Mô tả yêu cầu

Hệ thống quản lý nhà hàng tiệc cưới Thanh Tùng

Thành viên : Đỗ Thành Long : 2011063692

Nguyễn Thanh Thuận:2011062378

Lê Anh Tuấn:2011065377
Trần Quốc Khánh :2011068350

Giới thiệu : Nhà hàng tiệc cưới Thanh Tùng cung cấp dịch vụ tiệc cưới cho thực khách .
Hiện tại nhà hàng đang được quản lý bởi sổ sách và các phần mềm cơ bản như Word , Excel ,
Acess . Đề chặt chẽ trong việc quản lý kinh doanh , ban lãnh đạo nhà hàng quyết định đầu tư
hạ tầng công nghệ thông tin và xây dựng một hệ thống phần mềm để tin học hoá các quy
trình nghiệp vụ diễn ra tại nhà hàng.
Tổ chức của nhà hàng bao gồm các bộ phận :
 Bộ phận quản lý ;
 Bộ phận nhân viên phục vụ;
 Bộ phận thu ngân;
 Bộ phận bế;
 Bộ phận kho ;
Mục đích và mục tiêu đê tài hướng đến :
Tạo ra một phần mềm quản lý tiệc cưới hoàn chỉnh với các chức năng sau : tiếp nhận sảnh đặt
tiệc cưới , nhận đặt tiệc cưới , tra cứu tiệc cưới , lập hóa đơn thanh toán , lập báo cáo hàng
ngày và hàng tháng . Quản lý nhân viên và tra cứu thông tin nhân viên .
Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào việc quản lý việc đặt tiệc cưới sao cho khoa học ,
nhanh , đơn giản dễ dàng và tính chính xác cao để dễ dàng quản lý và tổ chức .
Ý nghĩa đề tài :
Với việc xây dựng được đề tài thành công sẽ giúp cho các nhà hàng tiệc cưới quản lý một
cách thông minh , và làm giảm cácchức năng nghiệp vụ phức tạp như tính toán ngân sách ,
quản lý ....... và mọi việc này đều được phần mềm sử lý . Việc áp dụng phần mềm Quản Lý
Tiệc Cưới sẽ giảm bớt thời gian tìm kiếm và kiểm soát số lượng tiệc của nhà hàng và nhân
viên phục vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn , khối lượng lưu trữ nhiều và ít tốn kém
không gian lưu trữ .
Nội dung thực hiện :
Thiết kế tổng hợp lại quá trình khảo sát nghiệp vụ của nhà hàng tiệc cưới nhóm chúng em sẽ
thực hiện đề tài và hoàn thiện phần mềm dựa vào :
Thiết kế cơ sở dữ liệu trên SQL Server và Ngôn ngữ lập trình C # , sử dụng công cụ hỗ trợ
lập trình Visual Studio .
Đối tượng sử dụng :
Phần mềm được sử dụng cho các nhà hàng tiệc cưới để có thể quản lý , tổ chức tiệc cưới một
cách dễ dàng .
 Người sử dụng là nhân viên quản lý của nhà hàng .
 Đổi tượng hướng đến là khách hàng đặt tiệc cưới
Mô tả nghiệp vụ bài toán và nội dung các công việc:
Khách hàng đến đặt tiệc cưới gặp quản lý để được đặt tiệc .Nhân viên quản lý nhận yêu cầu
đặt tiệc của khách hàng gồm ( tên khách hàng , số CMND , Số điện thoại , địa chỉ , ngày tổ
chức tiệc , giờ tổ chức tiệc , địa điểm tổ chức , số lượng khách , tên cô dâu chú rể , dự
phòng).Sau đó nhân viên quản lý kiểm tra trong Sổ đặt tiệc ngày mà khách đặt có bị trùng với
tiệc khác hay không nếu có thì báo cho khách hàng để khách hàng đổi lại thông tin ( nếu
khách hàng không thể thay đổi thì không nhận đặt tiệc nữa ) nếu không thì lên Thực đơn
( gồm : tên món ăn , số lượng , đơn vị tính , đơn giá , giá tiền / khách ăn ) các dịch vụ ( gồm :
tên các dịch vụ , số lượng , đơn giá ) theo yêu cầu của khách hàng trong Danh sách món và
danh sách các dịch vụ , sau đó ghi toàn bộ thông tin đặt tiệc ( tên khách hàng , số CMND , Số
điện thoại,địa chỉ , ngày tổ chức tiệc , giờ tổ chức tiệc , địa điểm tổ chức , số lượng khách ,
tên cô dâu chú rể , dự phòng , thực đơn , dịch vụ , số suất ăn , đơn giá / suất , các dịch vụ )
vào Sổ đặt tiệc . Khách hàng kiểm tra lại toàn bộ thông tin tiệc , giao tiền đặt cọc , phòng kế
