7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 1

CHƯƠNG 4

QUẢN TRỊ THÔNG TIN

 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 2

MỤC TIÊU

1. Hiểu được vai trò của thông tin

đối với tổ chức;

2. Hiểu được sự vận hành của hệ

thống thông tin trong tổ chức;

3. Hiểu được quá trình quản trị

thông tin.
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 3

NỘI DUNG

4.1 Tổng quan về Quản trị thông tin

4.2 Hệ thống mạng máy tính

4.3 Quản lý văn bản điện tử

4.4 Quản lý văn bản giấy

 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 4

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN

4.1.1 CÁC KHÁI NIỆM

Thông tin:
Là quá trình trao đổi giữa người gửi và người
nhận, là sự truyền tín hiệu , truyền tin tức về
những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra
cho nhiều người cùng biết.
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 5

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN

4.1.1 CÁC KHÁI NIỆM

Thông tin:
Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử
dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho
đối tượng tiếp nhận thông tin có được những
quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn.
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 6

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN

4.1.1 CÁC KHÁI NIỆM

• Hệ thống thông tin:

Là một tập hợp gồm con người, các thiết bị

phần cứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện các
hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối
thông tin trong tập hợp ràng buộc là môi trường
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 7

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN

4.1.1 CÁC KHÁI NIỆM

Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý và một hệ thống
chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ
và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định,
điều khiển, phân tích các vấn đề, và hiển thị các
vấn đề phức tạp trong một tổ chức.
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 8

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN

4.1.2 VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ THÔNG TIN

HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là

phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh, chỉ
thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, v.v...)

Việc xây dựng HTTT hoạt động hiệu quả là mục

tiêu của các tổ chức
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 9

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.2 VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ THÔNG TIN
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 10

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.2 VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ THÔNG TIN

Tăng năng suất lao động

Ø OLTP – OnLine Transaction Processing: Xử lý

giao dịch trực tuyến
Ø TPS – Transaction Processing System: Hệ
thống xử lý giao dịch
Ø CIS – Customer-Integrated System: Hệ thống
tích hợp khách hàng
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 11

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.2 VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ THÔNG TIN

1. Hỗ trợ ra quyết định

ü Giúp phân tích tình huống và hỗ trợ người ra quyết
định
ü Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
ü Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành
ü Hệ thống thông tin địa lý
ü Đưa ra một số gợi ý về phương thức thực hiện
ü Trí tuệ nhân tạo (AI)
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 12

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.2 VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ THÔNG TIN
2. Tăng cường hợp tác lao động
ü Đội làm việc năng động
ü Quản lý tài liệu
ü Phát triển ứng dụng

3. Tạo liên kết đối tác kinh doanh

ü Hệ thống thông tin liên doanh nghiệp (IOS)
ü EDI (Electronic Data Interchange) – Trao đổi dữ
liệu điện tử
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 13

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.2 VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ THÔNG TIN

4. Cho phép toàn cầu hóa

ü Giúp vượt qua trở ngại về thời gian và địa
điểm
ü Văn hóa

5. Hỗ trợ thay đổi tổ chức

ü Đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của thị
trường hiện nay
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 14

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.3 NGUYÊN TẮC CỦA QUẢN TRỊ THÔNG TIN

1. Thông tin phải phù hợp

2. Thông tin phải chính xác
3. Thông tin phải đầy đủ
4. Thông tin phải kịp thời
5. Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp
6. Thông tin đơn giản dễ hiểu
7. Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 15

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.4 PHẠM VI QUẢN TRỊ THÔNG TIN

1. Quản trị nguồn thông tin

• Tất cả các nguồn thông tin
• Việc quản lý thông tin trong tổ chức phải đảm bảo
rằng tất cả các nguồn thông tin được biết tới
• Những trách nhiệm này phải được chỉ định cho họ
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 16

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.4 PHẠM VI QUẢN TRỊ THÔNG TIN

2. Quản trị công nghệ thông tin

Quản trị thông tin của tổ chức phải như là một
“Khách hàng am hiểu” về các sản phẩm và dịch
vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần.
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 17

