‫‪Basic concepts of‬‬

‫‪5S-KAIZEN-TQM approach‬‬
‫المفاهيم األساسية عن‬
‫إدارة الجودة الشاملة‪-‬كايزن‪5S-‬‬

‫مسئولة الجودة بفرع القاهرة‬

‫د‪ .‬حنان النجار‬
Aren’t you frustrated in your workplace?
‫هل أنت محبط فى مكان عملك؟‬
Oh, this position
makes me tired ! I cannot remember
‫هذا الوضع يجعلنى‬ what/how to next
‫مجهدا‬ ‫ال أستطيع تذكر ماذا‬
… ‫كيف‬/

Where is that document ?

I cannot find it ! Why I am making
‫أين الملف أننى ال أجده‬ mistakes again and
again
‫لماذا أكرر أخطائى‬

Oh time is not enough Why we cannot

to complete this work! communicate
‫أوه الوقت غير كاف‬ properly?
‫لالنتهاء من العمل‬ ‫لماذا ال نستطيع التواصل‬
‫جيدا‬
 Are you a
positive thinker or negative thinker?
‫هل تفكر بطريقة إيجابية أو طريقة سلبية؟‬

3
‫‪Thinking negatively in inside box‬‬
‫?‪and give-up‬‬
‫التفكير بطريقة سلبية داخل الصندوق واالستسالم‬

‫‪4‬‬
Work together and do something
with big positive attitude?
‫العمل معا واإلنجاز بأسلوب إيجابى كبير‬

5
 Even you are positive thinker,
you still need something to make your ideas
realistic
‫حتى وإن كنت تفكر بطريقة إيجابية ال زلت تحتاج شيئا ما حتى تصبح أفكارك‬
‫واقعية‬
You need tools !
‫أنك تحتاج أدوات‬

6
There are useful tools
‫يوجد أدوات مفيدة‬

5S-KAIZEN-TQM
Approaches
‫إدارة الجودة الشاملة‬-‫كايزن‬-S5 ‫نهج‬

7
 Conceptual framework “5S-KAIZEN-TQM Tree”
5S-KAIZEN-TQM ‫إطار مفهوم شجرة‬
Highly Reliable Organization
‫( منظمة موثوقة للغاية‬HRO)

Total Quality Management

Quality of services and

‫إدارة الجودة الشاملة‬

‫جودة الخدمات واإلدارة‬

management
Lean Management
‫اإلدارة الرشيقة‬
Leadership and

Wastes
commitment of

‫النفايات‬
hospital Positive mindset
management for improvement
‫التزام إدارة المستشفى‬ of quality among
KAIZEN frontline workers
‫كايزن‬ ‫عقلية إيجابية لتحسين‬
‫الجودة بين العاملين في‬
‫الخطوط األمامية‬

environment
Leadership ‫القيادة‬ 5-S

Working
‫بيئة العمل‬
Positive
attitude
8
‫سلوك إيجابى‬
 What is 5S ?
? 5S ‫ما هو‬
• 5S is a philosophy and a way of organizing and managing the
workspace and work flow with the intent to improve efficiency by
eliminating waste, improving flow and reducing process
unreasonableness.

‫• هي فلسفة ووسيلة للترتيب وإدارة مكان العمل وسير العمل بنية تحسين الكفاءة بالتخلص من‬
‫الهدر وتحسين سير العمل واإلقالل من ال معقولية العمليات‬

It is for improvement of
working environment
‫هدفها تحسين بيئة العمل‬

9
 5S in Japanese/English
5S is literally five abbreviations of Japanese terms
with 5 initials of S.
S 5 ‫ اإلنجليزية‬/ ‫باللغة اليابانية‬
S ‫ أحرف أولى من‬5 ‫هي حرفيا ً خمسة اختصارات للمصطلحات اليابانية مع‬

Japanese English Arabic?

S1 Seiri Sort ‫تصنيف‬
S2 Seiton Set ‫ترتيب‬
S3 Seiso Shine ‫تنظيف وصيانة‬
S4 Seiketsu Standardize )‫تنميط (توحيد‬
S5 Sitsuke Sustain ‫تثبيت‬

10
‫?‪What 5S can do‬‬
‫ماذا يستطيع فعله ‪? 5S‬‬

‫‪11‬‬
Team work improvement through
everyone’s participation
‫تحسين من خالل مشاركة جميع أفراد الفريق‬

12
‫‪Identify Abnormalities‬‬
‫التعرف على األشياء الغير طبيعية‬

‫‪13‬‬
Identify wastes and reduce the wastes
‫التعرف على أنواع الهدر واإلقالل منها‬

