‫الدورة المستندية‬

‫مستندات المخازن‬

‫” ‪ ” 1‬مخازن حكومة ــ اذن إضافة ــ‬ ‫‪‬‬

‫” ‪” 2‬مخازن حكومة ــ اذن صرف ــ‬ ‫‪‬‬

‫” ‪” 3‬مخازن حكومة ــ دفتر عهدة المخزن ــ‬ ‫‪‬‬

‫” ‪” 4‬مخازن حكومة ــ دفتر الشطب ــ‬ ‫‪‬‬

‫” ‪” 5‬مخازن حكومة ــ يومية المخزن ــ‬ ‫‪‬‬

‫” ‪” 6‬مخازن حكومة ــ استمارة جرد ــ‬ ‫‪‬‬

 ‫‪” 7 ” ‬مخازن حكومة ــ كشف الزيادة والعكس ــ‬
‫‪” 8 ” ‬مخازن حكومة ــ اذن ارتجاع ــ‬
‫‪” 9 ” ‬مخازن حكومة ــ طلب خصم األصناف التالفة أو‬
‫المفقودة ــ‬
‫‪“10” ‬مخازن حكومة ــ استمارة قيد عهد شخصية ــ‬
‫‪“11” ‬مخازن حكومة ــ كشف االحتياجات السنوية ــ‬
‫‪“12” ‬مخازن حكومة ــ محضر فحص أصناف ــ‬
‫‪“13” ‬مخازن حكومة ــ كشف إجراءات بيع أصناف ــ‬
 ‫‪ ‬سجل إجمالى موجودات المخازن ‪.‬‬
‫‪ ‬سجل قيد حوادث السرقة والحريق والتالعب ‪.‬‬
‫‪ ‬سجل قيد األشياء الثمينة ‪.‬‬
‫‪ ‬دفتر قيد الخامات المصروفة للتشغيل أو اإلصالحات ‪.‬‬
‫‪ ‬سجل حصرا ألصناف المثبتة ‪.‬‬
‫‪ ‬دفتر قيد الفواتير الواردة للمخازن ‪.‬‬
‫” ‪ ” 1‬مخازن حكومة‬
‫إذن اإلضافة‬
 ‫أصل ” ثابت بالدفتر ”‬

‫الحاسب اآللى أمين المخزن رقابة المخزون‬ ‫الشطب‬ ‫الحسابات‬

 ‫حاالت اإلضافة‬
‫إضافة المشترياتـ للمخزن الرئيسى أو اإلقليمى‬ ‫‪‬‬
‫إضافة المشترياتـ بالمخزن الفرعى‬ ‫‪‬‬
‫إضافة أصناف واردة إلى مخزن رئيسى أو إقليمى من مخزن رئيسى‬ ‫‪‬‬
‫بذاتـ الجهة أو من جهة إدـارية أخرى‬
‫إضافة أصناف واردةـ إلى مخزن فرعى من مخزن رئيسى أو إقليمى‬ ‫‪‬‬
‫بذـات الجهة‬
‫إضافة أصناف واردة إلى مخزن فرعى من مخزن فرعى بذـات الجهة‬ ‫‪‬‬
‫إضافة الزيادات التى تظهر عندـ الجرد‬ ‫‪‬‬
‫إضافة المرتجعات بالمخزن الرئيسى أو اإلقليمى أو الفرعى‬ ‫‪‬‬
‫إضافة الهدايا والهباتـ‬ ‫‪‬‬
 ‫‪ ‬إضافة أصناف واردة إلى مخزن فرعى من مخزن‬
‫فرعى بذات الجهة‬
‫‪ ‬إضافة الزيادات التى تظهر عند الجرد‬
‫‪ ‬إضافة المرتجعات بالمخزن الرئيسى أو اإلقليمى أو‬
‫الفرعى‬
‫‪ ‬إضافة الهدايا والهبات‬
 ‫” ‪ “ 2‬صورة‬ ‫‪ ‬فاتــــورة‬
‫‪ ‬شهادة إدارية ” ‪ ” 2‬صورة‬
‫‪ ‬إذن صرف ” ‪ ” 2‬صورة‬
‫‪ ‬إذن ارتجاع ” أصل‪3+‬صورة “‬
‫‪ ‬كشف الزيادة ” ‪ ” 2‬صورة‬
 ‫محضر فحص األصناف‬
‫فى حالة ما إذا كانت الفاتورة تبدأ من‬
‫‪ 50‬جنيها‬
‫موقع من‬ ‫أصــــــل‬
‫‪+‬‬
‫أعضاء لجنة الفحص‬
‫”‪“2‬‬
‫رئيس لجنة الفحص‬ ‫صــــورة‬
‫معتمد من رئيس المصلحة‬
‫مذكرة الشراء‬

