‫‪1‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫وزارة التربية الوطنية‬

‫املعهد الوطني لتكوين موظفي قطاع التربية الوطنية‬

‫مريم بوعتورة – قسنطينة –‬

‫الوحدة ‪ :‬التسيير والتنظيم االداري‬

‫املوضوع ‪ :‬تنظيم األعمال املكتبية‬

‫املقدم ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السج ـ ـ ــالت اإلدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫السجالت القانونية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫السجالت التنظيمية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مسك السجـ ــالت‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫فت ـ ــح السجالت‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫امللف ـ ــات اإلداري ــة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫املعـ ــلقات اإلداري ــة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ل ـ ــوح القيـ ـ ـ ــادة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مقدم ـ ــة‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫التسيير اإلداري هو ذلك النشاط الذي يقوم به مدير املدرسة و الذي يتمثل في ضبط العمليات و األنشطة‬

‫و توثيقها في شكل منظم و هادف و هذا باالعتماد على النصوص القانونية والتشريعية و كذا املناشير التنظيمية‬

‫ذات الصلة باملوضوع‪.‬و يتجلى هذا التسيير في املراسالت اإلدارية بمختلف أنواعها و السجالت و امللفات و الوثائق‬

‫التي ينبغي مسكها بما يسمح لنا بالعودة إليها وقت الحاجة لالعتماد عليها كمراجع إلنجاز أعمال إدارية أخرى‬

‫(إحصائيات‪ ،‬تحقيقات‪ ،‬دراسات‪ )....‬أو تحرير وثائق و شهادات ملستخدمين و تالميذ و غيرهم‪..‬‬

‫في هذا الدرس سنتناول ما يعرف ب ـ ‪ :‬سجالت‪ ،‬ملفات و معلقات املدرسة االبتدائية‬

‫السجالت اإلدارية‪:‬‬ ‫‪-2‬‬

‫السجالت اإلدارية نوعان‪:‬‬
‫سجالت قانونية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫سجالت تنظيمية‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪1‬‬
‫‪2‬‬

‫‪ -2-1‬السجالت القانونية‪:‬‬

‫و هي السجالت الواجب مسكها من طرف مدير املدرسة و التي نجملها فيما يلي‪:‬‬

‫سجل القيد‪.‬‬ ‫‪)1‬‬

‫سجل الجرد‪.‬‬ ‫‪)2‬‬
‫سجل مجلس األساتذة( مجلس األساتذة (على األقل ‪ 05‬جلسات في السنة )–جلسات التنسيق الفريق التربوي (يفترض عقد جلساته‬ ‫‪)3‬‬
‫مرة واحدة في األسبوع أو كلما دعت الضرورة ذلك))‪.‬‬
‫سجل الصادر‪.‬‬ ‫‪)4‬‬
‫سجل الوارد‪.‬‬ ‫‪)5‬‬
‫سجل الجمعية الثقافية والرياضية‪.‬‬ ‫‪)6‬‬
‫‪ )7‬سجل الصح ــة املدرسية‪.‬‬
‫سجل املداوالت الخاص التعاضدية املدرسية‪.‬‬ ‫‪)8‬‬
‫سجل الحسابات املالية الخاص التعاضدية املدرسية‪.‬‬ ‫‪)9‬‬
‫سجل جمعية أولياء التالميذ‪.‬‬ ‫‪)10‬‬
‫سجل املكتبة املدرسية‪.‬‬ ‫‪)11‬‬
‫سجل إعارة الكتب املدرسية‪.‬‬ ‫‪)12‬‬
‫سجل النتائج املدرسية ‪.‬‬ ‫‪)13‬‬
‫سجل اإلعالم واالتصال( التبليغ)‪.‬‬ ‫‪)14‬‬
‫سجل ضبط وضعية الكتاب املدرسي‪.‬‬ ‫‪)15‬‬
‫سجل الزيارات التربوية و الندوات الداخلية( تفاصيل الزيارات التربوية و الندوات الداخلية تدون على االستمارات املخصصة لذلك و‬ ‫‪)16‬‬
‫املرسلة لكم سابق ‪ ،‬أما السجل فيخصص فقط لتدوين املالحظات و التوجيهات العامة قصد تعديل مسارات التعلم و تثمين و تعميم‬
‫املمارسات اإليجابية و كذا تصحيح األخطاء املرتكبة من طرف األساتذة في ممارساتهم اليومية )‪.‬‬
‫سجالت املطعم املدرسي ( يحددها مفتش التغذية املدرسية)‬ ‫‪)17‬‬
‫‪ )18‬سجل الذاكرة( يتضمن ‪ :‬تعليقات على ‪ :‬صور تذكارية‪ ،‬سندات عن املؤسسة‪ ،‬تعيينات ملوظفين مروا على املؤسسة‪،‬وثائق تخلد و تؤرخ‬
‫للمؤسسة و الذين مروا عليها‪ ،‬أحداث و مناسبات عرفتها املؤسسة في املاضي ‪)...‬‬
‫سجل مواظبة األساتذة و املستخدمين‪.‬‬ ‫‪)19‬‬
‫‪ )20‬السجل الذهبي للمؤسسة‪ (.‬يخصص فقط للزائرين من املسؤولين و الشخصيات العلمية و الرموز الوطنية و الدولية يتركون تذكارا لهم‬
‫على هذا السجل )‬

