‫ما هى االجراءات التنظيمية لعملية الجرد ؟‬

‫القواعد المنظمة النجاح عمليه جرد‬

‫تعربف الجرد‬ ‫‪‬‬

‫اهداف الجرد‬ ‫‪‬‬

‫طرق الجرد‬ ‫‪‬‬

‫قرار الجرد‬ ‫‪‬‬

‫تعليلمات الجرد‬ ‫‪‬‬

‫اجراءات وخطوات الجرد‬ ‫‪‬‬

‫متطلبات الجرد‬ ‫‪‬‬

‫مشاكل وحلول جرديه‬ ‫‪‬‬

‫المؤثرات والتسويات الجرديه‬ ‫‪‬‬

‫نماذج وتقارير الجرد‬ ‫‪‬‬

‫التوصيات وتحليل اسباب الفروق والمعالجه لها واساليب تفادى تكرارها‬ ‫‪‬‬

‫جرد االصول (ماكينات – اجهزة ومعدات – سيارات ووسائل مناوله – تجهيزات – اسطمات – اثاث‪..‬الخ)‬ ‫‪‬‬

‫تعربف الجرد ‪ :‬هو عمليه حصر لكافة االصناف الموجودة بالجهه الواقع بها الجرد ‪ ,‬كالجرد بالمخازن لالصناف‬
‫سواء كانت مستديمه او مستهلكه سليمه كانت او معيبه (اى كانت حالتها مع ذكر ذلك) ويكون الحصر بأحدى‬
 ‫وسائل القياس (العد أو الوزن أو القياس ‪...‬الخ) ثم مطابقتها باالرصده المسجله سواء دفتريا او االلكترونيا‬
‫واظهار وتسجيل الفروق سواء كان عجز او زياده‬

‫االصول المتداولة (المخزون والنقدية والبنوك ) واالصول الثابته‬ ‫‪‬‬

‫األصول المتداوله هي األصول التي يسهل تحويلها إلى نقدية‪ ،‬ويمكن استخدامها للوفاء بااللتزامات المتداولة‪ ،‬أي‬
‫المستحقة على الفور‪ ،‬أو خالل الدورة التشغيلية‪.‬‬

‫األصول الثابتة ‪ :‬هى أصول ملموسة مقتناة أو تم إنشاؤها ذات ًيا لغير أغراض البيع ‪ ،‬وإنما لتحتفظ بها المنشأة‬
‫الستخدامها في إنتاج السلع أو تقديم الخدمات ‪ ،‬أو لتأجيرها للغير أو ألغراضها االدارية ‪ ،‬ومن المتوقع استخدامها‬
‫ألكثر من فترة محاسبية‬

‫اهداف الجرد ‪:‬‬

‫حصر الموجودات بالمنشاة فعليا لتقيمها ماديا ثم اثباتها بالميزانيه الختاميه لتعبر بدقه عن قيمة المخزون كأحد‬
‫االصول وذلك لتحديد الموقف المالى للمنشاه‬

‫المحافظه على االصناف والموجودات‪ M‬بالكشف عن اى محاولة غش أو تالعب أو سرقه أو اخطاء بالمخازن‬

‫اكتشاف االصناف الراكده او بطيئة الحركه أو منتهية الصالحيه ‪..‬الخ‬

‫تقييم العمل المخزنى ومتابعة تطبيق نظام التخزين السليم‬

‫طرق الجرد ‪ :‬هناك عدة طرق للجرد تستخدم لتحقيق الفاعليه والكفاءة االلزامه لعمليه مراقبه لالصناف والموجودات‬
‫بغرض توفير الحمايه ‪ ,‬منها ‪:‬‬

