CONVENTION & BANQUET SALES REVIEW

WEEK 1

Understanding the Hospitality Industry

• The hospitality industry encompasses diverse businesses focused on customer service

and satisfaction. Convention and banquet sales are crucial in this sector, as they
contribute significantly to revenue and customer engagement.

Ngành khách sạn bao gồm nhiều hoạt động kinh doanh đa dạng, tập trung vào dịch vụ khách
hàng và sự hài lòng. Bán hàng hội nghị và tiệc rất quan trọng trong lĩnh vực này vì chúng đóng
góp đáng kể vào doanh thu và sự tương tác với khách hàng.

• Key players and stakeholders include hotels, event venues, catering companies, event
planners, and hospitality management professionals.

Những bên tham gia chính và các bên liên quan bao gồm khách sạn, địa điểm tổ chức sự kiện,
công ty cung cấp dịch vụ ăn uống, nhà tổ chức sự kiện và chuyên gia quản lý khách sạn.

• Recognizing the significance of convention and banquet sales within the broader
hospitality landscape is essential for understanding the industry's dynamics and
opportunities for growth.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc bán hàng hội nghị và tiệc chiêu đãi trong bối cảnh
khách sạn rộng hơn là điều cần thiết để hiểu được động lực và cơ hội phát triển của ngành.

Evolution of the Convention and Banquet Sales

• Over time, convention and banquet sales have evolved from localized, traditional
formats to a globalized and technologically-driven industry. Initially tied to specific
cultural practices, the demand for event facilities grew as businesses recognized the
value of in-person gatherings.

Theo thời gian, hoạt động bán hàng hội nghị và tiệc chiêu đãi đã phát triển từ các hình thức
truyền thống, bản địa hóa sang một ngành toàn cầu hóa và được định hướng bởi công nghệ.
Ban đầu gắn liền với các hoạt động văn hóa cụ thể, nhu cầu về cơ sở tổ chức sự kiện ngày càng
tăng khi các doanh nghiệp nhận ra giá trị của các cuộc tụ họp trực tiếp.

• This evolution spurred the development of specialized venues, innovative event

formats, and a heightened focus on customer experience.

Sự phát triển này đã thúc đẩy sự phát triển của các địa điểm chuyên biệt, các hình thức sự kiện
đổi mới và tập trung cao độ vào trải nghiệm của khách hàng.
 • The integration of digital tools and the influence of social media further reshaped sales
strategies and customer engagement.

Việc tích hợp các công cụ kỹ thuật số và ảnh hưởng của truyền thông xã hội tiếp tục định hình
lại chiến lược bán hàng và sự gắn kết với khách hàng.

• This evolution highlights the dynamic nature of convention and banquet sales,
emphasizing the need for continual adaptation to meet evolving client and market
demands.

Sự phát triển này làm nổi bật tính chất năng động của hoạt động bán hàng hội nghị và tiệc chiêu
đãi, nhấn mạnh nhu cầu liên tục thích ứng để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng
và thị trường.

Market Analysis

EXO Travel, CT Vietnam Travel, Asia Top Travel, Vietnam MICE Travel, Vietnam Alive are the
major companies operating in the Vietnam Meeting Incentive Conventions Exhibitions Market.

• Growth In Tourism is Driving the MarketTourism is one of Vietnam's most critical

revenue-generating industries, and the economy relies heavily on domestic travel to
generate significant income.

Tăng trưởng Du lịch đang thúc đẩy Thị trường Du lịch là một trong những ngành tạo doanh thu
quan trọng nhất của Việt Nam và nền kinh tế phụ thuộc nhiều vào du lịch nội địa để tạo thu
nhập đáng kể.
 • In today's time, the disposable income of consumers has increased significantly,
allowing them to afford these travels. MICE tourism in Vietnam is no longer a strange
concept to many people. According to the Travel Department of the Vietnam National
Administration of Tourism, the MICE tourism form is always considered to have
potential. MICE helped Thanh Hoa continue its momentum in tourism development,
taking only six months to complete 74% of its target of welcoming 10 million visitors in
2022.

Trong thời đại ngày nay, thu nhập khả dụng của người tiêu dùng đã tăng lên đáng kể, cho phép
họ chi trả cho những chuyến du lịch này. Du lịch MICE tại Việt Nam không còn là khái niệm xa lạ
với nhiều người. Theo Cục Du lịch Tổng cục Du lịch Việt Nam, hình thức du lịch MICE luôn được
đánh giá là có tiềm năng. MICE giúp Thanh Hóa tiếp tục đà phát triển du lịch, chỉ mất 6 tháng
hoàn thành 74% mục tiêu đón 10 triệu du khách vào năm 2022.

• On July 15, 2022, Ho Chi Minh City welcomed a delegation of 460 guests from India, one
of Vietnam's largest international MICE delegations. The delegation was held at the
airport, and a private welcome ceremony was organized by the city.

Ngày 15/7/2022, TP.HCM đón tiếp phái đoàn gồm 460 khách đến từ Ấn Độ, một trong những
đoàn MICE quốc tế lớn nhất của Việt Nam. Đoàn được tổ chức tại sân bay và lễ đón riêng được
thành phố tổ chức.

Customer Preferences and Expectations

• Understanding the specific needs and expectations of customers is paramount in the

convention and banquet sales industry.

Hiểu được nhu cầu và mong đợi cụ thể của khách hàng là điều tối quan trọng trong ngành bán
hàng hội nghị và tiệc chiêu đãi.

• Tailoring offerings to align with customer preferences is pivotal for delivering

exceptional experiences and building lasting relationships.

Điều chỉnh các dịch vụ phù hợp với sở thích của khách hàng là yếu tố then chốt để mang lại
những trải nghiệm đặc biệt và xây dựng mối quan hệ lâu dài.

• By actively listening to clients, gathering feedback, and conducting thorough needs

assessments, businesses can customize their services to meet and exceed customer
expectations.

Bằng cách tích cực lắng nghe khách hàng, thu thập phản hồi và tiến hành đánh giá nhu cầu kỹ
lưỡng, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh dịch vụ của mình để đáp ứng và vượt quá mong đợi của
khách hàng.
 • This customer-centric approach not only fosters satisfaction but also positions
businesses for sustained success in a competitive market by demonstrating a
commitment to personalized and attentive service.

Cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm này không chỉ thúc đẩy sự hài lòng mà còn giúp
doanh nghiệp đạt được thành công bền vững trong thị trường cạnh tranh bằng cách thể hiện
cam kết về dịch vụ chu đáo và cá nhân hóa.

Venue Selection and Facilities

• The venue selection process holds significant importance in event planning, as it directly
impacts the overall success of an event.

Quá trình lựa chọn địa điểm có tầm quan trọng đáng kể trong việc tổ chức sự kiện vì nó ảnh
hưởng trực tiếp đến sự thành công chung của sự kiện.

• Factors such as location accessibility, capacity, ambiance, and available facilities should
be carefully considered when choosing venues for different types of events.

Các yếu tố như khả năng tiếp cận địa điểm, sức chứa, không gian và cơ sở vật chất sẵn có cần
được xem xét cẩn thận khi lựa chọn địa điểm cho các loại sự kiện khác nhau.

• For instance, a corporate conference may require a venue with advanced audiovisual
capabilities and ample meeting space.

Ví dụ: một hội nghị của công ty có thể yêu cầu một địa điểm có khả năng nghe nhìn tiên tiến và
không gian họp rộng rãi.

• At the same time, a wedding reception may call for a scenic outdoor location with
catering facilities.

Đồng thời, tiệc cưới có thể yêu cầu một địa điểm ngoài trời có cảnh quan đẹp với cơ sở phục vụ
ăn uống.

• By aligning the chosen venue with the specific requirements of each event, organizers
can create tailored and memorable experiences for attendees.

Bằng cách điều chỉnh địa điểm đã chọn cho phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng sự kiện, ban tổ
chức có thể tạo ra những trải nghiệm phù hợp và đáng nhớ cho người tham dự.

Sales Process Overview

The 7-step sales process:

1. Prospecting - Thăm dò
2. Preparation - Chuẩn bị
3. Approach - Tiếp cận
4. Presentation - Trình bày
5. Handling objections - Xử lí phát sinh
6. Closing - Chốt
7. Follow-up - Triển

Customer Relationship Management

• In the hospitality industry, building and sustaining robust client relationships stands as a
cornerstone of success.

Trong ngành khách sạn, việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ bền chặt với khách hàng là
nền tảng của sự thành công.

• The significance of customer satisfaction cannot be overstated, as it directly influences

loyalty, referrals, and overall business reputation.

Không thể phóng đại tầm quan trọng của sự hài lòng của khách hàng vì nó ảnh hưởng trực tiếp
đến lòng trung thành, sự giới thiệu và danh tiếng chung của doanh nghiệp.

• By delivering top-notch service and consistently exceeding expectations, businesses can

foster enduring connections with their clientele.

Bằng cách cung cấp dịch vụ hàng đầu và luôn vượt xa sự mong đợi, doanh nghiệp có thể thúc
đẩy kết nối lâu dài với nhóm khách hàng của mình.
• This not only translates to repeat business but also cultivates a loyal customer base that
serves as advocates for the venue.
Điều này không chỉ có nghĩa là hoạt động kinh doanh lặp lại mà còn nuôi dưỡng cơ sở khách
hàng trung thành đóng vai trò là người ủng hộ địa điểm.

• Prioritizing customer relationship management enables establishments to uphold their

competitive edge in the market and solidify their position as a preferred choice for
events and gatherings.

Ưu tiên quản lý quan hệ khách hàng cho phép các cơ sở duy trì lợi thế cạnh tranh của mình trên
thị trường và củng cố vị thế của mình như một lựa chọn ưu tiên cho các sự kiện và buổi họp
mặt.

Event planning and coordination

• Collaborating with event planners and clients is crucial for orchestrating seamless and
tailored events, enabling effective communication and alignment of event goals and
expectations.

Việc cộng tác với các nhà tổ chức sự kiện và khách hàng là rất quan trọng để tổ chức các sự kiện
liền mạch và phù hợp, cho phép giao tiếp hiệu quả và điều chỉnh các mục tiêu cũng như kỳ vọng
của sự kiện.

• Coordinating logistics encompasses meticulous planning and execution of event details,

such as scheduling, staffing, and resource management, to ensure successful and well-
coordinated events.

Hậu cần điều phối bao gồm việc lập kế hoạch tỉ mỉ và thực hiện các chi tiết sự kiện, chẳng hạn
như lên kế hoạch, bố trí nhân sự và quản lý nguồn lực, để đảm bảo các sự kiện được phối hợp
tốt và thành công.

Revenue Management and Pricing

• Strategizing pricing for banquet services focuses on optimizing revenue while embracing
value-driven pricing models that effectively resonate with clients.

Chiến lược định giá cho dịch vụ tiệc tập trung vào việc tối ưu hóa doanh thu đồng thời áp dụng
các mô hình định giá dựa trên giá trị để tạo được tiếng vang hiệu quả với khách hàng.

• Adapting pricing dynamics for different event types involves aligning pricing strategies
with the unique demands of diverse events, ensuring competitive positioning and value
delivery.
Việc điều chỉnh động lực định giá cho các loại sự kiện khác nhau bao gồm việc điều chỉnh chiến
lược giá cho phù hợp với nhu cầu riêng của các sự kiện đa dạng, đảm bảo định vị cạnh tranh và
mang lại giá trị.

• When does the price fluctuate?

Giá biến động khi nào?

Marketing and Promotion

• Promoting venues and services involves implementing strategic marketing tactics to

heighten visibility and attract potential clients, bolstering event sales and bookings.

Quảng bá địa điểm và dịch vụ bao gồm việc thực hiện các chiến thuật tiếp thị chiến lược để
nâng cao khả năng hiển thị và thu hút khách hàng tiềm năng, thúc đẩy doanh số bán hàng và
đặt chỗ sự kiện.

• Leveraging digital marketing and social media platforms amplifies promotional reach,
enabling effective event promotion and engagement with a broader audience.

Tận dụng các nền tảng tiếp thị kỹ thuật số và truyền thông xã hội sẽ mở rộng phạm vi tiếp cận
quảng cáo, cho phép quảng bá sự kiện hiệu quả và tương tác với nhiều đối tượng hơn.

Technology and Audio-Visual Requirements

Catering and Menu Planning

• Designing menus and catering services involves crafting tailored culinary experiences
that align with event themes and client preferences, enhancing overall event
satisfaction.

Thiết kế thực đơn và dịch vụ ăn uống bao gồm việc tạo ra những trải nghiệm ẩm thực phù hợp
với chủ đề sự kiện và sở thích của khách hàng, nâng cao sự hài lòng tổng thể về sự kiện.

• Customizing food and beverage offerings ensures that catering services are uniquely
positioned to meet and exceed client needs, ultimately elevating the attendee dining
experience.

Tùy chỉnh các dịch vụ thực phẩm và đồ uống đảm bảo rằng các dịch vụ ăn uống được định vị
độc đáo để đáp ứng và vượt quá nhu cầu của khách hàng, cuối cùng là nâng cao trải nghiệm ăn
uống của người tham dự.
Training and Development for Sales Staff
 • Training sales staff in the hospitality industry equips them with the necessary skills and
knowledge to effectively drive sales and deliver exceptional client interactions.

Đào tạo nhân viên bán hàng trong ngành khách sạn trang bị cho họ những kỹ năng và kiến thức
cần thiết để thúc đẩy doanh số bán hàng một cách hiệu quả và mang lại những tương tác đặc
biệt với khách hàng.

• Developing a skilled and knowledgeable sales team enhances their capability to

confidently and competently promote venue offerings, ultimately driving increased
event bookings and revenue.

Phát triển đội ngũ bán hàng có kỹ năng và hiểu biết sẽ nâng cao khả năng của họ trong việc
quảng bá các dịch vụ địa điểm một cách tự tin và thành thạo, cuối cùng thúc đẩy doanh thu và
số lượng đặt chỗ sự kiện tăng lên.

