myPortfolio

PENOLONG PEGAWAI PEMBANGUNAN

MASYARAKAT
(PENGURUSAN DESA DAN
KEUSAHAWANAN)

BAHAGIAN : PENGURUSAN DESA DAN

KEUSAHAWAN
ALAMAT : INSTITUT KEMAJUAN DESA (INFRA)
LOT 2A, PERSIARAN INSTITUSI,
43000 KAJANG, SELANGOR
NO. TELEFON : 03-8735 2400
NO. FAKS. : 03-8926 5901
LAMAN SESAWANG : www.Infra.gov.my
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : ZULKIFLI BIN ABD SAMAD

GelaranJawatan : PEN. PEG. PEMBANGUNAN MASYARAKAT

GredHakikiJawatan : S38

TarikhPenempatan : 1 DIS 1997

DILULUSKAN OLEH

Nama : NORAINA BINTI MASDUKI

Gelaran Jawatan : PENGARAH INFRA

Gred Jawatan : PTD M54

Tarikh :

JADUAL PENGEMASKINIAN
 BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
PENYELIA

1.

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan
dikemaskini apabila berlaku sebarang perubahan.

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

CARTA ORGANISASI
 CARTA FUNGSI

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

DESKRIPSI TUGAS

PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI

SEMAK BAGI AKTIVITI

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN

PUNCA KUASA

SENARAI BORANG

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. CARTA ORGANISASI

1.1 Institut Kemajuan Desa (INFRA)

1.2 Bahagian
2. CARTA FUNGSI
 SEKTOR LATIHAN

PENGURUSAN DESA DAN PEMBANGUNAN DASAR, PENYELIDIKAN DAN

KEUSAHAWANAN KEMAHIRAN LATIHAN A/BANGSA

1. Merancang, menyelaras 1. Merancang, mengurus dan

1. Merancang, mengurus dan
dan melaksana program melaksana projek-projek
melaksanakan program
latihan (bengkel, kursus, penyelidikan INFRA bagi
pembangunan latihan dan
seminar dan konvensyen) mengkajikeberkesanan
menyediakan jurulatih,
yang berkualiti bagi program INFRA; menilai impak
pegawai penilai, tenaga
memenuhi keperluan pelaksanaan program;
pengajar terlatih dari kalangan
masyarakat desa. melaksanakan peranan
pegawai INFRA, jabatan dan
2. Merancang, menyelaras focalpoint kajian KPLB dan
agensi KPLB untuk
dan melaksana kursus- agensi/jabatan di bawahnya;
mengendalikan latihan/kursus
kursus kepada pemimpin menulis hasil penemuan
kepada kumpulan sasar.
peringkat akar umbi dan penyelidikan untuk kegunaan
2. Merancang, mengurus dan
pemimpin pelapis desa. jabatan dan tujuan
melaksanakan kursus di
3. Memupuk semangat perancangan; merangka
peringkat Sijil Kemahiran
kesukarelawan di kalangan program penyelidikan yang
Malaysia serta kursus-kursus
pemimpin akar umbi dan perlu dilaksanakan;
kemahiran dalam bidang
pemimpin pelapis desa. 2. Membimbing dan menerajui
teknologi maklumat,
4. Mengcungkil inovasi di projek penilaian outcome untuk
pengurusan institusi masjid,
peringkat desa agar lebih program INFRA; dan
kepimpinan kepada belia dan
berdaya maju dan berdaya menentukan objektif, skop,
pelancongan deas kepada
saing di peringkat lebih kaedah/metadologi kajian dan
golongan masyarakat termasuk
tinggi. penilaian outcome serta
pemimpin/pemimpin pelapis
5. Membudayakan membangunkan instrumen
institusi desa, pengusaha
penggunaan teknologi kajian dan lain-lain gerak kerja
industri pelancongan desa
sebagai medium penyelidikan dan penilaian
(homestay) dan belia.
pemasaran produk-produk berkaitan.
luar bandar. 3. Merancang pembangunan
program INFRA; menyedia dan
menyelaras data pencapaian
program; menyelaras
penyediaan permohonan bajet
pembangunan; membangunkan
modul latihan dan
penambahbaikan modul;
merancang dan melaksanakan
aktiviti perkongsian ilmu;
menyediakan laporan KPI untuk
pelan strategik KPLB; dan
menyediakan laporan ringkasan
hasil penemuan kajian.
4. Mengendalikan program latihan
dan lawatan peringkat
antarabangsa dalam bidang
pembasmian kemiskinan,
pembangunan luar bandar dan
tadbir urus luar bandar
5. Menjalinkan hubungan
kerjasama antara penyedia
latihan, badan serta organisasi
pembangunan luar bandar di
peringkat antarabangsa
6. Link training institution kepada
organisasi antarabangsa
AARDO dan CIRDAP
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1) Membantu Ketua Bahagian mengendali, menyelaras, dan memantau siri kursus latihan/
seminar/ bengkel mengikut perancangan yang telah dijadualkan unit masing-masing.
2) Bertanggungjawab sebagai penceramah/ fasilitator bagi program latihan/ seminar/ bengkel
yang dianjurkan oleh bahagian.
3) Menyediakan keperluan keurusetiaan kursus/ seminar/ bengkel.
4) Membantu menyediakan takwim bagi unit masing-masing.
5) Menguruskan borang tuntutan penceramah/ fasilitator bagi bahagian masing-masing.
6) Menyemak dan memastikan maklumbalas kehadiran penceramah, fasilitator, dan peserta
kursus.
7) Mengenalpasti dan mendapatkan sebutharga daripada pembekal dan perkhidmatan,
peralatan, dan menyediakan permohonan pesanan kerajaan (L/O).
8) Membantu menyemak tuntutan elaun hilang punca pendapatan dan tambang peserta setiap
kali selepas kursus.
9) Membantu ketua bahagian mengemaskini urusan-urusan berkaitan rangkaian kerjasama
dengan agensi dalam semua aspek berkaitan latihan luar bandar.
10) Menghadiri mesyuarat sektor latihan dan bahagian.
11) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarah dari semasa ke semasa.
 4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
Penolong Pegawai
GELARAN Pembangunan Ketua
JAWATAN Perkhidmatan Ketua Setiausaha KPLB
Masyarakat

