Managing Information Technology

& With CEO, CIO & Managers

Chuyên đề
Ứng dụng Công nghệ thông tin trong
Quản lý và Kinh doanh

ERP trong Bảo hiểm

Trình bày: PGS, TS Nguyễn Văn Thoan
Trưởng Bộ môn Thương mại điện tử
Giám đốc Trung tâm Thông tin – ĐH Ngoại thương

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

 Khởi động

1. Hệ thống thông tin (MIS và

IT) giúp doanh nghiệp nâng
cao năng lực cạnh tranh như
thế nào?

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

 Khởi động

2. Bốn cấp độ ứng dụng

CNTT trong doanh
nghiệp?
•Tìm 4 doanh nghiệp minh họa cho mỗi
cấp độ ứng dụng CNTT

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

 Bốn chiến lược ứng dụng CNTT
• Bốn lựa chọn để ứng dụng CNTT trong DN
– The Denis et al. (2004) scheme:

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall 4

 Managing IT in an E-World

3. Ba bộ phận chính hình

thành Hệ thống thông tin
trong DN

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

Ba bộ phận cơ bản hình thành HTTTKD

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

 Định hướng chiến lược

4. Chuyển từ tập trung vào

Công nghệ thông tin sang tập
trung vào Ứng dụng Công nghệ
thông tin.

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

 Liên hệ doanh nghiệp!

Nguồn:
http://dantri.com.vn/suc-manh-so/thu-tuong-quyet-dinh-thanh-lap-uy-ban-quoc-gia-ve-ung-dung-cntt-828797.htm
15/01/2014

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

 5. Điều kiện đối với nhà quản khi
ứng dụng CNTT
• Cần 5 kỹ năng cơ bản
• Hiểu biết về công nghệ
• Quản trị dự án
• Hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh
• Khả năng tìm kiếm nguồn lực
• Quản trị về CNTT

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

5. Điều kiện đối với nhà quản khi ứng dụng
CNTT

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

5. Điều kiện đối với nhà quản khi ứng dụng
CNTT

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

6. Hai hệ thống thông tin cơ bản

Hệ thống Phục vụ cả tổ chức

- Xử lý giao dịch
- Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
- Khai thác dữ liệu
- Quản trị Quan hệ khách hàng
- Tự động hóa văn phòng
- Phần mềm dùng chung
- Mạng nội bộ
- Tự động hóa nhà máy
- Quản trị chuỗi cung ứng
Hệ thống phục vụ quản lý
- Hệ thống hỗ trợ quyết định quản lý
- Khai thác dữ liệu
- Thông tin địa lý
- Quản trị tri thức
- Hệ thống chuyên gia
- Hệ thống mô phỏng

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall 12

 Managing IT in an E-World
7. Hệ thống ERP gồm những
module chức năng cơ bản nào,
tại sao lại khó triển khai đến
vậy?
•Thời gian triển khai bao lâu:
•Chí phí bao nhiêu
•Cần bao nhiêu người tham gia?

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

 ERP SYSTEMS
Tài chính

Quản trị nhân sự

Quản trị tác nghiệp

Quản trị dịch vụ

Quản trị Dịch vụ người dùng

Phân tích

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall 14

 ERP SYSTEMS
Quản trị Quan hệ khách hàng

Quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Quản trị Vòng đời sản phẩm

Quản trị Chuỗi cung ứng

Quản trị Quan hệ Nhà cung cấp

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall 15

 8. Thị phần giải pháp ERP?
• Lựa chọn phần mềm phù hợp có vai trò quan trọng
– Một hay nhiều nhà cung cấp khác nhau (“tốt nhất”)
• Nhiều module khác nhau nên khó triển khai
– Đòi hỏi đầu tư nhiều nguồn lực tài chính và co người

Source: Gartner Dataquest

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall 16

 9. KHỞI ĐỘNG
Tìm 3 doanh nghiệp tại Việt Nam
đã triển khai ERP thành công?
Tập trung vào Dịch vụ, Ngân hàng, Tài chính, Bảo hiểm, Y tế…
– Thời gian trung bình
– Chi phí ước tính khoảng
– Cần bao nhiêu nhân lực tham gia
– Nhà cung cấp giải pháp
– Đơn vị tư vấn

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

 10. Thảo luận

Để thành công trong ứng dụng

CNTT, các nhà quản lý cần có kỹ
năng gì?
-Công nghệ
-Quản lý
-Huy động nguồn lực
-Tập hợp lực lượng

