myPortfolio

PEGAWAI PEMBANGUNAN MASYARAKAT

(PENGURUSAN DESA DAN
KEUSAHAWANAN)

BAHAGIAN : PENGURUSAN DESA DAN

KEUSAHAWAN
ALAMAT : INSTITUT KEMAJUAN DESA (INFRA)
LOT 2A, PERSIARAN INSTITUSI,
43000 KAJANG, SELANGOR
NO. TELEFON : 03-8735 2400
NO. FAKS. : 03-8926 5901
LAMAN SESAWANG : www.Infra.gov.my
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : AHMAD BASHIR BIN ALIAKBAR

Gelaran Jawatan : PEGAWAI PEMBANGUNAN MASYARAKAT

Gred Hakiki Jawatan : S41

Tarikh Penempatan :

DILULUSKAN OLEH

Nama : NORAINA BINTI MASDUKI

Gelaran Jawatan : PENGARAH INFRA

Gred Jawatan : PTD M54

Tarikh :

JADUAL PENGEMASKINIAN
 BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
PENYELIA

1.

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas
kini apabila berlaku sebarang perubahan.

KANDUNGAN
 PERKARA MUKA SURAT

CARTA ORGANISASI

CARTA FUNGSI

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

DESKRIPSI TUGAS

PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI

SEMAK BAGI AKTIVITI

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN

PUNCA KUASA

SENARAI BORANG

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. CARTA ORGANISASI

1.1 Institut Kemajuan Desa (INFRA)

1.2 Bahagian
2. CARTA FUNGSI
 SEKTOR LATIHAN

PENGURUSAN DESA DAN PEMBANGUNAN DASAR, PENYELIDIKAN DAN

KEUSAHAWANAN KEMAHIRAN LATIHAN A/BANGSA

1. Merancang, menyelaras 1. Merancang, mengurus dan

1. Merancang, mengurus dan
dan melaksana program melaksana projek-projek
melaksanakan program
latihan (bengkel, kursus, penyelidikan INFRA bagi
pembangunan latihan dan
seminar dan konvensyen) mengkajikeberkesanan
menyediakan jurulatih,
yang berkualiti bagi program INFRA; menilai impak
pegawai penilai, tenaga
memenuhi keperluan pelaksanaan program;
pengajar terlatih dari kalangan
masyarakat desa. melaksanakan peranan
pegawai INFRA, jabatan dan
2. Merancang, menyelaras focalpoint kajian KPLB dan
agensi KPLB untuk
dan melaksana kursus- agensi/jabatan di bawahnya;
mengendalikan latihan/kursus
kursus kepada pemimpin menulis hasil penemuan
kepada kumpulan sasar.
peringkat akar umbi dan penyelidikan untuk kegunaan
2. Merancang, mengurus dan
pemimpin pelapis desa. jabatan dan tujuan
melaksanakan kursus di
3. Memupuk semangat perancangan; merangka
peringkat Sijil Kemahiran
kesukarelawan di kalangan program penyelidikan yang
Malaysia serta kursus-kursus
pemimpin akar umbi dan perlu dilaksanakan;
kemahiran dalam bidang
pemimpin pelapis desa. 2. Membimbing dan menerajui
teknologi maklumat,
4. Mengcungkil inovasi di projek penilaian outcome untuk
pengurusan institusi masjid,
peringkat desa agar lebih program INFRA; dan
kepimpinan kepada belia dan
berdaya maju dan berdaya menentukan objektif, skop,
pelancongan deas kepada
saing di peringkat lebih kaedah/metadologi kajian dan
golongan masyarakat termasuk
tinggi. penilaian outcome serta
pemimpin/pemimpin pelapis
5. Membudayakan membangunkan instrumen
institusi desa, pengusaha
penggunaan teknologi kajian dan lain-lain gerak kerja
industri pelancongan desa
sebagai medium penyelidikan dan penilaian
(homestay) dan belia.
pemasaran produk-produk berkaitan.
luar bandar. 3. Merancang pembangunan
program INFRA; menyedia dan
menyelaras data pencapaian
program; menyelaras
penyediaan permohonan bajet
pembangunan; membangunkan
modul latihan dan
penambahbaikan modul;
merancang dan melaksanakan
aktiviti perkongsian ilmu;
menyediakan laporan KPI untuk
pelan strategik KPLB; dan
menyediakan laporan ringkasan
hasil penemuan kajian.
4. Mengendalikan program latihan
dan lawatan peringkat
antarabangsa dalam bidang
pembasmian kemiskinan,
pembangunan luar bandar dan
tadbir urus luar bandar
5. Menjalinkan hubungan
kerjasama antara penyedia
latihan, badan serta organisasi
pembangunan luar bandar di
peringkat antarabangsa
6. Link training institution kepada
organisasi antarabangsa
AARDO dan CIRDAP
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1) Membantu Ketua Bahagian mengendali, menyelaras, dan memantau siri kursus latihan/
seminar/ bengkel mengikut perancangan yang telah dijadualkan unti masing-masing.
2) Bertanggungjawab sebagai penceramah/ fasilitator bagi program latihan/ seminar/ bengkel
yang dianjurkan oleh bahagian.
3) Menyediakan keperluan keurusetiaan kursus/ seminar/ bengkel.
4) Menyediakan takwim bagi unit masing-masing.
5) Menguruskan borang tuntutan penceramah/ fasilitator bagi bahagian masing-masing.
6) Menyemak dan memastikan maklumbalas kehadiran penceramah, fasilitator, dan peserta
kursus.
7) Mengenalpasti dan mendapatkan sebut harga daripada pembekal dan perkhidmatan,
peralatan, dan menyediakan permohonan pesanan kerajaan (L/O).
8) Menyemak tuntutan elaun hilang punca pendapatan dan tambang peserta setiap kali selepas
kursus.
9) Membantu ketua bahagian mengemaskini urusan-urusan berkaitan rangkaian kerjasama
dengan agensi dalam semua aspek berkaitan latihan luar bandar.
10) Menghadiri mesyuarat sektor latihan dan bahagian.
11) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarah dari semasa ke semasa.
 4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN Pegawai Pembangunan Ketua

