‫مقدمة‬

‫يعد االتصال من أهم الوسائل التي تتبعها اإلدارة الناجحة لتسيير جميع أعمالها‪،‬‬
‫فاالتصال التنظيمي ضمنا ً هو مجموع العمليات االتصالية واإلدارية التي تنظم العمل‬
‫في الدائرة وتخلق جوا ً من التفاهم والتعاون والتنسيق ما بين اإلدارات المختلفة‬
‫داخل الجمعية من جهة وجمهور المستهدفين من جهة أخرى‬

‫فاالتصاالت بشقيها الداخلي والخارجي تمثل العصب الرئيس لنقل البيانات‬

‫والمعلومات ونشر المعرفة ؛ وبالتالي إتاحة استخدامها في عملية صنع القرارات‬
‫الرشيدة والسليمة ‪.‬‬
 ‫أنواع اإلتصال‪:‬‬
‫خارجى‬ ‫داخلى‬

‫المستهدفيين‬ ‫المتطوعيين‬

‫الجهات المانحة‬ ‫فريق العمل‬

‫الجهات الحكومية‬ ‫الفروع‬

‫القطاع الخاص‬

‫اإلعالم‬
 ‫خطوات خطة االتصال‪:‬‬

‫تحديد‬
‫إحتياجات‬
‫لخطة األتصال‬
‫خطة اإلتصال‬ ‫األهداف‬ ‫•‬
‫المستهدفيين‬ ‫•‬
‫• الرسائل‬
‫الخطة التنفيذية‬ ‫إهتمامات‬ ‫•‬
‫• ااإلعالم و‬
‫المعنيين‬
‫• األنشطة‬ ‫قنوات التواصل‬
‫الفرص و‬ ‫•‬
‫المتابعة و‬ ‫• المواد‬ ‫التهديدات‬
‫التقويم‬ ‫المستخدمة‬
‫• نشر الرسائل‬
‫• ردود الفعل‬
‫• تقويم الخطة‬
 ‫عناصر خطة االتصال‪:‬‬
‫ستراتيجيات االتصاالت هي خطط لالتصال ‪ ،‬إتاحة معلومات تتعلق بمسألة محددة‪،‬‬
‫حدث‪ ،‬موقف‪ ،‬أو جمهور‪ .‬كما أنها تخدم المخططات للتواصل مع الجمهور‪،‬‬
‫وأصحاب المصلحة‪ ،‬أو حتى الزمالء‪.‬‬

‫وينبغي الستراتيجيات التواصل‪:‬‬

‫‪ ‬تحديد الهدف ‪ /‬األهداف‪،‬‬
‫‪ ‬تحديد أصحاب المصلحة أى المستهدفيين‪،‬‬
‫‪ ‬تحديد الرسائل األساسية‪،‬‬
‫‪ ‬تحديد وسائل االتصال إليصال المعلومات عن غرض محدد‪ ،‬و‬
‫‪ ‬تحديد اآلليات التي سيتم استخدامها لللحصول على تغذية مرتدة بشأن‬
‫االستراتيجية‬
 ‫خطة االتصال‪:‬‬
‫من الذي يخطط؟ مسئول اإلتصال و التسويق بالتعاون مع أعضاء مجلس اإلدارة‬ ‫•‬
‫و فريق العمل‬
‫المنفذيين‪ :‬أعضاء مجلس اإلدارة ‪ -‬فريق العمل ‪ -‬اإلدارات الفنية ‪ -‬اإلدارات‬ ‫•‬
‫المالية‬
‫من بداية التخطيط يجب ان يتجاوز مدى التخطيط مستفيدى هذا المشروع الى‬ ‫•‬
‫جميع المشاركين من الجهات المانحة و المتطوعين و الجهات الحكومية‬
‫يجب ان توضح الخطة ماذا تريد من األتصال بالمجموعات المختلفة و ماذا تحتاج‬ ‫•‬
‫لذلك ؟‬
‫لماذا نتواصل؟‬

‫ما هى المشكلة؟‬
 ‫أساسيات التواصل؟‬
‫هل يوجد هوية لإلتحاد؟‬
‫هل يوجد حزمة إعالمية؟‬
‫هل يوجد شبكات تواصل إجتماعى؟‬
‫هل يوجد قاعدة بيانات؟‬
‫هل يوجد متطوعيين؟‬
‫‪Golden Fingers‬‬ ‫األصابع الذهبية‬
‫?‪Where‬‬
‫?‪Who‬‬ ‫أين؟‬ ‫?‪When‬‬
‫من؟‬ ‫متى؟‬
‫?‪What‬‬ ‫?‪Why‬‬
‫ماذا؟‬ ‫لماذا؟‬

