Kỹ năng soạn thảo

văn bản

TS. Trần Thị Thu Hương

Mục tiêu của học phần:
* Kiến thức
-Nắm được khái niệm chung về các yêu cầu của văn
bản hành chính; phân loại và quy trình soạn thảo
tổng quan; kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản
hành chính phổ biến.
-Các kiến thức để thẩm định văn bản, thiết kế quy
trình văn bản khoa học, phù hợp cho từng cơ quan.
* Kỹ năng tư duy
-Sinh viên có khả khái quát các quy trình văn bản
khác nhau và tìm cách tối ưu hóa.
-Sinh viên có khả năng phân tích đánh giá giá trị,
vai trò của từng yếu tố trong văn bản hành chính.
Mục tiêu của học phần:
* Kỹ năng nghiên cứu
-Sinh viên có khả năng nhận biết và
sử dụng hiệu quả các nguồn tài liệu,
các mẫu văn bản hành chính.
-Sinh viên có thể tiến hành các nghiên
cứu so sánh về nguyên lý, nội dung
hoạt động soạn thảo, quản lý các loại
văn bản.
I.
1.KHAÙI NIEÄM, CHÖÙC NAÊNG, VAI TROØ CUÛA
VAÊN BAÛN TRONG HOAÏ T ÑOÄNG CUÛACÔ
QUAN, TỔ CHỨC
1. Khaùi nieäm
Khaùinieämvevaê
à nbaûn
Vaênbaûnlaømoätphöông tieänghi thoâng tin vaøtruyeàn
ñaït thoângtin baèg ngoânngöõ (hay kyùhieäu)nhaátñònh.
Khaùi nieäm veà vaên baûn quaûn lyù nhaø nöôùc Vaên baûn quaûn lyù nhaø
nöôùc laø vaên baûn do cô quan nhaø nöôùc ban haønh theo thaåm quyeàn
vaø ñuùng nguyeân taéc, theå thöùc, thuû tuïc vaø quy cheá luaät ñònh, mang
tính quyeàn löïc nhaø nöôùc ñôn phöông, laøm phaùt sinh caùc heä quaû
phaùp lyù cuï theå
•Khaùi nieäm veà vaên baûn quaûn lyù haønh chính nhaø nöôùc
Vaên baûn QLHCNN laø nhöõng quyeá t ñònh vaø thoâ n g tin quaû n lyù
thaønh vaên do caùc cô quan quaûn lyù nhaø nöôùc ban haønh theo thaåm quyeàn,
trình töï, thuû tuïc, hình thöùc nhaát ñònh nhaèm ñieàu chænh caùc moái quan heä
quaûn lyù haønh chính nhaø nöôùc giöõa caùc cô quan nhaø nöôùc vôùi nhau vaø
giöõa caùc cô quan nhaø nöôùc vôùi caùc toå chöùc vaø coâng daân.
1.2.1 Chöùcnaêngthoângtin
Thoâng tin laøcô sôûxuaát phaùthaønh ñoäng;thoâng
tin dieãn taû quy caùchhaønh ñoängvaø cuoái cuøngthoâng
tin ghi keát quaûhaønhñoäng.
Döôùidaïng vaênbaûn,thoâng tin thöôøng coù03 loaïi:

* Thoângtin quaùkhöù
* Thoângtin hieän haønh
* Thoângtin döï ñoaùn
ChöùcnaêngphaùplyùcuûavaênbaûnQLNN theå hieän02 maët
sau:
*Chuùngchöùañöïng caùcquy phaïm phaùp luaät.
*Laø caêncöùphaùplyùñeågiaûi quyeátcaùc nhieämvuï cuï theå trong
ñieàuhaønhcoângvieäccuûacaùccôquan, toåchöùcNhaønöôùc.
VB QLNN laøcaêncöùquan troïng veàmaët phaùplyùñeåñeà
ra caùcquy ñònhmôùiñuùngphaùpluaät.
Laø cô sôûñeå kieåm tra vieäcra quyeát ñònh cuûacaápdöôùi
theo heäthoángquaûnlyùcuûatöøng ngaønh.
Laø phöông tieän truyeàn ñaït quyeát ñònh cho caáp
döôùi thuaän lôïi, chính xaùc, thoáng nhaát.
 Thoáng keâ ñeå giuùpcaùcNhaø laõnh ñaïo phaân tích caùcdieãn bieán
trong hoaït ñoängcuûa cô quan mình, aûnhhöôûngcaùcnhaântoá khaùc
vaøo quaù trình quaûnlyù,kieåm tra khoái löôïng coângvieäc ñaõ hoaøn
thaønh.

