Bab 6.

4 : Pengorganisasian

A. Proses Pengorganisasian

B. Konsep Pengorganisasian
 • Membuat pengelasan aktiviti-aktiviti mengikut kemahiran,
kecekapan & kriteria-kriteria tertentu.
Aktiviti
• Cth : Memberi khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima
bayaran drpd pelanggan, menerima tempahan drpd pelanggan.
Pengelasan
• Memahami aktiviti-aktiviti tugas yang kritikal agar ia dapat
membuat pengorganisasian dengan cekap dan berkesan.
Aktiviti
• Cth aktiviti utama perniagaan perabot : Dapat bekalan dr
pembekal, layan pelanggan, terima bayaran drpd pelanggan,
Pengenalpastian
menghantar & memasang pembelian perabot oleh pembeli.
• Mengenal pasti matlamat organisasi dan objektif setiap jabatan
dalam organisasi.
Objektif
• Cth objektif perniagaan perabot : meningkatkan keuntungan,
memenuhi cita rasa pengguna & menepati masa penghantaran yg
A. Proses Pengorganisasian / Proses Penjabatanan (FK)
Penentuan
ditetapkan.
• Pengurus perlu mengagihkan tugas mengikut keupayaan dan
kepakaran masing-masing.
Tanggungjawab
• Tugas yang diagihkan kepada pekerja seperti jurujual, juruwang,
pembelian & promosi perlu diterangkan dengan jelas.
Autoriti dan
• Cth : Pekerja yang mempunyai kemahiran dalam bidang Pengagihan tugas,
perakaunan diberi tugas untuk membuat catatan lejar
berdasarkan dokumen urus niaga.
• Proses mengelompokan aktiviti mengikut unit-unit yang
sempadan dengan fungsi dan sifatnya.
Aktiviti
• Cth : Fungsi pemasaran, pengeluaran, kewangan & pentadbiran.
Kerja berkaitan jualan, promosi, iklan & penghantaran
Pengelompokan
dikelompok di bawah fungsi atau jabatan pemasaran.
• Merujuk kepada pekerja yang diberi autoriti dan tanggungjawab
melaporkan hasil kerja mereka kepada pihak atasan.
• Seseorang boleh dipersalahkan sekiranya tidak menjalankan
tanggungjawab yang diamanahkan kepada pengurus.
Akauntabiliti
• Seseorang pekerja yang diberi tanggungjawab akan secara automatik
mempunyai akauntabiliti.
• Merujuk kepada kewajipan untuk melaksanakan tugas yang diserah atau
diamanahkan kepada pekerja.
• Cth : Pengurus dengan autoriti yang ada padanya bertanggungjawab
Tanggungjawab
memastikan pekerja menjalankan tanggungjawab mereka dengan
sempurna.
• Merupakan kuasa atau hak yang sah pada pengurus bagi membuat
keputusan dan memberi arahan.
• Pengurus diberi autoriti sebab mereka memerlukan kuasa formal
AutoritiB. Konsep Pengorganisasian (FK)
untuk mengawal, mengarah dan menilai subordinat.
• Merujuk kepada proses penyerahan tanggungjawab dan autoriti kepada
subrodinat untuk melaksanakan tugas tertentu.
• Cth : Panduan kepada pengurus untuk menjalankan penugasan autoriti yg
efektif ialah memilih pekerja yang sesuai untuk diberikan penugasan autoriti ,

Penugasan
mengenalpasti tugas-tugas yg akan terlibat dalam penugasan autoriti &
membentuk objektif dan standard kerja yang dipersetujui bersama.
• Merujuk kepada pengagihan autoriti di mana autoriti diturunkan
kepada pihak bawahan dalam hirarki organisasi.
• Cth : Kakitangan bawahan diberi peluang untuk membuat keputusan
Autoriti
dalam sesuatu isu tertentu yang diturunkan oleh pihak pengurusan
atasan. Individu yang diberi autoriti akan menggunakannya bagi
Pemencaran
menyelesaikan masalah kerja.
• Merujuk kepada autoriti ditumpukan atau terletak pada peringkat
atas organisasi.
Autoriti
• Cth : Segala keputusan atau arahan hanya datang dari peringkat
atasan dan pekerja tidak mempunyai hak untuk bersuara atau
Pemusatan
sebarang keputusan yang dibuat.
• Merujuk kepada pengurusan yang mempunyai kepakaran untuk
menasihat dan membantu pengurus lini dan lain-lain pengurus dalam
organisasi.
• Cth : Pengurus staf adalah spt juruaudit syarikat, pegawai undang-
Autoriti Staf
undang syarikat & pengurus sumber manusia yg terlibat dalam
menasihati kewangan syarikat, perundangan & keperluan dan
peraturan kerja.
• Merujuk autoriti formal yang memberikan hak kepada pengurus untuk
mengarah dan mengawal kerja subordinat.
• Cth : Pengurus yang memegang autoriti bahagian sumber manusia
berhak dalam melakukan aktiviti-aktiviti pengambilan kerja, memecat
Autoriti Lini
pekerja, menilai prestasi pekerja & memberi ganjaran kepada pekerja
di bawah seliaan mereka.
• Merujuk kepada pemberian kuasa, autoriti dan tanggungjawab, subordinat
untuk membuat keputusan dalam melaksanakan tugasnya.
• Ia juga bermaksud delegasi tanggungjawab untuk membuat keputusan serta
penurunan kuasa yang terkawal.
Empowermen
• Cth : Pekerja boleh menggunakan kebebasan, mengawal kerja mereka,
menggunakan kemahiran & kemahiran mereka demi kebaikan diri &
organisasi.
• Menunjukkan aliran arahan dari pengurus atasan kepada
pengurus pertengahan, penyelia dan seterusnya pekerja.
• Menggambarkan konsep uniti arahan iaitu subordinat hanya perlu
Arahan
mendapat arahan dari seorang ketua. Jika arahan datang dari
banyak ketua maka ia akan mengakibatkan kerja yang dihasilkan
Rantaian
kurang berkualiti , tekanan kerja akan meningkat dan konflik
peranan mungkin berlaku.
• Menunjukkan bilangan pekerja yang melaporkan kerjanya
secara terus kepada seorang pengurus.
• Jangkauan kawalan sempit - Menunjukkan hanya beberapa
Kawalan
orang subordinat di bawah penyeliaan seorang ketua sahaja.
• Jangkauan kawalan luas - Menunjukkan ramai subordinat
Jangkauan
melaporkan kerja mereka kepada seorang ketua tertentu.
 Bab 6.5 : Kepimpinan

