador/a

Pregunta-test Definir unha palabra que ten distintos significados para os participantes,.. “que significa para vos
integrar?” . Ten como obxecto clarificar e axudar a que todos e todas compartamos os mesmos
significados
Invitación directa a participar Especialmente indicada cando alguén non intervíu o cando algún participante polos seus xestos quere
intervir. “Xosé, que pensas sobre esta cuestión?"
Petición de complemento Convídase a expoñer outros puntos de vista. “Ben, Eva pensa que a educación é a transmisión de
contidos, alguén pensa algo distinto ou similar?”
Pregunta Eco Devolver a propia pregunta formulada por un participante para que el a responda,… “(alumno ao
profesor) a educación non pode ser tamén transmisión de valores? (profesor ao alumno)… pode ser
transmisión de valores?, ti que pensas?”. Neste caso tentamos que os participantes busquen a
resposta que xa saben en vez de darlle nós o punto de vista propio
Pregunta rebote Devolve a pregunta dun participante a outro. “Marga, que pensas ti do que pregunta Daniel?”
Pregunta recordo Ten como obxectivo refrescar alguna cuestión tratada e que ven a conto. “Vos acordades da pregunta
que fixo Daniel ao principio?, pois ben, agora podemos respostala"
Resumos parciais da información dada. Cada certo tempo é importante centrar o punto no que estamos por medio da síntese do que imos falando.

2.3.2 Dificultades na reunión. Que facer?

Silencio prolongado
Charlatanería inoportuna de alguén
Desviacións do tema
Evasións do grupo
Alguén quere impoñer as súas opinións
Alguén discute todo constantemente
Alguén móstrase susceptible
Alguén non para de facerse o gracioso
Alguén solicita ao moderador/a
información persoal
Ante unha situación de silencio no grupo, recomendase mantelo, e que o grupo se enfronte a esta
situación
Lembrarlle o limitado do tempo e a necesidade de que outras persoas fagan uso da palabra.
Recoméndase non miralo cando fai preguntas. En caso extremo cortarlle a palabra e concederlla a
outro membro, a poder ser quen non falara
Intervir para reconducir. Exemplo: se pasamos de falar das normas da asociación á festa de
disfraces de Entroido, temos que reconducir a reunión. Se as desviacións son constantes
podemos atoparnos cun/ha saboteador/a
Son mecanismos de defensa do grupo para non enfrentarse ao tema, problemas ou conclusións
ás que se poidan chegar. Nestes casos o moderador/a debe darse conta e tomar a decisión de:
Facer que o grupo se enfronte ao tema ou problema; Non abordar o tema e deixalo para outro
momento; Enfrontarse á situación desde outra perspectiva ou enfoque
Neste caso animaremos aos demais a comentar as súas opinións e a poñelas en valor para que
non se deixen influír
Hai que mantela calma e preguntarlle para poñelo en evidencia
Ter moito tacto, procurar ser neutral
Dirixirlle unha mirada fría e mantenla ata que cale. Se a actitude persiste chamarlle a atención
directamente
Proceder con sentido do humor e tacto e negarte a darlla

17
2.3.3 Estratexias e medios de apoio para a exposición de ideas
nunha reunión
Resulta fundamental que o moderador/a da reunión coide a súa linguaxe verbal e non verbal
desde o inicio da reunión ata a súa finalización. Neste sentido é preciso remitirnos ás
unidades anteriores nas que se traballaron específicamente cuestións relativas a este punto.
Aínda así imos facer fincapé nas seguintes estratexias e medios de apoio que poden axudar a
que a exposición sexa máis fluída.

Estratexias para a exposición de ideas:

– Coidar a oralidade:
– Ton alto, forte (pero sen berrar) e policorde.
– Linguaxe serio e riguroso, alternando modo formal e informal.
– Uso de exemplos, anécdotas,..
– Ser breve e conciso.
– Utilización do humor.
– Utilizar os silencios.
– Controlar as “muletillas”.

– Regular a cantidade de información: temos que ter claro aqueles puntos que
queremos remarcar, que nos parecen fundamentais en todo a reunión. Falamos
de dous tipos de estratexias:
• Estratexias focalizadoras (para centrar ou remarcar):
– Repetición idéntica.
– Marcadores de importancia (lembramos aquilo que interesa).
– Preguntas retóricas (contestadas por un mesmo/a).
– Énfase expresivo (coa tonalidade, silabeando,..).

• Estratexias expansivas (para “expandir” unha idea ou concepto):

– Definición de conceptos (sinonimia, antonimia, etimoloxía,
categorías,..).
– Cambios de rexistro (formal-coloquial-formal).
– Utilización de exemplos.
– Creación de imaxes: comparación ou símil e metáforas.

Medios de apoio. Referímonos a aqueles aparellos tecnolóxicos que poden axudar na
exposición da ideas co ánimo de facilitar a comprensión dos contidos da mesma.
Podemos destacar os seguintes:
– Canón de vídeo.
– Papelógrafo.

