No Câu hỏi Trả Lời

I Thông tin chung

1 Các cách thức sử dụng để đặt hàng hiện tại của công ty (tỷ lệ

% của các cách thức này)?

o Điện Thoại

o Thư điện tử (Email)

o Đặt hàng thông qua nhân viên bán hàng của công ty

o Đến trực tiếp đặt hàng tại công ty.

o Telex/fax

o Phương thức khác (nếu có hãy mô tả)?

2 Đơn đặt hàng (ĐĐH) được xử lý/tiếp nhận ở đâu?

o Bàn giao dịch (tiếp nhận và sử lý )

o Tiếp nhận và ghi sổ

o Tại khách hàng (Nhân viên Sale nhận tại chổ)

No Câu hỏi Trả Lời

o Nơi khác (Hãy miêu tả nếu có)

3 Trong trường hợp yêu cầu vượt quá số lượng tồn kho thì sẽ

tự động tạo một đơn hàng bằng số lượng còn lại của ĐĐH?

Nếu không thì hãy cho biết cách thực hiện của CÔNG TY

trong trường hợp này?

4 CÔNG TY có gửi bản xác nhận (xác nhận đã xét duyệt, số

lượng duyệt ,…) của ĐĐH cho khách hàng không?

5 CÔNG TY sẽ giao hàng ngay lập tức khi hàng hoá đáp ứng

nhu cầu của ĐĐH?

6 CÔNG TY có nhận ĐĐH của những sản phẩm không lưu kho

hay phi chuẩn(CÔNG TY không sản xuất) hay không?

7 CÔNG TY có thực hiện lắp ráp/chế biến những bộ phận của

một bộ sản phẩm (gia công sản phẩm từ nhà cung cấp) sau đó

bán cho khách hàng để họ tiếp tục gia công?

8 CÔNG TY có hủy bỏ các ĐĐH đang mở (chưa thực hiện

xong việc nhận hàng) sau một khoảng thời gian nhất định nào

đó không? Nếu có thì khoảng thời gian đó là bao nhiêu ngày,

No Câu hỏi Trả Lời

CÔNG TY có thông báo với khách hàng về vấn đề này

không?

9 Tất cả các ĐĐH sẽ đựơc lưu trữ lại sau khi đã giao hàng và

lập hoá đơn.

10 Số khác hàng hiện tại của CÔNG TY (bao gồm cả các khách

hàng hết hợp đồng, còn hợp đồng và dự báo)?

o Đại lý

o Bán lẻ

11 CÔNG TY có Đơn vị mua nội bộ ?

12 Số lượng nhân viên bán hàng của CÔNG TY hiện này? Tốc

độ dự đoán phát triển(về số lượng) hàng năm là bao nhiêu?

13 Nhân viên bán hàng của CÔNG TY đại diện cho:

o Một số khách hàng nào đó.

o Theo vùng địa lý.

o Cả hai trường hợp trên

No Câu hỏi Trả Lời

O Trường hợp khác (nếu có thì hãy nêu rõ)

14 CÔNG TY có chuẩn bị hoá đơn sẵn hay không(chẳng hạn để

cho trường hợp bán hàng thanh toán bằng tiền mặt ngay)?

15 Trong trường hợp bán hàng mà khách hàng thanh toán bằng

tiền mặt ngay thì cách ghi nhận và lưu giữ sẽ như thế nào?

16 Mẫu hoá đơn và mẫu ghi nợ khách hàng là giống nhau?

17 CÔNG TY có các hình thức thanh toán nào? Hãy mô tả các

hình thức trên?

18 CÔNG TY có áp dụng hình thức ĐĐH trả trước (prepaid;pre-

billed)?

19 Điểm giao hàng là một thông tin yêu cầu phải có trong một

ĐĐH?

20 Hãy miêu tả tổng quan về hệ thống bán hàng hiện tại của

công ty? Mối liên hệ với các phần sau?

o Hoá đơn bán hang

No Câu hỏi Trả Lời

o Kế toán phải thu

o Quản lý kho/tồn kho

o Sổ cái kế toán.

21 Hãy giải thích một số thông tin sau của một ĐĐH?

o Quản lý ĐĐH sẽ dựa trên part number hay theo một mã

số nào đó?

o Hàng hóa trong kho có được phân bổ (dành) cho những

ĐĐH đã được duyệt(tức là hàng đã được đặt nhưng chưa lấy

thì không bán cho những ĐĐH khác)?

o Ngày đến hạn của ĐĐH được chỉ định như thế nào?

