Bill Gates “Một quy trình tồi sẽ ngốn gấp mười lần thời

gian thực sự cần cho công việc”. Nếu không có hệ thống quản lý quy
trình chuẩn, một doanh nghiệp sẽ chỉ là tập hợp những con người

này,

với môi trường làm việc hiện nay.

OUTLINE
I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUY TRÌNH TRONG
DOANH NGHIỆP 01

II. BỘ QUY TRÌNH MẪU ÁP DỤNG TRONG QUẢN LÝ

VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP 03

- Bộ quy trình nhân sự 04

- Bộ quy trình hành chính - kế toán 06

- Bộ quy trình kinh doanh 08

III. 5 LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI XÂY DỰNG QUY TRÌNH

LÀM VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 10

- Xác ịnh nhu cầu, phạm vi và mục ích công việc 12

- Xây dựng trình tự các bước ảm bảo tính chặt chẽ,
khoa học 12

- Mô hình hóa quy trình 13

13

IV. SỐ HOÁ QUY TRÌNH DOANH NGHIỆP. BƯỚC ĐI MỚI

CỦA THỜI ĐẠI 14

LỜI KẾT 16
Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 01
Quy trình

diễn ra trơn tru và nhịp nhàng. Cụ thể, hệ thống quy trình chuẩn xác và
khoa học giúp:

Người thực hiện về công việc: các

như thế nào trong một nghiệp vụ.

Cấp quản lý dễ dàng kiểm soát số lượng và chất lượng công việc do
nhân viên thực hiện do quy trình là công cụ quản lý
và năng suất

Tiết kiệm thời gian và chi phí khi thực hiện một công việc hay một dự

thống quy trình khoa học.

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 02
BỘ QUY TRÌNH MẪU
ÁP DỤNG TRONG QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 03
BỘ MẪU QUY TRÌNH NHÂN SỰ

Không chỉ tuyển dụng, phòng nhân sự còn rất nhiều chức năng khác như tính
lương, giúp nhân viên mới gia nhập văn hóa doanh nghiệp, lập kế hoạch ào
tạo nhân viên… Để có thể ảm bảo hiệu quả vận hành của phòng nhân sự thì
việc chuẩn hóa quy trình của từng bộ phận là rất quan trọng.

Với mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng một quy trình phòng
nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả, 1Office cung cấp bộ quy trình mẫu của
phòng ban nhân sự bao gồm các bước chi tiết, gắn với từng ối tượng cụ thể
và các văn bản mẫu liên quan:

01 Quy trình tuyển dụng

02 Quy trình tiếp nhận nhân sự

03 Quy trình ào tạo

04 Quy trình tiếp nhận nghỉ việc

Tính năng quản lý quy trình là tính năng trên 1Office cho phép doanh nghiệp số
hóa và ịnh nghĩa toàn bộ quy trình của mình. Khi có một công việc ược khởi tạo
và gán một quy trình mẫu vào, thì công việc sẽ tự ộng chạy với các thông tin ược
thiết lập mặc ịnh theo quy trình mẫu: số bước xử lý, người thực hiện, người theo
dõi, thời gian xử lý... Bên cạnh bộ quy trình mẫu của phòng Nhân sự, 1Office còn
cung cấp rất nhiều các quy trình khác phục vụ các phòng ban như: Kinh doanh, Kế
toán, Hành chính,... theo nhiều lĩnh vực, ngành nghề (công nghệ, sản xuất, tài chính,
thời trang,...).

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 04
Các quy trình nhân sự

Thay thế nhân

viên nghỉ việc

HS đạt yêu cầu Ứng viên đạt Ứng viên nhận việc
yêu cầu
Bắt đầu 1
Yêu cầu tuyển dụng
Phê duyệt 2.1 Hoàn thành 3 Lọc hồ sơ 4 5 6
HCNS cập nhật mô ứng viên
Đăng tin Chuyển người Liên hệ đặt lịch Mời nhận việc Hoàn thành
tả công việc & lương tuyển dụng yêu cầu tuyển dụng phỏng vấn
phê duyệt
Tuyển dụng mới 2
BGD phê duyệt

