CHƯƠNG 2:

THIẾT KẾ HỆ THỐNG KIỂM

SOÁT
MỤC TIÊU
1. Khái lược về hệ thống kiểm soát
2. Thiết kế các trung tâm kiểm soát
3. Thiết lập cơ chế và thiết chế kiểm soát
1. KHÁI LƯỢC VỀ HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT
 Hệ thống kiểm soát (HTKS) là tổng thể:
• Các bộ phận cấu thành HTKS: mỗi bộ phận cấu thành được gọi là 1 trung tâm kiểm
soát.
• Cơ chế kiểm soát phù hợp với môi trường kiểm soát: thiết lập mối quan hệ giữa các
bộ phận có liên quan (nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm).
• Các công cụ, phương tiện phù hợp với đối tượng kiểm soát nhằm đạt được kết quả
và hiệu quả cao.

3
1. KHÁI LƯỢC VỀ HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT
 Các yếu tố ảnh hưởng đến HTKS của doanh nghiệp:
• Môi trường kinh doanh

• Mô hình quản trị của doanh nghiệp

• Hình thức pháp lý của doanh nghiệp

• Quy mô và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

• Trình độ và đạo đức của đội ngũ các nhà quản trị

• Trang thiết bị quản trị

4
2. THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM
SOÁT
2.1 KHÁI NIỆM TTKS
 Trung tâm kiểm soát (TTKS): là một bộ phận doanh nghiệp được giới hạn theo các
tiêu thức xác định nhằm thực hiện hoạt động kiểm soát với kết quả và hiệu quả cao.
 Yêu cầu khi thiết kế các TTKS
• Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng kiểm soát

• Phải gắn TTKS với chế độ và trách nhiệm cá nhân của người phụ trách

• Phải đảm bảo ranh giới rõ ràng giữa các TTKS

• Phải gắn với tính hiệu quả và khả năng bao quát của người phụ trách TTKS

5
2. THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT
2.2 KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TTKS
B1: Phân tích nhiệm vụ kiểm soát
 Để thực hiện chức năng phối hợp thì cần có các nhiệm vụ cụ thể nào?

 Trong các nhiệm vụ cụ thể đó thì nhiệm vụ nào là do kiểm soát đảm nhận?

 Để thực hiện các nhiệm vụ đó thì khối lượng công việc phải hoàn thành là bao nhiêu?

 Để thực hiện chức năng dịch vụ thì cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nào?

 Nhiệm vụ nào do kiểm soát đảm nhiệm?

 Để thực hiện các nhiệm vụ đó thì khối lượng thực hiện công việc phải hoàn thành là
bao nhiêu?

6
2. THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT
2.2 KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TTKS
B2. Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát
 Nghiên cứu các nhân tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng đến
HTKS

7
2. THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT
2.2 KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TTKS
B3. Thiết kế các TTKS
 Theo chức năng hoạt động: phân chia toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp thành
các lĩnh vực hoạt động khác nhau
• TTKS nguyên vật liệu

• TTKS chế biến

• TTKS nghiên cứu và phát triển

• TTKS tiêu thụ

• TTKS quản trị doanh nghiệp

• TTKS chung
8
2. THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT
2.2 KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TTKS
3. Thiết kế các TTKS
 Theo cơ cấu tổ chức – mô hình truyền thống:

• TTKS – cơ cấu tổ chức: gắn với trách nhiệm cá nhân người đứng đầu bộ phận hoặc
người phụ trách nơi làm việc
• TTKS – sản xuất: TTKS – xí nghiệp, TTKS – xưởng, TTKS – phân xưởng, TTKS –
nhóm sản xuất…
• TTKS – quản trị: TTKS – hành chính, TTKS – tài chính, TTKS – marketing…

• TTKS – nơi làm việc: là TTKS nhỏ nhất

9
 2. THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT
2.2 KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TTKS
TTKS DOANH NGHIỆP

TTKS SẢN XUẤT TTKS QUẢN TRỊ

TTKS xí nghiệp 1 TTKS xí nghiệp 2 TTKS P. tổ chức TTKS P. Kinh doanh TTKS P. Tài chính

TTKS Ngành 1
TTKS xưởng 1 TTKS xưởng 2 TTKS xưởng 3
TTKS Ngành 2

TTKS - Nơi làm việc TTKS - Nơi làm việc

sản xuất 1 sản xuất 2 TTKS - Nơi làm việc TTKS - Nơi làm việc
10
quản trị 1 quản trị 2
2. THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT
2.2 KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TTKS
3. Thiết kế các TTKS
 Theo cơ cấu tổ chức – mô hình quản trị theo quá trình: Mỗi quá trình hình thành
một TTKS

• TTKS – nơi làm việc: có thể sản xuất hoặc quản trị hoặc vừa sản xuất vừa quản trị

• TTKS – quá trình hoạt động: là hệ thống nhiều TTKS – nơi làm việc

• TTKS doanh nghiệp: là hệ thống nhiều TTKS – quá trình hoạt động

11
2. THIẾT KẾ CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT
2.2 KỸ NĂNG THIẾT KẾ CÁC TTKS
3. Thiết kế các TTKS
 Theo kỹ thuật kiểm soát:

• TTKS thu thập: thường liên quan đến hoạt động bán hàng

• TTKS lợi nhuận: là trung tâm mà người quản lý chịu trách nhiệm về doanh thu, chịu
trách nhiệm với kết quả sản xuất và tiêu thụ của TT.
• TTKS chi phí: là bộ phận sản xuất hay bộ phận hỗ trợ của doanh nghiệp nhằm bảo đảm
cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất với chi phí thấp nhất
• TTKS đầu tư: là nơi nhà quản trị kiểm soát cả về doanh thu, chi phí, lợi nhuận và đầu
tư tài sản.
12
3. THIẾT LẬP CƠ CHẾ VÀ THIẾT CHẾ
KIỂM SOÁT
3.1 THIẾT LẬP CƠ CHẾ KIỂM SOÁT
 Cơ chế kiểm soát là cách thức vận hành của hệ thống kiểm soát trong mối quan hệ
với các phân hệ quản trị khác nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng, nhiệm vụ
kiểm soát với kết quả và hiệu quả cao nhất, bao gồm:
• Quy định về mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong hệ thống kiểm soát

• Quy định về mối quan hệ giữa hệ thống kiểm soát với các hệ thống khác của doanh
nghiệp

13
3. THIẾT LẬP CƠ CHẾ VÀ THIẾT CHẾ
KIỂM SOÁT
3.2 THIẾT LẬP THIẾT CHẾ KIỂM SOÁT
Các thủ tục kiểm soát cần thiết lập:
1. Thủ tục phê duyệt:
 Khi phê duyệt cần tuân thủ các quy định: Quy định về cấp phê duyệt, Quy định về cơ sở của
phê duyệt, Quy định về dấu hiệu của phê duyệt, Quy định về cấp ủy quyền.
 Thủ tục phê duyệt cần lưu ý: Phê duyệt phải chú trọng về nội dung hơn là hình thức; phê duyệt
phải là tránh chồng chéo, tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc;
cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng.

14
3. THIẾT LẬP CƠ CHẾ VÀ THIẾT CHẾ
KIỂM SOÁT
3.2 THIẾT LẬP THIẾT CHẾ KIỂM SOÁT
Các thủ tục kiểm soát cần thiết lập:
2. Thủ tục định dạng trước: bao gồm các thiết chế qui định về tính pháp lý của các định
mức, các bản chiến lược, kế hoạch… liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.

15
3. THIẾT LẬP CƠ CHẾ VÀ THIẾT CHẾ
KIỂM SOÁT
3.2 THIẾT LẬP THIẾT CHẾ KIỂM SOÁT
Các thủ tục kiểm soát cần thiết lập:
3. Thủ tục báo cáo bất thường: Những vấn đề cần lưu ý khi quy định các thủ tục báo cáo bất
thường:
 Báo cáo kịp thời

 Cụ thể hóa như thế nào là bất thường, bất hợp lý hay đáng lưu ý

 Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý các trường hợp bất thường

 Người xem xét các báo cáo phải tương đối độc lập

16
3. THIẾT LẬP CƠ CHẾ VÀ THIẾT CHẾ
KIỂM SOÁT
3.2 THIẾT LẬP THIẾT CHẾ KIỂM SOÁT
Các thủ tục kiểm soát cần thiết lập:
4. Thủ tục bảo vệ tài sản: là tập hợp tất cả các thiết chế quy định hoạt động của doanh nghiệp
nhằm giảm thiểu tài sản bị mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng hoặc bị phá hoại:
 Hạn chế tiếp cận tài sản: hệ thống kho bãi, password máy tính,…

 Bảo vệ, thủ tục ra vào doanh nghiệp

 Sử dụng các thiết bị quan sát: camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security

 Kiểm kê tài sản

 Bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn,…

17
3. THIẾT LẬP CƠ CHẾ VÀ THIẾT CHẾ
KIỂM SOÁT
3.2 THIẾT LẬP THIẾT CHẾ KIỂM SOÁT
Các thủ tục kiểm soát cần thiết lập:
5. Thủ tục sử dụng chi tiêu: là thiết chế qui định các chỉ tiêu được sử dụng trong quá trình
kiểm soát các hoạt động cụ thể. Khi thiết lập các chỉ tiêu cần đảm bảo các yêu cầu:
 Chỉ tiêu phải có tính khả thi

 Hệ thống chỉ tiêu phải nhất quán và được tính toán định kỳ

 Chỉ rõ người chịu trách nhiệm khi không đạt chỉ tiêu

 Đảm bảo tính độc lập của người theo dõi các chỉ tiêu

 Định kỳ theo dõi, so sánh, tìm sự sai lệch và nguyên nhân

18
3. THIẾT LẬP CƠ CHẾ VÀ THIẾT CHẾ
KIỂM SOÁT
3.2 THIẾT LẬP THIẾT CHẾ KIỂM SOÁT
Các thủ tục kiểm soát cần thiết lập:
6. Thủ tục bất kiêm nhiệm: nhằm đảm bảo chống gian lận có thể phát sinh trong hoạt động
kiểm soát. Khi thiết lập các thiết chế qui định cần có sự tách biệt giữa bốn hoạt động:
 Phê duyệt

