1

‫‪2‬‬

‫الفصل الثالث‬
‫التخطيط‬
‫‪Planning‬‬
‫‪3‬‬

‫ما هو التخطيط؟‬
‫‪4‬‬ ‫تعريف التخطيط‬
‫‪Definition Of Planning‬‬

‫التخطيط هو « التحديد في الوقت الحاضر لما سيتم عمله في المستقبل»‬

‫كما أن علماء اإلدارة أسهموا في وضع عدة تعريفات منها ‪:‬‬

‫‪.‬التخطيط هو تحديد أهداف المنظمة وتقرير أفضل السبل إلنجازها‬

‫‪1‬‬
‫‪.‬التخطيط هو التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع االستعداد لمواجهته‬
‫‪2‬‬
‫التخطيط هو عملية فكرية تعتمد على المنطق والتريث حيث يبذل فيها الجهد لتوضيح األهداف التي تريدها اإلدارة والبحث عن أفضل‬
‫‪.‬السبل لتحقيقها‬ ‫‪3‬‬
‫‪5‬‬
‫خصائص التخطيط‬

‫‪.‬مستقبلي إذ تقرر اإلدارة من خالله ما سوف تقوم به‬ ‫‪1‬‬

‫‪.‬توقعي يعتمد على تنبؤ األحداث المستقبلية ومحاولة السيطرة على الظروف غير المؤكدة والمتغيرة في العمل‬ ‫‪2‬‬

‫توقعي‬ ‫مستقبلي‬ ‫يعتمد على القرارات واإلجراءات‬ ‫‪3‬‬

‫‪.‬يركز على األهداف‬ ‫‪4‬‬

‫يعتمد‬ ‫التخطيط‬
‫على‬ ‫مستمر‬
‫القرارات‬ ‫‪.‬أنه عملية مستمرةفهو ال يتوقف عند حد إنجاز هدف معين‬ ‫‪5‬‬

‫يركز على األهداف‬

‫‪6‬‬ ‫فوائد التخطيط ‪Objectives Of Planning‬‬

‫‪.‬يسهم في وضع أهداف واضحة للعمل ‪1-‬‬

‫‪.‬يحقق التناسق بين األهداف المتعددة ويزيل التعارض المحتمل بينها ‪2-‬‬

‫يسهم في الكشف والتعرف على مشكالت المستقبل التي قد تعترض ‪3-‬‬

‫‪.‬سير العمل‬
‫يساعد في ترشيد النفقات ووضع ضوابط لالستخدام األمثل للموارد ‪4-‬‬
‫‪.‬المتاحة للمنشأة‬
‫يسهم في الرقابة على العمل من خالل المقاييس والمعايير الرقابية ‪5-‬‬
‫‪.‬لألداء التي تعتمد على األهداف الموضوعة‬
‫يساعد في وضع برامج زمنية محددة تتضح فيها مواعيد بدء ‪6-‬‬
‫‪.‬البرنامج وانتهائه‬

‫‪.‬يساعد التخطيط على تنظيم العمل ‪7-‬‬

‫‪7‬‬ ‫أنواع التخطيط‬
‫‪Types Of Planning‬‬
‫التقسيم حسب المدة الزمنية‪:‬‬

‫يمكن أن يتم التخطيط حسب معيار الزمن ليشمل‪:‬‬

‫التخطيط متوسط األجل‬

‫التخطيط قصير األجل‬ ‫التخطيط طويل األجل‬

8
‫‪9‬‬ ‫تحقيق التكامل بين الخطط‬

‫الخطط قصيرة األجل‬

‫الخطط متوسطة األجل‬

‫الخطط طويلة األجل‬

‫‪2023‬‬ ‫‪2024‬‬ ‫‪2025‬‬ ‫‪2026‬‬ ‫‪2027‬‬ ‫‪2028‬‬

‫‪10‬‬
‫التقسيم حسب المستوى اإلداري‪:‬‬
‫يمكن تقسيمه إلى ثالثة مستويات إدارية‪:‬‬

