دليل التعزيز المؤسسي
رؤية عامة حول :
عملية تقدير احتياجات التعزيز المؤسسي و الخطط
التنفيذية الخاصة ببرنامج استجابة في اليمن
منظمة كاونتربارت الدولية
أغسطس 2010
1
جدول المحتويات
رؤية عامة – التعزيز المؤسسي في مشروع استجابة ...........
نبذة عن العملية ...............................................................
كيفية استخدام هذا الدليل ...................................................
المحور رقم : 1الحكم و اإلدارة اإلستراتيجية .................
رؤية عامة
قائمة تحقق حول التعزيز المؤسسي
المحور رقم : 2االستدامة المالية
رؤية عامة
قائمة تحقق حول التعزيز المؤسسي
وصف ألنظمة التعزيز المؤسسي
المحور رقم : 3العالقات الخارجية
رؤية عامة
قائمة تحقق حول التعزيز المؤسسي
وصف ألنظمة التعزيز المؤسسي
المحور رقم : 4إدارة البرامج وعملية ضبط الجودة
رؤية عامة
قائمة تحقق حول التعزيز المؤسسي
وصف ألنظمة التعزيز المؤسسي
المحور رقم : 5الموارد البشرية والمادية
رؤية عامة
قائمة تحقق حول التعزيز المؤسسي
وصف ألنظمة التعزيز المؤسسي
المحور رقم : 6الحسابات واإلدارة المالية
رؤية عامة
قائمة تحقق حول التعزيز المؤسسي
وصف ألنظمة التعزيز المؤسسي
2
رؤية عامة – التعزيز المؤسسي.
يعد منهج التعزيز المؤسسي الذي يصفه هذا الدليل مزيجًا لعمليتي التطوير التنظيمي والتخطيط
االستراتيجي والذي يمكن استخدامه في أي منظمة غير ربحية (منظمة غير حكومية أو منظمة مجتمع
مدني أو جمعية أو تعاونية .....الخ).
وقد قمنا بموائمة هذه األداة بما يلبي احتياجات مشروع استجابة و احتياجات منظمات المجتمع المدني
الشريكة والتي سوف تقوم بدور المنفذ لمشروع استجابة على مستوى المحافظات .وتسعى منظمة
كاونتربارت من خالل إتباع هذه العملية إلى التثبت من وجود المعايير البرمجية واإلدارية المطلوبة من
أجل ضمان أن تسير المنظمات الشريكة على الدرب الذي يجعلها منظمات قانونية ومستقلة وفعالة
وذات ديمومة.
ؤ
ويمكن النظر إلى اإلطار العام لالستدامة الذي تتبناه منظمة كاونتربارت بناء على المعطيات التالية :
كيف تقوم المنظمة بالتخطيط لألعمال التي تنفذها
-طريقة اإلدارة واإلدارة اإلستراتيجية
-االستدامة المالية
كيف تقوم المنظمة بالتحقق من أعمالها وتوثيقها
-إدارة المنتجات /الخدمات وضبط الجودة
-اإلجراءات المحاسبية واإلدارة المالية
كيف تقوم المنظمة بإيصال المعلومات حول ماهيتها وحول ما تقوم بعمله على المستويين الداخلي
والخارجي
-الموارد البشرية والمادية.
-العالقات الخارجية.
وسيقوم مشروع استجابة بالعمل مع منظمات المجتمع المدني الشريكة من أجل تحسين قدراتها في كل
مجال من المجاالت اإلدارية المذكورة هذه من خالل عمليات التقييم السنوية ومن خالل تخطيط األعمال
التنفيذية.
نبذة عن عملية التقييم والتخطيط – الدورة السنوية.
التقييم
-إطالع العاملين في مكتب المنظمة اجعل أول خطوة في بدء عملية التقييم عقد اجتماع مع جميع
العاملين لكي تعطيهم رؤية عامة حول ما يجب أن يتوقعوه خالل عملية التقييم وحول الكيفية التي
سيطلعون من خاللها على نتائج العملية ثم أجب على أي أسئلة قد يطرحونها .قم بجولة على مختلف
المكاتب داخل المنظمة كعملية تالية لعقد اجتماع جميع العاملين وذلك من أجل تكوين فكرة عامة حول
أداء مختلف العاملين وعلى فريق التقييم أن يخصص ساعتين لهذين النشاطين.
مراجعة الوثائق :سوف تكون عملية المراجعة الخاصة بالوثائق في بداية العملية أقل أهمية -
من حيث الحصول على المعلومات مقارنة بالمقابالت مع ذوي العالقة الرئيسيين إال أنه ومع
استمرار برنامج التقييم فإن مراجعة الوثائق عادة ما تأخذ وقتًا أطول .يجب أن تتاح فسحة من
3
الزمن لفريق التقييم من أجل مراجعة المواد الترويجية وعينات من مقترحات البرامج وتقارير
البرامج و أي مواد أو وثائق إعالمية قد تتوفر و الهياكل التنظيمية وأي مواد وثائقية خاصة
بالموارد البشرية .وتوفر التعريفات التي تم وضعها في هذا الدليل توجيهات عملية بشأن ما
يجب على المقيمين البحث عنه أثناء مراجعة هذه المواد الوثائقية (ارجع إلى قائمة الوثائق من
أجل معرفة أوسع حول مجموعة المواد الوثائقية التي يجب أن تطلبها) وعلى فريق التقييم أن
يخصص يومًا للقيام بهذا النشاط التقييمي
المقابالت .عليك أن تحدد من ِم ن العاملين تريد مقابلته وأن تحدد ترتيب العاملين للمقابلة ثم -
تطلب من المنظمة أن تقوم بوضع جدول زمني إلجراء هذه المقابالت .قم أنت وفريق التقييم
بتحديد األسئلة العامة والمحددة التي ترغب في طرحها (أرجع إلى األسئلة العامة) و إتباعها
لكل منظمة وعادة ما يحتاج فريق التقييم إلى 2 – 1ساعات لكي يخرج باألسئلة التي يحتاجها
لليوم التالي .إن المقابالت التي تجري مع العاملين منفردين أو مع مجموعات من العاملين أو
مع أعضاء الهيئات اإلدارية أو مع المدير التنفيذي أو مع المانحين اآلخرين أو مع أفراد
المجتمع المحلي أو مع ذوي العالقة اآلخرين هي الجزء اآلخر من عملنا لجمع المعلومات من
أجل الوصول إلى أفضل فهم للكيفية التي تجري بها األمور داخل المنظمة وتعرفنا بشكل غير
مباشر على أي قضايا تخص العملية اإلدارية .ويختلف المدى الزمني الالزم إلجراء المقابالت
بناًء على عدد المقابالت ومدى توفر الكادر إضافة إلى عدد المواضيع التي يجب أن يتم تغطيتها
وغالبًا ما يحتاج فريق التقييم إلى يوم واحد على األقل إلجراء المقابالت.
منح درجات .إجتمع مع فريق التقييم وقم بوضع درجات لكل قطاع فرعي باستخدام الدرجات -
المبوبة ويجب أن يتم وضع درجة من صفر إلى 4لكل فئة ( مع استخدام نصف الدرجة حيثما
يكون مالئمًا ) .وكما يظهر على االستمارة فإن درجة صفر تعني أن البند غير متوفر بشكل
كامل أو أنه ال يوجد أي استيعاب له وأن درجة 4تعني أن هذا البند أو القطاع واضح وال يحتاج
أي تغيير .وفي حالة عدم انطباق بند ما على المنظمة ( أي مثل وجود إرشادات لواجبات
العضوية فيما المنظمة محل التقييم ليس فيها عضوية ) فيرجى أن يتم وضع رمز غير منطبق (
) NAكما يجب أن تقوم باستخدام هذا الوقت التقييمي لتسجيل مالحظاتك حول ما تشاهده حيث
أن هذه التعليقات ستغني التقرير النهائي الذي سيقدم إلى المنظمة .ونؤكد مجددًا أن هذا الدليل
وبما يحتويه من تعريفات يعد مصدرًا جيدًا للمساعدة في إجراء هذا النشاط ألتقييمي وقد تم
إعداد صفحة الدرجات المبوبة بشكل آلي كامل وبمعادالت مسبقة لتقوم ذاتيًا بحساب تجميعي
للدرجات مع إتاحة المجال لعدم احتساب درجة (غير منطبق) وذلك حتى ال يتم احتسابها بما
يؤثر على الدرجة اإلجمالية للمنظمة .يرجى إتاحة ما ال يقل عن أربع ساعات من أجل القيام
بهذا النشاط التقييمي.
عرض نتائج التقرير على المنظمة غير الحكومية .قم بطباعة نسخ كافية من صفحة الدرجات -
الملخصة لتوزيعها على جميع المشاركين في جلسة العرض من منظمة المجتمع المدني وقم
بتقديم النتائج األولية إليهم ثم بين لهم ما تعنيه الدرجات في إطار الخلفية األوسع لعملية
التقوية المؤسسية .يتم تخصيص ما تبقى من زمن الجلسة لطرح األسئلة واإلجابة عليها
وعليك أن تكون مستعدًا للدفاع عن مواقف فريق التقييم بشأن الدرجات الممنوحة وأن تقدم
مبررات واقعية لمنح هذه الدرجات كما يجب عليك أيضًا أن تكون مستعدًا لتعديل هذه الدرجات
بناء على ما قد تحصل عليه من معلومات من منظمة المجتمع المدني .يرجى تخصيص 4 – 2
ساعات من أجل القيام بهذا النشاط التقييمي.
ما بعد عملية التقييم
4
قدم تقريرًا إلى المنظمة غير الحكومية .مستخدمًا النموذج اإلطاري للتقارير عليك أن تقدم -
تعليقات وتوصيات يكون لها أثر على توسيع المعرفة فيما يتعلق بعملية تخطيط األعمال
التنفيذية وعادة ما يقوم شخص واحد بكتابة التقرير من خالل تجميع المالحظات والتعليقات
المدونة في دليل التقييم الخاص بكل عضو من أعضاء فريق التقييم .ولعل أفضل وقت للقيام
بهذا العمل هو أسرع ما يمكن بعد انتهاء عملية التقييم ألن المعلومات ما تزال حية في مخيلتك.
ويجب أن يتم عرض التقرير على فريق التقييم من أجل مراجعته وذلك قبل أن يقوم الشخص
المخول من قبل البرنامج بتسليم التقرير إلى منظمة المجتمع المدني .كما يجب أن تتم هذه
العملية خالل مدة أقصاها أسبوعين من تاريخ إنهاء عملية التقييم
تطوير عملية تخطيط األعمال التنفيذية .تعد هذه العملية عملية داخلية ضمن بنية منظمة -
المجتمع المدني فيما سيقوم برنامج استجابة بتسهيل جلسة التخطيط األولية باستخدام أداة
تخطيط األعمال التنفيذية .وستقوم منظمة المجتمع المدني بمراجعة التقرير التقييمي والدرجات
مع مراجعة أهدافها اإلستراتيجية وأهدافها العامة وذلك من أجل تحديد أولوية البنود التي
يرغبون بتطويرها خالل السنة القادمة .وينصح أن يتم الوصول إلى خطة عمل نهائية بعد
أسبوعين من تاريخ تسليم التقرير التقييمي وذلك من أجل ضمان بناء األثر على الفرصة التي
أتاحتها عملية التقييم.
التنفيذ
-التنفيذ \ دعم خطة العمل .سيتم استخدام خطط العمل من قبل فريق التعزيز المؤسسي التابع
لمشروع استجابة من أجل إعداد خطط عمل سنوية خاصة بالمشروع وخطط شهرية خاصة بكل
عضو من أعضاء فريق التعزيز المؤسسي ويجب أن تتم مقارنة جميع خطط العمل مع بعضها
البعض لمعرفة وتحديد متى ينبغي القيام بتدخالت شاملة( عروض أو دورات تدريب أو ربما
جولة دراسة استطالعية .......الخ ) كما يجب أن يتم استخدام خطة العمل أيضًا لدعم أي طلب
مالي كميزانية \ منحة تتقدم به أي منظمة لغرض بناء قدراتها .كما يجب أن يكون كل تدريب
استنادًا إلى المحتوى اإلطاري لعملية االستدامة تدريبًا مركزًا على المخرجات وذلك لضمان انه
يدعم تعريفاتنا الخاصة باالستدامة ونقاط االرتكاز الخاصة بالداللة على االنجاز.
كيف نستخدم هذا الدليل
إن غرض هذا الدليل هو وضع وبيان اإلطار العملي والمواد والسياسات والعمليات اإلجرائية واألنظمة
التي يمكن بناًء عليها تحديد الكيفية التي تعمل أكثر المنظمات نضوجًا وفقًا لها بطريقة شفافة وفعالة
ذات كفاءة .ويوجد عدد من السياسات والعمليات اإلجرائية واألدلة اإلرشادية والتعليمات التوجيهية لكل
محور من محاور األداء الستة والتي تعكس المنهجية التي تتبعها أي منظمة لضمان توفر مبادئ
المساءلة والفاعلية والشفافية في أساليب إدارتها وعملها .وسوف يجد القارئ ضمن كل محور من
المحاور الستة ما يلي :
-رؤية عامة حول كل محور واألنظمة األساسية الداعمة له والتي تظهر كيفية إدارة المنظمة
لذلك القطاع.
-قائمة تحقق حول السياسات المحورية والعمليات اإلجرائية واألدلة اإلرشادية واألنظمة التي
يجب أن يتم تحديدها وإقرارها عبر القنوات المالئمة وكذلك الموارد المتوفرة إليجاد هذه
المدخالت.
-تعريفات لكل سياسة أو عملية إجرائية وذلك حتى يكون الغرض من مثل ذلك النظام واضحًا.
-مرفقات تتضمن عينات أو نماذج إطارية لكل من هذه األنظمة والتي يمكن استخدامها لتوجيه
وإرشاد المنظمات أثناء قيامها بإنتاج األدلة اإلرشادية والتعليمات التوجيهية والسياسة الخاصة
5
لكل منها .ومن المهم التنويه إلى انه ال ينبغي أن تقوم المنظمات بمجرد استنساخ األمثلة التي
تم إيرادها .يحتاج كل نظام إلى أن يتم تفصيله بما يناسب احتياجات المنظمة ويحتاج جميع
العاملين إلى أن يستوعبوا ماهية أي نظام بعينه وكذلك األسباب التي تجعله مهمًا وضروريًا
للمنظمة.
أمور هامة للمالحظة
إن كل منظمة هي مختلفة عن غيرها ولها احتياجات تطوير تنظيمية معينة وأهداف محددة ولذلك فليس
من الضروري وحتى ال يوصى بأن تقوم كل منظمة بإعداد كل نظام أو عملية إجرائية أو سياسة تم
إيرادها وشرحها في هذا الدليل .بمعنى آخر :ال تقوموا بإعداد سياسات وعمليات إجرائية بإتباع الدليل
خطوة بخطوة دونما القيام بتحليل لالحتياجات الفعلية للمنظمة .إذا ما قررت منظمة ما أن تقوم بإعداد
وتطوير سياسة معينة من أجل االستجابة الحتياجاتها التنظيمية فأن الدليل اإلرشادي يوفر لها توصيفًا
مبدئيًا لتلك السياسات واألشياء التي ترتبط بها كتوابع مع مثال يساعد على تطوير تلك السياسة.
وإضافة إلى ذلك فإن فريق التعزيز المؤسسي التابع لمشروع استجابة يعتبر أحد المنابع الداعمة لعملية
تطوير أي منظمة
ستقوم المنظمة بناًء على نتائج عملية التقييم وخطة العمل التنفيذية بوضع أولويات التطوير التنظيمي
بنفسها وستختار قطاعات األداء التي تنوي أن تقوم باستثمار الجزء األكبر من وقتها ومواردها فيها
وسيحدد حجم ومدى االتساع المحدد لخطة عمل المنظمة السياسات التي سيتم تطويرها والسياسات
التي لن يتم تطويرها .ويجب أن يتم أعطاء األولوية عمومًا للبنود التي تشكل العبء األكبر للعملية
اإلدارية أو التي تشكل عائقًا إمام نمو وتوسع المنظمة حيث أن المنظمة ومن خالل التعاطي مع
القطاعات التي يقع فيها أساس المشكلة ستقوم بتخفيف العبء الزمني على العاملين بشكل واسع من
أجل أن يتمكنوا من التركيز على األعمال المرتبطة بمهمتها األساسية.
كما يوصى أيضًا بأال تقوم المنظمة بتحمل أعباء تفوق قدرتها حيث أن عملية التطوير التنظيمية هي
عملية ذات طابع مطول .تشير خبرتنا إلى أن تطوير منهجية مؤسسية واضحة في مجال إدارة المنظمة
يستغرق وقتًا ( وقتًا للتفكير في السياسات ووقتًا إلعداد المنهجيات ووقتًا لتوصل إلى توافق ووقتًا
للتوعية ووقتًا إلقرار تلك السياسات ) ولذلك فمن الواجب أن تقوم المنظمات بترتيب أولويات
احتياجاتها التنظيمية باهتمام شديد وذلك حتى تضمن تلك المنظمات عدم تشتيت مواردها مثل الوقت
والكادر واألموال.
6
7
المحور رقم : 1الحكم واإلدارة اإلستراتيجية
رؤية عامة .1
تركز عملية الحكم (آليات اإلدارة العليا للمنظمة) واإلدارة اإلستراتيجية على الكيفية التي يتم بها تخطيط
وإقرار المهمة األساسية والتوجهات العامة وعملية البرمجة الخاصة بأي منظمة مع إيجاد تعريفات
واضحة الدوار العاملين وقيادات المنظمة وأعضاء الهيئة الحاكمة لها .وتضع هذه األنظمة وثائق تحدد
الكيفية التي يتم بها هيكلة المنظمة وكذلك ما هي المفاهيم اإلدارية األساسية التي تقود أداء العاملين
فيها .وتسمح هذه الهيكلة أيضًا للمنظمة بتحديد ووضع خطط إستراتيجية فوقية يتم فيها تحديد
األولويات التي تحقق المهمة األساسية للمنظمة كما تسمح بإقامة خطوط واضحة لألدوار والمسئوليات
المرتبطة باألهداف الخاصة بالمنظمة واحتياجات موازنتها من أجل انجاز تلك األهداف.
قائمة التحقق حول التعزيز المؤسسي
5.1نظام اإلدارة 1.1التسجيل والترخيص
-منهجية اإلدارة وأسلوب التشغيل -مسجله قانونيا
-المنظومة الهيكلية \ الهيكل -الالئحة التنظيمية ( اآلليات واألوضاع التنظيمية
التنظيمي والهيكل التنظيمي)
-طرق منح السلطة والمسئوليات -بيان المهمة األساسية\ الغرض
-الفصل بين الواجبات والمسئوليات -المؤسسون ( للمنظمات غير الحكومية)
-اللوائح الداخلية\ اإلجراءات
الداخلية 2.1سياسات وإجراءات الهيئة الحاكمة
-االلتزام بالالئحة التنظيمية -ادوار أعضاء الهيئة اإلدارية ومسئولياتهم
-أسس اختيار وإعفاء أعضاء الهيئة اإلدارية
6.1سياسات إدارة منح العضوية -قواعد االجتماعات \ ومواعيد االجتماعات
واإلجراءات المتبعة لذلك -قائمة التواصل\ وجود معلومات عن األعضاء
-التعليمات التوجيهية إلدارة -قواعد أخالقيه\ ضوابط األداء
العضوية -حقوق التصويت للهيئة اإلدارية\ قواعد
-سياسات وإجراءات متعلقة -سياسة تقديم الشكاوي \إجراءات
بالعضوية
-ضوابط األداء الخاصة باألعضاء\ 3.1سياسات وإجراءات الهيئة االستشارية
األخالقيات -ادوار ومسئوليات أعضاء الهيئة االستشارية
-شروط العضوية\ متطلبات -قواعد أخالقيه \ ضوابط أداء
العضوية -اختيار أعضاء الهيئة اإلدارية
-أنواع العضوية \ فوائدها\ حقوقها\ -قائمة التواصل \ معلومات عن األعضاء
واجباتها -قواعد االجتماعات \ مواعيد االجتماعات
-معايير العمل كعضو
4.1خطة اإلدارة أالستراتيجيه( سنوية أو غيرها)
7.1توفر المشورة القانونية -بيان المهمة األساسية
-إمكانية الحصول على خدمات -تحليل البيئة الخارجية\ ذوي العالقة\ الفرص
قانونيه ذات جودة المتاحة \المعوقات
-التحقق أثناء البرمجة من أن -تحليل البيئة الداخلية
8
عملية التشغيل ستتم وفقا للقانون -تقييم المخاطر
-تمويل الخدمات القانونية
.111وصف ألنظمة التعزيز المؤسسي
1.1التسجيل والترخيص – تسجيل منظمة المجتمع المدني هو عملية التوثيق القانوني والترخيص
الممنوح لمنظمة غير ربحية لدى الجهات الحكومية ذات الصلة وعادة ما تحتاج أي منظمة إلى أن
تسجل بشكل صحيح قبل القيام بأي شي ,ما لم فإن أنشطتها تعد غير قانونية .ومن األشياء التي تسود
عادة في تسجيل منظمات منظمة المجتمع المدني في معظم دول العالم وجود حاجة إلبراز وثائق
التأسيس مثل الالئحة التنظيمية وقائمة بأسماء المؤسسين والمهمة األساسية أو الغرض من المنظمة.
مسجلة قانونيًا .هل يوجد لدى المنظمة الوثائق المحتوية على الختومات والطوابع الصحيحة
وبما يجعلها تعمل بشكل قانوني في اليمن .يعي مشروع استجابة أن الحكومة ال تقوم بالسماح
بالترخيص لمنظمات منظمة المجتمع المدني وفقًا آللية موحدة وأن بعض من هذه المنظمات
يمكنها العمل دونما ضغوط من قبل الحكومة ولكنها في الوقت نفسه ال تملك التسجيل
الرسمي.
الالئحة التنظيمية ( اآلليات التنظيمية والهياكل التنظيمية ) .هي وثيقة قانونية تبين بوضوح
الغرض من أي منظمة واإلطار العام ألنشطتها والمبادئ التي تقوم عليها والوضع المرخص لها
به .ويمكن أن يتم تسجيل المنظمات غير الربحية بطرق متعددة وبحسب التشريعات المتوفرة.
وسوف يقوم مشروع استجابة باإلطالع من أجل التأكد من أن الالئحة التنظيمية مالئمة بالنظر
إلى أنشطة المنظمة ومهمتها الرئيسية.
بيان المهمة األساسية \ الغرض .هو عبارة عن بيان واضح وواقعي للغرض يفصل السبب
األساسي لوجود وقيام منظمة ما وهو عبارة عن وصف "للصورة الكبيرة" التي تبين االتجاه
الذي تريد المنظمة السير فيه والكيفية التي تنوي السير وفقًا لها .وينبغي أن يقوم هذا البيان
بوضع جميع العاملين في المنظمة على درب واحد وبما يقود إلى تحقيق أهدافها .يجب أن يكون
هذا البيان مَمِيزًا ( ما الذي يجعلك مختلفًا ) وتوصيفيًا ( له ارتباط بالمنظمة وخدماتها )
وواضحًا ( يستخدم مفردات واضحة ودقيقة ) ومقتضبًا ( جملة واحدة إلى جملتين ) ومفهومًا (
يمكن للشخص العادي عندما يقرأه أن يعرف ما الذي تقوم به المنظمة وما الذي تعمل من أجل
الوصول إليه )
المؤسسون (للمنظمات غير الحكومية) .هو وصف لألفراد أو المنظمات ( أو األعمال التجارية
ًا ًا
) التي تعد رسمي "مؤسسين" أو "مالكين" لمنظمة ما ويجب توثيق هذا وفق للقوانين
السائدة
2.1سياسات وإجراءات الهيئة الحاكمة – هيكلة قوية لإلدارة العليا -أو هياكل تنظيمية تعرف بوضوح
الكيفية التي يتم بها إدارة المنظمة – هي حيوية من أجل ضمان الشفافية في العمل المنظمي والفعالية
والكفاءة والتوافق مع متطلبات القانون .إن سياسات وإجراءات الهيئة الحاكمة هي مجموعة القواعد
التي تحكم الكيفية التي تعمل أي جهة داخل المنظمة وتتخذ القرارات وفقًا لها والتي تبين ماهية األدوار
والمسئوليات المنوطة بها والتي توضح كيفية االرتباط بين هذه الجهة والمنظمة ككل .وحيث أن
المنظمات غير الربحية ليس لديها حملة أسهم ذوي توجه نحو الربح تحديدًا فإن الهيئة اإلدارية عادة ما
تتصرف كجهة فوقية موجهة مهمتها الوحيدة هي أن تتأكد من أن المهمة األساسية للمنظمة يتم العمل
على تحقيقها بشكل صحيح.
9
مهام ومسئوليات أعضاء الهيئة اإلدارية .يجب على كل عضو أو عضوة في الهيئة اإلدارية فهم
أدوارهم في الهيئة خاصة في حالة وجود لجان ضمن الهيئة اإلدارية ويحتاج األعضاء إلى أن
يعرفوا على وجه التحديد ما هي أدوارهم وما هو المتوقع منهم وما هي ادني مستويات تحقيق
األهداف \ ما أقل ما يمكن تقديمه من أجل أن يحافظ العضو أو تحافظ العضوة على موقعها في
الهيئة اإلدارية.