22 Hiện tại công ty có những bộ phận chuyên bán hàng ở nhiều

nơi khác nhau, và có một ràng buộc xử lý duy nhất nào cho

các ĐĐH tại bộ phận nói trên?

23 ĐĐH được thể hiện trên ĐH như theo nao ?

o Theo ĐH chuẩn (biểu mẫu)

No Câu hỏi Trả Lời

o Theo qui trình quan hệ giữa các bộ phận trong công ty.

24 Mức độ tự động hoá của quá trình bán hàng?

25 Nhu cầu về nhận sự/nhân viện hiện tại và trong tương lai(dự

đoán) của công ty như thế nào?

26 Cách thức xử lý một ĐĐH của CÔNG TY theo các kiểu nào

sau đây?

o Nhận ĐĐH – Kiểm tra tồn kho – Xuất hàng ngay – Hóa

đơn

o Xuất hàng – Nhập ĐĐH (xuất hàng trước)

o Đặt hàng trước, nhưng chưa xác định rõ ngày nhận hàng

o Nhập hoá đơn bằng tay để cập nhật mức tồn kho và sử

dụng để phân tích việc bán hàng.

o Một đơn đặt hàng cho nhiều lần (nhiều ngày) nhận hàng

27 ĐĐH được nhận (chấp nhận ) và xử lý ở những điểm nào

(kho, phòng bán hàng,…), có bao nhiêu điểm như vậy? Liên

hệ giữa những điểm này?Tại sao một ĐĐH lại được xử lý

No Câu hỏi Trả Lời

(nhận) ở điểm này mà không phải là ở một điểm khác?

28 CÔNG TY có những điểm nào có thể quản lý kho(xuất nhập)

thực hiện giao hàng ?

29 Quá trình nhận ĐĐH hiện tại được tự động hoá đến mức độ

nào?

30 Ngày nhận hàng của một ĐĐH được xác định như thế nào?

Nó có phụ thuộc vào chính sách phục vụ khách hàng không?

31 Bằng cách nào để người nhập (tiếp nhận) ĐĐH có thể xác

định sản phẩm của ĐĐH là đang còn trong kho?(Xác định

lượng hàng còn có trong kho để cung cấp cho ĐĐH)

32 Khi nào thì hàng hóa đuợc backorder ?Backorder : Khi Hàng

Hoá tồn kho không đủ cung cấp cho một ĐH đã được nhận

thì Nợ Lại Đơn Hàng

33 CÔNG TY có gửi giấy xác nhận cho khách hàng để xác nhận

đã duyệt ĐĐH của khách hàng? Giấy xác nhận đó có chứa

các thông tin về loại hàng, đơn giá và ngày nhận hàng hay

không?
No Câu hỏi Trả Lời

34 CÔNG TY nhận ĐĐH trực tiếp từ khách hàng hay qua nhân

viên bán hàng?

35 Những mã số , những miêu tả của những sản phẩm chuẩn có

được sử dụng trong quá trình bán hàng hay không?

36 Cách chỉ định số lô (Lots) cho một ĐĐH cụ thể như thế nào?

37 Qui trình bán hàng liên hệ với quá trình quản lý sản xuất như

thế nào để có thể xác định ngày giao hàng, và truy vấn những

thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho việc bán hàng?

38 Khi nào thì CÔNG TY xuất hoá đơn bán hàng?Cách thức

như thế nào?

39 Hoá đơn bán hàng được chuyển vào bộ phận kế toán phải thu

ra sao?

40 Về hoá đơn vận chuyển thì sẽ xuất lúc nào? Cách thức thực

hiện?

41 Khi nào thì thực hiện việc lập danh sách thu nhặt (xác định

hàng) để giao cho khách hàng?Cách thực hiện như thế nào?
No Câu hỏi Trả Lời

42 Cách cập nhật tồn kho như thế nào để phản ánh được:

o Việc phân bổ hàng cho các ĐĐH?

o Hàng đã được xuất.

43 CÔNG TY sử dụng sản phẩm thay thế khi bán hàng( thay

thế hàng mua của khách hàng bằng một mặt hàng tương

đương) trong trường hợp nào ? Trong trường hợp như thế thì

cách thể hiện trên ĐĐH và hoá đơn là như thế nào?

44 Liên quan tới phần bán hàng, hiện tai CÔNG TY có những

loại phí nào (Bốc giỡ; Vận tải;…)?