‫الجرد الكلى ‪ :‬هو جرد كامل لكافه الموجودات من االصناف ايا كانت حالتها ‪ ,‬ويتم تنفيذه اخر السنه الماليه‬
‫ويكون الغرض االساسى منه هو تحديد الرقم الفعلى لحجم وقيمة المخزون بغرض اعداد الميزانيه الختاميه ‪ ,‬الى‬
‫جانب أغراض التأكد من سالمه العمل المخزنى واتفاقه مع النظام المحدد ‪ ,‬وهو نظام مفضل لدى المنشأت‬
‫الصغرى قليلة االصناف‬
‫الجرد الكلى المستمر (الدورى) ‪ :‬هو مماثل مع الجرد الكلى ولكن يختلف معه فى انه يتم بصفه دوريه قد تكون‬
‫شهر او ربع سنوى او نصف سنوى ‪ ,‬وقد يكون لكامل االصناف المخزنيه (ان كانت حجم االصناف واالمكانيات‬
‫المتاحه تسمح بذلك) او لمعظم االصناف والتى يراعى فيها التركيز على االصناف العاليه القيمة واالكثر دورانا ً ‪,‬‬
‫وهو بذلك يسمح بجرد اصناف عده مرات خالل حسب اهميتها ‪ ,‬وهو يناسب المنشات الكبيرة وحالة عدد وحجم‬
‫االصناف الكبير ‪ ,‬بحيث يتم االنتهاء من جرد االصناف قبل االعداد للميزانيه الختاميه بوقت كاف‬
‫الجرد الجزئى (المفأجىء) ‪ :‬وهو جرد لصنف او اكثر بطريقه مفاجىء ‪ ,‬بدون اخطار مسبق بغرض التأكد من‬ ‫‪‬‬
‫مطابقة االصناف بصفه مستمره ‪ ,‬او لغرض التحقق من مخالفه غش او تالعب او سرقه ‪...‬الخ‬
‫طريقه الجرد المفضله ‪ :‬هى طريقة المزج بين االنواع الثالثه ‪ ,‬للحصول على مستوى عال من الرقابه المخزنيه‬ ‫‪‬‬
‫على مدار الوقت من العام دون التأثير على حركة االنتاج والتشغيل وذلك من جداول زمنيه محدده تراعى طبيعة‬
‫كل مخزن على حده ونظم العمل واالمكانيات المتاخه‬
‫قرار الجرد ‪ :‬للبدء فى عمليه الجرد وخاصة الجرد السنوى (الجرد الكلى) يجب صدور قرار ادارى محدد به‬ ‫‪‬‬
‫نطاق الجرد من اصول ومخازن للشركه ويحددها بعينها ويجب ان يوضح على انها تشمل مثال ((جرد‬ ‫‪‬‬
‫االصول ‪ ,‬االنتاج تحت التشغيل ‪ ,‬التشغيل الخارجى ‪ ,‬امانات العمالء ‪...‬الخ )) كما يحدد اماكن ومناطق التخزين‬
‫محل الجرد بوضوح‬
‫تحديد تاريخ بدايه وانتهاء الجرد وساعة البدء والنهايه فى ايام الجرد واوقات الراحات‬ ‫‪o‬‬ ‫‪‬‬
‫لجان الجرد وسلطاتها وواجباتها وتحديد رئاسه عام للجان الجرد ورئيس كل لجنه وعضويتها و مسئول‬ ‫‪o‬‬ ‫‪‬‬
‫العهده محل جهة الجرد ‪ ,‬مع االخذ فى االعتبار عضويه ثابته لجهات مثل جهة الرقابه (مراقبه المخازن) او ما‬
‫يعادلها مثل (المراجعة او مراقبة المخزون والتكاليف حسب نظام الشركه الداخلى ) مع امكانيه اضافه أعضاء‬
‫مثل عضو فنى (لتقييم الحاله الفنيه لبعض االصناف) او عضو مالى أو أدارى حسب حجم اعمال الجرد وطبيعة‬
‫االصناف المجروده واالمكانيات المتاحه والوقت المخصص العمال الجرد‬

‫تعليلمات الجرد‬
‫اجتماع الجرد ‪ ,‬وهو اجتماع يعقد العضاء للجان الجرد بغرض شرح المهام والواجبات واالجابه عن‬ ‫‪‬‬
‫استفسارات ‪ ,‬تفاديا الى معوقات اثناء الجرد‪ ,‬يمكن ارسال مذكره توضيحه بكل ما يخص اعمال الجرد فى حالة‬
‫صعوبه عقد االجتماع‬
‫التنبيه على االقسام واالدارات المتعامله مع المخازن قبل الجرد بوقت كاف‪ ,‬بأيقاف التعامل مع المخازن خالل‬ ‫‪‬‬
‫فترة الجرد (يمكن صرف احتياجات تغطى حاجه التشغيل خالل فترة الجرد )‪ ,‬وجعله للحاالت الحرجه (مع تحديد‬
‫تلك الحاالت وتحديد من يقرر بتلك الحاالت ويكون ذلك موثق ) كما يطلب من كل الجهات انهاء كل االعمال‬
‫المعلقه مع المخازن بقدر االمكان مثل االمانات والتشغيل الخارجى قبل الجرد‬
 ‫التنبيه على ادارة المخازن بتوفير كافة العوامل المساعدة لنجاح اعمال الجرد من عمال مساعده ومعدات‬ ‫‪‬‬
‫مناوله ‪ ,‬الحفاظ على النظام وخاصه بالممرات لعدم اعاقة اعمال الجرد وغيرها من المساعدات (اللوحات‬
‫االرشاديه – االضاءة ‪...‬الخ)‬
‫التنبيه على ادارة المخازن باالنتهاء من كافة اعمال االستالم والتخزين والصرف فعليا ودفتريا والترصيد حتى‬ ‫‪‬‬
‫اخر حركه قبل البدء فى اعمال الجرد‬
‫التنبيه على ادارة المخازن بفصل كافة االصناف تحت الفحص واالستالم والتسليم سواء مقبوله او مرفوضه‬ ‫‪‬‬
‫طالما لم تضاف للمخازن او صرفت من عهدة المخازن فى مكان منفصل ومميز ومدون عليها البيانات كامله‬
‫وواضحه ‪ ,‬وينطبق ذلك على امانات وصيانات العمالء والعينات الوارده والصادره (تسجل لجنه الجرد كافه‬
‫االصناف فى كشف منفصل للتأكد من صحه عدم تبعيتها للمخازن لحظة القيام بأعمال الجرد) ‪ ,‬وكذلك عينات‬
‫العمالء والمورديين تميز واثبات ما يؤكد انها ال تخص المخازن‬
‫التنبيه على ادارة المخازن بعدم دخول او خروج افراد الى المخازن اثناء الجرد الى المحددين مسبقا بلجان‬ ‫‪‬‬
‫الجرد وعمال المخازن المساعدين بالجرد ‪ ,‬لعدم تعطيل اعمال الجرد ‪ ,‬او حدوث اخطاء‬
‫اجراءات وخطوات الجرد‬ ‫‪‬‬
‫قبل البدء فى اعمال الجرد تكون هناك زيارة للقائمين على الجرد من رؤساء لجان او مراقبين على الجهات‬ ‫‪‬‬
‫(المخازن) محل الجرد لعمل قائمة بالمالحظات التى قد تعييق اعمال الجرد وتسجيل ايضا للمالحظات التى قد‬
‫تسهل عمل لجان الجرد مثل تجميع الصنف فى مكان واحد بقدر االمكان ووضع تعريفات وبيانات على االصناف‬
‫كتاببة وحدة العبوة والقياس ‪ ,‬توفير موازين للعدد والوزن ‪..‬الخ ‪ ,‬ويتم تسليم نسخه من تلك المالحظات الدارة‬
‫المخازن لسرعة تنفيذها ‪ ,‬وان لم تنفذ كلها او بعضها يسجل ذلك فى تقرير الجرد‬

