PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Cuốn sách tạo sự kết nối của tác giả nổi tiếng Bill Quirke đã từng viết: “…Trong
thời đại thông tin, tài sản của một tổ chức bao gồm kiến thức và mối quan hệ của
những con người trong tổ chức đó. Hoạt động kinh doanh của tổ chức bắt đầu từ
thông tin/ nguyên liệu đầu vào, sử dụng khả năng sáng tạo và trí tuệ của đội ngũ để xử
lý thông tin/ nguyên liệu đó, nhằm tạo ra sản phẩm, tạo ra các giá trị. Truyền thông
nội bộ là quá trình cốt lõi bên trong tổ chức để có thể tạo ra chuỗi các giá trị này”.
Qua đó, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy để mở rộng văn hóa, nuôi dưỡng những giá
trị cốt lõi trong tổ chức, xây dựng được một đội ngũ nhân sự gắn bó, có chung tầm
nhìn thì một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả là không thể thiếu.
Truyền thông nội bộ được ví như "mạch máu" trong một tổ chức. Sự kết nối
trong truyền thông nội bộ giúp thông tin được truyền tải đa chiều. Qua đó, lãnh đạo sẽ
bao quát được tình hình hoạt động cũng như hiểu rõ chia sẻ của nhân viên trong quá
trình làm việc. Ngược lại, người cấp dưới có cơ hội được lắng nghe ý kiến quan điểm
dễ dàng hơn từ quản lý của mình. Bên cạnh đó, khi được củng cố về tầm nhìn cũng
như những sứ mệnh mà tổ chức đó mang tới, mỗi nhân viên có thể tiếp tục truyền tải
giá trị để trở thành những kênh truyền thông riêng của tổ chức. Theo số liệu mới nhất
phần mềm thương hiệu cá nhân BrandYourself đưa ra: Các thông điệp của tổ chức
được chia sẻ trên mạng xã hội bởi nhân viên có lượng tiếp cận nhiều hơn 561% so với
các thông điệp chia sẻ bởi các kênh mạng xã hội của tổ chức. Thông điệp của tổ chức
được đăng bởi một nhân viên sẽ có lượt chia sẻ nhiều hơn gấp 24 lần so với khi đăng
bởi các kênh mạng xã hội của tổ chức đó. Ông Alvie Smith, cựu giám đốc truyền
thông của công ty General Motors trong một nghiên cứu đã cho biết, người lao động
không trung thành với tổ chức của họ hoặc không cam kết giúp tổ chức đạt được mục
tiêu của họ, có thể làm tổn mất 50 tỷ USD năm.
Những nhận định và số liệu nói trên có thể thấy phần nào về tầm quan trọng của
truyền thông nói chung và truyền thông nội bộ nói riêng trong hoạt động của tổ chức,
tuy nhiên hoạt động truyền thông nội bộ là quan trọng đặc biệt. Truyền thông nội bộ là
cánh tay đắc lực giúp lãnh đạo tổ chức tạo lập, duy trì và phát triển niềm tin trong tổ
chức. Truyền thông nội bộ không chỉ cần thiết đối với các doanh nghiệp tư nhân mà
còn đối với cả các cơ quan nhà nước đặc biệt là khối cơ quan Hành chính sự nghiệp có
thu.
Tuy nhiên, thực tế truyền thông nội bộ mới chỉ được nghiên cứu nhiều ở các
doanh nghiệp, chưa có bài nghiên cứu nào đi sâu tìm hiểu về truyền thông nội bộ tại
văn phòng của một trường đại học. Đối với một trường đại học, truyền thông nội bộ có
ảnh hưởng lớn. Môi trường đại học, với hàm lượng lao động trí thức cao, với các nhóm
công chúng nội bộ đặc thù, sẽ cần đến một chiến lược truyền thông nội bộ được nghiên
cứu và cập nhật linh hoạt, thường xuyên, trong đó không thể thiếu vai trò của văn
phòng trong công tác thực hiện truyền thông nội bộ. Đối với những tổ chức chưa có bộ
phận truyền thông, văn phòng thường phụ trách luôn hoạt động truyền thông nói
chung, truyền thông nội bộ nói riêng. Còn nhưng tổ chức có bộ phận truyền thông
chuyên nghiệp thì ở góc độ chức năng, nhiệm vụ đặc thù của mình thì văn phòng cũng
có nhưng vai trò nhất định trong hoạt động truyền thông nội bộ. Thực tế, trường đại
học Nội vụ Hà Nội đang ngày càng không ngừng lớn mạnh cả về chất và lượng, do đặc
thù của môi trường đạo tạo nên đối tượng nội bộ ở đây không chỉ là cán bộ, giảng viên
mà còn là cả chục ngàn sinh viên nên việc truyền thông nội bộ lại vô cùng quan trọng.
Là sinh viên ngành quản trị văn phòng, chúng em nhận thấy đối tượng nghiên cứu phù
hợp với chuyên ngành. Từ những lý do nêu trên, chúng em lựa chọn đề tài: “Nâng cao
hiệu quả công tác truyền thông nội bộ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua
hoạt động của bộ phận Văn phòng”. Hy vọng kết quả nghiên cứu đề tài của nhóm sẽ
giúp hoạt động Truyền thông nội nói chung, truyền thông nội bộ nói riêng sẽ phù hợp
với định hướng phát triển công tác truyền thông tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Thông qua đề tài khẳng định rõ vai trò to lớn của văn phòng trong việc thực hiện
hoạt động truyền thông nội bộ của Trường. Từ đó, củng cố niềm tin, chuyên nghiệp
hóa hoạt động truyền thông nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội
bộ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt được những mục tiêu nghiên cứu trên, nhóm tác giả đề tài xác định những
nhiệm vụ sau:
 - Hệ thống hóa cơ sở lí luận về truyền thông và truyền thông nội bộ của bộ phận
Văn phòng.
- Khảo sát thực tiễn hoạt động truyền thông nội bộ của bộ phận Văn phòng. Từ
đó có những phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động truyền thông của
bộ phận Văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Qua phân tích và đánh giá thực trạng đề tài đưa ra các định hướng phát triển về
truyền thông nội bộ của nhà trường để từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả công tác truyền thông nội bộ của trường trong tương lai gần.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hiệu quả của hoạt động Truyền thông nội bộ.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
+ Về phạm vi nội dung: đề tài nghiên cứu và khảo sát thực tiễn hoạt động Truyền
thông nội bộ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thông qua hoạt động của bộ phận văn
phòng để đưa ra những định hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
truyền thông của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
+ Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian: đề tài tập trung nghiên cứu về hoạt
động Truyền thông nội trong phạm vi hoạt động chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
Trường tại trụ sở Hà Nội.
+ Phạm vi về mặt thời gian: đề tài khảo sát và nghiên cứu hoạt động Truyền
thông nội bộ của bộ phận Văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ từ khi sáp nhập Phòng
Hành chính - Tổng hợp và Phòng Quản trị - Thiết bị thành Văn phòng theo văn bản
Quyết định số 795/QĐ - ĐHNV của Hiệu Trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban
hành ngày 07 tháng 5 năm 2018 cho đến hiện nay.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện thành công mục tiêu nghiên cứu của đề tài khoa học năm 2021-
2022, nhóm tác giả sử dụng những phương pháp nghiên cứu khoa học sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tiến hành thu thập và nghiên cứu, phân tích
thông tin từ những tài liệu. Phương pháp này giúp tác giả tìm hiểu thêm về cơ sở lý
luận, các khái niệm về công tác Truyền thông nội bộ.
 - Phương pháp hệ thống - cấu trúc: dùng để nắm bắt được vấn đề về công tác
hoạt động Truyền thông nội bộ đều mang tính hệ thống vì nó liên quan đến các yếu tố
đầu vào, đầu ra.
- Phương pháp thu thập số liệu:
+ Số liệu thứ cấp
-Thu thập thông tin về Truyền thông nội bộ thông qua website của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, sách, báo, tạp chí có liên quan cùng với các luận văn, đề tài nghiên
cứu khoa học,…
+ Số liệu sơ cấp
• Đối tượng khảo sát
Số liệu sơ cấp sử dụng trong đề tài được thu thập thông qua việc phỏng vấn toàn
bộ cán bộ công nhân viên chức đang làm việc tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong
quá trình công tác tại Trường đại học Nội vụ Hà Nội.
• Thu thập dữ liệu
Việc thu thập dữ liệu được thực hiện thông qua kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp bằng
bảng câu hỏi cán bộ công nhân viên chức đang làm việc tại trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Việc khảo sát được tiến hành bằng cách:
Thiết kế bảng câu hỏi phỏng vấn trực tuyến gửi trực tiếp đến email hoặc gửi tin
nhắn trên Facebook, Zalo,…để mời họ trả lời trực tiếp thông qua mạng internet.
Địa điểm khảo sát: Trường đại học Nội vụ Hà Nội
Thời gian khảo sát: từ ngày 03/01/2022 đến ngày 20/03/2022
5. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Chủ đề truyền thông nói chung, truyền thông nội bộ nói riêng những năm gần
đây nhận được nhiều sự quan tâm, nghiên cứu của các học giả trong và ngoài nước, cụ
thể:
5.1. Tình hình nghiên cứu trong nước
Cho đến thời điểm này, những công trình nghiên cứu, những tài liệu về vấn đề
truyền thông tương đối phổ biến. Đặc biệt trong những năm gần đây, khi các nhà lãnh
đạo ngày càng nhận ra vai trò và lợi ích to lớn mà truyền thông mang lại. Nhiều nhà
nghiên cứu, chuyên gia đã cho ra đời nhiều ấn phẩm khoa học nghiên cứu và lý luận
giá trị và hữu ích.
Một số luận văn thạc sĩ chuyên ngành truyền thông, bảo vệ tại Trường Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, bao gồm:
“Quan hệ công chúng ngành Bưu chính viễn thông” - Tác giả: Trịnh Thúy Hòa
(2004). Tác giả Trịnh Thúy Hòa hầu như chỉ tập trung vào việc nhận diện PR trong
phạm vi phân tích ảnh hưởng của nghề PR đến hoạt động của truyền thông đại chúng
nói chung và vai trò của PR trong ngành Bưu chính viễn thông nói riêng.
Luận văn thạc sĩ “Quan hệ công chúng và báo chí” - Những vấn đề lý luận và
thực tiễn (2001) của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền đã đưa ra những vấn đề cơ bản
về quan hệ công chúng, mối quan hệ giữa công chúng với báo chí ở Việt Nam cũng
như trên thế giới. Đây là một tài liệu tham khảo hữu ích, đặc biệt với vấn đề quan hệ
với báo chí trong hoạt động quan hệ công chúng. Nhưng luận văn của Nguyễn Thị
Thanh Huyền cũng chưa đề cập đến vấn đề tổ chức và hoạt động của bộ phận truyền
thông trong trong cơ quan nhà nước hay một đơn vị hành chính sự nghiệp có thu.