Ñeå höïchieänchöùcnaêngnaøycaànlöuyù:
* Soálieäuphaûichính xaùc;
* Ñaày ñuû;
* Coùtính khoa hoïc.
1.2.5. Chöùcnaêngvaênhoùa-xaõ hoäi
1.3.1. VaênbaûnQLNN ñaûmbaûothoâng tin cho hoaït ñoäng
QLNN
- Chuûtröông, ñöôøngloáicuûaÑaûngvaønhaønöôùc.
-Nhieäm vuï, muïc tieâu hoaït ñoäng cuï theå cuûa töøngcô quan, to
chöùc.
-Phöông thöùchoaït ñoäng, quan heä coângtaùc giöõacaùcñôn vòvaøcaùc
cô quan vôùinhau.
-Tình hình ñoáitöôïng bòquaûnlyù, veà söï bieán ñoängcuûacô quan,
veàchöùcnaêngnhieäm vuï vaøquyeànhaïn cuûacô quan, toå chöùc.
- Caùckeátquaûñaït ñöôïc trong quaûnlyù…
1.3.2. Vaênbaûnlaø phöông tieän truyeàn ñaït caùcquyeátñònh
quaûnlyù
-Vaênbaûncoùtheå giuùpcho caùcnhaø quaûnlyùtaïo ra caùcmoáiquan heäveà
maëttoåchöùctrong caùccô quan, ñôn vòtröïc thuoäctheo yeâucaàu
cuûamình.
-Höôùnghoaït ñoängcuûacaùcthaønhvieânvaøomuïctieâunaøoñoùtrong
quaûnlyù.
1.3.3.Vaênbaûnlaøphöông tieänkieåmtra, theo doõihoaït ñoängcuûaboä
maùylaõnhñaïovaøquaûnlyù

Kieåm tra vieäc thöïc hieän coângtaùcñieàu haønhvaøQLNN

laømoätphöông tieäncoùhieäu löïc thuùcñaåcaùccô quan nhaø nöôùc,
caùctoå chöùckinh teá, XH hoaït ñoängmoätcaùchtích cöïc, coù
hieäuquaûhôn.
1.3.4. Vaên baûn laø coâng cuï xaây döïng heä thoáng phaùp luaät
Heä thoáng phaùp luaät haønh chính gaén lieàn vôùi vieäc
ñaûm baûo quyeàn löïc nhaø nöôùc trong hoaït ñoäng quaûn lyù
cuûacaùccô quan.
Caùc heä thoáng vaên baûn QLNN, moät maët, phaûn
aùnh söï phaân chia quyeàn haønh trong QLHCNN,
maët khaùc, laø söï cuï theå hoùavaø höôùng daãncaùcluaät leä.
TÁC GIẢ

THỜI
GIAN

TRÍCH
YẾU

HIỆU
2.1. Các tiêu chí phân loại

LỰC
CÁC TIÊU CHÍ

VĂN
THƯ

V.V…
 VĂN BẢN QLNN

VĂN BẢN
VĂN BẢN
ADPL VĂN BẢN VĂN BẢN
QPPL
(HC CAÙBIỆT) CM-KT HCTT
2.2.1 Vaên baûn quy phaïm phaùp luaät: là văn bản
có chứa quy phạm pháp luật, đ ược ban hành theo đ úng
thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy đ ịnh
trong Luật này.
Trong đó, QPPL là quy tắc xử sự
chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp
dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả
nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do
cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền
quy định trong Luật này ban hành và được
Nhà nước bảo đảm thực hiện.
b. Ñaëc ñieåm
- Do cơ quan nhaø nöôùc coù thaåm quyeàn ban haønh
- Ñöôïc ban haønh theo trình töï, thuû tuïc luaät ñònh
- Chöùa quy taéc xöû söï chung
- Ñöôïc nhaø nöôùc ñaûm baûo thöïc hieän
c. Thaåm quyeàn vaø hình thöùc ban haønh VBQPPL
 HEÄTHOÁNG VAÊNBAÛNQUY
PHAÏM PHAÙPLUAÄT
TỔNG KIỂM TOAÙN
QUOÁC HOÄI
NHAØ NƯỚC:
Hieánphaùp,Luaät, Nghòquyeát
Quyeát ñònh
UBTV QUOÁCHOÄI
Phaùpleänh,Nghòquyeát

CHUÛ TÒCH NÖÔÙC

Leänh, Quyeátñònh

HOÄIÑOÀNGTHAÅM VT
CHÍNH PHUÛ
PHAÙN TANDTC VKSNDTC
Nghò ñònh
Nghò quyeát CA TANDTC
Thoâng tö
THUÛ TÖÔÙNGCHÍNH PHUÛ:Quyeát ñònh