‫بعد استالم رؤساء لجان الجرد يتم تحرير محضر بأفتتاح لجنه جرد‬
 ‫مخزن‪ ............. ....‬عهدة السيد‪/ ............. ....‬بناءا على القرار االدارى رقم ‪ ............‬الصادر‬
‫بتاريخ‪ ............. ....‬بخصوص الجرد فى تاريخ ‪ .............‬اجتمعت اللجنة المشكلة القرار االدارى المذكور‬
‫اعاله لجرد مخزن‪ ............. ....‬وقد باشرت اللجنة اعمالها اعتبارا من اليوم‪ ...........‬وتم التحفظ على‬
‫بطاقات الصنف الخاصة بامين العهدة طرف رئيس اللجنة (فى حالة الكارت الورقى) وكانت اخر المستندات‬
‫الخاصة بالمخزن هىاخر اذن اضافة للمخزن رقم‪ ........ ...... ....‬بتاريخ‪............‬اخر اذن تحويل‬
‫واردللمخزن رقم ‪ ............‬بتاريخ‪............‬اخر اذن مردودات للمخزن‬
‫رقم ‪ ......... ....‬بتاريخ‪............‬اخر اذن صرف للمخزن رقم ‪ ............ . ...‬بتاريخ‪............‬اخر اذن‬
‫تحويل صادر للمخزن رقم ‪ ..........‬بتاريخ‪............‬اخر اذن اخطار استالم وفحص للمخزن‬
‫رقم ‪ ............‬بتاريخ‪............‬ويقر السيد امين العهدة بانه اليوجد اصناف بالمخزن غير مضافه وان بطاقات‬
‫وامين العهدة‬ ‫اعضاء اللجنة‬ ‫الصنف مستكملة حتى تاريخهاالسماء التوقيعات لكل من‬
‫و رئيس اللجنة‬
‫يتم بعد ذلك الجرد جغرافيا ( بالترتيب حسب اماكن التخزين ) ويتم تسجيل الجرد يوميا بكشوف مستقلة كما‬
‫كمية‬ ‫الوحدة‬ ‫يلى كشف جرد يوم‪.......‬مخزن ‪ ......‬عهدة ‪..........‬مسلسل اسم الصنف ومواصفاته‬
‫توقيع اللجنة‬ ‫امين العهدة‬ ‫مالحظة (راكد تالف‪...‬الخ) توقيع‬ ‫الجرد الفعلى‬
‫توقيع رئيس اللجنة‬

‫وفى نهاية الجرد(فى حالة امساك كارت صنف ورقى ) يتم تسجيل واثبات الجرد الفعلى ببطاقة الصنف‬
‫الخاصة بامين العهدة بواسطة رئيس اللجنة وتوقيعه على البطاقةمحضر ختامى العمال لجنة جرد مخزن ‪....‬‬
‫عهدة السيد‪...../‬انه فى يوم‪ ....‬الموافق‪ .....‬قد انهت اللجنة اعمالها وقد تم تسليم بطاقات االصناف المين‬
‫العهدةومرفق مع هذا المحضر كشوف الجرد وعددها‪ ....‬وتقرير اللجنةوتم تسليم امين العهدة صورة من كشوف‬
‫توقيع رئيس لجنة الجرد‬ ‫توقيع لجنة الجرد‬ ‫الجردتوقيع امين العهدة‬

