1/2/2020

LOGO

Phần 2

ĐÀO TẠO
Employee Training

TS. Phan Quốc Tấn

1

LOGO
Quy trình phân tích nhu cầu đào tạo

Bước 1.3

Bước 1.2
Bước 1.1
Phản hồi
và
Đánh giá nhu Phân tích
đề xuất
cầu đào tạo nguyên nhân
(Training
Need
Assessment)

1
 1/2/2020

LOGO
M«i trêng
Kinh tÕ
LuËt ph¸p
Mô hình đánh giá nhu cầu đào tạo
C«ng ®oµn

Chu kú ®µo t¹o

Ph©n tÝch
Ph©n tÝch Cã Cã
Ph©n tÝch nh©n viªn
tæ chøc CÇn CÇn KiÕn thøc
c«ng viÖc
Môc tiªu ®µo t¹o? ®µo t¹o? Kü n¨ng
Hµnh vi ®Æc
Nguån lùc Th¸i ®é
trng:
Cung cÊp
Nh©n viªn cÇn Kh«ng Møc
nguån lùc Mức độ
ph¶i lµm c¸i g× ®é
thùc lý tëng
®Ó thùc hiÖn c«ng cña
hiÖn
viÖc mét c¸ch C¸c gi¶i c«ng thùc
hiÖu qu¶ ph¸p kh¸c viÖc hiÖn
Kh«ng
hiÖn c«ng
nay viÖc
Cã
CÇn
®µo t¹o?
C¸c gi¶i
ph¸p kh¸c Kh«ng

C¸c gi¶i
ph¸p kh¸c

LOGO
Bước 1.1: Đánh giá nhu cầu đào tạo

Lợi ích của Đánh giá nhu cầu đào tạo

2
 1/2/2020

LOGO
Bước 1.1: Đánh giá nhu cầu đào tạo

Xác định khoảng cách trong kết quả công việc

Những câu hỏi cần phải trả lời:
 Yêu cầu về kết quả công việc là gì?
 Kết quả công việc thực tế là gì?
 Sự khác biệt giữa kết quả mong muốn và thực tế là gì?
 Ai bị ảnh hưởng bởi sự khác biệt này? Là một người/
một nhóm người/ cả doanh nghiệp hay một quy trình
làm việc? Ảnh hưởng này có đo lường được không?
 Khoảng cách này xuất hiện khi nào/ ở đâu?
 Tại sao có khoảng cách này?

LOGO
Bước 1.1: Đánh giá nhu cầu đào tạo (tt)
 Thu thập và phân tích thông tin của tổ chức và cá nhân:
 Kết quả công việc mong muốn
 Kết quả công việc hiện tại
 Xác định khoảng cách giữa “mong muốn” & “hiện tại”.
 Cách thức thực hiện
 Trao đổi với cấp trên trực tiếp
 Xem xét báo cáo hồ sơ
 Trao đổi với khách hàng liên quan
 Phỏng vấn trực tiếp/ qua điện thoại hoặc sử dụng bảng
câu hỏi, khảo sát với nhân viên.
 Quan sát công việc thực tế của nhân viên
 Xem xét tài liệu đào tạo hiện có

3
 1/2/2020

LOGO
Các phương pháp đánh giá
Phương pháp Ưu điểm Nhược điểm
Quan sát  Có được các dữ liệu thực  Cần người có kỹ năng quan sát.
(Observation) tế tại nơi làm việc.  Hành vi của nhân viên có thể bị
 Giảm thiểu sự ngắt quãng ảnh hưởng khi bị quan sát.
công việc.
Khảo sát bằng  Không tốn kém chi phí.  Mất nhiều thời gian.
bảng câu hỏi  Có thể thu thập dữ liệu từ  Có thể tỳ lệ trả lời thấp/không
(Questionair) nhiều người. phù hợp.
 Dễ tổng hợp dữ liệu  Không đủ chi tiết
 Chỉ lấy được thông itn liên quan
trực tiếp tới câu hỏi
Thảo luận nhóm  Phù hợp với các vấn đề  Mất nhiều thời gian
(Fosus group) phức tạp  Thành viên nhóm chỉ cung cấp
 Câu hỏi có thể được điều thông tin mà họ nghĩ bạn cần.
chỉnh để có kết quả ngoài  Thành viên của nhóm có thể
dự kiến không trao đổi cởi mở nếu có sự
khác nhau về vị trí công việc
hoặc tâm lý.