Luận văn Thạc sỹ năm 2015 của tác giả Nguyễn Thị Như Hoa, “Tổ chức và
hoạt động của bộ phận truyền thông trong doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn Hà
Nội”, luận văn này làm rõ một số lý thuyết được áp dụng và các khái niệm như truyền
thông, truyền thông trong doanh nghiệp, truyền thông nội bộ, giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả truyền thông nội bộ.
Luận văn Thạc sỹ “Khai thác kênh thông tin báo chí để làm Truyền thông nội
bộ trong doanh nghiệp PDI tại Việt Nam” của trác giả Lại Hoàng Dũng năm 2015.
Trong luận văn này tác giả đã nghiên cứu vai trò của kênh báo chí đối với truyền thông
nội bộ, phân tích tích được tính đặc thù của của hoạt động truyền thông nội bộ trong
doanh nghiệp, tìm ra các vấn đề đặt ra trong hoạt động truyền thông nội bộ trong
doanh nghiệp
Bên cạnh các công trình nghiên cứu trên có thể kể đến một số giáo trình giúp
ích cho quá trình nghiên cứu đề tài truyền thông của nhóm. Những giáo trình đó đề cập
tới lý thuyết gắn với hoạt động truyền thông theo nhiều cách khác nhau, tuy nhiên vẫn
tập trung tới việc đưa những vấn đề lý luận chung nhất gắn với khái niệm liên quan tới
truyền thông, quan hệ công chúng, vai trò của hoạt động truyền thông đối với doanh
nghiệp, các cách thức để phát triển kỹ năng cho người làm truyền thông và áp dụng
hoạt động quan hệ công chúng đối với tổ chức...Có thể kể tới như: Quan hệ công
chúng, biến công chúng thành “fan” của doanh nghiệp (Business Edge. MPDF, 2006),
PR – Kiến thức cơ bản và đạo đức chuyên nghiệp (Đinh Thị Thúy Hằng chủ biên,
NXB Lao động Xã hội, 2007), Sáng tạo chiến dịch PR hiệu quả (Anne Gregory, Trung
An và Việt Hà dịch, 2007), Ngành PR tại Việt Nam (Đinh Thị Thúy Hằng, NXB Lao
động Xã hội, 2010), Quản trị Quan hệ công chúng, (PGS. TS Lưu Văn Nghiêm, NXB
Kinh tế Quốc dân, 2011) ...
5.2. Tình hình ngiên cứu trên thế giới
Một số cuốn sách nước ngoài như: “Truyền Thông Nội Bộ: Linh Hồn Của
Doanh Nghiệp - Trevor Morris, Hoa Kỳ” cuốn sách đề cập đến các vấn đề mà đội ngũ
truyền thông nội bộ đang phải đối mặt như: làm việc từ xa, truyền thông đa kênh, kì
vọng của thế hệ Y... đồng thời cho chúng ta thấy cách giải quyết của 10 doanh nghiệp
hàng đầu. Mỗi cuộc phỏng vấn trong cuốn sách đều có thể được sử dụng như một chủ
đề thảo luận trong lớp học để tìm hiểu về những thách thức thực tế của doanh nghiệp.
Truyền thông Nội bộ: Linh hồn của doanh nghiệp nhắm đến mục tiêu chia sẻ kinh
nghiệm thực tiễn một cách chân thực nhất trong quản lý truyền thông. Những câu
chuyện được chia sẻ trong cuốn sách này sẽ truyền cho người đọc nguồn cảm hứng bất
tận để mài giũa và nâng cấp kỹ năng giao tiếp trong Truyền thông nội bộ.
Michael Regester và Judy Larkin, 2005. Risk Issues and Crisis management -
A Casebook of Best Practice. Anh quốc 2009, tái bản lần thứ 3, NXB London and
Sterling, Anh quốc: Cuốn sách này chứa đầy sự khôn ngoan, hiểu biết sâu sắc và lời
khuyên thực tế từ hai trong số những bậc thầy thực sự trong ngành truyền thông. Đây
cũng là một trong số ít những cuốn sách về quan hệ công chúng hay đáng đọc. Cuốn
sách như một tài liệu tham khảo về tiêu chuẩn trong công tác văn phòng.
Quirke B, 2000. Making the Connections, Using Internal Communication to Turn
Strategy into Action, Gower, Aldershot: Cuốn sách nổi tiếng của Bill Quirke là cẩm
nang giúp các cá nhân và doanh nghiệp dùng truyền thông nội bộ để thực thi các chiến
lược. Trong cuốn sách này, Bill Quirke đã chỉ ra các ví dụ thực tế về cách mà các
doanh nghiệp sử dụng truyền thông nội bộ để tạo nên sự khác biệt, đem lại sự đổi mới
và quản lý sự thay đổi hiệu quả hơn. Tác giả chia sẻ các khía cạnh của truyền thông
nội bộ, theo ba hướng: Lý do vì sao doanh nghiệp cần truyền thông nội bộ, để đạt được
các mục tiêu lớn, truyền thông nội bộ cần truyền tải điều gì để đem lại những giá trị
quan trọng cho nhân viên và Làm thế nào để doanh nghiệp tận dụng truyền thông nội
bộ nhằm đem lại lợi ích tốt nhất. Cuốn sách sẽ phù hợp với đề tài nghiên cứu của
nhóm, giúp nhóm nghiên cứu hiểu hơn về vai trò của truyền thông nội bộ cũng như tìm
hiểu cách để xây dựng một chiến dịch truyền thông nội bộ, gắn kết nhân viên, cải thiện
giao tiếp giữa lãnh đạo – nhân viên.
Libby Sartain, Mark, Schuman, 2006. Brand From The Inside: Eight Essentials
to Emotionally Connect Your Employees to Your Business, SAN FRANCISCO: Cuốn
sách này lý giải việc truyền động lực cho nhân viên và kết nối nhân viên với những giá
trị của tổ chức ngày càng được chú trọng hơn, để từ đó, chính nhân viên sẽ là những
người truyền tải những giá trị của tổ chức cho khách hàng, đối tác. Làm thế nào để xây
dựng thương hiệu từ bên trong. Tác giả có đưa ra 8 điểm mấu chốt của “công thức bí
mật” để xây dựng thương hiệu từ bên trong trở nên hiệu quả, cuốn sách này giúp nhóm
nghiên cứu truyền thông nội bộ trong việc gắn kết nhân viên cũng như truyền tải các
giá trị cốt lõi trong tổ chức.
Ý nghĩa của truyền thông đối với việc xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp
cũng được nhắc đến trong nhiều nghiên cứu, tài liệu hội thảo: Hội thảo “Truyền thông
trên mạng xã hội: Cơ hội nào cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ?” do Mạng xã hội
Zing Me tổ chức ngày 3/5/2012; Hội thảo “Tác động của Truyền thông trong xây dựng
thương hiệu sản phẩm” do Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh tổ chức năm 2011; Bài
thuyết trình của TS. Marc Divine, Phó giáo sư tại trường IAE Paris trong hội thảo “Vai
trò của mạng xã hội trong các doanh nghiệp” ngày 15/2/2012.
Từ trên ta có thể thấy chủ đề truyền thông nói chung, truyền thông nội bộ nói
riêng là một đề tài đặc biệt, cần nghiêm túc xem xét, quan tâm nghiên cứu. Từ việc
khảo nghiệm lịch sử nghiên cứu vấn đề nhóm nghiên cứu nhận thấy chưa có đề tài nào
nghiên cứu về hoạt động Truyền thông nội bộ của các đơn vị hành chính sự nghiệp nói
chung, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng. Chưa có một đề tài nào nghiên cứu
về vai trò Truyền thông nội bộ của văn phòng đặc biệt trong một trường đại học. Từ đó
có thể thấy rằng đề tài nghiên cứu của nhóm không bị trùng lặp với các nghiên cứu có
trước đó.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Truyền thông nội bộ là lĩnh vực đang thu hút sự chú ý không những của giới
truyền thông, mà còn của các nhà quản trị, cơ quan và tổ chức. Trong xã hội thông tin,
công nghệ phát triển với tốc độ nhanh, vai trò của Truyền thông nội bộ ngày càng quan
trọng hơn bao giờ hết. Vì vậy, nếu bộ phận Văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà
 Nội thực hiện hoạt động Truyền thông nội bộ tốt hơn, hiệu quả cao hơn thì sẽ giúp cho
Nhà trường có một môi trường làm việc tích cực, đoàn kết, chia sẻ, sáng tạo. Đồng
thời có sức thu hút đối với nhân tài, đội ngũ nhân viên mạnh, gắn bó và thống nhất để
thực hiện mục tiêu chung, đạt được kết quả tốt nhất trong công tác truyền thông nội bộ
cùng với một hệ thống công cụ quản lý hiệu quả và phù hợp với xu hướng của thời đại.
7. Đóng góp mới của đề tài
Về mặt lý luận, đề tài đóng vai trò quan trọng trong việc hệ thống hóa lý thuyết
liên quan đến truyền thông và truyền thông nội bộ của bộ phận Văn phòng. Hiện tại,
các đề tài nghiên cứu về công tác truyền thông nội bộ của bộ phận Văn phòng còn ít và
chưa được quan tâm nhiều. Hơn thế nữa, việc nghiên cứu đề tài còn góp phần định vị,
củng cố nền tảng lý luận truyền thông nội bộ của Văn phòng, cũng như hoạt động
truyền thông nội bộ nói chung.
Về mặt thực tiễn, kết quả nghiên cứu đề tài sẽ giúp bộ phận Văn phòng tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phát triển điểm mạnh, đưa ra giải pháp khắc phục
những hạn chế, điều chỉnh các hoạt động truyền thông nội bộ cho phù hợp, hiệu quả,
tiết kiệm và chuyên nghiệp hơn. Đề tài còn là tài liệu tham khảo hữu ích cho những cá
nhân, tổ chức không hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, nhưng muốn tìm hiểu về
cách thức tổ chức bộ phận truyền thông, truyền thông nội bộ để phục vụ cho các vấn
đề liên quan.
8. Cấu trúc dự kiến trong báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu của đề tài
Bài nghiên cứu khoa học dự kiến ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham
khảo, phụ lục, nội dung chính của bài được kết cấu thành 5 chương như sau:
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH CÔNG TÁC
TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ QUA HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm truyền thông
1.1.2. Khái niệm truyền thông nội bộ
1.1.3. Khái niệm Văn phòng
1.1.4. Khái niệm hiệu quả
1.2. Các hoạt động của Văn phòng thực hiện công tác Truyền thông nội bộ
1.2.1. Tổ chức các sự kiện nội bộ
1.2.2. Phát hành bản tin nội bộ
 1.2.3. Vận hành website nội bộ
1.2.4. Tổ chức các hoạt động Team building
1.2.5. Huấn luyện, đào tạo và tập huấn
1.2.6. Hoạt động xuất bản in ấn
1.2.7. Hoạt động giao tiếp trực tiếp
1.2.8. Bảng thông báo
1.2.9. Trạm phát thanh, băng hình video
1.3. Các mô hình hoạt động Truyền thông nội bộ hiệu quả
1.3.1. Các mô hình nghiên cứu liên quan
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến Truyền thông nội bộ
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI QUA HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
2.1. Tổng quan về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Văn phòng
2.1.1. Tổng quan về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.2. Tổng quan về Văn phòng
2.2. Các hoạt động của Văn phòng trong công tác Truyền thông nội bộ
2.2.1. Tổ chức các sự kiện nội bộ
2.2.2. Phát hành bản tin nội bộ
2.2.3. Tổ chức các hoạt động
2.3. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc nâng cao hiệu quả công tác Truyền
thông nội bộ tại Trường đại học Nội vụ Hà Nội qua hoạt động của Văn phòng

