Bài 11: HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

VÀ CÁC SỰ KIỆN ĐẶC BIỆT

 Mục tiêu bài học

 Nắm vững và mô tả được các khái niệm hội nghị,

hội thảo và sự kiện đặc biệt ở khía cạnh du lịch.
 Hiểu và mô tả được vai trò của việc tổ chức hội
nghị, hội thảo và sự kiện đặc biệt trong kinh doanh
du lịch.
 Nội dung bài học

1. Hội nghị, hội thảo, triển lãm, MICE.

2. Vai trò của hội nghị, hội thảo và sự kiện đặc biệt trong
kinh doanh du lịch.
3. Quy trình kinh doanh và phục vụ MICE trong khách
sạn
4. Những tác nhân ảnh hưởng đến thị trường MICE.
5. Vai trò hội nghị, hội thảo, sự kiện đặc biệt trong kinh
doanh du lịch.
 Nội dung 1

HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, TRIỂN LÃM,

MICE
Các khái niệm cơ bản
 MICE là cụm từ viết tắt của Meeting (hội họp), Incentive (khen thưởng),
Convention/ Conference (hội nghị, hội thảo), và Exhibition (triển lãm).
 Du lịch MICE là loại hình du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo, triển lãm, tổ
chức sự kiện, du lịch khen thưởng của các công ty cho nhân viên, đối
tác.
Meeting
Exhibition Incentive
MICE
Convention
Các khái niệm cơ bản
 Meeting (hội họp): dùng để chỉ
việc tập hợp một số lượng
người tại 1 địa điểm để bàn bạc
hoặc tiến hành thực hiện một
hoạt động nào đó.
Các khái niệm cơ bản
 Incentive (khen thưởng):
hội họp là một phần của
chương trình, còn lại là các
hoạt động tham quan, vui
chơi giải trí được trao tặng
cho người tham dự để
thưởng cho những việc làm
trước đó.
Các khái niệm cơ bản
 Convention (hội nghị- hội thảo):
là một nhóm đại biểu hoặc thành
viên tập hợp lại để hoàn thành một
mục tiêu cụ thể. Mục tiêu đó có thể
mang tính dân sự, xã hội, chính trị
hoặc kinh tế.
• Có số lượng tham dự lớn.
Các khái niệm cơ bản
 Exhibition (triển lãm- trưng bày):
một hội chợ lớn hoặc một sự kiện
đặc biệt được tổ chức, được các
nhà sản xuất trưng bày các sản
phẩm của mình. Bao gồm nhiều
lĩnh vực khác nhau như: triển lãm
xe hơi, triển lãm thiết bị y tế, hội
chợ thương mại hàng Việt Nam
chất lượng cao,…
Phân khúc thị trường khách MICE
-Trọn gói hoặc Từng phần
-Ngân hàng, Tài chính
Giá -Khách đoàn
-Giáo dục, Khoa học
phòng -Công bố, hợp đồng
-Du lịch, lữ hành

Phân khúc -Hội thảo khoa

Ngành Mục đích
thị trường học, du lịch
nghề viếng thăm
khách MICE -Sự kiện văn
hóa thể thao,
du lịch
-Châu Âu – Á – Phi - Mỹ Địa lý -Hợp tác triển
-Anh – Pháp – Nhật - Hàn lãm, du lịch
Nhu cầu thiết yếu của khách MICE trong
khách sạn
1 Phòng lưu trú
2 Dịch vụ ăn uống
3 Dịch vụ hội nghị, tiệc
4 Dịch vụ vận chuyển
5 Dịch vụ bổ sung
 Tầm quan trọng của thị trường MICE trong khách
sạn
Nhu cầu Đặt
Nguồn thu lớn phòng+ phòng
cho khách sạn dịch vụ sớm
Khả -Khách sạn có nền
năng MICE là tảng đề ra chiến
chi trả doanh lược kinh doanh
cao nhân -Tận dụng tối đa
cơ hội để tăng
Có ý nghĩa vào Số lượng doanh thu
thời điểm công đông
suất phòng thấp
Những đối tác quan trọng của khách sạn trong thị
trường MICE
Điểm tổ chức vui chơi, ăn
uống ngoài khách sạn
Khu giải trí Hãng lữ hành

ĐỐI TÁC Nhà tổ chức

Cửa hàng quà
lưu niệm CỦA sự kiện
KHÁCH SẠN Nhà cung cấp
Hãng
vận chuyển thiết bị hội họp

Nhà hàng bên Các điểm tham quan

ngoài khách sạn xung quanh
 Câu hỏi Multiple response

Định nghĩa MICE ?