‫?‪How‬‬
‫كيف؟‬
 ‫لماذا نتواصل؟‬

‫• إعالم (زيادة الوعي ‪ /‬المعرفة)‬

‫• إقناع (تغيير المواقف ‪ /‬السلوكيات)‬
‫• تعبئة (تعزيز العمل الجماعي)‬
‫• تمكين (حوار لخلق بيئة مواتية للتغيير‪ ،‬على سبيل المثال مشكلة التحليل‪ ،‬وحل‬
‫المشكالت ‪ ،‬طلب معلومات(‬
 ‫لماذا نتواصل؟‬

‫إيصال صورة ايجابية عن الجمعية إلى البيئة الخارجية بما يحقق زيادة الوعي‬ ‫‪(1‬‬
‫بأعمال وواجبات الجمعية والتحديات التي تواجها‪.‬‬
‫التميز في تقديم الخدمات للجمهور ‪.‬‬ ‫‪(2‬‬
‫تسخير وسائل اإلتصال في تحسين نوعية الخدمات التي تقدمها الجمعية ‪.‬‬ ‫‪(3‬‬
‫الحصول على التغذية الراجعة ‪ .‬تحقيق بيئة معرفية إتصالية أكثر شموالً ودقة‬ ‫‪(4‬‬
‫على الصعيدين الداخلي والخارجي ‪.‬‬
‫زيادة التنسيق والتعاون مع الجهات الخارجية ( الحكومية و المانحة والقطاعى‬ ‫‪(5‬‬
‫الخاص و المجتمع المدنى ) في األمور المشتركة ‪.‬‬
‫توفير معلومات و بيانات و إحصائيات تمكن صانع القرار من اتخاذ القرار‬ ‫‪(6‬‬
‫الرشيد بما يخدم أغراض التنمية الشاملة والمستدامة‬
 ‫تابع‬ ‫لماذ نتواصل؟ بحث‬
‫األدوات اإلعالمية‬ ‫المسئول ‪/‬‬ ‫ما أنسب الطرق‬ ‫ماذا تريد أن تقدم‬ ‫ما هى الخدمات‬ ‫الجهة‬
‫المستخدمة‬ ‫الهدف المراد‬ ‫للتواصل معك؟‬ ‫لك من خدمات؟‬ ‫النى تقدمها لك‬
‫تحقيقة‬ ‫الجمعية؟‬
‫دعوات على البريد‬ ‫زيادة بناء القدرات‬ ‫بريد إكترونى‬ ‫كتابة مقترحات‬ ‫مساعدات فنية‬ ‫جمعية من‬
‫اإللكترونى‬ ‫مؤسسية‬ ‫مجموعات بؤرية‬ ‫تخطيط إسترتيجى‬ ‫بسيطة‬ ‫األعضاء‬
‫تشبيك بين ‪450‬‬ ‫جلسة استماع علنية‬ ‫تدبير تمويل‬
‫جمعية بحلول عام‬
‫‪2014‬‬
‫العالقات الشخصية‬ ‫زيادة المتطوعيين‬ ‫شبكات التواصل‬ ‫وظيفة‬ ‫تدريبات‬ ‫متطوع‬
‫بنسبة ‪ %20‬بنهاية‬ ‫اإلجتماعى‬ ‫كتابة ‪C.V.‬‬ ‫حل قضايا المجتمع‬
‫العام‬ ‫فى أسوان‬