A. Jenis Kuasa
B. Jenis Kepimpinan
C. Gaya Kepimpinan
D. Teori motivasi
E. Proses Pembentukan Pasukan
Maksud Kepimpinan (FU)
- Merujuk kepada proses seseorang ketua mempengaruhi perlakuan pengikutnya
bagi menjalankan sesustu aktiviti kerja untuk mencapai matlamat.

Kepentingan Kepimpinan (FU)

 Membentuk visi dan halatuju organisasi.
 Mempengaruhi dan memotivasikan pekerja dengan berkesan.
 Memberi contoh yang baik kepada pekerja.
 Berupaya menganalisis situasi dengan berkesan.
 Memainkan peranan hubungan manusia dengan berkesan dalam organisasi.
 Berani mengambil risiko.
 Berfikiran kreatif.
 Mengambil inisiatif terhadap perubahan.
 Lebih bersikap objektif.
 • Merujuk kepada keupayaan ketua mempengaruhi gelagat pengikut
dengan menggunakan tekanan atau ugutan.
• Pengurus boleh mengambil tindakan demikian jika pekerja gagal
Kuasa Desakan
menunaikan tanggungjawabnya.
• Merupakan keupayaan pemimpin menawarkan sesuatu yang bernilai kepada
pengikutnya.
• Ganjaran kewangan adalah seperti kenaikan gaji, bonus manakala ganjaran
dikehendaki olehnya.
Kuasa Ganjaran
bukan kewangan ialah kenaikan pangkat, anugerah cemerlang, cuti dan
melancong.
- Merupakan keupayaan ketua membuatkan orang lain melakukan sesuatu tugas yang
Kuasa
• Merupakan keupayaan ketua mempengaruhi pengikut dengan
kuasa yang diberikan kepadanya.
A. Kuasa (FK)
• Kuasa ini digunakan oleh seorang ketua dalam sesebuah organisasi