BOTRÖÔÛ
Ä NG, THUÛ TRÖÔÛNG CÔ QUAN NGANG BOÄ:Thoângtö

HÑND: Nghòquyeát
UBND: Quyeát ñònh
Khaùi nieäm: Laø loaïi vaên baûn cuûa cô quan nhaø nöôùc, caên
cöù vaøo vaên baûn QPPL ñeå ban haønh, ñöôïc aùp duïng moät
laàn ñeå giaûi quyeát nhöõng vuï vieäc cuï theå
* Ñaëc ñieåm
- Do cơ quan nhaø nöôùc ban haønh
- Căn cöù vaøo văn baûn QPPL đ eå ban haønh
- Chöùa quy taéc xöû söï rieâng
- Khoâng haún mang tính cöôõng cheá
a. Khaùi nieäm:
Laø vaê n baû n duø n g ñeå thöï c thi caù c vaê n baû n quy
phaï m phaù p luaä t hoaë c thöï c hieä n caù c taù c nghieä p
haønh chính
b. Phaân loaïi
1. Coâng vaên
2. Thoâng caùo
3. Thoâng baùo
4. Chöông trình
5. Keá hoaïch coângtaùc
6. Ñeà aùn
7. Phöông aùn
8. Baùocaùo
9. Tôø trình
10. Bieân baûn
11. Coâng ñieän
12. Giaáy uûy nhieäm
13. Giaáy giôùi thieäu
14. Giaáy nghæ pheùp
15. Giaáy môøi
16. Phieáu göûi
17. Phieáu chuyeån
18. Hợp dồng
19. Hướng dẫn
20. Dự án
21. Bản ghi nhớ
22. Bản thỏa thuận
23. Thư công
So với TT 01: Bỏ 04 loại Giấy chứng nhận;
Giấy đi đường; Giấy biên nhận hồ sơ; Bản
cam kết; Thêm PHIẾU BÁO
- Vaên baûn chuyeân moân: taøi chính, Thoáng keâ; Keá hoaïch;
- Vaên baûn kyõ thuaät ñöôïc ban haønh trong caùc lónh vöïc nhö:
Kieán truùc; Xaây döïng; Cô khí; Baûn ñoà…
3.1 Hieäu löïc cuûa vaên baûn QLHCNN
* Hieäu löïc veà thôøi gian:
- VB QPPL: ñöôïc quy ñònh trong vaên baûn nhöng khoâng sôùm
hôn boán möôi laêm ngaøy, keå töø ngaøy coâng boá hoaëc kyù ban
haønh
- VB ADPL: coù hieäu löïc töø thôøi ñieåm kyù ban haønh
* Hieäu löïc veà khoâng gian

- VB QPPL cuûa caùc cô quan nhaø nöôùc ôû TW coù hieä u löï c trong
phaïm vi caû nöôùc

- VB QPPL cuûa caùc cô quan nhaø nöôùc ôû ñòa phöông coù hieä u löï c
trong phaïm vi ñòa phöông mình