 Thực hiện

 Giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ…)

 Ghi nhận (kế toán…)

19
3. THIẾT LẬP CƠ CHẾ VÀ THIẾT CHẾ
KIỂM SOÁT
3.2 THIẾT LẬP THIẾT CHẾ KIỂM SOÁT
Các thủ tục kiểm soát cần thiết lập:
7. Thủ tục đối chiếu: là những thiết chế qui định thủ tục đối chiếu tổng hợp giữa các cá nhân,
các phòng ban bộ phận khác nhau về cùng một nghiệp vụ nhằm giúp phát hiện và ngăn ngừa
các gian lận sai sót trong ghi chép hay xử lý nghiệp vụ. Khi thiết lập các quy định về đối chiếu
cần lưu ý các yêu cầu sau:
 Đối chiếu kịp thời

 Cần điều tra rõ nếu có sự khác biệt

 Phải có người theo dõi việc đối chiếu

 Tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn 20

3. THIẾT LẬP CƠ CHẾ VÀ THIẾT CHẾ
KIỂM SOÁT
3.2 THIẾT LẬP THIẾT CHẾ KIỂM SOÁT
Các thủ tục kiểm soát cần thiết lập:
8. Thủ tục kiểm tra và theo dõi: thiết chế cần qui định rõ ai tự kiểm tra và theo dõi, ai kiểm
tra và theo dõi các đối tượng khác. Khi thiết lập các quy định về kiểm tra và theo dõi cần lưu ý:
 Cần thiết lập hệ thống báo cáo tập trung vào các rủi ro mà Ban giám đốc quan tâm

 Phát hiện các dấu hiệu bất thường để kịp thời xử lý

 Định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý) và & đột xuất xem xétuồn

21
Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả?
KS chi phí: không bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là
người ghi sổ sách: bất kỳ phòng ban nào muốn chi đều cần phải lập giấy đề xuất
chi  chuyển đến người có trách nhiệm duyệt  kế toán viên lập phiếu chi và ra
lệnh chi  thủ quỹ chi tiền (thủ quỹ có thể tách khỏi phòng kế toán hoặc sử dụng
ngân hàng làm thủ quỹ).

KS nguyên vật liệu: kiểm soát đột xuất và trả lương cao
KS kinh doanh thường nhật: quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế
toán và thủ kho

Phòng kiểm toán nội bộ và ban kiểm soát nội bộ.

22
Lật lại “hồ sơ PMU18”: Ô tô công đã “cho mượn” như thế nào?

Theo điều tra, PMU18 Bộ GTVT đã mua khoảng 150 ôtô loại từ 4-7 chỗ ngồi vì lý do phục vụ các
dự án. Tổng trị giá số lượng xe này lên đến gần 80 tỉ đồng, trong đó hầu hết là những xe “xịn” như
Toyota Camry 3.0 giá hơn 1 tỉ đồng; Mercedes 2.5 giá trên 1,5 tỉ đồng, còn lại loại thường thường
cũng có giá từ 500-800 triệu đồng.
PMU18 đã báo cáo Bộ GTVT danh sách 34 chiếc ôtô đắt tiền được PMU18 hào phóng điều động và
cho mượn dưới nhiều hình thức khác nhau. Theo tính toán, toàn bộ số xe được cho mượn nói trên
trị giá lên đến hơn 20 tỉ đồng, chưa kể nhiều xe trong số này khi chuyển đổi mục đích sử dụng
(không còn phục vụ dự án) đã không đóng một đồng thuế nào cho Nhà nước.
Tuổi trẻ.vn (23/03/2006)
Trách nhiệm của ban kiểm soát PMU bao gồm:
(1) Giám sát thực tế
(2) Đối chiếu so sánh giữa thực tế với kế hoạch
(3) Sửa sai, trong đó có việc đảm bảo cho chi tiêu là đúng mục đích và hợp
lý
Bình luận: Việc “cho mượn” xe sai mục đích là trách nhiệm của ai? 23
Xe công để không bám đầy bụi tại nhà xe trụ sở PMU18
 CÁC • Quy định về mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong
CƠ CHẾ hệ thống kiểm soát
KIỂM SOÁT • Quy định về mối quan hệ giữa hệ thống kiểm soát với
các hệ thống khác

CÁC
TRUNG TÂM
KIỂM SOÁT CÁC
THIẾT CHẾ
KIỂM SOÁT
• TTKS nơi làm việc
• TTKS sản xuất
• TTKS quản trị Thủ tục có tính chất pháp lý được xác lập
• TTKS quá trình nhằm ngăn chặn, kịp thời phát hiện và
• TTKS doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, sai lệch so với mục tiêu
• TTKS lợi nhuận
• TTKS chi phí
24
 Kết thúc
Chương 2
Cảm ơn!