‫التخطيط على مستوى اإلدارة العليا ‪Top-level plans‬‬

‫• تضطلع بمهمة هذا التخطيط اإلدارة العليا في المنشآت والتي تتمثل بأعضاء مجلس اإلدارة أو رئيس‬
‫‪1‬‬ ‫مجلس األدارة أو مدراء العموم‬
‫• يتميز ببعده االستراتيجي ويغطي مدة زمنية طويلة‪.‬‬
‫التخطيط على مستوى اإلدارة الوسطى ‪Middle-level plans‬‬
‫• تضطلع بمهمة هذا التخطيط اإلدارة الوسطى بالمنشآت والتي تتمثل بمساعدي المدراء ورؤساء‬
‫‪2‬‬ ‫األقسام ومدارء اإلدارات الفرعية‪.‬‬
‫• يتميز ببعده التفصيلي التنفيذي «التكتيكى» ويغطي مدة زمنية متوسطة‬

‫التخطيط على مستوى اإلدارة الدنيا ‪Lower-level plans‬‬

‫‪3‬‬ ‫• هذا تضطلع بمهمة هذا التخطيط اإلدارة الدنيا والتي تتمثل بالمشرفين ورؤساء الشعب‬
‫• النوع من التخطيط طبيعته تشغيلية ويتم خالل مدة زمنية قصيرة أقل من سنة‬
‫‪11‬‬ ‫مدة الخطة‬ ‫نوع الخطة‬ ‫المستوى اإلداري‬
‫اإلدارة العليا‬

‫•رئيس مجلس اإلدارة‬

‫الخطة طويلة األجل‬ ‫الخطة االستراتيجية‬ ‫•المدير العام‬
‫•مدير اإلدارات العامة‬

‫اإلدارة الوسطى‬

‫الخطة متوسطة األجل‬ ‫الخطة التكتيكية‬ ‫•مديرو األقسام‬

‫•مساعدو المدراء‬

‫اإلدارة الدنيا‬

‫الخطة قصيرة األجل‬ ‫الخطة التشغيلية‬ ‫•المشرفون‬

‫•رؤساء الشعب‬
‫•رؤساء فرق العمل‬
‫‪12‬‬ ‫عناصر التخطيط ‪Elements of planning‬‬

‫السياسات‬ ‫األهداف‬

‫عناصر التخطيط‬

‫اإلجراءات‬ ‫القواعد‬
‫‪13‬‬ ‫األهداف ‪Objectives‬‬

‫نعرف األهداف بأنها‪”:‬األغراض والغايات التي يراد تحقيقها في المستقبل”‪.‬‬

‫الشروط التي يجب مراعاتها عند وضع األهداف منها‪:‬‬

‫وضوح الهدف‬ ‫‪1‬‬

‫مشروعية الهدف‬
‫‪2‬‬
‫واقعية الهدف‬ ‫‪3‬‬

‫قابلية قياس الهدف‬ ‫‪4‬‬

‫محدد بوقت‬ ‫‪5‬‬

‫‪14‬‬ ‫اله<دف (‪ :)Objective‬ه*و الغاي*ة أو النتيج*ة ال*تي يس*عى الش*خص أو المنظم*ة إلى تحقيقه*ا‪ .‬ويجب ان يك*ون‬
‫اله*دف ‪ .SMART‬األه*داف يمكن أن تك*ون موجه*ة نح*و تحس*ين األداء‪ ،‬تحقي*ق نج*اح معين‪ ،‬أو تحقي*ق تغي*ير‬
‫محدد‪.‬‬

‫السياس<<ة (‪ :)Policy‬هي مجموع**ة من التوجيه**ات أو القواع**د أو المب**ادئ ال**تي تح**دد‬