اختيار وإعفاء أعضاء الهيئة اإلدارية .هي القواعد واإلجراءات التي توضح كيفية اختيار أعضاء
الهيئة وإقرار عضويتهم وإعفائهم منها كما أنها أيضًا تحدد الفترة الزمنية لعضوية الهيئة وما إذا
كان يجب أن يتم مراجعة أو تجديد فترة األعضاء ,ومتى يتم ذلك .وفي حالة وجود لجان ضمن
الهيئة اإلدارية فإن هذا القسم يجب أن يعرف هذه اللجان وما هي وكيفية اختيار أعضاء الهيئة
اإلدارية لعضوية اللجان وكيفية إعفائهم .وفيما يتعلق بالفصل من عضوية الهيئة فإن األعضاء
بحاجة إلى أن يفهموا بشكل واضح انه وفي حالة خرقهم ألي قواعد أو حصولهم على تقييم
ضعيف أو تحولهم إلى حالة عدم نشاط أو مخالفتهم ألي من الضوابط األخالقية لألداء فإن من
الممكن والمتوقع أن يتم إعفائهم بناء على ذلك.
قواعد االجتماعات \ مواعيد االجتماعات .هي عملية تفصيلية لجميع القواعد والسياسات
واإلجراءات المتبعة للدعوة إلى عقد اجتماع للهيئة اإلدارية وتنظيم االجتماع وإعداده و إدارته
ويتضمن ذلك عدد االجتماعات السنوية (كحد أدنى) التي يدعى لعقدها والنصاب المطلوب وطرق
التخاطب وقواعد التصويت .ويمكن االطالع على المعايير الدولية المتبعة لتنظيم الهيئات اإلدارية
في قواعد روبرتس للنظام عبر زيارة الموقع االلكتروني WWW.Robertsrules.Com
قائمة التواصل \ التعريف باألعضاء .هي قائمة يتم تحديثها بشكل منتظم وتحتوي على معلومات
التواصل مع جميع أعضاء الهيئة بما في ذلك االسم والصفة والمنظمة والعنوان واألرقام الهاتفية
وعنوان البريد االلكتروني .كما يجب على المنظمات أن تقوم بإعداد نبذات تعريفية قصيرة (أو
تصريحات شخصية) تتضمن أربع أو خمس جمل فيها وصف شخصي لكل عضو في الهيئة
اإلدارية ويمكن استخدامها عند الترويج للمنظمة.
الضوابط األخالقية \ ضوابط األداء (للجمعيات والنقابات) .هي عبارة عن مجموعة من القواعد
التي تحدد الكيفية التي يجب على عضو الهيئة اإلدارية أن يتصرف وفقًا لها أثناء خدمته كعضو
للهيئة وعادة ما تركز هذه الضوابط على الشفافية واألمانة والنزاهة واحترام اآلخرين
والخصوصية والملكية الفكرية وااللتزام تجاه المنظمة .ومن المعروف أن المنظمات تطلب من
أعضاء الهيئة اإلدارية القيام بالتوقيع على الضوابط األخالقية قبل ممارسة مهامهم.
حقوق التصويت في الهيئة \ قواعد التصويت(للجمعيات والنقابات) .الكيفية التي يتم وفقها
اللجوء للتصويت وحقوق التصويت لكل عضو والنصاب المطلوب حتى يكون التصويت صحيحًا.
كما يتضمن هذا القسم توضيح ما إذا كان على أعضاء الهيئة الحضور شخصيًا للتصويت أو ما إذا
كان بإمكانهم التصويت بطرق آخري وكيفية الحفاظ على شفافية عملية التصويت.
سياسة الشكاوى \ إجراءات الشكاوى (للجمعيات والنقابات) .من غير المتوقع أن يبقى أعضاء
الهيئة اإلدارية في حالة وفاق دائم ولذلك فمن المهم أن يكون هنالك تعليمات إرشادية واضحة
حول كيفية تسوية الشكاوى وحاالت سوء التفاهم .ويجب أن يتم تضمين هذه اإلجراءات الكيفية
التي يجب على أعضاء الهيئة اإلدارية إيصال شكاواهم وفقًا لها ومتى تكون هنالك حاجة لوجود
وساطة (داخلية أو خارجية) ومتى يمكن أن تتجه الشكاوى والتظلمات إلى المحاكم والطريقة التي
يجب أتباعها للتعامل مع هذه المواضيع.
3.1السياسات واإلجراءات الخاصة بالهيئة االستشارية(في حال وجودها) – إن السياسات واإلجراءات
الخاصة بالهيئة االستشارية هي كافة القواعد التي تنظم الكيفية التي تعمل بها الهيئة وتتخذ قراراتها
وفقًا لها وما هي المسئوليات المحددة التي على الهيئة وكيفية ارتباط عمل الهيئة بالمنظمة ككل .وفي
10
بعض األحوال تلجأ هياكل اإلدارة العليا حديثة العهد إلى هيئات استشارية من خارج المنظمة من أجل
دعمها ومن أجل الحصول على مستوى إضافي من المهنية وتحمل المسئولية والدعم الفني والمشورة
والحصول على فهم للمفاهيم الخارجية واألجنبية .....الخ .وتكون الهيئات االستشارية أيضًا ذات أهمية
بالغة لضمان وجود مستوى أعلى من الشفافية والفاعلية والكفاءة والعمل القانوني داخل المنظمة.
ادوار ومسئوليات الهيئة االستشارية .يحتاج كل عضو من أعضاء الهيئة إلى منظور عام للعمل
وأن يعرف دوره وما هو المتوقع منه وما هو الحد األدنى من األهداف التي عليه تحقيقها أو ما
هي األشياء التي عليه تحقيقها وذلك حتى يظل عضوًا في الهيئة االستشارية.
الضوابط األخالقية \ ضوابط األداء .هذه هي مجموعة من القواعد التي تحدد الكيفية التي يجب
على أعضاء الهيئة االستشارية التصرف بها أثناء عملهم كأعضاء في الهيئة االستشارية .وعادة
ما تركز هذه (القواعد) على الشفافية واألمانة والنزاهة واحترام اآلخرين (وأفكار اآلخرين)
واحترام الخصوصية والحقوق الفكرية واإلخالص للمنظمة .ومن المعتاد أن تطلب المنظمات من
أعضاء الهيئات االستشارية التوقيع شخصيًا على قائمة الضوابط األخالقية قبل أن يقوموا بمهام
عضوية الهيئة.
اختيار وإعفاء أعضاء الهيئة االستشارية .هذه المجموعة من القواعد واإلجراءات تحدد كيفية
اختيار أعضاء الهيئة االستشارية وكيفية إقرار عضويتهم وكيفية إعفائهم كما يمكن أيضًا أن
تحدد المدة الزمنية لفترة عضويتهم وما إذا كان أعضاء الهيئة االستشارية يجب أن يكونوا محل
إعادة نظر أو مراجعة ومتى يتم ذلك .وفيما يتعلق باإلعفاء من المهام فإن أعضاء الهيئة
االستشارية بحاجة إلى أن يكون لديهم أدراك واضح أنهم إذا خرقوا أي قوانين أو حصلوا على
تقييم ضعيف أو أصبحوا غير نشطين أو خالفوا ضوابط األداء فإنه من الممكن أن يتم إعفائهم من
مهامهم بناء على ذلك.
قائمة التواصل \ النبذات التعريفية الخاصة بأعضاء الهيئة االستشارية .هي عبارة عن قائمة يتم
تحديثها بشكل متواصل وتحتوي على معلومات التواصل الخاصة بأعضاء الهيئة االستشارية
وفيها االسم والصفة والمنظمة والعنوان وأرقام الهاتف والبريد اإللكتروني كما يجب على
المنظمات أن تعد نبذات تعريفية قصيرة (أو تصريحات شخصية) تتضمن نبذة تعريفية من أربع
جمل إلى خمس جمل عن كل عضو من أعضاء الهيئة االستشارية من أجل األغراض الترويجية.
قواعد عقد االجتماعات \ مواعيد االجتماعات .تفصيل لجميع القواعد والسياسات والقواعد
اإلجرائية التي تتبع من أجل الدعوة إلى اجتماع الهيئة االستشارية وتنظيمه وهيكلته وإدارته وبما
يتضمن عدد مرات االجتماع (األدنى) التي يدعى إليها سنويًا والقواعد الخاصة بالنصاب وطرق
التواصل.
4.1خطة اإلدارة اإلستراتيجية – تتكون عملية التخطيط اإلستراتيجية من عملية التخطيط الخاصة
باألولويات اإلستراتيجية وعملية التوثيق والتغطية الكلية لتلك األولويات وبما يسمح للمنظمة بتنفيذ
مهمتها الرئيسية .وتحدد هذه الخطة عادة األدوار والمسئوليات بشكل واضح وتربطها بأهداف المنظمة
وتحدد كذلك الميزانية الالزمة لتحقيق تلك األهداف .وتقدم هذه الوثيقة رؤية شاملة عليا للتوجه
اإلستراتيجي للمنظمة واألهداف التي ترغب في تحقيقها خالل إطار زمني محدد سلفًا .ويتم إعداد خطط
اإلدارة اإلستراتيجية كل ثالث سنوات أو كل خمس سنوات مع إجراء مراجعات سنوية للتحقق من مدى
التقدم ومدى مالئمة هذه الخطة.
بيان المهمة الرئيسية .هو بيان واضح وواقعي للغرض من المنظمة يبين بالخطوط العريضة
األسباب األساسية لنشأة المنظمة وهو عبارة عن صورة كبيرة "تصف الدرب الموحد الذي تسير
عليه المنظمة" والكيفية التي تنوي السير وفقًا لها للوصول إلى نهايته .يجب أن يساعد البيان
على وضع جميع العاملين في المنظمة على نفس الدرب وبما يحقق في النهاية األهداف التنظيمية
للمنظمة .ويجب أن يكون بيان المهمة األساسية ُم مِيزًا (ما الذي يجعلك مختلفًا؟) ُم بِينًا (يرتبط
11
بمنظمتك وما تقدمه من خدمات) واضحًا (يتم صياغته بمفردات دقيقة) مختصرًا (من جملة إلى
جملتين) ومفهومًا (يجب أن يعرف الشخص العادي عندما يقرأه ما الذي تقوم به منظمتك وما
الذي تعمل من أجل الوصول إليه)
تحليل البيئة الخارجية المحيطة \ ذوي العالقة \ الفرص المتاحة \ المعوقات .هو عبارة عن تحليل
محايد وصادق للمحيط القائم حول أي منظمة ويتضمن تحليل البيئة السياسية والمجتمع المدنية
واالجتماعية واالقتصادية وتحليل أهم الالعبين في الساحة المحيط أو ذوي العالقة وتحليل الفرص
المتاحة لسوق جديد أو خدمات جديدة وتحليل ألي تحديات أو معوقات أضافية يمكن أن تحد من
نمو المنظمة أو تضر به.
تحليل البيئة الداخلية .هو عبارة عن تحليل محايد وصادق للوضع القائم داخل المنظمة بما يشمل
قدرات العاملين بها وبرامجها وآليات حكمها وإدارتها واستدامتها المالية ووجود ثقافة العمل
المنظمي فيها ومهمتها األساسية.
األهداف اإلستراتيجية للمنظمة .هي عبارة عن عبارات تفصيلية تضع نقاط مستهدفة محددة
وقابلة للقياس تتعلق بنمو المنظمة المستقبلي ,ويمكن أن تتضمن األهداف النمو واالستدامة
واألنشطة البرامجية الجديدة وتطوير مستوى العاملين.
تقييم المخاطر .هو عبارة عن تحليالت تبرز بشكل محدد المخاطر أو التهديدات (من خارج
المنظمة أو داخلها) التي تواجه المنظمة وكيف تخطط المنظمة للتعاطي مع هذه المخاطر.
5.1نظام اإلدارة -تصف هذه السياسات وبشكل محدد ومفصل اآلليات والقواعد واألنظمة والهيكلة التي
تدار بها عمليات اإلدارة الداخلية للمنظمة .كما أنها تعرف بوضوح خطوط السلطة الرأسية واألفقية بين
اإلدارة العليا واإلدارة األدنى وكذلك بين األقسام المختلفة ( مثل قسم البرامج والشئون اإلدارية وقسم
التمويل أو قسم تطوير البرامج) .وتضع السياسات اإلدارية أيضا توصيفا واضحا لثقافة العمل المنظمي.
منهجية اإلدارة وأساليب التشغيل .هي عبارة عن بيان يحدد ثقافة العمل المنظمي واإلداري ألي
منظمة وعادة ما يركز على العبارات الواسعة مثل النزاهة والمرونة والشفافية واالبتكار والعمل
كفريق والمشاركة… ..الخ .وهو ما يعطي العاملين فكرة حول الشكل الذي يجب أن تبدو عليه
المنظمة أو كيف يجب أن يتم إدارتها.
نظام المنظمة\ الهيكل التنظيمي .هو عبارة عن هيكل تعريفي للعاملين يوضح خطوط السلطة
واالتصال فيما بين مختلف أفراد الطاقم وبينهم وبين الهيئة الحاكمة( اإلدارة العليا) للمنظمة
ويجب أن يتم توصيف جميع العاملين في الهيكل التنظيمي لضمان أن يعلم كل شخص موقعه في
المنظمة.
مناهج التكليف بالسلطات والمسئوليات .هي سياسات تبين من لديه الصالحية للتكليف بالسلطات
والمسئوليات ألفراد الطاقم اآلخرين وتصف أيضا الكيفية التي يتم بها إعداد هذه السياسات أو
مراجعتها .ويجب أن يتم توثيق كل مستوى من مستويات السلطة حيث أنها يمكن أن تحدد على
عدة مستويات ( عليا ودنيا وأخرى).
اللوائح الداخلية\ اإلجراءات الداخلية .هي عبارة عن خالصة لهيكل إدارة المنظمة وإجراءات
عامة لإلدارة تقوم بتوضيح العالقة بين اإلدارة العامة والهيئة اإلدارية وأي أجهزه إدارية عليا
داخل المنظمة.
العمل وفقا لالئحة التنظيمية .من المهم أن يتم التحقق لمعرفة ما إذا كانت الهياكل اإلدارية الفعلية
تتطابق مع الهيكلة القانونية الن الهيكلة القانونية قد تم تحديدها في الالئحة التنظيمية عند
التسجيل والترخيص.
12
6.1العضوية\سياسات وإجراءات إدارة الجمعيات ( خاص بالمنظمات القائمة على العضوية فقط).
كيفية تنظيم وإدارة الجمعية بما في ذلك توصيف للعالقة بين الهيئة اإلدارية والجمعية وبين أعضاء
الجمعية وجهازها اإلداري .
سياسات وإجراءات العضوية ( القبول\ االنسحاب \ التحكيم ) .هي كل السياسات التي تحدد
الكيفية التي يمكن بها طلب االلتحاق بعضوية الجمعية وكيفية االلتحاق وكيفية االنسحاب من
العضوية ويجب أن تشتمل السياسات على وجود وثائق نمطية يقوم جميع األعضاء
باستخدامها( لطلب االلتحاق أو االنسحاب ) .وفيما يتعلق بالتحكيم فيجب أن تبين هذه السياسات
كيفية التعاطي مع الشكاوي الداخلية والخارجية ويجب أن يكون معلوما لألعضاء الطريقة التي
تتبع إلبالغ الشكاوي وان يعرفوا أذا كان ممكنا اللجوء إلى التحكيم ( داخلي أو خارجي أو
غيره) ومتى وأن يعرفوا متى وكيف وما أذا كان ممكنا أن يتم اللجوء بالشكاوي إلى المحاكم.
الضوابط األخالقية \ ضوابط األداء الخاصة باألعضاء .هي عبارة عن مجموعة من القواعد
التي تحدد الكيفية التي يجب على كل عضو التصرف بها وعادة ما تركز هذه القواعد على
الشفافية و األمانة والنزاهة واحترام اآلخرين (وأفكار اآلخرين) واحترام الخصوصية والحقوق
الفكرية واإلخالص للجمعية.
شروط العضوية\ متطلبات العضوية .هي مجموعة واضحة من الشروط الخاصة بالعضوية بما
فيها نوعية المنظمات التي يمكن أن تتقدم لطلب العضوية والمهام المسموح بها واالنتماءات
السياسية المسموح بها.
نوعية العضوية \فوائدها\ حقوقها \واجباتها .تعرف هذه القواعد كل نوعية من جميع أنواع
العضوية الموجودة في الجمعية ورسوم االشتراك الخاصة بكل مستوى من مستويات العضوية
وفي حالة وجود فئات عضوية متعددة فيجب أن يكون هناك شروط عضوية محددة لكل فئة أو
نوع .كما يجب أن يكون هناك تحديد واضح للفوائد والحقوق والواجبات لكل فئة أو نوع من
فئات أو أنواع العضوية .
معايير الخدمة كعضو .في األحوال التي يقوم فيها عضو بتقديم خدمات للجمعية ( تدريب أو
استشارات أو تمثيل الجمعية .....الخ ) فال بد من وجود معايير محددة للخدمات يجب أن يتم
اإليفاء بها قبل أن يتم التعاقد لتنفيذ تلك الخدمات .ويمكن أن يتضمن ذلك المستوى األدنى من
الخبرة التي يجب أن تتوفر في المدرب ووجود مواد تدريب مالئمة \ أدوات تدريب لالستخدام
وتحديد القضايا المعروفة المحددة التي يمكن مناقشتها باسم الجمعية أو ال يمكن مناقشتها .إن
عملية استكمال الخدمات المتعاقد عليها سوف يتم التحري منها لعدت مرات وتقييمها على
أساس هذه الحدود المعيارية الدنيا.
7.1المشورة القانونية .إن وجود مستشار قانوني بوظيفة ثابتة أوله انتماء إلى المنظمة أو وجود
أمكانية الوصول إلى المشورة القانونية هو أمر مهم لمنظمات منظمة المجتمع المدني في ظل متطلبات
اإلطار القانوني الذي تعمل فيه المنظمات.
الوصول إلى خدمات قانونية ذات جودة من أجل ضمان الوصول إلى معلومات تتعلق باألبعاد
القانونية الخاصة بترخيص منظمة المجتمع المدني وآلية إدارتها والضرائب المفروضة عليها
وخدماتها التعاقدية ومواردها البشرية ومحاسبيها ......الخ فال بد من الوصول إلى خدمات
قانونية كفؤة وذات إحاطة يقدمها مقدمو خدمات قانونية ويجب أن تتوفر للمنظمة قائمة داخلية
تحتوي على أسماء ومعلومات تواصل مع مقدمي خدمات قانونية (محامون أو مستشارون)
وأن تتوفر لها عقود خدمات قانونية (إن وجدت).
تأكيد أن عمليات التشغيل( تنفيذ البرامج) تتم بشكل قانوني .هي عبارة عن سياسات يتم
إعدادها ويتم فيها التخطيط لمراجعات دورية مجدولة زمنيًا وشاملة يتم أجراءها لجميع أنشطة
13
المنظمة من قبل جهة قانونية وذلك لضمان أن جميع أعمال التشغيل \ السياسات اإلدارية تتم
بشكل ال يخالف القانون.
تمويل الخدمات القانونية .وجود بيان مالي يحدد حجم أدنى لمخصص في أطار الميزانية
(سنوي أو غيره) يكون متوفرًا لدى المنظمة من أجل الحصول على خدمات قانونية.
14
المحور رقم : 2االستدامة المالية
رؤية عامة .1
إن العمليات اإلدارية ذات القدرة على تحقيق االستدامة المالية يمكن تشكيلها حول مجالين أساسيين هما
التخطيط والتنظيم .ويركز التخطيط بشكل محدد على إعداد وإدارة واستكمال تنفيذ خطة عمل
إستراتيجية لالستدامة المالية (بما في ذلك عملية التشخيص المالي وتنويع األصول وعمليات عصف
ذهني هادفة الستنباط األفكار) .وتسمح عملية التخطيط هذه للمنظمات بوضع نقاط مستهدفة قابلة
لإلنجاز فيما يتعلق باالستدامة المالية وتسمح بعد ذلك بالتخطيط لمهام محددة وأعمال تنفيذية من أجل
تحقيق تلك النقاط .إن أنظمة االستدامة المالية هي منهجيات و أدوات تعمل بشكل محدد على بناء
قدرات ديمومة التمويل للمنظمات وبشكل عام فإن هذا المحور يضمن أن تكون المنظمات كما يلي( .أ)
تقوم باإلعداد لمستقبلها المالي بشكل نشط من خالل تخطيط مالي استراتيجي بعيد المدى و (ب) لديها
القدرة الستخدام األدوات والمناهج والدعم الفني من أجل جمع موارد مالية ذات أثر و(ج) تستطيع
تنويع مواردها من مانح واحد إلى مصادر أخرى ومانحين آخرين ودخل ذاتي و(د) تطور قاعدة تمويل
قوية من أجل توجيه المنح المالية نحو تحقيق أعلى مردود ممكن.
.11قائمة تحقق حول التعزيز المؤسسي
4.2كتيب إرشادي لكتابة عروض المشاريع 1.2خطة االستدامة المالية
-التشخيص المالي
5.2خدمات العضوية \ نظام االشتراكات -خطة توزيع الموارد المالية
-تحليل فوائد تكاليف رسوم اشتراكات
األعضاء 2.2خطة رسوم الخدمات وإرشاداتها
-قائمة بخدمات العضوية وسياساتها وإجراءاتها
6.2جدول المانحين \ نظم تتبع للمتاح 3.2كتيب أو وثيقة نموذجية لكتابة خطط العمل
.111وصف ألنظمة التعزيز المؤسسي
1.2خطة االستدامة المالية .هي على نفس القدر من األهمية مقارنة بالخطة اإلستراتيجية .وتتكون
عملية تخطيط االستدامة المالية من الخطوات التي يتم اتباعها لتخطيط ولتوثيق أهداف إستراتيجية
لجمع األموال من أجل دعم المهمة األساسية للمنظمة وخطة عملها اإلستراتيجية .وتسمح عملية
التخطيط هذه للمنظمات بوضع نقاط مستهدفة قابلة لالنجاز فيما يتعلق باالستدامة المالية وتسمح بعد
ذلك بالتخطيط لمهام محددة وأعمال تنفيذية من أجل تحقيق تلك النقاط.
التشخيص المالي .عملية تقييم "محايدة" للوضع المالي لمنظمة ما تقوم بها منظمة المجتمع
المدني وتسعى إلى تحديد اإليرادات السابقة والحالية وإلى معرفة أي عائق أو جميع المعوقات
التي تحد من النمو التمويلي القائم .وتصبح هذه الصورة الخاصة بالمنظمة أساسًا لمختلف
الخطط المستقبلية كما تسمح للمنظمات أن تقوم بقياس النمو المالي الخاص بها في مجال
ديمومة التمويل على أساس قصير المدى أو طويل المدى.
خطة تنويع األصول المالية(بما فيها تقنيات عصف ذهني الستنباط األفكار) .توفر هذه الخطة
أمرين هما(:ا)تحليل نمو المنظمة من حيث األصول ويقوم التحليل على األصول الثابتة (األموال
15
النقدية واألشياء العينية) واألصول المتحولة (الممتلكات الفكرية والمهارات \ الخبرات والمناهج
العملية ...الخ)التي تملكها المنظمة و(ب) عملية عصف ذهني إستراتيجية يمكن تسخيرها
للخروج باستراتيجيات لالستدامة المالية قصيرة المدى وطويلة المدى .كما أن الخطة تحدد أيضًا
الثغرات في األصول أو األصول التي ال تتوفر للمنظمة في الوقت القائم فيما يجب أن يتم
الحصول عليها من أجل أن تتمكن المنظمة من البدء بتنفيذ استراتيجيات معينة بشكل فعال.
2.2خطة تحصيل رسوم الخدمات وإرشاداتها وسياساتها وإجراءاتها – على أي منظمة وقبل أن تدخل
في أنشطة قائمة على تحصيل رسوم أن تقوم بوضع األنظمة واإلجراءات والسياسات الخاصة بالتعاقد
على الرسوم المحصلة مقابل الخدمات .ويتضمن هذا نبذة عامة عن الخدمات التي تقدمها مقابل رسوم
(قائمة الخدمات المقدمة) وتحليل المستهدفين أو الساحة واالتفاقيات مع المستهدفين والسلطات (من
ِم ن العاملين يملك الصالحية للتوقيع على اتفاقيات تقديم الخدمة مقابل رسوم ) والمعلومات االستشارية
بما فيها طرق احتساب األجور مقابل االستشارة والمهارات المطلوبة .وفي حالة أن الخدمة المقدمة
مقابل رسوم تكون عبارة عن مؤسسة تجارية للخدمات االجتماعية فيجب أن تقوم المنظمة بتوضيح
هذه العالقات وبما يشمل الصالحيات واإلدارة والتشارك في الكلفة ( كيف يمكن أن يتم تقاسم اإليرادات
بين المؤسسة االجتماعية والمنظمة غير الحكومية ).