Không phê duyệt Tạm dừng HS không đạt yêu cầu Ứng viên không đạt Ứng viên không
yêu cầu nhận việc

Quy trình tuyển dụng

Hoàn thành Hoàn thành Đạt Hoàn thành Hoàn thành

Hoàn thành
Bắt đầu 1 2 3 4 5 5.1 6 Hoàn thành
Tiếp nhận nhân Đào tạo Thực hiện Tạo tài khoản Tạo hợp đồng Bàn giao tài khoản Lưu chứng từ
sự mới nhân sự bài test lao động cho nhân sự mới

Không đạt Tạm dừng

Quy trình tiếp nhận nhân sự

Cấp trên xác nhận Duyệt

Bắt đầu 1 2 3 Duyệt 4 Đánh giá kết quả Hoàn thành

5
Tiếp nhận nhân GĐ phê duyệt Lập kế hoạch Triển khai đào tạo Lưu trữ
sự mới đào tạo

Không duyệt Hủy

Quy trình ào tạo

Đơn được duyệt

Đơn được duyệt

Đơn được duyệt

Bắt đầu 1 2 Đã bàn giao 3 4 Đồng thời Hoàn thành

Tạo đơn Bàn giao công việc Tiếp nhận Thu hồi tài sản
xin thôi việc công việc
Đơn được duyệt

Đơn không được Hủy Đơn không được

duyệt duyệt

Quy trình tiếp nhận nghỉ việc

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 05
BỘ MẪU QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH - KẾ TOÁN

Bộ phận hành chính - kế toán ở các doanh nghiệp vốn ược coi là cồng
kềnh, phức tạp cần ến sự hỗ trợ của công nghệ ể tự
ộng hóa các tác vụ
thủ công lặp
i lặp lại nhằm tinh gọn bộ máy và tiết kiệm thời gian của bộ
phận hành chính.

Phần mềm 1Office không chỉ số hóa mọi nghiệp vụ hành chính - kế toán mà
còn cung cấp bộ quy trình mẫu giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình
của phòng ban:

01 Quy trình xét duyệt tăng lương

02 Quy trình tính và thanh toán lương

03 Quy trình thanh toán

04 Quy trình thu/chi tiền mặt

Tính năng quản lý quy trình là tính năng trên 1Office cho phép doanh nghiệp số
hóa và ịnh nghĩa toàn bộ quy trình của mình. Khi có một công việc ược khởi tạo
và gán một quy trình mẫu vào, thì công việc sẽ tự ộng chạy với các thông tin ược
thiết lập mặc ịnh theo quy trình mẫu: số bước xử lý, người thực hiện, người theo
dõi, thời gian xử lý... Bên cạnh bộ quy trình mẫu của phòng Hành chính - Kế toán,
1Office còn cung cấp rất nhiều các quy trình khác phục vụ các phòng ban như: Kinh
doanh, Nhân sự,... theo nhiều lĩnh vực, ngành nghề (công nghệ, sản xuất, tài chính,
thời trang,...).

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 06
Các quy trình hành chính - kế toán

Hoàn thành Hoàn thành Đạt yêu cầu Hoàn thành Hoàn thành Hoàn thành Hoàn thành

Bắt đầu 1 2 3 4 5 6 7 8 Hoàn thành

Lập danh sách Xét tiêu chí Giám đốc xét duyệt Gửi C&B Quyết định Phụ lục HĐ C&B tính truy Quyết định truy
nhân viên tăng lương tăng lương lãnh lương lãnh lương

Không đạt Hủy

Quy trình xét duyệt tăng lương

Hoàn thành Hoàn thành Đạt Đạt Hoàn thành

Bắt đầu 1 2 3 4 5 6 Hoàn thành

Tập hợp dữ liệu Tính toán vào Kiểm tra bảng lương Trình BGD phê duyệt Thực hiện chi trả Gửi chi tiết phiếu
bảng lương lương lương và giải đáp
thắc mắc

Không đạt

Không đạt

Quy trình tính và thanh toán lương

Hoàn thành Duyệt Hoàn thành Duyệt Hoàn thành Lưu trữ

Bắt đầu 1 2 3 4 5 6 Hoàn thành

Đề nghị thanh toán Trưởng bộ Kiểm tra hồ sơ Duyệt hồ sơ Kế toán Thủ quỹ chi tiền
tạm ứng phận duyệt tạo phiếu chi

