‫اﻹﻃﺎر اﻟﻨﻈﺮي‬

‫اﻟﻔﺼﻞ اﻷول‪:‬‬
‫اﻟﺪراﺳﺔ اﻟﻨﻈﺮﻳﺔ‬
‫ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‬
 ‫ﺗ ﻤ ﻬ ﻴﺪ ‪:‬‬

‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻫﻲ اﻟﺠﻬﺎز اﻹداري اﻟﻤﺘﺨﺼﺺ ﻓﻲ أداء اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ اﻟﻼزﻣﺔ ﻟﺘﺤﻘﻴﻖ اﻟﻜﻔﺎءة‬
‫اﻹدارﻳﺔ واﻟﺬي ﻳﻮﻓﺮ ﻛﺎﻓﺔ اﻟﺴﺒﻞ ﻟﻤﺴﺎﻋﺪة ودﻋﻢ ﺟﻤﻴﻊ أﻗﺴﺎم اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﻋﻠﻰ اﺧﺘﻼف ﺣﺠﻤﻬﺎ‬
‫وﻧﺸﺎﻃﻬﺎ‪ ،‬ﻫﺬا ﻓﻀﻼ ﻋﻠﻰ ﺗﻮﻟﻲ ﻣﻬﺎم ﺗﻨﻈﻴﻢ وﺗﻨﺴﻴﻖ اﻷﻋﻤﺎل اﻹدارﻳﺔ ﺣﺘﻰ ﺗﺤﻘﻖ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ‬
‫أﻫﺪاﻓﻬﺎ اﻟﻤﻨﺸﻮدة‪.‬‬
‫ﻓﻠﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ أﻫﻤﻴﺔ ﻛﺒﻴﺮة ﺑﺎﻟﻨﺴﺒﺔ ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺎت ﻓﻼ ﺗﺨﻠﻮ أي ﻣﺆﺳﺴﺔ أو ﻣﻜﺘﺐ ﻋﻤﻞ ﻣﻦ‬
‫ﺳﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( إذ أﻧﻬﺎ ﺗﺴﺎﻫﻢ ﺑﺸﻜﻞ ﻛﺒﻴﺮ ﻓﻲ ﺗﺨﻔﻴﻒ اﻷﻋﺒﺎء ﻋﻦ اﻟﻤﺪراء وﺗﻤﺪﻫﻢ ﺑﻜﺎﻓﺔ‬
‫اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت واﻟﺒﻴﺎﻧﺎت اﻟﻼزﻣﺔ ﻻﺗﺨﺎذ اﻟﻘﺮارات اﻟﺴﻠﻴﻤﺔ وﻓﻲ ﻫﺬا اﻟﻔﺼﻞ ﺳﻨﺘﻄﺮق إﻟﻲ اﻟﺪراﺳﺔ‬
‫اﻟﻨﻈﺮﻳﺔ ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وذﻟﻚ اﻧﻄﻼﻗﺎ ﻣﻦ ﻃﺮح اﻹﺷﻜﺎﻟﻴﺔ ‪:‬‬
‫ﻣﺎﻫﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وﻓﻴﻤﺎ ﻳﻜﻤﻦ دورﻫﺎ ﻓﻲ ﺗﺤﻘﻴﻖ اﻟﻜﻔﺎءة اﻹدارﻳﺔ ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺔ اﻟﻤﺴﺘﺨﺪﻣﺔ ؟‬

‫اﻟﻤﺒﺤﺚ اﻷول‪ :‬ﻣﺎﻫﻴﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‬

‫اﻟﻤﻄﻠﺐ اﻷول‪ :‬ﻧﺸﺄة )اﻟﺘﻄﻮر اﻟﺘﺎرﻳﺨﻲ( وﻣﻔﻬﻮم اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‪:‬‬

‫ً‪ :‬ﻧﺸﺄة اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ )اﻟﺘﻄﻮر اﻟﺘﺎرﻳﺨﻲ(‪:‬‬ ‫أو ﻻ‬

‫إن وﻇﻴﻔﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﺗﻌﺘﺒﺮ ﻣﻦ اﻟﻮﻇﺎﺋﻒ اﻹدارﻳﺔ اﻟﻤﻬﻤﺔ ﻓﻲ ﺑﻴﺌﺔ اﻟﻌﻤﻞ ﻓﻼ ﺗﺨﺘﻠﻒ‬
‫ﻋﻦ ﻏﻴﺮﻫﺎ ﻣﻦ اﻟﻤﻬﺎم اﻷﺧﺮى ﻣﻦ ﺣﻴﺚ اﻟﺘﻄﻮر اﻟﺘﺎرﻳﺨﻲ ‪ ،‬ﻓﺎﻟﻘﻮل ﺑﺄن أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‬
‫ﻛﺄﻟﻴﺔ ﻋﻤﻞ ﻟﻢ ﺗﻌﺮف إﻻ ﻓﻲ اﻟﻌﺼﺮ اﻟﺤﺪﻳﺚ ﻗﻮل ﻳﺠﺎﻓﻲ اﻟﺤﻘﻴﻘﺔ ﻓﻘﺪ أﺛﺒﺘﺖ ﺑﻌﺾ اﻷﺛﺎر‬
‫اﻟﻘﺪﻳﻤﺔ أن اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻜﺘﺎﺑﻴﺔ ﻗﺪ ﻋﺮﻓﺖ ﻣﻨﺬ اﻟﻌﺼﺮ اﻟﻘﺪﻳﻢ وﻟﻌﻞ ﺑﻌﺾ ﻣﺎ وﺟﺪ ﻣﻦ اﻟﻜﺘﺎﺑﺎت‬
‫ﻋﻠﻰ ﺑﻌﺾ اﻟﻘﻄﻊ اﻟﻔﺨﺎرﻳﺔ اﻟﻤﺤﻔﻮﻇﺔ داﺧﻞ ﻏﺮﻓﺔ اﻷرﺷﻴﻒ اﻟﻤﻠﻜﻴﺔ واﻟﺘﻲ ﻳﻌﻮد ﺗﺎرﻳﺨﻬﺎ إﻟﻰ‬
‫ﻣﺎ ﻗﺒﻞ ‪ 2400‬ﺳﻨﺔ ﻗﺒﻞ اﻟﻤﻴﻼد ﻓﻲ ﺳﻮرﻳﺔ دﻟﻴﻞ ﻣﻬﻢ ﻋﻠﻰ وﺟﻮد ﻓﻜﺮة ﻣﻦ أﻻف اﻟﺴﻨﻴﻦ ‪ ،‬ﻛﻤﺎ‬
‫أن ﻛﺘﺐ اﻟﻔﻜﺮ اﻹﺳﻼﻣﻲ ﺗﺬﺧﺮ ﺑﺎﻟﻌﺪﻳﺪ ﻣﻦ دﻻﺋﻞ وﺟﻮد اﻟﺘﻨﻈﻴﻢ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ وﻟﻮ ﺑﺄﺷﻜﺎل ﻣﺨﺘﻠﻔﺔ‬
‫ﻓﻘﺪ ﻛﺎن اﻟﺮﺳﻮل ﺻﻠﻰ ﷲ ﻋﻠﻴﻪ وﺳﻠﻢ ﻳﺮاﺳﻞ ﻣﻠﻮك اﻟﺮوم وﻏﻴﺮﻫﻢ ﺑﺮﺳﺎﺋﻞ ﻣﺘﻌﺪدة وﻣﺘﻨﻮﻋﺔ‬
‫وﺑﻮاﺳﻄﺔ وﺳﺎﺋﻞ ﻣﺘﻌﺪدة أﻳﻀﺎ ﻛﻤﺎ ﺷﻬﺪ ﻋﻬﺪ اﻟﺨﻠﻴﻔﺔ اﻟﺮاﺷﺪ ﻋﻤﺮ ﺑﻦ اﻟﺨﻄﺎب رﺿﻲ ﷲ ﻋﻨﻪ‬
‫اﻟﻌﺪﻳﺪ ﻣﻦ اﻟﺘﻨﻈﻴﻤﺎت وﻣﻨﻬﺎ ﺗﻨﻈﻴﻢ اﻟﺪواوﻳﻦ اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ ﺣﻴﺚ ﻛﺎﻧﺖ ﺗﺮﺗﻜﺰ ﻫﺬه اﻷﻋﻤﺎل‬
‫اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻓﻲ ﻣﻬﺎﻣﻬﺎ اﻷﺳﺎﺳﻴﺔ ﻋﻠﻰ ﻋﺪد ﻣﻦ اﻻﺷﺘﺮاﻃﺎت اﻷوﻟﻴﺔ ﻟﻤﻤﺎرﺳﺘﻬﺎ وﻫﻲ اﻟﻘﺮاءة و‬
‫اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ واﻟﺤﺪﻳﺚ وﺣﻔﻆ ﻛﺎﻓﺔ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﺴﺮﻳﺔ وﺻﻴﺎﻧﺔ اﻷﺳﺮار ﻣﻊ اﻟﺘﻤﻴﻴﺰ ﺑﺎﻷﻣﺎﻧﺔ و‬
‫اﻟﻤﺼﺪاﻗﻴﺔ ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻞ ‪ ،‬وﻓﻲ اﻟﻌﺎدة ﻛﺎن ﻳﺆدﻳﻬﺎ اﻟﺮﺟﺎل اﻟﺬﻳﻦ ﺗﺘﻮﻓﺮ ﻟﺪﻳﻬﻢ اﻟﻌﻔﺔ واﻟﻄﻬﺎرة‬
‫وﻛﺎﻧﻮا أﺷﺨﺎص ﺣﻴﻮﻳﻴﻦ ﻣﺎﻟﻜﻴﻦ ﻟﻠﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﺘﻌﻠﻖ ﺑﺮﺟﺎل اﻟﺪوﻟﺔ ﻣﻦ اﻟﻤﻠﻮك و أﺷﺮاف‬
‫وﻗﺎدة اﻟﺠﻴﺶ وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ ﻛﺎﻧﺖ وﻇﻴﻔﺘﻪ أﻗﺮب ﻣﺎ ﺗﻜﻮن ﻓﻲ ﺣﻘﻴﻘﺔ اﻷﻣﺮ إﻟﻰ اﻟﻮﻇﺎﺋﻒ اﻟﻨﺨﺒﻮﻳﺔ‬
‫وﻫﺬا ﻷﻫﻤﻴﺔ أﻋﻤﺎﻟﻬﺎ ﻓﻲ ذﻟﻚ اﻟﻌﺼﺮ ﻛﻤﺎ أﻧﻬﺎ اﻗﺘﺼﺮت ﻋﻠﻰ اﻟﺮﺟﺎل ﻓﻘﻂ ﺣﻴﺚ ﻛﺎﻧﻮا‬ ‫‪،‬‬
‫ﻳﺘﻮﻟﻮن ﻋﻨﻬﻢ ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ ﺑﻤﺎ ﻋﺮف ﻋﻨﻬﻢ ﻣﻦ ﻣﻠﻜﺔ اﻟﺘﻌﺒﻴﺮﻳﺔ اﻟﻠﻐﻮﻳﺔ اﺳﺘﺜﻨﺎﺋﻴﺔ ﻋﻼوة ﻋﻠﻰ‬
‫ﻗﻴﺎم ﺑﺒﻌﺾ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﺤﺎﺳﺒﻴﺔ و اﻟﻘﺎﻧﻮﻧﻴﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﺴﺘﻠﺰم ﻣﻌﺮﻓﺔ رﻳﺎﺿﻴﺔ ﻻ ﺗﺨﻠﻮ ﻣﻦ اﻟﺘﺒﺤﺮ‬
‫وﻣﺘﺎﺑﻌﺔ ﺗﻔﺎﺻﻴﻞ" إدارﻳﺔ " ﻣﻘﺪﻣﻴﻦ اﻟﻨﺼﺢ واﻟﻤﺸﻮرة ﻣﺘﻤﺘﻌﻴﻦ ﺑﺜﻘﺎﻓﺔ ﻋﺎﻣﺔ ﻣﻄﻠﻌﻴﻦ ﻋﻠﻰ ﻣﺎ‬
‫ﻳﺴﺘﺠﺪ ﻣﻦ ﺗﻄﻮرات ﻓﻲ اﻟﺴﺎﺣﺔ اﻻﻗﺘﺼﺎدﻳﺔ واﻟﺴﻴﺎﺳﻴﺔ ﻟﻤﺴﺎﻋﺪة أﻫﻞ اﻟﺤﻜﻢ واﻟﻤﺎل ﻓﻲ‬
‫اﺗﺨﺎذ اﻟﻘﺮار‪ ،‬ﻛﻤﺎ ﻛﺎﻧﻮا ﻳﺠﺪون ﻋﺪة ﻟﻐﺎت ﻣﻨﻬﺎ اﻟﻼﺗﻴﻨﻴﺔ وﻫﻮ ﻣﺎ أﺿﻔﻰ ﻋﻠﻰ ﻣﻬﻨﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ‬
‫اﻟﺬي ﻳﺸﺎر ﻟﻪ أﻳﻀﺎ ﺑﺎﻟﻜﺎﺗﺐ رﻗﻴﺎ ورﻓﻌﺔ ﻟﻤﺴﺘﻮاه ‪ ،‬وﻫﻜﺬا أﺳﺘﻤﺮ اﻟﻌﻤﻞ ﻓﻲ ﻣﺠﺎل اﻟﺘﺪوﻳﻦ‬
‫ﻓﻲ ﻣﺨﺘﻠﻒ اﻟﺤﻀﺎرات واﻷﺟﻴﺎل ﻓﺘﺠﺪه ﻳﻨﺸﻂ ﻟﺪى أﻣﺔ ﻣﻌﻴﻨﺔ وﻳﻘﻞ اﻻﻫﺘﻤﺎم ﺑﻪ ﻓﻲ اﻷﻣﻢ ا‬
‫ﻷﺧﺮى وﻳﻤﻜﻦ اﻟﻘﻮل أن اﻟﻈﻬﻮر اﻟﺤﻘﻴﻘﻲ ﻟﻤﻔﺎﻫﻴﻢ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻛﺎن ﻓﻲ ﺑﺮﻳﻄﺎﻧﻴﺎ أﺑﺎﻧﺎ اﻟﻘﺮن‬
‫‪16‬ﻣﻴﻼدي إﻻ أن اﻻﻫﺘﻤﺎم اﻟﻔﻌﻠﻲ ﺑﺎﻷﻧﺸﻄﺔ اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻇﻬﺮت ﻣﻊ ﺑﺪاﻳﺔ ﻋﻬﺪ اﻟﺜﻮرة اﻟﺼﻨﺎﻋﻴﺔ‬
‫اﻟﺘﻲ ﻛﺎﻧﺖ ﺗﺘﻄﻠﺐ اﻟﻌﺪﻳﺪ ﻣﻦ اﻟﺘﺪوﻳﻦ وأﻋﻤﺎل اﻟﺤﻔﻆ واﻷرﺷﻔﺔ و ﺑﺬﻟﻚ أﺻﺒﺤﺖ ﻣﻬﺎم‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻛﺜﻴﺮة وذات وﺿﻮح ﻓﻲ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت اﻹدارﻳﺔ ﺣﻴﺚ ﺗﻌﺎﻇﻢ ﺣﺠﻢ ﻫﺬه اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت‬
‫ﻓﺰاد اﻟﻤﻄﻠﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﻘﺎﺋﻤﻴﻦ ﺑﻤﻬﺎﻣﻬﺎ ﻣﻤﺎ أﻓﺴﺢ اﻟﻤﺠﺎل ﻟﺪﺧﻮل اﻟﻨﺴﺎء وذﻟﻚ ﺧﻼل اﻟﻘﺮن‬
‫اﻟﻌﺸﺮﻳﻦ وﻣﻊ اﻧﺪﻻع اﻟﺤﺮب اﻟﻌﺎﻟﻤﻴﺔ اﻷوﻟﻰ اﻟﺘﻲ اﺗﺨﺬت ﻣﻦ ﻣﻼﻳﻴﻦ اﻟﺮﺟﺎل ﻓﻲ أوروﺑﺎ‬
‫وﻗﻮدا ﻟﻬﺎ ﺑﺎﺗﺖ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻣﻘﺘﺼﺮة ﻋﻠﻰ اﻟﻨﺴﺎء ﻓﻘﻂ ‪،‬وﻣﻨﺬ ذﻟﻚ اﻟﺘﺎرﻳﺦ اﻧﺴﺤﺐ‬
‫اﻟﺮﺟﺎل ﻣﻦ اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ اﻟﺘﻲ اﻛﺘﺴﺒﺖ ﻃﺎﺑﻌﺎ "ﻧﺴﻮﻳﺎ " وﻣﻊ ﻧﻬﺎﻳﺔ ﻫﺬا اﻟﻘﺮن وﺑﺴﺒﺐ أﻋﻤﺎل‬
‫ﻣﻨﻈﻤﺎت إدارﻳﺔ ازداد اﻟﻄﻠﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮﻳﻦ وﺗﻨﻮﻋﺖ ﻣﻬﺎﻣﻬﻢ وﻛﺎن ﻫﻨﺎك ﺣﺎﺟﺔ إﻟﻲ ﺗﻄﻮﻳﺮ‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻷﻧﻬﺎ أﺻﺒﺤﺖ ﺗﻤﺜﻞ أﻫﻤﻴﺔ ﺧﺎﺻﺔ ﻋﻠﻰ ﻣﺴﺘﻮى أي ﺗﻨﻈﻴﻢ إداري‪ ،‬ﺗﻤﻴﺰت اﻷﻋﻤﺎل‬
‫‪1‬‬
‫اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﺑﺨﺼﺎﺋﺺ ﻣﻌﻴﻨﺔ ﻣﺮت ﻋﺒﺮﻫﺎ ﻓﻲ ﻛﻞ ﻓﺘﺮة‪:‬‬

‫اﻟﻔﺘﺮة اﻷوﻟﻰ ‪ :1910- 1870‬ﺗﻤﻴﺰت اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻓﻲ ﻫﺬه اﻟﻔﺘﺮة ﺑﻤﻈﻬﺮﻳﻦ رﺋﻴﺴﻴﻴﻦ‬
‫ﻫﻤﺎ ‪:‬‬

‫‪ -‬ﺗﻮﻇﻴﻒ اﻹﻧﺎث ﻓﻲ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‬

‫‪ -‬اﻋﺘﻤﺎد اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﺑﺼﻔﺔ ﻋﺎﻣﺔ ﻋﻠﻰ اﻟﻄﺮق اﻟﻴﺪوﻳﺔ ﻓﻲ ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت واﻟﻤﻌﻄﻴﺎت‬

‫اﻟﻔﺘﺮة اﻟﺜﺎﻧﻴﺔ ‪ : 1930- 1910‬ﻓﻲ ﻫﺬه اﻟﻔﺘﺮة ﻇﻬﺮت ﺣﺮﻛﺔ اﻹدارة اﻟﻌﻠﻤﻴﺔ ﻓﻲ أﻣﺮﻳﻜﺎ وﻗﺪ‬
‫ﻃﺒﻘﺖ ﻣﺒﺎدئ واﻓﻜﺎر ﻫﺬه اﻟﺤﺮﻛﺔ ﻓﻲ اﻟﻤﺼﺎﻧﻊ وﻣﺸﺮوﻋﺎت ﻋﻤﺎل وﻇﻬﺮ ﻣﺎ ﻳﺴﻤﻰ ﺑﺎﻹدارة‬
‫اﻟﺼﻨﺎﻋﻴﺔ إدارة اﻷﻋﻤﺎل واﻣﺘﺪدت ﻟﺘﺸﻤﻞ ﻣﻜﺎﺗﺐ ﻓﺪﺧﻠﺖ اﻵﻻت اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻛﺄﻟﺔ اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ و‬
‫اﻟﺤﺎﺳﺒﺔ ﻛﺒﺪاﺋﻞ اﻟﻮﺳﺎﺋﻂ واﻟﻄﺮق اﻟﻴﺪوﻳﺔ ﻓﻲ ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت واﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت وأداء ﺑﻌﺾ اﻷ‬
‫ﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ وﻗﺪ أدى ذﻟﻚ ﻓﻴﻤﺎ ﺑﻌﺪ إﻟﻲ ﺗﻄﻮر ﻣﺎ ﻳﺴﻤﻰ اﻟﻴﻮم ﺑﺎﻹدارة اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ أو ﺑﺄﻋﻤﺎل‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻛﻔﺮع ﻣﻬﻢ ﻣﻦ اﻟﻔﺮوع اﻹدارة‪.‬‬

‫اﻟﻔﺘﺮة اﻟﺜﺎﻟﺜﺔ ‪ : 1940- 1930‬ﻟﻘﺪ ﺳﺎد اﻟﻌﺎﻟﻢ ﻣﻨﺬ ﺑﺪاﻳﺔ ﻫﺬه اﻟﻔﺘﺮة ﻓﻲ إﻳﺠﺎد اﻟﺴﺒﻞ ﻟﺤﻞ‬
‫اﻟﻤﺸﻜﻼت واﻷوﺿﺎع اﻟﺼﻌﺒﺔ اﻟﺘﻲ ﺧﻠﻘﺘﻬﺎ اﻟﺤﺮب اﻟﻌﺎﻟﻤﻴﺔ اﻟﺜﺎﻧﻴﺔ ﻓﺨﻠﻘﺖ اﻟﻤﺰﻳﺪ ﻣﻦ اﻟﻤﺸﺎﻛﻞ‬
‫واﻷﻋﺒﺎء اﻻﻗﺘﺼﺎدﻳﺔ واﻻﺟﺘﻤﺎﻋﻴﺔ ﻣﻤﺎ دﻓﻊ دول اﻟﻌﺎﻟﻢ إﻟﻲ اﻟﺒﺤﺚ ﻋﻦ ﺳﺒﻞ أﺧﺮى ﺟﺪﻳﺪة‬
‫ﻟﺰﻳﺎدة اﻹﻧﺘﺎج ورﻓﻊ ﻛﻔﺎءة اﻟﻌﺎﻣﻠﻴﻦ واﺳﺘﺨﺪام اﻟﻤﻮارد اﻟﺒﺸﺮﻳﺔ اﻟﻤﺎدﻳﺔ ﻓﻲ ﻣﺨﺘﻠﻒ اﻟﻤﺠﺎﻻت‬
‫وﻣﻨﻬﺎ ﻣﺠﺎﻻت اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻛﻌﺎﻣﻞ ﻣﺴﺎﻋﺪ ﻓﻲ أداء أﻋﻤﺎل اﻷﺧﺮى ﻓﻔﻲ ﺳﻨﺔ ‪ 1954‬ﺗﻢ‬
‫اﺧﺘﺮاع آﻟﺔ اﻟﻄﺎﺑﻌﺔ‪.‬‬

‫اﻟﻔﺘﺮة اﻟﺮاﺑﻌﺔ ‪ : 1970-1940‬اﻧﺸﻐﻞ اﻟﻌﺎﻟﻢ ﻣﻨﺬ ﻫﺬه اﻟﻔﺘﺮة ﻓﻲ إﻳﺠﺎد اﻟﺴﺒﻞ ﻟﺤﻞ اﻟﻤﺸﻜﻼ‬
‫ت واﻷوﺿﺎع اﻟﺼﻌﺒﺔ اﻟﺘﻲ ﺧّﻠﻔﺘﻬﺎ اﻟﺤﺮب اﻟﻌﺎﻟﻤﻴﺔ اﻟﺜﺎﻧﻴﺔ ﻓﺎﺟﺘﻬﺪ اﻹﻧﺴﺎن ﻛﺜﻴﺮا ﻟﺰﻳﺎدة اﻹ‬
‫ﻧﺘﺎج ﻓﻲ ﻣﺨﺘﻠﻒ اﻟﻤﻴﺎدﻳﻦ ودﺧﻠﺖ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻓﻲ ﻫﺬه اﻟﻔﺘﺮة ﻣﺮﺣﻠﺔ ﺗﻘﻨﻴﺎت اﻟﺤﺪﻳﺜﺔ‬
‫ﺧﺼﻮﺻﺎ ﻓﻲ اﻟﺤﺴﺎﺑﺎت اﻻﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﺔ ﻟﻤﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت واﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ‪ ،‬ﻓﺘﻢ اﺧﺘﺮاع اﻵﻻت‬
‫اﻟﺠﺪﻳﺪة ﻛﺎﻟﺤﺎﺳﺐ اﻵﻟﻲ واﻟﺘﻠﻴﻜﺲ واﻟﻔﺎﻛﺲ ﻫﺬه اﻷﺧﻴﺮة اﻟﺘﻲ ﺳﺎﻋﺪت ﻋﻠﻰ أداء اﻷﻋﻤﺎل‬