3.2كتيب كتابة خطة العمل \ الوثائق النموذجية .إن التخطيط إلنشاء أو توسعة المؤسسات االجتماعية
يتطلب أن تكون المنظمات قادرة على كتابة خطط عمل على مستوى مهني محترف .يجب أن يتضمن
هذا الدليل تعليمات تفصيلية ( مع وثائق نموذجية ) إلعداد مختلف أجزاء خطة العمل ( بما فيها
تعريفات األعمال \ الخدمات وخطة اإلدارة (خاصة الكيفية التي تربط المؤسسة االجتماعية بالمنظمة)
وتحليل المبيعات والتسويق وتحليل البيئة القانونية والتنظيمية وخطة العمليات التشغيلية وخطة اإلنتاج
المالي وخطة الموارد البشرية ) وال بد أن يتضمن الدليل تعليمات تفصيلية حول تصنيف خطة العمل
وشكل إعداد وثيقتها وتوحيد وتوافق مسمياتها ومن األهمية بمكان أن تكون جميع خطط العمل التي
تعدها المنظمات على نفس النمط وبلغة موحدة.
4.2كتيب إعداد مقترحات المشاريع .إن كتابة مقترحات المشاريع هو نشاط حيوي ألي منظمة غير
ربحية ولذلك فإن وجود كتيب يبين وبالتفصيل كيفية إعداد مقترحات مشاريع بشكل محترف هي أمر
بالغ األهمية .يجب أن يتضمن كتيب إعداد مقترحات المشاريع تعليمات تفصيلية (مع نموذج) حول
إعداد جميع أجزاء المقترح (بما في ذلك المنهج الفني \ وصف البرنامج وخطط مراقبة األداء والتقييم
وإطارات تتبع النتائج وخطط اإلدارة وبيانات توضيح القدرات و الميزانية \ والتوضيحات الوصفية
للميزانية وجداول بيان األداء السابق ووصف األشخاص \ نبذات تعريفية وإستراتيجية الشراكة \
وصف العالقة مع المانحين .....الخ ) كما يجب أيضًا أن يبين الدليل بوضوح الكيفية التي سيتم بها
إدارة مقترحات المشاريع وتحديدًا فيما يتعلق باختيار أي األشياء يمكن التقدم بعروض حولها وتحديد
األدوار والمسئوليات (لكل من الفريق الفني والمالي \ اإلداري) واإلدارة الكلية (من سيكون مسئوًال عن
أي جانب) وعملية إعداد النصوص ومراجعتها وعملية تقديم العروض .وبالنظر إلى األهمية البالغة ألن
تكون جميع المقترحات المعدة من قبل المنظمة هي بنفس النمط وبنفس اللغة فال بد من أن يتضمن
كتيب إعداد مقترحات المشاريع تعليمات مفصلة حول تصنيف خطة مقترح المشروع وشكل إعداد
وثيقته وتوحيد وتوفيق مسمياته (أي األسلوب)
5.2خدمات العضوية \ نظام الرسوم.
تحليل الفائدة من الكلفة .تحتاج أي جمعية أو منظمة غير حكومية تقوم بتحصيل رسوم
عضوية إلى انجاز تحليل شامل للفوائد المترتبة على التكلفة فيما يتعلق بأي خدمات تقدمها إلى
منتسبيها .ويقوم هذا التحليل باحتساب "القيمة" الكلية للخدمات المقدمة إلى األعضاء ثم بعد
16
ذلك يحدد النسبة المئوية من التكلفة التي ترغب المنظمة في تحصيلها مقابل تقديم الخدمة
كاسترداد للكلفة .وعلى سبيل المثال ,إذا كانت جمعية ما تقوم بتقديم خدمات إلى منتسبيها بقيمة
100000دوالر وتريد أن تسترد نسبة %1من هذه القيمة فإن رسوم اشتراك العضوية بها
ستكون 1000دوالر (100000دوالرْ .)X 1%ويساعد هذا التحليل على تقديم تبرير لألعضاء
ألي زيادة أو نقص في رسوم االشتراك.
قائمة الخدمات المقدمة لألعضاء .تكون عملية إدارة العضوية صعبة إذا لم يدرك األعضاء
ماهية الخدمات (الفوائد) التي يحصلون عليها من عضويتهم في جمعية ما ولذلك فإن المنظمات
بحاجة إلى إعداد وإصدار وثيقة شاملة يتم فيها ذكر كل خدمة من الخدمات التي تقدم ألعضاء
الجمعية .ولكي تقوم المنظمة بتحديد ما هو مطلوب في قائمة الخدمات المقدمة لألعضاء فإن
بإمكانهم استخدام أداة تنويع األصول (بما في ذلك تقنيات العصف الذهني الستنباط األفكار ).
6.2جدول المانحين \ نظام التتبع – يمكن أن تتعدد أشكال هذا النظام من الشكل األساسي (قائمة إكسل)
إلى شكل قاعدة البيانات الشاملة غير أن تركيز هذا النظام هو على توفير مرجعية مركزية لخزن وتتبع
وتحليل المانحين المحتملين .ويمكن أن يتضمن جدول المانحين الذين يتم متابعتهم وكاالت التمويل
الدولية أو المنظمات غير الحكومية الدولية أو المؤسسات المستقلة أو المؤسسات التجارية أو
الحكومة .ويجب أن يشمل النظام الخاص بتتبع المانحين معلومات أساسية عن قسم المشتروات أو قسم
التمويل (أرقام الهاتف والعنوان وعنوان البريد االلكتروني والموقع على االنترنت) وقسم المشتروات \
إدارات المنح المالية وآخر تواصل مع المانح (مع من) وأولويات التمويل الخاصة بالمانح.
17
المحور رقم : 3العالقات الخارجية
نبذة عامة . .1
يقصد بالعالقات الخارجية في هذا اإلطار الكيفية التي تقوم بناء عليها المنظمة بإدارة عالقاتها مع
القطاعات خارج إطارها وتشمل هذه القطاعات وسائل األعالم والمجتمع المحلي والجهات الحكومية
والمانحين والشركاء والفئات المستهدفة األخرى وبما يضمن أن يكون للمنظمة صوت واحد وأن تقوم
بإيصال رسالة واحدة بانتظام إلى دائرة عملها كاملة .ويأخذ هذا الوضوح والتركيز المنظمة وإلى مدى
بعيد على طريق دعم قدراتها الترويجية (لدى المانحين واألعضاء وفيما يتعلق باالستدامة المالية
ككل) وكذلك على طريق تحقيق أهدافها في مجال تنفيذ البرامج وتقديم الخدمات .ولعل أهم مكونين من
مكونات هذا المحور هما القواعد المنظمة التواصل واالتصال وإستراتيجية العالقات العامة الشاملة
لآلليات الداخلية المطلوبة مثل قوائم تتبع المانحين ووسائل األعالم وبما يدعم تنفيذ المنظمة ألعمالها.
ويتعلق هذا المحور أيضًا بالكيفية التي تتبعها المنظمة لتعريف مستويات السلطة لديها فيما يتعلق
باتصالها مع الجمهور الخارجي وتحديدًا المانحين ووسائل اإلعالم ومنتسبيها (إذا كان لها) وزبائنها
وهيئتها اإلدارية .وتماثل إستراتيجيات العالقات العامة خطط التسويق والترويج من حيث تحديد فئات
الجمهور المستهدف والرسائل االتصالية لكل فئة من الجمهور وأساليب إيصال هذه الرسائل.
.11قائمة تحقق حول التعزيز المؤسسي.
4.3أدوات ومعدات االتصال 1.3القواعد المنظمة التواصل (خارجي)
الهاتف \ السيار \ الفاكس السياسة واإلجراءات
البريد االلكتروني \االنترنت القواعد المنظمة الخاصة بالمانحين
الكاميرا الرقمية \ آلة التسجيل المصور القواعد المنظمة الخاصة بالشركاء \
البروجكتر األعضاء
آلة التسجيل الصوتي \ الميكروفونات القواعد المنظمة للترويج
القواعد المنظمة الخاصة بالحكومة
5.3العالقات المجتمعية \ بناء نطاق العمل القواعد المنظمة الخاصة بالشخصيات
مجموع أدوات تنظيم المجتمع االجتماعية
قاعدة بيانات بالشخصيات االجتماعية \ القواعد المنظمة الخاصة بالقطاع
قائمة تواصل الخاص
سجل الزائرين القواعد المنظمة الخاصة بوسائل األعالم
القواعد المنظمة الخاصة باألزمات
6.3العالقات مع الحكومة
قاعدة بيانات بالمسئولين المنتخبين \ 2.3إستراتيجية العالقات العامة
قائمة تواصل فلسفة العالقات العامة أو الترويج
قائمة تواصل بالقادة التنفيذيين المخارج الرئيسية للعالقات العامة
القواعد المنظمة لالجتماعات الجمهور المستهدف
قائمة تحقق حول أداة التتبع للتعديالت اإلرشادات الخاصة بتصنيف
القانونية المنظمة
دعم الحكومة لمنظمة المجتمع المدني منتجات \ مواد خاصة بالعالقات
العامة أو الترويج
18
7.3تطوير الشراكات
إستراتيجية الشراكة 3.3االتصال والتواصل /منتجات العالقات
أنواع الشراكات العامة/موادها
سياسات التعاقد الموقع على االنترنت
إستراتيجية حل النزاعات التقرير السنوي
البروشورات \ منشورات للتوزيع
8.3العالقات اإلعالمية سي دي \ دي في دي (أقراص مدمجة)
القواعد المنظمة التواصل مع وسائل تقارير بحثية \ مطبوعات
اإلعالم قصص نجاح \ دراسات حالة
قائمة تواصل مع وسائل اإلعالم (المقرؤة الهدايا
والمرئية والمسموعة) المغلفات (تحتوي عدة مطبوعات)
حافظة خاصة بالصحافة اللوحات الجدارية \ الملصقات
البيانات الصحفية النشرات الدورية
تنظيم الفعاليات
.111توصيف ألنظمة التعزيز المؤسسي
1.3القواعد المنظمة التواصل واالتصال (خارجي) – إن القواعد المنظمة التواصل الشامل هو ذلك
الذي يبين وبوضوح مختلف مسارات السلطة المتعلقة باالتصال فيما بين الجمهور الخارجي – تحديدًا
وسائل اإلعالم والمانحين – وبين طاقم المنظمة .ولعل تحديد معرفة من هو مخول ليقول أي شيء ألي
جهة فيما يختص باستراتيجيات العالقات العامة وحمالت الترويج واالجتماعات مع المانحين \ الشركاء
يكون مفتاحًا لضمان أن يكون للمنظمة مهمة واحدة وصوت واحد ورسالة واحدة (وهذا كله جوهري
من أجل إقامة صورة المنظمة كماركة محددة)
السياسات واإلجراءات .تبين وبوضوح ما هي القواعد العامة أو اإلطار العام لللقواعد المنظمة
الخاصة بمنظمة ما في مجال االتصال .وتتضمن السياسات قواعد خاصة بالمانحين والشركاء
واألعمال التجارية واألعضاء واألعمال الترويجية \ المبيعات ووسائل اإلعالم والجهات
الحكومية وحاالت األزمة .ويجب أن يتم توفير وصف واضح لما يجب عمله من أجل الحفاظ
على هذه السياسات وتحديثها وأيضًا ممارستها عمليًا.
القواعد المنظمة الخاصة بالمانحين .تحدد هذه القواعد المنظمة من هو المخول بالحديث إلى
المانحين ومتى وفي حالة وجود عدة مشاريع لدى المنظمة يمولها مانحون مختلفون فيمكن
تخويل عدة أعضاء من كادر المنظمة للتواصل (ويكون التخويل إما بناًء على األبعاد الفنية أو
تحديدًا بحسب المانحين) .كما يجب أيضًا أن يكون هنالك فهم لكيفية إجراء االتصال أو التفاوض
مع مختلف المستويات العليا ومع الطاقم الفني التابع للمانحين (أي أن التحدث إلى أو التفاوض
مع مدير بعثة يكون مختلفًا عن التحدث مع مسئول تنسيق فني)
القواعد المنظمة الخاص بالشركاء \ األعضاء .يبين هذه القواعد المنظمة من هو مخول
بالحديث إلى أعضاء المنظمة والموضوع المتحدث عنه ومتى يكون ذلك ويمكن أن تكون هنالك
مستويات مختلفة من السلطة مخولة فيما يتعلق باالستفسارات التي يقدمها األعضاء الجدد أو
إدارة شؤون العضوية (بما في ذلك االشتراكات) أو النزاعات بين األعضاء أو التعاقد أو إدارة
تقديم المنح أو الترويج ......الخ .يوضح القواعد المنظمة أيضًا من هو المخول للحديث مع
الشركاء وما هو الموضوع المتحدث عنه ومتى .ويمكن عادة أن يندرج ضمن الشركاء شركاء
التعاقدات مثل المقاولين من الباطن ضمن مشروع معين ولكنه أيضًا يتضمن المنظمات الشريكة
19
بشكل غير رسمي .يمكن أن يتم تخويل مستويات مختلفة من السلطة فيما يتعلق باستفسارات
الشركاء والتفاوض والنزاعات والتعاقد وإدارة المنح والترويج......الخ.
القواعد المنظمة الخاص بالترويج \ المبيعات .يحدد من هو المخول بالتحدث إلى مقدمي
العروض حول مختلف الفرص المتاحة للمشتريات ومن هو المخول بطلب عروض األسعار
وقبولها ومن هو المسئول أيضًا عن تتبع وتسجيل أداء مقدمي الخدمات وعن إيقاف التعامالت
مع مقدمي الخدمات.
القواعد المنظمة الخاص بالحكومة .يبين من هو المخول بالحديث إلى الجهات الحكومية وحول
أي موضوع ومتى يمكن أن يتم تخويل مستويات مختلفة للسلطة فيما يتعلق باالستفسارات
الحكومية والتعاقدات االجتماعية \ المشتريات وتنفيذ البرامج وحمالت المناصرة وإدارة
الفعاليات والترويج ....الخ.
القواعد المنظمة الخاص بالشخصيات االجتماعية .يبين من هو المخول للحديث إلى القادة
االجتماعيين والشخصيات االجتماعية وحول أي موضوع ومتى .يمكن تخويل عدة مستويات
من السلطة بحسب نوعية الشخصيات أو أغراض اللقاءات أو النتائج المتوقعة.
القواعد المنظمة الخاص بالقطاع الخاص .يبين من هو المخول بالحديث إلى قادة األعمال
التجارية وحول أي موضوع ومتى ويمكن تخويل مستويات مختلفة للسلطة فيما يتعلق بجمع
األموال أو إقامة عالقة تقديم خدمات أو إدارة الفعاليات أو حمالت المناصرة .....الخ.
القواعد المنظمة الخاص بوسائل اإلعالم .تعد معرفة من يمكنه الحديث إلى وسائل اإلعالم
وحول أي موضوع أمرًا بالغ األهمية من أجل أن تحافظ المنظمة على رسالة ثابتة وواضحة
وهذا يكون أشد أهمية للمنظمات القائمة في ظل ظروف وأوضاع سياسية واجتماعية
واقتصادية صعبة .وهنالك حاجة إلى إعداد القواعد المنظمة واضح من أجل بيان الكيفية التي
يتم أتباعها لكي تستفيد المنظمة من وسائل اإلعالم أو لكي تجيب على تساؤالت وسائل اإلعالم
وكذلك من يستطيع أن يتحدث إلى وسائل اإلعالم وكيف يجب أن تكون الرسالة.
القواعد المنظمة حاالت األزمة .هذه القواعد المنظمة هو وصف محدد لكيفية اتصال أي منظمة
في أوقات األزمات وعادة ما يطلق عليه مصطلح"شجرة األزمة" ويجب أن يوضح هذه
القواعد المنظمة وبشكل دقيق من هو الشخص المسئول عن التواصل مع (والتحري عن
أحوال) بقية أفراد طاقم المنظمة.
2.3إستراتيجية العالقات العامة -يجب أن تبين هذه اإلستراتيجية وبوضوح الخطوط العامة أو
إستراتيجية المنظمة الترويجية وبما يشمل الفلسفة العامة والمخارج األساسية للعالقات العامة وفئات
الجمهور المستهدفة ونوعية التصنيف المميز للمنظمة( الماركة) واإلرشادات ومنتجات \ مواد العالقات
العامة أو الترويج والسلطات المخولة .كما يجب أن توضح أيضا أدوات العالقات العامة والمنتجات
والمواد التي يجب استخدامها والكيفية التي يتم بها إعداد هذه المواد والمنتجات ومراقبة أدائها ( من
حيث الفعالية ) ومراجعتها .وأخيرا يجب أن تحدد إستراتيجية العالقات العامة كل احتياج من جميع
االحتياجات الخاصة بها ضمن الموازنة.
منهجية العالقات العامة أو الترويج .يؤصل هذا البيان المعايير الخاصة بتعريف ماهية
العالقات العامة والترويج وما يعنيانه للمنظمة واألسباب التي تجعلهما مهمين لها وما
هي التوقعات أو األهداف الواجب تحقيقها من اجل نجاح المنظمة في ذلك .
المخارج الرئيسية للعالقات العامة .يجب أن تتضمن اإلستراتيجية قائمة مصنفة بحسب
األولوية لوسائل اإلعالم المستهدفة (المقرؤة والمرئية والمسموعة) وما هي القنوات
الترويجية التي تخطط المنظمة الستخدامها إلغراض العالقات العامة والترويج ولماذا.
كما يجب أن تشتمل على ( أو تصنف ) المعلومات التواصلية ومستويات المبالغ المالية
كأجور والجمهور الذي تتطلع إليه.
20
الجمهور المستهدف .وصف لمختلف الفئات التي ترغب المنظمة أن تركز أنشطة
العالقات العامة والترويج الخاصة بها عليها وبما يشمل مختلف المانحين وأعضاء
المنظمة والشركاء المحتملين .ويجب أن يوضع وصف لألسباب الدعية للترويج ضمن
هذه المجموعة والمخرجات المحتملة الموصى بها وذلك لكل فئة من فئات الجمهور
المستهدف .
اإلرشادات الخاصة بنوعية التصنيف المميزة للمنظمة ( الماركة ) .تسير عمليات
العالقات العامة والترويج وإقامة التصنيف المميز على درب واحد ويجب أن تكون جميع
مواد العالقات العامة والتسويق متطابقة من حيث اللون والشكل واألسلوب والنغمة وذلك
حتى تستطيع ترويج تصنيف مميز للمنظمة( ماركة ) .ويجب أن تبين التعليمات
اإلرشادية وبوضوح جميع المفاهيم واألبعاد الخاصة بالتصنيف المميز للمنظمة فيما
يتعلق بالعالقات العامة والترويج وبما يشمل وضع المعايير الخاصة بإعداد وتطوير
األدوات ( مثال جودة الورق المستخدم )
القواعد المنظمة الخاص بمنتجات \ مواد العالقات العامة والترويج .يجب على المنظمات
أن تقوم ببيان أي من أدوات العالقات العامة والترويج ( صفحات على االنترنت أو
إعالنات تلفزيونية أو إجراء مسوحات للزبائن ) أو من منتجاتها ( فنايل تي شيرت أو
أقالم) أو من موادها ( قائمة الخدمات المقدمة أو البروشورات أو التقارير السنوية )
يجب أن تستخدم .كما يجب أن تحدد الفئة المستهدفة باستخدام هذه األدوات والمنتجات
والمواد ومن هو المسئول عن إعدادها \ إدارتها والبد أيضا من تضمين المتطلبات
المالية المحتملة لكل منتج يتم إعداده وتطويره.
3.3االتصال والتواصل \منتجات العالقات العامة \ موادها -يوجد الكثير من أنواع المواد الخاصة
بالعالقات العامة أو الترويج التي يمكن ألي منظمة أن تستعملها من اجل الترويج لنفسها أو البحث عن
مانحين أو الوصول إلى أعضاء وشركاء جدد .ولعل امتالك خليط جيد من المنتجات التي يمكن أن تصل
إلى اكبر عدد من الجمهور هو الهدف األسمى لإلستراتيجية الخاصة بالترويج والعالقات العامة التابعة
ألي منظمة .كما تحتاج المنظمات أيضا إلى أن يكون لديها منتجات أو مواد مختلفة لها هدف موحد
وفريد وهو الوصول إلى المستهدفين المحتملين.
الموقع على االنترنت .هو إنشاء موقع تصويري للمنظمة على شبكة االنترنت أو على
االنترانت لتقديم معلومات حول منظمة ما وبما يتضمن منتجاتها وخدماتها وعمالئها وأعضائها
وقدراتها ومعلومات التواصل الخاصة بها… ..الخ .ويمكن أن تكون المواقع على االنترنت
معقدة أو مبسطة بحسب ما تريد المنظمة واألهم هو أن تكون ذات شكل مهني محترف ويتم
تحديثها باستمرار لتشمل أحدث ما يوجد وان تكون مرحبة بالمستخدم وسهلة .
التقرير السنوي .يبين التقرير السنوي والذي يكون مطبوعا األنشطة والنجاحات والفعاليات
التي قامت بها المنظمة خالل العام ويقدم أيضا بيانا ماليا .ومع أن إعداد تقارير سنوية يعد أمرا
مطلوبا بحسب القوانين السائدة في اليمن لاللتزام بمتطلبات الحكومة إال أن إعداد التقرير
السنوي كأداة ترويجية يمكن أن يساعد على قطع طريق طويل باتجاه تحسين الصورة المهنية
وسمعة المنظمة .وعادة ما تحتوي التقارير السنوية على معلومات عن الهيئة اإلدارية
واألعضاء والطاقم وتاريخ المنظمة ومنتجاتها \ خدماتها وبرامجها ونطاق عملها الجغرافي
ومهمتها األساسية وثقافة العمل المنظمي......الخ.
البروشورات والمنشورات المعدة للتوزيع .هي عبارة عن تعريفات وصفية مطبوعة عن أي
منظمة ومنتجاتها وخدماتها وعمالئها وأعضائها وقدراتها ومعلومات التواصل الخاصة
بها ....الخ .ويتم استعمالها أثناء اللقاءات أو الفعاليات .ويجب أن يتم تصميم هذه األشياء بطرق
مختلفة اعتمادًا على نوعية الرسائل االتصالية التي تريد المنظمة إيصالها.
21
السي دي \ الدي في دي (أقراص مدمجة) .هي أفالم وثائقية وبحوث ومواد أخرى يتم أرشفتها
على أقراص مدمجة ويتم تسليمها كمصادر معلومات إلى فئات من الجمهور المستهدف ويمكن
أن تكون هذه األقراص ترويج عام للمنظمة أو أن تكون مواد بحثية تم إنتاجها على قرص
مدمج وذلك من أجل أن يقوم المستلمون لها باستخدام المواد البحثية.
تقارير البحوث \ المطبوعات .تكون هذه المواد ذات أثر فعال وتحديدًا على أفراد المجتمعات
الوطنية ومنظمات منظمة المجتمع المدني األخرى وممثلي الحكومة ويتم تصميم هذه المواد أو
المطبوعات بغرض أعطاء معلومات حول قطاع معين أو حول مشكلة معينة موجودة في إطار
المجتمع.
قصص النجاح \ دراسة الحالة \ المطبوعات الخاصة ببيان أثر عمل ما .تكون هذه المواد فعالة
لدى المانحين على وجه التحديد وهي عبارة عن مواد أو مطبوعات تم تصميمها خصيصًا من
أجل أعطاء معلومات عن النتائج التي حققها برنامج ما أو خدمة ما .ويمكن أن تركز هذه المواد
إما على المنظمة أو على عمالئها وعادة ما تتضمن قصص النجاح أو دراسة الحاالت معلومات
حول النجاح وصورة واقتباس من مقوالت.
الهدايا .الهدايا الترويجية هي عبارة عن مواد يتم توزيعها أثناء الفعاليات أو األعمال األدائية أو
االجتماعات وعادة ما يوضع عليها اسم المنظمة وشعارها ومهمتها األساسية .....الخ .ويمكن
أن تكون الهدايا على شكل أقالم أو حقائب أو فنايل تي شيرت .....الخ.
المغلفات .هي عبارة عن ملفات عليها شعار واضح للمنظمة وتحمل األلوان المميزة كماركة
للمنظمة يتم استخدامها لتقديم المعلومات الخاصة بالمنظمة (التقارير السنوية و البروشورات
والمنشورات المخصصة للتوزيع وقصص النجاح ) وتضيف مستوى آخر من المهنية
االحترافية.
اللوحات الجدارية \الملصقات .هي عبارة عن مواد ترويجية لشعار المنظمة يتم عرضها أثناء
الفعاليات أو األعمال التنفيذية وعادة ما تتضمن اسم المنظمة وشعارها وأحيانًا تتضمن مهمتها
الرئيسية.
النشرات الدورية .يتم استعمال النشرات األسبوعية أو الشهرية أو السنوية كأداة شائعة من قبل
المؤسسات غير الربحية من أجل التواصل مع نطاق واسع من الجمهور ومن أجل الترويج
للمنظمة في أوساط المانحين \ العمالء .ويمكن أن تحتوي النشرات الدورية على معلومات حول
الفعاليات الالحقة أو السابقة واألخبار التي تهم العمالء وحول األعضاء والشركاء ....الخ وحول
تحليالت ورؤى وأفكار حيوية وحول منتجات جديدة وخدمات ومنهجيات جديدة وحول قصص
النجاح ....الخ.
الفعاليات .يمكن أن تكون الفعاليات الشعبية أو المؤتمرات أو الطاوالت المستديرة أو سلسالت
من المحاضرات أو االحتفاالت الشعبية طرائق ممتازة للترويج لمنظمة وطرح نبذة عن مهمتها
الرئيسية أو أنشطتها .ويمكن أن يتم تركيز الفعالية على المنظمة أو على موضوع أو نشاط
معين (االحتفال بيوم الشباب أو تقديم وعرض أحدث بحث حول الوعي بقضايا النوع االجتماعي
أو حديث لخبير محلي حول العمل مع ذوي اإلعاقة .....الخ )
4.3أدوات االتصال \معدات االتصال – وصف لجميع معدات االتصال التي يجب على المنظمة استعمالها
من أجل العالقات العامة والترويج ,ومن المعدات األساسية التي تحتاجها المنظمات لالتصال أجهزة
الهاتف وأجهزة السيار وأجهزة الفاكس والبريد االلكتروني واالتصال بشبكة االنترنت والكاميرا الرقمية
وكاميرا الفيديو والبروجكتر وأجهز التسجيل الصوتي والميكروفونات.