Không duyệt

Không duyệt

Quy trình ký hợp ồng

Kiểm tra
đối chiếu

Bắt đầu 1 2 Hoàn thành 3 Chi tiền/thu tiền 4 Hoàn thành

Chứng từ Ký duyệt Phiếu chi/phiếu thu Lưu hồ sơ,
thanh toán chứng từ

Quy trình thanh lý hợp ồng

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 07
BỘ MẪU QUY TRÌNH KINH DOANH

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, bất kỳ một doanh
nghiệp nào nếu có một chiến lược kinh doanh phù hợp sẽ có nhiều khả năng
ứng vững ược trong môi trường kinh doanh ầy biến ộng hiện nay.

Nhằm giúp các doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả
ồng thời cung cấp các thông tin giúp cấp quản lý ưa ra ược quyết ịnh
úng ắn trong việc vận hành và phát triển kinh doanh, 1Office cung cấp bộ
mẫu quy trình cho phòng Sales bao gồm:

01 Quy trình xây dựng KPI

02 Quy trình bán hàng

03 Quy trình ký hợp ồng với khách hàng

04 Quy trình thanh lý hợp ồng

Tính năng quản lý quy trình là tính năng trên 1Office cho phép doanh nghiệp số
hóa và ịnh nghĩa toàn bộ quy trình của mình. Khi có một công việc ược khởi tạo
và gán một quy trình mẫu vào, thì công việc sẽ tự ộng chạy với các thông tin ược
thiết lập mặc ịnh theo quy trình mẫu: số bước xử lý, người thực hiện, người theo
dõi, thời gian xử lý... Bên cạnh bộ quy trình mẫu của phòng Kinh doanh, 1Office còn
cung cấp rất nhiều các quy trình khác phục vụ các phòng ban như: Kế toán, Nhân
sự, Hành chính,... theo nhiều lĩnh vực, ngành nghề (công nghệ, sản xuất, tài chính,
thời trang,...).

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 08
Các quy trình kinh doanh

Không duyệt Hoàn thành Hoàn thành

Xây dựng KPI
mục tiêu

Bắt đầu 1 Hoàn thành 2 Hoàn thành 3 4 5 6 Đồng thời

Ban hành mục tiêu Xây dựng mục tiêu Phê duyệt Thông báo hướng Xác định mục tiêu Xây dựng KPI của
công ty đơn vị dẫn, triển khai của cán bộ phận trực cán bộ phận trực
thuộc thuộc
Duyệt Viết mô tả công việc
và xây dựng KPI cơ bản

7 Hoàn thành 8 Hoàn thành 9 Hoàn thành

Triển khai xây dựng KPI Phòng nhân sự Theo dõi / Đánh giá

Quy trình KPI

tổng hợp cho cá nhân tổng hợp kết quả tổng hợp

Hoàn thành Duyệt Hoàn thành Duyệt Duyệt ký Hoàn thành Duyệt Duyệt

Bắt đầu 1 2 Giám đốc ký 3 Tạo hợp đồng 4 Giám đốc ký 5 Tạo phiếu thu 6 Giám đốc ký Hoàn thành
Tiếp cận KH Trình phê duyệt Gửi báo giá bán Giám đốc ký KH thanh toán Kế toán lưu trữ
báo giá cho KH chứng từ

Không duyệt

Quy trình bán hàng

Hoàn thành Hoàn thành Đạt yêu cầu Đạt yêu cầu Hoàn thành Hoàn thành Hoàn thành Hoàn thành

Bắt đầu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Hoàn thành

Tiếp nhận Lập phiếu đề nghị Kiểm tra Ký duyệt Tạo mã KH Lập hợp đồng Trình ký hợp đồng Gửi thông tin HĐ Lưu trữ hồ sơ
nhu cầu KH thông tin KH