JAWATAN Masyarakat Perkhidmatan Ketua Setiausaha KPLB

RINGKASAN
PPM Kedudukan Di
GELARAN
Waran Perjawatan
JAWATAN

Pengurusan Dan
Gred Jawatan S41 Bidang Utama Pengendalian Latihan

Pengurusan Desa dan

Gred Jd S41 Sub-Bidang Utama Keusahawanan

AHMAD BASHIR BIN

Status Jawatan Tetap Disediakan Oleh ALIAKBAR

Hirarki 1/
DR FARIDAH BINTI MAT
Sektor Latihan Disemak Oleh
Bahagian TIMBALAN PENGARAH S52

Bahagian Pengurusan
Hirarki 2/ NORAINA BINTI MASDUKI
Cawangan/ Desa Dan Diluluskan Oleh
Keusahawanan PENGARAH GRED M54
Sektor/Unit

Skim Pegawai Pembangunan Tarikh Dokumen

Perkhidmatan Masyarakat

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Bertanggungjawab dalam aspek perancangan, pelaksanaan, pemantauan program latihan,
kemahiran, pembangunan komuniti, pengurusan desa, dan penilaian “outcome” program
pembangunan kemasyarakatan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Mengendali, menyelaras, dan memantau siri 1. Menerima arahan daripada Pengarah/Ketua
kursus, latihan, seminar, dan bengkel. Penolong Pengarah.
2. Mengadakan perbincangan dengan Ketua
Penolong Pengarah dan semua pegawai
cawangan dalam mengenalpasti keperluan
dari aspek bahan, maklumat, latihan,
seminar, dan lain-lain.
3. Menyediakan serta mengumpul
maklumat/input terkini ke atas modul kursus,
latihan, seminar, dan bengkel yang
dirancang.
4. Berhubung dengan agensi di bawah KPLB
dan MPKK yang berkaitan terus dalam

