CHƯƠNG 4: LÊN KẾ HOẠCH VÀ GIÁM 2.
2. Hình thức và mức độ chi tiết các sản phẩm
SÁT PHÂN TÍCH KINH DOANH
4.1. Lên kế hoạch tiếp cận phân tích kinh
doanh
*Mục đích: Nhiệm vụ này mô tả làm thế nào
chọn một cách tiếp cận để thực hiện phân
tích kinh doanh
*Mô tả : các quá trình tổng thể sẽ đi theo
sau để thực hiện các việc phân tích kinh
doanh trên một sáng kiến được đưa ra, bằng
cách nào và khi nào các nhiệm vụ sẽ được
thực hiện, các kỹ thuật sẽ được sử dụng, và
các sản phẩm chuyển giao sẽ được cho ra
*Đầu vào: Nhu cầu kinh doanh (Business
Need), Sự phán xét của chuyên gia (Expert
Judgment), Các tài sản quy trình của tổ chức
*Các thành phần: +Tiếp cận hướng kế hoạch
(Plan – driven): Tập trung vào giảm thiểu sự
không chắc chắc phía trước và đảm bảo giải
pháp được xác định đầy đủ trước khi việc
thực hiện bắt đầu để tối đa hóa sự kiểm soát
và giảm thiểu rủi ro.( VD: mô hình Waterfall,
tái cấu trúc kinh doanh)
+Tiếp cận hướng thay đổi (Change-driven)L:
Tập trung vào việc giao nhanh các giá trị
kinh doanh trong sự lặp lại ngắn cho việc
chấp nhận các mức độ cao hơn của sự không
chắc chắn liên quan đến việc giao tổng thể
giải pháp.(VD: Mô hình Agile, các d/án cải
tiến liên tục)
1.Tính thời gian CV BA:
+Tiếp cận hướng kế hoạch: Hầu hết, việc BA
xảy ra vào lúc bắt đầu dự án hoặc trong một
giai đoạn dự án cụ thể. Gồm các hoạt động:
Gợi ý, phân tích, tài liệu, xác minh và giao
tiếp các yêu cầu; Báo cáo về tình trạng việc
phân tích kinh doanh cho dự án.
+Tiếp cận hướng thay đổi Có thể việc BA
được tiến hành sớm để đưa ra một danh sách
ban đầu các yêu cầu cấp cao (còn gọi là yêu
cầu hình dung /trừu tượng)
5. Quy trình lên plan BA: Xác định quy trình
chuyển giao của phân tích kinh doanh
+Tiếp cân theo hướng kế hoạch: Yêu cầu
được nắm bắt trong 1 tài liệu chính thức hoặc
tập các tài liệu theo mẫu chuẩn; Các bên liên
quan phải thường chính thức phê duyệt từng
tài liệu này trước khi bắt đầu làm việc trên
các yêu cầu ở mức độ chi tiết thấp hơn; Các
nội dung và định dạng cụ thể của tài liệu các
yêu cầu có thể khác nhau, tùy thuộc vào
phương pháp, quy trình, và các biểu mẫu của
các tổ chức.
+Tiếp cân theo hướng thay đổi: Có lợi cho
việc xác định các yêu cầu thông qua tương
tác đội nhóm và thu thập thông tin phản hồi
về một giải pháp làm việc; Tài liệu yêu cầu
bắt buộc thường được giới hạn trong một
danh sách các yêu cầu ưu tiên; Tài liệu bổ
sung có thể được tạo ra; Cách tiếp cận khác,
viết tài liệu các yêu cầu theo hình thức tiêu
chuẩn chấp nhận kèm theo các bài kiểm tra
3. Sắp xếp các y/c ưu tiên: Xác định các yêu
cầu sẽ được ưu tiên như thế nào và làm thế
nào những ưu tiên này sẽ được sử dụng để
xác định phạm vi giải pháp
4. Quản lý thay đổi:
+ Tiếp cận theo hướng kế hoạch: Đảm bảo
rằng những thay đổi chỉ xảy ra khi thực sự
cần thiết và có thể được biện minh rõ ràng;
Mỗi sự thay đổi thường được xử lý như một
"dự án nhỏ”; Nhiều tổ chức có 1 quy trình
chính thức gồm: yêu cầu cho sự thay đổi;
nhật ký thay đổi mà theo dõi những thay đổi
đã được nhận và phân tích về tác động của
sự thay đổi không chỉ cho dự án, mà còn cho
hệ thống kinh doanh và tự động khác.
