Pagsulat ng Katitikan ng Pulong

Kaligiran ng Katitikan ng Pulong

Halos lahat ng mga grupo, organisasyon at kopanya ay mga pulong na

kailangang irekord ang mga pag-uusap tungkol sa particular na paksa, nmga
napagpasiyahang aksiyon, mga rekomendasyon, mahahalagang isyung lumutang sa
puolong, at iba pa. Anuman ang layunin o uri ng pulong- tungkol sa mga pagbabao sa
polisiya o sa pagbibigay ng magandang balita, regular o espesyal na pulong, pormal o
impormal- kailangang maitala ang mnahahalagang napag-usapan o nangyari dito. Ang
dokumentong nagtatala ng mahahalagang diskusyon at desisyon ay tinatawag na
katitikan ng pulong.

Kahalagahan ng Katitikan ng Pulong

Ginagamit ang katitikan ng pulong upang ipaalam sa mga sangkot sa pulong,

nakadalo o di-nakadalo ang mga nangyayari dito: kalian, saan ito nangyari, sino-sino
ang mga dumalo, sino-sino ang lumiban at ano-ano ang kanilang dahilan, ano ang
pinag-usapan, ano ang ,ga desisyon at iba pa. makikita sa mga detalyadong katitikan
ng pulong kung sino ang nagsabi ng ano kanino, ano ang tugon dito ng
pinatutungkulan at iba pang nasa pulong, sino-sino ang magkakapareho ng posisyon sa
isyu.

Katulad ng korespondensiya opisyal, nagsisilbing permanenteng rekord ang mga

katitikan ng pulong. Imposibleng matandaan ang lahat ng detalye ng pinag-usapan o
nangyari sa pulong. Tandaang hindi ,agandang ideya ang iasa an lahat s iyong ,e,orya.
Gaano man katalas ang memorya, hindi maaasahang mananatili nang matagal sa isip
ang mga iminemorya.

Sa pamamagitan ng katitikan ng pulong, maaaring magkaroon ng nahahawakang

kopya ng mga nangyraing komunikasyon. Sa paglipas ng panahon, maaaring
mahalagang dokumentong pangkasaysayan ang isang katitikan ng pulong.

Isa pa ang kahalagahan ng pagkakaroo ng katitikan ng pulong ang pagiging

hanguan nito sa impormasyon para sa susunod na pulong. Maaari itong gawing
sanggunian. Katulad din ng korespondensiya opisyal at iba pang opisyal na dokumento
ng organisasyon o kompanya, magagamit ang katitikan ng pulong bilang ebidensya
sakaling magkaroon ng pagtatalo sa dalawa o higit pang indibidwal o grupo.

Ginagamit din ang katitikan ng pulong upang ipaalaala sa mga indibidwal ang
kanilang mga papel o responsibilidad sa iang particular na proyekto o gawain. Isa rin ito
sa mga batayan ng kagalingan ng indibidwal. Ilang beses siyang lumiban o nahuli sa
dating sa mga pulong? Anong magagandang ideya ang kaniyang inihain? Gaano sioya
kanukas sa mga mungkahi at ideya ang mga kasama sa trabaho?

Gabay sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong

Ang mga sumusunod na gabay ay makatutulong sa pagsulat ng maayos at

mahusay na katitikan ng pulong.
 Bago ang Pulong. Kung naatsan o nagboluntaryong magsulat ng katitikan ng
pulong, sigurahing hindi ang sarili ang pangunahi o importanteng kalahok rito. Mahahati
lamang ang iyopng atensyon. Luikha ng isang template sa pagtatala upang mapadali
ang pagsulat. Maglaan ng espasyo.

Bago pa man magsimula ang pulong, basahin na inihandang agenda upang

madali na lamang sundan ang magiging daloy ng mismong pulong. Mangalap na rin ng
mga impormasyon tungkol sa mga layunin ng pylong, sino na ang mga dumating, at iba
pa. Maaaring magtanong sa mamamahala sa pulong. Sa pamamagitan nito, hindi na
mahihirapang unawain kung ano ang nangyayari sa pulong. Maaaring gumamit ng lapis
o bolpen at papel o tape recorder.

Habang nagpupulong. Hindi na kailangang itala ang bawat salitang marinig sa

pulong. Hindi na iyon ang kahingian ng pagsulat ng katitikan ng pulong. Nagsusulat nito
upang ibigay ang balangkas ng mga nangyayari sa pulong, hindi ang irekord ang bawat
sabihin ng kalahok. Magpokus sa pag-unawa sa pinag-uusapan at sa pagtala ng
mga desisyon at rekomendasyon. Itala ang mga aksiyon habang nangyayari ang mga
ito, hindi pagkatapos.

Pagkatapos ng Pulong. Repasuhin ang sinulat. Maaaring magdagdag ng mga

komento. Kung may mga bagay na hindi naintindihan, lapitan agad pagkatapos ng
pulong ang namamahala rito o ang iba pang dumalo. Gawin ito habang sariwa pa sa
isipan ng lahat ang mga impormasyon. Kapag tapos nang isulat o i-encode ang katitikan
ng pulong, ipabasa ito sa namuno sa pulong para sa hindi wastong impormasyon. Mas
mainam na may numero ang bawat linya at pahina ng katitikan upang madali itong
matukoy sa pagrerepaso o pagsusuri sa susunod na pulong. Repasuhin muli ang isinulat
at tingnan kung wasto ang baybay ng salita, bantas at iba pa. ibigay ito sa mga dumalo
sa pulong oras na matapos ang pinal na kopya. Magtabi ng kopya sakaling may
humiling na repasuhin ito sa hinaharap.