2. Bertanggungjawab sebagai penceramah/
fasilitator dalam program latihan/
seminar/ bengkel.
3. Menyediakan keperluan keurusetiaan
kursus/ seminar/ bengkel.
4. Menyediakan takwim bagi unit masing-
masing.
5. Menguruskan borang tuntutan
penceramah/ fasilitator bagi unit.
pelaksanaan latihan/ seminar/ bengkel dan
lain-lain.
5. Menyerahkan maklumat kepada Ketua
Penolong Pengarah.
6. Mengemaskini maklumat/ lengkapkan
maklumat/ mencetak/ mengedar kepada
semua pegawai.
7. Menerima arahan Ketua Penolong Penarah
dari semasa ke semasa.
1. Menerima arahan dari Pengarah/
KetuaPenolong Pengarah.
2. Mengadakan perbincangan dengan Ketua
Penolong Pengarah dan
penceramah/fasilitator lain untuk
pembahagian tugas, tajuk, dan kandungan.
3. Menyediakan nota-nota ceramah atau sesi
bengkel.
4. Membantu persediaan bahan-bahan
sokongan untuk membantu semasa
mengendalikan sesi ceramah atau bengkel.
5. Mengendalikan sesi yang telah ditugaskan.
6. Melaksanakan sesi yang telah ditugaskan.
1. Menerima arahan daripada Pengarah/Ketua
Penolong Pengarah.
2. Mengadakan perbincangan dengan ketua
penolong pengarah berkaitan keperluan
bahan kursus/ seminar/ bengkel.
3. Memastikan tempahan tempat, peralatan
ICT, makan-minum, dan kenderaan.
4. Memastikan pengesahan bagi tempahan
tempat, peralatan ICT, makan-minum, dan
pengangkutan.
5. Melaksanakan keperluan-keperluan semasa
yang di arahkan sepanjang kursus diadakan.
1. Menerima arahan daripada
Pengarah/Ketua Penolong
Pengarah.
2. Mengadakan perbincangan dengan ketua
penolong pengarah untuk penyediaan
takwim unit.
3. Menentukan tarikh, masa, dan
tempat pelaksanaan program latihan.
4. Membincangkan maklumat lain yang
diperlukan (bilangan siri kursus, kuota
peserta, daerah/ agensi yang terlibat).
1. Menerima arahan dari ketua penolong
pengarah
2. Menerima dan mengumpul borang-
borang tuntutan penceramah/ fasilitator.
3. Memastikan bilangan borang yang
diterima mencukupi.
4. Menyemak borang-borang tersebut dari
aspek:
a) Jumlah jam dan jumlah tuntutan.
b) Gred gaji.
c) Pengesahan dan tandatangan ketua
jabatan tentang kepakaran
 penceramah/ fasilitator.
d) Kelayakkan peserta untuk membuat
tuntutan.
e) Jumlah bayaran yang layak dituntut.
5. Memberi borang tersebut kepada ketua
unit untuk mengesahkan salinan surat
tawaran yang disertakan bersama borang
tuntutan.
6. Memajukan semua borang tuntutan
kepada ketua penolong pengarah/ ketua
unit untuk ditandatangani.
7. Menyerahkan semua borang yang
lengkap kepada PT kewangan untuk
urusan pembayaran.

1. Menerima arahan daripada ketua

penolong pengarah.
2. Mengadakan perbincangan dengan
ketua penolong pengarah.
3. Kenal pasti penceramah, fasilitator, dan
peserta kursus.
4. Membuat pengesahan kehadiran dengan
6. Menyemak dan memastikan
menghubungi penceramah, fasilitator,
maklumbalas kehadiran penceramah,
dan wakil pejabat daerah untuk
fasilitator dan peserta kursus.
mendapatkan peserta kursus.
5. Kumpul dan rekod borang pengesahan
kehadiran penceramah, fasilitator, dan
senarai nama peserta kursus ke dalam
fail.

DIMENSI
1. Bilangan perjawatan :
2. Bilangan Pengisian :
3. Skim Perkhidmatan :
4. Bilangan Kursus :
5. Kertas Pertimbangan / Laporan :
6. Mesyuarat Bahagian :

KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS

1. Ijazah Sarjana Muda atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan.
dan
Kepujian Bahasa Malaysia di peringkat SPM/SVM dan pentadbiran Awam
KOMPETENSI
1. Pemikiran analitikal dan kritikal.
2. Pemikiran kreatif dan inovatif.
3. Kemahiran pengurusan strategik.
4. Kemahiran komunikasi yang baik.
5. Kemahiran pengurusan latihan.
6. Kemahiran dalam “Microsoft Office”.
7. Sifat kepimpinan dan diplomasi.
8. Kemahiran membuat keputusan.
9. Kebolehan menyelia, memimpin, kebolehan penyelesaian masalah, dan memotivasikan
kakitangan bawahan.

PENGALAMAN
1. Pegawai Pembangunan Masyarakat di Jabatan Hal Ehwal Orang Asli Negeri Kelantan dan
Terengganu
2. Pegawai Pembangunan Masyarakat di Jabatan Hal Ehwal Orang Asli Negeri Selangor dan
Wilayah Persekutuan
3. Pegawai Pembangunan Masyarakat di Bahagian Pembangunan Minda dan Pendidikan di
Ibupejabat Jabatan Kemajuan Orang Asli Malaysia
4. Pegawai Pembangunan Masyarakat di Jabatan Kemajuan Orang Asli Negeri Johor
5. PROSES KERJA

