‫مجزوءة ‪ :‬التوثيق و األرشفة بمؤسسات التربية و التكوين‬

‫عرض تحت عنوان ‪:‬‬

‫التأطير املفاهيمي للتوثيق واالرشيف‪:‬‬
‫الوثيقة‪ ،‬التوثيق‪ ،‬األرشيف‪ ،‬االرشفة‬ ‫من إنجاز الطلبة املتدربين‪:‬‬
‫االسم الكامل‪:‬‬ ‫الرقم‬
‫عبد الرحيم بوكتيب‬ ‫‪20‬‬
‫الدكتور احمد أبو سامي‬ ‫محمد شباع‬ ‫‪29‬‬
‫عبد العزيز الصابري‬ ‫‪26‬‬
‫انس اوبركوكس‬ ‫‪37‬‬
 ‫مقدمة‬

‫أوال‪ :‬االطار النظري لألرشفة والتوثيق‬

‫ثانيا‪ :‬مفهوم الوثيقة‬
‫ثالثا‪ :‬مفهوم التوثيق‬
‫رابعا‪ :‬مفهوم األرشيف‬
‫خامسا‪ :‬مفهوم االرشفة‬

‫خاتمة‬
 ‫مقدمة‬

‫تقدمي عام‪:‬‬
‫يعترب التوثيق و ا ألرش يف من أأولوايت بناء ملمح أأطر ادلمع الرتبوي يف املامرسة امليدانية‪ ،‬حيث تنص‬
‫املنظومة الترشيعية املدرس ية عىل رضورة ايالئه عناية خاصة من أأجل تطوير أأداء أأطر ادلمع الرتبوي حىت‬
‫تكون قادرة عىل انتاج الوثيقة الدارية املس تجيبة للرشوط و املواصفات الشلكية و القانونية‪ ،‬لس امي و أأن‬
‫الوثيقة يه ا ألداة احملورية لتدبري شؤون املؤسسة و بناء ذاكرهتا الوظيفية و الزمنية‪ ،‬و يه الطار املرجعي‬
‫الهام اذلي يربهن عىل مصداقيهتا ووجودها الفعيل‪ ،‬و يه أأمه وس يةل من وسائل التصال و املرجع اذلي‬
‫حيتمك اليه مىت دعت الرضورة اىل ذكل‪ .‬و من خالل هذا العرض سوف نتطرق للجهاز املفاهميي املؤطر لعمل‬
‫التوثيق و ا ألرشفة‪.‬‬
 ‫وضعية مشلكة حول الواثئق املتعلقة بعملية العداد لدلخول املدريس‪:‬‬
‫تعود حيثيات هذه النازةل للمومس ادلرايس ‪ ،2018/2017‬وختص معلية ضبط ملفات التالميذ الناحجني يف القسم‬
‫السادس من السكل الابتدايئ وامللتحقني بقسم ا ألوىل اثنوي اعدادي‪ ،‬وهتم الجراءات الواجب اتباعها لضبط‬
‫البياانت واملعلومات الواجب ضبطها‪ ،‬واليت ختص امللفات املدرس ية للتالميذ والواثئق الرضورية الواجب ارفاقها هبا‪،‬‬
‫حيث مت يف بداية املومس املذكور و أأثناء معلية التسجيل‪،‬مت ارسال ملف تلميذ راسب ماكن تلميذ انحج‪ ،‬نتيجة تشابه‬
‫يف ا ألسامء العائلية والشخصية للتلميذين وكذا ا ألبوين‪ ،‬حيث مل يمت الانتباه لهذه احلاةل ال عند طلب التلميذ‬
‫الراسب واملسجل ابلثانوية العدادية لشهادة مدرس ية عند هناية ا ألسدس ا ألول‪ ،‬وعند تثبت الس يد احلارس العام‬
‫من هوية التلميذ طالب الشهادة املدرس ية‪ ،‬اكتشف أأن هناك اختالف يف امس ا ألم بني ما هو مسجل يف منظومة‬
‫مسار وما هو مسجل يف ملف التلميذ‪ ،‬عندها مت التصال مبدير الابتدائية السابق‪ ،‬والتيقن من اخلطأأ يف النازةل‪ ،‬مت‬
‫التصال ابملديرية القلميية‪ ،‬واليت شلكت جلنة للبحث والتقيص يف املوضوع‪ ،‬مضت مدير املدرسة الابتدائية وأابء‬
‫التلميذان املعنيان اب ألمر‪ ،‬لتخرج اللجنة بقرار ابرجاع التلميذ املعين للمؤسسة الابتدائية و احلاق التلميذ املترضر‬
‫ابلعدادية‪ ،‬يف بداية ا ألسدس الثاين‪.‬‬
 ‫‪‬ما يه املشلكة اليت تطرهحا الوضعية؟‬
‫‪‬ما يه الجراءات واحللول املقرتحة لتفادي الوقوع يف هاته الوضعية مس تقبال؟‬
 ‫‪ ‬وعليه‪ ،‬ولتفادي مثل هذه ا ألخطاء مس تقبال يس تحسن‪:‬‬