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

 Kỹ năng, kiến thức nhà quản lý cần có khi ƯD
CNTT
Chapter 1

• Skills pivotal for success in executive IT roles

1-19
 11. Thảo luận

Ứng dụng CNTT giúp các đơn vị

chức năng tạo ra giá trị gia tăng
như thế nào?
•Bán hàng, sản xuất, dịch vụ khách hàng, quảng
cáo…

Copyright © 2009 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall

CNTT giúp gia tăng giá trị trong Value
Chain
Chapter 1

Value Chain

1-21
12. Các bộ phận chính của ERP
Chapter 1

1-22
13. Giải pháp ERP trong bảo hiểm
Chapter 1

1-23
14. Top 10 nhà cung cấp phần mềm
BH
Chapter 1

1-24
15. Các hoạt động chính trong triển khai ERP

Chapter 1

• Quản lý
• Thay đổi
• Triển khai
• Vận hành
• Dịch vụ
• Đào tạo

1-25
 16. Mười vấn đề lớn khi triển khai ERP

Chapter 1

1. Quy mô
2. Nhân sự
3. Quản trị rủi ro
4. Kế hoạch thời gian thực hiện
5. Nguồn vốn
6. Chính sách
7. Cơ hội kinh doanh
8. Biến động thị trường
9. Công nghệ (mới, thay đổi, năng lực)
10. Thích nghi với thay đổi quy trình công việc

1-26
 17. Báo cáo khả thi, tư vấn dự án

Chapter 1

1. Mục tiêu, tính cấp thiết

2. Cơ sở, căn cứ
3. Phân tích các điều kiện
4. Phân tích các nghiệp vụ
5. Lựa chọn giải pháp công nghệ
6. Quy mô dự án
7. Các nguồn lực
8. Kết quả dự kiến, các chỉ tiêu đánh giá

1-27
 18. Kế hoạch triển khai ứng dụng ERP

Chapter 1

1. Xác định các điều kiện tiên quyết

2. Lựa chọn người quản lý dự án
3. Nhóm quản lý dự án
4. Nguồn vốn
5. Kế hoạch triển khai dự án

1-28
 18. Các bước thực hiện dự án ERP

Chapter 1

1. Kế hoạch triển khai dự án ERP

2. Phân tích, lập báo cáo yêu cầu chức năng
3. Nghiên cứu chạy thử các hệ thống ERP
4. Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
5. Tổ chức mua sắm
6. Cài đặt, vận hành thử, dữ liệu, tập huấn
7. Vận hành và bảo trì, nâng cấp

1-29
 19. Quy trình triển khai hệ thống ERP

Chapter 1

1. Đề án
2. Tư vấn
3. Tài nguyên
4. Nhà cung cấp
5. Các chức năng quản lý, kinh doanh…
6. Người sử dụng, vận hành
7. Hạ tầng mạng, máy tính, data center, dự phòng
8. Đào tạo
9. Chuyển đổi dữ liệu
10. Vận hành

1-30
20. Thảo luận các tình huống ứng dụng ERP

Chapter 1

1. TH 1. Ngân hàng
2. TH 2. Bảo hiểm

1-31
Enterprise Resource
Planning (ERP)

Case Study
 Bản chất của ERP
• ERP kết nối tất cả các phòng ban trong doanh
nghiệp vào chung một hệ thống thông tin quản lý
• ERP cho phép tích hợp CNTT và TT vào các quy
trình quản lý và kinh doanh cốt lõi để đạt được
hiệu quả cao hơn, đạt được các mục tiêu quản lý
và kinh doanh
• ERP tác động đến:
– Hệ thống thông tin
– Các quy trình quản lý và kinh doanh
– Các mục tiêu quản lý và kinh doanh

33
Sự khác biệt giữa SAP và
Oracle
• SAP dẫn đầu trong ERP cho các
doanh nghiệp sản xuất
• Oracle có thế mạnh trong dịch
vụ và cả sản xuất
• PeopleSoft dẫn đầu trong dịch vụ
 Lợi ích của ERP
• Tăng hiệu quả, năng suất
• Tăng doanh số
• Tăng năng lực cạnh tranh (chất lượng,
nhanh hơn, tốt hơn…)
• Tăng thị phần
• Tạo nét riêng mới, vị thế cạnh tranh

35
Động lực để áp dụng
ERP
 ERP thay đổi DN thế
nào?
Chia sẻ, tăng hiệu quả kinh doanh, chất lượng dịch
vụ

ERP helps improve information sharing, enhance

business performance, and promote service
efficiency

37
 ERP thay đổi DN thế
nào?
Hiểu khách hàng tốt hơn
Chuẩn hóa quy trình, thực hành tốt nhất
Hiệu quả, tập trung, phục vụ khách hàng, tối đa lợi
nhuận, tăng năng lực cạnh tranh

1. Allow companies to better understand their business.

2. Helps companies standardize business processes and
more easily enact best practices.
3. More efficient processes enable companies to
concentrate their efforts on serving their customers,
maximizing profit, and building a competitive
advantage.
38
 ERP:
Thành công và Thất bại
Winner’s Legend, Loser’s Nightmare

Khoảng 9/10 failed. Vẫn cần phải áp dụng.