Aktiviti 1: Mengendali, Menyelaras, Dan Memantau Siri Kursus, Latihan,

Seminar, Dan Bengkel.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengeluarkan arahan
PP KPP
1. pelaksanaan kursus
Mengadakan perbincangan
dengan pegawai latihan dalam
PP mengenalpasti keperluan dari
2. KPP
aspek bahan/ maklumat/ latihan/
seminar dan lain-lain.
Mengumpul maklumat/ input
terkini ke atas modul kursus
PP KPP
3. latihan/ seminar/ bengkel yang
dirancang.
Berhubung dengan agensi di
bawah KPLB dan MPKK yang
4. PP berkaitan terus dalam
KPP
pelaksanaan latihan/ seminar/
bengkel dan lain-lain.
5. PPPM / PPM Serahkan maklumat kepada PPK KPP
Kemaskini maklumat/ lengkapkan
PPPM / PPM maklumat/ cetak/ edar kepada KPP
6.
semua Pegawai Cawangan
Menerima arahan KPP dari
7. PPPM / PPM KPP
semasa ke semasa.
Aktiviti 2: Bertanggungjawab Sebagai Penceramah/ Fasilitator Program/
Latihan/ Seminar/ Bengkel.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Menerima arahan daripada Ketua
PP KPP
1. Cawangan
Mengadakan perbincangan
dengan ketua cawangan dan
PP penceramah/ fasilitator lain untuk
2. KPP
pembahagian tugas, tajuk, dan
kandungan.
Menyediakan nota-nota ceramah
PP KPP
3. atau sesi bengkel.
Membantu persediaan bahan-
bahan sokongan untuk membantu
4. PPPM/ PPM KPP
semasa mengendalikan sesi
ceramah atau bengkel.
Mengendalikan sesi yang telah
5. PPPM PPK
ditugaskan
Melaksanakan sesi yang telah
6. PPPM /PPM ditugaskan PPK
Aktiviti 3: Menyediakan Keperluan Keurusetiaan Kursus/ Seminar/ Bengkel.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Menerima arahan daripada Ketua
PP KPP
1. Cawangan.
Mengadakan perbincangan
dengan ketua cawangan
PP KPP
2. berkenaan keperluan bahan
kursus/ seminar/ bengkel.
Memohon dan mengisi borang
tempahan tempat, peralatan ict,
PPPM/ PPM PPK
3. makan minum, kenderaan, dan
bahan kursus.
Membuat pengesahan bagi
4. PPPM/ PPM tempahan tempat, peralatan ict,
PPK
makan minum, dan kenderaan.
Membuat dan menyimpan
5. PPPM/ PPM PPK
sesalinan permohonan tempahan.
Melaksanakan keperluan-
keperluan semasa yang
6. PPPM/ PPM
diarahkan sepanjang kursus PPK
diadakan.
Aktiviti 4: Menyediakan Takwim Bagi Cawangan Masing- Masing.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Menerima arahan daripada Ketua
PP KPP
1. Cawangan.
Mengadakan perbincangan
PP dengan ketua cawangan untuk KPP
2.
menyediakan takwim cawangan.
Menentukan tarikh, masa dan
PP tempat perlaksanaan program KPP
3.
latihan.
Menganggarkan kos setiap
4. PPPM kursus berasaskan kepada KPP/ PPK
peruntukan bahagian latihan.
Membincangkan maklumat lain
yang diperlukan (bilangan siri
5. PPPM KPP/ PPK
kursus, kuota peserta, daerah/
agensi yang terlibat).
Aktiviti 5: Menguruskan Borang Tuntutan Penceramah/ Fasilitator Bagi Cawangan.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Menerima arahan daripada Ketua
PP KPP
1. Cawangan.
Menerima/ mengumpul borang-
PPPM borang tuntutan penceramah/ PPK
2.
fasilitator.
Memastikan bilangan borang
PPPM/ PPM PPK
3. yang diterima mencukupi.
Menyemak borang-borang
tersebut dari aspek:
a. Jumlah jam dan tuntutan.
b. Gred gaji.
c. Pengesahan dan tandatangan
ketua jabatan tentang
4. PPPM/ PPM kepakaran penceramah/
PPK
fasilitator.
d. Kelayakkan peserta untuk
membuat tuntutan.
e. Jumlah bayaran yang layak
dituntut.