‫”‪”2‬‬
‫صـــورة‬
‫إذن صرف ” ‪ ” 2‬مخازن حكومة‬
‫فى حالة صرف األصناف مباشرة دون تخزينها‬
‫أصـــل‬
‫‪+‬‬
‫”‪”3‬‬
‫صـــــورة‬
‫موقع من الطالب والمستلم‬
‫معتمد من مدير المخازن ” مدير الموقع ”‬
‫أوال ‪ -:‬إـضافة المشتريـات للمخزن الرئيسى أـو‬
‫المخزن الفرعى‬
 ‫الحسابات ” التسوية ”‬
‫صورة من اإلضافة ” الصورة الحمرا ”‬
‫أصل محضر الفحص‬
 ‫الشطب ‪-:‬‬
‫صورة من ‪:‬‬
‫‪ ‬إذن اإلضافة ” الصورة الخضرا ”‬
‫‪ ‬الفاتورة ـــ الشهادة اإلدارية‬
‫‪ ‬محضر الفحص‬
‫مذكرة الشراء‬ ‫‪‬‬
‫لقيد األصناف بدفتر الشطب‬
‫يحفظ فى أكال سير يكتب عليه ”إضافات“‬
 ‫الحاسب اآللى ‪-:‬‬
‫صورة من إذن اإلضافة ” اـلصورة الزرقاء ”‬
 ‫أمين المخزن ‪-:‬‬
‫صورة من ‪:‬‬
‫‪ ‬إذن اإلضافة ” الصورة الصفرا ”‬
‫‪ ‬الفاتورة ـــ الشهادة اإلدارية‬
‫‪ ‬محضر الفحص‬
‫مذكرة الشراء‬ ‫‪‬‬
‫لقيد األصناف بدفتر المخزن‬
‫يحفظ فى أكال سير يكتب عليه ”إضافات“‬
 ‫رقابة المخزون ‪-:‬‬

‫صورة من إذن اـإلضافة ” الصورة البيضا ”‬

‫ثانيا ‪ :‬إضافة المشتريات‬
‫بالمخـزن الفــرعى‬
 ‫ثالثا ‪ -:‬إضافة أصناف واردة‬
‫إلى مخزن رئيسى أو إقليمى من‬
‫مخزن رئيسى بـذات الجهة أو من‬
‫جهة إدارية أخرى‬
 ‫الشطب ‪-:‬‬
‫صورة من ‪-:‬‬
‫ـــ إذن اإلضافة ” الصورة الخضرا ”‬
‫ـــ إذن الصرف‬
‫لقيد األصناف بدفتر الشطب‬
‫يحفظ فى أكال سير”إضافات“‬
 ‫أمين المخزن ‪-:‬‬
‫صورة من ‪:‬‬
‫إذن اإلضافة ” الصورة الصفرا ”‬ ‫‪‬‬

