Practice – Refuse an order

Part 1: Please translate the following sentences into English

1 Xin cảm ơn đơn đặt hàng số…mà chúng Thank you for your order No… which we
Thank you for your order No dated ...
tôi đã nhận được ngày hôm nay, tuy have
whichreceived today today
we received but much regret to
but much
nhiên chúng tôi lấy làm tiếc rằng hiện inform you
regret to that we
inform youare outwe
that of are
stock
outofofthis
tại chúng tôi đang hết hàng. stock of this item
item at the moment. at the moment.
2 Chúng tôi không thể đáp ứng đơn hàng We are
We are unable
unable to to fulfill theorder
fulfil this order because
because
này vì
3 Xin cảm ơn quý công ty đã gửi thư ngày We
Thankthank
youyou
for for
youryour letter
letter of May
of May 10. 10.
We
10/5. Chúng tôi phải báo cho quý công We have to inform
are sorry to inform you that we are not inin
that we are not
ty rằng chúng tôi không thể chấp thuận a position to accept your requestfor
a position to accept your request foraa
special discount due to expensive raw
yêu cầu giảm giá đặc biệt của quý công special discount
materials althoughdueweto always
the expensive raw
try to meet
ty do giá nguyên liệu đắt cho dù chúng materials although
the reasonable we always
wishes try to meet
of customers.
tôi luôn cố gắng đáp ứng những mong the reasonable wishes of our customer.
muốn hợp lý của khách hàng.
4 Không may là chúng tôi đã hết hàng mà Unfortunately, we have run out of stock of
Unfortunately, we have run of stock of
quý công ty yêu cầu bởi vì hiện nay cầu the items
the items you
you asked
askedfor forbecause
becauseofofheavy
nội địa rất cao, thay vào đó chúng tôi có domestic
heavy demanddemand
domestic at the moment, but
at the moment,
thể chào bán với quý công ty sản phẩm but instead
instead we offer
we can can offer you items
you items …. of...the
of
the same quality, at the same price and
… với chất lượng tương đương có cùng same quality,
available in a at the variety
great same price and
of designs.
mức giá và sẵn có với hàng loạt thiết kế available in a great variety of designs.
khác nhau.
5 Chúng tôi lấy làm tiếc phải từ chối đơn We
We are
aresorry
sorryto
tosay
saythat
thatwe
wemust
mustturn
turn
hàng của quý công ty do chúng tôi đã có down
down your order
order as
aswe
wehave
havefull
fullorder
order
nhận đủ đơn đặt hàng cho thời điểm books at
books atpresent
presentand
andcan
cannot givea a
not give
definite day of delivery.
hiện tại và không thể cam kết một ngày definite day of delivery.
giao hàng cụ thể.
6 Chúng tôi buộc phải báo cho quý công We have to advise you that we are unable
We have to advise you that we are unable
ty là chúng tôi không thể gửi toàn bộ số todispatch
to dispatch in
in full
fullyour
yourorder
orderowing
owingtotoaa
hàng quý công ty đặt mua được do thiếu great shortage
great shortage of of shipping
shipping space.
space.
chỗ chất hàng.
7 Xét giá thị trường hiện nay, chúng tôi In view of present market price, we are
In view of present market price, we are
không thể nhận đơn đặt hàng của quý unable
unable to
to accept
acceptyour
yourorder
orderatatprice
price
công ty với mức giá yêu cầu là 228 đô la requested
requestedofof228
228USD.
USD.
Mỹ.
8 Chúng tôi sẽ báo cho quý công ty ngay We will
We willnotify
notifyyou
youimmediately
immediatelywhen
whenour
our
khi có hàng mới về. new stock comes
new stock comes in.in.
9 Chúng tôi luôn vui mừng khi nhận được We are always happy to hear from you
We are always happy to hear from you
tin tức từ phía công ty và sẽ xem xét bất and
andwill
will carefully
carefully consider
consider any
any proposals
kỳ đề xuất nào có nhiều khả năng dẫn which are likely
proposals whichtoare
lead to business
likely to lead to
đến cơ hội kinh doanh giữa hai công ty. business
between us.between us.