JenisSah
Kuasa
berdasarkan kepada peruntukkan kuasa yang diberi.
• Merujuk kepada keupayaan pemimpin mempengaruhi pengikutnya
disebabkan oleh pengetahuan atau kemahiran yang khusus dimiliki oleh
pemimpin berkenaan.
kepakaran
• Kepakaran pemimpin mungkin dalam bidang tertentu seperti
komputer, teknologi, maklumat, pengetahuan dan perkara yang
Kuasa
berkaitan.
• Merujuk keupayaan pemimpin mempengaruhi pengikutnya disebabkan
oleh peribadi pemimpin tersebut.
• Peribadi pemimpin seperti pandai bergaul, pandai berpidato, pandai
Kuasa rujukan
mengambil hati, berjenaka, memberi sokongan moral, kelihatan
menarik dan sebagainya.
• Merupakan seorang pemimpin yang mempunyai kelebihan yang
tersendiri dalam mendorong, mengarah dan mempengaruhi
Karismatik
pekerjanya supaya mereka melakukan tugas.
• Pemimpin karismatik juga mewujudkan hubungan baik dengan
Kepimpinan
pengikutnya.
• Pemimpin transformational akan membuat perubahan yang
drastik dalam sesebuah organisasi.
Transformational
• Perubahan yang dibuat terhadap Visi dan Misi serta melibatkan
pekerja supaya melakukan perubahan di dalam atau di luar
Kepimpinan
organisasi.
• Pemimpin transactional menentukan apa yang perlu dilakukan
oleh subordinat untuk mencapai objektif organisasi.
Transactional
• Pemimpin menggunakan sumber dan ganjaran untuk
B. Jenis Kepimpinan (FK)
mempengaruhi dan mendorong pekerja melaksanakan tugas untuk
Kepimpinan
mencapai matlamat organisasi.
• Merupakan pemimpin yang mampu mewujudkan imej yang
(Visionary)
positif untuk masa depan organisasi dengan cara
memotivasikan pekerja dan berupaya menentukan halaju
berwawasan
organisasi berdasarkan perancangan dan juga matlamat yang
telah ditetapkan.
Kepimpinan
 • Gaya kepimpinan demokratik melibatkan pengurusan dan
subordinat membuat keputusan secara bersama.
Demokratik
• Perbincangan akan dibuat antara pengurus dengan
pekerja.
subordinat bagi mengatasi sesuatu masalah dalam pekerjaan.
Kepimpinan
- Pemimpin boleh menggunakan berbagai gaya pengurusan untuk mempengaruhi perlakuan
mempengaruhi subordinatnya.
- Adalah berhubung dengan pendekatan yang digunakan oleh seseorang pemimpin untuk
• Merujuk kepada semua keputusan yang digunakan oleh
Gaya Kepimpinan
pengurus tanpa perlu bertanya kepada orang lain.
Autokratik
• Pengurus menggunakan kuasa yang ada padanya untuk
mengarah pekerja melaksanakan sebarang keputusan yang
C. Gaya Kepimpinan (FK)
Kepimpinan
telah dibuat oleh beliau.
• Teori kepimpinan kontingensi menyebut bahawa pemimpin perlu
memahami situasi untuk menggunakan gaya kepimpinan tertentu.
• Gaya kepimpinan yang berbeza perlu digunakan mengikut keadaan
Kontingensi
berbeza seperti kuasa ketua, persekitaran kerja, tugas pekerja,
personaliti kerja, kemahiran dan keupayaan pekerja.
• Gaya kepimpinan Lassiez-faire / bebas merujuk kepada subordinat
bebas membuat keputusan dan melaksanakan kerja bagi mencapai
objektif-objektif syarikat.
• Bagi pekerja yang berkemahiran tinggi, pengurus tidak perlu
Laissez-faire
mengawal dan memberi banyak arahan kerana mereka telah faham
kerja yang akan dibuat.
 Pendorong
bersungguh-sungguh dalam melaksanakan aktiviti pekerjaan.

Pemimpin dan Pengurus (FU)

• Pemimpin memberi motivasi kepada pekerja agar berusaha

Pembimbing
Pemimpin
/
kerja mereka dengan cekap dan berkesan.
- Merupakan pihak yang menggunakan kuasa formal dan kuasa tidak formal dalam
atau kurang kemahiran dan berpengalaman agar dapat menjalankan

Fasilitator
• Pemimpin membimbing pekerja mereka terutama yang baru bekerja
mempengaruhi pekerjanya untuk mencapai maklumat yang ditetapkan.

Pengurus
- Merupakan pihak-pihak yang menggunakan kuasa formal untuk merancang,
melaksana dan mengawal semua aktiviti yang ditetapkan untuk mencapai matlamat
organisasi.

Peranan yang akan dimainkan oleh pemimpin dalam organisasi :

pengurusan.
membawa pandangan pengikut mereka kepada pihak
kepada pengikut-pengikut bagi meluahkan isi hati mereka atau
Jurucakap
Pemimpin juga boleh bertindak sebagai jurucakap atau wakil •
• Pemimpin berperanan sebagai orang tengah kepada dua
kumpulan yang bertelagah atau bermusuhan untuk
Perunding
menyelesaikan masalah.
• Pemimpin mempunyai sifat membantu pekerja
masalah
menyelesaikan masalah peribadi dan pekerjaan.
Penyelesai
• Pemimpin adalah tempat rujukan bagi pekerja dan
Jurulatih
tempat kerja mendapat nasihat. Pemimpin juga dapat
memberi contoh kepada pekerja.
Mentor/
 Jadual : Perbezaan Antara Pengurus dan Pemimpin
Dimensi Pengurus Pemimpin
Halatuju Membentuk perancangan dan belanjawan Membentuk halatuju atau visi organisasi
Tugas Melaksanakan fungsi pengorganisasian Menyusun atur pekerja ke arah pencapaian
dan penstafan matlamat
Peranan Melakukan aktiviti pengawalan dan Memberi inspirasi dan memotivasikan pekerja
penyelesaian masalah
Autoriti Mendapat kuasa dari sumber posisi atau Memiliki kuasa dari sumber peribadi
jawatan
Tanggungjawab Menekankan persiapan tugas kerana ia Menekankan hubungan interpersonal yang
menjadi tanggungjawab pengurus baik dan harmoni dengan pengikut
Tahap Pembuatan Penyelesaian masalah melibatkan masalah Penyelesaian masalah yang lebih menekankan
Keputusan pengurusan dan kerumitan pekerjaan konflik pekerja dan menangani perubahan
dalam organisasi. dalam organisasi.
• Merujuk kepada kepuasan yang didapati oleh individu dalam proses
melakukan aktiviti kerja.
Instrinsik
• Ia juga boleh berlaku disebabkan faktor dalaman yakni dari dalam diri
Terdapat dua jenis ganjaran iaitu :
pekerja itu sendiri. Pekerja akan berasa seronok melakukan kerja jika ia
Ganjaran
dapat menikmati kepuasan. berusaha mencapai sesuatu matlamat.
- Merujuk kepada tenaga yang memberi semangat dan ketabahan kepada pekerja untuk
Motivasi
• Merupakan ganjaran dari luar individu yang boleh mewujudkan motovasi
seperti gaji, upah, kenaikan pangkat dan lain-lain faedah syarikat.