‫سجل اقتراحات املواطنين في إطار تحسين الخدمة العمومية ‪ :‬يوضع تحت تصرف الجمهور في مدخل املؤسسة أو الحجابة و تحت‬ ‫‪)21‬‬
‫رقابة عون من املؤسسة كالحارس أو غيره‪.‬‬

‫‪)22‬سجل محاضر التنصيب‬

‫‪2‬‬
‫‪3‬‬ ‫‪ - 2 – 2‬السجالت التنظيمية‪:‬‬

‫‪)1‬سجل األفواج التربوية‪.‬‬

‫سجل الشهادات املدرسية‪.‬‬ ‫‪)2‬‬
‫سجل مفتاح القيد‬ ‫‪)3‬‬
‫سجل تسليم السندات و الوثائق التربوية‬ ‫‪)4‬‬
‫سجل التضامن املدرسي‪.‬‬ ‫‪)5‬‬
‫سجل تسليم الوثائق اإلدارية‪.‬‬ ‫‪)6‬‬
‫سجل مالحظات الزائرين وزيارة املسؤولين‪.‬‬ ‫‪)7‬‬
‫سجل االجتماع مع الوصاية و الهيئات الخارجية (البلدية‪،‬الدائرة‪.)....،‬‬ ‫‪)8‬‬

‫يمكن إضافة أي سجل أو دفتر تنظيمي يراه املدير ضروريا‪.‬‬

‫‪ - 3‬مسك السجـ ـ ـ ـ ـ ــالت‬

‫مالحظ ـ ـ ـ ـ ـ ــات‬ ‫كيفي ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــة مسك ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــه‬ ‫إسم السجل‬

‫سج ـ ــل القي ـ ـ ـ ــد‬

‫‪3‬‬
 ‫‪4‬‬

‫سج ــل النتائج املدرسي ـ ــة‬ ‫سجل األفــواج التربوية‬ ‫سج ـ ــل الجـ ـ ـ ـ ــرد‬

‫‪4‬‬
 ‫‪5‬‬

‫سج ـ ـ ـ ــل مجلس األساتذة (مجلس األساتذة ‪ +‬مجلس‬

‫سج ـ ــل زيارة األساتذة و الندوات‬ ‫التنسيق التربوي)‬ ‫سج ـ ــال الصادر والوارد‬
‫الداخلية‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫‪6‬‬
‫سجل املدرسة(خاص بوضع و متابعة و تقويم مشروع‬
‫املؤسسة)‬
‫سج ـ ــل الزي ــارات التربويـةو الندوات الداخلية‬ ‫مالحظة ه امة ‪:‬‬
‫سجــل الجمعيــة الثقافي ــة و الرياضي ـ ـ ـ ــة‬
‫يمكنكم تدوين كل ما يتعلق بمتابعة املشروع و تنفيذه و‬
‫تقويمه على سجل األساتذة و االستغناء عن هذا السجل‬