45 Nhân viên nhập (tiếp nhận) ĐĐH sẽ theo dõi các ĐĐH chưa

hoàn thành như thế nào?

46 Nhân viên tư vấn Pythis cần thu thập một số mẫu chứng từ,

báo cáo và các qui trình từ CÔNG TY

II Giá bán hang

1 Cách định giá bán sản phẩm (giá bán sẽ cố định hay mềm dẻo

theo một công thức hay chính sách nào đó)?

No Câu hỏi Trả Lời

2 Giá bán có phản ánh được các yêu tố sau:

o Danh mục đơn giá sản phẩm?

o Khấu trừ theo số lượng?

o Khấu trừ theo doanh số bán (số tiền của ĐĐH)?

o Hợp đồng về giá đã được thoả thuận trước?

3 Nhân viên bán hàng có những qui tắc mềm dẻo nào trong

việc định giá bán nhằm đưa ra quyết định phù hợp trong việc

bán hàng không? Nếu có thì hãy trình bày những qui tắc

trên?.

4 Hệ thống giá dựa trên

o Loại khách hàng?

o Số lượng của ĐĐH(Range: 0-10; 11-100; ….)?

5 CÔNG TY có áp dụng nhiều chính sách giá chuẩn cho một

sản phẩm không? Nếu có thì hãy cho biết nguyên nhân cho

sự khác biệt đó!

No Câu hỏi Trả Lời

6 CÔNG TY có lưu giữ thông tin lịch sử về giá cả?

7 CÔNG TY có áp dụng các chính sách giảm giá (giá khuyến

mãi) không?

8 CÔNG TY có áp dụng hình thức khuyến mãi bằng hàng hoá

hay không?

9 Hãy cho biết các kiểu khuyến mãi hoặc các chính sách giá

đặc biệt mà CÔNG TY có!

III Công Nợ.

1 Cách kiểm tra công nợ của khác hàng? Kiểm tra khi nào?

2 CÔNG TY sẽ giữ lại (nhận) những ĐĐH trong trường hợp

khách hàng vướng công nợ?

3 CÔNG TY sử dụng/muốn sử dụng các cách kiểm tra công nợ

nào sau đây:

o Giới hạn số tiền nợ và ngày nợ?

No Câu hỏi Trả Lời

o Công nợ liên quan từ trước đến nay (ĐĐH hiện tại +

ĐĐH dở dang + ĐĐH quá còn nợ)?

4 Hãy cho biết cách thức xét duyệt một ĐĐH của CÔNG TY?

IV Commissions/Hoa hồng

1 CÔNG TY có áp dụng các chính sách hoa hồng nào không?

Nếu có hãy cho biết các loại hoa hồng đang áp dụng và cách

tính cho từng loại trên?

2 Hoa hồng được tính khi ghi nhận ĐĐH hay là khi thanh toán

tiền hoá đơn bán hàng?

3 CÔNG TY có chia nhỏ các loại hoa hồng?Nếu có thì hãy

trình bày cách làm này?

4 CÔNG TY có thay đổi hoa hồng trong các trường hợp:

o Theo chiết khấu.

o Thanh toán hoá đơn chậm.

o Chưa trả tiền hoá đơn.

No Câu hỏi Trả Lời

o Hàng hoá đang kiểm tra lại.

o Các trường hợp khác (mô tả)

5 Hoa hồng được trả như thế nào?

6 CÔNG TY có yêu cầu các báo cáo liên quan tới phần hoa

hồng?

7 Báo cáo bán hàng/Hạn ngạch/Chiết khấu tính theo:

o Tháng

o Qúy

o Năm

V Các Phí Liên Quan/Freight

1 Lộ trình vận chuyển được xác định và thể hiện như thế nào

trong ĐĐH và hoá đơn?

2 Hãy liệt kê các hình thức giao hàng cho một ĐĐH (Gửi bưu

điện, chở bằng xe tải, máy bay…)?

No Câu hỏi Trả Lời

3 Cước phí thanh toán theo hình thức nào?

o Trả trước.

o Trả sau khi thực hiện.

o Tính theo trọng lượng(dựa vào số lượng thực vận

chuyển rồi tính và trả sau)

4 Việc lựa chọn hàng hoá (phân khu vực hàng hoá,…)được

thực hiện trước hay khi có ĐĐH?

