‫وزارة التكوين والتعليم المهنيين‬

‫المعهد الوطني المتخصص في التكوين المهني للتسيير باألغواط‬

‫المجاهد أحمد بن الزبير‬

‫مذكرة تخرج لنيل شهادة تقني سامي سيكريتارية‬

‫الموضوع‪:‬‬

‫أهمية األمانة وأثارها في‬

‫تنظيم مواعيد المدير‬

‫تحت اشراف الستاذ‬ ‫من إعداد المتربصين‬

‫مراح حمزة‬ ‫• بوعزارة سامية سناء‬
‫• بلمشري أم الخير‬

‫الدفــــــعة ‪2024 -2021‬‬

‫شكر وإهداء‬
‫إلى من كانت لى سن ًدإ وعوناً عند الشدإئد طوال عمري‪ ،‬إلى إلمرإة إلأبرز فى‬
‫ل‬ ‫ل‬
‫حياتى إمى الع يرـزة إلى القلت إ معطاء والصدز إلحاتى إتى إ حنيت إلى من‬
‫سد إلله بهم عصدي فكانوإ حير معين إخــوإتى إلى كل من ساعدتى و و ول‬

‫بحرف فى حياتى الدزإسنة‬

‫إلى إسائدتى وكل من دزسنى‬

‫إلى هولأء جميعاً‪ :‬إهديكم هدإ العمل‬

‫امحلد هلل رب العاملني والصالة والسالم عىل أأرشف ا ألنبياء واملرسلني س يدان محمَّد وعىل أهل‬

‫‪ ..‬وحصبه ومن تبعهم بإحسان اإىل يوم ادلين‪ ،‬وبعد‬

‫فاإين أأشكر هللا تعاىل عىل فضهل حيث ااتح يل اجناز هذا العمل فهل امحلد أأوال وأخرا‪ ،‬مث‬

‫أأشكر أأوالئك ا ألخيار اذلين مدو يل يد املساعدة ‪ ،‬خالل هذه الفرتة‪ ،‬ويف مقدمهتم‬

‫أأس تاذي املرشف عىل الرسال ا ألس تاذ مــــــراح محزة اذلي مل يدَّخر هجدً ا يف‬

‫مساعدت‪ ،‬واكن حيثين عىل البحث‪ ،‬ويرغِّبين فيه‪ ،‬و ِّ‬

‫يقوي عزمييت عليه فهل من هللا ا ألجر‬

‫ومين لك تقدير حفظه هللا ومتِّعه بلصحة والعافية ونفع بعلومه‬

 ‫ملخــــص ‪:‬‬

‫األمانة هي سمة أخالقية تتعلق بالنزاهة والصدق في السلوك والتصرفات‪ .‬تلعب األمانة‬
‫دورا أساسيًا في تنظيم المواعيد للمدير وتحقيق فعالية اإلدارة‪ .‬يمكن تلخيص دور األمانة‬
‫ً‬
‫في هذا السياق بالنقاط التالية‪:‬‬
‫‪** .1‬االلتزام بالوقت‪ **:‬األمانة تشمل االلتزام بتحديد المواعيد وااللتزام بها‪ ،‬مما‬
‫يضمن تنظيم الجدول الزمني للمدير وتحقيق األهداف المحددة‪.‬‬
‫‪** .2‬الصدق في التعامل‪ **:‬األمانة تشمل نقل المعلومات بشكل صادق ودقيق‪ ،‬مما‬
‫يسهم في فهم صحيح للمواعيد وضمان عدم حدوث تضليل أو سوء تفاهم‪.‬‬
‫‪** .3‬المسؤولية‪ **:‬األمانة تتضمن قبول المسؤولية عن تنظيم المواعيد والتأكد من‬
‫أدائها بدقة‪ ،‬مما يساهم في بناء سمعة قائد موثوق به‪.‬‬
‫‪** .4‬تعزيز الكفاءة‪ **:‬بفضل األمانة‪ ،‬يمكن للمدير تحديد أولوياته وتخصيص الوقت‬
‫بشكل فعال‪ ،‬مما يعزز كفاءته الشخصية وأدائه المهني‪.‬‬
‫سا لبناء الثقة بين المدير والفريق‪ ،‬حيث يعتمد‬
‫‪** .5‬بناء الثقة‪ **:‬األمانة تشكل أسا ً‬
‫اآلخرون على دقة وصدق المعلومات المقدمة فيما يتعلق بالمواعيد والجداول‪.‬‬
‫‪** .6‬تحقيق التوازن‪ **:‬من خالل األمانة‪ ،‬يمكن للمدير تحقيق توازن بين االلتزامات‬
‫المختلفة وتحديد أفضل الطرق لتنظيم وتنسيق المواعيد‪.‬‬
‫دورا في تسهيل التفاعل الف ّعال بين أعضاء‬
‫‪** .7‬التفاعل الف ّعال‪ **:‬األمانة تلعب ً‬
‫الفريق من خالل توضيح المواعيد وتحديد األولويات‪.‬‬
‫باختصار‪ ،‬يمكن القول إن األمانة تعتبر سمة أخالقية أساسية للمدير في تنظيم المواعيد‪،‬‬
‫حيث تسهم في بناء بيئة عمل فعّالة وثقافة إدارية مستدامة‪.‬‬
‫الكلمات المفتاحية للنص هي‪:‬‬
‫األمانة ‪ .‬تنظيم المواعيد‪ .‬النزاهة ‪ .‬الصدق‪ .‬االلتزام بالوقت‪ .‬المسؤولية‪ .‬الكفاءة‪ .‬بناء‬
‫الثقة‪ .‬التوازن‪ .‬التفاعل الف ّعال‬
‫الفهـــرس‬
 ‫الفــــــهرس‬

‫الفــــهرس‬
‫مقدمـــــــة‬

‫الفصـــل األول‪ :‬اإلطار المفــاهيمي للدراســـة ‪5................................................‬‬

‫تمــــــــــــــــــــــــهيد‪10 ...........................................................................‬‬

‫المبحث األول‪ :‬مفاهيم خاصة بالسكريتاريا ‪11 ...............................................‬‬

‫المطلب األول‪ :‬تعريف السكريتاريا ‪11 ......................................................‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬أهمية السكريتاريا ‪16 .......................................................‬‬

‫المطلب الثالث‪ :‬مهــــام االسكريتاريا ‪18 ......................................................‬‬

‫المبحث الثاني‪ :‬ماهي الوثائق اإلدارية في األمانة‪19 ........................................‬‬

‫المطلب‪ :1‬تعريف الوثائق اإلدارية ‪19 .......................................................‬‬

‫المطلب‪ :2‬سمات الوثائق اإلدارية ‪21 .......................................................‬‬

‫المطلب‪ :3‬أنواع الوثائق اإلدارية ‪22 .......................................................‬‬

‫خالصة الفصل‪42 ......................................................................... :‬‬

‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط ‪41 ..........‬‬

‫المبحث األول‪ :‬التعريف بمديرية الشباب والرياضة باألغواط ‪41 ..............................‬‬

‫المطلب األول‪ :‬التعريف بمديرية الشباب ‪41 .................................................‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬الهيكل التنظيمي للمديرية ‪42 ................................................‬‬

 ‫الفــــــهرس‬

‫المطلب الثالث‪ :‬مهام مديرية الشباب ‪43 ....................................................‬‬

‫المبحث الثــاني‪ :‬األمانة ودورها في تنظيم المواعيد ‪45 ......................................‬‬

‫المطلب األول‪ :‬وظيفة السكرتارية بالمديرية‪45 ............................................. .‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬معايير تنظيم المواعيد وتصنيف الوثائق ‪48 .................................‬‬

‫المطلب الثالث‪ :‬أرشفة الوثائق باألمانة ‪58 ..................................................‬‬

‫خالصة الفصل ‪60 ..........................................................................‬‬

‫الخـــاتمة‬

‫المصادر والمرجع‬
‫مـــــقدمــــــة‬
 ‫مــــقــــــدمــــة‬

‫مــــقدمــــة ‪:‬‬

‫سا‌أخالقيًا‌ومبدأًا‌قيميًا‌يشكل‌األساس‌للثقة‌واالحترام‌في‌العالقات‌‬
‫تُعد‌األمانة‌أسا ً‬

‫الشخصية‌والمؤسساتية‪‌.‬تتعلق‌األمانة‌بااللتزام‌بالقيم‌والمعايير‌األخالقية‌والقوانين‌‬

‫في‌جميع‌األوقات‪‌،‬وتشمل‌الصدق‪‌،‬والنزاهة‪‌،‬والتزام‌الوعود‪‌،‬وحسن‌النية‌في‌‬

‫التعامل‌مع‌اآلخرين‌وإكمال‌المهام‌ال ُمكلف‌بها‌بدقة‌وفي‌الوقت‌المحدد‪.‬‬

‫إدارة‌المواعيد‌تعتمد‌بشكل‌كبير‌على‌مبدأ‌األمانة‪‌،‬حيث‌يُعتبر‌االلتزام‌بالمواعيد‌‬

‫وتنفيذ‌المهام‌في‌الوقت‌المحدد‌جز ًءا‌أساسيًا‌من‌األمانة‌في‌العمل‪‌.‬إلتزام‌األفراد‌‬

‫والمؤسسات‌بالمواعيد‌يعكس‌مدى‌احترامهم‌لوقت‌اآلخرين‌وقيمة‌وعودهم‪‌،‬مما‌‬

‫يساهم‌في‌بناء‌الثقة‌وتعزيز‌العالقات‌المهنية‌والشخصية‌‪.‬‬

‫دور‌األمانة‌في‌تنظيم‌المواعيد‌يتمثل‌في‌النقاط‌التالية‪‌:‬‬

‫‪**‌.1‬االلتزام‌بالوقت‪‌**:‬األمانة‌تدفع‌األفراد‌والمؤسسات‌إلى‌االلتزام‌بالمواعيد‌‬

‫المحددة‌واحترام‌وقت‌اآلخرين‪‌،‬مما‌يساعد‌في‌تنظيم‌الجداول‌الزمنية‌وتحقيق‌‬

‫الفعالية‌في‌العمل‪‌.‬‬

‫ب‬
‫‌‬
 ‫مــــقــــــدمــــة‬

‫‪**‌.2‬تنظيم‌المهام‪‌**:‬األمانة‌تدفع‌األفراد‌إلى‌تنظيم‌المهام‌وتحديد‌أولوياتها‌بدقة‪‌،‬‬

‫مما‌يسهل‌تخصيص‌الوقت‌وتحديد‌المواعيد‌إلنجازها‌بفعالية‪.‬‬

‫‪**‌.3‬الثقة‌واالحترام‪‌**:‬االلتزام‌بالمواعيد‌وإكمال‌المهام‌في‌الوقت‌المحدد‌يبني‌‬

‫الثقة‌ويعزز‌االحترام‌بين‌األفراد‌والمؤسسات‪‌،‬وهذا‌يسهم‌في‌بناء‌عالقات‌تعاونية‌‬

‫قوية‪.‬‬

‫‪**‌.4‬تحقيق‌األهداف‪‌**:‬من‌خالل‌تنظيم‌المواعيد‪‌،‬يتمكن‌األفراد‌والمؤسسات‌من‌‬

‫تحقيق‌األهداف‌والمهام‌بفعالية‪‌،‬مما‌يعزز‌اإلنتاجية‌والنجاح‌في‌العمل‪.‬‬

‫‪**‌.5‬تقليل‌اإلجهاد‪‌**:‬تنظيم‌المواعيد‌بشكل‌جيد‌يساعد‌في‌تقليل‌اإلجهاد‌والضغط‌‬

‫النفسي‪‌،‬حيث‌يشعر‌األفراد‌باالستقرار‌والسيطرة‌على‌وقتهم‌ومهامهم‪.‬‬

‫باختصار‪‌،‬األمانة‌تلعب‌دورا‌أساسيًا‌في‌تنظيم‌المواعيد‌من‌خالل‌تعزيز‌االلتزام‌‬
‫ً‬

‫بالوقت‌والمهام‪‌،‬وبناء‌الثقة‌واالحترام‌بين‌األفراد‌والمؤسسات‪‌،‬مما‌يسهم‌في‌تحقيق‌‬

‫النجاح‌والتفوق‌في‌مختلف‌المجاالت‌الشخصية‌والمهنية‌‪.‬‬

‫ج‌‬
‫الفصل الول‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫الفصل الول‪ :‬اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫تمــــــــــــــــــــــــهيد‬

‫تعتبر اإلدارة واحدة من أهم المهارات الالزمة لتحقيق نجاح األفراد‪ ،‬المنظمات والدول‪ ،‬بحيث‬

‫امتدت جذور الممارسات اإلدارية إلى الحضارات القديمة‪ ،‬وقد الزمت اإلنسان في سعيه نحو‬