‫‪ 1‬ﻣﺬﻛﺮة ﻧﻬﺎﻳﺔ اﻟﺘﻜﻮﻳﻦ ﻟﻨﻴﻞ ﺷﻬﺎدة ﺗﻘﻨﻲ ﺳﺎﻣﻲ ﻓﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ اﻟﻮﺳﺎﺋﻞ اﻟﺤﺪﻳﺜﺔ ﻓﻲ ﺗﺴﻴﻴﺮ ﻣﻬﺎم‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‪ ،‬ﺳﻨﺔ ‪ 2017‬ص ‪. 64‬‬
 ‫ﺑﺴﻬﻮﻟﺔ ‪.‬‬

‫اﻟﻔﺘﺮة اﻟﺨﺎﻣﺴﺔ ‪: 1980- 1970‬ﺷﻬﺪت ﻫﺬه اﻟﻔﺘﺮة ﺗﻮﺳﻌﺎ وﺗﻨﻮﻋﺎ ﻓﻲ اﻟﺘﻄﺒﻴﻘﺎت‬

‫واﺳﺘﺨﺪاﻣﺎت اﻟﺤﺴﺎﺑﺎت اﻻﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﺔ‪ ،‬ﻓﻔﻲ ‪1980‬ﺗﻢ ﻇﻬﻮر ﻣﻜﺎﺗﺐ اﻟﺘﻲ دﺧﻠﺖ ﻓﻲ‬
‫اﻟﻤﺆﺳﺴﺎت ﻋﻦ ﻃﺮﻳﻖ اﻟﺴﻜﺮﻳﺘﺎرﻳﺔ ﺑﻔﻀﻞ ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﻨﺼﻮص ﻣﻤﺎ وﺟﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﻳﺘﺎرﻳﺔ‬
‫اﺳﺘﻌﻤﺎل ﻃﺮﻳﻘﺔ ﺟﻴﺪة أﻻ وﻫﻲ ﺑﺮاﻣﺞ اﻹﻋﻼم اﻵﻟﻲ اﻟﺘﻲ ﻣﻜﻨﺘﻬﺎ ﺑﺎﻟﻘﻴﺎم ﺑﺄﻋﻤﺎل ﻋﺪة ﻣﺜﻞ‬
‫ﺟﺪوﻟﺔ واﻟﻄﺒﺎع‪.‬‬

‫ﺛ ﺎ ﻧ ﻴ ﺎ ً‪ :‬ﻣ ﻔ ﻬ ﻮ م ا ﻟ ﺴ ﻜ ﺮ ﺗ ﺎ ر ﻳ ﺔ‬
‫‪ ‬ﻣ ﻔﻬ ﻮ ﻣﻬﺎ ‪:‬‬
‫ذات اﻷﺻﻞ اﻹﻧﺠﻠﻴﺰي واﻟﺘﻲ ﺗﻢ‬ ‫ﺗﺮﺟﻊ ﺗﺴﻤﻴﺔ ﺳﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ إﻟﻰ اﻟﻜﻠﻤﺔ اﻷﺻﻠﻴﺔ ‪secretary‬‬
‫اﺷﺘﻘﺎﻗﻬﺎ ﻣﻦ ﻛﻠﻤﺔ ‪ secret‬واﻟﺘﻲ ﺗﻌﻨﻲ "اﻟﺴﺮ " ﻣﻤﺎ ﻳﺸﻴﺮ إﻟﻲ أﻫﻤﻴﺔ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ وﻣﺎ‬
‫ﻳﺠﺐ أن ﻳﺘﻮﻓﺮ ﻓﻲ اﻟﻘﺎﺋﻢ ﺑﻬﺬه اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ ﻣﻦ ﺻﻔﺎت اﻟﺼﺪق واﻷﻣﺎﻧِﺔ واﻹﺧﻼص وﻛﺘﻤﺎن اﻷ‬
‫ﺳﺮار و ﻳﻜﻮن ﻣﻮﺿﻊ ﺛﻘﺔ ﻓﻲ اﻧﺠﺎز أﻏﻠﺐ أﻋﻤﺎﻟﻪ اﻟﺴﺮﻳﺔ واﻟﻬﺎﻣﺔ‪.‬‬
‫‪ ‬ﺗﻌ ﺮﻳ ﻔﻬﺎ ‪:‬‬

‫ﺗﻌﺮف ﺑﺄﻧﻬﺎ اﻟﻌﻤﻠﻴﺎت اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ اﻟﻼزﻣﺔ ﻟﺘﻨﻔﻴﺬ ﺧﻄﺔ اﻟﻌﻤﻞ ﻟﺘﺤﻘﻴﻖ اﻟﻜﻔﺎءة اﻹدارﻳﺔ ﻓﻲ‬
‫ﻣﺨﺘﻠﻒ اﻟﻮﺣﺪات اﻟﺘﻨﻈﻴﻤﻴﺔ ﻟﻠﻤﺸﺮوع ﻓﻨﺠﺪﻫﺎ أﻧﻬﺎ ﻗﺎﺳﻢ ﻣﺸﺘﺮك ﻓﻬﻲ ﺗﻘﻮم ﺑﺈدارة واﻧﺠﺎز اﻷ‬
‫ﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ اﻟﻼزﻣﺔ ﻟﺘﻨﻔﻴﺬ ﺧﻄﺔ اﻟﻌﻤﻞ ﻓﻲ ﺳﺒﻴﻞ ﺗﺤﻘﻴﻖ اﻷﻫﺪاف اﻟﻤﻨﺸﻮدة‪.1‬‬

‫وﻫﻲ ﺗﻠﻚ اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﻘﺪم ﻣﻌﺎوﻧﺎت أو ﺧﺪﻣﺎت ﻟﻺدارات أو اﻟﺮؤﺳﺎء ﺳﻮاء ﻛﺎﻧﺖ ﻫﺬه‬
‫اﻟﻤﻌﺎوﻧﺎت أو اﻟﺨﺪﻣﺎت ﻓﻨﻴﺔ أو ﻣﻜﺘﺒﻴﺔ ﺣﺘﻰ ﺗﺘﻤﻜﻦ اﻹدارات أو اﻟﺮؤﺳﺎء ﻣﻦ اﻧﺠﺎز ﻋﻤﻠﻬﺎ‬
‫ﺑﻄﺮﻳﻘﺔ ﻣﻴﺴﺮة وﻓﻲ أﻗﻞ وﻗﺖ ﻣﻤﻜﻦ وﺑﺄﻗﻞ ﺗﻜﻠﻔﺔ وﻧﺘﻴﺠﺔ ﻟﻜﺒﺮ ﺣﺠﻢ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت اﻟﺤﻜﻮﻣﻴﺔ و‬
‫اﻻﻗﺘﺼﺎدﻳﺔ ﻓﻘﺪ زاد ﺣﺠﻢ اﻷﻋﺒﺎء اﻟﻤﻠﻘﺎة ﻋﻠﻰ ﻋﺎﺗﻖ اﻟﻮﺣﺪات اﻹدارﻳﺔ وﻛﺒﺮ ﺣﺠﻢ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت‬
‫اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺔ ﻟﻬﺎ اﻟﺘﻲ ﺗﺘﻄﻠﺐ ﻗﺪرا ﻛﺒﻴﺮا ﻣﻦ اﻟﻤﻌﺎوﻧﺔ ﻓﻲ ﺗﺴﻴﻴﺮ ﻧﻘﻠﻬﺎ ﺑﻴﻦ اﻟﻮﺣﺪات اﻹدارﻳﺔ‬
‫وﺗﻨﻈﻴﻢ ﺣﻔﻆ وﺗﺨﺰﻳﻨﻬﺎ واﻟﻤﻌﺎوﻧﺔ ﻓﻲ اﺳﺘﺮﺟﺎﻋﻬﺎ ﻓﻲ أﻗﻞ وﻗﺖ ﻣﻤﻜﻦ ﻣﻤﺎ ﻳﻤﻜﻦ ﻟﻺدارة اﻻ‬
‫ﻋﺘﻤﺎد ﻋﻠﻴﻬﺎ ﻓﻲ إﺻﺪار اﻟﻘﺮارات اﻟﺮﺷﻴﺪة ﻛﻤﺎ أﻧﻬﺎ ﺗﻌﺘﺒﺮ اﻟﻘﻠﺐ اﻟﻨﺎﺑﺾ اﻟﺬي ﻳﻤﺪ ﻛﺎﻓﺔ اﻷﺟﻬﺰة‬
‫ﺑﻤﺎ ﻳﻠﺰﻣﻬﺎ ﻓﺎذا ﺗﻮﻗﻒ اﻟﻘﻠﺐ أو ﻋﺠﺰ ﻋﻦ أداء ﻣﻬﻤﺘﻪ ﻓﺎن ذﻟﻚ ﻳﺆدي ﺑﺎﻟﻀﺮورة إﻟﻲ ﻋﺠﺰ‬
‫‪2‬‬
‫وﻓﺸﻞ ﻫﺬه اﻟﻮﺣﺪات واﻷﺟﻬﺰة ﻋﻦ اﻟﻘﻴﺎم ﺑﻤﻬﻤﺘﻬﺎ اﻷﺳﺎﺳﻴﺔ‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫‪www.almirkaz.com‬‬
‫‪2‬‬
‫‪www.emploialg.com‬‬
 ‫‪ ‬و ﻣ ﻦ أ ﺑ ﺮ ز اﻟ ﺘﻌ ﺮ ﻳ ﻔ ﺎ ت اﻟ ﺘ ﻲ و رد ت ﻟﻠ ﺴ ﻜ ﺮ ﺗﺎ ر ﻳ ﺔ ‪:‬‬

‫ً‪ :‬ﻫﻲ اﻟﺠﻬﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﻘﺪم ﺧﺪﻣﺎت ﻟﻠﻤﺪﻳﺮ أو ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺔ ﻛﻜﻞ ﻓﻲ ﻣﺠﺎل اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‬ ‫أو ﻻ‬
‫ﻛﺤﻔﻆ اﻟﻤﻠﻔﺎت واﺳﺘﻘﺒﺎل وإرﺳﺎل اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﻬﺎﺗﻔﻴﺔ وﺗﺼﺪﻳﺮ اﻟﺒﺮﻳﺪ واﻟﻨﺴﺦ واﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﺰوار‬
‫واﻟﻤﺮاﺟﻌﻴﻦ وﺗﻨﻈﻴﻢ اﻟﻤﻮاﻋﻴﺪ ﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔ اﻟﻤﺪﻳﺮ‪.‬‬

‫ﺛﺎﻧﻴﺎً‪ :‬ﺗﻄﻠﻖ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﻬﻦ اﻟﺘﻲ ﻳﺘﻮﻻﻫﺎ ﻓﺮد أو ﻣﺠﻤﻮﻋﺔ أﻓﺮاد ﻳﻘﻮﻣﻮن ﺑﻤﻌﺎوﻧﺔ اﻹدارﻳﻴﻦ ﻓﻲ‬
‫ﺗﺄدﻳﺔ أﻋﻤﺎل ﻣﻦ ﻗﺒﻴﻞ إﻋﺪاد اﻟﻤﺮاﺳﻼت وﺗﻠﻘﻲ وإرﺳﺎل اﻟﻤﻜﻠﻤﺎت اﻟﻬﺎﺗﻔﻴﺔ و وﺣﻔﻆ‬
‫‪1‬‬
‫اﻟﻤﺴﺘﻨﺪات وﺗﻨﻈﻴﻢ وإدارة ﻣﻮاﻋﻴﺪ اﻟﻌﻤﻞ ﻓﻲ ﻣﻜﺘﺐ اﻟﺮﺋﻴﺲ واﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﺰوار‪.‬‬

‫ا ﻟ ﻤ ﻄ ﻠ ﺐ ا ﻟ ﺜ ﺎ ﻧ ﻲ ‪ :‬أ ﻧ ﻮ اع و ﺧ ﺼ ﺎ ﺋ ﺺ ا ﻟ ﺴ ﻜ ﺮ ﺗ ﺎ ر ﻳ ﺔ‬

‫أوﻻ‪ :‬أﻧﻮاع اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‬

‫ﻳﻤﻜﻦ ﺗﻘﺴﻴﻢ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ إﻟﻲ ﻋﺪة أﻧﻮاع ﻋﻠﻰ ﻣﺴﺘﻮى اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ وﻓﻘﺎ ﻟﻤﻌﻴﺎر اﻟﺘﻘﺴﻴﻢ‬

‫‪ 1‬ﻫﻼل ﻣﺤﻤﺪ اﻟﻌﺴﻜﺮ ‪،‬ﻋﺠﻼن ﻣﺤﻤﺪ اﻟﺸﻬﺮي ﻣﻌﻮﻗﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ اﻟﻔﻌﺎﻟﺔ ﻓﻲ اﻷﺟﻬﺰة اﻟﺤﻜﻮﻣﻴﺔ ﺑ‬
‫ﺎﻟﻤﻤﻠﻜﺔ اﻟﻌﺮﺑﻴﺔ اﻟﺴﻌﻮدﻳﺔ ﻣﻄﺎﺑﻊ اﻹدارة اﻟﻌﺎﻣﺔ اﻟﺮﻳﺎض ‪ 1427‬ه ‪ ،‬ص ‪31– 28‬‬
 ‫اﻟﻤﺴﺘﺨﺪم‪: 1‬‬
‫اﻟﺸﻜﻞ ‪ : 01‬ﻣﺨﻄﻂ ﻳﻮﺿﺢ أﻧﻮاع اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‬

‫أﻧﻮاع اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‬

‫ﺣﺴﺐ ﻣﻌﻴﺎر اﻟﺠﻬﺔ‬ ‫ﺣ ﺴ ﺐ ﻣﻌﻴ ﺎر ﻣ ﺴﺘ ﻮ ى‬

‫ﺣﺴﺐ اﻟﻤﻌﻴﺎر اﻟﺰﻣﻨﻲ‬ ‫أ ﻫﻤ ﻴ ﺔ ا ﻟ ﻌ ﻤ ﻞ‬
‫اﻟﺘﻲ ﺗﻘﺪم ﻟﻬﺎ‬
‫ﺎ‬ ‫اﻟ‬

‫ﺳﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻋﺎﻣﺔ‬ ‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﺘﻨﻔﻴﺬي‬

‫ﺳﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ داﺋﻤﺔ‬ ‫ﺳﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‬ ‫)ﺳﻜﺮﺗﻴﺮ اﻟﻔﺌﺔ )أ‬

‫ﻣﺆﻗﺘﺔ‬ ‫ﺳﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﺧﺎﺻﺔ‬

‫اﻟﻤﺼﺪر ‪:‬اﻳﻤﻨﺖ‪.‬ﻣﺎﻛﻔﺮﻻﻧﺪ‪ ،‬اﺟﺮاءات اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ‪،‬ﻣﻄﺎﺑﻊ ﻣﻌﻬﺪ اﻹدارة اﻟﻌﺎﻣﺔ اﻟﺮﻳﺎض ‪ 1412 /1991.‬ص‪7‬‬

‫ﺳﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻣﺘﺨﺼﺼﺔ‬ ‫)ﺳﻜﺮﺗﻴﺮ اﻟﻔﺌﺔ )ب‬

‫أ‪ -‬ﻣﻌﻴﺎر ﻣﺴﺘﻮى أﻫﻤﻴﺔ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﺬي ﺗﻘﻮم ﺑﻪ ‪:‬‬

‫ﻳﻤﻜﻦ اﻟﻘﻮل أن اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وﻓﻘﺎ ﻟﻬﺬا اﻟﻤﻌﻴﺎر ﻳﻨﻄﺒﻖ ﻋﻠﻴﻬﺎ ﺗﺼﻨﻴﻒ ﺟﻤﻌﻴﺔ اﻹدارة ﻟﻮﻇﺎﺋﻒ‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺘﻴﻦ ﻋﻠﻰ اﻟﻨﺤﻮ اﻟﺘﺎﻟﻲ ‪:‬‬

‫‪ -1‬اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﺘﻨﻔﻴﺬي أو اﻟﻤﺴﺎﻋﺪ اﻹداري ‪:‬‬

‫ﻳﺆدي ﺳﻠﺴﻠﺔ ﻣﺘﻜﺎﻣﻠﺔ ﻣﻦ ﻣﻬﺎم اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ اﻹدارﻳﺔ ﻷﺣﺪ اﻟﻤﺴﺆوﻟﻴﻦ ﻓﻲ اﻹدارة اﻟﻌﻠﻴﺎ وﻳﻘﻮم‬
‫ﺑﺘﻮاﻟﻲ ﻣﻬﺎم ﻣﺼﻤﻤﺔ ﻋﻠﻰ ﺷﻜﻞ ﻣﺸﺎرﻳﻊ ﻣﺘﻜﺎﻣﻠﺔ ﺑﺤﻴﺚ ﻳﻜﻮن ﻣﺴﺆول ﻣﺴﺆوﻟﻴﺔ ﺗﺎﻣﺔ ﻋﻦ‬
‫إﻧﻬﺎﺋﻬﺎ ﻓﻲ اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﺤﺪد وﻣﺜﺎل ذﻟﻚ اﻟﺸﺨﺺ اﻟﺬي ﻳﺘﻮﻟﻰ ﻣﻬﺎم إﻋﺪاد وإﺧﺮاج اﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ‬
‫اﻟﺴﻨﻮﻳﺔ ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺔ وﻳﺘﻄﻠﺐ ﻣﻤﻦ ﺳﻴﺸﻐﻞ ﻫﺬا اﻟﻤﻨﺼﺐ ﻣﻌﺮﻓﺔ ﺗﺎﻣﺔ وﻣﺘﻌﻤﻘﺔ ﺑﺘﻌﺎﻣﻼت‬
‫اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ وﺑﻨﻴﺘﻬﺎ اﻟﺘﻨﻈﻴﻤﻴﺔ وﻛﺬﻟﻚ درﺟﺔ إﺟﺎدة ﻋﺎﻟﻴﺔ ﻟﻠﻤﻬﺎرات اﻟﻔﻨﻴﺔ اﻟﻤﺘﺨﺼﺼﺔ‪.‬‬

‫‪ 1‬اﻳﻤﻨﺖ ن ﻣﺎﻛﻔﺮﻻﻧﺪ ‪ ،‬إﺟﺮاءات اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ) إدارة اﻟﻤﻜﺎﺗﺐ واﻷﻧﻈﻤﺔ اﻵﻟﻴﺔ ( ‪ ،‬ﻣﻄﺎﺑﻊ ﻣﻌﻬﺪ اﻹدارة‬
‫اﻟﻌﺎﻣﺔ ‪ ،‬اﻟﺮﻳﺎض ‪ 1991/1412،‬ص ‪. 31- 30‬‬
 ‫‪ -2‬ﺳﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﻔﺌﺔ أ‪:‬‬

‫وﻳﻤﺎرس اﻟﻘﺎﺋﻢ ﺑﻬﺎ ﻧﻄﺎﻗﺎ ﻏﻴﺮ ﻣﺤﺪود ﻣﻦ ﻣﻬﺎم اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻟﻤﺴﺆول واﺣﺪ أو أﻛﺜﺮ ﻣﻦ‬
‫ﻣﺴﺆوﻟﻲ اﻹدارة اﻟﻮﺳﻄﻰ ﺣﻴﺚ ﻳﻘﻮم ﺑﺈﻋﺪاد وﺗﺤﺮﻳﺮ اﻟﻤﺮاﺳﻼت اﻟﻤﻌﻘﺪة أو ذات اﻟﻄﺎﺑﻊ‬
‫اﻟﺴﺮي واﻟﻤﻬﻢ وﻳﺘﻄﻠﺐ ﻫﺬا ﻣﻦ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ ﻣﻌﺮﻓﺔ ﺗﺎﻣﺔ ﺑﺴﻴﺎﺳﺎت اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ وإﺟﺮاءاﺗﻬﺎ وأن‬
‫ﺗﺘﻮاﻓﺮ ﻓﻤﻦ ﻳﺸﻐﻠﻪ ﻣﻬﺎرات ﺗﻔﻮق اﻟﻤﻌﺪل اﻟﻌﺎدي ﻓﻲ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ واﻷﻋﻤﺎل اﻹدارﻳﺔ‪.‬‬

‫‪-3‬ﺳﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﻔﺌﺔ ب ‪:‬‬

‫وﻳﻤﺎرس ﻧﻄﺎﻗًﺎ ﻣﺤﺪود ﻣﻦ ﻣﻬﺎم اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻓﻲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺎت اﻟﺼﻐﻴﺮة أو ﻟﺪى ﻣﺸﺮف ﻓﻲ‬
‫اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ اﻟﻜﺒﻴﺮة ﺣﻴﺚ ﻳﻘﻮم ﺑﺘﻠﻘﻲ اﻟﺘﻌﻠﻴﻤﺎت اﻟﻮاردة إﻟﻴﻪ ﻋﻦ ﻃﺮﻳﻖ اﻟﻤﻼﺣﻈﺎت اﻟﻤﻜﺘﻮﺑﺔ‬
‫أو ﻋﻦ ﻃﺮﻳﻖ أﺟﻬﺰة اﻟﺘﺴﺠﻴﻞ أو اﻹﻣﻼء وﻣﻦ ﺛﻢ ﻳﻘﻮم ﺑﺘﺤﺮﻳﺮﻫﺎ ﺑﺎﻟﺪﻗﺔ واﻟﺴﺮﻋﺔ اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺘﻴﻦ‬
‫ﻛﻤﺎ ﻳﻘﻮم ﺑﺎﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﻤﻜﻠﻤﺎت وﻓﺮزﻫﺎ وﺟﺪوﻟﺔ اﻟﻤﻮاﻋﻴﺪ وﺗﻨﻈﻴﻢ اﻟﺴﻔﺮﻳﺎت وﺣﻔﻆ اﻷوراق و‬
‫اﻟﻤﻠﻔﺎت اﻟﻬﺎﻣﺔ‪.‬‬

‫ب‪-‬ﻣﻌﻴﺎر اﻟﺠﻬﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﻘﺪم ﻟﻬﺎ ﺧﺪﻣﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‬

‫‪-1‬اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ اﻟﻌﺎﻣﺔ‬

‫‪ ‬ﺗﻌ ﺮﻳ ﻔﻬﺎ ‪:‬‬

‫وﻫﻲ اﻟﻮﺣﺪة اﻟﺘﻲ ﺗﺘﻮﻟﻰ ﺗﻘﺪﻳﻢ ﻛﺎﻓﺔ أو ﺑﻌﺾ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻟﻜﺎﻓﺔ إدارات اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ أو‬
‫ﺑﻌﻀﺎ ﻣﻨﻬﺎ ﻓﻤﺜﻼ ﻧﺠﺪ أن اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ اﻟﻌﺎﻣﺔ ﻓﻲ ﻣﺆﺳﺴﺔ ﻣﺎ ﺗﻘﺪم ﺧﺪﻣﺎﺗﻬﺎ اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ) اﻷﻋﻤﺎل‬
‫اﻟﻤﺘﻌﻠﻘﺔ ﺑﻤﻬﺎم اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ( ﻹدارة ﺷﺆون اﻟﻤﻮﻇﻔﻴﻦ واﻹدارة اﻟﻤﺎﻟﻴﺔ وﻗﺴﻢ اﻟﺘﺪرﻳﺐ ووﺣﺪة‬
‫اﻟﺼﻴﺎﻧﺔ وﻣﻦ أﻫﻢ ﺧﺪﻣﺎﺗﻬﺎ‪:‬‬

‫‪ -‬ﺗﻘﻮم ﺑﻤﺘﻄﻠﺒﺎت اﻟﺒﺮﻳﺪ اﻟﺼﺎدر واﻟﻮارد وﻣﺘﺎﺑﻌﺘﻪ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﻠﺘﺰم ﺑﻤﺎ ﻳﺘﻄﻠﺐ اﻻﺗﺼﺎل اﻟﻌﺎدي واﻟﺒﺮﻗﻲ واﻟﺴﻠﻜﻲ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﻨﻈﻴﻢ وﺳﺎﺋﻂ اﻟﻨﻘﻞ ﻣﻦ ﺣﺮﻛﺔ وﺻﻴﺎﻧﺔ‪.‬‬