‫‪6‬‬
‫‪7‬‬

‫األساتذة و العاملين‬
‫سجـ ـ ــل مواظبة‬
‫سجـ ـ ـ ـ ــل الصح ـ ــة‬
‫املدرسي ـ ـ ـ ــة‬
‫سج ـ ــل ضبط وضعية الكتاب‬
‫املدرسي‬
‫سجـ ــل اإلعالم‬

‫(التبلي ـ ـ ـ ـ ــغ)‬
‫واالتصال‬

‫مالحظ ـ ــة ‪ :‬سجالت املطعم املدرسي واجب مسكها وفق الكيفية املطلوبة املقترحة من لدن مفتشية التغذية املدرسية وهي‬ ‫‪‬‬
‫سجالت مطبوعة وتسلم من قبل هذه األخيرة في مطلع كل سنـ ــة مالية‪.‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬ ‫كيفية فت ـ ـ ـ ــح السجـ ـ ـ ــالت‬

‫وزارة التربية الوطنية‬

‫مديرية التربية لوالية ‪.....................‬‬

‫مفتش ـ ــية إدارة املدارس االبتدائية‬
‫مقاطعة ‪......................................‬‬
‫مدرسة ‪............‬ـ ‪...........................‬‬

‫‪7‬‬
‫‪8‬‬ ‫سجل ‪..........................‬‬
‫سجل ‪ .....‬يحتوي على ‪ ...‬ورقة (صفحة)‬

‫رقم ووقع من طرفنا نحن ‪ :‬مدير(ة) ‪...............................................‬‬

‫ب ‪ ............. :‬في ‪................. :‬‬

‫‪ - /4‬املـ ــلف ـ ـ ـ ــات اإلدارية‬

‫الوثائق التي يضمها امللف‬ ‫اسم امللف‬ ‫الرقم‬

‫‪8‬‬
‫‪9‬‬
‫حسب القرار الوزاري ‪ 07‬املؤرخ في ‪ 14‬مارس ‪ 2016‬يتكون امللف من الوثائق التالية‪:‬‬

‫صورتان شمسيتان ‪.‬‬

‫نسخة من الدفتر الصحي‪.‬‬

‫‪ -‬وثيقة تثبت إقامة الوالدين او الوصي الشرعي في املقاطعة الجغرافية ملؤسسة التربية‬

‫ملفات التالميذ‬
‫و التعليم أو وثيقة تثبت مقر عمل احدهم في محيطها‪.‬‬
‫‪01‬‬
‫‪ -‬استمارة التسجيل بقسم التربية التحضيرية أو السنة األولى وفقا للنموذجين املعتمدين‪.‬‬

‫‪ -‬بطاقة املتابعة‪.‬‬

‫‪ -‬رخصة اإلعفاء من شرط السن إن وجدت ‪.‬‬

‫يمسك و يصنف حسب املجاالت اآلتية‪:‬‬

‫‪-1‬الحالة املدنية و العائلية‪.‬‬

‫‪-2‬املسار املدرسي للتلميذ و نتائجه‪.‬‬

‫‪-3‬املواظبة و االنضباط‪.‬‬

‫‪-4‬الحالة االجتماعية و الصحية‪.‬‬

‫‪-5‬وثائق مختلفة لها صلة بتمدرس التلميذ‪.‬‬

‫ويحتوي كل منها ستة أقمصة داخلية في قميص كبير عليه املعلومات‬

‫الخاصة باملعلم ( املسار املنهي) ويتضمن كل منها أحد أنواع الوثائق التالية ‪:‬‬

‫‪ -1‬القميص الصغير األول‪:‬به امللف اإلداري الذي يتضمن شهادة ميالد‬ ‫ملفات األساتذة‬ ‫‪02‬‬
‫املعني‪،‬شهادة عائلية للحالة املدنية أو شهادة شخصية إذا كان أعزب‪،‬استمارة‬

