MODUL 2

PENGURUSAN REKOD &

DOKUMENTASI
PERTUBUHAN BELIA
PENGURUSAN BERKESAN

DOKUMEN

PERATURAN
DAN REKOD
CONST.

PEMEGANG
FAIL
JAWATAN
PENGURUSAN MESYUARAT
 MESYUARAT IALAH SUATU AKTIVITI
YANG BERDASARKAN KOMUNIKASI
DUA HALA ANTARA INDIVIDU
DALAM SITUASI FORMAL
 MESYUARAT YANG BAIK IALAH
MESYUARAT YANG DIRANCANG
DENGAN TELITI
 TUJUAN MESYUARAT

KEPUTUSAN
PLATFORM UNTUK
MEMBUAT SESUATU
KEPUTUSAN
ORGANISASI

MASALAH PENDAPAT
MENYELESAIKAN BERTIUKAR FIKIRAN
MASALAH BERBANGKIT GOAL DAN PENDAPAT

MAKLUMAT
MENDAPATKAN /
MEMBERIKAN
MAKLUMAT
 MATLAMAT MESYUARAT

BUTIRAN MESYUARAT DICATAT DAN

DIREKODKAN UNTUK TUJUAN
RUJUKAN, DAN TINDAKAN
SELANJUTNYA
PENGENDALIAN MESYUARAT
MENGIKUT PERLEMBAGAAN

 MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

(MAT) PERLU DILAKSANAKAN
MENGIKUT PERLEMBAGAAN
PERTUBUHAN.
 MESYUARAT YANG MELANGGAR
PERLEMBAGAAN DAN MENDAPAT
ADUAN AHLI, BOLEH DIBATALKAN
KESAHANNYA.
FOCUS AREA: MAT
NOTIS MESYUARAT
Notis mesyuarat agung perlu mengikut tempoh
sepertimana di dallam perlembagaan
(kebiasaannya 14 hari sebelum MAT).

KORUM MESYUARAT
Kehadiran ahli mesyuarat perlu mengikut
korum minimum sepertimana perlembagaan.

BUKTI KEHADIRAN
Setiap ahli yang hadir mesyuarat perlu
menandatangani dokumen kehadiran.

LAPORAN DAN PEREKODAN

Semua pelaporan perlu dibentangkan kepada
ahli dan mesyuarat direkod oleh pencatit minit
untuk rujukan dan tindakan susulan.
JENIS – JENIS MESYUARAT

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

01 Mesyuarat yang dilaksanakan secara

tahunan. Tujuan untuk pelaporan atau
pemilihan jawatankuasa.

MESYUARAT AGUNG KHAS

Mesyuarat yang dilaksanakan bertujuan
untuk menentukan perkara / keputusan
penting berdasarkan permintaan majoriti
02
j/kuasa

03
MESYUARAT JAWATANKUASA
Mesyuarat secara berkala bertujuan untuk
pelaporan atau persediaan program atau
membincangkan sesuatu perkara
 KOMPOSISI MESYUARAT

AHLI JAWATANKUASA AHLI / PERWAKILAN

PENGERUSI
 PENENTUAN BUTIRAN MESYUARAT

AGENDA
TARIKH AGENDA PERLU DITETAPKAN
TARIKH YANG SESUAI UNTUK PANDUAN MESYUARAT
DITETAPKAN DAN DAN DIMASUKKAN DALAM
DIMAKLUMKAN KPD EDARAN NOTIS
SEMUA AHLI TERLIBAT

KEHADIRAN
MASA KEHADIRAN MESTILAH
MASA YANG SESUAI MENGIKUT KORUM MINIMA
SUPAYA HAL – HAL YANG SEPERTIMANA
DIBINCANGKAN DAPAT PERLEMBAGAAN
DISELESAIKAN DENGAN
SEMPURNA

TEMPAT
TEMPAT YANG SELESA UNTUK
AKTIVITI MESYUARAT
MENGIKUT BILANGAN AHLI .
 MAKLUMAT YANG KENA
DIBERI
LAPORAN KEWANGAN BORANG PB09
Laporan kewangan beraudit dan Maklumat terkini AJK dan bilangan
disahkan. ahli pertubuhan

SENARAI AJK MINIT MESYUARAT

Senarai pemegang jawatan
sekiranya terdapat pemilihan
MYKD Minit mesyuarat yang telah disah
oleh AJK

SENARAI AHLI LAPORAN PROGRAM

Senarai lengkap keahlian dan Ringkasan laporan progam dan
bilangan keahlian terkini gambar
 SISTEM PENGURUSAN FAIL

KATEGORI FAIL NO RUJUKAN FAIL

Setiap fail perlu dikategori / kod Fail perlu mempunyai kod mudah
kan untuk memudahkan rujukan tertentu untuk tujuan rujukan
mengikut keutamaan

FAIL SEMENTARA NAMA FAIL

Fail ini dibuka untuk kegunaan Setiap fail perlu mempunyai
penting dan segera oleh AJK nama yang sesuai dengan
keperluan pentadbiran

PENGKELASAN FAIL KANDUNGAN FAIL

Fail perlu disusun mengikut kod Setiap kandungan fail perlu selari
dan kategori / keutamaan dengan nama fail yang
diletakkan.