Ekstrinsik
• Pengurus boleh menggunakan ganjaran ini bagi mempengaruhi gelagat
Motivasi
pekerja sebagai balasan terhadap prestasi yang dihasilkan oleh pekerja.
Ganjaran
Kepentingan motivasi kepada organisasi (FU) :
 Menyatukan usaha ahli organisasi ke satu arah bagi
mencapai matlamat organisasi.
 Mengekal pekerja terutama pekerja mahir dalam
organisasi.
 Mengurangkan kadar ponteng kerja.
 Mengurangkan kadar lantik henti pekerja dalam
organisasi.
 Meningkatkan usaha dan prestasi pekerja.
 Meningkatkan moral pekerja.
 Meningkatkan kerjasama dalam kalangan ahli-ahli
organisasi.
kehendak berkuasa.
iaitu kehendak pencapaian, kehendak berafiliasi ( berhubungan ) dan
McClelland
memberikan kesan kepada tingkah laku mereka di tempat kerja
•
Teori Motivasi
Menjelaskan tentang tiga jenis kehendak manusia yang dapat
• Mengendalikan motovasi manusia berbeza dari segi nilai,
Gregor
kepercayaan, sikap dan personaliti yang seterusnya
menimbulkan gelagat manusia yang berbeza.
Teori Motivasi Mc
• Mengkaji perlakuan manusia dan mengemukakan teori
Herzberg
motivasi berasaskan kepada Model Penjagaan dan Motivasi.
Teori Motivasi
• Mencadangkan bahawa pengurus harus berusaha memahami keperluan
pekerja dan seterusnya membantu mereka memenuhi keperluan
Teori Maslow
Teori Motivasi
D. Motivasi
tersebut supaya mereka lebih berjaya dalam mencapai matlamat kerja.
Pasukan
Pasukan
• Adalah himpunan manusia yang berinteraksi secara berterusan

untuk mencapai matlamat bersama.

• Ahli-ahli kumpulan terdiri dari individu yang mempunyai

berbagai kemahiran. Mereka berjaya di dalam satu pasukan

untuk mencapai matlamat bersama.

• Pasukan yang diurus dengan baik dapat memberi beberapa

faedah kepada organisasi dan pekerja.

• Kegagalan pengurus mengurus pasukan akan mengakibatkan

bebanan kepada organisasi.

Kepentingan / Faedah-faedah pasukan (FU) :
 Pasukan dapat melakukan tugas yang tidak boleh dilaksanakan oleh
seorang individu.
 Pasukan dapat mengumpulkan kemahiran dan bakat yang berbeza
untuk melaksanakan tugas yang kompleks dengan lebih berkesan.
 Pasukan dapat membantu dalam mengawal gelagat dan disiplin
ahli-ahli kumpulan.
 Pasukan dapat membantu ahli-ahli baru dalam memahami kerja,
budaya dan persekitaran organisasi.
 Pasukan dapat membantu ahli-ahli mempelajari kemahiran dan
pengetahuan baru.
 Pasukan dapat memenuhi keperluan sosial ahli-ahlinya.
 Pasukan dapat memberi motivasi kepada ahli agar dapat
meningkatkan produktiviti, kecepatan bekerja dan inovatif.
 Pasukan dapat membantu mempercepatkan proses perubahan dalam
organisasi.
Pembinaan pasukan yang berkesan (FU)
Perkara yang utama bagi pengurus adalah untuk membentuk pasukan yang berkesan.

1. Produktiviti merupakan pasukan yang mengeluarkan output yang melebihi

standard,

kualiti yang terbaik dan diterima dengan senang hati oleh pelanggan.

2. Kepuasan untuk ahli-ahli pasukan kerana kumpulan dapat memenuhi dan mencapai

matlamat peribadi.

3. Ahli adalah lebih komited kepada kumpulan mereka.

 • Norma kumpulan adalah nilai dan kepercayaan yang menjadi
standard bagi mengawal perlakuan ahli-ahli. Ia merupakan
kepercayaan bagaimana ahli harus berfikir dan bertindak. Norma