‫إذن الصرف‬ ‫‪‬‬

‫لقيد األصناف بدفتر المخزن‬

‫يحفظ فى أكال سير”إضافات“‬
 ‫المخزن المنصرف منه‬

‫صورة من اإلضافة ” الصورة الحمرا ”‬

‫إلى كاتب العهد الشخصية لرفعها من العهدة‬
‫وباقى صور اإلضافة توزع كسابقها‬
 ‫رابعا ‪:‬إضافة أصناف واردة إلى‬
‫مخزن فرعى من مخزن رئيسى‬
‫أو إقليمى بـذات الجهة‬
‫خامسا ‪:‬إضافة أصناف واردة‬
‫إلى مخزن فرعى من مخزن‬
‫فرعى بـذات الجهة‬
‫سادسا‪ :‬إضافة الزيادات التى‬
‫تظهر عند الجرد‬
 ‫الشطب ‪-:‬‬
‫صورة من ‪-:‬‬
‫ـــ إذن اإلضافة ” الصورة الخضرا ”‬
‫ـــ كشف الزيادة ” ‪7‬م‪.‬ح ”‬
‫لقيد األصناف بدفتر الشطب‬
‫يحفظ فى أكال سير”إضافات“‬
 ‫أمين المخزن ‪-:‬‬
‫صورة من ‪:‬‬
‫إذن اإلضافة ” الصورة الصفرا ”‬ ‫‪‬‬

‫كشف الزيادة ” ‪ 7‬م‪.‬ح ”‬ ‫‪‬‬

‫لقيد األصناف بدفتر المخزن‬

‫يحفظ فى أكال سير”إضافات“‬
 ‫سابعا‪ :‬إضافة المرتجعات‬
‫بالمخزن الرئيسى أو اإلقليمى‬
‫أو الفرعى‬
‫إذن االرتجاع ” ‪ 8‬م‪.‬ح ”‬
‫أصـــل‬
‫‪+‬‬
‫‪3‬صورة‬
 ‫الحسابات ”التسوية“‬
‫صورة من ‪:‬‬
‫إذن اإلضافة ” الصورة الحمرا ”‬
‫إذن االرتجاع ” ‪8‬م‪.‬ح ”‬
‫أو‬
‫صاحب العهدة لألصناف المرتجعة‬
 ‫الشطب ‪-:‬‬
‫صورة من ‪-:‬‬
‫ـــ إذن اإلضافة ” الصورة الخضرا ”‬
‫ـــ إذن االرتجاع ” ‪8‬م‪.‬ح ”‬
‫لقيـد األصناف بدفتر الشطب‬
‫يـحفظ فى أكال سير”إضافات“‬
 ‫أمين المخزن ‪-:‬‬
‫صورة من إذن اإلضافة ” الصورة الصفرا ”‬
‫أصل إذن اإلرتجاع ” ‪8‬م‪.‬ح ”‬

‫لقيـد األصناف بـدفتر المخزن‬

‫يحفظ فى أكال سير”إضافات“‬
 ‫كاتب العهد الشخصية ‪-:‬‬

‫صورة من إذن االرتـجاع ” ‪8‬م‪.‬ح ”‬

‫للقيد بملف صاحب العهدة بالخصم‬

‫ثامنا ‪ :‬إضافة الهدايا والهبات‬
‫تحرر مذكرة الى رئيس المصلحة للموافقة‬
‫على قبول الهدية أو الهبة‬

‫‪ ‬محضر فحص ” ‪12‬م‪.‬ح ”‬

‫‪ ‬تحرر شهادة إدارية يوضح بها‬
‫‪ ‬الصنف – سعره‬
‫” ‪ ” 2‬مخازن حكومة‬
‫إذن الصرف‬
‫أوال ‪ :‬الصرف بناء على طلب األصناف من المخازن‬

