TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING

BÁO CÁO HỌC KỲ DOANH NGHIỆP

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN

HÀNG HÓA XUẤT KHẨU LCL BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THD
LOGISTICS VIỆT NAM

Sinh viên: Phương Hải Yến

Chuyên ngành: Ngoại thương
Khóa: 45
GVHD: ThS. Ngô Thị Hải Xuân

NĂM 2022
 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING

BÁO CÁO HỌC KỲ DOANH NGHIỆP

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN

HÀNG HÓA XUẤT KHẨU LCL BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THD
LOGISTICS VIỆT NAM

Sinh viên: Phương Hải Yến

Chuyên ngành: Ngoại thương
Khóa: 45
GVHD: ThS. Ngô Thị Hải Xuân

NĂM 2022
 I

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn và tri ân sâu sắc đến Trường Đại học Kinh tế Thành
phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện cho em có cơ hội được học tập và trau dồi những kỹ
năng từ những thầy cô giảng viên nhiều kinh nghiệm và đầy tâm huyết tại một môi
trường trẻ trung, năng động và sáng tạo.

Em xin chân thành cảm ơn cô - ThS. Ngô Thị Hải Xuân, đã là người giảng viên hướng
dẫn tận tình, định hướng và giúp đỡ em trong suốt thời gian làm Báo cáo học kỳ doanh
nghiệp.

Bài báo cáo được em đúc kết từ những bài học, kinh nghiệm thực tế sau khi được tiếp
xúc với quy trình làm việc cũng như cách xử lý vấn đề trong 2 tháng thực tập tại bộ phận
chứng từ hàng xuất - Công ty TNH THD Logistics Việt Nam. Tuy nhiên, do kiến thức
còn nhiều hạn chế, bản thân em chưa có nhiều kinh nghiệm và thời gian thực tập ngắn
hạn nên bài báo cáo sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận
được sự chỉ dẫn và những góp ý trân quý của thầy cô và anh chị tại các doanh nghiệp để
bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

Em cũng xin chân thành cảm ơn các anh chị đồng nghiệp tại Công ty TNHH THD
Logistics Việt Nam đã theo dõi, hướng dẫn và giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa
qua.

Cuối cùng, em xin kính chúc quý thầy cô Trường Đại học Kinh Tế TP.HCM dồi dào
sức khỏe và thành công trong cuộc sống. Đồng kính chúc quý Công ty ngày càng phát
triển và vững mạnh trong hoạt động kinh doanh.

Trân trọng!

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 10 năm 2022

Phương Hải Yến

 II

LỜI CAM KẾT

Báo cáo thực tập này do chính tôi viết và không sao chép từ bất cứ bài viết của bất cứ tổ
chức và cá nhân nào khác. (This report has been written by me and has not received any
previous academic credit at this or any other institution).

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 10 năm 2022

(Ký tên)

Phương Hải Yến

 III

BẢNG ĐÁNH GIÁ CỦA DOANH NGHIỆP

Khoa Kinh doanh quốc tế - Marketing, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM chân thành cảm ơn quý
doanh nghiệp đã tiếp nhận sinh viên: Phương Hải Yến Lớp: FT002 Khóa: 45

Đến thực tập tại doanh nghiệp trong thời gian từ: Ngày 01/08/2022 đến 01/10/2022
Sinh viên được thực tập và làm việc tại bộ phận/phòng: Chứng từ hàng xuất – Phòng Xuất nhập khẩu
Tại công ty TNHH THD Logistics Việt Nam.
Thời gian làm việc trong tuần: 5 ngày/tuần

Học kỳ doanh nghiệp là cơ hội giúp sinh viên tiếp cận môi trường làm việc thực tiễn, chuyên nghiệp tại
doanh nghiệp. Chúng tôi kính đề nghị Ông/bà – người phụ trách thực tập của sinh viên – đánh giá quá
trình thực tập của sinh viên tại doanh nghiệp theo bảng tiêu chí dưới đây.

Xin vui lòng đánh giá quá trình thực tập của sinh viên tại Doanh nghiệp theo các tiêu chí sau (bằng cách
khoanh tròn vào mức độ tương ứng):
Cần Đạt
Chưa
Tiêu chí đánh giá cải yêu Khá Tốt
đạt
thiện cầu
1. Kiến thức chuyên môn
(nắm vững kiến thức và công cụ sử dụng trong lĩnh vực thực 1 2 3 4 5
tập)
2. Kỹ năng nghề nghiệp cá nhân
(khả năng ra quyết định, khả năng lập kế hoạch và tổ chức công 1 2 3 4 5
việc, quản lý thời gian hiệu quả, kỹ năng văn phòng…)
3. Kỹ năng làm việc nhóm
(thành viên tích cực hoặc lãnh đạo nhóm hiệu quả, giao tiếp tích 1 2 3 4 5
cực, đóng góp tốt cho nhóm …)
4. Thái độ thực tập
(trung thực, tác phong chuyên nghiệp, thân thiện, ý thức kỷ luật, 1 2 3 4 5
chủ động học hỏi, sáng tạo, yêu thích công việc…)
5. Mức độ hoàn thành nhiệm vụ
(thực hiện công việc đúng yêu cầu, đúng thời hạn, đảm bảo 1 2 3 4 5
chất lượng công việc)
6. Hiệu quả đóng góp của khóa luận tốt nghiệp đối với công
ty
1 2 3 4 5
(đề tài thú vị, cần thiết; thể hiện hiểu biết tốt về DN; giải pháp
khả thi, thực tiễn; hiệu quả đóng góp cao)

Trân trọng cảm ơn sự hỗ trợ của quý doanh nghiệp.

Xác nhận của Doanh nghiệp:

Họ tên người xác nhận:

Chức vụ: Email :

Ký tên và đóng dấu

 IV

BẢNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HỌC KỲ DOANH NGHIỆP CỦA GVHD

TÊN SINH VIÊN: Phương Hải Yến MSSV: 31191024873 LỚP: FT002
ĐƠN VỊ THỰC TẬP: Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam

ĐIỂM GVHD
TIÊU CHÍ
TỐI ĐA CHẤM ĐIỂM
PHẦN 1: NHẬT KÝ THỰC TẬP 15
1. Nội dung (thông tin chi tiết, cụ thể, bám sát quá
10
trình thực tập, bài học rút ra…)
2. Hình thức trình bày (hình thức trình bày theo quy
5
định, cách thức trích dẫn, bố cục chuyên nghiệp…)
PHẦN 2: KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 55
1. Nội dung
(hiểu biết về doanh nghiệp tốt, nội dung mang tính thực
tiễn cao, phù hợp với chương trính đào tạo, tính logic, 25
tính đầy đủ, tính sáng tạo trong xác định vấn đề hoặc
xây dựng giải pháp…)
2. Kỹ năng nghiên cứu độc lập
(tìm kiếm tài liệu đầy đủ và phù hợp, phân tích/đánh giá
10
thông tin, phương pháp nghiên cứu phù hợp, hoàn
thành bám sát tiến độ kế hoạch…)
3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
(xác định vấn đề chính xác, xây dựng cơ sở đề xuất phù
10
hợp với chuyên môn, xây dựng và chi tiết hóa bộ giải
pháp mang tính thực tiễn và khả thi…)
4. Hình thức trình bày
(văn phong rõ ràng, súc tích, không có lỗi ngữ pháp, văn 5
phạm,trình bày theo đúng quy định….)
5. Thái độ, hành vi
(chuyên nghiệp, trung thực, cầu tiến, quản trị thời gian, 5
chủ động, tích cực…)
TỔNG ĐIỂM 70

Họ & tên GVHD:

Chữ ký: Ngày:

 V

TÓM LƯỢC

Vận chuyển hàng hóa quốc tế đã và đang là lĩnh vực nhận được nhiều sự quan tâm trong
cả nước nói riêng và toàn thế giới nói chung. Hình thành và phát triển trên cơ sở giúp
cho các hoạt động ngoại thương xuyên biên giới trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Ngày nay, vận chuyển hàng hóa quốc tế đã không ngừng phát triển, đa dạng hóa nhiều
loại hình dịch vụ, trở thành một ngành có nhiều sự quan tâm và cạnh tranh nhất trên thị
trường.

Tại Việt Nam, đã có rất nhiều start-up khởi nghiệp ở vị trí là một công ty forwarder,
cung cấp dịch vụ bán cước vận chuyển quốc tế bằng đường biển/đường hàng không,
khai báo hải quan, kho bãi,… Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam cũng là một
doanh nghiệp mới thành lập trong ngành, đối mặt với nhiều sự cạnh tranh và ảnh hưởng
nặng nề của đại dịch Covid 19, song công ty vẫn có thể khẳng định uy tín và chất lượng
dịch vụ của mình trong lòng khách hàng, đạt được doanh thu khá ấn tượng.

Hiện tại, THD đang cố gắng xây dựng và hoàn thiện quy trình làm việc của bộ phận
chứng từ, đặc biệt là bộ phận hàng xuất nhằm hạn chế tối đa các vấn đề có thể phát sinh,
ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Mặc dù, mỗi khâu trong quy trình đều được
xử lý cẩn thận bởi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhưng đôi khi vẫn có những vấn
đề phát sinh do cả yếu tố khách quan và chủ quan. Điều này đòi hỏi sự bình tĩnh và linh
hoạt của nhân viên chứng từ để có thể đề ra phương án xử lý khả thi cũng như hạn chế
tối thiểu chi phí phát sinh, bởi vì với mỗi sai phạm trong quy trình sẽ đều bị tính phí
phạt hoặc thậm chí hàng hóa sẽ không được vận chuyển theo đúng lịch trình.

Nhận thấy được tầm quan trọng đó, đi cùng với những kiến thức và kinh nghiệm đã tổng
hợp được trong thời gian thực tập, bản thân em cũng đã có cho riêng mình những đề
xuất nhằm giúp doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề đang gặp phải trong quy trình.
Tuy nhiên, khi quyết định thay đổi hoặc tiến hành một phương thức mới, THD cần phải
chuẩn bị một bản kế hoạch hoàn chỉnh trong ngắn hạn và dài hạn để đảm bảo có thể đạt
được hiệu quả cao nhất.
 VI

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN .................................................................................................................. I

LỜI CAM KẾT ............................................................................................................... II

BẢNG ĐÁNH GIÁ CỦA DOANH NGHIỆP .............................................................. III

BẢNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HỌC KỲ DOANH NGHIỆP CỦA GVHD .............. IV

TÓM LƯỢC ................................................................................................................... V

DANH MỤC HÌNH ẢNH ............................................................................................ IX

MỞ ĐẦU ......................................................................................................................... 1

1. Bối cảnh thực tập. .................................................................................................... 1

2. Lý do chọn đề tài ...................................................................................................... 1

3. Phạm vi chủ đề ......................................................................................................... 2

4.Phương pháp thực hiện.............................................................................................. 2

5. Bố cục khóa luận ...................................................................................................... 2

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THD LOGISTICS

VIỆT NAM ...................................................................................................................... 4

1.1. Tổng quan về doanh nghiệp. ................................................................................. 4

1.1.1 Thông tin chung ............................................................................................... 4

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ................................................................... 4

1.1.3 Các loại hình dịch vụ. ...................................................................................... 5

1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và tình hình nhân sự............... 5

1.2.1 Chức năng ........................................................................................................ 5

1.2.2 Nhiệm vụ.......................................................................................................... 6

1.2.3 Cơ cấu tổ chức ................................................................................................. 6

1.2.4 Tình hình nhân sự. ......................................................................................... 10

1.3. Tình hình hoạt động & kết quả kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn năm
2019 – 2021. ............................................................................................................... 10

1.3.1 Tình hình hoạt động .......................................................................................... 10

 VII

1.3.2 Kết quả kinh doanh ........................................................................................ 12

CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU LCL BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THD LOGISTICS VIỆT NAM .................... 17

2.1 Tình hình giao nhận hàng hóa xuất khẩu LCL của công ty TNHH THD Logistics
Việt Nam trong quý 3/2022 (Từ tháng 7 - tháng 9). .................................................. 17

2.2 Phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu (LCL) tại công ty.
.................................................................................................................................... 17

2.2.1 Tiếp nhận thông tin yêu cầu tư vấn và báo giá dịch vụ xuất khẩu (LCL) từ
khách hàng. ............................................................................................................. 18

2.2.2 Liên hệ hãng tàu để kiểm tra lịch tàu xuất, chỗ và giá cước. ........................ 18

2.2.3 Nhận booking order và ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng. ...................... 20

2.2.4 Xác định các lô hàng đóng chung container. ................................................. 20

2.2.5 Lấy booking confirmation từ hãng tàu và làm gửi khách hàng. .................... 20

2.2.6 Yêu cầu chứng từ và kiểm tra chứng từ. ........................................................ 22

2.2.7 Theo dõi quá trình nhận hàng và đóng hàng lẻ tại kho.................................. 22

2.2.8 Thực hiện các nghiệp vụ trong hợp đồng dịch vụ. ........................................ 22

2.2.9 Gửi SI/VGM cho hãng tàu để nhận draft B/L. .............................................. 23

2.2.10 Gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu ............................................................ 23

2.2.11 Thanh toán phí và nhận Master B/L từ hãng tàu. ........................................ 24

2.2.12 Kiểm tra ATD của lô hàng........................................................................... 24

2.2.13 Nhận thanh toán phí dịch vụ và phát hành House B/L cho khách. ............. 24

2.2.14 Lưu hồ sơ ..................................................................................................... 24

2.3 Các vấn đề phát sinh trong quy trình. .................................................................. 25

2.4 Cách giải quyết các vấn đề phát sinh. .................................................................. 26

2.5 Ví dụ minh họa. .................................................................................................... 26

 VIII

2.5.1 Ví dụ 1: Nhà xuất khẩu trễ thời hạn gửi SI/VGM - Lô hàng xuất khẩu “Vải
không dệt - Nonwoven Fabric” của Công ty TNHH SX-TM KIM SUN (Kim Sun).
................................................................................................................................ 26

2.5.2 Ví dụ 2: Container vượt quá khối lượng quy định (Over Gross Weight) - Lô
hàng xuất khẩu “ Linh kiện nhựa - Plastic Vacuum: Planetary Gear” của Công ty
TNHH Dịch vụ Thương mại Xuất nhập khẩu Nam Chấn. ..................................... 38

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ............................................... 48

3.1 Đánh giá chung .................................................................................................... 48

3.2 Đề xuất ................................................................................................................. 48

KẾT LUẬN ................................................................................................................... 52

TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 53

 IX

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1. 1. Logo Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam ............................................ 4

Hình 1. 2. Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam ...... 7
Hình 1. 3. Biểu đồ thể hiện kết quả kinh doanh của công ty THD ............................... 13
Hình 2. 1 Minh họa lịch tàu online trên trang web của hãng tàu Yang Ming. 19
Hình 2. 2 Minh họa giao diện lấy booking trực tuyến của hãng tàu Yang Ming. ......... 21
Hình 2. 3 Giao diện phần mềm khai hải quan điện tử ECUS VNACCS ........................ 23
Hình 2. 4 Hợp đồng xuất khẩu hàng hóa (Vải không dệt - Nonwoven Fabric) của Công
ty SX-TM Kim Sun. ...................................................................................................... 27
Hình 2. 5 Minh họa giao diện lấy booking trực tuyến của hãng tàu Yang Ming. ......... 29
Hình 2. 6 Minh họa Booking Note do THD phát hành cho shipper.............................. 30
Hình 2. 7. Minh họa SI do shipper phát hành cho THD................................................ 32
Hình 2. 8 Minh họa tờ khai xuất khẩu (1/3 trang) do nhà xuất khẩu Kim Sun ............. 33
Hình 2. 9 Minh họa Seaway HBL do THD phát hành .................................................. 35
Hình 2. 10 Minh họa email xin gia hạn nộp SI/VGM của THD. .................................. 36
Hình 2. 11 Minh họa email phản hồi về việc gia hạn SI/VGM từ hãng tàu. ................. 37
Hình 2. 12 Hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của Công ty Nam Chấn. ............................. 38
Hình 2. 13 Trang chủ của hãng tàu OOCL tại website
https://www.oocl.com/eng/Pages/default.aspx .............................................................. 39
Hình 2. 14 Minh họa Booking Note do THD phát hành cho shipper ........................... 40
Hình 2. 15 Hình minh họa phiếu đóng gói (Packing list) do công ty Nam Chấn cung
cấp .................................................................................................................................. 41
Hình 2. 16 Minh họa SI do Nam Chấn phát hành cho THD ......................................... 42
Hình 2. 17 Minh họa Seaway HBL do THD phát hành ................................................ 43
Hình 2. 18 Email yêu cầu kiểm tra lại GW của hãng tàu. ............................................. 44
Hình 2. 19 Email xác nhận lại thông tin GW với hãng tàu. .......................................... 44
Hình 2. 20 Email xác nhận đồng ý xếp hàng lên tàu từ hãng tàu OOCL. ..................... 45
 X