Industry Networking and Collaboration

• Emphasizing the importance of networking and collaboration underscores the value of

building alliances to foster synergistic relationships and support mutual growth and
success within the industry.

Nhấn mạnh tầm quan trọng của mạng lưới và hợp tác nhấn mạnh giá trị của việc xây dựng liên
minh để thúc đẩy mối quan hệ hiệp lực và hỗ trợ sự phát triển và thành công chung trong
ngành.

• Cultivating industry relationships contributes to expanding opportunities and leveraging

collective expertise and resources for enhanced business outcomes and industry impact.

Xây dựng các mối quan hệ trong ngành góp phần mở rộng cơ hội và tận dụng chuyên môn và
nguồn lực tập thể để nâng cao kết quả kinh doanh và tác động của ngành.

WEEK 2

• Convention and Banquet sales are a critical component of the hospitality industry,
focusing on organizing and managing events, meetings, and social gatherings.
• This segment requires an intricate understanding of customer needs, event planning,
menu design, and service excellence.
• Effective banquet sales strategies can significantly enhance the reputation and revenue
of a hospitality business.

- Bán hàng hội nghị và tiệc là một bộ phận quan trọng của ngành khách sạn, tập trung vào việc
tổ chức và quản lý các sự kiện, cuộc họp và các cuộc tụ họp xã hội.
- Phân khúc này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của khách hàng, lập kế hoạch sự kiện,
thiết kế thực đơn và dịch vụ xuất sắc.
- Chiến lược bán tiệc hiệu quả có thể nâng cao đáng kể danh tiếng và doanh thu của doanh
nghiệp khách sạn.

Types of functions: Overview

• Banquet services cater to a variety of functions, each requiring unique planning and
execution.
• These include corporate events, social gatherings, weddings, and formal dinners.
• Understanding the nuances of each type of function is essential for successful event
management, including the choice of menu, decor, and overall theme.

- Dịch vụ tiệc phục vụ nhiều chức năng khác nhau, mỗi chức năng đều yêu cầu lập kế hoạch và
thực hiện riêng.
- Chúng bao gồm các sự kiện của công ty, các cuộc tụ họp xã hội, đám cưới và bữa tối trang
trọng.
- Hiểu các sắc thái của từng loại chức năng là điều cần thiết để quản lý sự kiện thành công, bao
gồm việc lựa chọn thực đơn, trang trí và chủ đề tổng thể.

Corporate events

• Corporate events range from conferences to employee retreats.

• They require careful attention to detail, often aiming to reflect the company's brand and
values.
• Key aspects include technology integration, professional service, and customized menu
options that cater to a diverse workforce.

- Các sự kiện của công ty bao gồm từ hội nghị đến các buổi nghỉ dưỡng của nhân viên.
- Họ yêu cầu sự chú ý cẩn thận đến từng chi tiết, thường nhằm mục đích phản ánh thương hiệu
và giá trị của công ty.
- Các khía cạnh chính bao gồm tích hợp công nghệ, dịch vụ chuyên nghiệp và các tùy chọn menu
tùy chỉnh phục vụ lực lượng lao động đa dạng.

Social gatherings

• Social gatherings, including weddings, anniversaries, and parties, are a vital part of
banquet services.
• These events often require personalized attention, creative themes, and a warm
atmosphere.
• Catering to these events involves understanding client visions, offering diverse menu
options, and ensuring a memorable experience for all guests.
• Vital to

- Các cuộc tụ họp xã hội, bao gồm đám cưới, ngày kỷ niệm và tiệc tùng, là một phần quan trọng
của dịch vụ tiệc.
- Những sự kiện này thường đòi hỏi sự chú ý cá nhân, chủ đề sáng tạo và bầu không khí ấm áp.
- Phục vụ cho những sự kiện này bao gồm việc hiểu tầm nhìn của khách hàng, đưa ra các lựa
chọn thực đơn đa dạng và đảm bảo trải nghiệm đáng nhớ cho tất cả khách hàng.
- Quan trọng đối với

Types of set up

The best way to layout a room is dependent on a number of factors, including:

1. Space available inside the banquet hall.

2. Size of the audience ie (minimum guaranteed pax and maximum).
3. Expected level of activity and interaction required.
4. Place required for dinner tables, meeting tables and head tables.
5. Details of equipment required, e.g., projectors, screen, lecterns, Flip chart, board, dance
floor, stage, etc.
6. The type of service. E.g., Site down full service, Buffet, etc. Places are required for dinner
tables, meeting tables,

Cách tốt nhất để bố trí một căn phòng phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm:

1. Không gian có sẵn bên trong phòng tiệc.

2. Quy mô khán giả tức là (số lượng khách được đảm bảo tối thiểu và tối đa).
3. Mức độ hoạt động và tương tác mong đợi.
4. Vị trí cần thiết cho bàn ăn tối, bàn họp và bàn chính.
5. Chi tiết về thiết bị cần có, ví dụ: máy chiếu, màn hình, bục giảng, bảng lật, bảng, sàn nhảy, sân
khấu, v.v.
6. Loại dịch vụ. Ví dụ: Dịch vụ trọn gói tại chỗ, Tiệc tự chọn, v.v. Cần có địa điểm cho bàn ăn tối,
bàn họp,
MICE TOURISM: MEETING INDUSTRY

CHECK YOUR WEBSITE

What to Include in Your Venue Listing?

• Accurate floor plans. If the platform lets you add a floorplan, you should. Planners find
them to be immensely helpful.
• Quality photos. Photos that show the possibilities in your space. Include images of past
events to help planners visualize their events at your hotel.
• Video. In our survey of planners, 40% said that a video is the most helpful way to
visualize a space.
• Differentiating details. What elements set your space apart? And more importantly, how
can your space meet the unique objectives of various meeting types?
• Use testimonials. Show off the success of past events to prove that future events can
run smoothly in your hotel.

- Sơ đồ mặt bằng chính xác. Nếu nền tảng cho phép bạn thêm sơ đồ tầng thì bạn nên làm như
vậy. Các nhà lập kế hoạch nhận thấy chúng vô cùng hữu ích.
- Ảnh chất lượng. Những bức ảnh thể hiện khả năng trong không gian của bạn. Bao gồm hình
ảnh về các sự kiện trong quá khứ để giúp người lập kế hoạch hình dung các sự kiện của họ tại
khách sạn của bạn.
- Băng hình. Trong cuộc khảo sát của chúng tôi về các nhà quy hoạch, 40% nói rằng video là
cách hữu ích nhất để hình dung một không gian.
- Chi tiết phân biệt. Những yếu tố nào làm nổi bật không gian của bạn? Và quan trọng hơn, làm
thế nào không gian của bạn có thể đáp ứng được các mục tiêu riêng của nhiều loại cuộc họp
khác nhau?
- Sử dụng lời chứng thực. Thể hiện sự thành công của các sự kiện trong quá khứ để chứng minh
rằng các sự kiện trong tương lai có thể diễn ra suôn sẻ tại khách sạn của bạn.

Banquet Event Order BEO

A banquet event order is a comprehensive document that outlines every detail of an event
being held at your hotel, restaurant, or event venue. Your BEO should be the only reference
point needed to execute a given event successfully, and as a result, it should be detailed and
thorough.

Đơn đặt hàng sự kiện tiệc là một tài liệu toàn diện nêu rõ mọi chi tiết về sự kiện được tổ chức
tại khách sạn, nhà hàng hoặc địa điểm tổ chức sự kiện của bạn. BEO của bạn phải là điểm tham
chiếu duy nhất cần thiết để thực hiện thành công một sự kiện nhất định và do đó, nó phải chi
tiết và kỹ lưỡng.

Beo information
 • Event details such as the event name, date, setup times, event start time, event end
time, expected guest count, and specific room location(s).

• Chi tiết sự kiện như tên sự kiện, ngày, thời gian thiết lập, thời gian bắt đầu sự kiện, thời gian
kết thúc sự kiện, số lượng khách dự kiến và (các) vị trí phòng cụ thể.

• Detailed order and timing of events for the day. For weddings, the BEO will typically
include event timelines for everything, such as guest arrival, ceremony start time,
cocktail hour start/end times, when the toasts are, time of dinner service, and time of
the cake cutting.

• Chi tiết thứ tự và thời gian các sự kiện trong ngày. Đối với đám cưới, BEO thường sẽ bao gồm
các mốc thời gian sự kiện cho mọi thứ, chẳng hạn như khách đến, thời gian bắt đầu buổi lễ, thời
gian bắt đầu/kết thúc giờ uống cocktail, thời điểm nâng cốc chúc mừng, thời gian phục vụ bữa
tối và thời gian cắt bánh.

• Menu selections for food and beverage, including types of appetizers served, whether
champagne will be passed when guests arrive, quantity of each entrée selection,
vegetarian meals needed, special dietary needs of guests, water service details, number
and type of vendor meals, number and type of children’s meals, types of alcohol and
beer to be served at the bar (including specific brands), and kind of coffee service to be
provided. The BEO will also include how the buffet or food stations will be set up and
positioned in the room.

• Lựa chọn thực đơn đồ ăn và đồ uống, bao gồm các loại món khai vị được phục vụ, rượu sâm
panh có được chuyển khi khách đến hay không, số lượng mỗi món khai vị được lựa chọn, các
bữa ăn chay cần thiết, nhu cầu ăn kiêng đặc biệt của khách, chi tiết về dịch vụ nước, số lượng và
loại bữa ăn của nhà cung cấp, số lượng và loại bữa ăn cho trẻ em, loại rượu và bia được phục vụ
tại quầy bar (bao gồm cả các nhãn hiệu cụ thể) và loại dịch vụ cà phê sẽ được cung cấp. BEO
cũng sẽ bao gồm cách bố trí và bố trí các quầy ăn tự chọn hoặc đồ ăn trong phòng.

• Audio-visual (AV) details provided by the venue. The AV details will include the quantity
and types of lighting, number and size of screens, types of microphones needed,
internet access, and unique power requirements.

• Thông tin chi tiết về nghe nhìn (AV) do địa điểm cung cấp. Thông tin chi tiết về AV sẽ bao gồm
số lượng và loại ánh sáng, số lượng và kích thước màn hình, loại micrô cần thiết, khả năng truy
cập Internet và các yêu cầu về nguồn điện riêng.

• Room setup details such as number of tables, number of seats per table, location of the
entertainment, stage size/height/location, location of green room(s), a diagram of the
room layout, linen colors, and styles to be used, centerpiece details, types of chairs to
be used, notes about rental items related to the room setup.
• Chi tiết sắp xếp phòng như số bàn, số ghế mỗi bàn, vị trí giải trí, kích thước/chiều cao/vị trí
sân khấu, vị trí của (các) phòng xanh, sơ đồ bố trí phòng, màu vải lanh và phong cách sẽ được
thực hiện đã sử dụng, chi tiết trang trí trung tâm, loại ghế sẽ sử dụng, ghi chú về các vật dụng
cho thuê liên quan đến việc bố trí phòng.

• Vendor contact information for outside suppliers such as the event planner, florist, linen
provider, band, caterer, and rental company. The details needed for each supplier are
included, such as their arrival or delivery time and special setup requirements or
accommodations that the hotel or venue must provide.

• Thông tin liên hệ của nhà cung cấp cho các nhà cung cấp bên ngoài như người tổ chức sự
kiện, người bán hoa, nhà cung cấp vải lanh, ban nhạc, nhà cung cấp thực phẩm và công ty cho
thuê. Bao gồm các thông tin chi tiết cần thiết cho mỗi nhà cung cấp, chẳng hạn như thời gian
đến hoặc giao hàng và các yêu cầu thiết lập đặc biệt hoặc chỗ ở mà khách sạn hoặc địa điểm
phải cung cấp.

• Regarding the event vendors, the BEO includes details such as when the rental company
will pick up rental items after the event and when the floral or décor company will arrive
to tear down and remove floral and décor items. As the event planner, ensure all your
contact information is included in the BEO.

• Về các nhà cung cấp sự kiện, BEO bao gồm các thông tin chi tiết như khi nào công ty cho thuê
sẽ nhận đồ cho thuê sau sự kiện và khi nào công ty hoa hoặc trang trí sẽ đến để tháo dỡ và loại
bỏ các đồ trang trí và hoa. Với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện, hãy đảm bảo tất cả thông
tin liên hệ của bạn đều có trong BEO.

• Staffing requirements include the number of wait staff and bartenders at the event,
security staff, parking attendants, coat check attendants, ticket sellers, etc.

• Yêu cầu về nhân sự bao gồm số lượng nhân viên phục vụ và nhân viên pha chế tại sự kiện,
nhân viên an ninh, nhân viên giữ xe, nhân viên kiểm tra áo khoác, nhân viên bán vé, v.v
• Parking and transportation logistics include details about valet parking, guest self-
parking and arrival times of guest shuttles

• Dịch vụ hậu cần về bãi đậu xe và vận chuyển bao gồm thông tin chi tiết về dịch vụ đỗ xe cho
khách, dịch vụ tự đỗ xe của khách và thời gian đến của xe đưa đón khách.

• Costs associated with every service provided by the hotel/venue in the BEO including
taxes and added fees along with payment due dates. The terms and conditions will
outline details related to a cancellation of the event, along with payment due dates and
other legalities. You can review the costs from the BEO with the client’s wedding budget
to ensure it is in line with the client’s expectations.
• Chi phí liên quan đến mọi dịch vụ do khách sạn/địa điểm cung cấp trong BEO bao gồm thuế và
phí bổ sung cùng với ngày đến hạn thanh toán. Các điều khoản và điều kiện sẽ nêu chi tiết liên
quan đến việc hủy sự kiện, cùng với ngày đến hạn thanh toán và các quy định pháp lý khác. Bạn
có thể xem xét chi phí từ BEO với ngân sách đám cưới của khách hàng để đảm bảo chi phí phù
hợp với mong đợi của khách hàng.