‫‪ -1‬صرف األصناف من مخزن رئيسى أو‬

‫إقليمى إلى مخزن رئيسى أو إقليمى‬
 ‫(‪)-‬‬
‫أصل‬
‫أمين‬
‫المخزن‬

‫صورة‬ ‫(‪)+‬‬ ‫(‪)-‬‬ ‫( ‪) + (,) -‬‬ ‫(‪)-‬‬

‫الحسابات‬ ‫المخزن‬ ‫صورـة‬ ‫صورة‬ ‫صورة‬
‫فى حالة‬ ‫المنصرف‬ ‫رقابة‬ ‫الحاسب‬ ‫كاتب‬
‫التسوية‬ ‫له‬ ‫المخزن‬ ‫اآللى‬ ‫الشطب‬
 ‫‪ -2‬صرف األصناف من‬
‫مخزن رئيسى أو أقليمى إلى مخزن رئيسى أو أقليمى‬
 ‫(‪)-‬‬
‫أصل‬
‫أمين‬
‫المخزن‬

‫(‪)+‬‬ ‫( ‪) + ( ) + (,) - ( ) + (,) -‬‬ ‫(‪)-‬‬

‫صورة‬ ‫المخزن‬ ‫صورـة‬ ‫صورة‬ ‫صورة‬
‫كاتب‬ ‫المنصرف‬ ‫رقابة‬ ‫الحاسب‬ ‫كاتب‬
‫العهد‬ ‫له‬ ‫المخزن‬ ‫اآللى‬ ‫الشطب‬
 ‫‪ -3‬صرف األصناف‬
‫من مخزن فرعى إلى مخزن فرعى‬
 ‫(‪)-‬‬
‫أصل‬
‫أمين‬
‫المخزن‬

‫( ‪) + (,) - ( ) + ( ) + (,) - ( ) + (,) -‬‬

‫صورة‬ ‫المخزن‬ ‫صورة‬ ‫صورة‬
‫كاتب‬ ‫المنصرف‬ ‫رقابة‬ ‫الحاسب‬
‫العهد‬ ‫له‬ ‫المخزن‬ ‫اآللى‬
 ‫‪ -4‬نقل األصناف‬
‫من عهدة شخص إلى عهدة شخص آخر‬
‫بنفس الموقع‬
 ‫(‪)-‬‬
‫أصل‬
‫ملف‬
‫صاحب‬
‫العهدة‬

‫( ‪) + (,) -‬‬ ‫(‪)+‬‬

‫صورة‬ ‫صورة‬
‫صورة‬ ‫صورة‬
‫للمستلم‬ ‫للمنقول‬
‫الحاسب‬ ‫ملف‬
‫منه‬
‫اآللى‬ ‫المستلم‬
 ‫ثانيا ‪ :‬التسويات‬
‫‪ -1‬تسوية اـألصناف التى تظهر عجزا عند الجرد‬
‫كشف الزيادة ” ‪ 7‬م‪.‬ح ”‬
‫‪+‬‬
‫إذن الصرف“ ‪2‬م‪.‬ح ”‬
‫‪ ‬كاتب الشطب ( ‪) -‬‬
‫‪ ‬الحاسب اآللى ( ‪) + ( , ) -‬‬
‫‪ ‬أمين المخزن ( ‪) -‬‬
‫‪ ‬رقابة المخزون ( ‪) -‬‬
‫‪ ‬الحسابات ( د ‪ .‬م للحكومة )‬
‫‪ – 2‬تسويـة األصناف المفقودة والتالفة‬
‫كشف األصناف المفقودة ” ‪ 9‬م‪.‬ح ”‬
‫‪+‬‬
‫إذن الصرف “ ‪2‬م‪.‬ح ”‬
‫‪ ‬كاتب الشطب ( ‪) -‬‬
‫‪ ‬الحاسب اآللى ( ‪) -‬‬
‫‪ ‬أمين المخزن ( ‪) -‬‬
‫‪ ‬رقابة المخزون ( ‪) -‬‬
‫‪ ‬الحسابات ( د ‪ .‬م للحكومة )‬
‫‪ – 3‬تسويـة األصناف المباعة‬
‫محضر بيع ” ‪ 13‬م‪.‬ح ” ‪ 33 +‬ع‪.‬ح‬
‫إذن الصرف “ ‪2‬م‪.‬ح ”‬

