C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

1. Nhu cầu tổ chức

 để đạt được mục tiêu, người ta đều phải tổ chức, liên

kết các cá nhân lại với nhau.

 biết rõ công việc gì, mục tiêu, ai quản lý, cơ cấu TC,
quyền hạn tới đâu, làm gì trong trường hợp khẩn cấp,
báo cáo như thế nào, cho ai.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT
 TC tốt cũng phải có xu hướng:

1. Giảm bớt SL những vấn đề phát sinh trong QL,

2. Giảm công sức đến mức tối thiểu,

3. Giảm bớt những xích mích trong TC,

4. Đề cao được tinh thần làm việc tập thể,

5. Làm việc có hiệu quả với chi phí thấp nhất có thể
được.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

2. Mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu TC trong SX là phát triển những tổ, đội làm việc
cùng nhau để đảm bảo SX với chi phí thấp.

 Làm việc theo NHÓM

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

3. Thiết kế tổ chức
 đáp ứng những yêu cầu nhất định theo đúng mục tiêu.

 phân tích yêu cầu sản xuất.

 mục tiêu khác: bán hàng, khách hàng, loại SF, bảng
lương và mức sống của công nhân trong TC,…
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

3. Thiết kế tổ chức

 xác định chức năng nào cần thiết để đạt mục đích đó.

 ghép nhóm công việc, kết hợp chức năng đã xác định.

 thiết kế, mô tả công việc mà sau đó chúng ta bố trí NS.

 phân bổ NS vào các công việc và chức năng mô tả.

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT
 Có hai quan điểm trong TK TC trong SX:

1. Khi TK chúng ta xem xét quá tỷ mỷ các yếu tố ảnh

hưởng  đây là cách lý tưởng, tính ứng dụng thực tiễn
kém. Nhưng dù sao XD TC phù hợp với những yêu cầu
đặc biệt của c.ty vẫn hơn là cho TC phát triển tự phát.

2. Nhấn mạnh đến tính mềm dẻo trong TK TC, nghĩa là

không phải khi XD xong cấu trúc TC trong SX thì cấu
trúc đó sẽ được giữ nguyên mãi mãi.

 chúng ta phải có TC lý tưởng để lấy đó làm mục tiêu

hướng tới khi tìm kiếm và đào tạo NS.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

4. Sơ đồ tổ chức

 hình thức thể hiện của TC trong SX,

 trình bày mối QH chính thức giữa các

chức năng và những người đảm nhiệm.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.1 TỔ CHỨC TRONG SẢN XUẤT

 ưu điểm và lợi ích của sơ đồ TC:

1. thể hiện ranh giới quyền hạn trực tiếp  KT nhanh
chóng xem ai chịu trách nhiệm về chức năng nào.
2. cung cấp thêm thông tin có thể có nhiều người cùng
nhận một việc hay có việc không ai đảm nhiệm.
3. dùng làm công cụ huấn luyện và làm chuẩn để XD KH
mở rộng.
4. sử dụng để thông báo cho mọi người biết về mối quan
hệ công tác trong c.ty, cũng như nhắc nhở nhân viên
ai là người phụ trách họ.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC

a. Diện kiểm soát

 là diện được QL, là nguyên tắc cơ bản trong QLNS.

 số người dưới quyền phải báo cáo (từ 4 đến 8 người).

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC
 một vài nguyên tắc để XĐ diện KS thích hợp:

1. Cấp trong TC: quản trị cấp cao thì ít người báo cáo hơn
là cấp thấp hơn.

2. Các vấn đề thường gặp: vấn đề phổ biến, lặp lại người
ta thường giao cho cấp dưới giải quyết.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC
 một vài nguyên tắc để XĐ diện KS thích hợp:

3. Năng lực của những người có liên quan: nếu những

người thuộc quyền có năng lực thì diện KS sẽ rộng hơn.

4. Giao quyền của người giám sát: nếu chú trọng việc KT
những người thuộc quyền thì nên thu hẹp diện KS. Nếu
công việc ít đòi hỏi giám sát hơn thì diện KS có thể rộng
hơn.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC
b. Các cấp tổ chức

 không nên có quá nhiều cấp QL (Ban quản trị đến người
giám sát không quá 4).

 nguyên tắc diện KS thường được ưu tiên hơn các

nguyên tắc khác.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC
c. Chia nhỏ hoạt động

 chia nhỏ các hoạt động theo các yếu tố sau:

1. Chức năng: chia theo từng chức năng riêng biệt.

2. Quy trình: chia theo QT SX, tổ, nhóm để đảm bảo

chuyên môn hóa, nâng cao năng suất và dễ dàng QL và
KS.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC
c. Chia nhỏ hoạt động

3. Thiết bị: là dạng theo QT, thường được áp dụng đối với
một số dạng bố trí thiết bị và MB theo từng ô (cell), hoặc
theo từng nhóm công nghệ (KT nhóm).

4. Địa điểm: địa điểm khác nhau thì việc phân chia cũng
khác nhau.