• The hotel and venue staff live by the BEO on the day of an event. Every hotel and venue
uses some form of a BEO for their events. The BEO will typically be used by the kitchen,
banquet captains, catering manager, staffing manager, front desk, parking department,
audio-visual department, beverage manager, accounting, and the convention services
department.

• Nhân viên khách sạn và địa điểm trực tiếp theo BEO vào ngày diễn ra sự kiện. Mọi khách sạn
và địa điểm đều sử dụng một số hình thức BEO cho sự kiện của họ. BEO thường sẽ được sử
dụng bởi nhà bếp, người tổ chức tiệc, quản lý phục vụ ăn uống, quản lý nhân sự, lễ tân, bộ phận
đỗ xe, bộ phận nghe nhìn, quản lý đồ uống, kế toán và bộ phận dịch vụ hội nghị.

• The banquet event order is prepared by the catering manager at a hotel or event
coordinator at a catering facility. The BEO form will evolve and change throughout the
event planning process. The information on the form must be as accurate as possible to
ensure the correct timing, layout, cost, details, and menu for the event day.

• Lệnh tổ chức tiệc được chuẩn bị bởi người quản lý suất ăn tại khách sạn hoặc người điều phối
sự kiện tại cơ sở phục vụ ăn uống. Biểu mẫu BEO sẽ phát triển và thay đổi trong suốt quá trình
lập kế hoạch sự kiện. Thông tin trên biểu mẫu phải chính xác nhất có thể để đảm bảo đúng thời
gian, bố cục, chi phí, chi tiết và thực đơn cho ngày diễn ra sự kiện.

• As a professional event planner, our job is to work with the catering manager or catering
event coordinator to share event details, coordinate timing, ensure logistics are correct,
and review the BEO for accuracy. The client will usually be required to sign the final BEO
before the event. You will likely check all the details of the BEO throughout the planning
process and with your clients and the venue manager at the final walk-through meeting
before an event.

• Với tư cách là người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, công việc của chúng tôi là làm việc với
người quản lý dịch vụ ăn uống hoặc điều phối viên sự kiện phục vụ ăn uống để chia sẻ thông tin
chi tiết về sự kiện, điều phối thời gian, đảm bảo khâu hậu cần chính xác và xem xét BEO để đảm
bảo tính chính xác. Khách hàng thường sẽ được yêu cầu ký BEO cuối cùng trước sự kiện. Bạn có
thể sẽ kiểm tra tất cả các chi tiết của BEO trong suốt quá trình lập kế hoạch và với khách hàng
của bạn cũng như người quản lý địa điểm tại cuộc họp cuối cùng trước khi diễn ra sự kiện.

• There are a variety of styles and templates that hotels and catering facilities use for their
banquet event order.
• Có rất nhiều kiểu dáng và mẫu mã mà các khách sạn và cơ sở phục vụ ăn uống sử dụng cho
đơn hàng tổ chức tiệc của họ.

• The BEO is usually broken up into blocks of information such as food and beverage,
audio-visual, room setup, timing, and outside vendor information. BEOs will also list
terms and conditions and have signature blocks for the client to sign.

• BEO thường được chia thành các khối thông tin như thực phẩm và đồ uống, nghe nhìn, bố trí
phòng, thời gian và thông tin về nhà cung cấp bên ngoài. BEO cũng sẽ liệt kê các điều khoản và
điều kiện cũng như có các khối chữ ký để khách hàng ký.

• If you are planning a weekend of events for a wedding, there may be different BEO’s for
each event such as the welcome reception, rehearsal dinner, bridesmaids' brunch,
wedding, and the post-wedding brunch.

• Nếu bạn đang lên kế hoạch tổ chức các sự kiện vào cuối tuần cho đám cưới, có thể có BEO
khác nhau cho mỗi sự kiện, chẳng hạn như tiệc chiêu đãi chào mừng, bữa tối diễn tập, bữa sáng
muộn dành cho phù dâu, đám cưới và bữa sáng muộn sau đám cưới.

• Once your client signs the BEO, it is a binding contract. It is critical that you, as the
planner, and your clients meticulously review the final BEO. Do not assume that
something will happen if it is not in the BEO, even if you talked about it numerous times
with the venue or catering manager. Make sure every possible question is asked,
answered, and documented in the BEO., including taxes and added fees.

• Sau khi khách hàng của bạn ký BEO, đó sẽ là một hợp đồng ràng buộc. Điều quan trọng là bạn,
với tư cách là người lập kế hoạch và khách hàng của bạn phải xem xét tỉ mỉ BEO cuối cùng.
Đừng cho rằng điều gì đó sẽ xảy ra nếu nó không có trong BEO, ngay cả khi bạn đã nói về điều
đó nhiều lần với người quản lý địa điểm hoặc dịch vụ ăn uống. Đảm bảo mọi câu hỏi có thể đều
được hỏi, trả lời và ghi lại trong BEO., bao gồm thuế và phí bổ sung,

WEEK 3

Marketing Defined Tiếp thị được xác định

• The American Marketing Association

The process of planning and executing the conception, pricing, promotion, and distribution of
ideas, goods, and services to create exchanges that satisfy individual and organizational
objectives

• Hiệp hội Tiếp thị Hoa Kỳ

Quá trình lập kế hoạch và thực hiện ý tưởng, định giá, khuyến mãi và phân phối ý tưởng, hàng
hóa và dịch vụ để tạo ra sự trao đổi nhằm thỏa mãn các mục tiêu của cá nhân và tổ chức
Robert Reid Definition of Marketing Robert Reid Định nghĩa về tiếp thị

• Brings together the financial concerns of management and the need to satisfy consumer
needs
• Definition encompasses three items

• Tập hợp các mối quan tâm về tài chính của ban quản lý và nhu cầu đáp ứng nhu cầu của người
tiêu dùng
• Định nghĩa bao gồm ba mục

Developing a Marketing Plan Phát triển một kế hoạch tiếp thị

• Conduct a marketing audit • Tiến hành kiểm tra tiếp thị

• Select target markets
• Position the property
• Determine marketing objectives
• Develop and implement action plans
• Monitor and evaluate the marketing
plan
• Lựa chọn thị trường mục tiêu
• Định vị tài sản
• Xác định mục tiêu tiếp thị
• Xây dựng và thực hiện các kế hoạch hành
động
• Theo dõi và đánh giá kế hoạch tiếp thị

Conduct a Marketing Audit Tiến hành kiểm toán tiếp thị

• Customers  Khách hàng

• Property  Tài sản
• Competition  Cuộc thi

Select Target Markets Chọn thị trường mục tiêu

• Marketing segmentation involves dividing a heterogeneous market into smaller

homogeneous segments.

• Phân khúc tiếp thị bao gồm việc chia một thị trường không đồng nhất thành những phân khúc
đồng nhất nhỏ hơn.

Segmentation Variables Biến phân đoạn

• Geographic segmentation • Phân khúc địa lý

• Demographic segmentation • Phân khúc theo nhân khẩu học
• Psychographic segmentation • Phân khúc tâm lý
• Usage or behavioral segmentation • Phân khúc sử dụng hoặc hành vi
• Benefit segmentation • Phân khúc lợi ích

Market Segments Phân khúc thị trường

Segments selected on the basis of:
• Size
• Likelihood of growth
• Competitive position
• The cost of reaching the segment
• The compatibility of the segment
• Resources
Revenue grid
• Can be helpful to existing businesses in selecting workable market segment

Phân khúc được lựa chọn trên cơ sở:

• Kích cỡ
• Khả năng tăng trưởng
• Vị trí cạnh tranh
• Chi phí để tiếp cận phân khúc
• Tính tương thích của phân khúc
• Tài nguyên
Lưới doanh thu
• Có thể hữu ích cho các doanh nghiệp hiện tại trong việc lựa chọn phân khúc thị trường khả thi

Position the Property Định vị tài sản

• Creates an image
• Positioning statement
• Differentiates property from competition
• Perceptual maps
• Visual representation of two elements:
• Various benefits
• Perception of benefits

• Tạo một hình ảnh

• Tuyên bố định vị
• Phân biệt tài sản với đối thủ cạnh tranh
• Bản đồ nhận thức
 Biểu diễn trực quan của hai yếu tố:
• Nhiều lợi ích khác nhau
• Nhận thức về lợi ích

Determining Marketing Objectives Xác định mục tiêu tiếp thị

• Criteria • Tiêu chuẩn

• Life-cycle curve • Đường cong vòng đời
• Buying process • Quy trình mua hàng
Developing and Implementing Action Plans

• The marketing mix: “Four Ps”:

• Product-service mix
• Price
• Promotion-communication mix
• Place-distribution mix
• Various means of budget development include:
• Percentage of sales
• Spend what competition is spending
• Spend what businesses can afford
• Modify budget in light of amount available

Xây dựng và thực hiện các kế hoạch hành động

 Hỗn hợp tiếp thị: “Bốn P”:

• Kết hợp sản phẩm-dịch vụ
• Giá
• Kết hợp xúc tiến-truyền thông
• Hỗn hợp phân bố theo địa điểm
 Các phương tiện phát triển ngân sách khác nhau bao gồm:
• Phần trăm doanh thu
• Chi tiêu những gì cạnh tranh đang chi tiêu
• Chi tiêu những gì doanh nghiệp có thể chi trả
• Sửa đổi ngân sách dựa trên số tiền sẵn có

Monitoring and Evaluating the Marketing Plan Giám sát và đánh giá kế hoạch tiếp thị

• Do I know what my customers want?

• Do I know what people in the marketplace want who are not yet my customers?
• Do I know my target market?

• Tôi có biết khách hàng muốn gì không?

• Tôi có biết những người chưa phải là khách hàng của tôi muốn gì trên thị trường không?
• Tôi có biết thị trường mục tiêu của mình không?

• Objectives should be: Mục tiêu nên là:

• Specific • Consistent with product life-

• Measurable cycle
• Achievable • Consistent with buying
• Realistic process
• Time-based
• Cụ thể
• Đo lường được • Dựa trên thời gian
• Có thể đạt được • Phù hợp với vòng đời sản phẩm
• Thực tế • Phù hợp với quy trình mua hàng

WEEK 4

5 Hotel Sales Strategies to Book More Group Business

5 chiến lược bán hàng khách sạn để đặt thêm công việc kinh doanh theo nhóm

• There’s more and more demand for group business at hotels.

• To capitalize on this vast opportunity, your hotel sales strategy may need an overhaul.
• If you want to develop a cohesive sales strategy for groups and meetings, you need to
consider many complex factors.

• Nhu cầu kinh doanh tập thể tại khách sạn ngày càng nhiều.
• Để tận dụng cơ hội to lớn này, chiến lược bán hàng khách sạn của bạn có thể cần được xem
xét lại.
• Nếu muốn phát triển chiến lược bán hàng gắn kết cho nhóm, cuộc họp, bạn cần cân nhắc
nhiều yếu tố phức tạp.

We will focus on 5 areas for hotels to grow group sales:

Chúng tôi sẽ tập trung vào 5 lĩnh vực để khách sạn tăng doanh thu theo nhóm:

1. Understand hotel industry trends

2. Improving group distribution
3. Refining lead management strategies
4. Responding with strong event proposals
5. Getting more out of group F&B

1. Hiểu rõ xu hướng ngành khách sạn

2. Cải thiện việc phân bổ nhóm
3. Tinh chỉnh chiến lược quản lý khách hàng tiềm năng
4. Đáp lại những đề xuất sự kiện mạnh mẽ
5. Khai thác được nhiều hơn từ nhóm F&B

1. Understand hotel industry trends driving group business

1. Hiểu rõ xu hướng kinh doanh của ngành khách sạn thúc đẩy hoạt động kinh doanh của
nhóm

• Meetings are getting bigger ” 22.7%, according to the AMEX Global Meetings Forecast.
But the number of meetings isn’t growing as fast (only 5.4% over the same period).
 • And here’s the kicker: A tiny percentage of meetings that require 500+ rooms make up
nearly 40% of all hotel group revenue.
• The point? The number of opportunities is stagnant, and the big fish are worth catching.
That means there’s a more competitive climate for group sales.
• Today, landing meetings require a more innovative approach to hotel sales and
marketing. Turning them into repeat business is all about building mutually beneficial
relationships with planners. A great sales strategy incorporates both.

• Các cuộc họp ngày càng lớn hơn ” 22,7%, theo Dự báo Cuộc họp Toàn cầu của AMEX. Nhưng
số lượng cuộc họp không tăng nhanh (chỉ 5,4% so với cùng kỳ).
• Và đây là điểm khởi đầu: Một tỷ lệ nhỏ các cuộc họp yêu cầu hơn 500 phòng chiếm gần 40%
tổng doanh thu của tập đoàn khách sạn.
• Vấn đề? Số lượng cơ hội trì trệ, và những con cá lớn đáng để bắt. Điều đó có nghĩa là có một
môi trường cạnh tranh hơn cho việc bán hàng theo nhóm.
• Ngày nay, các cuộc họp hạ cánh đòi hỏi một cách tiếp cận sáng tạo hơn trong hoạt động tiếp
thị và bán hàng khách sạn. Biến chúng thành hoạt động kinh doanh lặp lại chính là xây dựng mối
quan hệ đôi bên cùng có lợi với các nhà quy hoạch. Một chiến lược bán hàng tuyệt vời kết hợp
cả hai.

Group acquisition costs are taking a toll on chains.

When you consider all the costs, large hotels shell out 15-25% of guest-paid revenue to acquire
new group business. By 2022, this number could be 20-30%. This becomes an issue for larger
chains, which usually offer ample meeting space and consider group business a key revenue
driver.

Chi phí mua lại nhóm đang gây thiệt hại cho chuỗi.

Khi bạn xem xét tất cả các chi phí, các khách sạn lớn sẽ chi 15-25% doanh thu do khách trả để
có được hoạt động kinh doanh nhóm mới. Đến năm 2022, con số này có thể là 20-30%. Điều
này trở thành một vấn đề đối với các chuỗi lớn hơn, nơi thường cung cấp không gian hội họp
rộng rãi và coi hoạt động kinh doanh theo nhóm là động lực doanh thu chính.