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1. 1. Tình hình hoạt động kinh doanh của các loại hình dịch vụ từ năm 2019 đến
năm 2021 ....................................................................................................................... 10
Bảng 1. 2. Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH THD Logistics giai đoạn 2019 –
2021 ............................................................................................................................... 12

DANH MỤC VIẾT TẮT & CHÚ THÍCH

AN Arrival Notice – Thông báo hàng đến

ATD Actual Time of Department – Thời gian tàu chạy thực tế
B/L Bill of Lading – Vận đơn đường biển
Booking Đặt chỗ
Booking Confirmation
Xác nhận đặt chỗ
/ Booking Note
Booking request Yêu cầu đặt chỗ
C/O Certificate of Origin – Chứng nhận xuất xứ hàng hóa
CFS Container Freight Station
Closing time Thời gian cắt máng tại cảng
Consignee Người nhận hàng
CS Customer Service – Nhân viên dịch vụ khách hàng
DN Debit Note – Giấy báo nợ
DO Delivery Order – Lệnh giao hàng
ETA Estimated Time of Arrival – Thời gian tàu cập dự kiến
ETD Estimated Time of Departure – Thời gian tàu chạy dự kiến
FCL Full Container Load
House Bill of Lading – Vận đơn do công ty forwarder phát
HBL
hành
L/C Letter of Credit
LCL Less than Container Load – Hàng lẻ
MBL Master Bill of Lading – Vận đơn do hãng tàu phát hành
Packing list Phiếu đóng gói hàng hóa
Pre-alert Bộ chứng từ gửi nhà nhập khẩu sau khi tàu chạy
Shipper Người gửi hàng
Shipping mark Nhãn hiệu vận chuyển – Thể hiện thông tin trên hàng hóa
SI Shipping Instruction – Hướng dẫn làm B/L
THC Terminal Handling Charge
THD Công ty TNHH Logistics Việt Nam
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
TP. HCM Thành phố Hồ Chí Minh
Verified Gross Mass – Tổng trọng lượng container (bao
VGM
gồm hàng hóa, vỏ container và các vật liệu chèn lót)
 1

MỞ ĐẦU

1. Bối cảnh thực tập.

Trong bối cảnh hội nhập, toàn cầu hóa như hiện nay, các hoạt động ngoại thương ngày
càng được mở rộng và phát triển mạnh mẽ, trở thành một trong những yếu tố hàng đầu
ảnh hưởng đến sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia nói riêng và cả thế giới nói chung.
Để đáp ứng sự phát triển mạnh mẽ này, các dịch vụ vận tải, giao nhận, đặc biệt là các
phương thức vận chuyển cũng được quan tâm, chú trọng đầu tư về cả quy mô, chất lượng
và sự đa dạng. Trong đó, vận chuyển đường biển là loại hình vận tải được sử dụng nhiều
nhất trong các hoạt động giao thương xuyên quốc gia.

Là một sinh viên chuyên ngành Ngoại thương, yêu thích ngoại ngữ và các hoạt động
giao thương. Chính vì vậy, em đã tìm hiểu và lựa chọn thực tập ở vị trí Chứng từ hàng
xuất tại Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam để có cơ hội được tiếp xúc và tham
gia vào quy trình chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, cũng như
được phối hợp với hãng tàu, đại lý nước ngoài và các bộ phận như sales, pricing,...

Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam là công ty có trụ sở tại Quận Tân Bình, Thành
phố Hồ Chí Minh, hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải (Hay còn được gọi là
Forwarder), chủ yếu cung cấp các dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.
Tuy còn khá non trẻ trong thị trường với gần 5 năm hoạt động nhưng công ty đã và đang
từng bước khẳng định uy tín cũng như chất lượng dịch vụ của mình trong việc đáp ứng
được nhu cầu của khách hàng.

Sau thời gian thực tập, em mong rằng bản thân sẽ có một cái nhìn tổng quan hơn về
ngành, hiểu rõ được quy trình cũng như các chứng từ cần cho xuất khẩu hàng hóa và
tích lũy được những kinh nghiệm, kỹ năng cần thiết cho công việc sau này. Em hy vọng
đây cũng sẽ là cơ hội để mình đóng góp một phần công sức vào chất lượng dịch vụ của
công ty.

2. Lý do chọn đề tài

Sau khi tìm hiểu và được thực tập tại bộ phận chứng từ hàng xuất (thuộc phòng Xuất
nhập khẩu) tại công ty THD Logistics trong vòng 3 tháng, được tiếp xúc với công việc
 2

tại đây và nắm được quy trình xuất khẩu hàng hóa, em quyết định chọn đề tài “Quy
trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu (LCL) bằng đường biển tại Công ty
TNHH THD Logistics Việt Nam” để viết Báo cáo học kỳ doanh nghiệp. Bởi vì, em
thấy được đây là một cách thức xuất khẩu hàng hóa phù hợp cho các doanh nghiệp vừa
và nhỏ tại Việt Nam, song lại là một quy trình khó đối với các công ty dịch vụ và các
vấn đề phát sinh sẽ xảy ra thường xuyên. Vì vậy, em mong muốn được tìm hiểu sâu hơn
về nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa LCL bằng đường biển và có thể đưa ra một số đề xuất,
giải pháp nhằm khắc phục những điểm chưa hoàn thiện trong quy trình hiện tại, giải
quyết những khó khăn trong quá trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ và hoàn thiện công
tác thực hiện quy trình xuất khẩu này.

3. Phạm vi chủ đề

THD Logistics là công ty cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường
hàng không cho cả hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên container (FCL). Tuy nhiên, trong
báo cáo này sẽ tập trung chính vào quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu
LCL bằng đường biển.

4. Phương pháp thực hiện

Bài báo cáo được thực hiện dựa trên những bài học và kinh nghiệm làm việc thực tế tại
doanh nghiệp. Và 2 phương pháp nghiên cứu chính được thực hiện là:

- Phương pháp thu thập và tổng hợp: Thu thập thông tin về công ty, những thông tin
thực tế về tình hình kinh doanh, các loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp, quy trình
thực hiện các hợp đồng dịch vụ xuất khẩu đã ký, các vấn đề thường gặp trong toàn quy
trình và tổng hợp lại trong bài báo cáo.

- Phương pháp phân tích: Phân tích nguyên nhân, phương án xử lý của công ty khi xảy
ra các vấn đề trong quy trình xuất khẩu hàng hóa LCL bằng đường biển để từ đó rút ra
bài học cho bản thân và đưa ra khuyến nghị phù hợp hơn cho doanh nghiệp.

5. Bố cục khóa luận

Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu (LCL) bằng đường biển tại Công ty
TNHH THD Logistics Việt Nam sẽ được làm rõ thông qua 3 chương chính, bao gồm:
 3

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam.
Chương 2: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu LCL bằng đường biển tại Công ty
TNHH THD Logistics Việt Nam.
Chương 3: Đánh giá và đề xuất giải pháp.
 4

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THD

LOGISTICS VIỆT NAM
1.1. Tổng quan về doanh nghiệp.
1.1.1 Thông tin chung
Hình 1. 1. Logo Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam

– Tên giao dịch tiếng việt: Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam
– Tên giao dịch quốc tế: THD Logistics Vietnam Company Limited
– Trụ sở chính: 42/2 Nguyễn Đình Khởi, Phường 4, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
– Ngày hoạt động: 06/09/2017
– Mã số thuế: 0314611458
– Vốn điều lệ: 1.000.000.000 đồng
– Điện thoại: (028) 62 778009
– Fax: +84 343519079
– Email: info@thdcompany.com
– Website: http://thdlog.com/
– Loại hình hoạt động: Công ty TNHH hai thành viên trở lên
– Đại diện pháp luật: Đỗ Văn Hòa
– Giám đốc công ty: Phan Thành Danh

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Được thành lập từ năm 2017, đến nay THD đã có gần 5 năm hoạt động trong lĩnh vực
giao nhận vận tải & logistics. Đứng trước nhu cầu thị trường đầy sôi nổi, phát triển và
 5

cạnh tranh gay gắt, công ty đã và đang không ngừng nỗ lực, đa dạng và nâng cao chất
lượng dịch vụ khách hàng, kiểm soát tốt chi phí với phương châm: “Kết nối giá trị - Hợp
tác thành công”.

Sau những phấn đấu, không ngại đổi mới và thích nghi, THD đã thành công trở thành
một công ty có tiếng trong ngành, nhận được sự tin tưởng lớn từ các khách hàng trong
nước và đối tác nước ngoài trong hầu hết mọi dịch vụ mà công ty cung cấp. Công ty
hiện đang sở hữu một đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt huyết, trách nhiệm và có trình
độ chuyên môn cao trong công việc, có sự phân bổ rõ ràng trong từng vị trí, đảm bảo
tập trung mạnh mẽ vào chất lượng dịch vụ nhằm đem đến sự hài lòng tuyệt đối và đảm
bảo quyền lợi cao nhất cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ.

Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam đang từng bước hoàn thiện quy trình dịch vụ,
trau dồi kinh nghiệm cũng như cải thiện những hạn chế của một start-up để bức phá trở
thành một trong những công ty vận chuyển hàng đầu tại khu vực Thành phố Hồ Chí
Minh bằng chất lượng và thái độ phục vụ chuyên nghiệp theo như định hướng ban đầu.

1.1.3 Các loại hình dịch vụ.

Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam cung cấp các dịch vụ vận tải và giao nhận
hàng hóa, bao gồm:
● Dịch vụ hàng xuất
● Dịch vụ hàng nhập
● Dịch vụ ghép hàng lẻ
● Dịch vụ khai báo hải quan
● Ngoài ra, THD còn là đối tác vận chuyển của các sàn thương mại điện tử như
Lazada, Amazon,...
Các dịch vụ mà THD cung cấp đều tuân thủ các chính sách bảo mật & an toàn, tốc độ
kịp thời, giá cả hợp lý và hỗ trợ 24/7.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và tình hình nhân sự.
1.2.1 Chức năng
Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải & logistics, THD thực
hiện các dịch vụ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường
biển và đường hàng không như: hoàn thiện và kiểm tra tính đúng đắn của bộ chứng từ,
 6

thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký kết, thực hiện khai báo hải quan, tổ chức
xếp dỡ và theo dõi quá trình giao hàng cho người nhận tại địa điểm quy định.
Ngoài ra, công ty còn cung cấp các dịch vụ khác như: thu gom, chia tách hàng lẻ, kho
bãi, khai thuê hải quan và đóng gói hàng hóa.

1.2.2 Nhiệm vụ
Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hợp
pháp trên lãnh thổ Việt Nam, vì vậy công ty cần thực hiện đúng đủ các nhiệm vụ đối với
nhà nước, người lao động và khách hàng theo quy định của nhà nước.
● Thực hiện những nghĩa vụ của một tổ chức kinh tế: kinh doanh hợp pháp trong
khuôn khổ pháp luật của Nhà nước, thực hiện các nghĩa vụ về thuế bao gồm khai
báo và nộp thuế đúng thời hạn quy định.
● Thực hiện các chính sách cán bộ, chính sách về lao động và tiền lương, đảm bảo
thực hiện toàn quyền và nghĩa vụ đối với công nhân viên. Tổ chức các buổi nâng
cao trình độ chuyên môn, tạo điều kiện tốt nhất để khuyến khích nhân viên làm
việc và không ngừng phát triển, nâng cao hiệu quả công việc.
● Quản lý nguồn vốn hợp lý, hoạt động có hiệu quả thu được lợi nhuận cho công ty.
● Đẩy mạnh mở rộng hoạt động kinh doanh dịch vụ trong và ngoài nước, tăng cường
công tác và tạo mối quan hệ tốt đẹp với đối tác, khách hàng.
● Cập nhật và kịp thời cung cấp những thông tin, những đổi mới về chính sách nhà
nước, hải quan trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cho khách hàng
● Tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ, xin giấy phép đầu tư, giấy phép xuất nhập
khẩu và đảm bảo giữ an toàn thông tin khách hàng.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
❖ Sơ đồ cơ cấu tổ chức
 7

Hình 1. 2. Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam

Có thể thấy, cơ cấu tổ chức của THD được xây dựng theo mô hình quản lý trực tiếp, các
phòng ban được phân bổ theo tính chất công việc của một công ty kinh doanh giao nhận
vận tải, bao gồm: Phòng xuất nhập khẩu, phòng kế toán, phòng kinh doanh và phòng
nhân sự. Tất cả các phòng ban đều có sự quản lý của một trưởng phòng và thực hiện chỉ
đạo trực tiếp từ Ban giám đốc.

Mối quan hệ giữa các phòng ban và Ban giám đốc trong công ty là mối quan hệ 2 chiều.
Các bộ phận phòng ban có nghĩa vụ thực hiện theo chỉ đạo của giám đốc và có quyền
nêu lên ý kiến, phản ánh thực trạng vấn đề. Ban giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo, tiếp
nhận thông tin từ cấp dưới và phản hồi ý kiến. Tất cả nhằm tạo nên sự phối hợp chặt
chẽ, linh hoạt giữa các phòng ban, luôn có sự giúp đỡ, hợp tác giữa cấp trên và cấp dưới
để cùng nhau hoàn thành công việc, những mục tiêu đã đề ra và đem đến cho khách
hàng trải nghiệm tốt nhất.

❖ Phòng Xuất nhập khẩu:

Phòng xuất nhập khẩu là bộ phận có sự kết nối và làm việc nhiều nhất với các bên trong
và ngoài công ty. Bởi lẽ, đây là bộ phận xử lý gần như hoàn thiện quy trình xuất nhập
khẩu của một lô hàng; phối hợp với bộ phận sales để tư vấn, hỗ trợ khách hàng; phối
hợp với phòng kế toán để theo dõi công nợ khách hàng và các yêu cầu thanh toán; làm
 8

việc với các bên như hãng tàu, đại lý, hải quan để thực hiện các công việc làm giá, đặt
chỗ, khai báo hải quan,...

Hiện tại, phòng xuất nhập khẩu của THD được chia thành 2 bộ phận: Bộ phận chứng từ
và bộ phận giao nhận.

- Bộ phận chứng từ: Do công ty xử lý cả hàng xuất và hàng nhập nên bộ phận này được
chia thành 2 nhóm nhỏ.
+ Chứng từ hàng xuất: Thực hiện các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa: Đặt
chỗ với hàng tàu; lập SI/VGM; phát hành HBL; thực hiện các dịch vụ trong hợp
đồng như yêu cầu kiểm dịch, hun trùng, giám định hàng hóa, mua bảo hiểm (nếu
có), xin cấp C/O, thông quan hàng xuất,...; chuyển giao thông tin cho bộ phận giao
nhận, kế toán và lưu hồ sơ. Ngoài ra, bộ phận này còn chịu trách nhiệm theo dõi
và xử lý những vấn đề phát sinh với những lô hàng xuất.
+ Chứng từ hàng nhập: Thực hiện các bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa:
nhận Pre-alert từ đại lý nước ngoài; nhận thông báo hàng đến AN từ hãng tàu; kiểm
tra chứng từ và khai Manifest; thực hiện các dịch vụ trong hợp đồng nhập khẩu đã
ký kết như thông quan hàng nhập, giao nhận hàng tại địa điểm chỉ định,...; phát
hành DO cho chủ hàng; chuyển giao thông tin lô hàng cho bộ phận kế toán để lên
Debit note; nộp thuế (nếu có) và lưu hồ sơ. Đồng thời, theo dõi và xử lý các vấn
đề có liên quan.
- Bộ phận giao nhận: Sau khi nhận được bộ chứng từ hoàn chỉnh từ bộ phận chứng từ,
bộ phận giao nhận sẽ làm việc trực tiếp tại cảng. Thực hiện thủ tục cược cont, mượn
cont rỗng, trả cont,...; cập nhật thông tin hiện trường theo yêu cầu (ảnh cont, số seal,
shipping mark, ...); phụ trách việc đóng gói, xếp hàng, kiểm hàng, vận chuyển hàng;
lấy lệnh trực tiếp từ hãng tàu và phối hợp với bộ phận chứng từ để theo dõi tiến độ lô
hàng.