- VB khoâng chöùa ñöïng QPPL coù hieäu löïc ñoái vôùi phaïm vi heïp, cuï
theå . Caù c VB naø y ñöôï c ban haø n h treâ n cô sôû phaù p lyù cuû a caù c
VBQPPL neân coù hieäu löïc tuøy thuoäc vaøo VBQPPL
3.2 Nguyeân taéc aùp duïng vaên baûn
- VB ñöôïc aùp duïng töø thôøi ñieåm coù hieäu löïc
- Caùc VB coù quy ñònh khaùc nhau veà cuøng moät vaán ñeà thì aùp
duïng VB coù hieäu löïc phaùp lyù cao hôn
- VB do 1 cô quan ban haønh coù quy ñònh khaùc nhau veà cuøng
moät vaán ñeà thì aùp duïng VB ban haønh sau
- Trong trường hợp văn bản quy phạm
pháp luật mới không quy đ ịnh trách
nhiệm pháp lý hoặc quy đ ịnh trách
nhiệm phá p lý nhẹ hơn đ ối với hà n h vi
xảy ra trước ngà y văn bản có hiệu lực
thì áp dụng văn bản mới.
1. KHAÙI NIEÄM, YÙNGHÓA VEÀ KYÕ THUAÄT SOAÏN
THAÛOVAÊN BAÛN
1. Khaùi nieämveà kyõthuaät soaïn thaûovaênbaûnKyõthuaät soaïn thaûo
vaênbaûnlaønhöõngquy
trình, nhöõngñoøihoûitrong caùcquaù trình dieãn ra moätcaùch
lieân tuïc töø khi chuaån bòsoaïn thaûoñeánkhi soaïn thaûo, vaø
chuyeånvaênbaûnñeánnôi thi haønh.
1.2 YÙnghóacuûakyõthuaät soaïnthaûovaênbaûn
2.1. Caùcyeáutoá baétbuoäcñoáivôùimoïi loaïi vaên baûnquaûnlyùNhaø nöôùc:
1. Quoáchieäu;
2. Teâncô quan ban haønh;
3. Soá/KH;
• VB QPPL
Số: / Năm ban hành / Tên tắt VB – Tên tắt cơ
quan ban hành VB
• VB ADPL
Số: /Tê n tắt VB – Tê n tắt cơ quan ban hành
VB
• VB Hành chính thông thường
+ VB HCTT có tê n loại: số và ký hiệu giống
VB ADPL
+ VB HCTT không có tên loại:
Số: / Tên tắt cơ quan ban hành VB – tên tắt
đ ơn vị soạn thảo
2.1. Caùcyeáutoábaétbuoäcñoáivôùimoïi loaïi vaênbaûnquaûnlyùNhaø nöôùc:
4. Ñòadanh, ngaøy,thaùng,naêmban haønhVB;
5. Teân loaïi;
6. Trích yeáunoäidung VB;
7. Noäidung vaênbaûn;
8. Chöùcvuï, hoï teân,chöõkyù,daáucôquan;
9. Nôi nhaän.
2.2. Caùcyeáutoáchæcaànthieát ñoáivôùimoätsovaê
á nbaûn
Chæmöùcñoämaät, khaå
Ñòachæcô quan, ñieänthoaïi, Fax
Teân tắt ngöôøi ñaùnhmaùyvaøsoálöôïng baûn phaùt haønh
2.3 Maãutrình vaênbaûn
Phoâng(Font) chöõ,côõchöõduøngtrình baøyVB. Quy ñònh
khoaûng caùchleà traùi, phaûi,treân,
döôùivaênbaûn.
 Số trang văn bản: Được đánh từ số 1,
bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa
theo chiều ngang trong phần lề trên
của văn bản, không hiển thị số trang
thứ nhất.
 20-25

15 -20
Trang
30 - 35 Maët
tröôùc

20-25
 20-25

30-35
Trang
15 -20
Maët
sau

20-25
3.1. Yeâucaàuveànoäidung
V B phaû i coù t í n h muï c ñ í c h ; V B
phaûi coù tính khoa hoïc; V B phaûi coù
tính ñaïi chuùng;
VB phaûi coùtính baét buoäc thöïc hieän;
VB phaûicotính
ù khaû thi.
Chủ đề
Phạm vi điều chỉnh
Mức độ điều chỉnh
Tính cần thiết quản lý
Tính phục vụ chính trị
Tính phục vụ nhân dân
Tính thông tin
Tính lôgic
Tính bố cục
Đơn giản
Ngắn gọn
Dễ hiểu
Ý chí, mệnh lệnh Nhà Nước
Được đảm bảo thực hiện
Dứt khoát
Diễn đạt QPPL
Thực tế
Hợp lý
Tạo môi trường
thực hiện
 3.2. Yeâucaàuveàhình thöùc
-Ñuùngtheå thöùcdo Nhaø nöôùcquy ñònh;
- Boácuïcchaëtcheõcaânñoái;
-Ñaùnh maùy, in saïch seõroõ raøng, khoângsai ngöõ
phaùp,chính taû,khoâng ñöôïc taåyxoùa.
3.3. Yeâucaàuveàthôøi gian
Văn phong
Từ ngữ
Cú pháp
Chính tả
Câu
Đoạn văn
Văn phong hành chính
Văn chương-nghệ thuật
Chính luận-báo chí
Văn phong khoa học
Khẩu ngữ
Chính xác
Phổ thông
Khách quan
Trang trọng
Khuôn mẫu
Đơn nghĩa
Đúng văn phong
Đúng ngữ pháp
Không dùng:
•Từ địa phương
•Từ lóng, thông tục
•Từ cổ
Câu đúng ngữ pháp
Câu đơn nghĩa
Không dùng câu mơ hồ
Câu trần thuật
Bắt đầu câu
Tên riêng
Kính trọng
Nhấn mạnh
Tên người
Địa danh
Tổ chức
Hồ Chí Minh
Thành phố Hồ Chí Minh
Ủy ban nhân dân
Thành phố Hồ Chí Minh
Dấu chấm
Dấu ngoặc đơn
Dấu chấm phẩy
Dấu ngoặc kép
Dấu hai chấm
Dấu gạch ngang
Dấu chấm than
Dấu gạch nối
Dấu chấm hỏi
Dấu chấm hết
Dấu phẩy
Chủ đề
Bố cục
Tách đoạn
Liên kết đoạn
Phương pháp quy nạp
Phương pháp diễn dịch
Theá naøolaømoätñoaïn vaênhieäuquaû?