2. Optimize hotel sales and marketing with better distribution

2. Tối ưu hóa hoạt động bán hàng và tiếp thị khách sạn với hệ thống phân phối tốt hơn

Your group bookings are more successful when you cost-effectively acquire them.
Top hotels have created channels where planners can book event spaces directly.

Việc đặt chỗ theo nhóm của bạn sẽ thành công hơn khi bạn thu được chúng một cách hiệu quả
về mặt chi phí.
Các khách sạn hàng đầu đã tạo các kênh để người lập kế hoạch có thể đặt chỗ trực tiếp cho sự
kiện.
This move makes sense for properties and chains of all sizes because:

Động thái này có ý nghĩa đối với các thuộc tính và chuỗi thuộc mọi quy mô vì:

• Hotels can connect directly with planners and build a network of planners to improve
repeat business.
• Over 50% of planners now do their venue research online, so list your property on
venue marketplaces for more visibility.
• That means it’s high time for hotels to meet planners where they are.
• A venue search engine can increase a hotel’s visibility to planners while sidestepping
OTA fees.
• Platforms like Cvent Supplier Network let venues and hotels create profiles like the one
below. Planners can search for venues and send RFPs.

• Khách sạn có thể kết nối trực tiếp với các nhà quy hoạch và xây dựng mạng lưới các nhà quy
hoạch để cải thiện hoạt động kinh doanh lặp lại.
• Hơn 50% người lập kế hoạch hiện thực hiện nghiên cứu địa điểm trực tuyến, vì vậy hãy đăng
tài sản của bạn trên thị trường địa điểm để có nhiều khả năng hiển thị hơn.
• Điều đó có nghĩa là đã đến lúc các khách sạn phải gặp các nhà quy hoạch ở nơi họ đang ở.
• Công cụ tìm kiếm địa điểm có thể tăng khả năng hiển thị của khách sạn cho người lập kế
hoạch đồng thời giảm phí OTA.
• Các nền tảng như Mạng lưới Nhà cung cấp Cvent cho phép các địa điểm và khách sạn tạo hồ
sơ như hồ sơ bên dưới. Người lập kế hoạch có thể tìm kiếm địa điểm và gửi RFP.

What to Include in Your Venue Listing:

Những gì cần bao gồm trong danh sách địa điểm của bạn:

• Accurate floor plans. If the platform lets you add a floorplan, you should. Planners find
them to be immensely helpful.
• Quality photos. Photos that show the possibilities in your space. Include images of past
events to help planners visualize their events at your hotel.
• Video. In our survey of planners, 40% said that a video is the most helpful way to
visualize a space.
• Differentiating details. What elements set your space apart? More importantly, how can
your space meet the unique objectives of various meeting types?
• Use testimonials. Show off the success of past events to prove that future events can
run smoothly in your hotel.
• Partner with CVBs. Convention and Visitors Bureaus (CVBs) are local non-profits typically
funded by a portion of hotel room occupancy taxes. CVBs recommend hotels and
venues to planners based on the event’s specific needs. That means that RFPs from
CVBs are generally more qualified than leads. Best of all, these leads come at no cost to
the property.
 • It’s your responsibility to educate them about the benefits of your hotel. Hotels can
leverage this to build relationships with other vendors and industry pros.

• Sơ đồ mặt bằng chính xác. Nếu nền tảng cho phép bạn thêm sơ đồ tầng thì bạn nên làm như
vậy. Các nhà lập kế hoạch nhận thấy chúng vô cùng hữu ích.
• Ảnh chất lượng. Những bức ảnh thể hiện khả năng trong không gian của bạn. Bao gồm hình
ảnh về các sự kiện trong quá khứ để giúp người lập kế hoạch hình dung các sự kiện của họ tại
khách sạn của bạn.
• Băng hình. Trong cuộc khảo sát của chúng tôi về các nhà quy hoạch, 40% nói rằng video là
cách hữu ích nhất để hình dung một không gian.
• Chi tiết khác biệt. Những yếu tố nào làm nổi bật không gian của bạn? Quan trọng hơn, làm thế
nào không gian của bạn có thể đáp ứng các mục tiêu riêng của các loại cuộc họp khác nhau?
• Sử dụng lời chứng thực. Thể hiện sự thành công của các sự kiện trong quá khứ để chứng minh
rằng các sự kiện trong tương lai có thể diễn ra suôn sẻ tại khách sạn của bạn.
• Hợp tác với CVB. Văn phòng Hội nghị và Du khách (CVB) là các tổ chức phi lợi nhuận ở địa
phương thường được tài trợ bằng một phần thuế sử dụng phòng khách sạn. CVB giới thiệu
khách sạn và địa điểm cho người lập kế hoạch dựa trên nhu cầu cụ thể của sự kiện. Điều đó có
nghĩa là RFP từ CVB thường có chất lượng cao hơn khách hàng tiềm năng. Trên hết, những
khách hàng tiềm năng này không mất phí đối với tài sản.
• Trách nhiệm của bạn là giáo dục họ về lợi ích của khách sạn. Các khách sạn có thể tận dụng
điều này để xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp khác và các chuyên gia trong ngành.

3. Improve hotel lead management

3. Cải thiện quản lý khách hàng tiềm năng

Today, planners can submit RFPs with just a few clicks. In just five years, the industry has seen a
300% increase in RFP leads from planners.

• With growing demand and more RFPs, properties could swim in a sea of never-ending
RFPs. And because the first five properties win 75% of proposals to respond, you need
to manage those leads well.
• Learn More About Event Sales Solution
• As a result, hotels that want to succeed in their group sales have to optimize their RFP
management in three main areas.

Ngày nay, người lập kế hoạch có thể gửi RFP chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Chỉ trong 5 năm,
ngành này đã chứng kiến lượng khách hàng tiềm năng RFP từ các nhà lập kế hoạch tăng 300%.

• Với nhu cầu ngày càng tăng và nhiều RFP hơn, bất động sản có thể bơi trong biển RFP không
bao giờ kết thúc. Và bởi vì năm cơ sở kinh doanh đầu tiên nhận được 75% đề xuất phản hồi nên
bạn cần quản lý tốt những khách hàng tiềm năng đó.
• Tìm hiểu thêm về giải pháp bán hàng sự kiện
• Do đó, các khách sạn muốn thành công trong việc bán hàng theo nhóm phải tối ưu hóa việc
quản lý RFP trong ba lĩnh vực chính.

Speed up RFP response

Tăng tốc độ phản hồi RFP

• Technology may be creating the problem, but it’s also solving it. These days, response
times to RFPs have dropped from 2+ weeks to under 24 hours. A 24-hour turnaround
has become the new standard at some leading hotels and chains.
• This is largely because of automatic lead scoring and RFP response templates. These
tools drastically cut down on the work it takes to respond.
• A quick response not only gets a proposal in front of planners before competitors but
also communicates that your hotel prioritizes its business and communicates efficiently.
After all, there’s no second chance at a first impression.
• Công nghệ có thể đang tạo ra vấn đề nhưng cũng đang giải quyết vấn đề đó. Ngày nay, thời
gian phản hồi RFP đã giảm từ hơn 2 tuần xuống dưới 24 giờ. Thời gian quay vòng 24 giờ đã trở
thành tiêu chuẩn mới tại một số khách sạn và chuỗi khách sạn hàng đầu.
• Điều này phần lớn là do các mẫu phản hồi RFP và chấm điểm khách hàng tiềm năng tự động.
Những công cụ này cắt giảm đáng kể công việc cần thiết để đáp ứng.
• Phản hồi nhanh không chỉ đưa ra đề xuất trước những người lập kế hoạch trước đối thủ cạnh
tranh mà còn truyền đạt rằng khách sạn của bạn ưu tiên hoạt động kinh doanh và truyền đạt
hiệu quả. Rốt cuộc, không có cơ hội thứ hai cho ấn tượng đầu tiên.

Fine-tune your lead scoring

• The more leads you have, the more important it is to pinpoint the most promising
inquiries. Even with an influx of RFPs, the opportunity is lost without a smart lead-
scoring system in place.
• To make it happen, look at your internal processes. Technology again plays a huge role,
with new systems that automatically score leads as they come in.
• These tools can work well if you set smart parameters. Today, hotel CRMs need detailed
RFP management frameworks to score incoming leads. You must develop a strategy to
weed out leads and highlight the best opportunities.

Tinh chỉnh việc chấm điểm khách hàng tiềm năng của bạn

• Bạn càng có nhiều khách hàng tiềm năng thì việc xác định được những yêu cầu hứa hẹn nhất
càng quan trọng hơn. Ngay cả khi có rất nhiều RFP, cơ hội sẽ bị mất nếu không có hệ thống
chấm điểm khách hàng tiềm năng thông minh.
• Để biến điều đó thành hiện thực, hãy xem xét các quy trình nội bộ của bạn. Công nghệ một
lần nữa đóng một vai trò to lớn, với các hệ thống mới tự động ghi điểm cho khách hàng tiềm
năng khi họ đến.
• Những công cụ này có thể hoạt động tốt nếu bạn thiết lập các thông số thông minh. Ngày nay,
CRM của khách sạn cần khung quản lý RFP chi tiết để ghi điểm cho khách hàng tiềm năng. Bạn
phải phát triển một chiến lược để loại bỏ các khách hàng tiềm năng và làm nổi bật những cơ hội
tốt nhất.

Segment your group business

• No hotel can be everything to every customer. Hotels and chains have to be realistic
about what they can do well. Just as importantly, they need to pinpoint the right
customers to target with those offerings.
• Give your hotel sales strategy a more targeted approach. Identify the broad groups you
want to attract (say, weddings). Then, divide those groups into segments (perhaps
traditional weddings or weddings of a particular size).
• Different groups have different needs, acquisition costs, timelines, and profitability. You
must market and sell to them accordingly for more effective hotel sales.

Phân khúc doanh nghiệp nhóm của bạn

• Không có khách sạn nào có thể đáp ứng mọi nhu cầu của mọi khách hàng. Các khách sạn và
chuỗi khách sạn phải thực tế về những gì họ có thể làm tốt. Điều quan trọng không kém là họ
cần xác định đúng khách hàng để nhắm mục tiêu với những dịch vụ đó.
• Cung cấp cho chiến lược bán hàng khách sạn của bạn một cách tiếp cận có mục tiêu hơn. Xác
định các nhóm lớn mà bạn muốn thu hút (chẳng hạn như đám cưới). Sau đó, chia các nhóm đó
thành các phân khúc (có thể là đám cưới truyền thống hoặc đám cưới có quy mô cụ thể).
• Các nhóm khác nhau có nhu cầu, chi phí mua lại, thời gian và lợi nhuận khác nhau. Bạn phải
tiếp thị và bán hàng cho họ một cách phù hợp để việc bán hàng tại khách sạn hiệu quả hơn.

4. Improve your RFP responses with better proposals

4. Cải thiện phản hồi RFP của bạn bằng các đề xuất tốt hơn

Timely and targeted RFP responses are one thing. But no matter how fast and personalized your
response is, you need to put together an effective event proposal.

Phản hồi RFP kịp thời và có mục tiêu là một chuyện. Nhưng cho dù phản hồi của bạn nhanh và
được cá nhân hóa đến mức nào, bạn vẫn cần đưa ra một đề xuất sự kiện hiệu quả.

These days, group proposals are more than just a bidding war. Your proposal needs to show
how your hotel can add value.

Ngày nay, các đề xuất nhóm không chỉ là một cuộc chiến đấu thầu. Đề xuất của bạn cần cho
thấy khách sạn của bạn có thể tăng thêm giá trị như thế nào.
How you communicate your value matters because 37% of planners say bad communication is
why they choose another venue.

Cách bạn truyền đạt giá trị của mình rất quan trọng vì 37% người lập kế hoạch cho rằng giao
tiếp kém là lý do khiến họ chọn địa điểm khác.

Show, don’t tell.

When planners can visualize the space, they can imagine their event in the hotel,” and they
have a vision of their event long before they ever send an RFP.

Khi người lập kế hoạch có thể hình dung ra không gian, họ có thể tưởng tượng ra sự kiện của họ
trong khách sạn” và họ có tầm nhìn về sự kiện của mình từ rất lâu trước khi gửi RFP.

To show your space, turn to event diagramming technology. Tools like these allow hotels to
map out each piece of the event to scale ” down to where the mics will be placed.

Để hiển thị không gian của bạn, hãy chuyển sang công nghệ lập sơ đồ sự kiện. Những công cụ
như thế này cho phép các khách sạn vạch ra từng phần của sự kiện để thu nhỏ phạm vi vị trí đặt
micrô.

Hotels can create templates of their event spaces and easily update them based on the specifics
of the event in question.

Khách sạn có thể tạo mẫu không gian sự kiện của mình và dễ dàng cập nhật chúng dựa trên
thông tin cụ thể của sự kiện được đề cập.

This way, sales reps can prove the venue will work, demonstrate different layouts, and
communicate upsells visually.

Bằng cách này, đại diện bán hàng có thể chứng minh địa điểm sẽ hoạt động, thể hiện các cách
bố trí khác nhau và truyền đạt các hoạt động bán thêm một cách trực quan.

80% of planners say their jobs involve more experience creation than 2-5 years ago

80% người lập kế hoạch cho biết công việc của họ liên quan đến việc tạo ra nhiều trải nghiệm
hơn 2-5 năm trước

Use past events to prove that events will be successful.

Sử dụng các sự kiện trong quá khứ để chứng minh rằng các sự kiện sẽ thành công.

A large part of the group sales process is providing peace of mind to prospects.
Một phần lớn của quá trình bán hàng theo nhóm là mang lại sự an tâm cho khách hàng tiềm
năng.

They’re wondering how they’ll get hundreds of people from one room to the next, whether the
space will be too tight, and if their vendors can set up easily (to name a few).

