Professional Documents
Culture Documents
مادة الترتيب
مادة الترتيب
المادة:ترتيب وثائق
الموضوع:مواصفات الوثيقة
تمهيد :عرفت الوثيقة على مر العصور واختالف التشريعات بأنها أداة إلثبات الحق
وحمايته من الضياع واعتبرت أحيانا شرط أساسي من دونه ال ينشأ الحق القانوني
للمعاملة وأحيانا أخرى وسيلة إلثبات التصرف القانوني كما عرفت الوثيقة على أنها
معلومة كتبت لحفظ الحقوق أو الهوية .أو تسيير النظام اإلداري.أو الرتباطها بعالقات
الناس وتكون لها الصفة القانونية.
تعريف الوثيقة:
لغة :هي كلمة مشتقة من الفعل وثق أي ائتمن ،ووثقه أي أحكمه نقول وثق األمر،أي
أحكمه وأثبته.والوثائق هي كل ما يعتمد عليه أو يرجع إليه إلثبات أمر وإحكامه
وإعطائه صفة الحق .
اصطالحا :المقصود بالوثيقة أي مستند أو محرر مسجل سواء كان في شكل مخطوط أو
مطبوع أو مصور أو في مادة سمعية أو بصرية نتج عن تصرف قانوني لشخص
طبيعي أو معنوي.
المكونات األساسية المتعارف عليها للوثيقة:
المصدر :يوجد في أعلى الزاوية اليمنى ويستعمل لتحديد مصدرا لوثيقة) اإلدارة
العامة،المصلحة(
رقم التسجيل :عدد رتبي وفي بعض الحاالت رموز تسند للوثيقة مسبوق بالمكان
الجغرافي.
التاريخ :يوجد عادة في أعلى الزاوية اليسرى للوثيقة مسبوق بالمكان الجغرافي.
الموضوع:خصص لتحديد محتوى الوثيقة بشكل مختصر.
جوهر الوثيقة :هي المعلومات المتعلقة بالموضوع )المحتوى(.
اإلمضاء :إمضاء منشئ الوثيقة مع تحديد هويته اإلدارية .
إنشاء الوثيقة:عند إنشاء أي نوع من الوثائق البد من تحديد الحاجة من المعلومات التي
تحويها الوثيقة والتطابق بين المحتوى والحاجيات المحددة( ال يمكن أن نقوم بصياغة
ناجحة للوثيقة بدون معرفة مسبقة للغرض من إنشائها( ولحسن سير المرافق العامة البد
من أخذ جميع االحتياطات باإلضافة إلى التقيد بالمكونات األساسية
قيمة الوثيقة:تختلف قيمة الوثائق من ناحية قيمتها إلى:
القيمة اإلدارية للوثيقة:تحتوي الوثائق عند نشأتها على المعلومات حول الوظائف
والنشاطات الجارية للمؤسسات .
القيمة المالية :الوثائق ذات القيمة المالية هي جميع الوثائق الخاصة بالتصرف المالي
للمؤسسة التي تحتاجها لتدعيم معامالتها المالية.
القيمة التاريخية :من بين جميع الوثائق هناك بعض الوثائق تكتسي قيمة ثابتة بعد انتهاء
قيمتها األولى .مثل الوثائق التي تعكس تاريخ المؤسسة ويمكن أن تحدد هذه الوثائق
بنص قانوني.
مميزات الوثيقة :تتميز الوثائق بالموضوعية والمصداقية بحيث تتكون طبيعيا من خالل
ممارسة الجهة الرسمية ألعمالها وأنشطتها اليومية وتحوي معلومات صحيحة خالية من
الشك
أهمية الوثيقة:تكمن أهمية الوثيقة في احتوائها على المعلومات اإلدارية التي تخدم
أهداف المؤسسة كما أن لها قيمة إثباتيه ودور فعال في اتخاذ القرار باإلضافة لكونها
تحتوي على معلومات عل درجة عالية من الصحة .ويمكن الوثوق بها واالعتماد عليها
كمصدر هام.