‫االتجاه*ات والق*رارات ال*تي يجب اتخاذه*ا في منظم*ة أو جه*ة معين*ة‪ .‬السياس*ات ته*دف إلى‬
‫توجيه السلوك واتخاذ القرارات بشكل متوافق مع أهداف وقيم المؤسسة أو الجهة‪.‬‬
‫مومًا‬
‫القاع<<دة (‪ :)Rule‬هي تعليم**ات مح**ددة أو قاع**دة تنظيمي**ة تحكم الس**لوك أو‬
‫التف*اعالت في س*ياق معين‪ .‬تعت*بر الق*وانين والل*وائح أمثل*ة على القواع*د‪ ،‬حيث تح*دد‬
‫أك‬

‫وع‬
‫ثر ت تحد‬

‫الس*لوك المس*موح ب*ه والممن*وع‪ .‬القواع*د تلعب دوًر ا مهًم ا في الحف*اظ على النظ*ام‬
‫موًال‬
‫فصي يدًا‬

‫وتنظيم العالقات بين األفراد والمؤسسات‪.‬‬

‫رش‬
‫ًال و‬

‫أكث‬

‫اإلج<راء(‪ :)Procedure‬ه*و سلس*لة مح*ددة من الخط*وات أو األنش*طة ال*تي‬

‫يجب اتباعه**ا لتحقي**ق ه**دف معين أو تنفي**ذ سياس**ة أو االمتث**ال لقاع**دة مح**ددة‪.‬‬
‫اإلج*راءات ت*وفر تفاص*يل تفص*يلية ح*ول كيفي*ة القي*ام بمهم*ة معين*ة أو االل*تزام‬
‫ب**القوانين والسياس**ات‪ .‬تس**اعد في تنظيم األنش**طة وض**مان تنفي**ذها بش**كل فع**ال‬
‫ومنتظم‪.‬‬
15 Planning Steps ‫خطوات التخطيط‬
‫‪16‬‬
‫الخطوة األولى‪ :‬تحديد األهداف‬
‫‪.‬تختص هذه الخطوة بتحديد ما نريد الوصول إليه‬

‫الخطوة الثانية‪ :‬جمع المعلومات‬

‫تتطلب هذه الخطوة جمع المعلومات عن الماضي وعن الوضع الحاضر للمنشأة ومعرفة الموقف‬
‫‪.‬الحالي داخليًا وخارجيًا وتتطلب أيضًا تقدير األحداث والظروف المستقبلية‬

‫الخطوة الثالثة‪ :‬وضع االفتراضات‬

‫‪:‬تندرج االفتراضات في مجال له طرفان‬
‫‪.‬الطرف األول‪ :‬أن تكون الظروف المستقبلية ممتازة ومشجعة‬
‫‪ .‬الطرف اآلخر‪ :‬أن تكون الظروف المستقبلية سيئة ومثبطة‬

‫فاالفتراضات هي مؤشرات لما ستكون عليه الظروف في المستقبل والتنبؤ ما هو إال تلمس‬
‫‪ .‬للمستقبل بناء على ما يتوفر لدينا من معلومات عن الماضي والحاضر‬
‫‪17‬‬
‫الخطوة الرابعة‪ :‬تحديد البدائل واالختيار من بينها‬
‫في هذه الخطوة تقوم اإلدارة بتصميم عدد من الخطوات البديلة لتحقيق الهدف في ظل االفتراضات‬
‫‪.‬السابقة عن العوامل الداخلية والخارجية في المستقبل‬

‫فعلى سبيل المثال ‪ :‬إذا كان الهدف هو زيادة المبيعات بنسبة ‪ %10‬فإن البدائل لتحقيق ذلك يمكن أن تشمل ‪:‬‬
‫‪.1‬البديل األول‪ :‬البيع بسعر أقل‪.‬‬
‫‪.2‬البديل الثاني‪ :‬دخول أسواق جديدة‪.‬‬
‫‪.3‬البديل الثالث‪ :‬إدخال تغييرات على المنتج‪.‬‬