RINGKASAN
PPPM D Kedudukan Di
GELARAN
Waran Perjawatan
JAWATAN

Pengurusan Dan
Gred Jawatan S38 Bidang Utama Pengendalian Latihan

Pengurusan Desa dan

Gred Jd S38 Sub-Bidang Utama Keusahawanan

Zulkifli Bin Abd Samad–

Status Jawatan Tetap Disediakan Oleh PPPM D S38

Hirarki 1/
DR FARIDAH BINTI MAT
Sektor Latihan Disemak Oleh
Bahagian TIMBALAN PENGARAH S52

BahagianPengurusan
Hirarki 2/ NORAINA BINTI MASDUKI
Cawangan/ Desa Dan Diluluskan Oleh
Keusahawanan PENGARAH GRED M54
Sektor/Unit
Penolong Pegawai
Skim Pembangunan Tarikh Dokumen
Perkhidmatan Masyarakat

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Bertanggungjawab membantu dalam aspek perancangan, pelaksanaan, pemantauan program
latihan, kemahiran, pembangunan komuniti, pengurusan desa, dan penilaian “outcome” program
pembangunan kemasyarakatan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Mengendali, menyelaras, dan memantau
siri kursus, latihan, seminar, dan bengkel.
1. Menerima arahan daripada Ketua Penolong
Pengarah.
2. Mengadakan perbincangan dengan ketua unit
dan semua pegawai cawangan dalam
mengenalpasti keperluan dari aspek bahan,
maklumat, latihan, seminar, dan lain-lain.
3. Membantu menyediakan serta mengumpul
maklumat/input terkini ke atas modul kursus,
latihan, seminar, dan bengkel yang
dirancang.
4. Berhubung dengan agensi di bawah KPLB
dan MPKK yang berkaitan terus dalam

