CHỦ ĐỀ 3

Trình bày các hình thức điều phối hoạt động có thể có trong sơ đồ slide 7 và 8:
- Hình thức liên hợp góp phần(tích lũy)
- Hình thức liên hợp liên tục
- Hình thức liên hợp tương hỗ xoay chiều
Yêu cầu: Đọc nội dung sách trang 134 phần 4.1.3.
Hiểu, giải thích và phân tích được ba hình thức trên.
Lấy ví dụ cụ thể kèm theo hình ảnh minh họa(nếu có).
Đọc hai sơ đồ slide 7, 8 và nhận dạng một trong ba hình thức trên
Mn có thể tham khảo file này để lấy thông tin và làm bài nha:
https://www.studocu.com/vn/document/truong-dai-hoc-kinh-te-dai-hoc-da-
nang/nhap-mon-kinh-doanh/phoi-hop-hoat-dong-hsssdsbsdj-uds-jv/40865226

Khả năng điều phối các hoạt động trong khách sạn là gì? (vietnambiz.vn)

PHÂN CÔNG:
Ý Nhi: Nhận dạng hình thức điều phối trong sơ đồ slide 7+ giải thích
Hương: Hình thức liên hợp góp phần(tích lũy)
Nhân: Hình thức liên hợp liên tục
Thúy Nhi: Hình thức liên hợp tương hỗ xoay chiều
Hằng: Nhận dạng hình thức điều phối trong sơ đồ slide 8+ giải thích
Thương: Hình thức điều phối hoạt động là gì?+Làm slide
DEADLINE: 13h Thứ 6 ngày 6/10/2023

Điều phối, khả năng điều phối hoạt động là gì?

Điều phối là việc lên kế hoạch, tổ chức, vận hành, sắp xếp để công việc có thể
diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Có thể hiểu đơn giản điều phối là “làm cho dễ
dàng”, “làm cho công việc được suôn sẻ”.
Khả năng điều phối các hoạt động là sự điều khiển các hoạt động khác nhau tạo
ra sự nhịp nhàng liên kết với nhau tạo ra hành động thống nhất để thực thi
nhiệm vụ. Những mắc xích liên kết này dẫn đến một loạt các hình thức liên hợp
giữa các nhóm, giữa các cá nhân. Ba hình thức thường xảy ra thường xuyên
trong doanh nghiệp lưu trú là: góp phần, liên tục và tương hỗ. Mỗi loại cần sự
điều phối khác nhau.

Lý do DN cần điều phối hoạt động?

Khi cơ cấu tổ chức phát triển ngày càng trở nên phức tạp thì sẽ có nhiều vấn đề
phát sinh. Việc chuyên môn hóa và phân nhóm loại công việc giúp cho doanh
nghiệp dễ dàng vận hành một cách trơn tru và càng phát triển. Khi các nhiệm vụ
được phân ra thì việc điều phối hoạt động cho từng cá nhân và từng nhóm là rất
quan trọng.
Và khi cơ cấu tổ chức càng phát triển thì các rắc rối trong điều phối hoạt động
càng nhiều. Ví dụ, phục vụ món ăn không đúng yêu cầu của khách, lễ tân ghi sai
hóa đơn thanh toán cho khách…
=> Doanh nghiệp cần phải vận hành các hình thức điều phối để có thể cung cấp
cho khách hàng một sản phẩm hoàn thiện.

1.Hình thức liên hợp góp phần(tích lũy)

- Là hình thức hoạt động có thể xảy ra giữa các công việc khác nhau trong
một bộ phận mà ở đó nhân viên đảm nhận ít hoặc không có sự tương tác
lẫn nhau.

- VD:
+ 3 Nhân viên trực tổng đài trong đó có 1 nhân viên nhận điện thoại
trong khách sạn nội bộ, 1 nhân viên nhận điện thoại của khách, 1 nhân
viên có nhiệm vụ liên hệ các bộ phận với nhau thì 3 nhân viên đó không
có công việc không liên quan với nhau
+ Nhân viên đặt phòng với nhân viên hành lí, một người nhận
booking một người nhận hành lý của khách ở tiền sảnh 2 công việc này
không liên quan với nhau
 + Nhân viên hành lý có nhiệm vụ giúp khách mang vác hành lý
với công việc mở cửa cho khách là 2 công việc không liên quan với
nhau
=> Hai công việc diễn ra một cách độc lập, nó cùng góp phần cùng
hướng tới mục đích là phục vụ, làm hài lòng khách hàng, để cùng
cung cấp một dịch vụ hoàn chỉnh.