2.3.2. Kiểm định Cronbach’s alpha

2.3.3. Phương pháp phân tích nhân tố khám phá EFA

2.4. Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố tác động đến việc nâng cao hiệu quả công
tác Truyền thông nội bộ tại Trường đại học Nội vụ Hà Nội qua hoạt động của Văn
phòng

2.4.1. Kiểm định mô hình

2.4.2. Kết quả phân tích hồi quy Logistic

2.5. Đánh giá chung

2.3.1. Những kết quả đạt được
 2.3.2. Những hạn chế
2.3.3. Nguyên nhân
CHƯƠNG 3: QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI
VỤ HÀ NỘI QUA HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

3.1. Quan điểm và mục tiêu

3.1.1. Các quan điểm liên quan đến việc nâng cao hiệu quả công tác truyền thông nội
bộ tại Trường đại học Nội vụ Hà Nội

3.1.2.1 Các nguồn thông tin mà nhân viên trong nhà trường đã sử dụng

3.1.2.2 Mức độ cập nhật thông tin qua các kênh truyền thông của nhà trường

3.1.2.3. Lý do công tác truyền thông không hiệu quả

3.1.2.4. Lợi ích khi nâng cao hiệu quả công tác truyền thông

3.1.2. Mục tiêu

3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Truyền thông nội bộ tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua hoạt động của văn phòng

3.2.1. Cơ sở đề xuất giải pháp

3.2.1.1. Cơ sở từ thuận lợi, khó khăn của trường đại học Nội vụ Hà Nội tại bộ
phận văn phòng

3.2.1.2. Cơ sở từ kết quả phân tích

3.2.2. Một số đề xuất giải pháp

3.2.2.1. Giải pháp lựa chọn mục tiêu

3.2.2.2. Giải pháp dựa trên nhóm yếu tố “Ảnh hưởng xã hội”

3.2.2.3. Giải pháp dựa trên nhóm yếu tố “Tính dễ sử dụng cảm nhận”

3.2.2.4. Giải pháp dựa trên yếu tố “Chi phí tài chính”

3.2.2.5 Các giải pháp ngoài mô hình

3.3. Kết luận và kiến nghị

3.3.1. Kết luận

3.3.2. Kiến nghị

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC 1 BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT

PHỤ LỤC 2 KẾT QUẢ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU

 PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ QUA HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm truyền thông
Để duy trì mối quan hệ giữa người và người chúng ta cần có những hoạt động
giao tiếp trong đó chủ yếu là sự trao đổi thông tin giữa từng cá thể với nhau, giữa cá
thể với cộng đồng hay giữa các cộng đồng với nhau. Nhờ có hoạt động giao tiếp ấy mà
con người mới thiết lập và duy trì được mối quan hệ trong xã hội, hiểu biết lẫn nhau,
liên kết hợp tác với nhau. Hoạt động giao tiếp đó gọi là truyền thông, vì truyền thông
là hiện tượng hội phổ biến, ra đời, phát triển cùng sự phát triển của xã hội loài người,
tác động và liên quan đến mọi cả thể xã hội. Theo tác giả John R.Hober
(1954),“Truyền thông là quá trình trao đổi tư duy hoặc ý tưởng bằng lời”, đồng với
quan điểm với ông, tác giả Martin P.Adelsm cho rằng “Truyền thông là quá trình liên
tục, qua đó chúng ta hiểu được người khác và làm cho người khác hiểu được chúng ta.
Đó là một quá trình luôn thay đổi, biến chuyển và ứng phó với tình huống”. Truyền
thông có gốc từ tiếng Latinh là “communicare”, nghĩa là biến nó thành thông thường,
chia sẻ, truyền tải. Truyền thông thường được mô tả như việc truyền ý nghĩ, thông tin,
ý tưởng, ý kiến hoặc kiến thức từ một người, một nhóm người sang một người, một
nhóm người khác bằng lời nói, hình ảnh, văn bản hoặc tín hiệu.
Về thực chất, đó chính là quá trình trao đổi, tương tác thông tin với nhau về các
vấn đề của đời sống cá nhân/nhóm/xã hội, từ đó tăng vốn hiểu biết chung, hình thành
hoặc thay đổi nhận thức, thái độ chuyển đổi thành hành vì cá nhân, nhóm, xã hội. Tác
giả Tạ Ngọc Tấn trong cuốn “Truyền thông đại chúng” đưa ra định nghĩa: “Truyền
thông là sự trao đổi thông điệp giữa các thành viên hay các nhóm người trong xã hội
nhằm đạt được sự hiểu biết lẫn nhau”1 .
Truyền thông là “quá trình liên tục” và truyền thông nhằm hướng đến mục tiêu
cao nhất là “thay đổi nhận thức” và “điều chỉnh hành vi và thái độ”.
Từ những định nghĩa trên, chúng ta có thể rút ra: “Truyền thông là quá trình liên
tục trao đổi hoặc chia sẻ thông tin, tình cảm, kỹ năng nhằm tạo sự liên kết, hiểu biết
lẫn nhau để dẫn tới sự thay đổi nhận thức, thái độ và hành vi”
1
Tạ Ngọc Tấn (chủ biên): Truyền thông đại chúng, NXB Chính trị Quốc gia, H.2001, trang 8.
 1.1.2. Khái niệm truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ hay còn được gọi là “Internal communications”, được hiểu
là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong
cùng cơ quan, tổ chức, là việc sử dụng có kế hoạch các hành động ảnh hưởng đến hiểu
biết, thái độ và hành vi của nhân viên trong doanh nghiệp. Vấn đề tìm, giữ và duy trì
các cán bộ, nhân viên giỏi, nhiệt tình và hết mình đóng góp cho sự nghiệp phát triển
chung cho tổ chức của họ không phải là việc đơn giản. Điều này đòi hỏi các nhà quản
lý cần hiểu nhu cầu của công chúng và có những kỹ năng, sách lược, chiến lược quản
lý, hiểu về Truyền thông nội bộ sẽ khiến công tác quản lý trở nên hiệu quả.

Để hiểu rõ hơn về Truyền thông nội bộ có rất nhiều quan điểm nghiên cứu của
những tác giả, chuyên gia nghiên cứu về truyền thông nói chung và truyền thông nội
bộ nối riêng tiêu biểu như: chuyên gia truyền thông Lê Trần Bảo Phương (2014), tác
giả cuốn sách bestseller về PR “Quyền năng bí ẩn”: “Truyền thông nội bộ là hoạt
động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong một công
ty, như giữa ngươì chủ và người lao động, giữa người quản lý và nhân viên, để có thể
hiểu về mọi nguồn lực, mọi nổ lực trong nội bộ giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra”2.
Bên cạnh đó Jane Johnston và Clara Zawawi (2004) còn đưa ra một khái niệm truyền
thông nội bộ khác cô đọng hơn Truyền thông nội bộ là thiết lập và củng cố mối quan
hệ với những thành viên trong tổ chức3.

Tóm lại, “Truyền thông nội bộ được hiểu là công tác quản trị nhằm tạo dựng và
phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh
nghiệp. Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các
phòng ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh
đạo quản lý với nhân viên để toàn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý
chí phát triển”.
1.1.3. Khái niệm văn phòng
Ở bất cứ một cơ quan nào cũng cần có bộ phận làm công tác công văn giấy tờ,
công tác hành chính và giúp lãnh đạo quản lý, điều hành hoạt động cơ quan, đồng thời
thực hiện một số công việc khác liên quan đến việc đảm bảo cơ sở vật chất của cơ
quan như nhà cửa, thiết bị..., đó là bộ phận văn phòng.
2
Lê Trần Bảo Phương (chủ biên): Quyền năng bí ẩn, NXB Hoòng Đức. H.2017, trang 265-277.
3
Jane Johnston and Clara Zawawi public redlntions, Theory and Plactice. H.2004, trang 9-10.
 Hiện nay, còn có nhiều khái niệm về văn phòng theo tác giả GS.TS. Nguyễn
Thành Độ và GVC. Nguyễn Thị Thảo đồng chủ biên của sách giáo trình Quản trị Văn
phòng: “Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có
công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân
phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo
thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị... Bộ phận chuyên đảm
trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng. Văn phòng có thể được hiểu theo
nhiều giác độ khác nhau như sau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho
việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ
quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ
Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty...) còn ở các cơ
quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
- Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm
cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng...
Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm
chung đó là:
+ Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của
từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều
bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các
cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn
nhẹ ở mức độ tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất
định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt
động của công tác văn phòng”.4
Vương Hoàng Tuần trong cuốn "Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng” đã nếu khái
niệm “Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩa rộng, đó
là bộ máy giúp việc của cơ quan”.5

4
GS.TS Nguyễn Thành Độ và GVC Nguyễn Thị Thảo (đồng chủ biên): Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Lao
động – Xã hội. H.2005, trang 4-5.
5
Vương Hoàng Tuấn: Kỹ năng và nghiệp vụ Văn phòng.NXB Trẻ. TP Hồ Chí Minh, H.2000, trang 13.
 Vậy từ những quan điểm trên chúng ta có thể hiểu là “Văn phòng là bộ máy làm
việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của
lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc lớn thì thành lập Văn phòng, những
cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính”.
1.1.4. Khái niệm hiệu quả
Hiệu quả theo tiếng anh là “Efficiency” được xem là đánh giá qua kết quả thực
hiện của hoạt động ở hiện tại so với kế hoạch dự kiến trước đó, là khả năng sản xuất ra
sản lượng hàng hóa và dịch vụ mong muốn hay kết quả được tạo ra theo khả năng mà
mong muốn. Ngoài ra, khi hoạt động nào đó được xem là có hiệu quả thì hoạt động có
kết quả mong muốn theo kỳ vọng, còn để lại ấn tượng sâu sắc, sinh động, ngoài ra hiệu
quả còn được hiểu là khi bạn hoàn thành công việc hay một nhiệm vụ nào đó tốt và
nhanh hơn thời gian dự kiến thì được đánh giá là làm việc hiệu quả. Có quan điểm cho
rằng: “Hiệu quả là phạm trù phản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực (nhân tài, vật
lực, tiền vốn) để đạt được mục tiêu xác định. Trình độ lợi dụng các nguồn lực chỉ có
thể được đánh giá trong mối quan hệ với kết quả tạo ra để xem xét với mỗi sự hao phí
nguồn lực xác định có thể tạo ra kết quả ở mức độ nào” 6. Hiệu quả làm việc cũng
chính là mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của mỗi nhân viên. Hiệu quả làm việc
phụ thuộc vào thời gian, môi trường, các yếu tố bên ngoài, bên trong doanh nghiệp,
các cơ chế làm việc, cơ chế kiểm tra, đánh giá, các chế độ chính sách lương thưởng.