LOGO
Các phương pháp đánh giá
Phương pháp Ưu điểm Nhược điểm
Phỏng vấn  Thu thập được thông tin chi  Mất nhiều thời gian
(Interview) tiết về nhu cầu, nguyên nhân  Khó phân tích dữ liệu
và giải pháp cho các vấn đề.  Cần người có kỹ năng phỏng
 Có thể thu được nhiều kết vấn
quả phát sinh thêm trong quá  Khó lập kế hoạch
trình phỏng vấn.  SMEs có thể chỉ cung cấp
 Các câu hỏi có thể điều chỉnh thông tin mà họ nghĩ bạn cần
và sử dụng linh hoạt
Nghiên cứu tài  Nguồn dữ liệu rất tốt về: quy  Khó hiểu các ngôn ngữ
liệu sẵn có trình, thông tin công việc mới. chuyên ngành.
(Document)  Khách quan.  Tài liệu có thể không cập nhật
Công nghệ trực  Khách quan.  Nhân viên có thể không thích.
tuyến (Online  Giảm thiểu gián đoạn công  Người quản lý có thể sử dụng
Technology) việc. thông tin này cho mục đích
 Yêu cầu ít nguồn lực tham gia khác đào tạo.
 Chỉ một số ít công việc mà
nhân viên tiện sử dụng PC

4
 1/2/2020

LOGO
Thu thập và phân tích thông tin
 Đầu vào  Đầu ra
Bối cảnh đào tạo?

Ai
cần
đào
tạo?

Phân tích công việc

Đào tạo cái gì?

LOGO
Thu thập và phân tích thông tin

A. Phân tích tổ chức:

10

5
 1/2/2020

LOGO
Thu thập và phân tích thông tin
A. Phân tích tổ chức:
 Bằng cách nào?
 Xem tài liệu
 Phỏng vấn
 Thảo luận với nhóm
chuyên gia

 Xác định tính thích hợp của đào tạo đối với
bối cảnh của doanh nghiệp

11

LOGO
Thu thập và phân tích thông tin (tt)

B. Phân tích công việc:

12

6
 1/2/2020

LOGO
Thu thập và phân tích thông tin (tt)

B. Phân tích công việc:

Công việc (Job) Một vị trí cụ thể đòi hỏi cá nhân hoàn
tất một số nhiệm vụ
Nhiệm vụ công việc (Task) Hoạt động của cá nhân trong một công
việc cụ thể
Kiến thức (Knowledge) Hiểu biết nền tảng về một lĩnh vực, các
khái niệm, nguyên tắc, quy trình thực
hiện công việc.
Kỹ năng (Skill) Cách thức, phương pháp thực hiện một
công việc cụ thể.

13

LOGO
Thu thập và phân tích thông tin (tt)

B. Phân tích công việc- Các bước thực hiện:

1. Chọn vị trí công việc (job) cần phân tích
2. Liệt kê những nhiệm vụ (task) phải thực hiện torng
công việc.
3. Xem xét các mức độ:
 Thường xuyên
 Quan trọng
 Khó
4. Xác định các kiến thức, kỹ năng cần có để thực hiện
nhiệm vụ

14

7
 1/2/2020

LOGO
Thu thập và phân tích thông tin (tt)

B. Phân tích công việc – Thông tin

 Tham khảo:
 Bản MTCV,
 Bản tiêu chuẩn công việc,
 KPIs.
 Cách thức:
 Nghiên cứu tài liệu sẵn có
 Quan sát người thực hiện công việc
 Phỏng vấn cấp quản lý
 Tư vấn từ chuyên gia trong ngành

15

LOGO
Thu thập và phân tích thông tin (tt)

B. Phân tích công việc – Chọn nhiệm vụ cần

phải đào tạo
 Những tiêu chí cần cân nhắc khi chọn lựa ra những nhiệm
vụ nào cần đào tạo:
 Nhiệm vụ có tỷ lệ nhân viên thực hiện công việc cao.
 Nhiệm vụ thực hiện thường xuyên, có mức độ quan trọng
cao và khó thực hiện, cần phải được đào tạo.
 Nhiệm vụ không quan trọng và ít khi thực hiện sẽ không cần
phải đào tạo. Nhiệm vụ quan trọng, không thực hiện thường
xuyên và dễ thực hiện cũng cân nhắc kỹ lưỡng xem có nên
đào tạo hay không.