– Caáu truùc ñoaïn vaên theo daïng “töø treân

xuoángdöôùi” vaø“ñi vaøotroïng taâm”
– Neâura yùtöôûngvaøgiaûithích, baûoveäyùtöôûng ñoù
– Coùsöï chuyeåntieápgiöõacaùccaâu
 Trong moãiñoaïn vaêncoba ù phaàn:
• Caâuchuû ñeà:neâuleânyùchính, chuû ñeà cuûañoaïn vaênvaøgiôùihaïn
chuûñeà
• Caâuphaùttrieå : caùccaâuphaùt trieå laøm saùngtoûtheâmchuû ñeàcuûa
ñoaïn vaên,ñöa ra lyùleõ,baèngchöùng, ví duï vaøtrích daãn
ñeå giaûithích caùcyùñöa ra trong caâuchuû ñeà.
• Caâukeát thuùc: ñöa ra daáuhieäu keát thuùc ñoaïn vaênvaøgiuùp
ngöôøiñoïcghi nhôùnhöõng ñieåmchính trong ñoaïn vaên.
4. QUY T R Ì N H SOAÏN THAÛO, BAN
HAØNHVAÊNBAÛN
4.1. Coângtaùcchuaånbòkhi soaïnthaûo vaênbaûn
Xaùcñònh vaánñeà ñònh vieát, muïc ñích, yeâu
caàucuûavieäc ban haønh vaênbaûn;
Xaùcñònh ñoáitöôïng nhaän vaên baûn;
Xaùcñònhnoäidung caàntrình baøy.
4. QUY T R Ì N H SOAÏN THAÛO, BAN
HAØNHVAÊNBAÛN.
4.2. Xaây döïng keát caáu, laøm daønyù
Phaànmôûñaàu. Phaàn
noäidung. Phaànkeát
thuùc.
 4. QUY T R Ì N H SOAÏN THAÛO, BAN
HAØNHVAÊNBAÛN
4.3. Soaïn thaûovaênbaûn
Xaùcñònh thoâng tin coùlieân quan, hình thöùc, noäidung vaøñoä
maät,khaån;
T h u t h a ä p , xöû lyù t h o â n g t i n ; S o a ï n
thaûovaênbaûn;
Ñeà xuaátvôùingöôøiñöùngñaàucô quan, toå chöùc vieäctham khaûoyù
kieáncuûacaùccô quan, toåchöùchoaëcñôn vò,caùnhaâncoùlieân quan;
Trình duyeät baûnthaûovaênbaûnkeømtheo taøi lieäucoùlieân quan.
• Giai đoạn chuẩn bị: Xác định chủ
đề, mục đích, độc giả, định dạng,
cấu trúc, độ dài, nguồn thông tin
số liệu
• Giai đoạn viết: Truyền tải và diễn
đạt các thông tin đầu vào để đạt
được mục đích của báo cáo
• Giai đoạn biên tập: đọc lại, kiểm
tra và chỉnh sửa bản thảo theo các
tiêu chí đề ra cho báo cáo
4. QUY TRÌNH SOAÏN THAÛO, BAN HAØNH
VAÊN BAÛN
4.4. Duyeät baûnthaûo, vieäc söûa chöõa,boåsung
baûnthaûoñaõduyeät
5. Ñaùnhmaùy,nhaânbaûnvaênbaûn.
6.Kieåm tra vaênbaûntröôùc khi kyùban
haønh.
7. Kyùvaênbaûn
8. Sao vaênbaûn
1. Soaïn thaûocoângvaên
Khái niệm:
Là văn bản hành chính được sử dụng
để giao dịch công tác giữa các cơ
quan nhà nước với nhau, giữa cơ
quan nhà nước với các tổ chức và cá
nhân nhằm thực hiện chức năng
quản lý, điều hành một cách có hiệu
quả nhất.
1. Soaïn thaûocoângvaên
- Vai trò của công văn:
+ Trao đổi thông tin;
+ Trình cấp trên đề án, chương trình,
kế hoạch, dự thảo văn bản;
+ Chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ cho
cấp dưới;
+ Đề xuất ý kiến để cấp trên xem xét
phê duyệt;
1. Soaïn thaûocoângvaên
- Vai trò của công văn:
+ Cấp trên trả lời đề nghị của cấp dưới;
+ Thăm hỏi, cảm ơn;
+ Giải thích, hướng dẫn văn bản PL của
cấp trên;
+ Thông báo chủ trương, chính sách
mới của Nhà nước…
+ Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:
- Trình bày nội dung phải rõ ràng, cụ thể
và thống nhất;
- Sử dụng văn phong hành chính đảm bảo
lịch sự, nghiêm túc, trang trọng và có sức