‫تأمين احتياجاته األمنية والمعيشية بالتعاون مع بني البشر‪ ،‬لذلك فإن علم اإلدارة يعد ضروريا‬

‫وال يمكن االستغناء عنه منذ أن أدرك األفراد أهمية تكوين الجماعات لتحقيق أهدافهم والتي ال‬

‫يمكن لهم تحقيقها بشكل انفرادي‪ .‬فكل مجتمع في يومنا هذا يزخر بالمنظمات التي تسعى‬

‫لتنظيم أعمالها وتحقيق األهداف التي أنشئت من أجل تحقيقها ‪ ،‬حيث أن نجاحها أو فشلها في‬

‫تحقيق ما تصبو إليه يتوقف على نوعية األداء اإلداري وفعاليته‪ ،‬ومقدرة قادتها على تحديد‬

‫األهداف التي تلبي رغبات المجتمع‪ ،‬وخلق أنظمة عمل جيدة تمكنها من تجنيد الموارد البشرية‬

‫والمادية وتوجيهها بمهارة فائقة حتى تستطيع أن تصل أهدافها المنشودة‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫المبحث الول‪ :‬مفاهيم خاصة بالسكريتاريا‬

‫المطلب الول‪ :‬تعريف السيكريتاريا‬

‫‪-1‬تعريف المانة "السكريتاريا"‬

‫تطور مفهوم األمانة بشكل كبير شأنه شأن جميع نواحي الحياة‪ ،‬وتم تطوير العديد من التعريفات‬

‫من قبل باحثين وكتاب في علم اإلدارة في ضوء مداخل متعددة‪ ،‬وقد القى الوصول إلى تعريف‬

‫شامل ومحدد لمفهوم "األمانة" كثي ار من الصعوبات‪ ،‬حيث يختلف تفسير معنى األمانة باختالف‬

‫وجه ة نظر القائم بالتعريف ونواحي التركيز التي ينظر إلى اإلدارة من خاللها‪ ،‬فضال عن أنه‬

‫‪1‬‬
‫يصعب االنتهاء إلى تعريف محدد لعلم يتطور ويتقدم باستمرار‪.‬‬

‫وفيما يلي نعرض بعض التعاريف في محاولة لوضع تعريف شامل من خاللها‪:‬‬

‫‪ -‬فاألمانة تعني بالنسبة للمدير أن يتنبأ بالمستقبل ويخطط بناء عليه وينظم ويصدر‬

‫األوامر‪ ،‬وينسق ويراقب بالنسبة ل ‪H. FAYOL‬‬

‫‪ -‬ويعرفها ‪ Sheldon‬الوظيفة التي تتعلق بتحديد سياسات المشروع‪ ،‬والتنسيق بين التمويل‬

‫واإلنتاج والتوزيع وإعداد الهيكل التنظيمي والرقابة النهائية لألعمال المنجزة‪".‬‬

‫‪ 1‬أ‪.‬د‪ .‬شريف بوقصبة‪ ،‬محاضرات في مدخل إلدارة األعمال‪ ،‬كلية العلوم االقتصادية والتجارية وعلوم التسيير‪ ،‬جامعة‬
‫‪.2022/‬الوادي‪20 ،‬‬

‫‪7‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫‪ -‬أما ‪ Taylor‬فيعرف اإلدارة على أنها" القيام بتحديد ما هو عمله من العاملين بشكل‬

‫صحيح‪ ،‬ثم التأكد من أ نهم يؤدون ما هو مطلوب منهم بأفضل الطرق وأقل التكاليف‪".‬‬

‫‪ -‬اإلدارة هي عملية تنسيق األفراد والموارد سواء كانت بشرية أو مادية أو مالية أو معلوماتية‬

‫لتحقيق أهداف المؤسسة‪.1‬‬

‫‪ -‬اإلدارة هي عمليات فكرية تنعكس على الواقع العملي للمنظمات بشكل ممارسات في مجال‬

‫التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة للموارد البشرية والمادية والمالية والمعلوماتية‪ ،‬وتؤدي إلى تحويل‬

‫هذه الموارد إلى سلع وخدمات تنتج بشكل فاعل وكفؤ من أجل تحقيق األهداف المحددة مسبقا‪.2‬‬

‫‪-2‬ماهية المــــانة‬

‫هي عبارة عن همزة وصل بين المسؤول والمصالح داخل وخارج اإلدارة وتتكون من عنصرين‬

‫هامين "مادي ومعنوي" بحيث يتمثل العنصر المادي من المبنى و األثاث وكل معدات العمل‬

‫ويتمثل العنصر المعنوي من األمين(ة) وما يقوم به وما يتحلى به من صفات‪.‬‬

‫إذن فاألمانة و السكريتارية هي مجموعة من األعمال الفعالة للمكتب اإلداري لضمان السيير‬

‫الحسن للمؤسسة و التحصل على نتائج جيدا‪.‬‬

‫‪1‬أ‪.‬عمر محمد دره‪ ،‬مدخل إلى اإلدارة‪ ،‬ماجستير إدارة األعمال‪ ،‬كلية التجارة‪ ،‬جامعة عين شمس‪ ،‬دار ايبال للعلوم السياحية‬
‫‪.‬والفندقية‪20 ،‬‬
‫‪ 2‬أ‪.‬عمر محمد دره‪ ،‬مدخل إلى اإلدارة‪ ،‬ماجستير إدارة األعمال‪ ،‬كلية التجارة‪ ،‬جامعة عين شمس‪ ،‬دار ايبال للعلوم السياحية‬
‫‪.‬والفندقية‪200 ،‬‬

‫‪8‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫‪-3‬تعريف المين(ة)‪:‬‬

‫هو الشخص أو العون الذي يقوم بأعمال األمانة من أجل التنسيق و تسهيل المعلومات‬

‫و معالجتها بحيث تقوم بأعمال تسند إليها من الرئيس وهي المسؤولة أو المكلفة بشؤون‬

‫المراسالت وحفظ السجالت و الرد على المكالمات الهاتفية‪.‬‬

‫‪-4‬صفات المين(ة)‪:‬‬

‫كما أن هناك صفات عديدة تتوفر في الشخص الذي يشغل منصب األمانة او السكريتاريا ‪،‬‬

‫نذكر منها‪:1‬‬

‫كتمان السر‪:‬‬

‫األمينة بحكم عملها تطلع على أسرار العمل وبحكم اتصاالتها تعرف الكثير من األمور التي‬

‫تتطلب المصلحة كتمانها عن الغير ولذلك نسمى السكرتير اسماً آخر هو(أمين السر) أو(كاتم‬

‫السر)‪.‬‬

‫المانة‪:‬‬

‫يجب أن تكون األمانة رائده في عمله وفي تصرفاته فال يبخل بمجهود أو عمل في سبيل أداء‬

‫واجبه مما يرفع شأنه في نظر رئيسه وزمالئه‪.‬‬

‫‪ 1‬همية السكرتارية في المراسالت االدارية‪ :‬سوالمية خديجة‪،‬تقرير اية التربص‪،‬مرجع سبق ذكره ص ‪09‬‬

‫‪9‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫االعتزاز بالكرامة و الثقة بالنفس‪:‬‬

‫فال يقبل ما يهدي اليه أو يمنح له نظير عمله الذي انجزه وكان من اختصاصه ويعمل في‬

‫جراءة ووضوح ويبعد عما يثير الريب و الشكوك و األقاويل و يجعل من نفسه رقيباً على عمله‬

‫و يؤدي واجبه باألمانة و اإلخالص في غياب رئيسه وفي حضوره على السواء‪.‬‬

‫الصبر وعدم التسرع‪:‬‬

‫وقد تتعقد األمور وترتبك وعالج هذا الموقف ال يتأتى اال بالصبر فيصل إلى الحل الموافق‪ ،‬و‬

‫التودة و األناة تمنع من الوقوع في األخطاء‪.‬‬

‫التعاون‪:‬‬

‫فقد يختلف وجهات نظره مع نظر غيره فيتلقى االقتراحات واالنتقاد بصدر رحب وينفد ما يراه‬

‫صائباً و أن يستشير إذا أشكل عليه األمر و أن يقدم من المساعدات ما يستطيع بكل إخالص‬

‫أن طلبت منه و أن يحرص كل الحرص على صفاء العالقات في جو العمل بينه و بين رئيسه‬

‫أو بينه وبين زمالئه‪.‬‬

‫الشجاعة والقدام‪:‬‬

‫فيعتمد على نفسه في عمل ما يكلف به ويصرف األعمال بلياقة و كياسة وال يرجع إلى رئيسه‬

‫في كل صغيرة وكبيرة فيتصرف على مسؤوليته في األمور التي ال يحتاج تصريفها إلى الرجوع‬

‫‪10‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫إلى الرئيس و أن كان غائباً‪ ،‬أن يقدر بحسن بصيرته أي األمور يحتاج إلى انتظار الرئيس أو‬

‫‪1‬‬
‫الرجوع إليه و ايها يحتاج إلى البث السريع ‪.‬‬

‫الصحة‪:‬‬

‫العقل السليم في الجسم السريع فيجب عليه دائماً أن يعتني بصحته حتى يتمكن من االستمرار‬

‫في عمله بنظام ويتحمل مشاقة السفر و السهر إن احتاج األمر إلى شيئ من ذلك و كثي اًر ما‬

‫‪2‬‬
‫يتطلب عمل السكرتير أن يسافر إلى جهة اخرى أو أن يسهر مع رئيسه في عمل‪.‬‬

‫النظافة و الناقة‪:‬‬

‫يتصل الزوار بالسكرتير قبل اتصالهم برئيسه‪ ،‬فهو أول ما يطالعهم‪ ،‬لذلك وجب أن يكون أنيقاً‬

‫في حدود الكمال و بغير تكلف معتنياً بمظهره حسن الهندام‪.3‬‬

‫قوة الذاكرة‪:‬‬

‫فيجب أن يكون األمين قوي المالحظة‪ .‬يفهم و يدرك ألول وهلة ما يريده محدثة‪ ،‬ويعرف‬

‫بسرعة ما في العمل المعروض عليه من أخطاء أو مخالفة للتعليمات‪ ،‬كما يكون يقظاً منتبهاً‬

‫لكل ما يدور حوله‪ ،‬وبذلك يتصرف بسهولة ويسر دون أي ارتباك‪ ،‬فال تأخذه المباغتة أو‬

‫المفاجأة‪.‬‬

‫‪ 1‬المحفوظات و السكرتارية ‪:‬عبد الحميد زكى الطالب التدريس في تنمية التجارة المتوسطة دار النشر دم بالدماء‪ ،‬الطبعة االولى‪ 1962 ،‬ص ‪55‬‬
‫‪ 2‬المحفوظات و السكرتارية ‪:‬عبد الحميد زكى الطالب ‪،‬مرجع سبق دكره ص ‪56‬‬
‫‪ 3‬أهمية السكرتارية في المراسالت االدارية‪:‬سوالمية خديجة‪،‬تقرير اية التربص‪،‬مرجع سبق ذكره‪ ،‬ص ‪13‬‬

‫‪11‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫البشاشة و طالوة الحديث و حسن المعاملة‪:‬‬

‫فيجب أن يحتفظ بابتسامته في الظروف القاسية‪ ،‬عذب الحديث‪ ،‬لطيف المعشر‪ ،‬مرتب‬

‫األفكار‪ ،‬محدثاً ال يمل حديثه‪ ،‬كما يجب أن يهيئ الجو المالئم للتفاهم بينها‪ .‬و أن يعرف أنه‬

‫يتصل دائماً بعقليات متفاوتة و ثقافات مختلفة و طبائع متغايرة‪ ،‬وعليه أن يكون لبقاً‪ ،‬يعرف‬

‫كيف يتفاهم مع كل شخص حسب حالته‪.‬‬

‫الطموح‪:‬‬

‫فيجب أن يكون له هدف اسمى يسعى اليه‪ ،‬فيدفعه دلك إلى اجادة عمله و التفاني فيه‪ ،‬ويزود‬

‫نفسه دائماً بالجديد من المعلومات التي تتصل بعمله‪ ،‬أو لها عالقة‪ ،‬عن طريق القراءة و الدرس‬

‫‪1‬‬
‫و المران‪.‬‬

‫المطلب الثاني‪ :‬أهمية المـــانــــة " السكريتاريا"‬

‫‪-1‬أهمية المـــــانة‬

‫إن األمانة هي حجر الزاوية في نجاح أي منظمة سواء كانت تعمل في مجال الصناعة‪ ،‬أو في‬

‫مجال الخدمات أو كانت منظمة تعليمية أو غيرها‪ ،‬حيث يعتبر الدور الذي تقوم به األمانة من‬

‫أهم عوامل نجاح المنظمات االقتصادية أو فشلها‪ ،‬وبالتالي تعتبر من أهم أسباب نمو المجتمع‬