Kumpulan
boleh jadi positif atau negatif kepada organisasi. Sebahagian pasukan
mungkin akan bekerja kuat, manakala pasukan yang lain mungkin
Norma
akan timbul perbalahan dengan pihak pengurusan.
• Ahli pasukan adalah dipilih dan dilatih untuk melakukan kerja
mereka secara berkesan. Setiap ahli mempunyai kemahiran
tertentu dan memberi sumbangan yang bermakna kepada
Sumbangan Ahli
pasukan. Sumbangan yang diberi oleh ahli harus dihargai oleh
rakan-rakan dan harus saling mempercayai.
• Pasukan yang berkesan akan mewujudkan motivasi di kalangan
pasukan yang berkesan (FU) :
ahli-ahli. Motivasi kumpulan ini akan berterusan atau konsisten
Pasukan
dalam semua aktiviti kerja. Semangat kerjasama dan tolong
Perkara-perkara yang perlu diberi keutamaan bagi membina satu
menolong adalah menjadi budaya kerja mereka.
Memotivasikan
• Keeratan merujuk kepada berapa akrab hubungan atau interaksi di
antara ahli-ahli pasukan. Pasukan yang bermotivasi tinggi dan komited
kepada matlamat bersama dijangka akan mempunyai keeratan yang
Keeratan
kuat. Keeratan menunjukkan pasukan kerja tersebut dapat
menyumbang ke arah pencapaian matlamat bersama.
• Peranan merujuk kepada satu set gelagat dan tugas-tugas di mana
seseorang ahli sesebuah pasukan dijangka akan melaksanakan tugas-
tugasnya. Disebabkan ia merupakan ahli pasukan, ia telah diberi
tanggungjawab dan autoriti melakukan sesuatu kerja. Setiap ahli akan
Peranan
menjangkakan ahli-ahli lain dalam pasukan akan memainkan peranan
masing-masing dengan cekap dan berkesan.
• Peringkat ini melibatkan ahli pasukan telah mengenali ahli lain
dengan lebih dekat dan hubungan semakin mesra.
(Norming)
• Kerjasama antara ahli sedang berlaku dan semakin kuat hubungan
Penyesuaian
mereka dalam mencapai matamat.
• Peringkat pendebatan ini melibatkan wujudnya konflik tugas dan
Peributan (Storming)
kaedah mengurus pasukan.
• Pada masa ini pembentukan pasukan di peringkat emosional.
Pendebatan /
• Peringkat permulaan kemasukkan individu ke dalam pasukan.
(Forming)
• Peringkat ini melibatkan orientasi tugas peringkat awal dan
E. Proses Membina Pasukan (FK)
percubaan hubungan antara ahli pasukan.
Pembentukan
• Peringkat ini hanya akan berlaku apabila matlamat bagi menyelesaikan
(Adjourning)
isu yang diketengahkan kepada mereka yang berjaya.
• Ahli-ahli pasukan pada peringkat ini akan berasa sedih dan emotional
Penangguhan
kerana mereka terpaksa berpisah. Maka dengan itu berlakulah proses
pembubaran.
Pembubaran /
• Pada peringkat ini , pasukan lebih memfokuskan kepada perlaksanaan
tugas yang diberikan kepada mereka.
(Performing)
• Mereka akan mencuba menyelesaikan isu-isu yang telah dibangkitkan
Perlaksanaan
dan cuba mencapai matlamat yang ditetapkan.
Pengurusan Stres
Stres
- Stres kerja adalah tekanan yang dirasai oleh pekerja apabila menghadapi
permintaan, kekangan, ancaman atau peluang yang melampau dan mereka tidak
pasti tentang keupayaan mereka melakukan kerja tersebut.

Pengurusan Stres
- Tindakan yang diambil bagi mengelak dan merawat stres yang melibatkan
perancangan atau pengawalan yang berkaitan dengan emosi serta komunikasi
intrapersonal dan interpersonal.
kepada pekerja wanita yang diganggu.
menyediakan tempat rujukkan, bantuan dan penasihat
•
Gangguan Seksual
Bagi mengatasi masalah ini pihak pengurusan harus
Gangguan ini kerap berlaku kepada pekerja wanita. •
• Keadaan ini berlaku apabila pengurus tidak menerangkan dengan jelas akan
peranan yang harus dimainkan oleh subordinat. Ini menyebabkan subordinat
Peranan
tidak faham akan tugas dan tanggungjawabnya.
• Dalam kes ini, pengurus harus menjelaskan peranan yang harus dimainkan
oleh subordinat.

Kekaburan
• Merujuk kepada subordinat bertanggungjawab kepada lebih dari
satu peranan.
• Subordinat menghadapi masalah dalam memilih untuk
Konflik Peranan
menjalankan peranan yang lebih utama.
• Faktor berkaitan dengan pekerjaan.
• Pekerja adalah manusia yang mempunyai keupayaan yang terhad. Jika ia
diberi terlalu banyak tugas atau beban kerja yang banyak maka ia akan

Punca Stres
merasa tertekan.
• Pekerja yang diberi tugas orang lain untuk dilakukannya juga berasa tidak adil

