‫طرق تبادلها المعلومات‬

‫بواسطة االتصاالت داخليا ً وخارجيا ً‬

‫‪ -1‬مفهوم اإلتصال‬

‫‪ -2‬عناصر عملية االتصال‬

‫‪ -3‬قنوات ووسائل اإلتصال‬

‫‪ -4‬اإلتصال ونافذة الشخصية ( جوهاري )‬

‫‪ -5‬اإلتصاالت فى المنظمات اإلدارية‬

 ‫‪ -1‬مفهوم اإلتصال‬

‫‪ .‬هو العملية التي تجعل أفكار الشخص ومشاعره معروفة لآلخرين‬

‫هو العملية الهادفة إلى نقل وتبادل المعلومات التي على أساسها يتوحد الفكر وتتفق المفاهيم‬
‫وتتخذ القرارات‪.‬‬

‫هو تبادل األفكار والبيانات بغرض تحقيق أهداف العمل اإلداري ‪.‬‬
 ‫مفهوم االتصال‬

‫المرسل‬ ‫المستلم‬
‫قناة‬
‫التشفير‬ ‫معنى‬ ‫فك التشفير‬ ‫معنى‬
‫الرسالة‬

‫االزعاج‬

‫تغذية خلفية‬
 ‫المصدر‬
‫المرسل‬
‫‪Source‬‬

‫وسائل االتصال‬ ‫معلومات‬

‫المقابلة ‪ /‬الخطابات ‪-‬‬
‫المنشورات ‪ /‬التقارير ‪-‬‬
‫الهدف‬ ‫المذكرات ‪ /‬التليفون ‪-‬‬ ‫رد‬
‫أو‬ ‫االجتماعات ‪ /‬اإلذاعة ‪-‬‬ ‫بيانات‬
‫الصحف ‪ /‬المجالت ‪-‬‬ ‫الفعل‬
‫األهداف‬
‫البرقيات ‪ /‬التليفزيون ‪-‬‬
‫الندوات ‪ /‬المؤتمرات ‪-‬‬
‫أفكار‬

‫المستقبل‬
‫‪Receptor‬‬
 ‫‪ -2‬عناصر عملية االتصال‬

‫‪ .‬ا لمرسل ‪1-‬‬

‫‪ .‬ا لمستقبل ‪2-‬‬

‫” موضوع االتصال ”‬ ‫‪ .‬ا لرسا لة ‪3-‬‬

‫” طريقة – قناة ‪ -‬االتصال ”‬ ‫‪ .‬ا لوسيلة ‪4-‬‬

‫”األثر – المعلومات المرتدة ”‬ ‫‪ .‬رد ا لفعل ‪5-‬‬
‫” المكان –الزمان –المناخ التنظيمي –‬ ‫‪ .‬ب يئة ا التصا ل‪6-‬‬
‫العوامل النفسية – الضوضاء ”‬
 ‫‪ -3‬قنوات ووسائل اإلتصال‬

‫‪ :-‬التعليمات واألوامر‬
‫‪ -1‬إعطاء معلومات كافية عما تريد من اآلخرين تنفيذه ‪.‬‬
‫‪ - 2‬التعرف على كافة االجابات لألسئلة الممكن إثارتها من العاملين‪.‬‬
‫‪ - 3‬استخدام اللغة البسيطة والمألوفة لدى العاملين عند إلقاء التعليمات ‪.‬‬
‫‪ - 4‬الحرص على التفاعل وإدراك أهمية األحاسيس والمشاعر عند توجيه التعليمات واألوامر ‪.‬‬
‫‪ -5‬توخي عدم اإلقالل من شأن من تصدر إليه األوامر‪.‬‬
‫‪ - 6‬التركيز على التعليمات التي يستلزم تنفيذها إتباع منهج أو إجراء جديد لم يتعود عليه المرؤوسون‬
‫من قبل ‪.‬‬
 ‫‪ :-‬االجتماعات والمؤتمرات‬
‫‪ - 1‬اختيار المكان والوقت المالئم لعقد االجتماعات والمؤتمرات‪.‬‬
‫‪ -2‬اإلعداد الالزم وإجراء الترتيبات الضرورية ‪.‬‬
‫‪ -3‬إتاحة الفرصة لعرض وجهات النظر المختلفة ‪.‬‬
‫‪ - 4‬الحرص على االستعانة بوسائل اإليضاح المختلفة لسهولة فهم الموضوعات‪.‬‬

