Unidade 1.

Xestión e administración de proxectos mediante

aplicacións de control (Parte 1)
O proxecto. Organización
Un proxecto é o conxunto de tarefas que se deben realizar para conseguir unha meta. Para
alcanzala de xeito exitoso debe trazarse un plan que estude desde a situación inicial na que se
atopa o obxecto sobre o que se fará a mellora, e determine e defina os pasos necesarios para
alcanzar o obxectivo final.

Os traballos serán deseñados e dirixidos por un xestor ou xestora de proxectos que se

encargará de definir ditos obxectivos, diseccionándoos en tarefas simples e manexables.
Tamén se encargará de manexar os recursos dos que dispón para conseguir a máxima
eficiencia e eficacia.

1 Nocións xerais sobre proxectos

Un proxecto é un esforzo temporal emprendido para crear un produto, servizo ou resultado

único. É a planificación e o desenvolvemento das tarefas que hai que levar a cabo para
conseguir ese resultado desexado.

A xestión de proxectos é a coordinación dos equipos, recursos e tempos que tomarán parte no
desenvolvemento deste. Unha xestión eficiente buscará maximizar o uso dos recursos dos que
se dispón e minimizar os custos en que se incurre ao cumprir cada un dos pasos para alcanzar
os obxectivos.

1.1 Significado e obxectivos dun proxecto

Un proxecto é o conxunto de accións que hai que levar a cabo para detectar e acoutar un
problema e suscitar e planificar un resultado que o resolva.

Ten sempre como punto de comezo a identificación de carencias nunha contorna, sendo
posible que ese contorna non exista e se teña que partir desde cero porque se pretenda iniciar
un escenario totalmente novo para quen solicitou o proxecto.

O final dun proxecto exitoso será o momento en que esa carencia detectada véxase liquidada.
Un final de proxecto non exitoso será o provocado por un proxecto que é abandonado sen
cubrir os obxectivos mínimos que pretendía solucionar ao poñelo en marcha.

O resumo da vida dun proxecto na súa mínima expresión é:

 A detección dun problema

 A determinación de custos e planificación
 Realización de tarefas e resolución de imprevistos
 Finalización do proxecto e entrega do produto
 Seguimento e mantemento do proxecto

Páxina 1 de 7
Para conseguir levar a cabo un proxecto con éxito é importante concretar os obxectivos. Por
obxectivo enténdese o punto ou a situación que se pretende alcanzar, é o fin último que se
persigue e a causa pola que se destinan os esforzos. Deben definirse de forma clara e deben
ser obxectivamente avaliables para comprobar o éxito obtido na execución do proxecto; e
sempre será unha acción que se pretende levar a cabo.

Os obxectivos dun proxecto subdivídense en tres grandes bloques:

 Obxectivos xerais: son os que ditaminan a finalidade xenérica dun proxecto. Non busca
un resultado específico e concreto senón a idea xeral que se conseguirá a través do
alcance dos obxectivos máis pequenos.

 Obxectivos específicos: dedúcense do obxectivo xeral e son os que definen a ruta que
hai que percorrer para alcanzalo, marcando pasos máis pequenos no camiño ao éxito.
Estes obxectivos son obxectivamente medibles xa que perseguen resultados
concretos.

 Obxectivos operativos: serán os que definen as accións concretas que levan a

completar os obxectivos específicos. Son actuacións claras e directas que son
necesarias para completar os obxectivos específicos. É o máximo nivel de
especificación dentro dos obxectivos.

1.2 Concepto de “Project management”

“Project management” tradúcese literalmente como xestión de proxectos. Son as técnicas que
se utilizan para levar a cabo o control do conxunto de operacións e operativos que se han de
desenvolver, xestionar e completar para conseguir chegar aos obxectivos baixo un custo e
dentro dun tempo determinado, é dicir, de xeito eficiente e eficaz, enfrontándose aos
problemas que ao largo da execución deste vaian xurdindo.

A eficacia é a capacidade de lograr un obxectivo prefixado e a eficiencia é a calidade de

conseguir alcanzar os obxectivos da forma máis económica posible. A economía que se aplica a
esta procura de resultados non se refire soamente á cantidade de diñeiro senón tamén ao
tempo e aos materiais empregados na mesma.

A xestión de proxectos empeza incluso antes de que o mesmo proxecto se poña en marcha. A
súa primeira tarefa consiste na análise de viabilidade do propio proxecto e que é unha
previsión de se a pretensión que pon en marcha o proxecto é posible e rendible.

Unha vez que o proxecto está acabado e entregado quedarán asuntos por resolver, como a
formación dos usuarios e usuarias para o uso do novo material entregado, contratos de
mantemento, memoria do desenvolvemento.

Polo tanto, é posible que exista xestión do proxecto sen que haxa proxecto finalmente e, unha
vez que este se acabou, perdurarán as tarefas de xestión durante algún tempo.