‫يقوم اعضاء لجان الجرد بوضع عالمات مميزه على االصناف التى تم جردها لعدم الخلط بينها والتى لم تجرد‬
 ‫بعد االنتهاء من اعمال الجرد يتم مراجعة كشوف اعضاء لجان للتأكد من تتطابق كل الكميات المذكوره فى كل‬
‫النسخ وفى حالة وجود اختالف فى كميه صنف او اكثر يتم جرده مره اخرى قبل انصراف اللجنه‬
‫من االعمال التى تسهل على لجان الجرد وامين العهده وجود بطاقة عين على كل صنف بها اسم الصنف وكوده‬
‫والرصيد حتى تاريخ الجرد‬
‫الغرض تسجيل التسويات الجرديه يمكن معالجه ذلك باحتجاز عدد من اذن الصرف واالضافه وكتابه تسويات‬
‫جرديه لسنه ‪...‬على اعلى كل اذن بحيث يتم تسجيل التسويات بها بعد االنتهاء من اعمال الجرد‬
‫بعد االنتهاء من اعمال الجرد ومراجعة الكشوف من اى اخطاء كتابيه وتوقيع اعضاء اللجنه وامين العهده ‪ ,‬ثم‬
‫عمل مقارنه بين ارصده الجرد والدفترى وظهور الفروق يحق المين العهده التقدم بطلب تظلم فى جرد كميه‬
‫صنف او اكثر مع تقديم سبب مقنع لرئيس اللجان ‪ ,‬وفى حاله الموافقة يتم خالل ‪ 24‬ساعه تكليف لجنه مصغره‬
‫لجرد الصنف او االصناف محل التظلم ‪ ,‬وفى حالة صحه التظلم يعدل رصيد الصنف او االصناف ويرفق‬
‫بتقرير الجرد المعدل ‪ ,‬مع تحديد سبب هذا الخطاء وهل يستحق معاقبه ام ال اذا كان هناك تقصير‬
‫يقوم امين العهده بتسجيل حركات المخازن من اضافه وصرف وخالفه فى اليوم التالى العمال الجرد فى‬
‫تسلسل االذون بعد االذن االخير الموقع من رئيس لجنه الجرد وبعد اذون التسويه (يمكنه تسجيل الحركات‬
‫بكارت الصنف الورقى ان وجد مع ترك سطر لتسجيل التسويه الجرديه (الفرق سواء كان عجز او زياده اصفر‬
‫اذا كان مطابق)‬
‫متطلبات الجرد‬
‫كشوف مطبوعة مسلسله مسجل بها بيانات اساسيه اعلى الصفحه من (كشوف جرد ‪ ,‬كود واسم المخزن ‪,‬‬
‫التاريخ والوقت‪ ,‬رقم اللجنه ‪ ,‬ثم جدول واعمده بسميات واكواد ونوع الوحدة الصناف وبها خانه لكتابه الكميات‬
‫وخانه للمالحظات ‪ ,‬ويضاف صفحات فارغه لالستخدامها لالثبات اى اصناف اخرى موجوده بالمخازن وغير‬
‫مثبته بالكشوف‬
‫كشوف منفصله باالمانات والعينات والتوالف والكهنه‬
‫ادوات مساعدة تختلف من مخزن لالخر وحسب االمكانيات المتاحه مثل (االالت حاسبه – طباشير لوضع‬
‫عالمات او استيكر ملون ‪..‬الخ)‬
‫توقف العمل بالمخازن اثناء عمليه الجرد اال لحاالت خاصه‬
‫بعض مشاكل وحلول الجرد‬
‫كيفية جرد بعض االصناف الثقيلة اوكبيرة الحجم أو االعداد الضخمه ؟‬
‫يتم ذلك من خالل التوجيه الذى يتم فى زيارة ما قبل الجرد بتطبيق اظمة التخزين مثل وضع رصات منضبطه‬
‫االعداد والكميات واالطوال واالحجام لتسهيل عمليه الجرد ‪ ,‬كذلك استخدام اعمال القياس والوزن لعينات‬
 ‫وضرب الناتج فى االعداد االجماليه ولكن يتم ذلك بشروط تساوى العبوات واخذ عينات عشوائيه للتاكد من‬
‫تطابق كل العبوات وانه ال توجد عبوات فارغه او كمياتها اقل ‪ ,‬ويكون لعنصر الخبرة له دور كبير فى‬
‫المتعاملين مع تلك االصناف لكيفة حصرها‬
‫هل يتم فتح العبوات المحتويه لالصناف محل الجرد ؟‬
‫يتم التأكد من صحة كميه العبوات باخذ عينات عشوائيه للتاكد من صحة العبوات المحنويه للصنف فى حالة عدم‬
‫التاثير على سالمة الصنف وفى حالة وجود اختالف يتم زيادة حجم العينه وان وجد اختلف يعلق جرد الصنف‬
‫الى اخر اعمال الجرد وتشترك كامل اللجنه فى جرده بالتفصيل‬
‫هل يتم انتظار تقرير لجنه الجرد النهائى لعمل التسويات الجرديه ؟‬
‫يتم التسجيل الفورى للتسويات الجرديه فى اذون التسويه فور توقيع كشوف الجرد من اللجنه وتسليمها لرئيس‬
‫اللجان والبت فى اى تظلم سواء بالقبول والرفض ‪ ,‬ويتم التسجيل الفورى حتى تكون بيانات وارصده المخازن‬
‫سليمه للجهات المتعامله مثل التخطيط‬