❖ Vị trí thực tập sinh chứng từ hàng xuất.

● Mô tả công việc:

– Hỗ trợ việc đặt chỗ với hãng tàu (booking), làm HBL/MBL & các chứng từ kèm theo
lô hàng.
 9

– Tham gia liên hệ trực tiếp với khách hàng để nắm thông tin đóng hàng, tình trạng lấy
container và kiểm tra thời hạn khách hàng gửi SI/VGM.
– Hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng giải quyết các vấn đề, sự cố phát sinh về booking &
bill từ cảng đi cho đến cảng đích cuối cùng.
– Tham gia liên hệ với hãng tàu/đại lý nhằm hỗ trợ nhu cầu của khách hàng, tìm giải
pháp thích hợp & hiệu quả nhất để giải quyết các vấn phát sinh với lô hàng của khách
hàng.
– Theo dõi và cập nhật thông tin lô hàng cho khách hàng & đại lý.
– Chịu trách nhiệm về việc nhập chính xác các dữ liệu, chi phí, thông tin lô hàng trên
phần mềm hệ thống của công ty.
– Phối hợp với bộ phận kế toán, tiếp nhận thông tin và theo dõi công nợ khách hàng/đại
lý.
– Ngoài ra, thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của trưởng phòng.

● Trách nhiệm:
– Thực tập sinh chứng từ có trách nhiệm tham gia và hỗ trợ quy trình làm việc của bộ
phận như: sắp xếp, lên kế hoạch để có thể xử lý hết các lô hàng đang theo dõi, hoàn
thiện các loại chứng từ theo đúng thời hạn và quản lý chặt chẽ các văn bản, chứng từ
gốc.
– Cập nhật liên tục tình hình thời gian tàu chạy, cập cảng, thông báo delay từ hãng tàu
để thông báo với khách hàng.
– Các thông tin chứng từ được cập nhật lên hệ thống cần có sự đảm bảo về tính chính
xác, vì đây là cơ sở để bộ phận kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng cũng như thanh
toán cho hãng tàu.
– Kiểm tra kỹ các loại chứng từ của mỗi lô hàng, sự tương đồng, chính xác cao là yêu
cầu hàng đầu.
● Bài học kinh nghiệm:

Ở vị trí thực tập sinh chứng từ hàng xuất, bản thân em được học hỏi, tiếp xúc với quy
trình làm việc, cách thức tổ chức và quản lý công việc của bộ phận chứng từ. Bên cạnh
đó, em còn được tìm hiểu chi tiết từng bước trong quy trình và đã rút ra được nhiều bài
học kinh nghiệm cho công việc sau này.

– Nắm được những lưu ý khi lấy booking/ làm MBL trên website của từng hãng tàu.
 10

– Nắm được những yêu cầu và chứng từ bắt buộc đối với từng loại B/L.
– Biết cách trao đổi, làm việc giữa các phòng ban, khách hàng, hãng tàu và đại lý.
– Được tìm hiểu về các vấn đề thường xảy ra khi làm hàng xuất và cách giải quyết.
– Tạo lập và quản lý được file công việc cá nhân.

1.2.4 Tình hình nhân sự.

Toàn công ty có khoảng 20 nhân sự (chưa kể thực tập sinh), được phân bổ vào từng
phòng ban với những công việc và trách nhiệm rõ ràng. Cụ thể như sau:
● Ban giám đốc: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc.
● Phòng xuất nhập khẩu: 1 trưởng phòng, 4 chuyên viên chứng từ, 2 nhân viên giao
nhận hiện trường.
● Phòng kinh doanh: 1 trưởng phòng, 7 nhân viên kinh doanh.
● Phòng kế toán: 1 trưởng phòng, 1 chuyên viên kế toán.
● Phòng nhân sự: 1 chuyên viên nhân sự.

Tất cả nhân sự làm việc tại công ty đều tốt nghiệp bậc cao đẳng, đại học và có kinh
nghiệm làm việc trong ngành từ 6 tháng trở lên. Bên cạnh đó, các kỹ năng tin học, ngoại
ngữ cũng đều rất thông thạo. THD cũng thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo để đào
tạo, nâng cao chuyên môn của nhân viên và đồng thời là cơ hội để gắn kết tập thể nhân
sự với nhau.

1.3. Tình hình hoạt động & kết quả kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn năm
2019 – 2021.
1.3.1 Tình hình hoạt động
Bảng 1. 1. Tình hình hoạt động kinh doanh của các loại hình dịch vụ từ năm 2019
đến năm 2021

2019 2020 2021

Doanh Doanh Doanh

Tỉ Tỉ Tỉ
Dịch vụ thu thu thu
trọng trọng trọng
(nghìn (nghìn (nghìn
(%) (%) (%)
đồng) đồng) đồng)
 11

1. Giao
FCL 865,629 35.24 719,360 43.47 883,64 44.15
nhận
đường
LCL 757,571 30.84 624,260 37.72 776,144 38.78
biển

2. Dịch
vụ khai
534,720 21.77 241,946 14.62 270,642 13.52
hải
quan

3. Dịch
vụ 298,28 12.14 69,334 4.19 71,169 3.56
khác

Nguồn: Phòng tài chính – kế toán công ty TNHH THD Logistics Việt Nam
THD là công ty cung cấp đa dạng các loại hình dịch vụ trong ngành logistics. Trong đó,
các loại hình dịch vụ nổi bật nhất là giao nhận hàng hóa bằng đường biển (FCL), dịch
vụ ghép hàng lẻ và khai thuê hải quan.

Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển (FCL, LCL): đây được xem là dịch vụ
trọng tâm của THD từ những ngày đầu hoạt động cho đến nay. Doanh thu của loại hình
này luôn chiếm từ 65% - 75% tổng doanh thu và có tỷ trọng tăng đều qua các năm.
Những năm gần đây, THD tập trung nhiều hơn vào dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) do
công ty nhận thấy được tiềm năng phát triển cũng như có nhiều cơ hội để tiếp cận với
các khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu loại hàng này. Có thể thấy, từ năm 2019 -
2021 doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng lẻ luôn tiệm cận với hàng nguyên container,
và chiếm hơn 35% tổng doanh thu.

Bên cạnh đó, với lợi thế từ đội ngũ nhân sự có nhiều kinh nghiệm trong ngành, THD
cũng rất thành công ở dịch vụ khai thuê hải quan, chiếm khoảng 12% - 18% tổng doanh
thu. Phần lớn đối tượng khách hàng của loại hình dịch vụ này là các khách hàng đã và
đang sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty, mang đến nguồn doanh thu tương
đối ổn định qua các năm. Song song đó, đội ngũ nhân viên sales của công ty cũng mở
rộng nghiên cứu và phát triển thị trường nhằm tìm kiếm được nhiều khách hàng hơn.
 12

Ngoài ra, THD còn có nguồn thu từ các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng như
trucking, xếp dở hàng hóa, đóng hàng,... chiếm khoảng 5% - 10% tổng doanh thu của
mỗi năm.

Nhìn chung, THD vẫn phát triển các loại hình dịch vụ phổ biến trên thị trường hiện nay,
phải đối mặt với sự cạnh tranh gây gắt của các đối thủ trong ngành và sự thay đổi liên
tục của thị trường. Mặc dù vậy, với phương châm đảm bảo chất lượng, đáp ứng sự hài
lòng của khách hàng với chi phí thấp nhất, THD vẫn có chỗ đứng của riêng mình trong
lòng khách hàng.

1.3.2 Kết quả kinh doanh

Bảng 1. 2. Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH THD Logistics giai đoạn
2019 – 2021

Đơn vị: Triệu đồng

Chênh lệch Chênh lệch

2020/2019 2020/2021
2019 2020 2021
Tương Tương
Tuyệt đối Tuyệt đối
đối (%) đối (%)

Doanh
2456,2 1654,9 2001,6 - 801,3 - 32,63% 346,7 20,95%
thu

Chi phí 1269,1 1025,3 1170,9 - 243,8 - 19,21% 145,6 14,20%

Lợi
1187,1 629,6 830,7 - 557,5 - 46,96% 201,1 31,94%
nhuận
 13

Hình 1. 3. Biểu đồ thể hiện kết quả kinh doanh của công ty THD
giai đoạn năm 2019 - 2021

❖ Đánh giá, nhận xét:

Từ bảng số liệu và biểu đồ về kết quả kinh doanh của Công ty TNHH THD Logistics
Việt Nam giai đoạn năm 2019 - 2021, có thể thấy doanh thu, chi phí và lợi nhuận của
công ty có sự thay đổi không đồng đều rõ rệt giữa các năm. Nguyên nhân trực tiếp đến
từ đại dịch covid-19 bùng phát và kéo dài, làm đứt gãy chuỗi cung ứng trên toàn thế
giới, các hoạt động ngoại thương gần như đình trệ. Chính vì vậy, ảnh hưởng tiêu cực
đến hoạt động kinh doanh của công ty nói riêng và toàn ngành nói chung.

Cụ thể, trong năm 2019, sau gần 2 năm hoạt động, THD đã có sự phát triển và dần khẳng
định uy tín của mình trong ngành khi đạt được doanh thu 2456,2 triệu đồng, trong đó lợi
nhuận thu được là 1187,1 triệu đồng, chiếm gần 48,33% tổng doanh thu. Đây là một con
số đầy ấn tượng đối với một công ty start-up mới vào ngành như THD, cho thấy những
nỗ lực của ban giám đốc trong việc phát triển kinh doanh và kiểm soát chi phí. Ngay từ
khi bắt đầu, công ty đã luôn đặt mục tiêu là một doanh nghiệp logistics hoạt động và
phát triển dựa trên sự hài lòng của khách hàng, do vậy các dịch vụ mà công ty cung cấp
không có sự khác biệt với các đối thủ cạnh tranh khác nhưng thay vào đó công ty sẽ tập
 14

trung vào chất lượng, sự hài lòng của khách hàng để phát triển. Trong năm này, các dịch
vụ xuất nhập khẩu hàng LCL, FCL đang rất phát triển và chiếm hơn 50% tổng doanh
thu. Các bộ phận đã có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ trong từng khâu của quy trình,
hạn chế các vấn đề phát sinh ở mức thấp nhất. Vì vậy, đây được xem là một năm với
nhiều sự tiến triển cả về chất lượng dịch vụ và chất lượng nhân sự.

Sang năm 2020, do ảnh hưởng nặng nề từ đại dịch Covid-19, các hoạt động thương mại
trong và ngoài nước bị trì hoãn, nhu cầu mua bán quốc tế giảm sút dẫn đến việc đơn
hàng xuất nhập khẩu giảm, nhiều công ty phải cho công nhân nghỉ việc. Vì vậy, các
doanh nghiệp dịch vụ logistics nói chung và THD nói riêng cũng bị tác động và ảnh
hưởng theo. Trong thời gian này, hoạt động của bộ phận kinh doanh gần như đứng yên
tại chỗ, khả năng tiếp cận và khai thác khách hàng mới thấp trong khi đơn đặt hàng của
khách hàng cũ thì liên tục sụt giảm. Điều này ảnh hưởng trầm trọng đến doanh thu của
công ty, con số này đã giảm xuống còn 1654,9 triệu đồng, giảm gần 32,63% so với năm
2019. Trong khi đó, mặc dù ban giám đốc của THD đã thực hiện kiểm soát các loại chi
phí từ hoạt động truyền thông, vận hành doanh nghiệp đến lương thưởng của nhân viên
ở mức thấp nhất có thể nhưng chi phí cả năm chỉ giảm 243,8 triệu đồng. Năm 2020 là
giai đoạn đầy khó khăn và thách thức đối với doanh nghiệp, khi lợi nhuận chỉ đạt 629,6
triệu, giảm gần 50% so với năm 2019.

Năm 2021, mặc dù tình hình dịch bệnh vẫn còn diễn biến phức tạp, song nhờ vào các
biện pháp kiểm soát dịch của nhà nước, nền kinh tế bắt đầu phục hồi. Các hoạt động
giao thương cũng trở nên sôi nổi hơn và tăng mạnh so với năm 2020, cùng lúc đó THD
sau một năm đầy thử thách thì cũng đã có thể thích nghi, cũng như đề ra một số giải
pháp để đối mặt với dịch bệnh và duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Trong thời điểm
này, bộ phận kinh doanh bắt đầu hoạt động trở lại và có nhiều tiến triển hơn, tuy nhiên
chỉ tập trung vào các mặt hàng quen thuộc ở những tuyến đã từng xử lý để có thể dễ
dàng hỗ trợ và hạn chế các vấn đề phát sinh. Đồng thời, THD vẫn cố gắng kiểm soát chi
phí ở mức ổn định và đưa ra những kế hoạch cụ thể cho từng phòng ban trong thời gian
tiếp theo. Kết quả đạt được là doanh thu năm 2021 đạt 2001,6 triệu đồng, tăng 20,95%
so với năm 2020, chi phí ở mức 1170,9 triệu đồng và đạt mức lợi nhuận 830,7 triệu
đồng, tăng 31,94% so với năm trước đó. Năm 2021 mở đầu cho một giai đoạn phục hồi
và bắt đầu phát triển của THD nói riêng và toàn ngành nói chung.
 15

Có thể thấy rằng, mặc dù chịu ảnh hưởng nặng nề từ dịch bệnh và gặp nhiều khó khăn
trong giai đoạn đầu hoạt động nhưng ban giám đốc cùng đội ngũ nhân viên THD đã rất
nỗ lực để duy trì việc kinh doanh của công ty, dần đưa nó trở lại quỹ đạo và ổn định tình
hình tài chính nhằm chuẩn bị cho sự trở lại từ năm 2022.

1.4. Định hướng phát triển doanh nghiệp.

Mặc dù là một doanh nghiệp còn khá non trẻ trong ngành, chỉ với 5 năm hình thành và
phát triển, song Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam đã dần xây dựng được uy tín
và khẳng định chất lượng dịch vụ của mình đối với khách hàng. Từ sự ổn định và trở lại
mạnh mẽ từ năm 2021, THD đang nỗ lực thiết lập thêm nhiều mối quan hệ với khách
hàng mới và duy trì, củng cố mối quan hệ với khách hàng lâu năm, công ty luôn nắm
bắt được xu thế của thị trường để có những điều chỉnh hợp lý về chiến lược kinh doanh,
cũng như cách tiếp cận khách hàng. Trong giai đoạn sắp tới, công ty sẽ hoàn thiện bộ
máy tổ chức, tuyển dụng và đào tạo những nhân viên nắm vững quy trình, kiến thức
chuyên môn, có nhiều kinh nghiệm thực tế nhằm đáp ứng được sự hài lòng của khách
hàng.

 Định hướng chỉ tiêu năm 2022 - 2023: Cụ thể hơn trong định hướng phát triển,
THD mong muốn và đặt mục tiêu tăng trưởng mạnh mẽ trong năm 2022 - 2023 dựa vào
sự phục hồi từ năm 2021 sau đại dịch covid-19. Công ty sẽ đẩy mạnh việc tham gia các
hiệp hội, hội nghị logistics để học hỏi và mở rộng thêm các tuyến giao nhận chưa từng
làm trước đây như châu Âu, Ấn độ, Mỹ,... Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự cũng được
tuyển dụng và đào tạo thêm ở các bộ phận sales, chứng từ để có thể khai thác tối đa thị
trường và cải thiện quy trình xử lý hiệu quả hơn.

Tóm tắt chương 1:

Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam mà một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh
vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Mặc dù, còn khá non trẻ trong ngành, chịu sự
cạnh tranh gây gắt từ thị trường trong và ngoài nước, song THD vẫn đã và đang mở rộng
các loại hình dịch vụ, xây dựng uy tín của mình trong lòng khách hàng.