‫‪ ‬ﻣ ﻦ ﻓ ﺮ وﻋ ﻬ ﺎ ‪:‬‬

‫وﺣﺪة اﻻﺳﺘﻌﻼﻣﺎت ‪ :‬وﻣﻦ اﺧﺘﺼﺎﺻﻬﺎ‬

‫‪ -‬ﺗﻨﻈﻴﻢ دﺧﻮل اﻟﻤﺘﺮددﻳﻦ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﻨﻈﻤﺔ واﻟﺘﺤﻘﻖ ﻣﻨﻬﻢ‬

‫‪ -‬اﻟﺮد ﻋﻠﻰ اﺳﺘﻔﺴﺎرات اﻟﻤﺮاﺟﻌﻴﻦ‬

 ‫‪ -‬اﺳﺘﻼم اﻟﺒﺮﻳﺪ اﻟﻮارد واﻟﺒﺮﻗﻴﺎت اﻟﻮاردة ﻓﻲ ﻏﻴﺮ اوﻗﺎت اﻟﻌﻤﻞ اﻟﺮﺳﻤﻴﺔ‬

‫وﺣﺪة اﻟﻄﺒﺎﻋﺔ ‪ :‬ﻣﻦ اﺧﺘﺼﺎﺻﻬﺎ‬

‫‪ -‬اﻹﺷﺮاف ﻋﻠﻰ ﻗﺴﻢ اﻟﻨﺴﺦ اﻟﻤﺮﻛﺰي إن وﺟﺪ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺠﻤﻴﻊ أﻋﻤﺎل اﻟﻄﺒﺎﻋﺔ واﻻﺣﺘﻔﺎظ ﺑﺄﺻﻮل اﻟﻮرق‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺄﻋﻤﺎل اﻟﺼﻴﺎﻧﺔ ﻟﻶﻻت اﻟﻜﺎﺗﺒﺔ وآﻻت اﻟﻄﺒﺎﻋﺔ واﺗﺨﺎذ إﺻﻼح اﻟﺬي ﻳﻌﻄﻞ ﻣﻨﻬﺎ ﻓﻮرا‪.‬‬

‫وﺣﺪة اﻟﺼﻴﺎﻧﺔ ‪ :‬ﻣﻦ اﺧﺘﺼﺎﺻﻬﺎ ‪:‬‬

‫‪ -‬ﺻﻴﺎﻧﺔ وإﺻﻼح اﻵﻻت اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺻﻴﺎﻧﺔ اﻟﻤﺒﻨﻰ وﻋﻤﻞ اﻟﺪﻫﺎﻧﺎت اﻟﻼزﻣﺔ ﻟﻪ‪.‬‬

‫‪ -‬وﻗﺎﻳﺔ اﻟﻤﺒﻨﻰ ﻣﻦ أﺧﻄﺎر اﻟﺤﺮﻳﻖ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻛﺎﻓﺔ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﺒﺎﻛﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻛﺎﻓﺔ أﻋﻤﺎل اﻟﻜﻬﺮﺑﺎء ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺻﻴﺎﻧﺔ وإﺻﻼح أﺟﻬﺰة اﻟﺘﻜﻴﻒ واﻟﻤﺼﺎﻋﺪ‪.‬‬

‫وﺣﺪة اﻟﺘﻌﻘﻴﺐ ‪ :‬ﻣﻦ اﺧﺘﺼﺎﺻﻬﺎ ‪:‬‬

‫‪ -‬اﻻﺣﺘﻔﺎظ ﺑﺴﺠﻼت اﻟﻤﺘﻌﺎﻗﺪﻳﻦ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﺳﺘﺨﺮاج اﻻﻗﺎﻣﺔ اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﻬﻢ وﺑﺄﺳﺮﻫﻢ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺤﺼﻮل ﻋﻠﻰ اﻟﺘﺄﺷﻴﺮات اﻟﻼزﻣﺔ ﻟﻬﻢ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﺳﺘﺨﺮاج ﺗﺬاﻛﺮ اﻟﺴﻔﺮ اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﻬﻢ ‪.‬‬

‫وﺣﺪة اﻟﺤﺮﻛﺔ ‪ :‬ﻣﻦ اﺧﺘﺼﺎﺻﻬﺎ‬

‫‪ -‬إﻋﻄﺎء أواﻣﺮ اﻟﺤﺮﻛﺔ ﻟﻠﺴﺎﺋﻘﻴﻦ ﻻﺳﺘﺨﺪام وﺳﺎﺋﻞ اﻟﻨﻘﻞ اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﻤﺆﺳﺴﺔ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﺠﺪﻳﺪ رﺧﺺ اﻟﺴﻴﺎرات اﻟﻤﻨﺘﻬﻴﺔ وﺗﺠﺪﻳﺪ اﻟﺘﺄﻣﻴﻦ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻴﺎرات ﺳﻨﻮﻳﺎ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﺮﺗﻴﺐ ﻧﺪوات ﻋﻤﻞ ﺑﻴﻦ اﻟﺴﺎﺋﻘﻴﻦ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻹﺷﺮاف ﻋﻠﻰ ﺻﻴﺎﻧﺔ وﺳﺎﺋﻞ اﻟﻨﻘﻞ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻣﺮاﻗﺒﺔ اﺳﺘﻬﻼك اﻟﻮﻗﻮد و اﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ اﺳﺘﻬﻼﻛﻪ ﻓﻲ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﺼﻠﺤﻴﺔ‪.‬‬

‫وﺣﺪة ﺧﺪﻣﺎت اﻟﻤﺒﻨﻰ ‪ :‬ﻣﻦ اﺧﺘﺼﺎﺻﻬﺎ‬

 ‫‪-‬ﻣﺮاﻗﺒﺔ ﻧﻈﺎﻓﺔ اﻟﻤﺒﻨﻰ وأداء اﻟﻌﻤﺎل ﻷﻋﻤﺎﻟﻬﻢ ﻋﻠﻰ أﻛﻤﻞ وﺟﻪ‪.‬‬

‫‪-‬اﻻﺷﺘﺮاك ﻓﻲ اﻟﺼﺤﻒ واﻟﻤﺠﻼت وﻣﺮاﻗﺒﺔ ﺗﻮزﻳﻌﻬﺎ ﻋﻠﻰ ﻣﻦ ﻳﻬﻤﻪ اﻷﻣﺮ‪.‬‬

‫‪-‬اﻟﺘﻌﺎﻗﺪ ﻋﻠﻰ ﺗﺄﺟﻴﺮ اﻟﻤﺒﻨﻰ واﻟﻤﻠﺤﻘﺎت اﻟﻀﺮورﻳﺔ ﻟﻠﻌﻤﻞ‪.‬‬

‫وﺣﺪة اﻟﻤﺤﻔﻮﻇﺎت ‪ :‬ﻣﻦ اﺧﺘﺼﺎﺻﻬﺎ‬

‫‪ -‬ﻛﺎﻓﺔ أﻋﻤﺎل اﻟﺒﺮﻳﺪ اﻟﻮارد واﻟﺼﺎدر ﻣﻦ اﺳﺘﻘﺒﺎل و اﺳﺘﻼم وﻓﺮز ‪.......‬اﻟﺦ‬

‫‪ -‬اﻻﺷﺮاف ﻋﻠﻰ ﺗﺪاول اﻟﻤﻠﻔﺎت واﺳﺘﻌﺎدﺗﻬﺎ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻻﺷﺮاف ﻋﻠﻰ ﺗﻨﻈﻴﻢ وإدارة ﻏﺮف اﻟﺤﻔﻆ‪.‬‬

‫وﺣﺪة اﻻﺗﺼﺎﻻت ‪ :‬ﻣﻦ اﺧﺘﺼﺎﺻﻬﺎ ‪:‬‬

‫‪ -‬ﺗﺮﻛﻴﺐ وﻧﻘﻞ ورﻓﻊ اﻟﻬﻮاﺗﻒ داﺧﻞ أﻗﺴﺎم اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﻠﻘﻲ اﻻرﺷﺎدات اﻟﻬﺎﺗﻔﻴﺔ اﻟﺼﺎدرة واﻟﻮاردة وإرﺳﺎﻟﻬﺎ اﻟﻰ اﻟﺠﻬﺎت اﻟﻤﺨﺘﺼﺔ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﺸﻐﻴﻞ اﻟﻠﻮﺣﺎت اﻟﺘﻠﻴﻔﻮﻧﻴﺔ وﺻﻴﺎﻧﺘﻬﺎ وﺗﻌﻠﻴﻤﻬﺎ ‪.‬‬

‫وﺣﺪة ﻣﺮاﻗﺒﺔ اﻟﺪوام ‪ :‬ﻣﻦ اﺧﺘﺼﺎﺻﻬﺎ‬

‫‪ -‬ﻣﺮاﻗﺒﺔ ﺣﻀﻮر واﻧﺼﺮاف اﻟﻌﺎﻣﻠﻴﻦ ﻓﻲ ﻣﻮاﻋﻴﺪ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﺮﺳﻤﻴﺔ‪.‬‬

‫‪ -‬أﺧﻄﺎر ﺷﺆون اﻟﻤﻮﻇﻔﻴﻦ ﺑﺤﺎﻻت اﻟﺘﺄﺧﻴﺮ واﻟﻐﻴﺎب‪.‬‬

‫‪ ‬ﻣﻼﺣﻈﺔ ‪ :‬ﻳﺨﺘﻠﻒ ﺗﻘﺴﻴﻢ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ اﻟﻌﺎﻣﺔ ﻣﻦ ﻣﺆﺳﺴﺔ إﻟﻲ أﺧﺮى ﺗﺒًﻌﺎ ﻻﺧﺘﻼف‬
‫اﻟﺘﻨﻈﻴﻢ اﻹداري ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺔ اﻟﻤﻮﺟﻮدة ﺑﻬﺎ‪.‬‬

‫‪-2‬اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ اﻟﺨﺎﺻﺔ‬

‫‪ ‬ﺗﻌ ﺮﻳ ﻔﻬﺎ ‪:‬‬

‫وﻫﻲ وﺣﺪة ﺗﺘﻮﻟﻰ ﺗﻘﺪﻳﻢ ﺧﺪﻣﺎت اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ اﻟﻤﺘﻌﻠﻘﺔ ﺑﻤﻬﺎم اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺔ‬
‫ﺑﻌﻴﻨﻬﺎ أو ﻟﺮﺋﻴﺲ ﻣﻌﻴﻦ أو ﻧﺴﺘﻄﻴﻊ أن ﻧﻘﻮل ﺑﺄﻧﻬﺎ ﻫﻮ ﻣﻮﻇﻒ ﻳﺨﺘﺎره رﺋﻴﺴﻪ ﻣﻦ ﺟﻬﺎز‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻟﺘﻨﻈﻴﻢ اﻟﻌﻤﻞ ﺿﻤﻦ ﻣﻮاﺻﻔﺎت ﻣﻌﻴﻨﺔ ﻧﻈﺮا ﻟﺜﻘﺔ رﺋﻴﺴﻪ ﺑﻪ وﻟﻜﻔﺎءﺗﻪ ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻞ‬
‫وﺗﺘﻠﺨﺺ أﻋﻤﺎﻟﻪ ﻓﻴﻤﺎ ﻳﻠﻲ ‪:‬‬

‫‪ -‬اﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﺰوار وﻓﻖ ﺟﺪول ﻣﺤﺪد ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺮد ﻋﻠﻰ اﻟﻤﻜﻠﻤﺎت اﻟﻬﺎﺗﻔﻴﺔ وﺗﺴﻬﻴﻞ ﻣﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻣﻊ اﻷﺧﺮﻳﻦ‪.‬‬

 ‫‪ -‬ﺗﻨﻈﻴﻢ وﻗﺖ اﻟﺮﺋﻴﺲ ﺧﺎرج اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺣﻔﻆ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﺮﺋﻴﺲ ﻓﻲ ﻣﻠﻔﺎت ﻣﺤﺪدة‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺎﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﺮﺋﻴﺲ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻣﺴﺎﻋﺪة اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻓﻲ ﺗﺮﺗﻴﺐ اﻟﺴﻔﺮ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻣﺴﺎﻋﺪة اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻓﻲ ﻋﻘﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت واﻟﺤﻔﻼت ‪.‬‬

‫ا ﻟﺴ ﻜ ﺮ ﺗ ﺎرﻳ ﺔ اﻟ ﻤ ﺘ ﺨ ﺼ ﺼ ﺔ ‪:‬‬

‫‪ ‬ﺗﻌ ﺮﻳ ﻔﻬﺎ ‪:‬‬

‫وﻫﻲ اﻟﻮﺣﺪة اﻟﺘﻲ ﺗﺘﻮﻟﻰ ﺗﻘﺪﻳﻢ ﺧﺪﻣﺎت اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ اﻟﻤﺘﻌﻠﻘﺔ ﺑﻤﻬﺎم اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻟﻨﺸﺎط‬
‫ﺗﺨﺼﺼﻲ أي ﻓﻲ ﻣﺠﺎﻻت اﻟﺘﻲ ﺗﺤﺘﺎج إﻟﻲ ﺗﺤﻠﻴﻞ ودراﺳﺔ وﺗﻜﻮن اﺳﺘﺸﺎرﻳﺔ ﻓﻲ ﻃﺒﻴﻌﺘﻬﺎ‬

‫‪ ‬وﻣﻦ ﻓﺮوﻋﻬﺎ ‪ :‬ﻣﺪﻳﺮ اﻟﻤﻜﺘﺐ ‪ ،‬اﻟﻘﺎﻧﻮﻧﻲ ‪ ،‬اﻟﺼﺤﻔﻲ ‪ ،‬اﻟﻄﺒﻲ ‪ ،‬اﻟﻔﻨﻲ ‪ ،‬اﻟﺘﻌﻠﻴﻤﻲ ‪ ،‬اﻹﺣﺼﺎﺋﻲ‬

‫‪ ‬أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﻤﺘﺨﺼﺼﺔ ﺑﺸﻜﻞ ﻋﺎم‬

‫‪ -‬ﺣﻔﻆ وﺗﺮﺗﻴﺐ وﺗﺼﻨﻴﻒ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ واﻻوراق اﻟﻔﻨﻴﺔ ﻓﻲ ﻣﻠﻔﺎت ﺧﺎﺻﺔ ﻟﻴﺴﻬﻞ اﻟﻮﺻﻮل إﻟﻴﻪ‪.‬‬

‫‪ -‬دراﺳﺔ ﻣﺎ ﻳﻘﺪم ﻟﻪ ﻣﻦ ﻗﺒﻞ رﺋﻴﺴﻪ ﻓﻲ ﻣﺠﺎﻟﻪ اﻟﺨﺎص ﻣﻊ ﺗﻘﺪﻳﻢ ﺗﻘﺮﻳﺮ ﻓﻲ ﻣﻮﺟﺰ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻣﻼزﻣﺔ اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻓﻲ ﺣﻀﻮر اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻔﻨﻴﺔ ﻟﺘﻘﺪﻳﻢ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻼزﻣﺔ ﻟﻪ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻻﻃﻼع ﻋﻠﻰ ﻣﺎ ﻳﺴﺘﺠﺪ ﻓﻲ ﻣﺠﺎل ﺗﺨﺼﺼﻪ ﻣﻦ اﻷﺑﺤﺎث واﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ اﻟﻌﻠﻤﻴﺔ وﺗﻘﺪﻳﻤﻬﺎ‬

‫ﻟﻠﺮﺋﻴﺲ ‪.‬‬

‫‪ ‬اﻟﻮﺻﻒ اﻟﻮﻇﻴﻔﻲ ﻷﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﻤﺘﺨﺼﺺ‬

‫‪1‬‬

‫ﻣﺪ ﻳ ﺮ ا ﻟﻤ ﻜ ﺘ ﺐ ‪:‬‬

‫‪ -‬ﺗﻠﻘﻲ اﻟﺘﻌﻠﻴﻤﺎت وﺗﻨﻔﻴﺬﻫﺎ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺒﺤﺚ ﻓﻲ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻮاردة وﻋﺮض اﻟﻤﻬﻢ ﻣﻨﻬﺎ ﻋﻠﻰ اﻟﺮﺋﻴﺲ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺘﻤﺘﻊ ﺑﺤﻖ اﻟﺘﻮﻗﻴﻊ ﻋﻠﻰ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﺼﺎدرة ﻋﻦ ﻣﻜﺘﺐ اﻟﺮﺋﻴﺲ إﻻ اﻟﺬي ﻳﺼﺪر ﺑﻤﻮﺟﺒﻬﺎ أﻣﺮ‬
‫ﻣﻦ اﻟﺮﺋﻴﺲ ﺑﻤﻮﺟﺐ اﻻﻃﻼع ﻋﻠﻴﻬﺎ‪.‬‬

‫_ ﺣﻀﻮر اﻟﻤﺆﺗﻤﺮات اﻟﺼﺤﻔﻴﺔ ‪.‬‬

‫‪ 1‬ﻫﺎﺷﻢ ﺣﻤﺪي رﺿﺎ ‪ ،‬اﻷﺣﺪث ﻓﻲ إدارة اﻟﻤﻜﺎﺗﺐ واﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺎ ‪ ،‬دار اﻟﺮاﻳﺔ ﻟﻠﻨﺸﺮ واﻟﺘﻮزﻳﻊ ‪ ،‬اﻟﻄﺒﻌﺔ اﻷوﻟﻰ‬
‫‪ ، 2015‬ص ‪. 20‬‬
 ‫‪-‬ﺣﻀﻮر اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ﻣﻊ اﻟﺮﺋﻴﺲ ‪.‬‬

‫‪-‬ﻣﺮاﻓﻘﺔ اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻓﻲ زﻳﺎراﺗﻪ ورﺣﻼت ﻋﻤﻠﻪ إذا ﻃﻠﺐ ﻣﻨﻪ ذﻟﻚ ‪.‬‬

‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﺘﻨﻔﻴﺬي ‪:‬‬

‫‪ -‬ﺣﻀﻮر اﻟﺠﻠﺴﺎت ﻣﻊ اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻟﻼﺳﺘﻌﺎﻧﺔ ﺑﻪ ﻣﻦ اﻟﻨﺎﺣﻴﺔ اﻟﻘﺎﻧﻮﻧﻴﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻓﺤﺺ اﻟﻘﻀﺎﻳﺎ اﻟﻤﺮﻓﻮﻋﺔ ﺿﺪ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﻣﻦ اﻷﻓﺮاد واﻟﻤﺆﺳﺴﺎت‪.‬‬

‫‪ -‬ﺻﻴﺎﻏﺔ اﻟﻘﺮارات اﻹدارﻳﺔ ﻣﻦ اﻟﻨﺎﺣﻴﺔ اﻟﻘﺎﻧﻮﻧﻴﺔ ﻗﺒﻞ إﺻﺪارﻫﺎ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺮد ﻋﻠﻰ اﻟﺸﻜﺎوي اﻟﻮاردة ﻣﻦ اﻷﻓﺮاد واﻟﻤﺆﺳﺴﺎت اﻷﺧﺮى‪.‬‬

‫‪ -‬دراﺳﺔ ﺣﺎﻻت اﻟﻨﻘﻞ واﻟﺘﺮﻗﻴﺔ واﻟﻌﻼوات‪.‬‬

‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﺼﺤﻔﻲ‪:‬‬

‫اﻻﻃﻼع ﻋﻠﻰ ﺟﻤﻴﻊ اﻟﺼﺤﻒ واﻗﺘﻄﺎع اﻟﺠﺰء اﻟﺨﺎص ﺑﺎﻟﻤﺆﺳﺴﺔ وإﻟﺼﺎﻗﻪ ﻋﻠﻰ ورق ﺧﺼﺺ‬ ‫‪-‬‬
‫ﻟﻬﺬا اﻟﻐﺮض وإرﺳﺎﻟﻪ إﻟﻲ اﻟﺠﻬﺔ اﻟﻤﺨﺘﺼﺔ ﻟﻠﺮد ﻋﻠﻴﻪ وﺑﻌﺪ ﺗﻠﻘﻲ اﻟﺮد ﻳﻌﺮﺿﻪ ﻋﻠﻰ اﻟﺮﺋﻴﺲ ﺛﻢ‬
‫ﻳﺮﺳﻠﻪ إﻟﻲ اﻟﺼﺤﻒ ﻟﻠﻨﺸﺮ‪.‬‬

‫ﻳﺰود اﻟﺮﺋﻴﺲ ﺑﺠﻤﻴﻊ اﻷﺷﻴﺎء اﻟﻤﺤﻠﻴﺔ واﻟﺨﺎرﺟﻴﺔ اﻟﺘﻲ ﻟﻬﺎ ﻋﻼﻗﺔ ﺑﻤﺆﺳﺴﺘﻪ‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫ﻳﺤﻀﺮ اﻟﻤﺆﺗﻤﺮات اﻟﺼﺤﻔﻴﺔ اﻟﺘﻲ ﻳﻌﻘﺪﻫﺎ اﻟﺮﺋﻴﺲ وﻫﻮ اﻟﺬي ﻳﻮﺟﻪ اﻟﺪﻋﻮة ﻟﺮﺟﺎل اﻟﺼﺤﺎﻓﺔ ‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﻄﺒﻲ ‪:‬‬

‫‪-‬اﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﻤﺮﻳﺾ وأﻓﺮاد ﻋﺎﺋﻠﺘﻪ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺣﻔﻆ ﺳﺠﻼت اﻟﻤﺮﻳﺾ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﺮﻳﺪ اﻟﻮارد واﻟﺼﺎدرة‪.‬‬

‫‪ -‬اﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﻬﺎﺗﻔﻴﺔ واﻟﺮد ﻋﻠﻴﻬﺎ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ واﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ واﻟﺒﺤﻮث ﻋﻠﻰ اﻵﻟﺔ اﻟﻜﺎﺗﺒﺔ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﺰوﻳﺪ اﻟﻌﻴﺎدة أو اﻟﻤﺸﻔﻰ ﺑﺎﻟﻤﺴﺘﻠﺰﻣﺎت اﻟﻀﺮورﻳﺔ‪.‬‬

‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﺘﻌﻠﻴﻤﻴﺔ ‪:‬‬

‫‪ -‬اﺳﺘﻘﺒﺎل اﻷﺷﺨﺎص اﻟﻤﺘﺮددﻳﻦ ﻋﻠﻰ اﻟﻘﺴﻢ‪.‬‬

 ‫‪ -‬اﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﻬﺎﺗﻔﻴﺔ‪.‬‬

‫‪ -‬إﻋﺪاد ﺑﻌﺾ ﺣﻔﻼت اﻟﺸﺎي‪.‬‬

‫‪ -‬ﺣﻔﻆ اﻷوراق واﻟﻤﺴﺘﻨﺪات‪.‬‬

‫‪ -‬ﻣﺴﺎﻋﺪة أﻋﻀﺎء ﻫﻴﺌﺔ اﻟﺘﺪرﻳﺲ‪.‬‬

‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﻔﻨﻴﺔ ‪:‬‬

‫‪ -‬ﺗﻘﺪﻳﻢ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت واﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻤﺘﻌﻠﻘﺔ ﺑﻄﺒﻴﻌﺔ ﺗﺨﺼﺼﻪ أﺛﻨﺎء اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺘﻲ ﻳﻌﻘﺪﻫﺎ‬
‫اﻟﺮﺋﻴﺲ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻳﻘﻮم ﺑﺎﻟﺪراﺳﺎت واﻷﺑﺤﺎث اﻟﺘﻲ ﺗﺘﻄﻠﺐ ﻣﻦ اﻟﺮﺋﻴﺲ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻳﻌﺮض ﻋﻠﻰ اﻟﺮﺋﻴﺲ أﺣﺪث اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت واﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ واﻷﺑﺤﺎث ﻣﻊ اﻟﺘﻌﻠﻴﻖ ﻋﻠﻴﻬﺎ‪.‬‬

‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻹﺣﺼﺎﺋﻴﺔ‬

‫ﻫﻮ اﻟﺬي ﻳﻘﻮم ﺑﺠﻤﻊ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت اﻹﺣﺼﺎﺋﻴﺔ ﻣﻦ ﻣﺼﺎدرﻫﺎ اﻟﻤﺤﻠﻴﺔ و اﻷﺟﻨﺒﻴﺔ وﻳﻜﻮن ﻋﻠﻰ اﺗﺼﺎل‬
‫وﺛﻴﻖ ﻣﻊ ﻫﺬه اﻟﻤﺼﺎدر وﻳﺤﺘﻔﻆ ﺑﻬﺬه اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت ﺑﺸﻜﻞ ﻣﻨﺴﻖ وﻣﻨﻈﻢ ﻟﻠﺮﺟﻮع إﻟﻴﻬﺎ ﻋﻨﺪ اﻟﺤﺎﺟﺔ‬
‫وﻳﺘﻔﺮع إﻟﻰ ﻓﺮوع ﻋﺪة‪.‬‬