5.3العالقات مع المجتمع المحلي \ بناء نطاق العمل – تعتبر العالقات مع المجتمع المحلي مسألة ذات
أهمية كبيرة ألي منظمة وذلك من أجل ضمان أن تكون ممثلة لنطاق عمل واضح أو مجموعة من
22
المستفيدين .وتساعد الروابط مع المجتمع المحلي على تحسين سمعة المنظمة على الصعيد الميداني
وعلى صعيد مسئولي الحكومة وكذلك لدى مهمين أخرين ذوي عالقة .وتحتاج المنظمات إلى إعداد
وتطوير إستراتيجية و القواعد المنظمة لضمان أنها تستطيع التواصل مع المجتمع المحلي من أجل
الحصول على مدخالت أفراده ومن أجل ضمان دعمه لها عبر مختلف مراحل تنفيذ البرنامج وتكون
اإلستراتيجية مشفوعة بآليات ثابتة مخصصة إلبالغ المجتمع المحلي وإطالعه على نتائج مدخالت
أفراده.
مجموعة أدوات تنظيم المجتمع المحلي .ينبغي أن يكون هذا عبارة عن كتلوج حاوي
للموارد المتاحة ألي منظمة والتي تضمن لها التأكد من أن أنشطتها توفر احتياجات
المستفيدين أو المجتمع المحلي .ويمكن أن تتضمن تقنيات إلعداد البرامج بشكل متسارع
وإطالقها بمشاركة مجتمعية أو إرشادات وتعليمات ألجراء مجموعات نقاش بؤرية أو
نصائح لضمان تحقيق توازن فيما يتعلق بالنوع االجتماعي أو أدوات محددة خاصة
بالتواصل مع الشباب.
قائمة التواصل \ قاعدة البيانات الخاصة بالشخصيات االجتماعية .يمكن أن تبدأ هذه األداة
من (قائمة أكسل) وتصل إلى قاعدة بيانات كاملة غير أن الغرض يظل هو الحصول على
موقع مركزي لحفظ وتسجيل الشخصيات االجتماعية الفعلية أو المحتملة .ويجب أن يتم
تصنيفهم بناء على النوع (شخصية دينية أو سياسية أو من المشاهير أو قبلية) أو بناًء
على القطاع (شخصية نسائية أو شبابية أو معاقة أو تربوية) مع إضافة تاريخ تواصل
المنظمة معهم .و يجب أن يسجل النظام المعلومات األساسية للشخصيات االجتماعية
(رقم الهاتف والعنوان والبريد اإللكتروني).
سجل الزائرين .يجب أن تحتفظ المنظمة بكتاب للضيوف أو سجل يتم فيه الحصول على
معلومات أفراد المجتمع المحلي الذين يقومون بزيارة المنظمة من أجل طرح أسئلة أو
الحصول على احتياجات ويمكن لهذا السجل أن يسهم في أنشطة تنظيم المجتمع المحلي
وال بد من أن يحتوي على االسم ورقم هاتف للتواصل وعنوان بريد الكتروني والغرض
من الزيارة وجنس الزائر وعمره والمنطقة التي ينتمي إليها.
6.3العالقات مع الجهات الحكومية تكتسب العالقة مع الحكومة أهمية كبيره ألي منظمة ويجب
تطويرها من أجل أن تزيد من قوة تأثيرها وتسهم في حمالت وأنشطة المناصرة أو من أجل أن تشارك
في مناقشة السياسات .وتحتاج المنظمات التي تتفاعل مع المسئولين الحكوميين إلى إعداد إستراتيجية
والقواعد المنظمة وذلك من أجل أن تتمكن من التواصل مع األشخاص المناسبين ومن أجل ضمان أن
يكون تعاملها معهم إيجابيًا ويسهم في بناء فرص.
قاعدة بيانات خاصة بالمسئولين المنتجين /قائمة تواصل .يمكن أن تكون على شكل قائمة
عادية أو على شكل قائمة أكسل أساسية أو على شكل قاعدة بيانات كاملة غير أن الغرض منها
هو إيجاد موقع مركزي لحفظ وتتبع المسئولين المنتخبين القائمين .وال بد من تصنيفهم بناًء
على القطاع ( تربية أو مالية أو أمني) وعلى الموقع ويجب أن يحتوي النظام على المعلومات
األساسية ( الهاتف والعنوان والبريد اإللكتروني) وكذلك على تاريخ أعمال التواصل معهم.
قائمة التواصل مع القيادات التنفيذية يمكن أن تكون على شكل قائمة عادية أو على شكل قائمة
أكسل أساسية أو على شكل قاعدة بيانات كاملة غير أن الغرض منها هو إيجاد موقع مركزي
لحفظ وتتبع القيادات التنفيذية القائمة .وال بد من تصنيفهم بناًء على القطاع ( تربية أو مالية أو
أمني) أو بناًء على الموقع إضافة إلى المعلومات األساسية ( الهاتف والعنوان والبريد
اإللكتروني) وكذلك على تاريخ التواصل معهم
القواعد المنظمة الخاص باالجتماعات .هو عبارة عن توصيف معياري لطريقة إجراء اجتماع
ناجح من ممثلي الحكومة ويجب على المنظمة أن يكون لديها غرض واضح لالجتماع ( بناء
23
عالقات أو إدارة اجتماعية أو مناصرة أو اتخاذ قرارات) وأن يكون لديها نتائج مرجوة من
االجتماع ( الخطوات التالية أو عمل تنفيذي واضح) وإضافة إلى ذلك فال بد من وجود جدول
زمني /جدول أعمال لالجتماع وتحديد جميع المشاركين.
قائمة تحقق ترقبية .هي عبارة عن أداة تتبع تستخدمها المنظمة من أجل معرفة إلى أين وصلت
عملية إصالح تشريعية معينة في جدول العملية التشريعية أو من أجل فهم الكيفية التي يمكنها
دعم االنتقال إلى الخطوة التالية .ويكون من المهم ألي منظمة أن تتوفر لديها أنظمة لتتبع
التطبيق الصحيح والتطبيق غير الصحيح للتشريع الجديد أثناء مراحل تنفيذ أي تشريع جديد.
الدعم الحكومي لمنظمة المجتمع المدني .هل تستطيع المنظمة العمل بحرية في محافظتها دونما
أي تدخل أو ضغط أو إعاقة من قبل الحكومة.
7.3تطوير الشراكات – تحتاج المنظمات إلى وجود إستراتيجية واضحة ومفهومة للشراكة وذلك من
أجل ضمان أن تكون الشراكات قيمة مضافة إلى عمل المنظمة على كل المستويات وأال تشكل وضعًا
يؤذي أو يعيق المنظمات بأي شكل من األشكال.
سياسات إلستراتيجية الشراكة .تقوم سياسات تطوير الشراكة ببيان الكيفية التي يمكن
للمنظمات أن تتشارك وفقًا لها ومع من تقيم الشراكة واألسباب الداعية إلقامة الشراكة .وتضع
هذه السياسات مجموعة واضحة من الشروط المطلوبة في الشراكة بما في ذلك نوعية
المنظمات التي يمكن أن تقيم شراكة والغرض المحدد من إقامة الشراكة وما هي الشراكات التي
ال تلقى الدعم .وعادة ما تحتاج المنظمات إلى استراتيجيات محددة للشراكة مع الحكومة ومع
األعمال التجارية ومع منظمات منظمة المجتمع المدني األخرى ومع وسائل اإلعالم ومع
المانحين على اعتبار أنهم على األرجح سيكونون أهم المتعاملين مع المنظمة مستقبًال.
أنواع الشراكات :تحتاج المنظمات إلى أن تقرر أي نوع من الشراكة سيدخلون فيه ومتى
سيفعلون ذلك وما هي التوقعات من تلك الشراكات .وعادة ما تكون أنواع الشراكة هي :أساسية
( حيث تكون المنظمة المسئول األساسي عن جميع األنشطة) أو فرعية ( حيث تكون المنظمة
لديها بعد عملي أصغر وأكثر تركيزًا ولكنها ال تكون مسئولية تعاقديًا إمام المانح) أو مشتركة
( يتم تقاسم األنشطة والمسئوليات مناصفة) أو شراكة موارد ( حيث أن وجود المنظمة غير
مرتب وعشوائي ناتج عن الطلب على المساعدة ودون وجود أي مسئولية مفتوحة) أو
تضامنية ( حيث تقدم المنظمة دعمًا لفظيًا فقط) .وتعد هذه المصطلحات ذات طابع أساسي وقد
يكون لها تعريفات أخرى غير التي تم وضعها هنا .وال بد من أن يتم تحديد غرض الشراكة
ومدتها بوضوح وذلك من أجل فهم العالقة طويلة المدى بين المجموعات ( عالقة تعليمية أو
تحالف مؤسسي أو عالقة قصيرة المدى).
سياسات التعاقدات :ال بد من إدخال قواعد محددة أو نماذج إطارية في أطار الشراكة مع
الحكومة أو األعمال التجارية أو المنظمات غير الحكومية /غير الربحية األخرى أو المانحين.
ويمكن أن يندرج ضمن ذلك نماذج للسير الذاتية ونماذج للعقود وهياكل للرسوم /األجور ومبالغ
الكلفة غير المباشرة ...الخ.
سياسات حل النزاعات :ال يتوقع أن يبقى الشركاء على وفاق بشكل دائم ولذلك فإنه من المهم
أن توجد إرشادات واضحة لكيفية تسوية الشكاوى أو سوء الفهم كما يجب أن يتم إدراج الكيفية
التي يتم بها التخاطب بشأن الشكاوى بين الشركاء ومتى يكون هنالك حاجة إلى استخدام
وساطة ( داخلية أو خارجية) وما إذا كان يمكن إحالة الشكاوى إلى المحاكم ومتى يتم ذلك
والكيفية التي تتبع للقيام بذلك.
8.3العالقات مع وسائل اإلعالم :إن العالقات مع وسائل اإلعالم مثل جميع أنواع العالقات العامة ذات
أهمية كبيرة وتحتاج المنظمة إلى تطويرها من أجل جعل صوتها مسموعًا بشكل أكبر ومن أجل أن
24
تتمكن من إيصال رسائلها االتصالية إلى قطاع واسع من الجمهور ال بد للمنظمات التي تستخدم وسائل
اإلعالم ألغراض العالقات العامة أن تعد إستراتيجية والقواعد المنظمةًا لتنظيم استخدام وسائل اإلعالم
لتحقيق أغراضها الذاتية أو للرد على االستفسارات الموجهة لها من وسائل اإلعالم حين وجودها.
القواعد المنظمة االتصال مع وسائل اإلعالم :من المهم أن يكون معلومًا من له صالحية
الحديث إلى وسائل اإلعالم حول أي موضوع من أجل أن تحافظ المنظمة على رسالة
اتصالية واضحة وثابتة وهذا األمر أكثر أهمية للمنظمات التي تعمل في إطار بيئية سياسية
أو اجتماعية أو اقتصادية صعبة .وال بد من تطوير وإعداد القواعد المنظمة واضح لبيان
الكيفية التي تستخدم بها المنظمة وسائل اإلعالم أو الكيفية التي ترد بها على استفساراتها
ولبيان من له الحق في الحديث إلى اإلعالم وماهية الرسالة التي يجب أن توجد.
قائمة وسائل اإلعالم ( المقرؤة والمرئية والمسموعة) يجب أن تحتوي اإلستراتيجية على
قائمة مرتبة بحسب األولوية لوسائل اإلعالم المستهدفة ( المقرؤة والمرئية والمسموعة)
والتي تخطط المنظمة الستعمالها ألغراض العالقات العامة والترويج وأسباب ذلك .يجب أن
تشتمل على معلومات التواصل واألجور وفئات الجمهور المتوقعة.
الملف الصحفي :هي عبارة عن مجموعة المعلومات والمواد والمطبوعات ...الخ التي سوف
يتم استعمالها مع وسائل اإلعالم للتعريف بالمنظمة وبمهمتها الرئيسية وبأنشطتها ...الخ.
وعادة ما يتوفر هذا الملف خالل الفعاليات العامة الكبيرة وذلك حتى تحصل وسائل اإلعالم
على معلومات عامة حول المنظمة وفعالياتها والمواضيع التي تم تغطيتها ضمن الفعالية
وهذا يساعد وسائل اإلعالم على كتابة مقاالت أكثر دقة.
البيانات الصحفية :عبارة عن نموذج إطاري يحتوي على تعليمات واضحة حول كيفية قيام
منظمة بإنتاج بيان صحفي يمكن توزيعه على مختلف وسائل اإلعالم .ال بد من أن يتم جعل
النموذج اإلطاري معياريًا لمختلف أقسام المنظمة وذلك من أجل ضمان أن يكون هنالك
"صوت واحد" للمنظمة .وعادة ما تحتوي البيانات الصحفية على تاريخ إصدار البيان وأسم
المنظمة وشعارها والموضوع الصحفي وصورة ومعلومات للتواصل مخصصة للعاملين في
اإلعالم.
25
المحور رقم :4إدارة البرامج وضبط الجودة:
رؤية عامة: .1
من المعتاد أن يتم تسمية " المنتجات والخدمات" في عالم المنظمات غير الربحية بـ"برامج"
و"مشاريع" تقوم المنظمة غير الربحية بإدارتها .ومع اعتبار النظرية القائلة بأن المنظمات غير
الربحية يجب أن تفكر وتعمل مثل المنظمات الربحية فإن تدخالت هذا المحور تركز عمومًا على تقوية
الكيفية التي يتم بها تقويم هذه الخدمات والمنتجات أو بمعنى آخر بناء قدرات منظمة ما على القيام بأي
شيء ،من أجل عمالء من خارجها (مجتمعات محلية أو مانحين أو أعضاء أو شركاء) مع ضمان أن
تقوم بذلك بشكل جيد .وعادة ما يتم إدراج التعريفات الخاصة بأهم المنتجات والخدمات في المكون
الخاص باالستدامة المالية ( المحور رقم )2غير أن اإلدارية الكلية وضمانات جودة المنتج /الخدمة
سيتم تعريفها في هذا المحور .يتم التركيز بشكل مفرد على ضمانات جودة المنتج من خالل تتبع ما تقوم
بها المنظمة وقياس درجة رضا العمالء بعد أن يتم تقديم المشروع أو البرنامج أو الخدمة .ولعل وجود
فهم عام لمعايير الرقابة والتقييم التي هي مطلوبة أوًال من المنظمة نفسها ثم من الجهة المانحة أو
العمالء أو الشركاء ثانيًا هو األمر األكثر مركزية في تقييم عملية تقديم المنتجات والخدمات .إما المكون
اآلخر المهم في إطار هذا القسم هو ضرورة وجود إدراك واضح لدى جميع العاملين في المنظمة لدرجة
الشفافية وحجم المسؤولية التي تتطلبها عملية إدارة برنامج بطريقة معتبرة.
.11قائمة تحقق حول التعزيز المؤسسي.
5.4سياسات وإجراءات برامج التدريب: 1.4نظام إدارة البرامج:
-سياسات إنشاء وتحديث أطر التدريب. -منهجية إدارة البرامج ( موثقة).
أدلة التدريب. - الفصل بين الواجبات والمسئوليات -
قاعدة البيانات الخاصة بالمدربين. -
2.4كتيب الرقابة والتقييم:
قاعدة البيانات الخاصة بالمتدربين. -
-منهج الرقابة والتقييم وسياساتها
وإجراءاتها.
6.4إدارة مركز مصادر المعلومات:
-الجدول اإلطاري للنتائج.
-سجل الزائرين.
خطة رقابة وتقييم األداء. -
قائمة الخدمات المتوفرة. -
خطة العمل. -
7.4المعلومات العامة /البحوث: إعداد التقارير /نماذج جميع البيانات -
-مجموعة األدوات الخاصة بجمع المعلومات ( المصنفة بحسب العمر والجنس
(المسوحات ودراسات التقييم والمراجعات المكتبية والمديرية...الخ).
ومجموعات النقاش البؤري والطاوالت المستديرة المراجعة والتدقيق الداخلي. -
واللقاءات المجتمعية).
-القواعد الخاصة بتحليل البيانات. 3.4نظام حفظ المعلومات المؤسسية:
الوثائق النموذجية إلعداد التقارير /إرشادات النشر. - -إعداد التقارير وإرشادات جمع البيانات.
-تحليل البيانات (التي يمكن تنويعها
8.4إدارة المنتدى الشعبي:
وتصنيفها بسهولة بحسب أهم المعطيات
26
قائمة تحقق خاصة بالمنتدى الشعبي. - السكانية...الخ.
4.4خطة إدارة الحقوق الفكرية /المعارف:
9.4تسهيل المنتدى الشعبي:
-خطة الحقوق الفكرية( إجراءات
-إرشادات خاصة باإلدارة /الميسر.
األمان).
مجموعة أدوات حل النزاع. -
-نظام /هيكلة إدارة المعارف.
أدوات استطالع رأي المشاركين. -
.IIIوصف ألنظمة التعزيز المؤسسي:
1.4نظام إدارة البرامج -:يبين هذا النظام كيفية إدارة البرامج أو الخدمات أو المشاريع في إطار
منظمتك وكيفية ضمان أن تتوفر الجودة ويتحقق األثر على جميع المستويات .إن وضع معايير محددة
إلدارة البرامج داخل أي منظمة هو الطريقة الوحيدة األسهل لضمان أن تؤدي البرامج المعدة إلى تحقيق
أعظم أثر ممكن ألكبر عدد ممكن من الناس ولضمان أن تكون المنظمة قادرة على تتبع وتحليل األسباب
وراء حدوث مثل هذا النجاح.
منهج إدارة البرامج (موثق) :تبين هذه الوثيقة األصلية ما الذي تعينه عملية إدارة البرامج
المنظمة ما وما هو المتوقع أن يقوم به العاملين وما هي الخلفية العليا لإلدارة ( موجهة
لتحقيق أثر أو موجهة إلرضاء العمالء أو موجهة إلرضاء المانحين) ولماذا تعد عملية إدارة
البرامج ذات أهمية ( أي ما هو موقع عملية إدارة البرامج في اإلطار الكلي لثقافة العمل
المنظمي) .هذا المنهج عادة ما يكون جزًء من الكتب المذكورة أدناه.
الفصل بين واجبات /مسئوليات العاملين :ال بد من وجود فصل واضح للواجبات البرامجية وبما
يشمل وجود خطوط عريضة واضحة للصالحيات والمسئوليات الخاصة باالتصال والمسؤوليات
الفنية .ويضمن هذا الفصل أال يقع شخص أو مجموعة من األشخاص تحت سيطرة فرد أو
يضمن أال يكون لدى فرد واحد السيطرة التامة على عملية إدارية باستخدام الموارد المنظمية
أو البرامجية التابعة للمنظمة.
2.4كتيب الرقابة والتقييم – هو كتيب معين يتم فيه تقديم شرح مفصل عن نظم إدارة البرامج ويبين
األدوات المخصصة المتوفرة ألي منظمة لدعم عمليات الرقابة والتقييم – بما في ذلك الجداول اإلطارية
لنتائج التقييم لكل البرامج وخطط التقييم وخطط العمل والميزانيات ...الخ .ويمثل هذا الدليل إطارًا عإما
لجميع عمليات إدارة البرامج والمشاريع والمنح وعقود الرسوم مقابل الخدمة بما يضمن وجود معايير
ضبط الجودة وعلى مختلف القطاعات .يسهم نظام الرقابة والتقييم في زيادة فاعلية إدارة البرامج من
خالل ضمان أن يتم جمع بيانات قابلة للمقارنة التحققية بشكل دوري وعلى أساس زمني مناسب من
أجل تحديد أثر البرامج ...الخ .وتزيد عملية استخدام أنظمة الرقابة والتقييم وأدواته في التوثيق الكافي
لتعريفات المؤشرات التقيمية والموارد وأساليب جمع المعلومات وتزيد من احتمالية أن تستطيع
المنظمة جمع معلومات قابلة للمقارنة عبر فترة زمنية حتى ولو تم تبديل العاملين األساسيين .كما أن
أنظمة الرقابة والتقييم تدعم عملية جميع بيانات موثوقة من خالل توثيق تكرارها والجداول الزمنية
لجمع المعلومات وعملية إسناد المسئوليات إلى العاملين.
منهج وسياسات وإجراءات الرقابة والتقييم :سياسات وإجراءات الرقابة والتقييم هي مجموعة من
القواعد التي تحدد الطريقة التي يتم بها جمع المعلومات الكمية والنوعية وتحليل هذه البيانات
ونشرها .ويجب أن تقوم سياسات وإجراءات الرقابة والتقييم بإسناد المسؤوليات المتعلقة بذلك.
27
وسوف تقوم السياسات بتعريف كيفية إدارة خطة للرقابة والتقييم وبما يشمل الطريقة التي سيتم
بها استعمال المؤشرات التقيمية من أجل تتبع التقدم الذي يتم تحقيقه إلنجاز أهداف البرنامج ومن
أجل تتبع مصادر هذه المعلومات وتحديد جودة المعلومات المتوفرة وتحديد المسئوليات المتعلقة
بجمع وتحليل البيانات وأخيرًا فيجب أن تتضمن السياسات وبشكل دائم اإلرشادات والتعليمات التي
يجب إتباعها إلعداد التقارير ولجمع المعلومات.
الجدول اإلطاري لنتائج التقييم :الجدول اإلطاري للنتائج أو الجدول اإلطاري المنطقي(Logical
)Matrixهو عبارة عن رؤية عامة واسعة لألهداف اإلستراتيجية ألي نشاط أو خدمة أو برنامج
أو مشروع موجه إلرضاء العمالء ( المستهدفين) .ويسمح الجدول اإلطاري للنتائج للمدراء بقياس
التقدم المحقق من أجل إنجاز توقعات العمالء ويحتوي الجدول على نتائج ذات إطار عريض ولها
مرونة كافية تسمح للمدراء بإدخال التعديالت الالزمة .ويعرض الجدول اإلطاري للنتائج إستراتيجية
من أجل إنجاز هدف عام محدد لبرنامج أو لخدمة أو لمشروع وإنجاز األهداف وإنجاز النتائج
المرحلية الالزمة لتحقيق هدف عام مشترك كما يعرض إستراتيجية التطوير والرابط بين النتائج
المرحلية الالزمة لتحقيق هدف عام مشترك كما يعرض إستراتيجية والربط بين النتائج المرحلية
وبين األهداف والهدف العام .كما يمكن أن يتضمن الجدول اإلطاري أي افتراضات حيوية يجب أن
تتوافر بشكل ثابت كداللة على أن اإلستراتيجية تقود نحو تحقيق نتائج على طريق إنجاز األهداف
ذات الصلة.
خطة للرقابة على األداء وتقييمه :يتم دمجها في العادة مع خطة العمل الرسمية وهذه الخطة هي
مكون حيوي من إدارة البرامج ألنها توفر تحليًال ألثر البرنامج والذي يسمع بدوره لمديري البرامج
باتخاذ قرارات إستراتيجية حول البرامج القائمة والبرامج المستقبلية وحول تنفيذ الخدمات أو
المشاريع .كما أنها أيضًا أداة حيوية لتخطيط وإدارة وتوثيق الطريقة التي تتم بها عملية جمع
وتحليل البيانات الخاصة باألداء .وتعمل خطة الرقابة على األداء وتقييمه على (أ) تحديد مؤشرات
األداء الخاصة بكل هدف من أهداف البرنامج ومعرفة الوضع القائم عند بدء البرنامج ووضع
النتائج المستهدفة وعلى (ب) تخطيط وإدارة عملية جمع المعلومات من أجل إعداد التقارير بشكل
يجعلها مطابقة لمعايير الجودة.
خطة العمل :بعد إعداد خطة الرقابة على األداء وتقييمه فإن خطة العمل تكون هي الوثيقة األخرى
األساسية لتوجيه عملية إدارة البرنامج أو الخدمة أو المشروع .إن خطة العمل هي عبارة عن
الخطة الزمنية المحددة والتي تساعد مديري البرامج على إعداد وتنفيذ أنشطة البرنامج أو الخدمات
أو المشاريع التي تدعم األهداف النهائية واألهداف العامة وهي األداة الحيوية التي تساعد على
تخطيط وإدارة وتوثيق تدخالت البرنامج وتوثيق أنشطته األساسية .وتسهم خطة العمل في فاعلية
األداء التنفيذي من خالل إيجاد مخطط للتدخالت ومن خالل ضمان أن تكون الموارد المالئمة
( الوقت والكادر والمال) متوفرة من أجل تنفيذ البرنامج أو الخدمة أو المشروع .كما أن خطة العمل
هي أيضًا أداة الجدولة الزمنية المركزية والتي تضمن أن جميع العاملين في مختلف المشاريع
ليسوا محملين عبئًا مزدوجًا وليسوا دون أعباء كافية.