toán sẽ viết phiếu thu và gửi khách hàng , nhân viên quản lý sẽ hẹn khách ngày đến ký hợp
đồng . Nếu khách hàng không đến ký hợp đồng như đã hẹn , thì người quản lý sẽ báo hủy tiệc
đến phòng kế toán . Khách hàng đến ký hợp đồng theo hợp đồng đã được phòng kế toán lập
sẵn và đã được Ban giám độc duyệt gồm ( số hợp đồng , tên khách hàng , ngày ký hợp đồng ,
nội dung , chi phí dự trù ) . Nếu khách hàng đến ký hợp đồng thì sau đó , người quản lý giao
hợp đồng một bản cho khách hàng , một bản chuyển cho phòng kế toán để lưu lại .
Trước ngày diễn ra tiệc , nhân viên quản lý gửi lại Thông tin đặt tiệc mà khách đã đăng ký để
khách hàng chốt lần cuối ( muộn nhất là 5 ngày trước khi diễn ra tiệc ) . Nếu khách hàng
không thực hiện hợp đồng thì báo hủy hợp đồng
Người quản lý gửi giấy đề nghị kèm thông tin hợp đồng cho giám đốc , giám đốc ký duyệt
nếu giám đốc không đồng ý nhân viên quản lý sẽ sửa lại cho phù hợp yêu cầu và gửi giấy
xuất kho xuống kho , thủ kho sẽ kiếm tra , nếu còn đồ , thì thủ kho sẽ xuất đồ , nếu hết gửi
giấy xuất đồ và phiếu yêu cầu mua hàng cho giám đốc , giám đốc sẽ dựa theo giấy xuất đồ để
ký duyệt , sau đó thủ kho sẽ mua hàng và chuyển đồ đã yêu cầu .
Phòng kế toán sẽ in thực đơn ( tên món ăn , số khách ăn , số tiền / suất , ngày giờ tổ chức )
gửi lên nhà bếp để chuẩn bị thực phẩm và nhân viên bếp , in thực đơn bàn tiệc ( tên cô dâu
chú rể , ngày tổ chức tiệc , tên món ăn ) gửi cho nhân viên .
Trước giờ diễn ra tiệc , người quản lý giao thực phẩm và đồ uống cho khách hàng nhận ( trên
bàn tiệc và đồ uống dự trù ) , người quản lý và khách hàng ký vào biên bản giao nhận thực
phẩm và đồ uống . Trong quá trình diễn ra tiệc , khách hành tự quản lý đồ uống .
Kết thúc tiệc , người quản lý nhận lại đồ uống còn lại từ khách hàng ghi tổng số lượng thực
phẩm và đồ uống đã sử dụng , sau đó người quản lý và khách hàng ký vào biên bản giao nhận
thực phẩm và đồ uống . Giải quyết phát sinh nếu có ( đồ đổ vỡ , bàn tiệc phát sinh ) .
Sau 2 ngày diễn ra tiệc , khách hàng phải thanh toán toàn bộ chi phí tiệc cho công ty , chuyển
trực tiếp cho phòng kế toán hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty phòng kế toán in
phiếu thanh toán và gửi cho khách hàng
Trước khi diễn ra tiệc , sau khi khách hàng đã ký hợp đồng , mà khách hàng lại yêu cầu hủy
tiệc thì , khách hàng sẽ mất toàn bộ số tiền đặ cọc , tiền đền bù vì đã phá vỡ hợp đồng , nếu
sảy ra tranh chấp dẫn đến phải ra tòa , bên thua kiện sẽ chịu hoàn toàn tổn phí và án phí .
Trong quá trình tiệc , nếu thực phẩm không được chất lượng như nhà hàng đã cam kết , thì sẽ
được đổi ngay toàn bộ thực phẩm tốt hơn , đúng với yêu cầu của khách hàng .
Thông thường , trung tâm sẽ để dự trù cho khách hàng 2-5 bàn tiệc tùy theo lượng suất đặt
( 10 suất / 1 bàn ) , chỉ tính tiền nếu như khách dùng đến số bàn này . Nếu khách yêu cầu số
suất trong thực tế vượt quá mức suất dự trù thì nhà hàng có quyền đáp ứng hoặc từ chối . Giá
thành của những bàn tiệc này bằng với giá tiền bàn tiệc đã đặt trước .
Đồ dùng của trung tâm tiệc cưới nếu do khách hàng làm đổ vỡ sẽ được tính thêm vào tiền
trong chi phí phát sinh , giá tiền bằng giá tiền thực tế mà trung tâm đã mua vào .
Chi phí của đồ uống được tính là tổng số đồ uống sử dụng đã ghi trong biên bản giao nhận đồ
uống .
Nếu trường hợp khách hàng không hài lòng về mọi mặt của tiệc cưới , khách hàng có thể
phản ảnh đến người quản lý để có hướng giải quyết đúng đắn nhất .