Thông qua các phân tích trên ta có thể đưa ra khái niệm: “Hiệu quả là sự phản
ánh kết quả thực hiện công việc thông qua các tiêu chí đánh giá như đảm bảo chất
lượng công việc, đảm bảo tiến độ thực hiện công việc, mức độ hoàn thành công việc;
tác phong làm việc, thực hiện kỹ thuật công việc, tính sáng tạo, chi phí cho công việc
nhỏ nhất nhằm hoàn thành mục tiêu đặt ra.”

1.2. Các hoạt động của Văn phòng thực hiện công tác Truyền thông nội bộ
1.2.1. Tổ chức các sự kiện nội bộ
Sự kiện là cơ hội để các nhân viên có cơ hội gặp gỡ, giao lưu, gắn bó với nhau,
được tổ chức vào những dịp đặc biệt như: ngày lễ, tổng kết cuối năm… Tổ chức các sự
kiện nội bộ là hoạt động gắn kết các thành viên trong nội bộ cơ quan, tổ chức lại với
nhau.

6
GS.TS Nguyễn Thành Độ và GVC Nguyễn Thị Thảo (đồng chủ biên): Quản trị Kinh doanh, NXB Đại học
Kinh tế Quốc dân. H.2012.
 Hình thức của sự kiện nội bộ thông thường bao gồm:
Sự kiện chào đón nhân viên mới của tổ chức: là sự kiện để nhân viên mới của
cơ quan, tổ chức được gặp mặt Ban lãnh đạo, được giới thiệu và tập huấn về văn hóa
tổ chức, bộ quy tắc ứng xử, cam kết, tầm nhìn, sứ mệnh của cơ quan, tổ chức.
Tiệc năm mới: ngày hội của cán bộ công nhân viên khi tổng kết năm kết quả đạt
được năm cũ và đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho năm mới, các cán bộ công nhân
viên được Ban lãnh đạo tổ chức giao lưu, chia sẻ những thành công, thách thức và cơ
hội trong năm tiếp theo.
Tổ chức tôn vinh, khen thưởng: là hoạt động, sự kiện tổ chức trước tập thể
những cá nhân hoặc đội nhóm có thành tích xuất sắc, nhiệt huyết trong công việc. Từ
đó, sẽ làm cho nhân viên cảm nhận được sự ghi nhận thành tích của cấp trên đối với
nhân viên tạo tinh thần cố gắng và động lực để cho nhân lực tiếp tục cống hiến nhiều
hơn nữa cho cơ quan, tổ chức.
Hội thao, hội diễn, hội thi: các cán bộ công nhân viên được gặp gỡ, giao lưu
giữa các bộ phận để phát huy tài năng của mình và gắn bó đoàn kết hơn trong công
việc.
Tổ chức sinh nhật: đây là một hoạt động không thể thiếu và rất cần thiết ở mỗi
tổ chức, là việc các nhân viên được chính nơi làm việc của mình, các đồng nghiệp mở
tiệc sinh nhật và tặng quà. Tùy từng cơ quan, tổ chức mà việc tổ chức sinh nhật diễn ra
dưới hình thức khác nhau. Với những tổ chức có số lượng thành viên lớn, thường thì
cơ quan, tổ chức sẽ tổ chức sinh nhật chung cho những nhân viên có sinh nhật cùng
tháng.
Chuyến đi thực tế học tập các kinh nghiệm: giữa bộ phận, chi nhánh, đơn vị nội
bộ trong tổ chức, là dịp để cán bộ công nhân viên các bộ phận khác nhau học hỏi, giao
lưu và tìm hiểu về thực tế công việc của những bộ phận khác để hợp tác, hỗ trợ nhau
tốt hơn trong công việc.
Tổ chức các sự kiện nội bộ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc truyền tải các
thông điệp ở bất cứ cơ quan, tổ chức bất kỳ nào. Mỗi một sự kiện đều mang lại cho tổ
chức những bước tiến mới, gắn kết tình cảm nhân viên, tránh gây sứt mẻ, chia rẽ tinh
thần nội bộ, nhân viên cảm thấy mình được tôn trọng khi làm việc, cống hiến và là
mảnh ghép quan trọng trên bước đường thành công của tổ chức nơi mình gắn bó.
1.2.2. Phát hành bản tin nội bộ
 Phát hành bản tin nội bộ là hoạt động giúp nhân viên hiểu hơn về cách thức
hoạt động trong tổ chức. Bản tin nội bộ thường xuất bản định kỳ, đề cập tới những
chính sách, hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, là kênh để nhân viên chia sẻ suy
nghĩ của họ.
Mỗi tổ chức, tùy thuộc vào tình hình hoạt động mà cơ cấu tổ chức thực hiện bản
tin nội bộ khác nhau là tự xuất bản hoặc thuê ngoài. Tuy nhiên, hình thức phổ biến
nhất vẫn là tổ chức tự sản xuất bản tin nội bộ. Bộ phận truyền thông nội bộ sẽ chịu
trách nhiệm về nội dung này và vận hành bản tin này.
Bản tin nội bộ của cơ quan, tổ chức thông thường thể hiện dưới hai hình thức:
Bản tin nội bộ dưới dạng in: bản tin nội bộ dạng in có hai hình thức: in màu và
in trắng đen. Tùy thuộc vào nội dung thông tin của cơ quan, tổ chức cần truyền tải tới
cán bộ công nhân viên mà bản tin đó có số lượng trang viết ít hoặc nhiều khác nhau.
Bản tin nội bộ dưới dạng điện tử: ứng dụng công nghệ thông tin trong việc
truyền thông nội bộ, các cơ quan, tổ chức hiện nay phần lớn sử dụng hình thức bản tin
nội bộ dưới dạng bản in điện tử (E – newsletter) hoặc bản tin điện tử dưới dạng
HTML. Xuất bản bản tin nội bộ giúp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, thông tin đến
với mọi người một cách nhanh chóng, dễ dàng. Tuy nhiên, bản tin nội bộ dưới dạng
điện tử vẫn có thể bỏ sót công chúng mục tiêu, rào cản về công nghệ thông tin khiến
một số công chúng ngại đọc, ngại tiếp cận.
Mỗi cơ quan, tổ chức sử dụng mạng xã hội khác nhau để phát hành các bản tin
nội bộ như: Facebook, zalo, workpalce, slack, email… Tại đây, nhân viên trong toàn
doanh nghiệp dễ dàng trao đổi và thông tin trực tiếp cho nhau mà không tốn quá nhiều
thời gian chờ đợi. Cơ quan, tổ chức cũng dễ dàng đăng tải, thông báo sự kiện, tin tức
hay chính sách mới để toàn bộ nhân viên trong công ty nắm bắt được.
1.2.3. Vận hành website nội bộ
Thiết kế website nội bộ là phát triển tính năng, bộ quản lý khép kín và có độ
bảo mật cao, mang lại cho các doanh nghiệp một công cụ kết nối, kiểm soát và vận
hành các hoạt động nội bộ trog công ty một cách chính xác và hiệu quả.
Ngoài mục tiêu phục vụ công tác, hoạt động của tổ chức, website nội bộ của tổ
chức còn là nói lãnh đạo và toàn thể nhân viên trong cơ quan, tổ chức có thể trao đổi
thông tin, chia sẻ, tâm sự, giao lưu, học hỏi… Website nội bộ thường tồn tại dưới hình
thức phổ biến là diễn đàn hay còn được gọi là forum của cơ quan, tổ chức.
 Với nội dung phong phú, đa dạng nhiều hộp thông tin vô cùng thú vị, website
nội bộ thu hút đông đảo nhân viên trong cơ quan, tổ chức tham gia hoạt động sôi nổi.
Thông qua hình thức website nội bộ, những thông điệp của ban lãnh đạo đến với nhân
viên nhanh chóng hơn, gần gũi hơn, hiệu quả hơn.
Bên cạnh web giới thiệu công ty, bất kỳ tổ chức nào cũng cần có trang web nội
bộ để kết nối các thành viên trong công ty. Các nhân viên sử dụng trang website nội bộ
để cập nhật những thông tin hữu ích về quyền lợi, theo dõi tình hình hoạt động của các
phòng ban khác, tham gia các hoạt động tập thể nội bộ trong công ty…Website nội bộ
đang ngày càng trở nên phổ biến nhờ sự ưu việt và khả năng mạng kết nối trên phạm
vi rộng một cách rõ rệt. Hoạt động PR nội bộ nếu biết tận dụng tốt hình thức kết nối
này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả PR nội bộ trong cơ quan, tổ chức.
1.2.4. Tổ chức các hoạt động Team building
Team building có thể hiểu là hoạt động xây dựng đội nhóm, được hình thành từ
việc xây dựng, thiết kế những trò chơi tập thể khác nhau, người tham gia trải nghiệm
các tình huống dựa theo yêu cầu, câu hỏi của người tổ chức. Từ đó, các thành viên có
thể hòa nhập tốt hơn, hiểu nhau hơn trong quá trình học tập, làm việc thực tế, cùng
đoàn kết hướng tới việc hoàn thành những mục tiêu chung.
Các hình thức team building phổ biến:
Team building indoor: hoạt động diễn ra trong nhà, có thời gian hoạt động
ngắn, thường là kết hợp tổ chức cùng các khóa huấn luyện, hội nghị, hội thảo,.. để phát
triển kỹ năng làm việc nhóm và nâng cao tinh thần đoàn đội.
Team building outdoor: hoạt động vui chơi mang tính vận động, được tổ chức
ngoài trời như công viên, bãi biển, resort... để xây dựng tinh thần đồng đội. Những
hoạt động này thường được tổ chức cùng với các hoạt động indoor (trong nhà), du lịch,
hoặc gala dinner... tăng thêm tính hấp dẫn cho chương trình.
Hoạt động du lịch team building kết hợp du lịch và team builiding, là dịp để các
thành viên vừa được du lịch, nghỉ ngơi, vui chơi cùng nhau, có những trải nghiệm tốt
hơn. Đồng thời, cũng là cơ hội để cơ quan, tổ chức thay đổi hình thức, không gian
truyền thông nội bộ làm cho mọi người đón nhận thông tin một cách hào hứng và hiệu
quả hơn.
Tổ chức team building sẽ giúp các thành viên của doanh nghiệp có cơ hội hiểu
nhau hơn, tăng cường mối quan hệ gắn kết:
 Đối với người tham gia, team building sẽ giúp quản lý thời gian tốt hơn, rèn
tính cẩn thận, kiên nhẫn, phát huy khả năng giao tiếp hay lãnh đạo, phát huy đc những
thế mạnh, điều chỉnh những thiếu sót của bản thân, cải thiện các mối quan hệ.
Đối với cơ quan, tổ chức, hoạt động này giúp cải thiện hiệu quả công việc, xây
dựng văn hóa của tổ chức, khuyến khích tinh thần làm việc nhóm cho thành viên và
khả năng truyền thông nội bộ tốt hơn.
Riêng với người quản lý, lãnh đạo của doanh nghiệp, team building giúp họ
phát hiện ra những đặc điểm tính cách, năng lực, điểm mạnh của từng thành viên để
quản lý nhân sự tốt hơn.
1.2.5. Huấn luyện, đào tạo và tập huấn
Huấn luyện, đào tạo, tập huấn là các hoạt động của tổ chức xây dựng để cung
cấp các kiến thức có liên quan trực tiếp đến công việc của từng nhân viên mới, doanh
nghiệp cũng cần cung cấp những kiến thức và kỹ năng cơ bản của các bộ phận khác có
liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc của họ.
Huấn luyện, đào tạo và tập huấn được tổ chức chủ yếu qua 3 hình thức:
Huấn luyện, đào tạo, tập huấn tập trung: hình thức đào tạo cho phép đào tạo
nhiều nhân viên cùng một lúc, tạo ra môi trường người học cùng học với nhau, kích
thích tâm lý thi đua học hỏi trong suốt quá trình học, việc học diễn ra hiệu quả hơn.
Huấn luyện, đào tạo, tập huấn tại chỗ: mỗi nhân viên học tập các kỹ năng
chuyên môn, nghiệp vụ thông qua chính đồng nghiệp hoặc cấp trên của mình và cố
gắng quan sát làm theo. Hình thức này phù hợp với nhân viên đã có kinh nghiệm
nhưng thay đổi vị trí công việc hay được bổ nhiệm vị trí cao hơn.
Huấn luyện, đào tạo, tập huấn linh hoạt: việc các nhân viên được tham gia các
buổi đào tạo từ nhiều cách khác nhau như: thông qua các buổi chia sẻ, luân chuyển
công việc hay đơn giản chỉ là tự học tập qua quá trình làm việc.
Việc làm này tạo điều kiện cho các nhân viên được học hỏi nhiều công việc
khác nhau ngoài nhiệm vụ chính, định hướng được hướng phát triển nghề nghiệp của
bản thân trong tương lai cũng như giúp công ty xây dựng được đội ngũ nhân viên có
năng lực, duy trì được hoạt động ổn định và phát triển của công ty.
Các buổi truyền thông nội bộ, đào tạo tập huấn nhân viên mới góp phần quan
trọng trong nội dung truyền thông thương hiệu trong nội bộ doanh nghiệp. Nhờ những
buổi tập trung này, các lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng thấu hiểu và truyền đạt những
văn hóa công ty cho nhân viên, cũng như nhận được phản hồi trực tiếp từ nhân viên
với các chính sách, nội quy của doanh nghiệp.
1.2.6. Hoạt động xuất bản in ấn

