‫طرزالعمل جمع آوری معلومات‬

‫(مراجعه شهروندان به مراکز ثبت نام)‬

‫مقدمه‪:‬‬
 ‫ادارۀ مرکزی ثبت احوال نفوس در چوکات دولت جمهوری اسلامی‬
‫افغانستان به منظور ثبت معلومات هویتی شهروندان افغانستان و توزیع‬
‫تذکر ه های معیاری ایجاد و فعالیت می نماید‪.‬‬
‫در تشکیل این اداره بر علاوۀ سایر ریاست ها‪ ،‬ریاست ثبت نام نیز وجود‬
‫دارد‪.‬‬
‫ریاست ثبت نام به هدف پیشبرد برنامه های ادارۀ مرکزی ثبت احوال‬
‫نفوس در قسمت تذکره الکترونیکی ایجاد گردیده است که وظایف عمدۀ‬
‫این ریاست جمع آوری معلومات هویتی‪ ،‬تثبیت هویت‪ ،‬ثبت نام و آرشیف‬
‫اسناد هو یتی شهروندان افغانستان می باشد‪.‬‬
‫جمع آوری معلومات هویتی شهروندان از فعالیت های اساسی و آغازین‬
‫قدم برای توزیع تذکرۀ الکترونیکی می باشد‪.‬‬
‫جمع آوری معلومات به شیوه ذیل انجام میگردد‪:‬‬
‫مراجعه شهروندان به مراکز ثبت نام‪:‬‬
‫در صورت که متقاضیان تذکره الکترونیکی به مراکز ادارۀ مرکزی ثبت احوال‬
‫نفوس که نزدیک شان مراجعه کنند جمع آوری معلومات صورت میگیرد‪.‬‬