دورة حياة الوثيقة :لتحديد مدة حفظ الوثائق يستوجب األمر تقييم الوثائق والتعرف على
قيمتها وصالحيتها بالنسبة لمنشئيها ومستخدميها في فترة أولى ثم قيمتها بالنسبة ألي
استعمال آخر
وتسمى القيمة األولى القيمة األولية وهي تندرج على مرحلتين فترة نشطة للوثائق
وتوافق الفترة النشطة المدة الالزمة لحفظ الوثائق بمكاتب العمل حيث يكون استخدامها
متواترا (متتابعة(إلى أن تعالج المسائل بها بينما الفترة الشبه نشطة توافق مدة حفظ
الوثائق
المادة:ترتيب وثائق
الموضوع:تسجيل الوثيقة
مقدمة:
تعتبر عملية التوثيق والعمليات المرتبطة بها إحدى الركائز األساسية ألي عمل تطبيقي
ويعتبر كذلك أحد أولويات اإلدارة لما له من ارتباط مباشر بكل العمليات اإلدارية على
كافة المستويات.
أهمية التوثيق:
الوثائق هي إحدى المراجع الهامة التي تبرهن على مصداقية المنظمة ووجودها الفعلي
إذ أن الوثائق هي أهم وسائل االتصال بالمؤسسات كما أنها تعتبر المرجع الذي يحتكم
إليه متى استدعى األمر ذلك ألنه يوضح نشاط المؤسسة بشكل ملموس وتؤدي إلى
كسب ثقة اآلخرين بها.
شكل تسجيل الوثائق وحفظها:
السجالت):فهارس(وهي تحتوي على بيانات عن الوثائق الموجودة لدى المؤسسة .1
)فهارس( حيث يتم فيها تسجيل معلومات محددة عن كل وثيقة حتى يمكن من
الرجوع إليها للوصول إلى الوثيقة المحددة بشكل سريع وبأقل جهد عالوة على
ذلك فإن السجالت تعطي فكرة عن أدائها دون الرجوع إلى أصل الوثائق
والمستندات.
-2أنواع السجالت :
أ -سجالت إدارية :
سجل الصادر والوارد -سجل المحاضر -سجل العطل -سجل النشاطات الثقافية
ب -سجالت مالية :
سجل اليومية العامة -سجل المخزون -سجل األصول الثابتة.
الدفاتر :هي وسيلة لتسجيل البيانات( بشكل ثابت بصورة متسلسلة ومنظمة تحول .2
دون حدوث أي تغيير أو تالعب فيها أو صياغتها كليا أو جزئيا ألي سبب من
األسباب ومن أمثلها
الدفاتر اإلدارية :دفتر الزيارات(
الدفاتر المالية :دفتر حساب البنك
-3الملفات :هي حاويات يتم فيها حفظ المستندات بكافة أشكالها وتختلف عن السجالت
والدفاتر ألنها تمكن من تحريك المستندات وتداولها وحفظها بكميات كبيرة ولفترات
طويلة من الزمن ويتم التسجيل على كل ملف اسم ما يحويه
مثال -:ملف الصادر ) مراسالت(
-ملف الوارد)مذكرات (
-ملف محاضر االجتماع ملفات إدارية
-ملف التقارير
مثال :ملفات مالية:
ملف الحسابات -ملف أوامر التوريد المخزني -ملف أوامر الصرف المخزني – ملف
العقود -ملف الجرد
-4الصور الثابتة و المتحركة:
وتشمل الصور الفوتوغرافية وأشرطة الفيديو واألقراص المضغوطة وتعتبر من الوثائق
عالية المصداقية خاصة عند التعامل مع جهات ليس بإمكانها القيام بزيارة ميدانية
لمناطق عمل المؤسسة .
-5التسجيالت الصوتية:
وتعتبر أقل مصداقية من األنواع األخرى لصعوبة نقل كل أبعاد عمل وإنجازات(
المؤسسة عبر الصوت فقط لكن ال بأس بها كوسيلة مساعدة.
االنتقا مقابلة
المستشارة ء
األساتذة
اإلمضاء
تاريخ الفصل
تاريخ المحضر
إلى من
المادة :ترتيب وثائق
الموضوع:تصنيف الوثائق
تمهيد:
يعتبر التصنيف المرحلة األولى واألساسية في التنظيم الفني للوثائق فغالبا ما يكون
النجاح في هذه المرحلة هو السبب في نجاح تنظيم المؤسسة.
تعريف التصنيف :ويقصد بها تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات
والخصائص المتجانسة وفصل الوثائق الغير المتشابهة لدرجة اختالفها وذلك لغرض
التعرف على أية منها بسهولة.