‫وتقدمه أو تخلفه وتأخره‪ .‬كما أن نجاح المنظمات يتوقف على وجود أمانة فعالة تستخدم الطرق‬

‫‪ 1‬أهمية السكرتارية في المراسالت اإلدارية‪:‬سوالمية خديجة‪ ،‬مرجع سبق ذكره‪،‬ص ‪12‬‬

‫‪12‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫العلمية في اتخاذ الق اررات وفي أداء الوظائف اإلدارية المختلفة والتي تسعى إلى االبتكار و‬

‫التطوير والتكيف مع الظروف المحلية والعالمية‪ ،‬فاألمانة منتشرة في كل أنواع المنظمات وهي‬

‫المحرك الذي يجعل المنظمة تعمل بكفاءة نحو تحقيق األهداف التي تصبو إليها‪ .‬وإن المهمة‬

‫األساسية لألمانة هي جعل المنظمة بمختلف مكوناتها منجزة ألداء عالي من خالل استخدام‬

‫أفضل للموارد البشرية والمادية المتاحة‪ ،‬إذ أن ما يميز اإلنسان عن غيره من الكائنات هي تلك‬

‫العالقة التي تربطه مع اآلخرين فهو يؤدي أعماال من أجل تحقيق منافع ويمارس أدوار مختلفة‬

‫ويتحمل مسؤوليات ويرغب في الحصول على المنتجات والخدمات‪ ،‬ومن هذا المنطلق برزت‬

‫األمانة كوسيلة مهمة لتنظيم جهود األفراد وتبادل المنافع‪.1‬‬

‫ساهم بشكل مباشر في تسهيل األعمال وتركيزها كما تعتبر اإلدارة من األمور الحيوية‬

‫والجوهرية في عصرنا الحاضر نظ ار ألنها تساهم بشكل مباشر في تسهيل األعمال وتركيز‬

‫االنتباه على األهداف‪ ،‬بحيث يتميز علم اإلدارة عن غيره من العلوم األخرى بأن هناك مساحة‬

‫كبيرة لإلبداع البشري ألنه يعتمد باألصل على مبادئ وأسس من خاللها تكون هناك عملية‬

‫القدرة على إضافة أفكار لتطوير العمل‪ .‬وقد برزت أهمية اإلدارة بشكل واضح بعد الحرب‬

‫‪ 1‬أحمد السيد مصطفى‪ ،‬المسير في العالم المتغير‪ ،‬كلية التجارة‪ ،‬جامعة الزقازيق‪ ،‬الطبعة الثانية‪.‬‬

‫‪13‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫العالمية الثانية حيث كان هناك توسع كبير جدا في إنشاء المصانع مما أوجب نقلة كمية‬

‫ونوعية في تطوير علم اإلدارة‬

‫أن لإلدارة أهمية كبيرة في جميع ميادين الحياة‪Peter Drucker ،‬ال‪ .‬ويرى انه من خالل‬

‫مساهمات عدد كبير من العلماء في هذا ا‬

‫وذلك ألن التقدم االق تصادي واالجتماعي ناتجان عن اإلدارة وأنه ال توجد دول متخلفة وإنما دول‬

‫غير مدارة‬

‫المطلب الثالث‪ :‬مهــــام المانة‬

‫‪-1‬مهام المانة‬

‫تتعدد مهام و اعمال السكرتارية ‪،‬تشمل ما يلي‪:‬‬

‫‪ -‬تحديد المواعيد‬

‫‪ -‬استقبال و تسجيل البريد الصادر و الوارد‬

‫‪ -‬الرد على المكالمات الهاتفية‬

‫‪ -‬الحضور في كل االجتماعات‬

‫‪ -‬تحرير المدكرات‬

‫‪ -‬تصفح الملفات و البحث عن الوثائق‬

‫‪14‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫‪ -‬تحويل األوامر‪ ,‬حيث تعد األمينة همزة وصل بين المسؤول و بقية العمال‬

‫‪ -‬التذكير بالتعليمات الخاصة بالعمال‬

‫‪ -‬إستقبال الزوار الذين يودون مقابلة المدير‬

‫‪ -‬الحفظ و الترتيب للوثائق و الملفات‪. 1‬‬

‫المبحث الثاني‪ :‬ماهي الوثائق اإلدارية في المانة‬

‫المطلب‪ :1‬تعريف الوثائق اإلدارية‬

‫‪ -1‬تعريف الوثائق اإلدارية‬

‫تعتبر الوثيقة مصد اًر مهماً من مصادر تدوين التاريخ والكشف عن الحقائق ‪.‬ولهذه االسباب‬

‫تسمى مراكز الوثائق خزائن التاريخ ومجمعات الخبرة ومراجع الذاكرة ‪.‬‬

‫وتعد الوثائق االدارية مهما كان نوعها وبكل محاملها أوعية تتضمن معلومات يتوصل إليها‬

‫‪2‬‬
‫اإلنسان مباشرة عن طريق آله‪.‬‬

‫‪ -2‬الوثيقة في اللغة‪:‬‬

‫كلمة مشتقة من الفعل وثق أي ائتمن‪ ،‬ووثق اي أحكم نقول وثق األمر احكمه وأثبته‪،‬‬

‫والوثائق هي كل ما يعتمد عليه أو يرجع إليه إلثبات أمر وإحكامه وإعطائه صفة التحقق ‪،‬‬

‫‪ 1‬أهمية السكرتارية في المراسالت االدارية‪:‬سوالمية خديجة‪،‬تقرير اية التربص‪،‬مرجع سبق ذكره‪ ،‬ص ‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫الموقع االلكتروني‪:‬منتديات ستار تايمر أرشيف قانوني تحرير الوثائق االدارية‪www.startaymer.com . 1‬‬

‫‪15‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫أو يؤتمن على وديعة فكرية أو تاريخية تساعد في البحث العلمي أو تكتشف عن جوهر واقع‬

‫ما أو تؤكد على إجراء تصرف قانوني سواء كان عام أو خاص‪.‬‬

‫‪ -1‬خصائص الوثائق اإلدارية‬

‫تتميز الوثيقة االدارية بمجموعة من الخصائص هي كاالتي‪:‬‬

‫‪ -‬الموضوعية وعدم التحيز ‪:‬حيث يتم تحريرها بشكل موضوعي من جانب الجهة الرسمية‬

‫التي تنتجها‪ ،‬وهي بهذه الصفة تعتبر جزء ال يتج أز من نشاط المؤسسة التي أنتجتها‪.‬‬

‫‪ -‬المصداقية‪ :‬وتعني اشتمالها على معلومات صحيحة خالية من الشك لكونها خضعت‬

‫للوصية من الجهة الرسمية التي أنتجتها أو من ينوب شرعاً أو قانوناً‪ ،‬وذلك على عكس‬

‫المعلومات الواردة في المصادر الروائية كالكتب و الدوريات فهي معرضة بشكل إداري للخطاء‬

‫و الصواب‪.‬‬

‫‪ -‬الطبيعة‪ :‬حيث تكون الوثائق طبيعية من خالل ممارسة الجهة الرسمية ألعمالها وأنشطتها‬

‫اليومية المستمرة‪.‬‬

‫‪ -‬العالقة المتبادلة‪ :‬حيث ترتبط كل وثيقة بعالقات وطيدة مع بقية الوثائق األخرى سو ً‬
‫اء كانت‬

‫داخل المجموعة الوثائقية أو خارجها‪ ،‬لذلك يكون من الصعب في أحيان كثيرة فهم محتويات‬

‫‪16‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫وثيقة ما بدون الرجوع إلى الوثائق األخرى التي ترتبطها‪ ،‬لذلك عند التنظيم يستحسن ترتيب‬

‫الوثائق وفقاً لمبدأ المنشأ أو األصل‪.1‬‬

‫‪ -3‬الوثيقة إصطالحا ً ‪:‬‬

‫فالمقصود بالوثيقة أي مستند أو محرر مسجل سواء كان في شكل مخطوط أو مطبوع أو‬

‫مصو اًر أو في مادة سمعية أو بصرية أو في شكل إلكتروني نتج عن تصرف قانوني أو واقعة‬

‫‪2‬‬
‫قانونية لشخص طبيعي أو معنوي‬

‫المطلب‪ :2‬سمات الوثائق اإلدارية‬

‫‪ -2‬قيم الوثائق القانونية‬

‫وعن قيم الوثائق االدارية يمكن ذكر مايلي‪:‬‬

‫القيمة القانونية ‪:‬تتعلق الوثائق ذات القيمة القانونية بحقوق وواجبات المؤسسة‪ ،‬ويمكن أن‬

‫تحدد بنص قانوني أو بأنظمة داخلية‪.‬‬

‫‪ -‬القيمة المالية للوثيقة‪ :‬هي جميع الوثائق الخاصة بالتصرف المالي للمؤسسة والتي‬

‫تحتاجها لتدعيم معاملتها المالية ‪.‬‬

‫‪ 1‬أهمية السكريتارية في المراسالت االدارية تقرير اية التربص بعنوان ‪ :‬سوالمية خديجة‪ ،‬مركز التكوين المهني و التمهين بروبة دحمان القصر ورقلة‬
‫سنة ‪ 2012‬ص‪55‬‬
‫‪2‬‬
‫فتحي الغراد‪:‬من نفس المرجع‪،‬الموقع االلكتروني ‪12:15 www.hadaik.com/ub/sh: 1‬‬
‫‪17‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫‪ -‬القيمة التاريخية للوثيقة‪ :‬من بين جميع الوثائق التي سبق ذكرها هناك بعض الوثائق‬

‫التي تكتسي قيمة ثانية بعد انتهاء قيمتها األولى وهي القيمة التاريخية أي مجموع‬

‫الوثائق التي من شأنها أن تعكس تاريخ المؤسسة وهي يمكن استغاللها في البحوث‬

‫التاريخية عادة ‪ 5‬و ‪ 10‬بالمئة من الوثائق المنتجة أو المستقبلة من طرف الهيكل‬

‫اإلداري‪.‬‬

‫المطلب‪ :3‬تصنيف الوثائق اإلدارية‬

‫‪-1‬أسس التصنيف ‪:‬‬

‫إن القيام بعملية التصنيف تتم على أساس التشابه و االختالف بين الوثائق ( ويتم تحديد‬

‫التشابه و االختالف على اساس امتالك الوثائق او عدم امتالكها لخصائص مشتركة)‪ ،‬و‬

‫الوثائق قد تتشابه‪ ،‬وقد تختلف في موضوعها‪ ،‬او الفترة الزمنية التي تكونت خاللها‪ ،‬او الموقع‬

‫الجغرافي للنشاط الناتجة عنه‪ ،‬أو الشخص الذي تتعلق به‪ ،‬أو الشكل المادي لها‪.‬‬

‫وعلى ذلك فإن هناك العديد من أسس التصنيف التي تفرضها طبيعة الوثيقة‪ ،‬وطريقة طلبها من‬

‫قبل المستفيدين‪ ،‬إذ أن طريقة االسترجاع هي التي تحدد األساس الذي بموجبه يتم التصنيف و‬

‫هذه الطرق هي‪:‬‬

‫‪18‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫أوال ‪ :‬التصنيف‬

‫• الطريقة الجغرافية‪:‬‬

‫هي التي تقسم الملفات تبعاً ألقسام جغرافية التالية ‪ ,‬قارية‪ ,‬دولية‪ ,‬والئية‪ ،‬أو حسب الحالة كلما‬

‫كثر عدد الملفات وجب تصنيفها بأقسام جغرافية أصغر فيمكن لمنشأة التي توزع منتوجاتها على‬

‫نطاق دولي أن تقدم الملفات إلى مجموعات بحسب الدول التي تتعامل معها حيث يمكن‬

‫تقسيمها من قطر إلى دولة إلى والية إلى دائرة إلى بلدية إلى أحياء وفي هذه الطريقة الجغرافية‬

‫يتحتم ترتيب األقسام الجغرافية ترتيباً أبجدياً ثم ترتب األسماء الشخصية داخل الترتيب الجغرافي‬

‫‪1‬‬
‫ترتيباً أبجدياً أو عددياً ‪.‬‬

‫مميزاتها‪:‬‬

‫إن استعمال هذه الطريقة مع الترتيب األبجدي يسمى بفن استعمال الفهارس‪.‬‬

‫عملية التصنيف في هذه الطريقة سهلة و مختصرة في الوقت إذا طبقنا هذه الطريقة‪.‬‬

‫عيوبها‪:‬‬

‫‪ 1‬تقرير نهاية التربص شهادة تقني في كاتبة مديرية بعنوان طرق ووسائل الحفظ مركز التكوين المهني و التمهين خليل عبد القادر رقم ( ‪ ) 01‬دفعة جوان‬
‫‪ 2003‬ص‪9‬‬