‫‪ ” ‬األصل ” أمين المخزن ( ‪) -‬‬

‫‪ ‬صورة كاتب الشطب ( ‪) -‬‬
‫‪ ‬صورة الحاسب اآللى ( ‪) -‬‬
‫‪ ‬صورة رقابة المخزون ( ‪) -‬‬
‫ثالثـا ‪ :‬دفتـر عهدة المخزن ” ‪ 3‬م‪.‬ح ”‬
 ‫‪ ‬يمسك الدفتر بمعرفة أمناء المخازن لقيد األصناف الواردة‬
‫للمخازن والمنصرفة منها أوال بأول ويبين بعد عمليات‬
‫القيد لألصناف الواردة والمنصرفة ‪ ,‬مقدارـ الباقى بالعهدة‬
‫من كل صنف ‪ ,‬ليكون مطابقا فعال للموجود بالمخزـن ‪.‬‬
‫‪ ‬القيد بالدفتر بالحبر األزرق أو األسود ‪.‬‬
‫‪ ‬يحظرـ استخدام سائل التصحيح والحبرـ األحمر ‪.‬‬
‫‪ ‬مراعاة الدقة فى القيد ‪.‬‬
‫‪ ‬المحو والكشط والتحشير فى الدفاتر والمستندات ممنوع‬
‫قطعيا ‪ ,‬وكل تصحيح يقتضى إجراءه ‪ ,‬يعمل بالمداد‬
‫األحمرـ ‪ ,‬ويوقع أمامه الموظف المسئول ورئيسه المباشر ‪,‬‬
‫مع إثبات التاريخ تحت التوقيع ‪.‬‬
‫رابعا ‪ :‬دفتر الشطب ” ‪ 4‬م‪.‬ح ”‬
 ‫‪ ‬يمسك الدفتر بمعرفة كتبة الشطب لقيد األصناف الواردة‬
‫للمخازن والمنصرفة منها أوال بأول كميه و قيمه ويبين‬
‫بعد عمليات القيد لألصناف الواردة والمنصرفة ‪ ,‬مقدار‬
‫الباقى بالعهدة من كل صنف ‪ ,‬ليكون مطابقا فعال للموجود‬
‫بالمخزن ‪.‬‬
‫‪ ‬القيد بالدفتر بالحبر األزرق أو األسود ‪.‬‬
‫‪ ‬يحظر استخدام سائل التصحيح والحبر األحمر ‪.‬‬
‫‪ ‬مراعاة الدقة فى القيد ‪.‬‬
‫‪ ‬المحو والكشط والتحشير فى الدفاتر والمستندات ممنوع‬
‫قطعيا ‪ ,‬وكل تصحيح يقتضى إجراءه ‪ ,‬يعمل بالمداد األحمر ‪,‬‬
‫ويوقع أمامه الموظف المسئول ورئيسه المباشر ‪ ,‬مع إثبات‬
‫التاريخ تحت التوقيع ‪.‬‬
‫خامسا ‪ :‬دفتر يومية المخزن ” ‪ 5‬م‪.‬ح ”‬
‫يقيد فيه إجمالى قيمة إذون اإلضافة والصرف‬
‫لكل مخزن على حده بحسب تسلسل أرقامها ‪.‬‬
‫سادسا ‪ :‬دفتر جرد المخزن ” ‪6‬م‪.‬ح ”‬
‫سابعا ‪ :‬كشف الزيادة أو العجز ” ‪7‬م‪.‬ح ”‬
‫ثامنا ‪ :‬طلب إرتـجاع أصناف ” ‪8‬م‪.‬ح ”‬
 ‫‪ ‬رد األصناف غير الصالحة لالستعمال‬
‫‪ ‬التصريح بإرجاع األصناف‬
‫‪ ‬كيفية إعادة األصناف للمخازن‬
‫‪ ‬لجنة فحص األصناف المرتجعة‬
‫‪ ‬واجبات لجنة الفحص‬
‫‪ ‬مسئولية قبول أصناف بالمخازن قبل الفحص‬
‫‪ ‬استبدال األصناف المرتجعة قبل إعتماد قرار اللجنة‬
‫‪ ‬إرجاع األصناف المستديمة بعد إستيفاء مدة‬
‫استعمالها‬
 ‫‪ ‬إرجاع األصناف قبل وفائها المدد المحددة لها‬
‫‪ ‬إرجاع األصناف غير المحدد لها مدة استعمال‬
‫‪ ‬مصاريف إصالح األصناف المرتجعة‬
‫‪ ‬إرجاع األصناف إلى مخزن غير المخزن المصروفة‬
‫منه‬
‫‪ ‬إرجاع أصناف بسبب زيادتها على الحاجة‬
‫‪ ‬األصناف غير الصالحة لالستعمال بالمخازن‬
‫‪ ‬إرجاع مخلفات الخامات المصروفة لألعمال‬
‫الصغيرة أو لإلصالحات‬
 ‫‪ ‬إرجاع أصناف جديدة‬
‫‪ ‬إرجاع بقايا قطع الغيار وما يماثلها‬
‫‪ ‬إضافة األصناف المرتجعة للمخزن‬
‫‪ ‬خصم األصناف المرتجعة من العهد الشخصية‬
‫‪ ‬كيفية قيد األصناف الكهنة بالمخزن الرئيسى‬
‫أو الفرعى‬
‫تاسعا ‪ :‬طلب خصم األصناف التالفة أو المفقودة‬
‫” ‪9‬م‪.‬ح “‬