‫ج ‪ -‬ا ﻟﻤ ﻌ ﻴﺎ ر اﻟ ﺰ ﻣ ﻨ ﻲ‬

‫ا ﻟﺴ ﻜ ﺮ ﺗ ﺎ ر ﻳ ﺔ اﻟ ﺪ ا ﺋﻤ ﺔ‬

‫‪ ‬ﺗﻌ ﺮﻳ ﻔﻬﺎ ‪:‬‬

‫وﻫﻲ ﻋﺒﺎرة ﻋﻦ وﺣﺪة ﻣﻮﺟﻮدة ﺑﺎﻟﻬﻴﻜﻞ اﻟﺘﻨﻈﻴﻤﻲ ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺔ ﺗﺘﻮﻟﻰ اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺎﻟﻤﻬﺎم اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‬
‫ﻟﻤﺴﺎﻧﺪة اﻹدارات اﻷﺧﺮى‪.‬‬

‫ا ﻟﺴ ﻜ ﺮ ﺗ ﺎرﻳ ﺔ اﻟ ﻤ ﺆ ﻗ ﺘ ﺔ‬

‫‪ ‬ﺗﻌ ﺮﻳ ﻔﻬﺎ ‪:‬‬

‫وﻫﻲ ﻋﺒﺎرة ﻋﻦ وﺣﺪة ﻳﺘﻢ إﻧﺸﺎءﻫﺎ ﻟﻔﺘﺮة ﻣﺤﺪدة ﻛﻲ ﺗﺘﻮﻟﻰ ﻣﻬﺎم اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻜﺘﺎﺑﻴﺔ ﻟﻤﺴﺎﻋﺪة‬
‫إدارة ﻣﺎ أو ﺷﺨﺺ ﻣﻌﻴﻦ ﻓﻤﺜﻼ ﻳﻜﻮن ﻟﺪى اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﻣﺸﺮوع ﻣﺎ ﺳﻴﺘﻢ ﺗﻨﻔﻴﺬه ﺧﻼل ﻓﺘﺮة‬
‫زﻣﻨﻴﺔ ﺳﻨﺔ أو أﻗﻞ ﻣﺜﻼ‪ ،‬ﻓﺘﻜﻮن ﻟﻬﺬا اﻟﻤﺸﺮوع ﻣﺠﻤﻮﻋﺔ ﻣﻦ اﻟﻮﺣﺪات ﻳﻜﻮن ﻣﻦ ﺿﻤﻨﻬﺎ وﺣﺪة‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وﺗﻨﺘﻬﻲ ﺑﺈﻧﻬﺎء اﻟﻤﺸﺮوع‪ .‬ﺛﺎﻧﻴﺎ ‪:‬ﺧﺼﺎﺋﺺ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ودورﻫﺎ اﻟﻔﻌﺎل ﻓﻲ أداء اﻷ‬
‫ﻋﻤ ﺎ ل ‪:‬‬

‫ﺣﺘﻰ زﻣﻦ ﻗﺮﻳﺐ ﻛﺎن اﻟﻤﺠﺘﻤﻊ ﻳﻨﻈﺮ إﻟﻲ وﻇﻴﻔﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻧﻈﺮة ﺧﺎﻃﺌﺔ ﻟﻜﻦ ﻓﻲ دﻧﻴﺎ اﻷ‬
‫ﻋﻤﺎل اﻟﻴﻮم وﻣﻊ اﻟﺘﻄﻮر اﻟﻤﺘﺰاﻳﺪ واﻟﺤﺎﺟﺔ إﻟﻲ اﻻﻋﺘﻤﺎد ﻋﻠﻰ أﻓﺮاد أﻛﻔﺎء ﻹﻧﺠﺎز اﻷﻋﻤﺎل‬
‫اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﺗﻄﻮرت اﻟﻨﻈﺮة إﻟﻲ وﻇﻴﻔﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وﺗﺒﺪﻟﺖ ﺑﺤﻴﺚ أﺻﺒﺢ ﻻ ﻏﻨﻰ ﻋﻦ‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻓﻲ أي ﻣﻜﺘﺐ اﻟﻴﻮم وﻛﺬﻟﻚ ﻹﻳﻤﺎن اﻟﻤﺆﺳﺴﺎت ﺑﺤﻴﺚ أﺻﺒﺢ ﻻ ﻏﻨﻰ ﻋﻦ‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ ﻓﻲ أي ﻣﻜﺘﺐ اﻟﻴﻮم وﻛﺬﻟﻚ ﻹﻳﻤﺎن اﻟﻤﺆﺳﺴﺎت اﻷﻋﻤﺎل ﺑﺎﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﺑﺎﻹﺿﺎﻓﺔ إﻟﻰ‬
‫ﻗﺪرة اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ ﻧﻔﺴﻪ ﻋﻠﻰ إﻗﻨﺎع ﻣﻦ ﺣﻮﻟﻪ )ﻣﻦ ﻣﺪرﻳﻴﻦ ورؤﺳﺎء وﻋﻨﺎﺻﺮ ﺧﺎرﺟﻴﺔ (‬
‫ﺑﺄﻫﻤﻴﺔ اﻟﺪور اﻟﺬي ﻳﻘﻮم ﺑﻪ ﺑﺎﻟﻨﺴﺒﺔ ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺔ اﻟﺘﻲ ﻳﻌﻤﻞ ﺑﻬﺎ ﻣﻦ ﺧﻼل اﻟﺪراﻳﺔ واﻟﻤﻌﺮﻓﺔ و‬
‫اﻟﻤﻬﺎرات اﻟﺘﻲ ﻳﻤﺘﻠﻜﻬﺎ وﻛﺬﻟﻚ ﺣﺴﻦ اﻷداء واﻟﺘﺼﺮف واﻹﻗﻨﺎع واﻟﺸﺨﺼﻴﺔ اﻟﻤﺘﻤﻴﺰة‪.‬‬
 ‫ا ﻟﻤ ﻄﻠ ﺐ اﻟ ﺜ ﺎﻟ ﺚ ‪ :‬أ ﻫ ﻤ ﻴ ﺔ ا ﻟﺴ ﻜ ﺮ ﺗ ﺎ ر ﻳ ﺔ و ﻣ ﻜ ﺎ ﻧ ﺘ ﻬ ﺎ ﻓ ﻲ ا ﻟ ﻬ ﻴ ﻜ ﻞ ا ﻟ ﺘ ﻨ ﻈ ﻴ ﻤ ﻲ ‪:‬‬

‫أ و ﻻ ‪ :‬أ ﻫ ﻤ ﻴ ﺔ ا ﻟﺴ ﻜ ﺮ ﺗ ﺎرﻳ ﺔ‬

‫ﺗﻬﺪف اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ إﻟﻰ ﺗﻘﺪﻳﻢ اﻟﺨﺪﻣﺎت اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ اﻟﻤﺘﻌﻠﻘﺔ ﺑﺮوﺗﻴﻦ اﻟﻌﻤﻞ و ﺗﻔﺼﻴﻼﺗﻪ أو إﻟﻲ ا‬
‫ﻹدارات اﻟﺮﺋﻴﺴﺔ ﻓﻲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ و ﻣﻦ ﻫﻨﺎ ﻳﻈﻬﺮ اﻟﺪور اﻟﻔﻌﺎل ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﻴﺮ ﻓﻲ إﻋﻔﺎء اﻟﻤﺪﻳﺮﻳﻦ و ا‬
‫ﻹدارات اﻟﺮﺋﻴﺴﺔ ﻣﻦ ﺷﻐﻞ أوﻗﺎﺗﻬﻢ ﺑﺎﻟﺘﻔﻜﻴﺮ ﻓﻲ ﻫﺬه اﻷﻋﻤﺎل اﻟﺮوﺗﻴﻨﻴﺔ ﺑﺤﻴﺚ ﻳﺘﻔﺮﻏﻮن ﻛﻠﻴﺎ‬
‫ﻟﻮﻇﺎﺋﻔﻬﻢ اﻟﺮﺋﻴﺴﻴﺔ ﻣﻦ ﺗﺨﻄﻴﻂ و ﺗﻨﻈﻴﻢ و رﻗﺎﺑﺔ و ﺗﻤﺪﻫﻢ ﺑﺎﻟﺒﻴﺎﻧﺎت و اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻼزﻣﺔ ﻻ‬
‫‪1‬‬
‫ﺗﺨﺎذ اﻟﻘﺮارات ‪.‬‬
‫واﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ ﻳﻌﺘﺒﺮ ﺑﻤﺜﺎﺑﺔ ﻋﻨﺼﺮ ﻣﻬﻢ ﻓﻲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ و ﻻ ﻳﻤﻜﻦ اﻻﺳﺘﻐﻨﺎء ﻋﻨﻪ ﺑﺄي ﺣﺎل ﻣﻦ اﻷ‬
‫ﺣﻮال وﻻ ﻳﻤﻜﻦ أن ﺗﺘﺼﻮر ﻣﺎ ﻳﻤﻜﻦ أن ﻳﻌﻤﻠﻪ اﻟﻤﺪﻳﺮون ﻓﻲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺎت ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ ﻏﻴﺎب‬
‫ً ﻓﻲ أداء أﻋﻤﺎل روﺗﻴﻨﻴﺔ دون أن ﻳﻜﻮن‬ ‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮﻳﻦ ﺑﺎﻟﺘﺄﻛﻴﺪ ﺳﻴﻘﻀﻲ اﻟﻤﺪﻳﺮون وﻗﺘﺎ ﻃﻮﻳﻼ‬
‫ﻟﺪﻳﻬﻢ اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻜﺎﻓﻲ ﻷداء اﻟﻤﻬﺎم و اﻷﻋﻤﺎل اﻟﺮﺋﻴﺴﺔ اﻟﻬﺎﻣﺔ ﻛﻤﺎ ﺗﺘﺰاﻳﺪ ﻧﺸﺎﻃﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‬
‫‪2‬‬
‫ﺑﺼﻮرة ﻃﺮدﻳﺔ ﻧﺘﻴﺠﺔ ﻟﻌﺎﻣﻠﻴﻦ رﺋﻴﺴﻴﻴﻦ ﻫﻢ‪:‬‬
‫‪-1‬زﻳﺎدة ﺣﺠﻢ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ ﻧﺘﻴﺠﺔ ﻧﺸﺎط اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت و ﺗﻌﺪد اﻟﻌﻼﻗﺎت ﻣﻊ اﻟﻤﻨﻈﻤﺎت اﻻﺧﺮى‬
‫و اﻟﺠﻤﻬﻮر‪.‬‬

‫‪ -2‬اﻟﺘﻄﻮر اﻟﺘﻜﻨﻮﻟﻮﺟﻲ ﻓﻲ ﻣﺠﺎل اﻻﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﺣﻴﺚ ﺗﻄﺎﻟﻌﻨﺎ اﻟﺸﺮﻛﺎت اﻟﻤﺘﺨﺼﺼﺔ ﻓﻲ‬
‫ﻣﺠﺎل اﻷﺟﻬﺰة اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻳﻮﻣﻴﺎ ﺑﺂﻻت و ﻣﻌﺪات ﻣﺘﻄﻮرة ﻣﺮﺗﺒﻄﺔ ﺗﻤﺎﻣًﺎ ﺑﻨﺸﺎﻃﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‬
‫و اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ‪.‬‬

‫ﻛﻤﺎ زاد ﻓﻲ أﻫﻤﻴﺔ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ أﻧﻬﺎ ﻟﻢ ﺗﻌﺪ ﺗﻠﻚ اﻟﻤﻬﻦ اﻟﺒﺴﻴﻄﺔ اﻟﺘﻲ ﻳﻌﺘﻘﺪ أن أي‬
‫ﺷﺨﺺ ﻳﻤﻜﻦ اﻟﻘﻴﺎم ﺑﻬﺎ وإﻧﻤﺎ ﻫﻲ أﺻﺒﺤﺖ ﺗﺘﻄﻠﺐ ﻗﺪرا ﻋﺎﻟﻴﺎ ﻣﻦ اﻟﺘﺄﻫﻴﻞ واﻟﺘﺪرﻳﺐ ﻟﻠﻘﻴﺎم ﺑﻬﺎ‬
‫ﺳﻮاء ﻣﻦ اﻟﻨﺎﺣﻴﺔ اﻟﻤﻬﺎرﻳﺔ أو اﻟﺴﻠﻮﻛﻴﺔ ﻟﺪرﺟﺔ أﻧﻨﺎ ﻧﺸﺎﻫﺪ ﻓﻲ ﺑﻌﺾ اﻟﻤﺆﺳﺴﺎت اﻟﻴﻮم ﺑﻌﺾ‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺘﻴﻦ اﻟﺬﻳﻦ ﻳﻌﺪون ﺑﻤﺜﺎﺑﺔ ﻣﺘﺨﺬي اﻟﻘﺮار ﻛﻤﺎ ﻓﻲ ﺣﺎﻟﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ اﻟﺘﻨﻔﻴﺬي ‪،‬إن وﺟﻮد‬
‫ﻃﺎﻗﻢ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻋﻠﻰ ﻣﺴﺘﻮى ﻋﺎﻟﻲ ﻣﻦ اﻟﺘﺄﻫﻴﻞ ﻟﻴﺲ درﺑًﺎ ﻣﻦ اﻟﺮﻓﺎﻫﻴﺔ ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻞ ‪ ،‬ﻷن‬
‫اﻟﺸﺮﻛﺎت ﺗﺤﺘﺎج إﻟﻰ ﻫﺬا اﻟﻄﺎﻗﻢ ﻟﺘﻨﻔﻴﺬ اﻟﻌﺪﻳﺪ ﻣﻦ اﻟﻤﻬﺎم وﻧﺬﻛﺮ ﻣﻨﻬﺎ ‪:‬‬

‫‪ -‬ﺗﺮﺗﻴﺐ اﻟﻌﻤﻞ ﺑﻤﺎ ﻳﺆدي إﻟﻲ ﺗﺨﻔﻴﻒ ﺣﺪة اﻟﻀﻐﻂ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﺪراء وأﺻﺤﺎب اﻟﺸﺮﻛﺎت ورؤﺳﺎء ا‬

‫‪ 1‬زﻳﺪ ﻣﻨﻴﺮ ﻋﺒﻮ ي ‪ ،‬إدارة اﻟﻤﻜﺎﺗﺐ واﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ اﻟﺘﻨﻔﻴﺬﻳﺔ ‪ ،‬دار اﻟﻤﻌﺘﺰ ﻟﻠﻨﺸﺮ واﻟﺘﻮزﻳﻊ ‪ ،‬اﻟﻄﺒﻌﺔ اﻷوﻟﻰ‬
‫‪1437‬ه ‪2010-‬م ‪ ،‬ص ‪. 17‬‬
‫‪ 2‬اﻷﺣﺪث ﻓﻲ إدارة اﻟﻤﻜﺎﺗﺐ واﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺎ ‪ ،‬اﻟﻤﺮﺟﻊ اﻟﺴﺎﺑﻖ ‪ ،‬ص ‪. 18‬‬
 ‫ﻷﻗﺴﺎم‬

‫‪ -‬ﺟﻤﻊ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﻌﻤﻞ واﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ ﺻﺤﺘﻬﺎ وﻣﻦ ﺛﻢ اﻟﻌﻤﻞ ﻋﻠﻰ ﺗﻮﺛﻴﻘﻪ‬

‫‪ -‬أن ﻳﻜﻮن ﺣﻠﻘﺔ وﺻﻞ ﺑﻴﻦ اﻟﻤﺪراء وﺑﻴﻦ أﻃﺮاف اﻟﻌﻤﻞ داﺧﻞ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ وﺧﺎرﺟﻬﺎ‬
‫‪1‬‬
‫‪ -‬ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻣﻮاﻋﻴﺪ اﻟﻤﻘﺎﺑﻼت واﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت وﺗﺤﻀﻴﺮ اﻟﻤﻠﻔﺎت اﻟﺘﻲ ﺳﻴﺘﻢ اﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻌﻬﺎ‬

‫ﺛﺎﻧﻴﺎ ‪ :‬ﻣﻜﺎﻧﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻓﻲ اﻟﻬﻴﻜﻞ اﻟﺘﻨﻈﻴﻤﻲ ‪:‬‬

‫ﻫﻨﺎك ﻋﺪة ﻃﺮق ﻟﻠﺘﻨﻈﻴﻢ اﻹداري ﻷﺟﻬﺰة اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وﻳﺘﻢ ﺗﺤﺪﻳﺪ اﻟﻄﺮﻳﻘﺔ اﻟﻤﺜﻠﻰ اﻟﻮاﺟﺐ‬
‫اﺗﺒﺎﻋﻬﺎ ﻓﻲ ﻛﻞ ﺟﻬﺔ إدارﻳﺔ وﻓﻘﺎ ﻟﻈﺮوﻓﻬﺎ اﻟﺨﺎﺻﺔ ﻓﻬﻨﺎك اﻟﺪواﺋﺮ اﻟﺼﻐﻴﺮة واﻟﺪواﺋﺮ اﻟﻜﺒﻴﺮة‬
‫وﻫﻨﺎك اﻟﺪواﺋﺮ اﻟﻤﺘﻤﺮﻛﺰة ﻓﻲ ﻣﻮﻗﻊ واﺣﺪ واﻟﺪواﺋﺮ اﻟﻤﻮزﻋﺔ ﻋﻠﻰ ﻋﺪة ﻣﻮاﻗﻊ ‪،‬وﻳﺠﺐ اﻟﺘﻨﻮﻳﻪ‬
‫إﻟﻲ ﺿﺮورة إﺗﺒﺎع إﻃﺎر ﺗﻨﻈﻴﻤﻲ ﻣﺤﺪد ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﺣﻴﺚ أن ﻋﺪم وﺟﻮد ﻫﺬا اﻹﻃﺎر اﻟﻤﺤﺪد‬
‫ﺳﻴﺄدي إﻟﻲ ﺗﻨﺎزع اﻻﺧﺘﺼﺎﺻﺎت وﻋﺪم ﺗﺤﺪﻳﺪ اﻟﻤﺴﺆوﻟﻴﺎت وﻳﺒﺪو ذﻟﻚ ﻓﻲ إﻧﺸﺎء اﻟﻌﺪﻳﺪ‬
‫ﻣﻦ ﻣﺮاﻛﺰ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﺑﺪون ﺗﻨﺴﻴﻖ ﺑﻴﻨﻬﺎ وﻻ إﺷﺮاف ﻋﻠﻴﻬﺎ وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ ﻳﻈﻬﺮ ﺻﻌﻮﺑﺔ اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ ﻋﻠﻰ‬
‫اﻟﻌﺎﻣﻠﻴﻦ ﺑﻬﺎ وﻋﺪم ﺟﺪوة ﺗﺪرﻳﺒﻬﻢ ﻟﺮﻓﻊ ﻛﻔﺎءﺗﻬﻢ وزﻳﺎدة ﻣﻬﺎراﺗﻬﻢ وﻓﻴﻤﺎ ﻳﻠﻲ اﻟﻄﺮق اﻟﻤﺘﺒﻌﺔ‬
‫ﻟﻠﺘﻨﻈﻴﻢ اﻹداري ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ‪:‬‬

‫‪-‬ﻣﺮﻛﺰﻳﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ‪.‬‬

‫‪-‬ﻻﻣﺮﻛﺰﻳﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ‪.‬‬

‫‪2‬‬
‫‪-‬اﻟﺠﻤﻊ ﺑﻴﻦ اﻟﻤﺮﻛﺰﻳﺔ اﻟﻼﻣﺮﻛﺰﻳﺔ‪.‬‬

‫ﺗﺨﺘﻠﻒ ﻣﻜﺎﻧﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻣﻦ ﻣﺆﺳﺴﺔ إﻟﻲ أﺧﺮى وﻳﺘﻮﻗﻒ ذﻟﻚ ﻋﻠﻰ ﺣﺠﻢ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ وﻋﺪد‬
‫اﻟﻌﺎﻣﻠﻴﻦ ﻓﻲ اﻟﻤﻜﺎﺗﺐ وأﻧﻤﺎط اﻷﻋﻤﺎل واﻟﻨﻮﻋﻴﺎت اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ ﻟﻠﻌﺎﻣﻠﻴﻦ واﻟﻤﻬﺎم واﻻﺧﺘﺼﺎﺻﺎت‬
‫اﻟﺘﻲ ﻳﺒﺎﺷﺮﻫﺎ أوﻟﺌﻚ اﻟﻤﺴﺆوﻟﻮن اﻟﺬﻳﻦ ﻳﺴﺘﻌﻴﻨﻮن ﺑﺨﺪﻣﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وﺻﻮﻻ إﻟﻲ ﺗﺤﺴﻴﻦ ا‬
‫ﻷداء‬
‫‪3‬‬

‫‪ ‬ﻣﻮﻗﻊ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ )ة( ﻋﻠﻰ اﻟﺨﺮﻳﻄﺔ اﻟﺘﻨﻈﻴﻤﻴﺔ ‪:‬‬

‫اﻟﺨﺮﻳﻄﺔ اﻟﺘﻨﻈﻴﻤﻴﺔ ﻷي ﻣﺆﺳﺴﺔ ﻫﻲ ﻋﺒﺎرة ﻋﻦ ﺷﻜﻞ ﺑﻴﺎﻧﻲ ﻳﻮﺿﺢ ارﺗﺒﺎط اﻹدارات ﺑﺒﻌﻀﻬﺎ‬
‫وﻓﻖ ﺧﻄﻮط ﻣﺤﺪدة ﻟﻠﺴﻠﻄﺔ وﻛﺬﻟﻚ اﻟﺤﺎل ﺑﺎﻟﻨﺴﺒﺔ ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻓﺈن ﻣﻮﻗﻌﻬﺎ اﻟﺘﻨﻈﻴﻤﻲ‬
‫ﻳﻮﺿﺢ اﻟﻌﻼﻗﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﺮﺑﻂ إدارة اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﺑﺎﻟﺠﻬﺎز اﻹداري ‪ ،‬وﻓﻲ اﻟﻌﺮف اﻹداري ﻓﺈن‬
‫‪1‬‬
‫‪www.edarabai .com. 24/10/2023 11 :37‬‬
‫‪2‬‬
‫‪www .empoila.com‬‬
‫‪3‬‬
‫‪www.almirkaz.com‬‬
‫ﻫﻨﺎك اﻟﻌﺪﻳﺪ ﻣﻦ اﻟﺨﺮاﺋﻂ اﻟﺘﻨﻈﻴﻤﻴﺔ اﻟﺘﻲ ﻋﺎدة ﻣﺎ ﻳﺘﻀﺢ ﻣﻦ ﺧﻼﻟﻬﺎ ﻣﻮﻗﻊ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ‬
‫وﺑﺎﻟﺸﻜﻞ اﻟﻌﺎم ﻳﻤﻜﻦ اﻟﻘﻮل أن ﻛﻞ ﻋﻤﻞ إﺷﺮاﻓﻲ ﻳﺘﻄﻠﺐ ﺿﺮورة وﺟﻮد ﺳﻜﺮﺗﻴﺮ ﻟﻤﻌﺎوﻧﺔ‬
‫اﻟﻤﺸﺮف ﻓﻲ ﺑﻌﺾ اﻟﻤﻬﺎم اﻟﻜﺘﺎﺑﻴﺔ ‪ ،‬واﻟﻨﻤﻮذج اﻟﺘﺎﻟﻲ ﻳﻮﺿﺢ ﻣﻮﻗﻊ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ ﻓﻲ ﺑﻌﺾ‬
‫اﻟﻤﺴﺘﻮﻳﺎت اﻻﺷﺮاﻓﻴﺔ‪.‬‬

‫ﻣﻜﺎﻧﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻓﻲ اﻟﻬﻴﻜﻞ اﻟﺘﻨﻈﻴﻤﻲ‪):‬اﻟﺸﻜﻞ رﻗﻢ )‪02‬‬