‫المؤثرات والتسويات الجرديه‬

‫المؤثرات الجرديه وهى يقصد بها تأثير مستندات حركات المخزن قبل واثناء وبعد الجرد ‪,‬‬
‫قبـــــل الجرد يسجل رقم اخر مستند لكل حركه فقط للفصل وال تؤثر فى رصيد الجرد‬
‫بعـــــد الجرد تسجل حركات الدورة المستنديه بالكامل فى اليوم التالى للجرد حتى ال تؤثر فى رصيد الجرد‬
‫أثنـــــاء الجرد كافة حركات الدورة المستنديه اثناء الجرد تحفظ مع كشوف الجرد ليتم تأثير الجرد الفعـــلى بحيث‬
‫يضاف كمية المصروف الى رصيد االصناف الفعلى وتخصم كمية الوارد الى الرصيد الفعلى ويتم تعديل ارقام‬
‫اخر مستند لكل حركه (مثال اخر اذن اضافه كان قبل الجرد ‪ 3548‬يصبح ‪)3549‬‬
‫تسويات الجرد وهى تعنى مقارنة االرصدة الفعلية بالدفترية وحصر الفرق سواء كان مطابق او عجز او زيادة‬
‫مطـــابق الجرد الفعلى مع الدفترى ‪ :‬ليست له تسويه ويسجل الرصيد الفعلى (فى الكارت الورقى ان وجد)كما هو‬
‫بدون تعديل بالرصيد االفتتاحى ويسجل صفر فى خانه التسويه‬
‫عجـــز بالرصيد الفعلى عن الدفترى ‪ :‬يسجل الرصيد الفعلى كرصيد افتتاحى وتدون كمية الفرق بأذون‬
‫الصـــرف المحجوزة مسبقا للتسويه (فى الكارت الورقى ان وجد)‬
‫زيـــادة بالرصيد الفعلى عن الدفترى ‪ :‬يسجل الرصيد الفعلى كرصيد افتتاحى وتدون كمية الفرق بأذون‬
‫االضافـــة المحجوزة مسبقا للتسويه (فى الكارت الورقى ان وجد)‬
‫نماذج وتقارير الجرد‬
‫قرار ادارى محدد ومنظم لالعمال الجرد (مرفق‪)1‬‬
 ‫كشوف لجان الجرد محدد الرئيس العام للجان وكل لجنه واعضائها ونطاق كل لجنه ومواعيدها‬
‫وتوقيتها (مرفق‪)2‬‬
‫كشوف الجرد الفعلى مدون بها بيانات اساسية من اسم المخزن وكوده ومسئول العهده والتاريخ ورقم اخر‬
‫اذن (اضافه – صرف – ارتجاع – تحويل)(مرفق‪)3‬‬
‫كشوف مقارنة فعلى ودفترى وفروق الجرد ‪ ,‬تسجيل مؤثرات الجرد (مرفق‪)4‬‬
‫محضر استالم عهدة مخزنية (مرفق‪)5‬‬
‫كشف جرد اصول ثابته (مرفق‪)6‬‬
‫التسويات الجرديه وهى تعنى حصر فروق العجز والزياده فى كل صنف على حده ‪ ,‬وتسجيل الزياده فى اذون‬
‫صرف‬
‫تقرير الجرد وهو تقرير يرفق مع كشوف الجرد محدد به اجماليات قيم الفروق لكل مخزن على حده (عجز‬
‫وزيادة والفرق بينهم سواء موجب او سالب) ومالحظات اللجنه على االيجابيات والسلبيات وهل الفروق فى‬
‫حدود الطبيعى ام هناك مخالفات ‪ ,‬وعلى ان يسجل فى اخر التقرير التوصيات التى تراها اللجنه هامه لتالفى‬
‫اخطاء مستقبل او لتتطوير االداء ويوقع التقرير من رئيس اللجان ويرفع لالدارة العليا التخاذ القرار فى المخلفات‬
‫ان وجدت‬
‫التوصيات وتحليل اسباب الفروق والمعالجه لها واساليب تفادى تكرارها‬
‫لطبيعة بعض االصناف التى تتأثر بعوامل مثل التبخر او الجفاف للغازات مثال او فروق الوزن مثل المسامير ‪..‬‬
‫الخ يتم وضع نسبة مسموحات للفروق فى ارصدة الجرد (يفضل عدم االفصاح عن النسبة المسموحه المناء‬
‫العهده حتى ال يحدث تراخى او تالعب فى حدود النسبه) ‪ ,‬وتعامل كفروق طبيعيه وما زاد عليها يخضع للتحقيق‬
‫والمحاسبة وتحدد تلك النسب من جهه فنيه واعتماد االدارة العليا لتلك النسب‬
‫االخطاء المتعادله هى من اكثر االخطاء المسببه للفروق الجرديه وهى تعنى تسجيل صنف مشبه للصنف‬
‫االصلى بنفس الكميه‪ ,‬ولذلك يوصى باالهتمام بتميز االصناف والتكويد ووضح اسم الصنف والتوصيف‬
‫والتخزين فى اماكن منفصله ووضع عالمات او الوان مميزه‬
‫اخطاء متنوعة مثل التسجيل الخطاء للصنف او الكميه او عدم التسجيل للصنف وهى مجموعة من االخطاء‬
‫المسببه للفروق بالجرد ويمكن تداركها بالتدريب الجيد وشرح كل خطاء وطريقه تفادى الوقع فيه‬
‫أخطاء الكميات والقياس‬
‫اخطاء بسب سواء ترتيب وتتظيم المخازن وتخزين الصنف فى اكثر من مكان‬
‫االصناف الراكده من توصيات تقرير لجنه الجرد ‪ ,‬االصناف التى لم تتحرك من فترة كبيرة يجب ذكرها والتأكد‬
‫على وجوب التخلص منها بأفضل طرق االستفاده‬
 ‫االصناف التى قاربت على انتهاء الصالحيه او معدل استهالكها ستجوز تاريخ الصالحيه يجب ذكرها والتأكد‬
‫على تطبيق اجراءات التخزين السليمة (ما يرد اوال يصرف اوال ) ‪ ,‬كذلك ضرورة مراعاة معدل االستهالك‬
‫وتاريخ الصالحيه فى التوريدات القادمه‬
‫االصناف منتهيه الصالحية يجب ذكرها والتأكد على فصلها فى مكان من منفصل عن باقى االصناف مع سرعة‬
‫التخلص منها وفقا لالجراءات المتبعه‬
‫من التوصيات الهامه معايرة الموازين المستخدمه بالمخازن بصفه دوريه ‪ ,‬النه احد اسباب الفروق المخزنيه‬
‫وتؤثر على الكميات المصروفه االنتاج سؤا بالنقص او الهدر فى حالة الزياده‬
‫اخطاء فى اعمال لجنه الجرد سواء لعدم خبره االعضاء او تقصير من االعضاء ويعالج بحسن االختيار وشرح‬
‫ماهو الجرد واجراءاته والالئحه المنظمه له‬
‫الجرد ونتيجه اعماله هو شهاده وقياس اداء للعاملين على ادارته ‪ ,‬فيمكن عمل قائمه تضم افضل وأسوء‬
‫مخزن من حيث الفروق فى الجرد و المالحظات ويتم نشر ذلك مع مكأفاه للملتزم والمجتهد ومعاقبه المقصر‬
‫(بصفه رمزيه)‬
‫جرد االصول الثابته ‪:‬‬
‫فى المعتاد تصنف االصول الثابته الى (ماكينات – اجهزة ومعدات – سيارات ووسائل مناوله – تجهيزات –‬
‫اسطمبات – اثاث ‪....‬الخ) تزيد وتقل التصنيفات حسب حجم ونوع وطبيعة عمل المنشاة‬
‫يتم اتباع نفس أجراءات جرد االصول المتداولة (كالمخازن) مع االختالف فى بعض النقاط والنماذج وطرق‬
‫المعالجه‬
‫اوجه االختالف ‪:‬‬
‫الجرد يتم من واقع كشوف االصول الموجود بسجالت االدارة الماليه او ارصده مخزن االصول اذا كانت الشركه‬
‫لديه مخزن ورقى(وهمى) لالصول وفى هذه الحالة تتم نفس الحركات المخزنيه من اضافة فى حالة انشاء‬
‫الصنف او اضافه اجزاء او ملحقات على االصل ويصرف االصل فى حالة اهالكه وتكهنيه (وفقا لالجراء‬
‫التكهين والتخريد والخردة ومحدد السلطات ومن يحق له ذلك)‬
‫تختلف نماذج جرد االصول وبياناتها باختالف طبية االصناف محل الجرد باضافة خانة لتحديد مكان االصل‬
‫وتحديد المسئول عنه وحالته الفنيه‬
‫يجب تحديد االصول التى تخص الشركة والتى ال تخصها مثل المعدات المصاحبة للمقاولين فى حالة االنشاءات‬
‫(يتم اثباتها فى محضر الجرد فى قائمة منفصله حتى يمكن للجنه التاكد من الملكيه)‬
‫ويجب جرد االصول المكهنه فى كشوف منفصله حتى يمكن للجنه التاكد من الحالة الفنيه واالطالع على مستندات‬
‫التكهين‬
 ‫ويجب جرد االصول الغير مدونه فى الكشوفات (مثل االصول تحت االنشاء ولم تضاف او تسجل)‬

