CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Ngày 20 tháng 02 năm 2024

BIÊN BẢN HỌP

(V/v : Hợp đồng giữa AIESEC x Hải Âu Education)

Hôm nay, lúc 9:00 ngày 20 tháng 02 năm 2024 tại văn phòng Công ty Hải Âu Cần Thơ,
số 5A đường Hoàng Văn Thụ diễn ra cuộc họp với các nội dung sau:

I/ Thành phần tham dự gồm:

1. Đại diện bên AIESEC: ông Hoàng Thanh Trưởng bộ phận sales, Bà Thuỷ Vi Thành
viên bộ phận sales

2. Đại diện bên công ty Hải Âu Cần Thơ: ông Duy Huynh Giám đốc Hải Âu Cần Thơ, bà
Sương Tổng Giám đốc của Hải Âu, Quản lý Phòng ban Marketing và Quản lý phòng ban
Đối tác doanh nghiệp

II/ Nội dung cuộc họp:

1. Thông qua hợp đồng, phụ lục hợp đồng, bảng câu hỏi công việc, quy trình làm
visa và giấy tờ cần Hải Âu hỗ trợ

- Bên Hải Âu đã đọc Hợp đồng và Phụ lục Hợp đồng và có một số bàn luận như sau
+ Lộ trình chi phí của bên mình và các bên liên quan như thế nào? Việc lo về
thủ tục Visa và các chi phí liên quan? Ãin trả lời là có 2 gói chi phí cho đối
tác. Nếu đối tác lo về ăn uống và cả chỗ nghỉ là 944,000 VND, 1 trong 2 thì
1,180,000 VND tính trên đầu người và chưa bao gồm VAT
+ Nếu mà như vậy thì bên mình thu phí của TNV thì bên A có refund cho Hải
Âu không, xem xét là chi phí Visa của TNV bên nào đang phải chịu? Bên
HA có thẻ làm Visa hoặc bên A có agency => Hải Âu có bộ phận quản lý
Visa để lo thủ tục và các giấy tờ liên quan.
 - Bên AIESEC có một số bàn luận như sau:
+ Những dự án mà Hải Âu đã từng làm với TNV: Ở và sinh hoạt cùng người
dân, các TNV cùng làm việc với nhau. Có lần mấy bạn Nepal tham gia thì
base on lý thuyết đã học ở nước các bạn thì sẽ áp dụng lý thuyết để có thể
ra solution cho địa phương (IPWE), tuỳ thuộc chương trình mà sẽ có chi
phí từng phần hoặc mấy bạn đóng full các gói thì sẽ có full chi phí (visa, vé
máy bay, ăn ở,...)
+ Bên mình hiện tại đang làm visa theo dạng nào: Bên Hải Âu đang đi theo
Visa du lịch cho TNV nước ngoài

2. Nói lại về hoạt động trong dự án, chốt số lượng TNV, thời gian TNV qua đây

Sau buổi trao đổi với chị Bé Bảy quản lý khu du lịch Cồn Sơn, chị đồng ý và nếu hợp tác
thì mình có thể hoạt động ở đó. Thảo luận về các dự án, mỗi gia đình có sản phẩm đặc
biệt và khi làm việc với họ thì các bạn TNV sẽ hỗ trợ phát triển các sản phẩm đó và bên
cạnh đó Hải Âu sẽ có những dự án về thương hiệu công ty đến cộng đồng. Bên Hải Âu đề
nghị AIESEC chi nhánh Cần Thơ sẽ hỗ trợ xây dựng nội dung.

+ Đối tác yêu cầu về số lượng và kỹ năng gì tình nguyện viên (TNV): Bên
Hải Âu yêu cầu tối thiểu là 3 bạn và tối đa là 5 bạn TNV. Yêu cầu về TNV
được đưa ra bởi bên Khu du lịch Cồn Sơn là có ngành học, kiến thức về
môi trường, sinh thái, nông nghiệp. Bên cạnh đó, Hải Âu sẽ gửi cụ thể mô
tả công việc sau
+ Cồn Sơn mong muốn có TNV ở Âu-Mỹ mình đáp ứng được không? Bên
AIESEC chi nhánh Cần Thơ hiện tại chỉ đang nhắm đến thị trường Châu Á
các nước như Ấn Độ, Sri-lanka, Thái Lan, Malaysia.
+ Về việc phỏng vấn TNV thì bên nào sẽ lo? Cả 2 bên đều có thể phỏng vấn
TNV
Với nội dung 6 tuần thì bạn cần thời gian để quen với môi trường làm việc và văn hóa ở
Việt Nam. Và bên Hải Âu cần AIESEC tham gia để có thể hỗ trợ xây dựng hoạt động
mang lại được những giá trị nhất định cho người thụ hưởng. Bên Hải Âu cần quan sát
không gian và đối tượng thụ hưởng để xây dựng dự án cho phù hợp, đảm bảo kết quả dự
án sau 6 tuần như thế nào để có thể truyền thông.
Thời gian để mấy bạn qua là giữa tháng 6 đến hết tháng 7. Quá trình truyền thông và
tuyển TNV sẽ là 2 tháng

3. Bàn về Mô tả công việc của TNV

Sẽ cụ thể hơn trong buổi họp sau

4. Những điều cần làm của các bên:

- Bên phía Hải Âu: Trong tuần này điền hết về thông tin trong hợp đồng và phụ lục
hợp đồng, soạn thảo bản mô tả công việc và yêu cầu cụ thể cho các bạn TNV
- Bên phía AIESEC:
+ Cung cấp bản mô tả chi phí cho chương trình tình nguyện
+ Bộ hồ sơ mẫu để làm Visa
+ Lộ trình các bước của chương trình tình nguyện trước đó đón TNV nước
ngoài qua
+ Hẹn gặp một buổi tiếp theo để xem xét lại hợp đồng, trả lời thắc mắc của
đối tác

Cuộc họp kết thúc lúc 10:00 ngày ngày 20 tháng 02 năm 2024

Thư ký cuộc họp Chủ trì cuộc họp

Đào Thị Thuỷ Vi