Công ty có sự phân bổ hợp lý về cơ cấu nhân sự ở các phòng ban, đào tạo và tuyển dụng
nhân sự có trình độ chuyên ngành cao. Đồng thời, tổ chức và khuyến khích nhân viên
 16

tham gia các buổi hội thảo, các hiệp hội, tổ chức đa quốc gia nhằm nâng cao trình độ,
thiết lập mối quan hệ hợp tác với đại lý, khách hàng,... THD cũng rất quan tâm và luôn
có sự trau dồi về kiến thức, kinh nghiệm cũng như cách thức vận hành và quản lý công
việc để có thể có được một quy trình làm việc hiệu quả, nhanh chóng, đáp ứng được sự
hài lòng của khách hàng.

Trong giai đoạn năm 2019 - 2020, khi đang trên đà của sự phát triển thì mọi kế hoạch
kinh doanh của công ty nói riêng và các hoạt động kinh tế nói chung bị trì hoãn và gần
như đứt gãy do tác động nặng nề của đại dịch Covid 19. Doanh thu và lợi nhuận của
THD có sự sụt giảm nghiêm trọng, các hoạt động kinh doanh gần như đóng băng nhưng
Ban giám đốc của công ty vẫn cố gắng duy trì, cắt giảm tối đa mọi chi phí để có thể vượt
qua giai đoạn này. Đến năm 2021, khi tình hình dịch bệnh có sự chuyển biến tốt hơn,
THD cũng chuẩn bị cho mình những phương án và kế hoạch kinh doanh mới, sẵn sàng
cho sự trở lại của các hoạt động ngoài thương. Kết quả là, tình hình kinh doanh của công
ty đã được cải thiện rõ rệt và còn là nền tảng cho sự bứt phá của năm 2022 - 2023.
 17

CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU LCL BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THD LOGISTICS VIỆT NAM

2.1 Tình hình giao nhận hàng hóa xuất khẩu LCL của công ty TNHH THD
Logistics Việt Nam trong quý 3/2022 (Từ tháng 7 - tháng 9).
Ở thời điểm hiện tại, THD vẫn đang nỗ lực phát triển và tập trung vào lĩnh vực giao
nhận hàng hóa xuất khẩu, đặc biệt là hàng LCL. Bởi vì, công ty nhận thấy được rằng
ngày càng có nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam bắt đầu xuất khẩu hàng hóa,
tuy nhiên với số lượng hàng tương đối nhỏ nên không thể xếp đầy một container mà
phải xuất khẩu theo dạng hàng lẻ, bên cạnh đó cơ hội tiếp cận với các đối tượng khách
hàng này cũng tương đối cao. Tuy nhiên, mặc dù là một loại hình dịch vụ tiềm năng,
song khi xử lý hàng LCL sẽ dễ xảy ra nhiều sai sót và các vấn đề phát sinh là điều không
thể tránh khỏi.

Đối với loại hình dịch vụ này, THD đang phát triển mạnh ở các tuyến châu Á với các
quốc gia như Trung Quốc, Nhật Bản, Malaysia. Trong quý 3/2022, bộ phận kinh doanh
hàng xuất của THD đã có gần 350 xuất khẩu, trong đó hàng LCL là 120 lô, chủ yếu đi
từ cảng Cát Lái, Thành phố Hồ Chí Minh đến các cảng ở Trung Quốc như Shanghai,
Hong Kong, Chennai, Zhenshen,... Có khoảng 95% hàng hóa là các mặc hàng bình
thường, không yêu cầu các điều kiện đặc biệt khi xuất khẩu như vải sợi, hạt nhựa, linh
kiện máy móc,... được xuất khẩu bởi các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ tại các khu
công nghiệp ở các tỉnh lân cận.

Các loại hàng hóa thông thường sẽ được đóng gói tại kho trước khi đóng ghép tại bãi,
tùy vào tính chất hàng hóa sẽ được đóng gói khác nhau sao cho vẫn đảm bảo tiêu chuẩn
quốc tế và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển, phần lớn hàng LCL sẽ được
đóng thành kiện (package) hoặc đóng vào thùng carton. Dựa vào tính chất hàng và cách
thức đóng gói đã được cung cấp trước đó, THD sẽ sắp xếp các loại hàng được đóng cùng
container để đảm bảo hàng hóa được an toàn trong suốt thời gian vận chuyển.

2.2 Phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu (LCL) tại công
ty.
Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu (LCL) của công ty THD được thực
hiện thông qua 14 bước, toàn quy trình mô tả từ cách thức công ty tiếp nhận thông tin
 18

của khách hàng, cách thực hiện báo giá ở đầu Việt Nam,… cho đến khi lô hàng được
giao tại cảng đích và người nhập khẩu có thể lấy được hàng.
2.2.1 Tiếp nhận thông tin yêu cầu tư vấn và báo giá dịch vụ xuất khẩu (LCL) từ
khách hàng.
Bộ phận kinh doanh của công ty sẽ chịu trách nhiệm khai thác thị trường, tìm kiếm
khách hàng và chào giá dịch vụ các tuyến vận chuyển mà công ty đang cung cấp. Thông
thường, bảng chào giá ban đầu chỉ mang tính chất tham khảo và cạnh tranh. Khi khách
hàng quan tâm đến dịch vụ của THD thì sẽ liên hệ trực tiếp tại văn phòng làm việc, qua
email hoặc số điện thoại để cung cấp cho công ty vận chuyển các thông tin chi tiết về lô
hàng như tên hàng, số lượng hàng hóa, cách đóng gói, nơi đến nơi đi, thời gian đi và đến
dự kiến, thông tin doanh nghiệp,...cũng như yêu cầu phía công ty tư vấn, báo giá. Lúc
này, bộ phận sales sẽ có sự trao đổi, thỏa thuận nhằm đạt được mức giá tốt nhất và đi
đến việc ký kết hợp đồng dịch vụ.

LCL (consol) là những lô hàng có nhiều chủ hàng khác nhau, được đóng chung trong
một container mà người gom hàng (người chuyên chở hoặc người giao nhận) có trách
nhiệm đóng hàng và dỡ hàng hóa ra khỏi container tại bãi tập kết. Đây là hình thức xuất
khẩu dành cho đối tượng khách hàng nhỏ, hàng hóa không thể đóng đủ một container.

2.2.2 Liên hệ hãng tàu để kiểm tra lịch tàu xuất, chỗ và giá cước.
Sau khi nhận yêu cầu tư vấn và báo giá từ phía khách hàng, THD sẽ lập bảng báo giá
gửi khách. Vì mỗi chuyến tàu và mỗi tuyến đi phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau
nên giá dịch vụ sẽ có sự thay đổi ở mỗi hãng tàu. Bên cạnh đó, nhân viên công ty cần tư
vấn cho khách hàng với thông tin lô hàng thì cần làm thêm các thủ tục, giấy tờ nào và
chào giá thêm những loại hình dịch vụ có liên quan khác. Trên thực tế, khách hàng sẽ
tham khảo giá ở nhiều công ty logistics khác nhau và so sánh xem giá cả và dịch vụ ở
nơi nào tốt hơn để đặt booking. Chính vì vậy, công ty luôn hỗ trợ những dịch vụ tốt nhất
với chi phí hợp lý nhất cho khách hàng.

Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng:

– Thông tin hàng hóa: hàng hóa vận chuyển trong vận tải biển là tất cả các vật phẩm,
thương phẩm, được các phương tiện vận tải biển tiếp nhận để vận chuyển dưới dạng
có hoặc không có bao bì theo tập quán hàng hải quốc tế. Các đặc trưng điều kiện vận
chuyển như chế độ bảo quản, phương pháp đóng gói, phương pháp chuyển tải,
phương pháp xếp dỡ và tính chất lý hóa của hàng. Căn cứ thêm vào số lượng hàng
 19

mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp, cũng như quy định của
nước nhập khẩu hàng đó.
– Thông tin cảng đi, cảng đến: Giá cước vận chuyển sẽ dựa vào yếu tố khoảng cách từ
cảng đi tới cảng đến, thời gian vận chuyển và lộ trình của từng chuyến tàu. Khoảng
cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và
ngược lại. Bên cạnh đó, giá cước còn phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ của hãng tàu,
chẳng hạn hãng tàu sẽ đảm bảo hàng hóa được xếp lên tàu trước ngày tàu chạy, hãng
tàu chấp nhận những booking có số lượng container lớn,...
– Thông tin hãng tàu: Tại Việt Nam có rất nhiều hãng tàu lớn và nổi tiếng như Maersk,
MSC, Wanhai, Yang Ming, Ever green,... Tùy theo nhu cầu và mức giá mà khách
hàng mong muốn, cũng như ngày dự định hàng sẽ đi mà THD sẽ cân nhắc và tư vấn
cho khách các hãng tàu phù hợp.
– Thời gian dự kiến xuất hàng, nơi đóng hàng để công ty tìm lịch tàu chạy phù hợp và
báo giá các dịch vụ liên quan khác tại cảng như dịch vụ trucking, dịch vụ đóng hàng
tại bãi, dịch vụ khai hải quan,...
Hình 2. 1 Minh họa lịch tàu online trên trang web của hãng tàu Yang Ming.
 20

2.2.3 Nhận booking order và ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng.
Sau khi được nhân viên công ty tư vấn cụ thể, khách hàng xem xét và so sánh bảng báo
giá dịch vụ tại THD Logistics, nếu cảm thấy phù hợp khách hàng sẽ xác nhận và ký hợp
đồng dịch vụ xuất khẩu hàng LCL/LCL với công ty. Hợp đồng dịch vụ được soạn thảo
bao gồm các điều khoản cơ bản thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của hai bên. THD
sẽ là đại diện hợp pháp để thực hiện các thủ tục xuất khẩu lô hàng của nhà xuất khẩu và
dựa vào các quy định trong hợp đồng đã ký kết mà người xuất khẩu biết được mình có
trách nhiệm gì trong những bước tiếp theo.

2.2.4 Xác định các lô hàng đóng chung container.

Hàng hóa trong quy trình xuất nhập khẩu tại công ty forwarder được chia làm 2 loại:
– Hàng Freehand (hàng thường): là những hàng mà Shipper (người xuất khẩu) book tàu
và trả cước theo quy định nhóm C hoặc D trong Incoterms.
– Hàng Nominated (hàng chỉ định): là những hàng mà người mua (người nhập khẩu)
trả cước tàu theo quy định nhóm E hoặc F trong Incoterms và chỉ định hãng tàu, yêu
cầu chủ hàng hay nhà xuất khẩu sử dụng hãng tàu đó. Vì vậy, người xuất khẩu chỉ trả
Local Charges tại đầu xuất hàng và không có quyền chọn lựa hãng tàu khác.
Các công ty logistics, trong đó có Công ty THD thường ký kết nhiều hợp đồng dịch vụ
xuất hàng lẻ với nhiều khách hàng khác nhau. Chính vì vậy, cần phải xác định các lô
hàng Freehand (hoặc hàng chỉ định) sẽ đóng cùng cont trong tuần cho phù hợp với loại
hàng, thời gian và địa điểm giao hàng, đồng thời tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp và
khách hàng. Việc kết hợp đóng chung như vậy gọi là gom hàng (hay consolidation).

2.2.5 Lấy booking confirmation từ hãng tàu và làm gửi khách hàng.
Dựa vào những thông tin hiện có của lô hàng, xác định các lô hàng sẽ đóng cùng
container và giá cước đã làm trước đó với hãng tàu, nhân viên sales sẽ đưa ra lựa chọn
đi hãng tàu nào và gửi yêu cầu lấy booking cho bộ phận chứng từ. Nhân viên chứng từ
sẽ trực tiếp lấy booking trên website hoặc gửi mail cho bộ phận CS của hãng tàu để yêu
cầu booking.
 21

Hình 2. 2 Minh họa giao diện lấy booking trực tuyến của hãng tàu Yang Ming.

Booking confirmation là một chứng từ vận tải đầu tiên cần cho việc xuất khẩu hàng hóa,
được hiểu là hãng tàu đã đồng ý với yêu cầu đặt chỗ của khách hàng và đồng ý xếp hàng
lên tàu để vận chuyển đến cảng đích. Booking confirmation sẽ thể hiện rõ lại những nội
dung trên booking request, đồng thời bổ sung thêm số booking, tên tàu / số hiệu, thời
hạn nộp SI/VGM, thời hạn cắt máng tại cảng,...

Bởi vì là hàng lẻ nên một container có thể chứa nhiều lô hàng của những khách hàng
khác nhau, miễn là phù hợp tính chất hàng cũng như hợp đồng vận chuyển giữa các bên.
Chính vì vậy, một booking confirmation từ hãng tàu gửi về công ty logistics, công ty sẽ
phải làm nhiều booking confirmation khác nhau gửi cho các khách hàng có hàng đóng
trong container đó (các booking đó không có giá trị cấp container rỗng). Sau khi nhận
booking confirmation từ THD, khách hàng xuất khẩu sẽ tiến hàng chuẩn bị hàng, hoàn
tất lô hàng và gửi đến kho để công ty tiến hành đóng hàng vào cont theo kế hoạch.
 22

2.2.6 Yêu cầu chứng từ và kiểm tra chứng từ.

SI (Shipping Instruction) là hướng dẫn lập B/L được tạo bởi nhà xuất khẩu, cung cấp
các nội dung về hàng hóa và những thông tin cần thể hiện trên vận đơn.

VGM (Verified Gross Mass) là quy định theo công ước SOLAS, yêu cầu nhà nhập khẩu
phải xác nhận khối lượng hàng hóa, khối lượng của cả container trước khi hàng được
xếp lên tàu. Nếu trong quá trình làm B/L mà THD không cung cấp VGM của lô hàng
thì sẽ bị rớt tàu.

Hơn nữa, đây còn là các chứng từ để hãng tàu làm thủ tục khai Manifest tại đầu nhập
khẩu nên yêu cầu tính chính xác cao và đúng thời hạn được quy định. Vì vậy, khi làm
Booking Note gửi các chủ hàng, THD cần lưu ý thời hạn của hãng tàu để khách hàng
chuẩn bị sớm và công ty có thể nộp chứng từ đúng thời gian.

Sau khi nhận SI/VGM, bộ phận chứng từ của Công ty THD sẽ tiến hành làm HBL nháp
gửi khách hàng kiểm tra và xác nhận các thông tin trên bill.

2.2.7 Theo dõi quá trình nhận hàng và đóng hàng lẻ tại kho.
Bộ phận chứng từ sẽ chịu trách nhiệm gửi kế hoạch đóng container trong tuần cho bộ
phận giao nhận của công ty để bố trí nhân sự theo dõi toàn bộ quá trình nhận hàng và
thông quan của các chủ hàng khi giao hàng tại kho. Sau khi kiểm tra và xác nhận đã đủ
hàng và các chứng từ tại cảng, bộ phận giao nhận sẽ tiến hành sắp xếp, phân loại và bố
trí đóng ghép hàng hóa vào container. Đồng thời, gửi tổng hợp thông tin nhận hàng, SI
và VGM của container đã đóng cho bộ phận chứng từ.

2.2.8 Thực hiện các nghiệp vụ trong hợp đồng dịch vụ.
Trong hợp động dịch vụ xuất khẩu giữa THD và các chủ hàng, ngoài các thông tin về
giá cước, trách nhiệm của các bên đối với lô hàng xuất khẩu, thường sẽ bao gồm các
dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng như khai thuê hải quan, trucking, nhà kho...
Hiện tại, THD chỉ hỗ trợ khách ở mảng khai thuê hải quan, còn các dịch vụ khác thì sẽ
được thuê ngoài và tính vào chi phí của lô hàng.
 23

Hình 2. 3 Giao diện phần mềm khai hải quan điện tử ECUS VNACCS

Đối với các dịch vụ được thuê ngoài, THD sẽ thường hỗ trợ để có thể đáp ứng sự hài
lòng của khách chứ không thu được lợi nhuận từ những yêu cầu này.

2.2.9 Gửi SI/VGM cho hãng tàu để nhận draft B/L.

Sau khi đã hàng hóa đã được đóng ghép tại kho, bộ phận hiện trường sẽ làm lại SI/VGM
theo đúng số cont/seal đã đóng, cung cấp đầy đủ thông tin của các loại hàng và gửi
SI/VGM về cho bộ phận chứng từ để tiến hành làm MBL. Tùy theo tính chất của từng
hãng tàu, SI/VGM sẽ được nộp trực tiếp qua web hoặc qua email của bộ phận Docs.