+Tiếp cận theo hướng thay đổi: Rất khó để
xác định tất cả các yêu cầu trước khi thực
hiện; Thay đổi khả năng giải pháp chỉ đơn
giản là sự ưu tiên và lựa chọn
việc lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng các tiêu
chí tương tự như các tính năng và khả năng
mới.
định ảnh hưởng và / hoặc thẩm quyền của
được theo sau để lên kế hoạch thực hiện các
hoạt động BA
6. Truyền thông với các bên liên quan:
+Tiếp cận theo hướng kế hoạch: Dựa vào
các phương pháp giao tiếp chính thức; Bằng
văn bản
+Tiếp cận theo hướng thay đổi: Tập trung
vào tần số truyền thông nhiều hơn trên các
tài liệu chính thức; Giao tiếp không chính
thức được ưu tiên (email, chat, …); Viết tài
liệu sau khi hoàn tất.
7. Tool phân tích và q/lý y/cầu kỹ thuật:
Những công cụ này có thể định hình việc
chọn: các kỹ thuật phân tích kinh doanh; ký
hiệu sử dụng; cách các yêu cầu được đóng
gói.
8. Độ p/tạp của dự án: Số lượng các bên liên
quan, Số bộ phận kinh doanh bị ảnh hưởng,
Số hệ thống kinh doanh bị ảnh hưởng, Số
lượng và bản chất của rủi ro, Sự độc nhất của
yêu cầu, Số tài nguyên kỹ thuật cần thiết=>
Tài liệu hướng dẫn chính thức của dự án
*Các kỹ thuật: Phân tích q/định, Mô hình
hóa, Walkthrough có cấu trúc
*Các bên liên quan: Customer, Domain
SME, End User hoặc Supplier,
Implementation SME, Project Manager,
Tester, Regulator, Sponso
*Đầu ra: Cách tiếp cận phân tích kinh doanh:
chỉ định:Vai trò đội nhóm; Sản phẩm chuyển
giao; Các kỹ thuật phân tích; Thời gian và
tần số của các tương tác các bên liên quan;
Các yếu tố khác của quy trình phân tích kinh
doanh.
4.2 Tiến hành các bên l/quan
*Mục đích: Xác định các bên liên quan có
thể bị ảnh hưởng bởi một sáng kiến đề xuất
hoặc những người chia sẻ một nhu cầu kinh
doanh chung; Xác định các bên liên quan
phù hợp với các giai đoạn dự án,dự án; Xác
các bên liên quan về việc phê duyệt các sản
phẩm chuyển giao của dự án.