While 9 out of 10 ERP implementations failed in

India, the one success story produced such
spectacular results that it was enough to keep the
entire ERP market alive!
39
 Phân tích tình huống

Áp dụng ERP thành công tại

Cisco Systems, Inc.

40
 Company Background
Corporate Overview
• Hàng đầu thế giới về sản xuất thiết bị mạng

41
John Chambers-President & #
1. CEO of Cisco Systems, Inc.
 “Thời khắc” để thay đổi
• Tháng 1/1993, Cisco doanh số 500 triệu
USD nhưng vẫn dùng hệ thống phần mềm
quản lý cũ
• # 2. CIO Pete Solvik nhìn thấy nhu cầu thay
đổi
• Ban đầu, Cisco tránh giải pháp ERP

Austin, Robert, “Cisco Systems, Inc.: Implementing ERP”, Harvard Business School Online Case
Study #9-699-022 (Rev: May 6, 2002) 43
 # 2. Pete Solvik - CIO
“We wanted to grow to a $5 billion-plus company. We
were not able to make changes to the application to
meet our business needs anymore. The application had
become too customized. The software vendor did offer
an upgrade but we knew even after the upgrades it
would still be a package for $300 million companies -
and we’re a $1 billion dollar company.”
Phần mềm không còn phù hợp quy mô lớn của Cisco
 # 3. Randy Pond-Dir. of Manuf.
“We knew we were in big trouble if we did not do something.
Anything we did would just run over the legacy systems we had
in place. It turned into an effort to constantly band-aid our
existing systems. None of us were individually going to go out
and buy a package….the disruption to the business for me to go
to the board and say ‘Okay, manufacturing wants to spend $5 or
$6 million dollars to buy a package and by the way it will take a
year or more to get in….’ was too much to justify.”

Hệ thống thông tin “thương tật đầy mình” chắp vá.

Không phòng ban nào tự đi mua phần mềm cho mình cả
 #4. The Final Hit !
Cần một Cú hích cuối cùng (Vd. VNA)
• System failure in January, 1994
• Company shut down for 2 days
• February, 1994 assembled team in charge of
finding a suitable replacement application
• Decided on the Big Bang implementation strategy

Cisco Cần 1 cú hích để thay đổi hệ thống

Carl Redfield-SVP of Manuf.
Giám đốc Sản xuất
“I knew we wanted to do this quickly. We were not
going to do a phased implementation, we would do it
all at once. We were not going to allow a lot of
customization either. Also, we wanted to create a
schedule that was doable and make it a priority in the
company as opposed to a second tier kind of effort.”

Cisco cần một hệ thống đầy đủ thống nhất

 “A Team Effort” – Đoàn kết 3 lần

Team consisted of internal resources (Cisco

employees), consultant (KPMG), and ERP software
vendor (Oracle) – Bí quyết thành công

Solvik said, “Our orientation in pulling people out of their

jobs to work on the project was if it was easy then we
were picking the wrong people. We pulled people out that
the business absolutely did not want to give up.”
Chọn đúng người tham gia dự án “đổi mới”
 Software Vendor Selection
(Chọn nhà cung cấp giải pháp)
• 20 person team did extensive research on ERP
providers
• 5 vendors in 2 days
• 10 days to draft RFP for vendors
• Visited vendor reference clients
• Scheduled 3 day onsite software demos
• Entire process took only 75 days!
 Why Oracle?
•Win-win situation for both Cisco and Oracle
Pond said, “Oracle wanted this win badly. We ended up
getting a super deal. There are, however, a lot of strings
attached. We do references, allow site visits and in
general talk to many companies that are involved in
making this decision.”
Chọn đúng nhà cung cấp giải pháp phù hợp nhất, tốt
nhất
SAP – ORACLE – OTHERS ?
 Project Approval
• Target timeline was 9 months
• Projected cost was $15 million
• Largest capital project ever approved by Cisco
Pond said, “Before we even get the first slide up I hear
the chairman speaking from the back of the room. He
says ‘How much?’ I said I was getting to it and he
responded: ‘I hate surprises. Just put up the slide right
now.’ After I put it up he said ‘Oh my God, there better
be a lot of good slides….”