Memberi borang tersebut kepada

ketua cawangan untuk
5. PPPM mengesahkan salinan surat PPK/ KPP
tawaran yang disertakan bersama
borang tuntutan.
Memajukan semua borang
tuntutan kepada Ketua Penolong
6. PPPM PPK/ KPP
Pengarah/ Ketua Cawangan
untuk ditandatangani.
Menyerahkan semua borang yang
7. PPPM/PPM lengkap kepada PT Kewangan PPK/ KPP
untuk urusan pembayaran.
Aktiviti 6: Menyemak Dan Memastikan Maklumbalas Kehadiran
Penceramah, Fasilitator, Dan Peserta Kursus.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Menerima arahan daripada Ketua
PP KPP
1. Cawangan.
Mengadakan perbincangan
PP KPP
2. dengan Ketua Cawangan.
Kenalpasti penceramah,
PP KPP
3. fasilitator, dan peserta kursus.
Membuat pengesahan kehadiran
dengan menghubungi
4. PPPM/ PPM penceramah, fasilitator, dan wakil PPK
pejabat daerah untuk
mendapatkan peserta kursus.
Kumpul dan rekod borang
pengesahan kehadiran
5. PPPM/ PPM penceramah, fasilitator, dan PPK
senarai nama peserta kursus ke
dalam fail.
Aktiviti 7: Mengenalpasti Dan Mendapatkan Sebutharga Daripada Pembekal
Dan Perkhidmatan, Peralatan, Dan Menyediakan Permohonan Pesanan
Kerajaan (L/O).

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Menerima arahan daripada Ketua
PP KPP
1. Cawangan.
Membuat perbincangan dengan
Pegawai Latihan mengenai
maklumat dan sebutharga yang
PP PPPM/ PPM
2. ditawarkan syarikat selaras
dengan keperluan dan
peruntukan kewangan.
Menyemak dan mengesahkan
syarikat perundingan dan
PPPM/ PPM PPK
3. pengendalian kursus latihan dan
tuntutan bayaran perkhidmatan.
Memohon dan mengisi borang
4. PPPM PPK/ KPP
kelulusan L/O.
Membuat memo memohon
5. PPPM PPK
pengeluaran L/O.
Menyelesaikan urusan
PPK/ PTO
6. PPPM pembayaran L/O setiap kali tamat
KEW
kursus.
Kepilkan bersama invois/ penyata
PPK/ PTO
7. PPPM/ PPM kewangan dari pihak pembekal
KEW
yang telah disahkan.
Menyerahkan semua dokumen
yang telah ditandatangani kepada
8. PPPM/ PPM PTO KEW
bahagian kewangan untuk proses
selanjutnya.
Menyelarasdan merekod
9. PPPM/ PPM peruntukan prestasi kewangan PPK/ KPP
bayaran perkhidmatan.
Aktiviti 8: Menghadiri Mesyuarat Bahagian Latihan dan Cawangan.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Menerima arahan daripada Ketua
1. PP KPP
Cawangan.
Membuat persediaan laporan dan
PP menyemak minit mesyuarat KPP
2.
terdahulu.
Membuat perbincangan dengan
PP Ketua Cawangan mengenai isu KPP
3.
atau minit mesyuarat.
Menghadiri mesyuarat dan
4. PP mengemukakan laporan dan KPP
tindakan berkaitan.
Membuat perbincangan dengan
Ketua Cawangan/ Pegawai
5. PP KPP
Latihan mengenai tindakan/ isu
dimesyuaratkan.
Mengambil tindakan dibawah
6. PP tanggungjawab/ ketetapan minit PPPM/ PPM
mesyuarat.
Menyediakan laporan tindakan
7. PPPM/PPM untuk pertimbangan Ketua KPP
Cawangan.
Mencetak laporan tindakan untuk
8. PPPM/ PPM disahkan dalam mesyuarat akan KPP
datang atau rekod.
Aktiviti 9: Melaksanakan Tugas-Tugas Lain Yang Diarahkan Dari Semasa Ke
Semasa.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Menerima arahan dari Pengarah
PP KPP
1. atau Ketua Cawangan.
Melaksanakan tugas seperti yang
PPPM/ PPM KPP
2. diarahkan.
Mengemukakan tugasan kepada
PPPM/ PPM Pengarah atau Ketua Cawangan KPP
3.
untuk semakan.
Membuat pembetulan tugasan
4. PPPM/ PPM KPP
jika perlu.
Menyerahkan tugas yang siap
5. PPPM/ PPM KPP
diperbaiki seperti yang diarahkan.
6. CARTA ALIR

AKTIVITI 1: Mengendali, Menyelaras, Dan Memantau Kursus, Latihan,

Seminar, Dan Bengkel.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

KP MULA
P
Mengeluarkan arahan perlaksanaan
kursus

Mengadakan perbincangan dengan pegawai

PP latihan dalam mengenalpasti keperluan dari
aspek bahan/ maklumat/ latihan/ seminar dan
lain-lain

Mengumpul maklumat/ input terkini ke atas

PP modul kursus latihan

Berhubung dengan agensi di bawah KPLB

dan MPKK yang berkaitanterus dalam
PP pelaksanaan latihan/ seminar/ bengkel dan
Kemaskini
lain-lain.
Maklumat

PPPM/PPM Serahkan maklumat kepada KPP

Lengkap?

