‫مخطــط إحصــاء و تصنيــف الـوثـائــق‬

‫النصـوص المتعلقة بإعداد و تطبيق مخطط إحصـاء و تصنيـف الوثائق المتداولـة على مستوى المؤسسات‬
‫التعليمية‪.‬‬
‫‪ ‬منشور رقم ‪ 99– 6-3-0-181‬مؤرخ في ‪ 21‬نوفمبر ‪ 1999‬يتعلق بتعميم مخطط إحصاء و تصنيف‬
‫الوثائق على مستوى المؤسسات التعليمية ‪.‬‬
‫‪ ‬منشور رقم ‪ 97-6-3-0-136‬مؤرخ في ‪ 4‬جوان ‪ 1997‬يتعلق باقتراح مؤسسة نموذجية في مجال‬
‫تنظيم األرشيف ‪.‬‬
‫‪ ‬منشور رقم ‪ 97-6-3-0-258‬مؤرخ في ‪ 3‬ديسمبر ‪ 1997‬يتعلق بإعداد مخطط إحصاء و تصنيف‬
‫الوثائق المتداولة على مستوى الثانويات و االكماليات ‪.‬‬
‫‪ ‬منشور رقم ‪ 98-6-3-0-145‬مؤرخ في ‪ 20‬جويلية ‪ 1998‬يتعلق بتطبيق مخطط التصنيف على‬
‫مستوى المؤسسات النموذجية ‪.‬‬
‫‪ ‬منشور رقم ‪ 98-6-3-0-171‬مؤرخ في ‪ 28‬سبتمبر ‪ 1998‬يتعلق بمتابعة تطبيق مخطط احصاء و‬
‫تصنيف الوثائق ‪.‬‬

‫تقديـم ‪:‬‬
‫يتداول حاليا على مستوى المؤسسات التعليمية عدد معتبر من الوثائق منها ما هو ناتج عن نشاط المؤسسة و منها‬
‫ما يصل اليها من االدارة الوصية أو المجاورة لها ‪ ,‬و يتزايد حجم هده الوثائق بتزايد عدد المؤسسات من ناحية و‬
‫عدد التالميد و الموظفين من ناحية أخرى ‪.‬‬
‫و يطلب من السادة مسيري المؤسسات تطبيق هده التعليمات على ترقيم كل السجالت الحسابية حسب الجدول التالي‬
‫‪:‬‬

‫‪ -‬المصـالح االقتصاديـة ‪:‬‬

‫المالحظات‬ ‫القيمة‬ ‫مدة الحفظ‬ ‫مدة الحفظ‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫عنوان‬
‫االدارية‬ ‫األرشيف‬ ‫المصلحة‬ ‫الملف‬
‫‪ 10‬سنوات‬ ‫‪ 02‬سنتان‬ ‫‪ 1.1.2‬المشور الوزاري المتعلق باعداد مشاريع‬ ‫‪1.2‬‬
‫ميزانية مؤسسات التعليم األساسي و الثانوي‬ ‫ملف‬
‫‪ 2.1.2‬وثيقة الميزانية‬ ‫تحضير‬
‫‪ 3.1.2‬البطاقة الوصفية لتعداد التالميد الى غاية‬ ‫الميزانية‬
‫‪ 30‬أكتوبر‬
‫‪ 4.1.2‬تقرير رئيس المؤسسة‬
‫‪ 5.1.2‬مشروع الميزانية للسنة الحالية‬
‫محضر اجتماع مجلس التوجيه التسيير أو مجلس‬
‫التربية و التسيير‬
‫‪ 6.1.2‬بطاقة االلتزام السنوية‬
‫‪ 7.1.2‬قائمة التالميد الممنوحين‬
‫‪ 8.1.2‬بطاقة المخزون‬
‫وثائق أخرى لها عالقة بالملف‬

‫مالحظـة ‪ :‬حذف الوثائق ممنوع بقواعد القانون رقم ‪ 9.88‬المؤرخ في ‪ 26‬جانفي ‪ 1988‬المتعلق باألرشيف الوطني‬
 ‫مخطــط إحصــاء و تصنيــف الـوثـائــق‬