‫تعليمات الجرد السنوى‬

‫المقصود بالجرد‪:‬‬

‫هو حصر األصناف الموجودة بالمخازن للتأكد من سالمة العهدة ‪ ،‬وعدم وجود تالعب بها‬

‫تقدير قيمة األصناف الموجودة وتحت الجرد‪.‬‬

‫هو ما يجرى فى ميعاد محدد نهاية كل سنة مالية للمخازن‬

‫بالنسبة للعهد الشخصية المسلمة عهدة للموظفين والمستخدمين ويتم اخذ إقرار موقع منهم بان األصناف بعهدتهم‬
‫موجودة فعالً وسليمة‬

‫‪.‬اإلعداد للجرد السنوى فى نهاية العام المالى ‪:‬‬

‫تعليمات عامة‬

‫استخدام المستندات الالزمة للجرد وفقا للنماذج المعدة لذلك‬

‫محاضر الجرد‬

‫كشوف الجرد ‪ -‬ال يجوز إنهاء اجتماع اللجنة إال بعد تحرير كشف الجرد الفعلى فى نهاية كل يوم من واقع مسودات‬
‫الجرد الذى تم إعداده خالل اليوم‪‌.‬‬

‫اللجنة مسئولة مسئولية كاملة عن إنفاذ العمل بالصورة المطلوبة وبدون أخطاء‌‪.‬‬

‫العضو الفنى مسئول عن صحة األصناف من حيث مسمياتها وأنواعها‬

‫على جميع القائمين بالجرد إثبات جميع المخالفات أوال بأول دون تقصير‌‪.‬‬

‫مطالبة أصحاب العهد الشخصية فى أخر السنة المالية بتقديم إقرار بما فى عهدتهم وسالمتها ومراجعتها‬

‫مستندات الجرد‪:‬‬

‫المحضر‪ :‬تقوم اللجنة بتحرير محضر أعمال متضمنا ملخص أعمالها وما قابلها من صعاب أو معوقات أو مخالفات‬
‫أو فروق خالل الجرد ويتضمن الجرد اآلتي‪-:‬‬
 ‫سوء حالة األصناف‬

‫نقص اإلجراءات المتخذة لحفظها‬

‫عدم سالمة طرق أو وسائل التخزين‬

‫وأية مخالفات تعرض المواد للحريق أو التلف‬

‫األصناف التى تحتاج إلى رقابة أكثر‬

‫الفروق الجسيمة التى اكتشفت خالل الجرد‬

‫أية توصيات لتالف األخطاء وتذليل العقبات‬

‫بطاقات أو مسودات الجرد يوضح عليها البيانات الخاصة بكل صنف بخط واضح ويتم بها إجراء عمليات التقريب‬
‫والجمع والطرح ويثبت بها الرقم النهائى لرصيد الصنف‬

‫كشوف الجرد ‪:‬ترحل البيانات الواردة ببطاقات أو مسودات الجرد فى كشوف الجرد النهائية يوميا ويوقع على هذه‬
‫الكشوف أعضاء اللجنة وأمين المخزن على ان يكون كشف الجرد من اصل وأربع صور واضحة تسلم صورة المين‬
‫المخزن ويوقع باالستالم – وتحتفظ اللجنة بباقى النسخ ألغراض المراجعة والتقييم ويؤخذ توقيع المراجع الداخلى‬
‫على جميع الكشوف‪.‬‬