Sau khi nộp các chứng từ trên, bộ phận chứng từ của THD sẽ nhận được B/L nháp và
thời hạn sửa B/L. Nhân viên chứng từ phải kiểm tra kỹ vận đơn nháp các mục như: cảng
đi, cảng đến, tên hàng, số lượng hàng, thời gian tàu đi..., nếu có sai sót thì yêu cầu hãng
tàu chỉnh sửa trong thời hạn cho phép. Vì sau khoảng thời gian quy định, hãng tàu sẽ
tính phí trên mỗi lần sửa B/L và quan trọng hơn là nếu thông tin trên B/L không chính
xác hoặc không khớp với các chứng từ trước thì nhà nhập khẩu sẽ không thể nhận hàng.

2.2.10 Gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu

Đối với hàng lẻ được đóng ghép tại bãi, sẽ có rất nhiều consignee ở cảng đích trong cùng
một container. Chính vì vậy, consignee được thể hiện trên MBL sẽ là đại lý của THD ở
 24

nước ngoài. Sau khi tàu chạy, THD sẽ gửi pre-alert sang cho đại lý để họ theo dõi và
hoàn thành các thủ tục ở cảng nhập cũng như sắp xếp dở hàng để giao cho consignee
đúng. Pre-alert bao gồm: HBL, MBL và Debit note (nếu có).

2.2.11 Thanh toán phí và nhận Master B/L từ hãng tàu.

Sau khi hàng hóa đã lên tàu và vận chuyển đi, bộ phận kế toán của Công ty THD liên hệ
hãng tàu để yêu cầu debit note - các khoản chi phí cần thanh toán tại đầu Việt Nam như
cước, phí xếp dở tại cảng (THC), phí chứng từ, phí seals và các loại phụ phí khác. Đồng
thời, công ty cũng xác nhận loại MBL cần phát hành, hiện tại có 3 loại B/L chính là:
B/L gốc (Original B/L), Seaway B/L và Surrender B/L.

2.2.12 Kiểm tra ATD của lô hàng.

Vào buổi sáng ngày tàu chạy, bộ phận chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra loading và xác
nhận ATD của tàu cho khách hàng. Bộ phận chứng từ sẽ thực hiện thao tác này đồng
thời trên website của e-port https://eport.saigonnewport.com.vn/ và mục Tracking của
hãng tàu.

Nội dung cần kiểm tra bao gồm: Container đã load lên tàu chưa? Tàu chạy khi nào - Dự
kiến khi nào chạy? Nếu ATD khác với thông tin trên MBL & HBL, nhân viên chứng từ
sẽ thực hiện cập nhật và gửi lại B/L cho khách hàng. Bởi vì, đây là thông tin quan trọng
để chủ hàng làm các chứng từ như C/O, L/C,...

2.2.13 Nhận thanh toán phí dịch vụ và phát hành House B/L cho khách.
Sau khi các chứng từ của lô hàng đã hoàn tất, sales công ty sẽ bắt đầu hoàn thiện giá
cước, các chi phí ở cảng xếp hàng và ra Debit Note để kế toán thu khách hàng. Kế toán
sẽ tiến hành xuất hóa đơn, nhận thanh toán và xác nhận thông tin để bộ phận chứng từ
gửi HBL cho khách. Consignee chỉ có thể nhận hàng từ đại lý nước ngoài khi có HBL
do THD phát hành hoặc phải có thông báo xác nhận từ THD.

2.2.14 Lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành việc xuất khẩu lô hàng theo hợp đồng dịch vụ đã ký với khách hàng,
Công ty THD sẽ tiến hành lưu trữ hồ sơ cho trong 5 năm tại doanh nghiệp để bảo đảm
sự minh bạch, trung thực trong quá trình kinh doanh và xuất trình khi có yêu cầu kiểm
 25

tra của cơ quan nhà nước. Các chứng từ cần lưu hồ sơ bao gồm: Hợp đồng dịch vụ, giấy
báo nợ, danh sách chứng từ giao cho khách hàng, và các giấy tờ có liên quan khác.

2.3 Các vấn đề phát sinh trong quy trình.

Mỗi công ty logistics đều sẽ xây dựng cho mình một quy trình làm việc riêng nhằm quản
lý và kiểm soát tốt lịch trình của các lô hàng. Bộ phận chứng từ của THD cũng quản lý
quy trình của mình theo một quy chuẩn chung, một file cập nhật để các thành viên ghi
lại thông tin các lô hàng của mình và trưởng phòng sẽ kiểm tra vào mỗi cuối ngày. Ngoài
ra, mỗi nhân viên chứng từ đều có một file quản lý công việc cá nhân để cập nhật và ghi
chú những công việc cần làm trong ngày, vừa có thể kiểm soát tốt công việc vừa để các
thành viên khác dễ dàng nắm bắt và hỗ trợ nếu cần.

Tuy nhiên, trong quá trình làm việc các vấn đề phát sinh là điều không thể tránh khỏi.
Có rất nhiều vấn đề xảy ra trong quá trình xử lý các lô hàng xuất khẩu (LCL, FCL), có
thể kể đến như sau:
 Khách hàng xin lấy cont sớm, hạ sớm hơn quy định
 Khách hàng không lấy được container rỗng
 Khách hàng không hạ được container
 Khách hàng không kịp Closing time tại cảng và yêu cầu xin thêm
 Khách hàng không kịp deadline SI & VGM và yêu cầu xin thêm
 Lịch trình tàu đi ko đúng ý khách hàng, yêu cầu tìm phương án thay thế
 Xin miễn giảm phí sửa cont
 Hàng hóa bị roll, không được xếp lên tàu
 Ngoài ra, còn có rất nhiều vấn đề khác liên quan đến chứng từ, hãng tàu, đại lý,...
Đối với việc xuất khẩu một lô hàng từ một quốc gia này sang một quốc gia khác, hàng
hóa phải được tiếp nhận từ nhiều bên khác nhau, các bộ chứng từ đều yêu cầu tính chính
xác và đồng nhất trong từng câu chữ. Vì vậy, ở mọi khâu trong quy trình đều sẽ có thể
phát sinh vấn đề, nếu không phát hiện và xử lý kịp thời thì hàng hóa sẽ phải bị lưu tại
cảng, các mức phí phạt sẽ được đưa ra ở cả cảng xếp và cảng dỡ, ảnh hưởng rất lớn đến
chất lượng hàng hóa cũng như tình hình kinh doanh của các công ty xuất nhập khẩu.
 26

2.4 Cách giải quyết các vấn đề phát sinh.

Tùy thuộc vào tính chất hàng hóa, tính nghiêm trọng và phạm vi xử lý của vấn đề mà
THD sẽ đưa ra phương án xử lý phù hợp.

Thông thường, khi bộ phận chứng từ tiếp nhận trực tiếp các vấn đề phát sinh về chứng
từ, các thủ tục tại cảng từ các bên như khách hàng, hãng tàu, đại lý,... thì nhân viên
chứng từ cần xác nhận lại thông tin và trực tiếp liên hệ với bộ phận chịu trách nhiệm ở
khâu đó để yêu cầu xử lý.
 Các vấn đề liên quan đến lịch tàu, booking, ATD, thông báo delay,...: Bộ phận CS
của hãng tàu sẽ chịu trách nhiệm.
 Các vấn đề về nơi cấp rỗng, lệnh lấy rỗng, hạ container,...: Bộ phận hiện trường (OPS)
và bộ phận CS phối hợp hỗ trợ.
 Các vấn đề liên quan đến giá, debit note, freetime,...: Nhân viên sales xử lý.
 Các vấn đề liên quan đến thời hạn nộp SI/VGM, sửa B/L: Bộ phận chứng từ (Doc)
của hãng tàu xử lý.
Các thông tin về cách xử lý vấn đề đều được trao đổi, xác nhận qua email để làm cơ sở
cho những khiếu nại về sau. Ở THD, khi có vấn đề phát sinh thì nhân viên chứng từ sẽ
email cho các bộ phận liên quan để đề xuất hướng giải quyết, hoặc với các vấn đề gấp
rút thì sẽ trực tiếp gọi điện thoại để dễ dàng trao đổi và sau đó xác nhận lại nội dung qua
email. Đối với các vấn đề khó giải quyết hoặc chi phí xử lý cao thì sẽ được trình lên Ban
giám đốc để đề xuất giải pháp xử lý và nhận chỉ đạo thực hiện.

2.5 Ví dụ minh họa.

2.5.1 Ví dụ 1: Nhà xuất khẩu trễ thời hạn gửi SI/VGM - Lô hàng xuất khẩu
“Vải không dệt - Nonwoven Fabric” của Công ty TNHH SX-TM KIM SUN (Kim
Sun).
2.5.1.1 Quy trình thực hiện lô hàng.
Lô hàng xuất khẩu “Vải không dệt - Nonwoven Fabric” được thực hiện bởi nhà xuất
khẩu - Công ty TNHH SX-TM KIM SUN (Kim Sun) và nhà nhập khẩu Nhật Bản - Công
ty TNHH ANSHIN (Anshin) hợp đồng số CTR-KS/AN2022.
 27

Hình 2. 4 Hợp đồng xuất khẩu hàng hóa (Vải không dệt - Nonwoven Fabric) của
Công ty SX-TM Kim Sun.

Ngày 27/6/2022, THD tiếp nhận yêu cầu kiểm tra lịch tàu và báo giá cho lô hàng xuất
khẩu này. Sau khi trao đổi mọi thông tin về dịch vụ, công ty TNHH SX-TM Kim Sun
đã đồng ý ủy thác cho THD thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu cho lô hàng của họ. Bên phía
 28

Công ty TNHH SX-TM Kim Sun cung cấp các thông tin cần thiết để THD có thể kiểm
tra giá với hãng tàu, cụ thể:
– Tên hàng: Vải không dệt - Nonwoven Fabric
– Số lượng, đóng gói: 45.00 ROLLS/10.868 YARD, 16.00 CBM, 9840 KGS(N.W),
9840 KGS(GW).
– Đi từ cảng Cát Lái, Việt Nam đến cảng Nagoya, Nhật Bản
– Thời gian giao hàng dự kiến: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng
– Thông tin doanh nghiệp:
Tên công ty: Công ty TNHH SX-TM Kim Sun
Địa chỉ: 61/5B ấp Thới Tây 2, phường Tân Hiệp, huyện Hóc Môn, TP. Hồ Chí Minh,
Việt Nam.
Mã số thuế: 0313416694
Số điện thoại: 028 3593 0718

Dựa vào những thông tin hiện có của lô hàng, bộ phận sales đã kiểm tra giá và lịch tàu
trong dữ liệu có sẵn đồng thời kiểm tra trực tiếp với hãng tàu để có thể có giá tốt nhất
và ETD phù hợp với yêu cầu khách hàng. Sau khi Công ty TNHH SX-TM Kim Sun
đồng ý với bảng báo giá và lịch tàu mà THD gửi. Lúc này Công ty THD sẽ nhận được
Booking Order từ Công ty TNHH SX-TM Kim Sun và cả hai bên sẽ ký kết hợp đồng
dịch vụ xuất khẩu hàng lẻ. Hợp đồng dịch vụ được soạn thảo bao gồm các điều khoản
cơ bản thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của hai bên. THD sẽ là đại diện hợp pháp để
thực hiện các thủ tục xuất khẩu lô hàng vải không dệt của Kim Sun.

Trước khi tiến hàng lấy booking, THD cần xác định các lô hàng sẽ đóng cùng container
và giá cước đã làm trước đó với hãng tàu để đưa ra lựa chọn đi hãng tàu nào và gửi yêu
cầu lấy booking cho bộ phận chứng từ. Đối với lô hàng của Kim Sun, nhân viên sale đã
chọn Yang Ming là hãng tàu phù hợp và bộ phận chứng từ sẽ trực tiếp kiểm tra lịch tàu
và lấy booking qua website https://www.yangming.com/.
 29

Hình 2. 5 Minh họa giao diện lấy booking trực tuyến của hãng tàu Yang Ming.

Sau khi nhận Booking Confirmation từ hãng tàu, Công ty THD sẽ làm các Booking Note
gửi cho các chủ hàng đóng chung container. Booking Note mà Công ty THD gửi cho
công ty Công ty TNHH SX-TM Kim Sun, bao gồm những nội dung sau:

Số booking: YMLUI43543546
Tên tàu: YM PANAMA/008N
Cảng đi: Hồ Chí Minh (Kho 5 Cát Lái)
Cảng đến/ nơi giao hàng: Nagoya
Ngày tàu chạy (dự kiến) - ETD: 10/07/2022
Thời gian cuối cùng Công ty THD nhận hàng từ nhà xuất khẩu (Closing time): Trước
16:00 giờ ngày 08/07/2022
Loại hàng hóa: General cargo, GARMENT
Cách thức đóng/dở hàng: CFS/CFS
 30

Sau khi nhận Booking Note từ THD, Công ty Kim Sun sẽ tiến hành chuẩn bị hàng, hoàn
tất lô hàng và gửi đến kho chỉ định để công ty tiến hành đóng ghép hàng vào container
theo kế hoạch.
Hình 2. 6 Minh họa Booking Note do THD phát hành cho shipper

Đến thời hạn nộp SI/VGM, nhân viên chứng từ của THD sẽ chủ động nhắc nhở về kế
hoạch đóng hàng và liên hệ đến Công ty TNHH SX-TM Kim Sun để lấy hướng dẫn lập
bill (Shipping Instruction) trước thời hạn giao hàng tại bãi. Nội dung SI mà Kim Sun
cần gửi, gồm có:

Tên & địa chỉ shipper:

SX-TM KIM SUN CO.,LTD
ADD: 61/5B, THOI TAY 2 HAMLET, TAN HIEP COMMUE, HOC MON DISTRICT,
HO CHI MINH CITY, VIETNAM
Tên & địa chỉ consignee:
 31

ANSHIN CO.,LTD
ADD: GUNMA KEN TAKASAKI SHI YACHIYOMACHI 4-3-13-403 JAPAN
Tên và địa chỉ bên nhận thông báo (Notify): SAME AS CONSIGNEE
Cảng đi (POL): HO CHI MINH CITY
Cảng đến (POD): NAGOYA
Tên tàu (Vessel): YM PANAMA/008N
Ngày tàu chạy (dự kiến) - ETD: 10/07/2022
Số cont/seal (Cont/Seal. No): LCL
Loại B/L (Bill Type): SEAWAY BILL
FREIGHT: PREPAID
Shipping marks: KIMSUN.CO.
Mô tả hàng hóa (Description of goods): NONWOVEN FABRIC ; HS CODE: 56031300
; PACKING: 45 ROLLS
Khối lượng tịnh (Net weight): 9840 KGS
Khối lượng (Gross weight): 9840 KGS
 32

Hình 2. 7. Minh họa SI do shipper phát hành cho THD

Sau khi nhận SI, bộ phận chứng từ của Công ty THD sẽ tiến hành làm HBL draft và gửi
khách hàng kiểm tra và xác nhận các thông tin trên bill.

Cùng lúc đó, bộ phận chứng từ có trách nhiệm gửi kế hoạch đóng container trong tuần
cho bộ phận giao nhận của công ty để bố trí nhân sự theo dõi toàn bộ quá trình nhận
hàng và thông quan của các chủ hàng khi giao hàng tại kho. Sau khi hàng hóa đã được
sắp xếp và đóng ghép hoàn tất vào container, bộ phận giao nhận sẽ gửi lại thông tin
SI/VGM với thông tin thực tế của container và số cont/seal đúng cho bộ phận chứng từ.
 33

Trong hợp động dịch vụ xuất khẩu giữa THD và Kim Sun, không có các yêu cầu khác
trong hợp đồng dịch vụ vì chủ hàng là bên trực tiếp khai hải quan và kéo hàng đến kho
chỉ định đóng hàng.

Hình 2. 8 Minh họa tờ khai xuất khẩu (1/3 trang) do nhà xuất khẩu Kim Sun

khai báo
 34

Sau khi nhận được thông tin SI/VGM cuối cùng từ bộ phận giao nhận, THD sẽ tiến hành
làm MBL. Đối với hãng tàu Yang Ming, MBL sẽ được làm trực tiếp trên website của
họ, theo các bước sau: Truy cập vào website https://www.yangming.com/ -> Chọn e-
Service -> Ở mục My e-Service click chọn B/L Instruction -> Submit B/L Instruction -
> Nhập số booking (Booking No.) và click Search -> Tiến hành nhập các thông tin trên
SI -> Submit.