Tidak Ya

Cetak dan edarkan kepada semua Pegawai

PPPM/PPM Cawangan.

Menerima arahan PPK/ KPP dari semasa ke

PPPM/PPM semasa.

TAMAT
AKTIVITI 2: Bertanggungjawab Sebagai Penceramah/ Fasilitator Program/
Latihan/ Seminar/ Bengkel.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PP MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan

Mengadakan perbincangan dengan Ketua

PP Cawangan/ fasilitator lain untuk pembahagian
tugas, tajuk, dan kandungan

PP Menyediakan nota-nota ceramah atau sesi

bengkel.

Membantu persediaan bahan-bahan

PPPM/PPM sokongan untuk membantu semasa
mengendalikan sesi ceramah atau bengkel.

PPPM/PPM Mengendalikan sesi yang telah ditugaskan

PPPM/PPM Melaksanakan sesi yang telah ditugaskan.

TAMAT
AKTIVITI 3: Menyediakan Keperluan Keurusetiaan Kursus/ Seminar/ Bengkel.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PP MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan

Mengadakan perbincangan dengan Ketua

PP Cawanganberkenaan keperluan bahan
kursus/ seminar/ bengkel
Mohon
semula
PPPM/PPM Memohon dan mengisi borang tempahan
tempat, peralatan ict, makan minum,
kenderaan, dan bahan kursus.

Membuat pengesahan bagi tempahan

PPPM/PPM tempat, peralatan ict, makan minum, dan
kenderaan.

Lulus?
Tidak Ya

Membuat dan menyimpan Salinan

PPPM/PPM permohonan tempahan

PPPM/PPM Melaksanakan keperluan-keperluan semasa

yang diarahkan sepanjang kursus.

TAMAT
AKTIVITI 4: Membantu Menyediakan Takwim Bagi Cawangan Masing-Masing.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PP MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan

Mengadakan perbincangan dengan Ketua

PP Cawanganberkenaan takwim cawangan

PP Menentukan tarikh, masa, dan tempat

perlaksanaan program latihan.
Anggaran
semula
Menganggarkan kos setiap kursus
PPPM/PPM berasaskan kepada peruntukan bahagian
latihan.

Serahkan kepada PPK untuk semakan

Disahkan?
Tidak Ya

PPPM/PPM Membincangkan maklumat lain yang

diperlukan (bilangan siri kursus, kouta
peserta, daerah/ agensi yang terlibat)

TAMAT
AKTIVITI 5: Menguruskan Borang Tuntutan Penceramah/ Fasilitator Bagi Cawangan.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PP MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan

Menerima dan mengumpulkan borang-borang

PPPM tuntutan penceramah/ fasilitator

PPPM Memastikan bilangan borang yang diterima

mencukupi.
Lengkapkan
semula

PPPM/PPM Menyemak borang-borang tuntutan

Lengkap?
Tidak Ya

Serahkan borang tuntutan yang lengkap

PPPM/PPM kepada Ketua Cawangan untuk pengesahan
Salinan surat tawaran yang disertakan
bersama borang tuntutan

Memajukan semua borang tuntutan kepada

PPPM/PPM Ketua Penolong Pengarah/ Ketua Cawangan
untuk ditandatangani.

Menyerahkan semua borang yang lengkap

PPPM/PPM kepada PT Kewangan untuk urusan
pembayaran.

TAMAT
AKTIVITI 6: Menyemak Dan Memastikan Maklumbalas Kehadiran
Penceramah, Fasilitator, Dan Peserta Kursus.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PP MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan.

Mengadakan perbincangan dengan Ketua

PP Cawangan.

Mengenalpasti penceramah, fasilitator, dan

PP peserta kursus.
Pengesahan
semula
Membuat pengesahan kehadiran dengan
menghubungi penceramah, fasilitator, dan
PPPM/PPM wakil pejabat daerah untuk mendapatkan
peserta kursus

Hadir?
Tidak Ya

Kumpul dan merekod kehadiran penceramah,

fasilitator, dan senarai nama peserta kursus
PPPM/PPM ke dalam fail.

TAMAT
AKTIVITI 7: Mengenalpasti Dan Mendapatkan Sebut Harga Daripada
Pembekal Dan Perkhidmatan, Peralatan, dan Menyediakan Permohonan
Pesanan (L/O).