‫ﻣﺪﻳﺮ ﻋﺎم‬

‫ﻣﺪﻳﺮ ﻣﺎﻟﻲ‬ ‫ﻣﺪﻳﺮ ﺗﺴﻮﻳﻖ‬ ‫ﻣﺪﻳﺮ اﻧﺘﺎج‬

‫ﺳﻜﺮﺗﻴﺮ‬ ‫ﺳﻜﺮﺗﻴﺮ‬ ‫ﺳﻜﺮﺗﻴﺮ‬

‫ﻣﻮﻇﻒ‬ ‫ﻣﻮﻇﻒ‬ ‫ﻣﻮﻇﻒ‬

‫اﻟﻤﺼﺪر ‪ :‬ﻣﻦ إﻋﺪاد اﻟﻤﺘﻤﻬﻨﺘﻴﻦ اﻋﺘﻤﺎًدا ﻋﻠﻰ ﻣﺎ ﺳﺒﻖ‬
 ‫اﻟﻤﺒﺤﺚ اﻟﺜﺎﻧﻲ ‪ :‬ﻣﺎﻫﻴﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ‪:‬‬

‫اﻟﻤﻄﻠﺐ اﻷول ‪ :‬ﺗﻌﺮﻳﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة(‬

‫ﻳﻤﻜﻦ اﻟﻨﻈﺮ إﻟﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻋﻠﻰ أﻧﻪ ﺑﻤﺜﺎﺑﺔ اﻟﻤﺴﺎﻋﺪ اﻹداري واﻟﻜﺘﺎﺑﻲ ﻟﻺدارة أو اﻟﺸﺮﻳﻚ‬
‫اﻟﺼﻐﻴﺮ ﻟﻬﺎ ﻓﻲ ﻣﺒﺎﺷﺮﺗﻪ ﻟﻤﻬﺎﻣﻬﺎ اﻹدارﻳﺔ إذ أن اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ ﻓﻲ ﻣﺮﻛﺰ ﺧﺎص ﻟﻠﺜﻘﺔ واﻟﻤﺴﺆوﻟﻴﺔ‬
‫ﺑﺤﻜﻢ ﻣﻌﺮﻓﺘﻪ ﻟﻸﻋﻤﺎل اﻟﺪاﺧﻠﻴﺔ ﻓﻲ اﻟﻤﻜﺘﺐ ﺑﻐﻴﺮ ﻣﻮاﻧﻊ أو ﺣﺪود وﺑﺎﻟﺘﺎﻟﻲ ﻳﻜﻮن ﻓﻲ ﻣﻘﺪوره‬
‫أن ﻳﺘﻨﺎول اﻟﺘﻔﺎﺻﻴﻞ اﻟﺪﻗﻴﻘﺔ ﻗﻠﻴﻠﺔ اﻟﺸﺄن أو ﺑﺎﻷﺣﺮى ذﻟﻚ اﻟﻄﻮﻓﺎن ﻣﻦ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻴﻮﻣﻴﺔ ﺑ‬
‫ﺎﻟﻤﻜﺎﺗﺐ اﻋﺘﻤﺎدا ﻋﻠﻰ ﻗﺪراﺗﻪ وﻣﻬﺎرﺗﻪ اﻟﺬاﺗﻴﺔ أو ﺑﺤﻜﻢ ﻧﺼﺎﺋﺢ وارﺷﺎدات وﺗﻮﺟﻴﻬﺎت ﻣﻦ‬
‫اﻟﺮﺋﻴﺲ أو اﻟﻤﺪﻳﺮ ‪.‬‬

‫وﻫﻮ اﻟﻤﻮﻇﻒ اﻟﺬي ﻳﻘﻮم ﺑﻤﺴﺎﻋﺪة رﺋﻴﺴﻪ ﻓﻲ إﻧﺠﺎز أﻋﻤﺎﻟﻪ وﺣﻔﻆ أﺳﺮاره وﺗﺮﺗﻴﺐ وﻗﺘﻪ‬
‫وﺗﻨﻈﻴﻤﻪ وﺗﺴﺠﻴﻞ ﻣﻌﺎﻣﻼﺗﻪ ﺑﺸﻜﻞ دﻗﻴﻖ وذﻟﻚ ﻟﺘﻨﻔﻴﺬ ﺧﻄﺔ اﻟﻌﻤﻞ ﻓﻲ ﺳﺒﻴﻞ ﺗﺤﻘﻴﻖ اﻷ‬
‫‪1‬‬
‫ﻫﺪاف اﻟﻤﻨﺸﻮدة‪.‬‬

‫وﺗﻄﻠﻖ ﺗﺴﻤﻴﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻋﻠﻰ اﻟﺠﻬﺎز اﻟﺒﺸﺮي اﻟﺬي ﻳﺴﺪ إﻟﻴﻪ ﻣﻬﻤﺔ إﻧﺠﺎز ﻛﺎﻓﺔ اﻷﻋﻤﺎل‬
‫اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ اﻟﻤﺘﻤﺜﻠﺔ ﻓﻲ ﺗﺤﺮﻳﺮ اﻟﻤﺮاﺳﻼت وإﻋﺪاد اﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ وﻣﻌﺎﻟﺠﺔ اﻟﺒﺮﻳﺪ اﻟﻮارد واﻟﺼﺎدر‬
‫وﺗﻨﻈﻴﻢ أرﺷﻴﻒ اﻟﻤﻜﺘﺐ وﻏﻴﺮ ذﻟﻚ‪.‬‬

‫اﻟﻤﻄﻠﺐ اﻟﺜﺎﻧﻲ ‪ :‬ﺻﻔﺎت وﻗﺪرات )ﻣﺆﻫﻼت ( اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ‪:‬‬

‫أوﻻ ‪ :‬ﻣﻘﻮﻣﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة(‬

‫ً ﻋﻠﻤﻴًﺎ ﻣﻨﺎﺳﺒًﺎ ﺿﺮورة ﺗﻤﺘﻌﻪ‬ ‫ﺣﻴﺚ ﻳﺘﻌﻴﻦ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﻤﺎﻫﺮ إﺿﺎﻓﺔ إﻟﻲ ﺗﺄﻫﻠﻪ ﺗﺄﻫﻼ‬
‫اﻟﺨﺼﺎﺋﺺ‬ ‫ﻣﺠﻤﻮﻋﺔ‬ ‫وﻳﻘﺼﺪ ﺑﺬﻟﻚ‬ ‫ﺑﻤﺠﻤﻮﻋﺔ ﻣﻦ اﻟﻤﻘﻮﻣﺎت اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﻪ‬

‫‪ 1‬اﻟﻤﻤﻠﻜﺔ اﻟﻌﺮﺑﻴﺔ اﻟﺴﻌﻮدﻳﺔ ـ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ اﻟﻌﺎﻣﺔ ﻟﻠﺘﺪرﻳﺐ اﻟﺘﻘﻨﻲ واﻟﻤﻬﻨﻲ ‪ ،‬اﺟﺮاءات اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ_‪124، 1‬‬
‫ﻃﺒﻌﺔ ‪ 1429‬ﺗﺨﺼﺺ ﻣﺤﺎﺳﺒﺔ ‪،‬اﻹدارة اﻟﻌﺎﻣﺔ ﻟﺘﺼﻤﻴﻢ وﺗﻄﻮﻳﺮ‬ ‫دار‬
‫اﻟﻤﻨﺎﻫﺞ ‪ ،‬ص ‪. 4‬‬
‫اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ واﻟﻨﻔﺴﻴﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﺘﻮاﻓﺮ ﺑﺸﻜﻞ ﻋﺎم ﻓﻲ اﻟﺸﺨﺺ ذاﺗﻪ ﻃﺒﻴﻌﺘﻪ اﻟﻌﺎﻣﺔ وﻣﻘﻮﻣﺎﺗﻪ‬
‫اﻟﺨﺎﺻﺔ واﻟﺘﻲ ﻳﺨﺘﻠﻒ ﺑﻬﺎ ﻋﻦ ﻏﻴﺮه ﻣﻦ اﻷﺷﺨﺎص وﻫﺬه اﻟﻤﻘﻮﻣﺎت ﺿﺮورﻳﺔ وﻫﺎﻣﺔ ﺟﺪا‬
‫ﻟﻨﺠﺎﺣﻪ ﻓﻲ أداء ﻋﻤﻠﻪ ﺑﺎﻟﻜﻔﺎءة اﻟﻌﺎﻟﻴﺔ وﻟﺘﺤﻘﻴﻖ اﻟﻤﺴﺘﻮى اﻟﺠﻴﺪ ﻣﻦ اﻷداء وﻣﻦ ﻫﺬه‬
‫اﻟﻤﻘﻮﻣﺎت ‪:‬‬

‫اﻟﺸﻜﻞ اﻟﻌﺎم ‪ :‬وﻫﻮ ﻣﺎ ﻳﻄﻠﻖ ﻋﻠﻴﻪ اﻟﻮﺟﻪ اﻟﻤﻘﺒﻮل اﻟﺴﻤﺢ اﻟﻤﺒﺘﺴﻢ‪.‬‬

‫ﺣﺴﻦ اﻟﻤﻈﻬﺮ ‪ :‬ﻳﺘﻔﻖ ﻫﺬا اﻟﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ ﻃﺒﻴﻌﺔ ﻋﻤﻞ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ )ة( وﻳﻌﺪ ﻣﻦ اﻟﻀﺮورﻳﺎت اﻟﻬﺎﻣﺔ‬
‫ﻟﻨﺠﺎح اﻟﻌﻤﻞ وﺗﺤﻘﻴﻖ اﻟﻬﺪف اﻟﻜﺎﻣﻞ ﻣﻦ اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ‪ ،‬ﺣﻴﺚ ﻳﻜﻮن اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻓﻲ ﻣﻘﺪﻣﺔ‬
‫اﻟﻤﺴﺘﻘﺒﻠﻴﻦ ﻟﻠﺰوار وﻋﻤﻼء اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ‪.‬‬

‫وﻳﺘﻄﻠﻊ اﻟﺰاﺋﺮﻳﻦ ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺔ داﺋﻤﺎ إﻟﻲ ﻣﻘﺎﺑﻠﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ )ة( وﻣﻦ ﺧﻼل ﺗﻠﻚ اﻟﻤﻘﺎﺑﻠﺔ اﻷوﻟﻰ‬
‫اﻟﺘﻲ ﻳﻘﻮم ﺑﺰﻳﺎرﺗﻬﺎ أو اﻟﻌﻜﺲ‬ ‫ﻳﺴﺘﻄﻴﻊ اﻟﺰاﺋﺮ أن ﻳﺄﺧﺬ اﻧﻄﺒﺎﻋًﺎ ﺟﻴﺪا ﻋﻦ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ‬
‫وﻳﺘﻌﻴﻦ اﻟﺘﻤﺘﻊ ﺑﺎﻟﺒﺴﺎﻃﺔ واﻷﻧﺎﻗﺔ اﻟﻤﻌﺘﺪﻟﺔ‬

‫اﻟﺤﻜﻤﺔ واﻟﺼﺒﺮ ‪ :‬ﻳﺘﻄﻠﺐ ذﻟﻚ اﻟﺘﻤﺘﻊ ﺑﻤﻘﻮﻣﺎت ﺷﺨﺼﻴﺔ ﺑﻌﺪم اﻟﺘﺴﺮع ﻓﻲ اﻟﺤﻜﻢ ﻋﻠﻰ اﻷ‬
‫ﺷﻴﺎء وﻻﺑﺪ ﻣﻦ اﻟﺼﺒﺮ ﻋﻨﺪ ﻣﻮاﺟﻬﺔ اﻷﻣﻮر اﻟﺼﻌﺒﺔ واﻟﻤﺸﺎﻛﻞ اﻟﻤﻔﺎﺟﺌﺔ واﻟﻄﺎرﺋﺔ‬
‫وﻣﺤﺎوﻟﺔ اﺳﺘﻴﻌﺎﺑﻬﺎ واﺳﺘﻌﻤﺎل اﻟﻌﻘﻞ ﻓﻲ ﺣﻠﻬﺎ‪.‬‬

‫اﻟﺘﻔﻜﻴﺮ اﻟﻤﻨﻈﻢ اﻟﻤﻨﻄﻘﻲ ‪ :‬ﻋﻨﺪ ﻃﺮح اﻟﻤﻮاﺿﻴﻊ واﻷﻣﻮر اﻟﻌﻠﻤﻴﺔ ﻻﺑﺪ ﻣﻦ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( دراﺳﺔ‬
‫ﻫﺬه اﻟﻤﻮاﺿﻴﻊ ﺑﺘﻤﻌﻦ ﺣﺘﻰ ﻳﺴﺘﻄﻴﻊ ﻣﻦ ﺧﻼل ذﻟﻚ اﺗﺨﺎذ اﻟﻘﺮار اﻟﺼﺤﻴﺢ واﻟﻤﻨﺎﺳﺐ وإﺑﺪاء‬
‫اﻟﻤﺸﻮرة واﻟﻨﺼﺢ واﻟﺮأي اﻟﺴﻠﻴﻢ ﻋﻨﺪ اﻟﻠﺰوم ‪.‬‬

‫أﻣﺎﻧﺔ اﻟﺴﺮ ‪ :‬ﻻﺑﺪ ﻣﻦ ﺗﻮاﻓﺮ اﻟﻤﻘﺪرة اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ ﻟﻠﻤﺤﺎﻓﻈﺔ ﻋﻠﻰ ﻛﺎﻓﺔ اﻷﺳﺮار اﻟﺘﻲ اﻃﻠﻊ‬
‫وﻳﻄﻠﻊ ﻋﻠﻴﻬﺎ أﺛﻨﺎء ﺧﺪﻣﺘﻪ ﺣﻴﺚ أن ﻃﺒﻴﻌﺔ ﻋﻤﻞ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ )ة( ﺗﺴﻤﺢ ﻟﻪ ﺑﺼﻔﺔ ﻣﺴﺘﻤﺮة اﻻ‬
‫ﻃﻼع ﻋﻠﻰ ﻛﺜﻴﺮ ﻣﻦ أﺳﺮار اﻟﻌﻤﻞ ﻟﺬا ﻳﺘﻌﻴﻦ أن ﻳﻜﻮن ﺷﺎﻏﻞ ﻫﺬه اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ ﻣﺘﻤﺘﻬﺎ ﺑﺎﻷﻣﺎﻧﺔ‬
‫واﻟﺼﺪق ﻓﻲ اﻟﻤﻌﺎﻣﻠﺔ ﺣﺘﻰ ﻳﺘﻤﻜﻦ ﻣﻦ ﺷﻐﻞ ﻫﺬه اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ‪.‬‬
‫‪1‬‬

‫ﺛﺎﻧﻴﺎ ‪ :‬ﺻﻔﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﻨﺎﺟﺢ)ة( ‪:‬‬

‫ﻳﻌﺘﺒﺮ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ ﻫﻤﺰة وﺻﻞ ﺑﻴﻦ اﻟﺮﺋﻴﺲ و ﺑﻘﻴﺔ اﻟﻤﻮﻇﻔﻴﻦ ﻓﻲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ وأﻳﻀﺎ ﻫﻤﺰة وﺻﻞ‬
‫ﺑﻴﻦ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ وﺟﻤﻬﻮرﻫﺎ ﺑﻮﺟﻪ ﻋﺎم ﻟﺬا ﻳﺠﺐ أن ﻳﺘﻮاﻓﺮ ﻓﻲ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ )ة( ﻣﺠﻤﻮﻋﺔ ﻣﻦ‬
‫اﻟﺼﻔﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﺄﻫﻠﻪ ﻟﻠﻤﻤﺎرﺳﺔ أﻋﻤﺎﻟﻪ ﺑﻜﻔﺎءة واﻗﺘﺪار ‪ ،‬وﻳﻤﻜﻦ ﺗﻘﺴﻴﻢ ﻫﺬه اﻟﺼﻔﺎت إﻟﻲ ﺛﻼث‬
‫ﻣﺠﻤﻮﻋﺎت‪:‬‬

‫‪ 1‬إدارة اﻟﻤﻜﺎﺗﺐ واﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ اﻟﺘﻨﻔﻴﺬﻳﺔ ‪ ،‬اﻟﻤﺮﺟﻊ اﻟﺴﺎﺑﻖ ذﻛﺮه ‪ ،‬ص ‪. 86‬‬

 ‫‪ -‬ﺻﻔﺎت ﺷﺨﺼﻴﺔ )ﻣﺆﻫﻼت ﺷﺨﺼﻴﺔ(‬

‫‪ -‬ﺻﻔﺎت ﻋﻠﻤﻴﺔ )ﻣﺆﻫﻼت ﻋﻠﻤﻴﺔ (‬

‫‪-‬ﺻﻔﺎت ﻋﻤﻠﻴﺔ )ﻣﺆﻫﻼت ﻋﻤﻠﻴﺔ (‬

‫ا ﻟ ﺼ ﻔ ﺎت ا ﻟﺸ ﺨ ﺼ ﻴ ﺔ ‪:‬‬

‫‪ -‬أن ﻳﻜﻮن ﻟﻪ اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ ﺣﺴﻦ اﻟﺬوق ﻓﻲ اﺧﺘﻴﺎر ﻣﻼﺑﺴﻪ ﺑﻤﺎ ﻳﺤﻘﻖ اﻷﻧﺎﻗﺔ واﻟﻨﻈﺎﻓﺔ ﻓﻲ‬
‫اﻟﻤﻈﻬﺮ واﻟﻬﻨﺪام ‪.‬‬

‫‪-‬أن ﻳﻜﻮن ﻧﺰﻳﻬﺎ ﺣﺴﻦ اﻟﺴﻴﺮ واﻟﺴﻠﻮك‪.‬‬

‫‪ -‬أن ﻳﻜﻮن ﻟﺒﻘًﺎ ﻓﻲ اﻟﺘﻌﺒﻴﺮ ﺣﺘﻰ ﻳﻜﻮن ذا ﺷﺨﺼﻴﺔ ﻣﺤﺒﺒﺔ ﻟﻠﻨﻔﻮس ‪.‬‬

‫‪-‬أن ﻳﻜﻮن ﻛﺘﻮﻣﺎ ﻻ ﻳﺒﻮح ﺑﺄﺳﺮار اﻟﻌﻤﻞ ‪.‬‬

‫‪-‬أن ﻳﻜﻮن ﻗﺎدرا ﻋﻠﻰ ﺗﻔﻬﻢ اﻟﺰوار وﻣﻌﺎﻣﻠﺘﻬﻢ ﺑﺮوح ﺳﻤﺤﺔ‪.‬‬

‫‪-‬أن ﻳﻜﻮن ﻟﺪﻳﻪ روح اﻻﺳﺘﻌﺪاد ﻓﻲ ﻣﺸﺎرﻛﺔ اﻷﺧﺮﻳﻦ ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻞ وﺣﻞ ﻣﺸﺎﻛﻠﻬﻢ‪.‬‬

‫‪-‬أن ﻳﻜﻮن ﻣﺘﻔﻬﻤﺎ ﻟﻘﻮاﻋﺪ اﻟﻤﺠﺎﻣﻠﺔ ‪.‬‬

‫‪-‬أن ﻳﻜﻮن ﻟﺪﻳﻪ اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ اﻟﺘﺤﺪث ﺑﻮﺿﻮح وﺛﺒﺎت ‪.‬‬

‫‪-‬أن ﻳﻜﻮن ﻗﺎدرا ﻋﻠﻰ ﺗﺤﻤﻞ اﻟﻤﺴﺆوﻟﻴﺔ ﻧﺤﻮ ﻧﻔﺴﻪ وﻧﺤﻮ رﺋﻴﺴﻪ وﻧﺤﻮ اﻟﻌﻤﻞ واﻟﻌﺎﻣﻠﻴﻦ وﻧﺤﻮ‬
‫اﻟﺠﻤﻬﻮر اﻟﻤﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ ﻣﻜﺘﺐ اﻟﻤﺪﻳﺮ ‪.‬‬

‫‪-‬أن ﻳﻜﻮن ﻣﺘﻤﺘﻌﺎ ﺑﺼﺤﺔ ﺟﻴﺪة ﺗﺤﻘﻖ ﻟﻪ اﻟﻨﺸﺎط واﻟﺤﻴﻮﻳﺔ‪.‬‬

‫ا ﻟ ﺼ ﻔ ﺎ ت ا ﻟﻌﻠ ﻤ ﻴ ﺔ ‪:‬‬

‫‪ ‬اﻟﺘ ﺨ ﺼ ﺺ ‪:‬‬

‫‪ -‬اﻛﺘﺴﺎب اﻟﺘﺤﺼﻴﻞ اﻟﻌﻠﻤﻲ ﻓﻲ ﻣﺠﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬أن ﻳﻜﻮن ﻋﻠﻰ ﻗﺪر ﻣﻨﺎﺳﺐ ﻣﻦ اﻟﺘﻌﻠﻴﻢ ﺣﺎﻣﻼ ﺷﻬﺎدة ﻋﻠﻤﻴﺔ ﻟﻬﺎ ﻋﻼﻗﺔ ﻓﻲ ﻣﺠﺎل ﻋﻤﻠﻪ‪.‬‬

‫‪ -‬أن ﻳﻜﻮن ﻣﻠﻤﺎ ﺑﻤﺎ ﻳﺘﺼﻞ ﺑﻤﺠﺎل ﻋﻤﻠﻪ وأن ﻳﻨﻤﻲ ﻣﻌﻠﻮﻣﺎﺗﻪ ﺑﻜﻞ ﻣﺎ ﻳﺘﺼﻞ ﺑﻮﻇﻴﻔﺘﻪ ‪.‬‬

‫‪ ‬اﻟﺜ ﻘﺎﻓ ﺔ ‪:‬‬

‫أ‪-‬اﻹﻟﻤﺎم ﺑﺎﻷﻣﻮر اﻟﻌﺎﻣﺔ واﻻﺟﺘﻤﺎﻋﻴﺔ‬

‫‪ -‬أن ﻳﻜﻮن ﻋﻠﻰ ﻗﺪر وﻓﻴﺮ ﻣﻦ اﻟﺜﻘﺎﻓﺔ واﺳﻊ اﻻﻃﻼع ﺣﺘﻰ ﻳﺠﺪد ﻣﻌﻠﻮﻣﺎﺗﻪ ﺑﺎﺳﺘﻤﺮار‪.‬‬
 ‫‪ -‬أن ﻳﻜﻮن ﻣﻠﻤﺎ ﺑﻌﻠﻢ اﻟﻨﻔﺲ واﻟﻌﻼﻗﺎت اﻹﻧﺴﺎﻧﻴﺔ‬

‫ب‪ -‬اﻹﻟﻤﺎم ﺑﺎﻟﻠﻮاﺋﺢ واﻟﻨﻈﻢ اﻟﻤﻌﻤﻮل ﺑﻬﺎ ﻓﻲ ﻣﺤﻴﻂ اﻟﺒﻠﺪ اﻟﺘﻲ ﻳﻌﻤﻞ ﺑﻬﺎ‪.‬‬

‫‪ -‬أن ﻳﻜﻮن ﻋﻠﻰ ﻋﻠﻢ ﺑﺠﻤﻴﻊ اﻟﻘﺮارات واﻟﺘﺸﺮﻳﻌﺎت واﻟﻘﻮاﻧﻴﻦ واﻷﻧﻈﻤﺔ واﻟﻠﻮاﺋﺢ اﻟﺘﻲ‬
‫ﺗﺨﺺ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ‪.‬‬

‫‪ ‬ا ﻟﻠﻐ ﺔ ‪:‬‬

‫‪ -‬اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ اﻟﺘﺤﺪث واﻟﻜﺘﺎﺑﺔ ﺑﻠﻐﺔ اﻟﺒﻠﺪ اﻟﺘﻲ ﻳﻌﻤﻞ ﻓﻴﻬﺎ‬

‫‪ -‬أن ﻳﻜﻮن ﻣﺘﻤﻜﻨﺎ ﻣﻦ اﻟﻠﻐﺔ اﻟﻌﺮﺑﻴﺔ وﻣﻠﻤﺎ ﺑﺒﻌﺾ اﻟﻠﻐﺎت اﻷﺟﻨﺒﻴﺔ‬

‫ا ﻟ ﺼ ﻔ ﺎ ت ا ﻟﻌﻠ ﻤ ﻴ ﺔ ‪:‬‬

‫اﻟﺘﻨﻈﻴﻢ ‪:‬اﻹﻟﻤﺎم ﺑﺎﻟﻨﻈﻢ اﻹدارﻳﺔ‬

‫اﻟﻌﻼﻗﺎت ‪:‬اﻟﻘﺪرة واﻟﻤﺮوﻧﺔ ﻓﻲ ﺗﻜﻮﻳﻦ اﻟﻌﻼﻗﺎت اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ واﻟﻌﻤﻠﻴﺔ‬