‫الفاكس‬ ‫نشر ‪ 10‬أخبار و‬ ‫بريد إكترونى‬ ‫بيان صحفى‬ ‫أخبار‬ ‫اإلعالم‬

‫تحقيقات فى ‪5‬‬ ‫مقابالت شخصية‬ ‫نوعية أخبار‪ :‬ردود‬
‫جرائد و عمل ‪10‬‬ ‫شبكات التواصل‬ ‫فعل المجتمع على‬
‫برامج تليفزيونية و‬ ‫اإلجتماعى‬ ‫القانون‬
‫راديو‬ ‫مؤتمر صحفى‬ ‫صور‬
 ‫‪SWOT‬؟‬
‫نقاط الضعف‬ ‫نقاط القوة‬
‫ال يوجد سياسة اتصال واضحة‬ ‫‪‬‬ ‫دعم اإلدارة لالتصال ضمن إمكانياتها المتاحة‬ ‫‪‬‬
‫قلة الوعي بسياسة االتصال و أهميته‬ ‫‪‬‬ ‫العمل الجاد لتحديث وسائل االتصال لمواكبة التطورات مثل‬ ‫‪‬‬
‫عدم تفعيل التراسل االلكتروني بالشكل المطلوب‬ ‫‪‬‬ ‫دورات تدريبية – تعاميم‬
‫عدم وضوح قنوات االتصال الداخلي‬ ‫‪‬‬ ‫تعاون الفروع لحل المعوقات‬ ‫‪‬‬
‫نقص الكفاءات المدربة المتعلقة باالتصاالت‬ ‫‪‬‬ ‫اإلصغاء من قبل المديرين للمرؤوسين لزيادة الثقة و االحترام‬ ‫‪‬‬
‫قلة الدورات في مجال االتصاالت‬ ‫‪‬‬ ‫تزويد االجمعية بخطوط اتصال داخلية تمهيدا ً لربطهم مع‬ ‫‪‬‬
‫ال يوجد وحدة متخصصة لالتصاالت لتتولى مسؤولية االتصاالت‬ ‫‪‬‬ ‫الفرع الرئيسى ‪Out look‬‬
‫عدم وضوح الرسائل‬ ‫‪‬‬ ‫وجود أدوات اتصال‬ ‫‪‬‬
‫عدم وجود منهجية متابعة و تقييم فعالية االتصال‬ ‫‪‬‬
‫عدم تفعيل أدوات االتصال المتاحة‬ ‫‪‬‬
‫التهديدات‬ ‫الفرص‬
‫تعطل أجهزة االتصاالت و شبكة الربط االلكتروني‬ ‫‪‬‬
‫عدم تفعيل برنامج البريد االلكتروني على كافة الفروع‬ ‫‪‬‬ ‫توفر التدريب لخلق وعي بسياسات االتصال‬ ‫‪‬‬
‫عدم توفر أجهزة االتصال على كافة المستويات‬ ‫‪‬‬ ‫توفر وسائل االتصال الحديثة‬ ‫‪‬‬
‫عدم توفر المخصصات المالية لتطوير االتصال‬ ‫‪‬‬ ‫استقطاب خبرات وكفاءات في مجال االتصاالت‬ ‫‪‬‬
‫استغالل و سائل االتصاالت بطريقة غير صحيحة ألغراض شخصية‬ ‫‪‬‬ ‫إدخال وسائل اتصال متطورة للدائرة و تفعيل وتحديث‬ ‫‪‬‬
‫عدم إلتزام الموظفين بوسائل اإلتصال‬ ‫‪‬‬ ‫الوسائل المتاحة حاليا خاصة البريد االلكتروني‬
‫عدم السرعة في إصالح األعطال‬ ‫‪‬‬ ‫زيادة المشاركة في االجتماعات وورش العمل‬ ‫‪‬‬
‫تفعيل نظام صناديق االقتراحات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تزويد الجمعية التسجيل بأجهزة اتصاالت حديثة مثل الهاتف‬ ‫‪‬‬
‫النقال‬
 ‫أهداف االتصاالت الداخلية‪:‬‬

‫نشر وتعزيز رؤية ورسالة وأهداف الجمعية وقيمها بين موظفي الجمعية ‪ ،‬و‬ ‫‪‬‬
‫زيادة وعي الموظفين بأهميتها‪.‬‬
‫ضمان تدفق المعلومات بشكل فعال داخل المؤسسة‬ ‫‪‬‬
‫إيجاد آليات االتصال الداخلي بين جميع األقسام والموظفين و اإلدارة العليا و‬ ‫‪‬‬
‫الفروع‬
‫تعميم وسائل اإلتصال الداخلي على كافة موظفي الجمعية بما فيها شبكة األنترنت‬ ‫‪‬‬
‫والبريد اإللكتروني ‪.‬‬
‫إيجاد بيئة داخلية مالئمة للتعاون وتبادل المعرفة بين الموظفين وبيان مهام‬ ‫‪‬‬
‫وأعمال الوحدات و الفروع األخرى‪ ،‬وحث الموظفين على تقديم مالحظاتهم‬
‫وتبادل خبراتهم‪.‬‬
‫تقديم خدمة لكافة الوحدات و الموظفين على أكمل وجه‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المساهمة في تعزيز الشفافية داخل المؤسسة ونقل المعلومات المناسبة لمتخذي‬ ‫‪‬‬
‫القرارات في الوقت المناسب‪.‬‬
 ‫من؟ المستهدفيين‬
‫• هل يوجد جمهور واضح؟‬
‫• من المعنى أى المتأثر بالخدمة؟ (المستهدف المباشر)‬
‫• هل هناك اآلخرين قد يتأثروا؟ (المستهدف غير المباشر)‬
‫• هل هناك مجموعات نحتاج الوصل إليها؟‬
‫• ما هي المعلومات المتاحة بالفعل ألصحاب المصلحة أى للمستهدفين ؟‬
‫• ما هي المعلومات التي تحتاج إليها كل أصحاب المصلحة؟‬
‫• ما هي اهتماماتهم؟‬
‫• ما هى السبل للوصول المرجح أن تصل بها للمستهدفين للتتفاعل؟‬
 ‫‪.‬‬