‫‪ ‬مطالبة التالميذ أأثناء التسجيل خصوصا اجلدد مهنم ابحضار نسخة من عقد الازدايد‪ ،‬تضاف اىل الواثئق‬

‫املرفقة مبلفات التالميذ‪.‬‬

‫‪ ‬مقارنة البياانت الواردة يف امللف مع تكل اليت يف مسار‪.‬‬

‫‪ ‬كتابة رمق التلميذ املسجل يف مسار يف أأعىل ملف التلميذ‪.‬‬

 ‫االطار النظري‪:‬‬
‫تتعدد اخللفيات النظرية واملرجعيات التصورية بتعدد زوااي النظر لعمل التوثيق وا ألرشفة‪ ،‬وميكن ابراز ذكل‬
‫من خالل ما ييل‪:‬‬

‫‪ ‬املرجعية الرشعية‪:‬‬
‫• يرجع أأصل نشوء عمل التوثيق وممارس ته من الناحية السالمية اىل وقت بزوغ القرأن الكرمي‪ ،‬فقد تضمنت‬
‫أايت كثرية مركزية التوثيق يف ضامن احلقوق اثباات وابراء‪ ،‬من ذلمك قوهل تعاىل { َاي َأُّيه َا ذ ِاذل َين أ َمنُوا ا َذا تَدَ اي َ ُنمت‬
‫ِ‬
‫بِدَ ْين ا َ ىىل َأ َجل هم َس ًّمى فَا ْك ُت ُبو ُه َولْ َي ْك ُتب ب ذيْنَ ُ ْمك ََكتِب ِابلْ َع ْد ِل}‪ .‬كام أأمر املوىل عز وجل بوجوب امالء‬
‫ْ‬ ‫ِ‬ ‫َ‬ ‫ِ‬ ‫ذ‬ ‫ِ‬ ‫ْ‬
‫الالزتام عىل هذا الاكتب من طرف اذلي عليه احلق أأو من طرف وليه ‪َ { ...‬ول ُي ْمل ِل اذلي عَل ْيه ال َح هق‪}...‬‬ ‫ِ‬
‫كام أأمر بوجوب الشهاد عىل حادثة الكتابة من قبل رجلني‪َ { .. :‬وا ْست َ ْشهِدُ وا َشهِيدَ ْي ِن ِمن ِر َجا ِل ُ ْمك}‪ ،‬ويه‬
‫رشوط متعلقة بأأهلية ا ألطراف ومصداقية العقد‪.‬‬
 ‫االطار النظري‪:‬‬
‫وقد َكن التوثيق عند علامء وفقهاء املسلمني منذ القرن ا ألول للهجرة عمل وفن وصناعة‬
‫تعرضوا هل ابدلراسة والتحليل املس تفيضني‪ ،‬فهذا المام الونرشييس يصفها مبا ييل‪ " :‬عمل‬
‫الواثئق عمل رشيف يلجأأ اليه امللوك والفقهاء و أأهل الطرق والسوقة والسواد‪ ،‬لكهم ميشون‬
‫اليه ويتحامكون بني يديه ويرضون بقوهل ويرجعون اىل فعهل فينل لك طبقة مرتبهتا ول‬
‫خيل هبا من منلهتا‪"...‬‬
‫ومن مث فميكن القول‪ ،‬ان الرشيعة السالمية مبختلف مرجعياهتا العقدية والفقهية‬
‫وا ألصولية حتمت رضورة الاهامتم ابلتوثيق وا ألرشفة ملا هلام من دور أأسايس يف حامية‬
‫اخملزون الثقايف واحلقويق واحلضاري‪.‬‬
 ‫االطار النظري‪:‬‬
‫‪ ‬نظرايت مؤطرة لعمل التوثيق وا ألرشفة‪:‬‬
‫عمل التوثيق وا ألرشفة كغريه من العلوم احتمكت يف تأأسيسه مداخل ونظرايت عديدة‪ ،‬هذه بعضها عىل سبيل املثال ل احلرص‪:‬‬
‫‪‬نظرية احلق‪:‬‬
‫ويه نظرية تتأأسس عىل أأبعاد عديدة‪ ،‬ويعد جانب التوثيق وا ألرشفة أأحد أأمعدهتا و أأرَكهنا ابلنظر للحمولت الثباتية والربمائية اليت تروم‬
‫حتقيقها طلبا للعدل والنصاف‪ .‬ذلمك أأن كثريا من احلقوق لس امي املدنية مهنا ل ميكن اثباهتا وحتقيقها ال ابلنعة الشهارية اليت تشلك أأحد‬
‫صور وجتليات التوثيق‪.‬‬
‫‪‬نظرية القيادة ‪: Leadership Theory‬‬
‫تركز هذه النظرية عىل أأن معلية القيادة الرتبوية للمؤسسات التعلميية يه من الامور الهامة ابلنس بة للمجمتع وابلنس بة لالدارة التعلميية‬
‫وابلنس بة للمدرسة‪ ،‬و أأن معلية القيادة يف احلقيقة متشابكة بني مك كبري من ا ألطراف؛ أأولياء أأمور التالميذ ومدرسني وتالميذ وجممتع حميل‬
‫وسلطات تربوية عليا‪ ،‬يلعب فهيا التوثيق دورا مرکزاي لنسج وتوطيد جسور التواصل وعليه فان القيادة ليست امتالك مجموعة من الصفات‬
‫والاحتياجات املشرتكة حفسب‪ ،‬بل يه عالقة متبادةل بني املؤسسة الرتبوية و أأعضاء املدرسة‪.‬‬
 ‫االطار النظري‪:‬‬
‫‪‬نظرية االحتماالت أو الطوارئ‪:‬‬
‫تؤكد هذه النظرية على األسس التالية‪:‬‬
‫‪ ‬ليست هناك طريقة واحدة مثلى لتنظيم وإدارة املدارس؛‬
‫‪ ‬للتوثيق دور حموري يف حتقيق النجاعة والفاعلية التنظيمية واإلدارية؛‬
‫‪ ‬ال تتساوى مجيع طرق التنظيم واإلدارة والفاعلية يف ظرف معني‪ ،‬إذ تعتمد الفاعلية على مناسبة‬
‫التصميم أو النمط للظرف املعني؛‬
‫‪ ‬جيب أن يبىن االختيار لتصميم التنظيم والنمط اإلداري على أساس التحليل الدقيق واالحتماالت‬
‫املهمة يف الظرف املعني‪.‬‬
 ‫مفهوم الوثيقة‪:‬‬