*Mô tả: x/định những người có thể bị ảnh
hưởng bởi nhu cầu kinh doanh hoặc một giải
pháp mới; Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn
trên các yêu cầu của từng
bên liên quan hoặc các nhóm bên liên quan
phải được mô tả rõ ràng; Hiểu biết về ảnh
hưởng và thái độ của các bên liên quan: tích
cực & tiêu cực
*Đầu vào: Nhu cầu KD; Kiến trúc DN; Tài
sản q/định của tổ chức
*Các thành phần: 1/ Nhận dạng: Phát hiện
muôn hoặc không đầy đủ tất cả yêu cầu có
thể làm thay đổi hoặc bỏ phế những công
việc đã hoàn thành hoặc
đang thức hiện=> Tăng chi phí, giảm sự hài
lòng các bên liên quan; Những người tham
gia trong các hoạt động BA có thể # nhau
giữa các dự án, phương pháp luận và các tổ
chức
2.Độ phức tạp của nhóm các bên l/quan: SL
& sự đa dạng của những người dùng cuối
trực tiếp; Số lượng giao tiếp các quy trình
kinh doanh và các hệ thống tự động
3. Thái độ & ảnh hưởng: thái độ đối vs mục
tiêu, mục đích & giải pháp; với PTKD; với
sự công tác; vs người tài trợ, vs các TV
nhóm; ảnh hưởng đến dự án, trong tổ chức,
cần thiết vì lợi ích dự án, với các bên liên
quan #
4. Mức độ cấp quyền vs CV PTKD: Các bên
l/quan có thẩm quyền: phê duyệt các s/p
chuyển giao; KT & phê duyereh các y/c; Y/c
& phê duyệt thay đổi; Phê duyệt q/trình các
y/c sẽ đc used; Phản đối các y/c or giải pháp
đc đề xuất (riêng lẻ or 1 nhóm)
*Các kỹ thuật: 1. Các k/thuật Chung: ĐN
các tiêu chuẩn chấp nhận và đánh giá; Động
não; Phỏng vấn; Mô hình hóa tổ chức; Mô
hình hóa quy trình ; Các hội thảo y/c; Phân
tích rủi ro; Kịch bản & các TH sử dụng &
câu chuyện ng dùng; Mô hình hóa phạm vi;
Khảo sát/Bàng hỏi
2. Ma trận RACI: (R)esponsible làm CV;
[A] ccountable là người ra quyết định (chỉ
một); [C] onsulted phải được tư vấn trước
khi đến công việc và cung cấp đầu vào; [I]
nformed có nghĩa là họ phải được thông báo
về kết quả
3. Sơ đồ các bên liên quan: Là các biểu đồ
trực quan miêu tả mối quan hệ của các bên
liên quan đến các giải pháp và với nhau;
Hình thức phổ biến gồm: Ma trận các bên
liên quan; Sơ đồ củ hành
*Các bên liên quan: Domain SME;
Implementation SME; Project Manager;
Tester; Regulator; Sponsor
*Đầu ra: Danh sách các vai trò cần thiết; Tên
và chức danh của các bên liên quan; Danh
mục của các bên liên quan; Vị trí của các
bên liên quan; Các nhu cầu đặc biệt; Số
lượng cá thể trong vai trò bên liên quan này;
Mô tả ảnh hưởng và quan tâm của các bên
liên quan; Tài liệu của các mức độ thẩm
quyền của bên liên quan
4.3 Lên kế hoạch HĐ BA
*Mục đích: Xác định các hoạt động phải
được thực hiện và sản phẩm chuyển giao
phải được cho ra, ước tính các nỗ lực cần
thiết để thực hiện công việc đó;
Xác định các công cụ quản lý cần thiết để đo
lường sự tiến bộ của các hoạt động và sản
phẩm chuyển giao
*Mô tả: Xác định sản phẩm chuyển giao của
phân tích kinh doanh; Xác định phạm vi
công việc cho các hoạt động phân tích kinh
doanh; Xác định các hoạt động phân tích
kinh doanh sẽ thực hiện và khi nào; Xây
dựng dự toán cho công việc phân tích kinh
doanh; Kế hoạch BA xác định và sắp xếp các
hoạt động và nguồn
lực cần thiết để cho ra một bộ súc tích, rõ
ràng các yêu cầu hỗ trợ phát triển giải pháp;
Hoạt động lập kế hoạch này thường sẽ xảy ra
nhiều hơn một lần trên một sáng kiến hoặc
dự án; Lên kế hoạch trên cơ sở gia tăng (tiến
hóa) hoặc rolling-wave
*Đầu vào: Cách tiếp cận phân tích kinh
doanh; Đánh giá thực hiện phân tích kinh
doanh; Các tài sản quy trình của tổ chức;
Danh sách các bên liên quan, vai trò và trách
nhiệm
*Các thành phần: 1. Phân bổ địa lý của các
bên liên quan: Tập trung, Phân tán, Tình
huống dự án phát triển thuê ngoài mà nhóm
phát triển ở các nước có múi giờ khác nhau
2. Loại dự án/ sáng kiến: nghiên cứu khả thi;
cải tiến quy trình, thay đổi tổ chức. phát triển
p/mềm mới(nội bộ); gia công p/triển p/mềm
mới bảo trì/ tăng cường phần mềm; lựa
chobh gói phần mềm
3. Các sp chuyển giao của PTKD: Phương
pháp xác định các sản phẩm chuyển giao:
Cuộc phỏng vấn hoặc phiên làm việc thuận
lợi với các bên liênvquan.; Xem lại (Review)
tài liệu dự án; Xem lại các tài sản quy trình
của tổ chức, như các phương pháp luận và
các mẫu, mà có thể bắt buộc sản phẩm
chuyển giao nào được yêu cầu; Một tổ chức
có thể có một bộ tiêu chuẩn của sản phẩm
chuyển giao, hoặc nhiều bộ được sử dụng để
hỗ trợ các phương pháp luận đã được duyệt
khác nhau.=>• Các sản phẩm chuyển giao
thường dưới dạng một gói các yêu cầu.