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PP MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan.

Membuat perbincangan dengan Pegawai

Latihan mengenai maklumat dan sebutharga
PP yang ditawarkan syarikat selaras dengan
keperluan dan peruntukan kewangan..

Menyemak dan mengesahkan syarikat

PP perundingan dan pengendalian kursus latihan
Mohon dan tuntutan bayaran perkhidmatan
semula

Memohon dan mengisi borang kelulusan L/O.

PPPM/PPM

Lulus?
Tidak Ya

Membuat memo memohon pengeluaran L/O.

PPPM/PPM

Menyelesaikan urusan pembayaran L/O

PPPM/PPM
setiap kali tamat kursus

Kepilkan bersama invois/ penyata kewangan

PPPM/PPM dari pihak pembekal yang telah disahkan.
Lengkapkan

Menyerahkan semua dokumen yang telah

PPPM/PPM ditandatangani kepada bahagian kewangan
untuk proses selanjutnya

Lengkap?
Tidak Ya

Menyelaras dan merekod peruntukan prestasi

PPPM/PPM kewangan bayaran perkhidmatan.

TAMAT
AKTIVITI 8: Menghadiri Mesyuarat Bahagian Latihan dan Cawangan.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PP MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan.

PP Membuat persediaan laporan dan menyemak

minit mesyuarat terdahulu.

PP Membuat perbincangan dengan Ketua

Cawangan mengenai isu atau minit
mesyuarat.

PP Menghadiri mesyuarat dan mengemukakan

laporan dan tindakan berkaitan.

Membuat perbincangan dengan Ketua

PP
Cawangan/ Pegawai Latihan mengenai
tindakan/ isu dimesyuaratkan

PP Mengambil tindakan dibawah tanggungjawab/

ketetapan minit mesyuarat.

PPPM/PPM Menyediakan laporan tindakan untuk

pertimbangan Ketua Cawangan.

PPPM/PPM Mencetak laporan tindakan untuk disahkan

dalam mesyuarat akan dating atau rekod.

TAMAT
AKTIVITI 9: Melaksanakan Tugas- Tugas Lain Yang Diarahkan Dari Semasa Ke
Semasa.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PP MULA

Menerima arahan daripada Ketua

Cawangan.

PPPM Melaksanakan tugas seperti yang diarahkan

Pembetulan

PPPM Mengemukakan tugasan kepada Pengarah

atau Ketua Cawangan untuk semakan.

Lengkap?
Tidak Ya

PPPM Menyerahkan tugasan yang siap diperbaiki

seperti yang diarahkan.

TAMAT
7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Mengendali, Menyelaras, Dan Memantau Siri Kursus

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Persediaan:
I. Sediakan maklumat/ input /
1.
II. Draf awal
/
Keperluan Maklumat Kursus/
Seminar/ Bengkel:
/
I. Buku/ Modul latihan
2. /
II. Hubungi agensi berkaitan
III. Jumlah kampung yang /
terlibat

Kemukakan Kepada Ketua Unit:

/
I. Setuju/ Pindaan
/
II. Kemaskini maklumat
3. III. Buat edaran kepada /
pegawai cawangan
IV. Terima arahan dari semasa /
ke semasa
Aktiviti 2: Bertanggungjawab Sebagai Penceramah/ Fasilitator Program
Latihan/ Seminar/ Bengkel

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Persediaan Penceramah:
I. Tentukan tarikh, tempat, /

dan masa ceramah serta

tajuk ceramah
II. Sediakan nota penceramah /

dalam bentuk Salinan dan

Power Point.
III. Serahkan nota /
kepadaurusetia
IV. Sesi ceramah /
V. Soal jawab dan kesimpulan /
ceramah
2. Persediaan Fasilitator:
/
I. Tentukan jenis kursus,
tarikh, tempat, dan masa
/
II. Sediakan peralatan dan
bahan sokongan
III. Sesi bengkel /
IV. Rumusan dan sesi soal /
jawab
Aktiviti 3: Menyediakan Keperluan Keurusetiaan Kursus/ Seminar/ Bengkel

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Persediaan:
I. Sediakan maklumat/ input /
/
II. Draf awal
2. Borang:
/
I. Borang Tempahan Tempat
(Bilik Kuliah)
/
II. Borang Tempahan
Penginapan (Luar/ Dalam)
III. Borang Tempahan Makan /
Minum
IV. Borang Tempahan Bahan /
Kursus
V. Borang Tempahan /
Peralatan ICT
VI. Borang Tempahan /
Kenderaan