‫‪‬أوال تعريف الوثيقة ‪:Document‬‬

‫ـ ـ الوثيقة يف اللغة‪ :‬مشتقة من الفعل وثق مبعىن ائتمن‪ ،‬ووثق األمر أي أحكمه‪،‬‬
‫والوثيق احملكم‪ ،‬فالواثئق هي كل ما يعتمد عليه ويرجع اليه إلحكام أمر أو تثبيته أو‬
‫إعطائه صفة التحقق والتأكد من جهة أو يؤمتن على وديعة فكرية‪ ،‬أو اترخيية تساعد‬
‫يف البحث العلمي أو تكشف عن جوهر واقع ما‪ ،‬أو تصف عقارا‪ ،‬أو تؤكد على‬
‫مبلغ أو عقد بني إثنني أو أكثر‪.‬‬
 ‫مفهوم الوثيقة‪:‬‬
‫ـ ـ الوثيقة اصطالحا‪:‬‬
‫قد جاءت عدة تعريفات للوثيقة أمهها‪:‬‬
‫ـ ـ هي وعاء أو سند حيمل معلومة‪ ،‬مهما كان شكلها وقد يكون ورقا أو شريطا مسعيا بصراي أو وعاء‬
‫الكرتوين (شريط فيديو‪ ،‬شريط مسعي‪ ،‬قرص مضغوط‪ )...‬أو أي مادة تسجل نشاطا معينا شرط أن‬
‫تكون‪:‬‬
‫‪ .1‬قد تكونت أثناء عمل من أعمال املؤسسة‪.‬‬
‫‪ .2‬قد وردت املؤسسة ودخلت ضمن إجراءاهتا‪.‬‬
‫‪ .3‬قد احتفظ هبا أثناء أي عمل من أعمال املؤسسة‪.‬‬
‫‪ .4‬توضيح عمل معني‪.‬‬
‫‪ .5‬هلا قيمة إثباتية أو علمية‪.‬‬
 ‫مفهوم الوثيقة‪:‬‬