‫معلومات‪،‬صك بريدي‪،‬نسخة من الضمان االجتماعي‪،‬صورة شمسية‪،‬الشهادات‬

‫املتحصل عليها‪.‬‬

‫‪ 2‬ــالقميص الصغير الثاني‪:‬به مقررة التعيين ومحاضر التنصيب ‪.‬‬

‫‪-3‬القميص الصغير الثالث‪:‬به قرارات الترقية و الدرجات و قرارات التربص و‬

‫التثبيت في اإلطار‪.‬‬

‫‪ 4‬ـ القميص الصغير الرابع تقارير التفتيش ‪ ,‬وبطاقات الزيارات الداخلية ‪,‬‬

‫واستمارات منحة تحسين األداء التربوي ‪،‬النقطة اإلدارية‪.‬‬

‫‪9‬‬
‫‪ 5‬ـ القميص الص ــغير الخ ــامس العط ــل املرض ــية و بيان ــات رخص الغي ــاب و تس ــويات لغي ــاب و االستف‪10‬س ــارا‬
‫املختلفة‪.‬‬

‫‪ 6‬ـ القميص الصغير السادس به وثائق مختلفة ‪:‬يتضمن هذا القميص نسخ‬

‫للتسخيرات و االستدعاءات و مكافآت و عقوبات و طلبات و مراسالت مختلفة الخ‪. ...‬‬

‫مسـ ــكها ‪ :‬تمسـ ــك ملفـ ــات املعلمين واألسـ ــاتذة من طـ ــرف املدير دون غـ ــيره وال يحـ ــق ألي كان االطالع‬
‫عليها باستثناء السلطة السلمية ‪.‬‬

‫تتكون من قرارات التعيين و التنصيب في املؤسسة ‪ -‬و كذا شهادة امليالد ‪ -‬وشهادة‬

‫عائلية أو شخصية ‪ -‬و نسخة من بطاقة الهوية ‪ -‬شهادة إقامة يظهر فيها العنوان الفعلي للمعني‬ ‫ملفات املوظفين‬
‫‪03‬‬
‫كامال ‪ -‬صورة شمسية ‪ -‬و استمارة معلومات ‪ -‬باإلضافة إلى العطل و الغيابات و كذا املكافآت و‬ ‫والعمال‬
‫العقوبات‪.‬‬

‫قرار اإلنشاء‪ -‬قرار الفتح ـ قرار التسميةـ محضر التسليم النهائي ـ محضر تسليم املهام ـ مخطط‬
‫ملف املدرسة‬ ‫‪04‬‬
‫‪ .‬املؤسسة ـ رقم التعريف الوطني ـ رقم الحساب الجاري ـ قرار التجهيز األولي‬

‫املناشير املتعلقة باإلجراءات األمنية ـ مخطط املؤسسة وتحديد األماكن الحساسة ـ مخطط‬
‫ملف الوقاية األمنية توزيع املطفآت ـ أرقام الهاتف الضرورية للنجدة ـ مخطط الكهرباء والغاز واملاء باملؤسسة ـ‬ ‫‪05‬‬
‫‪ .‬مخطط أبواب الخروج والنجدة‬

‫محضر الجلسة العامة التأسيسية أو التجديدية ـ قائمة أعضاء املجلس ـ طلب االعتماد من‬
‫السلطات الوالئية ـ قرار االعتماد املسلم من طرف الوالية ـ اإلعالن عن التأسيس أو التجديد‬ ‫ملف جمعية‬
‫‪06‬‬
‫املنشور بإحدى الجرائد الوطنية ـ القانون األساسي للجمعية ـ نسخة من التقرير املالي واألدبي‬ ‫أولياء التالميذ‬
‫‪ .‬السنوي‬

‫املناشير الوزارية املتعلقة باالختبارات ـ رزنامة االختبارات الفصلية ـ املخطط السنوي للتقويم ـ‬
‫ملف التقويم‬
‫نماذج من مواضيع االختبارات ـ‬ ‫‪07‬‬
‫املستمر‬