‫ا ﻟﻠ ﻮ ا ﺋ ﺢ و ا ﻟ ﺘ ﻌﻠ ﻴ ﻤ ﺎت ‪:‬‬

‫‪ -‬اﻹﻟﻤﺎم ﺑﺎﻷﻧﻈﻤﺔ واﻟﺘﺸﺮﻳﻌﺎت اﻹدارﻳﺔ اﻟﻤﻌﻤﻮل ﺑﻬﺎ ‪.‬‬

‫‪ -‬أن ﺗﺘﻮﻓﺮ ﻓﻴﻪ ﻣﻬﺎرة اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ ﻋﻠﻰ اﻵﻻت اﻟﻜﺎﺗﺒﺔ وﻋﻠﻰ اﻟﺤﺎﺳﺒﺎت اﻻﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬أن ﺗﺘﻮاﻓﺮ ﻓﻴﻪ ﻣﻬﺎرات ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﻤﺬﻛﺮات واﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ واﻟﻤﺮاﺳﻼت‪.‬‬

‫‪ -‬أن ﺗﺘﻮاﻓﺮ ﻓﻴﻪ ﻣﻬﺎرة اﺳﺘﺨﺪام أﺟﻬﺰة اﻻﺗﺼﺎل اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ‪.‬‬

‫‪ -‬أن ﻳﻜﻮن ﻣﻠﻤﺎ ﺑﻘﻮاﻋﺪ وﻃﺮق اﻟﺤﻔﻆ واﻟﺘﺼﻨﻴﻒ واﻟﺘﺮﺗﻴﺐ واﻟﻔﻬﺮﺳﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬أن ﻳﻜﻮن ﻗﺎدرًا ﻋﻠﻰ اﺳﺘﺨﺪام اﻟﻤﻌﺪات واﻷﺟﻬﺰة اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ اﻟﺤﺪﻳﺜﺔ‪.‬‬

‫ﺛﺎﻟﺜﺎً‪ :‬ﺳﻠﻮﻛﻴﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﻨﺎﺟﺢ)ة(‪:‬‬

‫إن ﻧﺠﺎح اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻓﻲ ﺗﺄدﻳﺘﻪ ﻟﻤﻬﺎم ﻋﻤﻠﻪ ﻳﻌﺘﻤﺪ ﻋﻠﻰ ﺣﺪ ﻛﺒﻴﺮ ﻋﻠﻰ درﺟﺔ ﻛﻔﺎﻳﺔ وﻧﺸﺎط‬
‫ووﻋﻲ وﺳﻠﻮك اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﺬي ﻳﺠﺐ أن ﻳﻮﻓﺮ ﻟﻪ ﻛﻞ ﻣﺎ ﻳﻄﻠﺒﻪ ﺑﺄﻗﺼﻰ ﺳﺮﻋﺔ ﻣﻤﻜﻨﺔ وﻓﻲ‬
‫ﻧﻔﺲ اﻟﻮﻗﺖ ﻳﺨﻠﻖ ﻟﻪ اﻟﻤﻨﺎخ اﻟﻨﻘﻲ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ وﺑﻤﻌﻨﻰ أﺧﺮ أن ﻳﻔﺘﺢ ﻗﻨﻮات اﻟﻌﻤﻞ أﻣﺎم رﺋﻴﺴﻪ‬
‫أي ﻋﻮاﺋﻖ أو ﻣﻀﺎﻳﻘﺎت ﺷﺨﺼﻴﺔ أو ﻧﻔﺴﻴﺔ ﻗﺪ ﺗﺆدي إﻟﻲ إﻋﺎﻗﺔ ﺗﻨﻔﻴﺬ ﻣﻬﺎﻣﻪ‬ ‫أو ﻳﺠﻨﺒﻪ‬
‫وﻟﺬا ﻳﺠﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( أن ﻳﺤﺮص ﻋﻠﻰ اﻻﻟﺘﺰام ﺑﺒﻌﺾ اﻟﺴﻠﻮﻛﻴﺎت اﻹﻳﺠﺎﺑﻴﺔ وﻳﻘﺼﺪ‬
‫ﺑﻬﺎ )اﻟﺴﻠﻮﻛﻴﺎت اﻟﻤﺴﺘﺤﺒﺔ( وأن ﻳﺘﺠﻨﺐ ﺑﻌﺾ اﻟﺴﻠﻮﻛﻴﺎت اﻟﺴﻠﺒﻴﺔ وﻳﻘﺼﺪ ﺑﻬﺎ )اﻟﺴﻠﻮﻛﻴﺎت‬
‫اﻟﻐﻴﺮ ﻣﺴﺘﺤﺒﺔ ( واﻟﺘﻲ ﻳﺠﺐ أﻻ ﺗﺼﺪر ﻣﻦ ﺷﺨﺺ ﻣﺴﺆول ﻣﺜﻞ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ )ة( ‪.‬‬

‫‪-1‬اﻟﺴﻠﻮﻛﻴﺎت اﻹﻳﺠﺎﺑﻴﺔ ‪:‬‬

‫‪ -‬اﻟﻤﻮاﻇﺒﺔ ﻋﻠﻰ اﻟﺤﻀﻮر إﻟﻲ اﻟﻤﻜﺘﺐ ﻓﻲ اﻟﻤﻮاﻋﻴﺪ اﻟﺮﺳﻤﻴﺔ ﻣﻊ اﺳﺘﻌﺪاده أﻳﻀﺎ ﻟﻠﺤﻀﻮر ﻓﻲ‬
‫ﻏﻴﺮ اﻟﻤﻮاﻋﻴﺪ اﻟﺮﺳﻤﻴﺔ ﻋﻨﺪ اﻟﻀﺮورة‪.‬‬

‫‪ -‬اﻻﻋﺘﻨﺎء اﻟﺘﺎم ﺑﻜﻞ ﻣﺎ ﻳﻮﻛﻞ ﻟﻪ ﻣﻦ ﻣﻬﺎم‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺼﺪق ﻓﻲ اﻟﺤﺪﻳﺚ واﻟﻮﻓﺎء ﺑﻤﺎ ﻳﻮﻋﺪ ﺑﻪ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻻﻫﺘﻤﺎم ﺑﺤﻔﻆ اﻟﺴﺠﻼت ﺑﺎﻟﻄﺮق اﻟﺤﺪﻳﺜﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬إﻋﺎدة وﺿﻊ اﻟﻤﺮاﺟﻊ أو اﻟﻤﻠﻔﺎت ﻓﻲ أﻣﺎﻛﻨﻬﺎ ﻣﺒﺎﺷﺮة ﺑﻌﺪ اﻻﻧﺘﻬﺎء ﻣﻨﻬﺎ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﻮﺟﻴﻪ اﻟﺘﺤﻴﺔ اﻟﻤﻨﺎﺳﺒﺔ إﻟﻲ ﻣﻦ ﻳﻠﻘﺎه ﺑﻠﻄﻒ وأدب ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺣﺴﻦ ﻣﻌﺎﻣﻠﺔ اﻟﻐﻴﺮ‪.‬‬

‫‪ -‬إﻇﻬﺎر اﻻﻫﺘﻤﺎم واﻟﺠﺪﻳﺔ ﻟﻤﻦ ﻳﻠﺠﺄ إﻟﻴﻪ ﺳﻮآءا ﻓﻲ ﻣﺸﻜﻠﺔ أو ﻃﻠﺒًﺎ ﻟﻠﻨﺼﺢ واﻟﻤﻌﻮﻧﺔ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻳﺠﺐ أن ﻳﻨﺼﺖ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( أﻛﺜﺮ ﻣﻤﺎ ﻳﺘﻜﻠﻢ ‪.‬‬

‫‪-2‬اﻟﺴﻠﻮﻛﻴﺎت اﻟﺴﻠﺒﻴﺔ‬

‫‪ -‬إزﻋﺎﺟﻪ ﻟﻤﻦ ﻳﺘﻌﺎﻣﻠﻮن ﻣﻌﻪ ﺑﻜﺜﺮة ﺗﻮﺟﻴﻪ اﻷﺳﺌﻠﺔ اﻻﺳﺘﻔﺴﺎرﻳﺔ إﻟﻴﻬﻢ دون أن ﻳﺤﺎول ﺗﻔﻬﻢ‬
‫إﺟﺎﺑﺘﻬﺎ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﺪﺧﻠﻪ ﻓﻲ أﻋﻤﺎل اﻷﺧﺮﻳﻦ ﺑﻘﺼﺪ ﺗﺄﺧﻴﺮﻫﻢ ﻓﻲ ﺗﺄدﻳﺔ أﻋﻤﺎﻟﻬﻢ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﻌﻮده ﺗﻘﺪﻳﻢ اﻋﺘﺬارات ﻋﻦ اﻷﺧﻄﺎء اﻟﺘﻲ ﻳﺮﺗﻜﺒﻬﺎ ﻓﻲ ﻋﻤﻠﻪ دون أن ﻳﻌﻤﻞ ﻋﻠﻰ ﻋﺪم‬
‫ﺗﻜﺮارﻫﺎ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻋﺪم اﻟﻌﻨﺎﻳﺔ ﺑﺎﻟﻌﻤﻞ اﻟﺬي ﻳﻜﻠﻒ ﺑﻪ ﻋﻠﻰ أﻛﻤﻞ وﺟﻪ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻃﻠﺒﻪ إﻟﻲ رﺋﻴﺴﻪ ﺗﻜﺮار اﻟﺘﻌﻠﻴﻤﺎت اﻟﺘﻲ ﻳﻠﻘﻴﻬﺎ ﻟﻪ أﻛﺜﺮ ﻣﻦ ﻣﺮة ‪.‬‬

‫‪ -‬اﺳﺘﻌﺎرﺗﻪ ﺑﺼﻔﺔ ﻣﺴﺘﻤﺮة ﻟﻸدوات واﻵﻻت اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻣﻦ اﻟﺰﻣﻼء وﺗﺮك أدواﺗﻪ وأﻻﺗﻪ ﻏﻴﺮ ﺻ‬
 ‫‪1‬‬
‫اﻟﺤﺔ ﻟﻼﺳﺘﺨﺪام دون إﺻﻼح أو ﺻﻴﺎﻧﺔ‪.‬‬

‫ﻛﻤﺎ ﻳﻌﺘﺒﺮ اﻟﺴﻠﻮك اﻟﺸﺨﺼﻲ ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﻴﺮ )ة( ﻣﻦ أﻫﻢ اﻟﻌﻨﺎﺻﺮ اﻟﺘﻲ ﺗﺴﺎﻋﺪ ﻓﻲ ﺗﺤﻘﻴﻖ اﻟﻨﺠﺎح و‬
‫اﻟﻜﻔﺎءة ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻞ ﻣﻦ ﺧﻼل ﺗﻌﺎﻣﻠﻪ ﻣﻊ اﻷﺧﺮﻳﻦ وﻛﻴﻔﻴﺔ اﻟﺘﺼﺮف ﻣﻌﻬﻢ ﻓﻲ ﻣﺨﺘﻠﻒ‬
‫اﻟﻤﻮاﻗﻒ ﺣﻴﺚ ﻳﺠﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ )ة( ﻣﻦ ﺧﻼل ﺳﻠﻮﻛﻪ أن ﻳﻜﺴﺐ اﺣﺘﺮام اﻷﺧﺮﻳﻦ وﺛﻘﺘﻬﻢ‬
‫‪ ،‬وﻧﻈﺮًا ﻟﺘﻨﻮع اﻟﻤﺴﺘﻮﻳﺎت اﻹدارﻳﺔ وﻧﻮﻋﻴﺔ اﻟﺒﺸﺮ واﺧﺘﻼف ﻃﺒﺎﺋﻌﻬﻢ وﺟﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ‬
‫أن ﻳﺘﺤﻠﻰ ﺑﺒﻌﺾ اﻟﺴﻠﻮﻛﻴﺎت اﻟﻤﺮﻏﻮﺑﺔ ﻓﻲ ﻣﺠﺎل اﻟﻌﻤﻞ وﻳﻜﻔﻴﻬﺎ ﺣﺴﺐ ﻃﺒﻴﻌﺔ اﻟﻤﻮﻗﻒ‬
‫وﻣﺮاﻛﺰ اﻟﻌﻤﻞ وﻧﻮد أن ﻧﻀﻊ ﺑﻌﺾ اﻟﻨﻘﺎط اﻟﺴﻠﻮﻛﻴﺔ ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻓﻲ ﺗﻌﺎﻣﻠﻪ ﻣﻊ ذاﺗﻪ واﻷ‬
‫ﺧﺮﻳﻦ‪:‬‬

‫ﺳﻠﻮﻛﻴﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻣﻊ ذاﺗﻪ ‪:‬‬

‫‪-‬اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ اﻟﺬاﺗﻴﺔ ‪.‬‬

‫‪-‬ﻛﺘﻤﺎن اﻟﺴﺮ‪.‬‬

‫‪-‬اﻹﻟﻤﺎم ﺑﺎﻻﺧﺘﺼﺎﺻﺎت واﻟﻤﺴﺆوﻟﻴﺎت ‪.‬‬

‫‪-‬ﺗﻘﺒﻞ اﻟﻨﻘﺪ ‪.‬‬

‫‪-‬اﻻﻋﺘﻨﺎء ﺑﺎﻟﻤﻈﻬﺮ ‪.‬‬

‫‪-‬اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ ﻟﻠﻌﻤﻞ ‪.‬‬

‫‪-‬اﻟﻤﺤﺎﻓﻈﺔ ﻋﻠﻰ اﻵﻻت واﻷدوات اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ‪.‬‬

‫ﺳﻠﻮﻛﻴﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻣﻊ رﺋﻴﺴﻪ ‪:‬‬

‫ﻫﻮ اﻟﺸﺨﺺ اﻟﺬي ﻳﺼﺪر اﻷواﻣﺮ وﻳﻌﻄﻲ اﻟﺘﻌﻠﻴﻤﺎت وﻳﻄﻠﺐ ﺳﻜﺮﺗﻴﺮا ذات ﺻﻔﺎت ﺧﺎﺻﺔ‬
‫ﻗﺎدرا ﻋﻠﻰ أداء ﻫﺬه اﻷﻋﻤﺎل ﺑﻜﻔﺎءة وﻣﻦ اﻟﺴﻠﻮﻛﻴﺎت اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺔ ﻣﻦ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ‪:‬‬

‫‪ -‬اﺣﺘﺮام اﻟﺮﺋﻴﺲ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻻﻟﺘﺰام ﺑﻤﻮاﻋﻴﺪ اﻟﻌﻤﻞ ‪.‬‬

‫‪ 1‬إدارة اﻟﻤﻜﺎﺗﺐ واﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ اﻟﺘﻨﻔﻴﺬﻳﺔ ‪ ،‬اﻟﻤﺮﺟﻊ اﻟﺴﺎﺑﻖ ذﻛﺮه ‪ ،‬ص ‪. 55 -54‬‬

 ‫‪ -‬ﺗﻨﻔﻴﺬ اﻟﻤﻬﺎم اﻟﻤﻮﻛﻠﺔ ﻟﻪ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺼﺪق واﻹﺧﻼص ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺘﺤﺪث إﻟﻴﻪ ﺑﺄدب ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺣﺴﻦ اﻻﺳﺘﻤﺎع إﻟﻴﻪ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻹﻟﻤﺎم ﺑﺎﻷواﻣﺮ واﻟﺘﻌﻠﻴﻤﺎت ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻋﺪم إﺳﺎءة اﺳﺘﺨﺪام اﻟﺴﻠﻄﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﻔﻮض إﻟﻴﻪ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺣﻞ ﻣﺸﺎﻛﻞ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﺘﻲ ﻳﻤﻜﻦ ﺣﻠﻬﺎ ‪.‬‬

‫ﺳﻠﻮﻛﻴﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻣﻊ اﻟﺰاﺋﺮﻳﻦ ‪:‬‬

‫اﻟﺰاﺋﺮ ﻗﺪ ﻳﻜﻮن ﻣﺮاﺟﻌﺎ أو أﺣﺪ اﻟﻌﺎﻣﻠﻴﻦ ﻓﻲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ وﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( أن ﻳﺤﺴﻦ اﺳﺘﻘﺒﺎل‬
‫اﻟﺠﻤﻴﻊ بـ‪:‬‬

‫‪ -‬اﻟﺘﺮﺣﻴﺐ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﻠﺒﺎﻗﺔ ﻓﻲ اﻟﺤﺪﻳﺚ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﻤﺒﺎدرة ﻓﻲ ﻣﺴﺎﻋﺪة اﻷﺧﺮﻳﻦ وﺗﻮﺟﻴﻪ اﻟﻤﺮاﺟﻌﻴﻦ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ ﺟﺪوى اﻟﺰﻳﺎرة وأﻫﻤﻴﺘﻬﺎ وأﺳﺒﺎﺑﻬﺎ واﻟﺤﺮص ﻋﻠﻰ ﻣﺼﻠﺤﺔ اﻟﻌﻤﻞ‪.‬‬

‫ﺳﻠﻮﻛﻴﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻣﻊ اﻟﺰﻣﻼء‬

‫ﻃﺒﻴﻌﺔ اﻷﻋﻤﺎل ﺗﺘﻢ ﻋﻦ ﻃﺮﻳﻖ اﻟﺘﻌﺎون ﺑﻴﻦ اﻷﻓﺮاد ﻹﻧﺠﺎح اﻟﻌﻤﻞ و ﻫﺬا ﻳﺴﺘﺪﻋﻲ ﻣﻦ‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﻌﻤﻞ اﻟﺠﻤﺎﻋﻲ ﻟﻠﻨﺠﺎح واﻟﺘﻌﺎون ﻟﺘﺤﻘﻴﻖ اﻷﻫﺪاف ﻣﻦ ﺧﻼل‪:‬‬

‫‪ -‬ﺣﺴﻦ ﻣﻌﺎﻣﻠﺘﻬﻢ وﻣﺮاﻋﺎة ﺷﻌﻮرﻫﻢ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺘﻌﺎون ﻣﻌﻬﻢ واﻟﻤﺴﺎﻫﻤﺔ ﻓﻲ ﻣﺎ ﻳﻄﻠﺒﻮن‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺸﻌﻮر ﺑﻤﺴﺆوﻟﻴﺔ اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﺠﻨﺐ اﻟﺴﻠﺒﻴﺔ واﻹﻫﻤﺎل ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻋﺪم اﻟﺘﺪﺧﻞ ﻓﻲ اﺧﺘﺼﺎﺻﺎت اﻟﺰﻣﻼء ‪.‬‬

 ‫راﺑﻌﺎ ‪ :‬اﻟﻤﻬﺎرات اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة(‬

‫‪-‬ﻓﺘﺢ اﻟﺒﺮﻳﺪ‪.‬‬

‫‪-‬ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﻤﺮاﺳﻼت ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻣﺘﺎﺑﻌﺔ اﻟﻤﺮاﺳﻼت اﻟﺼﺎدرة واﻟﻮاردة ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺘﺨﻠﺺ ﻣﻦ اﻻوراق اﻟﺰاﺋﺪة ‪.‬‬

‫‪ -‬اﺳﺘﺨﺪام أﻟﺔ ﺗﺼﻮﻳﺮ اﻟﻤﺴﺘﻨﺪات‪.‬‬

‫‪ -1‬ﻓﺘﺢ اﻟﺒﺮﻳﺪ ‪:‬ﻋﻨﺪ ﻓﺘﺢ اﻟﺒﺮﻳﺪ ﻳﺠﺐ اﺗﺒﺎع اﻟﺨﻄﻮات اﻟﺘﺎﻟﻴﺔ ‪:‬‬

‫‪ -‬اﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ وﺟﻮد ﻋﻨﻮان اﻟﻤﺮﺳﻞ ﻋﻠﻰ اﻟﺨﻄﺎب ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻓﺘﺢ اﻟﺒﺮﻳﺪ ﻓﻮر وﺻﻮﻟﻪ ‪.‬‬

‫‪ -‬إﻓﺮاغ اﻟﻤﺤﺘﻮﻳﺎت واﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ أن اﻟﻤﻈﺮوف أﺻﺒﺢ ﺧﺎﻟﻴًﺎ ﺗﻤﺎﻣﺎ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ وﺟﻮد ﻛﻞ اﻟﻤﺤﺘﻮﻳﺎت اﻟﻤﺬﻛﻮرة ﻓﻲ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ داﺧﻞ اﻟﻤﻈﺮوف‪.‬‬

‫‪ -‬ﻛﺘﺎﺑﺔ ﺗﺎرﻳﺦ اﻻﺳﺘﻼم ﻋﻠﻰ اﻟﻤﺮاﺳﻼت اﻟﻮاردة ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﻮزﻳﻊ اﻟﺒﺮﻳﺪ ﻋﻠﻰ ﻣﻦ ﻳﻬﻤﻪ اﻷﻣﺮ ‪.‬‬

‫‪-2‬ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﻤﺮاﺳﻼت ‪:‬‬

‫‪ -‬ﺗﺠﻬﻴﺰ أوراق ﻹﻋﺪاد اﻟﻤﺮاﺳﻼت‬

‫‪ -‬وﺿﻊ اﻷوراق ﻓﻮق اﻟﻤﻜﺘﺐ داﺋﻤًﺎ وﻳﻜﻮن ﺑﺠﻮارﻫﺎ أﻗﻼم ﻟﻠﻜﺘﺎﺑﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻻﺣﺘﻔﺎظ ﺑﻨﺴﺦ ﻣﻦ اﻟﻤﺮاﺳﻼت اﻟﺴﺎﺑﻘﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻳﻮﺟﺪ ﻓﻲ ﺑﺮﻧﺎﻣﺞ )ﻣﻴﻜﺮو ﺳﻔﺖ وورد (ﻧﻤﺎذج ﻟﻠﻤﺮاﺳﻼت اﻟﻌﺮﺑﻴﺔ واﻹﻧﺠﻠﻴﺰﻳﺔ ‪.‬‬

‫‪ -3‬ﻣﺘﺎﺑﻌﺔ اﻟﻤﺮاﺳﻼت اﻟﺼﺎدرة واﻟﻮاردة ‪:‬‬

‫‪ -‬ﻻ ﻳﻨﺒﻐﻲ أن ﻧﻠﻘﻲ ﺑﺎﻟﻠﻮم ﻋﻠﻰ اﻟﻄﺮف اﻷﺧﺮ ﻷﻧﻪ ﻟﻢ ﻳﺮد ﻓﻘﺪ ﺗﻜﻮن ﻟﻪ ﻣﻦ اﻟﻀﺮوري إرﻓﺎق‬
‫ﺻﻮرة اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﻷوﻟﻰ ﻣﻊ اﻟﺜﺎﻧﻴﺔ ﻓﻤﻦ اﻟﺴﻬﻞ إرﺳﺎﻟﻬﺎ ﺑﻬﺪف ﺗﻮﻓﻴﺮ اﻟﻮﻗﺖ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻳﻔﻀﻞ ﻣﺨﺎﻃﺒﺔ اﻟﻘﺎرئ ﺑﺮﺳﺎﻟﺔ ﺟﺪﻳﺪة ﻣﻦ ﻣﺪﺧﻞ ﺟﻴﺪ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻳﺴﺘﺤﺴﻦ ﺗﺤﺪﻳﺪ ﻣﻮﻋﺪ ﻗﺎﻃﻊ وﻧﻬﺎﺋﻲ ﻟﺘﻠﻘﻲ اﻟﺮد ﻣﻊ ﺷﺮح أﺳﺒﺎب ﻫﺬا اﻟﻤﻮﻋﺪ وﻣﺒﺮراﺗﻪ ﻓ‬
 ‫اﻟﺘﺎرﻳﺦ اﻟﻤﺤﺪد ﻳﺤﻔﺰ اﻟﻤﺘﻠﻘﻲ ﺑﺴﺮﻋﺔ‪.‬‬