‫ـ ـ ـ هي كل ما ميكن االعتماد عليه يف الوقوف على حقيقة معينة دون اعتبار للوسيط احلامل‬
‫هلذه احلقائق‪ ،‬ومن مت ميكن القول أن كل املصادر املادية من ااثر وعمارة ونقوش وأختام‬
‫وشواهد ومسكوكات واالت احلرب واللباس هي أمناط من الواثئق‪ ،‬وكذلك املصادر من‬
‫خمطوطات وكتب وصحف؛ هي أيضا واثئق‪.‬‬
‫ـ ـ ـ ـ وقد عرف القانون اليمين رقم ‪ 21‬لسنة ‪2002‬م‪ ،‬بشأن الواثئق أن الوثيقة هي‬
‫«املراسالت واحملررات واملستندات وكل وعاء حلفظ املعلومات اليت يتم تثبيتها فيه ابحلرف أو‬
‫الرقم أو الصورة أو الرسم أو التخطيط‪ ،‬سواء كان على شكل ورقة أو جلد أو صورة أو خريطة‬
‫أو فيلم أو أي وعاء آخر أاي كان شكله»‪.‬‬
 ‫مفهوم الوثيقة‪:‬‬

‫ماهيتها (مرسوم ‪ /‬مراسلة ‪ /‬مذكرة ‪ /‬مقرر ‪ /‬محاضر جلسات ‪ /‬تقارير ‪ /‬وصوالت ‪،‬‬
‫شواهد ‪ /‬سجالت ‪ /‬دفاتر ‪ /‬جداول ‪ /‬معطيات مكتبية ألخ)‬

‫موضوعها‬

‫شكلها (أصلية أو مصورة) ‪( /‬مادية‬

‫ورقية أو المادية رقمية)‬
‫ويمكن النظر الى‬
‫الوثيقة من حيث‪:‬‬
‫تاريخها و ترقيمها‬

‫قيمتها(عمرها الزمني) أو دورة حياتها = تجب مراجعة ذوي االختصاص و األهلية القانونية لتقويم الوثيقة (حفظها أو‬
‫إتالفها تحت إشراف الجهة الوصية على المؤسسة)‬

‫مكان حفظها حين تكون ورقية (درجة حرارة ال تتعدى ‪ / °18‬الحفظ من الحريق و الغبار و‬
‫الطقس الجاف ‪ /‬توفير التهوية و الصيانة المستمرة ‪ )...‬أو حفظها في الحاسوب مع الصيانة‬
‫اإللكترونية ‪Maintenance‬‬
 ‫مفهوم الوثيقة‪:‬‬

‫أنواع الواثئق املعتمدة يف املؤسسات التعليمية‪:‬‬

‫الواثئق اإلدارية‪:‬‬ ‫الواثئق الرتبوية‪:‬‬ ‫الواثئق املدرسية‪:‬‬

‫تكون بني اإلدارة الرمسية‬ ‫تكون بني املؤسسة الرتبوية وبني‬ ‫تكون بني اإلدارة الرتبوية‬
‫ومرافقها‬ ‫مجيع العاملني فيها‬ ‫ومجيع املتعلمني التابعني هلا‪.‬‬
 ‫مفهوم الوثيقة‪:‬‬