MBL nháp sẽ được gửi về email mà công ty đã đăng ký trên hệ thống hãng tàu, bộ phận
chứng từ chịu trách nhiệm kiểm tra tính tương đồng giữa HBL và MBL.

Sau khi tàu chạy, THD sẽ tiến hành kiểm tra loading, xác nhận ATD của tàu cho khách
hàng và gửi pre-alert của lô hàng sang cho đại lý nước ngoài theo dõi và hoàn thành các
thủ tục ở cảng nhập cũng như sắp xếp dở hàng để giao cho consignee. Đồng thời, bộ
phận kế toán của Công ty THD cũng thực hiện trách nhiệm của mình, liên hệ hãng tàu
để yêu cầu debit note - các khoản chi phí cần thanh toán, xác nhận loại MBL cần phát
hành và gửi debit cho khách hàng. Sau khi nhận được thanh toán, kế toán sẽ thông tin
đến bộ phận chứng từ để yêu cầu phát hành đúng loại HBL cho khách.
 35

Hình 2. 9 Minh họa Seaway HBL do THD phát hành

Sau khi hoàn thành việc xuất khẩu lô hàng theo hợp đồng dịch vụ với Kim Sun, THD
đã tiến hành lưu trữ file hồ sơ chứng từ của lô hàng trong vòng 5 năm tại doanh nghiệp
để bảo đảm sự minh bạch, trung thực trong quá trình kinh doanh và xuất trình khi có
yêu cầu kiểm tra của cơ quan nhà nước.
 36

2.5.1.2 Mô tả vấn đề
Gần đến thời hạn nộp SI/VGM, nhân viên của THD đã liên hệ với khách hàng để xin kế
hoạch đóng hàng và kéo hàng ra bãi. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân đến từ khoảng
cách nhà máy và kho đóng hàng xa nên Kim Sun không thể chuẩn bị hàng đến kho theo
thời hạn quy định trong booking note và phản hồi email với nội dung xin gia hạn thêm
thời gian.

2.5.1.3 Phương án xử lý tại doanh nghiệp

Đối với các vấn đề liên quan đến thời hạn đóng hàng, hạ bãi đều là những vấn đề quan
trọng để quyết định container có được xếp lên tàu không và có kịp thực hiện các thủ tục
thông quan hay không. Đặc biệt là đối với hàng lẻ, THD phải gom hàng từ nhiều shipper
khác nhau nên thời hạn nộp SI/VGM rất quan trọng, quyết định kế hoạch đóng hàng vào
container và kiểm soát hàng tại bãi. Chính vì vậy, khi nhận được vấn đề, bộ phận chứng
từ sẽ xác nhận với khách hàng cần gia hạn thêm bao nhiêu tiếng? Đến mấy giờ ngày
mấy? Vì khi xin gia hạn, nhân viên chứng từ cũng cần phải trừ hao thời gian để nộp
thông tin lên hệ thống.
Sau khi mọi thông tin đã rõ ràng, nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với bộ phận CS của hãng
tàu qua email để xin gia hạn trước khi phản hồi khách hàng, có thể trực tiếp gọi điện
thoại để thông tin của mình được chú ý hơn.
Hình 2. 10 Minh họa email xin gia hạn nộp SI/VGM của THD.
 37

Hình 2. 11 Minh họa email phản hồi về việc gia hạn SI/VGM từ hãng tàu.

2.5.1.4 Đánh giá

Các vấn đề phát sinh khi xuất khẩu một lô hàng luôn có các yếu tố khách quan và chủ
quan. Song nhân viên chứng từ cũng không thể nào kiểm soát được quy trình và kế
hoạch chuẩn bị hàng hóa của khách nên dẫn đến việc phát sinh vấn đề.

Có thể thấy, khi tiếp nhận vấn đề, THD đã linh hoạt, chủ động trong cách xử lý và cung
cấp rõ thời hạn muốn xin thêm nhưng kết quả vẫn không thể như mong muốn ban đầu
của khách hàng do hãng tàu cũng cần hoàn thiện nhiều thủ tục trước khi tàu chạy nên
không thể gia hạn nhiều lần cho mỗi khách hàng. Vì vậy, YML chỉ cho phép gia hạn
đến 15h ngày 08/07/2022 với điều kiện số Cont/Seal & VGM phải được cung cấp trước.
Trong trường hợp hãng tàu không đồng ý gia hạn thời gian nộp SI/VGM, THD sẽ sử
dụng lại thông tin SI của lô hàng trước đó (thay đổi đúng số cont/seal mà bộ phận hiện
trường đã lấy về kho) để nộp. THD có thể thực hiện điều này là do mỗi hãng tàu đều sẽ
phát hành B/L nháp và cho thời hạn để shipper và forwarder có thể sửa B/L. Vì vậy, sau
khi có B/L nháp, công ty sẽ tiến hành sửa lại thông tin đúng với thực tế.

Ở vấn đề này, THD rơi vào trạng thái bị động do không kiểm soát được kế hoạch đóng
hàng của khách và phụ thuộc vào quyết định của hãng tàu. Vì vậy, THD cần đưa ra một
số biện pháp để khắc phục tốt hơn tình trạng này. Chẳng hạn, chủ động nhắc nhở và nắm
bắt thông tin đóng hàng của khách sớm hơn thời hạn từ 4 - 5 ngày, xác định kế hoạch ra
 38

hàng với khách trước khi tư vấn thời điểm khởi hành phù hợp hoặc chủ động xin gia hạn
từ sớm để hãng tàu có thể cân nhắc hơn.
2.5.2 Ví dụ 2: Container vượt quá khối lượng quy định (Over Gross Weight) -
Lô hàng xuất khẩu “ Linh kiện nhựa - Plastic Vacuum: Planetary Gear” của
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Xuất nhập khẩu Nam Chấn.
2.5.2.1 Quy trình thực hiện lô hàng.
Lô hàng xuất khẩu “Linh kiện nhựa - Plastic Vacuum: Planetary Gear” được thực hiện
bởi nhà xuất khẩu - Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Nam Chấn (Nam Chấn) và
nhà nhập khẩu Trung Quốc - Công ty TNHH FOSHAN GUCI INDUSTRY (Foshan)
hợp đồng số SC68/M-C/2022.
Hình 2. 12 Hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của Công ty Nam Chấn.
 39

Ngày 20/8/2022, THD tiếp nhận yêu cầu kiểm tra lịch tàu và báo giá cho lô hàng xuất
khẩu này. Sau khi trao đổi mọi thông tin về dịch vụ, công ty TNHH Nam Chấn đã đồng
ý ủy thác cho THD thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu cho lô hàng của họ. Bên phía Nam
Chấn cũng cung cấp các thông tin cần thiết để THD có thể kiểm tra giá với hãng tàu, cụ
thể:
 Tên hàng: Plastic Vacuum: Planetary Gear
 Số lượng, đóng gói: 11 CARTONS / 10,3 CBM / 1900 KGS (N.W), 1960 KGS(GW).
 Đi từ cảng Cát Lái, Việt Nam đến cảng Shanghai, Trung Quốc
 Thời gian giao hàng dự kiến: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng
 Thông tin doanh nghiệp:
Tên công ty: Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Xuất nhập khẩu Nam Chấn
Địa chỉ: 202 Hoàng Văn Thụ, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh
Mã số thuế: 0313416694

Tương tự như với lô hàng xuất khẩu của Công ty TNHH SX-TM Kim Sun, THD cũng
tiến hành thực hiện các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa LCL bằng đường biển.

Tuy nhiên, đối với lô hàng này hãng tàu OOCL đã đưa ra mức giá khá tốt và cạnh tranh
cao nên nhân viên sales đã quyết định lựa chọn hãng tàu này.
Hình 2. 13 Trang chủ của hãng tàu OOCL trên website

Sau khi nhận được Booking Confirmation từ hãng tàu, Công ty THD sẽ làm các Booking
Note gửi cho các chủ hàng đóng chung container. Booking Note mà Công ty THD gửi
cho công ty Công ty Nam Chấn, bao gồm những nội dung sau:
 40

Số booking: GLE089444216
Tên tàu: OOCL DEOTO / 003N
Cảng đi: Hồ Chí Minh (Kho 5 Cát Lái)
Cảng đến/ nơi giao hàng: Shanghai, China
Ngày tàu chạy (dự kiến) - ETD: 04/09/2022
Thời gian cuối cùng Công ty THD nhận hàng từ nhà xuất khẩu (Closing time): Trước
12:00 giờ ngày 31/08/2022
Loại hàng hóa: General cargo, MACHINES FOR INDUSTRY - PLASTIC VACUUM
Cách thức đóng/dở hàng: CFS/CFS
Sau khi nhận Booking Note từ THD, Công ty Nam Chấn sẽ tiến hành chuẩn bị hàng và
gửi đến kho chỉ định để tiến hành đóng ghép hàng vào container.
Hình 2. 14 Minh họa Booking Note do THD phát hành cho shipper
 41

Tiếp sau đó, các thông tin về hướng dẫn làm B/L và cách thực đóng gói cũng được Nam
Chấn cung cấp theo đúng thời hạn mà THD đưa ra.

Hình 2. 15 Hình minh họa phiếu đóng gói (Packing list) do công ty Nam Chấn
cung cấp
 42

Hình 2. 16 Minh họa SI do Nam Chấn phát hành cho THD

Sau khi nhận SI, bộ phận chứng từ của Công ty THD sẽ tiến hành làm HBL draft và gửi
khách hàng kiểm tra và xác nhận các thông tin trên bill.

Tiếp sau đó, nhân viên chứng từ phụ trách hoàn thiện các bước còn lại của quy trình và
sẽ phát hành HBL cho nhà xuất khẩu khi nhận được thông báo thanh toán từ bộ phận kế
toán.
 43

Hình 2. 17 Minh họa Seaway HBL do THD phát hành

Sau khi hoàn thành việc xuất khẩu lô hàng theo hợp đồng dịch vụ với Nam Chấn, THD
cũng tiến hành lưu trữ file hồ sơ chứng từ của lô hàng trong vòng 5 năm tại doanh
nghiệp.
 44

2.5.2.2 Mô tả vấn đề
Khi các bước trong quy trình xuất khẩu đã gần như được hoàn thiện, hàng hóa của công
ty Nam Chấn được kéo đến bãi và đóng ghép tại Kho 5 - Cát Lái như theo booking. Tuy
nhiên, khi gần đến ngày tàu chạy, hãng tàu tiến hành rà soát và làm thủ tục xếp hàng lên
tàu thì THD nhận được thông tin container đã vượt quá khối lượng cho phép.

Vấn đề container vượt quá khối lượng quy định cũng rất thường xuyên xảy ra đối với
các lô hàng xuất khẩu, phần lớn người nhập khẩu và các công ty forwarder chưa nắm
được tất cả các quy định về khối lượng tại cảng đích hoặc bỏ lỡ những thông báo đặc
biệt từ phía hãng tàu và hậu quả là có thể container sẽ bị giữ lại, không được xếp lên tàu
cho đến khi hàng hóa trong cont được điều chỉnh đến mức quy định ban đầu.

2.5.2.3 Phương án xử lý tại doanh nghiệp

THD tiếp nhận vấn đề container vượt quá khối lượng quy định tại cảng đích từ email
yêu cầu xác nhận lại khối lượng container sau khi đã nộp SI/VGM lên hệ thống.
Hình 2. 18 Email yêu cầu kiểm tra lại GW của hãng tàu.

Sau khi tiếp nhận vấn đề, THD đã kiểm tra lại thông tin, đối chiếu với các lô hàng trước
đó và xác nhận lại thông tin với hãng tàu.
Hình 2. 19 Email xác nhận lại thông tin GW với hãng tàu.
 45

Mặc dù, trước đó các lô hàng đi Shanghai qua các hãng tàu khác thì GW luôn vượt quá
30 tấn, nhưng riêng với hãng tàu OOCL lại có quy định hàng hóa không được vượt quá
khối lượng này khi đến cảng đích là cảng Shanghai và nhân viên chứng từ của THD đã
bỏ sót thông báo, bộ phận CS của OOCL không chấp nhận việc xếp hàng lên tàu và yêu
cầu shipper dở hàng gấp. Có thể thấy, khối lượng là yếu tố đặc biệt quan trọng, quyết
định container có được xếp lên tàu hay không và thông tin cần phải thống nhất cả trên
B/L và hệ thống của cảng.

Đây là một lô hàng xuất khẩu LCL, chính vì vậy hàng hóa đã được đóng ghép vào
container theo kế hoạch và nhà xuất khẩu đã hoàn tất các thủ tục chứng từ nên không
thể thực hiện biện pháp dở hàng như hãng tàu yêu cầu. Hơn thế nữa, nhà nhập khẩu đã
từng nhận rất nhiều lô hàng với khối lượng trên 30 tấn tại cảng Shanghai mà không bị
phát sinh bất kỳ chi phí nào, ở đây chỉ có hãng tàu OOCL mới có quy định như vậy và
THD không thể thỏa thuận giải quyết được với CS hãng tàu nên ban giám đốc của THD
đã trực tiếp liên hệ với nhân viên sales phụ trách tuyến Shanghai của OOCL để xin được
xếp container lên tàu và làm LOI xác nhận sẽ chịu mọi chi phí tại cảng đích. Sau khi
trao đổi, OOCL đã đồng ý cho xếp hàng lên tàu và lô hàng được vận chuyển đúng với
thời gian dự kiến ban đầu.

Hình 2. 20 Email xác nhận đồng ý xếp hàng lên tàu từ hãng tàu OOCL.

2.5.2.4 Đánh giá

Đối với một nhân viên chứng từ, việc kiểm tra, rà soát và đảm bảo mọi thông tin trên
chứng từ đều chính xác là điều quan trọng nhất. THD đã bỏ sót thông báo của hãng tàu,
 46

do thông tin này được thể hiện ở phần chữ ký email nên dẫn đến việc xảy ra vấn đề trên.
Đây là lỗi phát sinh từ nhân viên chứng từ do chủ quan với các thông tin trên email và
nếu THD không thật sự linh hoạt và có mối quan hệ tốt với hãng tàu OOCL thì không
chỉ container không được xếp lên tàu mà công ty còn phải chịu một mức phạt cực kỳ
lớn lên đến 30,000 USD.

Từ vấn đề trên có thể nhận thấy, đội ngũ nhân viên THD đã rất linh hoạt và nhanh chóng
tìm hướng giải quyết cho vấn đề, tận dụng và khai thác tối đa các mối quan hệ để có thể
xử lý công việc một cách hiệu quả, không ảnh hưởng đến toàn trình lô hàng. Và đây
cũng là một kinh nghiệm cần lưu ý cho cả bộ phận, phải đọc và hiểu rõ các thông báo từ
hãng tàu để tránh bỏ sót hoặc hiểu sai thông tin.

Tóm tắt chương 2:

Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam đã xây dựng một quy trình giao nhận hàng
hóa xuất khẩu LCL rất hoàn chỉnh, một quy trình gồm 14 bước đã thể hiện toàn bộ những
nội dung cần phải thực hiện của một công ty forwarder khi tiếp nhận một lô hàng xuất
khẩu.

Có thể thấy, đây là một quy trình có sự trao đổi, hợp tác và phối hợp của rất nhiều các
đơn vị, phòng ban. Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu, nhà xuất khẩu phải lên kế hoạch
chuẩn bị hàng hóa và tìm kiếm đơn vị hỗ trợ các thủ tục vận chuyển. Khi lô hàng được
bộ phận sales của THD tiếp nhận sẽ phải trải qua giai đoạn thương lượng, kiểm tra giá
rồi mới đến ký kết hợp đồng dịch vụ. Tiếp sau đó, các thông tin sẽ được chuyển tiếp đến
bộ phận chứng từ để đặt chỗ, lên kế hoạch đóng hàng, chuẩn bị các chứng từ, thủ tục
cần thiết cho lô hàng được thông quan và xếp lên tàu đúng thời hạn. Cuối cùng, sau khi
tàu khởi hành và đến cảng đích, đại lý nước ngoài sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục nhập
khẩu, dở hàng tại kho và giao cho nhà nhập khẩu.