4. X/định các hoạt động PTKD: Công cụ xác
định phạm vi công việc và xây dựng dự toán
là cấu trúc phân chia công việc (WBS); Phân
rã các hoạt động và các nhiệm vụ trong gói
công việc tạo ra danh sách các hoạt động
+Cách tạo ra danh sách các hoạt động: Lấy
từng sản phẩm chuyển giao, phân công các
hoạt động cần thiết để hoàn thành sản phẩm
chuyển giao, và phá vỡ từng hoạt động thành
các nhiệm vụ; Chia dự án thành các giai
đoạn, lặp đi lặp lại, tăng dần hoặc phát hành,
xác định các sản phẩm chuyển giao cho từng
giai đoạn, và thêm các hoạt động và nhiệm
vụ phù hợp; Sử dụng một dự án tương tự
trước như một phác thảo và mở rộng nó với
nhiệm vụ chi tiết duy nhất cho giai đoạn
phân tích kinh doanh của dự án hiện tại
+Các yếu tố xác định cho từng hoạt động và
nhiệm vụ có thể bao gồm: Unique Number
để nhận diện mỗi hoạt động; Activity
description được dán nhãn với một động từ
và một danh từ, và mô tả các nhiệm vụ chi
tiết mà bao gồm từng hoạt động. (VD: một
hoạt động có thể được dán nhãn " Update
Requirements Document ".• Assumptions; •
Dependencies; • Milestones (Cột mốc thời
gian)
+ Các kỹ thuật: ước lượng; phân rã chức
năng; phân tích rủi ro
*Các bên l/quan: Customer, Domain SME,
End User và Supplier ; Implementation
SME; Operational Support; Project
Manager; Tester; Sponsor
*Đầu ra: Các k/hoạch PTKD; gồm các thông
tin như sau: phạm vi CV, cấu trúc phân bổ
CV sản phẩm chuyển giao; DS hoạt động &
ước tính cho từng hoạt động & nhiệm vụ, mô
tả khi nào & làm thế nào kế hoạch này cần
change để đáp ứng ĐK thay đổi, mức độ chi
tiết l/quan đến plan đc x/định = pp PTKD &
PP tổng thể.
4.4 Lên kế hoạch truyền thông ptkd
*Mục đích: Mô tả cấu trúc đề xuất và tiến độ
thông tin liên lạc liên quan đến hoạt động
BA; Ghi lại và tổ chức các hoạt động để làm
cơ sở cho việc thiết lập những kỳ vọng cho
công việc BA, hội họp, walkthrough, và
thông tin liên lạc khác.
*Mô tả: Xác định cách tốt nhất để tiếp nhận,
phân phối, truy cập, cập nhật, và tăng nhanh
thông tin từ các bên liên quan dự án; Xác
định cách tốt nhất để giao tiếp với từng bên
liên quan; Cân nhắc cho việc lên kế hoạch
truyền thông BA ( Những gì cần phải được
truyền đạt; Các phương pháp phân phối thích
hợp là gì; Ai là đối tượng thích hợp; Và khi
nào truyền thông nên xảy ra); Nhu cầu và
những hạn chế của các bên liên quan đến
truyền thông (khu vực địa lý/thời gian của
các bên l/quan; Cách tiếp cân TT cho các
stakeholders. Những loại TT sẽ đc y/cầu;
Những loại y/cầu đc gợi ra; Cách tốt nhất để
TT kết luận/gói y/cầu, gồm cấp xó thẩm
quyền: thẩm quyền ký, quyền phủ quyết or
xem xé lại, Ràng buộc thời gian & nguồn lực
sẵn có.