‫فهذه بدائل ‪ 3‬يتم اختيار واحدًا منها بعد المقارنة حسب المعايير المناسبة مثل التكلفة واإلمكانية والجهد وغيرها‪.‬‬

‫الخطوة الخامسة‪ :‬التنفيذ وتقويم النتائج‬

‫هذه الخطوة هي الخطوة األخيرة من خطوات التنفيذ وتختص بوضع البديل الذي تم اعتماده‬
‫موضع التنفيذ الفعلي وبعد البدء بتنفيذه تأتي مرحلة تقويم النتائج للمطابقة بين المخطط والمنفذ‪.‬‬
‫‪18‬‬ ‫مؤشرات األداء‬

‫• هي مجموع<ة من المق<اييس ال<تي توض<ع بع<د تحدي<د االه<داف وتس<تخدم في متابع<ة التق<دم واالنج<از في‬
‫اتجاه تحقيق االهداف وتوفر دليل دقيق وموثوق لتحقيق نتيجة محددة من خالل‪:‬‬

‫• المتابع<ة‪ :‬وهي نش*اط مس*تمر يض*من س*ير المش*روع على المس*ار الص*حيح من خالل جم*ع المعلوم*ات‬
‫واإلبالغ عنه*ا بانتظ*ام لمعرف*ة م*ا إذا ك*انت النت*ائج الفعلي*ة تتحق*ق ض*من المخط*ط ل*ه‪ ،‬وتتم على مس*تويات‬
‫أهمها‪:‬‬
‫• مستويات قياس تنفيذ الخطط االستراتيجية والتنفيذية‪.‬‬
‫• مستويات متابعة تحقيق األهداف‪.‬‬

‫• التقييم‪ :‬ويتم من خالله تقييم األثر الناتج عن أداء األنشطة‬

‫‪19‬‬
‫أنواع المؤشرات‬
‫• المؤشرات الكمية(‪ : )Quantitative‬كاإلحصائيات والبيانات الرقمية مثل عدد تقارير‬
‫التدقيق الصادرة ضمن الفترة الزمنية المنصوص عليها بالقانون‪ ،‬والنسبة المئوية للموظفات‬
‫في الوزارة الى العدد الكلي للموظفين‬

‫• المؤشرات نوعية (‪ :)Qualitative‬وهي المؤشرات التي يمكن حصر نتائج بصورة أكثر‬
‫صعوبة حيث ترتبط بأبعاد اجتماعية مثل درجة رضا متلقي الخدمة‪.‬‬

‫• مؤشرات الكفاءة (‪ :)Efficiency Indicator‬تربط مخرجات الموارد بالمدخالت المستخدمة‬

‫مثل تكلفة تقديم الخدمة‪ ،‬أو الوقت الالزم إلنجاز الخدمة لموارد البشرية‪.‬‬

‫• مؤشرات فاعلية(‪ : ) Effectiveness Indicator‬مؤشرات توفر معلومات عما يتم انجازه‬

‫من المخرجات المتفق عليها‪.‬‬
‫‪20‬‬ ‫معايير مؤشرات األداء الرئيسية‬
‫)‪Criteria of Key Performance Indicators(KPIs‬‬

‫‪C‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪E‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪M‬‬