Là một quy trình nhiều bước, với sự kết hợp của nhiều bên nên việc xảy ra các vấn đề
khi xuất khẩu hàng hóa là điều không thể tránh khỏi. Các vấn đề có thể phát sinh ở bất
kỳ bước nào trong quy trình, tuy nhiên tùy vào mức độ nghiêm trọng của vấn đề và giá
trị của hàng hóa, THD sẽ có những hướng xử lý khác nhau nhưng điều có cùng mục tiêu
là giải quyết nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Trong giai đoạn tháng 7 - tháng
 47

9 vừa qua, trong quy trình xuất khẩu LCL của THD có phát sinh 2 vấn đề là khách hàng
xin gia hạn nộp SI/VGM và container bị vượt quá khối lượng. Mặc dù, nguyên nhân của
cả 2 vấn đề đều có tính khách quan và chủ quan, song kết quả xử lý vẫn phụ thuộc hoàn
toàn vào hãng tàu. Do đó, ở vị trí là một công ty dịch vụ, THD đã rất cố gắng đưa ra các
giải pháp xử lý linh hoạt và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với hãng tàu để có thể được hỗ
trợ nhanh chóng.
 48

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

3.1 Đánh giá chung

Nhìn chung, những rủi ro khi xuất nhập khẩu bất kỳ một lô hàng nào, đến bất kỳ quốc
gia nào thông qua bất kỳ hàng tàu nào cũng là điều không thể tránh khỏi. Các vấn đề có
thể xuất hiện trong từng bước của quy trình và yêu cầu các cách xử lý khác nhau, bởi vì
khách hàng luôn yêu cầu công ty logistics phải làm việc thật nhanh chóng, đảm bảo hàng
hóa của họ được vận chuyển đúng thời điểm. Bởi lẽ, đối với những phương thức thanh
toán thông thường, người bán và người mua có thể linh hoạt xử lý với nhau hoặc có thể
yêu cầu hãng tàu không giao hàng nếu chưa nhận được thanh toán. Tuy nhiên, đối với
những lô hàng thanh toán theo phương thức L/C (Thư tín dụng) thì các yêu cầu về chứng
từ và thời hạn giao phải đảm bảo chính xác 100% nếu không ngân hàng phát hành L/C
sẽ từ chối tiếp nhận.

Trong quy trình làm việc của THD cũng như vậy, công ty luôn tuyển dụng những nhân
viên có trình độ, thường xuyên tổ chức đào tạo để nâng cao nghiệp vụ cho toàn bộ nhân
sự của công ty vì chỉ khi thật sự hiểu rõ quy trình thì họ mới có thể nắm bắt và đề xuất
phương án xử lý chính xác, nhanh chóng. Hiện tại, nhân viên chứng từ hàng xuất nói
riêng và bộ phận chứng từ của THD nói chung có cách xử lý vấn đề linh hoạt, nhanh
chóng và chủ động song trong quá trình làm việc cũng sẽ có những sai phạm dẫn đến
phát sinh vấn đề. Tuy nhiên với bề dày kinh nghiệm trong ngành, bình tĩnh khi gặp các
sự cố phát sinh, các vấn đề sau khi được tiếp nhận đã được làm rõ để đề ra hướng giải
quyết phù hợp và hiệu quả nhất, song trong cách thức xử lý vấn đề còn khá thụ động do
phụ thuộc nhiều vào phía hãng tàu.

Bên cạnh đó, để có thể tồn tại và phát triển trong một thị trường đầy biến động và cạnh
trạnh như logistics, THD đã có sự kết nối và xây dựng mối quan hệ với khách hàng,
hãng tàu và đại lý. Các mối quan hệ này sẽ hỗ trợ rất nhiều trong việc giúp quy trình làm
việc trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.

3.2 Đề xuất
Dựa vào sự am hiểu về quy trình xuất khẩu LCL, sự quan sát, thu thập và tổng hợp
những trải nghiệm thực tế cùng những đóng góp kinh nghiệm của các anh chị trong bộ
 49

phận. Em đã đưa ra những đề xuất sau để THD có thể hoàn thiện và phát triển quy trình
xuất khẩu hiện tại:
- Tìm kiếm nguồn nhân lực và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên.
+ Tuyển dụng và mở rộng nhân sự của bộ phận chứng từ, có sự phân bổ rõ nhân viên
CS và DOC để có thể quản lý và xử lý công việc phù hợp, tránh gây áp lực cho bất
kỳ bộ phận nào.
+ Đào tạo, khuyến khích nhân viên tham gia các buổi hội thảo, chia sẻ về nghiệp vụ
logistics khác của công ty để có thể mở rộng thêm dịch vụ cung cấp cho khách
hàng, cũng như mở rộng quy mô công ty.
+ Hỗ trợ và đạo điều kiện cho nhân viên phát triển và trau dồi kỹ năng ngoại ngữ.
+ Có kế hoạch tổ chức, đào tạo nhân viên mới để nhanh chóng bắt kịp với quy trình
và hoàn thành tốt công việc.
- Xây dựng và phát triển mối quan hệ lâu dài với các đơn vị, tổ chức trong ngành.
+ Khách hàng: Duy trì, chăm sóc và giữ mối quan hệ bền chặt với các khách hàng
cũ. Đồng thời, mở rộng các kênh làm việc để tìm kiếm và khai thác khách hàng
mới trong mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu.
+ Hãng tàu: Kết nối và xây dựng mối quan hệ với nhân viên kinh doanh của các hãng
tàu để đạt được các thỏa thuận. Đồng thời, kết hợp với việc lưu trữ và xây dựng
một file thông tin liên lạc của các bộ phận trong hãng tàu để có thể xử lý công việc
cũng như xin hỗ trợ nhanh chóng.
+ Đại lý: Chủ động kết nối với các đại lý nước ngoài qua các diễn đàn, hội thảo toàn
cầu song vẫn có sự trao đổi, thỏa thuận để đạt được sự tin tưởng và hỗ trợ nhau
trong công việc.
- Nâng cao lĩnh vực dịch vụ khách hàng, cách giao tiếp với khách khi làm việc.
+ Chủ động liên hệ với khách hàng để kiểm tra các kế hoạch lấy rỗng, đóng hàng và
nhắc nhở các mốc thời gian quan trọng cần lưu ý.
+ Kết nối với khách hàng qua các nền tảng mạng xã hội như zalo, skype để có thể
linh hoạt trao đổi thông tin.
+ Tận dụng các hiệu ứng đám đông, mạng xã hội để học hỏi kinh nghiệm cũng như
tìm kiếm các khách hàng tìm năng, ví dụ group “LOGISTIC VIETNAM” là một
trong những fanpage lớn nhất trong ngành logistics.
 50

- Đẩy mạnh các hoạt động truyền thông và marketing: Ngày nay, marketing không chỉ
đơn thuần là một hình thức quảng cáo mà còn là một phương thức bán hàng từ sản
phẩm cho đến dịch vụ trong mọi lĩnh vực. Đối với ngành logistics, hầu hết các công
ty tại Việt Nam nói chung và THD nói riêng chỉ đang tiếp cận khách hàng thông qua
bộ phận kinh doanh, vì vậy THD cần có một chiến lược quảng bá thương hiệu cũng
như dịch vụ của mình theo hướng đa kênh hơn, tận dụng các hiệu ứng đám đông từ
mạng xã hội, các hình thức marketing online hay đầu tư và phát triển hơn các
website/fanpage mà công ty hiện có. Chỉ có như vậy, THD mới có thể nhanh chóng
đưa dịch vụ của mình đến với khách hàng và tận dụng phương thức này để thu thập
những phản hồi, đánh giá về dịch vụ của công ty, giúp quy tình công ty dần hoàn
thiện hơn cũng như phát triển mạnh mẽ hơn.

Tóm tắt chương 3:

Trong công việc cũng như trong cuộc sống hằng ngày, việc mắc phải sai lầm và gặp
phải những vấn đề bất ngờ luôn là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, từ những sai
lầm và khó khăn đó sẽ là cơ hội để bản thân có nhiều kinh nghiệm hơn không chỉ ở cách
xử lý mà còn ở cách tiếp nhận và giải quyết nó.

Trong ngành logistics cũng như vậy, các hoạt động thương mại đa quốc gia luôn đòi hỏi
những tiêu chuẩn cao vì vậy các hình thức vận chuyển hàng hóa trong lĩnh vực này cũng
phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn về chất lượng, thời gian và giá cả dịch vụ. Mặc dù, là một
doanh nghiệp Việt Nam mới thành lập nhưng THD luôn tự hào về vị trí của mình trong
lòng khách hàng, công ty luôn thực hiện hoàn chỉnh các bước trong quy trình xuất khẩu
cũng như chuẩn bị hoàn tất bộ chứng từ đủ tiêu chuẩn theo yêu cầu của khách hàng song
đôi lúc vẫn sẽ có những sai sót xảy ra. Tuy nhiên, đối với THD các vấn đề luôn là cơ
hội để công ty được học hỏi cũng như khẳng định thực lực của mình với khách hàng, vì
vậy bộ phận nhân sự của công ty luôn trau dồi mỗi ngày để có thể bình tĩnh đối mặt với
vấn đề và đưa ra các cách thức giải quyết tối ưu nhất.

Một số biện pháp cũng được bản thân em đưa ra trong thời gian thực tập nhằm góp phần
giúp công ty hoàn thiện hơn quy trình cũng như chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, khi quyết
định lựa chọn một đề xuất phát triển mới, THD cần có sự trao đổi, tham khảo ý kiến của
 51

các trưởng bộ phận và lên kế hoạch tỉ mỉ trong từng khâu để đảm bảo hiệu quả đạt được
ở mức tuyệt đối.
 52

KẾT LUẬN

Thị trường logistics là một thị trường sôi nổi, đầy tiềm năng ở cả trong và ngoài nước,
song đây cũng là ngành có sự cạnh tranh gây gắt nhất về giá cả, chất lượng dịch vụ và
trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự. Nhất là ở giai đoạn các hoạt động ngoại
thường ngày càng được thúc đẩy và tạo điều kiện phát triển sau sự giảm sút do ảnh
hưởng của đại dịch Covid như hiện nay, là cơ hội để ngành logistics vươn lên và tăng
trưởng mạnh mẽ. Ngày nay, các ngành học liên quan đến logistics cũng được quan tâm,
chú trọng đào tạo ở các trung tâm, trường đại học ở Việt Nam và thu hút được số lượng
lớn người học. Có thể thấy, trong tương lai nước ta sẽ có một đội ngũ nhân sự logistics
trình độ cao, là cơ sở đẩy mạnh và phát triển hơn nữa vị trí của Việt Nam trong thị trường
logistics thế giới.

Nhận thấy được tiềm năng phát triển trong ngành, nhiều startup đã bắt đầu khởi nghiệp
trong lĩnh vực này và Công ty TNHH THD Logistics là một minh chứng cụ thể. Ngay
từ những ngày tàu hoạt động, THD đã xác định rõ các loại hình dịch vụ chính và qua
các năm dần hoàn thiện cả quy trình và chất lượng dịch vụ ở các mảng đã lựa chọn. THD
luôn ưu tiên tuyển dụng những nhân sự có trình độ chuyên môn cao, am hiểu về ngành
ở mỗi bộ phận để có thể hoàn thành tốt các công việc. Công ty đã xây dựng cho mình
một quy trình làm việc rõ ràng ở từng mảng dịch vụ cụ thể, điều này giúp cho nhân sự
của công ty dễ dàng theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, trong công việc sẽ không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh, nhất là khi
các công ty forwarder phải làm việc với rất nhiều bên trong toàn trình một lô hàng. Vì
vậy, bên cạnh sự linh hoạt, chủ động trong xử lý tình huống thì nhân sự logistics cần
phải có kinh nghiệm làm việc nhất định trong ngành. Đồng thời, việc xây dựng các mối
quan hệ lâu dài với các đơn vị có liên quan cũng là điều rất quan trọng. Đối với một thị
trường đẩy biến động và đổi mới như logistics thì các công ty forwarder, các hãng tàu
và nhân sự chuyên ngành cũng phải không ngừng học hỏi, trau dồi kinh nghiệm mới có
thể tồn tại và phát triển.
 53

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam. (2022). From Trang chủ Công ty TNHH
THD Logistics Việt Nam: https://thdlog.com/
Nam, P. H.-N. (2022). Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam.
Nam, P. K. (2021). Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2019 - 2021.
Nam, P. K. (2022). Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH THD
Logistics Việt Nam.
Nam, P. X. (2022). Bộ chứng từ xuất khẩu (LCL) bằng đường biển.
Nam, P. X. (2022). Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu (LCL) bằng
đường biển.
 PHỤ LỤC
Phụ lục 1. Nhật ký thực tập

Bài học rút ra

Thời gian Nội dung công việc Kết quả đạt được (kiến thức, kỹ năng,
thái độ)

Tuần 1: 1/8/2022 – 5/8/2022

Đến Công ty TNHH Tiếp cận với môi Cải thiện được kỹ
Logistics Việt Nam gặp trường làm việc tại năng nghe và tổng
trưởng phòng xuất nhập doanh nghiệp. hợp thông tin
khẩu, nhận vị trí thực tập nhanh.
Nắm được cơ cấu
tại bộ phận này.
tổ chức, các loại Cải thiện kỹ năng
Thứ 2
Được nghe giới thiệu sơ hình dịch vụ tại giao tiếp và hòa
1/8/2022 lược về công ty: cơ cấu tổ một công ty nhập trong môi
chức. dịch vụ của công forwarder. trường mới.
ty,… Gặp gỡ và làm quen
Xây dựng được
với các anh chị ở các
các mối quan hệ
phòng ban trong công ty.
mới.

Gặp trưởng phòng xuất Lên kế hoạch thực Kỹ năng trao đổi
nhập khẩu và trao đổi cụ tập
thể hơn về nội dung thực
tập cũng như là các công
việc cần làm trong quá
trình thực tập tại công ty.
Thứ 3 Tìm hiểu quy trình làm
việc và cách quản lý công
2/8/2022
việc của bộ phận chứng từ
hàng xuất.
và tiếp nhận thông
tin.
Bổ sung thêm
nhiều kiến thức Khả năng tổng hợp
mới hỗ trợ cho thông tin nhanh
công việc thực tập bằng việc ghi chú
các từ khóa.
Bắt đầu tiếp cận
với quy trình làm Kỹ năng tìm kiếm
việc thực tế và học tài liệu, thông tin.
hỏi kinh nghiệm
 xây dựng, quản lý
Tìm hiệu về quy trình và
công việc từ các bộ
cách quản lý công việc
phận.
của bộ phận hàng nhập.

Nhận vị trí thực tập cố Nắm được các Khả năng đọc hiểu,
định tại bộ phận chứng từ bước trong quy phân tích và tổng
hàng xuất. trình xuất khẩu hợp thông tin.
hàng hóa bằng
Đọc tài liệu tổng quan về Tư duy chủ động
đường biển và các
quy trình hàng xuất bằng trong việc học hỏi.
thủ tục được yêu
Thứ 4 đường biển do công ty
cầu khi xuất khẩu
cung cấp
sang nhiều thị
3/8/2022
trường khác nhau.

Tìm hiểu những

thuật ngữ, từ viết
tắt chuyên ngành

Làm quen với các loại Nắm được quy Khả năng đọc hiểu,
chứng từ có trong quy trình xuất khẩu sẽ chọn lọc thông tin.
trình hàng xuất. cần những loại
Khả năng ghi chú
chứng từ nào và
Tìm hiểu các khái niệm, những điểm quan
công ty forwarder
thông tin cơ bản có trong trọng.
sẽ chịu trách
booking.
nhiệm chuẩn bị Kỹ năng cẩn thận,
Tìm hiểu cách đọc các những chứng từ gì. tỉ mỉ và chính xác.
Thứ 5, Thứ 6 thông tin trên booking
Biết thêm về các
4-5/8/2022 khái niệm có trong
Booking confirm
do hãng tàu phát
hành.
 Tiếp cận với
booking từ nhiều
hãng tàu khác nhau
và những lưu ý khi
đọc booking.