‫‪ -5‬الحرص على الخروج بتوصيات واتفاقات واضحة ‪.‬‬

 ‫‪ :-‬التليفون‬
‫‪ -1‬تحديد الهدف من االتصال ‪.‬‬
‫‪ -2‬تحديد المعلومات التي تريد إعطائها أو أخذها ‪.‬‬
‫‪ - 3‬أكتب أوال األسئلة أو العناصر المرغوب فيها قبل رفع السماعة ‪.‬‬
‫‪ - 4‬توخ الدقة والعناية في الكالم‪ .‬ألن صوتك هو الوسيلة الوحيدة المستخدمة في نقل الرسالة ‪.‬‬
‫‪ -5‬أجب على المتصل لكي يعرف أنك على الخط ‪.‬‬
‫‪ - 6‬يفضل اإلجابة على التليفون باالسم المجرد بدون استخدام األلقاب الوظيفية أو العلمية ‪.‬‬
‫‪ - 7‬احرص على اإلصغاء النشط عند إجراء االتصال التليفوني للفهم وإلعطاء فرصة للطرف اآلخر للحديث ‪.‬‬
‫‪ - 8‬تأكد قبل إنهاء المكالمة التليفونية من تحقيق الغرض منها ‪.‬‬
 ‫‪ :-‬لوحات اإلعالنات‬
‫‪ -1‬اختيار المكان المناسب للوحة ‪.‬‬
‫‪ -2‬يجب أن تعكس لوحات اإلعالنات األحداث الجارية ‪.‬‬
‫‪ -3‬الحرص على جاذبية اللوحة‪.‬‬
 ‫مجلة المنظمة‬
‫‪ -1‬تحديد قراء المجلة ‪ ،‬العاملين أم المستفيدين‬
‫‪ -2‬اختيار اللغة السهلة في كتابة موضوعاتها ‪.‬‬
‫‪ -3‬حسن التصميم والتنظيم ألجزائها ‪.‬‬
‫‪ -4‬عدم اإلسراف والغلو في حجمها ‪.‬‬
‫‪ -5‬اختيار الموضوعات الحيوية التي تهم قراؤها‪.‬‬
‫‪ -6‬إتاحة الفرصة للقراء للتعبير عن وجهات نظرهم‪.‬‬
‫‪ -7‬مساندة اإلدارة العليا ألهداف المجلة‪.‬‬
‫‪ -8‬توفير اإلمكانيات الفنية والمادية إلصدار المجلة ‪.‬‬
 ‫‪ :-‬دليل العاملين‬
‫‪ - 1‬الحرص على أن يحتوي الدليل على توجيه العاملين وتعريفهم بالمنظمة‪.‬‬
‫‪ - 2‬استحداث الدليل ليعكس كافة اللوائح والتنظيمات والتعديالت األخيرة ‪.‬‬
‫‪ -3‬اختيار المعلومات ذات األهمية للعاملين ‪.‬‬
‫‪ - 4‬اختبار الدليل قبل صدوره عن طريق مشاركة المستويات اإلدارية في إبداء الرأي فيه ‪.‬‬
 ‫‪ :-‬أدلة العمل‬
‫‪ -1‬تحديد هدف الدليل والغرض من إصداره ‪.‬‬
‫‪ - 2‬مالئمة محتويات الدليل مع القوانين واللوائح المتبعة ‪.‬‬
‫‪ - 3‬تحديث الدليل بصورة مستمرة لكي ال يفقد قيمته ‪.‬‬
‫‪ -4‬استخدام اللغة السهلة في كتابة الدليل‪.‬‬
 ‫نظم المقترحات والشكاوى‬
‫‪ -1‬وضع سياسة محددة تعكس أهداف النظام ‪.‬‬
‫‪ -2‬تحديد الجانب االجرائي للنظام بوضوح ‪.‬‬
‫‪ -3‬الحرص على النظر في كل اقتراح أو شكوى مقدمة‪.‬‬
‫‪ -4‬تشجيع العاملين على المشاركة دون خوف ‪.‬‬
‫‪ - 5‬ينصح بأن تكون االقتراحات والشكاوى مكتوبة لتسهيل متابعة إجراءاتها‪.‬‬
 ‫‪ -4‬اإلتصال ونافذة الشخصية ( جوهاري )‬

‫غير معروف لذاتك‬ ‫أنــــــا‬ ‫معروف لذاتك‬

‫‪Blind‬‬ ‫‪clear‬‬

‫اعمى‬
‫معروف‬
‫وضوح‬ ‫لآلخرين‬

‫اآلخرون‬
‫‪Unknown‬‬ ‫‪mask‬‬

‫غير معروف‬
‫مجهول‬ ‫قناع‬ ‫لآلخرين‬
 ‫غير معروف لذاتك‬ ‫أنــــــا‬ ‫معروف لذاتك‬