‫‪ ‬يستخدم عند فقد أو تلف أى صنف بالمخازن أو‬

‫العهد ويبين به الحالة التى وجد عليها الصنف‬
‫ورأى لجنة الفحص عن أسباب الفقد أو التلف‬
‫عاشرا ‪ :‬كشف عهدة نموذج ” ‪ 10‬م‪.‬ح ”‬

‫‪ ‬يستـخدم لقيد األصناف الموجودة بعهدة كل‬

‫عامل والمخصوم منه ورصيد ما بعهدته‬
 ‫‪ ‬قيد العهد الشخصية‬
‫‪ ‬نقل األصناف من عهدة إـلى عهدة أخرى‬
‫‪ ‬مراجعة العهد الشخصية‬
 ‫إحدى عشر ‪ :‬كشف اإلحتياجات السنوية‬
‫للمستلزمات السلعية نموذج ” ‪ 11‬م‪.‬ح ”‬

‫‪ ‬يستخدم لبيان جميع األصناف المطلوبـة‬

‫سنويا بمختلف بنود الباب الثانى من‬
‫المستلزمات السلعية بالموازنـة‬
‫أثنى عشر ‪ :‬محضر لجنة الفحص نموذج ” ‪ 12‬م‪.‬ح ”‬
‫فى حال ما إذا كانت األصناف تبدأ من ‪ 50‬جنيها‬ ‫‪‬‬

‫تكون اللجنة من رئيس و‪ 2‬عضو على األقل‬ ‫‪‬‬

‫يجب إدراج أسم المورد ورقم أمر التوريد وتاريخه‬ ‫‪‬‬

‫أسم الصنف وموـاصفاته – عدد أو المقدار – الوحدة – النسب المئوية‬ ‫‪‬‬

‫لمقادير الفحص – مقبول او رفض – أسباب القبول أو الرفض‬
‫توقيع لجنة الفحص‬ ‫‪‬‬

‫توقيع رئيس اللجنة‬ ‫‪‬‬

‫إعتماد السلطة المختصة‬ ‫‪‬‬

‫ثالثة عشر ‪ :‬كشف إجراءات بيـع أصناف‬
‫نموذج ” ‪ 13‬م‪.‬ح ”‬
 ‫الحمد هلل‬
‫إعداد ‪ :‬محمد عبد المحسن‬