14
 7 types of wastes in work place
‫ أنواع من الهدر في مكان العمل‬7
Over production
Creating more material or
information or tests or
treatment than needed
Over processing ‫زيادة اإلنتاج‬
‫إنتاج مواد أو معلومات أو اختبارات أو‬
Inventory
Processing beyond More material or
‫عالج أكثر من الحاجة‬
the standard information than needed
‫اإلفراط في العمليات‬ ‫مخزون المواد أو المعلومات أكثر من‬
‫اكثر مما فى المعيار‬ ‫الحاجة‬

Rework Waiting
People or items that wait for
Repetition or
a work cycle to be completed
correction of a
‫االنتظار‬
process
‫األشخاص أو األشياء تنتظر دورة العمل‬
‫إعادة العمل أو إصالح العملية‬
‫حتى تنتهى‬

Transportation Motion
Unnecessary movement Unnecessary
between processes movement with a
‫النقل‬ process
‫حركة غير ضرورية بين العمليات‬ ‫حركة غير ضرورية أثناء العملية‬ 15
Improve productivities
‫تحسين اإلنتاجية‬

16
Improve safety
‫تحسين السالمة‬

17
 If no 5S activities….
5S ‫لو لم توجد أنشطة‬

Spending lots of time to

Cannot prioritize the work look for necessary items
‫ال يمكن تحديد أولويات العمل‬ ‫قضاء أوقاتا طويلة للبحث عن األشياء‬
‫الضرورية‬

Low
productivity
Unbalanced workload ‫إنتاجية‬
‫عدم توازن عبء العمل‬ ‫منخفضة‬ Making mistake
‫ارتكاب خطأ‬
Details of 5S approach
5S ‫تفاصيل نهج‬

19
5S: Sort-Set-Shine-Standardize-Sustain

S1:
Sort
‫تصنيف‬

S5: S2:
Sustain Set
‫تثبيت‬ ‫ترتيب‬

S4: S3:
Standardize Shine
‫تنميط‬ ‫تنظيف وصيانة‬
20
 S1: Sort ‫تصنيف‬
• Focuses on eliminating unnecessary
items from the workplace
‫يركز على التخلص من األشياء الغير ضرورية من مكان‬
‫العمل‬
S1:
• Categorize equipment, furniture, tool in Sort
your working place into the following 3
categories
1. Necessary S5: S2:
2. Unnecessary Sustain Set
3. May not necessary
‫ واألدوات في مكان العمل إلى‬،‫ األثاث‬،‫تصنيف األجهزة‬
:‫المجموعات اآلتية‬
‫ضرورى‬
‫غير ضرورى‬
‫من الممكن غير ضرورى‬ S4: S3:
• This step will also help with the “just Standardize Shine
in case” attitude
"‫هذه الخطوة أيضا تساعد فى موقف "فقط في حالة‬
21
 S1: Sorting activities ‫تصنيف األنشطة‬

Equipment, material, tools files, furniture etc. can be categorized based on the frequency of
use! ‫ األثاث يتم تصنيفها على معدل االستخدام‬،‫ األدوات‬،‫ المواد‬،‫األجهزة‬

Equipment, materials
tools etc. in your work place May need it
‫ األدوات فى مكان العمل‬،‫ المواد‬،‫األجهزة‬ ‫قد يحتاج إليها‬

Items only used occasionally

are in this category
‫العناصر تستخدم أحيانا في هذه الفئة‬

Not need it
Need it
‫ال يوجد حاجة لها‬
‫يوجد حاجة إليها‬

Items not used in current work process are in this category

‫العناصر الغير مستخدمة فى عملية العمل الحالية‬
Items often use are in this category
‫العناصر غالبا ما تستخدم في هذه الفئة‬
23
 S2: Set ‫ترتيب‬
• “Set” is based on finding
efficient and effective
storage of necessary items
‫يرتكز الترتيب على إيجاد تخزين فعال‬
‫وكفء لألشياء الضرورية‬ S1:
Sort
• Apply “Can see, Can take
out, and Can return”
philosophy S5:
،‫ وأخذها‬،‫تطبق فلسفة (من الممكن رؤيتها‬ Sustain S2:Set
)‫وإرجاعها‬
• This will save time and
energy to look for
something
‫يساعد الترتيب على توفير المال والمجهود‬ S4: S3:
‫للبحث عن شيء ما‬ Standardize Shine