‫اعمى ‪Blind‬‬ ‫)‪Clear (Open‬‬ ‫واضح ومنفتح‬

‫اليعرف نفســه ولكــن يعرف اآلخريــن عنــه أشياء‬
‫كثيرة مـن خالل إنفعاال تـه وحركاتـه إو شارتـه (لغـة‬
‫الجسد التى يستخدمها دون وعى)‬
‫معروف لدى نفسه ومعروف لدى اآلخرين‬ ‫معروف‬
‫لتنوي ــر هذا الشخ ــص أ ــى لجعل ــه أكث ــر إطالع ــا‬ ‫لآلخرين‬
‫علــى الجوانــب التــى اليعرفهــا عــن نفســه ‪ ,‬يتــم‬
‫تزويده بمعلومات مرتدة ( كيـــــــــف يراه اآلخرون‬
‫من خال مؤثرات ال يراها هو نفسه )‬

‫مجهول ‪Unknown‬‬ ‫قناع مختبىء )‪Mask (Hidden‬‬

‫اليعرف نفسـه وال يعرفـه اآلخريـن ‪ ,‬فهـو منغلـق‬
‫حت ــى عل ــى نفس ــه‪ .‬ولك ــى يكون هذا الشخ ــص‬
‫أكثــر إنفتاحيــا مــع اآلخريــن عليــه عرض نفســه‬
‫علـى مختـص إلجراء عمليـة التحليـل النفسـى لـه‬
‫بغرض الغوص فـ ــى أعماقـ ــه ومسـ ــاعدته علـ ــى‬
‫إكتشاف ذاته ‪.‬‬
‫اآلخرون‬
‫معروف لدى نفسـه ولكنـه مجهول لدى اآلخريـن‬
‫‪,‬فيكون الفرد مدرك ــا للعدي ــد مــن األشياءكحوافزه‬
‫وميوله‪.‬ولكنـه يبقيهـا مخفيـة عـن اآلخريـن ولكـى‬ ‫غير معروف‬
‫يكون هذا الشخــص أكثــر إنفتاحيــا مــع اآلخريــن‬ ‫لآلخرين‬
‫يجب عليه زيادة الثقة فى اآلخرين‪.‬‬
‫غير معروف لديك‬ ‫أنــــــا‬ ‫معروف لديك‬

‫معروف‬

‫اعمى‬ ‫وضوح‬ ‫لآلخرين‬

‫اآلخرون‬
‫غير‬

‫مجهول‬
‫معروف‬
‫قناع‬ ‫لآلخرين‬
‫الثقة باآلخرين وعملية تبادل المعلومات‬
‫الشروط الخمسة (‪ )5Cs‬لإلتصال الفعال‬

‫الوضوح‬
‫‪CLARITY‬‬

‫الكمال‬
‫‪-COMPLET‬‬
‫‪ENESS‬‬

‫اإلختصار‬
‫‪-CONCLS‬‬
‫‪ENESS‬‬

‫الترابط‬
‫‪-CONCRE‬‬
‫‪TENESS‬‬

‫الصحة‬
‫‪-CORRE‬‬
‫‪CTNESS‬‬
‫تقسيمات اإلتصال فى المنشآت الكبرى‬
‫شفهى‬
‫×‬
‫مكتوب‬
‫رسمى‬
‫×‬
‫غير رسمى‬
‫داخلى‬
‫×‬
‫خارجى‬
‫فردى‬
‫×‬
‫جماهيرى‬
‫إلى أعلى‬
‫×‬
‫إلى أسفل‬
‫لفظى‬
‫×‬
‫غير لفظى‬
 ‫النقاط الست‬
‫كمعوقات لإلتصال الجيد‬
‫فى المنشآت الكبرى‬

‫التنظيم غير الجيد‬

‫القيادة اإلستبدادية‬

‫عدم الثقة‬

‫تخلف وسائل االتصال‬

‫وفرة أو ندرة المعلومات‬

‫عن الحجم األمثل‬

‫عدم الوعى بأهمية االتصال‬

 ‫النقاط السبع‬
‫لزيادة فاعلية العاملين فى االتصال‬
‫تنمية مهارات‬
‫االتصال لدى‬
‫تطوير مهارات‬ ‫العاملين‬
‫العاملين فى‬
‫استخدام وسائل‬
‫االتصال‬
‫تحديد الهدف من‬
‫االتصال بوضوح‬

‫التعرف على االفراد‬

‫المراد االتصال‬
‫بهم‬ ‫اختيار وسيلة‬
‫االتصال المناسبة‬

‫اختيار الوقت‬
‫تغيير االتجاهات‬
‫المناسب لالتصال‬
‫المعوقة لألتصال‬
‫الجيد‬