2. Bertanggungjawab sebagai
penceramah/ fasilitator dalam program
latihan/ seminar/ bengkel.
3. Menyediakan keperluan keurusetiaan
kursus/ seminar/ bengkel.
4. Membantu menyediakan takwim bagi
unit masing-masing.
5. Menguruskan borang tuntutan
penceramah/ fasilitator bagi unit.
pelaksanaan latihan/ seminar/ bengkel dan
lain-lain.
5. Menyerahkan maklumat kepada ketua unit.
6. Mengemaskini maklumat/ lengkapkan
maklumat/ mencetak/ mengedar kepada
semua pegawai.
7. Menerima arahan ketua unit dari semasa ke
semasa.
1. Menerima arahan dari ketua unit.
2. Mengadakan perbincangan dengan ketua
cawangan dan penceramah/fasilitator lain
untuk pembahagian tugas, tajuk, dan
kandungan.
3. Menyediakan nota-nota ceramah atau sesi
bengkel.
4. Membantu persediaan bahan-bahan
sokongan untuk membantu semasa
mengendalikan sesi ceramah atau bengkel.
5. Mengendalikan sesi yang telah ditugaskan.
6. Melaksanakan sesi yang telah ditugaskan.
1. Menerima arahan daripada unit.
2. Mengadakan perbincangan dengan ketua unti
berkaitan keperluan bahan kursus/ seminar/
bengkel.
3. Memohon dan mengisi borang tempahan
tempat, peralatan ICT, makan-minum, dan
kenderaan.
4. Membuat pengesahan bagi tempahan tempat,
peralatan ICT, makan-minum, dan
pengangkutan.
5. Membuat dan menyimpan sesalinan
permohonan tempahan.
6. Melaksanakan keperluan-keperluan semasa
yang di arahkan sepanjang kursus diadakan.
1. Menerima arahan daripada ketua unit.
2. Mengadakan perbincangan dengan ketua
unit untuk penyediaan takwim unit.
3. Menentukan tarikh, masa, dan tempat
pelaksanaan program latihan.
4. Membincangkan maklumat lain yang
diperlukan (bilangan siri kursus, kuota
peserta, daerah/ agensi yang terlibat).
1. Menerima arahan dari ketua unit.
2. Menerima dan mengumpul borang-borang
tuntutan penceramah/ fasilitator.
3. Memastikan bilangan borang yang diterima
mencukupi.
4. Menyemak borang-borang tersebut dari aspek:
a)Jumlah jam dan jumlah tuntutan.
b)Gred gaji.
c)Pengesahan dan tandatangan ketua
jabatan tentang kepakaran penceramah/
fasilitator.
d) Kelayakkan peserta untuk membuat
tuntutan.
e) Jumlah bayaran yang layak dituntut.
5. Memberi borang tersebut kepada ketua unit
 untuk mengesahkan salinan surat tawaran
yang disertakan bersama borang tuntutan.
6. Memajukan semua borang tuntutan kepada
ketua penolong pengarah/ ketua unit untuk
ditandatangani.
7. Menyerahkan semua borang yang lengkap
kepada PT kewangan untuk urusan
pembayaran.
1. Menerima arahan daripada ketua unit.
2. Mengadakan perbincangan dengan ketua
unit.
3. Kenal pasti penceramah, fasilitator, dan
peserta kursus.
4. Membuat pengesahan kehadiran dengan
6. Menyemak dan memastikan menghubungi penceramah, fasilitator, dan
maklumbalas kehadiran penceramah, wakil pejabat daerah untuk mendapatkan
fasilitator dan peserta kursus. peserta kursus.

5. Kumpul dan rekod borang pengesahan

kehadiran penceramah, fasilitator, dan
senarai nama peserta kursus ke dalam fail.

DIMENSI
1. Bilangan perjawatan :
2. Bilangan Pengisian :
3. Skim Perkhidmatan :
4. Bilangan Kursus :
5. Kertas Pertimbangan / Laporan :
6. Mesyuarat Bahagian :

KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS

1. Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia (STPM) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya
oleh Kerajaan.

atau
2. Sijil Tinggi Agama Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan.

atau
3. Diploma dalam bidang berkaitan yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi pengajian tinggi
tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

dan
Kepujian di peringkat SPM/SVM dan pentadbiran Awam
KOMPETENSI
1. Kemahiran pengurusan strategik.
2. Kemahiran komunikasi berkesan.
3. Kemahiran pengurusan latihan.
4. Sifat kepimpinan dan diplomasi.
PENGALAMAN
5. PROSES KERJA

Aktiviti 1: Mengendali, Menyelaras, Dan Memantau Siri Kursus, Latihan, Seminar, Dan Bengkel.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Mengeluarkan arahan
KPP PPK
1. pelaksanaan kursus

Mengadakan perbincangan
dengan pegawai latihan dalam
PPK mengenalpasti keperluan dari PPPM K /
2.
aspek bahan/ maklumat/ latihan/ PPPM
seminar dan lain-lain.

Mengumpul maklumat/ input

PPPM K/ terkini ke atas modul kursus
PPK
3. PPPM latihan/ seminar/ bengkel yang
dirancang.

Berhubung dengan agensi di

bawah KPLB dan MPKK yang
PPPM K/
4. berkaitan terus dalam
PPPM PPK
pelaksanaan latihan/ seminar/
bengkel dan lain-lain.