A. MICE là cụm từ viết tắt của Meeting (hội họp), Incentive (khen thưởng),
Convention (hội nghị, hội thảo), và Exhibition (triển lãm).
B. MICE là cụm từ viết tắt của hiệp hội khách sạn và nhà hàng thế giới.
C. MICE là cụm từ viết tắt của tổ chức du lịch thế giới.
D. MICE là loại hình du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo, triển lãm, tổ chức sự
kiện, du lịch khen thưởng của các công ty cho nhân viên, đối tác.
 Câu hỏi Multiple response

Có bao nhiêu nhu cầu thiết yếu của du khách MICE?

A. 2
B. 3
C. 4
D. 5
Nhu cầu thiết yếu của khách MICE theo thứ tự ưu tiên là ?

A. Dịch vụ ăn uống- Dịch vụ lưu trú- Dịch vụ hội nghị, tiệc- Dịch vụ vận
chuyển- Dịch vụ bổ sung.

B. Dịch vụ lưu trú- Dịch vụ ăn uống- Dịch vụ hội nghị, tiệc- Dịch vụ vận
chuyển- Dịch vụ bổ sung.
C. Dịch vụ lưu trú- Dịch vụ hội nghị, tiệc- Dịch vụ vận chuyển- Dịch vụ bổ
sung- Dịch vụ ăn uống.
D. Dịch vụ vận chuyển- Dịch vụ bổ sung- Dịch vụ ăn uống Dịch vụ lưu trú-
Dịch vụ hội nghị, tiệc-
 Nội dung 2

VAI TRÒ CỦA HỘI NGHỊ, HỘI THẢO VÀ

SỰ KIỆN ĐẶC BIỆT TRONG KINH DOANH
DU LỊCH
TỔ CHỨC KINH DOANH THỊ TRƯỜNG MICE
TRONG KHÁCH SẠN
 Trình tự yêu cầu của một đoàn khách MICE.
 Tổ chức nhân sự và các bộ phận phục vụ.
 Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh.
 Sản phẩm bán cho thị trường MICE.
 Các nhà cung cấp các dịch vụ hỗ trợ.
 Đào tạo bồi dưỡng nhân viên.
 Quảng bá khách sạn cho thị trường MICE.
Trình tự yêu cầu của một đoàn khách MICE
Chọn địa điểm
Yêu cầu Rút kinh nghiệm
đặt giữ chỗ
Thanh toán
Báo giá
Các hoạt động
Đồng ý theo kế hoạch

Tiền trạm Ngày đến

Hợp đồng Chuyển yêu cầu Chuẩn bị phục vụ

Đặt cọc cho các bộ phận Theo dõi thay đổi
Tổ chức nhân sự và các bộ phận phục vụ
GIAI ĐOẠN 1
Giai đoạn từ yêu cầu đặt giữ chỗ cho đến khi
hợp đồng đặt cọc.

GIAI ĐOẠN 2
Giai đoạn từ khi hợp đồng được ký, đặt cọc
cho đến khi khách đi khỏi khách sạn.
GIAI ĐOẠN 3
Giai đoạn sau khi khách đi khỏi khách sạn.
Tổ chức nhân sự và các bộ phận phục vụ

Giai đoạn Bộ phận Sales, Marketing và đặt giữ

1 chỗ Reservation chịu trách nhiệm.
Giai đoạn Bộ phận F&B ( yến tiệc) đảm trách,
2 chỉ đạo và liên kết các bộ phận dịch vụ.
Giai đoạn Bộ phận Sales chịu trách nhiệm, lấy ý
3 kiến phản hồi.
 Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh
Ổn định, an ninh tốt, quan
hệ tốt với nhiều nước, là
thành viên tích cực của CHÍNH
ASEAN, WTO… TRỊ
Nghiên
Nhiều sự kiện văn Tốc độ tăng
cứu
hóa thể thao, trưởng GDP, tốc
ngoại ngữ, dịch
VĂN HÓA
thị
KINH
độ lạm phát, cơ
vụ tham quan XÃ HỘI trường TẾ sở hạ tầng,nhân
giải trí đa dạng. lực vốn đầu tư.
Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh (tt)