Họ đang tự hỏi làm thế nào họ có thể đưa hàng trăm người từ phòng này sang phòng khác, liệu
không gian có quá chật không và liệu nhà cung cấp của họ có thể thiết lập dễ dàng hay không
(có thể kể tên một số người).

A customized site visit helps, but that’s one of the last steps. Earlier in the sales process, you
can show prospects a similar event,” which should be easy with the right technology.

Việc truy cập trang web tùy chỉnh sẽ giúp ích nhưng đó là một trong những bước cuối cùng.
Trước đó trong quá trình bán hàng, bạn có thể cho khách hàng tiềm năng thấy một sự kiện
tương tự”, điều này sẽ dễ dàng với công nghệ phù hợp.

A cloud-based event management solution makes it easy to pull a past diagram and use it as
proof of concept.

Giải pháp quản lý sự kiện dựa trên đám mây giúp bạn dễ dàng lấy sơ đồ trong quá khứ và sử
dụng nó làm bằng chứng về khái niệm.

Tap into the event’s purpose and objectives.

Nhấn vào mục đích và mục tiêu của sự kiện.

80% of event planners today say that their jobs involve more experience creation than it did
five years ago. That’s a result of attendee expectations that are shaping the meetings industry.
Today, attendees want meetings to have more meaning, innovation, insight, and
personalization.

80% người tổ chức sự kiện ngày nay nói rằng công việc của họ liên quan đến việc tạo ra nhiều
trải nghiệm hơn so với 5 năm trước. Đó là kết quả của những kỳ vọng của người tham dự đang
định hình ngành hội họp. Ngày nay, những người tham dự muốn các cuộc họp có ý nghĩa hơn,
có sự đổi mới, hiểu biết sâu sắc hơn và mang tính cá nhân hóa hơn.

Properties must show they can contribute to that goal with the new emphasis on purpose.
Every piece of the proposal should fit in with what an event tries to achieve on a deeper level.
That can’t happen unless hotels ask planners at the beginning of the process.

Các tài sản phải chứng tỏ rằng chúng có thể đóng góp vào mục tiêu đó với sự nhấn mạnh mới
vào mục đích. Mỗi phần của đề xuất phải phù hợp với những gì một sự kiện cố gắng đạt được ở
cấp độ sâu hơn. Điều đó không thể xảy ra trừ khi khách sạn hỏi người lập kế hoạch ngay từ đầu
quá trình

5. Make hotel F&B a bigger part of your group sales strategy

5. Biến F&B khách sạn trở thành một phần quan trọng hơn trong chiến lược bán hàng nhóm
của bạn

Location and price are the two biggest determining factors in site selection. But the third-
ranking answer might come as a surprise: In a recent IACC survey of event planners, it was
hotel F&B.

Vị trí và giá cả là hai yếu tố quyết định lớn nhất trong việc lựa chọn địa điểm. Nhưng câu trả lời
xếp thứ ba có thể gây ngạc nhiên: Trong một cuộc khảo sát gần đây của IACC về các nhà tổ chức
sự kiện, đó là F&B khách sạn.

That means when planners have multiple venues at the right price and location, they look to
food and beverage as a differentiator.

Điều đó có nghĩa là khi những người lập kế hoạch có nhiều địa điểm với mức giá và địa điểm
phù hợp, họ coi thực phẩm và đồ uống như một điểm khác biệt.

Especially for higher-tier hotels, F&B sales are a significant revenue driver. In 2017, catering &
banquet revenue were:
• 57% of F&B revenue at luxury hotels
• 59% of F&B revenue at upper-upscale properties
• 58% of F&B revenue at upscale hotels

Đặc biệt đối với các khách sạn cao cấp, doanh số bán hàng F&B là nguồn doanh thu đáng kể.
Năm 2017, doanh thu dịch vụ ăn uống & tiệc là:
• 57% doanh thu F&B tại khách sạn hạng sang
• 59% doanh thu F&B tại các cơ sở lưu trú cao cấp
• 58% doanh thu F&B tại khách sạn cao cấp

In the modern world of meetings, the right hotel F&B ideas can make all the difference in year-
over-year growth.

Grow F&B efficiency through event management technology.

Event management technologies are having a big impact on F&B. According to a recent STR
study; the right platform can make a 1.82% difference in F&B profit for properties when
measured on a RevPOR basis.
Trong thế giới hội họp hiện đại, những ý tưởng F&B phù hợp của khách sạn có thể tạo ra sự
khác biệt trong tăng trưởng hàng năm.

Tăng hiệu quả F&B thông qua công nghệ quản lý sự kiện.

Công nghệ quản lý sự kiện đang có tác động lớn tới ngành F&B. Theo một nghiên cứu STR gần
đây; nền tảng phù hợp có thể tạo ra chênh lệch 1,82% về lợi nhuận F&B cho các cơ sở kinh
doanh khi được đo lường trên cơ sở RevPOR.

WEEK 5

ESSENTIAL ELEMENT IN BANQUET AND EVENT AGREEMENT

1. EVENTS DETAILS
2. MENU AND BEVERAGE
3. SET UP AND EQUIPMENT
4. TIMELINE AND COORDINATION
5. PAYMENT AND CANCELLATION
6. TERMS AND CONDITIONS
7. ANY SPECIFIC REQUIREMENT UNIQUE TO YOUR PROPERTY

YẾU TỐ CẦN THIẾT TRONG THỎA THUẬN TIỆC, SỰ KIỆN

1. CHI TIẾT SỰ KIỆN

2. MENU VÀ ĐỒ UỐNG
3. THIẾT LẬP VÀ THIẾT BỊ
4. THỜI GIAN VÀ PHỐI HỢP
5. THANH TOÁN VÀ HỦY
6. ĐIỀU KHOẢN VÀ ĐIỀU KIỆN
7. MỌI YÊU CẦU CỤ THỂ DÀNH CHO TÀI SẢN CỦA BẠN

1. EVENT DETAILS

• The first element of a banquet event contract is the event details.

• This section should include the name and contact information of the client and the
venue, the date and time of the event, the number and type of guests, the theme and
style of the event, and the purpose and goals of the event.

The event details should also indicate the expected duration of the event, the arrival and
departure times of the guests, and any special accommodations or requirements.

1. CHI TIẾT SỰ KIỆN

• Yếu tố đầu tiên của hợp đồng tổ chức tiệc chiêu đãi là chi tiết sự kiện.
• Phần này phải bao gồm tên và thông tin liên hệ của khách hàng và địa điểm, ngày giờ diễn ra
sự kiện, số lượng và loại khách, chủ đề và phong cách của sự kiện cũng như mục đích và mục
tiêu của sự kiện.

Chi tiết sự kiện cũng phải cho biết thời lượng dự kiến của sự kiện, thời gian đến và đi của khách
cũng như bất kỳ yêu cầu hoặc chỗ ở đặc biệt nào.

2.THE MENU AND BEVERAGE

This section should list the food and drink items that will be served at the event:
§ the quantities and portions
§ the presentation and service style
§ the dietary restrictions and preferences
§ the pricing and taxes.

The menu and beverage section should also specify:

§ the catering equipment
§ the staff-to-guest ratio
§ the tipping policy
§ the corkage and cake-cutting fees.

2.THỰC ĐƠN VÀ NƯỚC GIẢI KHÁT

Phần này nên liệt kê các món ăn và đồ uống sẽ được phục vụ tại sự kiện:
 § số lượng và khẩu phần
 § cách trình bày và phong cách phục vụ
 § những hạn chế và sở thích về chế độ ăn uống
 § giá cả và thuế.

Phần thực đơn và đồ uống cũng cần nêu rõ:

 § thiết bị phục vụ ăn uống
 § tỷ lệ nhân viên/khách
 § chính sách tiền boa
 § phí làm nút chai và cắt bánh.

3. SET UP AND EQUIPMENT

This section should describe:

§ the layout
§ the design of the event space
§ the furniture and linen
§ the lighting and sound
§ the decorations
§ the signage
 § the cleaning and disposal.

The setup and equipment section should also identify:

§ the power sources
§ the fire exits
§ the security measures, and the emergency procedures.

3. THIẾT LẬP VÀ THIẾT BỊ

Phần này nên mô tả:

 bố cục
 thiết kế không gian sự kiện
 đồ nội thất và vải lanh
 ánh sáng và âm thanh
 các đồ trang trí
 biển báo
 làm sạch và thải bỏ

Phần thiết lập và thiết bị cũng cần xác định:

 nguồn điện
 lửa thoát ra
 các biện pháp an ninh và các thủ tục khẩn cấp.

4. TIMELINE AND COORDINATION

This section should outline:

§ the schedule
§ the sequence of the event
§ the delivery and setup times
§ the service and breakdown times
§ the communication and feedback methods.

That section should also assign the roles and responsibilities of:
§ the venue manager
§ the catering manager
§ the event planner
§ the client.

4. THỜI GIAN VÀ PHỐI HỢP

Phần này nên phác thảo:

 thời khóa biểu
 trình tự sự kiện
  thời gian giao hàng và thiết lập
 thời gian bảo trì và sự cố
 phương pháp truyền thông và phản hồi.

Phần đó cũng nên phân công vai trò và trách nhiệm của:
 người quản lý địa điểm
 người quản lý ăn uống
 người tổ chức sự kiện
 khách hàng.

5. PAYMENT AND CANCELLATION

This section should state:

§ the total cost of the event
§ the deposit and balance amounts
§ the payment methods and deadlines
§ the invoicing and receipt procedures.

The payment and cancellation section should also define:

§ the cancellation policy
§ the refund policy
§ the force majeure clause
§ the dispute resolution process.

5. THANH TOÁN VÀ HỦY

Phần này nên nêu:

 tổng chi phí của sự kiện
 số tiền gửi và số dư
 phương thức và thời hạn thanh toán
 thủ tục lập hoá đơn và biên nhận

Phần thanh toán và hủy cũng cần xác định:

 chính sách hủy
 chính sách hoàn tiền
 điều khoản bất khả kháng
 quy trình giải quyết tranh chấp

6. TERMS AND CONDITIONS

This section should include the general clauses and provisions that govern the contract, such as:
§ the indemnification
§ the liability
 § the insurance
§ the confidentiality
§ the compliance
§ the arbitration.

The terms and conditions section should also clarify:

• the scope and limitations of the contract
• the amendments and modifications
• the waivers and severability
• the signatures and dates.

6. ĐIỀU KHOẢN VÀ ĐIỀU KIỆN

Phần này nên bao gồm các điều khoản và điều khoản chung chi phối hợp đồng, chẳng hạn như:
 bồi thường
 trách nhiệm pháp lý
 bảo hiểm
 tính bảo mật
 sự tuân thủ
 trọng tài.

Phần điều khoản và điều kiện cũng cần làm rõ:

 phạm vi và giới hạn của hợp đồng
 những sửa đổi, bổ sung
 sự miễn trừ và khả năng cắt đứt
 chữ ký và ngày tháng.

WEEK 7

Must-Know Event Floor Plan Best Practices

When an event floor plan is designed well, guests don’t notice. Their focus is precisely where it
should be” on enjoying the wedding celebration, university awards reception, or fundraising
gala they’re attending.
But when event floor plans are designed poorly,” it’s all guests notice. Attendees are cramped,
uncomfortable, confused, or a bit lost. Guests may have trouble reaching their seats, get boxed
in, or even feel exasperated because they can’t see the festivities or the guest speaker.

Khi sơ đồ tổ chức sự kiện được thiết kế tốt, khách hàng sẽ không chú ý. Trọng tâm của họ chính
xác là ở nơi cần đến” là tận hưởng lễ cưới, lễ trao giải của trường đại học hoặc buổi dạ tiệc gây
quỹ mà họ đang tham dự.
Nhưng khi sơ đồ mặt bằng sự kiện được thiết kế kém,” thì tất cả khách mời đều chú ý. Người
tham dự bị chật chội, khó chịu, bối rối hoặc có chút lạc lõng. Khách mời có thể gặp khó khăn khi
đến chỗ ngồi, bị chen chúc hoặc thậm chí cảm thấy bực tức vì không thể nhìn thấy lễ hội hoặc
diễn giả khách mời.

1. Don’t miss critical measurements

• Knowing the size and layout of the event space is essential. Venue managers have the
jump on this since they are on-site, and many event planners have go-to locations they
know, like the backs of their hands.
• But for planners exploring new venues, designing corporate events across the country,
or creating destination weddings, the process is trickier.

Here are options to get the lay of the land fast:

• Planners with event diagramming and collaboration software can ask the venue to share
digital event space layouts if they have them.
• Planners without specialized software should still ask for a digital map of the layout with
square footage included. (Store this information to streamline planning for future
events.)
• Some brand-new venues may not have details ready. In these instances, planners can
request the measurement and layout details or visit the site with a mechanical
measuring wheel and notebook in hand.

1. Đừng bỏ lỡ các phép đo quan trọng

• Biết được quy mô và cách bố trí không gian tổ chức sự kiện là điều cần thiết. Người quản lý
địa điểm có thể nắm bắt được vấn đề này vì họ có mặt tại chỗ và nhiều người tổ chức sự kiện
có những địa điểm mà họ biết rõ, giống như lòng bàn tay của họ.
• Nhưng đối với những người lập kế hoạch khám phá các địa điểm mới, thiết kế các sự kiện của
công ty trên toàn quốc hoặc tổ chức các đám cưới tại địa điểm, quy trình này phức tạp hơn.

Dưới đây là các lựa chọn để có được mặt bằng nhanh chóng:

• Người lập kế hoạch với phần mềm cộng tác và lập sơ đồ sự kiện có thể yêu cầu địa điểm chia
sẻ bố cục không gian sự kiện kỹ thuật số nếu họ có.
• Người lập kế hoạch không có phần mềm chuyên dụng vẫn nên yêu cầu bản đồ bố cục kỹ thuật
số kèm theo hình vuông. (Lưu trữ thông tin này để hợp lý hóa việc lập kế hoạch cho các sự kiện
trong tương lai.)
• Một số địa điểm hoàn toàn mới có thể chưa có sẵn thông tin chi tiết. Trong những trường hợp
này, người lập kế hoạch có thể yêu cầu chi tiết đo lường và bố trí hoặc ghé thăm địa điểm với
bánh xe đo cơ học và sổ ghi chép trong tay.