*Đầu vào: Cách tiếp cân PTKD; kế hoạch
PTKD; tài sản process của tổ chức; DS các
bên liên quan , vai trò và trách nhiệm.
*Các thành phần: Địa lý(TT cho nhóm tập
trung vs phân tán là # nhau), Văn hóa(Rào
cản ngôn ngữ=> Sử dụng MH theo ký hiệu
chuẩn hóa; Mối qh vs Time; MQH để hoàn
thành n/vụ; MQH hợp đồng; MQH vs cấp
thẩm quyền chính thức & ko chính thức);
+ Loại dự án: Dự án phát triển phần mềm nội
bộ mới, được tùy chỉnh; Nâng cấp công
nghệ hoặc cơ sở hạ tầng của một hệ thống
hiện tại; Thay đổi trong quy trình kinh
doanh, dữ liệu mới cho ứng dụng hiện tại;
Mua gói phần mềm: Yêu cầu bản Request
For Proposal; Sự lặp đi lặp lại phong cách
ngắn, tập trung, nhanh nhẹn của phát triển
phần mềm
+ Tần suất truyền thông: Điều tra các tần số
được yêu cầu của các bên liên quan khác
nhau đối với từng loại hình truyền thông;
Lưu ý các tần số của báo cáo có thể khác
nhau giữa các bên liên quan với nhau
+Hình thức truyền thông: Truyền thông có
xu hướng được chính thức hơn trong các
trường hợp sau: ( Dự án lớn bất thường và sẽ
được giao theo các giai đoạn.; Các miền (lĩnh
vực) có liên quan là rất phức tạp; Công nghệ
sử dụng là mới với tổ chức; Dự án được coi
là nhiệm vụ quan trọng, được gắn trực tiếp
vào mục tiêu chiến lược; Các nhà tài trợ điều
hành và / hoặc các bên liên quan yêu cầu
hình thức; Các yêu cầu có thể sẽ là đối tượng
để xem xét điều chỉnh; Các yêu cầu này sẽ
được trình bày với các nhà cung cấp trong
một RFQ / RFI / RFP)
*Các kỹ thuật: Walkthrough có cấu trúc
*Các bên l/quan: Customer và Supplier;
Domain SME; End User; Implementation
SME; Operational Support; Project Manager;
Tester; Regulator; Sponsor
*Đầu ra: Kế hoạch truyền thông BA: Các
yêu cầu về truyền thông của các bên liên
quan đối với các hoạt động BA; Định dạng,
nội dung, trung bình, mức độ chi tiết.; Trách
nhiệm thu thập, phân phối, tiếp cận và cập
nhật thông tin
4.5 Lên kế haochj quy trình quản lý y/cầu
*Mục đích: Xác định quy trình sẽ được sử
dụng để phê duyệt các yêu cầu cho việc thực
hiện và quản lý các thay đổi đối với giải
pháp hoặc phạm vi yêu cầu.
*Mô tả: Nhiệm vụ này gồm: • Xác định quy
trình thay đổi các yêu cầu; • Đánh giá các
nhu cầu truy xuất nguồn gốc các yêu cầu; •
Xác định những thuộc tính yêu cầu sẽ được
nắm bắt.