Chiến lược kinh doanh Điểm

Điểm
phù hợp mạnh
mạnh

Điểm Doanh Đối thủ Điểm

yếu nghiệp cạnh tranh yếu
Cơ hội Cơ hội
Thách thức Sản phẩm đặc thù, Thách thức
giá, dịch vụ
Sản phẩm bán cho thị trường MICE
 Phòng họp, phòng nghỉ
 Tiệc trà, cà phê
 Cho thuê thiết bị phòng tiệc
 Ăn uống
 Dịch vụ bảo vệ
 Dịch vụ phục vụ
 Hoạt động giải trí
 Vận chuyển (đưa, đón)
 Tham quan
 Quà lưu niệm
 Dịch vụ bổ sung (giải trí, sức khỏe…)
Các nhà cung cấp các dịch vụ hỗ trợ

Thiết bị văn phòng Thiết bị âm thanh, ánh sáng

Dịch vụ băng rôn Dịch vụ trang trí sân khấu

Các nhà cung cấp các dịch vụ hỗ trợ

Các dịch vụ vận chuyển Các tour du lịch

Nhà hàng độc lập Công ty tổ chức sự kiện

Các nhà cung cấp các dịch vụ hỗ trợ

Dịch vụ phiên dịch Dịch vụ quay phim,

chụp ảnh

Nhà tổ chức teambuiding Công ty lữ hành

Đào tạo bồi dưỡng nhân viên
Huấn luyện kỹ năng Sales

Huấn luyện kiến thức chuyên môn

Sales
Kỹ năng giao tiếp, ngoại ngữ

Am hiểu khách hàng và các dịch vụ

Kỹ năng làm việc nhóm, hiệu quả

 Đào tạo bồi dưỡng nhân viên

Huấn luyện kỹ năng chuyên môn

Quản trị
Huấn luyện kỹ năng quản lý, sắp xếp
sự kiện
Kiến thức tất cả hoạt động các bộ phận

Huấn luyện kỹ năng cơ bản Sales

Kỹ năng mềm, ngoại ngữ

Quảng bá khách sạn cho thị trường MICE

Có chiến lược riêng biệt.

Có nhân viên chuyên trách mảng thị trường riêng.
Tham gia hội chợ quốc tế chuyên dành cho kinh doanh MICE.
Tham gia hội chợ trong và ngoài nước.
Website tiện nghi đáp ứng yêu cầu khách hàng.
 Câu hỏi Multiple response
Để tổ chức kinh doanh thị trường MICE trong khách sạn đạt
hiệu quả thì doanh nghiệp cần thực hiện những công việc gì?

A. Tổ chức nhân sự, nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh, quảng bá và
tiếp thị sản phẩm của khách sạn, hợp tác với các doanh nghiệp cungc ấp
dịch vụ bổ sung,…
B. Hợp tác với các công ty lữ hành để quảng bá sản phẩm và tiếp cận với thị
trường khách MICE.
C. Khảo sát thị trường, phân khúc thị trường MICE,…
D. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên chuyên nghiệp phục vụ riêng cho thị
phần khách MICE.
 Câu hỏi Multiple response

Có mấy yếu tố nghiên cứu thị trường?

A. 2
B. 3
C. 4
D. 5
 Câu hỏi Multiple response

Nhân viên sale cần được huấn luyện bao nhiêu kỹ năng?