‫دفتر يومية المخزن‪:‬الغرض من استعمال هذا الدفتر هو حصر كل أذن استالم أو إذن صرف يثبت فى هذا الدفتر‬
‫رقم كل إذن استالم أو إذن صرف وتاريخه واسم المورد أو اسم المستلم وقيمة األصناف الواردة أو المنصرفة‬
‫ويستعمل هذا الدفتر فى المخازن بأنواعها لكل مخزن على حدة‪.‬‬

‫دفتر مراقبة المخزون‪:‬يقيد فى هذا الدفتر األصناف الواردة والمنصرفة ويبين الجهة الواردة منها أو المنصرفة إليها‬
‫مع بيان ما يصرف وقيمة األصناف الواردة بالثمن وكذلك المنصرفة بالثمن مع بيان أرقام وتواريخ اآلذون الخاصة‬
‫بها ورقم قيدها بدفتر اليومية ‪ .‬والغرض من استعمال هذا الدفتر هو التحقق من صحة القيد فى دفتر العهدة الذى‬
‫يمسكه أمين المخزن بالمطابقة عليه والذى يعتبر جزء من نظام الرقابة الداخلية فى المخازن‪.‬‬

‫دفتر عهدة المخزون‪:‬يشمل هذا الدفتر جميع عهدة المخزون على اختالف أنواعها وان يخصص دفتر لكل نوعية‬
‫على حدة فمثال دفتر للخامات وأخر للعدد واآلالت وأخر للوقود وان لم يتيسر يمكن تقسيم الدفتر إلى قسمين أو ثالث‬
‫أقسام وترصد األصناف بالدفتر حسب الحروف الهجائية مع مراعاة ترك عدد من الصفحات لألصناف المتعددة‬
‫الصرفيات ويراعى ان تتم عملية القيد فى هذا الدفتر يوميا ً أوال بأول من اذونات اإلضافة والصرف‪.‬‬
 ‫دفتر العهد الشخصية ‪:‬يخصص لكل صاحب عهدة من األقسام صفحة تقيد فيها جميع األصناف التى بعهدته وما‬
‫يضاف منها وتاريخ وأرقام أذون االستالم والصرف والباقى من العهدة يعد كل عملية إضافة أو خصم يفتح لكل‬
‫صاحب عهدة ملف خاص يحفظ بها كشف العهدة الخاص به وصور أذون الصرف وأذون اإلضافة‬

‫ثالثا‪ :‬الطرقات الداخلية‪:‬إيجاد طرقات داخلية تساعد على سهولة العمل بالمخازن‬

‫رابعا‪ :‬أدوات اإلطفاء مراعاة تهيئة المخازن بطريقة تحول دون وقوع الحرائق وتزويدها بأجهزة إطفاء الحرائق "‬
‫كيماوية ورغوية"‬

‫خامسا‪ :‬التخزين‪:‬مراعاة الطرق الفنية فى عمليات التخزين ويفضل تخزين األصناف المتجانسة فى مخزن واحد مثل‬
‫( قطع غيار – تعبئة وتغليف)‬

‫سادساً‪ :‬التأمين‪:‬البد من التأكد بتوافر بوالص التأمين على المخازن ضد الحريق أو السرقة وكذا على أمناء المخازن‬
‫ضد االختالس أو السرقة حفاظا على أموال المنشاة‪ .‬تعليمات خاصة بأمناء المخازن ومساعديهم ‪ :‬على كل أمين‬
‫مخزن ومساعديه االلتزام بما يلي‪-:‬‬

‫ترتيب كل صنف في مكان واحد داخل المخزن لتسهيل عملية الحصر والعد‬ ‫‪-‬‬
‫مع وضع بطاقات توصيف لكل صنف يوضح بها اسم وكمية كل عبوة مع تجنيب بضاعة األمانة والبضائع‬ ‫‪-‬‬
‫التالفة ( الراكدة ) في مكان خاص ووضع عالمات خاصة عليها لتميزها ولفت نظر لجنة الجرد إليها‬
‫تنظيم عملية التخزين سواء بالنسبة للصنف الواحد أو األصناف العامة بما يسهل مهمة لجان الجرد‬ ‫‪-‬‬
‫إرشاد اللجان عن جميع األصناف التي في عهدته‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫إثبات حركة الوارد والمنصرف والرصيد على بطاقات الصنف حتى تاريخ الجرد‬ ‫‪-‬‬
‫تحديد القوة الالزمة من العمال لكل مخزن لتنفيذ هذه األعمال الموضحة بالبنود (‪ )3 , 2, 1‬حسب حاجة‬ ‫‪-‬‬
‫العمل‪.‬‬
‫تسليم كافة المواد والبضائع المحرر بها أذونات صرف مواد أو " فواتير " إلى الجهات الطالبة أو " العمالء "‬ ‫‪-‬‬
‫حتى نهاية ‪ 200 /28/12‬بحيث تظل بالمخازن المواد والبضائع التي لم تستخدم لها أذون صرف أو " فواتير "‬