‫‪19‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫ال يمكن استخدام ملف أحد االشخاص إال إذا عرفنا عنوانه و إذا لم نعرفه اصبح األمر معقداً‬

‫وفي غاية الصعوبة و يجب االستعانة بدليل تقسيم الواليات‪.‬‬

‫استعماالتها‪:‬‬

‫تستعمل هذه الطريقة في توزيع الصحف و ا الت و الرسائل وفي مصلحة السجالت التجارية‬

‫وفي مصلحة اإلحصاء ‪ .......‬إلخ‪.‬‬

‫• الطريقة الموضوعية‪:‬‬

‫هي تقسيم االوراق و المستندات إلى مجموعات ذات صفة مشتركة توضع في ملف واحد تحت‬

‫موضوع واحد وهذا بعد قراءة و دراسة كاملة و كذلك ما كتب في مضمون المستند و بعدها‬

‫‪1‬‬
‫يرتب الملف حسب الطرق المدروسة في الترتيب‪.‬‬

‫مميزاتها‪:‬‬

‫تتميز بجمع الحقائق و البيانات الخاصة بموضوع واحد وفي ملف واحد لكي تتمكن اإلدارة من‬

‫إتخاد القرار المناسب بشأن موضوع معين‪.‬‬

‫تجمع البيانات على أسس سليمة‪.‬‬

‫طرق و وسائل الحفظ‪:‬بركات سامية‪،‬مرجع سبق ذكره‪ ،‬ص ‪01‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪20‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫المرونة‪.‬‬

‫عيوبها‪:‬‬

‫البطيء في عملية إيجاد و إصدار موضوع لمستند ما وهذا بعد الدراسة الكاملة لمحتويات‬

‫المستند‪.‬‬

‫إستعماالتها‪:‬‬

‫تناسب هذه الطريقة المحامين و التجار و تناسب األعمال الخاصة باإلدارات العمومية‬

‫‪......‬إلخ‪.‬‬

‫• الطريقة النوعية‪:‬‬

‫وهي أن نحتفظ بكل أوراق القبض الواردة لنا من عمالئنا في حافظة واحدة بصرف النضر عن‬

‫المكان الوارد منه كذلك عن العميل الواردة منه‪ ,‬و في هذه الحالة نرى أننا نحتفظ بنوع واحد من‬

‫األوراق‪ .‬كما يتم التصنيف على اساس الترتيب و الحفظ ‪ ،‬بعد فرز األوراق و تقسيمها إلى‬

‫مجموعات تحمل كل مجموعة إسماً خاصاً أو مشروعاً معيناً أو موضوعاً بعدها‬

‫‪21‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫يأتي دور ترتيب األوراق الخاصة بكل مجموعة فهو النظام المالئم و الطريقة المناسبة في‬

‫معالجة المستندات عند وضعها في أماكن الحفظ أي هو الذي يحدد لنا مكان الملف بالنسبة‬

‫‪1‬‬
‫للملف اآلخر‪.‬‬

‫ثانيا‪ :‬الترتيب‬

‫وللترتيب طرق عديدة نذكر منها‪:‬‬

‫_الطريقة الزمنية‪:‬‬

‫يعتبر الزمن العنصر األساسي لترتيب المستندات طبقاً لتوريخها (اليوم‪ ,‬الشهر‪ ,‬السنة) ويتم‬

‫تجميعها حسب هذه الفترات‪.‬‬

‫مميزاتها‪:‬‬

‫تسمح لنا بالعثور على المستندات إذا عرفنا تاريخ المستند‪.‬‬

‫تسمح لنا بتجميع المستندات حسب السنوات إلى سداسيات أو أشهر وتسهل علينا عملية الحفظ‬

‫عيوبها‪:‬‬

‫المحفوظات و السكرتاية ‪:‬عبد الحميد زكى الطالب التدريس في تنمية التجارة المتوسطة بالدماء الطبعة االولى ‪ 1962‬ص ‪15‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪22‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫البحث يكون طويل إذا كان المستند ليس له تاريخ‪.‬‬

‫قد تكون المستندات محفوظة بتواريخ ما كثيرة إال أننا نحتاج إلى ترتيبها مرة أخرى‪.‬‬

‫استعماالتها‪:‬‬

‫تستعمل في حفظ األرواق التجارية والمحاسبية‪.‬‬

‫تستعمل في حفظ المستندات التي انتهى التعامل بها‪.‬‬

‫تستعمل في الجرائد والصحف‪.‬‬

‫• الطريقة العددية‪:‬‬

‫‪1‬‬
‫تتضح من تسميتها على التسلسل الطبيعي لألعداد دون النظر إلى الحروف الهجائية‪.‬‬

‫مميزاتها‪:‬‬

‫سهولة وسرعة في إيجاد ملف‪.‬‬

‫إمكانية الرقابة في غياب المستند‪.‬‬

‫إمكانية إخفاء األسماء السرية‪.‬‬

‫‪ 1‬المحفوظات و السكرتارية‪ :‬عبد الحميد زكى الطالب‪،‬مرجع سبق ذكره ص ‪55‬‬

‫‪23‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫ال يوجد احتمال الوقوع في الخطاء وال الخلط بين الملفات بالنسبة لألشخاص‪.‬‬

‫استعماالتها‪:‬‬

‫تستعمل هذه الطريقة في المستندات التي تعطي لها عدة أرقام متسلسلة مثل المستندات‬

‫المحاسبية و الرسائل و إذن طلبية‪.‬‬

‫تناسب األشياء التي ال يمكن إدخالها داخل الملفات مثل الخرائط‪.‬‬

‫تستعمل في الملفات السرية و الملفات التي تتطلب منا إخفاء أسماء أصحابها‪.‬‬

‫و تستعمل في اإلحصاء‪.‬‬

‫• الطريقة الهجائية‪:‬‬

‫هي التي تعتمد في ترتيبها على الحروف الهجائية و المتمثلة في ‪ 28‬حرف‪.‬‬

‫مميزاتها‪:‬‬

‫سهولة في الترتيب و العثور على المستندات المطلوبة‪.‬‬

‫اخطائها ظاهرة تمكننا من اكتشافها بسرعة‪.‬‬

‫المرونة حيث يمكن إظافة ملفات جديدة أو اإلستغناء عنها‪.‬‬

‫‪24‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫عيوبها‪:‬‬

‫إحتمال حدوث خطاء في األسماء المتشابهة حيث توضع األوراق المتعلقة بأحد األشخاص في‬

‫ملف آخر تحمل إسم متشابه كما على الموظف أن يقوم بحفظ الحروف الهجائية على ظهر‬

‫قلب أو يستعين بقائمة الحروف‪.‬‬

‫عدم استقرار لقب األوانس بعد الزواج‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫مأل بعض الحروف و خلو بعضها‪.‬‬

‫استعماالتها‪:‬‬

‫كثيرة االستعمال وال يمكن تحديد مجال استعمالها‪.‬‬

‫• الطريقة الهجائية و العددية‪:‬‬

‫هي إدماج الطريقة الهجائية و العددية لالنتفاع بممي ازتها و االستغناء عن عيوبهما‪.‬‬

‫مميزاتها‪:‬‬

‫السهولة في معرفة مكان الملف المطلوب‪.‬‬

‫‪ 1‬لمحفوظات و السكرتارية‪ :‬عبد الحميد زكى الطالب‪،‬مرجع سبق ذكره ص ‪13‬‬

‫‪25‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫مرنة في عملية إعادة الملف‪.‬‬

‫تجمع هذه الطريقة فوائد الطريقتين السابقتين على اعتبار أن االولى تضبط البحث و الثانية تقلل‬

‫من المجهود الفكري‪.‬‬

‫عيوبها‪:‬‬

‫بعد ضبط القوائم حسب الترتيب الهجائي العددي ال يمكن إضافة اسم جديد وفقاً لهذه الطريقة‪.‬‬

‫يمكن أن تضيف الطريقة الهجائية العددية في ترتيب القوائم و ملفات العمال‪.‬‬

‫استعماالتها‪:‬‬

‫نستعمل هذه الطريقة مثال ‪ :‬إذا كانت لدينا مجموعة من األسماء فنقوم بترتيبها هجائية ثم بعد‬

‫‪1‬‬
‫ذلك نقوم بعملية الترتيب الطبيعي‪ ،‬و نستنتج أننا نعطي األولوية لطريقة الهجائية ثم العددية‬

‫• الطريقة العشرية‪:‬‬

‫‪ 1‬لمحفوظات و السكرتارية‪ :‬عبد الحميد زكى الطالب‪،‬مرجع سبق ذكره ص ‪14‬‬

‫‪26‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫تسند هذه الطريقة على إستعمال الحقيقة الرياضية التي يمكنها تكوين أقسام عشرية من صفر‬

‫إلى تسعة و بذلك يمكن تقسيم كل قسم من أقسام الموضوع إلى عشرة أقسام فرعية‪ .‬وتتميز هذه‬

‫الطريقة بالمرونة‪.‬‬

‫عيوبها‪:‬‬

‫تتطلب معرفة جيدة للموضوع المراد ترتيبه‪.‬‬

‫احتمال الوقوع في األخطاء أثناء الترتيب اليدوي‬

‫استعماالتها‪:‬‬

‫هذه الطريقة ال يمكن تحديد مجال استعمالها أي أنها تستعمل في كل الحاالت‪.‬‬

‫ثالثا‪ :‬الحفظ‬

‫هو تخزين السجالت و المستندات بعد ترتيبها بطريقة تضمن سرعة استخراجها كما يضمن‬

‫حماية المستندات من التلف و الضياع‪.‬‬

‫‪1.‬الحفظ االفقي أو السطحي‪:‬‬

‫‪27‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫هو وضع الملفات و األشياء المراد حفظها مسطحة فوق بعضها البعض بشرط أن تكون حافة‬

‫الملف بارزة للموظف لكي يتسنى له معرفة موضوع الملف و يمكن في هذه العملية الحفظ‬

‫األفقي السطحي أن نطبق قاعدة ترتيب المجموعات الحجم الكبير‪ ,‬و المتوسط‪ ,‬ثم الحجم‬

‫‪1‬‬
‫الصغير‪.‬‬

‫مزايا هذه الطريقة‪:‬‬

‫تضمن سالمة األوراق و بقاءها على حالتها الطبيعية‪.‬‬

‫‪.‬ال تشغل حيزا كبيرا بسبب تراكمها بعضها فوق بعض‬

‫‪.‬سرعة إيجاد الملف‬
‫‪:‬عيوب هذه الطريقة‬
‫ال تصلح إال في أحوال محدودة فإذا كانت الملفات رقيقة و األوراق بداخلها غير مشبوكة كانت‬
‫‪.‬عرضة للتلف‬
‫‪.‬يمكن أن تؤدي إلى ضياع بعض المستندات أثناء عمليات إخراج الملفات و إرجاعها‬
‫‪.‬ال يمكن أن ترتفع الملفات بعضها فوق بعض إال إلى حد معين‬
‫‪:‬إستعماالتها‬
‫الت و المنشورات و الكتب و السجالت و الملفات التي تكون حافتها تستعمل هذه الطريقة في ا‬
‫‪.‬مرنة‬
‫‪:‬األدوات المستعملة‬
‫يمكن استعمال أرفف لوضع الملفات عليها‪ ،‬أو خزانة من الخشب غطاؤها على شكل حصيرة‬
‫يلتوي أثناء فتحها‬
‫‪.‬ا أدراج أو ‪1‬أرفف‪ ،‬أو خزانة من الصلب ذات أدراج أسفل الخزانة و‬
‫‪:‬الحفظ الواقف ‪2.‬‬

‫‪ 1‬المحفوظات والسكرتارية‪:‬عبد الحميد زكى الطالب‪،‬مرجع سبق ذكره ص ‪23‬‬

‫‪28‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫توضع األشياء و السجالت المراد وضعها واقفة على حافتها حيث يكون الملف الواحد تلو اآلخر‬
‫بشرط أن يظهر‬
‫لدات عنوان السجل المحفوظ‪ .‬وتصلح لحفظ الكتب و الكالسييرات و حفظ ملفات الرسائل و ا‬
‫(انظر الملحق‬
‫ص ‪( 74‬‬
‫‪:‬مزايا هذه الطريقة‬
‫حفظها يعطي منظر جميل‪ .‬ال تشغل حيزا كبيرا بسبب تراكمها بعضها فوق بعض‪.‬‬

‫سرعة إيجاد الملف‪.‬‬

‫عيوب هذه الطريقة‪:‬‬

‫ال تصلح إال في أحوال محدودة فإذا كانت الملفات رقيقة و األوراق بداخلها غير مشبوكة كانت‬
‫عرضة للتلف‪.‬‬