نماذج إعداد التقارير /جمع البيانات :هي عبارة عن الوثائق النموذجية المحددة واألدوات
والمسوحات االستطالعية وقوائم البيانات ...الخ والتي يجب أن يستعملها جميع أفراد الطاقم
المشاركين في أنشطة الرقابة والتقييم من أجل جمع وتحليل ونشر نتائج الرقابة والتقييم على األداء
أو على ضبط الجودة .وتعد النماذج المعيارية للوثائق وقوائم البيانات أشياء ال غنى عنها أبدًا من
أجل ضمان تطابق تام في البيانات الكمية والنوعية التي تقوم منظمة ما بجمعها وتحليلها من
مختلف خدماتها وبرامجها ومشاريعها والتي تقدم بعد ذلك إلى جميع المانحين أو أعضاء المنظمة
أو شركائها أو عمالئها .وفي حالة أن تكون البيانات غير متطابقة تمإما فإن المنظمة لن تكون
قادرة على متابعة األعمال الكلية لتقديم الخدمات التي تقوم بها.
المراجعة -التدقيق الداخلي :يقوم إجراء مراجعة وتدقيق داخلي على أساس أن تنفذ أقسام مختلفة
من منظمة ما ( عاملين أو أعضاء أو شركاء) عملية تدقيق داخلية أو تقييم داخلي لألنشطة
28
والبرامج والمشاريع التي تنفذها أقسام أخرى .وتوفر هذه العملية تحليًال خارجيًا أو محايدًا إلى حد
ما لجودة الخدمات مثل مختلف أنواع أدوات الرقابة والتقييم ودون الحاجة إلى جهة تقييم من خارج
المنظمة.
3.4نظام حفظ المعلومات المؤسسية – هو عبارة عن نظام إدارة للمعلومات الفنية قائم إما على
استخدام الشبكة الرقمية أو استخدام سيرفر من أجل تنظيم جميع المعلومات الخاصة بالرقابة والتقييم
واألشكال األخرى من معلومات الذاكرة المؤسسية ألي منظمة .ويركز هذا النظام على الطريقة التي يتم
بها حفظ أو أرشفة (خزن) المعلومات داخل المنظمة وما هي إجراءات األمان المطبقة (فنيًا وبشريًا)
من أجل التأكد من أن المعلومات آمنة ومنظمة وحديثة ويمكن الوصول إليها.
إرشادات خاصة بإعداد التقارير /جمع المعلومات .هي عبارة عن وثائق نموذجية مخصصة أو
قوائم بيانات خاصة بجمع البيانات ...الخ من أجل حفظ كافة البيانات التي تجمع وتحلل وتنشر على
نظام حفظ المعلومات المؤسسية .وتعد النماذج المعيارية للوثائق وقوائم البيانات أشياء ال غنى
عنها أبدًا من أجل ضمان وجود تطابق تام بين طريقة جمع مختلف البيانات الكمية والنوعية التي
يتم جمعها وضمها في نظام حفظ المعلومات المؤسسية .وفي حالة عدم وجود التطابق فإنه سيكون
غير ممكنًا أن تقوم المنظمة بمقارنة البيانات الخاصة بخدمات أو برامج أو منتجات أو عمالء
مختلفين.
تحليل البيانات :من المهم أن يفكر المرء عند تصميم نظام لحفظ المعلومات المؤسسية في تطبيق
وتحليل البيانات حيث أن البيانات بحاجة إلى أن يتم تصنيفها وبشكل متواصل بحسب عوامل
أساسية مثل النوع االجتماعي ( الجنس) والعمر والمديرية والبيانات السكانية األخرى .كما يجب أن
تكون البيانات الخاصة بمختلف المشاريع سهلة الوصول إليها وقابلة للمقارنة ويسهل تغيير
تصنيفها وذلك حتى تتمكن إدارة المنظمة من فهم أثر المشاريع وكذلك فهم األثر األوسع للمنظمة
ككل وعبر مختلف المشاريع.
4.4خطة إدارة الحقوق الفكرية /المعارف – هي خطة إلدارة جميع الحقوق الفكرية والذاكرة
المؤسسية الخاصة بمنظمة ( أرشيفها الكامل) وتركز على كيفية حفظ المعلومات المؤسسية
والمعلومات الخاصة بالبرامج وما هي إجراءات األمان المتبعة (فنيًا وبشريًا) لضمان أن هذه
المعلومات هي في إمان ( أي تبقى غير متداولة) ومنظمة وحديثة ويسهل الوصول إليها.
خطة الحقوق الفكرية ( إجراءات األمان) :هي عبارة عن سياسات محددة لعملية إدارة المعارف
تتضمن تحديد ما هي المعلومات التي يجب حفظها وأسباب ذلك .يجب أن يكون معلومًا للعاملين
وبشكل واضح أي المعلومات يمكن تداولها ومع من كما تحتاج المنظمات إلى أن تحدد الطريقة
التي يجب إتباعها لحماية المعلومات من أي تداول غير مصرح به للمعلومات أو استغالل لها أو
سرقتها.
نظام /هيكل إدارة المعارف .هي خطة تبين كيفية حفظ الحقوق الفكرية ( أي األدوات وقصص
النجاح /بيانات أثر األعمال أو التقارير أو األدلة التدريبية أو مقترحات المشاريع) ومن يقوم
بحفظها ومتى يتم تحديثها وأين وكيف يتم تنظيمها.
5.4سياسات وإجراءات برنامج التدريب – تحتاج المنظمات التي تقدم خدمات تدريبية إلى أن يكون لها
سياسات وإجراءات تتبع من أجل ضمان أنها تقوم بتقديم منتجات ذات جودة وأن هذه المنتجات أعدت
بناًء على احتياجات الجماعات المستهدفة من قبلها ( منظمات خدمة مجتمعية أخرى أو أفراد من
المجتمع المحلي أو مسئولين حكوميين).
سياسة خاصة بإنشاء وتحديث األطر (المكونات) التدريبية .من المهم أن يتم مراجعة وتحديث
جميع األطر التدريبية وبشكل دوري وذلك لضمان استمرار استجابتها الحتياجات المنظمة.
ويجب أن تضع هذه الخطة وبشكل مسبق التواريخ الزمنية لعمليات المراجعة والتغيير
29
والتحديث وأسماء األشخاص المسئولين واإلجراءات التدريبية .هل يوجد لدى المنظمة وثائق
نموذجية تستخدم لتوثيق األطر التدريبية وهل تحتفظ بقائمة الموضوعات التدريبية وكيف
تقوم بتطوير أطار تدريبي جديد أو مواضيع تدريبية جديدة وهل األطر التدريبية يسهل الوصول
إليها من قبل المدربين والعاملين في المنظمة؟
قاعدة بيانات خاصة بالمدربين .يمكن أن تكون على شكل قائمة بدائية (قائمة أكسل) أو أن
تصل إلى قاعدة بيانات مكتملة غير أن الغرض منها هو وجود مكان مركزي لحفظ المعلومات
وللوصول إلى المدربين الحاليين والمدربين المحتملين .ويمكن تصنيف المدربين بحسب
مستوى مهاراتهم أو نوعية اإلسهام الذي يمكن أن يقدموه للمنظمة .ويجب أيضًا تصنيفهم
بحسب جاهزيتهم للعمل أو بحسب األجور التي يتقاضونها وبحسب تواريخ إقامة ورش العمل
التي تقدمها المنظمة والبد من أن يحتوي النظام على المعلومات األساسية الخاصة بكل مدرب
(أرقام الهاتف والعنوان والبريد االلكتروني)
قاعدة بيانات خاصة بالمتدربين .يمكن أن تبدأ من شكل قائمة بدائية (قائمة أكسل) وتصل إلى
قاعدة بيانات متكاملة غير أن الغرض منها هو وجود مكان مركزي لحفظ المعلومات وللوصول
إلى األفراد الذين شاركوا في ورشات التدريب .يجب أن يتضمن النظام المعلومات األساسية
(أرقام الهاتف والعنوان والبريد االلكتروني) ونوع اإلطار التدريبي أو الموضوعات التدريبية
التي تلقاها هذا المتدرب والمعلومات العامة واألساسية (النوع االجتماعي والعمر والمديرية)
وتاريخ تلقي الفرد للتدريب.
6.4إدارة مركز مصادر المعلومات – مع أن منظمات منظمة المجتمع المدني ليست مراكز معلومات
بالمعنى الكامل للمصطلح غير أنها تمثل نقاط الوصول إلى معلومات يريدها أفراد المجتمع المحلي عن
مشروع استجابة وعن العملية الديمقراطية بشكل عام وعن أنشطة مشروع استجابة المحددة (صياغة
السياسات ومكافحة الفساد والمناصرة) .وبناء على مثل هذا الواقع فيجب على كل منظمة خدمة
مجتمعية أن تقوم بعملية تعقب ومعرفة بسيطة وذلك لفهم مختلف أنواع المعلومات والخدمات التي يتم
طلبها عبر مكاتبها.
سجل الزائرين .يجب على المنظمة أن تقوم باالحتفاظ بكتاب للضيوف أو سجل تدون فيه
معلومات عن أفراد المجتمع المحلي الذين يقومون بزيارة المنظمة و يكون لديهم أسئلة أو
متطلبات .ويمكن أن يمثل هذا موردًا مستقبليًا لدعم أنشطة المنظمة في مجال تنظيم المجتمع
المحلي .ويجب أن يتضمن السجل وكحد أدنى االسم ورقم للتواصل والبريد االلكتروني
وغرض الزيارة (الخدمة) والنوع االجتماعي والعمر والمديرية والمهنة أو االنتماء.
قائمة الخدمات .في الحاالت التي يكون فيها مكتب المنظمة مفتوحًا إمام أفراد المجتمع
المحلي أو إمام أعضائها كأحد الموارد الخدمية المتاحة لهم فيجب عليها أن تحتفظ بقائمة
مطبوعة ومنشورة تتضمن بيان ما هي الخدمات التي تقدمها وما إذا كان هنالك أي رسوم يتم
تحصيلها مقابل تقديم تلك الخدمات.
7.4المعلومات العامة \ البحوث – تحتاج منظمات منظمة المجتمع المدني باعتبارها جهات أساسية
لجمع المعلومات وصوًال إلى منتديات مناقشة السياسات إلى أن تكون قادرة على قيادة الجهود البحثية
والتي تعكس أولويات المجتمعات الوطنية .وسوف تساعد األنظمة المبينة هنا هذه المنظمات على تلبية
هذا االحتياج.
مجموعة األدوات الخاصة بجمع المعلومات .البد للمنظمة من فهم الطريقة التي تتأكد من
خاللها بأنها تقوم بجمع المعلومات ذات االرتباط والحديثة زمنيًا والتي سوف تدعم عملية
صياغة وتعقب السياسات .ويجب على المنظمة أن تحتفظ بكتلوج من مختلف األساليب البحثية
30
(المسوحات االستطالعية ودراسات التقييم والمراجعات المكتبية ونقاشات المجموعات
البؤرية والطاوالت المستديرة واللقاءات مع المجتمعات الوطنية) ويجب عليها أيضًا أن
تستوعب كيف ومتى تقوم باستخدام أي من هذه األدوات البحثية في الواقع.
القواعد المنظمة تحليل البيانات .بمجرد أن تتم عملية جمع البيانات فإن المنظمة تكون بحاجة
إلى معرفة طريقة تحليل هذه البيانات وإخراجها بشكل قابل لالستخدام ومتعدد األوجه .ويجب
أن تتوفر أنظمة واضحة للتأكد من أن البيانات يتم إيصالها إلى العاملين المناسبين داخل
المنظمة لضمان أن يتم تحليلها وفقًا لتخصيصات إضافية إلى عدة معطيات سكانية أساسية
تمثل النوع االجتماعي والعمر والمديرية.
نماذج إعداد التقارير\ تعليمات إرشادات النشر .هي عبارة عن النماذج المخصصة والتي يجب
أن يقوم جميع العاملين باستخدامها من أجل نشر نتائج األبحاث .وتعد نماذج الوثائق المعيارية
شيئًا ال غنى عنه أبدًا من أجل ضمان أن تكون المعلومات النوعية والكمية التي تقوم المنظمة
بجمعها وتحليلها هي معلومات متطابقة.
8.4إدارة المنتدى الشعبي – يمكن أن تكون األعمال اللوجستية المرتبطة بعملية تنظيم منتدى شعبي
معقدة و تتطلب وقتًا كثيرًا لذلك فيجب على المنظمة أن تقوم بإعداد السياسات التي يجب أتباعها من
أجل جعل هذه العملية تسير بشكل سلس ومن أجل توثيق األنشطة الخاصة بالمنتدى.
قائمة تحقق بالمنتدى الشعبي.يجب على المنظمة أن تقوم بتوثيق جميع الخطوات المطلوبة
لتنظيم منتدى شعبي ناجح وتتضمن الفئات العريضة من األنشطة اللوجستية موضوع
المنتدى والترويج له والمدعوين إليه ومقر انعقاده والمتطلبات التقنية للعروض المرئية
والمسموعة وإدارة عمليات الرقابة والتقييم والمتابعة إضافة إلى ما لم نشمله هنا.
9.4تسيير المنتدى الشعبي .تتطلب عملية استضافة المنتدى وتنظيم النقاشات مهارات شخصية خاصة
وذلك لضمان أن يشعر المشاركين بأهمية وجودهم وأن يتم االتفاق على األهداف المشتركة وأن يتم
تحديد ومعرفة النتائج مع وجود خطوات عملية محددة .وباإلضافة إلى ذلك فالبد للمنظمة من إيجاد
أدوات من أجل زيادة رضا المشاركين.
إرشادات لمدير النقاش \ الميسر .تهدف هذه اإلرشادات إلى مساعدة مدير النقاش أو الميسر
على فهم دوره \ ها في المنتدى الشعبي ويمكن أن تشمل هذه اإلرشادات نصائح من أجل
إدارة ناجحة للنقاش وطريقة الحفاظ على استمرار الحوار والتأكد من أن كل مشارك يشعر
بأنه قد حصل على فرصة للحديث والمشاركة .ويجب أن يتم توثيق هذه اإلرشادات وتحديثها
بشكل دوري وذلك لضمان أن تكون التقنيات المستخدمة في منتديات شعبية أخرى متاحة
للتداول واالستخدام تداول واستخدام في مختلف أرجاء البالد
أدوات حل النزاع .سوف يتلقى الشخص الذي يقوم بإدارة النقاش فوائد كبيرة من فهمه
للنصائح المتعلقة بكيفية السيطرة على حاالت التوتر وكبح جميع حاالت التنازع خالل انعقاد
المنتديات الشعبية .ويجب أن يتم توثيق هذه النصائح وتحديثها بشكل دوري وذلك لضمان أن
تكون التقنيات المستخدمة في منتديات شعبية أخرى متاحة للتداول واالستخدام في مختلف
أرجاء البالد
أدوات استطالع أراء المشاركين .هي عبارة عن أدوات تستخدم في أجراء اختبارات قبلية
وبعدية للمشاركين في المنتديات الشعبية لفهم قابلية المنتديات لالستخدام ولعل األهداف
الرئيسية لهذه األدوات هي أجراء تقييم للقضايا اللوجستية (هل كان مكان انعقاد المنتدى
مناسبًا على سبيل المثال) ولعملية تيسير المنتدى (هل شاركت) وكما هو الحال فيما يتعلق
31
بجميع أدوات الرقابة والتقييم فيجب أن تطلب المسوحات معلومات هي المعلومات األساسية
(النوع االجتماعي والعمر والمديرية والقطاع) وذلك من أجل اإليفاء باالحتياجات الكلية لنظام
الرقابة والتقييم.
32
المحور رقم : 5الموارد البشرية والمادية
رؤية عامة. .1
تقوم المنظمات بتوظيف عاملين مناسبين وتكون درجة كفاءة العاملين هي النتيجــة اآلتيــة من وجــود
سياســات وإجــراءات رســمية خاصــة بــالموارد البشــرية ووجــود خطــط لتطــوير مســتوى العــاملين
وتـــدريبهم واالســـتعانة بـــالمتطوعين وباالستشـــاريين من أجـــل دعم مهـــارات العـــاملين وقـــدراتهم
التواصــلية .توضــع سياســات المــوارد البشــرية بنــاء على قــوانين العمــل الوطنيــة وعلى التعليمــات
اإلرشادية حول المســاواة بين النــوع االجتمــاعي والتحــرش وعلى دور القيــادي وعلى فهم سياســات
المكتب وعلى أســاس اإلدارة التشــاركية وعلى أســاس القــدرة على إدارة الــوقت .كمــا يوجــد لــدى
المنظمات قاعدة من الموارد المادية من أجل أن تقوم بتقـديم منتجـات وخـدمات (أي الوفـاء بمهمتهـا
الرئيسية) ويتم الحفاظ على هذه الموارد لضمان أكبر ما يمكن من حسن استخدام الموارد .يركــز هـذا
القسم على ماهية البنية التحتية البشرية والمادية المتوفرة أو الــتي ال بــد منهــا ألي منظمــة من أجــل
تنفيذ خدماتها وأنشطتها والطريقة التي يتم بها الحصول على هذه الموارد وصــيانتها .يوجــد نظــامين
أساسيين يبينان الطريقة التي يمكن أتباعها من قبــل المنظمــة من أجــل الحصــول على مــوارد بشــرية
ومادية وصيانتها .والوثيقتان هما( )1دليل السياســات واإلجــراءات المكتبيــة و ( )2دليــل العــاملين ،
ويقوم هذان الدليالن باإلحاطة بمختلف جوانب البنية التحتية اإلدارية ألي منظمة ،وقد تختــار منظمــة
أن تقوم بدمج الدليلين في دليل واحد أو في كتيب المستخدمين وهذا يعتمد على احتياجات المنظمة.
.11قائمة تحقق حول التعزيز المؤسسي:
1 .5دليل /كتيب العاملين
-كتيب مخصص للعاملين
2 .5سياسات وإجراءات المكتب:
-خطة تحديث وتعديل السياسات.
-ظروف العمل والعمليات المكتبية.
-استخدام ممتلكات المنظمة.
-االتصاالت اإللكترونية.
-اإلصابات أثناء العمل وخارجه.
-قائمة التواصل عند الطوارئ.
-االستخدام الشخصي لمعدات المكتب.
-استخدام األموال ألغراض سياسية أو دينية.
-سياسات وإجراءات السفر.
3 .5الخطة األمنية:
-أمن المكتب
-تأمين األموال النقدية.
-أمن المسحوبات البنكية (أثناء الرحلة من وإلى البنك).
-األمن الشخصي.
-األمن القانوني (الحصول على مشورة).
-األمن السياسي /القانوني /من أعمال اإلرهاب.
33
-األمن من الكوارث.
4 .5السياسات الخاصة باستجالب واستخدام العاملين وإنهاء خدمتهم.
-إجراءات توظيف العاملين.
-التعريف والتدريب.
-فترة االختبار للعاملين الجدد.
-إجراءات الشكاوى وحل الخالفات
-عملية استئناف الحكم
-سياسات وإجراءات نهاية الخدمة
-ملفات العاملين ( الوثائق)
-أراء ومقترحات الموظفين
-التمييز ( التوازن في النوع االجتماعي والشباب).
-العاملون المؤقتون.
5 .5التوصيف الوظيفي /إطار العمل /المسئوليات الخاصة بالوظيفة:
-عقود العاملين (الحالية /السابقة).
-توصيف ومسئوليات الوظيفة.
-قائمة العاملين /جرد المهارات.
-الفصل بين الواجبات.
6 .5نظام تقييم األداء:
-سياسة تقييم األداء .
-المواعيد الزمنية لتقييم األداء
-قوائم تقييم العاملين.
-خطط تطوير مستوى المهنية.
7 .5المرتبات وساعات الدوام وممارسات دفع األجور:
-ساعات الدوام.
-حوافظ الدوام وتسجيل الساعات.
-التعويض عن أوقات السفر في مهمة.
-التعويض عن ساعات العمل اإلضافية.
-قوائم تسجيل ساعات العمل.
-أيام تسليم المرتبات.
-سياسات العطالت.
-الضرائب والتأمينات االجتماعية.
-الحصول على دفعات مقدمة من المرتب.
-العالوات.
-المخصصات المالية لألجور.
-سياسة منح المكافآت.
-معايير احتساب األجور والمرتبات.
-إجراءات التظلم /حل الخالفات.
-سياسات تأديبية من أجل التقدم.
-عملية تقديم طلبات إعادة النظر.
34
-إنهاء الخدمة.
-ملفات العاملين /الطاقم.
-برنامج مقترحات الطاقم.
8 .5البدالت وسياسات الحضور والغياب :
-سياسات البدالت ( متى ولماذا ولمن).
-الحضور وااللتزام بالمواعيد.
-بدل اإلجازات.
-اإلجازة السنوية.
-اإلجازة المرضية.
-إجازة الوضع واإلرضاع.
-اإلجازات العرضية ألسباب شخصية.
9 .5سياسة استخدام االستشاريين:
-السياسات واإلجراءات.
-عقود االستشاريين (نموذج).
-قائمة التواصل /األجور
10 .5سياسة إدارة المتطوعين:
-حقوق المتطوعين.
-ضوابط أخالقية.
-نموذج اتفاقية التطوع.
-قاعدة بيانات خاصة بالمتطوعين.
11 .5الضوابط الشخصية /سياسة خاصة بالتصرفات أثناء العمل:
-سياسة الضوابط الموثقة.
-حفاظ الموظف على سرية المعلومات.
-التأثير غير المالئم.
-الضوابط الشخصية في مكان العمل.
-قواعد عقد االجتماعات.
-منتجات العمل.
-الخسائر الناجمة عن الضرر أو السرقة ...الخ.
12 .5المرافق المكتبية /المعدات:
-مساحة مخصصة للمكتب.
-مساحة مخصصة للتدريب.
-مساحة مخصصة لالجتماعات.
-مساحة مخصصة لألرشفة /الخزن.
-المطبخ /الحمام.
-أجهزة الكمبيوتر.
-الطباعة /التصوير.
-المعدات المرئية /المعدات السمعية.
-نظم حفظ المعلومات /نظام اإلنترنت.
35
-األثاث.
-المركبات.
.111وصف ألنظمة التعزيز المؤسسي:
1 .5دليل /كتيب العاملين – يجب تسليم هذا الدليل /الدليل لجميع العاملين فور التحاقهم بالعمل لدى
المنظمة ويجب أن يتضمن الدليل جميع السياسات واإلجراءات اإلدارية.
كتيب للعاملين ..يقدم هذا الدليل وصفًا للمسئوليات والمزايا والعمليات المكتبية والمعايير
المرتبطة باألنشطة التي يقوم بها العاملين .ويعد وثيقة بالغة األهمية من وثائق اإلدارة
المكتبية الخاصة بالمنظمة ويجب أن يخضع للمراجعة والتحديث وأن يتم توزيعه بشكل دوري
وفي إطار زمني مناسب وغالبًا ما يتم دمج هذا مع السياسات واإلجراءات المكتبية.
2 .5السياسات واإلجراءات المكتبية .تبين هذه السياسات واإلجراءات طريقة إدارة مكتب وتضع أدنى
حد من المعايير لتصرفات وسلوك جميع العاملين وكذلك لصيانة البنية التحتية المادية.
خطة تحديث وتعديل السياسات .من المعروف أن أي بيئة مكتبية معينة هي في وضع متحرك
ودائم التغير ولذلك فإنه من المهم أن يتم مراجعة وتحديث جميع السياسات واإلجراءات
المكتبية بشكل دوري ولذلك لضمان أنها مستمرة في تلبية احتياجات المنظمة .ويجب أن تبين
هذه الخطة مسبقًا التاريخ الزمني واألشخاص المسئولين واإلجراءات المعيارية التي يجب
إتباعها حينما تتم عملية مراجعة وتغيير وتحديث السياسات واإلجراءات المكتبية.
ظروف العمل والعمليات المكتبية .هي عبارة عن معايير الحد األدنى الموثقة حول ما يمكن أن
يتوقعه العاملون واإلدارة أثناء العمل وهذا يوضح "الثقافة" الكلية السائدة في المكتب أو "
إيقاع" المكتب ويضع المعايير الالزمة لطريقة تصرف وتعامل عامل تجاه عامل آخر.
استخدام ممتلكات المنظمة .هي عبارة عن قواعد محددة وموثقة إلدارة وتوجيه استخدام
معدات المكتب (المقبول وغير المقبول) ( بما في ذلك مساحات المكتب) وتبين ساعات العمل.
االتصاالت اإللكترونية .هي عبارة عن قواعد محددة وموثقة تحدد متي وكيف ومن أجل أي
أغراض يمكن للعاملين استخدام أنظمة االتصاالت اإللكترونية الموجودة في المكتب .وفي
الحاالت التي يجب فيها على العاملين أن يدفعوا مقابل االستخدام الشخصي فيجب تحرير
القواعد المبنية لذلك ( أي كلفة البريد اإللكتروني أو تكاليف الطباعة).
اإلصابة خالل العمل /خارج العمل .هي إرشادات تفصيلية للعاملين حول االستجابة المالئمة
التي يجب أن يقوموا بها عندما يصاب أحد العاملين أثناء تواجده/ها في المكتب أو خارج
المكتب ألغراض العمل أو أثناء عدم قيامه/ها بأي عمل .كما يجب أن يتم إدراج حقوق
العاملين والمزايا المالية التي يحصلون عليها في أي حالة من الحاالت الثالث.