A. 2
B. 3
C. 4
D. 5
 Nội dung 3

QUY TRÌNH KINH DOANH VÀ PHỤC VỤ

MICE TRONG KHÁCH SẠN
Trình tự tình trạng đặt chỗ một đoàn khách MICE
1
Giai đoạn tiềm năng: khách liên lạc khách sạn để yêu
cầu đặt giữ chỗ và cung cấp bảng giá, Sales làm việc với
khách hàng.
2
Giai đoạn bàn bạc ký kết hợp đồng: khách tiền trạm và
đồng ý dịch vụ và giá, tiến hành ký kết hợp đồng với
Sales cùng điều khoản thỏa thuận.
3
Giai đoạn đặt giữ chỗ chính thức: hợp đồng đã được ký
kết, Sale giao hợp đồng cho bộ phận quản trị sự kiện để
tổ chức sắp xếp phục vụ theo thỏa thuận hợp đồng.
 Trình tự theo sự kiện của một đoàn khách
MICE
Trước sự kiện Sự kiện Sau sự kiện
-Chọn địa điểm -Bàn giao hợp đồng -Bàn giao hồ sơ khách
-Yêu cầu đặt giữ chỗ cho bộ phận quản trị sự hàng lại cho Sales.
-Bảng báo giá kiện. -Gửi thư cảm ơn và
-Thương thảo -Thực hiện theo hợp nhận phản hồi ý kiến.
-Tiền trạm đồng, tổ chức liên kết -Giải quyết phàn nàn,
-Hợp đồng dịch vụ cung ứng. tổ chức họp nội bộ rút
-Đặt cọc
-Đoàn đến, chuẩn bị kinh nghiệm.
hóa đơn, thanh toán,
tiễn khách.
 Câu hỏi Multiple response

Quy trình đặt chỗ của đoàn khách MICE có mấy giai đoạn?

A. 2
B. 3
C. 4
D. 5
 Câu hỏi Multiple response

Quy trình đặt chỗ của đoàn khách MICE?

A. Giai đoạn tiềm năng → Giai đoạn thương thảo → Giai đoạn ký kết hợp
đồng
B. Giai đoạn tiềm năng → Giai đoạn bàn bạc ký kết hợp đồng → Giai đoạn đặt
giữ chỗ chính thức
C. Giai đoạn yêu cầu đặt giữ chỗ → Giai đoạn báo giá → Giai đoạn soạn thảo
ký kết hợp đồng → Giai đoạn thực hiện hợp đồng
D. Giai đoạn thương thảo, tiền trạm → Thực hiện theo hợp đồng, tổ chức liên
lạc – liên kết dịch vụ cung ứng → Giải quyết phàn nàn, tổ chức họp nội bộ
 Nội dung 4

NHỮNG TÁC NHÂN ẢNH HƯỞNG

ĐẾN VIỆC KINH DOANH THỊ TRƯỜNG
MICE
Điểm đến

Năng lực, tiện nghi An toàn, an ninh

Điểm Sức hấp dẫn

Tính cạnh tranh đến

Khả năng tiếp cận Chất lượng, giá

Hãng lữ hành, nhà tổ chức sự kiện

Ủy thác Môi giới

-Hãng lữ hành thiết kế -Công ty lữ hành kinh doanh

bán tour kết hợp tổ trung gian phân phối dịch vụ
chức hội nghị, sự kiện (phòng, tour, dịch vụ tổ chức
cho khách hàng. sự kiện,…).
-Công ty lữ hành ủy thác -Công ty lữ hành môi giới cho
cho khách sạn phần tổ khách mua dịch vụ của khách
chức hội nghị, hội thảo, sạn và hưởng hoa hồng lợi
sự kiện. nhuận.
Các nhà cung ứng

1 2
Đội ngũ Đa dạng,
chuyên nghiệp hiện đại
Các nhà
cung ứng
4 3
Dịch vụ và Giá cả phù hợp
phục vụ tốt chất lượng
Thương hiệu

Niềm tin Lợi thế Góp phần

cạnh tranh tăng giá trị

-Niềm tin chất lượng dịch vụ thu hút khách hàng.

Thương -Lợi thế cạnh tranh về giá cả.
hiệu -Góp phần làm tăng giá trị sản phẩm, hàng hóa,
dịch vụ khách sạn.
Tính trung thành

Chương
Khách dùng điểm Khách hàng
trình
tích lũy đổi dịch vụ thưởng thường xuyên
cung ứng Dịch vụ Chương
chuyển Loyalty trình
đổi đặc biệt
Khách hàng tích lũy Tích lũy Khách là thành
điểm cùng hệ điểm viên, hội viên
thống khách sạn của khách sạn
 Câu hỏi Mutiple response

Các tác nhân ảnh hưởng đến việc kinh doanh thị trường MICE?