‫يمكن أن تؤدي إلى ضياع بعض المستندات أثناء عمليات إخراج الملفات و إرجاعها‪.‬‬

‫ال يمكن أن ترتفع الملفات بعضها فوق بعض إال إلى حد معين‪.‬‬

‫إستعماالتها‪:‬‬

‫تستعمل هذه الطريقة في ا الت و المنشورات و الكتب و السجالت و الملفات التي تكون حافتها‬
‫مرنة‪.‬‬

‫األدوات المستعملة‪:‬‬

‫يمكن استعمال أرفف لوضع الملفات عليها‪ ،‬أو خزانة من الخشب غطاؤها على شكل حصيرة‬
‫يلتوي أثناء فتحها‬

‫‪29‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫أسفل الخزانة ولها أدراج أو أرفف‪ ،‬أو خزانة من الصلب ذات أدراج‪.1‬‬

‫‪2.‬الحفظ الواقف‪:‬‬

‫توضع األشياء و السجالت المراد وضعها واقفة على حافتها حيث يكون الملف الواحد تلو اآلخر‬
‫بشرط أن يظهر‬

‫عنوان السجل المحفوظ‪ .‬وتصلح لحفظ الكتب و الكالسييرات و حفظ ملفات الرسائل و المجلدات‬

‫مزايا هذه الطريقة‪:‬‬

‫حفظها يعطي منظر جميل‪.‬‬

‫أدوا ا رخيصة فهي مجرد رفوف عادية‪.‬‬

‫ال داعي الستعمال فهارس فيها ألن أسماء ا لدات واضحة على كعو ا‪.‬‬

‫عيوب هذه الطريقة‪:‬‬

‫ال تصلح اال للمجلدات المتوسطة الحجم و أما االوراق السابقة و الملفات الصغيرة فال تصلح‬

‫لها‪.‬‬

‫تأخد حيز كبير من المساحة‪.‬‬

‫ادوات هذه الطريقة‪:‬‬

‫المحفوظات و السكرتارية ‪:‬عبد الحميد زكى الطالب‪،‬مرجع سبق ذكره ص ‪2‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪30‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫مجرد رفوف عادية من الخشب‪ ،‬أو خزانة حديدية ذات أرفف عادية‪.‬‬

‫إستعماالتها‪:‬‬

‫الحوافظ التي تكون حافتها قوية كعلب األسطوانات و علب الحفظ كعلب األرشيف و الكتب‬

‫بأنواعها المختلفة ‪،‬وعليه تستعمل هذه الطريقة في االرشيف و المكتبات‪.‬‬

‫‪3.‬الحفظ الرأسي بالطريقة المعلقة‪:‬‬

‫توضع االشياء المراد حفظها رأسياً في االدرج بعضها خلف بعض فيكون كعب الملف إلى‬

‫اسفل و حافتاه إلى أعلى ومعلقة داخل الدرج و تستعمل فيها بطاقات إرشاد تكون عالية قليالً‬

‫تساعد على استخراج الملف دون عناء وذلك بسحبه رأسياً إلى أعلى‪.‬‬

‫مزايا هذه الطريقة‪:‬‬

‫يمكن االستغناء عن الفهارس و استعمال بطاقات االرشاد‪.‬‬

‫يمكن عمل فهارس تحفظ فوق الدرج نفسه‪.1‬‬

‫تمكن من استخراج الملف عند فتح الدرج و النظر إلى محتوياته‪.‬‬

‫‪ 1‬المرجع السابق نفسه‬

‫‪31‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫توفر المكان ألن درج الخزانة قد يتسع ألربعين ملفاً‪.‬‬

‫تمكن من تطبيق الطريقة االبجدية في الترتيب‪.‬‬

‫سهولتها تقلل كثي اًر من أخطاء الحفظ‪.‬‬

‫عيوب هذه الطريقة‪:‬‬

‫الحفظ المعلق يفرض علينا أدوات خاصة مثل الحوافظ المعلقة ذات النظرة األمامية و العلوية و‬

‫كذلك الخزائن و األدرج الخاصة بذلك‪ .‬أما االدوات المستعملة فيها هي‪:.‬‬

‫خزائن حديدية ذات ادراج بها حاجز ضاغط ليضغط الملفات إن كان عددها قليالً‪ ،‬و ملفات‬

‫من ورق مقوى‪ ،‬وكذلك مشابك تصنع من الحديد لها مشبك في الدليل السابق و تحمل الرمز‬

‫الذي يذل على النوع وتعلو قليالً عن الدالئل المثبتة عليها‪ ,‬و الدالئل هي ورق مقوى يفصل‬

‫‪1‬‬
‫بين كل عشرة ملفات و يكتب عليها بيانات بالملفات التي وراءها‪.‬‬

‫‪ 1‬لمحفوظات و السكرتارية‪ :‬عبد الحميد زكى الطالب‪،‬مرجع سبق ذكره ص‪26‬‬

‫‪32‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫رابعا ‪:‬الفهارس‪:‬‬

‫هي عبارة عن قائمة أبجدية مرتبة تدل على مواضيع الملفات و أماكن حفظ السجالت لتسهيل‬

‫عملية إستخراج و إعادة الملفات في حالة الرجوع إليها عند الحاجة و الغرض منه هو إقتصاد‬

‫‪1‬‬
‫الوقت و الجهد في البحث عن المستند و هي أهم ما يلجا إليه الموظف بعد عملية الحفظ‪.‬‬

‫أنواع الفهارس‪:‬‬

‫‪ -‬فهارس الصفحات المجلدة‪ :‬وهي عبارة عن دفاتر تخصص فيها كل حرف من حروف‬

‫الهجائية عدة أوراق و عند غلق الدفاتر دون الغالف تظهر الحروف بترتيبها أمام‬

‫الموظف و بذلك يسهل علينا الوصول إلى أي حرف نريده بسرعة حيث يبين في كل‬

‫صفحة أسماء األشخاص و الموضوعات التي تبدأ بالحرف المراد البحث عنه‪.‬‬

‫مميزاتها‪:‬‬

‫تتميز بالسهولة في األعداد و قلة التكاليف‪.‬‬

‫عيوبها‪:‬‬

‫_عدم المرونة خصوصاً عند انتهاء الصفحة المخصصة للحرف‪.‬‬

‫‪ 1 1‬طرق و وسائل الحفظ‪:‬بركات سامية‪،‬مرجع سبق ذكره‪،‬ص ‪22‬‬

‫‪33‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫_ال يمكن استبدال ورقة دون إتالف المجلد‪.‬‬

‫إستعمالتها‪:‬‬

‫يناسب هذا النوع المكتبات و كذلك يستخدمه األساتذة لتسجيل الطلبة و بعض المواضيع‪.‬‬

‫‪ -‬فهارس المنظور‪ :‬وهي على شكلين‪:‬‬

‫‪ -1‬عبارة عن عمود مركب على قاعدة بهذا العمود عدة اللواح يمكن تحريكها و يخصص لكل‬

‫للوح حرف أبجدي أعاله للسان خاص يكتب عليه الحرف األبجدي و توضع البطاقات على هذه‬

‫اللوحات حسب فتحات خاصة على هذا اللوح المعدني‪.‬‬

‫مميزاتها‪:‬‬

‫_سهلة اإلستعمال بحيث ال تحتاج إلى تدريب‪.‬‬

‫_ال تستلزم مكان كبير لحفظها‪.‬‬

‫_نفقاتها قليلة‪.‬‬

‫_تحتوي هذه الفهارس على الف إسم‪.‬‬

‫‪34‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫‪ -2‬عبارة عن إطارات معدنية ذات ثقوب صغيرة توضع البطاقات فيها مندرجة فوق بعضها‬

‫البعض بحيث يظهر االسم فقط فوق كل بطاقة أما الموضوع و رقم الملف يكون غير‬

‫ظاهر في البطاقة‪.‬‬

‫مميزاتها‪:‬‬

‫يمتاز هذا النوع من الفهارس بظهور عدد كبير من االسماء و في نفس الوقت عدم الحاجة إلى‬

‫تقليب البطاقات مما يتركها في حالة جيدة‪.‬‬

‫العيوب‪:‬‬

‫يأخذ على فهارس المنظور ذات اإلطارات تكاليف غالية نسبياً و تتطلب حي اًز كبي اًر من‬

‫البطاقات العادية‪.‬‬

‫‪-3‬فهارس البطاقات‪:‬‬

‫وهي عبارة عن بطاقات مصنوعة من الورق المقوى بحيث يخصص لكل شخص بطاقات يكتب‬

‫عليها إسمه و عنوانه و رقم ملفه‪.1‬‬

‫‪ 1‬المرجع السابق نفسه‬

‫‪35‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫مميزاتها‪:‬‬

‫_المرونة بحيث يمكن إلغاء أو إضافة بطاقات جديدة بسهولة مع االحتفاظ بالترتيب‬

‫المستعمل‪.‬‬

‫مكونات الوثائق اإلدارية‬

‫تتكون الوثيقة من حيث بنائها من مجموعة مكونات هي‪:‬‬

‫‪ -‬المصدر‪ :‬يوجد في أعلى الزاوية اليمنى ويستعمل لتحديد مصدر الوثيقة ( الو ازرة ‪،‬‬

‫االدارة العامة ‪ ،‬االدارة ‪،‬المصلحة ‪ ) ......‬وعادة ما يكون بخط غليظ وبنوعية كتابية‬

‫مخالفة لباقي محتوى الوثيقة ‪،‬مع إمكانية احتواء المصدر على شعار الدولة أو‬

‫المؤسسة‪.‬‬

‫‪ -‬رقم التسجيل ‪:‬عدد رتبي وفي بعض الحاالت رموز تسند للوثيقة قبل احالتها ويستعمل‬

‫هذا الرمز كمرجع وعادة يوضع تحت المصدر‪.‬‬

‫‪ -‬التاريخ ‪:‬يوجد عادة في أعلى الزاوية اليسرى للوثيقة اإلدارية مسبوق بالمكان الجغرافي‬

‫إلنشاء الوثيقة‪.‬‬

‫‪ -‬الموضوع‪ :‬خصص لتحديد محتوى الوثيقة بشكل مختصر‪.‬‬

‫‪36‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫‪ -‬المرجع‪ :‬يدرج بعد الموضوع مباشرة لتحديد الوثائق األخرى السابقة‪ ،‬لها عالقة بموضوع‬

‫الوثيقة وفي بعض الحاالت تكون سبباً في إنشائها مع التأكد على ضرورة إدراج أرقام‬

‫تسجل هذه المراجع‪.‬‬

‫‪ -‬المصاحيب‪ :‬خاص بتحديد الوثائق المصاحبة للوثيقة ويدرج بعد المرجع مباشرة‪.‬‬

‫‪ -‬جوهر الوثيقة‪:‬وهو مجموع المعلومات المتعلقة بموضوع الوثيقة أي جوهر المحتوى‪.‬‬

‫‪ -‬اإلمضاء‪ :‬إمضاء منشئ الوثيقة مع تحديد هويته اإلدارية‪.‬‬

‫‪ -‬العنوان‪ :‬عنوان المنشئ للوثيقة ويوجد عادة في شكل شريط بأسفل الوثيقة مع التأكد‬

‫على ضرورة اإلخراج الجيد للوثيقة‪.‬‬

‫‪ -4‬أنواع الوثائق اإلدارية‬

‫ومن انواع الوثائق االدارية منها‪:‬‬

‫‪ -‬وثائق ذات قيمة قانونية ؛ وثيقة مادية تستعمل كمستند قانوني‪.‬‬

‫‪ -‬وثائق البث ؛ مجموع الوثائق التي يقع إستعمالها اإلحالة أو بث معلومات رسالة مذكرة‪.‬‬

‫‪1‬‬
‫وثائق اإلحالة ‪ :‬وثائق تصاحب وثائق اخرى جدول االحالة‬ ‫‪-‬‬

‫‪ 1‬فتحي الغراد‪:‬من نفس المرجع‪،‬الموقع االلكتروني شوهد يوم ‪2024/01/27‬‬

‫‪37‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫خالصة الفصل‪:‬‬
‫الوثائق اإلدارية هي الوثائق التي تُنشأ وتُحفظ وتُستخدم في سياق العمل اإلداري داخل المؤسسات‬

‫والمنظمات‪ .‬تشمل هذه الوثائق مجموعة متنوعة من الوثائق الرسمية والشخصية التي تسهم في‬

‫تنظيم وإدارة العمليات اليومية واتخاذ الق اررات‪ .‬يمكن أن تتضمن الوثائق اإلدارية العقود‪ ،‬والتقارير‪،‬‬

‫والمراسالت‪ ،‬والمذكرات‪ ،‬والنماذج‪ ،‬والسجالت‪ ،‬والقوانين‪ ،‬واللوائح‪ ،‬والسياسات‪ ،‬واإلجراءات‪،‬‬