قائمة التواصل أثناء الطوارئ .هي قائمة يتم تحديثها دوريًا تحتوي أرقام هاتفية (سيار
وأرضي في المنزل) وقائمة بريد الكتروني والتي يمكن أن يستخدمها المكتب في حاالت
الطوارئ .ويجب أن تتضمن القائمة تعليمات حول استعمالها وبشكل يتوافق مع " شجرة
االتصال" أو " شجرة األزمة" التي تم شرحها في إطار سياسة االتصال أثناء األزمة
للمنظمات.
استخدام المعدات المكتبة ألغراض شخصية .هي عبارة عن قواعد محددة وموثقة لبيان
األوضاع التي يمكن فيها للعاملين استخدام المعدات المكتبية ألغراض ليس لها عالقة مباشرة
بأعمال المكتب واألوضاع التي ال يمكن لهم ذلك .وفي حالة أن يكون مطلوبًا من العامل/ة أن
يدفع مقابل االستخدام الشخصي فيجب توثيق القواعد الخاصة بذلك أيضًا ( مثل تكاليف
طباعة).
36
استخدام األموال /المعدات ألغراض سياسية .هي عبارة عن عبارات محددة وموثقة تبين
بوضوح سياسة المكتب بشأن استخدام األموال والممتلكات والمعدات التابعة له من أجل دعم
أغراض سياسية.
إجراءات السفر وسياساته .هي سياسات وإجراءات معدة خصيصًا وموثقة من أجل أن يتبعها
العاملون عندما يكونوا مسافرين ألغراض العمل ويجب أن تتضمن (وبحد أدنى) إجراءات
الموافقة على السفر واستمارات السفر التي يجب االهتمام بها وإجراءات تقديم التقارير
والمعايير المهنية.
3 . 5الخطة األمنية – يجب أن تكون مسألة أمن وسالمة العاملين والمكتب والوثائق والمعلومات
واألموال أمرًا يؤخذ بعين االعتبار في جميع الدول إن امتالك خطة أمنية شاملة هو أسهل الطرق التي
تمكن المنظمة من أن تخطط وتتعامل مع المشكالت إذا ما ظهرت وقت ظهورها .وتكون المنظمات التي
تعتقد أنها لن تواجه أي تهديد ألمنها عادة أقل المنظمات قدرة على التصرف في حالة حدوث شيء ما.
و وضع الخطط المناسبة والتأكد من أن جميع العاملين يعرفون السياسات واإلجراءات األمنية كما يجب
أن يتم إطالعهم على أي مستجدات بشكل مستمر.
أمن المكتب .هي عبارة عن إجراءات تفصيلية ومعايير أساسية يجب على العاملين إتباعها
لتأمين مكتب العمل (أو مساحة المكتب) وجميع محتوياته (المعدات واألثاث ...الخ).
أمن المبالغ النقدية .إجراءات تفصيلية يجب على العاملين إتباعها من أجل تأمين سالمة
المبالغ النقدية الموجودة في المكتب وتتضمن متى وكيف ومن هو المسئول عن التعامل مع
النقد وطريقة حفظه والوصول إليه داخل المكتب.
أمن التحرك البنكي .إجراءات تفصيلية يجب على العاملين إتباعها لتأمين النقود عند ذهابهم
إلى البنك أو عودتهم منه أو أثناء وجودهم في البنك وال بد لها من أن تحدد وبشدة ودقة متى
وكيف ومن يتعامل مع النقود ،كما يجب أن توضح السياسات اإلجراءات الالزمة لتأمين
الوثائق البنكية.
األمن الشخصي .إجراءات تفصيلية تعمل على ضمان األمن الشخصي لكل فرد من أعضاء
الطاقم خالل العمل وخارج ساعات الدوام.
األمن القانوني (االستشارة القانونية) .هي عمليات مفصلة أو إجراءات تحتاج المكاتب للقيام
بها من أجل التأكد من أن أعمالها تتم بشكل ال يتعارض مع القوانين الوطنية واللوائح
اإلجرائية واإلجراءات الحكومية ويجب أن تشمل تحديد متى وكيف ومن هو الشخص الذي يتم
طلب الخدمات القانونية منه.
األمن السياسي /القانوني /من أعمال اإلرهاب .هي عبارة عن مجموعة من اإلجراءات
واإلرشادات التوجيهية التي يجب على العاملين الرجوع إليها كإحتياطات في حالة وجود
تهديدات سياسية أو قانونية أو إرهابية لهم أو لعائالتهم أو للمنظمات من قبل الحكومة أو من
قبل أفراد أو من منظمات أخرى .ويجب أن يتم تحرير خطة عمل تفصيلية في حالة ظهور
تهديد وأن يتم تدريب العاملين وإجراء وتنفيذ تمرين تدريبي على اإلجراءات وذلك في البلدان
التي تكون بها التهديدات ذات الطابع السياسي أو القانوني أو اإلرهابي عالية.
األمن من الكوارث الطبيعية .إجراءات مفصلة وتوجيهات إلتباعها من قبل العاملين أثناء
االستعداد لمواجهة كارثة طبيعية وفي حالة البلدان التي تكثر فيها الكوارث الطبيعية ال بد من
تحرير خطة عمل مفصلة وتدريب العاملين عليها وإجراء تنفيذ تدريبي لإلجراءات.
4 .5سياسات استجالب وتوظيف وإنهاء خدمة العاملين – هي سياسات تبين كيفية استجالب العاملين
ومواصفاتهم والخطوات اإلجرائية المتبعة من أجل توظيفهم وكيفية إنهاء خدمات العاملين .ويجب أن
37
تضمن السياسات وقبل أي شي ،آخر أن تكون جميع عمليات التوظيف حرة ومفتوحة وتنافسية
وموضوعية وخالية من الفساد والمحاباة والتفضيل.
إجراءات توظيف العاملين .إجراءات مفصلة تبين وبوضوح جميع الخطوات والعمليات
والسياسات المرتبطة بقيام أي منظمة بإجراء عملية توظيف .ويجب أن تتضمن اإلجراءات
وبحدها األدنى تحديد مواعيد للمقابلة ( بما في ذلك من يقوم بها) والقواعد المنظمة للمقابالت
ومن لديه صالحية التوظيف كما يجب أن تشتمل على استمارة مقابالت نموذجية أو معيارية
وقائمة تقييم ونموذج سيرة ذاتية وعينات نموذجية للكتابة ...الخ.
التوجيه والتدريب .هي عملية تفصيلية ( مدعومة بدليل تدريبي) توضح الكيفية التي يتم بها
إعطاء رؤية توجيهية للعاملين الجدد عن عملهم وعن المنظمة ومتى يتم ذلك ومن يقوم بذلك.
الفترة التجريبية للعاملين الجدد .في حال انطباقها على المنظمة فإن هذا البيان يوضح جميع
السياسات ذات الصلة بالفترة التجريبية وبما يشمل األسباب و على أي مستوى من العاملين
تنطبق وكم مدة الفترة التجريبية.
إجراءات التظلم /حل الخالفات .حيث أن العاملين ال يتوقع أن يكونوا على وفاق دائم فإنه من
المهم أن يكون هناك قواعد واضحة تبين كيفية اإلبالغ عن التظلمات وعن حاالت سوء الفهم
وكيف يتم إدارتها وحلها.
سياسات تأديبية من أجل تحسين األداء .هي عبارة عن إجراءات تفصيلية تبين متى تقوم
المنظمة باتخاذ إجراءات عقابية وكيف تتخذها من أجل أن يقوم العاملين الذين تم إنذارهم
باالستفادة من هذه الفرصة وتحسين أدائهم .ويجب أن تكون هذه اإلجراءات واضحة ومشتملة
على أطر زمنية محددة مسبقًا من أجل قيام العاملين بتحسين أدائهم عبر إنجاز أهداف أدائية
واضحة أو الوصول إلى مؤشرات أدائية واضحة.
إجراءات االعتراض على إجراءات التأديب .هي تفصيالت للحقوق التي تتوفر للعامل ولصاحب
العمل في حالة اعتراض العامل على إجراء تأديبي أو على إنهاء خدمته/ها كما تفصل الخطوات
اإلجرائية الالزمة إتباعها من أجل الحصول على نتيجة لالعتراض.
إنهاء الخدمات .هي تفصيالت لبيان الظروف التي يمكن أن يتم إنهاء خدمات العاملين في ظلها
مع إيضاح لإلجراءات والسياسات التي تحكم عملية إنهاء الخدمة .ويجب أن يتم إعدادها
وتطويرها بشكل يتوافق مع اإلجراءات التأديبية كما يجب أن تشمل القواعد المنظمة واضح
للكيفية التي يتم بها إبالغ قرار إنهاء الخدمة إلى العامل/ة من قبل صاحب العمل وكيفية إعالم
بقية طاقم المنظمة بالقرار من قبل صاحب العمل وما هي اإلجراءات األمنية الالزمة لحماية
المنظمة من عامل راغب في االنتقام (أي وضع حماية أمينة للمقر أو إلغاء كلمات السر من
أجهزة الكمبيوتر أو استعادة مفاتيح...الخ).
ملفات العاملين /الطاقم (بما في ذلك حفظها /الوصول إليها /تأمينها) .تفصيالت توضع لتحديد
محتويات الملف المطلوب من جميع العاملين ولتحديد درجة إمان هذه الملفات (التخزين
والوصول إليها) ولتحديد الفترة الزمنية (كما يحددها القانون أو المانحين أو كالهما) التي يجب
أن يبقى فيها الملف محفوظًا .ويجب أن يتم مراجعة الملفات دوريًا للتأكد من أنها مرتبة
ومكتملة وفقًا للحد األدنى من المستوى المطلوب.
برنامج مقترحات أفراد الطاقم .هي عملية ذات طابع رسمي تسمح للعاملين بتقديم مقترحات من
أجل تطوير عمليات أو إجراءات المنظمة كما يجب أن تشمل توضيح لآللية التي تقوم المنظمة
بها بمراجعة المقترحات والرد عليها.
التمييز .عبارات موثقة (أي تعريفات) تبين ما الذي يقصد بالتمييز من وجهة نظر المنظمة
(مدعومة بأمثلة واضحة تتوافق مع التشريعات الوطنية) وال بد أن تشمل توضيحًا موثقًا
لمستويات التمييز وأيها سيؤدي إلى اإلنهاء الفوري للخدمة في حال ممارسته وتحدد بوضوح
38
اإلجراءات التي يجب القيام بها في األحوال التي يمارس أي من العاملين أنواع من التمييز الذي
يمكن التسامح معه.
العاملون المؤقتون .هي مجموعة من التعريفات الواضحة لما يقصد بالعاملين المؤقتين وما هي
الخطوات العملية المتبعة لتحديد االحتياج إليهم واختيارهم ويجب أيضًا أن تحدد السياسة
وبوضوح المزايا والحقوق التي يحصل عليها العاملون المؤقتون.
5.5التوصيف الوظيفي /إطار العمل /مسئولية الوظيفة – يبين هذا القسم بوضوح وبما يتوافق تمإما
مع ما ذكر في البند 1.4ما يقوم به العاملين ومن هو المسئول عنهم وما هي المسئوليات المناطة بهم.
عقود العاملين (القائمة والسابقة) .هي عبارة عن عقود عمل مفصلة ( مدعومة بوثيقة
نموذجية) توقع بين العامل وصاحب العمل لتنظيم جميع أنواع التوظيف طويلة المدى ذات
الدوام الكامل .وتشمل الكثير من هذه العقود تاريخ العالقة التعاقدية بين صاحب العمل والعامل
والمرتب ومدة الخدمة والتوصيف الوظيفي والمسئوليات الوظيفية وحقوق صاحب العمل
والعامل والصالحيات ومن هو المسئول عن العامل.
التوصيف الوظيفي والمسئوليات الوظيفية .هو وصف مفصل ألهم مسئوليات الموظف وكيفية
التعامل مع المسئولين عنه /ها وكيفية التعاون مع بقية العاملين والحد األدنى من المهارات
المطلوبة لمئ الوظيفة .وقد يتضمن الحد األدنى من مؤشرات األداء أو األعمال التي يجب
استكمالها أو معايير احتساب األجر أو التوقعات وقد ال يتضمنها.
قائمة العاملين /جرد المهارات /قائمة التواصل .هي قائمة داخلية تضم جميع أسماء العاملين
ومعلومات التواصل الخاصة بهم ( بما فيها الهواتف والعنوان والبريد االلكتروني) وجرد
بمهاراتهم وتاريخ بدئهم العمل والتدريب الذي تلقوه.
الفصل بين الواجبات .تهدف عملية تقسيم الواجبات الموثقة وبما يتوافق مع التوصيف
الوظيفي والمسئوليات الوظيفية إلى ضمان أال يكون شخص واحد أو زمرة من األشخاص
مسيطرون تمإما على أي عملية تستخدم الموارد الخاصة بالمنظمة .أن القيام بعملية الرقابة
واالختبار هو أمر جوهري لضمان توفر الشفافية واالنفتاح وتجنب الغش والفساد والتمييز
والتحرش.
6.5اختبار األداء /أنظمة التقييم – إن نظام تشخيص أداء العاملين هذا هو حيوي من أجل تطور
مستوى المهنية وضبط الجودة وتحسين فاعلية المنظمة .يجب أن يكون هذا النظام مبسطًا ولكنه شامًال
بما يكفي وذلك حتى يستطيع العاملون والمدراء إتباع خطواته واستخدام النظام بشكل جيد لضمان
الوصول إلى تطور للمستوى المهني له جودة .ويمكن أن تتم عمليات اختبار األداء بشكل "من أعلى
( يقوم العاملين إلى أسفل" ( يقوم المدير بتقييم العاملين تحت أدارته) أو "من أسفل إلى أعلى"
بتقييم المدير) أو "ذاتي" ( يقيم كل من المدير وعامليه أنفسهم) أو "360ه" (خليط من األنواع
الثالثة).
سياسة اختبار األداء وجدولها الزمني .هي نصوص مفصلة تفصل سياسة اختبار األداء وبما
في ذلك أسباب اختبار أداء العاملين وكيفية القيام بذلك ومن يقوم باختبار من ونتائج عمليات
االختبار وحقوق العاملين أثناء االختبار (بما في ذلك الخالف واالعتراض) ...الخ .وكذلك جدول
زمني مفصل بالمواعيد الزمنية التي يتم خاللها اختبار أداء العاملين ومن الضروري أن يكون
جميع العاملين (المدراء والعاملين تحت إدارتهم) على علم بمواعيد االختبار وأن يلتزموا بها.
استمارة تقييم العاملين ( المدراء /ذاتي360 /ه ) هي استمارات /نماذج تعد لكي تستخدم في
عملية التقييم /االختبار .وال بد من أن تكون االستمارات /النماذج المستخدمة مع جميع
العاملين موحده وذلك لضمان أن جميع عمليات التقييم التي تجري في المنظمة كلها هي
عمليات تقييم موضوعية.
39
خطط تطوير مستوى المهنية .إذا كانت المنظمة تخطط لتنفيذ برنامج لتطوير مستوى المهنية
لدى العاملين فيها فيجب أن تبين هذه السياسة بوضوح الطريقة التي تخطط لها المنظمة من
أجل مساعدة العاملين على رفع مستوى مهارتهم المهنية .ويجب أن تشمل الخطة ميزانية
مستهدفة وقائمة من الخيارات حول أنشطة تطوير مستوى المهنية .ويجب أن يتم بناء خطط
تطوير مستوى المهنية على نتائج اختبار األداء وذلك حتى يتم تطوير المهارات المتفق عليها.
7.5المرتبات وساعات العمل وإجراءات /سياسات دفع األجور – تصف هذه اإلجراءات وبما يتوافق مع
6.5و 10.5كيفية دفع األجور إلى العاملين ومتى يتم دفعها ومن يقوم بذلك (بما في ذلك بدالت السفر
واالضافيات والمكافآت) وتبين الضرائب التي يجب عليهم دفعها وكيفية دفع تلك الطريقة.
ساعات العمل .وثيقة تحدد ساعات العمل الرسمية في المكتب والحاالت االستثنائية.
نظام تسجيل ساعات العمل .هو عبارة عن نظام أو مجموعة من اإلجراءات التي تتبعها منظمة
لتسجيل وتوثيق الساعات التي عملها كل عامل .ويجب أن تشمل إجمالي عدد الساعات
والمشروع الذي يتحمل تكاليف الساعات واإلجازات المرضية واإلجازات والعطالت التي حصل
العامل عليها والفترة الزمنية للعمل واسم الموظف وبطاقته الشخصية ( إن كان ضروريًا) ...
الخ.
التعويض عن فترة السفر ( سياسة بدل السفر) .سياسات مفصلة حول موعد بداية السفر
ونهايته والطريقة التي يتم بها تعويض العاملين عن تكاليف سفرهم (الفندق /اإلقامة والوجبات
والنثريات الطارئة) من أجل أغراض خاصة بالعمل.
التعويض عن ساعات العمل اإلضافية (عطالت نهاية األسبوع والساعات اإلضافية بعد الدوام
والعمل أثناء العطالت ...الخ) .في األحوال التي تسمح المنظمة للعاملين فيها بالقيام بالعمل
خارج أوقات الدوام الرسمي المحددة في "ساعات الدوام" تكون هذه السياسة هي وسيلة
تنظيم عملية إقرار الساعات التي عملها العاملون خارج ساعات الدوام وصرف مستحقاتهم عن
ذلك.
قوائم تسجيل الوقت .هي وثائق نموذجية يتم استخدامها من قبل العاملين لتسجيل أوقات عملهم
ويجب أن تتضمن أجمالي الساعات التي عملها الموظف والمشروع الذي يتم تحميل األجور
عليه واإلجازات المرضية والخاصة والعطالت التي أخذها والفترة الزمنية للعمل واسم الموظف
ووثيقة تعريفه (إن كان ضروريًا) ...الخ .ويجب أن تعد هذه الوثيقة بشكل موحد لجميع أقسام
المنظمة ومشاريعها /برامجها.
مواعيد تسليم األجور .هي سياسة تحدد التواريخ التي يتم تسليم مرتبات العاملين فيها وعادة
ما تقوم المنظمات بتحديد المواعيد على أساس شهري أو كل أسبوعين أو أسبوعي .ويجب
مراجعة النظم سنويًا واإلعالن عن المواعيد المحددة لدفع المرتبات قبل اليوم األول من السنة.
سياسة العطالت .هي سياسة تبين عدد األيام والعطالت الرسمية المحددة المسموح بها للعاملين
وعادة ما يتم تحديدها للعام بأكمله .يجب مراجعة هذه السياسة سنويًا واإلعالن عن جميع
العطالت خالل العام قبل اليوم األول من كل سنة.
ضرائب الدخل والضرائب المجتمعية وضرائب األجور ورسوم التقاعد .بيان من المؤسسة حول
المسئوليات وااللتزإمات المتعلقة بدفع الضرائب ورسوم التقاعد .يبين هذا وبوضوح جميع
المستحقات الضريبية أو التقاعدية التي يجب دفعها من قبل المنظمة أو من قبل العاملين ولماذا
ويجب أن يتوافق هذا البيان مع المعايير الحكومية أو المعايير المحددة من قبل المانحين.
دفعات مقدمة من المرتب .هي سياسة مفصلة حول ما إذا كان مسموحًا بدفع المرتبات مقدمًا
ومتى يمكن ذلك وما هي الخطوات التي يجب على العاملين إتباعها في حالة السماح بذلك لطلب
واستالم هذه الدفعات المقدمة وكيفية أعادتها في بعض األحوال .كما يجب أن تشتمل هذه
السياسة على من هو المسئول عن الموافقة على منح العاملين دفعات مقدمة وعلى دفعها.
40
العالوات .سياسة مفصلة حول جميع الخطوات المتعلقة بتغيير مبلغ المرتب (عادة بالزيادة)
ويجب أن توثق وبوضوح وكحد أدنى :كيف ولماذا ومتى يتم منح العالوات ومن هو المستحق
لذلك ( ولماذا) وعملية تقييم وإقرار منح العالوة وصنوف العالوات (عالوة لاللتزام أو بسبب
مستوى المعيشة أو بسبب الترقية ...الخ) ونسب الزيادة المتوفرة ...الخ.
مخصصات دفع المرتبات .تحدد هذه السياسة وبما يتطابق مع تواريخ دفع المرتبات وقوائم
تسجيل ساعات العمل كيف ولماذا تقوم المنظمة بتخصيص مبالغ لتغطية تكاليف المرتبات
والضرائب واالستحقاقات من مختلف المشاريع التابعة لها.
سياسة المكافآت .هي سياسة وإجراءات مفصلة حول منح أي مكافآت للعاملين .ويجب أن توثق
وبوضوح وكحد أدنى :كيف ولماذا يتم منح المكافآت ومتى يتم ذلك ومن يستحق المكافأة
( ولماذا) وعملية تقييم وإقرار منح المكافآت وأنواع المكافآت ( مقابل االلتزام أو بسبب
مستوى المعيشة أو الترقية ...الخ) وما هي سقوف المكافآت المتوفرة ...الخ.
معايير تحديد المرتبات .هي سياسات مفصلة حول مستويات المرتبات أو سقوف المرتبات
وبشكل يرتبط بمستوى المهارة أو المنصب أو الخبرة.
8.5سياسة المستحقات والحضور والغياب المسموح به – هي سياسة واضحة تبين جميع المستحقات
( التأمين والتقاعد وبدل التعليم وبدل السكن) والحضور وسياسات الغياب بإذن لجميع العاملين.
سياسات المستحقات .هي بيان واضح للمستحقات التي تقدم للعاملين في منظمة وتتضمن
تسجيل األغراض من توفير مختلف المستحقات وأهلية العاملين للمستحقات ( كيف يمكن
الحصول على المستحقات ومتى) وحقوق العاملين المتعلقة بالحصول على المستحقات وأسماء
الجهات المتعاقد معها لتقديم المستحقات ...الخ.
الحضور /االلتزام .هي سياسة مفصلة حول الحضور أو االلتزام بالمواعيد وتشمل اإلجراءات
التأديبية في حال مخالفة السياسة.
العطالت المستحقة .سياسة مفصلة حول العطالت التي يلتزم بها وتحدد هذه السياسة عدد األيام
والعطالت المستحقة ويتم عادة تحديدها وفقًا للتقويم السنوي كما يجب أن يتم مراجعة هذه
السياسة سنويًا ويجب اإلعالن عن جميع العطالت قبل أول يوم من السنة التالية.
اإلجازة السنوية .بيان مفصل حول السياسة المتبعة بشان اإلجازة السنوية يحدد كيفية
استحقاق اإلجازة السنوية وتحديد موعدها وكيفية إدراجها حسابيًا وكيفية التعويض عن
اإلجازات السنوية التي لم يتم استغاللها من قبل العامل .كما توضح السياسة هذه اإلجراءات
المتبعة لإلبالغ عن استحقاق اإلجازة السنوية وإلقرار الحصول عليها.
اإلجازة المرضية .بيان مفصل للسياسة الخاصة باإلجازة المرضية وبما في ذلك كيفية استحقاق
اإلجازة المرضية ومدتها وكيفية أدراجها حسابيًا باإلضافة إلى اإلجراءات المتبعة لإلبالغ عنها
وإقرارها ..الخ.
إجازة الوضع واألمومة .هي سياسة مفصلة حول إجازة األمومة وتشمل كيفية استحقاق إجازة
األمومة ومن يستحقها وكيف يتم إدراجها حسابيًا وإجراءات اإلبالغ عنها واعتمادها ...الخ.
ويجب أن تتطابق هذه السياسة مع السياسات الحكومية الخاصة بإجازة األمومة.
الغياب الشخصي بإذن .بيان مفصل للسياسة الخاصة بالغياب بإذن يشمل شروط استحقاقه
وكيفية أدراجه حسابيًا وإجراءات اإلبالغ والموافقة على الغياب بإذن ..الخ .بيان مفصل
للسياسة المعتمدة بشأن الغياب للعزاء وتشمل تعريف لألوضاع التي تحدد حاالت العزاء وكيفية
الحصول على إجازة عزاء وكيفية استحقاقها وكيفية اعتمادها حسابيًا وإجراءات اإلبالغ
والموافقة على منح أجازة عزاء...الخ .بيان مفصل للسياسة الخاصة منح إجازة عجز ويشمل
كيفية استحقاقها وما الذي يحدد حالة العجز وكيفية استحقاقها وكيفية اعتمادها حسابيًا
واإلجراءات المتبعة من أجل اإلبالغ والموافقة على منح إجازة عجز.
41
9.5سياسة استخدام االستشاريين – يمكن أن يكون االستشاريون مورد مفيدًا لدعم ورفد إمكانيات أي
منظمة وتوضح هذه السياسة كافة القواعد واإلرشادات الخاصة باستخدام االستشاريين والموافقة على
ذلك ودفع أجورهم ومتابعة وإدارة االستشاريين.
سياسات وإجراءات التعاقد مع استشاريين .بيان مفصل حول استخدام االستشاريين بما في ذلك
تعريف ما هو االستشاري وما هي األوضاع المالئمة الستخدام استشاري وخطوات تحديد
االستشاريين وإجراء تنافس حر ومفتوح من أجل تقديم خدمات استشارية ومستحقات
االستشاري والقضايا األخرى المرتبطة باالستشاريين.