2. Jumpstart layout planning with an accurate headcount

 • Determine the number of people attending the event. Lock this down as early as
possible in planning to avoid serious snafus, such as guests outnumbering venue
capacity.
• Attendee numbers also help clarify optimal layout options.
• For a wedding that’s approaching capacity, round tables optimize space and fit the most
guests.
• A corporate event with a light turnout projection benefits from a floor plan design that
draws guests together and facilitates networking.
• Pro-tip for event planners: Establish the importance of a final headcount at the project
kick-off meeting with planning team members and clients.

2. Bắt đầu lập kế hoạch bố trí với số lượng nhân viên chính xác

• Xác định số lượng người tham dự sự kiện. Hãy khóa điều này càng sớm càng tốt khi lập kế
hoạch để tránh những trở ngại nghiêm trọng, chẳng hạn như số lượng khách vượt quá sức
chứa của địa điểm.
• Số lượng người tham dự cũng giúp làm rõ các phương án bố trí tối ưu.
• Đối với một đám cưới sắp có đủ công suất, bàn tròn sẽ tối ưu hóa không gian và phù hợp với
nhiều khách mời nhất.
• Một sự kiện của công ty với lượng khán giả tham dự ít sẽ được hưởng lợi từ thiết kế sơ đồ
mặt bằng giúp thu hút khách mời lại gần nhau và tạo điều kiện kết nối.
• Mẹo chuyên nghiệp dành cho người lập kế hoạch sự kiện: Xác định tầm quan trọng của số
lượng nhân viên cuối cùng tại cuộc họp khởi động dự án với các thành viên trong nhóm lập kế
hoạch và khách hàng.

3. Get event sightlines right with creative setups

• Nobody wants to show up to a panel discussion or a ceremony only to find they can’t
see the action. Rows upon rows of seats, one immediately behind the other at the same
level, is a recipe for frustrated attendees.

Consider these tips and floor plan layout options for unobstructed views:
• Panel discussions and lectures benefit from a room layout that includes a dais stage, or
stadium seating.
• Stagger seats so guests look between the shoulders of the people directly in front of
them rather than at the back of their heads.
• In-the-round or U-shaped seating with the ceremony, speaker, or demonstration
situated in the middle is an excellent option for smaller events.
• Put space between attendees and the speaker or newlyweds. More people can see
when there’s a small buffer of empty space between the happy couple or panel guests
and the audience.
• It should go without saying, but video screens and whiteboards should be large and set
high enough so the people in the back can see as clearly as those up front.
3. Có được tầm nhìn sự kiện phù hợp với các thiết lập sáng tạo

• Không ai muốn đến dự một cuộc thảo luận hoặc một buổi lễ chỉ để nhận ra rằng họ không thể
nhìn thấy hành động. Hàng ghế nối tiếp nhau, hàng ghế này nối tiếp hàng ghế khác ở cùng cấp
độ, là nguyên nhân khiến những người tham dự cảm thấy thất vọng.

Hãy xem xét các mẹo này và các tùy chọn bố trí sơ đồ mặt bằng để có tầm nhìn không bị cản
trở:
• Các buổi thảo luận và bài giảng được hưởng lợi từ cách bố trí phòng bao gồm sân khấu hoặc
chỗ ngồi trong sân vận động.
• Xếp xen kẽ các ghế để khách nhìn thẳng vào giữa vai của những người ngồi phía trước thay vì
nhìn vào phía sau đầu.
• Chỗ ngồi hình tròn hoặc hình chữ U với buổi lễ, diễn giả hoặc người trình diễn nằm ở giữa là
một lựa chọn tuyệt vời cho các sự kiện nhỏ hơn.
• Tạo khoảng trống giữa người tham dự và diễn giả hoặc cặp đôi mới cưới. Nhiều người có thể
nhìn thấy hơn khi có một khoảng trống nhỏ giữa cặp đôi hạnh phúc hoặc khách tham dự hội
thảo và khán giả.
• Không cần phải nói, nhưng màn hình video và bảng trắng phải lớn và đặt đủ cao để những
người ở phía sau có thể nhìn rõ như những người ở phía trước.

4. Customize event A/V for superb sound

• Audio equipment layouts are essential to event floor plans, particularly at larger venues.
The best audio setups are unobtrusive and customized for the specifics of the event
layout, such as low ceilings that impact the acoustics, overflow wings, or rooms that
require dedicated speakers.
• Importantly, audio equipment and cables must be situated so they don’t create trip
hazards.
• Additionally, pay attention to live musicians’ and singers’ locations and mic setup. At
large-scale events, musicians situated away from the action may barely register with
your guests, while bands with amplifiers set too loud can become the event’s focus
when they should be the supporting act.

Pro-tip: Take a cue from the theater and do a sound check before the event to make sure
everyone can hear but it’s not too loud.

4. Tùy chỉnh A/V sự kiện để có âm thanh tuyệt vời

• Bố trí thiết bị âm thanh là điều cần thiết cho sơ đồ mặt bằng tổ chức sự kiện, đặc biệt là ở các
địa điểm lớn hơn. Cách thiết lập âm thanh tốt nhất là kín đáo và được tùy chỉnh theo các chi
tiết cụ thể của cách bố trí sự kiện, chẳng hạn như trần thấp ảnh hưởng đến âm thanh, cánh tràn
hoặc các phòng yêu cầu loa chuyên dụng.
• Điều quan trọng là thiết bị âm thanh và dây cáp phải được bố trí sao cho không gây nguy cơ
vấp ngã.
• Ngoài ra, hãy chú ý đến vị trí của các nhạc sĩ và ca sĩ biểu diễn trực tiếp cũng như cách bố trí
mic. Tại các sự kiện quy mô lớn, các nhạc sĩ ở xa buổi biểu diễn có thể hầu như không đăng ký
với khách của bạn, trong khi các ban nhạc có bộ khuếch đại quá lớn có thể trở thành tâm điểm
của sự kiện khi lẽ ra họ phải đóng vai trò hỗ trợ.

Mẹo chuyên nghiệp: Hãy lấy gợi ý từ rạp hát và kiểm tra âm thanh trước sự kiện để đảm bảo
mọi người đều có thể nghe thấy nhưng âm lượng không quá lớn.

5. Make guests comfortable with more moving room

• More is usually better regarding space between tables and chairs at an event. Guests
should feel they can push out their chairs and stand up without inconveniencing
neighbors or bumping people behind them.
• In theater-type seating layouts, guests in the middle should have enough room to get to
the aisle without practically sitting in strangers’ laps or knocking into the backs and
shoulders of the people in the row in front of them.
• Create wider aisles for easy room navigation by caterers, the Master of Ceremonies,
performers, and special guests.

5. Tạo cho khách cảm giác thoải mái với nhiều phòng di chuyển hơn

• Càng nhiều không gian giữa bàn và ghế tại một sự kiện thường càng tốt. Khách sẽ cảm thấy họ
có thể đẩy ghế ra và đứng lên mà không làm phiền hàng xóm hoặc va vào người phía sau.
• Trong cách bố trí chỗ ngồi kiểu rạp hát, khách ngồi ở giữa phải có đủ chỗ để đi đến lối đi mà
không phải ngồi vào lòng người lạ hoặc va vào lưng và vai của những người ở hàng ghế phía
trước họ.
• Tạo các lối đi rộng hơn để người phục vụ ăn uống, người điều khiển nghi lễ, người biểu diễn
và những vị khách đặc biệt dễ dàng di chuyển trong phòng.

6. Plan out high-traffic routes

• People mill around at events. Attendees find their seats, speakers get to the podium,
award recipients reach the stage, people search for the restrooms, and” guests are
constantly in motion.
• Create routes for every activity throughout the event and clarify the best routes with
directions from event staff, helpful signage, and intuitive room layouts.

Layout tips for smooth guest movements during events:

• Place extra space between tables near exit doors.
• Establish a clear route between honored guests, speakers, or award recipients and the
microphone or stage.
• Give instructions to special guests so they understand where they need to go and the
best route.
• Leave space around the dance floor.
6. Lập kế hoạch các tuyến đường có lưu lượng giao thông cao

• Mọi người đi lại xung quanh các sự kiện. Những người tham dự tìm chỗ ngồi, các diễn giả lên
bục, những người nhận giải lên sân khấu, mọi người tìm kiếm nhà vệ sinh và những vị khách
liên tục chuyển động.
• Tạo lộ trình cho mọi hoạt động trong suốt sự kiện và làm rõ các lộ trình tốt nhất với sự chỉ dẫn
của nhân viên sự kiện, bảng chỉ dẫn hữu ích và cách bố trí phòng trực quan.

Mẹo bố trí để giúp khách di chuyển suôn sẻ trong các sự kiện:

• Đặt thêm khoảng trống giữa các bàn gần cửa thoát hiểm.
• Thiết lập lộ trình rõ ràng giữa các vị khách danh dự, diễn giả hoặc người nhận giải thưởng với
micro hoặc sân khấu.
• Hướng dẫn những vị khách đặc biệt để họ hiểu nơi họ cần đến và lộ trình tốt nhất.
• Chừa khoảng trống xung quanh sàn nhảy.

7. Focus on accessibility issues to ensure ADA compliance

• Accessible event floor plans are a legal and ethical imperative for event planners.
Accessibility issues in event floor planning include:
• Ramps for guests in wheelchairs
• Space at tables for guests in wheelchairs or with medical support equipment
• Podium for American Sign Language translators
• Accessible exits
• Wide aisles for people with wheelchairs, canes, and medical support equipment
• Wheelchair lifts and elevators to the stage

Pro-tip: Certain historical/older locations are optional to meet all ADA standards. It’s essential
to communicate with clients about the venue’s limitations for people with disabilities.

7. Tập trung vào các vấn đề về khả năng tiếp cận để đảm bảo tuân thủ ADA

• Sơ đồ tổ chức sự kiện có thể truy cập là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý và đạo đức đối với
người tổ chức sự kiện. Các vấn đề về khả năng tiếp cận trong quy hoạch sàn sự kiện bao gồm:
• Đường dốc dành cho khách ngồi xe lăn
• Chỗ ngồi tại bàn dành cho khách ngồi xe lăn hoặc có thiết bị hỗ trợ y tế
• Bục dành cho dịch giả Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ
• Lối thoát hiểm
• Lối đi rộng cho người sử dụng xe lăn, gậy và thiết bị hỗ trợ y tế
• Thang máy cho xe lăn và thang máy lên sân khấu

Mẹo chuyên nghiệp: Một số địa điểm lịch sử/cũ hơn là tùy chọn để đáp ứng tất cả các tiêu
chuẩn ADA. Điều cần thiết là phải trao đổi với khách hàng về những hạn chế của địa điểm đối
với người khuyết tật.
8. Keep fire and safety precautions on the radar

• Event floor plans must prioritize guest and employee safety at all times, and venues
should meet local codes and have safety protocols in place.
• Discuss safety measures with venue managers and develop a sharp eye for problems,
such as locked or blocked exit doors, poor lighting, and trip hazards.

8. Luôn chú ý đến các biện pháp phòng ngừa hỏa hoạn và an toàn

• Sơ đồ tổ chức sự kiện phải luôn ưu tiên sự an toàn của khách và nhân viên, đồng thời các địa
điểm phải đáp ứng các quy định của địa phương và có sẵn các quy trình an toàn.
• Thảo luận các biện pháp an toàn với người quản lý địa điểm và phát triển khả năng quan sát
nhạy bén các vấn đề, chẳng hạn như cửa thoát hiểm bị khóa hoặc bị chặn, ánh sáng yếu và các
mối nguy hiểm khi vấp ngã.

9. Streamline layouts with event floor plan software

• With an event floor plan maker, much of the above becomes fast work. Event
diagramming and floor plan software enable venues and planners to map event
layouts quickly while adjusting for sightlines, crowd flow, and comfort.
• Event designers can use the floor plan software to build customized layouts from
scratch, tailor existing templates, and upload existing arrangements offered by tech-
savvy venues.

9. Hợp lý hóa bố cục với phần mềm sơ đồ tầng sự kiện

• Với công cụ tạo sơ đồ tầng sự kiện, phần lớn công việc trên sẽ được thực hiện nhanh chóng.
Phần mềm lập sơ đồ sự kiện và sơ đồ mặt bằng cho phép các địa điểm và người lập kế hoạch
lập bản đồ bố cục sự kiện một cách nhanh chóng đồng thời điều chỉnh tầm nhìn, luồng đám
đông và sự thoải mái.
• Các nhà thiết kế sự kiện có thể sử dụng phần mềm sơ đồ mặt bằng để xây dựng bố cục tùy
chỉnh từ đầu, điều chỉnh các mẫu hiện có và tải lên các sắp xếp hiện có do các địa điểm am hiểu
công nghệ cung cấp.

10. Do a final walkthrough before the event

• With an event floor plan maker, much of the above becomes fast work. Event
diagramming and floor plan software enable venues and planners to map event
layouts quickly while adjusting for sightlines, crowd flow, and comfort.
• Event designers can use the floor plan software to build customized layouts from
scratch, tailor existing templates, and upload existing arrangements offered by tech-
savvy venues.
10. Thực hiện bước cuối cùng trước sự kiện

• Với công cụ tạo sơ đồ tầng sự kiện, phần lớn công việc trên sẽ được thực hiện nhanh chóng.
Phần mềm lập sơ đồ sự kiện và sơ đồ mặt bằng cho phép các địa điểm và người lập kế hoạch
lập bản đồ bố cục sự kiện một cách nhanh chóng đồng thời điều chỉnh tầm nhìn, luồng đám
đông và sự thoải mái.
• Các nhà thiết kế sự kiện có thể sử dụng phần mềm sơ đồ mặt bằng để xây dựng bố cục tùy
chỉnh từ đầu, điều chỉnh các mẫu hiện có và tải lên các sắp xếp hiện có do các địa điểm am hiểu
công nghệ cung cấp.

