CHI PHÍ VẬN HÀNH

The next step in preparing the budget is to calculate the yearly costs of the
operation based on operating expenses for comparable properties and on the
maintenance needs of the subject property. First, the manager itemizes real estate
taxes, salaries, utility costs, contract services, supplies, minor routine repairs and
replacements, insurance, administrative costs and management costs.
To estimate these operating costs, the manager can consult several sources of
information. Neighborhood and property analyses allow the manager to calculate
average operating costs for similar properties in the area. Regional norms are
available through trade associations, trade journals, local property owners’ groups
and professional real estate management organizations. These figures should, of
course, be modified based on the manager’s experience.
Second, the manager can study the records of operating costs for the previous year,
keeping in mind the prevailing rates for that year. The manager can then compare
the actual costs for the previous year with figures known to be normal for the space
and the neighborhood, thus identifying any excessive operating charges and
expense that can and should be reduced in the coming year.
The expense section of the operating budget reflects the manager’s ability to
project realistic, supportable estimates of operating expense for that particular
property. Before entering the operating costs, the manager must determine the
percentage of increase that can be expected for each category during the year. The
trend of the general business economy will have considerable effect on these
operating costs.
Bước tiếp theo trong việc chuẩn bị ngân sách là tính toán chi phí hoạt động hàng
năm dựa trên chi phí hoạt động của các tài sản tương đương và nhu cầu bảo trì của
tài sản chủ đề. Đầu tiên, người quản lý liệt kê các khoản thuế bất động sản, tiền
lương, chi phí tiện ích, dịch vụ hợp đồng, vật tư, sửa chữa và thay thế nhỏ thường
xuyên, bảo hiểm, chi phí hành chính và chi phí quản lý.
Để ước tính các chi phí hoạt động này, nhà quản lý có thể tham khảo một số nguồn
thông tin. Phân tích vùng lân cận và tài sản cho phép người quản lý tính toán chi
phí vận hành trung bình cho các tài sản tương tự trong khu vực. Các tiêu chuẩn khu
vực có sẵn thông qua các hiệp hội thương mại, tạp chí thương mại, nhóm chủ sở
hữu tài sản địa phương và các tổ chức quản lý bất động sản chuyên nghiệp. Tất
nhiên, những con số này nên được sửa đổi dựa trên kinh nghiệm của người quản
lý.
Thứ hai, người quản lý có thể nghiên cứu hồ sơ về chi phí hoạt động của năm
trước, ghi nhớ tỷ giá hối đoái cho năm đó. Sau đó, người quản lý có thể so sánh chi
phí thực tế của năm trước với các số liệu được biết là bình thường đối với không
gian và vùng lân cận, do đó xác định bất kỳ khoản phí và chi phí hoạt động quá
mức nào có thể và nên giảm trong năm tới.
Phần chi phí của ngân sách hoạt động phản ánh khả năng của người quản lý trong
việc dự kiến các ước tính thực tế, có thể hỗ trợ được về chi phí hoạt động cho tài
sản cụ thể đó. Trước khi nhập chi phí hoạt động, người quản lý phải xác định tỷ lệ
phần trăm của sự tăng trưởng được kì vọng cho mỗi danh mục trong năm. Xu
hướng của nền kinh tế tổng hợp sẽ có ảnh hưởng đáng kể đến các chi phí hoạt động
này.