Hệ thống quản trị chất lượng (Quality management system – QMS) là một

hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được
những chính sách và mục tiêu về chất lượng. QMS giúp điều phối và định
hướng hoạt động của doanh nghiệp, nhằm đáp ứng được khách hàng và
các yêu cầu chế định, đồng thời nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động
trên một nền tảng liên tục.
Mô hình quản trị chất lượng theo quá trình QMS đóng vai trò rất quan
trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp. Đặc biệt đối với việc ứng dụng hệ
thống quản trị chất lượng theo quá trình QMS sẽ làm ảnh hưởng đến mọi
khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp còn có thể liên quan đến hiệu suất
của tổ chức. Và đây là những lợi ích mà quản trị chất lượng theo quá trình
QMS mang lại cho doanh nghiệp.
Hai lợi ích bao quát của việc thiết kế và thực hiện các hệ thống quản trị
chất lượng theo mô hình QMS đã được ghi nhận bao gồm:
Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, giúp tạo ra niềm tin của khách hàng đối
với doanh nghiệp, nhờ đó doanh nghiệp sẽ có nhiều khách hàng hơn, bán
nhiều hàng hơn và có nhiều khách hàng quay lại hơn ( khác với khách
hàng trung thành)
Đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy
định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo cách hiệu quả nhất về chi phí và
nguồn tài nguyên, tạo chỗ cho sự mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận
Ngoài những lợi ích tổng thể này ra còn có các lợi ích khác như giúp
truyền đạt một cách thống nhất để tạo ra một kết quả nhất quán, ngăn chặn
được các lỗi sai sót không đáng có, giảm thiểu tối đa chi phí và nguồn lực,
đảm bảo cho các quy trình được xác định, kiểm soát và cải tiến liên tục các
dịch vụ của tổ chức theo các yêu cầu của doanh nghiệp
► Giúp tạo niềm tin cho khách hàng
Mục đích của việc áp dụng QMS cho doanh nghiệp chính là đảm bảo được
chất lượng sản phẩm đầu ra để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đây cũng
chính là lợi ích QMS mang đến cho doanh nghiệp. Và như một điều hiển
nhiên, việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên mọi sản phẩm sẽ là
phương pháp tốt nhất để tạo niềm tin cho khách hàng.
Bên cạnh đó, trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển như hiện nay,
thì người tiêu dùng cũng trở nên thông minh và hiểu biết hơn, việc sở hữu
một chứng nhận QMS cũng tương đương với việc khẳng định chất lượng
đầu ra của sản phẩm là đạt chuẩn, tăng khả năng lựa chọn sản phẩm của
khách hàng.
► Tối ưu hệ thống, giảm thiểu tối đa chí phí
Các loại hệ thống quản trị chất lượng phổ biến hiện nay đều được phát
triển bởi những tổ chức lớn với các chuyên gia hàng đầu, được nghiên cứu
và kiểm nghiệm trong nhiều năm nên hầu hết những yêu cầu trong QMS
đều giúp tối ưu hệ thống, giúp hệ thống hoạt động trơn tru và rõ ràng hơn,
giảm thiểu tối đa chi phí ở những khía cạnh doanh nghiệp không ngờ tới từ
đó giúp giảm chi phí sản xuất của doanh nghiệp.
► Giúp doanh nghiệp kiểm soát các quy trình từ đó đưa ra những cải tiến
thích hợp
Việc áp dụng hệ thống quản trị chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát
được toàn bộ quy trình làm việc của mình, từ đó dễ dàng phát hiện ra
những vấn đề xuất hiện gây giảm hiệu suất, dựa vào đó để đưa ra những
cải tiến thích hợp để tối ưu quy trình.
► Tăng năng suất hoạt động
Tối ưu quy trình, tăng chất lượng sản phẩm đồng thời loại bỏ những vấn
đề gây giảm hiệu suất sẽ giúp tăng năng suất hoạt động chung của doanh
nghiệp cũng như của từng nhân viên, vừa tạo cơ hội tăng doanh thu, vừa
giúp nhân viên tăng thêm thu nhập
► Cải thiện chất lượng sản phẩm đầu ra
Việc đảm bảo tất cả các bước trong quy trình sản xuất được tối ưu và đạt
chuẩn tương đương với việc đảm bảo chất lượng của sản phẩm đầu ra.
Việc này không chỉ giúp tăng giá trị sản phẩm mà còn hạn chế tối đa
những rủi ro có thể phát sinh.
► Tạo cơ hội mở rộng kinh doanh, giúp doanh nghiệp tăng trưởng về quy
mô, lợi nhuận
QMS được áp dụng và công nhận trên toàn thế giới, việc áp dụng QMS sẽ
như một cơ hội giúp doanh nghiệp tiếp cận với thị trường ngoài nước, từ
đó là bước đệm để doanh nghiệp có thể mở rộng doanh thu, tăng trưởng về
mặt quy mô, lợi nhuận.