Beban tugas
dan tertekan.
• Tempat kerja yang terlalu kotor, panas, bising, tidak cukup
udara dan cahaya dan merbahaya akan mewujudkan
Tempat Kerja
ketegangan kepada pekerja. Lebih-lebih lagi apabila kesihatan
pekerja terjejas. Pengurus harus menitik beratkan perkara ini
Keadaan
dan menyediakan tempat kerja yang selesa untuk pekerja.
• Faktor organisasi berkaitan dengan dasar, peraturan dan
yang Ketat
prosedur yang terlalu ketat akan menyebabkan tekanan
kepada pekerja.
dan Peraturan
• Tekanan juga boleh berlaku disebabkan oleh struktur
organisasi yang terlalu rigid atau tidak luwes. Subordinat
Dasar, Prosedur Faktor Organisasi
menjalankan kerja mereka seperti mesin dan hanya
menerima arahan dari ketua sahaja.
Pengalaman
• Pekerja yang kurang kemahiran akan lebih tertekan dalam melakukan
kerja.
• Semakin tinggi kemahiran seseorang itu maka pekerja berkenaan
Keupayaan
dijangka dapat menyerap segala tekanan dalam melakukan pekerjaan.
• Pekerja yang kurang berpengalaman mungkin mudah menghadapi
ketegangan kerja. Pekerja yang muda juga mungkin lebih tidak sabar.
• Pengalaman mengajar pekerja tenang dan sabar dalam menghadapi dugaan
Pengalaman
dan cabaran kerja.
• Kadangkala pekerja mempunyai keperluan manusia yang mereka harap akan dapat
dicapai dengan memberi sumbangan kepada organisasi. Mereka akan bekerja kuat
jika apa yang dikerja mereka tercapai.
• Tetapi sekiranya sumbangan mereka tidak dibalas dengan setimpal oleh organisasi

Keperluan
mereka akan berasa tidak puas hati dan tertekan.
• Sahsiah atau personaliti pekerja adalah berbeza. Ada pekerja yang suka
mengambil tanggungjawab, kreatif dan suka bekerja.

Faktor Individu atau Personal

• Sebahagian pekerja pula tidak suka diarah oleh ketua, malas dan tidak
Personaliti
kreatif.
• Hubungan peribadi dengan jiran, rakan, masyarakat memainkan peranan dan
memberi kesan terhadap prestasi pekerja.
• Pekerja yang mempunyai masalah di tempat tinggalnya akan membawa masalah
tersebut bersama mereka ke pejabat. Ini akan menyebabkan berlakunya ketegangan

Hubungan Personal
di tempat pekerjaan.
• Keadaan ekonomi yang tidak menentu akan mengakibatkan pekerja menghadapi
tekanan kerana mereka tidak pasti sama ada boleh kekal bekerja dengan syarikat
atau tidak.
• Apabila syarikat menghadapi masalah prestasi maka kemungkinan mereka akan

Faktor Ekonomi
menggunakan strategi pembuangan pekerja untuk mengurangkan kos.
• Masalah kewangan memberi tekanan kepada pekerja membuatkan seseorang
itu tidak dapat menumpukan separuh perhatian terhadap pekerjanya.
• Keadaan ini lebih ketara apabila ekonomi meleset dan harga barang
Masalah Kewangan
meningkat.
hubungan personal.
luar organisasi dan individu. Di antaranya adalah seperti faktor keluarga, ekonomi dan
• Keluarga akan mempengaruhi ketegangan kerja. Umpamanya seorang pekerja yang
• Punca ketegangan berkaitan dengan faktor luaran adalah berkaitan dengan persekitaran
kematian isteri (suami) boleh menjejaskan aktiviti kerjanya.

dan Saudara Mara

• Begitu juga jika anak atau keluarga pekerja itu sakit, bercerai dan sebagainya boleh
meningkatkan tekanan.

Faktor
Faktor luaran
Keluarga
 • Ketegangan dapat memberi kesan kepada perlakuan pekerja dalam melaksanakan
aktiviti pekerjaan. Ia mungkin melibatkan kesan negatif atau positif kepada prestasi
organisasi.

Perlakuan
• Jika terlalu berat tekanan yang ditanggung oleh pekerja kemungkinan pekerja akan
meletakkan jawatan, tidak menunjukkan prestasi yang baik, bergaduh dengan
pengurus dan merosakkan harta pejabat.