Các phương tiện in ấn có thể hiểu là báo chí, tạp chí nội bộ: các bản tin, sách về
tổ chức, thư từ, các bài phát biểu…Xuất bản in ấn là một trong những phương thức
truyền thông nội bộ được sử dụng phổ biến hiện nay. Sản phẩm in ấn thường là các bài
chia sẻ về các vấn đề trọng tâm của doanh nghiệp (sự kiện mới, bài phát biểu, vinh
danh, khen thưởng,..). Nhân viên trong doanh nghiệp đọc và hiểu được văn hóa làm
việc của cơ quan, tổ chức.

1.2.7. Hoạt động giao tiếp trực tiếp

Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển, con người có thể giao tiếp với nhau
qua nhiều hình thức khác nhau, nhưng giao tiếp trực tiếp vẫn được đánh giá hiệu quả
nhất.
Các cuộc họp và giao ban nội bộ: hàng tuần, các doanh nghiệp thường có cuộc
họp tổng kết hoạt động của phòng ban hay tổng kết tuần của doanh nghiệp. Tại các
buổi họp như vậy, doanh nghiệp có thể thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ như:
khen thưởng, vinh danh các cá nhân, phòng ban xuất sắc trong tuần hoặc điều chỉnh
các sai phạm ảnh hưởng không tốt tới văn hóa cơ quan, tổ chức.
Cũng tại các buổi họp giao ban với lãnh đạo phòng, doanh nghiệp dễ dàng
truyền thông đến cán bộ quản lý. Sau đó, nhờ hoạt động truyền miệng hiệu quả sẽ đưa
thông tin nhanh chóng và dễ hiểu thông báo lại tới nhân viên trong phòng để thực hiện
và nắm rõ thông tin.
Đồng thời, những buổi nói chuyện trực tiếp là một trong những hình thức quản
lý công khai hiệu quả nhất. Các nhân viên có thể đặt câu hỏi và biểu đạt suy nghĩ của
mình. Còn với ban lãnh đạo, lắng nghe và nhận phản hồi là điều rất quan trọng trong
việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên.
1.2.8. Bảng thông báo
Bảng thông báo (notice board, bulletin board) là hình thức truyền thông nội bộ
đơn giản thông qua bảng, có thể được đặt tại các nơi thuận tiện để tất cả nhân viên có
thể nhận được cùng một thông tin trong cùng một khoảng thời gian.
 Bảng thông báo có thể được dán, ghim các giấy tờ, tài liệu, văn bản, nội quy,
quy định, nhắc nhở,… hay trực tiếp viết lên bảng những nội dung đáng chú ý.
Các mục tin nên giao cho một người quản lý và chịu trách nhiệm (nhân viên
PR). Bảng thông bảo là một vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn phòng. Để thu hút
sự chú ý của mọi người, bảng tin phải phải phù hợp với tiêu chuẩn, luôn có những
thông tin mới, xóa thông tin cũ, phải được trình bày đẹp, gọn gàng và đặt bảng ở nơi
đông người qua lại. Thông báo cần ngắn gọn, mang mục đích thông điệp rõ ràng, dễ
hiểu dễ thực hiện.
1.2.9. Trạm phát thanh, băng hình video
Trạm phát thanh được nhiều tổ chức sử dụng phương thức radio nội bộ vào thời
điểm bắt đầu giờ làm, kết thúc giờ làm hoặc chương trình radio vào ngày cố định trong
tuần. Các vấn đề, nội dung chia sẻ và phát tại radio có thể là: mẩu tin tức nhỏ, thông
báo, sự kiện, chuyên mục tâm sự chia sẻ,… nhằm truyền tải thông tin nhanh chóng tới
toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
Băng hình video còn gọi là “Màn ảnh nhỏ" đã trở thành một phần trong cuộc
sống thường ngày của nhiều người. Đó là một phương tiện để có thể truyền tải những
thông tin được “cá nhân hóa”, có thể là thu băng trước hay phát sóng trực tiếp.
Phương tiện hiện đại này có thể đạt được sự giao tiếp trực tiếp, giúp ban lãnh
đạo và nhân viên hiểu nhau hơn.
1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động Truyền thông nội bộ
1.3.1. Các mô hình nghiên cứu liên quan
1.3.1.1. Mô hình truyền thông một chiều do Lasswell đưa ra từ năm 1948
Về mô hình truyền thông, trên thế giới tồn tại nhiều mô hình truyền thông khác
nhau, tuy nhiên, với giới học giả nghiên cứu về truyền thông thì mô hình truyền thông
một chiều do Lasswell đưa ra từ năm 1948, là mô hình được ứng dụng nhiều nhất.
Lasswell, một nhà khoa học xã hội, đã mô tả truyền thông con người, chẳng hạn
như một nhà hùng biện phát đi một thông điệp thuyết phục đến công chúng. Trong mô
hình này khó có thể thiếu một yếu tố hay một giai đoạn nào, vì nếu thiếu thì quá trình
truyền thông khó diễn ra.
Mô hình truyền thông một chiều của Lasswell gồm các yếu tố:
Nguồn phát (từ ai?): người gửi hay nguồn gốc thông điệp. Thông điệp (nói gì?):
ý kiến, cảm xúc, suy nghĩ hay thái độ... được truyền đi.
 Kênh (bằng kênh nào?): phương tiện mà nhờ đó thông điệp được chuyển đi từ
nguồn đến người nhận.
Người nhận (đến ai?): là một người hay nhóm người mà thông điệp hướng tới.

Nguồn Tiếp nhận

Thông điệp Kênh
phát

Hình 1.1: Mô hình truyền thông một chiều của Lasswell

1.3.1.2. Mô hình Truyền thông marketing của nhà khoa học Kotler

Hình 1.2: Mô hình biểu diễn các phần tử của quá trình Truyền thông
(Nguồn: sách Marketing căn bản, Philip Kotler, bản dịch- NXB LĐ-XH 2007)
Giải thích một số thuật ngữ như sau:
Người gửi: là bên gửi thông tin cho bên đối tượng muốn truyền tin của mình
(nhà sản xuất gửi thông tin cho khách hàng).
Mã hóa: quá trình thể hiện thông tin dưới dạng ký hiệu có thể bằng chữ viết,
lời nói, âm thanh hay hình ảnh thích hợp và có ý nghĩa để người nhận hiểu biết,
cảm nhận được thông tin mà người người muốn truyền đi.
Thông điệp: tập hợp những ký hiệu do người gửi truyền đi.
Phương tiện truyền tin: các kênh truyền thông theo đó thông tin được truyền từ người
gửi đến người nhận, nhà sản xuất có thể dùng rất nhiêu kênh thông tin như các kênh
trực tiếp và các kênh gián tiếp.
Giải mã: quá trình người nhận gắn ý nghĩa cho những ký hiệu mà người gửi truyền đi,
người nhận có thể giải mã đúng thông điệp có trường hợp hiểu sai thông điệp của
người gửi.
Phản ứng đáp lại: là tập hợp những phản ứng đáp lại của người nhận nảy sinh do tiếp
xúc với thông tin.
Liên hệ ngược: là phản ứng đáp lại mà người nhận thông báo cho người gửi biết.
Phản hồi: phản ứng đáp lại mà người nhận thông báo cho người gửi biết.
Nhiễu: Sự xuất hiện trong quá trình truyền thông những ảnh hưởng ngoài dự kiến của
môi trường hay những méo mó làm cho thông tin đến người nhận khác với thông tin
do người gửi truyền đi như âm thanh quá ồn, thời gian quá ngắn hoặc quá dài, thông
điệp khó hiểu v.v…
1.3.1.3. Mô hình truyền thông Barnlund (1970)