‫وغيرها‪.‬‬

‫تتميز الوثائق اإلدارية بعدة خصائص تجعلها أساسية في سير العمل اإلداري‪ ،‬ومن هذه‬

‫الخصائص‪:‬‬

‫‪** .1‬الثبات والدقة**‪ :‬تهدف الوثائق اإلدارية إلى توثيق المعلومات بشكل دقيق وموثوق به‬

‫لضمان أن يكون لديها صفة الثبات والموثوقية في المستقبل‪.‬‬

‫‪** .2‬الشمولية والتفصيل**‪ :‬تشمل الوثائق اإلدارية جميع الجوانب ذات الصلة بالعملية اإلدارية‪،‬‬

‫وتوفر التفاصيل الالزمة لفهم الوضع بشكل كامل وشامل‪.‬‬

‫‪** .3‬التنظيم والتصنيف**‪ :‬تتم معالجة الوثائق اإلدارية بشكل منظم وفًقا ألنظمة تصنيف‬

‫محددة‪ ،‬مما يسهل الوصول إليها عند الحاجة ويساهم في إدارة األرشيف بفعالية‪.‬‬

‫‪38‬‬
 ‫اإلطار المفاهيمي للدراسة‬

‫‪** .4‬السرية واألمان**‪ :‬تحتوي العديد من الوثائق اإلدارية على معلومات حساسة‪ ،‬لذا يجب‬

‫حمايتها بشكل صارم لضمان سرية المعلومات ومنع وصول األشخاص غير المخولين‪.‬‬

‫‪** .5‬القانونية والشرعية**‪ :‬تتميز الوثائق اإلدارية بأنها تتماشى مع القوانين واللوائح المعمول‬

‫بها في المؤسسات والدول‪ ،‬وتتوافق مع المعايير القانونية والشرعية‪.‬‬

‫حيويا في دعم عمليات اتخاذ القرار وتوثيق األحداث والعمليات‪ ،‬كما‬

‫دور ً‬‫تلعب الوثائق اإلدارية ًا‬

‫تسهم في الحفاظ على التاريخ والذاكرة المؤسسية‪ .‬إدارة هذه الوثائق بشكل فعال تعزز الشفافية‬

‫والمصداقية في العمل اإلداري وتسهم في تحقيق األهداف المؤسسية بنجاح‬

‫‪39‬‬
 ‫المصادر والمراجع‬

‫المصادر والمراجع‬
 ‫المصادر والمراجع‬

‫المصادر والمراجع‬
‫‪. -‬د‪ .‬شريف بوقصبة‪ ،‬محاضرات في مدخل إلدارة األعمال‪ ،‬كلية العلوم‬

‫االقتصادية والتجارية وعلوم التسيير‪ ،‬جامعة الوادي‪20 ،‬‬

‫‪ -‬عمر محمد دره‪ ،‬مدخل إلى اإلدارة‪ ،‬ماجستير إدارة األعمال‪ ،‬كلية‬

‫التجارة‪ ،‬جامعة عين شمس‪ ،‬دار ايبال للعلوم السياحية والفندقية‪200 ،‬‬

‫‪ -‬أهمية السكرتارية في المراسالت االدارية‪ :‬سوالمية خديجة‪،‬تقرير‬

‫نهااية التربص‪،‬مرجع سبق ذكره ص ‪09‬‬

‫‪ -‬المحفوظات و السكرتارية ‪:‬عبد الحميد زكى الطالب التدريس في تنمية‬

‫التجارة المتوسطة دار النشر دم بالدماء‪ ،‬الطبعة االولى‪ 1962 ،‬ص‬

‫‪55‬‬

‫أهمية السكرتارية في المراسالت االدارية‪:‬سوالمية خديجة‪،‬تقرير‬ ‫‪-‬‬

‫نهاية التربص‪،‬مرجع سبق ذكره‪ ،‬ص ‪13‬‬

 ‫المصادر والمراجع‬

‫‪ -‬أحمد السيد مصطفى‪ ،‬المسير في العالم المتغير‪ ،‬كلية التجارة‪ ،‬جامعة‬

‫الزقازيق‪ ،‬الطبعة الثانية‬

‫‪www.startaymer.com -‬الموقع االلكتروني‪:‬منتديات ستار تايمر‬

‫أرشيف قانوني تحرير الوثائق االدارية‬

‫‪ -‬تقرير نهاية التربص شهادة تقني في كاتبة مديرية بعنوان طرق‬

‫ووسائل الحفظ مركز التكوين المهني و التمهين خليل عبد القادر رقم (‬

‫‪ ) 01‬دفعة جوان ‪ 2003‬ص‪9‬‬

‫‪ -‬المحفوظات و السكرتاية ‪:‬عبد الحميد زكى الطالب التدريس في تنمية‬

‫التجارة المتوسطة بالدماء الطبعة االولى ‪ 1962‬ص ‪15‬‬

‫الفصل الثاني‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫المبحث األول‪ :‬التعريف بمديرية الشباب والرياضة باألغواط‬

‫المطلب األول‪ :‬التعريف بمديرية الشباب‬

‫‪ -1‬التعريف بمديرية الشباب والرياضة‬

‫تعد مديرية الشباب و الرياضة الوالئية مؤسسة عمومية المركزية ذات طابع إداري تحت‬

‫وصاية وزارة الشباب و الرياضة‪.‬‬

‫و جاء المرسوم التنفيذي رقم ‪ 345-06‬المؤرخ في ‪ 5‬رمضان ‪ 1425‬الموافق ‪ 28‬سبتمبر‬

‫‪ 2006‬و الذي يرمي إلى تحديد قواعد تنظيمها و سيرها إذ ابرز من خالله الدور الهام الذي‬

‫تتميز به و المتمثل في تطوير المؤسسات و الهياكل و اﻷجهزة و النشاطات التابعة‬

‫ﻹختصاصها العاملة في ميادين الشباب و التربية البدنية و الياضية وتحثها و تنسقها وتقيمها‬
‫‪1‬‬
‫و تراقبها‪.‬‬

‫‪ 1‬الموقع الرسمي لمديرية الشباب والرياضة ‪،‬‬

‫‪41‬‬
‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫المطلب الثاني‪ :‬الهيكل التنظيمي للمديرية‬

‫الهيكل التنظيمي ويتكون من ‪ 04‬مصالــح‪:‬‬

‫‪ -1‬مصلحة التربية البدنية والرياضية تتكون من ‪ 3‬مكاتب‪:‬‬

‫– مكتب تطوير التربية البدنية والرياضية‬

‫– مكتب كشف المواهب الرياضية والشابة وتكوينها‬

‫– مكتب الجمعيات الرياضية والتظاهرات الرياضية‬

‫‪ -2‬مصلحة نشاطات الشباب وتتكون من ثالثة ‪ 3‬مكاتب‬

‫– مكتب االتصال واعالم الشباب وأنظمة االتصال‬

‫– مكتب البرامج االجتماعية والتربوية وتسلية الشباب‬

‫‪1‬‬
‫– مكتب مشاريع الشباب وترقية الحركة الجمعوية للشباب‬

‫‪ -3‬مصلحة االستثمارات والتجهيزات وتتكون من ثالثة‪ 3‬مكاتب‬

‫– مكتب المنشآت والتجهيزات الرياضية واالجتماعية والتربوية‬

‫– مكتب التقييس والصيانة‪.‬‬

‫– مكتب االحصائيات والبرامج والتقييم‬

‫‪ -4‬مصلحة التكوين وادارة الوسائل وتتكون من ثالثة‪ 3‬مكاتب‪:‬‬

‫‪ 1‬الموقع الرسمي لمديرية الشباب مرجع سابق ذكره ‪.‬‬

‫‪42‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫– مكتب المستخدمين والتكوين‪.‬‬

‫– مكتب الميزانية ومتابعة اعاتات ومساعدات الجمعيات الرياضية والشبانية ومراقبتها‬

‫– مكتب الوسائل العامة‪.‬‬

‫المطلب الثالث‪ :‬مهام مديرية الشباب‬

‫مهام المديرية العامة للشباب‬ ‫‪-1‬‬

‫وتكلف على الخصوص‪ ،‬بما يأتي ‪:‬‬

‫‪ -‬اقتراح العناصر التي تساهم في تحديد االستراتيجية والسياسة الوطنية للشباب‪،‬‬

‫الشباب‬ ‫ومشاركة‬ ‫التربوي‬ ‫االجتماعي‬ ‫التنشيط‬ ‫مجال‬ ‫في‬ ‫السيما‬

‫في الحياة العامة وضمان تنفيذها‪.‬‬

‫‪ -‬إضفاء الدينامية على التنشيط االجتماعي التربوي وتوسيع نطاقه إلى كل شرائح السكان‪.‬‬

‫‪ -‬تعزيز التنشيط الجواري من خالل إشراك الجمعيات الشبابية لألحياء وتنفيذ مخططات تنويع‬
‫‪1‬‬
‫أنشطة االستمتاع التفاعلي والترفيه‪.‬‬

‫‪ -‬إعداد برامج تهدف إلى ترقية التمدن والمواطنةالصالحة والمواطنة البيئية والتنمية‬
‫‪2‬‬
‫المستدامة لدى الشباب‪.‬‬

‫‪ 1‬الموقع الرسمي لوزارة الشباب والرياضة‪ ، /https://www.mjs.gov.dz ،‬شوهد يوم ‪2021 / 01/31‬‬
‫‪ 2‬الموقغ الرسمي لوزارة الشباب والرياضة موقع سابق ذكره‬

‫‪43‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫‪ -‬المساهمة في تصور برامج وتقارير وطنية عن التنمية البشرية فيما يخص الشباب‪،‬‬

‫‪ -‬المساهمة في إعداد برامج خاصة لمكافحة اآلفات واﻷمراض‬

‫االجتماعية التي تصيب عالم الشباب‪،‬‬

‫‪ -‬تصور االستراتيجية الوطنية المتعلقة بالشباب في مجال الحركية والتبادالت الوطنية‬

‫والدولية والسياحة الشبابية واﻹصغاء إلى الشباب والترفيه وإدارة أوقات الفراغ‪،‬‬

‫واقتراحها وتنفيذها وإجراء التقييم الدوري لها‪،‬‬

‫‪ -‬تحديد سياسة تطوير وتأهيل منشآت االستقبال والتبادالت والترفيه وترقية تسيير‬

‫المنشآت القاعدية للعطل والترفيه في إطار مخطط استراتيجي شامل‪،‬‬

‫‪ -‬المشاركة في تحديد العمل المشترك بين القطاعات والسياسات العمومية لفائدة الشباب‬

‫وتقييمها وتنفيذها‪،‬‬

‫‪ -‬تحضير التقرير السنوي لتقييم السياسات والبرامج الملتزم بها في مجال اختصاصها ‪.‬‬

‫‪44‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫المبحث الثــاني‪ :‬األمانة ودورها في تنظيم المواعيد‬

‫المطلب األول‪ :‬وظيفة السكرتارية بالمديرية‪.‬‬

‫‪ -1‬تعريف السكرتير‬

‫كلمة سكرتير مشتقة من الكلمة اﻹنجليزية ‪ Secretary‬والمشتقة من كلمة ‪ Secret‬أي ‪ِ :‬سر‪.‬‬

‫ولذلك شاع استخدام لفظ" كاتم السر" أو " أمين السر " للداللة على الموظف القائم بمعاونة‬

‫الرئيس‪ ،‬ويكون موضع ثقة في إنجاز أغلب أعماله السرية والهامة ‪.‬‬

‫ومما تقدم‪ ،‬يمكن تعريف السكرتير بأنه ‪:‬‬

‫مديرا أو موظفا كبيرا على تنظيم وقته وعمله‬

‫ً‬ ‫وزيرا أو‬
‫ً‬ ‫الشخص الذي يقوم بمعاونة الرئيس؛‬

‫ومستنداته بطريقة سهلة مبسطة‪.‬‬

‫أو‪ :‬هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في إنجاز أعماله وحفظ أسراره وترتيب وقته‬

‫وتنظيمه وتسجيل معامالته بشكل دقيق؛ وذلك لتنفيذ خطة العمل في سبيل تحقيق اﻷهداف‬
‫‪1‬‬
‫المنشودة‪.‬‬

‫‪ -2‬أهمية دور السكرتير‬

‫ترجع هذه اﻷهمية إلى أمور عدة‪ ،‬منها ‪:2‬‬

‫‪ 1‬الببالوي‪ ،‬تعلم فنون السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب‪ ،‬ص‪3:‬‬

‫‪ 2‬المرجع السابق نفسه‬

‫‪45‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫ضخامة المشروعات وتوسعها؛ مما أدت إلى تعدد المستويات اﻹدارية بها ‪،‬والى زيادة‬ ‫‪-‬‬