‫‪ -4‬اﻟﺘﺨﻠﺺ ﻣﻦ اﻷوراق اﻟﺰاﺋﺪة ‪:‬‬

‫‪ -‬ﺗﺨﺼﻴﺺ ﻣﻠﻒ ﻟﻠﻤﺮاﺳﻼت اﻟﻮاردة وﻳﻜﻮن ﻓﻲ اﻟﺪرج اﻟﻘﺮﻳﺐ ﻟﻠﻤﻜﺘﺐ ﻷن اﻟﺤﺎﻓﻈﺔ‬

‫اﻟﺘﻘﻠﻴﺪﻳﺔ ﻟﻸوراق ﺑﻤﺜﺎﺑﺔ ﻣﻠﻒ ﻧﺸﻂ ﺛﺒﺖ ﻓﻀﻠﻪ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﺤﺪﻳﺪ اﻷوﻟﻮﻳﺎت ﺑﺘﺨﺼﻴﺺ ﻣﻠﻒ ﻟﻸوراق ذات اﻷﻫﻤﻴﺔ اﻟﻘﺼﻮى واﻟﺘﻲ ﻳﺠﺐ أن ﻧﻘﻮم‬
‫ﺑﻬﺎ ﻳﻮﻣﻴﺎ وﺗﺨﺼﻴﺺ ﻣﻠﻒ أﺧﺮ ﻟﻸوراق اﻟﺘﻲ ﻳﻤﻜﻦ ﺗﺄﺟﻴﻠﻬﺎ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺣﺪد ﻣﻠﻔﺎ ﺧﺎﺻﺎ ﻟﻠﻤﺸﺎرﻳﻊ اﻟﻤﻨﺘﻬﻴﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻫﻨﺎك ﻧﻮع راﺑﻊ ﻣﻦ اﻟﻤﻠﻔﺎت ﻟﻸوراق اﻟﺘﻲ ﻗﺪ ﺗﺤﺘﺎج إﻟﻲ اﻟﻤﺘﺎﺑﻌﺔ ﻣﺜﻞ اﻟﺪراﺳﺎت اﻟﺘﻲ‬
‫اﻧﺘﻬﻴﺖ ﻣﻨﻬﺎ وﻓﻲ اﻧﺘﻈﺎر اﻟﻤﻮاﻓﻘﺔ أو ﺗﻮﻗﻴﻊ اﻟﻤﺪﻳﺮ ﻋﻠﻴﻬﺎ ‪.‬‬

‫‪-‬إزاﻟﺔ ﻣﻦ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﻜﺘﺐ أي أدوات ﻣﻜﺘﺒﻴﺔ زاﺋﺪة ‪.‬‬

‫‪-5‬اﺳﺘﺨﺪام آﻟﺔ ﺗﺼﻮﻳﺮ اﻟﻤﺴﺘﻨﺪات‬

‫‪ -‬ﺗﻮﻓﻴﺮ أﻟﺔ اﻟﺘﺼﻮﻳﺮ ﻟﻠﻤﺴﺘﻨﺪات وﺣﺴﻦ اﺳﺘﺨﺪاﻣﻬﺎ ﻣﻦ اﻷوﻟﻮﻳﺎت اﻟﻀﺮورﻳﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﻌﻜﺲ‬
‫ﻣﻬﺎرات اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ اﻟﻨﺎﺟﺢ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻹﻟﻤﺎم ﺑﻤﻤﻴﺰات أﻟﺔ اﻟﺘﺼﻮﻳﺮ ﻳﺴﺎﻋﺪ ﻋﻠﻰ اﺳﺘﺨﺪاﻣﻬﺎ اﻻﺳﺘﺨﺪام اﻷﻣﺜﻞ ﻓﻲ اﻟﺘﺼﻮﻳﺮ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﻤﻌﺮﻓﺔ اﻟﺴﻄﺤﻴﺔ ﻟﻌﻤﻠﻴﺔ ﺻﻴﺎﻧﺔ اﻵﻟﺔ ﺿﺮورﻳﺔ ﻓﻲ ﻛﺴﺐ اﻟﻮﻗﺖ وﺗﻮﻓﻴﺮ اﻟﻤﺎل ‪.‬‬

‫ﺧﺎﻣﺴﺎ ‪ :‬اﻷﺳﺲ اﻟﻌﺎﻣﺔ ﻟﻨﺠﺎح اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة(‬

‫‪ -‬ﻛﻦ ﻛﺘﻮﻣﺎ ﻟﻸﺳﺮار اﻟﺘﻲ ﺗﻄﻠﻊ ﻋﻠﻴﻬﺎ ﺑﺤﻜﻢ ﻋﻤﻠﻚ‬

‫‪ -‬ﻛﻦ ﻣﺨﻠﺼﺎ ﻓﻲ أداء اﻟﻌﻤﻞ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻛﻦ ﺣﺴﻦ اﻟﻤﻈﻬﺮ دون ﺗﻜﻠﻒ إذ ان ذﻟﻚ ﻳﻌﺘﺒﺮ أﺳﺎﺳﺎ ﺟﻮﻫﺮﻳﺎ ﻓﻲ ﻧﺠﺎﺣﻚ ﻓﻲ ﻋﻤﻠﻚ‪.‬‬

‫‪ -‬اﺳﺘﺸﺮ رﺋﻴﺴﻚ ﻓﻲ اﻟﻨﻘﺎط اﻟﻐﺎﻣﻀﺔ وﻻ ﺗﻐﺎﻣﺮ ﺑﺎرﺗﻜﺎب اﻷﺧﻄﺎء ﺑﻞ اﻗﺘﻄﻊ دﻗﺎﺋﻖ ﻗﻠﻴﻠﺔ‬
‫ﻣﻦ وﻗﺘﻚ ﺻﺒﺎح ﻛﻞ ﻳﻮم ﻟﺘﻤﻀﻴﻬﺎ ﻓﻲ اﻟﺘﺸﺎور واﻟﺘﺨﻄﻴﻂ ﻟﻌﻤﻞ اﻟﻴﻮم ﻣﻊ رﺋﻴﺴﻚ ﺑ‬
‫ﺎﻟﺘﺨﻄﻴﻂ ﺗﻜﻮن أﻛﺜﺮ ﻓﻌﺎﻟﻴﺔ ﻓﻬﻮ ﻳﻮﻓﺮ اﻟﻮﻗﺖ واﻟﺠﻬﺪ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻛﻦ ﻋﻠﻰ ﻋﻠﻢ ﺗﺎم ﺑﺴﻴﺎﺳﺔ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﻌﻤﻞ ﻓﻴﻬﺎ وﻋﻼﻗﺘﻬﺎ ﺑﺎﻟﺠﻬﺎت اﻷﺧﺮى‪.‬‬
 ‫‪ -‬ﻛﻦ ﻋﻠﻰ ﻋﻠﻢ ﺑﺎﻟﻨﻈﺎم واﻟﻠﻮاﺋﺢ اﻟﺪاﺧﻠﻴﺔ ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬درب ذاﻛﺮﺗﻚ ﻋﻠﻰ ﺟﻤﻴﻊ ﻣﺎ ﻳﻄﻠﺐ ﻣﻨﻚ رﻏﻢ اﻋﺘﻤﺎدك ﻋﻠﻰ ﺟﺪاول اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻴﻮﻣﻲ واﻟﻤﻔﻜﺮات‬
‫ﻓﺎﻟﺬاﻛﺮة اﻟﻘﻮﻳﺔ ﺗﺴﺎﻋﺪ ﻋﻠﻰ أداء ﻋﻤﻠﻚ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻛﻦ ﻫﺎدﺋﺎ ﻣﺘﺰﻧﺎ ﻣﻬﻤﺎ ﺗﻌﻘﺪت اﻷﻣﻮر‪.‬‬

‫ل‪.‬‬
‫‪ -‬ﻛﻦ ﻗﻮي اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ دون ﻏﻄﺮﺳﺔ ﻣﻌﺘﺰًا ﺑﻜﺮاﻣﺘﻚ دون ﺗﻌﺎ ٍ‬

‫‪-‬ﺛﻘﻒ ﻧﻔﺴﻚ ﺑﺎﺳﺘﻤﺮار وﺗﺎﺑﻊ ﻣﺠﺮﻳﺎت اﻷﺣﺪاث ﺑﺸﻜﻞ ﻳﻮﻣﻲ‪.‬‬

‫‪-‬ﻛﻦ ﻋﻠﻰ ﺑﻴﻨﺔ ﺑﺎﻟﺠﻬﺎت اﻟﺘﻲ ﻳﻤﻜﻦ اﻟﻠﺠﻮء إﻟﻴﻬﺎ ﻟﻠﺤﺼﻮل ﻋﻠﻰ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻐﻴﺮ ﻣﺘﻮﻓﺮة ﻟﺪﻳﻚ‬
‫ﻛﺪواﺋﺮ اﻟﻤﻌﺎرف واﻷدﻟﺔ واﻟﻘﻮاﻣﻴﺲ ‪.‬‬

‫‪-‬أدي ﻛﻞ ﻋﻤﻞ ﻓﻲ اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﺤﺪد ﻟﻪ ﺣﺘﻰ ﻻ ﺗﺘﺮاﻛﻢ ﻋﻠﻴﻚ اﻷﻋﻤﺎل ﻓﺘﺼﺒﺢ ﻏﻴﺮ ﻗﺎد ﻋﻠﻰ‬
‫إﻧﺠﺎزﻫﺎ اﻷﻣﺮ اﻟﺬي ﻳﻀﻌﻚ أﻣﺎم رﺋﻴﺴﻚ ﻓﻲ ﻣﻮﻗﻒ ﻻ ﺗﺮﺿﺎه ﻟﻨﻔﺴﻚ‪.‬‬

‫اﻟﻤﻄﻠﺐ اﻟﺜﺎﻟﺚ ‪:‬وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( واﻟﻤﻌﻴﻘﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﻮاﺟﻬﻪ ‪:‬‬

‫أوﻻ ‪ :‬وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( وﻣﺴﺆوﻟﻴﺎﺗﻪ أﺛﻨﺎء ﻏﻴﺎب اﻟﺮﺋﻴﺲ‬

‫‪ -1‬ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻣﻮاﻋﻴﺪ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت واﻟﺰﻳﺎرات اﻟﺮﺳﻤﻴﺔ ‪.‬‬

‫‪ -2‬اﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ اﻟﻤﻠﻔﺎت واﻟﻤﺴﺘﻨﺪات واﻟﺴﺠﻼت‪:‬‬

‫‪-‬اﻟﺤﻔﻆ واﻟﺒﺤﺚ ﻓﻲ اﻟﻤﺤﻔﻮﻇﺎت‪ :‬إن اﻟﻬﺪف ﻣﻦ اﻟﻤﺤﻔﻮﻇﺎت أو أوراق اﻟﻌﻤﻞ واﻟﺴﺠﻼت ﻫﻮ‬
‫ﺗﺄﻣﻴﻦ اﻟﻌﺜﻮر ﻋﻠﻴﻬﺎ ﺑﺴﻬﻮﻟﺔ وﻓﻲ اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ ‪ ،‬وﻣﻦ اﻟﻤﻌﺘﺎد أن ﻳﻄﻠﺐ اﻟﺮﺋﻴﺲ اﻷوراق و‬
‫اﻟﺴﺠﻼت ﻓﻮرا ﻣﺮات ﻋﺪة ﻳﻮﻣﻴﺎ ﻟﺬا ﻳﺠﺐ أن ﻳﻜﻮن اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻗﺎدرًا ﻋﻠﻰ ﺗﺤﺪﻳﺪ ﻣﻜﺎن‬
‫ﺗﻠﻚ اﻷوراق اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺔ وﺗﻘﺪﻳﻤﻬﺎ ﻟﻬﻢ دون ﺗﺄﺧﻴﺮ‪.‬‬

‫ﺗﺤﺮﻳﺮ اﻟﻤﺴﺘﻨﺪ ﺑﺄﻛﺜﺮ ﻣﻦ ﺻﻮرة‬ ‫ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ‬ ‫‪-‬اﻟﻨﺴﺦ واﻟﺘﺼﻮﻳﺮ‪ :‬ﻣﻦ اﻟﻤﻌﺘﺎد‬
‫وﺗﺴﺘﺨﺮج اﻟﺼﻮرة اﻹﺿﺎﻓﻴﺔ ﺑﺎﻟﻜﺮﺑﻮن أو اﻵت اﻟﻨﺴﺦ اﻟﻤﺴﺘﺨﺪﻣﺔ وﻋﺎدة ﻣﺎ ﻳﺨﺘﺎر ﻣﻦ ﻣﻌﺪات‬
‫اﻟﻨﺴﺦ ﻣﺎ ﻳﻨﺎﺳﺐ ﻋﺪد اﻟﺼﻮر اﻟﻼزﻣﺔ وﻳﺘﻢ ﺗﺼﻮﻳﺮ اﻟﻨﻤﺎذج واﻟﺮﺳﻮم واﻟﻤﺴﺘﻨﺪات اﻟﻬﺎﻣﺔ‬
‫ﺑﺎﺳﺘﺨﺪام اﻵت اﻟﺘﺼﻮﻳﺮ‪ ،‬واﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( اﻟﻜﻔﺆ اﻟﻤﺆﻫﻞ ﻟﻌﻤﻠﻪ ﻳﻨﺒﻐﻲ أن ﻳﻜﻮن ﻗﺎدرًا ﻋﻠﻰ‬
‫اﺳﺘﺨﺪام اﻵت اﻟﺘﺼﻮﻳﺮ واﻟﻨﺴﺦ ﺑﻜﻞ إﻣﻜﺎﻧﺎﺗﻬﺎ ﺣﺘﻰ ﻳﺴﺘﻄﻴﻊ أن ﻳﻠﺒﻲ اﺣﺘﻴﺎﺟﺎت اﻟﻌﻤﻞ‬
‫ﺑﻜﻔﺎءة وﻓﺎﻋﻠﻴﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﺸﻐﻴﻞ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت ‪ :‬ﻣﻦ اﻟﻤﻔﻴﺪ أن ﻳﻠﻢ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﺑﺎﻟﻨﻈﻢ اﻟﺤﺪﻳﺜﺔ ﻟﺘﺸﻐﻴﻞ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت وذﻟﻚ‬
‫ﻟﻠﺘﻮﺳﻊ اﻟﻤﺘﺰاﻳﺪ ﻓﻲ اﺳﺘﺨﺪام اﻟﻨﻈﻢ اﻵﻟﻴﺔ ﻟﺘﺸﻐﻴﻞ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت ﻓﻲ إﻧﺠﺎز اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻤﻜﺘﺒﻴﺔ‬
‫وﺑﺬﻟﻚ ﻳﺴﺘﻄﻴﻊ اﻟﺘﻌﺎون ﻣﻊ اﻷﺧﺼﺎﺋﻴﻴﻦ ﻓﻲ ﺗﺸﻐﻴﻞ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت ﻋﻠﻰ أﺳﺎس ﻣﻦ اﻟﻤﻌﺮﻓﺔ واﻹ‬
‫دراك‪.‬‬

‫‪ -‬ﺣﻔﻆ اﻟﺴﺠﻼت اﻟﻤﺎﻟﻴﺔ ‪ :‬ﻳﻘﻮم اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻋﺎدة ﺑﻤﺰاوﻟﺔ ﺑﻌﺾ اﻟﻤﻬﺎم اﻟﻤﺎﻟﻴﺔ واﻟﻤﺤﺎﺳﺒﻴﺔ‬
‫إذ ﻳﻜﻮن ﻓﻲ ﻋﻬﺪﺗﻪ ﺻﻨﺪوق اﻟﻤﺼﺮوﻓﺎت اﻟﻨﺜﺮﻳﺔ ﻟﻤﻮاﺟﻬﺔ اﻹﻧﻔﺎق اﻟﻌﺎﺟﻞ و اﻟﺒﺴﻴﻂ ﻛﻤﺎ ﻳﻜﻮن‬
‫ﻋﻠﻴﻪ ﻣﺘﺎﺑﻌﺔ اﻟﺴﺠﻼت اﻟﻤﺎﻟﻴﺔ اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ ﻟﻠﻤﺪي ﻣﺜﻞ دﻓﺘﺮ اﻟﺸﻴﻜﺎت وﺣﺴﺎﺑﺘﻪ ﻟﺪى اﻟﺒﻨﻮك ‪،‬‬
‫وﻳﻘﻮم اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ ﺑﺎﻟﻤﻌﺎوﻧﺔ ﻓﻲ ﺗﺠﻤﻴﻊ وإﻋﺪاد اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت واﻟﻤﺴﺘﻨﺪات اﻟﺘﻲ ﻳﺴﺘﻨﺪ إﻟﻴﻬﺎ ﻓﻲ‬
‫ﻣﻞء اﻹﻗﺮار اﻟﻀﺮﻳﺒﻲ ﻟﻠﺪﺧﻞ ‪.‬‬

‫‪-3‬اﺳﺘﻘﺒﺎل ﻣﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﻬﺎﺗﻔﻴﺔ ورﺳﺎﺋﻞ اﻟﺒﺮﻳﺪ اﻻﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ‬

‫‪ -4‬ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت اﻟﺰوار‪:‬‬

‫‪ -‬اﻟﺴﻤﺎح ﺑﺎﻟﻤﻘﺎﺑﻼت اﻟﻀﺮورﻳﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﻤﻘﺎﺑﻼت ﺑﻤﻮاﻋﻴﺪ ﻣﺤﺪدة ﻣﺴﺒﻘﺎ ‪.‬‬

‫‪-‬ﻋﻨﺎﻳﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﺑﻤﻜﺘﺒﻪ وﺗﺠﻬﻴﺰه ﻟﺮاﺣﺔ اﻟﺰوار ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻋﺪم اﻻﻋﺘﻤﺎد ﻋﻠﻰ اﻟﺬاﻛﺮة ﻓﻲ ﺗﺤﺪﻳﺪ اﻟﻤﻮاﻋﻴﺪ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﺰاﺋﺮ ﻗﺒﻞ اﻟﺴﻤﺎح ﻟﻪ ﺑﻤﻘﺎﺑﻠﺔ اﻟﻤﺪﻳﺮ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻣﺮاﺟﻌﺔ ﻣﻔﻜﺮة اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻳﻮﻣﻴﺎ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻋﺪاد ﺳﺠﻞ ﻟﻠﺮﺋﻴﺲ ﺑﻤﻮاﻋﻴﺪه وﻣﻘﺒﻼﺗﻪ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺿﺮورة إﺑﻼغ اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻗﺒﻞ دﺧﻮل اﻟﺰاﺋﺮ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻣﻌﺮﻓﺔ أﻣﺎﻛﻦ ﺗﻮاﺟﺪ اﻟﺮﺋﻴﺲ ﺑﺎﺳﺘﻤﺮار ﻟﺘﺬﻛﻴﺮه ﺑﺎﻟﻤﻮاﻋﻴﺪ ‪.‬‬

‫‪ -5‬ﺗﺤﻀﻴﺮ ﻗﺎﻋﺎت اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت واﻟﻤﺆﺗﻤﺮات‪.‬‬

‫‪-6‬ﺣﻀﻮر اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت وإﻋﺪاد ﺗﻘﺎرﻳﺮ ﺗﻠﺨﺺ ﻧﺘﺎﺋﺞ ﻣﺠﺮﻳﺎت وﻗﺮارات اﻻﺟﺘﻤﺎع‪:‬‬

‫ﻻﺷﻚ أن ﺗﺤﻘﻴﻖ اﻷﻫﺪاف اﻟﻤﺮﺟﻮة ﻣﻦ أي اﺟﺘﻤﺎع ﺗﺘﻮﻗﻒ ﻋﻠﻰ ﻣﻘﺪار اﻟﺠﻬﻮد اﻟﻤﺒﺬوﻟﺔ ﻹ‬
‫ﻋﺪاد ﻟﻪ وﺗﺴﺠﻴﻞ ﻣﺎ ﻳﺪور ﺧﻼﻟﻪ و إﺛﺒﺎت ﻗﺮاراﺗﻪ وﺗﻮﺻﻴﺎﺗﻪ ﻟﻠﺠﻬﺎت اﻟﻤﻌﻨﻴﺔ وﻫﻲ ﻣﻬﺎم‬
‫ﻳﻤﻜﻦ أن ﻳﻘﻮم ﺑﻬﺎ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻓﻴﻌﺘﻤﺪ ﻋﻠﻴﻪ اﻟﻤﺪﻳﺮ ﻓﻲ ذﻟﻚ وﻳﻌﺘﺒﺮه ﻋﻨﺼﺮ ﻓﻌﺎل ﻳﺴﺎﻫﻢ‬
‫ﻓﻲ إﻧﺠﺎح اﻻﺟﺘﻤﺎع وﺗﺤﻘﻴﻖ اﻟﻐﺮض ﻣﻨﻪ واﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﻌﻘﺪ‪ ،‬وﻳﻜﻮن ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﻴﺮ دور‬
‫ﻓﻲ ذﻟﻚ ﺗﺄﺧﺬ ﺷﻜﻞ ﻏﻴﺮ رﺳﻤﻲ ﻛﺄي اﺟﺘﻤﺎع ﺑﺴﻴﻂ ﺑﻴﻦ اﻟﻤﺪﻳﺮ وﻣﻌﺎوﻧﻴﻪ او ﺑﻴﻨﻪ وﺑﻴﻦ اﺣﺪ‬
‫اﻓﺮاد اﻻدارة ‪ ,‬وﻗﺪ ﺗﺄﺧﺬ اﻟﺸﻜﻞ اﻟﺮﺳﻤﻲ اﻟﺘﻲ ﺗﺤﺘﺎج ﻋﺪد ﻣﻦ اﻹﺟﺮاءات ‪.‬‬

‫‪ -7‬ﺗﺤﻀﻴﺮ اﻟﻤﺴﺘﻨﺪات واﻟﻮﺛﺎﺋﻖ واﻟﺘﻌﺪﻳﻞ ﻋﻠﻴﻬﺎ‪.‬‬

‫‪ -8‬إﻟﻘﺎء اﻟﻨﻈﺮ ﻋﻠﻰ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ واﻟﻤﺴﺘﻨﺪات ﻗﺒﻞ إرﺳﺎﻟﻬﺎ‪.‬‬

‫‪ -9‬اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺤﺠﻮزات اﻟﺴﻔﺮ وإﻋﺪاد اﻟﺮﺣﻠﺔ ﻟﻠﺮﺋﻴﺲ‪:‬‬

‫‪-‬اﻻﺳﺘﻌﻼم ﻋﻦ وﺳﻴﻠﺔ اﻟﺴﻔﺮ اﻟﻤﻔﻀﻠﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻻﺳﺘﻔﺴﺎر ﻋﻦ ﻣﻮﻋﺪ اﻟﺴﻔﺮ واﻟﻌﻮدة وإﺟﺮاء اﻟﺤﺠﺰ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻻﺗﺼﺎل ﺑﺎﻟﻔﻨﺪق ﻟﺤﺠﺰ ﻣﻜﺎن اﻟﻤﺒﻴﺖ ‪.‬‬

‫‪ -‬إﻋﺪاد ﺟﺪول ﺧﻂ ﺳﻴﺮ اﻟﺮﺣﻠﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬إﻋﺪاد اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت واﻟﺒﻴﺎﻧﺎت اﻟﻼزﻣﺔ ﻟﻠﺮﺋﻴﺲ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻻﺗﺼﺎل ﺑﺎﻷﺷﺨﺎص واﻟﻔﺌﺎت اﻟﺬﻳﻦ ﺳﻴﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻌﻬﻢ اﻟﻤﺪﻳﺮ‪.‬‬

‫‪ -‬إﻋﺪاد اﻟﺘﺮﺗﻴﺒﺎت اﻟﻤﺎﻟﻴﺔ اﻟﻼزﻣﺔ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﺄﺟﻴﻞ ‪/‬إﻟﻐﺎء أي ﻣﻮاﻋﻴﺪ ﻣﺠﺪوﻟﺔ ﻧﻈﺮًا ﻟﻠﺴﻔﺮ ‪.‬‬

‫‪ -‬إﻋﺪاد ﻣﻠﻒ ﻛﺎﻣﻞ ﻟﻠﺮﺣﻠﺔ‪.‬‬

‫‪ -10‬ﻣﺘﺎﺑﻌﺔ اﻟﺒﺮﻳﺪ‪:‬‬

‫أي اﻻﻫﺘﻤﺎم ﺑﺎﻟﺤﺼﻮل ﻋﻠﻰ اﻟﺒﺮﻳﺪ اﻟﻮارد ﺑﺸﻜﻞ ﻳﻮﻣﻲ ﻣﻊ إرﺳﺎل اﻟﺒﺮﻳﺪ اﻟﺼﺎد ﻋﻨﺪﻣﺎ ﻳﻜﻮن‬
‫ﺟﺎﻫﺰًا ﻓﻲ اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﺤﺪد ﻟﻪ ‪.‬‬