Hình 1.3: Mô hình truyền thông nội bộ trong tổ chức (nguồn: Barnlund, 1970)
Quá trình truyền thông nội bộ là quá trình trao đổi thông tin giữa người nhận,
và diễn ra thông qua các kênh và các phương tiện truyền thông. Ở quá trình này, người
gửi sẽ định hình lên một thông điệp và mã hóa điệp đó bằng ngôn từ, cử chỉ, giọng nói
hay bất cứ kí hiệu, dấu hiệu nào thông điệp đã được mã hóa này sẽ được phát đi đến
đối tượng mục tiêu hay nhiều kênh truyền thông. Khi đến được với người nhận mục
tiêu đó theo cách riêng của họ. Thông điệp đó có thể được hiểu là ý định của người
gửi, hoặc có thể hiểu sai so với thông tin ban đầu m phát đi. Tương tự, thông tin phản
hồi cũng được người gửi mã hóa và phát ban đầu.
 Trong quá trình truyền tải thông tin, các yếu tố gây nhiễu xuất phát Chủ quan từ
phía người gửi tin và người nhận tin, do sự không tương đồng về văn hóa, kiến thức,
trình độ, học vấn, tuổi tác, giới tính,..
Khách quan từ các yếu tố bên ngoài từ quá trình truyền thông tin, thông tin bị hiểu sai,
bị bóp méo.
Trong quá trình tiếp nhận thông điệp ở phía người nhận thông điệp quá trình có
thể được biểu diễn bởi mô hình AIDA. Mô hình AIDA là 1 trong các mô hình hiệu
ứng thông tin, nó dựa trên lý thuyết về thái độ, hành động, trình bày như sau:

Hình 1.4: Mô hình AIDA (nguồn: Elias. St. Elmo Lewis, 1908)
Mô hình AIDA lý giải quá trình tiếp nhận thông tin của đối tượng thông qua 4
giai đoạn sau: Giai đoạn gây sự chú ý (attention) là giai thức lý trí, giai đoạn tạo sự
thích thú, quan tâm (interest) và ham muốn giai đoạn mang tính hành vi, từ các giai
đoạn đáp ứng này sẽ hình thành biến của đối tượng tiếp nhận thông điệp.
Trong đó:
A: Attention
Đây là giai đoạn mà người gửi có thể sử dụng một cách thức nào đó gây sự chú ý của
đối tượng tiếp nhận thông tin.
I: Interest
Đây là giai đoạn quan trọng cũng như vô cùng thách thức đối với thông tin, Bởi giai
đoạn này yêu cầu cao hơn về mức độ chú ý ở giai đoạn chuyển được từ sự chú ý của
đối tượng nhận tin thành sự thích thú.
D: Desire
Thông thường, trong mô hình AIDA thì hai yếu tố Iterest và Desire song hành với
nhau.
A: Action
Giai đoạn này, sự quan tâm (Interest) và sự ham muốn (Desire) sẽ kết hợp thành hành
động. Ở giai đoạn này, người nhận tin sẽ hình thành các chuyển phản hồi đến đối
tượng gửi tin ban đầu.
1.3.1.4. Mô hình
1.3.1.5. Mô hình nghiên cứu đề xuất

Nghiên cứu sử dụng mô hình Truyền thông marketing của nhà khoa học Kotler
làm cơ sở lý thuyết và có bổ sung một số yếu tố để phù hợp với thực trạng. Mô hình
của Kotler được phát triển để đưa ra dự báo về việc chấp nhận và hiểu thông tin của
nhân viên phụ thuộc vào hành vi ý định của họ bị ảnh hưởng bởi yếu tố: tính hữu ích
cảm nhận và mức độ tiếp cận thông tin. Từ việc kế thừa mô hình của Kotler, trong đó
các yếu tố được bổ sung thêm là: “ảnh hưởng xã hội”, “tính tin cậy dựa trên mô hình”,
yếu tố “cải tiến cá nhân” yếu tố “chi phí tài chính”. Bên cạnh đó, các yếu tố nhân khẩu
học như tuổi, giới tính, chức vụ cũng được đưa vào mô hình nghiên cứu để xem có sự
khác biệt đáng kể về hành vi nâng cao hiệu quả công tác truyền thông nội bộ tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Tham khảo từ các mô hình của những bài nghiên cứu về truyền thông nội bộ. Từ
đó, đề xuất mô hình các nhân tố ảnh hưởng đến nâng cao hiệu quả công tác truyền
thông nội bộ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua hoạt động của bộ phận Văn
phòng.

Tính hữu ích cảm Nhân khẩu

nhận học
Tuổi, Giới tính, chức
Tính dễ sử dụng vụ
cảm nhận

Cảm nhận sự tin

tưởng Hiệu quả của
truyền thông nội bộ
Ảnh hưởng xã (1: Có, 0: Không)
 Hình 1.5 Mô hình nghiên cứu đề xuất

Các biến số và giải thích có liên quan:

Tính hữu ích cảm nhận: nhận thức về tính hữu dụng được định nghĩa là "mức
độ mà một người tin rằng sử dụng một hệ thống cụ thể sẽ làm tăng hiệu quả công việc
của mình" (Davis, 1989). Kết quả nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền
năm 2001 thấy rằng tính hữu ích cảm nhận có tác động mạnh nhất theo chiều hướng
tích cực đến việc nâng cao hiệu quả công tác truyền thông. Các nghiên cứu của
Nguyễn Thị Như Hoa, (2015), Lại Hoàng Dũng (2015), Libby Sartain, Mark,
Schuman, (2006) có kết quả tương tự.

H1: tính hữu ích cảm nhận có ảnh hưởng đến nâng cao hiệu quả công tác
truyền thông nội bộ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua hoạt động của bộ
phận Văn phòng.

Tính dễ sử dụng cảm nhận: nhận thức về tính dễ sử dụng được định nghĩa là
"mức độ mà một người tin rằng sử dụng một công nghệ cụ thể sẽ không cần phải nỗ
lực" (Davis, 1989). Trong những nghiên cứu ở phần tổng quan nghiên cứu yếu tố nhận
thức tính cập nhật thông tin có tác động trực tiếp đến đến nâng cao hiệu quả, người
lãnh đạo trong công tác truyền thông hiểu rõ những kênh truyền thông mà nhân viên
thuận tiện sử dụng và sẵn có. Phương tiện nào càng tác động mạnh đến các giác quan
càng có hiệu quả trong việc thay đổi nhận thức, thái độ thực hành và kỹ năng. Như ở
mỗi bộ phận trong tổ chức thì trang web chính của tổ chức có hiệu quả hơn là nhóm
chat riêng của bộ phận đó. Nhưng nghiên cứu của Quirke B (2000) lại cho rằng tính dễ
sử dụng cảm nhận có tác động không đáng kể đến quyết định sử dụng của khách hàng.
 H2: tính dễ sử dụng cảm nhận có ảnh hưởng đến đến nâng cao hiệu quả
công tác truyền thông nội bộ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua hoạt động
của bộ phận Văn phòng.

Cảm nhận sự tin cậy: theo Myra (2019) cảm nhận sự tin cậy có tác động tích
cực đến quyết định truy cập kênh truyền thông của nhân viên bởi nó liên quan đến vấn
đề an toàn và chính xác. Trong nghiên cứu của Hoàng Hà (2019) yếu tố này có tác
động mạnh mẽ lên hành vi quyết định truy cập thông tin giải thích được khoản 30.4%
quyết định tìm kiếm thông tin của nhân viên. Một hệ thống không an toàn và chính xác
có thể dẫn đến thông điệp truyền đi bị sai lệch, các bộ phận trong tổ chức không kịp
thời cập nhật thông tin, ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông nội bộ,.. Nếu nhân viên
cảm thấy không được đảm bảo an toàn và chính xác về thông tin họ nhận được thì họ
sẽ không quyết định tiếp nhận thông tin của kênh truyền thông. Vì vậy cảm nhận sự tin
tưởng là một trong những yếu tố tác động trực tiếp đến quyết định của nhân viên.

H3: cảm nhận sự tin cậy có ảnh hưởng đến nâng cao hiệu quả công tác
truyền thông nội bộ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua hoạt động của bộ
phận Văn phòng.

Ảnh hưởng xã hội: hành vi của một cá nhân có thể bị tác động bởi những người
xung quanh, những người có ảnh hưởng mạnh đến họ. Kết quả nguyên cứu của
Michael Regester và Judy Larkin (2005) cho thấy yếu tố ảnh hưởng xã hội có tác động
tích cực đáng kể đến hiệu quả công tác truyền thông. Trong những nghiên cứu của
Đinh Thị Thúy Hằng (2007) cũng cho rằng yếu tố ảnh hưởng xã hội có ảnh hưởng đến
hiệu quả công tác truyền thông. Lưu Văn Nghiêm (2011) lại cho rằng ảnh hưởng xã
hội là yếu tố có tác động không đáng kể.

H4: ảnh hưởng xã hội có ảnh hưởng đến đến nâng cao hiệu quả công tác
truyền thông nội bộ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua hoạt động của bộ
phận Văn phòng.

Cải tiến cá nhân: cải tiến cá nhân được hiểu là “mong muốn hoàn thiện bản thân
và nhu cầu phát huy hết tiềm năng của chính bản thân người đó” (Maslow, A. H.
(1970). Việc chấp nhận cải tiến bản thân đối nhân viên kéo theo nhiều lợi ích đối với
cả nhân viên và công ty: nhân viên sẽ chủ động hơn trong việc tiếp cận thông tin, kip
thời nắm bắt thông tin, nắm bắt được nhiều cơ hội phát huy công tác nghiệp vụ,.. Đặc
biệt với sự chủ động của nhân viên trong việc tiếp cận thông tin truyền thông của tổ
chức có tác động lớn đến các việc nâng cao hiệu quả công tác truyền thông nội bộ.

H5: cải tiến cá nhân có ảnh hưởng đến nâng cao hiệu quả công tác truyền
thông nội bộ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua hoạt động của bộ phận Văn
phòng.

Chi Phí tài chính: chi phí tài chính cảm nhận được định nghĩa là “mức độ mà một
người tin rằng việc sử dụng ngân hàng di động sẽ tốn một số tiền nhất định”
(Shanmugametal, 2014). Theo nghiên cứu thực nghiệm Michael Regester và Judy
Larkin (2005), các lý do kinh tế như chi phí tham gia các hoạt động truyền thông có lợi
hoặc lo lắng về các khoản phí đóng góp cơ bản khi tổ chức hoạt động truyền thông
cũng đã kích thích hoặc không khuyến khích việc nâng cao hiệu quả công tác truyền
thông.

H6: chi phí tài chính có ảnh hưởng đến nâng cao hiệu quả công tác truyền
thông nội bộ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua hoạt động của bộ phận Văn
phòng.

Yếu tố Nhân khẩu học: khi nghiên cứu về sự chấp nhận và hiểu thông tin của
nhân viên thì nhiều tác giả cũng đã xem xét về các yếu tố thuộc về nhân khẩu học (giới
tính, tuổi, chức vụ). Gerry MeCusker (2007). Nghiên cứu sự ảnh hưởng của yếu tố
nhân khẩu học đến cho thấy rằng những người trả lời có độ tuổi trưởng thành (32 tuổi
trở lên) là nam, ít nhất tốt nghiệp bằng Cử nhân và đang nhận thu nhập cao hơn PHP
10,001 có ý định hành vi cao hơn. Trong nghiên cứu của Alvie Smith về yếu tố nhân
khẩu học ảnh hưởng đến cũng cho thấy nam giới dễ chấp nhận sử dụng hơn nữ giới và
những người có chức vụ cao có mức độ nâng cao hiệu quả công tác truyền thông nội
bộ cao hơn.