16

8
 1/2/2020

LOGO
Thu thập và phân tích thông tin (tt)
C. Phân tích nhân viên:

 Tiêu chuẩn năng lực (trong Bản tiêu chuẩn năng lực) và
các chỉ số đánh giá thành tích của nhân viên (KPIs) theo
định kỳ giữa mục tiêu và thực tế đạt được.
 Các dữ liệu đánh giá kết quả công việc (doanh số,
năng suất, tỷ lệ sai lỗi sản phẩm…)
 Năng lực thực tế của nhân viên khi thực hiện công việc
 Các nguyện vọng phát triển nghề nghiệp

17

LOGO
Thu thập và phân tích thông tin (tt)
C. Phân tích nhân viên:
Cách thực hiện
 Phỏng vấn trực tiếp
 Khảo sát bằng bảng câu hỏi
 Nghiên cứu tài liệu có sẵn
 Quan sát công việc

18

9
 1/2/2020

LOGO
C. Phân tích nhân viên (tt)
Nội dung phân tích Một số câu hỏi gợi ý khi phân tích

Kiến thức-kỹ năng- 1. Kết quả công việc của cá nhân có là vấn đề lớn? (ảnh
thái độ hưởng tới hiệu suất lao động hoặc sự hài lòng của
khách hàng).
2. Nhân viên có biết cách thực hiện công việc không? (họ
Quy trình, nguồn lực đã được đào tạo để làm việc này chưa?)
3. Nhân viên có thể thực hiện được rõ kiến thức và kỹ
năng hay không?
4. Yêu cầu về kết quả công việc được mô tả rõ ràng? Có
Tiêu chuẩn về kết
vấn đề trở ngại gì về công cụ hay điều kiện làm việc?
quả công việc
5. Khi có được kết quả công việc tốt thì nhân viên được ghi
nhận như thế nào?
6. Nhân viên có nhận được các phản hồi kịp thời, chính
Lợi ích cho nhân xác, xây dựng và cụ thể từ người quản lý khi thực hiện
viên công việc?
7. Có giải pháp nào khác ngoài đào tạo để tháo gỡ vấn đề
Thông tin phản hồi và kết quả công việc này không?

19

LOGO
Bước 1.2: Phân tích nguyên nhân

Những nguyên nhân phổ biến:

Mục đích: xác định được đào tạo có phải là giải pháp
để đạt được kết quả công việc như mong muốn hay
không.

20

10
 1/2/2020

LOGO
Bước 1.2: Phân tích nguyên nhân (tt)

Nguyên nhân NV không thực hiện tốt công việc:

21

LOGO
Bước 1.2: Phân tích nguyên nhân (tt)
Nguyên nhân NV không thực hiện tốt công việc:
Loại nguyên nhân Biểu hiện thông thường

Chính sách khen thưởng và - Không có sự liên hệ giữa lương thưởng và hiệu
đánh giá nhân viên quả công việc.
- Không có chính sách thưởng cho những người
làm việc giỏi.
- NV làm việc không tốt nhưng được thăng chức
- Cấp trên lờ đi hay không ghi nhận kết quả công
việc …
Cách thức trao đổi thông tin - NV không được cung cấp đầy đủ thông tin để
thực hiện công việc.
- Hệ thống trao đổi thông tin giữa các cấp hay
giữa các phòng ban không rõ ràng …
Thiết bị và môi trường làm - Máy móc cũ, dễ hỏng hóc.
việc - Các bản mẫu phức tạp và khó hiểu.
- Nơi làm không đủ ánh sáng, ồn quá mức cho
phép …

22

11
 1/2/2020

LOGO
Bước 1.2: Phân tích nguyên nhân (tt)
Nguyên nhân NV không thực hiện tốt công việc:
Loại nguyên nhân Biểu hiện thông thường

Cơ cấu tổ chức và quản lý - Cơ cấu báo cáo phức tạp

của cty - Có sự chồng chéo trong chức năng của các
phòng ban …

Động cơ làm việc và mong - NV thiếu tự tin về khả năng của mình.
đợi của cá nhân - NV không thấy được sự gắn kết giữa mục tiêu
của mình với mục tiêu chung của cty.
- NV không thích công việc …
Khả năng của nhân viên so - NV được giao quá nhiều công việc.
với khối lượng công việc