3. Pengesahan Tempahan:
I. Membuat semakan dengan
/
bahagian pengurusan, ict,
dan asrama
Aktiviti 4: Menyediakan Takwim Bagi Cawangan Masing-Masing

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Persediaan:
I. Dapatkan arahan
/
II. Maklumat tugasan
/
2. Melaksanakan tugasan:
/
I. Perancangan/ Draf tugasan
/
II. Laporan tugasan

3. Kemukakan Tugasan Kepada

Ketua Cawangan:
/
I. Setuju/ Pindaan

4 Maklumbalas Ketua Cawangan:

/
I. Kemaskini tugasan
/
II. Selesaikan tugasan
Aktiviti 5: Menguruskan Borang Tuntutan Penceramah/ Fasilitator Bagi
Cawangan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Persediaan

1.1 Dapatkan arahan /

1.2 Maklumat tugasan
/
2. Semakan Borang

2.1 Jumlah jam dan jumlah /

tuntutan
/
2.2 Gred gaji
2.3 Pengesahan dan /
tandatangan ketua
jabatan tentang
kepakaran penceramah/
fasilitator
2.4 Kelayakan peserta untuk /
membuat tuntutan
/
2.5 Jumlah bayaran yang
layak dituntu

3. Kemukakan kepada ketua unit

3.1 Pengesahan surat tawaran /

4 Kemukakan kepada penolong
pengarah/ ketua cawangan

4.1 Pengesahan Kelulusan

/
5. Serahan

5.1 Serah borang yang lengkap /

kepada PT Kewangan
untuk urusan pembayaran
Aktiviti 6: Menyemak Dan Memastikan Maklumbalas Kehadiran Penceramah

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Persediaan:
I. Kenalpasti penceramah, /

fasilitator dan peserta

kursus.
1. /
II. Hubungi penceramah,
fasilitator, dan wakil
pejabat daerah untuk
mendapatkan peserta.
Pengesahan Kehadiran:
I. Kumpul borang /
pengesahan kehadiran
penceramah dan fasilitator.
II. Rekod borang pengesahan /
2. kehadiran penceramah dan
fasilitator.
III. Dapatkan senarai nama
/
peserta kursus.
IV. Rekod senarai nama
/
peserta kursus.
Aktiviti 7: Mengenalpasti dan mendapatkan sebut harga daripada pembekal
perkhidmatan, peralatan, dan menyediakan permohonan pesanan
kerajaan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Persediaan:
I. Terima maklumat. /
1.
II. Semak maklumat.
/
Proses penilaian:
I. Nilai maklumat /
perkhidmatan.
2. II. Bincang dengan pegawai /
latihan.
III. Pengesahan. /
Kemuka borang kepada pegawai
latihan:
3 I. Tujuan bayaran. /
II. Rekod. /
Aktiviti 8: Menghadiri mesyuarat bahagian latihan dan cawangan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Persediaan:
I. Semak laporan. /
1.
/
II. Rujuk minit mesyuarat.
Proses penilaian:
I. Nilai laporan /
II. Status tindakan diminit /
2. mesyuarat.
III. Pengesahan awal ketua /
cawangan.

Menghadiri mesyuarat:
I. Mengemukakan laporan. /
3 II. Perbincangan isu/ perkara /
berbangkit.
Aktiviti 9: Melaksana tugas- tugas lain yang diarahkan dari semasa ke
semasa.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Persediaan:
I. Dapatkan arahan. /
1.
/
II. Maklumat tugasan.
Melaksana tugasan:
2. I. Perancangan/ draf tugas. /
II. Laporan tugasan. /
Kemukakan tugasan kepada ketua
3 cawangan:
I. Setuju/ pindaan. /
Maklumbalas ketua cawangan:
4 I. Kemaskini tugasan. /
II. Selesaikan tugasan. /
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Perintah Am.
2. Arahan Perbendaharaan.
3. Surat- surat Pekeliling.
4. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam.
5. Modul- modul Kursus.
6. Garis Panduan Tatacara MPKK.
9. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang Bayaran Elaun Peserta

2. Borang Pendaftaran Peserta Kursus

3. Borang Penilaian Kursus

Borang Permohonan Asrama dan

4.
Makan Minum

5. Borang Permohonan Kenderaan

Borang Permohonan Barang- Barang

6.
ICT

7. Borang Permohonan Cuti

Borang Permohonan Bertugas Luar

8.
Pejabat

9. Borang Keluar Pajabat

Borang Tempahan Bilik Kuliah/

10.
Auditorium/ Dewan
10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Tiada.