Calquera destes medios de apoio é precisamente iso, un medio de apoio, polo tanto
debe utilizarse no momento axeitado para iniciar un tema ou exemplificar algunha
cuestión que se está tratando.

18
 O canón de vídeo é sen dúbida un dos medios técnicos máis utilizados hoxe en día e
posibilita preparar por exemplo diapositivas que poden utilizarse a modo de guión dun
determinado tema. Tamén é moi útil para mostrar documentos audiovisuais e buscar
información rápidamente e mostrala. Aínda así, convén que a súa utilización sexa
puntual, por exemplo ao comezo da reunión, e logo apagalo para centrarnos no
intercambio de opinións entre os asistentes.
O papelógrafo ou rotafolios é un soporte en papel de grandes dimensións ou
encerado que permite escribir no momento sobre o tema que se estea traballando. Este
soporte permite facer anotacións, debuxar, anotar conclusións ou ideas que vaian
xurdindo de forma que sexan visibles para todo o grupo.

2.3.4 Técnicas para o intercambio de información nunha reunión

A reunión, como temos indicado noutros apartados anteriores, é en si mesmo unha técnica
fundamental que se desenvolve en calquera grupo de traballo. No ámbito socioeducativo, as
dinámicas de grupo de calquera natureza proporcionan valiosas ferramentas que nos permiten
profundizar nun ou outro aspecto da vida do grupo. Polo tanto, calquera desas dinámicas ou
técnicas pode ser útil no marco dunha reunión, se ben é preciso sinalar algunha técnicas que
poden facilitar a discusión e análise dun tema e que poden axudar a que a reunión sexa máis
participativa, motivante e produtiva.
A técnica ou estratexia a empregar nunha reunión, vai depender de múltiples variables:
número de mémbros, obxectivo da reunión, tema que se aborde, espazos ou tempo dispoñible.
Mostramos neste caso unha selección das técnicas máis habituais no contexto dunha reunión.

Técnicas de intercambio de información nas reunións

Técnica grupal Características Para que serve Limitación

Mesa Redonda Exposicións sucesivas de especialistas con
diferentes puntos de vista acerca dun mesmo
problema. Pode ou non ser seguida de
discusión. Intervén un moderador
Tormenta de ideas Un grupo pequeno presenta ideas ou
propostas en torno a unha cuestión sen
ningunha restrición ou limitación
Seminario Grupo reducido que estuda un tema
intensivamente en varias sesións nas que
todos participan achegan as súas
indagacións. É á vez unha técnica de grupo e
coñecemento, unha técnica de investigación
Foro O grupo na súa totalidade realiza un debate
aberto en torno a un tema, feito ou problema.
A participación de cada un redúcese a dous
ou tres minutos
Phillips 66 Un grupo subdivídese en grupos de 6 persoas
que tratan en 6 minutos a cuestión proposta.
Despois realízase unha posta en común
Grupo de Un grupo reducido trata un tema ou problema
discusión en discusión libre e informal conducido por un
coordinador
Método de casos Estúdase un caso real discútese e sácanse
conclusións
Facer coñecer un problema ou tema dende
diferentes puntos de vista
Estimula a capacidade creadora e serve para
crear un clima favorable á comunicación e á
promoción de ideas e solucións non
convencionais
Serve para afondar un determinado problema
Permite que un número grande de persoas
manifesten os seus puntos de vista sobre un
tema ou problema
Amplía a base de comunicación e participación.
Fai posibles a discusión e o intercambio de
puntos de vista de cada un, aínda cando se
trata de grandes grupos. Serve para que en
pouco tempo se escolla sumativamente as
achegas da xente
Permite o intercambio de experiencias, de
diferentes puntos de vista, de coñecementos,
resolver problemas e eventualmente a toma de
decisións
Estimula os pensamentos orixinaiis
Córrese o risco de que a discusión tenda
a morrer
Demanda moito tempo e esforzo para a
súa preparación
Supón que os participantes teñan unha
capacitación previa para investigar
Xeralmente participan os que teñen mais
habito de facelo ou os que carecen
inhibicións
As achegas adoitan ser superficiais e
frecuentemente dispersos
Número limitado de participantes
A preparación de materiais é complexa e
demanda moito tempo

19
Xogo de roles Determínanse os roles as características
dunha situación problema. O grupo estuda a
conversación que manteñen os que
representan os roles, observando relacións
que se estableceron entre eles, repercusións
no auditorio e frases e xestos significativos.
Ábrese a discusión xeral
Proxectos Estudo en común dun problema e elaboración
dunha solución
Selección de técnicas tomadas de: Ander – Egg, Ezequiel. Técnicas de reuniones de trabajo
Permite analizar unha situación problemática Ao ser unha representación improvisada
para o grupo, revivindo os aspectos conflitivos a pódese correr o risco de non mostrar
través das diferentes posturas con que se pode
enfrontar
Fai adquirir experiencias e en especial Demanda moito tempo e esforzo para a
desenvolve a capacidade de formular problemas súa preparación
e propoñer alternativas de acción
20