H7: yếu tố nhân khẩu học có ảnh hưởng đến nâng cao hiệu quả công tác
truyền thông nội bộ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua hoạt động của bộ
phận Văn phòng.

H7.1: có mối quan hệ giữa giới tính với hiệu quả công tác truyền thông nội bộ.

H7.2: có mối quan hệ giữa độ tuổi với hiệu quả công tác truyền thông nội bộ.

H7.3: có mối quan hệ giữa trình độ học vấn với hiệu quả công tác truyền thông nội bộ.
H7.4: có mối quan hệ giữa thu nhập với hiệu quả công tác truyền thông nội bộ.

H7.5: có mối quan hệ giữa chức vụ với hiệu quả công tác truyền thông nội bộ.
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông nội bộ

Từ những mô hình truyền thông nội bộ đã nêu trên nhóm tác giả đã đưa ra những yếu
tố ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông nội bộ

1.4.1. Những yếu tố chủ quan: những yếu tố chủ quan xuất hiện trong bản
thân đối tượng truyền và nhận thông tin

Yếu tố sàng lọc: sàng lọc được định nghĩa là cách thức người gửi chọn lọc
thông tin mà người nhận muốn nghe. Nhiều thông điệp khi truyền lên cấp trên hay
xuống cấp dưới thường được sàng lọc hoặc chặn lại. Nhân viên hay người giám sát
thường dùng cách sàng lọc khi truyền thông nhằm mục đích tạo cho mình ấn tượng tốt
với cấp trên. Một tổ chức mà cơ cấu ngành dọc càng cao thì cơ hội xảy ra sàng lọc
càng lớn. Chúng ta thường gặp trường hợp cấp dưới báo cáo lên cấp trên những mặt
mạnh, điểm tốt của phòng ban mình và che dấu các khuyết điểm hay sai sót trong công
việc. Hay cấp dưới sẽ chọn lọc thông tin để báo cáo nhằm nhận được sự đồng ý của
cấp trên như họ mong muốn.

Yếu tố nhận thức: theo “Từ điển Bách khoa Việt Nam”, nhận thức là quá trình
biện chứng của sự phản ánh thế giới khách quan trong ý thức con người, nhờ đó con
người tư duy và không ngừng tiến đến gần khách thể. Nguyên nhân chính của việc gây
hiểu lầm trong giao tiếp là do khác nhau về người nhận và người gửi. Chúng ta cần ghi
nhớ là hai người không thể nào có cùng một nhận thức về một sự kiện theo một cách
giống nhau. Chúng ta nhận thức sự việc tùy thuộc vào kinh nghiệm riêng và sự khác
nhau về nhận thức của con người là tự nhiên và không thể tránh được. Quá trình nhận
thức bao gồm sự kết hợp những thông tin bên trong và bên ngoài và liên hệ thông tin
đó với những thông tin đã có sẵn trong đầu chúng ta. Nhận thức là một tiến trình chọn
lọc những gì chúng ta sẽ tham gia, chúng ta sẽ gạn lọc một số lượng lớn thông tin (trí
óc không thể nào xử lý hết mọi thứ). Trong một chừng mực nào đó, chúng ta thấy
những cái mà trí óc chúng ta đã được lập trình để thấy. Chương trình này bao gồm
những kinh nghiệm, khả năng và những mối quan tâm của chúng ta.
 Yếu tố cảm xúc: các cảm xúc như thương, ghét, sợ, giận, mệt mỏi, thiếu tập
trung, mức độ tự tin, bị phê phán, phủ nhận cảm xúc của người khác, cạnh tranh đều
ảnh hưởng tiêu cực đên truyền thông nội bộ. Chúng ta khó mà chịu lắng nghe người
khác khi chúng ta đang có những cảm xúc nêu trên. Chúng ta chỉ chịu lắng nghe người
khác khi chúng ta cảm thấy lạc quan yêu cuộc sống, tự tin và thoải mái về mặt tinh
thần. Cảm xúc không tốt ảnh hưởng đến tình trạng mất tập trung trong quá trình truyền
thông và người nhận không thể chú ý tập trung vào những điều mà người nói muốn
truyền đạt đến mình.

Ngôn ngữ: học giả hành vi tổ chức Stephen P. Robbins đã nói: "ý nghĩa của
các từ không nằm ở chính các từ đó mà nằm trong mỗi chúng ta". Điều này có nghĩa là
tuổi tác, trình độ học vấn, văn hóa là những nhân tố tác động đến ngôn ngữ mà con
người sử dụng và cũng tác động đến những định nghĩa từ ngữ mà họ dùng. Như vậy,
khi các từ ngữ và cử chỉ được truyền đi, người gửi phải chắc chắn rằng người nhận
cũng hiểu được. Nếu thiếu sự hiểu biết qua lại thì thông điệp sẽ bị sai lệch. Có hai rào
cản ngôn ngữ dẫn đến hiểu lầm là từ chuyên môn và sự mơ hồ trong ngôn ngữ. Trong
trường hợp, khi sử dụng các từ chuyên môn như kinh tế vi mô, kinh tế vĩ mô, người
truyền thông điệp phải biết người nhận có hiểu được không, nếu không thì phải dùng
một cách giải thích khác.

Thông tin quá tải: thông tin quá tải xảy ra khi số lượng thông tin gửi đến người
nhận vượt quá khả năng xử lý của họ. Mỗi nhân viên chỉ có khả năng xử lý thông tin ở
một mức độ nhất định trong khoảng thời gian nhất định. Khi sự quá tải về thông tin
xảy ra sẽ kéo theo hiện tượng sai lệch khi diễn giải thông tin nhận được do nhân viên
xử lý các thông tin không đủ nhanh. Hiện tượng này cũng là nguyên nhân phổ biến gây
ra căng thẳng thần kinh (stress). Chẳng hạn, một ngày nào đó khi kiểm tra hộp thư
email của mình, bạn nhận thấy có cả trăm bức thư, thông tin cần phải tiếp nhận, trả lời
trong ngày. Bạn sẽ thấy quá tải và ko có khả năng xử lý hết trong một ngày.

1.4.2. Những yếu tố khách quan

Sự gây nhiễu: sự gây nhiễu là bất kỳ những gì xảy ra lẫn lộn, phiền toái, hoặc
gây trở ngại cho việc chuyển giao chính xác thông điệp dự định gửi. Trong trường hợp
người gửi gây ra là đánh máy sai lỗi chính tả, câu nói hay viết tối nghĩa. Còn do lỗi của
người nhận là thói quen đọc không tốt, nghe kém và thiếu tập trung.
 Kênh truyền thông: hiện tại có rất nhiều kênh truyền thông và mỗi kênh truyền
thông có những đặc diểm riêng của nó. Chính những đặc điểm này tạo nên ưu cũng
như nhược điểm của nó và làm ảnh hưởng đến quá trình truyền thông nội bộ. Do đó
chúng ta cần phải lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với mục đích và hoàn cảnh của
mình.

Chiến lược về thương hiệu: trong giai đoạn thay đổi về thương hiệu hoặc định
hình về thương hiệu, truyền thông nội bộ giúp cho ban lãnh đạo lựa chọn đúng những
bước đi dự trên phản hồi tích cực từ nhân viên và định hướng nhân viên về hướng cần
triển khai thực hiện.

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1, nhóm tác giả trình bày hệ thống cơ sở lý luận về Truyền
thông, Truyền thông nội bộ, hiệu quả của truyền thông nội bộ và khái niệm văn phòng.
Nhóm tác giả cũng trình bày cơ sở lý luận về tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động
Truyền thông nội bộ bao gồm các mô hình nghiên cứu liên quan và đề xuất mô hình,
nêu được các hoạt động của văn phòng trong việc thực hiện hoạt động Truyền thông
nội bộ.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI QUA HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
2.1. Tổng quan về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Văn phòng

2.1.1. Tổng quan về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Địa chỉ trường: Trụ sở chính: 36 Xuân La, phưởng Xuân La, quận Tây Hồ,
TP.Hà Nội.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (HUHA) là cơ sở giáo dục đại học công lập
thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ có chức năng tổ chức đào tạo,
bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tác
nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học;
cung ứng dịch vụ công; phục vụ cộng động và áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ
phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập theo
Quyết định số 2016/QĐ-TTg ngày 14 tháng 11 năm 2011 của Thủ tướng Chính phủ
 trên cơ sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội với vị trí và chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn (Phần phụ lục).

Cơ cấu tổ chức của HUHA

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

(Nguồn:trường Đại học Nội vụ Hà Nội)
2.1.2. Tổng quan về Văn phòng
Trụ sở làm việc Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội : Phòng A101- A104,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – số 36 đường Xuân La – phường Xuân La – quận Tây
Hồ - Hà Nội.

Bộ phận Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gồm 31 cán bộ, viên chức
trong đó có 1 Chánh Văn phòng, 4 phó Chánh Văn phòng và các viên chức, người lao
động trong Văn phòng. (Phần phụ lục)

Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập theo quyết định
205/QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn (Phần phụ lục).