‫المالحظات‬ ‫القيمة‬ ‫مدة الحفظ‬ ‫مدة الحفظ‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫عنوان‬
‫اإلدارية‬ ‫األرشيف‬ ‫المصلحة‬ ‫الملف‬
‫وضعية‬ ‫دائم‬ ‫عام واحد‬ ‫وضعية المناصب المالي‬ ‫‪1.2.2‬‬ ‫‪2.2‬‬
‫األجور في‬ ‫الكشوف الوصفية المفصلة الموظفين‬ ‫‪2.2.2‬‬ ‫ملف‬
‫سنة معينة‬ ‫الجداول الوصفية للموظفين‬ ‫‪3.2.2‬‬ ‫األجور‬
‫الحوصلة المالية لألجور‬ ‫‪4.2.2‬‬
‫الكشوف الشهرية للمرتبات و العالوات‬ ‫‪5.2.2‬‬
‫الكشوف الثالثية‬ ‫‪6.2.2‬‬
‫التصريحات السنوية الخاصة على‬ ‫‪8.2.2‬‬
‫المرتبات و الضمان االجتماعي‬
‫كشف االقتطاع من الراتب‬ ‫‪9.2.2‬‬
‫كشوف الغيابات‬ ‫‪10.2.2‬‬
‫كشوف الساعات اإلضافية‬ ‫‪11.2.2‬‬
‫ساعات االستخالف‬ ‫‪12.2.2‬‬
‫كشوف الملفات المالية المختلفة‬ ‫‪13.2.2‬‬
‫قائمة منخرطي التعاضدية عمال التربية‬ ‫‪14.2.2‬‬
‫محضر مراقبة الصندوق لنهاية السنة‬ ‫‪15.2.2‬‬
‫وثائق أخرى لها عالقة بالملف‬

‫معرفة‬ ‫بصفة دائمة‬ ‫عام واحد‬ ‫المناشير الوزارية المتعلقة بالموضوع‬ ‫‪1.3.2‬‬ ‫‪3.2‬‬
‫الوضعية‬ ‫وثيقة الحساب المالي‬ ‫‪2.3.2‬‬ ‫ملف‬
‫المالية لتلك‬ ‫نسخة من الميزانية مصادق عليها‬ ‫‪3.3.2‬‬ ‫الحساب‬
‫السنة‪.‬‬ ‫تقرير رئيس المؤسسة‬ ‫‪4.3.2‬‬ ‫المالي‬
‫نفس الملف‬ ‫محضر اجتماع مجلس التربية و التسيير‬ ‫‪5.3.2‬‬
‫موجود على‬ ‫جدول تحويل االعتمادات‬ ‫‪6.3.2‬‬
‫مستوى‬ ‫مقرر استعمال الفوائض المالية‬ ‫‪7.3.2‬‬
‫األمانة‬ ‫كشوف االعتمادات اإلضافية‬ ‫‪8.3.2‬‬
‫طلب اعتمادات مالية إضافية‬ ‫‪9.3.2‬‬
‫طلب إلغاء الديون السابقة‬ ‫‪10.3.2‬‬
‫كشف المقاربة للحساب الجاري‬ ‫‪11.3.2‬‬
‫كشف المقاربة لحساب الخزينة‬ ‫‪12.3.2‬‬
‫محضر مراقبة صندوق المؤسسة لنهاية‬ ‫‪13.3.2‬‬
‫السنة‬
‫وثائق أخرى لها عالقة بالملف‬
‫دائمة‬ ‫عام واحد‬ ‫سند الطلب‬ ‫‪1.4.2‬‬ ‫‪4.2‬‬
‫وصل االستالم‬ ‫ملف النفقات ‪2.4.2‬‬
‫الفاتورة‬ ‫‪3.4.2‬‬
‫حواالت الدفع‬ ‫‪4.4.2‬‬
‫جدول حواالت الدفع حسب الفصول و‬ ‫‪5.4.2‬‬
‫البنود‬
‫كشف الشراء نقدا‬ ‫‪6.4.2‬‬
‫محضر مجلس التوجيه االستعمال‬ ‫‪7.4.2‬‬
‫االعتمادات الخارجة عن الميزانية‬
‫بطاقة االلتزام‬ ‫‪8.4.2‬‬
‫كشف التموين للورشات و المخابر‬ ‫‪9.4.2‬‬
 ‫مخطــط إحصــاء و تصنيــف الـوثـائــق‬