‫وانطالقا من األمهية اليت تكتسيها الوثيقة ميكن أن حندد‬

‫ثالث خصائص أساسية مميزة هلا ‪:‬‬

‫مصدر‬
‫مصدر االنتفاع ابلنسبة‬ ‫للمعرفة‬

‫هلا قوة‬ ‫للباحث‬

‫االثبات‬
 ‫مفهوم الوثيقة‪:‬‬

‫جرد لبعض الوثائق اإلدارية بالمؤسسات‬

‫التعليمية‬

‫‪17‬‬
 ‫‪ .19‬ورقة الغياب املتعلقة ابملوظف‬
‫‪ .20‬تعيني موظف‬
‫‪ .21‬اجململ الشهري لغياب وانقطاع التالميذ‪،‬‬
‫‪ .22‬ورقة الرسال‬
‫‪ .23‬مذكرة من املديرية القلميية‬
‫‪ .24‬طلب السامح ابلتغيب‬
‫‪ .25‬اقرتاح رشاكة من مجعية غري حكومية‬
‫‪ .26‬اذن ابلتغيب‬
‫‪ .27‬مذكرة من الوزارة‬
‫‪ .28‬اس تئناف العمل‬
‫‪ .29‬رساةل من فريق راييض يريد الاس تفادة من مالعب املؤسسة‬
‫‪ .30‬جدول احصاء الغياب خالل الشهر‬
‫‪ .31‬مذكرة من الأَكدميية اجلهوية‬
‫‪ .32‬ورقة ارسال ملفات مدرس ية‬
‫‪ .33‬ملف موظف جديد ابملؤسسة‬
‫‪ .34‬تقرير تأأدييب‬
‫‪ .35‬توقيف مؤقت عن ادلراسة‬
‫‪ .36‬اخبار بتسجيل‬
‫‪ .37‬اخبار بتشطيب من مجيع اللواحئ‬
‫‪ .1‬مذكرة داخلية‬
‫‪ .2‬ورقة التصال مبصاحل الصحة املدرس ية‬
‫‪ .3‬النظام ادلاخيل للمؤسسة‬
‫‪ .4‬الزتام ا ألب أأو الويل ابنضباط الابن أأو البنت وفقا للقانون ادلاخيل‬
‫‪ .5‬التقرير اليويم‬
‫‪ .6‬حمرض الالتحاق ابلعمل‬
‫‪ .7‬شهادة العفاء من الرتبية البدنية‬
‫‪ .8‬حمرض التصحيح‬
‫‪ .9‬بطاقة التقديرات‬
‫‪ .10‬اس تعاملت الزمن اخلاصة اب ألقسام‬
‫‪ .11‬ورقة التنقيط الس نوية‬
‫‪ .12‬ملف تلميذ جديد ابملؤسسة‬
‫_ الورقة الشخصية‬
‫‪ _13‬اعالن ابنقطاع عن العمل‬
‫‪ .14‬جرد للبضائع الصغرى املؤداة نقدا‬
‫‪ .15‬ايصال ابس تالم مبلغ من مقتصد املؤسسة‬
‫‪ .16‬اس تفسار‬
‫‪ .17‬رساةل من مجعية أابء و أأولياء التالميذ‬
‫‪ .18‬تقرير اجمللس التعلميي ملادة معينة‬ ‫‪18‬‬
‫تعريف التوثيق‪:‬‬

‫خالل و بعد‬
‫فترة الحماية‬

‫‪19‬‬
 ‫تعريف التوثيق‪:‬‬
‫‪‬اثنيا تعريف التوثيق‪:‬‬
‫ـ ـ ـ ـ التوثيق لغة‪ :‬مصدر لفعل و ثق مبعىن احكم األمر‪ ،‬و التوثيق لغة له عدة معان‬
‫منها ‪ :‬األحكام‪ :‬يقال و ثق الشيء بضم الثاء و اثقة‪ :‬قوي و ثبت‪ ،‬فهو وثيق‪،‬‬
‫اثبت حمكم‪.‬‬
‫و يطلق على الشد و الروابط من الواثق‪ :‬و هو ما يشد به من حبل و قيد و منه‬
‫قول تعاىل ( فشدو الوثاق) سورة حممد اآلية ‪.4‬‬
‫و منه امليثاق للعهد‪ ،‬و على هذا املعىن مسيت الوثيقة وثيقة ‪ ،‬ألهنا تشد املتعاقدين‬
‫مبا جرى حىت يصري ميثاق عليهما ‪ ،‬و الوثيقة هبذا املعىن قريبة من معىن العقد‪،‬‬
‫و لذلك يطلق العقد مبعىن الوثيقة ‪.‬‬
 ‫مفهوم التوثيق ‪:‬‬

‫‪‬التوثيق اصطالحا‪:‬‬
‫أما يف املعىن االصطالحي‪ ،‬فقد عرف التوثيق بعدة تعريفات‪ ،‬لكنها مل خترج يف جمملها عن املعاين اللغوية‬
‫‪...‬‬
‫التوثيق‪ :‬العلم بكيفية تدوين التصرفات واملعامالت على ما يصح االحتجاج به‪ .‬ومل يطلق مصطلح‬
‫التوثيق يف مجيع استعماالته إال على مفهوم واحد يتعلق ابلواثئق عموما‪ .‬سواء ما كان يقصد به اإلثبات‬
‫الثنائي أم اإلثبات التارخيي‪ ،‬غري انه يف العصر احلديث استخدم مفهوم آخر للتوثيق يرتبط ابملكتبات‬
‫وخدماهتا‪.‬‬
 ‫تعريف التوثيق‪:‬‬
‫وعرف العلماء التوثيق بتعريفات عديدة منها‪:‬‬
‫‪‬أنه علم من علوم التاريخ حلفظ املعلومات و تنسيقها و تبويبها و ترتيبها و إعدادها جلعلها مادة أولية‬
‫للبحث و الفائدة و هو علم مهم حلفظ االنتاج اإلبداعي اإلنساين‪.‬‬
‫‪ ‬هو حفظ األحداث التارخيية و املعلومات العلمية و نقلها من املاضي إىل احلاضر مث إىل املستقبل و‬
‫إىل األشخاص الذين ميكنهم االستفادة منها و ينطبق هذا على التناقل الشفاهي للمعلومات و‬
‫املعارف و املهارات‪.‬‬
‫‪ ‬هو علم السيطرة على املعلومات اليت ميكن أن تتضمن الوثيقة و الكتاب و الصورة و التسجيالت‬
‫الصوتية و الفيديوية و النصوص اإللكرتونية و العمليات الفنية التقليدية كالتجميع و التخزين و‬
‫الفهرسة و التصنيف‪...‬‬
 ‫تعريف التوثيق‪:‬‬