PPPM K/
5. Serahkan maklumat kepada PPK PPK / KPP
PPPM

Kemaskini maklumat/ lengkapkan PPK

PPPM K/
maklumat/ cetak/ edar kepada
6. PPPM
semua Pegawai Cawangan

PPPM K/ Menerima arahan PPK dari

7. PPK / KPP
PPPM semasa ke semasa.
Aktiviti 2: Bertanggungjawab Sebagai Penceramah/ Fasilitator Program/ Latihan/ Seminar/
Bengkel.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Menerima arahan daripada Ketua

PPK KPP
1. Cawangan

Mengadakan perbincangan
dengan ketua cawangan dan
PPK penceramah/ fasilitator lain untuk PPPM K/
2.
pembahagian tugas, tajuk, dan PPPM
kandungan.

Menyediakan nota-nota ceramah

PPPM K PPK
3. atau sesi bengkel.

Membantu persediaan bahan-

PPPM K/ bahan sokongan untuk membantu
4.
PPPM semasa mengendalikan sesi PPK
ceramah atau bengkel.

Mengendalikan sesi yang telah

5. PPPM K PPK
ditugaskan.

PPPM Melaksanakan sesi yang telah

6. PPK
K/PPPM ditugaskan
Aktiviti 3: Menyediakan Keperluan Keurusetiaan Kursus/ Seminar/ Bengkel.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Menerima arahan daripada Ketua

PPK KPP
1. Cawangan.

Mengadakan perbincangan
dengan ketua cawangan PPPM K/
PPK
2. berkenaan keperluan bahan PPPM
kursus/ seminar/ bengkel.

Memohon dan mengisi borang

PPPM K/ tempahan tempat, peralatan ict,
PPK
3. PPPM makan-minum, kenderaan, dan
bahan kursus.

Membuat pengesahan bagi

PPPM K/
4. tempahan tempat, peralatan ict,
PPPM PPK
makan-minum dan kenderaan.

PPPM K/ Membuat dan menyimpan

5. PPK
PPPM sesalinan permohonan tempahan.

Melaksanakan keperluan-
PPPM K/ keperluan semasa yang
6.
PPPM diarahkan sepanjang kursus PPK
diadakan.
Aktiviti 4: Membantu Menyediakan Takwim Bagi Cawangan Masing- Masing.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Menerima arahan daripada Ketua

PPK KPP
1. Cawangan.

Mengadakan perbincangan
PPK dengan ketua cawangan untuk KPP
2.
menyediakan takwim cawangan.

Menentukan tarikh, masa dan

PPK tempat perlaksanaan program KPP
3.
latihan.

Menganggarkan kos setiap KPP/ PPK

4. PPPM K kursus berasaskan kepada
peruntukan bahagian latihan.

Membincangkan maklumat lain

yang diperlukan (bilangan siri
5. PPPM K KPP/ PPK
kursus, kuota peserta, daerah/
agensi yang terlibat).
Aktiviti 5: Menguruskan Borang Tuntutan Penceramah/ Fasilitator Bagi Cawangan.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Menerima arahan daripada
PPK Ketua Cawangan. KPP
1.
Menerima/ mengumpul
borang-borang
PPPM K tuntutanpenceramah/ PPK
2.
fasilitator.

Memastikan bilangan borang

PPPM K/ PPPM yang diterima mencukupi. PPK
3.
Menyemak borang-borang
tersebut dari aspek:
a. Jumlah jam dan tuntutan.
b. Gred gaji.
c. Pengesahan dan
tandatangan ketua jabatan
4. PPPM K/ PPPM tentang kepakaran
PPK
penceramah/ fasilitator.
d. Kelayakkan peserta untuk
membuat tuntutan.
e. Jumlah bayaran yang layak
dituntut.

Memberi borang tersebut

kepada ketua cawangan untuk
mengesahkan salinan surat
5. PPPM K PPK/ KPP
tawaran yang disertakan
bersama borang tuntutan.

Memajukan semua borang

tuntutan kepada Ketua
Penolong Pengarah/ Ketua
6. PPPM K PPK/ KPP
Cawangan untuk
ditandatangani.

Menyerahkan semua borang

yang lengkap kepada PT
7. PPPM K/PPPM PPK/ KPP
Kewangan untuk urusan
pembayaran.
Aktiviti 6: Menyemak Dan Memastikan Maklumbalas Kehadiran Penceramah, Fasilitator,
Dan Peserta Kursus.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Menerima arahan daripada Ketua

PPK KPP
1. Cawangan.