‫المالحظات‬ ‫القيمة‬ ‫مدة الحفظ‬ ‫مدة الحفظ‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫عنوان‬
‫اإلدارية‬ ‫األرشيف‬ ‫المصلحة‬ ‫الملف‬
‫معرفة األشغال‬ ‫‪ 10‬سنوات‬ ‫‪ 1.5.2‬المناشير المتعلقة باالصالحات و الترميمات الى نهاية‬ ‫‪5.2‬‬
‫و الترميمات‬ ‫األشغال‬ ‫‪ 2.5.2‬طلب القيام باإلصالحات‬ ‫ملف‬
‫التي جرت‬ ‫اإلصالحات ‪ 3.5.2‬المقايسة المعتمدة‬
‫بالمؤسسة‬ ‫‪ 4.5.2‬قرار منح االعتمادات‬ ‫الكبرى‬
‫‪ 5.5.2‬األمر باألشغال‬
‫‪ 6.5.2‬محاضر متابعة األشغال‬
‫‪ 7.5.2‬محضر االستالم النهائي‬
‫‪ 8.5.2‬الفواتير‬
‫وثائق أخرى لها عالقة بالملف‬
‫معرفة‬ ‫‪ 10‬سنوات دائم‬ ‫‪ 1.6.2‬النصوص الخاصة بالجرد‬ ‫‪6.2‬‬
‫وضعية‬ ‫ملف الجرد ‪ 2.6.2‬بطاقات الجرد‬
‫ممتلكات‬ ‫‪ 3.6.2‬قرارات منح التجهيز‬
‫المؤسسة‬ ‫‪ 4.6.2‬قرارات التحويل‬
‫‪ 5.6.2‬محاضر الفحص و المعاينة‬
‫‪ 6.6.2‬محاضر اإلقصاء‬
‫ملف يتجدد مع‬ ‫‪ 03‬سنوات‬ ‫عام واحد‬ ‫‪ 1.7.2‬الخريطة التربوية‬ ‫‪7.2‬‬
‫مطلع كل سنة‬ ‫ملف الدخول ‪ 2.7.2‬الخريطة اإلدارية‬
‫دراسية‪.‬‬ ‫‪ 3.7.2‬كشف التالميد الحاضرين إلى غاية ‪31/10‬‬ ‫المدرسي‬
‫تحفظ عينات‬ ‫‪ 4.7.2‬قائمة الداخليين و النصف الداخليين‬
‫عشرية‪.‬‬ ‫‪ 5.7.2‬جدول توزيع المهام على موظفي‬
‫المصالح االقتصادية‬
‫‪ 6.7.2‬قائمة الكتب المتوفرة و أسعار بيعها‬
‫‪ 7.7.2‬محاضر الدخول الجماعية‬
‫‪ 8.7.2‬قوائم األساتذة مسئولي المواد و‬
‫األساتذة الرئيسيين‬
‫المنشور الوزاري المتعلق بالنفقات‬ ‫‪9.7.2‬‬
‫المدرسية‬
‫وثائق أخرى لها عالقة بالملف‬
‫المسار المهني‬ ‫دائمة‬ ‫مدة بقاء‬ ‫الوضعية المالية‬ ‫‪1.8.2‬‬ ‫‪8.2‬‬
‫من الناحية‬ ‫الموظف‬ ‫قرارات الترقية‬ ‫‪2.8.2‬‬‫الملفات‬
‫المالية‬ ‫بالمؤسسة‬ ‫الحالة العائلية‬ ‫‪3.8.2‬‬ ‫المالية‬
‫وثائق أخرى لها عالقة بالملف‬ ‫‪4.8.2‬‬
‫للموظفين‬
‫‪9.2‬‬
‫الملفات‬
‫المالية‬
‫للموظفين‬
‫معرفة التكلفة‬ ‫دائم‬ ‫سنتان‬ ‫‪ 1.10.2‬النصوص المتعلقة بالموضوع‬ ‫‪10.2‬‬
‫اليومية‬ ‫ملف المطعم ‪ 2.10.2‬ورقة االستهالك اليومي‬
‫لإلطعام‬ ‫‪ 3.10.2‬قائمة الوجبات األسبوعية‬
‫‪ 4.10.2‬كشف الطاولة الجماعية‬
‫‪ 5.10.2‬بطاقات المخزون‬
‫‪ 6.10.2‬وثيقة الوصل بين المخزني و المطبخ‬
‫‪ 7.10.2‬دفتر تكلفة الوجبات‬
‫‪ 8.10.2‬كشف شهري للمصارف الخاصة بالتغذية‬
‫‪ 9.10.2‬دفتر الممونين‬
 ‫مخطــط إحصــاء و تصنيــف الـوثـائــق‬