‫«التوثيق ‪ :‬هو جمموعة العمليات واألساليب الفنية الالزمة لتوفري أقصى استخدام‬
‫ممكن للمعلومات املنشورة يف املطبوعات العلمية الفنية القومية منها والعاملية حىت ال‬
‫ينفق الوقت واجلهد واملال على حبوث سبق القيام هبا يف مكان ما على وجه األرض ‪.‬‬
‫وتشمل هذه العمليات تقومی و مجع ونسخ أو (تصوير) وحتليل وتنظيم وختزين‬
‫واسرتجاع ونشر املعلومات العلمية والفنية وفق احتياجات العلماء والباحثني املختلفة‬
‫»‬
‫محمود عباس حمودة ( ‪ ) 1998‬المدخل الى دراسة الوثائق العربية –دا ر نهضة الشرق ص‪.31‬‬
 ‫تعريف التوثيق‪:‬‬
‫أهمية التوثيق‪:‬‬
‫‪ -1‬هو الركيزة احلقيقة اليت يعتمد عليها الباحثون يف البحث عن احلقيقة؛‬
‫‪ -2‬ذاكرة األمة املضيئة اليقظة احلصينة اليت ال يدركها النسيان ؛‬
‫‪ -3‬حلقة وصل متينة تصل حاضر األمة مباضيها؛‬
‫‪ 4‬شاهد حي على نضال األفراد و اجلماعات و املنظمات واحلكومات و الدول اليت تعاقبت منذ فجر التاريخ؛‬
‫‪ -5‬نعرف به مدى التطور الذي حصل يف اجملتمع يف مجيع مفاصل حركته يف ذلك الزمن املاضي‪.‬‬
‫‪ -6‬هو املستند الصحيح احملكم املؤكد يؤخذ به على وجه الدقة و الصحة و الواقع و احلقيقة كما كانت و كما هي؛‬
‫‪ -7‬يسهل تنفيذ األنشطة الشبيهة و ينبه إىل أمهية األمر و يركز عليه ألنه يوفر املعلومات املناسبة للمستفيد منه فتتكون‬
‫عنده سرعة اإلحاطة ابملعلومات لتقدميها أبكثر األشكال مالءمة؛‬
‫‪ -8‬التوثيق وسيلة غري مباشرة‪ ،‬لتبادل املعلومات بني شعوب العامل‪.‬‬
 ‫صلة وصل بين الوثيقة وبين األرشيف‪:‬‬

‫كيف تتحول الوثيقة إىل أرشيف؟‬

‫للوثيقة "دورة حياة" ‪ Un cycle de vie‬فهي يف املنشأ وثيقة يقع‬
‫تسجيلها(‪ )Enregistrement‬وتصنيفها (‪ )Classement‬وحفظها‬
‫)‪ )Conservation‬مث ختزينها بعد انتهاء الغاية منها (‪ ) Archivage‬أي حتويلها‬
‫إىل األرشيف ( أو الرابئد*)‪.‬‬
‫*مصطلح «الرابئد» مشتق من الربد أي اخلزن‪ ،‬ويستعمل اليوم مرادفا لألرشيف‪.‬‬
 ‫تعريف االرشيف‪:‬‬
‫تعريف األرشيف‪:‬‬
‫يعرف األرشيف أبنه « جمموع الواثئق اليت –‬
‫وعرفته املادة األوىل من قانون ‪99‬ـ‪ 69‬املتعلق‬ ‫بقطع النظر عن أترخيها ومكان حفظها وأشكاهلا‬
‫ابألرشيف‬ ‫ودعامتها املادية – ينتجها أو يتلقاها شخص‬
‫على أنه‪ ،‬مجيع الواثئق كيفما كان اترخيها وشكلها‪،‬‬ ‫مادي أو معنوي أو أي مصلحة أو تنظيم‬
‫عمومي أو خاص‪ ،‬أثناء إجنازه لنشاط معني» ‪ .‬وحاملها املادي اليت ينتجها أو يتسلمها كل شخص‬
‫طبيعي أو معنوي‪ ،‬وكل مصلحة أو هيئة عامة أو‬
‫خاصة خالل مزاولة نشاطهم‪ .‬ويتم تكوين هذه‬
‫الواثئق وحفظها ألجل الصاحل العام رعيا ملا تستلزمه‬
‫احلاجة اىل التدبري وإثبات حقوق األشخاص‪.‬‬
 ‫تعريف االرشيف‪:‬‬