‫‪:‬‬ ‫غايات االتصال الداخلى‬

‫‪ (1‬شفافية المعلومات‬ ‫الفئات المستهدفة‪:‬‬
‫‪ (2‬تنسيق العمل بين اإلدارات‬
‫‪ (3‬تنسيق العمل بين الفروع‬ ‫الموظفيين‬ ‫‪‬‬
‫‪ (4‬رفع تقارير ذات مهنية‬ ‫رؤساء الوحدات‬ ‫‪‬‬
‫‪ (5‬التنسيق لحل المشكالت و اتخاذ القرارات‬
‫‪ (6‬توفير المعلومات والبيانات اللزمة إلعداد‬
‫المديرين التنفيذيين‬ ‫‪‬‬
‫الردود والتقارير الصحفية‬ ‫مجلس اإلدارة‬ ‫‪‬‬
‫‪ (7‬إلجراءات المالية‬ ‫الجمعية العمومية‬ ‫‪‬‬
‫‪ (8‬اقتراحات على إجراءات الجودة‬ ‫المتطوعيين‬ ‫‪‬‬
‫‪ (9‬اقتراح دراسات‬ ‫العامليين بمشاريع مختلفة‬ ‫‪‬‬
‫‪ (10‬تنظيم ورش عمل و طلب دورات تدريبية‬
‫‪ (11‬التنسيق و الترشيح للدورات و البعثات‬
‫الفروع‬ ‫‪‬‬
‫عرض المالحظات و المخالفات‬
‫‪ )12‬إعالم وتوعية ونشر المعرفة ‪.‬‬
 ‫كيف؟‬
‫غير سمى‬
‫وسائل وأدوات االتصال اداخلى‪:‬‬
‫• احتفاالت ‪ /‬مناسبات‬ ‫‪ ‬فاكس‬
‫‪ ‬هاتف (نماذج خاصة )‬
‫خاصة‬
‫‪ ‬لقاءات واجتماعات وحوارات رسمية وغير رسمية‬
‫• وسائل االعالم‬ ‫‪ ‬المراسالت الداخلية‬
‫‪ ‬النشرات ولوحة اإلعالنات‬
‫االلكترونية‪،‬‬
‫‪ ‬دورات داخلية و تنمية العامليين‬
‫• وجها لوجه‬ ‫‪ ‬البريد اإللكتروني‬
‫‪ ‬أعمال الفرق واللجان‬
‫• مجموعات بؤرية‬
‫‪ ‬نشرة اخبارية داخلية‬
‫‪ ‬صندوق الشكاوي‬
‫‪ ‬لوحات إرشادية‬
‫‪ ‬وسائل االعالم االجتماعية‬
 ‫متى؟ ‪ -‬على مدار العام‬ ‫أين؟‬

‫• يوميا (تحديث صفحات التواصل اإلجتماعى)‬

‫• داخل الجمعية‬
‫• أسبوعيا (اجتماع العامليين و توزيع النقاط التى‬
‫تم تداولها فى اإلجتماع)‬
‫• شهريا ( إرسال التدريبات المقترحة – تذكير‬
‫أهم األحداث خالل الشهر ‪ -‬نشاطات لجمعيات‬
‫أخرى )‬
‫• ربع شهرى (نشرة داخلية – أخبار المجتمع‬
‫المدنى)‬
 ‫مصفوفة االتصاالت الداخلية‪:‬‬
‫تم تقسيم الغايات في مصفوفة االتصاالت الداخلية ‪:‬‬
‫‪.1‬مستمر ( يومي ‪ ،‬شهري ‪ ،‬أسبوعي‪ ،‬سنوي )‬
‫‪ .1‬الهدف العام‬
‫‪ .2‬األهداف الفرعية‬
‫‪ .3‬النشاط‬
‫‪ .4‬المستهدف‬
‫‪ .5‬الوسيلة ‪ /‬األداة‬
‫‪ .6‬الفترة الزمنية‬
‫‪ .7‬المسئولية‬
‫‪ .8‬الموارد البشرية‬
‫‪ .9‬الموارد المالية‬
‫‪ .10‬المتابعة و التقويم‬
‫الموارد المطلوبة‬ ‫الفترة الزمنية‬ ‫المسؤولية‬ ‫النشاط‬ ‫الهدف‬
‫مالية ‪ ،‬بشرية‬ ‫مستمرة‬ ‫تعميم اإلستراتيجية على كافة موظفي الجمعية مديرية الموارد‬
‫البشرية‬ ‫نشر وتعزيز رؤية ورسالة وأهداف وعلى كافة المستويات‪.‬‬
‫مكتب المدير العام‬ ‫الجمعية وقيمها بين موظفي الجمعية‪ ،‬و ‪ -‬إيجاد ووسائل حوارية تساهم في نشر‬
‫قسم العالقات‬ ‫وتعزيز رؤية ورسالة الدائرة ‪.‬‬ ‫زيادة وعي الموظفين بأهميتها‬
‫‪ -‬إيجاد جائزة تقديرية ألكثر الموظفين إلتزاما ً العامة‬
‫بالقيم الجوهرية للجمعية ‪.‬‬
‫مالية ‪ ،‬بشرية‬ ‫مستمرة‬ ‫عمل نشرات دورية إرشادية عن إستراتيجية مديرية الموارد‬
‫البشرية ‪ /‬ق‬ ‫االتصاالت الداخلية و أهدافها‪.‬‬
‫التدريب‬ ‫‪ -‬عمل نشرات دورية إرشادية عن الرؤية‬
‫والرسالة والقيم الجوهرية‬
‫‪ -‬تضمين المذكرات الداخلية الرؤية والرسالة قسم العالقات‬
‫والقيم الجوهرية وكذلك إستدعاءات الموظفين ‪ .‬العامة‬
‫مالية ‪ ،‬بشرية‬ ‫مستمرة‬ ‫كافة الفعاليات‬ ‫عقد اجتماعات ولقاءات دورية بين اإلدارة‬
‫إيجاد آليات االتصال الداخلي بين األقسام االتنفيذية و مجلس اإلدارة و الجمعية العمومية‬
‫واألقسام والموظفين‬ ‫والموظفين واإلدارة العليا‬
‫تعميم وسائل اإلتصال الداخلي على كافة ‪ -‬عقد لقاءات لإلدارة االتنفيذية مع أصحاب‬
‫موظفي الجمعية بما فيها شبكة األنترنت اإلختصاصات‬
‫مالية ‪ ،‬بشرية‬ ‫مستمرة‬ ‫مكتب المدير‬ ‫عقد اجتماع اإلدارة التنفيذية مع الوظائف‬ ‫والبريد اإللكتروني‪..‬‬
‫التنفيذى‬ ‫اإلشرافية‬
‫مالية ‪ ،‬بشرية‬ ‫مستمرة‬ ‫كافة الفعاليات‬ ‫المراسالت الداخلية بين كافة األقسام‬
‫والموظفين‬
‫‪ -‬تعميم األنترنت والبريد اإللكتروني على كافة‬
‫موظفى الجمعية‪.‬‬
‫المسؤولية‬ ‫الوسيلة‬ ‫الهدف‬