5 CÔNG TY có các kho biệt lập không? Nếu có thì số lượng

của những kho này? (mục đích để lưu một lượng hàng chiến

lược)

6 CÔNG TY có thực hiện giao hàng từ các kho biệt lập này

không?

7 Cách lựa chọn các kho để xuất hàng như thế nào (Có nhiều

kho có thể đáp ứng nhu cầu cho một ĐĐH, cách lựa chọn kho

nào trong số kho này)?

8 CÔNG TY có áp dụng Drop-Ship(khách hàng mua hàng ở

No Câu hỏi Trả Lời

CÔNG TY, CÔNG TY đi mua hàng từ một nhà cung cấp

khác và nhà cung cấp này cung cấp hàng trực tiếp cho khách

hàng của CÔNG TY) từ nhà cung cấp không?

9 Hoá đơn phí vận chuyển được chuẩn bị trước khi xuất hàng ?

Hay cho biết thời điểm xuất hoá đơn để tính phí ?

10 CÔNG TY có gửi thông tin chuẩn bị xuất hàng cho khách

hàng/kho vận hay không?

11 CÔNG TY có thực hiện việc giao hàng nhiều lần cho một

ĐĐH(giao từng phần)?

12 CÔNG TY có tiến hành xuất hàng theo số lẻ không (hàng

không đủ thùng,tá,…)?

13 CÔNG TY có những mặt hàng nào khác, những báo cáo, qui

trình thích hợp cho việc phân tích việc bán hàng không?

VI Mức độ/Số lượng

1 Số khách hàng hiện tại của CÔNG TY?

2 Trung bình một khách hàng có bao nhiêu điểm nhận hàng?
No Câu hỏi Trả Lời

3 Tổng số lượng các điểm giao hàng hiện có của CÔNG TY?

4 Số lượng ĐĐH mới hằng ngày của CÔNG TY hiện nay – số

lượng trung bình/ Số lượng tối đa/ Mức độ phát triển?

5 Số lượng các ĐĐH có nhu cầu thay đổi hằng ngày – Số lương

trung bình/ Số lượng tối đa/Mức độ phát triển?

6 Số lương ĐĐH dở dang ?- Số lượng trung bình/ Số lượng tối

đa/Mức độ phát triển?

7 Số lượng lệnh giao hàng hằng ngày cần huỷ là bao nhiêu?(Số

lương trung bình/ Số lượng tối đa/ Mức độ phát triển )

8 Số lượng trung bình các ĐĐH chưa thực hiện xong?

9 Trung bình một ĐĐH có bao nhiêu chi tiết ĐĐH?

10 Trung bình có bao nhiêu lệnh giao hàng một ngày?

11 Số lượng Invoice xuất một ngày?

12 Số dòng (chi tiết của Invoice) của một Invoice ?

13 Một Invoice thường cho bao nhiêu ĐĐH/

No Câu hỏi Trả Lời

14 Số nhân viên bán hàng/Invoice

15 Số tiền lớn nhất/nhỏ nhất của hoá đơn?

16 Phần trăm lượng hoá đơn được trả trước / hay trả bằng tiền

mặt

17 Số ĐĐH phải trả lại (không chấp nhận) của khách hàng?

18 Số lượng nhân viên bán hàng của CÔNG TY?

19 Trung bình có bao nhiêu điểm giao hàng / một nhân viên bán

hàng?

20 Trung bình có bao nhiêu khách hàng/1 nhân viên giao hàng

(một nhân viên giao hàng quản lý bao nhiêu khách hàng)?

21 Số lượng hoá đơn vận chuyển được xuất hằng ngày?

22 Số lượng phiếu xuất hàng hằng ngày?

23 Một ngày trung bình có bao nhiêu picking lists(danh sách thu

nhặt-gom-tập hợp hàng để giao cho khách hàng) ?Picking

lisk hay còn gọi là packing list: Danh sách hàng hoá cho một
No Câu hỏi Trả Lời

đơn hàng.

24 Trung bình có bao nhiêu ĐĐH bị vướng nợ một ngày ?

25 Trung bình có bao nhiêu Backorder vướng công nợ?

26 Trị giá nhỏ nhât của một ĐĐH mà CÔNG TY có thể chấp

nhận?

27 Trị giá (số tiền) của một ĐĐH tối đa là bao nhiêu?

28 Số điểm giao hàng nhiều nhật của một khách hàng là bao

nhiêu?

29 Tổng tất cả các điểm giao hàng của các khách hàng mà CÔNG TY

hiện có?