‫أمهية األرشيف‪:‬‬

‫يشكل أرشيف املصاحل واملؤسسات التعليمية جزءا ال يتجزأ من األرشيف‬

‫العمومي الوطين‪ ،‬ومكوان رئيسا من مكوانت الذاكرة الوطنية يف بعدها الرتبوي‬
‫وامتداداهتا الرمزية والتارخيية‪ .‬وذلك طبقا ملقتضيات املادة الثالثة من الظهري الشريف‬
‫رقم ‪ 1.07.167‬املؤرخ يف ‪ 19‬ذي القعدة ‪1428‬ه‪ ،‬اخلاص بتطبيق القانون‬
‫‪ 69.99‬املتعلق ابألرشيف و الصادر يف اجلريدة الرمسية عدد ‪ 5588‬بتاريخ ‪20‬‬
‫دجنرب ‪.2007‬‬
 ‫تعريف االرشيف‪:‬‬

‫تعريف األرشيف االلكرتوين‪:‬‬

‫هو نظام لتخزين املستندات كوحدة متكاملة ومرتابطة‪ ،‬واستخدامها بطريقة وأبسلوب‬
‫يتناسب مع أمهية املستند وحمتوايته‪.‬‬
‫ومت استخدام تكنلوجيا احلاسوب اآليل لتكوين هذا النظام االرشيفي حلفظ املستندات‬
‫الورقية وااللكرتونية‪ ،‬والذي يهدف اىل تقليل الكثري من اجلهد والوقت وتسهيل عمليات‬
‫التخزين والبحث والسرتجاع البياانت‬
 ‫تعريف االرشيف‪:‬‬

‫أمهية األرشيف االلكرتوين‪:‬‬

‫‪ ‬التسهيل من تسيري تضخم حجم الواثئق واملعطيات املنتجة‬

‫‪ ‬حتقيق النهضة التكنلوجية وتطبيقاهتا‬
‫‪ ‬تطوير التشريعات القانونية‬
 ‫تعريف االرشيف‪:‬‬

‫أهداف األرشيف االلكرتوين‪:‬‬

‫‪ ‬توفري املساحات املكتبية املستهلكة لتخزين امللفات الورقية‪.‬‬

‫‪ ‬توفري نسخة احتياطية من الواثئق يف حالة تعرض األصول ألي تلف‪.‬‬
‫‪ ‬سهولة اسرتجاع الواثئق املطلوبة وذلك ابستخدام طرق خمتلفة للبحث‪.‬‬
‫‪ ‬أتمني املعلومات ضد الكوارث‪.‬‬
‫‪ ‬سهولة تبادل الواثئق داخل وخارج املؤسسة‪.‬‬
 ‫تعريف االرشيف‪:‬‬

‫صيانة األرشيف‪:‬‬

‫وتقتضــي الضــرورة العلميــة تبويــب الواثئــق‪ ،‬وفهرسـتها‪ ،‬وصــيانتها مــن‬

‫خــط التالشــي والضــياع‪ ،‬وإعــدادها يف فضــاء خــاص كرصــيد واثئقــي‬
‫غــين مــن املعلومــات واملعطيــات القابلــة للتثمــني‪ ،‬والرص ـد‪ ،‬والبحــث‬
‫التارخيي‪.‬‬
‫على أن أفضل أنواع الصيانة املعتمـدة عامليـا هـو الصـيانة اإللكرتونيـة‬
‫يف قاعدة للمعطيات‪.‬‬
 ‫مفهوم االرشفة‪:‬‬

‫مفهوم االرشفة‪:‬‬

‫يقصد باألرشفة ‪:ARCHIVAGE‬‬

‫‪ -‬عملية تصنيف و تبويب و حفظ الوثائق والمستندات والمعلومات وتخزينها‪.‬‬
‫‪ -‬تدبير األرشيف وتبويبه‪.‬‬
‫ـ رقمنة األرشيف الورقي ( األرشيف اإللكتروني)‬
 ‫مفهوم االرشفة‪:‬‬

‫خطوات األرشفة‪:‬‬

‫الفهرسة‬ ‫التجميع‬

‫‪4‬‬
‫‪1‬‬

‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬

‫التصنيف‬
‫الترميز‬
 ‫مفهوم االرشفة‪:‬‬
‫‪ -‬تصنيف أرشيف المؤسسة‬
‫‪ ‬مفهوم التصنيف ‪: Classification‬‬
‫التصنيف لغة الترتيب‪ ،‬وهو آلية عقلية ومنطقية‪-‬رياضية مركبة تروم ترتيب وتنظيم األشياء على نحو يتيسر معه التمييز بينها حسب درجات التشابه واالختالف‪،‬‬
‫مع اإلفادة منه عند االقتضاء‪.‬‬
‫التصنيف يكون عادة إلى فئات ‪ Des classes‬أو مجموعات وفق تناظر أو تشاكل في خصائص محددة‪ ،‬وهذا ما نسميه بالتصنيف حسب الموضوعات‪.‬‬