‫مراجعه شهروندان به مراکز ثبت نام‪:‬‬

 ‫ادارۀ مرکزی ثبت احوال نفوس برای ایجاد سهولت و دسترسی هر چه بهتر شهروندان‬
‫افغانستان جهت دریافت تذکره الکترونیکی‪ ،‬نظر به ضرورت در نواحی مختلف شهر‬
‫کابل و سایر ولایات مراکز توزیع تذکره الکترونیکی را ایجاد و فعال می نماید‪.‬‬
‫این امر باعث می شود تا شهروندان بتوانند مشکلات خود را در قسمت تذکره‬
‫الکترونیکی به آسانی حل نمایند که مراحل ذیل در نظر گرفته می شود‪:‬‬
‫‪ .1‬آمادگی جهت پذیرش مراجعین‬
‫کارمندانی که در بخش پذیرش مراجعین موظف هستند در گام نخست دفتر‬
‫خود را تنظیم و سپس از موجودیت ارقام تخمینی فورم ها که برای شهروندان‬
‫توزیع میگردد اطمینان خود را حاصل می نماید‪.‬‬
‫‪ .2‬مراجعه نخست شهروند به مرکز ثبت نام‬
‫زمانی که شهروند به مرکز ثبت نام مراجعه می کند به دفتر پذیرش رهنمایی‬
‫میگردد که در آنجا دو تن همکار اجتماعی حضور دارد‪.‬‬
‫‪ .3‬توزیع فورم ها‬
‫همکار اجتماعی مطابق به تعداد اعضای فامیل فورم فامیلی و انفرادی برای‬
‫شهروند توزیع می نماید‪ .‬در صورت که شخص تقاضای فورم بیشتر برای اقارب‬
‫و یا همسایه های خود را داشت‪ ،‬نظر به تعداد‪ ،‬همکار اجتماعی موظف به‬
‫توزیع فورم می باشد‪.‬‬
‫‪ .4‬خانه ُپری و یا رهنمایی نحوۀ خانه ُپری فورم ها‬
‫در صورت که شهروند تقاضای همکاری نموده و درخواست نماید که فورم‬
‫هایش در همان مرکز خانه ُپری گردد‪ ،‬همکاران اجتماعی مکلف به خانه ُپری‬
‫فورم های وی می باشد‪ .‬در غیر آن همکاران اجتماعی به شکل مفصل در مورد‬
‫نحوۀ خانه ُپری فورم ها برای شهروندان معلومات می دهند‪.‬‬
‫‪ .5‬درخواست کاپی اسناد ضمیمه در فورم‬
‫همکاران اجتماعی بعد از تسلیم دهی فورم ها‪ ،‬برای شخص توضیح می دهد‬
‫که شهروند اسنادی چون تذکرۀ کاغذی‪ ،‬اسناد تحصیلی‪ ،‬سند گروپ خون‪ ،‬سند‬
‫ترخیص‪ ،‬سند معلولیت‪ ،‬سند تابعیت دوم داشته باشد‪ ،‬آوردن کاپی اسناد در‬
‫مراجعه بعدی لازمی میباشد‪ .‬در صورت شخص تعدادی از اسناد متذکره را‬
‫داشت‪ ،‬کاپی همان تعداد موجوده را در مراجعه بعدی به مرکز با خود بیاورد‪.‬‬
‫‪ .6‬رهنمایی تصدیق فورم ها‪:‬‬
‫همکاران اجتماعی باید شهروندان را مطلع سازند که فورم ها (فامیلی و انفرادی)‬
‫بدون تصدیق مدار اعتبار نمی باشند‪.‬‬
‫فورم فامیلی باید توسط رییس فامیل تصدیق گردد و فورم های انفرادی‬
‫توسط وکیل گذر و یا دو نفر کارمند دولت که تذکره تابعیت افغانستان را دارا‬
‫باشد تصدیق میگردد‪.‬‬
‫‪ .7‬مراجعه دوم؛ تسلیم دهی فورم های خانه ُپری شده‬
 ‫در مراجعه دوم‪ ،‬شهروند مطابق به رهنمایی های قبلی فورم های فامیلی و‬
‫انفرادی خود را با ضمایم به مرکز ثبت نام در دفتر پذیرش برای همکاران‬
‫اجتماعی تسلیم می نماید‪.‬‬
‫‪ .8‬چک و بررسی از صحت و سقم فورم ها‬
‫همکاران اجتماعی فورم های خانه ُپری شده را از نزد شهروندان تسلیم می شود‬
‫و آنها را از مورد چک و بررسی قرار می دهد‪.‬‬
‫همکاران اجتماعی در قسمت های املا‪ ،‬خانه ُپری دقیق‪ ،‬درست و بدون خط‬
‫خوردگی‪ ،‬خالی نگذاشتن بخش های الزامی فورم‪ ،‬تکمیل بودن ضمایم مطابق‬
‫فورم و غیره باید توجه جدی داشته باشند‪.‬‬
‫‪ .9‬تسلیم گیری فورم های فامیلی و انفرادی‬
‫در صورت که فورم ها بدون نواقص و کمبودی خانه ُپری گردیده باشند‪،‬‬
‫همکاران اجتماعی فورم ها را تسلیم میگیرند و برای فامیل گفته می شود که‬
‫بعد از طی مراحل تثبیت هویت با شما تماس گرفته می شود تا به کدام تاریخ‬
‫برای ثبت نام حضور پیدا کنند اما در صورت که فورم ها مشکلات داشته باشند‪،‬‬
‫همکاران اجتماعی مشکلات را برای رییس فامیل مشخص ساخته تا رییس‬
‫فامیل آن را مرفوع سازد‪.‬‬
‫گزارش دهی‬ ‫‪.10‬‬
‫در اخیر هر روز کاری‪ ،‬مسوولین پذیرش مراجعین از ارقام توزیع و تسلیم گیری‬
‫فورم ها از شهروندان به مدیریت مرکز ثبت نام گزارش ارایه می نمایند‪.‬‬