Kesan Gelagat /
• Apabila ketegangan berlaku kepada pekerja maka ia mungkin akan
menunjukkan kesan psikologi.
• Di antara kesan psikologi yang ditunjukkan adalah seperti berdiam diri/
adalah seperti berikut :
Kesan Psikologi
murung, memosi tidak baik, rasa bimbang, marah, merandang, kecewa dan
dirinya sendiri. Di antara tanda-tanda atau kesan akibat ketegangan kerja kepada pekerja
sedih.
- Apabila pekerja menghadapi ketegangan, ia akan menunjukkan tanda-tanda atau kesan pada
Kesan ketegangan kepada pekerja/individu
• Ketegangan boleh menyebabkan kesan fisiologi yang rendah biasa hinggalah
mencapai tekanan tinggi kepada pekerja.
• Antara kesannya adalah masalah gangguan tidur, berpeluh, pening, sakit kepala,
sakit belakang, sakit perut, rasa hendak muntah, tekanan darah naik, penat dan
Atau Tanda-tanda Ketegangan/Stres Kesan Ketegangan/Stres
KesanFisiologi
serangan jantung.
• Dalam keadaan tertekan pekerja mungkin akan ponteng dari hadir ke
tempat kerja.
kadar ponteng kerja
• Pekerja mungkin akan mengambil terlalu banyak cuti biasa atau cuti sakit.
• Mereka sentiasa mengelakkan diri dari mengambil tanggungjawab.
Bertambahnya
seperti berikut :
• Ketegangan menyebabkan pekerja akan berhenti kerja dan mendapatkan
pekerjaan lain.
- Di antara tanda-tanda atau kesan yang akan dihadapi oleh organisasi adalah
kadar lantikhenti
• Organisasi akan kerugian jika pekerja yang berhenti itu adalah pekerja yang
pekerja berkenaan malah organisasi juga turut terjejas.
berkemahiran dan cekap dalam kerja mereka.
Bertambahnya
- Apabila pekerja menghadapi ketegangan, kesannya bukan sahaja ditanggung oleh
• Pekerja yang berada dalam ketegangan mungkin tidak dapat menunpukan
sepenuhnya terhadap tugas mereka.
Kepada Organisasi pekerja berkurangan
Kesan Ketegangan
• Mereka tidak dapat memberi sumbangan sepenuhnya dalam melakukan
pekerjaan.
Moral dan motivasi
• Apabila pekerja tertekan sudah tentu mereka tidak dapat
menumpukan sepenuhnya terhadap tugas dan tanggungjawab
Menurun
mereka.
• Dengan itu, produktiviti akan menurun dan akan mengakibatkan
Prestasi Akan
organisasi tidak dapat mencapai matlamat yang ditetapkan.
• Ketegangan akan menyebabkan pekerja lalai dan tertekan dan ini
Kerja
akan mengakibatkan berlakunya kemalangan semasa bekerja.
Kemalangan
• Pekerja akan melakukan kerosakkan terhadap harta organisasi seperti
mesin, peralatan perabot dan bangunan.
Organisasi
• Apabila mereka tertekan mereka akan cuba memuaskan hati dengan
merosakkan apa sahaja agar boleh meredakan tekanan kerja.
Kerosakan Harta
 Hubungan Ketegangan dengan Prestasi Kerja

 Persoalannya sekarang setakat manakah ketegangan harus diberikan kepada

pekerja.
 Persoalan ini adalah kompleks kerana pekerja itu adalah kompleks.
 Berlainan pekerja memberi reaksi yang berbeza kepada darjah ketegangan.
 Walaupun begitu, cadangan telah dibuat oleh ahli-ahli dalam pengurusan
ketegangan bahawa pekerja dapat menerima ketegangan yang sederhana.
 Jika pihak pengurusan memberikan tekanan yang sederhana kepada pekerja
mereka dapat menunjukkan prestasi yang optimum.
 Jika terlalu rendah tekanan maka prestasi adalah rendah.
 Dalam hal ini pengurus harus meningkatkan tekanan sehinggalah sampai ke
tahap yang optimum.
 Jika diteruskan tekanan selepas ini maka prestasi pekerja akan menurun.
Pendekatan
Pemilihan dan Organisasi
Penempatan Pekerja
Kaedah atau Pendekatan Mengurus Ketegangan/Stres
• Berlainan pekerja berlainan pendekatan yang boleh digunakan.
• Pihak pengurusan harus menggunakan kaedah pemilihan kerja yang
• Pengurus boleh memilih cara-cara yang sesuai dengan pekerja dan
disyorkan agar
persekitaran dapatdalam
mereka memilih pekerja yang
menguruskan benar-benar berkeupayaan
ketegangan.
dan sesuai dalam menjalankan kerja mereka.
• Pastikan pekerja diberi tugas yang sesuai dengan kemahiran dan
pengalaman mereka.

Teknik pengurusan ketegangan oleh organisasi

Program Pembangunan Kerohanian dan Mental
• Pihak pengurusan boleh memberi latihan pembangunan diri kepada pekerja
seperti kuliah agama, khemah ibadat, meditasi dan perkara-perkara yang lain.

Program Pembangunan Fizikal dan Sosial

• Program penbangunan fizikal seperti bersukan, riadah, senaman dan hari
keluarga boleh dianjurkan oleh organisasi.

Sistem Mentor dan Kaunseling

• Pekerja akan menghadapi berbagai masalah sama ada masalah kerja, hubungan
sosial atau masalah peribadi. Sistem mentor boleh membantu pekerja dalam soal
pekerjaan sebagai rujukan.

Persekitaran Kerja
• Keadann yang kotor, bising, gelap, panas dan tidak menyihatkan akan membuat
pekerja tidak bermotivasi dan tertekan.
Iklim Organisasi dan Rekabentuk Organisasi
• Iklim organisasi berhubung struktur organisasi, jika struktur terlalu rigid
akan menyebabkan pekerja rasa tertekan.

Program Sokongan Keluarga

• Program sokongan keluarga seperti menyediakan pusat asuhan kanak-
kanak dapat membantu pekerja meringankan masalah keluarga mereka.
Pengurusan
Pendekatan Masa
Individu
•• Pekerja harus
Pengurusan dilatih menggunakan
ketegangan tidak sahajamasa dengan
menjadi betul dalamorganisasi.
tanggungjawab
• melakukan kerja mereka.
Pekerja seharusnya lebih bertanggungjawab dalam soal ini.