‫والتصنيف اصطالحا هو فن إبراز الموضوع المبحوث والداللة عليه برمز من رموز النظام المعتمد في المكتبة‪.‬‬

‫التصنيف يؤسس للفهرسة ويسهل الجرد وإعادة الكتب والوثائق إلى مواضعها بعد اإلعارة أو االستعمال‪.‬‬

‫وقد تطورت أنظمة التصنيف منذ القرن التاسع عشر‪:‬‬

‫التصنيف العشري لديوي ‪1876‬‬ ‫‪-‬‬

‫التصنيف األلفبائي لمكتبة الكونغرس ‪1902‬‬ ‫‪-‬‬

‫التصنيف الموضوعاتي العالمي ‪1905‬‬ ‫‪-‬‬

‫التصنيف المعتمد في المكتبات المدرسية التابعة لوزارة التربية الوطنية هو التصنيف العشري لديوي‬
 ‫مفهوم االرشفة‪:‬‬
‫‪ ‬توجيهات لتنظيم وتصنيف أرشيف المؤسسة‬
‫‪ ‬استعمال ملفات من الورق المقوى لجمع الوثائق‪.‬‬ ‫‪ ‬حسب مجالها‪ :‬مالي ‪ ً،‬تربوي‪ ،‬إداري‪.‬‬
‫تسمية كل ملف بما يتضمنه‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬حسب الفئة‪ :‬تالميذ ‪ ،‬أساتذة‪ ،‬مؤسسة‪ ،‬جمعيات‬
‫ترتيب ملفات التالميذ حسب المستويات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ارشيف‬
‫ٌ‬ ‫‪ ‬حسب نشاطها‪ٌ :‬‬
‫كثيرة االستعمال‪،‬‬
‫ترتيب ملفات األساتذة حسب المستويات أو المواد المدرسة‬
‫ٌ‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬حسب التاري ٌخ ‪ :‬المواسم الدراسيةٌ‪ ،‬دورات‪...‬‬
‫‪ ‬تقسيم السبورة المرجعيةٌ ألجزاء ‪:‬‬
‫‪ ‬حسب الرقم‪ :‬الرقم الوطني ‪ ً،‬رقم التأجير‬
‫الجانب االداري‬ ‫‪‬‬
‫ٌ‬
‫كرات وزارية‪ ،‬جهوية محلية و داخلية‪.‬‬ ‫‪ ‬حسب المصدر ‪ :‬مذ‬
‫الجانب التربوي‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬حسب الوجهة‪ :‬صادرات‪ ،‬واردات‪.‬‬
‫إحصائيات‬ ‫‪‬‬

‫ترتيب ملفات األساتذة‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ‬تأثيث فضاء خاص لتنظيم وتصنيف أرشيف المؤسسة‬

‫الملف االداري‬ ‫‪‬‬ ‫باألرشيف‬

‫ٌ‬ ‫‪ ‬وضع الوثائق القدي ٌمة‬
‫الملف التربوي‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ‬تقريب السجالت والدفاتر األكثر استعماال‪.‬‬
‫الرخص و التغيبات‪،‬‬ ‫‪‬‬ ‫تخصيص خزانة للمصالح والمكاتب‪.‬‬
‫ٌ‬ ‫‪‬‬
‫المراسالت والطلبات‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫خامتة‪:‬‬
‫يشكل التوثيق و األرشفة أحد أهم الكفاايت التدبريية إلطار اإلدارة الرتبوية يف‬
‫املمارسة امليدانية‪ ،‬حيث تنص املنظومة التشريعية املدرسية على ضرورة إيالئهما عناية خاصة‬
‫من أجل تطوير أداء أطر اإلدارة الرتبوية حىت تكون قادرة على إنتاج الوثيقة اإلدارية‬
‫املستجيبة للشروط و املواصفات الشكلية و القانونية‪ ،‬السيما و أن الوثيقة هي األداة احملورية‬
‫لتدبري شؤون املؤسسة و بناء ذاكرهتا الوظيفية و الزمنية‪ ،‬و هي اإلطار املرجعي اهلام الذي‬
‫يربهن على مصداقيتها ووجودها الفعلي‪ ،‬و هي أهم وسيلة من وسائل االتصال و املرجع‬
‫الذي حيتكم إليه مىت دعت الضرورة ذلك‪.‬‬
‫شكرا على حسن إصغائكم‪.‬‬