• ‫يساعد ال‬

24
Back to main
 S2: Setting activities ‫أنشطة الترتيب‬
Think not only “beatification., Need to consider workflow and arrange items
‫فكر ليس للتجميل فقط ولكن يأخذ في االعتبار سير العمل والترتيب‬

Have consensus among
co-workers on where and
how to organize necessary
Items
‫الحصول على إجماع بين‬
‫طريقة‬ ‫عن‬ ‫العاملين‬
‫تنظيم األشياء الضرورية‬
Needed items
Items often use
With current
work process
‫العناصر الضرورية‬
‫تستخدم مع عملية العمل‬
‫الحالية‬
Arrange them properly based on
Use 5S tools for proper
“Can see, Can take-out, Can
Organization of items e.g.,
return” Philosophy
• Labeling
• Color coding ‫يتم الترتيب بطريقة جيدة‬
‫مبنية على فلسفة نستطيع‬
• Numbering
،‫ نستطيع إخراجه‬،‫أن نراه‬
• Zoning etc.
‫نستطيع إرجاعه في مكانه‬
‫ مثل‬5s ‫تستخدم أدوات‬
– ‫ الترميز اللونى‬- ‫العنونة‬
‫ التقسيم‬- ‫الترميز الرقمى‬
 BASELINE ADMINISTRATION
PHOTOGRAPHS
AUGUST SEPTEMBER
2008 PROCESS 2008
‫أثناء العملية‬

After
5S
Before 5S Mid Year 5S ‫بعد‬
‫منتصف العام‬
5S ‫قبل‬ 26
 S3: Shine ‫تلميع وصيانة‬

• Cleaning up one’s
workplace daily so that S1:
there is no dust on floors, Sort

machines or equipment.
• It will create ownership S5: S2:
and build pride in the Sustain Set

workers
‫• تنظيف مكان العمل يوميًا حتى ال‬
‫يكون هناك غبار على األرضيات أو‬
.‫اآلالت أو المعدات‬ S4:
S3:
Standardize
‫• تصنع الملكية وتبني الفخر لدى‬
‫العمال‬ Shine

27
Back to main
S3: Shining activities ‫أنشطة التلميع والصيانة‬

• Clean floor, windows and walls.

• Clean and Maintain office automation
machines, medical equipment and tools,
office furniture
• Develop and follow regular cleaning and
Maintenance schedule
‫• تنظيف األرضية والنوافذ والجدران‬
‫• تنظيف وصيانة آالت التشغيل اآللي للمكاتب والمعدات الطبية‬
‫واألثاث المكتبي‬
‫• تطوير واتباع جدول منتظم للتنظيف والصيانة‬
•
29
 S4: Standardize ‫التنميط‬

• Maintain an environment where

S1 to S3 are implemented in the S1:
same manner throughout the Sort
organization
• Give opportunities to employees
to take active part in the S5: S2:
development of these standards. Sustain Set

S3 ‫ إلى‬S1 ‫• تحافظ على بيئة حيث يتم تنفيذ‬

‫بنفس الطريقة في جميع أنحاء المنظمة‬
‫صا للمشاركة الفعالة في تطوير‬
ً ‫• امنح الموظفين فر‬
.‫هذه المعايير‬ S4: S3:
Shine
Standardize

30
Back to main
 S4: Standardizing activities )‫أنشطة التنميط (التوحيد‬
S
1
S
2

S3

Develop mechanism to standardize Standardization will leads equalization of

S1-S3 implementation for activities
continuation = “Production leveling and smoothing”
‫التوحيد سيؤدي إلى تكافؤ األنشطة = "تسوية اإلنتاج وتجانسه تطوير اآللية لتوحيد التنفيذ للمتابعة‬

Standardization is useful for;

• Easy implementation of S1 to S3 activities
• Equalization process output
• Everyone’s participation
:‫التنميط (التوحيد) مفيد لتحقيق‬
S3 ‫ إلى‬S1 ‫• سهولة تنفيذ أنشطة‬
‫• تساوى مخرجات العملية‬
‫• مشاركة الجميع‬
32
 S5 : Sustain ‫التثبيت‬
• Maintain S1-S4 through
discipline, commitment
and empowerment S1:
Sort
• It focuses on defining a
new mindset and a S5: S2:
standard in workplace Set

‫ من خالل‬S1-S4 ‫• حافظ على‬ Sustain

‫االنضباط وااللتزام والتمكين‬
‫• يركز على تحديد عقلية جديدة‬
S4: S3:
‫ومعيار في مكان العمل‬ Standardize Shine