Amalan Pemakanan
• Amalan pemakanan yang tidak sihat menyebabkan pekerja kurang sihat
Teknik
dan seterusnya boleh diamalkan
akan menjejaskan oleh pekerja
produktiviti sesebuah organisasi.

Amalan Kerohanian
• Ibadat sama ada ibadat khusus seperti sembahyang, puasa dan zakat
dapat memberi ketenangan kepada pekerja.
Pembangunan Mental
• Pekerja perlu membangunkan minda agar dapat menghadapi sebarang
gangguan.

Pembangunan Fizikal
• Ketegangan boleh dikurangkan jika badan pekerja sihat.
• Badan yang sihat juga dapat melawan penyakit seperti selsema, pening
dan sakit jantung.
 Bab 6.6 : Pengawalan

A. Jenis Kawalan Dalaman / Luaran

B. Proses kawalan
C. Kaedah Kawalan
D. Alat-alat kawalan
Pengawalan
- Pengawalan adalah proses mengukur kemajuan perlaksanaan atau pencapaian sesuatu
rancangan dan mengambil tindakan pembetulan jika ianya menyimpang dari
rancangan asal atau standard.

Kepentingan Pengawalan (FU)

 Memastikan agar perlaksanaan mengikut perancangan dan matlamat organisasi dapat
dicapai.
 Membantu pengurus dalam meramal, mengesan dan mengambil tindakan terhadap
sebarang perubahan dalam persekitaran.
 Mengesan kesilapan-kesilapan kecil dalam organisasi seperti peningkatan kos operasi,
kerosakkan produk, pekerja berhenti dan rungutan pelanggan.
 Dapat mengurangkan kos buruh, mengurangkan kerosakan dan meningkatkan
produktiviti.
 Mengesan peluang-peluang yang berlaku dalam persekitaran seperti perubahan harga
bahan mentah, perubahan trend populasi dan pasaran baru.
 Memastikan agar warga organisasi melakukan pekerjaan mengikut prosedur dan
peraturan yang ditetapkan.
Kawalan Dalaman
A. Jenis Kawalan (FK)
• Sistem dalaman yang digunakan oleh organisasi untuk memastikan
bahawa organisasi berjalan pada landasan yang betul.

Kawalan Luaran
• Kawalan di luar organisasi yang bertindak untuk mengawal tindak
tanduk organisasi dan pekerja seperti kerajaan atau organisasi lain.
 Penambahbaikan
• Tindakan pembetulan perlu dilaksanakan sekiranya terdapat Pembetulan atau
penyelewengan atau penyimpangan. Membuat Langkah
Standard
• Menentukan sama ada terdapat sebarang penyelewangan
atau penyimpangan antara hasil kerja sebenar dengan
Pencapaian dengan
standard yang ditetapkan.
Membandingkan
• Melibatkan proses memantau dan mengukur hasil pencapaian Menilai Prestasi Sebenar
semasa untuk memastikan sama ada seluruh aktiviti berjalan Mengukur Pencapaian atau
mengikut standard yang telah ditetapkan. B. Proses Kawalan (FK)
• Standard yang baik harus jelas, spesifik, boleh diukur, dapat
atau Piawai
dicapai, mudah difahami dan berkait rapat dengan objektif
organisasi.
Menetapkan Standard
• Kawalan terhadap output organisasi untuk memastikan
Selepas
output yang dihasilkan memenuhi spesifikasi, standard atau
piawaian yang ditetapkan.
Kawalan
• Kawalan yang dilakukan semasa proses pengeluaran atau
Semasa
transformasi input berlaku bertujuan mengelakkan kecacatan
atau kesilapan semasa proses pengeluaran.
Kawalan
• Kawalan ke atas input seperti bahan mentah, tenaga kerja
dan mesin bertujuan memastikan input yang digunakan
semasa proses transformasi memenuhi standard atau
Kaedah Kawalan (FK)
C.Awalan
piawaian yang ditetapkan dan melancarkan proses
Kawalan
pengeluaran agar tidak tergendala.
• Untuk mengawal tahap kemajuan dan pencapaian setiap
aktiviti dalam sesuatu projek berdasarkan jangka masa yang
Carta Gantt
diperlukan dan ditetapkan.
• Penyata yang menunjukkan anggaran peruntukan dan
pengagihan sumber kewangan secara cekap bagi tujuan
melaksanakan sesuatu kegiatan atau projek bagi suatu
Bajet
tempoh tertentu.
• Digunakan untuk mengkaji hubungan antara jualan atau hasil
dengan kos untuk menentukan titik di mana jumlah jualan
Pulangan ModalKawalan (FK)
D. Alat-Alat
menyamai jumlah kos iaitu tahap pengeluaran yang tiada
untung atau rugi.
Analisis
• Merujuk kepada laluan yang terpanjang dari segi penggunaan
Genting (CPM)
masa melalui aktiviti dan peristiwa yang berturutan dalam
rangkaian PERT.
Cara Laluan
Program (PERT)
• Satu teknik penjadualan projek yang mengandungi turutan
aktiviti-aktiviti yang sebahagiannya berkait antara satu sama
dan Menyemak
lain.
Teknik Menilai