‫منسق اإلتصال‬ ‫اجتماعات للعاملين‬ ‫تبادل المعلومات والبيانات‬

‫سكرترية‬ ‫تقارير ما بعد اإلجتماع‬

‫عالقات عامة‬ ‫طباعة الرسالة و الرؤيا و األهداف و و‬
‫ضعها فى المكاتب‬
‫عالقات عامة‬ ‫ارسال بريد إلكترونى مجمع – زيارات‬
‫ميدانية للفروع األخرى – تحديد موعد‬
‫لقاءات دورية على مستوى مديرى‬
‫الفروع‬
‫نشر وتعزيز رؤية ورسالة وأهداف‬
‫الجمعية‬
‫إيجاد آليات االتصال الداخلي بين جميع‬
‫األقسام والموظفين و اإلدارة العليا و‬
‫الفروع‬

‫المسؤولية‬ ‫الوسيلة‬ ‫الغاية‬

‫منسق اإلتصال‬ ‫تنظيم ورش عمل وطلب دورات تدريبية أجندة على الحائط و من خالل‬
‫‪Outlook‬‬
‫موارد بشرية و عالقات عامة‬ ‫التنسيق و الترشيح للدورات و البعثات مراجعة خطط تنمية العامللين‬
‫تدريب عملي‬
‫‪Golden Fingers‬‬ ‫األصابع الذهبية‬
‫?‪Where‬‬
‫?‪Who‬‬ ‫أين؟‬ ‫?‪When‬‬
‫من؟‬ ‫متى؟‬
‫?‪What‬‬ ‫?‪Why‬‬
‫ماذا؟‬ ‫لماذا؟‬