Mengadakanperbincangandengan
PPK KPP
2. KetuaCawangan.

Kenalpasti penceramah,
PPK KPP
3. fasilitator, dan peserta kursus.

Membuat pengesahan kehadiran

dengan menghubungi
PPPM K/
4. penceramah, fasilitator, dan wakil PPK
PPPM
pejabat daerah untuk
mendapatkan peserta kursus.

Kumpul dan rekod borang

pengesahan kehadiran
PPPM K/
5. penceramah, fasilitator, dan PPK
PPPM
senarai nama peserta kursus ke
dalam fail.
Aktiviti 7: Mengenalpasti Dan Mendapatkan Sebutharga Daripada Pembekal Dan
Perkhidmatan, Peralatan, Dan Menyediakan Permohonan Pesanan Kerajaan
(L/O).

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Menerima arahan daripada Ketua

PPK KPP
1. Cawangan.

Membuat perbincangan dengan

Pegawai Latihan mengenai
maklumat dan sebutharga yang PPPM K/
PPK
2. ditawarkan syarikat selaras PPPM
dengan keperluan dan
peruntukan kewangan.

Menyemak dan mengesahkan

PPPM K/ syarikat perundingan dan
PPK
3. PPPM pengendalian kursus latihan dan
tuntutan bayaran perkhidmatan.

Memohon dan mengisi borang

4. PPPM K PPK/ KPP
kelulusan L/O.

Membuat memo memohon

5. PPPM K PPK
pengeluaran L/O.

Menyelesaikan urusan
PPK/ PTO
6. PPPM K pembayaran L/O setiap kali tamat
KEW
kursus.

Kepilkan bersama invois/ penyata

PPPM K/ PPK/ PTO
7. kewangan dari pihak pembekal
PPPM KEW
yang telah disahkan.

Menyerahkan semua dokumen

PPPM K/ yang telah ditandatangani kepada
8. PTO KEW
PPPM bahagian kewangan untuk proses
selanjutnya.

Menyelaras dan merekod

PPPM K/
9. peruntukan prestasi kewangan PPK/ KPP
PPPM
bayaran perkhidmatan.
Aktiviti 8: Menghadiri Mesyuarat Bahagian Latihan dan Cawangan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Menerima arahan daripada Ketua

1. PPK KPP
Cawangan.

Membuat persediaan laporan dan

PPK menyemak minit mesyuarat KPP
2.
terdahulu.

Membuat perbincangan dengan

PPK Ketua Cawangan mengenai isu KPP
3.
atau minit mesyuarat.

Menghadiri mesyuarat dan

4. PPK mengemukakan laporan dan KPP
tindakan berkaitan.

Membuat perbincangan dengan

Ketua Cawangan/ Pegawai KPP/ PPPM K/
5. PPK
Latihan mengenai tindakan/ isu PPPM
dimesyuaratkan.

Mengambil tindakan dibawah

PPPM K/
6. PPK tanggungjawab/ ketetapan minit
PPPM
mesyuarat.

Menyediakan laporan tindakan

PPPM
7. untuk pertimbangan Ketua KPP/ PPK
K/PPPM
Cawangan.

Mencetak laporan tindakan untuk

PPPM K/
8. disahkan dalam mesyuarat akan KPP/ PPK
PPPM
datang atau rekod.
Aktiviti 9: Melaksanakan Tugas-Tugas Lain Yang Diarahkan Dari Semasa Ke Semasa.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Menerima arahan dari Pengarah

PPK KPP
1. atau Ketua Cawangan.

PPPM K/ Melaksanakan tugas seperti yang

KPP/ PPK
2. PPPM diarahkan.

Mengemukakan tugasan kepada

PPPM K/
Pengarah atau Ketua Cawangan KPP/ PPK
3. PPPM
untuk semakan.

PPPM K/ Membuat pembetulan tugasan

4. KPP/ PPK
PPPM jika perlu.

PPPM K/ Menyerahkan tugas yang siap

5. KPP/ PPK
PPPM diperbaiki seperti yang diarahkan.
6. CARTA ALIR

AKTIVITI 1: Mengendali, Menyelaras, Dan Memantau Kursus, Latihan,

Seminar, Dan Bengkel.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

KP MULA
P
Mengeluarkan arahan perlaksanaan
kursus

Mengadakan perbincangan dengan pegawai

PPK latihan dalam mengenalpasti keperluan dari
aspek bahan/ maklumat/ latihan/ seminar dan
lain-lain

Mengumpul maklumat/ input terkini ke atas

PPPM K/PPPM modul kursus latihan

Berhubung dengan agensi di bawah KPLB

dan MPKK yang berkaitanterus dalam
PPPM K/PPPM pelaksanaan latihan/ seminar/ bengkel dan
Kemaskini
lain-lain.
Maklumat

PPPM K/PPPM Serahkan maklumat kepada PPK

Lengkap?