أسس التصنيف:
موضوعي
شكلي
جغرافي
أسس
التصنيف
اسمي زمني
التصنيف الموضوعي :أي تصنيف األوراق والمستندات على حسب موضوعاتها وفتح
ملف لكل موضوع مثل ):محاضر – الزيارات -البرقيات -التقارير(
يمكن تقسيم األوراق الخاصة بمؤسسة ما إلى مجموعات رئيسية كالتالي:
اإلدارة العليا –الشؤون المالية -شؤون الموظفين -التخطيط -العالقات( العامة.
جميع هذه األجزاء تعتبر فصول فإذا أخذنا فصل ) شؤون الموظفين ( وحللنا األنشطة
الفرعية الموجودة نجد التالي:
-التعيينات –العطل-الترقيات -إنهاء الخدمة
وأيضا نستطيع تقسيم أحد هذه الفروع إلى مواضيع فلو أخذنا فرع )العطل) نجد التالي:
-العطل السنوية -العطل االضطرارية -العطل المرضية
في حالة توقف التصنيف عند هذا التقسيم سيكون كل موضوع من المواضيع السابقة
عنوان لملف خاص إلدارة شؤون الموظفين
بهذا يعتبر التصنيف الموضوعي الطريقة األساسية ألي عملية تصنيف ،وذلك ألن
التصنيف الموضوعي يرتب الموضوعات على أساس عالقات منطقية بينما يمكن من
خاللها الوصول إلى الموضوع بسهولة عن طريق التفكير المنطقي .
التمرين األول) :إجراء عملية تصنيف(
إليك المفردات التالية والمطلوب إجراء عملية التصنيف عليها:
-التعاميم -الصحافة األجنبية
-المطبوعات اإلعالمية -الصحافة المحلية
-رقابة المطبوعات المحلية -تعاميم وزارة التجارة
-رقابة المطبوعات الخارجية -الصحافة
-الدراسات اإلعالمية -الصحافة العربية
العالقات -دراسة الدعاية اإلعالمية لمنتج...
-تعاميم وزارة الداخلية -التعاون المحلي
-دراسة تنفيذ مشروع دعاية منتج -التعاون الدولي
-التعاون اإلقليمي -الزيارات اإلعالمية
-الشؤون اإلعالمية
اإلجــــــــــابة:
يقوم المتربص بتصميم خطة تصنيف مبوبة بثالثة أعمدة على النحو التالي:
الموضوع النشاط الفرعي النشاط الرئيسي
الشؤون اإلعالمية
الصحافة المحلية
الصحافة األجنبية
الزيارات( اإلعالمية
التعاون الدولي
التعاون المحلي العالقات(
التعاون اإلقليمي
تعاميم وزارة التجارة التعاميــــــــــــم(
تعاميم وزارة الداخلية
دراسة الدعاية اإلعالمية الدراسات اإلعالمية
لمنتج
دراسة تنفيذ مشروع دعاية
منتج
رقابة المطبوعات اإلعالمية المطبوعات اإلعالمية
رقابة المطبوعات الخارجية
المادة:ترتيب وثائق
الموضوع:الطريقة األبجدية
تعريف الطريقة األبجدية:هي عملية تنظيم تعتمد على ترتيب الملفات والمستندات حسب
تسلسل الحروف األبجدية.
الحروف األبجدية :أ-ب-ت-ث-ج-ح-خ-د-ذ-ر-ز-س-ش-ص-ض-ط-ظ-ع-غ-ف-ق-ك-
ل-م-ن-ه-و-ي.
تطبيق:إليك القائمة االسمية لمتربصي فرع سكرتارية:
ندرج قائمة الفرع ( اللقب( و االسم )
المطلوب :رتب القائمة حسب التسلسل األبجدي:
الحل:ترتيب القائمة االسمية للمتربصين حسب تسلسل الحروف األبجدية :
-عاشور ليلى -حميداتو -أحمد الصالح
-عثماني أ -شبرو خ -برتيمة
-عيساوي أ -شبرو د -بن بوزيان
-قصيرش -بن عبد الصادق -شريط عبد
-لبيهي م -كينوة س -بن عبد هللا ...