33
Back to main
 S5: Sustainability activities ‫أنشطة التثبيت‬
People get bored if no
changes. And need to
develop a mechanism
to make staff motivated
‫يشعر الناس بالملل إذا لم يحدث‬
‫ وتحتاج إلى تطوير آلية‬.‫تغيير‬
‫لجعل الموظفين محفزين‬
Further Improvement
‫تحسين أكثر‬

Prevent fallback
‫منع التراجع أو التقهقر‬

Improvement
‫تحسين‬
Measure improvement with proper periodical
monitoring
‫قياس التجسن مع المتابعة الدورية الجيدة‬
35
 5S Conceptual Framework
5S ‫إطار مفهوم‬

SORT

SUSTAIN STANDARDIZE SET

SHINE

36
 What is KAIZEN ? ‫ماهو كايزين ؟‬
▪ KAIZEN is a problem solving process with existing resources
▪ KAIZEN can help a hospital or clinic to create “continuous quality
improvement culture” to meet in/external clients’ satisfaction and
expectation
▪ Make things better step by step; KAIZEN Steps
▪ Target is “your work”
‫▪ كايزن هي عملية حل المشكالت بالموارد الموجودة‬
"‫▪ يمكن أن تساعد كايزن المستشفى أو العيادة في إنشاء "ثقافة تحسين الجودة المستمر‬
‫ الخارجيين وتوقعاتهم‬/ ‫لتلبية توقعات العمالء الداخليين‬
‫▪ تجعل األشياء أفضل خطوة بخطوة ؛ خطوات كايزن‬
"‫▪ الهدف هو "عملك‬
37
‫?‪What KAIZEN can do‬‬
‫ماذا يستطيع كايزين فعله ؟‬

‫‪38‬‬
 ‫‪Find root causes of problems‬‬
‫‪and solutions‬‬
‫يجد األسباب الجذرية للمشاكل ويضع الحلول المناسبة‬

‫‪39‬‬
 Improve all kinds of
Health Care Facility Management
‫تحسين كل إدارات المنشأت الصحية‬

40
Improve quality of services
‫تحسين جودة الخدمات‬

41
Strengthen Team work
‫تعزيز العمل الجماعى‬

42
 What is TQM ?
‫ماهى إدارة الجودة الشاملة؟‬
• Total Quality Management (TQM) is a multi-disciplinary
and participatory processes with continuity by all
categories of staff for realizing high quality services
• TQM process, (consisting of 5S and KAIZEN), should be a
part of institutional managerial framework for seeking
high productivity and quality of services
‫• إدارة الجودة الشاملة هي عمليات متعددة التخصصات وتشاركية مع استمرارية من قبل‬
‫جميع فئات الموظفين لتحقيق خدمات عالية الجودة‬
،( 5S,KAIZEN ‫ (تتكون من مفهوم‬، ‫• يجب أن تكون عملية إدارة الجودة الشاملة‬
‫جز ًءا من إطار العمل اإلداري المؤسسي للحصول على إنتاجية عالية وجودة الخدمات‬

43
 ‫?‪What TQM can do‬‬
‫ماذا تستطيع إدارة الجودة الشاملة فعله ؟‬

‫‪44‬‬
 Improves quality of
the final products or services
‫تحسين جودة المنتجات أو الخدمات‬

45
Increase customer satisfaction
‫يزيد رضا العميل‬

External customer
‫العميل الخارج‬
Internal customer
‫العميل الداخىل‬

46
Visible growth of organization
‫نمو مرئى للمؤسسة‬

47
Making right decision for
quality improvement
‫إتخاذ القرار الصحيح لتحسين الجودة‬

48
Reduction of costs
‫اإلقالل من التكاليف‬
Save
Money
‫توفير المال‬
Utilize
available
resources
‫استخدام‬
‫الموارد‬
‫المتاحة‬

49
“Managing whole facility with certain level of
quality”
‫إدارة المنظمة بأكملها بمستوى معين من الجودة‬

50
Wrap-up
• 5S-KAIZEN-TQM Approach is the step-wise quality
improvement approaches that can be applied in
health care
• Anyone can do it with:
- Little knowledge
- Little dedication
- Little hard work and
- A very big positive attitude
‫ هو نهج تحسين الجودة التدريجي الذي‬5S-KAIZEN-TQM ‫• نهج‬
‫يمكن تطبيقه في الرعاية الصحية‬
:‫• يمكن ألي شخص القيام بذلك باستخدام‬
‫ قليل من المعرفة‬-
‫ القليل من التفاني‬-
‫ القليل من العمل الشاق‬-
‫ وموقف إيجابي كبير جدا‬-
Thank you for listening !