Phòng: Mẫu số:

Hướng dẫn sửa đổi hợp Lần ban hành: 01 Người mô tả: Chu Kim Liên
Ngày tạo: Thời gian áp dụng: Từ tháng
đồng

QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG

1. Mục đích của Quy định

- Hướng dẫn chi tiết cho CB-NV về việc thỏa thuận thuận với KH và sửa đổi các điều khoản
trong hợp đồng mua bán hàng hóa của công ty với đối tác (bao gồm hợp đồng nguyên tắc,
hợp đồng kinh tế - mua bán cụ thể).

2. Hướng dẫn sửa đổi hợp đồng nguyên tắc

St
Điều khoản Sale AD
t
- Là quy định chung về mục đích hai bên ký kết hợp đồng, thứ tự
ưu tiên áp dụng của các thỏa thuận giữa hai bên để giải quyết vấn
đề.
- Phạm vi của HĐ thể hiện mục đích hai bên ký kết hợp đồng,
căn cứ để xác định hai bên có đạt được mục đích của hợp đồng
1 Phạm vi của hợp đồng
hay không, nếu không đạt được mục đích theo Hợp đồng có thể
xác định Hợp đồng.
- Mục 1.3 thứ tự ưu tiên áp dụng các văn bản thỏa thuận giữa hai
bên là cố định, nếu KH muốn sửa đổi phải xin ý kiến Leader
Sale.
Quy định chung về đơn giá, hệ số chiết khấu, chất lượng, phương
Giá cả, xuất xứ, chất
thức đóng gói hàng hóa. Thường không phải sửa đổi. Quy định
2 lượng và quy cách
chi tiết về hệ số chiết khấu sẽ được thể hiện thành các phụ lục
hàng hóa
của hợp đồng chính.
- Địa điểm giao hàng thường được thể hiện chi tiết ở hợp đồng
kinh tế hoặc đơn đặt hàng cụ thể. Tại HĐNT chỉ quy định chung
là địa điểm do các bên thỏa thuận lại. Nếu quy định quá cụ thể,
cố định 1 địa điểm thì sẽ dễ dẫn đến tranh chấp do giao hàng
Địa điểm, phương thức không đúng địa điểm đã thỏa thuận.
3
giao nhận hàng hóa - Phương thức giao nhận hàng hóa: lưu ý trường hợp bên mua
không phải hồi về kết quả giao nhận hàng hóa, quá 03 ngày thì
bên bán sẽ được miễn trách nhiệm về hàng hóa.
- Điều khoản về chứng từ giao hàng: không được sửa đổi khoản
này.
- Không thay đổi, nếu thay đổi phải phải hỏi ý kiến teamleader
- Không được sửa đổi điều khoản về hủy đơn hàng sau khi đặt;
4 Điều kiện thanh toán, - Thời hạn công nợ được quy định tại hợp đồng kinh tế, không
được bỏ quyền giảm thời hạn công nợ hoặc ngưng cấp hàng nếu
bên mua không thanh toán đúng hạn tiền hàng.
- Giá trị đơn hàng cần bảo lãnh thanh toán, phí bảo lãnh lãnh là
5 Điều kiện bảo lãnh cố định nếu KH muốn thay đổi phải hỏi ý kiến team leader trước
khi chốt quy định.

1
 Phòng: Mẫu số:
Hướng dẫn sửa đổi hợp Lần ban hành: 01 Người mô tả: Chu Kim Liên
Ngày tạo: Thời gian áp dụng: Từ tháng
đồng

- Thời hạn bảo hành: theo đúng quy định 12 tháng hoặc tiêu
6 Điều kiện bảo hành chuẩn của hãng, nếu khách hàng yêu cầu kéo dài thời hạn bảo
hành thì phải xin ý kiến leader để sửa đổi.
- Khoản bồi thường đơn phương hủy bỏ hợp đồng, lãi suất chậm
trả có thể thay đổi tăng hoặc giảm không có giới hạn về mức
khung nhưng phải trao đổi lại với teamleader trước khi chốt với
khách hàng.
- Phạt giao hàng muộn, phạt chậm trả không được quá 8% phần
nghĩa vụ bị vi phạm. Nên giả thích cho khách không thể tăng
tổng mức phạt được. Nếu KH không thích để giới hạn có thể
ràng buộc theo hướng: Hoặc Nếu Bên A thanh toán chậm cho
7 Trách nhiệm vật chất
Bên B so với khoản 5.2 điều 5, Bên A phải chịu phạt 2% tổng giá
trị phần chậm thanh toán cho mỗi tuần chậm thanh toán nhưng
tổng mức phạt không quá 4 tuần.
- Chậm trả: là lãi suất chậm trả áp dụng cho tất cả các bên có
nghĩa vụ thanh toán đều phải thanh toán. Lãi suất này không
được quá 20% số tiền chậm trả/thời gian chậm trả.
- Thời điểm trả tiền bồi thường, tiền phạt: quy định để tính mốc
xác định tiền bồi thường, tiền phạt vi phạm.
- Nếu dừng hoặc hủy hợp đồng trước thời hạn mà làm thiệt hại
Dừng hoặc hủy hợp
8 đến bên còn lại thì phải chịu trách nhiệm bồi thường cho bên còn
đồng trước thời hạn
lại.
- Trong hợp đồng có rất nhiều quy định nói về thời điềm nhận
thông báo, để xác định rõ thời điểm đã nhận được thông báo thì
9 Thông báo cần có quy định rõ ràng.
- Quy định cách xác nhận thời điểm được coi là thời điểm đã
nhận được thông báo.
- Hợp đồng chỉ được sửa đổi bổ sung bằng văn bản có giá trị
10 Điều khoản chung
pháp lý nếu được hai bên thỏa thuận thống nhất bằng văn bản.
- Lưu ý nếu hai bên muốn tiếp tục hợp đồng thì phải thông báo
cho nhau biết và thỏa thuận thực hiện các thủ tục gia hạn hợp
11 Hiệu lực của hợp đồng đồng.
- Chỉ văn bản có chữ ký xác nhận của người đại diện có thẩm
quyền của hai bên mới có giá trị pháp lý.
- Quy định hệ số chiết khấu đối với mặt hàng cụ thể.
Phụ lục chiết khấu
12 - Thường cố định và áp dụng chung cho tất cả các đối tác.
thương mại
- Bất kỳ sửa đổi nào đều cần trao đổi với teamlead.