‫?‪How‬‬
‫كيف؟‬
 ‫إستراتيجية االتصاالت الخارجية‬
‫• تعريف إستراتيجية االتصال الخارجي‪:‬‬
‫خطة عمل واضحة يتم فيها تحديد المسؤوليات واألولويات والميزانية و األطر و اإلج راءات‬
‫لخلق وتوزيع المعلومات فيما يخص عالقات المنظمة مع الخارج‪.‬‬
‫التحليل الرباعي )‪:(SWOT analysis‬‬
 ‫نقاط الضعف‬ ‫نقاط القوة‬
‫ضعف وجود سياسة اتصال واضحة‬ ‫‪‬‬ ‫التحديث المستمر لالتصاالت و مواكبة التطورات‬ ‫‪‬‬
‫عدم استغالل وسائل االتصال الحديثة الموجودة بالشكل األمثل‬ ‫‪‬‬ ‫وجود موظفين مدربين على االتصال مع الجهات األخرى‬ ‫‪‬‬
‫عدم استغالل الفرص التدريبية المتاحة بالشكل األمثل‬ ‫‪‬‬ ‫سهولة الوصول للجهات المستهدفة‬ ‫‪‬‬
‫عدم تقديم الردود بالوقت المالئم في معظم األحيان ‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫وجود موقع الكتروني‬ ‫‪‬‬
‫عدم وجود ربط الكتروني ما بين الجمعية و المؤسسات ذات العالقة‬ ‫‪‬‬ ‫تفويض الصالحيات‬ ‫‪‬‬
‫ال يوجد موظفين يتقنون بعض اللغات األجنبية ( بالعدد الكافي )‬ ‫‪‬‬ ‫تنوع وسائل االتصاالت‬ ‫‪‬‬
‫عدم وجود توظيف كاف لعملية االتصال‬ ‫‪‬‬ ‫وجود خدمات الكترونية‬ ‫‪‬‬
‫عدم تفعيل مكاتب خدمة الجمهور‬ ‫‪‬‬ ‫وجود مكتبات الكترونية داخلية‬ ‫‪‬‬
‫عدم الرضا الكافي بالمستلزمات‬ ‫‪‬‬
‫جهل اغلب الجهات الخارجية بإستراتيجية االتصال‬ ‫‪‬‬
‫عدم استغالل و سائل االتصال الرسمية كالصحف‬ ‫‪‬‬
‫عدم وجود التنسيق والتعاون ما بين االفروع المختلفة بالشكل المطلوب ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التهديدات‬ ‫الفرص‬
‫األعطال الكثيرة ألجهزة ووسائل االتصال‬ ‫‪‬‬ ‫استغالل التدريب بشكل أفضل‬ ‫‪‬‬
‫عدم وجود المرونة المالية الكافية‬ ‫‪‬‬ ‫تطوير وسائل االتصاالت الموجودة حاليا‬ ‫‪‬‬
‫عدم الوعي بسياسة االتصال وأهميتها داخليا ً‬ ‫‪‬‬ ‫االستمرار في عقد الدورات‬ ‫‪‬‬
‫عدم تعامل بعض الجهات الخارجية مع وسائل االتصاالت بجدية‬ ‫‪‬‬ ‫تفعيل وتطوير خدمات الحكومة االلكترونية‬ ‫‪‬‬
‫واحترام وعدم وعي الجهات الخارجية بأهمية االتصاالت‬ ‫استقطاب خبرات و كفاءات في مجال االتصاالت‬ ‫‪‬‬
‫وضوح الرسائل المرسلة‬ ‫‪‬‬
‫تطوير وتفعيل الـ ‪web site‬‬ ‫‪‬‬
‫نشر و تحفيز كل موظف يبدع في وسيلة اتصال‬ ‫‪‬‬
‫االستغالل األمثل لوسائل االتصال كالصحف‬ ‫‪‬‬
 ‫أهداف االتصاالت الخارجية‪:‬‬
‫‪ ‬إيصال صورة ايجابية عن الجمعية إلى البيئة الخارجية بما يحقق زيادة الوعي بأعمال‬
‫وواجبات الجمعية والتحديات التي تواجها‪.‬‬
‫‪ ‬توفير معلومات حديثة ودقيقة عن الخدمات والعمليات وإجراءات العمل التي توفرها‬
‫الجمعية‬
‫‪ ‬إطالع متلقي الخدمة على التغيرات واألنشطة التي تؤثر أو تتأثر بهم‪.‬‬
‫‪ ‬مد جسور التعاون والعمل مع المؤسسات الحكومية والخاصة و منظمات حقوق األنسان و‬
‫الجمعيات لتنفيذ أهداف الجمعية‪.‬‬
‫‪ ‬تقديم معلومات ذات عالقة للمانحين والممولين لتمكينهم من اإلطالع على حاجات الدائرة‬
‫من الدعم الالزم لتنفيذ مشاريع الجمعية اإلستراتيجية‪ ،‬وللمستثمرين لتمكينهم من اإلطالع‬
‫على الفرص المتاحة في الجمعية‪.‬‬
‫‪ ‬توفير معلومات وبيانات وإحصائيات تمكن صانع القرار من اتخاذ القرار الرشيد بما يخدم‬
‫أغراض التنمية الشاملة و المستدامة‬
‫‪ ‬الدعوة لتغير قانون الجمعيات األهلية من منظور حقوقى‬
‫‪ ‬دعم المشروعات التنموية بغرض تغيير السلوك العام‪.‬‬
 ‫من؟ المستهدفيين‬
‫• هل يوجد جمهور واضح؟‬
‫• من المعنى أى المتأثر بالخدمة؟ (المستهدف المباشر)‬
‫• هل هناك اآلخرين قد يتأثروا؟ (المستهدف غير المباشر)‬
‫• هل هناك مجموعات نحتاج الوصل إليها؟‬
‫• ما هي المعلومات المتاحة بالفعل ألصحاب المصلحة أى للمستهدفين ؟‬
‫• ما هي المعلومات التي تحتاج إليها كل أصحاب المصلحة؟‬
‫• ما هي اهتماماتهم؟‬
‫• ما هى السبل للوصول المرجح أن تصل بها للمستهدفين للتتفاعل؟‬
 ‫‪.‬‬