Quy trình yêu cầu nguyên vật liệu và xuất kho

Tất cả các nguyên vật liệu được sử dụng trong nhà hàng đều được lưu trữ trong kho của nhà
hàng . Khi các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu / sản phẩm thì gửi yêu cầu
đến bộ phận kho để xem xét đáp ứng .

Xuất nguyên vật liệu hàng ngày ra nhà bếp :

Cứ cuối mỗi tuần , bếp trưởng lên danh sách các món ăn để nhà hàng phục vụ trong ngày.
Mỗi thực đơn sẽ gồm các món ăn và số lượng phần ăn dự định sẽ nấu . Mỗi món ăn có thông
tin về danh sách các nguyên vật liệu và số lượng cần thiết cho một phần ăn từ đó sẽ tính được
số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho từng ngày.
Bếp trưởng dựa vào thông tin này để lập bảng yêu cầu nguyên vật liệu cho từng ngày của
tuần tới và gửi cho bộ phận kho .
Bộ phận kho dựa vào bảng yêu cầu này , xem xét có đáp ứng được hay không . Trong trường
hợp không có nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu khan hiếm thì thông báo cho bộ phận bếp
là không đáp ứng được và yêu cầu bếp trưởng chỉnh sửa . Nếu đáp ứng được thì bộ phận thủ
kho sẽ thông báo cho bếp và lưu lại bảng yêu cầu nguyên vật liệu này , dựa vào đó để chuẩn
bị nguyên vật liệu cho từng ngày . Đầu mỗi ngày , bộ phận kho giao các nguyên liệu đã chuẩn
bị cho bộ phận bếp . Khi giao nguyên vật liệu , bộ phận kho mang theo phiếu xuất kho và yêu
cầu bộ phận bếp ký nhận sau khi kiểm tra đã nhận đủ . Bộ phận kho giữ một bản sao phiếu
xuất nguyên vật liệu có chử ký nhận của bếp trưởng và bộ phận bếp cũng giữ một bản sao
phiếu xuất kho để khi cần có nhu cầu đối chiếu .
Xác định các yêu cầu và chức năng của hệ thống
Hệ thống phần mềm quản lý tiệc cưới của nhóm chúng em thiết kế và hoàn thiện sẽ bao gồm
các chức năng sau :
+ Lập hợp đồng đặt tiệc
+ Tra cứ tiệc cưới
+ Lập hóa đơn đặt tiệc
+ Lập báo cáo hàng tháng
+ Quản lý nhân viên của nhà hàng

Mô hình hóa yêu cầu :

1. Chức năng lập hợp đồng:

2. Chức năng thống kê kho :

3. Chức năng quản lý nhân viên:

4. Chức năng tra cứu lịch hẹn :

5. Sơ đồ tổng quát chức năng của phần mềm :