2.2. Các hoạt động của Văn phòng trong công tác Truyền thông nội bộ
2.2.1. Tổ chức các sự kiện nội bộ
 Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội sử dụng các hình thức truyền thông
khác nhau như: mail, các tài liệu in ấn, quảng cáo bằng hình ảnh và video trên mạng xã
hội, đặc biệt là Facebook. Các thông tin trình bày trong quảng cáo đầy đủ, chi tiết và
sáng tạo, bắt kịp xu thế.
Mạng xã hội là một hình thức tiếp cận được rất nhiều đối tượng nhân viên vì độ
phủ quy mô lớn. Số lượng người sử dụng các mạng xã hội ở nhân viên tương đối lớn,
đặc biệt là độ tuổi trẻ. Nắm bắt được những lợi ích mà quảng cáo trên mạng xã hội
đem lại, ban Truyền thông đã xây dựng nội dung phục vụ Truyền thông. Các nội dung
sẽ được chia thành các chủ đề riêng, ví dụ như”, “Hội nghị viên chức, người lao động
năm 2021”, “Tập huấn kỹ năng truyền thông và tiếp xúc báo chí”, “Ngày hội hiến
máu Bang lăng tìm 2021 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một giọt màu cho đi, một
cuộc đời ở lại", “Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng tổ chức chương trình Gặp mặt
và chúc Tết toàn thể viên chức, người lao động”…Các chủ đề này được sắp xếp theo
trình tự thời gian, đảm bảo cung cấp cho các đối tượng đầy đủ thông tin từ khái quát
đến chi tiết theo mô – típ: trong buổi hội nghị đã chỉ rõ, trong năm vừa qua sự cố gắng,
đoàn kết của viên chức, giảng viên và người lao động Nhà trường đã tổ chức triển khai
và hoàn thành chức năng, nhiệm vụ được giao. Đơn vị, tổ chức của Trường luôn đảm
bảo chất lượng và tiến độ công việc. Việc xây dựng các nội dung truyền thông theo mô
– típ trên sẽ giúp công chúng hiểu về hoạt động của văn phòng, thấy được tầm quan
trọng và sứ mạng của công tác văn phòng. Tổ chức các lớp tập huấn nhằm giúp công
chức, viên chức văn phòng nắm thêm những kỹ năng tiếp xúc, ứng xử, cung cấp thông
tin, phát ngôn với báo chí, xử lý khủng hoảng truyền thông, vận dụng một cách linh
hoạt, sáng tạo việc tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trong công tác truyền thông,báo chí.
Ngoài việc xây dựng chủ đề, nội dung, các ấn phẩm quảng cáo được thể hiện dưới
nhiều dạng khác nhau như: hình ảnh, clip ngắn,…Các ấn phẩm quảng cáo được đầu tư
kỹ lưỡng, tỉ mỉ qua từng khâu, công đoạn. Đội ngũ nhân sự phục vụ nội dung quảng
cáo đã lên xây dựng bố cục kỹ lưỡng sao cho vừa mắt, thể hiện đầy đủ nội dung, ý
tưởng mới, độc đáo, sáng tạo, màu sắc lựa chọn hài hòa, bắt kịp xu thế và thể hiện
được giá trị, bản sắc riêng của văn phòng.
2.2.2. Phát hành bản tin nội bộ
Bản tin Thông báo nội bộ biên soạn và phát hành là tài liệu phục vụ sinh hoạt
chi bộ cho cán bộ,viên chức ở văn phòng; kênh thông tin chính thống tuyên truyền, ,
đề cập tới những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, là kênh để nhân
viên chia sẻ suy nghĩ của họ. Bản tin nội bộ của văn phòng thường được in đen trắng.
Trong việc truyền thông nội bộ, phần lớn sử dụng hình thức bản tin nội bộ dưới dạng
bản in điện tử (E – newsletter) hoặc bản tin điện tử dưới dạng HTML.
Bản tin Thông báo nội bộ (Bản tin)- ấn phẩm mang tính nội bộ đã đăng tải
nhiều thông tin quan trọng cung cấp cho các nhân viên trong văn phòng về các nghị
quyết, chỉ thị, chủ trương, chính sách của văn phòng, của nhà trường; tình hình hoạt
động quản lý trong văn phòng; Nêu cao tinh thân đoàn kết, chia sẻ cồng đồng trách
nhiệm, công việc với nhau; Phát huy và thực hiện đúng vai trò trách nhiệm các tổ
chức, đơn vị, cá nhân trong việc chức trách nhiệm vụ. Bên cạnh đó, thường xuyên duy
trì nêu gương viên chức, người lao động tiêu biểu phát huy thế mạnh và xây dựng
chương trình đào tạo của trường ngày càng vững mạnh, phát triển, được xã hội quan
tâm hơn.
2.2.3. Tổ chức các hoạt động
Văn phòng ngày càng chú trọng đến việc tổ chức các sự kiện nhằm hướng đến
nhiều đối tượng công chúng khác nhau, tạo nên một hình Văn phòng gắn liền với hình
ảnh nhà trường với mục tiêu là một tổ chức chất lượng tốt, lấy sự phát triển làm trung
tâm, luôn gắn việc quản lý với cải thiện tổ chức, chất lựng. Văn phòng đã tổ chức
nhiều sự kiện ở nhiều lĩnh vực khác nhau.
Trong lĩnh vực học tập, nghiên cứu, văn phòng tổ chức các cuộc thi “Tìm hiểu
pháp luật trong phòng chống dịch covid-19” nhằm phát huy tinh thần chống, tuyên
truyền, vận đông viên chức, người lao động tham gia phòng chống dịch bệnh.
Ngoài lĩnh vực học tập, nghiên cứu, Văn phòng thường xuyên tạo các sân chơi,
các hoạt động thể thao, giải trí cho viên chức, người lao động. Các sự kiện “Cuộc thi
ảnh: nét đẹp công đoàn và người lao động HUHA”, “Tự hào truyền thống 90 năm
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh”, “ Giari bóng đá HUHA”,…Các chương trình, sự kiện liên
tục đổi mới về ý tưởng, thể thức và phương thức tổ chức linh động, từ online tới
offline để phù hợp với thực tế trong từng giai đoạn.
 Hình 2.2: Poster mini game Cuộc thi ảnh và video “Nội vụ trong tôi”
(Nguồn:Đoàn trường đại học Nội Vụ )

PHỤ LỤC 1. Bảng hỏi

THÔNG TIN CHUNG

Tôi xin cam kết giữ bí mật thông tin cá nhân của Anh/Chị.
Mong Anh/Chị vui lòng trả lời một số thông tin cá nhân như sau:
Câu 1. Giới tính của Anh/Chị là:
a. Nam
 b. Nữ
Câu 2. Độ tuổi của Anh/Chị là:
a. Từ 18 tuổi – 30tuổi
b. Từ 31 tuổi – 40 tuổi
c. Từ 41 tuổi – 50 tuổi
d. Trên 50 tuổi
Câu 3: Anh/chị vui lòng cho biết, chức vụ hiện tại của anh/chị đang làm việc tại
Trường là gì:
a. Sinh viên, học viên
b. Gỉang viên
c. Viên chức
d. Người lao động
Câu 4: Anh/chị đã làm việc tại Trường đại học Nội vụ được bao lâu:
a. Dưới 1 năm
b. Từ 1 – 3 năm
c. Từ 3 năm dưới 5 năm
d. Từ 5 năm trở lên
Câu 5: Anh/chị vui lòng cho biết: Anh/chị và các đồng nghiệp trong Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội thường liên lạc thông tin qua phương tiện nào là chủ yếu:
a. Email nội bộ
b. Diễn đàn, sự kiện nội bộ
c. Trang nhóm/group
d. Điện thoại
e. Các phương tiện thông tin khác
Câu 6: Công cụ giao tiếp với nhân viên mà Trường đại học Nội vụ thường sử
dụng
a. Các cuộc họp
b. Website nộ bộ
c. Email nội bộ
d. Bảng thông báo
e. Các sự kiện nội bộ
PHẦN NỘI DUNG CHÍNH
Hãy cho biết mức độ đồng ý của anh/chị đối với những phát biểu sau đây.
Để trả lời những câu hỏi dưới đây bằng cách khoanh tròn vào ô thích hợp,
mỗi câu hỏi chỉ chọn một phương án trả lời duy nhất. Những con số này thể hiện
 quan điểm của riêng anh/chị qua mức độ đồng ý hay không đồng ý đối với các
phát biểu theo quy ước như sau:
Hoàn toàn
Hoàn toàn
không đồng Không đồng ý Bình thưởng Đồng ý
đồng ý
ý

1 2 3 4 5

MỨC ĐỘ ĐỒNG Ý
MÃ
STT CÁC YẾU TỐ
HÓA
1 2 3 4 5

15 TÍNH HỮU ÍCH CẢM NHẬN

Thông tin nội bộ rất nhanh chóng, tiết kiệm

15.1 HU1
được thời gian .

HU2 Anh/ chị đánh giá cao về các hoạt động truyền
15.2 thông nội bộ của Trường

Truyền thông nội bộ giúp tra cứu thông tin

15.3 HU3
nhanh chóng và dễ dàng.

Các hoạt động truyền thông nội bộ giúp tiến

15.4 HU4 hành công việc một các nhanh chóng và hiệu
quả.

Sử dụng các phương tiện truyền thông nội bộ là

15.5 HU5
dễ dàng, đa tiện ích

Địa điểm và cách thức tổ chức các hoạt động

15.6 HU6
truyền thông nội bộ phong phú

16 CẢM NHẬN TÍNH DỄ SỬ DỤNG

Nhân viên dễ dàng tiếp cận, nắm bắt nhanh

16.1 SD1
chóng các nguồn thông tin của Trường
 Nhân viên được thoải mái chia sẻ suy nghĩ,
16.2 SD2
nguyện vọng của bản thân

Nhân viên hiểu rõ, nắm rõ tầm nhìn, sứ mệnh

16.3 SD3
chung của cơ quan

Chức năng tương tác trên website nội bộ rõ

16.4 SD4
ràng, dễ hiểu.

Trường thường xuyên tổ chức nhiều cuộc đối

16.5 SD5 thoại, hội nghị để tham khảo ý kiến từ nhân viên
các cấp

Có những buổi vui chơi ngoài trời, teambuilding

16.6 SD6
để các phòng ban giao lưu lẫn nhau

17 CẢM NHẬN TÍNH TIN CẬY

Thông tin truyền thông nội bộ khi sử dụng đáng

17.1 TC1
tin cậy

17.2 TC2 Các thông điệp truyền thông có chất lượng

Tính đáp ứng và phân loại nội dung truyền

17.3 TC3 thông theo đặc điểm công việc của từng phòng,
ban chức năng

Những thay đổi về môi trường làm việc sau mỗi

17.4 TC4
chiến dịch truyền thông nội bộ

Anh/chị được tham gia vào quá trình triển khai

17.5 TC5
kế hoạch tryền thông nội bộ

Anh/chị được thông tin về kết quả thực hiện

17.6 TC6
hoạt động truyền thông nội bộ

18 ẢNH HƯỞNG XÃ HỘI

18.1 XH1

18.2 XH2 Lời khuyên từ tổ chức nơi làm việc, học tập và
sinh hoạt rằng nhân viên nên dùng các phương
 tiện nội bộ

18.3 XH3

18.4 XH4

Đại dịch Covid 19 có ảnh hưởng đến hoạt động

18.5 XH5
truyền thông nội bộ.

18.6 XH6 Việc sử dụng website nội bộ là cần thiết

19 CẢI TIẾN CÁ NHÂN

Anh/chị hiểu rõ tầm nhìn, sứ mệnh chung của

19.1 RR1
Trường

Anh/chị cảm thấy bản thân là một phần của mục

19.2 RR2
tiêu chiến lược của Trường

Anh/chị luôn được nhắc nhở về giá trị của

19.3 RR3 Trường, Trường đang hoạt động vì những giá trị
gì

Anh/chị luôn chủ động trong việc tiếp cận thông

19.4 RR4
tin của Trường

Anh/chị và các đồng nghiệp khi tham gia các sự

19.5 RR5
kiện nội bộ ngày càng gắn kết hơn

20 CẢM NHẬN CHI PHÍ TÀI CHÍNH

Các hoạt động truyền thông nội bộ khi tham gia

20.1 CP1
không mất chi phí

Website nội bộ tốn chi phí nhiều hơn so với các

20.2 CP2
kênh truyền thông khác

20.3 CP3

20 NHÂN KHẨU HỌC

 Giảng viên, nhân viên trẻ tiếp cận với nguồn
20.1 CP1
thông tin nội bộ trong Trường nhanh hơn

Giang viện, nhân viên lớn tuổi tiếp cận với

20.2 CP2
nguồn thông tin nội bộ trong Trường chậm hơn

Chức vụ của nhân viên trong Trường ảnh hưởng

20.3 CP3 lớn đến việc tham gia các sự kiện nội bộ quan
trọng
PHỤ LỤC 2. CUỘC THI ẢNH