Kỹ năng/ kiến thức của - NV không nhớ cách làm.

nhân viên - NV không thực hiện được các bước trong quy
trình.
- NV không có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết
để thực hiện công việc …

23

LOGO
Bước 1.3: Phản hồi và đề xuất

Vấn đề về kiến thức và kỹ năng:

Vấn đề về thái độ:

24

12
 1/2/2020

LOGO
Bước 1.3: Phản hồi và đề xuất

Tình trạng Nguyên nhân Kết luận Đề xuất

Nhân viên không Có nhu cầu Cần chuẩn
Đánh giá kết biết cách thực đào tạo bị đào tạo
quả công hiện công việc
việc của Nhân viên biết Cần thực
Không có
nhân viên cách thực hiện hiện những
nhu cầu
thấp công việc thay đổi
đào tạo
khác

25

LOGO

2- Thiết kế chương trình

đào tạo

26

13
 1/2/2020

LOGO
Phân loại chương trình đào tạo
Đào tạo bắt buộc:
 Mục đích:
 Giúp NV mới hòa nhập với môi trường làm việc
 Nhân viên mới sớm đạt được kết quả công việc
mong muốn (năng suất, tỷ lệ sai lỗi sản phẩm…)
 Giảm tỷ lệ nghỉ việc ở nhân viên mới.
 Phân loại:
 Đào tạo định hướng cho nhân viên mới
 Đào tạo theo chuẩn chức danh công việc (kiến thức
& kỹ năng)
 Đào tạo cho đội ngũ cán bộ quản lý kế thừa (chú
trọng vào kỹ năng quản lý)

27

LOGO
Phân loại chương trình đào tạo (tt)
Đào tạo theo phát sinh thực tế (đào tạo có
chọn lựa):
 Mục đích:
 Nâng cao hiệu quả công việc cho tổ chức
 Nâng cao hiệu quả công việc cho cá nhân
 Phân loại:
 Các chương trình hội thảo chuyên đề do Khối/Trung
tâm/Phòng/Ban tổ chức.
 Các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng cho CBNV
do đối tác bên ngoài tổ chức.
 Các chương trình đào tạo nâng cao năng lực cho cá
nhân: gửi nhân viên đi học bên ngoài (trong nước hoặc
ngoài nước)

28

14
 1/2/2020

Thiết kế nội dung chươngLOGO

trình/ tài liệu đào tạo

Thiết kế đào tạo là …………………….., lập trình

sẵn cho quá trình đào tạo, sao cho khi thực hiện
đầy đủ chương trình, kế hoạch đó thì kết quả
đạt được phải ……………………..
……………………... Mục tiêu đó có thể là năng
lực, kỹ năng… được thể hiện ra bằng công việc
cụ thể.

29

LOGO
Lên kế hoạch đào tạo
Tổng kết các chương trình đào tạo theo thứ
tự ưu tiên cần đáp ứng
Nhân viên/bộ phận sẽ tham dự chương trình
Hình thức đào tạo: trực tiếp/đào tạo điện tử
(E-learning).
Nguồn đào tạo: nội bộ/ đối tác bên ngoài
Thời gian thực hiện dự kiến
Chi phí dự kiến cho các chương trình đào tạo

30

15
 1/2/2020

LOGO
LẬP KẾ HOẠCH CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

31

LOGO
Xác định mục tiêu
Mục tiêu đào tạo:
 Xác định những nội dung học viên cần thông hiểu và
áp dụng vào thực tế sau khi tham gia đào tạo
 Là cơ sở để xây dựng nội dung bài giảng
Mục tiêu học tập:
 Xác định kết quả cụ thể mà tổ chức/học viên cần đạt
được liên quan đến các khu vực tài chính, khách
hàng, quy trình hoặc phát triển nhân viên
 Mục tiêu học tập phải SMART
 Là cơ sở để đánh giá tính hiệu quả của chương
trình đào tạo.