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.4 PHẠM VI QUẢN TRỊ THÔNG TIN

3. Quản trị xử lý thông tin

Tổ chức phải kiểm soát hợp lý nếu muốn quản lý
thành công nguồn thông tin của mình, gồm:
• Tạo mới
• Thu thập, truy nhập
• Sửa đổi, lưu trữ
• Xoá bỏ và nén thông tin
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 18

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.4 PHẠM VI QUẢN TRỊ THÔNG TIN

4. Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách

Quản lý các quy trình và trách nhiệm quản trị
thông tin trong tổ chức:
• Chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật
• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 19

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.5 MÔ HÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN

1. Mô hình thông tin tập trung: trong mô hình này

tất cả các thông tin đến và đi đều được gom về
một đầu mối là trung tâm thông tin.
2. Mô hình thông tin trực tiếp: trong mô hình tổ
chức này thông tin gửi đi và nhận về đều được
thực hiện trực tiếp giữa bên gửi và bên nhận.
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 20

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.5 MÔ HÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN

3. Mô hình thông tin phân tán: là mô hình thông tin

được tập trung thu thập và xử lý theo từng đơn
vị thành viên một.
4. Mô hình thông tin kết hợp: là mô hình kết hợp
các kiểu tổ chức thông tin theo ba cách ở trên.
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 21

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.6 TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUẢN TRỊ THÔNG TIN

Cách tiếp cận

• Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và các
thông tin đó có thể được phân loại như thế nào?
• Các loại thông tin nào cần thu thập và tạo mới
trong quá trình kinh doanh?
• Các thông tin sẽ được lưu trữ và duy trì như thế
nào?
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 22

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.6 TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUẢN TRỊ THÔNG TIN

Cách tiếp cận

• Các thông tin sẽ được truy cập như thế nào, do
ai và theo cách nào?
• Các thông tin sẽ được loại bỏ như thế nào và
dưới sự cho phép của ai?
• Chất lượng của thông tin sẽ được duy trì như thế
nào (tính chính xác, thời hạn lưu hành v.v…)
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 23

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.6 TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUẢN TRỊ THÔNG TIN

Cách tiếp cận

• Làm thế nào để các thông tin có thể dễ dàng truy
cập hơn đối với mọi người trong và ngoài tổ
chức?
• Ai chịu trách nhiệm xử lý hàng loạt các quá trình
liên quan đến quản trị thông tin?
• Làm thế nào để tất cả các nhân viên nhận thức
được trách nhiệm của họ đối với QT thông tin?
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 24

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.6 TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUẢN TRỊ THÔNG TIN

Các hoạt động chủ yếu của QT.thông tin bao gồm:
• Phân tích hoạt động
• Xác định nhu cầu thông tin
• Xây dựng kho thông tin
• Xác định các thông tin thừa và thiếu
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 25

4.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

THÔNG TIN
4.1.6 TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUẢN TRỊ THÔNG TIN

Các hoạt động chủ yếu của QT.thông tin bao gồm:
• Duy trì danh mục nội dung thông tin
• Xác định chi phí và giá trị thông tin của tổ chức
• Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn
• Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 26

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.1 VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.1.1Lợi ích của công nghệ thông tin (IT)

• Tăng khả năng giám sát hiệu suất làm việc của
cá nhân và nhóm
• Quyết định tốt hơn nhờ có đầy đủ thông tin
• Nhiều sự hợp tác và chia sẻ thông tin
• Tiếp cận các đồng nghiệp tốt hơn
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 27

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.1 VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.1.2 Hệ thống mạng lưới máy tính
• E-mail
• Tin nhắn nhanh (IM)
Nối các máy
tính cá nhân • Blogs cá nhân
để tạo thành • Wikis
một mạng • Tin nhắn giọng nói
lưới chung • Máy Fax
của tổ chức • Trao đổi thông tin qua các thiết
giúp trao đổi bị điện tử (EDI)
và chia sẻ • Hội nghị bằng điện thoại
thông tin • Hội nghị qua video
• Hội nghị trên wedsite diễn đàn
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 28

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.1 VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.1.3 Các loại Hệ thống mạng