‫المالحظات‬ ‫القيمة‬ ‫مدة الحفظ‬ ‫مدة الحفظ‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫عنوان الملف‬
‫اإلدارية‬ ‫األرشيف‬ ‫المصلحة‬
‫‪ 1.11.2‬الوثائق الخاصة باستعمال السيارة‬ ‫‪11.2‬‬
‫‪ 2.11.2‬الوثائق الخاصة بإصالحات السيارة‬ ‫ملف حضيرة‬
‫السيارة‬
‫‪ 1.12.2‬قرارات تخصيص الممتلكات‬
‫‪ 2.12.2‬محاضر اإلتالف‬ ‫‪12.2‬‬
‫وثائق أخرى لها عالقة بالملف‬ ‫ملف اسقاط‬
‫الممتلكات‬
‫الى أن تنتهي‬ ‫‪13.2‬‬
‫دائم‬ ‫أوراق السجل‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫سجل النفقات‬
‫معرفة‬ ‫الى أن تنتهي‬ ‫‪14.2‬‬
‫المداخيل‬ ‫دائم‬ ‫أوراق السجل‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫سجل االيرادات‬
‫المتنوعة‬
‫متابعة يومية‬ ‫‪15.2‬‬
‫اثبات‬ ‫دائم‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫س‪ .‬الصندوق‬
‫المداخيل‬ ‫اليومي‬
‫‪16.2‬‬
‫دائم‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫دفتر الوصالت‬
‫‪17.2‬‬
‫دائم‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫سجل الخدمات‬
‫خارج الميزانية‬
‫سجل‬ ‫‪18.2‬‬
‫دائم‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫الحسابات المفتوحة‬
‫الخزينة غيرها‬
‫معرفة فئات‬ ‫‪ 19.2‬سجل‬
‫التالميد‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫الحقوق المثبتة‬
‫‪ 20.2‬سجل‬
‫دائم‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫الرواتب‪ -‬تربويين‬
‫‪ 21.2‬سجل‬
‫وثيقة منفردة‬ ‫الرواتب‪-‬اداريين‬
‫معرفة الرصيد‬ ‫‪ 22.2‬دفتر‬
‫دائم‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫الحساب الجاري‬
‫البريدي‬
‫معرفة الرصيد‬ ‫‪ 23.2‬دفتر‬
‫دائم‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫حساب الخزينة‬
‫معرفة ممتلكات‬ ‫‪ 24.2‬سجل‬
‫المؤسسة و الكتب‬ ‫دائم‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫الجرد العام‬
‫‪ 25.2‬دفتر‬
‫دائم‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫الجرد الدائم‬
‫‪ 26.2‬دفتر‬
‫وثيقة منفردة‬ ‫الجرد للمكتبة‬
‫‪ 27.2‬دفتر‬
‫دائم‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫حركة األمول نقدا‬
‫‪ 28.2‬سجل‬
‫وثيقة منفردة‬ ‫غيابات الموظفين‬
‫‪29.2‬‬
‫دائم‬ ‫وثيقة منفردة‬ ‫سجل المكالمات‬
‫الهاتفية‬