‫تقييم الجرد ‪:‬عملية التقييم مسئولية المختصين بحسابات المخازن باإلدارة المالية بعد المراجعة الكاملة لمستندات‬
‫الجرد‪.‬‬
 ‫واجبات مسئولي التقييم‬
‫مراجعة بطاقات أو مسودات الجرد من حيث التقريب أو التجميع والتفريغ في كشوف الجرد‪.‬‬
‫الحصول على األرصدة الدفترية النهائية المعتمدة ومقارنتها بأرصدة الجرد الفعلي‬
‫استخراج العجز والزيادة وبيان مبررات وأسباب كل منها وعرضها على مدير االدارة المالية وإضافة األصناف‬
‫الزائدة حسب الوارد لكشوف الجرد‬
‫الحصول على أسعار التقييم التي تم التسعير بموجبها واستخراج القيمة النهائية للجرد الفعلي‬
‫تسليم الكشوف النهائية للتقييم لمدير االدارة المالية‬

‫تنظيم أعمال الجرد ‪:‬‬

‫أوالً ‪ :‬إتمام العمليات التمهيدية ‪:‬‬
‫استيفاء سجل األصول الثابتة بحيث يوضح به مفردات كل أصل من األصول ومواصفاتها وكافة البيانات‬
‫األخرى المتعلقة به‬
‫إيداع كافة المتحصالت بالخزينة وتسوية جميع السلف والعهد الفرعية والمعلقات‬
‫ثانيا ً ‪ :‬جرد األصول الثابتة ‪:‬‬
‫يتعين جرد جميع أصول الشركة الثابتة بكافة أنواعها وتحرير محاضر بنتيجة الجرد تثبت بها مفردات‬
‫ومواصفات كل أصل وأبعاده ودرجة صالحيته ومكان تواجده مع ضرورة المطابقة مع سجل األصول الثابتة أو‬
‫سجل العهد الشخصية‪.‬‬
‫يقدم أمناء المخزن إقراراً بأنه ال توجد لديهم عهد أخرى لم يشملها الجرد وأن جميع ما لديهم من عهد قد تم‬
‫إثباتها بالدفاتر مع ذكر أرقام وتاريخ آخر إذن صرف منها‪.‬‬
‫يراعى بالنسبة للمخلفات جرد كل نوع على حدة بالعدد والوزن وذلك بقوائم مستقلة‪.‬‬
‫ثالثا ً ‪ :‬فيما يختص بجرد الخزائن والعهد النقدية ‪- :‬تتضمن محاضر جرد الخزائن الدفاتر ذات القيمة مع‬
‫اإلشارة إلى رقم آخر مستند تم استخراجه‬
‫أنواع األصناف التي بالمخازن ‪:‬تنقسم األصناف التي بالمخازن إلى ثالثة أصناف وهي كما يلي‬
‫مستديمة ‪:‬وهي التي ال تفنى بطبيعتها بل تبقى محتفظة بأوصافها ومميزاتها مثل ( األثاث – المالبس – الخزن‬
‫– اآلالت – العدد ‪ ......... -‬إلخ )‬
‫مستهلكة ‪ :‬وهي األصناف المستديمة التي استوفت مدة استعمالها أي التي يقرر اعتبارها تالفة وغير صالحة‬
‫لالستعمال وال يمكن إصالحها مثل ( الخشب الكسر – المعادن ‪ ....... -‬إلخ ) ويجب أن يكون في مخزن مستقل‬
‫ووضع كل نوع على حدة وذلك لسهولة الصرف أو عند عرضها للبيع‬
 ‫قواعد التخزين ‪ ( :‬يراجع أخر اصدار لالئحة المخازن ) طبقا ً لالئحة المخازن التي أصدرتها وزارة المالية‬
‫عام ‪ – 1912‬وقانون المخازن طبقا ً لما أعده مجلس الوزراء بجلسته المنعقدة في ‪ 6/6/1948‬وتعديالته في‬
‫عام ‪1971‬‬
‫تنظيم حركة وصرف األصناف داخل المخزن حتى يسير العمل بدقة وسرعة وبأقل التكاليف‪.‬‬
‫تخزين المجموعات المتشابهة من األصناف كل على حدة وعلى سبيل المثال ( المسامير بأنواعها ومقاساتها –‬
‫األخشاب – أدوات الكهرباء )‪.‬‬
‫ترتيب األصناف داخل المخزن على األرفف أو الدواليب أو داخل األدراج أو على الحوامل ضمانا ً لسالمة‬
‫الصنف وسهولة عند الصرف منه واحتفاظا ً بنظافة المخزن وبمظهره ورونقه‬
‫وضع بطاقة على كل صنف يثبت عليها اسم الصنف – رقمه – الوحدة الخاصة به ( كيلو – متر – عدد ) وذلك‬
‫إلمكان إظهار الرصيد أوالً بأول مطابقا ً للدفاتر‪.‬‬
‫الحفاظ على األصناف داخل المخزن ضد الحريق أو التلف أو السرقة وذلك باتخاذ اإلجراءات الكفيلة‬
‫يجب أن يخصص " للمواد البترولية – األحماض – الفحومات " مخازن مستقلة بعيدة عن المخازن األخرى‬
‫وفي أماكن مأمونة‬
‫يجب مراجعة األصناف التي تتعرض للتلف ورفع مذكرة للمختص وإال أصبح أمين المخزن مسئوالً ومطالبا ً بما‬
‫يترتب على ذلك من خسارة‬
‫حالة المخازن ‪:‬‬
‫أوالً ‪ :‬حماية النوافذ ‪ :‬ضرورة تركيب شبك حديد على النوافذ لحماية المخزون من السرقة‪.‬‬
‫ثانيا ً ‪ :‬التوصيالت الكهربائية ‪ :‬يراعى أن تكون التوصيات الكهربائية داخل مواسير وليست أسالك على الحائط‬
‫وينتهي بسكين يسهل بها عزل التيار عند االنتهاء من العمل‪.‬‬