WEEK 8

Bidding for an event

The bidding process in event management can be tricky since you may need help figuring out
where to start.

Đấu thầu cho một sự kiện

Quá trình đặt giá thầu trong quản lý sự kiện có thể phức tạp vì bạn có thể cần trợ giúp để tìm ra
nơi bắt đầu.

Types of Event Tenders

If you want to get into event tendering, here are some fields you can consider: Exhibition
tenders, events, and event management tenders, political rally tenders, roadshows tenders, art
exhibition tenders, meeting events organizing tenders, corporate events, social events planning,
theme party tenders, cultural events tenders, and entertainment shows.

Các loại đấu thầu sự kiện

Nếu bạn muốn tham gia đấu thầu sự kiện, đây là một số lĩnh vực bạn có thể xem xét: Đấu thầu
triển lãm, đấu thầu sự kiện và quản lý sự kiện, đấu thầu các cuộc biểu tình chính trị, đấu thầu
roadshow, đấu thầu triển lãm nghệ thuật, tổ chức đấu thầu sự kiện hội nghị, sự kiện của công
ty, lập kế hoạch sự kiện xã hội, đấu thầu tiệc theo chủ đề, đấu thầu sự kiện văn hóa và chương
trình giải trí.

How The Tenders Work

The buyer releases an invitation to tender (ITT). This ITT will detail a project for the buyer that
requires support. The supplier will submit a bid to demonstrate their company's capabilities to
organize a successful event. Then, the bidding process begins. The bid should demonstrate the
supplier's ability to manage a successful event. They develop a bidding process.
Cách thức hoạt động của đấu thầu

Bên mua phát hành thư mời thầu (ITT). ITT này sẽ nêu chi tiết một dự án cần hỗ trợ cho người
mua. Nhà cung cấp sẽ nộp hồ sơ dự thầu để chứng minh năng lực của công ty họ trong việc tổ
chức một sự kiện thành công. Sau đó, quá trình đấu thầu bắt đầu. Giá thầu phải thể hiện khả
năng của nhà cung cấp trong việc quản lý một sự kiện thành công. Họ phát triển một quy trình
đấu thầu.

Tips to consider within the bidding process in event management

• Read the ITT- note the location and budget allocated to see if you are an excellent fit for
the job. Will the date set affect other commitments? Can you meet the scope of work?
• Find more about the client- This gives you a greater insight into how they decide who to
work with.
• Show your Unique Selling Point- relay to the client what makes your business stand out
from the competition.
• Create a bid library- This should have all your bid documents from previous bids. You
can always reuse case studies and health policies.
• Reflect on previous feedback- why were you not successful in your last bid? How can
you turn the issues raised into strengths? Always take time to assess your feedback,
learn from mistakes and improve on your future bids.

Các mẹo cần cân nhắc trong quá trình đấu thầu trong quản lý sự kiện

• Đọc ITT- lưu ý địa điểm và ngân sách được phân bổ để xem bạn có phù hợp với công việc hay
không. Liệu ngày được ấn định có ảnh hưởng đến các cam kết khác không? Bạn có thể đáp ứng
được phạm vi công việc không?
• Tìm hiểu thêm về khách hàng- Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách họ quyết định làm việc
cùng ai.
• Hiển thị Điểm bán hàng độc nhất của bạn cho khách hàng biết điều gì khiến doanh nghiệp của
bạn nổi bật so với đối thủ cạnh tranh.
• Tạo thư viện giá thầu- Thư viện này sẽ có tất cả tài liệu giá thầu của bạn từ các giá thầu trước
đó. Bạn luôn có thể sử dụng lại các nghiên cứu điển hình và chính sách y tế.
• Suy ngẫm về những phản hồi trước đó- tại sao bạn không thành công trong lần đấu thầu gần
đây nhất? Làm thế nào bạn có thể biến những vấn đề nêu ra thành điểm mạnh? Luôn dành thời
gian để đánh giá phản hồi của bạn, học hỏi từ những sai lầm và cải thiện giá thầu trong tương
lai của bạn.

Initial planning

• Every successful conference starts with meticulous planning.

 • This stage involves defining the conference's objectives, scope, target audience, budget,
and timeline.
-> Use your event as an example
-> With your team, write on the board: 10/15 minutes
• By establishing clear goals and parameters upfront, organizers can ensure that the
bidding process aligns with the overarching vision of the event.
• Additionally, thorough planning helps identify potential challenges and opportunities,
allowing organizers to make informed decisions throughout the bidding process.
• Whether it's determining the ideal location or setting financial parameters, the initial
planning stage lays the foundation for a successful conference bidding process.

Kế hoạch ban đầu

• Mọi hội nghị thành công đều bắt đầu từ việc lập kế hoạch tỉ mỉ.
• Giai đoạn này liên quan đến việc xác định mục tiêu, phạm vi, đối tượng mục tiêu, ngân sách và
tiến trình của hội nghị.
-> Sử dụng sự kiện của bạn làm ví dụ
-> Cùng nhóm viết lên bảng: 10/15 phút
• Bằng cách thiết lập trước các mục tiêu và thông số rõ ràng, nhà tổ chức có thể đảm bảo rằng
quy trình đấu thầu phù hợp với tầm nhìn bao quát của sự kiện.
• Ngoài ra, việc lập kế hoạch kỹ lưỡng giúp xác định những thách thức và cơ hội tiềm ẩn, cho
phép các nhà tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt trong suốt quá trình đấu thầu.
• Cho dù đó là xác định vị trí lý tưởng hay thiết lập các thông số tài chính, giai đoạn lập kế
hoạch ban đầu sẽ đặt nền tảng cho quá trình đấu thầu hội nghị thành công.

Request for proposal

• The Request for Proposals (RFP) serves as a guiding document for potential hosts
interested in organizing the conference.
• It outlines key requirements such as the desired location, venue specifications, dates,
expected attendance, and budget constraints.
• Crafting a compelling RFP is essential to attract suitable hosts who can meet the specific
needs and objectives of the conference.
• By clearly articulating expectations and criteria, organizers can ensure that proposals
align with the overall vision of the event, setting the stage for a successful bidding
process.

Yêu cầu đề xuất

• Yêu cầu Đề xuất (RFP) đóng vai trò là tài liệu hướng dẫn cho các chủ nhà tiềm năng quan tâm
đến việc tổ chức hội nghị.
• Nó phác thảo các yêu cầu chính như địa điểm mong muốn, thông số kỹ thuật về địa điểm,
ngày tháng, lượng người tham dự dự kiến và hạn chế về ngân sách.
• Việc tạo ra một RFP hấp dẫn là điều cần thiết để thu hút những người chủ trì phù hợp, những
người có thể đáp ứng các nhu cầu và mục tiêu cụ thể của hội nghị.
• Bằng cách trình bày rõ ràng các kỳ vọng và tiêu chí, ban tổ chức có thể đảm bảo rằng các đề
xuất phù hợp với tầm nhìn chung của sự kiện, tạo tiền đề cho quá trình đấu thầu thành công.

Distribution of the RFP

• Once the RFP is finalized, it is distributed to potential host cities, venues, and
organizations.
• This step involves reaching out to a diverse range of stakeholders who may be
interested in hosting the conference.
• By casting a wide net, organizers increase the chances of receiving competitive
proposals from various locations and venues.
• Effective distribution strategies, such as targeted outreach and networking, help ensure
the RFP reaches the right audience and attracts potential hosts who can offer unique
and compelling proposals.

Phân phối RFP

• Sau khi RFP được hoàn thiện, nó sẽ được phân phối đến các thành phố, địa điểm và tổ chức
đăng cai tiềm năng.
• Bước này liên quan đến việc tiếp cận nhiều bên liên quan có thể quan tâm đến việc tổ chức
hội nghị.
• Bằng cách tạo ra một mạng lưới rộng khắp, các nhà tổ chức tăng cơ hội nhận được các đề
xuất cạnh tranh từ nhiều địa điểm và địa điểm khác nhau.
• Các chiến lược phân phối hiệu quả, chẳng hạn như tiếp cận và kết nối mạng có mục tiêu, giúp
đảm bảo RFP tiếp cận đúng đối tượng và thu hút các chủ nhà tiềm năng có thể đưa ra các đề
xuất độc đáo và hấp dẫn.

Proposal submission

• After receiving the RFP, potential hosts submit their proposals outlining how they plan
to meet the requirements and objectives outlined by the organizers.
• These proposals typically include detailed plans for venue options, accommodations,
transportation, catering, technical support, and any additional services or amenities.
 • Each proposal offers a unique perspective on how the conference could be hosted,
allowing organizers to evaluate the strengths and capabilities of each potential host.
• Proposal submission marks a critical stage in the bidding process, where hosts have the
opportunity to showcase their expertise and creativity in event planning.

Để trình đề xuất

• Sau khi nhận được RFP, các chủ nhà tiềm năng sẽ gửi đề xuất của họ nêu rõ cách họ dự định
đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu do ban tổ chức vạch ra.
• Những đề xuất này thường bao gồm các kế hoạch chi tiết về lựa chọn địa điểm, chỗ ở,
phương tiện đi lại, ăn uống, hỗ trợ kỹ thuật và bất kỳ dịch vụ hoặc tiện nghi bổ sung nào.
• Mỗi đề xuất đưa ra một góc nhìn riêng về cách tổ chức hội nghị, cho phép ban tổ chức đánh
giá điểm mạnh và khả năng của từng nước chủ nhà tiềm năng.
• Việc nộp đề xuất đánh dấu một giai đoạn quan trọng trong quá trình đấu thầu, nơi chủ nhà có
cơ hội thể hiện kiến thức chuyên môn và tính sáng tạo của mình trong việc tổ chức sự kiện.

Evaluation process

• Once all proposals have been submitted, organizers begin the evaluation process to
assess each potential host's suitability for the conference.
• This involves carefully reviewing and comparing proposals based on various criteria,
including venue suitability, cost-effectiveness, accessibility, experience, and overall fit
with the conference's goals and objectives.
• Organizers may use scoring rubrics or evaluation frameworks to objectively assess each
proposal objectively, ensuring a fair and thorough evaluation process.
• By considering multiple factors, organizers can identify the most suitable host for the
conference, setting the stage for successful collaboration and event execution.

Quá trình đánh giá

• Sau khi tất cả các đề xuất đã được gửi đi, ban tổ chức bắt đầu quá trình đánh giá để đánh giá
xem từng chủ nhà tiềm năng có phù hợp với hội nghị hay không.
• Điều này bao gồm việc xem xét và so sánh cẩn thận các đề xuất dựa trên các tiêu chí khác
nhau, bao gồm sự phù hợp về địa điểm, hiệu quả chi phí, khả năng tiếp cận, kinh nghiệm và sự
phù hợp tổng thể với mục tiêu và mục tiêu của hội nghị.
• Ban tổ chức có thể sử dụng thang đánh giá hoặc khung đánh giá để đánh giá khách quan từng
đề xuất, đảm bảo quá trình đánh giá công bằng và kỹ lưỡng.
• Bằng cách xem xét nhiều yếu tố, ban tổ chức có thể xác định người tổ chức phù hợp nhất cho
hội nghị, tạo tiền đề cho sự hợp tác và thực hiện sự kiện thành công.

Site visits and negotiation

• After narrowing down the list of potential hosts, organizers may conduct site visits to
assess proposed venues in person.
 • This hands-on approach allows organizers to evaluate facilities, meet with venue staff,
and gain a better understanding of each location's strengths and limitations.
• Following site visits, negotiations may take place to finalize details such as pricing,
terms, and additional requirements.
• Effective communication and negotiation skills are crucial during this stage to ensure
that both parties reach a mutually beneficial agreement.
• Site visits and negotiations help refine proposals and establish a solid foundation for
successful collaboration between organizers and hosts.

Thăm hiện trường và đàm phán

• Sau khi thu hẹp danh sách các địa điểm tổ chức tiềm năng, ban tổ chức có thể tiến hành các
chuyến thăm địa điểm để trực tiếp đánh giá các địa điểm được đề xuất.
• Cách tiếp cận thực hành này cho phép người tổ chức đánh giá cơ sở vật chất, gặp gỡ nhân
viên địa điểm và hiểu rõ hơn về điểm mạnh cũng như hạn chế của từng địa điểm.
• Sau chuyến thăm hiện trường, các cuộc đàm phán có thể diễn ra để hoàn thiện các chi tiết
như giá cả, điều khoản và các yêu cầu bổ sung.
• Kỹ năng giao tiếp và đàm phán hiệu quả là rất quan trọng trong giai đoạn này để đảm bảo
rằng cả hai bên đạt được thỏa thuận cùng có lợi.
• Các chuyến thăm quan địa điểm và đàm phán giúp sàng lọc các đề xuất và thiết lập nền tảng
vững chắc cho sự hợp tác thành công giữa ban tổ chức và chủ nhà.

Selection of host

• After completing the evaluation process and negotiations, organizers select the host
city, venue, or organization for the conference.
• This decision is based on carefully considering each potential host's strengths,
capabilities, and alignment with the conference's goals and objectives.
• By selecting the most suitable host, organizers can ensure that the conference is set up
for success from the outset.
• The host selection marks a significant milestone in the planning process, as it paves the
way for further collaboration and partnership between organizers and hosts.