‫قرار اعتماد النقابة ـ محضر انتخاب الفرع ـ محضر التنصيب ـ قائمة املنخرطين ـ النصوص‬ ‫ملف التنظيمات‬
‫‪08‬‬
‫‪ .‬املتعلقة بممارسة الحق النقابي‬ ‫النقابية املعتمدة‬

‫املنشور الوزاري املتعلق بالدخول املدرسي ـ الخريطة التربوية ـ قوائم التالميذ ـ توقيت األساتذة ـ‬ ‫ملف الدخول‬
‫‪09‬‬
‫‪.‬رسوم التسجيالت ـ محاضرالدخول الجماعية ـ قوائم الكتب وأسعارها ـ قائمة املعلمين‬ ‫املدرسي‬

‫النصوص املتعلقة بالتضامن املدرسي ـ قائمة التالميذ املحتاجين ـ قائمة التالميذ املستفيدين من‬ ‫ملف التضامن‬
‫‪10‬‬
‫‪ .‬عملية التضامن(‪ 5000‬دج ) ـ قائمة األدوات املوزعة‬ ‫املدرسي‬

‫املناشير املتعلقة بالتكوين ـ الندوات التربوية والتكوينية ـ قائمة املستفيدين من كل عملية ـ قائمة‬ ‫ملف التكوين‬ ‫‪11‬‬

‫‪10‬‬
‫‪11‬‬ ‫‪.‬املستفيدين من التفتيش‬ ‫والتربصات‬

‫املنشور املتعلق بطرق صرف أموال التعاضدية ـ امللفات الخاصة بالعمليات املالية ـ‬ ‫ملف التعاضدية‬
‫‪12‬‬
‫املدرسية‬

‫كل املناهج التعليمية لجميع السنوات ‪ +‬الوثيقة املرافقة ـ التعديالت املدخلة على املناهج ـ وثيقة‬
‫ملف املناهج‬ ‫‪13‬‬
‫‪ ......‬تخفيف املناهج‬

‫كل املناشير املرجعية التي نعود إليها دوما ـمنها مثال ‪:‬الدستور الجزائري ‪ -‬القانون العام للوظيفة‬
‫العمومية – القانون التوجيهي للتربية – القانون األساسي للتربية( ‪ ) 315- 08‬و القانون األساسي‬
‫للتربية املعدل و املتمم(‪ – ) 240 -12‬القانون األساسي النموذجي للمدرسة األساسية – املرسوم‬ ‫ملف املناشير‬
‫‪14‬‬
‫التنفيذي الخاص باملطعم املدرسي – القرارات الوزارية املختلفة املنظمة لقطاع التربية السارية‬ ‫املرجعية‬
‫املفعول – املنشور اإلطار لكل موسم مدرسي – املناشير الوزارية املختلفة‪ .‬و كل نص قانوني أو‬
‫تشريعي يتعلق بقطاع التربية الوطنية‪.‬‬

‫املنشور املنصب للتربية التحضيرية ـ املناهج والوثيقة املرافقة ـ محضر جلسة اختيار تالميذ‬ ‫ملف التربية‬
‫‪15‬‬
‫‪ .‬القسم التحضيري ـ قائمة التالميذ ـ كل املناشير املتعلقة بالتربية التحضيرية‬ ‫التحضيرية‬

‫يتضمن كل ماله عالقة باملطعم املدرسي و املتمثلة في ‪:‬كل السجالت و الدفاتر و الوثائق املادية‬
‫ملف املطعم‬
‫واملالية الخاصة باملطعم و كذا استمارات الجرد الدائم لتجهيزات املطعم املدرسي باإلضافة إلى‬ ‫‪16‬‬
‫املدرسي‬
‫‪ .‬الفواتير و اللوائح و التقارير الفصلية و التفتيشية و ملفات أعوان املطعم‬