32

16
 1/2/2020

LOGO
Mục tiêu SMART

1 Specific (cụ thể): đảm bảo mọi người đều nắm rõ mục tiêu

Measurable (đo lường được): xác định được các chuẩn

2 mực để đánh giá

3 Achievable (khả thi): đảm bảo mục tiêu có tính thực tế

Revelant (thích hợp): đảm bảo mục tiêu có giá trị thực sự
4 khi hoàn thành

5 Time frame: có thời hạn xác định

33

Thiết kế nội dung chươngLOGO

trình/ tài liệu đào tạo

Chọn một chương trình huấn luyện phù

hợp
Thiết kế nội dung chương trình sát thực
với mục tiêu, yêu cầu của DN
Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, tài liệu tham
khảo, bài tập và các bài tập tình huống.

34

17
 1/2/2020

Đặc trưng của một chương trình

LOGO
đào tạo tốt

Phải xác định được các nhu cầu của đào tạo
Thích ứng với yêu cầu CV của người lao động
Tôn trọng và chấp nhận sự khác biệt của các cá
nhân
Chương trình đào tạo cần định hướng theo kết
quả
Cần có những khuyến khích tài chính cho người
học để họ nghiêm túc thực hiện việc học tập
Nhà quản trị cấp cao cần có những hỗ trợ mạnh
cho chương trình đào tạo

35

LOGO
Đối tượng học viên
Tìm hiểu trước về học viên:
 Trình độ học vấn, vị trí công việc, tuổi tác của học viên…
 Đã có những hiểu biết, kinh nghiệm gì về chủ đề đào tạo.
 Đã có những kiến thức nền tảng, cơ bản để tham gia chủ
đề sẽ được đào tạo.
 Xây dựng chương trình và phương pháp đào tạo cho
phù hợp
 Thường áp dụng cho các chương trình do đối tác bên
ngoài (outsource) thực hiện.

36

18
 1/2/2020

LOGO
Thời lượng và thời gian đào tạo
Thời lượng đào tạo:
 Căn cứ vào nội dung chương trình mà quyết định
thời lượng đào tạo cho phù hợp.
Thời gian đào tạo:
 Cần chọn lựa thời điểm đào tạo phù hợp để không
ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của tổ chức

37

LOGO
Đối tác đào tạo
Đào tạo nội bộ:
 Giảng viên chính thức trực thuộc Trung tâm Đào tạo
của doanh nghiệp thực hiện.
 Giảng viên kiêm chức đang làm việc tại các Khối/Trung
tâm/Phòng/ ban/bộ phận của DN cộng tác đào tạo.
 Cần có những tiêu chí xét tuyển GV kiêm chức để đảm
bảo chất lượng đào tạo
Đào tạo bên ngoài (out-source):
 Giảng viên bên ngoài do các Trung tâm đào tạo bên
ngoài cử đến đào tạo cho CBNV của doanh nghiệp.
 Cần nắm vững quy trình chọn lựa đối tác, cộng tác để
đảm bảo chất lượng đào tạo.

38

19
 1/2/2020

LOGO
Đối tác đào tạo (tt)
Quy trình chọn lựa Giảng viên kiêm chức:
 Ứng viên nộp hồ sơ xin làm GV kiêm chức
 Chọn lọc hồ sơ
 Phỏng vấn ứng viên dựa trên các tiêu chí: khả năng
chuyên môn, kinh nghiệm giảng dạy, thái độ, nguyện
vọng công tác.
 Trình bày đề tài trước Hội đồng
 Giảng thử - Đánh giá
 Giảng chính thức

39

LOGO
Đối tác đào tạo (tt)
Quy trình chọn lựa Đối tác đào tạo bên ngoài:
 Liên hệ với đối tác mời tham gia đào tạo: khoảng 3 đối tác.
 Đưa ra các đề xuất đào tạo cho đối tác: mục tiêu đào tạo
mong muốn, kết quả học tập mong muốn; những điểm cần
lưu ý liên quan đến tính chất công việc, năng lực hiện tại…
của học viên.
 Đánh giá các đề xuất đào tạo của đối tác: Đề cương
chương trình, phương pháp đào tạo, chi phí, giảng viên
(xem xét lý lịch, gặp gỡ, trao đổi, phỏng vấn trực tiếp hoặc
dạy thử).
 Chọn lựa đối tác phù hợp với chương trình đào tạo.
 Tiến hành ký kết hợp đồng với đối tác.

40

20