‫‪:‬‬ ‫غايات االتصال الخارجي‬

‫الفئات المستهدفة‪:‬‬
‫خدمات فنية‬ ‫‪(1‬‬
‫خدمات قانونية‬ ‫‪(2‬‬
‫خدمات إدارية‬ ‫‪(3‬‬
‫المواطن ‪ :‬المراءة –‬ ‫‪‬‬
‫استشارة‬ ‫‪(4‬‬ ‫الشباب ‪ -‬األطفال‬
‫طلب معلومات أو وثيقة ‪ /‬استفسار‬ ‫‪(5‬‬ ‫الجمعيات األهلية على‬ ‫‪‬‬
‫شفافية‬ ‫‪(6‬‬ ‫المستوى القومى و القومى‬
‫التدقيق‬ ‫‪(7‬‬ ‫القطاع الخاص ‪ /‬رعاة‬ ‫‪‬‬
‫إجراء كشف ميداني‬ ‫‪(8‬‬
‫رفع تقارير و الردود الرسمية‬ ‫‪(9‬‬
‫رسميين‬
‫فض النزاع ‪ /‬التباليغ‬ ‫‪(10‬‬ ‫الحكوميين‬ ‫‪‬‬
‫اإلعالن في الصحف‬ ‫‪(11‬‬ ‫اإلستشاريون‬ ‫‪‬‬
‫تنسيق و تعاون ونشر التوعية‬ ‫‪(12‬‬ ‫الجهات المانحة‬ ‫‪‬‬
‫التشيبك‬ ‫‪(13‬‬ ‫وسائل اإلعالم‬ ‫‪‬‬
‫الموافقات الرسمية‬ ‫‪(14‬‬
 ‫كيف؟‬
‫• احتفاالت ‪ /‬مناسبات خاصة‬
‫وسائل وأدوات االتصال الخارجي‪:‬‬
‫• جلسة إستماع‬
‫اتصال هاتفي ‪ /‬رسائل هاتفية‬ ‫‪‬‬
‫• مجموعات بؤرية‬
‫مكتابات رسمية‬ ‫‪‬‬
‫• حمالت إعالمية‬ ‫فاكس‬ ‫‪‬‬
‫بريد الكتروني‪ /‬الموقع االلكتروني‬ ‫‪‬‬
‫• مؤتمرات‬
‫اجتماع‪ /‬مقابلة‬ ‫‪‬‬
‫• ‪SMS‬‬ ‫نشرات و مطويات و تقارير ربع سنوية‬ ‫‪‬‬
‫إعالن بالصحف التقليدية واإللكترونية‬ ‫‪‬‬
‫• موسابقات‬
‫وسائل اإلعالم الجديد‬ ‫‪‬‬
‫• بيان صحفى‬ ‫المعارض‬ ‫‪‬‬
‫العروض التقدمية – ‪power point‬‬ ‫‪‬‬
‫• نشر قصص نجاح‬
‫ورقة الحقائق – ‪Fact sheet‬‬ ‫‪‬‬
 ‫متى؟ ‪ -‬على مدار العام‬ ‫أين؟‬

‫• شهريا ( إرسال نشاطات اإلتحاد إلى الجهات‬

‫• الجمعيات الشريكة‬
‫المانحة و الحكومية – دعوة لندوات – بيان‬
‫• لقاءات مع الجهات‬
‫إعالمى – شبكات التواصل)‬
‫المانحة و القطاع‬
‫• ربع شهرى (نشرة خارجية – ندوات – جلسة‬
‫الخاص و الحكوميين‬
‫إستماع ‪ -‬مؤتمر)‬
‫• سنويا (تقارير اإلنجازات – اإلحتفاالت)‬
 ‫خطط العمل ‪ /‬الخارجية ‪:‬‬