A. Các điều kiện về sự tiếp cận, môi trường chính sách của cơ quan quản lý du
lịch địa phương,….
B. Nhà tổ chức sự kiện và các hãng lữ hành.
C. Thương hiệu, lòng trung thành của khách hàng, các dịch vụ hỗ trợ,…
D. Điểm đến, nhà cung ứng, nhà tổ chức sự kiện, hãng lữ hành, thương hiệu,
lòng trung thành của khách hàng,…
 Câu hỏi Mutiple response

Các bao nhiêu tác nhân ảnh hưởng điểm đến?

A. 4
B. 5
C. 6
D. 7
 Câu hỏi Mutiple response

Các yếu tố hình thành thương hiệu?

A. Niềm tin và lợi thế cạnh tranh

B. Niềm tin và góp phần tăng giá trị
C. Lợi thế cạnh tranh và tăng giá trị
D. Niềm tin, lợi thế cạnh tranh và tăng giá trị
 Nội dung 5

VAI TRÒ CỦA HỘI NGHỊ, HỘI THẢO VÀ

SỰ KIỆN ĐẶC BIỆT TRONG KINH DOANH
DU LỊCH
Lợi nhuận kinh doanh
 MICE là thị trường tạo doanh thu lớn cho du lịch nhờ đối
tượng khách nhiều, tập trung và chi tiêu cao.
 Theo Tổ chức hiệp hội hội nghị thế giới (ICCA):
• Chi tiêu trung bình hội họp quốc tế: 343$/người/ngày.
• Chi tiêu trung bình/năm công ty lớn cho hội nghị: 3 tỉ $.
• Chi tiêu ∑ cuộc họp và khen thưởng: 280 tỉ $.
 Thu nhập từ khách du lịch MICE trên Thế giới
từ 2000 – 2010 (đơn vị tỷ USD)
Khu vực Năm 2000 Năm 2010 Tăng trưởng %
Liên minh Châu Âu 128,9 239,8 3,0
Bắc Mỹ 182 309,1 3,2
Các nước Caribe 0,8 1,7 4,0
Đông Âu 2,6 6,1 5,0
Mỹ Latinh 19,0 32,5 4,5
Trung Đông 5,9 14,6 5,4
Châu Đại Dương 8,5 14,5 2,1
Nam Á 1,2 3,3 7,6
Tây Âu 10,9 19,0 2,9
Nam Phi Sahara 2,2 5,8 5,7
Đông Nam Á Nguồn The7,0
world market19,0
for travel and tourism
6,2
Kết nối quốc gia và vùng miền

MICE tạo sự giao lưu văn MICE tạo sự liên kết giữa
hóa giữa các quốc gia các vùng miền
Thúc đẩy sự phát triển kinh doanh du lịch

 MICE kích thích sự phát triển của hệ thống khách sạn, trung
tâm hội nghị, nhà hàng, thương mại…
→ Thúc đẩy sự phát triển của cơ sở vật chất kỹ thuật của khu vực
và sự phát triển của xã hội.
 MICE thường không có mùa vụ rõ nét nên việc phát triển kinh
doanh MICE cân bằng hoạt động kinh doanh du lịch mùa cao
điểm – thấp điểm.
 Câu hỏi Multiple response

Vai trò của MICE trong kinh doanh du lịch?

A. Tăng lợi nhuận các lĩnh vực kinh doanh du lịch, kết nối quốc gia - vùng
miền và góp phần thúc đẩy sự phát triển du lịch
B. Tăng nguồn thu thuế nộp cho chính phủ để chính phủ triển khai xây dựng
cơ sở vật chất và hạ tầng du lịch giúp kinh doanh du lịch đạt hiệu quả hơn.
C. Khách MICE chiếm thị phần lớn mang lại nguồn thu chính yếu cho kinh
doanh du lịch
D. Định vị vị thế của doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh du lịch.
Cảm ơn