1
10 Chúng tôi xin cảm ơn quý công ty về We
Wethank
thankyou youfor
foryour
yourorder
orderNo.228
No 228
đơn đặt hàng số 228 yêu cầu gửi hàng asking
askingforforthe
theshipment
shipmentduring
duringDecember.
trong tháng 12. Tuy nhiên, chúng tôi rất December.
However, weHowever,
regret ourwe regret to
inability ourbook
inability to book the order at the prices
tiếc là chúng tôi không thể ghi đơn hàng the
we order
quoted at four
the prices
monthsweago.
quoted four
này vào sổ xuất nhập với mức giá mà months ago.
chùng tôi đã đưa ra cách đây 4 tháng.
11 Như quý công ty biết thì gần đây ngoài As you
As you know
know well,
well, wages
wages and
and materials
materials
tiền thuế tăng, tiền lương và giá nguyên have risen
have risen considerably
considerablyininthese
thesedays
daysinin
vật liệu đã tăng đáng kể và chúng tôi addition to the increase of taxes,
addition to the increase of taxes, and andwe
we have to adjust our prices in order to
buộc phải điều chỉnh giá cả để trang trải have tothese
cover adjust our pricesIninview
increases. orderoftothe
cover
những khoản tăng này. Vì vậy. Xét giá these increases.
present In view
market price, of therefore,
we, the presentare
thị trường hiện nay, chúng tôi không thể market to
unable price, we, your
accept therefore,
orderare unable
at the to
price
nhận đơn hàng của quý công ty với mức requested of USD 228.
accept your order at the price requested of
giá yêu cầu là 228 đô la Mỹ. $228.
12 Cảm ơn quý công ty về đơn hàng số 263 We thank you for your order No. 263
We thank you for your order No. 263
chúng tôi nhận được sáng nay. Mặc dù received
receivedtoday.
today.Although
Althoughininour
ourletter
letterofof
trong lá thư gửi ngày 25 chúng tôi hứa the th
the2525th wewepromised
promiseddelivery
deliveryin in
nono more
là giao hàng không quá 3 tuần sau khi than three weeks from receipt of your of
more than three weeks from receipt
your order, we now find that the
nhận được đơn đặt hàng từ quý công ty, order, we now find that the components
components needed for these products
nhưng bây giờ chúng tôi phát hiện ra needed
have beenfor these
heldproducts have
up in Hong beenand
Kong held
rằng những bộ phận cần thiết cho sản up in Hong
may Konginand
not arrive timemay
for not
us toarrive
havein
phẩm này bị kẹt ở Hồng Kong và không your order delivered within three
time for us to have your order delivered
weeks.
thể đến kịp để chúng tôi giao hàng trong within three weeks.
vòng 3 tuần.
13 Cảm ơn ông về đơn đặt hàng số 449 We thank you for your order No.449,
We thank you for your order No.449,
chúng tôi nhận được hôm nay. Rất tiếc which
which we
we received
receivedtoday.
today.Unfortunately,
là chúng tôi không thể đáp ứng mức we cannot offerwe
Unfortunately, thecannot
35% trade
offerdiscount
the 35%
chiết khấu bán sỉ 35% ông yêu cầu, 25% you asked for, 25% is our maximumis
trade discount you asked for, 25%
our maximum discount, even on large
là mức chiết khấu tối đa của chúng tôi, discount,
orders, aseven
our on largeare
prices orders, as our
extremely
kể cả với những đơn hàng lớn, vì giá prices are extremely
competitive. competitive.
Therefore, in this
của chúng tôi là hết sức cạnh tranh. Vì Therefore,
instance, wein this instance,
regret that wewe regret
have to that
thế, trong trường hợp này, chúng tôi rất turn down your order.
we have to turn down your order.
tiếc phải từ chối đơn đặt hàng của quý
ông.
14 Tôi viết thư gửi ông liên quan tới đơn writing to
I am writing to you
you concerning
concerning your order
hàng số 1154 ông đặt cách đây 4 tuần. No. 1154, which you
No. 1154, which you placedplaced four
four weeks
weeks
ago. At that time, we had expected to
Lúc đó chúng tôi mong hoàn tất đơn ago. At that
complete thetime,
order wewell
hadwithin
expected
the to
hàng này đúng thời gian giao hàng mà completedate
delivery the order
whichwell withinyou
we gave theof 18
chúng tôi đưa ra là 18/6, nhưng sau đó delivery
June, butdate which
since thenwewegave
haveyou of 18
heard that
chúng tôi được tin nhà cung cấp crôm our main supplier of chrome has gone
June, but since then we have heard that our
bankrupt. It will be necessary to find an
(chrome) chính của chúng tôi bị phá main supplier
alternative of chrome
supplier has gone
who can fulfill all the
sản. Điều đó buộc chúng tôi phải tìm bankrupt. It will be necessary
contracts we have to complete. to find an