‫الحاجة إلى الرقابة على اﻷعمال وتنظيمها واالعتماد على السجالت والتقارير‪.‬‬

‫‪ -‬ازدياد الحاجة إلى التخصص الوظيفي‪ ،‬فوجود التخصص في أعمال السكرتارية يرفع‬

‫كفاءة اﻷداء في هذه الوظائف‪.‬‬

‫‪ -‬ازدياد الحاجة إلى اﻹحصاءات الدقيقة المتعلقة بالمشروعات؛ لمساعدة متخذي القرارات‬

‫على اتخاذ القرار الصحيح‪.‬‬

‫‪ -‬مسؤولية اﻹدارة أمام جهات متعددة كالحكومة مثال ‪ ،‬زادت من أهمية وظيفة السكرتارية‬

‫لمساعدة اﻹدارة في رسم السياسات المختلفة تساعد على اتخاذ القرارات الصحيحة‪.1‬‬

‫انظر‪ :‬أساسيات السكرتاريا وإعداد المراسالت والتقارير‪ ،‬ص‪10 :‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪46‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫‪1‬‬
‫‪ -3‬المتطلبات الوظيفية األساسية الواجبة على السكرتير ( أعمال السكرتير بصفة عامة)‬

‫المرجع السابق ص ‪22‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪47‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫المطلب الثاني‪ :‬معايير تنظيم المواعيد وتصنيف الوثائق‬

‫تنظيم المواعيد وتصنيف الوثائق هما جزء أساسي من عمليات إدارة اﻷمانة والسرية في أي‬

‫أمرا حيويًا للحفاظ على التنظيم‬

‫منظمة أو مؤسسة‪ .‬يُعتبر تنظيم المواعيد وتصنيف الوثائق ً‬

‫والترتيب والسهولة في الوصول إلى المعلومات الهامة عند الحاجة إليها‪ .‬فيما يلي بعض‬

‫المعايير اﻷساسية التي يمكن اعتمادها لتنظيم المواعيد وتصنيف الوثائق‪:‬‬

‫‪ -1‬معايير التصنيف‪:‬‬

‫معايير التصنيف تُعتبر أساسية في عمليات إدارة الوثائق والمعلومات‪ ،‬حيث تُسهم في تنظيم‬

‫الوثائق بطريقة منطقية ومنظمة تسهل الوصول إليها وإدارتها بكفاءة‪ .‬فيما يلي بعض المعايير‬

‫الرئيسية التي يمكن استخدامها في عمليات التصنيف‪:‬‬

‫‪** .1‬األهمية والسرية‪**:‬‬

‫‪ -‬يتم تصنيف الوثائق وفقًا لمدى أهميتها وحساسيتها‪ .‬قد تكون هناك فئات مثل سري جدًا‪،‬‬
‫‪1‬‬
‫سري‪ ،‬محدود الوصول‪ ،‬وعام‪.‬‬

‫‪** .2‬النوعية‪**:‬‬

‫‪ -‬تصنيف الوثائق بنا ًء على نوعها‪ ،‬مثل تقارير‪ ،‬مراسالت‪ ،‬عقود‪ ،‬صور‪ ،‬إلخ‪.‬‬

‫‪ 1‬تقرير نهاية التربص شهادة تقني في كاتبة مديرية بعنوان طرق ووسائل الحفظ مركز التكوين المهني و التمهين خليل عبد القادر رقم ( ‪ ) 01‬دفعة جوان‬
‫‪ 2003‬ص ‪09‬‬

‫‪48‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫‪** .3‬التاريخ والزمان‪**:‬‬

‫‪ -‬يمكن تصنيف الوثائق وفقًا للفترة الزمنية التي تغطيها‪ ،‬مثل الوثائق التاريخية‪ ،‬الوثائق‬

‫الحديثة‪ ،‬والوثائق المستقبلية المخطط ﻹنشائها‪.‬‬

‫‪** .4‬الموضوع‪**:‬‬

‫‪ -‬تنظيم الوثائق بنا ًء على الموضوعات أو المواضيع التي تتعلق بها‪ ،‬مما يسهل البحث‬

‫والوصول إلى المعلومات ذات الصلة‪.‬‬

‫‪** .5‬اإلدارة الوظيفية‪**:‬‬

‫‪ -‬تصنيف الوثائق وفقًا لوظائف أو أقسام المؤسسة التي أنشئت لها أو التي ترتبط بها‪ ،‬مثل‬

‫المالية‪ ،‬الموارد البشرية‪ ،‬التسويق‪ ،‬اﻹنتاج‪ ،‬الخ‪.‬‬

‫‪** .6‬الترتيب األلفبائي‪**:‬‬

‫‪ -‬ترتيب الوثائق أو الملفات بحسب ترتيب أبجدي ﻷسماء الموضوعات أو اﻷشخاص أو‬
‫‪1‬‬
‫أية تسميات أخرى‪.‬‬

‫‪** .7‬الترتيب الهرمي‪**:‬‬

‫‪ 1‬المرجع السابق نفسه‬

‫‪49‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫‪ -‬تصنيف الوثائق في هياكل هرمية تتألف من فئات وفرعية وفرعية فرعية‪ ،‬مما يوفر‬

‫ً‬
‫هيكال منظ ًما لتخزين المعلومات‪.‬‬

‫‪** .8‬التصنيف الرقمي‪**:‬‬

‫‪ -‬استخدام نظام تصنيف يعتمد على اﻷرقام لتنظيم الوثائق‪ ،‬مثل نظام تصنيف ديوي‬

‫للمكتبات‪.‬‬

‫‪** .9‬التصنيف المخصص‪**:‬‬

‫‪ -‬تصنيف الوثائق بنا ًء على معايير مخصصة وفقًا الحتياجات المؤسسة أو الصناعة‬

‫المعينة‪.‬‬

‫تُعتبر هذه المعايير قاعدة أساسية ﻹنشاء نظام تصنيف فعال يسهل إدارة الوثائق والمعلومات‬

‫بكفاءة وفعالية داخل المؤسسة أو المنظمة‪ .‬تختلف أولويات التصنيف وفقًا الحتياجات كل‬

‫مؤسسة وطبيعة عملها‪ ،‬ويُنصح بتطبيق مزيج من هذه المعايير وتخصيصها بما يتناسب مع‬
‫‪1‬‬
‫الظروف المحددة‪..‬‬

‫‪ 1‬اﻷرشيف و الوثائق اﻷرشيفية‪ :‬تقرير اية التربص‪،‬يحيى إبراهيم‪ ،‬مركز التكوين المهني و التمهين خليل عبد القادر‪ 2013 ،‬ص‪44‬‬

‫‪50‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫‪ -2‬معايير الترتيب والتنظيم‪:‬‬

‫‪ -‬التسميات والوسوم‪ :‬استخدام نظام واضح لتسمية الوثائق وتطبيق الوسوم يسهل عملية‬

‫البحث والوصول إلى المعلومات بسرعة‪.‬‬

‫‪ -‬التصنيف الجغرافي‪ :‬تنظيم الوثائق في هياكل تصنيفية محددة مثل اﻷقسام والفئات‬

‫والمواضيع‪.‬‬

‫‪ -‬الترتيب الزمني‪ :‬يمكن تنظيم الوثائق وفقًا للترتيب الزمني‪ ،‬مما يسهل تتبع التغييرات‬

‫وتطور اﻷحداث‪.‬‬

‫‪ -3‬معايير إدارة المواعيد‪:‬‬

‫إدارة المواعيد تعد جز ًءا حيويًا من إدارة الوقت والموارد في أي مؤسسة أو منظمة‪ .‬إليك بعض‬

‫المعايير اﻷساسية التي يمكن اعتمادها في إدارة المواعيد بفعالية‪:‬‬

‫‪** .1‬تحديد األولويات‪**:‬‬

‫‪ -‬يجب تحديد اﻷنشطة والمهام الهامة والعاجلة وتحديد أولوياتها بنا ًء على أهميتها لتحقيق‬
‫‪1‬‬
‫اﻷهداف االستراتيجية للمؤسسة‪.‬‬

‫‪ 1‬المحفوظات و السكرتاية ‪:‬عبد الحميد زكى الطالب التدريس في تنمية التجارة المتوسطة بالدماء الطبعة االولى ‪ 1962‬ص ‪14‬‬

‫‪51‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫‪** .2‬استخدام جداول زمنية‪**:‬‬

‫‪ -‬استخدام الجداول الزمنية لتخصيص الوقت المناسب لكل مهمة ونشاط‪ ،‬مما يسهل متابعة‬

‫التقدم وضمان االلتزام بالمواعيد المحددة‪.‬‬

‫‪** .3‬تحديد مهل زمنية‪**:‬‬

‫‪ -‬تحديد مهل زمنية واقعية ﻹنجاز المهام والمشاريع‪ ،‬مع مراعاة عوامل الوقت والموارد‬

‫المتاحة‪.‬‬

‫‪** .4‬تخصيص الموارد‪**:‬‬

‫‪ -‬توفير الموارد الالزمة لتنفيذ المهام في الوقت المحدد‪ ،‬بما في ذلك المال والعمالة والمعدات‪.‬‬

‫‪** .5‬تنظيم االجتماعات‪**:‬‬

‫‪ -‬تحديد أهداف وجداول زمنية لالجتماعات‪ ،‬وضمان إشراك اﻷشخاص المناسبين فقط‬
‫‪1‬‬
‫لتحقيق الكفاءة وتوفير الوقت‪.‬‬

‫‪ 1‬المرجع السابق نفسه‬

‫‪52‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫‪** .6‬التواصل والتنسيق‪**:‬‬

‫‪ -‬تعزيز التواصل الفعال والتنسيق بين الفرق واﻷفراد المعنيين لضمان سير العمل بسالسة‬

‫وتجنب التضارب في المواعيد‪.‬‬

‫‪** .7‬مراقبة التقدم‪**:‬‬

‫‪ -‬مراقبة التقدم ومتابعة اﻷداء بانتظام لضمان االلتزام بالمواعيد والتدخل بسرعة في حالة‬

‫وجود تأخيرات أو مشاكل‪.‬‬

‫‪** .8‬تقييم وتحسين العملية‪**:‬‬

‫‪ -‬تقييم عمليات إدارة المواعيد بانتظام وتحديث اﻹجراءات والسياسات لتحسين الكفاءة وتقليل‬

‫الهدر في الوقت والموارد‪.‬‬

‫‪** .9‬استخدام التكنولوجيا‪**:‬‬

‫‪ -‬االستفادة من اﻷدوات التكنولوجية مثل التقويمات اﻹلكترونية والبرامج اﻹدارية لتسهيل‬

‫‪1‬‬
‫إدارة المواعيد وتحسين التنسيق والتواصل‪.‬‬

‫‪ 1‬المحفوظات و السكرتاية ‪:‬عبد الحميد زكى الطالب التدريس في تنمية التجارة المتوسطة بالدماء الطبعة االولى ‪ 1962‬ص ‪61‬‬

‫‪53‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫‪** .10‬تعزيز ثقافة الوقت‪**:‬‬

‫‪ -‬تشجيع ثقافة الوقت القيمة داخل المؤسسة من خالل التدريب والتوعية بأهمية إدارة الوقت‬

‫وااللتزام بالمواعيد‪.‬‬

‫من خالل اعتماد هذه المعايير‪ ،‬يمكن للمؤسسات تحسين إدارتها للمواعيد وزيادة كفاءتها‬

‫وفعاليتها في تحقيق اﻷهداف المنشودة‪.‬‬

‫‪ -4‬معايير الحفظ والتخزين‪:‬‬

‫دورا حاس ًما في حفظ الوثائق والمعلومات بطريقة آمنة‬

‫معايير الحفظ والتخزين تلعب ً‬

‫ومنظمة‪ ،‬مما يسهل الوصول إليها عند الحاجة ويضمن حمايتها من الفقدان أو االستخدام غير‬

‫المصرح به‪ .‬إليك بعض المعايير الرئيسية التي يجب مراعاتها في عمليات الحفظ والتخزين‪:‬‬

‫‪** .1‬تصنيف وتسمية الوثائق‪**:‬‬

‫‪ -‬يجب تصنيف الوثائق بشكل معقول وتسميتها بوضوح ودقة لتسهيل التعرف عليها‬
‫‪1‬‬
‫والوصول إليها‪.‬‬

‫‪ 1‬طرق و وسائل الحفظ‪:‬بركات سامية‪،‬تقرير نهاية التربص‪،‬مرجع سبق ذكره ص ‪22‬‬

‫‪54‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫‪** .2‬استخدام مواد ذات جودة عالية‪**:‬‬

‫‪ -‬يجب استخدام مواد التخزين المناسبة وذات الجودة العالية مثل الصناديق المقاومة‬