Nội bộ
• Một mạng lưới sử dụng công nghệ Internet và
chỉ dành cho nhân viên.
Bên ngoài
• Một mạng lưới sử dụng công nghệ Internet để
giao tiếp với bên ngoài như khách hàng và nhà
cung cấp.
• Viễn thông không dây (WIFI).
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 29

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.2 PHÂN LOẠI MẠNG MÁY TÍNH THEO MỤC ĐÍCH

Nội bộ
• Một mạng lưới sử dụng công nghệ Internet và
chỉ dành cho nhân viên.
Bên ngoài
• Một mạng lưới sử dụng công nghệ Internet để
giao tiếp với bên ngoài như khách hàng và nhà
cung cấp.
• Viễn thông không dây (WIFI).
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 30

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3 QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3.1 Truyền thông quản lý trong một thế giới Internet

Vấn đề an ninh và pháp lý

• E-mail và thông tin khẩn được sử dụng không

thích hợp

• Mất thông tin bí mật và độc quyền do cố ý hoặc

vô ý hoặc do tin tặc.

 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 31

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3 QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3.1 Truyền thông quản lý trong một thế giới Internet

Thiếu sự tương tác cá nhân

• Truyền thông qua internet không giống như tiếp

xúc và truyền thông trực tiếp.

• Khó khăn trong việc đạt được sự thấu hiểu và

hợp tác trong thế giới mạng ảo

 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 32

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3 QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3.1 Truyền thông quản lý trong một thế giới Internet

Được kết nối với được quan tâm

• Sử dụng, phát huy giá trị của công cụ truyền
thông internet (fanpages) như một cái phễu để
thông tin, nơi nhận kiến thức mới cho tổ chức.
üNhững phàn nàn của nhân viên (“hot-button”
issues)
üNhững phàn nàn của khách hàng
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 33

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3 QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3.1 Truyền thông quản lý trong một thế giới Internet

• Thông tin phản hồi trên internet

üPhải nhận định được rằng đây là nguồn thông

tin giá trị.

üGửi những tin nhắn để đính chính các thông

tin sai lạc.

 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 34

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3 QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3.1 Truyền thông quản lý trong một thế giới Internet

üCó hành động để khắc phục sai lầm của những

bài viết trước trên trang thông tin.

üThiết lập một trang wedsite (nhóm kín) để

truyền thông nội bộ.

üTiếp tục giám sát các thông tin trên các công
cụ truyền thông internet .
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 35

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3 QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3.2 Quản lý nguồn thông tin của tổ chức

• Xây dựng một nguồn thông tin trực tuyến mà

các nhân viên có thể kết nối với nhau (server).

• Tạo ra môt nhóm “cộng đồng chuyên môn” cho

những người có cùng mối quan tâm, chia sẻ

chuyên môn và tương tác với nhau.
 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 36

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3 QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3.3 Giao tiếp hiệu quả với khách hàng

• Nhận dạng 3 thành tố trong quá trình cung cấp

dịch vụ cho khách hàng:

üKhách hàng

üTổ chức dịch vụ

üCung cấp dịch vụ

 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 37

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3 QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3.3 Giao tiếp hiệu quả với khách hàng

• Phát triển một nền văn hóa dịch vụ mạnh dựa vào phong
cách dịch vụ mỗi cá nhân đối với khách hàng.

üLắng nghe và giải đáp thắc mắc của khách hàng

üCung cấp thông tin theo nhu cầu khách hàng

 7/31/20 C4-QUẢN TRỊ THÔNG TIN 38

4.2 HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3 QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG MẠNG MÁY TÍNH

4.2.3.3 Giao tiếp hiệu quả với khách hàng

• Phát triển một nền văn hóa dịch vụ mạnh dựa vào phong
cách dịch vụ mỗi cá nhân đối với khách hàng

üKhông sử dụng từ hoặc cụm từ theo mẫu, đe

dọa, xúc phạm sự khác biệt cá nhân của họ.

üTuy nhiên, lựa chọn từ ngữ một cách cẩn thận

để duy trì sự rõ ràng nhất trong truyền thông.