عقود االستشاريين .عقود مفصلة ( مدعومة بوثيقة نموذجية) يتم التوقيع عليها بين صاحب
العمل واالستشاري لتنظيم أي مهمة استشارية قصيرة المدى أو طويلة المدى .ويمكن أن
تتضمن تاريخ التعامل والعالقات التعاقدية بين االستشاري وصاحب العمل وأجور االستشاري
ومدة المهمة االستشارية وإطار العمل ومسئوليات المهمة وحقوق صاحب العمل وحقوق
االستشاري والسلطات ومن هو المسئول عن االستشاري.
قائمة التواصل /األجور .هي قائمة يتم تحديثها دوريًا باالستشاريين الذي يمكن أن يتم التعاقد
معهم أو دعوتهم للتنافس على المهمة االستشارية ويجب أن تتضمن القائمة المعلومات
األساسية ( البريد اإللكتروني وأرقام الهاتف والعنوان) وتاريخ االستشاري العملي ( مع
المنظمة) ومجموعة مهاراته وأجوره واعتمادها (يعني أنه قد سبق إقرار صالحيته /ها خالل
عملية استخدام سابقة من قبل المنظمة) .ويجب أن تكون هذه القائمة موحدة للمنظمة كلها وأن
يقوم شخص واحد بإدارتها وأن يتم تحديثها دوريًا.
10.5سياسة إدارة المتطوعين – يمكن أن يكون المتطوعون موردًا مفيدًا لرفد قدرات منظمة ما وتبين
هذه السياسة جميع القواعد واإلجراءات التي تتبع من أجل تحديد ومتابعة واعتماد وإدارة المتطوعين.
حقوق المتطوعين .هي عبارة عن وثيقة تحدد مستحقات وحقوق وواجبات المتطوعين ويمكن
أن تحدد أنواع ومستويات المتطوعين .وعادة ما يتم صياغتها بالتوافق ما بين المتطوع
والمنظمة.
ضوابط األداء .هي مجموعة من القواعد التي تبين الطريقة التي يجب على المتطوعين العمل
وفقًا لها خالل ارتباطهم بمنظمة وعادة ما تركز القواعد على الشفافية واألمانة والنزاهة
واحترام اآلخرين والخصوصية والحقوق الفكرية واإلخالص للمنظمة .وعادة ما تطلب
المنظمات من المتطوعين أن يقوموا بالتوقيع على ضوابط األداء كجزء من اتفاقية التطوع قبل
أن ينضموا إلى المنظمة.
نموذج اتفاقية التطوع .هي اتفاقية مفصلة (مدعومة بوثيقة نموذجية) فيما بين المنظمة
والمتطوع تحكم جميع عالقات العمل ويجب أن تحدد توقعات المنظمة ومسئولياتها تجاه
المتطوع وأيضًا مسؤوليات المتطوع وتوقعاته من المنظمة مع وجود اتفاق حول الفوائد
المتبادلة التي يحققها كل طرف من العمل مع اآلخر .ويمكن أن تتضمن مدة العالقة التطوعية
وإطار العمل ومسئوليات العمل وحقوق صاحب العمل والمتطوع والمسئول عن المتطوع
والصالحيات.
قاعدة البيانات الخاصة بالمتطوعين .يمكن أن تكون على شكل قائمة بدائية (قائمة اكسل) إلى
شكل قاعدة بيانات متكاملة لكن الغرض منها هو وجود موقع مركزي لحفظ وتتبع المتطوعين
الحاليين والمحتملين ويمكن أن يتم تصنيف المتطوعين بحسب مستوى مهارتهم أو نوعية
اإلسهام الذي يمكن أن يقدموه للمنظمة .كما يجب أيضًا أن يتم تصنيفهم بحسب جاهزيتهم
للتواجد (أي كل يوم أو بعد المدرسة أو أثناء الفعاليات) ويجب أن يتضمن النظام المعلومات
األساسية الخاصة بالمتطوعين ( أرقام الهاتف والعنوان والبريد اإللكتروني).
42
11.5الضوابط األخالقية الشخصية وسياسية ممارسة العمل -تبين هذه السياسات وبوضوح الطريقة
المتوقع أن يتصرف بها العاملون أثناء أدائهم لعملهم داخل مكتب المنظمة أو خارجه .كما أنها أيضًا
تضع نغمة األداء أو ثقافة العمل المنظمية الخاصة بالمكتب وتبرز مجموعة من المعايير األخالقية أو
القواعد المبينة لما يجب على العاملين فعله وما ال يجب عليهم فعله.
سياسة الضوابط األخالقية المكتوبة .سياسة مفصلة حول الضوابط األخالقية الشخصية
والضوابط األخالقية الخاصة بمكان العمل وتتضمن المعايير الخاصة بالسلوك المبدئي المتوقع
واألسباب الموجبة للسلوك المبدئي والعواقب المترتبة على مخالفة أو انتهاك السياسات
األخالقية.
حفاظ الموظف على الثقة .هي بيان مكتوب مفصل حول حق العامل في الخصوصية وحول
مسئوليات العاملين في حماية المعلومات التابعة لصاحب العمل ويجب توقيعه من قبل جميع
العاملين.
التأثير غير المالئم .سياسة موثقة حول السلوكيات المناسبة في مكان العمل بما في ذلك تعريف
"التأثير غير المالئم" (مشفوعًا بأمثلة واضحة مع وجوب توافقها مع التشريعات الوطنية).
وتتضمن أيضًا توثيقًا لمستويات الفضاضة والسلوك غير المحبب التي يمكن التجاوز عنها وما
يمكن فعله بشأنها وحتى الوصول إلى المستوى الذي يؤدي إلى اإلنهاء الفوري لخدمة العامل.
الضوابط األخالقية الشخصية في مكان العمل (المشاركة السياسية) .هي سياسة مفصلة حول
استخدام ساعات العمل أو موارد المنظمة (األموال أو الممتلكات أو المعدات ...الخ) إلبداء
مواقف سياسية .ويمكن في بعض األحوال يمكن أن تشمل السياسة على بيان السلوك السياسي
األخالقي في خارج مكتب المنظمة أيضًا.
القواعد المنظمة عقد االجتماعات .بيان واضح حول التصرفات المتوقعة خالل عقد االجتماعات
( إغالق أجهزة السيار واالستماع الجيد واحترام كل موظف لآلخر والدقة في المواعيد).
منتجات العمل .سياسة مفصلة حول ملكية منتجات العمل واستخدامها وحمايتها وتضمن هذه
المنتجات المعلومات الخاصة بالمنظمة والمعارف ذات الطابع المؤسسي والحقوق الفكرية.
ويجب أن يقوم جميع العاملين بالتوقيع على هذه السياسة.
الخسائر الناتجة عن ألحاق ضرر أو سرقة – هي بيانات وسياسات يتعلق باستخدام وتقييم
وصيانة الموارد التالية .كما يجب أن تتضمن أيضًا نظام مركزي لحجز مختلف المرافق
المشتركة بين أقسام المنظمة لالستخدام وذلك من أجل ضمان أن يكون استخدام هذه الموارد
بأفضل فاعلية وأعلى كفاءة .كما يجب أن تنظر السياسة في توفير مثل هذه المرافق لضمان أن
الموارد المادية تفي بحاجات المنظمة.
الطباعة /التصوير مساحة المكتب
األدوات السمعية /البصرية مساحة التدريب
نظام حفظ المعلومات /نظام االنترنت مساحة لالجتماعات
األثاث مساحة لألرشفة /الخزن
المركبات مطبخ /حمام
43
المحور رقم :6الحسابات واإلدارة المالية.
رؤية عامة .1
يركز هذا القسم على الطريقة التي تتبعها منظمة ما إلدارة مواردها ولتخطيط وتوثيق وتحليل عملية
استخدام هذه الموارد ولتحديد إمكانية الحصول على موارد إضافية ولمتابعة ورصد تدفق األموال بشكل
متوافق مع القوانين واإلجراءات الوطنية ومع متطلبات المانحين كذلك .وتوجد وثيقتان أساسيتان
توضحان الكيفية التي تستطيع بها المنظمة ضمان المسئولية المالية وحسن اإلدارة المالية وهما ()1
اإلجراءات المحاسبية ( )2اإلرشادات الخاصة باإلدارة المالية .وهذان النظإمان يعدان حيويان ألن
إعداد وإتباع نظام إدارة نقدية شفاف ونظام محاسبي ونظام إدارة مالية مع وجود عملية رقابة واختبار
كافية ومستويات سلطة مختلفة يساعد المنظمات على الحد من الغش والسرقة والفساد وعلى زيادة
الكفاءة والفاعلية في النفقات.
.11قائمة تحقق حول التعزيز المؤسسي.
المدخالت الوطنية العينية - 1.6دليل اإلجراءات المحاسبية
جرد نهاية السنة - التقارير المالية – تحديد المستخدمين
التكاليف المرحلة والمدفوعة سلفًا - التقارير المالية –
اإلجازات المستحقة المرحلة - المتطلبات/التوثيق( الوطنية /المانحين)
المعلومات البنكية - التقارير المالية – التقارير المعيارية
تقرير البنك السنوي -
التدقيق المحاسبي الخارجي - 2.6السجل العام وجدول الحسابات
-السجل العام (األستاذ)
للسجالت
استمارات تسجيل ساعات العمل - -جدول الحسابات
الضرائب - -السيطرة على جدول الحسابات
-هيكلة الحسابات (وطني \ مانح)
7.6سياسة وإجراءات وخطة المشتريات
المعلومات واإلجراءات العامة 3.6أنظمة إدارة النقد
إجراءات المشتريات -سجل النقد \ التقارير \نماذج
قوائم التحقق -الجرد الدوري للنقد
سياسة العطاءات التنافسية -اسناد استالم المدفوعات نقدًا
قائمة المتعهدين
4.6نظام اعتماد النفقات
8.6قائمة جرد األصول الثابتة -استمارة الصرف
المكتب -التكاليف المصرح بها \ غير
المعدات (غير أجهزة الكمبيوتر) المصرح بها
أجهزة كمبيوتر منوعة -الرموز المحاسبية للمشاريع
األجهزة الصوتية\ المرئية -نظام التخويل واالعتماد
الطابعات \ آالت التصوير -أسس اعتماد الصرف الموثقة
التلفون \ الفاكس
األثاث 5.6االستمارات العامة والتعليمات
44
المركبات سند استالم نقدًا -
سند إيداع نقدًا -
9.6سياسات وإجراءات اإلدارة المالية أخالء العهد النقدية -
دليل \كتيب اإلدارة المالية تقرير عن النقد المتوفر -
نظام إدارة الميزانية طلب عهدة نقدية -
نظام الرقابة المالية الداخلية استمارة صرف تكاليف -
توزيع النفقات \ نظام المتابعة تقرير نفقات السفر -
سياسة خطة اإلنفاق استمارات تسجيل ساعات العمل -
10.6وثائق \ نماذج اإلدارة المالية 6.6تقارير وطنية \ مانحين
نموذج خطة اإلنفاق -جداول تقديم التقارير الزمنية
تقرير توزيع النفقات \ متابعة -التقارير المالية الشهرية
تحليل اإلنفاق تحليل (تقييم)
-تقارير المنح الفرعية
-تقارير عد النقود
-التأمين
.111وصف لنظم التعزيز المؤسسي
1.6دليل اإلجراءات المحاسبية – يقدم تفصيًال لكافة السياسات واإلجراءات المرتبطة بالنظام الخاص
بإعداد التقارير المحاسبية والمالية التابع ألي منظمة .يجب أن يبين الدليل خطوط واضحة للسلطة
ويحدد من هو المسئول خصوصًا عن أي شيء .وبالنظر إلى المتطلبات دائمة التغير واالحتياجات
الخاصة بالحكومات الوطنية والمانحين فإن الدليل يجب أن يخضع للمراجعة الدورية (أو التدقيق) وأن
يتم تحديثه ويجب أن يتم تدريب جميع العاملين في الحسابات وفي اإلدارة المالية عليه
إعداد التقارير المالية – المستخدمين المحددين (وطنيون \مانحون) هي قائمة مفصلة
باألشخاص أو المنظمات التي لها صالحية استخدام التقارير المالية الخاصة بمنظمة أو
صالحية الوصول إليها من أجل إعداد تقارير المانحين أو تقارير الجهات الوطنية ( أو لكليهما
في بعض األحوال)
إعداد التقارير المالية – المتطلبات \ التوثيق (وطني \ مانحون) مستويات مفصلة من التوثيق
(أي تقارير محددة مطلوبة) ومتطلبات أخرى من أجل تلبية متطلبات إلعداد التقارير المالية
خاصة بتقارير وطنية وتقارير للمانحين
التقارير المالية \ التقارير المعيارية (وطني \ مانح) .نماذج معينة للتقارير تبين الشكل
المعياري والمحتوى المعلوماتي المطلوب من أجل تلبية متطلبات إعداد التقارير الخاصة
بالجهات الوطنية والمانحين.
2.6السجل العام (األستاذ) وجدول الحسابات – هو نظام يوفر للبنية المحاسبية التابعة للمنظمة
المعرفة حول كيفية تنظيم النفقات وإدارتها داخل المنظمة .ويضع هذا السجل نظإما لبنود اإلنفاق أو
أحواض اإلنفاق وبما يسمح للمنظمات بأن تتتبع كيف وأين تم إنفاق األموال ويعطيها معلومات جوهرية
حول مختلف الخيارات لتحديد مخصصات الكلفة .ويسمح السجل العام للمنظمات بمعرفة النفقات
45
اإلجمالية واإليرادات اإلجمالية من أجل رؤية الصورة المالية الكاملة للمنظمة .إما جدول الحسابات فهو
عملية قيد وتنظيم حسابات اإلنفاق المعروفة والتي تستخدمها المنظمة وبما يسمح بتصنيف فئات
اإلنفاق لمختلف المشاريع \ البرامج وهذا يسمح بإعداد الحسابات العامة للمنظمة ككل باستخدام السجل
العام ويسمح كذلك بإجراء مقارنات بين مختلف أوجه اإلنفاق فيما بين المشاريع والبرامج.
السجل العام .هو سجل قيد محاسبي مركزي يحتوي على جميع إيرادات ونفقات أي منظمة حيث
تتم مقارنة الدخل اإلجمالي مع اإلنفاق اإلجمالي وليس على أساس مقارنة الدخل المرتبط
بمشروع ما باإلنفاق المرتبط بالمشروع .ويقدم هذا السجل صورة مالية كلية لوضع المنظمة
المالي
جدول الحسابات .هو نظام قيد وترقيم لتنظيم حسابات النفقات ويسمح بإجراء تصنيف معياري
للنفقات عبر مختلف المشاريع \ البرامج’ األمر الذي يتيح للمنظمة أكثر من مجرد تسجيل
محاسبي للمنظمة ككل وفقًا للسجل العام إذ يتيح لها أيضًا فرصة المقارنة بين مختلف أنماط
اإلنفاق فيما بين البرامج \ المشاريع .و توفر أنماط اإلنفاق للمنظمة معلومات مفصلة حول
الطريقة التي يمكن إتباعها من أجل إدارة المشاريع \ البرامج ماليًا بشكل أفضل.
اإلشراف على جدول الحسابات .يضع تفصيًال للخطوات المتبعة في عملية (أي منهج ترقيمي
خاص بالمنظمة) تعديل جدول الحسابات التابع لمنظمة ما ويحدد مستويات السلطة \ المسئولية
المخولة للقيام بذلك .وفي حالة أن جداول الحسابات تخضع للمراجعة والتحديث دوريَا فال بد
من إعداد جدول زمني مفصل لذلك.
هيكلية الحسابات (وطني \ مانحين ) .وصف لهيكلية الحسابات (أي بناء هيكل ترقيمي)
للحسابات المعتمدة من أجل إعداد التقارير الخاصة بالجهات الوطنية أو بالمانحين ,ويحدد نقاط
أنفاق لجميع البرامج \ المشاريع التي تقوم المنظمة بإدارتها.
3.6أنظمة إدارة النقدية – هي أنظمة تبين كيفية إدارة النقدية في أطار منظمة ما ومن هو المسئول
عن النقود وكيفية الوصول إلى الموارد النقدية .إن إعداد واستخدام نظام إدارة نقدية شفاف مع وجود
رقابة داخلية محكمة يساعد على الحد من الغش أو الفساد
سجل \ تقارير \ نماذج خاصة بالنقد المحتفظ به .سياسة مفصلة إلدارة النقد في إطار المنظمة
بما في ذلك الصياغة النموذجية للتقارير حول النقد الموجود والتي يجب أن يتم إعدادها بشكل
مستمر ,ويجب أن تبين السياسة كيف ومتى ومن يقوم بمتابعة النقد الخاص بالمكتب وبرفع
تقارير عن ذلك وما هي االستمارات التي يجب أن يتم تعبئتها (من أجل الوصول إلى النقد أو
من أجل تسجيل وضعيته).
العد الدوري للنقود .هو نظام وجدول زمني إلجراء عملية تثبت روتينية عن مبلغ النقد الموجود
في المكتب ويجب أن يحدد النظام المسئول عن ذلك ويبين آلية رفع التقرير حول عد النقود.
سند إيداع نقدا .هي العملية المطلوبة والتوثيق المطلوب و اإلبالغ المطلوب عن زيادات في
مبلغ النقد المحتفظ به ناتجة عن إيداع نقدي.
4.6نظام تخصيص واعتماد النفقات – هو نظام يسمح ألي منظمة بأن تحدد وبدقة كافة النفقات وأن
تقوم بتتبعها \ بقيدها وإدارتها وتحليلها .أن إعداد وتطبيق نظام شفاف لتخصيص النفقات مع عمليات
رقابة واختبار كافية يساعد المنظمات على الحد من الغش والسرقة والفساد.
استمارات الصرف (الفاوشر) .هي وثائق أو قوائم توثيق للنفقات تسمح للمنظمة بأن تقيد
وتنظم النفقات بشكل فعال ويجب أن تكون موحدة لكافة أعمال المنظمة ومختلف برامجها أو
مشاريعها كما يجب أن تحتوي على االسم ونوع اإلنفاق وتاريخه والمبلغ واسم المتعهد (مقدم
الخدمة) وألي غرض والرمز الحسابي للمشروع \ للبرنامج .....الخ.
46
النفقات المسموح بها \ غير المسموح بها .عملية سرد مفصلة لجميع النفقات التي سيقوم
المانح بإقرارها (أي المرتبات والنفقات المباشرة والمعدات ....الخ) أو تلك التي لن يقوم
المانح بإقرارها (االستثمارات والعالقات العامة) حين يتم طلب تعويضها بعد دفعها أو طلب
دفعها .والبد من وجود سرد تفصيلي خاص بكل مانح ألن كل مانح يسمح بنفقات مختلفة وال
يسمح بأخرى مقارنة بالمانحين اآلخرين.
الرموز الحسابية الخاصة بالمشاريع .يجب أن يخصص رمز لكل مشروع \ برنامج (عادة رقم)
يتطابق مع جدول الحسابات الخاص بالمشروع .وتعتبر الرموز المحاسبية شيئًا معروفًا
كحسابات إنفاق تستخدمها منظمة ما وبما يسمح بأن يتم تصنيف النفقات عبر مختلف
المشاريع \ البرامج .ويجب أن يكون لكل مشروع رمزه المحاسبي المميز لضمان أدراج
النفقات بشكل صحيح.
نظام اعتماد النفقات \ اإلقرار .سياسة مفصلة تبين من يملك صالحية اعتماد و إقرار نفقات
معينة داخل المنظمة ككل أو في إطار مشروع \ برنامج بعينه (بشكل مبسط من هو مخول
العتماد وإقرار أي نفقات وما هو سقف المبلغ الذي يستطيع اعتماده)
األسس الموثقة لتخصيص النفقات .بيان مكتوب أو وثيقة حول األسباب الموضوعية (أو فلسفة
فوقية) حول دواعي تخصيص وتوزيع النفقات على مختلف المشاريع وكيفية القيام بذلك.
والنفقات التي يبينها هذا الجزء هي عادة النفقات المباشرة للمنظمة والتي تتوزع على
المشاريع مثل اإليجارات أو أقساط ثمن المبنى و تكاليف صيانة المبنى والموظفين اإلداريين
والهيئة اإلدارية وأعمال العالقات العامة أو الدعاية و تكاليف تطوير البرامج...الخ .ويقصد
باألسباب الموضوعية أو الفلسفة النسب المئوية المعتمدة ألي فئة من هذه الفئات.
5.6االستمارات الشائعة والتعليمات – هي منظومة من الوثائق النموذجية والسندات والوثائق الخاصة
بإعداد التقارير (مع تعليمات مفصلة) الخاصة بنظام إدارة النقدية التابع ألي منظمة ويجب أن تخضع
هذه الوثائق للمراجعة (أو التدقيق) بشكل مستمر من أجل ضمان أن هذه االستمارات أو الوثائق
النموذجية قانونية وفعالة وسهلة االستخدام .كما يجب أن يتم تدريب العاملين على استخدام هذه
االستمارات بشكل دوري حتى يتم ضمان أن يقوموا باستخدامها في عملهم وأن يفعلوا ذلك بشكل
صحيح.
سند استالم نقدًا .سند مفصل يستخدم لتسجيل المدفوعات النقدية ويجب أن يحتوي على
معلومات من أجل تحديد المستلم والمعلومات الخاصة به والمبلغ ()$
سند إيداع نقد .سند مفصل يستخدم لتسجيل استالم إيداعات نقدية ويجب أن يحتوى على بيانات
تحدد المودع والمعلومات الخاصة به والمبالغ المودعة وتاريخ العملية المالية (اإليداع)
والغرض من اإليداع.
طلبات أخالء \ تغطية فوارق العهد النقدية .استمارة مفصلة تستخدم لتسجيل وقيد عملية
استخدام عهد نقدية ويجب أن تحتوي على معلومات تحدد المستلمين والمعلومات الخاصة بهم
والمبالغ المسلمة لكل منهم وتواريخ الصرف وأغراض الصرف.
استمارة تقرير الوضع النقدي .هي وثيقة نموذجية من أجل إعداد التقارير الدورية عن المبالغ
النقدية المحتفظ بها في المكتب ويجب أن تشتمل على اسم معد التقرير والتاريخ \ الوقت
والمبلغ النقدي المحتفظ به ....الخ.
استمارة طلب عهدة نقدية .وثيقة نموذجية أو استمارة مخصصة للعاملين من أجل طلب عهدة
نقدية ويجب أن تتضمن اسم طالب العهدة والتاريخ ورقم المشروع والغرض من الطلب....الخ.
استمارة النفقات .هي وثائق مخصصة لتوثيق النفقات وتسمح للمنظمة بقيد النفقات وتنظيمها
بشكل فعال .يجب أن تكون هذه االستمارات موحدة لكل المنظمة ولمختلف البرامج أو المشاريع
47
كما يجب أن تتضمن معلومات محددة حول النفقات بما في ذلك االسم والتاريخ والمبلغ
والمتعهد (مقدم الخدمة) وأغراض اإلنفاق والرمز المحاسبي للمشروع \ البرنامج ....الخ.
تقرير حول نفقات السفر .هي تقارير تستعمل لتحديد وتوثيق جميع النفقات المرتبطة
بالسفريات ويرفق بها الوثائق المحاسبية األصلية (السندات) .يجب أن تتضمن التقارير اسم
الشخص الذي كان في مهمة سفر و تاريخ المهمة ورمز المشروع \ البرنامج المحاسبي الذي
يتم تحميل النفقات عليه والغرض من السفر والتصديق على مهمة السفر وجميع التكاليف (بما
فيها بدل السفر اليومي) ومبلغ العهدة النقدية المسلم قبل السفر.....الخ.
استمارات تسجيل ساعات العمل .هو التقرير الذي تستعمله أي منظمة لتسجيل وتوثيق ساعات
العمل التي قام بها العاملون التي هي قابلة للتوزيع على المشاريع .يجب أن تحتوي االستمارة
أجمالي الساعات التي قام بها العامل والمشاريع التي يتم تحميلها األجور واألجازات المرضية
واالعتيادية التي حصل عليها العامل والفترة الزمنية للعمل واسم الموظف ووثيقته الشخصية
(إذا كان الزمًا) ...الخ.
6.6إعداد التقارير الخاصة بالجهات الوطنية\ المانحين – هو نظام يتم تصميمه خصيصًا من أجل إدارة
وتنظيم كافة عمليات إعداد التقارير المالية لدى المنظمة المقدمة إلى كل من الحكومة الوطنية
والمانحين .ويجب أن يشتمل النظام على المواعيد الزمنية لرفع التقارير و نماذج إلعداد التقارير
وتحديد مسئولية\ صالحية من يقوم بإعداد كافة التقارير ومسئولية من يقوم بالتوقيع النهائي عليها.
ولمعرفة المتطلبات الخاصة بالحكومة الوطنية عليك مراجعة التشريعات الوطنية.
الجداول الزمنية إلعداد التقارير .جدول زمني مفصل بجميع التقارير المطلوب إعدادها
للحكومة الوطنية وللمانحين ويجب أن يتم تحديثه دوريًا وأن يتم إبالغه للموظفين ذوي
العالقة.
التقارير المالية الشهرية .هي التقارير المالية المطلوب تقديمها كل شهر إلى الحكومة
الوطنية وإلى المانحين.
تقرير عد النقود .يعد هذا التقرير عادة للتحقق من المبلغ النقدي المحتفظ به في المكتب في
لحظة معينة وتاريخ معين ويجب أن يتضمن اسم معد التقرير وتاريخ \ وقت إعداده والمبلغ
النقدي المحتفظ به ...الخ.