‫‪ -11‬ﺿﻤﺎن ﺗﻨﻔﻴﺬ اﻟﻘﺮارات اﻻدارﻳﺔ ﺑﺎﻟﺸﻜﻞ اﻟﺼﺤﻴﺢ ‪.‬‬

‫‪ -12‬ﻃﺒﺎﻋﺔ اﻟﻨﺼﻮص اﻟﻤﻜﺘﻮﺑﺔ ﺑﻌﺪ ﺗﺤﺮﻳﺮﻫﺎ ‪.‬‬

‫‪ -13‬اﺑﺘﻜﺎر أﻧﻈﻤﺔ ﺗﺮﺗﻴﺐ اﻟﻤﻠﻔﺎت ﺳﻮاء ﻛﺎﻧﺖ ﻳﺪوﻳﺔ أم ﺣﺎﺳﻮﺑﻴﺔ‪.‬‬

‫‪ -14‬ﺗﺨﻔﻴﻒ اﻷﻋﺒﺎء ﻋﻦ اﻟﻤﺪراء ‪.‬‬

‫‪ -15‬ﺗﺮﺗﻴﺐ وإﻋﺪاد ﺟﺪاول أﻋﻤﺎل اﻟﻤﺪراء و اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ اﻟﻴﻮﻣﻲ‪:‬‬

‫ﺗﺨﻄﻴﻂ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻴﻮﻣﻲ ‪ :‬إن ﻫﺬه اﻟﻤﻬﻤﺔ ﻫﻲ أﻛﺜﺮ اﻟﻤﻬﺎم اﻟﺘﻲ ﺗﺤﻈﻰ ﺑﺎﻫﺘﻤﺎم اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ‬
‫ﺑﺎﻋﺘﺒﺎرﻫﺎ ﻟﺐ ﻋﻤﻞ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ وﻳﻜﻮن ﻫﺬا اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ ﻳﻮﻣﻴﺎ أو أﺳﺒﻮﻋﻴﺎ أو ﺷﻬﺮﻳﺎ ﻋﻠﻰ اﻷﻛﺜﺮ‬
‫وﻳﺴﺘﻠﺰم ﻫﺬا اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ اﻟﺘﺸﺎور ﻣﻊ اﻟﻤﺪﻳﺮ ﻟﺘﻘﺮﻳﺮ اﻟﺤﺎﺟﺎت اﻟﻼزﻣﺔ واﻷﺷﻴﺎء اﻟﺘﻲ ﺗﺆدى أوﻻ‬
‫ﺣﺴﺐ أﻫﻤﻴﺘﻬﺎ واﻟﻮﻗﺖ اﻟﺬي ﺗﺆدى ﻓﻴﻪ ﻃﺒﻘﺎ ﻷوﻟﻮﻳﺎت ﻣﻌﻴﻨﺔ‬

‫اﺳﺘﺨﺪام اﻟﻤﻔﻜﺮة ‪ :‬ﻣﻦ اﻟﻤﻔﻴﺪ اﺳﺘﺨﺪام ﻣﻔﻜﺮة ﻟﻠﻤﻜﺘﺐ وأﺧﺮى ﺧﺎﺻﺔ ﺑﻤﻜﺘﺐ اﻟﻤﺪﻳﺮ وﻣﻠﻒ‬
‫ﺗﺎرﻳﺨﻲ وﻏﻴﺮﻫﺎ ﻣﻦ اﻟﻮﺳﺎﺋﻞ اﻟﺘﻲ ﺗﺨﺪم ﻓﻲ ﺗﺴﻴﻴﺮ ﺟﺪوﻟﺔ اﻟﻌﻤﻞ وإﻟﻘﺎء اﻟﻀﻮء ﻋﻠﻰ‬
‫اﻟﻤﻮاد اﻟﻬﺎﻣﺔ اﻟﺠﺪﻳﺮة ﺑﺎﻻﻧﺘﺒﺎه‪.‬‬

‫‪ -16‬ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ اﻹدارﻳﺔ ﺑﺸﻜﻞ ﻳﺪوي ‪.‬‬

‫‪ -17‬ﺗﻨﻈﻴﻢ اﻟﻌﻤﻞ وﺳﻴﺎﺳﺎت اﻟﻌﻤﻞ داﺧﻞ اﻟﺸﺮﻛﺔ أو اﻟﻤﻜﺘﺐ ‪.‬‬

‫‪ -18‬ﺗﺤﺪﻳﺪ اﻟﻤﻮاﻋﻴﺪ‪.‬‬

‫‪ -19‬ﻃﺒﺎﻋﺔ وﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ ‪.‬‬

‫‪ -20‬اﻟﺘﻮاﺻﻞ ﻣﻊ اﻷﻗﺴﺎم اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ ﻓﻲ اﻟﺸﺮﻛﺔ‪.‬‬

‫ﻣﺴﺆوﻟﻴﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( أﺛﻨﺎء ﻏﻴﺎب اﻟﺮﺋﻴﺲ‪:‬‬

‫‪ -‬اﻟﺘﺼﺮف ﻓﻲ اﻟﻤﺴﺎﺋﻞ اﻟﺮوﺗﻴﻨﻴﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬إﻋﺪاد ﻗﺎﺋﻤﺔ ﺑﺄﺳﻤﺎء اﻟﺰوار واﻟﻤﺮاﺟﻌﻴﻦ ‪.‬‬

‫_ إﻋﺪاد ﺑﻴﺎن ﺑﺎﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺎت اﻟﻬﺎﺗﻔﻴﺔ اﻟﻮاردة اﺛﻨﺎء ﻏﻴﺎب اﻟﺮﺋﻴﺲ ‪.‬‬

‫_اﻻﺗﺼﺎل ﺑﺎﻟﺮﺋﻴﺲ ﻣﻦ وﻗﺖ ﻷﺧﺮ ﻹﻋﻼﻣﻪ ﺑﺎﻷﺣﺪاث اﻟﻬﺎﻣﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬إﻋﺪاد ﻣﻠﻔﻴﻦ ﺣﺘﻰ ﻳﻄﻠﻊ اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻋﻠﻴﻬﻤﺎ ﻓﻮر ﻋﻮدﺗﻪ ﻣﻦ اﻟﺴﻔﺮ ‪:‬‬

‫أ‪-‬ﻣﻠﻒ ﻟﻠﻤﻮاﺿﻴﻊ اﻟﺘﻲ ﺗﻢ اﻟﺒﺤﺚ ﻓﻴﻬﺎ ‪.‬‬

‫ب‪ -‬ﻣﻠﻒ اﻟﻤﻮاﺿﻴﻊ اﻟﻤﺆﺟﻠﺔ‬

‫أﺑﺮز اﻟﻮﻇﺎﺋﻒ اﻹدارﻳﺔ وﻋﻼﻗﺘﻬﺎ ﺑﺎﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ‪:‬‬

‫‪1‬‬

‫اﻟﺘ ﺨ ﻄﻴ ﻂ ‪:‬‬

‫إذا ﻛﺎن اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ ﻳﻌﻨﻲ وﺿﻊ ﻣﺠﻤﻮﻋﺔ ﻣﻦ اﻻﻓﺘﺮاﺿﺎت واﻟﺘﻮﻗﻌﺎت ﺣﻮل اﻟﻮﺿﻊ ﻓﻲ‬
‫اﻟﻤﺴﺘﻘﺒﻞ ﺛﻢ وﺿﻊ ﺑﺮﻧﺎﻣﺞ ﻳﺒﻴﻦ اﻷﻫﺪاف اﻟﻤﻄﻠﻮب اﻟﻮﺻﻮل إﻟﻴﻬﺎ ﺧﻼل ﻓﺘﺮة ﻣﺤﺪدة واﻹ‬
‫ﻣﻜﺎﻧﻴﺎت اﻟﻮاﺟﺐ ﺗﻮاﻓﺮﻫﺎ ﻟﺘﺤﻘﻴﻖ ﻫﺬه اﻷﺧﻴﺮة وﻛﻴﻔﻴﺔ اﺳﺘﺨﺪام ﻫﺬه اﻹﻣﻜﺎﻧﻴﺎت ﺑﻜﻔﺎءة‬
‫وﻓﻌﺎﻟﻴﺔ اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺔ ‪ ،‬ﻓﺈن اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻻ ﻳﺴﺘﻐﻨﻲ ﻋﻦ ﻣﻤﺎرﺳﺔ اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ ﺑﻤﺎ ﻳﺨﺪم وﻇﻴﻔﺘﻪ ‪،‬‬

‫إﺟﺮاءات اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ‪ ،‬اﻟﻤﺮﺟﻊ اﻟﺴﺎﺑﻖ ذﻛﺮه ‪ ،‬ص ‪. 11‬‬ ‫‪1‬‬

‫ﻓﻤﺮاﺟﻌﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻟﻤﻔﻜﺮة ﻣﻮاﻋﻴﺪ رﺋﻴﺴﻪ اﻟﻤﺴﺘﻘﺒﻠﻴﺔ وﻋﻤﻞ اﻟﺘﺮﺗﻴﺒﺎت اﻟﻼزﻣﺔ ﻟﺘﻠﻚ‬
‫اﻟﻤﻮاﻋﺪ و اﻟﻤﻘﺎﺑﻼت ﻛﻞ ذﻟﻚ ﻧﻮع ﻣﻦ أﻧﻮاع اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ اﻟﺬي ﻳﻬﺪف إﻟﻲ ﺗﺤﻘﻴﻖ أﻓﻀﻞ‬
‫اﻟﻨﺘﺎﺋﺞ ‪.‬‬

‫اﻟﺘﻨ ﻈ ﻴ ﻢ ‪:‬‬

‫ﺗﻬﺘﻢ وﻇﻴﻔﺔ اﻟﺘﻨﻈﻴﻢ ﻋﺎدة ﺑﺘﻮزﻳﻊ اﻷﻋﻤﺎل وﺗﺤﺪﻳﺪ اﻟﺼﻼﺣﻴﺎت واﻟﻤﺴﺆوﻟﻴﺎت اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﺎﻷ‬
‫ﻓﺮاد ﺑﺤﻴﺚ ﺗﺼﺒﺢ أﺳﺎﺳًﺎ ﻟﻌﻼﻗﺎت اﻟﻌﻤﻞ ﺑﻴﻦ اﻷﻓﺮاد واﻷﻗﺴﺎم اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ ﺳﻮاء ﻛﺎن اﻟﺘﻨﻈﻴﻢ‬
‫رﺳﻤﻴًﺎ أو ﻏﻴﺮ رﺳﻤﻲ ‪ ،‬واﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻓﻲ اﻟﻮاﻗﻊ اﻟﻌﻤﻠﻲ ﻳﻤﺎرس ﻫﺬه اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ ﻓﺒﻌﺾ‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮﻳﻦ ﻳﺸﺮف ﻋﻠﻰ ﻣﺠﻤﻮﻋﺔ ﻣﻦ اﻷﻓﺮاد ﻓﻲ ﻣﺠﺎل اﻟﻄﺒﺎﻋﺔ واﻟﻨﺴﺦ وأﻋﻤﺎل اﻟﺘﺼﻮﻳﺮ وا‬
‫ﻻﺗﺼﺎﻻت وﻏﻴﺮﻫﺎ ‪.‬‬

‫اﻟﺘﻮﺟﻴﻪ واﻹﺷﺮاف ‪:‬‬

‫ﺗﻬﺪف ﻫﺬه اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ إﻟﻲ ﺗﺬﻟﻴﻞ اﻟﻌﻘﺒﺎت واﻟﺼﻌﻮﺑﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﻮاﺟﻪ اﻷﻓﺮاد ﻓﻲ ﻣﺨﺘﻠﻒ اﻟﻌﻤﻠﻴﺎت‬
‫اﻟﺘﻨﻔﻴﺬﻳﺔ ﻟﻠﻌﻤﻞ ‪ ،‬وﻳﻠﻌﺐ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( دورًا ﺑﺎرزًا ﻓﻲ ﺗﻘﺮﻳﺐ وﺟﻬﺎت اﻟﻨﻈﺮ ﺑﻴﻦ اﻟﻘﻴﺎدﻳﻴﻦ‬
‫وﻣﻮﻇﻔﻴﻬﻢ ﻣﻦ ﻧﺎﺣﻴﺔ وﺑﻴﻦ اﻟﻘﻴﺎدﻳﻴﻦ و اﻟﻤﻮﻇﻔﻴﻦ واﻟﻤﺘﻌﺎﻣﻠﻴﻦ ﻣﻊ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﻣﻦ ﻧﺎﺣﻴﺔ‬
‫أﺧﺮى‬

‫ا ﻟ ﺮ ﻗ ﺎ ﺑ ﺔ و اﻟ ﻤ ﺘﺎ ﺑﻌ ﺔ ‪:‬‬

‫إذا ﻛﺎﻧﺖ اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ أو اﻟﻤﺘﺎﺑﻌﺔ ﺗﻌﻨﻲ "اﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ أن اﻷﻋﻤﺎل ﺗﺘﻢ وﻓﻘًﺎ ﻟﻠﺨﻄﻂ اﻟﻤﺮﺳﻮﻣﺔ ﻣﻊ‬
‫ﺗﻌﺪﻳﻞ اﻻﻧﺤﺮاﻓﺎت إن وﺟﺪت " ﻓﺈن اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻳﺴﺘﻄﻴﻊ ﻣﻦ ﺧﻼل ﺗﻘﻴﻴﻢ ﻋﻤﻠﻪ ﻣﻌﺮﻓﺔ‬
‫اﻟﺼﻌﻮﺑﺎت واﻷﺧﻄﺎء اﻟﺘﻲ ﺣﺪﺛﺖ أﺛﻨﺎء ﺗﺄدﻳﺘﻪ ﻟﻌﻤﻠﻪ واﻻﺳﺘﻔﺎدة ﻣﻦ ذﻟﻚ ﺗﻼﻓﻴًﺎ ﻟﻬﺎ ﻓﻲ‬
‫اﻟﻤﺴﺘﻘﺒﻞ ‪.‬‬

‫وﻫﻨﺎك ﺑﻌﺾ اﻟﻮﻇﺎﺋﻒ اﻹدارﻳﺔ ووﻇﺎﺋﻒ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ اﻷﺧﺮى ذات اﻟﻌﻼﻗﺔ واﻻرﺗﺒﺎط ﺑﻌﻤﻞ‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﺑﻞ إﻧﻪ ﻓﻲ ﺣﻘﻴﻘﺔ اﻷﻣﺮ ﻳﻌﺪ أﺣﻴﺎﻧﺎ ﻣﻤﺎرﺳﺎ ﻟﻬﺎ وإن ﻛﺎﻧﺖ ﺑﺪرﺟﺎت ﻣﺘﻔﺎوﺗﺔ‬
‫وﻣﻨﻬﺎ وﻇﻴﻔﺔ اﺗﺨﺎذ اﻟﻘﺮارات ووﻇﻴﻔﺔ اﻟﺘﻨﺴﻴﻖ و وﻇﻴﻔﺔ إدارة اﻷﻓﺮاد ووﻇﻴﻔﺔ اﻹدارة‬
‫اﻟﻤﺎﻟﻴﺔ ‪ ،‬وﻻ ﻳﻤﻜﻦ ﻟﻬﺬه اﻟﻮﻇﺎﺋﻒ اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺪورﻫﺎ ﺑﻔﻌﺎﻟﻴﺔ وﻛﻔﺎءة ﺑﺪون ﻣﻤﺎرﺳﺔ وﻇﻴﻔﺔ اﻻ‬
‫ﺗﺼﺎل‪.‬‬
‫ﻣﺨﻄﻂ ﻳﻮﺿﺢ اﻟﻌﻼﻗﺔ ﺑﻴﻦ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ووﻇﺎﺋﻒ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ‪:‬‬

‫أﻫﻤﻴﺔ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ‪:‬‬

‫‪ -‬ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻋﻤﻞ اﻹدارة ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﺴﻬﻴﻞ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﻨﻈﻴﻢ أﻋﻤﺎل اﻻﺟﺘﻤﺎع ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺳﺮﻋﺔ اﻟﻮﺻﻮل إﻟﻲ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﻤﺘﻄﻠﺒﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺣﻔﻆ اﻟﻤﻠﻔﺎت واﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﻌﻤﻞ ‪.‬‬

‫‪-‬ﺗﻮﺛﻴﻖ ﺟﻤﻴﻊ ﻣﺴﺘﻠﺰﻣﺎت اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﻨﻈﻴﻢ اﻟﻌﻤﻞ اﻹداري ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﺮﺗﻴﺐ وﺣﻔﻆ ﻛﻞ ﻣﺎ ﻳﺨﺘﺺ ﺑﺎﻟﻮﺛﺎﺋﻖ و اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﻨﻈﻴﻢ اﻟﻌﻤﻞ اﻻداري ﻓﻲ ﺟﺎﻧﺐ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ‪.‬‬

 ‫‪ -‬اﻟﺘﻨﻈﻴﻢ واﻟﺘﺮﺗﻴﺐ إﻧﺠﺎﺣﺎ ﻣﺎ ﺗﺼﺒﻮ إﻟﻴﻪ اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ اﻟﺸﺎﻣﻠﺔ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺣﻔﻆ اﻟﺒﻴﺎﻧﺎت واﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﺨﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﻌﻤﻞ‪ ،‬ﻷﻧﻬﺎ ﻣﺮﺟﻊ ﻟﻺدارة واﻷﻋﻤﺎل‪.‬‬

‫‪ -‬وﺟﻮد ﻋﻤﻞ ﻣﻨﺴﻖ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﻨﻈﻴﻢ اﻟﻮﻗﺖ ﻟﻠﺮﺋﻴﺲ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻷرﺷﻔﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻛﺘﺎﺑﺔ ﻣﺤﺎﺿﺮ اﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت ‪ ،‬وﻣﺘﺎﺑﻌﺔ اﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ ﻟﻜﻲ ﻳﺒﺪو اﻟﻌﻤﻞ ﻓﻲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﻣﻤﺘﺎز‪.‬‬

‫ﺛﺎﻧﻴﺎ‪ :‬اﻟﻤﻌﻴﻘﺎت اﻟﺘﻲ ﺗﻮاﺟﻪ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( أﺛﻨﺎء ﺗﺄدﻳﺘﻪ ﻟﻌﻤﻠﻪ ‪:‬‬

‫‪ -‬إﺳﻨﺎد اﻷﻋﻤﺎل اﻹﺿﺎﻓﻴﺔ إﻟﻴﻬﻢ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﻤﻘﺎﺑﻼت اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ واﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت‪.‬‬

‫‪ -‬ﻏﻴﺎب اﻟﻤﺪﻳﺮ اﻟﻤﺒﺎﺷﺮ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻣﺼﺎﺣﺒﺔ اﻟﻤﺪﻳﺮ ﻓﻲ زﻳﺎراﺗﻪ واﺟﺘﻤﺎﻋﺎﺗﻪ اﻟﺘﻲ ﻳﺤﻀﺮﻫﺎ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﻌﻼﻗﺎت اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ ﻣﻊ اﻟﻤﻮﻇﻔﻴﻦ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺼﺮاﻋﺎت ﻋﻠﻰ ﻓﺮص اﻟﺘﺮﻗﻴﺔ واﻟﺘﺪرج ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻞ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻋﺪم ﺗﻔﻮﻳﺾ ﺳﻠﻄﺎت اﻟﻌﻤﻞ ﺑﺸﻜﻞ ﺳﻠﻴﻢ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻋﺪم وﺿﻊ أﻫﺪاف واﺳﺘﺮاﺗﻴﺠﻴﺎت واﺿﺤﺔ ﻟﻠﻌﻤﻞ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ اﻟﻤﻜﺜﻔﺔ واﻟﻤﺮاﺟﻌﺔ اﻟﻤﻄﻮﻟﺔ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻷزﻣﺎت اﻟﻤﻔﺎﺟﺌﺔ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻋﺪم اﻟﺘﻨﺴﻴﻖ اﻟﺠﻴﺪ ﺑﻴﻦ اﻹدارات ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻋﺪم وﺟﻮد ﺧﻄﻂ ﺳﻠﻴﻤﺔ ﻟﻠﻌﻤﻞ ‪.‬‬

‫‪ -‬ﺗﻌﺪد اﻟﺠﻬﺎت اﻹﺷﺮاﻓﻴﺔ ‪.‬‬

‫ﻛﻤﺎ ﻳﻮﺟﺪ أﻳﻀﺎ ﺿﻐﻮﻃﺎت ﻳﺘﻌﺮض ﻟﻬﺎ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ‪:‬‬

‫‪ -‬ﻋﺪم اﻻﻧﻀﺒﺎط ‪.‬‬

 ‫‪ -‬ﺗﺄﺟﻴﻞ ﻋﻤﻞ اﻟﻴﻮم إﻟﻲ اﻟﻐﺪ ‪.‬‬

‫‪ -‬اﻹﻫﻤﺎل واﻟﻜﺴﻞ‪.‬‬

‫‪ -‬ﻋﺪم اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ رﻓﺾ اﻟﻤﺰﻳﺪ ﻣﻦ اﻟﻤﻬﺎم اﻟﻤﺴﻨﺪة إﻟﻴﻬﻢ ﻣﻦ ﻗﺒﻞ رؤﺳﺎﺋﻬﻢ ﻓﻲ اﻟﻌﻤﻞ ‪.‬‬
 ‫ﺧﻼﺻﺔ اﻟﻔﺼﻞ ‪:‬‬

‫ﻻ ﻳﻤﻜﻦ ﻷي ﻣﺆﺳﺴﺔ أن ﺗﺴﺘﻐﻨﻲ ﻋﻠﻰ ﺟﻬﺎز اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وذﻟﻚ ﻳﻌﻮد ﻟﺪورﻫﺎ اﻟﻔﻌﺎل واﻟﻤﻬﻢ‬
‫ﻓﻲ إدارة ﺷﺆوﻧﻬﺎ ﻓﻬﻲ ﺗﻌﻤﻞ ﻋﻠﻰ ﻣﺴﺎﻋﺪة اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻓﻲ ﺗﻨﻈﻴﻢ اﻟﻌﻤﻞ‪ ،‬وﻳﺘﻄﻠﺐ ﻟﺸﺎﻏﻞ ﻫﺬه‬
‫اﻟﻮﻇﻴﻔﺔ اﻣﺘﻼﻛﻪ ﻟﻜﺜﻴﺮ ﻣﻦ اﻟﻤﻬﺎرات اﻹدارﻳﺔ وﻳﺠﺐ أن ﻳﻜﻮن ﻟﺪﻳﻪ ﻣﺆﻫﻞ ﻋﺎل وﺷﻬﺎدة ﻟﻜﻲ‬
‫ﻳﻜﻮن ﻗﺎدرا ﻋﻠﻰ إﻧﺠﺎز ﻣﻬﺎﻣﻪ ﻟﺬا ﻳﺤﺮص اﻟﻤﺴﺆوﻟﻮن ﻓﻲ اﻟﻤﺆﺳﺴﺎت اﻹدارﻳﺔ ﻋﻠﻰ اﻟﻌﻨﺎﻳﺔ ﻓﻲ‬
‫اﺧﺘﻴﺎر اﻟﻌﺎﻣﻠﻴﻦ ﻓﻲ أﻗﺴﺎم اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ ﻋﻨﺎﻳﺔ ﻓﺎﺋﻘﺔ ‪ ،‬ﻷن اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ)ة( ﻳﺴﺎﻫﻢ ﻣﺴﺎﻫﻤﺔ ﻓﻌﺎﻟﺔ‬
‫ﻓﻲ ﺗﺤﺴﻴﻦ ﺻﻮرة اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ أﻣﺎم اﻟﻌﻤﻼء وﻣﻦ ﻫﻨﺎ ﺣﺮص اﻟﻌﻠﻤﺎء واﻟﻤﻔﻜﺮون ﻋﻠﻰ اﻟﻤﺴﺎﻫﻤﺔ‬
‫اﻟﺘﻲ ﻳﻘﻮم ﺑﻬﺎ اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮﻳﻦ‬ ‫ﻓﻲ ﺗﺤﺪﻳﺪ اﻟﺼﻔﺎت و اﻟﺨﺼﺎﺋﺺ وﻛﺬا اﻟﻤﻬﺎم واﻟﻮاﺟﺒﺎت‬
‫ﻣﺴﺎﻫﻤﺔ ﻣﻨﻬﻢ ﻓﻲ ﺗﻔﻌﻴﻞ دور اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮ داﺧﻞ اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ‪.‬‬