- Vai trò điều phối ở đây là bảo đảm cho mỗi một công việc độc lập riêng
lẻ nào cũng phải đạt được hiệu quả và chất lượng như nhau.
2.Hình thức liên hợp liên tục
-Đầu ra của công việc này là đầu vào của công việc khác (tính dây chuyền trong
sản xuất dịch vụ):
● Nhân viên trực đặt phòng thông báo ngày giờ khách đến và nhân viên lễ
tân có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin và welcome khi khách đến
● Nhân viên trực tổng đài sẽ thông báo cho nhân viên hành lí khi có khách
đến check-in,check-out thì nhân viên hành lí sẽ ở đó chờ sẵn và xách
hành lí cho khách.
-Đây là một hệ thống có quy hoạch chi tiết, lịch trình cụ thể, tiêu chuẩn hóa đã
được lập sẵn nhằm liên kết các phòng và các bộ phận kế toán hoặc hoạt động
giữa bộ phận phục vụ bàn với bếp và bar để hoạt động được diễn ra suôn sẻ.
-Vai trò:
● Đảm bảo cho những dịch vụ hay sản phẩm đạt tiêu chuẩn.
● Để thấy rõ sự liên kết và mắc xích liên kết.
=>Bởi giữa các mắc xích thường có nhiều vấn đề phát sinh.
3.Hình thức liên hợp tương hỗ xoay chiều
- Là sự điều phối mang tính quy mô lớn. Trong đó, các bộ phận hoặc các
cá nhân cung cấp cho nhau đầu vào và cả đầu ra. Đầu ra của bộ phận (cá
nhân) này là đầu vào dưới dạng thông tin cho các bộ phận (cá nhân) khác.
- Kết quả hoạt động của bộ phận này có ảnh hưởng trực tiếp tức thời tới kết
quả và chất lượng hoạt động của bộ phận khác trong toàn khách sạn. Hình
thức liên hợp tương hỗ xoay chiều là đặc trưng điển hình của tổ chức lao
động trong khách sạn
- Ví dụ: bộ phận đón tiếp của khách sạn và bộ phận phục vụ buồng là một
hình thức liên hợp tương hỗ xoay chiều đặc trưng. Khi có khách trả
buồng, bộ phận đón tiếp phải thông báo cho bộ phận buồng có buồng
trống chưa làm vệ sinh.
Đến lượt mình bộ phận buồng đã làm vệ sinh các buồng mà khách vừa trả
phải thông báo ngay cho bộ phận đón tiếp là các buồng khách vừa trả đã
được chuẩn bị chu đáo, sẵn sàng đón tiếp khách mới.

=> Như vậy, cả bộ phận đón tiếp và phục vụ buồng đều cung cấp đầu vào
và đầu ra cho nhau, phối hợp nhịp nhàng trong quá trình sản xuất và tiêu
thụ dịch vụ buồng ngủ.

Nhận dạng hình thức trong sơ đồ slide 7, 8:

* Sơ đồ này ở dưới dạng hình thức liên hợp tương hỗ xoay chiều:

+ Giữa bộ phận lễ tân và bộ phận buồng: Khi có khách đến, nhân viên lễ
tân sẽ thực hiện công việc check-in, làm thủ tục nhận phòng cho khách và
thông báo với nhân viên bộ phận buồng phòng làm vệ sinh buồng và
chuẩn bị để đón tiếp khách. Ngược lại, khi có khách trả buồng, bộ phận
 buồng phải thông báo ngay cho bộ phận lễ tân là các buồng mà khách vừa
trả đã được chuẩn bị chu đáo và sẵn sàng đón tiếp khách mới. Bộ phận
buồng thực hiện công tác giặt là, kiểm kê đồ dùng bằng vải của bộ phận
nhà hàng(khăn ăn, khăn trải bàn,...)
+ Giữa bộ phận buồng và bộ phận bếp: cung cấp đồ dùng cho nhân viên,
hoa, cây cảnh, trang trí theo yêu cầu của bộ phận ăn uống. phối hợp với
bộ phận ăn uống tổ chức nơi gửi mũ, áo tạm thời khi có tiệc lớn. phối hợp
với bộ phận ăn uống diệt sâu bọ, chuột, gián, sát trùng tại bộ phận ăn
uống.
+ Giữa bộ phận bàn và bộ phận bar: Thông qua bộ phận Bàn thì bộ phận
Bar hiểu được tâm lý, khẩu vị uống của khách để từ đó pha chế đồ uống
mà khách yêu cầu cho hợp khẩu vị của khách, đồng thời phối hợp với bộ
phận bàn phục vụ khách được tốt hơn.
+ Giữa ba bộ phận bàn- bar- bếp: Bộ phận bàn giới thiệu và thuyết phục
khách về các món ăn đồ uống của nhà hàng. Sau đó, bộ phận bàn tiếp
nhận nhu cầu đặt thức ăn, đồ uống của khách(tại nhà hàng, tại phòng) và
chuyển những nhu cầu này về cho bộ phận bar và bếp. Trong mối quan hệ
này, bộ phận bàn thể hiện một vai trò hết sức quan trọng đến chất lượng
sản phẩm và tính hiệu quả hoạt động của bếp và bar. Nếu bộ phận bàn
tiếp nhận nhu cầu đặt thức ăn của khách hàng một cách rõ ràng, chính xác
thì sẽ tạo điều kiện cho bếp và bar chế biến các món ăn và đồ uống đáp
ứng nhanh và đúng yêu cầu của từng vị khách, đồng thời việc tổ chức chế
biến cũng nhanh gọn hơn. Ngược lại nếu bếp và bar không thông báo kịp
thời về năng lực sản xuất các món ăn đồ uống đã ghi trong thực đơn thì sẽ
 ảnh hưởng đến hoạt động phục vụ khách của bộ phận bàn và việc đánh
giá chất lượng phục vụ của bộ phận bàn cũng bị giảm đi.
+ Trong quá trình phục vụ nhu cầu ăn của khách, bộ phận bàn cần tiếp nhận
một số hàng hoá của bộ phận bếp quản lý như các loại gia vị. Việc bộ
phận bếp được cung cấp một cách đầy đủ kịp thời những hàng hoá này sẽ
giúp bộ phận bàn hoàn thành nhiệm vụ phục vụ khách của mình tốt hơn.
+ Trong quá trình phục vụ khách ăn, uống bộ phận bàn tiếp xúc trực tiếp
với khách, do vậy đây là bộ phận có khả năng nắm bắt tương đối đầy đủ
về việc đánh giá chất lượng món ăn, đồ uống của khách. Nếu những
thông tin này kịp thời thông báo bếp và bar sẽ tạo điều kiện cho hai bộ
phận này điều chỉnh trong quá trình chế biến hay thăm chỉ điều chỉnh lại
thực đơn cho phù hợp hơn với nhu cầu của khách.
+ Khi phục vụ bàn xong, những dụng cụ ăn uống bẩn, bộ phận bàn sẽ
chuyển cho bếp và bar để hai bộ phận này vệ sinh rồi lại chuyển dụng cụ
sạch cho bàn để bàn chuẩn bị phục vụ khách. Do vậy, chất lượng công
việc của bộ phận bếp và bar ảnh hưởng một cách trực tiếp đến chất lượng
phục vụ của bàn.
+ Bộ phận Kỹ thuật: Phòng kỹ thuật có chức năng nghiên cứu, tư vấn, tham
mưu và đề xuất giải pháp liên quan đến các lĩnh vực cung cấp dịch vụ của cơ
sở lưu trú:
Quản lý, điều hành và kiểm tra những việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ.
Đồng thời đảm bảo an toàn lao động, chất lượng cũng như khối lượng và hiệu
quả hoạt động của toàn cơ sở lưu trú.
Quản lý việc hướng dẫn sử dụng, sửa chữa, bảo trì, mua sắm bổ sung các trang
thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động dịch vụ của cơ sở lưu trú.
 + Bộ phận Dịch vụ bổ sung: gồm nhiều dịch vụ được kết hợp giữa các bộ
phận với nhau nhằm tạo ra sự đa dạng trong việc cung cấp dịch vụ cho
khách hàng của cơ sở lưu trú ví dụ như:
● Thiết kế mua bán tour
● Mua vé tàu xe, đặt vé cho các dịch vụ giải trí, đặt xe đưa đón, giặt
là…
● Cho thuê phương tiện đi lại.

Các dịch vụ bổ sung này được nhiều bộ phận đảm nhiệm vì vậy bộ phận dịch vụ
bổ sung có mối liên kết với hầu hết các bộ phận.