Không đạt Không đạt

Quy trình ký hợp ồng

Hoàn thành KH quyết định Hoàn thành Hoàn thành Hoàn thành
thanh lý

Bắt đầu 1 2 3.1 4 Thanh toán 5 6

công nợ
Gửi yêu cầu Tiếp nhận & xử lý Tạo hồ sơ Đối chiếu công nợ Thanh lý HĐ Ngừng dịch vụ
thanh lý HĐ thanh lý HĐ

KH tiếp tục sử dụng 3.2 Hoàn thành

Gia hạn HĐ

Quy trình thanh lý hợp ồng

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 09
Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 10
 5 lưu ý giúp doanh nghiệp xây dựng và tối ưu “bộ khung” vận
hành cho doanh nghiệp mình:

01 XÁC ĐỊNH NHU CẦU, PHẠM VI VÀ

MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG VIỆC

02 XÂY DỰNG TRÌNH TỰ CÁC BƯỚC

ĐẢM BẢO TÍNH CHẶT CHẼ, KHOA HỌC

03 TUÂN THỦ NGUYÊN TẮC PHỐI HỢP

04 MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH

05 PHÙ HỢP ĐIỀU KIỆN CỦA DOANH NGHIỆP

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 11
 Trước tiên, ể xây dựng một quy trình chuẩn thì nhà quản lý phải xác
ịnh ược nhu cầu, phạm vi áp dụng của chúng (trên những cá nhân,
phòng ban nào?) và mục ích cuối cùng mà họ muốn hướng ến khi ề
ra quy trình.

chặt chẽ, khoa học

diễn ra trơn tru, nhịp nhàng và chính xác.

5W – 1H
Phối hợp mọi nguồn lực hữu
hiệu hơn; Tập trung vào các mục tiêu chính của quy trình; Nắm vững các

HOW WHAT

WHY WHERE

WHO WHEN

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 12
 Trước tiên, ể xây dựng một quy trình chuẩn thì nhà quản lý phải xác
ịnh ược nhu cầu, phạm vi áp dụng của chúng (trên những cá nhân,
phòng ban nào?) và mục ích cuối cùng mà họ muốn hướng ến khi ề
ra quy trình.

chặt chẽ, khoa học

diễn ra trơn tru, nhịp nhàng và chính xác.

5W – 1H
Phối hợp mọi nguồn lực hữu
hiệu hơn; Tập trung vào các mục tiêu chính của quy trình; Nắm vững các

HOW WHAT

WHY WHERE

WHO WHEN

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 12
4. Mô hình hóa quy trình

yếu tố thiết yếu trong quy trình thành các bản mô tả. Các bản mô tả

Có rất nhiều “ngôn ngữ” mô tả quy trình. Tuy nhiên, công cụ hữu hiệu và
trực quan nhất vẫn là

hoàn, giúp cho quy trình trở nên rõ ràng, logic và hợp lý.

thù của tổ chức cũng như phù hợp với chất lượng nguồn nhân lực.

ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 13
5 lưu ý không thể bỏ qua khi xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp 14
Quy trình là nền móng vững chắc cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong
rào cản cho
sự phát triển của doanh nghiệp nếu không có sự hỗ trợ của công nghệ

trong việc xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp, chủ yếu là quản
lý thủ công theo kiểu “sai âu sửa ấy”.

của tổ chức.

số hóa quy trình

Số hóa quy trình ang ngày càng ược ưa chuộng bởi những lợi ích
thiết thực:

Tiết kiệm Xây dựng

Tăng cường Minh bạch,
Nâng cao thời gian & văn hóa DN
kết nối liên dễ kiểm soát,
hiệu suất chi phí khoa học,
phòng ban hạn chế sai sót
vận hành chủ ộng

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 15
LỜI KẾT
Quản lý quy trình chính là nắm trong tay sự sống còn của doanh nghiệp.

xa. Tuy nhiên, xây dựng và quản lý quy trình bằng phương pháp thủ

số hóa và tự ộng hóa quy trình.

sự kém hiệu quả.

_Bill Gates_

Bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp 16
 THANK YOU!

Trụ sở chính: Tầng 3, Tháp G2, Tòa nhà Five Star, Số 2 Kim Giang, Phường Kim Giang, Quận Thanh
Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Lầu 3 , 222 Hoàng Hoa Thám, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM

Tổng đài tư vấn sản phẩm: 083 483 8888