thuyết phục cao;
- Câu văn lập luận ngắn gọn, kết cấu logic,
chặt chẽ;
+ Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:
- Thể thức trình bày theo quy định của
pháp luật, nhưng lưu ý có sự đặc thù:
+ Không trình bày tên ở chính giữa;
+ Trích yếu nội dung được trình bày
dưới số, ký hiệu;
+ Mở đầu là địa chỉ nơi công văn được
gửi đến thông qua từ “kính gửi”.
1 . S o a ï n thaû o coâ ng vaê n Keá t caá u
cuûaCoângvaên
- Phaàn môû ñaàu: Neâu lyù do, muïc ñích, yeâucaàucuûa
coângvaên. Trong phaàn naøy,ngöôøisoaïnthaûovaênbaûn
tuøytheo tính chaát cuûatöøngloaïi coângvaênmaø coùcaùch
nhaäpñeàcho phuø hôïp.
1 . S o a ï n t h a û o coâ ng vaê n Keá t caá u
cuûaCoângvaên
- Phaànnoäidung: Ghi toùmtaét noäidung cuûacoângvaênñeà caäp
ñeán. Moãi noäidung neân taùchra ñeå ngöôøiñoïc coângvaêndeã
hieåu.
- Phaànkeátthuùc: laølôøiyeâucaàu,ñeànghòcuûacoângvaênhoaëclôøichaøo
sao cho ngöôøi ñoïc thaáy coù thieän caûmñoái vôùi cô quan
ban haønhvaênbaûn.
- Khái niệm:
Là văn bản được sử dụng để đề xuất
và mong cấp trên phê duyệt một vấn đề
mới phát sinh trong hoạt động của cơ
quan nhà nước như: đề xuất một chủ
trương, chính sách, phương án, đề án
công tác; chế độ tiêu chuẩn, định mức; dự
thảo văn bản mới hoặc đề nghị sửa đổi,
bổ sung, bãi bỏ, huỷ bỏ văn bản hay quy
định nào đó trong văn bản không còn phù
hợp.
YeâucaàucuûamoätTôøtrình
- Phaântích ñöôïc maëttích cöïc, tieâu cöïc cuûavaánñeà ñeå laøm
caêncöùñeàxuaátcaùimôùi.
- Döï ñoaùn, phaân tích ñöôïc nhöõng phaûnöùngcoùtheå xaûy ra
xoay quanh ñeànghòmôùi.
- Phaântích nhöõngkhoù khaên, thuaän lôïi cuûavieäc ñeànghò môùi,
ñeàra bieän phaùpkhaéc phuïc.
2. Soaïn thaûoTôøtrình
KeátcaáuTôøtrình
-Phaànmôûñaàu:Laø phaànnhaänñònhtình hình, ñaâylaø cô sôûcho
vieäc ñeà xuaát caùimôùicaàn ñöôïc trình baøy.
-Phaànnoäidung: Neâutoùmtaét nhöõngñeà nghò môùivaø phaân tích
nhöõng öu, khuyeát ñieåm nhöõngvaánñeà ñeà nghò coùtheå xaûyra
neáuaùpduïng, nhöõngbieänphaùpkhaécphuïc.
-Phaànkeát thuùc: Neâuyùnghóa, taùcduïng cuûavaánñeà ñeà nghòvaøñeà
nghòcaáptreân xem xeùt chaápthuaän.
3. Soaïn thaûoQuyeátñònh
• Khaùi niệm: Quyeát ñònh laø hình thöùc vaênbaûn
QPPL hoaëcvaênbaûncaùbieätduøng ñeåcaùccô quan Nhaø nöôùcvaø
caùcNhaø chöùc traùchthöïc hieänthaåmquyeàncuûamình trong
vieäcquy ñònh caùcvaánñeàthuoäcchuû tröông, chính saùch,cheá
ñoä,boämaùyquaûnlyù,nhaân söï…
 THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ ............................................;
Căn cứ .............................................;
Theo đề nghị của ..............................
3. Soaïn thaûoQuyeátñònh
• Yeâucaàukhi soaïnthaûoQuyeátñònh:
 Ñaûmbaûotính chaátphaùplyù,
 Baûoñaûmtính khoa hoïc,
 Baûoñaûmtính hieäuquaû,
 Baûoñaûmtính khaû thi.
1.3 Soaïn thaûoQuyeát ñònh
Cô caáunoäidung cuûaQuyeát ñònh goàm:
- Phaàn caên cöù ra QÑ: Phaàn caên cöù thöôøng bao