‫الموارد‬ ‫الفترة‬ ‫المسؤولية‬ ‫األنشطة‬ ‫األهداف‬

‫المخططة‬ ‫الزمنية‬
‫إعداد التقرير السنوي وتوزيعه (قسم الدراسات) ‪ 30 – 1/1‬مالية‪ ،‬بشرية‬
‫‪2009/ 4/‬‬ ‫على الجهات المستهدفة‬
‫مالية‪ ،‬بشرية‬ ‫مستمرة‬ ‫إعداد ونشر األخبار الصحفية م‪(.‬مكتب المدير‬
‫العام قسم‬ ‫المتعلقة بنشاطات الدائرة ‪. .‬‬
‫ربط النشاطات اإلعالمية بالخطة العالقات العامة)‬
‫اإلستراتيجية المعمول بها‬ ‫إيصال صورة ايجابية عن‬
‫الجمعية إلى البيئة الخارجية بما‬
‫مالية‪ ،‬بشرية‬ ‫مستمرة‬ ‫م‪(.‬مكتب المدير‬ ‫تحضير الملف اإلعالمي ‪.‬‬ ‫يحقق زيادة الوعي بأعمال‬
‫العام قسم‬ ‫والرد على وسائل اإلعالم كافةً‬ ‫وواجباتالجمعية والتحديات التي‬
‫العالقات العامة)‬ ‫فيما يتعلق بعمل الجمعية‪.‬‬ ‫تواجها‬
‫مالية‪ ،‬بشرية‬ ‫مستمرة‬ ‫العالقات ‪+‬‬ ‫إصدار نشرات دورية عن‬
‫الدراسات‬ ‫الخدمات التي تقدمها الدائرة‬
‫ونشرات إحصائية ومجالت ‪.‬‬
‫اإلستمرار في تحديث األدلة‬
‫والنشرات‬
‫مالية‪،‬‬ ‫قسم الخدمات‬ ‫نشر الخدمات التي تقدمها‬ ‫توفير معلومات حديثة ودقيقة‬
‫بشرية‬ ‫اإللكترونية‬ ‫الدائرة عبر الموقع اإللكتروني‬ ‫عن الخدمات ل التي توفرها‬
‫للدائرة‬ ‫الجمعية و بذلك‪ ،‬وإطالع متلقي‬
‫مالية‪،‬‬ ‫‪-1/1‬‬ ‫هيئة التحرير‬ ‫مجلة دورية للتعريف بخدمات‬ ‫التغيرات‬ ‫على‬ ‫الخدمة‬
‫بشرية‬ ‫‪31/12‬‬ ‫قسم العالقات‬ ‫الجمعية و إيجاد نشرات داخلية‬ ‫واألنشطة التي تؤثر او تتأثر‬
‫العامة‬ ‫إقليمية معنية بنشر المعرفة لدى‬ ‫بهم‬
‫االمواطنين بأعمال وأخبار‬
‫الدائرة ‪.‬‬
‫مالية‪،‬‬ ‫كافة األقسام‬ ‫عقد لقاءات واجتماعات دورية‬
‫بشرية‬ ‫مستمرة‬ ‫مع المواطنين ومؤسسات‬
‫المجتمع لتبادل اآلراء‬
‫والمعلومات‬
‫مالية‪،‬‬ ‫العالقات العامة‬ ‫عقد مؤتمر صحفي كل ثالثة‬
‫بشرية‬ ‫مستمرة‬ ‫شهور مرة واحدة مع كافة‬
‫وسائل اإلعالم‬
‫مالية‪،‬‬ ‫العالقات العامة‬ ‫تنظيم إتفاقية تعاون إعالمي‬
‫بشرية‬ ‫مستمرة‬ ‫مشترك مع وسائل اإلعالم‬
‫المختلفة ‪.‬‬
 ‫المسؤولية‬ ‫الدورية‬ ‫الوسيلة‬ ‫الفئات المستهدفة‬

‫منسق المشروع و العالقات العامة‬ ‫مستمر‬ ‫– ‪Flyer – face book‬‬ ‫المواطن (الشباب من‬
‫‪blog-‬‬ ‫سن ‪ )25- 14‬فى‬
‫توزيع النشرة و البوسترات‬ ‫منطقة امبابة‬
‫و لقاءات فى المدارس و‬
‫نوادى الشباب‬
‫رئيس مجلس اإلدارة و المدير التنقيذى‬ ‫مكاتيات رسمية‪ /‬إلكتروني مستمر‬ ‫مؤسسات حكومية‬
‫‪ /‬لقاءات‬
 ‫‪ -‬تقييم إستراتيجية االتصاالت‪:‬‬
‫يتم تقييم العمل على تنفيذ إستراتيجيات االتصال الداخلية والخارجية من خالل نموذج خطة‬
‫تنفيذية يقوم قسم العالقات العامة بتصميمه وتعميمه على كافة الفعاليات ليصار إلى تعبئته‬
‫وإعادته إلى قسم العالقات العامة ‪ ،‬على أن يتم ذلك مرتين في السنة‪.‬‬

‫‪.1‬اإلستراتيجية جهد بشري ال يخلو من األخطاء أو الهفوات قد تكتشف عند التطبيق ‪...‬‬
‫إلبداء أية مالحظات أو اقتراحات ناتجة عن تطبيق اإلستاتيجية وإدارتها ‪ ،‬توجه مذكرة‬
‫داخلية بذلك إلى رئيس قسم العالقات العامة‬

‫‪ .2‬تدرس المالحظات واالقتراحات دوريا ً ( كل ثالثة أشهر ) من قبل قسم العالقات العامة ‪،‬‬
‫وترفع التوصيات إلى لجنة التخطيط والتنسيق‪.‬‬

‫‪ .3‬تعدل اإلستراتيجية ( إذا دعت الحاجة لذلك ) استنادا لقرار لجنة التخطيط والتنسيق‬
 ‫أهداف‬
‫ضمان تدفق المعلومات بشكل فعال داخل المؤسسة‬
 • Click to add text

INSERT GRAPHIC
TO ADD PHOTO