Páxina 2 de 7
 1.3 Funcións do xestor ou xestora de proxectos

O xestor ou xestora de proxectos (“Project management”) ocúpase de conducir a acción de

projectmanagement, que se fundamenta en cinco fases que se entrelazan e solapan a miúdo,
estas son:

a Achaiadura (Planeamento): é a base teórica sobre a que se fixan os obxectivos que se

pretenden alcanzar. Define unha metodoloxía para chegar a eles e prevense os
obstáculos que haberá que liquidar para conseguilo. Hai que definir cada un dos pasos
necesarios, a cantidade de recursos, o tempo e o persoal que farán falta para ser
levado a cabo con éxito. É previo á posta en marcha.

b Organización: está referido á distribución dos recursos e as tarefas. Haberá que asignar
grupos humanos de traballo e recursos suficientes para que se cumpran cometer de
cada unha das tarefas, pero sen sobredimensionar, porque o orzamento é limitado.

c Provisión de persoal: é a xestión dos recursos humanos. Unha correcta xestión poñerá
á persoa ou ao equipo coa formación e as aptitudes necesarias para desempeñar cada
tarefa.

d Dirección: é o exercicio da comunicación entre os distintos mandos das seccións en

que se poida subdividir o proxecto global e o xestor ou xestora de proxectos. Esta
comunicación faise en aras de manter informado ao xestor ou á xestora para que
poida tomar as decisións oportunas sobre os axustes na marcha do proxecto ou
informar ao cliente ou clienta do estado dos traballos.

e Control: é a posta en común e coordinación dos momentos en que se atopen os

distintos fíos de ejecución das tarefas en que se divida o proxecto. É a observación do
estado cambiante de cada unha das tarefas e a toma de decisións que axuden a
alcanzar antes e mellor o obxectivo, en tempo real.

1.4 Puntos crave dun proxecto

Cada proxecto que se emprende é distinto a todos os anteriores que se fixeron e a todos os
que poidan vir.

Páxina 3 de 7
O que une a todos e cada un dos proxectos será unha serie de puntos crave cuxo control e
previsión serán necesarios para conseguir o éxito. Os puntos crave dun proxecto son cinco:

 Obxectivos: indica os logros que se queren alcanzar. Refírese ao obxectivo xeral.

Pódense marcar distintos grados de finalización e satisfacción.

 Planificación: é a principal tarefa que o xestor ou xestora de proxecto debe cumprir. É

a previsión das accións que se deberán levar a cabo desde o punto de inicio
adiantando as distintas transformacións e procesos necesarios para conseguir o
obxectivo final. Incluír un estudo de viabilidade e o estudo previo da situación inicial.

 Recursos: hai que ter en conta que se necesita para organizarse do xeito máis óptima
posible. Son variados na súa natureza; enténdese desde o tempo dispoñible ata o
persoal co que se conta, os recursos técnicos e económicos, é dicir, o orzamento.
Todos eles son limitados e haberá que optimizalos.

 Desenvolvemento: é a acción de traballo efectivo que produce avances e cambios no

estado do proxecto.

 Avaliación e finalización: é o momento en que avaliar de forma obxectiva o éxito do

proxecto no seu conxunto e de cada unha das actuacións nas que se dividiu. A
finalización rompe a relación co cliente ou clienta; soamente falta facerlle entrega dos
documentos xerados. Cabe a posibilidade de alargar a relación entre ambas partes
establecendo un periodo de soporte ou garantía.

1.5 Ciclo de vida dun proxecto

O ciclo de vida dun proxecto non é unha pauta fixa, senón unha extrapolación dunhas liñas
primarias que se observan na xeneralidade dos casos.

O nacemento dun proxecto é o momento en que se crea a firme decisión de levalo a cabo. É o
momento en que se formaliza un contrato entre as persoas intervenientes de xeito solemne
con cláusulas que compromete a ambas partes a cumprilas.

A morte dun proxecto é o momento da súa finalización. Tanto se é de forma exitosa como se é
un fracaso chega un momento en que as actividades relacionadas co desenvolvemento do
proxecto, acábanse porque o esforzo que se realiza é temporal por definición.

Páxina 4 de 7
Entre o nacemento e a morte sitúase toda a xestión, a achaiadura (planeamento) e o
desenvolvemento das tarefas, o ciclo da vida dos proxectos é o camiño que se forma seguindo
os seguintes pasos:

a Estudo previo ou estudo de viabilidade: é a análise da situación actual xunto á

estimación do esforzo que se deberá levar a cabo para conseguir un éxito ao finalizar o
proxecto.

b Achaiadura (planeamento): é a previsión de como se debe levar a cabo as accións para

alcanzar o obxectivo. A actividade principal é dividir os obxectivos complexos noutros
menores e máis simples cuxa suma é o obxectivo xeral.

c Execución ou implementación: é o momento na vida en que a teoría se volve práctica e

se dan os pasos reais para conseguir o obxectivo e na que se deben facer reais os plans
trazados no punto anterior. Tamén hai que incluír a formación das persoas usuarias.

d Pechadura do desenvolvemento do proxecto: é a entrega de toda a documentación

xerada.

e Mantemento e soporte: é un punto relativo que pode darse ou non. Depende das
necesidades do cliente ou clienta. En caso de establecer un periodo de mantemento e
soporte debe facerse baixo un novo contrato ou unha extensión do que se fixese.

f Finalización da relación co cliente ou clienta: o proxecto decae e morre.