goàmcaêncöùphaùplyùvaøcô sôûthöïc tieãnñeåban haønh QÑ.
- Phaàn noäi dung QÑ: Noäi dung QÑ thöôøng
ñöôïc vieátthaønhcaùcñieàu.
3. Soaïn thaûoQuyeátñònh
Khi vieátcaêncöùcaànlöu yùnhö sau:
+ Chæneâunhöõngcaêncöùphaùplyùlieân quan tröïc tieáp ñeáânnoäi
dung vaênbaûnvaø nhöõng caêncöù thaønh laäp, quy ñònh chöùc
naêng, nhieämvuï, quyeànhaïn cuûacô quan ban haønh vaênbaûn
ñoù.
+ Nhöõng vaênbaûncoùtính phaùp lyù cao ñeå treân vaø laànlöôït
thöù töï nhöõngvaênbaûncoùtính phaùplyùthaápñeådöôùi.
4. Soaïn thaûoBieânbaûn
- BieânbaûnHoäinghò:Noäidung goàm02 phaàn:
+ Phaàn môûñaàu: Giôùi thieäu muïc ñích Hoäi nghò; thôøigian;
ñòañieåm;thaønhphaàntham döï; chöông trình nghòsöï;
chuûtoïa; thö kyù; ñaïi bieåudöï Hoäi nghò.
+ Phaànnoäidung: Ngöôøi ñoïc dieãn vaênkhai maïc, baùocaùo,
tham luaän, bieåu quyeát (neáu coù),yùkieán phaùtbieåucuûacaáp
treân, beámaïc.
- Khái n i ệ m : Là văn bản hà nh c h í n h
được sử dụng để ghi nhận lại sự kiện
t h ự c tế xảy ra làm cơ sở để cấp có
thẩm quyền ban hành văn bản áp dụng
pháp luật
- Yêu cầu khi soạn thảo biên bản:
+ Phải mô tả trung thực, chi tiết, chính
xác sự việc xảy ra;
+ Người viết biên bản không được bình
luận sự kiện;
+ Tối thiểu phải có hai chữ ký;
+ Được lập thành nhiều bản có giá trị
như nhau (biên bản vụ việc).
- Cách ghi biên bản: Có hai cách ghi:
+ Ghi chi t i ế t , đ ầ y đủ sự k i ệ n
(biên bản vụ việc);
+ Ghi tổng hợp: khái quát ý kiến
phát biểu của thành viên cuộc họp
nếu có nhiều ý kiến trùng nhau.
(biên bản hội nghị).
Lưu ý: Người viết BB có thể kết
hợp cả hai cách ghi.
- Khái niệm:
Là văn bản có vai trò truyền đạt nội
dung của văn bản pháp luât, chủ
trương, chính sách của Nhà nước,
một tin tức, một sự việc cho các cơ
quan, đơn vị, cá nhân liên quan.
- Những yêu cầu khi soạn thảo thông
báo:
+ Phải chứa đựng thông tin cần
truyền đạt;
+ Cách diễn đạt ngắn gọn, trọng
tâm, trực tiếp vào thông tin cần
truyền đạt.
5 . S o a ï n thaû o T ho â ng baù o C ô caá u cuû a
moätThoângbaùo
- Phaànmôûñaàu:Thoâng baùokhoângcaàntrình baøylyù do nhö
nhöõng vaên baûnkhaùc, maø giôùithieäu tröïc tieáp noäidung
nhöõngvaánñeàcaànthoângbaùo.
- Phaàn noäidung: Trình baøyngaén goïn, cuï theå noäidung
caànthoâng baùo.
- Phaànkeátthuùc:nhaánmaïnh nhöõngyùtroïng taâm vaø neâuleân
traùch nhieäm cuûangöôøi thöïc hieän.
- K h á i n i ệ m : Là văn bản đ ư ợ c sử
dụng để phản ánh tình hình thực
tế, t r ì n h bày kết quả t h ự c h i ệ n
công việc trong hoạt động của các
cơ quan nhà nước, làm cơ sở để
đánh giá hoạt động quản lý, đề
xuất những biện pháp và chủ
trương mới.
6. SoaïnthaûoBaùocaùo
• 6.1. Yeâucaàuchung cho moätbaùocaùo:
• - Trung thöïc,
• - Chính xaùc
• - Ñaàyñuû.
- Veànoäidung:
 Nội dung phải cuï theå coù troïng taâm, troïng
đieååm;
 Thoâng tin phaûi đaûm baûo trung thực, chính
xaùc;
 Thoângtin caànkòp thôøi.
6. SoaïnthaûoBaùocaùo
