BẢNG TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

Kính gởi: THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Ngày lập: Nhóm trưởng Sự kiện Nguyễn ……. Email:
Nhóm trưởng PR Trần……. Email:
Nhóm trưởng Logictics Email:
Nhóm trưởng event Email:

Tháng 6 Tháng 7

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6
We
Nội dung, Phân công ThuFri Sat SunMonTuewedThuFri Sat SunMonTue wedThu Fri Sat SunMonTue wedThu Fri Sat Sun
d
I. Trước sự kiện

Họp nhóm chọn chủ đề x

A. Phòng sự kiện
Họp phân công nhiệm vụ cho các
2
bộ phận
3 Viết Proposal chương trình

4 Lên kịch bản chi tiết

5 Lên checklist chương trình

6 Đề xuất quà tặng

Làm việc với nhóm múa/ca
7
sĩ/người mẫu…
Trang phục của người mẫu/nhóm
8
múa/ca sĩ
 9 Tuyển chọn lễ tân

10 Trang phục cho lễ tân

Huấn luyện trao đổi nội dung với

11
lễ tân

12 Chuẩn bị slide trình chiếu

Nhạc đón khách, nhạc đại biểu,

13
nhạc biểu diễn

14 In ấn kịch bản

B. Phòng PR

Soạn công văn và nộp lên Sở

1 (sự kiện công ty mới cần xin
phép)
Lên danh sách báo/đài
2
và phụ trách mời khách

Lên danh sách khách VIP

3
và phụ trách mời khách
4 Chọn MC và làm việc với MC

5 Viết TCBC

6 Gửi MC Script cho MC

Chuẩn bị bộ Press Kit (TCBC,

7
phong bì, đĩa DVD phim…)

8 Làm việc với diễn giả

9 Chuẩn bị công hỏi mồi

Gửi câu hỏi mồi cho phóng viên
10
thân
11 Xác nhận danh sách khách mời

12 Quay phim + máy quay

13 Chụp hình + máy ảnh

 14 In ấn MC Script

C. LOGICTICS

1 Làm việc với địa điểm tổ chức

Lên báo giá tất cả hạng mục mua

vào và chuẩn bị hạng mục
VD: hoa, in ấn hạng mục, tiệc trà,
2 âm thanh, ánh sáng, máy chiếu,
khăn + khay, Micro, loa, laptop,
USB, Bút, kéo, băng keo 2 mặt,
băng keo trong…
In ấn các hạng phục vụ chương
3
trình

4 Tạm ứng lần 1

Set up chương trình (hoàn tất set

5 up trước 30 phút khi chương trình
bắt đầu đón khách)

D. Thiết kế

Thiết kế toàn bộ hạng mục

1
chương trình
1.1 Backdrop: 3x1.5m

1.2 Standee: 0.8x2m

1.3 Banner: 691 x 120px

1.4 Power point trình chiếu

1.5 PressKit

1.6 Thẻ ban tổ chức

2 Kiểm tra thiết kế và chuyển file cho nhà in

II. Trong sự kiện

Nhân sự chạy chương trình có mặt trước 30 phút, chạy thử chương trình
A. Phòng sự kiện

1 Quản lý chung khu vực tiệc

2 Hướng dẫn lễ tân đón khách

Quản lý ca sĩ, nhóm múa, người

3
mẫu lên sân khấu

Nhận CD/MD nhạc biểu diễn từ

4 ca sĩ/nhóm múa/lễ tân bàn giao
cho bộ phận âm thanh

5 Hỗ trợ cánh trái sân khấu

Hướng dẫn lể tân chạy micro và

6
lên sân khấu

B. Phòng PR

1 Đón tiếp phóng viên

2 Đón tiếp khách VIP

3 Theo MC trong chương trình

C. LOGICTICS
Theo âm thanh và ánh sáng và các
1
hiệu ứng trong chương trình

1.1 Thay đổi màn hình trình chiếu

1.2 Hiệu ứng pháo kim tuyến…

Nhạc đón khách, nhạc đại biểu,

1.3
nhạc biểu diễn
Nhận sự phòng thiết kế hỗ trợ
2
phòng Logictics

III. Sau sự kiện

A. Phòng sự kiện

1 Họp rút kinh nghiệm

 2 Viết báo cáo sự kiện

B. Phòng PR
Gửi thư cảm ơn khách mời và
1
phóng viên

2 Theo dõi tin

1 Viết báo cáo PR

C. Phòng Logictics

3 Kiểm tra phát sinh tăng/giảm

4 Thanh toán cho suplier

Delete