Tuần 2: 8/8/2022 – 12/8/2022

Gặp trưởng bộ phận Nắm được kế Rèn luyện kỹ năng

logistics trao đổi về công hoạch thực tập cho nghe và nắm bắt
việc thực tập 1 tuần qua tuần này thông tin
và được gợi ý chủ đề cho
Phác khảo chủ đề Cải thiện kỹ năng
Thứ 2 bài báo cáo học kì doanh
cho bài báo cáo giao tiếp
nghiệp.
8/8/2022 học kì doanh
Xin ý kiến và gợi ý của nghiệp
các anh chị trong bộ phận
về chủ đề cho bài báo cáo
học kì doanh nghiệp

Tạo file quản lý công việc Biết cách tự thiết Kỹ năng đọc hiểu
riêng theo hướng dẫn. lập một file quản lý và ghi nhớ.
công việc, học hỏi
Tìm hiểu cách đọc giá Kỹ năng tin học văn
thêm các mẹo khi
mua/bán & các loại chi phòng
sử dụng excel.
Thứ 3, Thứ 4 phí do bộ phận sales cung
cấp. Biết cách đọc và
9-10/8/2022
niêm yết giá
Làm quen với cách soạn
mua/bán cước.
email theo form mẫu
Biết cách thiết lập
và sử dụng email
Outlook
 Tìm hiểu file hướng dẫn Biết cách tiếp Phân tích và tổng
lấy booking. nhận yêu cầu lấy hợp thông tin.
booking từ sales
Tiếp cận với trang web Khả năng đọc hiểu
và cách lấy
Thứ 5 lấy booking của các hãng và ghi chép.
booking của từng
tàu và đọc booking của
11/8/2022 hãng tàu.
từng hãng.
Biết được đọc
những thông tin
quan trọng trong
booking.

Thực hành lấy booking Biết cách lấy Kỹ năng tiếp nhận,
thực tế. booking thông qua xử lý và truyền tải
trang web và email thông tin.
Thực hành soạn email gởi
của từng hãng tàu.
booking cho khách theo
form mẫu Nắm được những

Thứ 6 thông tin cần thiết

Thực hành cập nhật file cá
khi lấy booking.
19/8/2022 nhân
Đọc booking và
thông báo cho
khách hàng những
thông tin quan
trọng trên booking
quan email

Tuần 3: 15/8/2022 – 19/8/2022

 Tìm hiểu sơ bộ các công Biết được những Kỹ năng đọc hiểu
việc của bộ phận kế toán thông tin cần trao
Khả năng phân tích
và sự liên kết giữa 2 bộ đổi giữa bộ phận
vấn đề và xử lý tình
phận chứng từ và kế toán. chứng từ và kế
huống.
toán.
Tìm hiểu cách theo dõi kế
Thứ 2 hoạch lô hàng và xử lý sự Làm quen với các

15/8/2022 cố phát sinh. vấn đề thường xảy

ra khi làm hàng
xuất khẩu.

Biết cách xử lý
một số vấn đề cơ
bản.

Tìm hiểu về khái niệm Hiểu rõ các khái Kỹ năng đọc hiểu
freetime? Phí niệm và cách tính và tổng hợp thông
Demurrage? Phí thời hạn freetime tin.
Detention? Storage? của một lô hàng.
Thứ 3 Kỹ năng quan sát và
Tìm hiểu về HBL và So sánh được điểm áp dụng thực tế.
16/8/2022
MBL. Đọc và phân biệt giống và khác
cách làm cũng như sự nhau giữa HBL và
khác nhau giữa hai loại MBL.
B/L.
 Tìm hiểu về giao diện Học hỏi và tiếp cận Kỹ năng đọc hiểu,
phần mềm FAST và các được phần mềm tổng hợp thông tin.
thao tác trên phần mềm. mới
Kỹ năng thực hành
Thực hành lấy booking Biết các ứng dụng thực tế.
thực tế theo yêu cầu của thông dụng của
sales. phần mềm.

Thao tác trực tiếp

Thứ 4-Thứ 5
trên phần mềm để
17-18/8/2022
nắm thông tin của
một lô hàng cụ thể.

Biết cách lấy

booking qua web
và email của hãng
tàu.

Được hướng dẫn sử dụng Nắm được cách Rèn luyện kỹ năng
mail chung trong công ty truyền tin tin học.
Microsoft Outlook, đọc giữa các bộ phận
Rèn luyện kỹ năng
Thứ 6 các mail cũ xem cách gửi với nhau.
giao tiếp qua mail.
mail cho khách hàng và
19/8/2022 Nắm được sơ lược
hãng tàu
cách gửi mail cho
khách hàng và
hãng tàu.

Tuần 4: 22/8/2022 – 26/8/2022

Tìm hiểu về các chứng từ Tiếp cận được với Kỹ năng đọc hiểu
cần có khi làm B/L. các loại chứng từ ngoại ngữ.
thông dụng và cơ
 Thứ 2 (SI/VGM/Invoice/Packag bản nhất trong quy Kỹ năng chọn lọc,
e list) trình. phân tích thông tin.
22/8/2022
Tìm hiểu về pre-alert. Đọc hiểu được
cách thông tin
được thể hiện trên
mỗi chứng từ.

Thứ 3-Thứ 6 Thực hành làm MBL qua Biết cách làm B/L Kỹ năng đọc, chọn
web hãng tàu. từ những thông tin lọc và phân tích
23-26/8/2022
trên SI/VGM nhận thông tin.
Thực hành làm HBL trên
từ khách hàng.
phần mềm FAST. Kỹ năng tin học văn
Biết thao tác thực phòng.
tế trên phần mềm
Tính cẩn thận, tỉ mỉ.
logistics.

Tuần 5: 29/8/2022 – 2/9/2022

Tìm hiểu cách làm debit Phân biệt được rõ Kỹ năng học và
note / credit agent trên debit và credit. thích ứng.
phần mềm FAST.
Biết cách trao đổi Kỹ năng viết mail
Tìm hiểu cách thức yêu thông tin bằng và trao đổi thông tin
Thứ 2-Thứ 4 cầu DN từ hãng tàu. tiếng anh qua qua mail.

29-31/8/2022 Tìm hiểu cách kiểm tra email. Kỹ năng ngoại ngữ.
conainer đã được xếp lên Biết sử dụng chức
tàu chưa và xác nhận ngày năng theo dõi lô
tàu chạy thực tế (ATD) hàng trên web
hãng tàu và eport.
 Thứ 5 Đọc các mail trong Hiểu rõ cụ thể và Kỹ năng học hỏi và
Microsoft Outlook, xem chi tiết hơn quy thích ứng.
1/9/2022
cách làm việc của bộ phận trình làm hàng hóa
Kỹ năng giao tiếp
qua mỗi lô hàng. xuất khẩu tại công
qua mail.
ty forwarder.
Kỹ năng tin học.
Biết cách trao đổi
cũng như truyền
đạt thông tin cho
các bên liên quan.

Thứ 6
NGHỈ LỄ
2/9/2022

Tuần 6: 5/9/2022 – 9/9/2022

Thứ 2-Thứ 4 Tìm hiểu các chứng từ cần Biết các chứng từ Kỹ năng đọc, phân
thiết nộp cho hãng tàu khi đặc biệt trong tích văn bản.
5-7/9/2022
làm B/L và vai trò của logistics như giấy
Kỹ năng tổng hợp
mỗi chứng từ. ủy quyền, chứng
thông tin.
thư, LOI (Letter of
Làm quen với kế hoạch
indentify),.. Kỹ năng tìm tài liệu
làm việc với bộ phận giao
qua internet.
nhận Biết cách ghi chú
và nhấn mạnh
Tiếp tục đọc email của
thông tin quan
từng lô hàng xuất cụ thể.
trọng.
 Được cung cấp các link Nắm được cách sử Kỹ năng lắng nghe
website của hãng tàu, dụng tài khoản của và tiếp thu ý kiến.
cũng như tài khoản của công ty
Kỹ năng tổng hợp
công ty phục vụ cho việc
Thứ 5 Nắm được quy thông tin nhanh
nhập SI
trình nhập SI
13/9/2022 Kỹ năng ngoại ngữ
Hướng dẫn từng bước
nhập SI của các hãng tàu
như CK Lines, CMA,
MCC

Tiếp tục đọc các dòng Hiểu rõ hơn về quy Kỹ năng tin học
mail trên Outlook. trình, cách thức
Kỹ năng ngoại ngữ
thực hiện ở từng
Xem lại toàn bộ quy trình
bước trong quy Rèn luyện tính cẩn
hàng xuất
Thứ 6 trình thận, tỉ mỉ trong
Làm báo cáo tổng kết sau công việc
14/9/2022 Được hướng dẫn
6 tuần.
cài đặt chữ ký và Kỹ năng hoàn thiện
các form mail mẫu và tổng hợp thông
thường xuyên sử tin.
dụng.

Tuần 7: 12/9/2022 – 16/9/2022

Tiếp tục đọc email trên Nắm rõ toàn bộ Kỹ năng tin học và
Outlook. quy trình xuất ngoại ngữ
khẩu và thành thạo
Tiếp tục hoàn thiện bài Rèn luyện tính cẩn
trong các bước
báo cáo training. thận, tỉ mỉ tránh
quan trọng.
những sai sót trong
Tham vấn, nghe chia sẻ về
công việc
cách làm việc và quản lý
Thứ 2-Thứ 3 công việc của từng anh Cách viết và gửi Kỹ năng quản lý
chị trong bộ phận. mail nhanh. thời gian, công
12-13/9/2022
việc.
Tự biết cách thiết
lập file quản lý cá
nhân từ sự hướng
dẫn của các anh chị

Tiếp tục đọc email theo Xác định được Kỹ năng nắm bắt,
từng vấn đề phát sinh và những lỗi thường giải quyết vấn đề.
học hỏi cách giải quyết. gặp phải và ghi chú
Kỹ năng đọc hiểu,
để làm bài học
Thứ 4-Thứ 5 Tham gia buổi training tiếp nhận thông tin.
kinh nghiệm.
cho bộ phận sales - chứng
14-15/9/2022
từ của công ty Biết được các bước
cơ bản trong quy
trình làm việc của
bộ phận sales.

Thứ 6
16/9/2022 NGHỈ PHÉP

Tuần 8: 19/9/2022 – 23/9/2022

Đọc và nghiên cứu cách Biết phân biệt và Kỹ năng đọc hiểu.
làm từng loại B/L những thông tin
Rèn luyện tính cẩn
(Original B/L, Surrender cần thiết khi làm 3
Thứ 2 thận, tỉ mỉ và chính
B/L, Seaway B/L) loại B/L.
xác cao.
19/9/2022 Làm quen với cách làm Hiểu sâu và chi tiết
Phân tích và chọn
Surrender B/L của từng hơn về quy trình
lọc những chứng từ
hãng tàu. làm B/L.
phù hợp.
 Tiếp cận với cách làm
HBL qua phần mềm.

Tiếp tục đọc email hàng Thực hành các Kỹ năng tiếp nhận
xuất trước đó và đọc các bước trong quy thông tin và thực
dòng mail hiện tại trong trình dưới sự hành thực tế.
outlook. hướng dẫn của
Kỹ năng ghi chú và
Thứ 3-Thứ 6 trưởng phòng.
Được theo dõi và thực đọc lại sau mỗi cuối
20-23/9/2022 hiện cùng trưởng bộ phận Được chia sẻ ngày.
3 lô hàng xuất khẩu thực những kinh
tế. nghiệm, lưu ý khi
làm từng loại mặt
hàng khác nhau.

Tuần 9: 26/9/2022 - 30/9/2022

Đọc email chung của bộ Biết cách thực hiện Kỹ năng thực hành
phận chứng từ trong các bước trong quy thực tế.
Outlook. trình.
Kỹ năng viết email
Thực hành đọc yêu cầu Đọc hiểu, viết thương mại
lấy booking từ bộ phận email có nội dung
Kỹ năng quản lý và
Thứ 2-Thứ 4 sales. bằng tiếng anh.
kiểm soát công
26-28/9/2022 Thực hành lấy booking Biết cách thao tác việc.
hãng tàu Yang Ming, trên hệ thống hãng
Germadept, Cosco. tàu.

Thực hành gửi booking

cho khách hàng theo
email mẫu.
 Theo dõi các lô hàng được
phân công

Tiếp tục đọc email chung Quen với cách làm Kỹ năng đọc hiểu.
của bộ phận. việc của bộ phận.
Kỹ năng phân tích
Đọc hiểu và cùng theo dõi Rút kinh nghiệm và xử lý tình huống.
lô hàng phát sinh chi phí từ vấn đề đang
Rèn luyện tính chủ
Thứ 5 vượt quá khối lượng theo dõi cũng như
động trong công
(Over weight) quan sát cách xử lý
29/9/2022 việc.
từ anh chị trong bộ
Làm quen với quy trình
phận.
xuất khẩu hàng hóa bằng
đường hàng không. Biết cách làm hàng
xuất bằng đường
hàng không.

Tiếp tục đọc email. Biết cách theo dõi Kỹ năng đọc hiểu.
và kiểm soát một
Theo dõi kế hoạch đóng Kỹ năng quản lý
lô hàng.
Thứ 6 hàng của 3 lô hàng được thời gian.
phân công.
30/9/2022 Khả năng chủ động
Tiếp tục đọc quy trình sắp xếp công việc.
hàng xuất bằng đường
hàng không.

Tuần 10: 3/10/2022 - 7/10/2022

 Được hướng dẫn sử dụng Biết các thao tác Kỹ năng sử dụng
máy photocopy. cơ bản nhưng cần máy móc kỹ thuật
thiết trong quá vào công việc.
Thứ 2 Thực hành in B/L, scan
trình làm việc.
chứng từ và lưu trữ chứng Kỹ năng đọc hiểu
3/10/2022
từ. Biết được các bước và tham khảo thông
trong quy trình tin.
Làm quen với quy trình
hàng nhập.
hàng nhập bằng đường
biển.

Thực hành nộp SI/VGM Biết cách thao tác Kỹ năng tin học văn
của 3 lô hàng được phân thực tế từng bước phòng
công qua web và email. trong quy trình.
Kỹ năng nghe hiểu,
Thứ 3
Tiếp tục đọc email Hiểu rõ những khái tiếp nhận thông tin.
4/10/2022 niệm, những bước
Tiếp tục nghiên cứu quy
quan trọng trong
trình hàng nhập.
quy trình hàng
nhập.

Thực hành kiểm tra B/L Hiểu được tầm Kỹ năng tin học
nháp và gửi cho khách quan trọng của B/L văn phòng.
hàng xác nhận. và biết những
Kỹ năng chọn lọc
thông cần chú ý
Thưc hành nhập hoàn và ghi chú thông
Thứ 4 trên B/L trong quy
thiện file quản lý công tin.
trình xuất nhập
5/10/2022 việc chung và file cá
khẩu. Kỹ năng lắng nghe
nhân.
và phát biểu ý kiến.
Tiếp cận cụ thể
Tham gia buổi training
hơn quy trình làm
hàng nhập khẩu cùng bộ
hàng nhập, khai
phận sales.

Trao đổi với trưởng bộ Biết được những
phận về quá trình thực tập điểm mạnh, điêm
Thứ 5
Viết cáo báo tổng kết sau
6/10/2022 2 tháng thực tập
Tham gia buổi họp team
và nghe chia sẻ từ anh chị.
Tiếp tục đọc email chung. Hoàn thành thời Kỹ năng tin học văn
Bàn giao lại những lô
hàng đang theo dõi.
Tiếp tục hoàn thành báo
cáo kết quả thực tập tại
doanh nghiệp.
Thứ 6
7/10/2022
Manifest, các thủ
tục tại cảng,...
Kỹ năng giao tiếp.
Kỹ năng tổng hợp
yếu của bản thân.
thông tin.
Tóm tắt được quy
trình làm việc của
bộ phận chứng từ.
gian thực tập thực phòng.
tế tại doanh
Kỹ năng giao tiếp.
nghiệp.
Kỹ năng học hỏi,
Hiểu rõ quy trình
thích nghi và hòa
xuất khẩu hàng
nhập ở môi trường
hóa tại công ty.
mới.
Biết sử dụng email
Rèn luyện ngoại
Outlook, quản lý
ngữ, tính cẩn thận
công việc bằng file
và tỉ mỉ.
excel
Biết cách đọc giá
mua/bán cước
quốc tế.
Phụ lục 2. Kết quả kiểm tra đạo văn