Tổ chức sự kiện:

 Tổ chức sự kiện và kiểm soát sự kiện:

- Heineken Countdown Party 2019 diễn ra tại sân vận động Hàng Đẫy
- Đơn vị chủ trì: Tập đoàn bia Heineken
- Cộng đồng chủ nhà: những người dân xung quanh sân vận động Hàng Đẫy
và rộng hơn là người dân thủ đô Hà Nội.
- Nhà tài trợ: Tập đoàn bia Heineken
- Truyền thông: báo chí, mạng xã hội
- Đơn vị thực hiện: Công ty quảng cáo và dịch vụ truyền thông VEBA
- Khách mời: các ca sĩ, nghệ sĩ trong và ngoài nước, đông đảo khán giả (chủ
yếu là người dân HN)

Diễn ra tại sân vận động Hàng Đẫy (Hà Nội), hứa hẹn bùng nổ với những trải
nghiệm “chưa từng thấy”: Sân khấu 360độ đặc biệt, tòa tháp ngôi sao ánh sáng
cao 30m lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam và những màn trình diễn đỉnh cao
kết hợp công nghệ hiện đại không tưởng.

Với ý tưởng “TRẢI NGHIỆM CHƯA TỪNG THẤY TẠI NƠI CHƯA TỪNG
CÓ. HÃY DỂ NGÔI SAO DẪN LỐI”; Heineken gợi lên tinh thần tích cực,
khuyến khích các trẻ nhìn vào hành trình vượt qua mọi áp lực, mọi thách thức
theo cách chưa từng có, và từ đó tận hưởng những điều tuyệt vời khi năm mới
đến.

Cùng với đó là những màn trình diễn độc nhất vô nhị mang đâm phong cách
sáng tạo vượt mọi giới hạn của Heineken như: tương tác ảo ảnh với những vũ
điệu bốc lửa điêu luyện của các vũ công giữa không trung và chiếc khinh khí
cầu khổng lồ bật tung giữa màn đêm, những làn sóng ánh sáng rực rỡ được tạo
nên bởi sự kết hợp hàng tia laser và khói sáng hay những tràng pháo hoa rực
trời, mãn nhãn từ ngọn tháp cao tới 30 mét,… Tất cả sẽ là những trải nghiệm
“không thể thành có thể” khiến khán giả bùng nổ mọi cảm xúc trong mỗi phút
giây của đêm đại tiệc Heineken Countdown.

Chương trình bao gồm:

- Thắp sáng khát vọng
- Vượt mọi áp lực
- Tận hưởng khoảng khắc năm mới đỉnh cao
 - Đếm ngược chào đón năm mới
 Tầng đầu tiên của tòa tháp với chủ đề đầu tiên Thắp sáng khát vọng chính thức
bắt đầu khi chiếc kinh khí cầu xuất hiện sáng chói giữa màn đêm.
Ca sĩ Min bắt đầu với loạt các ca khúc nổi tiếng, sau đó giao lưu với khán giả
trên sân khấu
Tiếp theo là phần trình diễn của nhóm nhạc Kickoff với màn hòa tấu nhạc kết
hợp với Violon. Trong lúc đó, MC Đức Bảo tương tác với khán giả trực tuyến
thông qua mini game đầu tiên: Đếm số chai Heineken xuất hiện trên màn hình
Kết thúc phần một là những bài hát đốt cháy hiện trường của Noo Phước
Thịnh
 Tầng thứ hai của tòa tháp với chủ đề Vượt mọi áp lực được bật sáng được bật
sáng
Mở đầu cho phần hai là 1 mini game tiếp theo có tên Cùng nạp năng lượng
cho tòa tháp. Tham gia trò chơi bằng cách bình luận trên trang Facebook của
Heineken câu “Năm mới trọn vẹn không thể thiếu Heineken” và tag 2 người
bạn
Nối tiếp là giọng ca của Tiên Tiên, Tuấn Hưng và sự trở lại của ban nhạc
Kickoff tạo nên một sự kết hợp hoàn hảo với các tiết mục dàn dựng công phu
làm khuấy động không khí, bùng nổ sự cuồng nhiệt, sôi động
MC tiếp tục giao lưu với khán giả bằng cách đoán tên ca sĩ và bài hát tiếp theo
 Tầng thứ ba Tận hưởng khoảng khắc năm mới đỉnh cao được bật sáng, cũng là
lúc nam ca sĩ Shane Filan – người hát chính của nhóm nhạc Westlife xuất hiện
với cách thức ấn tượng. Chiếc trực thăng laser ay vòng quanh khắp 4 khán đài
của sân vận động Hàng Rẫy và đáp xuống
Vào thời khắc chuyển giao giữa năm 2018 và 2019, pháo hoa rực rỡ cả bầu
trời, phía dưới là sự cuồng nhiệt. Tất cả đều cùng nhau đếm ngược thời gian,
chào đón năm 2019

Sự kiện được kiểm soát:

Khi tổ chức ra sự kiện thì đơn vị chủ trì là người mong muốn hơn ai hết sự
kiện thành công tốt đẹp và đạt được những mục tiêu mà mình đề ra. Tuy nhiên
để đạt được mục tiêu đó thì đơn vị tổ chức sự kiện cần có những hoạt động
 quản trị nhằm đưa hoạt động của sự kiện đi đúng với mục đích, con đường,
hướng tới mục tiêu mà mình mong muốn. Đây là bên quan trọng nhất.
Trong suốt quá trình chuẩn bị cho tới khi diễn ra sự kiện thì luôn quan sát, đối
chiếu kết quả, tiến độ công việc so với mục tiêu, thước đo đã đề ra và đưa ra
những điều chỉnh hợp lí.
- Rõ ràng và chặt chẽ
- Thực hiện đúng quy trình:
+ Lợi ích đầu tiên đó chính là giảm thiểu rủi ro, bởi thực hiện đúng quy
trình giúp các nhà tổ chức dễ dàng rà soát và phát hiện rủi ro tiềm ẩn, từ đó
có kế hoạch hoặc biện pháp xử lý kịp thời.
+ Tăng kết nối và kế thừa ưu điểm trong công việc: Nhờ có Quy trình mà
các staff rút ra được nhiều kinh nghiệm khi làm việc, đồng thời trao đổi để
hiểu rõ quy trình giúp tăng tương tác và tạo mối quan hệ tốt giữa đồng
nghiệp và các bộ phận với nhau. Quy trình giúp các staff khi chạy dự án
không bỡ ngỡ và xử lý công việc trôi chảy tránh mất thời gian.
+ Tăng hiệu quả công việc: Hiểu rõ được Quy trình làm việc giúp nhân
viên không làm sai chỉ thị của Sếp, nhờ đó tăng hiệu quả công việc, tiết
kiệm thời gian, tránh lãng phí.
+ Quản lý sự kiện hiệu quả, kiểm soát được tiến độ dự án
- Hoàn tất công tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu, cánh gà, khu vực
khán đài
- Tiến hành theo kịch bản đã định sẵn
- Ổn định chỗ nghỉ cho khách mời trong quá trình sự kiện diễn ra
- Đảm bảo khách mời và khán giả không phát sinh tình huống bất thường
- Đảm bảo an toàn, không xảy ra sai sót

 Giải quyết rủi ro và phát sinh:

- Những rủi ro và phát sinh:
+ Sự thay đổi thất thường của thời tiết (mưa to, gió lớn,…) Đây là rủi ro
thường xuyên nhất của một sự kiện ngoài trời. Điều này thể làm hỏng các
thiết bị sân khấu như âm thanh, ánh sáng, phụ kiện,…
+ Các sự cố ngoài ý muốn đặc biệt nghiêm trọng xảy ra như hỏa hoạn, cấp
cứu,…
 + Những vị khách không mời: Các sự kiện ngoài trời luôn khó kiểm soát
việc ra vào của khách. Cần lưu ý những kẻ lợi dụng việc hỗn loạn để đột
nhập, trộm cắp và gây rối sự kiện.
+ Sự hỗn loạn
+ Rủi ro về thiết bị kỹ thuật
- Giải quyết:
+ Đối với các thiết bị sân khấu như âm thanh, ánh sáng, phụ kiện,…cần
phải chuẩn bị bạt để khi gặp mưa chỉ cần căng bạt ra che các thiết bị lại.
+ Nên một hoặc hai mái che ở gần khu vực diễn ra sự kiện để mọi người có
thể vào núp khi mưa.
+ Một đội ngũ y tế là điều chắc chắn phải có, đặc biệt là các sự kiện ngoài
trời. Đội ngũ y tế không chỉ là hỗ trợ kịp thời các trường hợp xảy ra tai nạn
mà còn khiến khách mời an tâm hơn.
+ Vì là sự kiện ngoài trời nên nên có flycam để có thể ghi lại quá trình diễn
ra sự kiện. Tuy nhiên, cần có đội ngũ nhân viên an ninh. Họ nắm rõ được
các lối thoát hiểm, bảo vệ khỏi các sự cố,…
+ Cần có một đội kỹ thuật
+ Chuẩn bị đầy đủ những trang thiết bị cần thiết, sẵn sàng đối phó với hỏa
hoạn, cấp cứu, và cần phải dự phòng biến cố lớn.
 Dọn dẹp địa điểm:
SAU SỰ KIỆN KHÔNG QUÊN CÔNG TÁC DỌN DẸP
1. THU DỌN ĐỒ ĐẠC, TRẢ LẠI MẶT BẰNG
Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải tiến hành thu
dọn đồ đạc để mang về kho và trả lại mặt bằng như trước khi tổ chức sự kiện.
Kiểm tra đầy đủ các thiết bị, đồ đạc đầy đủ.
Sau khi chương trình kết thúc cũng nên nhanh chóng thanh toán hợp đồng.
Nếu không có sai sót nào xảy ra, đơn vị thuê dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ tiến
hành thanh toán tiền cho bên công ty tổ chức sự kiện. Những hình ảnh, clip
ban tổ chức ghi lại trong sự kiện cũng sẽ được gửi cho bên đi thuê để họ lưu
lại tư liệu.
2. DỌN DẸP VỆ SINH
Khi sự kiện kết thúc thì việc dọn dẹp vệ sinh rất quan trọng, hầu như sẽ có rác
rất nhiều. Chính vì thế trong đội ngũ tổ chức sự kiện sẽ có đội ngũ vệ sinh để
thực hiện các công việc dọn dẹp vệ sinh, thu gom rác thải để lại sau khi tổ
chức sự kiện để mọi thứ trở nên được sạch sẽ.
3. RÚT KINH NGHIỆM CHƯƠNG TRÌNH
Khi event kết thúc, các bộ phận có trách nhiệm báo cáo lại toàn bộ công việc
đã thực hiện, bao gồm cả những việc làm được và những thiếu sót nhằm rút
kinh nghiệm cho chương trình lần sau.