ERP – Máy xay tiền – Biết bao nhiêu cho đủ !

 Implementation Team
(Đội đặc nhiệm SWAT)
• Expanded from 20 to 100 members
• Steering committee at top to ensure project visibility,
sponsorship, and motivation
• Split into 5 key areas (Order Entry,
Manufacturing, Finance, Sales/Reporting, and
Technology)
• All areas consisted of internal Cisco
employees, KPMG consultants, and
Oracle consultants
ERP - Cần hàng trăm người tham gia
 Team 100
Cisco ERP Implementation Team Structure
Executive Steering
Committee

Project Management
Office

Order Entry Manufacturing Finance Sales/Reporting Technology

Business Lead Business Lead Business Lead IT Lead IT Lead

IT Lead IT Lead IT Lead Business IT Consultants

Consultants
Business Business Business
Consultants Consultants Consultants IT Consultants

IT Consultants IT Consultants IT Consultants

Users Users Users

Austin, Robert, “Cisco Systems, Inc.: Implementing ERP”, Harvard Business

School Online Case Study #9-699-022 (Rev: May 6, 2002) 53
 Triển khai - ERP Rollout
• Broke into phases called CRP’s (Conference
Room Pilots)
– CRP0 = Training and technical configuration
– CRP1 = System works for each specific area
– CRP2 = Modifications (red, yellow, or green),
continued training, and initial testing (See slide #57)
– CRP3 = Full system testing “preparation to go live”

Austin, Robert, “Cisco Systems, Inc.: Implementing ERP”, Harvard Business School 54
Online Case Study #9-699-022 (Rev: May 6, 2002)
 List of “Red” Modifications
Những thay đổi bắt buộc đối với phần mềm
• Packout-custom barcoding, queues, inventory, and
shipping modifications
• Canada-separate set of books for separate currency
• Product Configurator-enables Cisco to enter “rules” for
product ordering
• OE Form-discounts, cost data, multinational orders,
etc.
• Net Change Bookings-daily log of all order activity

• Thay đổi phần mềm và Thay đổi quy trình

 Initial Challenges – Khó khăn
• Hardware failures
• System instability
• Software unable to handle initial volume

Solvik said, “I wouldn’t say the company hit a wall, but I

would say we had major day to day challenges that
needed to be solved quickly to avoid significant impact
to the company.”
Không phải cứ bỏ tiền ra là hệ thống chạy tốt ngay từ
đầu – Cần nhiều chỉnh sửa, vấn đề là ở đó ! Nếu tiền
là vấn đề thì 90% dự án ERP đã thành công 56
 Vendor Commitment
Sự cam kết của nhà cung cấp
• Team effort-overcame problems within 3 months
Solvik said, “So for about 60 days we were in complete
SWAT-team mode, get this thing turned around. For
example, the president of the hardware vendor was our
executive sponsor. This vendor probably had 30 people on
site at one point. They were all over it. They lost money on
this big time. It was great for them to get such a great
reference, but it was a tough experience for them.
Remember we had bought a capability, so everything
they did to add capacity was out of their own pocket.”

Austin, Robert, “Cisco Systems, Inc.: Implementing ERP”, Harvard Business School
Online Case Study #9-699-022 (Rev: May 6, 2002)
 ERP Results
• Project completed on-time (đúng hạn)
• Project completed on budget (đúng ngân sách)
• Cisco ERP team bonus totaling $200,000
• Overall successful systems replacement (hệ thống
mới toàn bộ )
• Minimal company interference (ít xáo trộn)

Austin, Robert, “Cisco Systems, Inc.: Implementing ERP”, Harvard Business School
58
Online Case Study #9-699-022 (Rev: May 6, 2002)
 ERP Implementation Dates
1. Project Kickoff • June 2, 1994
2. Prototype Setup Complete • July 22, 1994
3. Implementation Team Training • July 31, 1994
4. Process, Key Data, Modification • August 31, 1994
Designs Complete
• September 30, 1994
5. Functional Process Approval
6. Hardware Benchmark and • October 15, 1994
Capacity Plan Validated
7. Critical Interfaces, Modifications • December 1, 1994
and Reports Complete
8. Procedures and End-User
Documentation Complete • December 16, 1994
9. CRP Pilot Complete-Go/No Go • December 22, 1994
10. End-User Training Begins • January 3, 1995
11. Data Conversion Complete • January 27, 1995
12. Go Live! • January 30, 1995

Austin, Robert, “Cisco Systems, Inc.: Implementing ERP”, Harvard Business 59

School Online Case Study #9-699-022 (Rev: May 6, 2002)
 Bài học 1. Lessons Learned
Why was Cisco’s ERP Implementation a Success?