Tidak Ya

Cetak dan edarkan kepada semua Pegawai

PPPM K/PPPM Cawangan.

Menerima arahan PPK/ KPP dari semasa ke

PPPM K/PPPM semasa.

TAMAT
AKTIVITI 2: Bertanggungjawab Sebagai Penceramah/ Fasilitator Program/
Latihan/ Seminar/ Bengkel.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PPK MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan

Mengadakan perbincangan dengan Ketua

PPK Cawangan/ fasilitator lain untuk pembahagian
tugas, tajuk, dan kandungan

PPPM K/PPPM Menyediakan nota-nota ceramah atau sesi

bengkel.

Membantu persediaan bahan-bahan

PPPM K/PPPM sokongan untuk membantu semasa
mengendalikan sesi ceramah atau bengkel.

PPPMK/PPPM Mengendalikan sesi yang telah ditugaskan

PPPM K/PPPM Melaksanakan sesi yang telah ditugaskan.

TAMAT
AKTIVITI 3: Menyediakan Keperluan Keurusetiaan Kursus/ Seminar/ Bengkel.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PPK MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan

Mengadakan perbincangan dengan Ketua

PPK Cawanganberkenaan keperluan bahan
kursus/ seminar/ bengkel
Mohon
semula
PPPM K/PPPM Memohon dan mengisi borang tempahan
tempat, peralatan ict, makan minum,
kenderaan, dan bahan kursus.

Membuat pengesahan bagi tempahan

PPPM K/PPPM tempat, peralatan ict, makan minum, dan
kenderaan.

Lulus?
Tidak Ya

Membuat dan menyimpan Salinan

PPPM K/PPPM permohonan tempahan

Melaksanakan keperluan-keperluan semasa

PPPM K/PPPM yang diarahkan sepanjang kursus.

TAMAT
AKTIVITI 4: Membantu Menyediakan Takwim Bagi Cawangan Masing-Masing.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PPK MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan

Mengadakan perbincangan dengan Ketua

PPK Cawanganberkenaan takwim cawangan

PPK Menentukan tarikh, masa, dan tempat

perlaksanaan program latihan.
Anggaran
semula
Menganggarkan kos setiap kursus
PPPM K/PPPM berasaskan kepada peruntukan bahagian
latihan.

Serahkan kepada PPK untuk semakan

Disahkan?
Tidak Ya

Membincangkan maklumat lain yang

PPPM K/PPPM diperlukan (bilangan siri kursus, kouta
peserta, daerah/ agensi yang terlibat)

TAMAT
AKTIVITI 5: Menguruskan Borang Tuntutan Penceramah/ Fasilitator Bagi Cawangan.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PPK MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan

Menerima dan mengumpulkan borang-borang

PPPM K tuntutan penceramah/ fasilitator

PPPMK Memastikan bilangan borang yang diterima

mencukupi.
Lengkapkan
semula

PPPMK/PPPM Menyemak borang-borang tuntutan

Lengkap?
Tidak Ya

Serahkan borang tuntutan yang lengkap

kepada Ketua Cawangan untuk pengesahan
PPPMK/PPPM
Salinan surat tawaran yang disertakan
bersama borang tuntutan

Memajukan semua borang tuntutan kepada

PPPMK/PPPM Ketua Penolong Pengarah/ Ketua Cawangan
untuk ditandatangani.

Menyerahkan semua borang yang lengkap

PPPMK/PPPM kepada PT Kewangan untuk urusan
pembayaran.

TAMAT
AKTIVITI 6: Menyemak Dan Memastikan Maklumbalas Kehadiran
Penceramah, Fasilitator, Dan Peserta Kursus.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PPK MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan.

Mengadakan perbincangan dengan Ketua

PPK Cawangan.

Mengenalpasti penceramah, fasilitator, dan

PPK peserta kursus.
Pengesahan
semula
Membuat pengesahan kehadiran dengan
menghubungi penceramah, fasilitator, dan
PPPM K/PPPM wakil pejabat daerah untuk mendapatkan
peserta kursus

Hadir?
Tidak Ya

Kumpul dan merekod kehadiran penceramah,

fasilitator, dan senarai nama peserta kursus
PPPMK/PPPM ke dalam fail.