*Đầu vào: • Cách tiếp cận phân tích kinh
doanh; • Các kế hoạch phân tích kinh doanh;
• Các tài sản quy trình của tổ chức
*Các thành phần: 1. Nơi lưu trữ: Lưu trữ yêu
cầu là một phương pháp lưu trữ yêu cầu,
gồm cả các yêu cầu đang được phát triển, các
yêu cầu được xem xét,
và các yêu cầu đã được phê duyệt; Các hệ
thống đối với thêm, thay đổi và xóa yêu cầu
phải nhất quán và được hiểu rõ
2.Truy xuất nguồn gốc: Xác định xem và làm
thế nào để theo dõi các yêu cầu dựa trên sự
phức tạp của các tên miền, số quan điểm của
các yêu cầu sẽ được đưa ra, tác động tiềm
tàng từ rủi ro, và sự hiểu biết về các chi phí
và lợi ích liên quan; Theo dấu yêu cầu thêm
chi phí đáng kể cho việc phân tích kinh dụng, Quy trình sắp xếp ưu tiên các yêu cầu,
doanh và phải được thực hiện một cách Quy trình thay đổi yêu cầu
chính xác và nhất quán để có giá trị
4.6 Quản lý thực hiện BA
3. Chọn các thuộc tính y/cầu: Tham chiếu *Mục đích: Để quản lý việc thực hiện các
tuyệt đối; Tác giả của y/cầu; Độ phức hoạt động BA nhằm đảm bảo rằng chúng
tạp(Dựa trên số g/tiếp, độ phức tạp của các được thực thi có hiệu quả nhất
process cần thiết, SL & bản chất của các
nguồn luewcj đc y/cầu); Ownership; Thứ tự *Mô tả: Xác định các số đo sẽ được sử dụng
ưu tiên; Các rủi rol N/gốc y/caaufl; Tính ổn để đo lường công việc của các nhà BA; Làm
địnhl Trạng thái; Tính khẩn cấp; Các thuộc thế nào để theo dõi, đánh giá và báo cáo về
tính thêm vào: cost, nguồn lực, số phiên bản, chất lượng công việc và tiến hành các bước
để sửa bất kỳ vấn đề có thể phát sinh
bắt nguồn tư, truy tìm đến
4/ Q.trình sắp xếp ưu tiên các y/cầ: time, hạn *Đầu vào: Các số đo thực hiện BA; Các kế
chế nguồn lực, các phụ thuộc , các y/tố # ảnh hoạch BA; Các chuẩn thực hiện của tổ chức;
hưởng; Hình thức: nằm ở mức độ chi tiết, Kế hoạch quản lý yêu cầu\
SL cấu trúc hình thức và SL tài liệu cần thiết
*Các thành phần: Thước đo hiệu suất; Báo
trong quá trình ưu tiên; Thiết lập process &
cáo hiệu suất; Hành động ngăn ngừa & khắc
kỹ thuật; Lên plan
phục
5/ Quản lý thay đổi: Xác định quy trình yêu
*Các kỹ thuật: Phỏng vấn; Các bài học về
cầu thay đổi; Xác định ai sẽ cấp quyền thay
các quy trình đã có; Thước đo và các chỉ số
đổi; Phân tích ảnh hưởng; Lên kế hoạch
hiệu suất chính (KPI); Theo dấu vấn đề; Mô
ngôn từ của yêu cầu: rõ ràng, các điều khoản
hình hóa quy trình; Phân tích nguyên nhân
rõ ràng, Quy trình yêu cầu cần phải giải
gốc rễ; Khảo sát/bảng hỏi; Phân tích phương
thích rõ ràng về bản chất của các thành phần
sai
trong một yêu cầu cho sự thay đổi( dự toán
cost & time; phương án hành động đề xuất *Các bên lquan: Domain SME và End User;
cho change; cập nhật các bản KH TT cho các Implementation SME, Operational Support
bên bị ảnh hưởng, Cấu hình QL và quy luật và Tester; Project Manager; Sponsor
truy xuất nguồn gốc…), Quy trình yêu cầu
cần phải giải thích rõ ràng về bản chất của *Đầu ra: Đánh giá phân tích hiệu suất BA;
các thành phần trong một yêu cầu cho sự Các tài sản quy trình BA
thay đổi
6/ Làm phù hơp process: văn hóa tổ chức, sở
thích các bên, độ phức tạp dự án , sự trg
thành của tổ chức, tính sẵn có của ng lực.
*Các ký thuật: Phân tích quyết đinh; Theo
dấu vấn đề; Phân tích rủi ro
*Các bên lquan: Domain SME; End User;
Implementation SME; Operational Support;
Project Manager; Tester; Sponsor
*Đầu ra: Kế hoạch quản lý các yêu cầu: Tiếp
cận thực hiện cấu trúc nguồn gốc truy xuất,
Định nghĩa các thuộc tính yêu cầu được sử