1. Recognized the problem & developed a realistic

plan of attack
2. Project was a high priority in the company
3. Upper management supported the project
4. All areas of the company were involved
5. Diligent vendor/consultant selection
6. Limited customization
7. Meet target implementation dates
8. Stayed within the initial project budget
60
Bài học 2. Characteristics of IT

Best Practices
1. Knowledge of business process and ERP is
essential to becoming an informed buyer
2. Effectively Communicate company goals to
the Software Providers
3. Multiple Bids/Proposals
4. Effectively Evaluate and Compare Bids
5. Active Leadership Role in Project

61
 Bài học 3. Knowledge is Power
• Thorough knowledge and
understanding of the entire business
process being effected
• Understand which (or all) business
divisions are to be incorporated into
your new ERP system
• Distinguish between Customized
vs. Standard ERP Software

Source: Davenport, Thomas, “Putting the Enterprise into the Enterprise System”, 62
Harvard Business Review, July-Aug 1998.
 Bài học 4. Comparing Bids
• Make sure that you are
comparing Apples to Apples

• Decide which system will

best fit your company’s
needs

• Hire a third party consultant

Source: P.J. Jakovljevic, “The ‘Joy’ Of Enterprise Systems Implementations”,
63
www.TechnologyEvaluation.com, July 8, 2002
 Bài học 5. Customization vs.
Standard Application

• Decision depends on multiple factors

– Company Goals
• Happy with Current Productivity?
• Desiring Change?
– Employee Willingness to Change
– “Implementing/Upgrading a enterprise system
offers a good opportunity for enterprises to review
their key business processes and resources.”
Source: P.J. Jakovljevic, “The ‘Joy’ Of Enterprise Systems Implementations”,
www.TechnologyEvaluation.com, July 8, 2002 64
 Bài học 6. Standard Application

• Cheaper
• Requires Company Operational Processes
to Change
• Constantly requires Employees to Change
• “Vendors try to structure the systems to
reflect best practices”

Source: Davenport, Thomas, “Putting the Enterprise into the Enterprise System”, Harvard Business
Review, July-Aug 1998. 65
 Bài học 7 .Customization
• Already an Industry Leader – No Major
Changes Needed
• Adapt the Software to Business Functions
– Unique Business Operations
• Less Change for Employees
• More Expensive and Complex Implementation

Source: Davenport, Thomas, “Putting the Enterprise into the Enterprise System”, Harvard Business
Review, July-Aug 1998. 66
 Bài học 8. Contract Negotiations
• Detailed
– Time Frame
– Price
• “Users are strongly
advised to require fixed
time and cost contract
commitments”

Source: P.J. Jakovljevic, “The ‘Joy’ Of Enterprise Systems Implementations”,

67
www.TechnologyEvaluation.com, July 8, 2002
 Bài học 9. Implementation:
Big Bang vs. Phased Approach

• Big bang has attributed to • Phased approach-new

a number of failures parts are introduced
incrementally.
• “Once and its done”
• Start with mature parts
theory - False
that need the least
customization
• Builds momentum,
support and enthusiasm
Source: P.J. Jakovljevic, “The ‘Joy’ Of Enterprise Systems Implementations”,
68
www.TechnologyEvaluation.com, July 8, 2002
 Bài học 10. All the previous
factors discussed can effect the
implementation of an ERP
system, however one factor has
the ability to outweigh all other
circumstances….

Ngắn gọn: Tùy từng tình huống

69
 # 1. Top Management
• “The person at the top of the
organization can stop or fix
most of these problems
before they derail the
project.”
• Enthusiasm “Trickles Down”
• Top Management, “If they
know I care, they care.”

Source: Thompson, Olin, “Who to Blame for Project Failure?”, 70

www.Technologyevaluation.com, Sept 20, 2002
 # 2. Project Manager
• “The best person for the job . .
Cannot be spared from their
current role.”
• Relieved of all previous job
duties.
• Understand the whole
business process.

Source: Thompson, Olin, “Who to Blame for Project Failure?”, 71

www.Technologyevaluation.com Sept 20, 2002
CẢM ƠN