‫‪ -5‬املع ـ ــلق ـ ـ ـ ـ ـ ــات اإلدارية‬

‫الخريطة املدرسية‬ ‫‪-1‬‬

‫‪ - 2‬التنظيم التربوي للمؤسسـ ــة‬

‫‪ - 3‬مخ ــطط تصميم املؤسس ــة‬

‫‪ - 4‬جداول الحراس ـ ـ ــة لألساتذة و جداول توزيع املهام على األعوان و املشرفين‪.‬‬

‫‪ - 5‬هرم األعمار‬

‫‪ - 6‬الل ــوح املجيب الخاص لبطاقات املعلومات الخاصة بالتالميذ‬

‫‪ - 7‬جدول توزيع املهام على املستخدمين‬

‫‪ - 8‬املنحى البياني ملواظبة املعلمين والتالميذ‬

‫‪ - 9‬قائمة املستفيدين من املطعم املدرسي‬

‫‪ – 10‬املخطط الغذائي األسبوعي‬

‫‪11‬‬
‫‪12‬‬ ‫‪ - 11‬النظام الداخلي للمؤسسة‬

‫‪ - 12‬رزنامة العمليات التكوينية‬

‫‪ - 13‬قائمة األمراض املعدية بما فيها وباء الكوفيد– ‪- 19‬‬

‫‪ - 14‬قائمةوسائل اإليضاح املختلفة‪.‬‬

‫‪ - 15‬رزنامةاالختبارات الفصلية و السنوية‪.‬‬

‫‪ -‬رزنامة العطل املدرسية‬ ‫‪16‬‬

‫‪ -6‬البطاقات‪!:‬‬
‫بطاقة زيارة أستاذ‬

‫بطاقة تقييم ندوة تربوية…‪........‬‬

‫‪ - 7‬لوح القيادة‪:‬‬
‫حتى يتمكن السيد مدير املدرسة من قيادة مؤسسته بفعالية ونجاعة و يواكب كل التغيرات و التطورات يستحسن له أن يضع في متناوله كل‬
‫الوسائل و يطور آليات التسيير وفق ما تقتضيه أساليب و نظريات املناجمنت الحديثة و من بين هذه اآلليات تجميعه لكل املعطيات و‬
‫اإلحصائيات و تبويبها و جعلها في املتناول للرجوع إليها و العمل بها وقت الحاجة و في أسرع وقت ممكن و ذلك بمسكه مللف كامل يسمى لوح‬
‫القيادة ضمن حافظة وثائق بالستيكية شفافة يدرج فيهانسخامن الوثائق التالية‪:‬‬

‫التنظيم التربوي‪-‬الخريطة املدرسية‪-‬قوائم التالميذ‪-‬قائمة املستفيدين من املطعم املدرسي‪-‬قائمة ‪ 5000‬دج‪-‬قائمة املستفيدين من الكتاب‬
‫املجاني‪-‬قرار إنشاء املدرسة‪-‬قرار إنشاء املطعم املدرسي‪-‬قرار فتح املطعم املدرسي‪-‬استمارة نفقات التمدرس‪-‬ميزانية تسيير املطعم املدرسي‪-‬‬
‫إحصائيات حول عدد التالميذ في كل قسم و حسب الهرم العمري‪-‬سلم التنقيط اإلداري و التربوي‪-‬جدول بأسماء األساتذة و يتضمن تواريخ‬
‫ازديادهم و إطارهم و كيفية توظيفهم و الشهادات التي يحملونها و الدرجة األخيرة و تاريخ سريانها و آخر زيارة التفتيش و العالمة املمنوحة و‬
‫القسم املسند– املنشور اإلطار‪-‬رزنامة العطل و االختبارات ‪-‬رزنامة التكوين‪-‬بعض النصوص القانونية والتشريعية التي تنظم نشاط املوظفين‬
‫و حقوقهم و واجباتهم ‪ ،‬إلخ ‪....‬و كل وثيقة يراها املدير ضرورية و تمثل سند يستغله في ممارسة مهامه اليومية‪.‬‬

‫‪12‬‬