Các hình th c trong àm phán

kinh doanh ph n 2

Bài: 6 quy t c vàng trong àm phán

Vi c hi u sâu s c các nghi th c bàn àm phán không ch quan

tr ng i v i các nhà ngo i giao mà còn quan tr ng i v i các

doanh nhân.
Nh ng tính cách ư c ánh giá cao trong các cu c àm phán là s

kiên trì, khéo léo, sáng su t và bình t nh. M t c ch ho c l i nói

không thích h p có th phá h ng k t qu c a bu i àm phán quan
tr ng. V y b n c n chu n b nh ng gì trư c m t cu c àm phán
không x y ra b t c m t sơ xu t nào?
Quy t c 1: Xác nh các thành viên trong phái oàn àm phán

Trư c bu i g p m t, u tiên b n c n xác nh rõ ch c danh và

nhi m v c a t t c các thành viên trong oàn àm phán c a i
tác. B n ph i bi t ai th c s là ngư i có quy n quy t nh cu i
cùng dành s chú ý n ngư i này nhi u nh t. Nhi u khi, ó
không ph i là trư ng oàn mà là ngư i lãnh ob ph n có liên
quan nhi u nh t n cu c àm phán. Sau khi xác nh ư c thông
tin trên, b n s ch nh nh ng thành viên trong phái oàn c a
mình. N u b n ch n úng các thành viên tham gia, b n s nm
trong tay 80% thành công. Nh ng thành viên trong phái oàn ph i
th c s c n thi t cho cu c àm phán, n u không hi u qu c a cu c
àm phán s t l ngh ch v i s thành viên trong phái oàn.
Quy t c 2: n nh th i gian phù h p

Không có quy nh v th i gian di n ra cu c àm phán, nhưng t t

nh t là nên t ch c vào bu i sáng. S không l ch s n u n nh
cu c àm phán vào sáng s m tinh mơ hay t i mu n. Hãy tránh i
tr , n u không b n s b xem là không “pro”, th m chí b i tác
quy k t t i thi u tôn tr ng h .

Thông thư ng, m t bu i àm phán kéo dài kho ng 2 ti ng. N u àm

phán di n ra dài hơn, c n ph i có th i gian ngh gi i lao ít nh t 30
phút. Trong kho ng th i gian này b n có th m i khách u ng trà
ho c cà phê. H n ch t i a vi c hút thu c n u có th .

Quy t c 3: n nh không gian di n ra àm phán

Thông thư ng, a i m di n ra àm phán là do bên t ch c ư a ra
nhưng ph i ư cs ng ý c a khách m i. N u b n mu n có l i
th v tâm lý, t t nh t hãy t ch c àm phán công ty c a b n.
Chi c bàn là i m chính c a phòng àm phán. T t nh t b n dùng

bàn tròn ho c oval. Bàn có góc c nh có th t o c m giác i u

cho các thành viên tham gia àm phán. Trong trư ng h p ch có
bàn hình ch nh t, tuy t i không ư c x p ch ng i hai c nh
nh vì các thành viên c a hai phái oàn luôn ph i ng i i di n,
m t i m t theo ch c danh.
Quy t c 4: Tôn tr ng các nguyên t c “b t thành v n”

* Trư c khi àm phán, hai bên ph i th ng nh t trư c nh ng v n

s th o lu n và xác nh m c tiêu c a cu c àm phán.
* Không x p ch cho khách ng i quay m t v hư ng c a ra vào
ho c i di n v i c a s . i di n c a ban t ch c ph i ng i i
di n v i c a ra vào ti n ra hi u cho thư ký mang thêm nư c hay
thay bình trà.
* B t tay và t gi i thi u là nh ng hành ng chính th c làm
quen. i v i danh thi p, s r t b t l ch s n u sau khi nh n danh
thi p b n út ngay vào túi ho c ví. B n c n ph i c danh thi p
trư c khi c t i.
* N u các thành viên trong bu i àm phán không bi t trư c v
nhau, b n nên t trư c m t m i ngư i m t b n tên ti n giao
ti p.
* Kho ng cách gi a hai gh ng i ít nh t là 1,5 n 3m. ây ư c
g i là “c ly xã h i”. M t kho ng cách quá r ng có th t o cho các
thành viên c m giác b “lo i ra” kh i cu c àm phán.
* Tránh thái su ng sã trong cu c àm phán. Không nên vươn
ngư i sang phía không gian c a ngư i ng i c nh ly ho c tài
li u c a h mà chưa ư c phép.
* S thành viên c a hai oàn àm phán nên b ng nhau.
* N u trong m t phái oàn, ngư i lãnh o i cùng v i tr lý thì trong
phái oàn i tác c ng nên như v y.
* N u b n mu n ghi âm ho c thu hình l i cu c àm phán, b n ph i
ư cs ng ý c a phía i tác.

Quy t c 5: Cách n m c
Cách n m c c a các thành viên th hi n tính nghiêm túc và
chuyên nghi p. Vì v y, trong các bu i àm phán quan tr ng b n
nên n m c trang tr ng và l ch s . àn ông nên m c com-lê màu
en, xám ho c xanh tím than, áo sơ mi dài tay m t màu hay có
nh ng ư ng s c nh màu nh t, cravat l a, t t cùng màu v i qu n,
giày bu c dây. Ph n c ng có th m c com-lê, i giày th p c ,
không m c váy ng n, trang i m nh , tóc g n gàng, bàn tay ph i
ư c ch m sóc, các trang s c càng ít càng t t và tránh gây c m
giác l l ng.
Quy t c 6: S d ng úng ngôn t

* Không nên l p t c vào ch chính ngay khi b t u cu c nói

chuy n. Nên b t u b ng tài th i ti t, các ho t ng v n hóa
ho c tình hình kinh t .
* Không nên bi u l c m xúc “h n ái ” quá m c nhưng c ng
không nên gi m t b m t l nh b ng. Không nên nói to quá, nhưng
c ng không nên nói nh n m c thì th m.
* B n không nên l m d ng nh ng l i khen. Ch nên khen ng i
trong nh ng v n có liên quan n n i dung ang ư c th o
lu n. ôi khi b n có th khen b com-lê c a i tác là p nhưng
ng i xa hơn.
* Nên gi b u không khí trang tr ng khi nói chuy n. Có th th
hi n nh ng c m xúc tích c c như: “R t vui ư c g p anh/ch ”,
ho c “C m ơn vì anh/ch ã dành th i gian cho cu c h p m t này”.
* Không nên nói r ng mình ch c ch n úng, hay ư a ra nh ng
tuyên b mang tính kh ng nh 100%. Không ư a ra các l i
khuyên c ng như ng t l i ngư i khác. Tr l i i tác l ch s và
bình t nh, n u c m th y khó ch u thì nên gi thái im l ng.
* Không nên b t u câu nói b ng s ph n i vì i u này d d n
ns i l p và mâu thu n. Trư c khi nói “không” b t bu c b n
ph i nêu ra nh ng lý do mà i tác có th ch p nh n ư c.
* Tránh dùng t c c l c “Hi u r i!” “T i sao?” “Cái gì?”; “Như
th nào?”...
* Và nguyên t c quan tr ng nh t: không bao gi h a h n i u gì
mà b n không th th c hi n ư c. T t c nh ng th a thu n t
ư c trong bu i àm phán ch có hi u l c khi ư c ghi thành v n
b n và có ch ký c a trư ng oàn c a c hai phía.