3. Hướng dẫn sửa đổi hợp đồng mua bán hàng hóa cụ thể
St
Điều khoản Thẩm quyền của Sale
t

2
 Phòng: Mẫu số:
Hướng dẫn sửa đổi hợp Lần ban hành: 01 Người mô tả: Chu Kim Liên
Ngày tạo: Thời gian áp dụng: Từ tháng
đồng

- Thời gian dự kiến giao hàng: ghi rõ mốc cụ thể thời hạn giao
hàng tính từ thời điểm nào nếu không sẽ khó xác định việc giao
hàng muộn.
Ví dụ:
Tên hàng, quy cách kỹ - Thời gian giao hàng dự kiến: 5 ngày làm việc
1
thuật, số lượng, giá cả => Có sẵn tính từ thời điểm nào?
=> Thời điểm nào để tính là hàng hóa bị giao muộn?
- Nên ghi rõ ràng:
=> Thời gian giao hàng là 03 ngày làm việc kể từ ngày Bên bán
nhận được tiền thanh toán của Bên mua.
- Điều khoản mang tính nguyên tắc, ít khi phải sửa đổi, bổ sung
2 Chất lượng hàng hóa - Hệ số chiết khấu: được quy định chi tiết tại phụ lục;
- Tiêu chuẩn đóng gói do hãng cung cấp.
Lưu ý nếu giao hàng muộn phải thông báo bằng email, văn bản
3 Giao nhận hàng hóa cho bên mua;
Lưu ý làm căn cứ giải quyết việc quá hạn.
Thời hạn bảo hành: theo đúng quy định 12 tháng hoặc tiêu chuẩn
4 Bảo hành của hãng, nếu khách hàng yêu cầu kéo dài thời hạn bảo hành thì
phải xin ý kiến leader để sửa đổi.
Tỷ lệ thanh toán:
-Tỷ lệ thanh toán, số đợt thanh toán, thời hạn thanh toán có thể
linh hoạt thay đổi.
- Tạm ứng: thỏa thuận để khách hàng tạm ứng nhiều nhất có thể
5 Phương thức thanh toán
Nhưng không được tạm ứng dưới ..% giá trị đơn hàng
- Thời hạn thanh toán phải xác định rõ mốc được tính từ ngày
tháng nào, dài bao lâu: ví dụ 5 ngày kể từ ngày ký hợp đồng (khi
chuyển HĐ cho KH điền ngày).
- Phạt chậm trả và phạt giao muộn: không được quá 8% phần
chậm trả/giao muộn, có thể kết cấu là ... không quá.. ngày.
- Nếu Bên A thanh toán chậm cho Bên B so với khoản 5.2 điều
5, Bên A phải chịu phạt 2% tổng giá trị phần chậm thanh toán
cho mỗi tuần chậm thanh toán nhưng tổng mức phạt không quá
6 Phạt vi phạm hợp đồng
8% phần tiền chậm trả.
- Hoặc Nếu Bên A thanh toán chậm cho Bên B so với khoản 5.2
điều 5, Bên A phải chịu phạt 2% tổng giá trị phần chậm thanh
toán cho mỗi tuần chậm thanh toán nhưng tổng mức phạt không
quá 4 tuần.
- Thông báo nhằm có đủ các thông tin cần thiết để xử lý công nợ,
7 Thông báo
- Không sửa đổi.
- Bất khả kháng là không thay đổi.
8 Bất khả kháng - Có thể bỏ điều khoản này nếu KH đề xuất vì nội dung pháp luật
đã quy định rõ ràng.

3
 Phòng: Mẫu số:
Hướng dẫn sửa đổi hợp Lần ban hành: 01 Người mô tả: Chu Kim Liên
Ngày tạo: Thời gian áp dụng: Từ tháng
đồng

9 Các điều khoản khác - Là điều khoản nguyên tắc thường không thay đổi.