6.2 Caùcloaïi baùocaùo:
- Baùo caùo thöôøng kyø (tuaàn, thaùng, quyù,
naêm);
- Baùocaùoñoätxuaát;
- Baùocaùosô keát;
- Baùocaùotoå g keát;
- Baùocaùochuyeânñeà.
6.3 KeátcaáucuûaBaùocaùo
+ Phaàn môû ñaàu: Neâu nhöõng ñieåm chính veà chuû
t r ö ô n g , chöùc naêng, nhieäm vuï ñöôï c giao.
Nhöõng khoù khaên vaø thuaän lôïi.
• + Phaàn noäi dung: Bao goàm neâu nhöõng vieäc laøm
ñöôïc, nhöõng vieäc chöa laøm ñöôïc, nguyeân nhaân.
Nhöõng BC quan troïng caàncoùsöï goùpyùcuûataäp theå.
+ Phaàn keát thuùc: bao goàm nhöõng muïc tieâu, nhieäm
vuï, bieän phaùpthöïc hieän.
7. Soaïn thaûoKeá hoaïch
• Khaùi nieäm:
• Keá hoaïch coâng taùc laø baûndöï kieán coângvieäcñeå caàn
thöïc hieäntrong töøng thôøi gian nhaát ñònh nhaèm
thöïc hieän muïctieâucuûacô quan, toå chöùc.
7. Soaïn thaûoKeá hoaïch
• Yeâucaàu:Keá hoaïch coângtaùcphaûiphuø hôïp vôùikhaû naêng, ñaëc
ñieåmcuûañôn vòmình, laäpluaänchaëtcheõ,daãnchöùngchính
xaùcñeåthuyeát phuïc ngöôøi duyeät.
• Do vaäy, coângvieäc neâura phaûicuï theå, phaûi neâu nhöõng
thuaän lôïi, khoù khaên ñeå coùnhöõngbieänphaùpthöïc hieänkhaû
thi. Bieän phaùpphaûiroõ raøngvaøneâuthôøigian thöïc hieäncuï
theå trong töønggiai ñoaïn.
- Phaànmôûñaàu:Laø phaànnhaänñònh tình hình.
- Phaànnoäidung: Noùiroõ muïc tieâu, nhieäm vuï, bieän phaùp
toå chöùcthöïc hieän Keá hoaïch.
- Phaàn keátluaän: Noùileânyùnghóa vaøtaàm quan troïng cuûa
Keá hoaïch, nhöõngthuaän lôïi, khoù khaên vaøtrieå voïng veà
maëthieäu quaûcuûaKeá hoaïch.
8. Soaïn thaûoQuy cheá,Quy ñònh
Caùchthöùctieánhaønhxaâydöïng Quy cheá,Quy ñònh:
Ñeå xaâydöïng Quy cheá hay Quy ñònh caàntieán haønhtheo
trình töï caùcböôùcsau:
- Böôùc01: Ñieàu tra, khaûosaùtlaømroõ noäi dung hoaït ñoäng,
quaûnlyùcuûacô quan (Caên cöùvaøocaùcquy ñònhNhaø nöôùc)
8. Soaïn thaûoQuy cheá,Quy ñònh
Böôùc02: Laøm roõ chöùcnaêng, nhieäm vuï vaø xaùcñònh caùclónh
vöïc quaûnlyùcuûatoåchöùcvaøñôn vòtröïc thuoäc.
+ Chöùcnaêng: laønhieäm vuï toångquaùtnhaát, theå hieänmuïc tieâu
hoaït ñoängcuûatoå chöùc.
+ Nhieäm vuï: Laø coângvieäc thöôøng xuyeân ñöôïc caáptreân
giao cho toåchöùcthöïc hieän.
8. Soaïn thaûoQuy cheá,Quy ñònh
• Böôùc03: Xaùc ñònh quy trình thöïc hieän chöùcnaêng,
nhieäm vuï. Trong böôùcnaøycaàn laømroõ söï keát hôïp khoâng
gian vaøthôøigian, trình töï thuû tuïc thöïc hieännhieäm vuï
coâng taùc, hình thaønh quy trình veà quaûnlyù ñoái vôùitöøng
lónhvöïc hoaït ñoängcuûacôquan.
8. Soaïn thaûoQuy cheá,Quy ñònh
• Caùchthöùctieánhaønh: Thuû tröôûng cô quan, thuû tröôûng
ñôn vòtröïc thuoäc chòu traùch nhieäm nghieân cöùuquy
trình thöïc hieän chöùcnaêng,nhieämvuï cuûatoåchöùcmình.
• Trong quaùtrình xaâydöïng quy cheá hay quy ñònh caànsöû
duïng löïc löôïng tröôûng, phoù tröôûng phoøngnghieäp vuï,
caùnboä,chuyeân vieâncoùnhieàu kinh nghieäm trong coângtaùc
toå chöùc,quaûnlyù,coùtheå môøichuyeân gia beânngoaøixaâydöïng.