التأمين .سرد مفصل لجميع بوليصات (وثائق) التأمين التي تحتفظ بها المنظمة واألقساط
التأمينية المدفوعة والغرض من التأمين وغير ذلك من المعلومات الالزمة من أجل إدارة
برامج التأمين.
المدخالت الوطنية العينية .سرد مفصل لجميع المدخالت العينية الوطنية أو الموارد المقدمة
كمساهمة في الكلفة والتي تم استالمها من جهات محلية من أجل رفد الموارد المقدمة من
المانحين اآلخرين .ويجب أن يتضمن التقرير المدفوعات العينية والمساهمات المستلمة
ومن قام بتسليمها وفئة \ وقت المساهمة العينية واسم البرنامج (ورقمه) والقيمة المقدرة
للمساهمة العينية (بالدوالر )$والمعلومات األخرى الالزمة من أجل إدارة المدخالت
الوطنية العينية بشكل فعال.
الجرد السنوي .هذه عملية سرد تسجيلي مفصل يتم بشكل يتطابق مع جرد األصول الثابتة
ويقيد كافة األصول الرأسمالية (واألصول المتحولة) التي تمتلكها المنظمة عند انتهاء السنة
المالية .ويجب أن يتضمن السجل وفي الحد األدنى الرقم التعريفي لكل مكون (أصل) من
المكونات ووصف مختصر للمكون وكميته وتاريخ الشراء والمستخدم \ موقع وجوده
وفاتورة شراء المكون وكلفته اإلجمالية (أو السعر) والرقم المحاسبي ورمز المشروع\
البرنامج المحاسبي.....الخ.
48
التكاليف المرحلة أو المدفوعة مسبقًا .تسجيل مفصل "للنفقات التي لم يتم دفعها بعد" أو
"للنفقات التي تم دفعها مقدمًا" من قبل منظمة ويتم أدراجها في التقرير المالي في نهاية
السنة المالية .ويقدم هذا تقريرًا ماليًا حول االلتزإمات المالية القائمة على المنظمة
كمستحقات مقابل إجازات سنوية.
المعلومات البنكية .سرد تسجيلي مفصل لكافة الحسابات البنكية التي تتبع المنظمة عند
نهاية فترة محاسبية ويجب أن يتضمن التسجيل اسم البنك (مع المعلومات الخاصة به)
وميزان الحساب الحالي.
التقارير البنكية السنوية .هي بيانات مالية مفصلة تقدمها البنوك التي لدى المنظمة حسابات
لديها وتظهر الوضع المالي الخاص بجميع األصول المالية القائمة والتي يقوم البنك
بإدارتها.
التدقيق المحاسبي الخارجي .عندما تقوم المنظمة بتكليف مؤسسة تدقيق محاسبي خارجية
بمراجعة وتدقيق أمورها المالية فيجب أن يتم حفظ تقرير مراجع الحسابات الناتج عن ذلك.
ويقوم المراجعون بتحديد طريقة صياغة التقرير وسوف يمثل انعكاسًا ألنشطة السنة
المالية.
استمارات تسجيل ساعات العمل .هذه االستمارات هي التقارير التي تقوم المنظمة
باستعمالها من أجل تسجيل وتوثيق عدد ساعات العمل التي تم بذلها والتي تكون محملة
على المشاريع ويجب أن تبين هذه االستمارات عدد الساعات والمشاريع التي سيتم تحميلها
تكلفة هذه الساعات واألجازات المرضية والعادية التي تم إعطائها للفترة الزمنية التي تم
خاللها العمل واسم الموظف ووثيقته الشخصية (إذا كان ضروريًا)...الخ.
الضرائب .هو تقرير تفصيلي يتم إعداده عادة بناء على السنة المالية .حول المبالغ
المدفوعة كضرائب وبيان االستحقاقات الضريبية مثل ضرائب الدخل ورسوم التعاقد
والضمان االجتماعي ....الخ .ويجب أن يتضمن معلومات حول الضرائب التي تم دفعها و
إلى أي جهة دفعت وتاريخ الدفع والمبلغ واألغراض والرمز المحاسبي للمشروع الذي تم
تحميله هذه المدفوعات.
سياسة المشتريات وإجراءاتها وخطواتها – تقدم هذه السياسة توثيقًا للكيفية التي تقوم المنظمة 7.6
بشراء البضائع بناًء عليها من أجل الحفاظ على استدامة أعمالها وتشمل هذه البضائع المواد
المستهلكة والمعدات والخدمات .إن إيجاد سياسات قوية للمشتريات تعد واحدة من أفضل الطرق
لضمان الشفافية وجعل الرقابة والتفتيش مسألة ثابتة ومنع السرقات من خارج وداخل المنظمة
والحد من الفساد وهي جميعها أشياء حيوية من أجل تحقيق فعالية وكفاءة للتكاليف والنفقات.
المعلومات واإلجراءات العامة .هي رؤية عامة أو بيان عام حول المبادئ المتبعة من قبل
المنظمة فيما يتعلق بالمشتريات ويجب أن يتضمن عبارات حول مواضيع مثل الشفافية و
الرقابة والمحاسبة واإلجراءات المضادة للسرقة \ للفساد ويجب أن تبين الخطوط العليا
المنظمة لصالحيات المشتريات.
إجراءات المناقصات .هي خطوات إجرائية تفصيلية حول جميع إجراءات المشتريات
الخاصة بالمكتب (بما فيها بيان واضح لخطوط السلطة وصالحيات إقرار المشتريات) و
حول الوثائق المخصصة (بما فيها النماذج) والمناهج المتبعة(تعليمات حول طريقة شراء
العاملين لألشياء) .ويجب أن تتضمن الحد األدنى من العطاءات (عروض السعر) المطلوبة
من أجل شراء مختلف البضائع .وفي المعتاد يكون العدد األدنى لهذه العروض هو ثالثة
للبضائع التي تتجاوز قيمتها مبلغ محدد من الدوالرات.
قوائم التحقق .هي قائمة للتحقق مبسطة ويتم تحديثها بشكل دوري تسرد جميع اإلجراءات
والخطوات أو الوثائق المطلوبة كجزء من عملية المشتريات الخاصة بأي منظمة.
49
سياسة التنافس .تعليمات مفصلة وسياسة للتنافس تتضمن أسباب المنافسة ومتى يتطلب
الوضع إجرائها وما هي األشياء (أو ما هو مبلغ الحد األدنى للقيمة) الذي يتطلب إجراء
منافسة والمعايير األساسية لضمان حدوث منافسة ....الخ .كما يجب أن تتضمن العدد
األدنى للعروض المطلوب لشراء مختلف البضائع ومن المعتاد أن يكون العدد األدنى من
العروض هو ثالثة للبضائع التي تتجاوز قيمتها مبلغ محدد من الدوالرات.
قائمة المتعهدين (مقدمي الخدمة) .قائمة شاملة لجميع المتعهدين المحتملين الذين بإمكانهم
تقديم البضائع أو الخدمات والتي تشمل خدمات السفر و التوريدات المكتبية وأجهزة
الكمبيوتر والمركبات والخدمات اإلعالمية وغيرها مما لم يذكر .ويجب أن تتم تنقية هذه
القوائم ويجب أال تحتوي إال المتعهدين الذين ينطبق عليهم الحد األدنى من معايير
المشتريات الخاصة بالمنظمة .ومن أجل إعداد قوائم أكثر تقدمًا يمكن أن تضيف المنظمة
نظام للتقييم يقوم بتتبع مدى فعالية وإمانة كل متعهد ومدى تقديمه ألسعار جيدة ومدى
أمكانية االعتماد عليه.
8.6جرد األصول الثابتة – هو سرد تسجيلي لجميع األصول الثابتة التي تملكها منظمة ويجب تحديثه
دوريًا للتأكد من أن المعدات ال يتم سرقتها أو أنها معطلة .وتصبح هذه القائمة ذات أهمية عالية في
حالة إغالق مكتب وعرض معداته للبيع .ويجب أن تحتوي القائمة على رقم تعريفي لألصل ووصف
مختصر له وكميته وتاريخ شرائه ومن يستخدمه\ موقعة وفاتورة شرائه وقيمته اإلجمالية (سعره)
ورقم الحسابات والرمز المحاسبي للمشروع والمتعهد الذي تم شراؤه منه .ويجب أن تشمل األصول
الثابتة التي يجب تسجيلها وكحد أدنى ما يلي:
-تلفون\ فاكس -الكمبيوترات (متنوعة) -المكتب
-أثـــــــاث -المعدات غير أجهزة -معدات سمعية بصرية
-مركبات -تصوير \ طباعة الكمبيوتر
9.6سياسات وإجراءات اإلدارة المالية – سياسات و إجراءات مفصلة تبين الطريقة التي تتبعها
المنظمة و البرامج التابعة لها في إدارتها المالية وبما يشمل األنظمة ووسائل الرقابة المعمول بها من
أجل تسجيل وتحليل الدخل واإلنفاق ومتطلبات إعداد التقارير المالية والقيود المحاسبية والقواعد
المنظمةات إعداد الميزانية ومبالغ اإلنفاق المستهدفة \ فلسفة اإلنفاق .....الخ .ويجب أن تحدد هذه
الوثيقة األهداف أو األغراض التي تحكم نظام اإلدارة المالية لمنظمة ما بما في ذلك فلسفة اإلدارة
المالية العليا (عادة ما تركز على قضايا موضوعية مثل الشفافية والرقابة والتفتيش) وتضع هذه
الوثيقة المعايير الكلية لجميع العاملين في مجال اإلدارة المالية بالمنظمة
دليل \ كتيب اإلدارة المالية .هو كتيب أو دليل يوضح وبالتفصيل جميع السياسات واإلجراءات
واألنظمة والوثائق النموذجية المستخدمة في إدارة المالية .ويجب أن يتم تدريب العاملين
الذين عليهم مسئوليات إدارة مالية على الدليل كما يجب أن يخضع الدليل للمراجعة
(والتدقيق) دوريًا من أجل التأكد من أنه يفي بجميع المعايير األساسية المطلوبة من قبل
المانحين والحكومات.
عملية اإلدارة المالية .هي رؤية مفصلة حول جميع الخطوات الالزم أتباعها من قبل نظام
اإلدارة المالية من أجل إدارة الموارد المالية لمنظمة ما .ويجب أن يكون من بين الخطوات
المشمولة الخطوات المحددة من أجل التنسيق بين موازنات المشاريع المختلفة ومن أجل
تخصيص النفقات والمرتبات ومن أجل اعتماد المدفوعات واإلجراءات .يجب أن يتم تفصيل
الخطوات وجعلها محددة وتحديد الصالحيات \ المسئوليات.
نظام إدارة الميزانية .هي عملية تفصيلية يجب استعمالها من أجل ضمان التقيد بسقوف بنود
الموازنة الخاصة بمنظمة ما .ويجب أن تشمل هذه العملية خطط اإلنفاق ومقارنة اإلنفاق
50
الفعلي مع اإلنفاق المخطط له لكل خطة إنفاق ومراجعة اإلنفاق الفعلي على ضوء الموازنة
وتوصيات واتفاقات حول كيفية أبقاء اإلنفاق في إطار بنود الموازنة ...الخ
نظام الرقابة الداخلي .نظام مفصل يبين خطوات محددة وفحوص ورقابة ومسئولية ذات
صالحيات تهدف إلى التأكد من الحفاظ على سالمة جميع العاملين الذين يستخدمون موارد
المنظمة ومن إمانتهم ومن نزاهتهم ويجب أن يتضمن النظام تقسيمًا لسلطة المشتريات
والفصل بين المسئول عن النقود و المسئول عن إعداد التقارير حولها وأن يتضمن إسنادًا
للمسئوليات ......الخ
توزيع النفقات \ نظام التعقب .هي أنظمة موازنات (عادة برامج كمبيوتر مثل كويك بوكس )
تسمح للمنظمات بتعقب وتحليل النفقات حتى تاريخه عبر مختلف المشاريع وحسابات
الموازنة .وكأساس توثيقي للتخصيصات اإلنفاقية فإن هذا النظام يجب أن يتم تنظيمه بناء
على األسباب الموضوعية المبينة لماذا أو كيف يتم تخصيص التكلفة فيما بين المشاريع
سياسة خطة اإلنفاق .هي سياسة مفصلة وخطوات تساعد المنظمات على التخطيط لإلنفاق
المستقبلي وتساعد على الربط بين اإلنفاق المخطط وأنشطة البرامج القائمة وتساعد أيضًا
على تخطيط مستقبل موارد الميزانية .وتقوم خطط اإلنفاق تحديدًا بمقارنة اإلنفاق الفعلي مع
خطط اإلنفاق الفعلي على ضوء الميزانية .وتتضمن هذه السياسة توصيات واتفاقات حول
كيفية أبقاء اإلنفاق في حدود بنود الميزانية .....الخ (أرجع إلى إدارة الميزانية أعاله)
10.6وثائق \ نماذج اإلدارة المالية – وثائق نموذجية محددة تختص بجميع أبعاد اإلدارة المالية (بما
في ذلك خطط اإلنفاق \ تحليالت اإلنفاق (األنابيب) والموازنات و تقارير توزيع النفقات ......الخ) ويتم
إعداد الوثائق النموذجية بناء على المتطلبات الكلية الموضحة أعاله
نموذج خطة اإلنفاق .هي صياغة معيارية لخطة اإلنفاق وتتضمن البنود الرئيسية
للموازنة واإلنفاق المتوقع لكل شهر ولكل ربع سنة وبحسب البنود التفصيلية ومبررات
توقع مثل هذا اإلنفاق ومقارنة ذلك مع سقوف الميزانية وتوقعات حول مخرجات الميزانية
حتى نهاية المشروع.
تقرير \ تتبع النفقات .هي صياغة معيارية لعملية تعقب ومراجعة النفقات بحسب البنود
التفصيلية للميزانية مع توفير مستوى من التفاصيل يكون المدير راٍض عنه.
تحليل اإلنفاق (التقييم) .خطة مفصلة وخطوات يتم القيام بها من أجل تقييم وتحليل اإلنفاق
وأثره على توفير الموارد في المستقبل .ويتم استخدام مراجعة اإلنفاق هذه من أجل معرفة
(أ) إذا كانت توقعات اإلنفاق تتطابق مع اإلنفاق المفترض أو اإلنفاق المخطط أو (ب) كيف
ستكون نتيجة الميزانية في نهاية المشروع إذا استمرت أنماط اإلنفاق الحالية.
51
You might also like
- Agile Practice Guide (Arabic)From EverandAgile Practice Guide (Arabic)Rating: 3 out of 5 stars3/5 (6)
- استخدام بطاقة الاداء المتوازن في صياغة و تنفيذ و تقييم الاستراتيجيةDocument19 pagesاستخدام بطاقة الاداء المتوازن في صياغة و تنفيذ و تقييم الاستراتيجيةWafaa Safaei Tolami100% (2)
- الدليل الفني لمنهجية قياس الأداءDocument151 pagesالدليل الفني لمنهجية قياس الأداءNasser AltobiNo ratings yet
- الرقابة الإستراتيجيةDocument10 pagesالرقابة الإستراتيجيةKarim LehroucheNo ratings yet
- آليات التميز للمؤسساتDocument86 pagesآليات التميز للمؤسساتmwahadneh91% (11)
- التقويم المؤسساتي عرضDocument29 pagesالتقويم المؤسساتي عرضBoukrine Mohamed100% (2)
- تدقيقDocument58 pagesتدقيقTUREEN NABEEL MIZORYNo ratings yet
- Awareness Training Program: Done by Yousif DherarDocument72 pagesAwareness Training Program: Done by Yousif Dheraralpegambarli100% (1)
- الرقابة الإداريةDocument38 pagesالرقابة الإداريةربحي الجديليNo ratings yet
- قياس رضا العملاءDocument15 pagesقياس رضا العملاءMaged Fayek100% (1)
- أدوات وأساليب الرقابةDocument3 pagesأدوات وأساليب الرقابةfaraj mohamedNo ratings yet
- المخطط الاستراتيجي لوضائف المؤسسةDocument29 pagesالمخطط الاستراتيجي لوضائف المؤسسةcooler21100% (8)
- دليل التخطيط الاستراتيجي للمنظمات غير الحكوميةDocument74 pagesدليل التخطيط الاستراتيجي للمنظمات غير الحكوميةABDULLA100% (1)
- تخطيط حملات وبرامج علاقات عامةDocument45 pagesتخطيط حملات وبرامج علاقات عامةayed1034_13781637582% (11)
- Chapter 2Document47 pagesChapter 2mohammad0% (1)
- IntroductionDocument5 pagesIntroductionAssia LiazNo ratings yet
- Controle de GestDocument27 pagesControle de Gestjoker15100% (4)
- بركان كتميرDocument20 pagesبركان كتميرouargliabdelhakNo ratings yet
- دور الافصاح والشفافيةDocument17 pagesدور الافصاح والشفافيةNouredineDidaNo ratings yet
- الفصل 01Document13 pagesالفصل 01haciniwassim6No ratings yet
- Wa0042.Document18 pagesWa0042.Sam AlyemenyNo ratings yet
- بــن زكورة العــونيةDocument17 pagesبــن زكورة العــونيةWahidNo ratings yet
- بطاقة الأداء المتوازن BSCDocument12 pagesبطاقة الأداء المتوازن BSCFareas Aljumil100% (1)
- Lec 08Document57 pagesLec 08Ibrahem MostafaNo ratings yet
- مقطع 6 مراقبة التسيير في القطاع الحكوميDocument9 pagesمقطع 6 مراقبة التسيير في القطاع الحكوميdjellal fadilaNo ratings yet
- ملخص كتاب بعنوان (تم الحفظ تلقائيًا)Document15 pagesملخص كتاب بعنوان (تم الحفظ تلقائيًا)عبدالله ماجد المطارنهNo ratings yet
- مدخل لمراقبة التسييرDocument33 pagesمدخل لمراقبة التسييرRami NadjmNo ratings yet
- 1m Mf ادارة التدفقات الماليةDocument36 pages1m Mf ادارة التدفقات الماليةTouabti OussamaNo ratings yet
- الفصل الرابع ادارة استراتيجيةDocument8 pagesالفصل الرابع ادارة استراتيجيةMoad HailatNo ratings yet
- الفصل الرابع ادارة استراتيجيةDocument8 pagesالفصل الرابع ادارة استراتيجيةMoad HailatNo ratings yet
- المقطع 1 - المفاهيم الاساسية لمراقبة التسييرDocument8 pagesالمقطع 1 - المفاهيم الاساسية لمراقبة التسييرShosho ShashaNo ratings yet
- شطارة لبرشDocument21 pagesشطارة لبرشdahoNo ratings yet
- التدقيق وتقييم نظام الرقابة الداخلية في المؤسسةDocument13 pagesالتدقيق وتقييم نظام الرقابة الداخلية في المؤسسةAbdNo ratings yet
- Dokumen - Tips - 55a9e1241a28ab7e318b4697Document18 pagesDokumen - Tips - 55a9e1241a28ab7e318b4697Ich Bin HindNo ratings yet
- 3 المحاضرة الثالثة التحليل المالي مدخل الى التحليل الماليDocument13 pages3 المحاضرة الثالثة التحليل المالي مدخل الى التحليل الماليanasNo ratings yet
- عرض التقويم المؤسساتيDocument29 pagesعرض التقويم المؤسساتيمحمد بوقرين100% (2)
- بشوتي شويحDocument15 pagesبشوتي شويحGhani Ait AliouaNo ratings yet
- مكانة الإتصال ضمن إدارة الجودة الشاملة ومعايير الإيزو في المؤسسة الاقتصاديةDocument21 pagesمكانة الإتصال ضمن إدارة الجودة الشاملة ومعايير الإيزو في المؤسسة الاقتصاديةlahrechewafa02No ratings yet
- المطلب الأولDocument10 pagesالمطلب الأولAnnaSofie StoneNo ratings yet
- خطة متكاملة لجمع متطلبات مشروع تحول الكتروني شاملDocument9 pagesخطة متكاملة لجمع متطلبات مشروع تحول الكتروني شاملHuda Al-ShuhayebNo ratings yet
- دور لوحة القيادة و بطاقة الأداء المتوازن في قياس و تقييم أداء الموارد البشرية مقدم وهيبةDocument18 pagesدور لوحة القيادة و بطاقة الأداء المتوازن في قياس و تقييم أداء الموارد البشرية مقدم وهيبةد.كامل أبو ماضي100% (1)
- دور لوحة القيادة و بطاقة الأداء المتوازن في قياس و تقييم أداء الموارد البشرية مقدم وهيبةDocument18 pagesدور لوحة القيادة و بطاقة الأداء المتوازن في قياس و تقييم أداء الموارد البشرية مقدم وهيبةYoan Yean0% (1)
- التدقيق الداخليDocument18 pagesالتدقيق الداخليalilihassnaNo ratings yet
- المبحث الأول مراقبة التسييرDocument13 pagesالمبحث الأول مراقبة التسييرtebibhanane560No ratings yet
- 000Document6 pages000Kur Diing Kur AjwadnyangNo ratings yet
- المبحث الثالث مساهمة التدقيق الداخلي في تحسين الاداء الداخلي offfDocument5 pagesالمبحث الثالث مساهمة التدقيق الداخلي في تحسين الاداء الداخلي offfHouda DahouNo ratings yet
- - دور لوحة القيادة و بطاقة الأداء المتوازن في قياس و تقDocument17 pages- دور لوحة القيادة و بطاقة الأداء المتوازن في قياس و تقMeridja AmazighNo ratings yet
- لصفلا يناثلا ثحبملا لولأا ةبقارم رييستلا بلطملا لولأا موهفم ةبقارم رييستلا فيرعتلا لولأا EntonyDocument13 pagesلصفلا يناثلا ثحبملا لولأا ةبقارم رييستلا بلطملا لولأا موهفم ةبقارم رييستلا فيرعتلا لولأا EntonyFERIEL DJERRANo ratings yet
- المحاضرة 2Document8 pagesالمحاضرة 2Ilyes BennecerNo ratings yet
- المحاضرة 2Document8 pagesالمحاضرة 2Ilyes BennecerNo ratings yet
- المراجعة الداخلية ودورها في تحسين نظام الرقابة الداخلية - دراسة عينة من المراجعين الداخليين.Document16 pagesالمراجعة الداخلية ودورها في تحسين نظام الرقابة الداخلية - دراسة عينة من المراجعين الداخليين.salhiinaam178No ratings yet
- Kak Sirwan PDFDocument15 pagesKak Sirwan PDFMuhamad AzadNo ratings yet
- Chapter 3 - 02Document24 pagesChapter 3 - 02Mohammed OsamaNo ratings yet
- الادارة بالنتائج وأدارة الاحتواء العاليDocument22 pagesالادارة بالنتائج وأدارة الاحتواء العاليحسن الجونيNo ratings yet
- الموازنة التقديرية و علاقتها بالتحطيط و الرقابة PDFDocument283 pagesالموازنة التقديرية و علاقتها بالتحطيط و الرقابة PDFTima AhmedNo ratings yet
- تشخيص المالي كوسيلة لتقييم أداء المؤسسات الاقتصاديةDocument14 pagesتشخيص المالي كوسيلة لتقييم أداء المؤسسات الاقتصاديةJack Chipard100% (3)
- واقع مراقبة التسيير في المؤسسات الصغيرة والمتوسطة في الجزائرDocument13 pagesواقع مراقبة التسيير في المؤسسات الصغيرة والمتوسطة في الجزائرEtudiant ProNo ratings yet
- التقييم الماليDocument2 pagesالتقييم الماليOussama BelhassaineNo ratings yet
- أثر رقابة الإنتاج على مردودية المؤسسةDocument7 pagesأثر رقابة الإنتاج على مردودية المؤسسةAichaAbbesNo ratings yet
- الإبداع في أعمال السكرتارية التنفيذيةDocument110 pagesالإبداع في أعمال السكرتارية التنفيذيةعبدالله بن ثعلبNo ratings yet
- مهارات السكرتارية الحديثة في القرن 21Document159 pagesمهارات السكرتارية الحديثة في القرن 21عبدالله بن ثعلب100% (1)
- مهارات تدريسيةDocument2 pagesمهارات تدريسيةعبدالله بن ثعلبNo ratings yet
- الخطة الفصلية لمقرر التربية السكانيةDocument1 pageالخطة الفصلية لمقرر التربية السكانيةعبدالله بن ثعلبNo ratings yet
- إجراءات البريد الواردDocument13 pagesإجراءات البريد الواردعبدالله بن ثعلبNo ratings yet
- طريقة العمل التعاونيDocument3 pagesطريقة العمل التعاونيعبدالله بن ثعلبNo ratings yet
- م 1 مفهوم التربية وأهدافها وتطورهاDocument3 pagesم 1 مفهوم التربية وأهدافها وتطورهاعبدالله بن ثعلبNo ratings yet
- م 3 مهارات المعلم في الإدارة الصفيةDocument7 pagesم 3 مهارات المعلم في الإدارة الصفيةعبدالله بن ثعلبNo ratings yet
- م 2 أنماط الإدارة الصفيةDocument2 pagesم 2 أنماط الإدارة الصفيةعبدالله بن ثعلب100% (1)
- م 3 مهارات المعلم في الإدارة الصفيةDocument7 pagesم 3 مهارات المعلم في الإدارة الصفيةعبدالله بن ثعلبNo ratings yet
- م 2 أهمية التربية العملية وتطويرها ومراحلهاDocument4 pagesم 2 أهمية التربية العملية وتطويرها ومراحلهاعبدالله بن ثعلبNo ratings yet