TAMAT
AKTIVITI 7: Mengenalpasti Dan Mendapatkan Sebut Harga Daripada
Pembekal Dan Perkhidmatan, Peralatan, dan Menyediakan Permohonan
Pesanan (L/O).

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PPK MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan.

Membuat perbincangan dengan Pegawai

Latihan mengenai maklumat dan sebutharga
PPK yang ditawarkan syarikat selaras dengan
keperluan dan peruntukan kewangan..

Menyemak dan mengesahkan syarikat

PPPMK perundingan dan pengendalian kursus latihan
Mohon dan tuntutan bayaran perkhidmatan
semula

Memohon dan mengisi borang kelulusan L/O.

PPPMK/PPPM

Lulus?
Tidak Ya

Membuat memo memohon pengeluaran L/O.

PPPMK/PPPM

Menyelesaikan urusan pembayaran L/O

PPPMK/PPPM setiap kali tamat kursus

Kepilkan bersama invois/ penyata kewangan

PPPMK/PPPM dari pihak pembekal yang telah disahkan.
Lengkapkan

Menyerahkan semua dokumen yang telah

PPPMK/PPPM ditandatangani kepada bahagian kewangan
untuk proses selanjutnya

Lengkap?
Tidak Ya

Menyelaras dan merekod peruntukan prestasi

PPPMK/PPPM kewangan bayaran perkhidmatan.

TAMAT
AKTIVITI 8: Menghadiri Mesyuarat Bahagian Latihan dan Cawangan.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PPK MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan.

PPK Membuat persediaan laporan dan menyemak

minit mesyuarat terdahulu.

PPK Membuat perbincangan dengan Ketua

Cawangan mengenai isu atau minit
mesyuarat.

PPK Menghadiri mesyuarat dan mengemukakan

laporan dan tindakan berkaitan.

Membuat perbincangan dengan Ketua

PPK
Cawangan/ Pegawai Latihan mengenai
tindakan/ isu dimesyuaratkan

PPK Mengambil tindakan dibawah tanggungjawab/

ketetapan minit mesyuarat.

PPPMK/PPPM Menyediakan laporan tindakan untuk

pertimbangan Ketua Cawangan.

PPPMK/PPPM Mencetak laporan tindakan untuk disahkan

dalam mesyuarat akan dating atau rekod.

TAMAT
 AKTIVITI 9: MelaksanakanTugas- TugasLain Yang Diarahkan Dari Semasa Ke
Semasa.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PPK MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan.

PPPMK Melaksanakan tugas seperti yang diarahkan

Pembetulan

PPPMK Mengemukakan tugasan kepada Pengarah

atau Ketua Cawangan untuk semakan.

Lengkap?
Tidak Ya

PPPMK Menyerahkan tugasan yang siap diperbaiki

seperti yang diarahkan.

TAMAT

7. SENARAI SEMAK
Aktiviti 1: Mengendali, Menyelaras, Dan Memantau Siri Kursus

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Persediaan:
I. Sediakan maklumat/ input /
1.
II. Draf awal
Keperluan Maklumat Kursus/
Seminar/ Bengkel:
/
I. Buku/ Modul latihan
2.
II. Hubungi agensi berkaitan
III. Jumlah kampung yang
terlibat

Kemukakan Kepada Ketua Unit:

I. Setuju/ Pindaan
II. Kemaskini maklumat
3. III. Buat edaran kepada /
pegawai cawangan
IV. Terima arahan dari semasa
ke semasa

Aktiviti 2: Bertanggungjawab Sebagai Penceramah/ Fasilitator Program

Latihan/ Seminar/ Bengkel
 BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Persediaan Penceramah:
I. Tentukan tarikh, tempat,
dan masa ceramah serta
tajuk ceramah
II. Sediakan nota penceramah /

dalam bentuk Salinan dan

1.
Power Point.
III. Serahkan nota kepada
urusetia
IV. Sesi ceramah
V. Soal jawab dan kesimpulan
ceramah

Persediaan Fasilitator:
I. Tentukan jenis kursus, /
tarikh, tempat, dan masa
2. II. Sediakan peralatan dan
bahan sokongan
III. Sesi bengkel
IV. Rumusan dan sesi soal
jawab