5. Sản phẩm: phân chia theo nhóm sản phẩm riêng biệt.

6. Loại khách hàng: nhóm KD nội địa và xuất khẩu.

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC
d. Trách nhiệm và quyền hạn

 quyền hạn hợp pháp (được trao),

 quyền không hợp pháp (kiến thức, chuyên môn, kinh

nghiệm và uy tín),

 quyền ủng hộ của những người thuộc quyền.

 quyền ra lệnh.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC
d. Trách nhiệm và quyền hạn

 trách nhiệm là nghĩa vụ hay việc đảm nhiệm thực hiện

một nghĩa vụ,

 trách nhiệm thì được phân còn quyền hạn thì được giao,

 trách nhiệm xuất phát từ bản thân cấp dưới,

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.2 NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC
e. Lựa chọn nhân sự phù hợp

 việc tuyển dụng có thể từ bên trong công ty, hay từ bên
ngoài.

 tổ chức huấn luyện.

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Tổ chức trực tuyến

 đơn giản nhất,

 sơ đồ TC đều nằm theo tuyến thẳng đứng (dọc),

 thích hợp đối với công ty có quy mô nhỏ hoặc mới bắt
đầu sự nghiệp,
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC
2. Tổ chức trực tuyến và tham mưu

 thêm chức năng tham mưu (chuyên gia, báo cáo cho
người QL chung).

 phù hợp cho mọi quy mô c.ty và hiện nay tổ chức dạng
này được sử dụng khá phổ biến.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3. Các kiểu phòng tham mưu

Nhóm tham vấn: ít quyền hạn, có những chuyên gia trong

lĩnh vực đặc biệt để tham gia ý kiến cho những người có
thẩm quyền ra QĐ.

Các phòng kiểm soát: phòng nhân sự, tín dụng, ngân sách,
kế toán, kiểm toán, và các phòng này có toàn quyền trong
lĩnh vực chức năng của mình.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3. Các kiểu phòng tham mưu

Các phòng dịch vụ: thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt như
XD, mua hàng, vận tải, bảo hiểm, bảo trì, kỹ thuật, nghiên
cứu. Nhóm này ít tham vấn và cũng ít quyền hạn, họ
thường được xếp vào nhóm tham mưu, vì thực tế họ
không làm ra SF.

Các phòng phối hợp: thường tham gia ý kiến và những ý

kiến đó lại do các chuyên gia trong tuyến thực hiện nên
cũng có một số quyền hạn nhất định. Những phòng dạng
này là những P. điều hành SX, P. KH SX.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.4 TỔ CHỨC MA TRẬN
 nhiều c.ty áp dụng cấu trúc ma trận trong QL NS,

 đang chéo lẫn nhau giữa các phòng chức năng và nhóm
thực hiện công trình/dự án.

 tình trạng kiêm nhiệm và tình trạng nhiều người QL.

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.5 TỔ CHỨC KHÔNG CHÍNH THỨC
 những quan hệ quyền lực giữa các chức năng, phòng
ban nhưng không được trình bày trên giấy tờ,

 hình thành trong quan hệ giữa người và người trong TC,

và nó không được thể hiện trên sơ đồ TC.

 chú ý đến tác động của nó như thế nào trong c.ty cũng
như trong hoạt động SX.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.6 LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC (Có hai quan điểm)
1. TC là một phạm trù năng động, nó thay đổi và phải được
thay đổi, và TC phải được vận dụng chứ không phải lập
ra mà không sử dụng.

2. TC không phải tự thân nó giúp c.ty đạt mục đích: lập

phòng TC riêng, lập KH TC, xác định và phân nhóm hoạt
động riêng rẽ của DN sao cho mọi hoạt động đều đóng
góp tốt nhất cho các mục tiêu của c.ty. (kỹ sư công
nghiệp phụ trách).
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.6 LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC (Có hai quan điểm)

 nhằm thiết lập TC “lý tưởng” / “phù hợp” hoặc tiến gần
đến điều kiện lý tưởng nhất,

 dung hòa giữa các mối quan hệ trong TC.

C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.6 LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC (Có hai quan điểm)
 một số ưu điểm:

1. Đảm bảo sự liên tục: việc theo dõi thống kê thường

xuyên những người hoặc vị trí vắng mặt sẽ giúp các nhà
quản trị có KH chuẩn bị người thay thế.

2. Đề bạt trong nội bộ: khi thay đổi cơ cấu TC trong KH

người ta chuẩn bị cho những người trong c.ty tiếp cận
những kiến thức cần thiết để có thể giữ vị trí mới khi có
sự thay đổi xảy ra.
C2: TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
2.6 LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC (Có hai quan điểm)
 một số ưu điểm:
3. Công việc sẽ thuận lợi hơn: khi lập KH thì chúng ta phải
n/cứu kỹ các CV và nhiệm vụ như vậy người có trách
nhiệm sẽ hiểu rõ hơn và KQ CV sẽ cao hơn.
4. Đảm bảo KH dài hạn: trong một TC nhất định sẽ có một
số người không phù hợp, nhưng không thể loại bỏ ngay
mà phải có KH cụ thể cho từng vấn đề, từng NS mà
không làm đảo lộn cấu trúc TC.
5. Đảm bảo sự vững bền cho DN: sự vững bền của một
DN SX tùy thuộc rất nhiều vào sự năng động của TC, khi
có KH tốt thì sẽ đảm bảo được không chỉ cho hôm nay
và mai sau.