Lựa chọn máy chủ

• Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá và đàm phán, ban tổ chức lựa chọn thành phố đăng cai,
địa điểm hoặc tổ chức tổ chức hội nghị.
• Quyết định này dựa trên việc xem xét kỹ lưỡng thế mạnh, năng lực của từng chủ nhà tiềm
năng và sự phù hợp với mục tiêu và mục đích của hội nghị.
• Bằng cách lựa chọn người tổ chức phù hợp nhất, ban tổ chức có thể đảm bảo rằng hội nghị sẽ
thành công ngay từ đầu.
• Việc lựa chọn chủ nhà đánh dấu một cột mốc quan trọng trong quá trình lập kế hoạch, vì nó
mở đường cho sự hợp tác và hợp tác sâu hơn giữa ban tổ chức và chủ nhà.

Contract signing

• With the host selected, organizers and hosts enter into a formal agreement through
contract signing.
• This contract outlines the terms and conditions of hosting the conference, including
event dates, venue arrangements, financial arrangements, and respective
responsibilities.
• Contract signing formalizes the partnership between organizers and hosts, providing a
clear framework for collaboration and event execution.
• Both parties must carefully review and agree upon the contract terms to ensure a
smooth and successful planning process.
• Contract signing signifies a commitment to working together towards the shared goal of
hosting a memorable and impactful conference.

Ký kết hợp đồng

• Với việc lựa chọn người đăng cai, ban tổ chức và người đăng cai sẽ ký kết thỏa thuận chính
thức thông qua ký kết hợp đồng.
• Hợp đồng này nêu rõ các điều khoản và điều kiện tổ chức hội nghị, bao gồm ngày tổ chức sự
kiện, sắp xếp địa điểm, thu xếp tài chính và trách nhiệm tương ứng.
• Việc ký kết hợp đồng chính thức hóa mối quan hệ hợp tác giữa đơn vị tổ chức và đơn vị tổ
chức, cung cấp khuôn khổ rõ ràng cho việc hợp tác và thực hiện sự kiện.
• Hai bên phải xem xét kỹ lưỡng và thống nhất các điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo quá
trình lập kế hoạch diễn ra suôn sẻ và thành công.
• Việc ký kết hợp đồng thể hiện sự cam kết cùng hợp tác hướng tới mục tiêu chung là tổ chức
một hội nghị đáng nhớ và hiệu quả.

Announcement

• Once the contract is signed, organizers announce the selected host for the conference.
• This announcement generates excitement and anticipation among attendees, sponsors,
and stakeholders, setting the stage for a successful event.
• Organizers may use various channels such as social media, press releases, and email
newsletters to announce the host city, venue, and other relevant details.
• The announcement also serves as a marketing opportunity to promote the conference
and attract participants.
• By effectively communicating the news of the selected host, organizers can build
momentum and enthusiasm leading up to the conference.
Thông báo

• Sau khi hợp đồng được ký kết, ban tổ chức công bố đơn vị chủ trì được lựa chọn cho hội nghị.
• Thông báo này tạo ra sự phấn khích và mong đợi của những người tham dự, nhà tài trợ và các
bên liên quan, tạo tiền đề cho một sự kiện thành công.
• Ban tổ chức có thể sử dụng nhiều kênh khác nhau như mạng xã hội, thông cáo báo chí và bản
tin email để thông báo về thành phố đăng cai, địa điểm tổ chức và các thông tin chi tiết liên
quan khác.
• Thông báo cũng là cơ hội tiếp thị để quảng bá hội nghị và thu hút người tham gia.
• Bằng cách truyền đạt hiệu quả tin tức về người chủ trì được chọn, người tổ chức có thể tạo
động lực và sự nhiệt tình trước hội nghị.

WEEK 10

What is yield management?

• Yield management involves optimizing revenue and profitability by strategically

managing pricing and capacity.
• By understanding and implementing effective yield management strategies, event
organizers can maximize revenue while maintaining customer satisfaction.

Quản lý năng suất là gì?

• Quản lý lợi nhuận liên quan đến việc tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận bằng cách quản lý
chiến lược giá cả và công suất.
• Bằng cách hiểu và thực hiện các chiến lược quản lý lợi nhuận hiệu quả, các nhà tổ chức sự
kiện có thể tối đa hóa doanh thu trong khi vẫn duy trì được sự hài lòng của khách hàng.

Understanding yield management

• Yield management is a dynamic pricing strategy commonly used in industries such as

airlines, hotels, and now, events.
• It involves adjusting prices based on demand fluctuations to optimize revenue. In the
context of events, yield management encompasses pricing strategies, ticketing
structures, and capacity management techniques to maximize revenue potential.
• Revenue management metrics unlock valuable insights into your hotel’s performance
and offer opportunities to fine-tune your strategy, leading to a boost in revenue without
the need to ramp up sales.
• The yield management formula is one of the most widely used formulas in the
hospitality industry. Calculating this formula establishes a baseline metric for how well
your hotel is performing.
Hiểu quản lý lợi nhuận

• Quản lý lợi nhuận là một chiến lược định giá linh hoạt thường được sử dụng trong các ngành
như hàng không, khách sạn và hiện nay là các sự kiện.
• Nó liên quan đến việc điều chỉnh giá dựa trên biến động của nhu cầu để tối ưu hóa doanh thu.
Trong bối cảnh các sự kiện, quản lý lợi nhuận bao gồm các chiến lược định giá, cơ cấu bán vé và
kỹ thuật quản lý năng lực để tối đa hóa tiềm năng doanh thu.
• Các số liệu quản lý doanh thu mở ra những hiểu biết có giá trị về hiệu quả hoạt động của
khách sạn và mang lại cơ hội điều chỉnh chiến lược của bạn, giúp tăng doanh thu mà không cần
phải tăng doanh số bán hàng.
• Công thức quản lý lợi nhuận là một trong những công thức được sử dụng rộng rãi nhất trong
ngành khách sạn. Việc tính toán công thức này sẽ thiết lập số liệu cơ bản về mức độ hoạt động
của khách sạn.

The formula can be calculated as follows:

• Yield = Revenue achieved / maximum potential revenue x 100

Công thức có thể được tính như sau:

• Lợi nhuận = Doanh thu đạt được / Doanh thu tiềm năng tối đa x 100

Practical example

The Marilyn Hotel in Los Angeles has 35 rooms and an average daily rate (ADR) of $475 in high
season. This means that the hotel’s total potential revenue is $16,625 per day. If the hotel only
sells 25 rooms one night for a total of $11,875, its yield would be 71%. This is calculated by
dividing the revenue achieved ($11,875) by the maximum potential revenue ($16,625) x 100.

Measuring your yield percentage is essential, but don’t forget to consider all the surrounding
factors that might affect it.

Ví dụ thực tế

Khách sạn Marilyn ở Los Angeles có 35 phòng và giá phòng trung bình hàng ngày (ADR) là 475
USD vào mùa cao điểm. Điều này có nghĩa là tổng doanh thu tiềm năng của khách sạn là 16.625
USD mỗi ngày. Nếu khách sạn chỉ bán 25 phòng một đêm với tổng số tiền là 11.875 USD thì lợi
nhuận sẽ là 71%. Điều này được tính bằng cách chia doanh thu đạt được ($11.875) cho doanh
thu tiềm năng tối đa ($16.625) x 100.

Đo lường tỷ lệ phần trăm lợi nhuận của bạn là điều cần thiết, nhưng đừng quên xem xét tất cả
các yếu tố xung quanh có thể ảnh hưởng đến nó.

Key components of event yield management

Event yield management comprises several key components, including:

 • demand forecasting
• pricing strategies
• inventory management
• dynamic pricing.
These components work together to ensure that event organizers can capitalize on fluctuations
in demand to maximize revenue and profitability.

Các thành phần chính của quản lý lợi nhuận sự kiện

Quản lý lợi nhuận sự kiện bao gồm một số thành phần chính, bao gồm:
• dự báo nhu cầu
• chiến lược định giá
• quản lý hàng tồn kho
• giá cả năng động.
Các thành phần này phối hợp với nhau để đảm bảo rằng các nhà tổ chức sự kiện có thể tận
dụng những biến động về nhu cầu để tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận.

Demand forecasting

• Demand forecasting is a critical aspect of event yield management.

• By analyzing historical data, market trends, and customer behavior, organizers can
predict future demand for tickets or registrations.
• Accurate demand forecasts enable organizers to adjust pricing and capacity to meet
anticipated demand levels.

Dự báo nhu cầu

• Dự báo nhu cầu là một khía cạnh quan trọng của quản lý lợi nhuận sự kiện.
• Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường và hành vi của khách hàng, ban tổ
chức có thể dự đoán nhu cầu mua vé hoặc đăng ký trong tương lai.
• Dự báo nhu cầu chính xác cho phép các nhà tổ chức điều chỉnh giá cả và công suất để đáp ứng
mức nhu cầu dự kiến.

Pricing strategies

- Effective pricing strategies are essential for successful event yield management.
This involves setting prices based on factors such as:
§ demand
 § competitor pricing
§ perceived customer value
- Pricing strategies may include tiered pricing, dynamic pricing, promotional pricing, and
discounts to optimize revenue.

Chiến lược định giá

- Chiến lược định giá hiệu quả là điều cần thiết để quản lý lợi nhuận sự kiện thành công.
Điều này liên quan đến việc thiết lập giá dựa trên các yếu tố như:
+ yêu cầu
+ giá của đối thủ cạnh tranh
+ giá trị cảm nhận của khách hàng
- Chiến lược định giá có thể bao gồm định giá theo cấp độ, định giá linh hoạt, định giá khuyến
mại và chiết khấu để tối ưu hóa doanh thu.

Inventory management

• Inventory management involves controlling the availability of tickets or registrations to

maximize revenue.
• Organizers must carefully manage inventory levels to balance supply and demand
effectively.
This may include:
§ releasing tickets in stages
§ implementing ticket limits
§ adjusting inventory based on demand forecasts.

Quản lý hàng tồn kho

• Quản lý hàng tồn kho bao gồm việc kiểm soát tình trạng sẵn có của vé hoặc số lượt đăng ký để
tối đa hóa doanh thu.
• Ban tổ chức phải quản lý cẩn thận mức tồn kho để cân bằng cung cầu một cách hiệu quả.
Điều này có thể bao gồm:
- phát hành vé theo từng giai đoạn
- thực hiện giới hạn vé
- điều chỉnh hàng tồn kho dựa trên dự báo nhu cầu.

Dynamic pricing
 • Dynamic pricing is a key component of event yield management, allowing organizers to
adjust prices in real time based on demand fluctuations.
• By leveraging dynamic pricing algorithms and data analytics, organizers can optimize
revenue by charging higher prices during peak demand periods and offering discounts
during off-peak times.

Định giá động

• Định giá linh hoạt là thành phần chính của quản lý lợi nhuận sự kiện, cho phép nhà tổ chức
điều chỉnh giá theo thời gian thực dựa trên biến động của nhu cầu.
• Bằng cách tận dụng thuật toán định giá linh hoạt và phân tích dữ liệu, nhà tổ chức có thể tối
ưu hóa doanh thu bằng cách tính giá cao hơn trong thời gian có nhu cầu cao nhất và đưa ra
chiết khấu trong thời gian thấp điểm.
Benefits and challenges of yield management

• Implementing event yield management strategies offers several benefits for organizers,
including increased revenue, improved resource utilization, enhanced customer
satisfaction, and better decision-making based on data-driven insights. By effectively
managing pricing and capacity, organizers can maximize profitability while delivering
value to attendees.
• While event yield management can be highly beneficial, it also presents challenges for
organizers. These may include complex pricing structures, the need for sophisticated
data analytics tools, potential backlash from customers over pricing changes, and the
risk of overestimating or underestimating demand.

Lợi ích và thách thức của quản lý lợi nhuận

• Việc triển khai chiến lược quản lý lợi nhuận sự kiện mang lại một số lợi ích cho người tổ chức,
bao gồm tăng doanh thu, cải thiện việc sử dụng tài nguyên, nâng cao sự hài lòng của khách
hàng và đưa ra quyết định tốt hơn dựa trên thông tin chuyên sâu dựa trên dữ liệu. Bằng cách
quản lý hiệu quả giá cả và công suất, nhà tổ chức có thể tối đa hóa lợi nhuận đồng thời mang lại
giá trị cho người tham dự.
• Mặc dù việc quản lý lợi nhuận sự kiện có thể mang lại nhiều lợi ích nhưng nó cũng đặt ra
những thách thức cho các nhà tổ chức. Chúng có thể bao gồm các cấu trúc định giá phức tạp,
nhu cầu về các công cụ phân tích dữ liệu phức tạp, phản ứng dữ dội tiềm ẩn từ khách hàng về
việc thay đổi giá và nguy cơ đánh giá quá cao hoặc đánh giá thấp nhu cầu.

Best practices and summary

• To successfully implement event yield management strategies, organizers should follow

best practices such as investing in data analytics tools, conducting regular demand
forecasts, segmenting pricing strategies based on customer segments, maintaining
 customer transparency about pricing changes, and continuously monitoring and
adjusting strategies based on market dynamics.
• Event yield management is a powerful strategy for optimizing revenue and profitability
in the events industry.
• By understanding the key components, implementing best practices, and leveraging
data-driven insights, organizers can maximize revenue while delivering value to
attendees.

Thực tiễn tốt nhất và tóm tắt

• Để thực hiện thành công chiến lược quản lý lợi nhuận sự kiện, nhà tổ chức nên tuân theo các
phương pháp hay nhất như đầu tư vào công cụ phân tích dữ liệu, tiến hành dự báo nhu cầu
thường xuyên, phân khúc chiến lược định giá dựa trên phân khúc khách hàng, duy trì sự minh
bạch của khách hàng về những thay đổi về giá cũng như liên tục theo dõi và điều chỉnh chiến
lược dựa trên động lực thị trường.
• Quản lý lợi nhuận sự kiện là một chiến lược mạnh mẽ nhằm tối ưu hóa doanh thu và lợi
nhuận trong ngành tổ chức sự kiện.
• Bằng cách hiểu rõ các thành phần chính, triển khai các phương pháp hay nhất và tận dụng
thông tin chuyên sâu dựa trên dữ liệu, người tổ chức có thể tối đa hóa doanh thu đồng thời
mang lại giá trị cho người tham dự.