‫للحرارة والرطوبة واﻷضرار اﻷخرى‪.‬‬

‫‪** .3‬توفير بيئة مناسبة للتخزين‪**:‬‬

‫‪ -‬يجب توفير بيئة تخزين مالئمة تضمن الحفاظ على سالمة الوثائق‪ ،‬مثل التحكم في‬

‫درجات الحرارة والرطوبة‪.‬‬

‫‪** .4‬تأمين الوثائق‪**:‬‬

‫‪ -‬يجب تأمين الوثائق بشكل جيد لحمايتها من الوصول غير المصرح به والتلف أو السرقة‪،‬‬

‫عبر استخدام أنظمة اﻷمان المناسبة مثل اﻷقفال وأنظمة الدخول المحددة‪.‬‬

‫‪** .5‬النسخ االحتياطي‪**:‬‬

‫‪ -‬يجب إجراء نسخ احتياطية من الوثائق الهامة بانتظام وتخزينها في أماكن آمنة‪ ،‬لضمان‬
‫‪1‬‬
‫استعادتها في حالة حدوث كوارث أو خسائر‪.‬‬

‫‪ 1‬طرق و وسائل الحفظ‪:‬بركات سامية‪،‬تقريرنهاية التربص‪،‬مرجع سبق ذكره ص ‪24‬‬

‫‪55‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫‪** .6‬تنظيم الفضاء والترتيب‪**:‬‬

‫‪ -‬يجب تنظيم الوثائق بشكل مرتب ومنظم داخل أماكن التخزين‪ ،‬مما يسهل عملية البحث‬

‫والوصول إليها‪.‬‬

‫‪** .7‬توثيق وتتبع الوثائق‪**:‬‬

‫‪ -‬يجب توثيق المعلومات المتعلقة بكل وثيقة بما في ذلك تاريخ إنشائها ومكان تخزينها‪،‬‬

‫ويفضل استخدام نظام متابعة لتسجيل الوثائق ومواقعها‪.‬‬

‫‪** .8‬اإلدارة الفعّالة لدورة حياة الوثائق‪**:‬‬

‫‪ -‬يجب وضع سياسات وإجراءات ﻹدارة دورة حياة الوثائق‪ ،‬بما في ذلك التخزين المؤقت‬

‫واالستبعاد اآلمن والتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وفقًا للمتطلبات القانونية والتنظيمية‪.‬‬

‫‪** .9‬التدريب والتوعية‪**:‬‬

‫‪ -‬يجب توفير التدريب المناسب للموظفين حول أفضل الممارسات في إدارة الوثائق‬
‫‪1‬‬
‫والتخزين اآلمن‪ ،‬وتعزيز الوعي بأهمية االلتزام بسياسات الحفظ والتخزين‪.‬‬

‫‪ 1‬المرجع السابق نفسه‬

‫‪56‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫باعتبار هذه المعايير وتطبيقها بشكل صحيح‪ ،‬يمكن للمؤسسات ضمان حفاظ الوثائق‬

‫والمعلومات على سالمتها وأمانها‪ ،‬وتوفير إمكانية الوصول إليها عند الحاجة دون مشاكل أو‬
‫‪1‬‬
‫تأخيرات‪..‬‬

‫‪ -5‬معايير الوصول والتوزيع‪:‬‬

‫‪ -‬السيطرة على الوصول‪ :‬تحديد اﻷشخاص المصرح لهم بالوصول إلى الوثائق وتطبيق‬

‫سياسات السيطرة على الوصول والتصريح‪.‬‬

‫‪ -‬التوزيع الفعال‪ :‬توفير وسائل فعالة لتوزيع الوثائق لألشخاص المعنيين دون تأخير‪.‬‬

‫من المهم أن تكون هذه المعايير مدعومة بسياسات وإجراءات مناسبة تضمن تنفيذها بفعالية‬

‫واالمتثا ل للمعايير القانونية والتنظيمية المعمول بها في المؤسسة أو المنظمة‪.‬‬

‫طرق و وسائل الحفظ‪:‬بركات سامية‪،‬تقرير نهاية التربص‪،‬مرجع سبق ذكره ص ‪27‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪57‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫المطلب الثالث‪ :‬أرشفة الوثائق باألمانة‬

‫تجتهد السكرتارية بمديرية الشباب والرياضة على ضمان أرشفة الوثائق و حفظها‪ ،‬إذ تخصص‬

‫هذه االخيرة مصلحة قائمة بذاتها يشرف عليها إطارات المديرية من بينهم أمانة المديرية و تتم‬

‫عملية االرشفة‪.‬‬

‫يعرف أن اﻷرشيف على أنها مجموعة من اﻷوراق و المستندات التي إنتهى التعامل بها في‬

‫اﻹدارة على أن و تكون الحاجة اليها في فترات قادمة ﻷن قوة القانون تفرض علينا االحتفاظ بها‬

‫لمدة عشر سنوات وذلك في حالة الحاجة أو المنازعات ‪.‬‬

‫ولتمر الوثائق التي تم التعامل بها باﻷرشيف‪ ،‬تقوم السكرتاريا بحفظ المستندات و السجالت‬

‫حسب الرقم التسلسلي و التاريخ المدون عليها و تسجل في دفتر اﻷرشيف حسب طرق الترتيب‬

‫المعروفة و غالبا ً ما يستخدم الطريقة الموضوعية لمعرفة وضعية المستند وكذلك الطريقة‬

‫الزمنية لمعرفة تاريخ العملية التي سجل فيها المستند بحيث يعتمد على طريقة الحفظ الواقف و‬

‫بعد إنقضاء المدة القانونية يمكن التخلص منها بالحرق أو التمزيق‪ ،‬و توجد بعض الملفات ال‬

‫يمكن التخلص منها كالوثائق الخاصة بالشركة و ملفات العاملين ﻷنه قد يتم الرجوع إليها‬
‫‪1‬‬
‫لمراجعتها أو أخد معلومات منها‪.‬‬

‫‪ 1‬مذكرة لنيل شهادة تقني سامي ‪ ،‬بركة نسيمة دور السكريتاريا في تصنيف الوثائق اإلدارية ‪ ،‬ص ‪54‬‬

‫‪58‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫بحيث أن الرفوف المستخدمة في وضع اﻷرشيف بما معدنية و أخرى حديدية أما االرفف‬

‫الخشبية فهي غير مناسبة ﻷنها قد تتأكل مع مرور الوقت و تغيرات المناخ من امطار و رياح‬

‫وهي تربي الحشرات الصغيرة التي تفسد الوثائق‪ ،‬و أن ال يكون اﻷرشيف معرض لألشعة‬

‫الشمس ﻷنها تغير لون الوثائق من اﻷبيض إلى الون اﻷصفر‪ ،‬و بالنسبة للتصنيف االلكتروني‬

‫فيتم على مستوى مكتب السكرتارية بالمديرية يتم تخزين و تصنيف الوثائق االدارية باستخدام‬

‫أحدث البرامج االعالم االلي تسمح بسهولة العودة إليها بمجرد الضغط على الحرف االول من‬
‫‪1‬‬
‫إسم الوثيقة على سبيل المثال أو تاريخ حفظها و تصنيفها‪. )arrchived(.‬‬

‫‪ ،‬و يتميز الحفظ اآللي للوثائق بقدرته على تحميل و تخزين و تأمين اعداد كبير من الوثائق في‬

‫ملف واحد كما أنه يحميه ‪ ،‬كتآكل االوراق‪ ،‬و هو ما يشكل قاعدة معطيات مثبتة‪ ،‬فعلى مستوى‬

‫المديرية يتم تصنيف الوثائق ايضا ً على مستوى أقراص مظغوطة تحمل غالفها اسم المصلحة و‬

‫القسم و موضوع القرص و في االخير توضع هذه االخير في متحركة محكمة اﻹقفال تسيرها‬

‫السكرتارية كما يقوم مكتب السكرتارية بتفحص دوري للوثائق االدارية االلكترونية الجل‬

‫تحديدها مع المستجدات الحاصلة باالضافة أو بإزالة ما هو غير معمول به في المؤسسة‪.‬‬

‫‪ 1‬بركة نسيمة‪ ،‬مرجع سابق‬

‫‪59‬‬
 ‫الفصل الثاني‪ :‬دور األمانة وتأثيرها في تنظيم المواعيد بمديرية الشباب األغواط‬

‫خالصة الفصل‬

‫األمانة هي بالفعل أفضل سياسة يمكن إتباعها في مجاالت اإلدارة‪ ،‬وتعتبر مهارة‬

‫األمانة اإلدارية الدقيقة هي الممارسة اليومية حيث يكون المدير شفافا ً وصادقا ً مع‬

‫موظفيه وأقرانه وكبار القادة من حوله‪ ،‬وقد ال يكون هناك إجراء أكثر أهمية لبناء‬

‫الثقة في منظمة ما‪ ،‬أكثر من وجود األمانة والتفاعل الصادق في العالقة بين المدراء‬

‫والموظفين ‪.‬‬

‫‪60‬‬
‫الخــــاتمــــة‬
 ‫خـــــــاتمــــــــــــة‬

‫خــــــــاتمــــــة‬

‫بختام هذه الدراسة‪ ،‬يظهر بوضوح دور األمانة كعنصر أساسي في تنظيم المواعيد‬

‫وإدارة الوقت بفعالية‪ .‬من خالل االلتزام بالوقت والمواعيد المحددة‪ ،‬يتم بناء الثقة‬

‫واالحترام في العالقات الشخصية والمهنية‪ ،‬ويتيح ذلك تحقيق األهداف بكفاءة وتنظيم‬

‫األنشطة بشكل أفضل‪.‬‬

‫تعتبر األمانة مبدأ ً أخالقيًا وقيمةً اجتماعيةً ال غنى عنها في أي مجتمع أو مؤسسة‪،‬‬

‫فهي تعكس النزاهة والصدق والتزام الوعود‪ ،‬وتعزز الثقة والتعاون بين األفراد‬

‫والمؤسسات‪ .‬ومن خالل تطبيق مبادئ األمانة في تنظيم المواعيد‪ ،‬يتم تحسين‬

‫اإلنتاجية والكفاءة‪ ،‬ويقلل من اإلجهاد والتباطؤ في إنجاز المهام‪.‬‬

‫لذا‪ ،‬يجب علينا دائ ًما التأكيد على أهمية األمانة في حياتنا اليومية وفي بيئات العمل‪،‬‬

‫وااللتزام بالوقت وتنظيم المواعيد كجزء ال يتجزأ من هذا المبدأ‪ .‬إذا استطعنا جميعًا‬

‫أن نكون أمينين في إدارة وقتنا وااللتزام بمواعيده‪ ،‬فسنرى تحسنًا ملمو ً‬
‫سا في جودة‬

‫حياتنا وفي تحقيق أهدافنا المستقبلية‪.‬‬

 ‫خـــــــاتمــــــــــــة‬

‫األمانة ليست مجرد قيمة أخالقية‪ ،‬بل هي أساسية لنجاح العالقات الشخصية والمهنية‬

‫ولضمان فعالية إدارة الوقت‪ .‬عندما يكون األفراد والمؤسسات أمينين في تنظيم‬

‫المواعيد وااللتزام بالوعود‪ ،‬يتم تعزيز الثقة بين األطراف المعنية‪ ،‬مما يؤدي إلى بناء‬

‫عالقات مستدامة قائمة على االحترام والتعاون‪.‬‬

‫تُظهر األمانة أي ً‬
‫ضا االحترام لقيمة وقت اآلخرين والتزا ًما بالتعاون الفعّال‪ .‬عندما‬

‫يكون األفراد قادرين على االعتماد على بعضهم البعض لاللتزام بالمواعيد وإكمال‬

‫المهام في الوقت المحدد‪ ،‬يتم تعزيز فعالية الفريق وزيادة إنتاجيته‪.‬‬

‫من الجدير بالذكر أن األمانة في تنظيم المواعيد ال تقتصر فقط على الجانب‬

‫ضا إلى المستوى المؤسسي‪ .‬تعتبر األمانة في الوقت وتنظيم‬

‫الشخصي‪ ،‬بل تمتد أي ً‬

‫المواعيد من العوامل الحاسمة لنجاح الشركات والمؤسسات‪ ،‬حيث يعتمد تحقيق‬

‫األهداف وتحقيق النجاح على قدرة الفرق على االلتزام بالجداول الزمنية وتنفيذ‬

‫المشاريع في الوقت المحدد‪.‬‬

‫بشكل عام‪ ،‬فإن دور األمانة في تنظيم المواعيد يتجاوز مجرد االلتزام بالوقت‪ ،‬حيث‬

‫تعكس هذه القيمة الثقافة التنظيمية والمهنية‪ ،‬وتحدد مدى جاهزية األفراد والمؤسسات‬

‫للتعامل مع التحديات وتحقيق النجاح في بيئة العمل المعاصرة‪.‬‬