2
 nhà cung cấp khác để đáp ứng được tất alternative supplier who can fulfill all the
cả các hợp đồng phải hoàn tất. contracts we have to complete.
15 Ông chắc cũng biết việc này sẽ mất thời Youwill
You willappreciate
appreciatethis
thiswill
willtake
takesome
some
gian, nhưng chúng tôi tin rằng có thể time,but
time, butweweare
are confident
confident that
that we
we should
giao hàng cho các khách hàng của mình be
be able
able to
to deliver
deliver consignments
consignments to to our
our
customers by the middle of next month as
vào trung tuần tháng tới vì các bộ phận customers
the by the middle
units themselves haveofbeen
next assembled
month as
đã được lắp ráp và chỉ cần hoàn thiện the units
and themselves
only need have been assembled
completing.
thôi. and only need completing.
16 Chúng tôi rất tiếc là không kiểm soát We
Weregret
regretthis
thisunfortunate
unfortunatesituation
situationover
over
được tình huống không may này và xin which
which wewehadhadno nocontrol,
control,and
andapologize
apologize
lỗi đã gây ra phiền toái này. for the
for theinconvenience
inconveniencecaused.
caused.

Part 2: Letters
1. Please fill in the blanks.

Dear Sirs, Dear Sirs,

Will you please ________
let us know the name Will you please let us know the name of
of the ________
carrying ship sailing for Basra and the the carrying ship sailing for Basra and the
closing ________
date for accepting cargo as we closing date for accepting cargo as we
have consignment of plastic wash-basins to be have consignment of plastic wash-basins
shipped by it. to be shipped by it.
The basins will be ________ in 417 cartons,
packed The basins will be packed in 417 cartons,
each ________ about 5ft x 3ft x 3ft and …
measures weights each carton measures about 5ft x 3ft x 3ft
170 pounds. and weighs 170 pounds.
When replying, please ________ your rate for When replying, please quote your rate for
quote
freight. freight.
Yours faithfully, Yours faithfully,

2. Please fill in the blanks.

Dear Sirs, Dear Sirs,

Dear Sirs,
Enclosed you will ________
find bill of lading, Enclosed you
Enclosed you will
willfind
findbill
billofoflading,
lading,
consular________,
invoice insurance certificate and consular invoice, insurance
consular insurance certificate
certificate
________ to
invoice for $10,800 relating ________ a and
and invoice for $10,800 relating to
invoice for $10,800 relating to aa
consignment of plastic wash-basins for
consignment of plastic wash-basins _______
for consignment
shipment of plastic
by the wash-basins
MS Tigirs to Ashikafor &
shipment by the MS Tigirs to Ashika & Co. shipment
Co. by the MS Tigirs to Ashika &
of Basra.
________
of Basra. Co. shall
We of Basra.
be glad if you could forward
these documents to your correspondent in
We shall be glad if you ________
could forward We shall be glad if you could forward
Basra to hand them to the consignee
thesedocuments
________ to your correspondent in these documents
against to yourofcorrespondent
his acceptance our sixty days’ in
Basra to hand them to the consignee Basraalso
draft, to hand them to the consignee
enclosed.
________
against his acceptance of our sixty days’ Your faithfully,
against his acceptance of our sixty days’
________
draft also enclosed. draft, also enclosed.
Your faithfully, Your faithfully,

3
3. Please write a letter as instructed

Anh/chị viết thư trả lời thư đặt hàng số 135 Dear
DearSirs,
Sirs,
đề ngày 10/11/2011. Từ chối đặt hàng này We thank you very much for your order
vì ta không có đủ thời gian để chuyển hàng We thank
No.135 youNovember
of 10 very much2011.for your
We order
regret
No.135 of 10 November 2011. We regret
theo ngày giao hàng họ yêu cầu. having
havingto to refuse
refusethis
thisasasthe
thedelivery
deliverydate
date
required
require by byyou
you does
does not
not give
give us
us sufficient
sufficient
Cho họ biết rằng thời gian tối thiểu cần thiết time
time to
to ship
shipyour
yourorder.
order.
để chuẩn bị hàng gửi đi là 5 đến 6 tuần. Ta
The minimum period necessary to have
luôn sẵn sàng phục vụ họ nếu như họ cho The
theseminimum period necessary
goods prepared to have
for shipment is five
thêm thời gian để đáp ứng các yêu cầu của these
to sixgoods prepared
weeks. We arefor shipment
anxious is five to
to serve
họ. youweeks.
six if you We
giveare
us anxious
a little more timeyou
to serve to if
meet your requirements.
you give us a little more time to meet your
requirements.
Yours faithfully,

Yours faithfully,