2 Informatización de proxectos

O uso da tecnoloxía na xestión de proxectos permite ao xestor ou xestora manter o control dos
recursos, comprobar o progreso e verificar os puntos conflictivos onde se acumule atraso.

Existen aplicacións informáticas específicamente deseñadas para realizar estas tarefas de

control e permiten ver o estado de todos os compoñentes do proxecto.

Páxina 5 de 7
3 O xestor ou xestora de proxectos. Competencias e funcións

As tarefas do xestor ou xestora son:

o Planificación: é a principal función. É o ou a axente operativo que ten a visión global

total de todo o que sucede na xeneralidade do avance do proxecto. Permanece en
contacto coas persoas que realicen as tarefas para controlar os progresos. Leva a cabo
a reorganización diaria das prioridades segundo os problemas que vaian xurdindo ou
desaxustes producidos no plan trazado.

o Coordinación: os proxectos que teñan un determinado volume subdividirase en

distintos fíos independentes. Estas novas liñas serán controladas polos encargados ou
encargadas e levadas a cabo polos equipos que renden contas ante o xestor ou
xestora. Para poder ensamblar cada un dos fíos ou liñas, o xestor ou xestora ha de
prover dun obxectivo e unhas pautas comúns, e debe ser capaz de comunicar as
instrucións e a información precisa aos xefes ou xefas de equipo de forma que
traballen na mesma dirección.

o Toma de decisións: o xestor ou xestora debe manter a coordinación do proxecto global

valorando todos os matices das distintas opcións e en función delas, executar a toma
de decisións e indicar o camiño a seguir.

o Control do progreso: ten que saber cumprir a marcha dos tempos acordados e as datas
comprometidas para a entrega do produto final. Ten que estar continuamente
controlando os tempos de cada unha das tarefas e actividades, redistribuíndo os
recursos para potenciar aos equipos que se atrasen. Tamén se deben controlar os
recursos humanos e técnicos.

o Xestión de custos: é o encargado ou encargada de que non se dispare o prezo final

cumprindo os tempos previstos; non acumular encarecimientos, e se nalgún momento
se encarece máis do esperado, tería que asumir os custos extra por parte da empresa,
renegociar o proxecto e repercutir o custo ao cliente ou clienta, ou reducir o alcance
do proxecto.

o Resolución de conflitos: pódense xerar tensións a nivel interno entre os compoñentes

do equipo ou a nivel externo co cliente ou clienta e é labor do xestor ou xestora
aplacar os ánimos, subir a moral e conseguir que o ambiente de traballo sexa óptimo e
produtivo. Debe liquidar as disputas que xurdan na contorna de traballo que afecten á

Páxina 6 de 7
 marcha do proxecto, e conseguir que os equipos funcionen. Para evitar os conflitos co
exterior debe xerarse un documento de alcance do proxecto onde se define que facer,
en canto tempo e baixo que custo. Xerar un bo documento prevén malentendidos co
cliente ou clienta.

4 Participantes no proxecto. Competencias e funcións

Un participante no proxecto é toda persoa ou entidade que colabora para alcanzar o obxectivo
final. Pode ser:

 Externo: adoitan ser persoas ou empresas dos que só se necesita unha colaboración
puntual nalgún momento do proxecto, pero non aportarían valor ao resto do
desenvolvemento.

 Interno: adoitan ser os que están en persoal fixo para o desenvolvemento dun
proxecto. Dependendo do tamaño do proxecto pódese facer unha subdivisión:
o Operarios: encargados de realizar os traballos propiamente ditos.
o Mandos intermedios: encárganse de coordinar os subgrupos de traballo dando
as directrices de funcionamento. O seu principal labor é a de ser correa de
transmisión entre os mandos superiores e os operativos.

Establecer unha comunicación entre o xestor ou xestora e cada responsable dos grupos é vital
para a boa marcha do proxecto. O xestor ou xestora debe estar en todo momento informado
do funcionamento xeral do equipo e dos avances e dos problemas.

Débense establecer distintos métodos de comunicación das incidencias segundo a urxencia.

Para informar os conflitos que non sexan demasiado imperiosos ou falar da marcha xeral das
tarefas definir un calendario periódico de reunións. Poden ser reunións grupais ou con cada un
dos encargados; elixir entre ambos dependerá da natureza do proxecto e da relación que
exista entre as tarefas.

Páxina 7 de 7