‫‪Clear‬‬ ‫‪Relevant‬‬ ‫‪Exhaustive‬‬ ‫‪Adequate‬‬ ‫‪Measurable‬‬

‫واضح‬ ‫ذو عالقة‬ ‫شامل‬ ‫كافي‬ ‫قابل للقياس‬
‫ًا‬
‫هل ُي قّد م اسم املؤشر وصف‬ ‫هل العالقة بين املؤشر‬ ‫هل يوجد لكل مؤشر بطاقات‬ ‫هل يكفي هذا املؤشر لقياس‬ ‫هل يوجد مستهدفات للمؤشر؟‬
‫ًا‬
‫واضح ملا يحاول قياسه؟‬ ‫والهدف الذي نحاول قياسه‬ ‫معلومات شاملة لكافة عناصر‬ ‫نجاح تحقيق الهدف ؟‬
‫واضحة؟‬ ‫تعريف املؤشر؟‬
‫‪21‬‬
‫المستهدف‬
‫هو مس<توى األداء الم<راد تحقيق<ه والقيم<ة ال<تي من خالله<ا مقارن<ة األداء الفعلي به<دف اتخ<اذ اإلج<راءات التص<حيحية‬
‫نحو تحقيق األهداف‬

‫ضوابط تحديد المستهدفات‪:‬‬

‫•االستناد الى بيانات خط األساس (رصد القيم التاريخية)‬
‫•مراعاة التوجهات االستراتيجية (االشتقاق من مؤشراتها) وتوجيهات القادة‬
‫•المقارنات المعيارية مع أفضل الممارسات العربية واإلقليمية والعالمية‬
‫•ضمان التحدي والطموح عند وضع المستهدفات‬
‫•يمكن استخدام منهجيات رياضية مثل االنحراف المعياري‬
‫‪22‬‬
‫صفات التخطيط الفعال ‪Effective planning‬‬

‫‪1‬‬
‫وضوح الهدف‬
‫‪7‬‬ ‫‪2‬‬
‫المتابعة والتقويم‬ ‫المرونة‬

‫‪6‬‬ ‫‪3‬‬
‫تحقيق التوازن‬ ‫البساطة‬

‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬
‫الواقعية‬ ‫المشاركة في اإلعداد‬
‫‪23‬‬
‫صفات التخطيط الفعال ‪Effective planning‬‬

‫‪.‬وضوح الهدف‪ :‬يجب أن يكون للخطة هدف واضح محدد تسير على ضوئه أعمال المشروع‪1-‬‬

‫المرونة‪ :‬يجب أن تكون الخطة مرنة يمكن تعديلها وفق الظروف المتغيرة في المستقبل دون أن تسبب ‪2-‬‬
‫خسائر كبيرة أو تأثر سلبي على فعالية الخطة‬

‫‪.‬البساطة‪ :‬يجب أن تكون الخطة سهلة يمكن للجميع استيعابها وفهمها لتطبيقها على أرض الواقع ‪3-‬‬

‫‪.‬المشاركة في اإلعداد‪ :‬يجب أن توضع الخطط بمشاركة أكثر من شخص في المنشأة ‪4-‬‬

‫الواقعية‪ :‬يجب أن تكون واقعية معتمدة على التنبؤات المعقولة والمناسبة للظروف المتغيرة دون‪5-‬‬
‫مبالغة لما يمكن إنجازه أو تضخيم ألثر الظروف المحيطة‬
‫تحقيق التوازن‪ :‬يجب أن تكون الخطة الفعالة متوازنة في جميع أجزائها وتطبيقاتها على أعمال ‪6-‬‬
‫‪.‬المنشأة وإدارتها وأقسامها‬

‫المتابعة والتقويم‪ :‬إن التخطيط الفعال يقتضي متابعة دائمة لسير الخطة وتقويمها دوريًا للتأكد من ‪7-‬‬
‫‪.‬تقدمها في المسار الصحيح‬
‫‪24‬‬
‫معوقات التخطيط ‪Obstacles Of Planning‬‬

‫البيئة المعقدة‬ ‫‪1‬‬

‫نقص المعلومات‬ ‫‪2‬‬

‫مقاومة التغيير‬ ‫‪3‬‬

‫عدم الواقعية‬ ‫‪4‬‬

‫عدم التنسيق بين المشروعات اإلدارية‬ ‫‪5‬‬
‫المختلفة‬

‫وجود القيود‬ ‫‪6‬‬

‫الوقت والتكلفة‬ ‫‪7‬‬

‫‪25‬‬
‫مصطلحات‬