مزيو م - -تواتي -شريط ن
-صحراوي -حفوظة
قاعدة :طالما أن الحروف األولى من الكلمات( أو األسماء المراد ترتيبها متشابهة ننتقل
إلى الحرف الذي يليه وهكذا حتى نجد االختالف مثال زالسي ع – زالسي ب
الترتيب يكون كالتالي:زالسي ب ثم -زالسي ع
مميزات الطريقة األبجدية :
-عملية الترتيب يسهل القيام بها بسبب القواعد المحددة
-عملية الترتيب والبحث تتم بدون وساطة -األخطاء تكون ظاهرة
عيوبــــــها(:
-تعتمد الطريقة األبجدية على توظيف اللغة المستعملة ولذلك يتغير نظام الترتيب من
لغة إلى أخرى
-الملفات الجديدة سيتم ترتيبها بين الملفات( القديمة وهذا يتسبب في إزاحتها لدرجة
كبيرة أو صغيرة
-ال نستطيع تقدير كمية المراسالت التي يشغلها كل حرف أبجدي مع األخذ بالحسبان
الزيادة المحتملة
الكلمة الرئيسية:الكلمة الرئيسية في الترتيب هي أول اسم في العنوان
أسماء العلم لألشخاص :ال تؤخذ في الحسبان )ال( التي تسبقها أو) لل ،ل( إال إذا كانت
أشعري)صيدلية ال( حروف أصلية في الكلمة مثال:صيدلية األشعري
اسم العلمأشعري هو الجزء الرئيسي وما قبلها هو الجزء الثانوي(صيدلية ال)ويوضع
بين قوسين.
أسماء جغرافية :نرتب حسب أول اسم جغرافي ونستبعد كذلك الحروف الغير أصلية
مثال:
جزائرية مياه )ال لل) الجزائرية للمياه
شرق)مكتبة ال( مكتبة الشرق
صحراء )ال( مطعم الصحراء(
أوراس)مطبعة ال) مطبعة األوراس
خاصياته :تصنف الملفات حسب المناطق الجغرافية (قارة ،دولة ،والية ،دائرة ،بلدية
،حي )....
مميزاته :
بسيطة وسهلة ومختصرة
تتفادى الخلط بين األسماء المتشابهة وكذلك أسماء األشخاص المعنوية
تغني عن استعمال الفهرسة األبجدية
عيوبه :
الرجوع باستمرار إلى الدليل الجغرافي
استعماالته :أكثر استعماالت في :
•وزارتي الداخلية والخارجية
•دور الصحف
•متاجر البيع بالمراسالت
-تطبيق :لديك قائمة فرع سكرتا ريا :
نسرد في جدول من عمودان أسماء متربصي الفرع باإلضافة إلى مكان الميالد
مكان الميالد اللقب واالسم
................................ ...............................
................................ ............ ................................
............................... ....................
يخصص بطاقة إرشادية لكل مجموعة من المجموعات التي تشترك في نفس الحرف
األول .
-2الفهرس البطاقي االسمي :ويقتصد به وسيلة استرجاع المادية التي تتضمن عنوين
الملفات السابق تصنيفها اسمية والمرتبة أبجديا .
مالحظة :بنفس خطوات الفهرس البطاقي الموضوعي
إرشادية
بطاقة (االسم)
عنوان الملف
ب
رقم التصنيف ا
الفهرس البطاقي الشامل :وذلك الفهرس الذي يشتمل عن عنوان الملفات السابق
تصنيفها وترميزها موضوعيا أو أسميا ويسمى بهذا االسم ألنه يتضمن جميع عناوين
الملفات الموضوعية و االسمية المرتبة أبجديا
إرشادية بطاقة
(الموضوع عنوان الملف
أو االسم)
ت ا
رقم التصنيف
الفهرس البطاقي المصنف بالموضوع :
ويقصد به وسيلة استرجاع الوسيلة التي تتضمن عناوين تصنيفها و المرتبة وفق
األرقام تصنيفها
بطاقة إرشادية
رقم 1/2
تصنيف عنوان الملف ا
(الموضوع )
أدراج
خزائن حفظ الملفات في الوضع الواقف: .2
وهي خزائن التي توضع فيها الملفات واقفة وقد تكون خزائن يمكن غلقها أو خزائن بدون أبواب أو خزائن كما
أنها تكون حديدية أو خشبية وتعدي المرتفعات المتوفرة وفي الغالب فان الخزائن ذات األرفف( القليلة يمكن تركها
فوق بعضها البعض