Aktiviti 3: Menyediakan Keperluan Keurusetiaan Kursus/ Seminar/ Bengkel

 BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Persediaan:
I. Sediakan maklumat/ input /
1.
II. Draf awal
Borang:
I. Borang Tempahan Tempat
(Bilik Kuliah)
II. Borang Tempahan
Penginapan (Luar/ Dalam) //
III. Borang Tempahan Makan
2. Minum
IV. Borang Tempahan Bahan
Kursus
V. Borang Tempahan
Peralatan ICT
VI. Borang Tempahan
Kenderaan

PengesahanTempahan:
I. Membuat semakan dengan
3. /
bahagian pengurusan, ict,
dan asrama

Aktiviti 4: Membantu Menyediakan Takwim Bagi Cawangan Masing-Masing

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Persediaan:
I. Dapatkanarahan /
1.
II. Maklumattugasan
Melaksanakan tugasan:
/
2. I. Perancangan/ Draf tugasan
II. Laporan tugasan

KemukakanTugasanKepadaKetua
Cawangan: /
3.
I. Setuju/ Pindaan

MaklumbalasKetuaCawangan:
/
4 I. Kemaskinitugasan
II. Selesaikantugasan
Aktiviti 5: Menguruskan Borang Tuntutan Penceramah/ Fasilitator Bagi
Cawangan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Persediaan:
1. I. Dapatkan arahan /

Melaksanakan tugasan:

I. Mengumpul semua /
dokumen yang berkaitan
II. Mengesahkan salinan
2. borang tuntutan dan
dokumen sokongan
III. Serah semua borang
tuntutan kepada PT
Kewangan
IV.
Aktiviti 6: Menyemak Dan Memastikan Maklumbalas Kehadiran Penceramah

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Persediaan:
I. Kenalpasti penceramah,
/
fasilitator dan peserta
1. kursus.
II. Hubungi penceramah,
fasilitator, dan wakil
pejabat daerah untuk
mendapatkan peserta.

Pengesahan Kehadiran:
/
I. Kumpul borang
pengesahan kehadiran
penceramah dan fasilitator.
2. II. Rekod borang pengesahan
kehadiran penceramah dan
fasilitator.
III. Dapatkan senarai nama
peserta kursus.
IV. Rekod senarai nama
peserta kursus.
Aktiviti7 : Mengenalpasti dan mendapatkan sebutharga daripada pembekal
perkhidmatan, peralatan, dan menyediakan permohonan pesanan
kerajaan.

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Persediaan:
I. Terima maklumat. /
1.
II. Semak maklumat.
Proses penilaian:
I. Nilai maklumat /
perkhidmatan.
2. II. Bincang dengan pegawai
latihan.
III. Pengesahan.

Kemuka borang kepada pegawai

latihan: /
3 I. Tujuan bayaran.
II. Rekod.
Aktiviti 8: Menghadiri mesyuarat bahagian latihan dan cawangan.

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Persediaan:
I. Semak laporan. /
1.
II. Rujuk minit mesyuarat.
Proses penilaian:
I. Nilai laporan /
II. Status tindakan diminit
2. mesyuarat.
III. Pengesahan awal ketua
cawangan.

Menghadiri mesyuarat:
I. Mengemukakan laporan. /
3 II. Perbincangan isu/ perkara
berbangkit.
Aktiviti 9: Melaksana tugas- tugas lain yang diarahkan dari semasa ke
semasa.

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Persediaan:
I. Dapatkan arahan. /
1.
II. Maklumat tugasan.
Melaksana tugasan:
2. I. Perancangan/ draf tugas. /
II. Laporan tugasan.

Kemukakan tugasan kepada ketua

3 cawangan: /
I. Setuju/ pindaan.

Maklumbalas ketua cawangan:

4 I. Kemaskini tugasan. /
II. Selesaikan tugasan.
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Perintah Am.
2. Arahan Perbendaharaan.
3. Surat- surat Pekeliling.
4. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam.
5. Modul- modul Kursus.
6. Garis PanduanTatacara MPKK.
9. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang Bayaran Elaun Peserta

2. Borang Pendaftaran Peserta Kursus

3. Borang Penilaian Kursus

Borang Permohonan Asrama dan

4.
Makan Minum

5. Borang Permohonan Kenderaan

Borang Permohonan Barang- Barang

6.
ICT

7. Borang Permohonan Cuti

Borang Permohonan Bertugas Luar

8.
Pejabat

9. Borang Keluar Pajabat

Borang Tempahan Bilik Kuliah/

10.
Auditorium/ Dewan
10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Jawatankuasa pemeriksa Aset

2. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga